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SAP Business One Accelerated Implementation Program

Questions sur le processus pour la


conception générale

Version 8.8

Août 2011
Contenu
1. Introduction........................................................................................................................... 3
1.1. Objectif........................................................................................................................ 3
1.2. Configuration de la conception générale.....................................................................3
1.3. Documents liés............................................................................................................ 3

2. Questions sur le processus de conception générale........................................................4


2.1. Gestion des données de base de comptabilité............................................................4
2.2. Analyse et enregistrement des écritures au journal.....................................................6
2.3. Paiements (encaissements et décaissements)............................................................9
2.4. Traitement de l'extrait de compte et rapprochement..................................................12
2.5. Analyse et gestion du budget.....................................................................................13
2.6. Analyse et gestion de la comptabilité analytique.......................................................14
2.7. Gestion des liquidités.................................................................................................15
2.8. Gestion des immobilisations......................................................................................16
2.9. Analyse des états financiers......................................................................................17
2.10. Gestion des données de base (partenaires et articles)..............................................18
2.11. Gestion des listes de prix (ventes et achats).............................................................21
2.12. Analyse et gestion des ventes...................................................................................23
2.13. Analyse et gestion des opportunités de vente...........................................................26
2.14. Analyse et gestion des achats...................................................................................28
2.15. Analyse et gestion de la logistique.............................................................................31
2.16. Inventaire................................................................................................................... 33
2.17. Analyse et gestion de la production...........................................................................35
2.18. MRP........................................................................................................................... 36
2.19. Analyse et gestion du service après-vente................................................................38
2.20. Gestion des ressources humaines.............................................................................39

3. Copyrights, Trademarks, and Disclaimers........................................................................40

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

1. Introduction

1.1. Objectif
Ce document est un document d'implémentation clé. Il peut être utilisé lors des ateliers de conception générale afin de regrouper les besoins détaillés
pour chaque processus de gestion. Les questions sont génériques. Vous devez donc supprimer celles qui ne concernent pas votre localisation ou
votre marché.
Les questions sont répertoriées pour chaque processus de gestion. Les processus correspondent aux processus présentés dans l'outil BPML.
Les chemins à utiliser dans le menu de SAP Business One ont été fournis pour vous permettre de présenter rapidement la fonctionnalité au client
lors des ateliers.

Attention
Assurez-vous toujours que votre interlocuteur du côté client comprenne le sens de la question.
Lorsque vous posez les questions, essayez d'utiliser la terminologie du client, et non celle de SAP Business One.
Lors des ateliers de collecte des informations, il est essentiel qu'une personne collecte les réponses du client à chaque question.

1.2.Configuration de la conception générale


Lors des ateliers sur les processus de gestion, vous devez enregistrer les modifications de configuration nécessaires pour chaque processus.
Chaque section de processus de gestion fournit une référence croisée au document Configuration de la conception générale, où vous pouvez
enregistrer ces options.

1.3. Documents liés


Dans la documentation AIP, vous trouverez des documents liés couvrant les détails des processus de gestion. Ces documents doivent être
utilisés lors de la phase d'avant-vente :
 Passage de témoin par l'équipe commerciale
 Analyse avant-vente

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

2. Questions sur le processus de conception générale


2.1.Gestion des données de base de comptabilité
Référence au document Configuration de la conception générale :
3.2 Initialisation de base
3.3 Données de comptabilité et de taxe

Question Chemin dans SAP Business One (le cas


échéant)
Souhaitez-vous continuer à utiliser votre plan comptable existant ?
 Si oui, est-il disponible au format électronique ?
 Si non, avez-vous défini un nouveau plan comptable ?
Le plan comptable inclut-il : Pour les segments :
 Plusieurs niveaux ?  Administration > Initialisation système >
 Des segments ? Détails entreprise > Segmentation de compte
 Hormis le compte naturel, que représentent les segments ?  Administration > Définition > Comptabilité
financière > Segmentation de compte
 Devez-vous générer des états en interne ou en externe sur ces segments ?
Remarque : l'option de segmentation du compte
est irréversible.
Quelle est la devise par défaut pour les nouveaux comptes généraux ? Administration > Initialisation système > Détails
entreprise

Existe-t-il des comptes associés à des centres de profit ou à des projets ? Comptabilité financière > Plan comptable (Projet
 Si oui, quels sont ces comptes ? ou Règle de répartition)

Existe-t-il des comptes qui doivent être considérés comme confidentiels ? Comptabilité financière > Plan comptable
 Si oui, quels sont ces comptes ? Administration > Autorisations > Autorisation
générale

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

 Quels utilisateurs n'ont pas accès aux comptes confidentiels ?


Quels sont les comptes par défaut utilisés pour les paiements par virement, espèces, Administration > Plan comptable
chèque, carte de crédit et effets de commerce ? Administration > Définition > Comptabilité
 Lesquels de ces comptes sont des comptes transitoires ? financière > Liens comptables
 Des comptes transitoires sont-ils nécessaires pour les remises d'espèces ou de
chèques ?
Quels sont les comptes primaires à utiliser dans les transactions automatiques ? Administration > Définition > Comptabilité
 Ventes financière > Liens comptables
 Achats
 Inventaire
Quelles sont les devises étrangères utilisées ? Administration > Définition > Comptabilité
financière > Devises

Décrivez la structure de taxe utilisée dans les documents de vente et d'achat : Administration > Définition > Comptabilité
 Taux d'imposition, codes, groupes, etc. financière > TVA/Taxes

Indiquez tout autre besoin pour les données de base de comptabilité.

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2.2.Analyse et enregistrement des écritures au journal


Référence au document Configuration de la conception générale :
3.2 Initialisation de base
4. Options générales
5. Paramétrage des documents
7. Détermination des comptes généraux
8. Comptabilité financière

Question Chemin dans SAP Business One (le cas échéant)


Quelles sont les périodes et sous-périodes de votre exercice comptable civil ? Administration > Initialisation système > Périodes
 Mois, 4-4-5, autre ? comptables
 Quand commence votre exercice comptable ?
Décrivez votre processus de clôture mensuel type : Administration > Initialisation système > Périodes
 Disposez-vous d'un calendrier formel à la fin de chaque mois ? comptables
 Quelles sont vos dates butoir de livre auxiliaire pour les ventes et achats ? Administration > Autorisations > Autorisation générale
 Empêchez-vous les utilisateurs d'enregistrer des transactions après ces dates
butoir ?
Autorisez-vous l'enregistrement de transactions en avance sur l'exercice comptable ? Par Administration > Initialisation système > Paramétrage
exemple, l'enregistrement d'une transaction de vente effective en décembre sur une période des documents
antérieure au mois de décembre.

Posez-vous des restrictions sur les transactions postdatées ? Par exemple, l'enregistrement Administration > Initialisation système > Paramétrage
d'une transaction de vente effective en juin sur une période ultérieure au mois de juin. des documents

Existe-t-il des écritures au journal provenant de sources externes (paie, par exemple) à Comptabilité financière > Modèle d'écriture
enregistrer ou importer manuellement dans SAP Business One de façon régulière ? Comptabilité financière > Écritures périodiques
 De quels systèmes s'agit-il ?
 Comment sont collectées ces transactions ?

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 Quelle est leur fréquence ?


Qui est chargé de la saisie et de l'enregistrement des écritures au journal manuelles ? Comptabilité financière > Écriture au journal
 Ce processus est-il centralisé ou réparti ? Comptabilité financière > Documents préenregistrés
 S'il est réparti, qui traite les comptes ou les types de transactions spécifiques ? Administration > Initialisation système > Paramétrage
 Est-ce qu'une personne est chargée de vérifier ces écritures avant leur des documents (Écriture au journal)
enregistrement dans le livre ?
 Existe-t-il des comptes généraux pour lesquels le solde courant ou les
enregistrements de transactions sont confidentiels et visibles uniquement par
certaines personnes ?
Inscrivez-vous mensuellement des estimations ou des régularisations dans votre livre ? Comptabilité financière > Écriture au journal
 Si oui, à quoi servent ces estimations ou régularisations ?
 Ces écritures sont-elles automatiquement annulées ?
Si vous inscrivez des transactions en plusieurs devises, à quelle fréquence mettez-vous vos Administration > Cours de change et index
cours de change à jour ? Quotidienne, mensuelle, plus souvent ? Comptabilité financière > Écarts de cours de change
 Quelle est votre source pour ces cours ?
 En cas d'automatisation, comment recevez-vous ces cours ?
Devez-vous gérer des situations de compte dans une autre devise pour une holding par Administration > Initialisation système > Détails
exemple ? entreprise (Devise système et devise interne)
 À quelle fréquence transmettez-vous ces soldes (mensuelle, trimestrielle,
autre) ?
 Transmettez-vous ces soldes par voie électronique ?
Créez-vous des budgets ? Administration > Initialisation système > Options
 Si oui, quel est votre cycle budgétaire ? générales
 Quel est l'ordre de création du budget (Descendant, Ascendant) ? Comptabilité financière > Comptabilité budgétaire
 Vos périodes budgétaires correspondent-elles à vos périodes comptables ?
 Budgétisez-vous plus que les comptes de charges ?
Le format de vos états financiers internes suit-il la structure de votre plan comptable ? Comptabilité financière > Modèles états financiers

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

 Vous est-il nécessaire de présenter votre comptabilité financière à des entités


externes à l'aide d'une structure de cumul différente de votre structure de plan
comptable ?
Devez-vous générer des états financiers selon des « objets » non définis dans votre Administration > Définition > Comptabilité financière >
structure de plan comptable ? Par exemple, devez-vous générer des états par projet ou Projets
centre de coûts/profit ? Comptabilité financière > Comptabilité analytique
Indiquez tout autre besoin pour l'analyse et l'enregistrement des écritures au journal.

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2.3.Paiements (encaissements et décaissements)


Référence au document Configuration de la conception générale :
3.2 Initialisation de base
4. Options générales
5. Paramétrage des documents
9. Opérations bancaires

Question Chemin dans SAP Business One (le cas échéant)


Quels sont les moyens de paiement utilisés dans les ventes et les achats (espèces, carte de Administration > Définition > Opérations bancaires >
crédit, virements, effets de commerce, etc.) ? Banques
Si des paiements par carte de crédit sont applicables, indiquez les informations suivantes : Administration > Définition > Opérations bancaires >
 Société de compensation carte de crédit Banques société
 Interface existante avec cette société Administration > Définition > Opérations bancaires >
Cartes de crédit

Fournissez des informations sur les banques et autres établissements financiers utilisés Administration > Définition > Opérations bancaires >
dans vos processus de paiement : Banques
 Code bancaire Administration > Définition > Opérations bancaires >
 Informations d'identification bancaire Comptes banque société
 Numéro de chèque suivant (pour l'impression de chèques)
Disposez-vous d'un processus de débit automatisé pour les clients ?
Quelles sont les conditions de paiement utilisées ? Administration > Définition > Partenaires > Conditions
 Existe-t-il des conditions de paiement propres à un client ou fournisseur ? de paiement

Utilisez-vous le traitement par lots pour vos paiements (par exemple, quotidien, à la Administration > Définition > Opérations bancaires >
quinzaine) ? Modes de paiement
 Comment fonctionnent ces paiements par lots dans votre société ?
 Quels sont les critères de sélection et de regroupement de paiement ?

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Recevez-vous des acomptes sur commandes ou des paiements anticipés (avances) ? Administration > Définition > Comptabilité financière >
Liens comptables

Imprimez-vous les documents de contrôle de sortie directement à partir du système ou est- Administration > Initialisation système > Options
ce effectué via une application externe ? d'impression
Opérations bancaires > Impression de documents

Recevrez-vous des paiements en devise étrangère ? Administration > Initialisation système > Détails
C'est important pour la gestion de devises des comptes généraux. entreprise Administration > Définition > Comptabilité
financière > Devises
Autorisez-vous les trop-perçus/moins-perçus (et le rapprochement même s'il existe un petit Administration > Définition > Comptabilité financière >
écart) ? Devises
Administration > Définition > Comptabilité financière >
Liens comptables
Dans votre processus de flux de trésorerie, avez-vous besoin de distinguer Administration > Initialisation système > Options
plusieurs/différents postes individuels des paiements ? générales
Cela concerne le processus de flux de trésorerie dans B1 8.81.
Avez-vous besoin d'affecter des montants d'une écriture au journal à plusieurs comptes Administration > Initialisation système > Paramétrage
partenaire ? des documents
Cela concerne le paramétrage du document pour les paiements et remises (Séparer
parten.et cptes dans écrit.aux journaux).
Avez-vous besoin de limiter le nombre maximum de documents dans un décaissement ? Administration > Initialisation système > Paramétrage
Cela est principalement dû aux restrictions d'impression. des documents (Décaissement)

Aurez-vous besoin d'imprimer des chèques sans utiliser la fonctionnalité de paiement (par Opérations bancaires > Décaissements > Chèques
exemple, paiements uniques aléatoires non basés sur des factures) ? pour paiement

Utilisez-vous des versements ? Administration > Définition > Partenaire > Conditions
de paiement

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Accordez-vous des escomptes (pour paiement anticipé) ? Administration > Définition > Partenaires > Conditions
de paiement
Indiquez tout autre besoin concernant les paiements.

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

2.4.Traitement de l'extrait de compte et rapprochement


Référence au document Configuration de la conception générale :
3.2 Initialisation de base
4. Options générales
5. Paramétrage des documents
9. Opérations bancaires
15. Informations spécifiques à la localisation

Question Chemin dans SAP Business One (le cas échéant)


Votre banque vous envoie-t-elle un extrait de compte électronique pour le rapprochement ? Opérations bancaires > Extraits de compte et
 Quels sont les critères de mise en correspondance des factures client et rapprochement externe
fournisseur ? Administration > Définition > Opérations bancaires >
 Sur quels critères mettez-vous en correspondance vos comptes transitoires ? Traitement de l'extrait de compte > Critères de
rapprochement - documents
 Quels comptes généraux (coûts) enregistrez-vous lors du traitement d'un extrait
de compte ? Administration > Définition > Opérations bancaires >
Traitement de l'extrait de compte > Critères de
 Est-il nécessaire de fractionner les frais bancaires sur une ligne d'extrait de
rapprochement - comptes provisoires
compte ?
Administration > Définition > Opérations bancaires >
Traitement de l'extrait de compte > Codes d'opérations
bancaires internes
Votre processus de rapprochement bancaire est-il manuel ? Opérations bancaires > Extraits de compte et
rapprochement externe

Indiquez tout autre besoin concernant le rapprochement de compte bancaire.

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2.5.Analyse et gestion du budget


Référence au document Configuration de la conception générale :
3.2 Initialisation de base
4. Options générales

Question Chemin dans SAP Business One (le cas échéant)


Gérez-vous les budgets dans votre société ? Administration > Initialisation système > Options
générales

Établissez-vous les budgets annuellement ou mensuellement ? Comptabilité financière > Comptabilité budgétaire
 Quel est le niveau de budgétisation requis ? (compte général ou centre de
coûts)
 Quels sont les comptes contrôlés par le budget ?
 Disposez-vous d'un budget principal ou existe-t-il une variante de budget pour
une période comptable ?
Intégrez-vous la saisonnalité dans vos variantes de budget ? Comptabilité financière > Comptabilité budgétaire >
Méthodes de répartition du budget

Souhaitez-vous importer des scénarios de budget ? Comptabilité financière > Comptabilité budgétaire >
 Est-il nécessaire d'affecter des critères de reporting supplémentaires, tels que Scénarios de budget
des projets et des règles de répartition, aux scénarios de budget ?

Quelles sont les actions nécessaires en cas d'écart budgétaire ? Administration > Initialisation système > Options
 Souhaitez-vous un contrôle de budget annuel ou mensuel ? générales

Indiquez tout autre besoin pour l'analyse et la gestion du budget.

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

2.6.Analyse et gestion de la comptabilité analytique


Référence au document Configuration de la conception générale :
4. Options générales

Question Chemin dans SAP Business One (le cas échéant)


Comment mesurez-vous la rentabilité des activités de gestion et des services dans votre
société ?
Utilisez-vous des centres de coûts ? Comptabilité financière > Comptabilité analytique
 Quels sont les types de centres de coûts utilisés ?
 Comment sont divisés les coûts dans la société ? Existe-t-il une règle de
répartition des coûts ? Comment est effectué le calcul ?
 La société différencie-t-elle la répartition directe des coûts de la répartition
indirecte des coûts ?
 Qui est chargé de définir le pourcentage affecté ?

Une autorisation est-elle requise pour la répartition des coûts ? Qui définit les centres de Administration > Initialisation système > Autorisations >
coûts et qui en est responsable ? Autorisations générales
La société crée-t-elle des états basés sur le centre de coûts ? Qui est chargé de créer les Comptabilité financière > Comptabilité analytique
états et comment sont-ils créés ?
Lorsque vous affectez des coûts à des centres de profit/coûts, souhaitez-vous qu'un coût Administration > Initialisation système > Options
soit affecté à différents domaines ? générales
 Quels sont les domaines utilisés dans la société ?
Des projets sont-ils utilisés ? Administration > Définition > Comptabilité financière >
 Comment la société contrôle-t-elle les projets ? Projets
 Existe-t-il une méthode stricte pour mesurer le coût ou le bénéfice en fonction
d'un projet spécifique ?
 Combien de projets avez-vous annuellement ?

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

Indiquez tout autre besoin pour la comptabilité analytique et de projet.

2.7.Gestion des liquidités


*Ces questions peuvent être combinées avec la section Analyse et gestion du budget pendant l'atelier.
Référence au document Configuration de la conception générale :
4. Options générales

Question Chemin dans SAP Business One (le cas échéant)


À quelle fréquence la société contrôle-t-elle le flux de trésorerie ? Administration > Définition > Comptabilité financière > Postes
 Quels sont les comptes généralement inclus dans l'état du flux de trésorerie de cash-flow
pour la société ? Administration > Initialisation système > Options générales
 Quel est l'intervalle utilisé pour l'état du flux de trésorerie ? Quelles
informations de l'état du flux de trésorerie sont utilisées pour faciliter les
décisions commerciales ?
 Utilisez-vous des niveaux pour mesurer le flux de trésorerie de la société ?
Si oui, quels sont les niveaux utilisés et comment sont-ils classifiés ?

Que se passe-t-il si une transaction pertinente n'est pas incluse dans l'état du flux de Administration > Définition > Comptabilité financière > Postes
trésorerie ? de cash-flow
 Existe-t-il un état qui présente les transactions non incluses ?
 Disposez-vous d'une procédure pour gérer cette situation ?
Indiquez tout autre besoin concernant la gestion des liquidités.

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

2.8.Gestion des immobilisations


Référence au document Configuration de la conception générale :
3.2 Initialisation de base
7 Détermination des comptes généraux

Question Chemin dans SAP Business One (le cas échéant)


Est-ce qu'un amortissement est réalisé pour les charges de régularisation, par exemple Add-on Comptabilité des immobilisations requis
les actifs immobilisés ?
 L'amortissement mensuel suit-il les règles comptables habituelles ou
utilisez-vous une estimation différente pour les actifs immobilisés (par
exemple, l'amortissement accéléré) ?
 Souhaitez-vous regrouper vos actifs immobilisés en classes distinctes ?
 Quelles sont les méthodes d'amortissement applicables à votre pays ?
 Parmi vos sociétés (qui créent leur propre bilan), lesquelles gèrent leurs
actifs immobilisés ?
 Dans quels pays ou zones économiques vos sociétés gèrent-elles les actifs
immobilisés ?
 Si vous avez plusieurs sociétés, est-ce qu'une société mère est propriétaire
des actifs utilisés dans une autre société ?
Indiquez tout autre besoin concernant la gestion des actifs.

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2.9.Analyse des états financiers

Question Chemin dans SAP Business One (le cas échéant)


En quelle devise devez-vous produire vos états financiers ? Comptabilité financière > États comptables

Avez-vous besoin d'états en plusieurs devises ?


Devez-vous fournir les états à une société mère ? Si oui, où se trouve-t-elle ? Comptabilité financière > Modèles états financiers

Devez-vous générer les états par service/projet/centre de profit ?

À quelle fréquence exécutez-vous les états financiers ?  

Devez-vous produire des états financiers périodiques ?


Indiquez tout autre besoin concernant l'analyse des états financiers.

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

2.10. Gestion des données de base (partenaires et articles)


Référence au document Configuration de la conception générale :
3.2 Initialisation de base
4. Options générales
5. Paramétrage des documents
10 Inventaire
11 Partenaires

Question Chemin dans SAP Business One (le cas échéant)


Quelles informations sont gérées pour les données client et fournisseur ? Partenaire > Fiche partenaire

 Effectuez-vous le suivi des niveaux de crédit et d'engagement pour les Administration > Initialisation système > Options générales
partenaires ?

Avez-vous besoin d'utiliser des classifications ou des groupes de partenaires ? Administration > Définition > Partenaires

 Est-ce qu'un codage ou une numérotation automatique est utilisé pour identifier Administration > Définition > Partenaires > Groupes de
les clients ou les fournisseurs ? clients / Administration > Définition > Partenaires > Groupes
de fournisseurs

Faut-il faire une distinction entre les types de fournisseurs (fournisseur


principal/revendeurs/distributeurs) ?
Existe-t-il des fournisseurs dédiés pour des gammes de produits et services ?
La société applique-t-elle des conditions spécifiques aux paiements client ? Si oui, Administration > Définition > Partenaires > Conditions de
comment sont-elles gérées et définies ? paiement
En cas d'application d'une créance en plusieurs versements, quel est le traitement de la
taxe ? Est-elle proportionnelle aux versements ?
La société a-t-elle des conditions définies pour les paiements aux fournisseurs ? Si oui,
comment sont-elles gérées et définies ?

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

Envoyez-vous des lettres de relance à vos clients ? Facturez-vous les intérêts de Administration > Définition > Partenaires > Conditions de
retard ? relance
Administration > Définition > Partenaires > Conditions de
paiement
Comment est géré le solde de créances douteuses ? Existe-t-il une politique de reprise Administration > Définition > Comptabilité financière >
de perte pour les documents non payés ? Créances douteuses

Différents services ou domaines d'activité sont-ils impliqués dans la création des fiches Administration > Initialisation système > Autorisations >
partenaire ? Autorisations générales
 Les commerciaux ou autre équipe commerciale peuvent-ils créer et gérer
les informations client et logistiques ?
 L'équipe d'approvisionnement ou autre personnel d'approvisionnement
peuvent-ils créer les informations fournisseur et logistiques ?
 Le personnel de comptabilité ou de gestion est-il impliqué dans la création
des données partenaire ?
 Des approbations sont-elles requises pour créer ou gérer les données
partenaire ? 
 Outre les groupes, les clients sont-ils classifiés selon d'autres critères ?
 Est-ce qu'un codage ou une numérotation systématique est utilisé pour
identifier les clients ?
 Les informations logistiques incluent le transporteur, les adresses de
livraison, les adresses de facture, les codes TVA, etc.).
 Le personnel commercial ou d'approvisionnement est-il autorisé à modifier
les données logistiques ?
 Existe-t-il des restrictions sur les personnes qui peuvent ajouter ou gérer les
contacts d'une fiche partenaire ? Si oui, quelles sont ces restrictions ?
*L'objectif de cette question est d'identifier les autorisations générales concernant les
données de base du partenaire.
Quelles sont les informations requises pour : Stock > Données de base article

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

 Les données article ?


 Les autres données de base (par exemple, nomenclatures) ?
Le regroupement ou la classification des données de base article est-il nécessaire ? Administration > Définition > Stock
Des combinaisons spécifiques de partenaires et articles sont-elles nécessaires ? Par Stock > Gestion des articles > Numéros de catalogue du
exemple : numérotation d'articles spéciaux pour les partenaires ou restrictions article partenaire
par client.

Différents services ou domaines d'activité sont-ils impliqués dans la création des fiches Administration > Initialisation système > Autorisations >
article ? Autorisations générales
 Le personnel commercial, logistique et d'approvisionnement peut-il créer et
gérer les informations concernant les articles ?
 Des approbations sont-elles requises pour créer ou gérer les données de
base article ?
 Le personnel de comptabilité ou de gestion est-il impliqué dans la création
des données de base article ?
 Existe-t-il des restrictions sur les personnes qui peuvent ajouter ou gérer les
données d'une fiche article ?
 Le personnel commercial ou d'approvisionnement est-il autorisé à modifier
ces données logistiques ?
Quelles sont les conditions de gestion des articles par lot ou par numéro de série ? Stock > Gestion des articles
 Devez-vous effectuer le suivi des lots ou numéros de série du point de vue Administration > Initialisation système > Options générales
fournisseur et/ou client ?
 Devez-vous effectuer le suivi du statut des lots et/ou numéros de série à
chaque étape du processus logistique ?
Quelles sont les conditions d'utilisation des articles de remplacement ? Stock > Gestion des articles > Articles de remplacement

Indiquez tout autre besoin concernant les données de base client, fournisseur et article.

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

2.11. Gestion des listes de prix (ventes et achats)

Question Chemin dans SAP Business One (le cas échéant)


Comment sont définis et gérés les prix de vente ? Stock > Listes prix
 Combien de listes de prix sont utilisées ?
 Les listes de prix sont-elles définies les unes par rapport aux autres ? Quel
est le facteur de corrélation (pourcentage) ?
Proposez-vous des prix spéciaux pour les clients ? Stock > Listes prix > Prix spéciaux
Existe-t-il des prix d'achat fixes ou escomptés pour chaque article ou pour les groupes
d'articles liés aux fournisseurs ?
Disposez-vous de listes de prix saisonnières ? Stock > Listes prix > Remises basées sur quantité et période
Disposez-vous de prix spéciaux basés sur les groupes d'articles ou les propriétés des
articles ?

Disposez-vous de prix spéciaux basés sur les groupes d'articles ou les propriétés des Stock > Listes prix > Prix spéciaux > Groupes de remises
articles ?

Disposez-vous de prix spéciaux basés sur les fabricants d'articles ?

Y aura-t-il des modifications de prix par partenaire, par date ou par quantité ? Stock > Listes prix > Prix spéciaux > Prix spéciaux articles
pour partenaire
Comment sont déterminés les prix d'achat ? Stock > Listes prix

Comment sont définies les listes de prix pour les achats ?

Certaines listes de prix sont-elles confidentielles ? Quels utilisateurs doivent avoir Administration > Initialisation système > Autorisations >

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

accès aux listes de prix confidentielles ? Autorisations générales

Autorisez-vous les utilisateurs à modifier les prix dans les documents qu'ils créent ? Administration > Initialisation système > Autorisations >
La modification des prix dans les documents marketing requiert des autorisations Autorisations générales
utilisateur.
Les utilisateurs peuvent-ils accorder des remises supplémentaires sur le prix défini par Administration > Procédures d'approbation
le système ?
Indiquez tout autre besoin concernant les listes de prix.

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

2.12. Analyse et gestion des ventes


Référence au document Configuration de la conception générale :
3.2 Initialisation de base
4. Options générales
5. Paramétrage des documents
7. Détermination des comptes généraux
13. Ventes

Question Chemin dans SAP Business One (le cas échéant)


Comment débute le processus de vente pour un client ?
Pouvez-vous décrire chaque document de vente ? Ventes
 Quelles sont les informations requises pour chaque document de vente ? Layout Designer/Crystal Reports
 Les informations sont-elles reprises d'un document de vente à un autre ?
 Comment les documents de vente sont-ils envoyés aux parties externes ?
Fax électronique / e-mail / autre ?
Pouvez-vous fournir un exemplaire imprimé de chaque document de vente externe ?

Avez-vous besoin de traiter les documents de vente par lots ? Ventes > Assistant de regroupement de documents
L'équipe commerciale peut-elle créer des commandes d'achat à livraison directe auprès de Administration > Définition >Stock > Magasins
fournisseurs sur la base des documents de vente ?
 Si oui, peut-elle écraser le fournisseur et le prix d'achat ?
Des numéros de document spéciaux sont-ils requis pour les documents de vente ? Administration > Initialisation système > Numérotation des
 Quel est le numéro initial requis ? documents
 Des tranches de numéros spéciales sont-elles requises par personne, service
ou selon d'autres critères ?
Quels états sont utilisés par le service des ventes ? Pouvez-vous fournir un exemplaire Layout Designer
imprimé de chaque état sur le chiffre d'affaires ?

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

Crystal Reports
Existe-t-il des restrictions sur les documents qu'un commercial peut créer ou afficher ? Administration > Initialisation système > Autorisations >
Existe-t-il des restrictions sur les états qu'un commercial peut exécuter ou afficher ? Autorisations générales

Le directeur commercial doit-il approuver certains documents de vente ? Administration > Procédures d'approbation
 Si oui, de quels documents s'agit-il et quels sont les critères ?
 Est-ce que plusieurs approbations sont requises ?
La société impute-t-elle des coûts additionnels ? Si oui, quel est le processus de gestion e Administration > Définition > Généralités > Fret
ces coûts ?
 Comment les coûts additionnels sont-ils facturés aux clients ?
 À quel stade les coûts additionnels sont-ils facturés ?
La société a-t-elle des opérations de vente récurrentes ? Ventes > Modèles d'opération récurrente
 Qui définit ces opérations ?
 Qui est chargé de planifier ces opérations ?
Existe-t-il des restrictions sur les personnes qui peuvent accéder aux documents de Administration > Initialisation système > Autorisations
vente ?  Autorisations générales
 Est-ce qu'une partie du personnel n'est pas autorisée à afficher ou mettre à  Autorisations accès aux documents
jour des opérations de vente (de l'offre client à la facture) ?
 D'autres restrictions s'appliquent-elles aux commerciaux lors de la saisie des
documents de vente ?
 Un commercial peut-il mettre à jour ou afficher des opérations créées par
d'autres personnes ?
 Les commerciaux ou responsables clientèle sont-ils autorisés à créer, accepter
ou recevoir des acomptes ou remboursements anticipés concernant des
documents de vente ?
 Existe-t-il des restrictions sur les personnes qui peuvent créer des documents
de vente, de retour ou des avoirs ? S'agit-il d'une fonction de comptabilité
uniquement ?
 Existe-t-il des personnes qui saisissent des documents de vente sans être
autorisées à apporter des modifications à la détermination du prix des articles

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

ou des services, à saisir des remises maximales, des codes TVA ou des
charges supplémentaires ?
Indiquez tout autre besoin concernant les ventes.

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

2.13. Analyse et gestion des opportunités de vente


Référence au document Configuration de la conception générale :
3.2 Initialisation de base
3.3 Données de comptabilité et de taxe

Question Chemin dans SAP Business One (le cas échéant)


Comment la société gère-t-elle les nouvelles opportunités de vente ? Administration > Définition > Opportunités de vente
 Suivez-vous des étapes de vente distinctes pour une opportunité ?
 Les commerciaux utilisent-ils tous les mêmes étapes de vente, comme une
langue commune pour le reporting et la communication de l'avancement d'une
vente ?
 Qui est chargé de mettre à jour l'avancement et le mouvement d'une
opportunité dans le cycle de vente ? Le commercial ou l'équipe administrative ?
 Une probabilité de succès est-elle affectée à chaque étape du cycle de vente ?
 Quelle est la probabilité de succès associée (estimation) à chaque étape de
vente ?
 Effectuez-vous le suivi des sources d'informations pour chaque opportunité de
vente ?
 Effectuez-vous le suivi de ces opportunités par agence ?
 Effectuez-vous le suivi des données partenaires et concurrents associées à
chaque opportunité de vente ?
Avez-vous des partenaires potentiels qui pourraient faire partie de votre cycle de vente et Administration > Définition > Opportunités de vente
sont-ils liés à des clients ou fournisseurs existants ?
Les documents d'autres partenaires peuvent-ils être joints à une opportunité de vente ? Opportunités de vente > Opportunité
Pouvez-vous fournir une copie de vos états sur les opportunités ou décrire vos besoins en Opportunités de vente > Analyse des opportunités
reporting ?

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

Distinguez-vous les partenaires par zones géographiques ? Administration > Définition > Généralités > Territoires

Existe-t-il des restrictions sur les personnes qui peuvent afficher et mettre à jour les Administration > Initialisation système > Autorisations
données relatives aux opportunités de vente ? L'équipe commerciale peut-elle afficher les  Autorisations générales
données de vente de son propre réseau ?
 Autorisations accès aux documents
Payez-vous des commissions aux commerciaux ? Administration > Options générales
 Si oui, sur quels critères sont-elles basées ? Administration > Définition > Généralités > Groupes de
 Plusieurs personnes sont-elles chargées d'une opportunité ? Si oui, leurs commissions
commissions sont-elles fractionnées ? Administration > Définition > Généralités >
Commerciaux/acheteurs
Disposez-vous d'une source automatisée pour vos prospects d'opportunité de vente ?
 Si oui, téléchargez-vous les fichiers contenant les informations relatives au
prospect à partir d'une source externe ?
 Comment déterminez-vous et éliminez-vous les doublons des sources
externes ?
Avez-vous des projets futurs concernant l'achat ou l'importation des prospects
d'opportunité de vente ?
Disposez-vous actuellement d'un mécanisme de séparation des entités Prospect des Partenaires > Fiche partenaire
entités Client ?
Vos systèmes actuels gèrent-ils des fiches distinctes pour les prospects et les clients ?
Indiquez tout autre besoin concernant la gestion des opportunités de vente.

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

2.14. Analyse et gestion des achats


Référence au document Configuration de la conception générale :
3.2 Initialisation de base
4. Options générales
5. Paramétrage des documents
7. Détermination des comptes généraux
10. Magasins
14. Achats
Commande client (case à cocher Document d'approvisionnement dans l'onglet Logistique)

Question Chemin dans SAP Business One (le cas échéant)


Comment débute le processus d'achat ? Achats

Pouvez-vous décrire chaque document d'achat ?


 Quelles sont les informations requises pour chaque document d'achat ?
 Les informations sont-elles reprises d'un document d'achat à un autre ?
 Vos fournisseurs ont-ils besoin de recevoir les paiements avant la livraison de
marchandises ?
 Comment les documents d'achat sont-ils envoyés aux parties externes ?
Fax électronique/e-mail/autre ?

Pouvez-vous fournir un exemplaire imprimé des documents d'achats externes ?


Devez-vous créer les documents d'achat directement à partir des commandes client ? Achats > Assistant d'achat

L'équipe commerciale peut-elle créer des commandes d'achat basées sur les documents Administration > Définition > Stock > Magasins
de vente ?
 Est-ce qu'un magasin de livraison directe est requis ?

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

L'équipe commerciale peut-elle écraser le fournisseur et le prix d'achat ?

Des numéros de document spéciaux sont-ils requis pour les documents d'achat ? Administration > Initialisation système > Numérotation des
 Quel est le numéro initial requis ? documents
 Des tranches de numéros spéciales sont-elles requises par personne, service
ou selon d'autres critères ?
Quels états sont utilisés par le service Achats ? Pouvez-vous fournir un exemplaire Achats > États des achats
imprimé de chaque état des achats ?
 Qui est chargé d'exécuter ces états ?
 Qui est chargé d'analyser les données ?
Les documents d'approvisionnement doivent-ils être approuvés par un responsable ? Administration > Procédures d'approbation
 Si oui, de quels documents s'agit-il et quels sont les critères ?
 Est-ce que plusieurs approbations sont requises ?
Existe-t-il des restrictions sur les documents qu'un employé des achats peut créer ou Administration > Initialisation système > Autorisations >
afficher ? Autorisations générales
 Existe-t-il des restrictions sur les états qu'un employé des achats peut exécuter
ou afficher ?
 Autorisez-vous le personnel d'approvisionnement à modifier les prix et à saisir
des remises dans les documents d'approvisionnement ?
 D'autres restrictions s'appliquent-elles au personnel d'approvisionnement lors
de la saisie des documents d'approvisionnement ?
Traitez-vous les déclarations et les documents de fret pour les marchandises achetées Administration > Définition > Achats > Coûts additionnels
auprès de pays étrangers ? Administration > Définition > Stock > Groupe de droits
 Est-il nécessaire d'inclure ces composants dans la valorisation des stocks ? douaniers
La société utilise-t-elle des opérations d'achat récurrentes ? Comment sont gérées ces Achats > Modèles d'opération récurrente
opérations ?
Indiquez tout autre besoin concernant les achats.

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

2.15. Analyse et gestion de la logistique

Référence au document Configuration de la conception générale :


3.2 Initialisation de base
4. Options générales
5. Paramétrage des documents
7. Détermination des comptes généraux
10. Inventaire

Question Chemin dans SAP Business One (le cas échéant)


La logistique est-elle centralisée ou décentralisée dans la société ? Ventes
 Les processus sont-ils identiques pour chaque magasin ?
 Les marchandises sont-elles transférées d'un magasin à l'autre ?
 Comment sont prélevés les articles pour la livraison ?
Par date de livraison, magasin ou autres critères
 Quels sont les critères client pour la livraison partielle et/ou complète ?
Quel type de documents les employés de la logistique créent-ils ? Stock > Transactions de stock
 Pouvez-vous fournir un échantillon de ces documents ?

Pouvez-vous fournir un exemplaire imprimé des documents externes ?


Pouvez-vous décrire les états utilisés dans le service logistique ? Stock > États de stocks
 Qui exécute ces états ?
 Qui est chargé de créer/d'analyser les données ?

Souhaitez-vous regrouper ou combiner les commandes client pour la poursuite du Partenaires > Fiche partenaire (Consolidation de la
traitement logistique (par exemple, les livraisons et la facturation) ? livraison)

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

Existe-t-il des restrictions sur les documents ou les données que les employés de la Administration > Initialisation système > Autorisations >
logistique peuvent ajouter ou afficher ? Autorisations générales
 Autorisez-vous le personnel logistique à modifier les prix et à saisir des
remises dans les documents de logistique ?
 D'autres restrictions s'appliquent-elles au personnel logistique lors de la
saisie des documents de logistique ?
Des documents de logistique doivent-ils être approuvés par un responsable ? Si oui, Administration > Initialisation système > Procédures
quels sont ces documents et les critères ? d'approbation
Le service logistique gère-t-il le fret ou les frais de transport ? Administration > Définition > Généralités > Fret
Administration > Définition > Stock > Types d'expédition

Quels types d'emballage sont utilisés dans le service logistique ? Administration > Définition > Stock > Types d'emballage
 Quels types d'articles sont traités par le service logistique ?
Indiquez tout autre besoin concernant la logistique.

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

2.16. Inventaire
*Ces questions peuvent être combinées avec la section Analyse et gestion de la logistique.
Référence au document Configuration de la conception générale :
3.2 Initialisation de base
4. Options générales
5. Paramétrage des documents
7. Détermination des comptes généraux
10. Inventaire

Question Chemin dans SAP Business One (le cas échéant)


Décrivez le processus de magasin :
 Utilisez-vous une application de numérisation dans le magasin ?
 Existe-t-il un codage systématique pour les articles achetés ?
 Existe-t-il des transactions de stock non planifiées, telles que la mise au
rebut ?
 Une transaction de stock est-elle toujours basée sur des documents ?
Quel type de documents vos magasiniers créent-ils ? Stock > Transactions de stock
 Pouvez-vous fournir un échantillon de ces documents ? Layout Designer/Crystal Reports
 Pouvez-vous fournir un exemplaire imprimé des documents externes ?
Pouvez-vous décrire les états de magasin ? Stock > États de stocks
 Qui exécute ces états ?
 Qui est chargé de créer/d'analyser les données ?
Combien y a-t-il d'articles en stock ? Stock > Données de base article
 Comment sont regroupés les articles gérés en stock ? Administration > Définition > Stock > Groupes d'articles
Qui effectue le suivi des données relatives au stock (données de base, niveaux de
poste, inventaires périodiques, etc.) ?

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

Utilisez-vous la gestion d’emplacements ?


Quelles sont les conditions de mappage des articles de remplacement ? Stock > Gestion des articles > Articles de remplacement

Autorisez-vous les clients et les fournisseurs à communiquer avec leurs propres Stock > Gestion des articles > Numéros de catalogue du
numéros article ? partenaire

Décrivez les étapes que vous suivez pour exécuter un inventaire périodique. Administration > Définition > Stock > Cycles d'inventaire
 Le processus d'inventaire périodique est-il basé sur un groupe d'articles ?
 Quel est votre intervalle de cycle d'inventaire courant ?
 Bloquez-vous les articles pendant l'inventaire périodique ?
Avez-vous besoin d'identifier les articles de manière unique avec des numéros de série Stock > Gestion des articles
ou des lots ?
 À quel moment les numéros de série ou de lots sont-ils affectés ?
Quels sont les types de méthode de valorisation utilisés pour les différents groupes Stock > Gestion des articles > Gérer les méthodes de
d'articles ? valorisation des stocks
 Quel est le processus de revalorisation des articles dans votre société ?

Indiquez tout autre besoin concernant l'inventaire.

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

2.17. Analyse et gestion de la production


Référence au document Configuration de la conception générale :
5. Paramétrage des documents
7. Détermination des comptes généraux

Question Chemin dans SAP Business One (le cas échéant)


Décrivez votre processus de production : Production > Ordre de production
 La production est-elle centralisée ou décentralisée dans la société ? Production > Entrée issue de production
 Quels sont les services chargés de la production et que produisent-ils ?
 Est-ce que plusieurs entités juridiques indépendantes (tiers) sont impliquées
dans le processus de production ?

Quels états sont utilisés dans votre processus de production ? Production > États de production
Les articles sont-ils soumis à la gestion des stocks en production ?

Est-il nécessaire de gérer des structures de nomenclature dans la société ? Production > Nomenclature
 Comment sont utilisées les nomenclatures dans les différents services de la
société ? (Ventes, Achats, Production)
Devez-vous créer les ordres de production directement à partir des commandes client ? Production > Assistant d'achat
Indiquez tout autre besoin concernant la production.

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

2.18. MRP
Référence au document Configuration de la conception générale :
3.2 Initialisation de base
4. Options générales

Question Chemin dans SAP Business One (le cas échéant)


Avez-vous besoin d'un processus de planification des besoins automatisé pour MRP
approvisionner votre société en articles ?
 Quelles propositions (production ou achats) souhaitez-vous que le système
génère ?
 Quelle est la séquence de planification courante qui sera utilisée dans le
cadre de votre processus ?
 Quels éléments de stock et de document sont pris en compte lors de la
planification des articles ?
Commande d'achat, commande client, ordre de production, transferts de
marchandises, etc.
 Devez-vous prendre en compte des commandes client ou d'achat
individuelles dans la planification des besoins ?
La planification des articles est-elle basée sur des groupes d'articles ? Administration > Définition > Gestion des stocks > Groupes
 Quels groupes d'articles sont planifiés avec MRP ? d'articles
 Quel est le délai requis pour chaque groupe d'articles ?

Devez-vous planifier les besoins pour des magasins distincts ? Administration > Définition > Gestion des stocks > Magasins

Utilisez-vous les prévisions de vente comme point d'entrée pour votre planification des Administration > Initialisation système > Options générales
besoins ?
Donnez des informations sur les délais pour les divers groupes d'articles. Administration > Définition > Gestion des stocks > Groupes

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

d'articles
Quel est l'horizon de planification courant qui sera pris en compte dans la MRP > Prévisions MRP
planification ?
Qui est chargé de l'exécution de la planification des besoins ? Administration > Initialisation système > Autorisations >
 Devez-vous apporter des modifications aux résultats de la planification des Autorisations générales
besoins avant de créer des commandes d'achat et des ordres de
production ?
Indiquez tout autre besoin concernant la planification des besoins (MRP).

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

2.19. Analyse et gestion du service après-vente


Référence au document Configuration de la conception générale :
4. Options générales

Question Chemin de configuration dans SAP Business One (le cas


échéant)
Décrivez votre processus du service après-vente : Service > Fiche équipement client
 Pour quel type de produits proposez-vous le service après-vente et le
support ?
 Devez-vous effectuer le suivi et garder une trace des envois au client et des
articles client ?
Comment procédez-vous actuellement (par exemple, fiches équipement
client) ?

Quelles entités organisationnelles seront chargées d'effectuer et de fournir les Administration > Définition > Service > Files d'attente
services ?

Utilisez-vous des contrats de maintenance ou des garanties ? Administration > Options générales
 Sont-ils automatiques ? Administration > Définition > Service > Modèles de contrat
 Quelles informations sont enregistrées ?
Enregistrez-vous les appels clients ? Service > Appels clients

Les solutions aux appels clients sont-elles enregistrées dans une base de données ? Service > Base de connaissances
Indiquez tout autre besoin concernant le service après-vente et le support.

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

2.20. Gestion des ressources humaines

Question Chemin de configuration dans SAP Business One (le cas


échéant)
Quel type de données sur les salariés conservez-vous ?

Quels sont les rôles qu’un salarié peut assumer et les équipes auxquelles il peut Ressources humaines > Données de base des salariés
appartenir ? Cette question est liée aux appartenances dans SAP Business One.

Avez-vous besoin d'une connexion avec une société extérieure pour la paye ?

Quels sont les besoins concernant le pointage et le reporting des absences ? Ressources humaines > Données de base des salariés

Indiquez tout autre besoin concernant les ressources humaines.

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Questionnaire concernant le processus de conception générale

3.Copyrights, Trademarks, and Disclaimers


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