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TP N°4 : Gestion des approvisionnements sur AQ Manager

But
Utiliser AQ Manager pour la gestion des approvisionnements de la maintenance.

Travail demandé
Suivez les instructions dans les paragraphes qui suivent. Chaque instruction que vous devez
exécuter sur le logiciel est précédée par le symbole  et fini par le symbole 
1. Gestion des pièces de rechange
Pour assurer la réalisation des ses différentes activités, le service maintenance doit gérer ses
approvisionnements en pièces de rechange, outillages, consommables,…l’approvisionnement
repose sur trois fonctions essentiels (Figure 1) à savoir : les achats, la gestion des stocks et la
magasinage

Livraison Flux de matière


Flux d’information Devise Fournisseurs Familles

ACHATS

GESTION DES
STOCKS Unités Piéces Magasins
détachées

MAGASINAGE

Comptes Localisations codes


Sortie/retou achats/sorties inventaires

Figure 1. L'approvisionnement Figure 2. Tables en relation avec la gestion


d'approvisionnements

Sur AQ Manager, ses différentes fonctions sont assurées grâce aux différentes relations qui existent
entre plusieurs tables et la table des pièces détachées (Figure 2).

Ces tables sont accessibles dans l’onglet « Pièce » de la fenêtre « Formulaire\Impression\Fonction »


qu’on obtient en cliquant sur l’icône « tables » dans le menu principal.
Remarque : Les tables « Comptes achats/sortie », Unités et « localisation » on été déjà définies dans
le TPN°2.

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1.1. Table « Devise »


Cette table contient les informations suivantes :
Code ISO Code standard ISO
Libellé Nom entier de la devise.
Cours Le dernier cours de la devise : valeur de la devise par rapport à la devise de référence.
Nombre de décimal Nombre de décimal souhaité.
Date modification Date de la dernière modification du cours qui est automatiquement mise à jour
Formule de conversion La formule de conversion utilisée.

 Ouvrir la fenêtre des paramètres globaux en cliquant sur « fichier>Paramétrer>Paramètres


Globaux » dans la barre des taches. Le nom Utilisateur est « SYSTEME » et le mot de passe est
« DEMO ».

Choisir FRF comme devise d’affichage et de référence 

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 Ouvrir la table « devise » dans l’onglet « Pièce ». Ajouter la devise DTN : Dinar Tunisien qui
vaut 5 FRF 
 Une nouvelle fois, ouvrir la fenêtre des paramètres globaux en cliquant sur
« fichier>Paramétrer>Paramètres Globaux » dans la barre des taches. Le nom Utilisateur est
« SYSTEME » et le mot de passe est « DEMO ».
Choisir DTN comme devise d’affichage et de référence 
1.2. Table « Famille »
La table « famille » est utilisée pour regrouper les pièces détachées par thème, par nature,...
(ex : électrique, hydraulique, visserie,...)
 Créer les familles des pièces suivantes :
 Elect-Fusible
 Elect-Disjoncteur
 Elect-Moteur
 Meca-Vis
 Meca-Roulement
 Meca-engrenage
 Hyd-Pompe
 Hyd-Vanne
 Auto-Capteur
 Auto-Automate
 Divers-Graisse
 Divers-Colle

1.2. Table « Fournisseur »
La table « Fournisseurs » est utilisée pour identifier les fournisseurs et constructeurs de pièces
détachées et d’équipements. Cette table contient 3 onglets :

Onglet Fournisseur/client
N° Fornisseur Le code fournisseur / constructeur qui est un numéro interne unique du fournisseur.
Nom Le nom du fournisseur.
Adresse L’adresse du fournisseur.
Code Postal Le code postal du fournisseur.
Localité Localité du fournisseur.
Pays Pays du fournisseur.
Téléphone Numéro de téléphone du fournisseur.
Téléfax Numéro de téléfax du fournisseur.
Domaine d'activité Domaine d'activité du fournisseur. Ceci permettra de classer les fournisseurs.
Transport Les conditions de transport du fournisseur.
Livraison Conditions de livraison du fournisseur.
Paiement Conditions de paiement du fournisseur.
E-mail Adresse E-mail du fournisseur.
Site Web Introduire l'adresse Web de votre fournisseur.
Remarques Commentaires ou texte libre concernant le fournisseur.
Langue Langue du fournisseur.
Devise Devise habituelle d'achat. Elle sera utilisée dans les bons de commandes.
Fournisseur agréé à Cocher si ce fournisseur est agréé par la société.

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Fournisseur à Cocher s’il s’agit d’un fournisseur d'équipements.


d'équipements
Constructeur à Cocher s’il s’agit d’un constructeur d'équipements.
d'équipements
Fournisseur de pièces à Cocher s’il s’agit d’un fournisseur de pièces détachées.
Client à Cocher s’il s’agit d’un client.

Onglet contact
Permet d'introduire les coordonnées des différentes personnes à contacter chez le fournisseur.
Titre Introduire les titres des contacts (Monsieur, Madame,...).
Contact Introduire les noms des contacts.
Fonction Introduire les fonctions des contacts. (Commercial, Comptabilité, Direction,...).
Téléphone Introduire les numéros de téléphones directs des contacts.

Onglet pièces
Affiche l'ensemble des pièces détachées disponibles chez chaque fournisseur, ainsi que le tarif
fournisseur.
 Créer les fournisseurs des pièces suivants :
 N° Fournisseur : SKF
Nom du fournisseur : SKF
Pays : Tunisie
Contact : Monsieur XXXX YYYY. Fonction : PDG Tél : +216 71 100 000

 N° Fournisseur : SchElec
Nom du fournisseur : Schneider Electrique
Pays : Tunisie
Contact : Monsieur AAAA BBBB. Fonction : Responsable commercial
Tél : +216 71 111 000

1.3. Table « Magasin »
La table « magasins » est utilisée pour distinguer les différents magasins ou dépôts de pièces
détachées sur un ou plusieurs sites d'exploitation.

Magasin Nom ou numéro du magasin.


Adresse Adresse du magasin (nom, rue, code postal et localité).
Téléphone Numéro de téléphone du magasin.
Téléfax Numéro de téléfax du magasin.
 Créer les magasins suivants :
 Magasin mécanique
 Magasin Consommables
 Magasin électrique
 Magasin hydrau/pneumatuqe 
1.4. Table « code inventaire »
L'inventaire d'un magasin sert à vérifier les quantités réelles en stock des pièces de rechange.
Parfois, et vue le nombre important des pièces, il est plutôt plus pratique d’effectuer des petits
inventaires tournants qu de réaliser un inventaire total. Pour réaliser ces inventaires tournants sur

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AQ Manager, il est possible de diviser les pièces détachées en groupe, ces groupes sont appelés
codes inventaires
Cette table contient :
Code Code utilisé pour le regroupement.
Description du groupe Description du code (texte explicatif pour des utilisateurs non informés).

Créer les codes inventaires suivants :


 INVHM : inventaire des pièces hydrauliques et mécaniques, il regroupe toutes les pièces des
familles : Meca-Vis, Meca-Roulement, Meca-engrenage, Hyd-Pompe et Hyd-Vanne.
 INVEA : inventaire des pièces électriques et automatiques, il regroupe toutes les pièces des
familles : Elect-Fusible, Elect-Disjoncteur, Elect-Moteur, Auto-Capteur et Auto-Automate.
 INVDI : inventaire des autres pièces, il regroupe toutes les pièces des familles : Divers-
Graisse et Divers-Colle.

1.5. Table « critère d’évaluation des fournisseurs »
Cette table présente les différents critères avec lesquelles on peut évaluer les fournisseurs.

 Créer dans cette table les deux critères d’évaluation suivants


 Respect des délais, poids max :10
 SAV (Services Après Vente), poids max :10

1.6. Table « Consommable »
Cette table permet de définir la liste des consommables suivis par le service maintenance. Pour
chaque consommable, il y a la possibilité d'introduire les quantités consommées par compte de
sortie et d'établir des tableaux et des graphiques de consommation par services. Cette table contient
2 onglets :

Onglet Consommable
Nom Le nom du consommable : Electricité, Eau, Gaz,. .
Unité L'unité de mesure du consommable (KW, M³,. . .).

Onglet Détail
Date La date du relevé de consommation.
Quantité La quantité consommée.
Compte de sortie Le compte de sortie à imputer
Définir dans cette table deux consommables Electricité et Eau avec leurs unités respectives le
KWH et M3 

1.7. Table « Mode de paiement »


La table «mode de paiement » permet de recenser l'ensemble des modes de paiement. A chacun de
ces modes, il est possible d'associer une période qui calculera la date d'échéance des factures
fournisseurs.
Paiement Libellé de chaque mode de paiement.

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Mois Nombre de mois correspondant à l'échéance de chacun des modes de paiement.


Jour Fixe A cocher si le mode de paiement est "fin de mois".
Jour Indique le jour du paiement, dans le mois qui suit l'échéance.
Définir les trois modes de payement suivants :
 Immédiat
 Au 5 jour de chaque mois
 Au 10 jour de chaque 3 mois

1.7. Table « Pièce »
La table « Pièces détachées » est accessible en cliquant sur « Stocks » dans le menu principal. Elle
est utilisée pour introduire toutes les pièces détachées utilisées dans l’entreprise.
Un historique mémorise en détail tous les mouvements de stock. Ces mouvements sont visibles
dans l’onglet Mouvement.
Pour créer une pièce détachée, il faut introduire, au minimum, les trois informations suivantes :
• Le numéro de la pièce
• Le libellé de la pièce
• La famille

Onglet pièce
L'onglet Pièce reprend les informations générales de chacune des pièces détachées.

Magasin déf. Magasin par défaut de la pièce.


Emplacement Emplacement de la pièce dans le magasin.
Référence Référence constructeur de la pièce.
Dernier Prix achat Le dernier prix d’achat dans la devise d’affichage, calculé automatiquement lors de la saisie
du prix d'achat dans l’onglet réception des commandes fournisseur.
PAMP Prix d’achat moyen pondéré, calculé automatiquement lors de la saisie du prix d'achat dans
l’onglet réception des commandes fournisseur.
Formule : PAMP = (PAMP x Stock + Quantité entrée x Prix achat) / (Stock + Quantité
entrée)
Prix standard Prix standard.

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Prix du stock Reprend l'un des trois prix ci-dessus (PAMP, Prix standard, Dernier prix d'achat). Ce prix
du stock est utilisé dans la valorisation des mouvements, des états de stocks valorisé,…
Le prix du stock doit être définit dans les paramètres globaux.
Prix en devise Le dernier prix d’achat en devise est mis à jour automatiquement lors de la saisie du prix
d'achat à la réception d’une commande fournisseur.
Intervalle moyen d’achat Le nombre de jour moyen entre deux achats, calculé automatiquement
Date dernière sortie Date de la dernière sortie de stock, mise à jour automatiquement
Imputation achat Le compte pour regrouper les imputations d’achat.
Imputation sortie Le compte pour regrouper les imputations de sortie.
Imputation travaux Le compte pour regrouper les imputations de travaux.
Coût de stock en % Pourcentage du prix unitaire de la pièce à prendre en considération pour calculer le coût de
stockage. Cette donnée est introduite à titre indicatif.
Code ABC Classification ABC de la pièce détachée. Celle-ci permet de répertorier les pièces selon
leurs rotations.
A pour les pièces représentants les 5 % le plus élevés de rotation
B pour les pièces représentants les 15 % suivant
C pour les 80 % restant..
Prix de vente Prix de revente de cette pièce.
Coef. de vente Coefficient multiplicateur pour la revente de cette pièce.
En Stock Quantité en stock, non modifiable directement
Réservée Quantité réservée par les demandes de travaux, non modifiable directement.
En commande Quantité en commande fournisseur, non modifiable directement.
Stock de Sécurité Stock de sécurité, n’est modifiable que dans l'onglet Stock (Voir ci-après).
Stock Maximum Quantité maximale autorisée en stock, n’est modifiable que dans l’onglet Stock (Voir ci-
après).

Onglet Stock
L'onglet stock reprend, par magasin, les quantités en stock.

Disponible La quantité disponible est calculée en diminuant le stock des réservations pour les demandes de
travaux.
Disponible théorique La quantité disponible théorique est calculée en diminuant le stock des réservations pour les
demandes de travaux et en l'augmentant des commandes fournisseurs.
Localisations Choisir dans la liste déroulante l’endroit de stockage de la pièce.
Stock de Sécurité Le stock de sécurité = stock minimum qui doit toujours être disponible. Le stock de sécurité est
utilisé pour calculer les quantités à commander dans les propositions de commandes aux
fournisseurs.
Stock Maximum Introduire le stock maximum : la quantité maximale autorisée en stock. Cette quantité est
utilisée par les propositions de commande automatique. Lors du calcul des quantités à
commander, la G.M.A.O. tente de se rapprocher le plus possible du stock maximum, en utilisant
les paliers définit par la quantité économique et le conditionnement fournisseur.

Onglet Fournisseur
L'onglet Fournisseur permet de préciser les fournisseurs de chacune des pièces détachées.

Prix unitaire Prix de la pièce dans la devise et le conditionnement du fournisseur.


Devise Devise du prix unitaire.
Prix conditionnement Prix du conditionnement.
Conditionnement unité dans lequel la pièce est achetée. (Ex : Pièce, Fût, Boîte de 100,...).
Délai Délai moyen pour l'obtention de cette pièce, ce délai permet de calculer la date de livraison
prévue d'une commande. La date de livraison = la date de la commande + délai
Unité délai Unité du délai (jour ou mois).
Date validité Date de validité du prix.
Dern. quantité Dernière quantité commandée.
Date dernière commande Date de la dernière commande au fournisseur.
Quantité économique La quantité économique de cette pièce.
Nb com Nombre de commandes passées à ce fournisseur..

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 Créer les pièces de rechange suivantes :


 Moteur 3P, prix unitaire : 300 DTN, fournisseur : Schneider Electrique
 Fusible 1A, prix unitaire : 0,2 DTN, fournisseur : Schneider Electrique
 Fusible 3A, prix unitaire : 1 DTN, fournisseur : Schneider Electrique
 Engrenage à dentures droites, prix : 20 DTN , fournisseur : SKF
 Colle Tack 10, Prix : 1,5 DTN, fournisseur : Général Quincaillerie (à créer )

2. Mouvement des stocks
Les mouvements des stocks sont gérés dans la fenêtre « Mouvement de stock » qui s’obtient en
cliquant sur l’icône « stock » ensuite « Mouvement ».
Les différents mouvements de stocks représentés sur AQ Manager sont :
 Entrée diverses : Entrées provenant de natures diverses. Ces entrées ne nécessitent pas d'avoir un ordre de
travail. Elles augmentent les quantités en stock.
 Entrée retour de pièces d'OT : Entrées provenant d'un ordre de travail (retour de pièces), elles
augmentent les quantités en stock et diminuent les consommations par ordre de travail.
 Entrée sous-traitant Entrées provenant d'un sous-traitant. Elles augmentent les quantités en stock.
 Sortie Consommation pour OT Sortie pour consommation de pièces détachées réservées par un ordre de
travail. Elles diminuent les quantités en stock et les quantités réservées et vont s'inscrire dans l'ordre de
travail.
 SORtie diverse Sorties provenant de natures diverses. Ces sorties ne nécessitent pas d'avoir un ordre de
travail. Elles diminuent les quantités en stock. Vous pouvez éventuellement spécifier un équipement qui l'a
utilisée.
 Sortie pour OT sans réservation Sortie de pièces détachées non réservées destinées à un ordre de travail.
Elles diminuent les quantités en stock et vont s'inscrire dans l'ordre de travail.
 Sortie pour REBut Sortie de pièces rebutées. Elles diminuent les quantités en stock.
 Sortie pour Retour FOurnisseur Sortie de pièces renvoyées aux fournisseurs. Elles diminuent les quantités
en stock.
 Sortie Sous-Traitant Sortie de pièces pour les sous-traitants. Elles diminuent les quantités en stock.
 TRansfert de Stock Sortie d'un magasin et entrée dans un autre. Elles diminuent les quantités en stock du
magasin d'origine et augmentent les quantités en stock du magasin de destination.


Remplir les stocks par 2 unités de chacune des pièces qui ont été crées auparavant


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3. Gestion des commandes


Création des bons de commande
Les commandes sont gérées dans la fenêtre des commandes qui est obtenu en cliquant sur « Stock »
dans le menu principal ensuite et dans l’onglet «Commande ».


Faire les commandes de 10 unités de chacune des pièces de rechange que vous avez créé
précédemment.

Impression des bons de commande

Pour imprimer un bon de commande, il faut, dans l'écran des « commande », cliquer sur le bouton
de la barre d'outils, et sélectionner le modèle de bon de commande à imprimer.

Imprimer vos commandes et enregistre leurs aperçus dans le bureau.

Réception des commandes
La réception des commandes est effectué dans l'écran « Réception directe » dans l’onglet
« Commande » de la fenêtre « stocks » dans le menu principal.

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La saisie de la quantité réceptionnée et du prix unitaire de réception peut être effectuée en deux fois.
La quantité met à jour la fiche stock lors de la saisie, le prix unitaire met à jour le dernier prix
d'achat et le prix d'achat moyen pondéré de la pièce détachée lors de la saisie.


Réceptionner Vos commandes

Suppression et Archivage des commandes

Il est possible de solder, supprimer ou d'archiver une commande en sélectionnant les fonctions

désirées qui se trouvent sous le bouton de la barre d'outils.

La suppression élimine totalement la commande.

L'archivage transfert la commande en cours dans les archives qui est ultérieurement consultable.

Le bouton dupliquer dans les archives permet de créer une nouvelle commande contenant tous les
éléments de la commande archivée.


Solder et archiver vos commandes


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