Sistema de Gestión de Calidad

MANUAL DE PERFILES
Y FUNCIONES POR CARGO

Versión 1

MA-08-001

GESTION HUMANA
 MANUALES DE Doc. No. MA-08-001
PERFILES Y Rev. 1
FUNCIONES POR Pagina: 2 de 6
CARGO Fecha: 06-Ago.-09

1. IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: Líder de Compras

DIVISION: Administración

SITIO DE TRABAJO: Oficinas Comeca

JEFE INMEDIATO: Gerente General

CARGOS QUE LE REPORTAN: Ninguno

2. DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Responsable de gestionar la compra de materias primas, insumos, herramientas, dotación

del personal, útiles de oficinas y demás elementos para la operación y funcionamiento
normal de la organización.

2.1. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL CARGO

1 Revisar el correo electrónico a primera hora del día y durante el transcurso del
mismo, con el propósito de identificar novedades o solicitudes por parte de los
funcionarios de la organización, proveedores y demás entidades.
2 Recibir las requisiciones de materiales por parte del Departamento Técnico y
realizar revisión del inventario físico para determinar las cantidades reales a cotizar.
3 Solicitar cotizaciones a los proveedores incluyendo: precio, disponibilidad y fechas
de entregas.
4 Recibir las cotizaciones de los proveedores y realizar cuadro comparativo de
precios (mínimo 3 cotizaciones y entregarlo a la gerencia para su aprobación.
5 verificar cuales son las mejores precios de compra de materiales importados sin
aranceles e IVA para utilizar en ordenes de trabajo del exterior.
6 Recibir cuadro comparativo y aprobación de la compra de materiales por parte de la
Gerencia General.
7 Recibe de planeación los contratistas asignados para la fabricación de proyectos
8 Elaborar las órdenes de pedido de los materiales requeridos para los proyectos en
el sistema de información de la organización
9 Elaborar las órdenes de pedido de los contratistas asignados a la fabricación de los
diferentes proyectos en el sistema de información de la organización.
10 Entregar la orden de pedido a los proveedores para dar inicio a las compras de
materiales y demás insumos.

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11 Anexar a cada orden de pedido los soportes requeridos.

12 Entregar a los responsables, información relacionada a las llegadas de materiales
de cada proyecto.
13 Realizar seguimiento a las órdenes de pedido vigentes y mantener contacto con
los proveedores para conformar el despacho de los materiales e insumo.
14 Verificar las fechas de llegadas de los productos y la conformidad de los pedidos
con base a la orden de pedido generada. En caso que se presenten desviaciones
en el cumplimiento, con los proveedores para definir nuevas entregas.
15 Legalizar la recepción de materiales por remisión y números de factura.
16 Realizar las devoluciones de los materiales que no cumplen con las
especificaciones de calidad requeridas.
17 Solicitar al proveedor los certificados de calidad correspondiente a los materiales y
consumibles despachados.
18 Recibir del almacenista requisición de consumibles y entregar a la gerencia para su
autorización y compra.
19 Solicitar los consumibles a los proveedores registrados en la empresa.
20 Entregar la orden de compra al almacenista para su verificación con los materiales
recibidos y relacionados en la remisión del proveedor.
21 Recibir del almacenista la remisión, la factura de compra y verificar precios y
cantidades de materiales despachados.
22 Digitar en el sistema la información de la remisión.
23 Archivar registros de: orden de pedido, requisición de materiales, remisión del
proveedor.
24 Recibir de los departamentos las requisiciones de útiles de oficina y entregarlos a
la gerencia para su aprobación.
25 Recibir de la gerencia las remisiones de útiles de oficina aprobadas y elaborar la
orden de pedido.
26 Recibir y verificar las cantidades de útiles de oficina contra la remisión del
proveedor y garantizar el recibo conforme del pedido.
27 Entregar al contador las facturas de compras autorizadas para su contabilización.
28 Mantener actualizado la relación de facturas recibidas.
29 Elaborar la orden de compra de la dotación del recurso humano de la Empresa.
30 Seleccionar, evaluar y reevaluar los proveedores de acuerdo a las normas del
sistema de gestión de calidad.
31 Elaborar informe de indicadores de compras basados en el sistema de gestión de
calidad y entregarlo a la gerencia para su evaluación.
32 Participar activamente en el mantenimiento y desarrollo del sistema de gestión de la
calidad.
33 Otras funciones asignadas por su Jefe inmediato y necesarias para el desarrollo de
la labor de compras de la organización.

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3. REQUISITOS DEL CARGO

EDUCACION
Requiere formación profesional en Administración de empresas, Comercio exterior,
Ingeniería Industrial o afines, con conocimientos en manejo de proveedores, cadena de
abastecimiento y sistemas de gestión de calidad.

EXPERIENCIA
El cargo requiere mínimo 1 año de experiencia en compras preferiblemente en el sector
metalmecánico.

ENTRENAMIENTO
Para conocer adecuadamente las funciones asignadas a su cargo, requiere ocho (8) días
de entrenamiento en el puesto de trabajo.

INICIATIVA Y JUICIO
El cargo exige pro actividad y seguimiento para garantizar el aprovisionamiento oportuno
de las materias primas e insumos de producción.

CAPACIDAD DE REDACCION
En el desarrollo de su trabajo genera cuadros comparativos, relaciones de facturas e
indicadores de gestión que no exigen una alta capacidad de redacción.

HABILIDADES TECNICAS ESPECIFICAS

Manejo de paquete office, administración de inventarios, manejo y negociación con
proveedores.

COMPETENCIAS PERSONALES:

Intelectuales
Para ejercer satisfactoriamente el cargo, la persona debe contar con juicio crítico,
pensamiento analítico, actitud de servicio, aptitud verbal, gusto por la búsqueda de
información, capacidad de negociación y orientación al logro.

Emocionales
Persona con autocontrol y autorregulación, trabajo bajo presión, capacidad para organizar
el trabajo y proactividad.

Sociales
Persona extrovertida, diplomática, servicial, trabajo en equipo y buen manejo de
relaciones interpersonales.

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Ética y valores

Persona honesta, responsable, disciplinada, con capacidad de autogestión y sujeción al

cumplimiento de las normas y políticas organizacionales.

4. RESPONSABILIDADES

POR MAQUINAS Y EQUIPOS

Responde por los equipos de cómputo y elementos periféricos a su cargo.

POR PROCESO Y CALIDAD

Responde por el proceso de compras materias primas e insumos. La selección
inadecuada de proveedores o la falta de seguimiento a las fechas de llegada de
materiales, puede generar gastos innecesarios, atrasos en la fabricación y en las entregas
de los proyectos.

POR REGISTROS E INFORMES

Responde por requisiciones, registros de orden de pedido, relaciones de factura,
evaluación de proveedores de productos y servicios, re evaluación de proveedores.

POR INFORMACION CONFIDENCIAL

No posee responsabilidad por información confidencial.

POR TITULOS VALORES

No posee responsabilidad por títulos valores.

5. EXIGENCIAS DEL CARGO

ESFUERZO FISICO
Para el desempeño de sus funciones permanece la mayor parte de su tiempo sentado en
su puesto de trabajo, por lo que se considera que el esfuerzo físico es leve.

ESFUERZO MENTAL
Se requiere un esfuerzo normal para la mayoría de las actividades, necesitando mayor
atención y concentración en la revisión de requisiciones de material y en la generación de
órdenes de pedido.

ESFUERZO VISUAL
Requiere un esfuerzo visual normal y constante para la mayoría de las actividades que
realiza.

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ESFUERZO AUDITIVO
Para la mayoría de las labores que ejecuta, requiere de un esfuerzo auditivo bajo.

HABILIDADES FISICAS
No se requieren habilidades físicas específicas para el cargo.

6. CONDICIONES DE TRABAJO

CONDICIONES AMBIENTALES
Las actividades realizadas en oficina se desarrollan en ambiente controlado de iluminación
y temperatura.

JORNADA DE TRABAJO
Diurna.

CONDICIONES DE RIESGO Y SEGURIDAD

El trabajador está expuesto a factores de riesgo físico, ergonómico y psicolaborales tales
como: fatiga visual, fatiga muscular, estrés, cansancio o lumbalgias, entre otros; por lo
cual debe realizar pausas activas.

LUGAR DE TRABAJO
El trabajo se realiza en las instalaciones de Comeca.

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