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Sécurité de l’information et travail à distance – Accusé de réception

Merci de votre patience alors que nous gérons, ensemble, l’impact de la propagation mondiale du COVID-
19. Tout d’abord, la priorité de TEKsystems est de protéger votre santé, votre sécurité et celles de vos
familles. Dans la mesure du possible, nous espérons que vous appliquez la distanciation sociale et suivez
les directives des bureaux locaux, qui changent probablement votre façon de travailler.

Nous reconnaissons que la continuité des activités et le maintien de l’emploi sont une grande
préoccupation pour nos clients et conseillers, notre objectif est de progresser ensemble vers des résultats
bénéfiques pour tous. Étant donné l’évolution rapide des problèmes relatifs au COVID-19, certains clients
ont mis en place des politiques et procédures de travail à distance. S’il arrive qu’on vous demande d’offrir
des services à distance, TEKsystems s’attend à ce que vous respectiez toutes les politiques et procédures
de sécurité des informations.

TEKsystems poursuit également son engagement envers le maintien de la sécurité et la confidentialité des
données personnelles et de l’entreprise, qui appartiennent à TEKsystems et à ses clients. Elle compte sur
votre respect des lois sur la protection et la confidentialité des données. Ce document réaffirme
l’importance des politiques et procédures de sécurité des informations de TEKsystems et ses clients, afin
que vous en soyez conscients et les respectiez durant votre emploi par TEKsystems, si vous offrez des
services à distance aux clients.

Votre admissibilité à travailler à la maison est définie par TEKsystems et le client. Pour travailler à la maison
pendant une période définie par TEKsystems ou par le client, vous reconnaissez et acceptez de vous
conformer à l’intégralité de cette communication y compris aux modalités suivantes :

1. Toutes les pratiques et tous les comportements obligatoires, relatifs à la sécurité des informations
à l’intérieur du Centre de solutions de TEKsystems Global Services (TGS) ou sur un site du client
doivent être appliqués et respectés durant le travail à la maison. Travailler à la maison ne réduit
PAS la position de TEKsystems ou ses clients à l’égard de la sécurité des informations.
2. Avant de commencer à travailler à distance, prenez contact avec le responsable du service à la
clientèle de TGS pour définir les exigences spécifiques au client que vous devez respecter.
3. Travailler à la maison n’autorise PAS l’utilisation d’appareils personnels (ordinateurs
portables/personnels) à moins d’avoir obtenu l’autorisation de TEKsystems et du client, mais
également d’avoir obtenu l’autorisation explicite de TEKsystems d’utiliser un appareil personnel.
4. Les appareils fournis par TEKsystems ou le client ne doivent être utilisés que par l’employé à qui
l’appareil a été attribué et seulement pour des raisons opérationnelles approuvées.
5. Travailler à la maison ne vous autorise PAS de travailler à un cybercafé ou un autre endroit avec
une connexion Internet. Travailler à la maison signifie que vous travaillez chez vous dans votre
maison. Ce n’est pas seulement un mandat de TEKsystems mais un mandat de plusieurs
juridictions nationales, provinciales et locales interdisant cette activité.
6. À la maison, utilisez une connexion réseau par câble si possible. Si la connexion par câble n’est
pas disponible et qu’il faut utiliser la connexion sans fil, vous devez utiliser le cryptage WPA2 (ou
supérieur).
7. Lorsque vous vous connectez au réseau de TEKsystems, n’utilisez que les services VPN autorisés
par l’entreprise (Palo Alto Global Protect ou Cisco AnyConnect VPN).
8. Lorsque vous vous connectez au réseau ou service du client, restez connecté uniquement lorsque
vous exercez vos fonctions. Ne laissez PAS votre ordinateur connecté au réseau du client lorsque
vous ne travaillez pas.
9. Assurez un contrôle régulier des appareils pour prévenir toute occasion d’utilisation non
autorisée, y compris la pratique de « verrouillez lorsqu’on s’éloigne » même pour un moment
bref, par exemple utiliser un mot de passe pour reprendre l’utilisation de l’appareil.
10. À NE PAS FAIRE :
o Transmettre à un appareil externe, un site web (par exemple, GitHub/ Dropbox/Google
Docs), des informations confidentielles, exclusives ou des données sensibles incluant sans
se limiter : Les renseignements médicaux protégés ou les identifiants personnels tels que
les mots de passe, codes d’accès ou tous renseignements similaires qui pourraient être
utilisés pour compromettre le réseau, l’ordinateur ou la sécurité du compte;
o Brancher les dispositifs de stockage de masse USB à votre ordinateur portable fourni par
l’entreprise;
o Envoyer les données de votre courriel professionnel à votre courriel personnel;
o Désactiver ou essayer de désactiver tout logiciel de gestion de TEKsystems ou du client,
installé; et
o Essayer de désactiver ou mettre hors tension les solutions de déchiffrement complet des
disques de TEKsystems ou des clients.
11. Le cas échéant, n’accomplissez PAS les tâches qui exigent les privilèges des responsables locaux
sans la confirmation préalable de votre responsable de la réussite des clients TGS.
12. Informez immédiatement votre responsable de la réussite des clients de TGS si :
o On vous demande de vous écarter des politiques et procédures de sécurité des
informations du client ou de TEKsystems, de toutes autres lois ou réglementation;
o Votre appareil est perdu ou volé; ou
o Les renseignements sensibles ou confidentiels sont transmis ou divulgués inexactement.
13. À la fin de votre mission ou emploi, vous renverrez à TEKsystems, tous les appareils que
TEKsystems ou le client vous aurons fournis.

C’est le bon moment pour vérifier que vous avez actualisé votre formation sur la sécurité des
renseignements et que vous êtes familiers avec vos obligations comme le stipulent les Politiques et
procédures de TEKsystems en matière de sécurité des informations. Veuillez visiter Catalyst et suivre toute
formation pertinente, aussitôt que possible.

En outre, pour assurer la manipulation appropriée des données, n’oubliez pas de transmettre toute
situation liée au COVID-19 à votre contact de TEKsystems, et suivez les directives locales de CPHA, OMS.

Nous vous sommes reconnaissants de prêter attention à ce sujet important et apprécions votre dur
labeur. TEKsystems continuera de surveiller la situation actuelle et vous tiendra au courant de tous
changements. Si vous avez des questions ou souhaitez discuter du contenu de ce message, veuillez
contacter votre responsable de la réussite des clients de TGS.

Remote Work Information Security Acknowledgement

Thank you for your patience as we navigate the impact of the global spread of COVID-19 together. First
and foremost, TEKsystems’ priority is to protect the health and safety of you and your families. To the
extent you are able, we hope you are practicing social distancing and following the guidance of local
officials, which likely changes the way you perform your work.
We also recognize business continuity and continuous employment is a top concern for our customers
and consultants, and our goal is to work toward mutually beneficial outcomes for all scenarios. Given the
rapidly evolving issues regarding COVID-19, some customers have established remote work policies and
procedures. In the event you are asked to perform services remotely, TEKsystems expects that you will
adhere to all applicable Information Security Policies and Procedures.

TEKsystems also continues to be committed to ensuring the safety, security, and privacy of personal and
company data, belonging to both TEKsystems and its customers, and expects your adherence with
applicable data protection and data privacy laws. This document reiterates the importance of TEKsystems’
and its customers’ Information Security Policies and Procedures to ensure that you are aware of and
adhering to these Policies and Procedures during your employment with TEKsystems if performing
services remotely for customers.

Your eligibility to work from home is determined by TEKsystems and the customer. In order to work from
home for a period of time designated by TEKsystems or the customer, you acknowledge and agree that
you will comply with this communication in its entirety including all of the following:

1. All information security practices and behaviors required while inside a TEKsystems Global
Services (TGS) Solution Center or at a customer worksite are to be followed and adhered when
working from home. Working from home does NOT ease TEKsystems’ or the customers’ posture
on Information Security.
2. Before you initiate any remote work, connect with your TGS Customer Service Leader to
determine any customer specific requirements to which you must adhere.
3. Work from home does NOT permit the use of personal devices (laptops/home computers) unless
formally agreed upon between TEKsystems and the Customer and provided that you receive
express authorization from TEKsystems to use a personal device.
4. TEKsystems or customer issued devices are to be used only by the employee to which the device
was issued and only for approved business purposes.
5. Work from home does NOT permit you to work from a cybercafe or other location with access to
internet services. Work from home means you will work from your home. This is not only a
TEKsystems’ mandate but a mandate from numerous national, state and local jurisdictions
prohibiting this activity.
6. When home, use a hardwired home network connection whenever possible. If a hardwired
connection is unavailable and wireless must be used, you must be using WPA2 encryption (or
higher).
7. When connecting to TEKsystems’ network, use only authorized company VPN services (Palo Alto
Global Protect or Cisco AnyConnect VPN).
8. When connecting to a customer network or service, remain connected only when performing
work. Do NOT leave your computer connected to a customer network when you are not actively
working.
9. Ensure constant control over devices to prevent any opportunity for unauthorized use, including
adopting a "Stand up, Lock up" practice of locking devices when stepping away, no matter how
briefly, such that a password is required to resume use of the device.
10. Do NOT:
o transmit to any external device, website, or service (i.e. GitHub/Dropbox/Google Docs)
any confidential or proprietary information or otherwise sensitive data, including, but
not limited to: Protected Health Information or Personally Identifiable Information, as
well as passwords, access codes, or any similar information that might be used to
compromise network, computer, or account security;
o attach USB mass storage devices to your company issued laptop;
o email any data from your work email to your personal email;
o disable or attempt to disable any TEKsystems or customer installed management
software; and
o attempt to disable or turn off TEKsystems’ or customers’ full disk encryption solution.
11. If provided, Do NOT perform activities which require local administrative privileges without first
receiving confirmation from your TGS Customer Success Leader.
12. Notify your TGS Customer Success Leader immediately if:
o any request is made of you to deviate from customer’s or TEKsystems’ Information
Security Policies and Procedures or from any laws or regulations;
o your device is lost or stolen; or
o any sensitive or confidential information is improperly transmitted or disclosed.
13. At the end of your assignment or employment, you will return to TEKsystems all devices provided
to you by TEKsystems or Customer.

This is a good time to ensure your Information Security Training is up to date and you are familiar with
your obligations contained in TEKsystems’ Information Security Policies and Procedures. Please check
Catalyst and complete any outstanding training as soon as possible.

In addition to ensuring safe data practices, remember to escalate any COVID-19 related situation to your
TEKsystems contact, and follow CDC, WHO, and local guidance.

We appreciate your attention to this important topic and your continued hard work. TEKsystems will
continue to monitor this ongoing situation and keep you apprised of any changes. If you have any
questions or wish to discuss the contents of this message, please contact your TGS Customer Success
Leader.