METODOLOGIA PARA EL DISEÑO E IMPLEMENTACION

DE LA AUDITORIA

Esta guía metodológica se diseña con el fin de dar las pautas para la
implementación, consolidación y estandarización del proceso de
auditoría, a través de la construcción y aplicación de una serie de
herramientas que apoyen el desarrollo de un modelo de Auditoria
integral, como estrategia para el mejoramiento de la calidad.

Específicamente se presentarán de manera clara y detallada las

diferentes etapas del proceso de auditoría, desde la fase de planeación
hasta la ejecución y presentación de informes, independientemente del
tipo de auditoría a desarrollar y su alcance.

MARCO CONCEPTUAL:
Para entender más a fondo el sentido real de la auditoria,
comenzaremos por hacer una breve definición de conceptos
relacionados, con el fin de consolidar un criterio unificado, que nos
permita a todos hablar el mismo idioma.

Auditoria en su expresión más simple puede definirse, como una

recopilación, acumulación y evaluación de evidencia sobre la información
de una entidad, para determinar e informar el grado de cumplimiento
entre la información y unos criterios establecidos.

Es sistemática, es decir, que deben existir un conjunto de

procedimientos lógicos y organizados que el auditor debe cumplir para la
recopilación de la información que necesita para emitir su opinión final.

La Auditoría se debe constituir como una herramienta de control y

supervisión que contribuya a la creación de una cultura de la disciplina
de la organización y permita descubrir fallas en las estructuras o
vulnerabilidades existentes en la organización1.

Para nuestro caso, resulta importante desagregar el concepto, según

área de aplicabilidad:
1
Artículo “Definición Genérica de Auditoria”. Licenciada Adelkys Rosa Sánchez. 2005

Elaborado por: Juan Carlos Barragán Bechara

Auditoria administrativa:

Examen global pero detallado, con crítica constructiva, del esquema

estructural de la organización, para evaluar su proceso gerencial, logros
de objetivos, procedimientos de trabajo, valores corporativos,
instalaciones, equipos y demás recursos.

Auditoria Financiera:

Es un campo de aplicación de la auditoría que se encarga de evaluar la

estructura financiera de la empresa en cuanto a los objetivos, recursos,
procedimientos, técnicas y normas aplicables en las áreas contable, de
tesorería y de presupuesto.

Auditoria de servicios de salud (Auditoria clínica):

Evaluación sistemática e imparcial de la estructura, procesos y

resultados involucrados en la prestación de los servicios con el fin de
orientar la toma de decisiones y asegurar la calidad.

Los criterios de estructura se refieren a aquellos atributos de un

programa o un servicio de salud que tienen que estar disponibles para
realizar el servicio de forma adecuada. Estos elementos incluyen: la
formación del personal, los ratios de personal, la estructura física, la
tecnología, estructura orgánica, soporte documental de la gestión,
insumos, suministros, sistemas de información, entre otros.

Los criterios de proceso se refieren a qué es lo que se hace con los

pacientes y cómo se hace. La premisa fundamental de cualquier
estándar de proceso es la siguiente: “siguiendo este proceso se
obtendrán mejores resultados.

En ocasiones, los criterios de proceso se ordenan en protocolos que

dicen cómo hay que diagnosticar y tratar una determinada enfermedad.
Cuando estos protocolos están basados en la evidencia científica se les
llama guías de práctica clínica.

Finalmente, los criterios de estructura, se refieren a la situación final

que se ha producido tras la prestación de un servicio.

Auditoria de Calidad en salud:

Elaborado por: Juan Carlos Barragán Bechara

Es un proceso que busca documentarse, para verificar, mediante
evidencias objetivas, la implementación y desarrollo de un Sistema de
Calidad. Auditar es verificar si lo ejecutado cumple con lo planificado,
tiene un énfasis en la verificación, en la selección de la evidencia
objetiva, en el examen crítico de lo encontrado y en la documentación
que sustente lo encontrado. De preferencia una institución a auditar
requiere de la existencia de un sistema de Calidad con documentación y
procesos específicos identificables.

Es una evaluación sistemática de las actuaciones y decisiones de las

personas e instituciones para determinar o evaluar si las actividades
prestadas relacionadas con la calidad de los servicios, cumplen con lo
planificado, o en el caso contractual con lo pactado y si éstas han sido
implementadas de manera efectiva que produzcan efectos en la calidad.
La esencia de su objetivo es mejorar la calidad de la atención. La
evaluación de una institución, en sí misma no trae como consecuencia la
mejora de la calidad, requiere de acciones correctivas y compromisos
institucionales cuando se detectan las fallas o deficiencias frente a lo
esperado2.

Auditoria Médica:

Evaluación crítica y periódica de la calidad de la atención médica que

reciben los pacientes, mediante la revisión y el estudio de las historias
clínicas y las estadísticas hospitalarias.

Auditoria médica de cuentas:

Auditar la Historia clínica con el fin de verificar su existencia y

cumplimiento de los principios de legibilidad, coherencia, pertinencia y
racionalidad, formulando las glosas a que hubiera lugar desde el punto
de vista médico.

Auditoría de Cuentas médicas:

2
“Auditoria Médica” Braulio Mejía García - MD-MSP - Dr. Francisco Álvarez Heredia - ECOE, 2009

Elaborado por: Juan Carlos Barragán Bechara

Evaluación sistemática de la factura o documento equivalente, para
verificar la coherencia entre los servicios contratados, los efectivamente
prestados y lo cobrado.

Independientemente del tipo de auditoría a desarrollar, es necesario

resaltar que el proceso de auditoria propuesta en este documento no
tien nada que ver con la auditoria tradcional, es decir aquella,
encaminada a detectar deficiencias o errores, producto de una
inspección de papeles silente, solitaria y suspicaz, que pareciera no
agregar valor al funcionamiento y desempeño de la organización.

La auditoria propuesta, busca determinar la eficiencia, la eficacia y la

economía con que se manejan los recursos disponibles de una
organización para el logro de sus objetivos y por ende el mejoramiento
de la calidad.

Finalmente, para cerrar el marco conceptual, es importante referirse a

las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS), que si bien
fueron desarrolladas en su momento para los procesos de auditoría
contable, resultan ser de gran utilidad para nuestro trabajo (Ver Articulo
en el Anexo 1).

PROCESO OPERATIVO DE LA AUDITORIA:

El modelo de auditoría para el mejoramiento de la calidad establecido en

Colombia, mediante el Decreto 1011 de 2006, nos permite visualizar
todos los elementos que conformar un modelo de auditoría sistemático,
que comprende desde la autoevaluación, hasta la formulación y
seguimiento de planes de mejoramiento, a través del desarrollo
operativo el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).

Para su ilustración, a continuación se presenta gráficamente:

CICLO PHVA PARA EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA PARA EL

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA ATENCIÓN EN SALUD 3
3
“Guías Básicas para la Implementación de las Pautas de Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad de la
Atención en Salud”. - Ministerio de la Protección Social. Programa de Apoyo a la Reforma de Salud. Centro
de Gestión Hospitalaria

Elaborado por: Juan Carlos Barragán Bechara

Planear:

- Realizar Auto-evaluación.

- Seleccionar procesos a mejorar.

- Priorizar procesos de obligatorio monitoreo y procesos con fallas de

calidad factores críticos de éxito.

- Definir la calidad esperada de los procesos priorizados (guías, normas,

manuales, etc.).

- Determinar las técnicas de auditoria que deben aplicarse para obtener

la información necesaria para monitorear los resultados.

- Identificar el líder auditor, su equipo de auditoria y cómo aplicarán las

técnicas de auditoria seleccionadas.

- Definir la oportunidad de la auditoria.

Hacer

-Diseñar el Plan de Acción de la Auditoria, sus objetivos y alcances.

(Qué, quien, dónde, cuándo, cómo, por qué).

Elaborado por: Juan Carlos Barragán Bechara

- Diseñar los papeles de trabajo, los formatos de registros que se
requieren para consignar la información que se pretende obtener, las
conclusiones, análisis y recomendaciones.

- Hacer cronograma para controlar la ejecución de la Auditoria.

- Definir criterios que garanticen la evaluación por pares.

- Asignar los recursos para la ejecución de la auditoría.

- Formular los indicadores de medición.

- Entrenar al equipo de Auditoria.

Verificar:

- Aplicar las técnicas de Auditoria seleccionadas y obtener la información

que se requiere.

- Registrar en los papeles de trabajo, la información obtenida.

- Determinar la necesidad de adquirir información adicional.

- Verificar la claridad y calidad de la información producto de la

aplicación de cada una de las técnicas de Auditoria utilizadas.

- Registrar la nueva información y las observaciones relativas al

procedimiento.

- Evaluar las diferentes fuentes.

- Identificar y analizar los factores de riesgo (eventos adversos).

- Determinar cómo se deben manejar esos riesgos para que impacten el

Sistema de Calidad

- Elaborar el Informe de Auditoría que consigne resultados, conclusiones

y recomendaciones que lleven a los resultados esperados.

Actuar:

Elaborado por: Juan Carlos Barragán Bechara

- Socializar los resultados de la Auditoria, los procesos que deben
generar Plan de Mejora y recursos.

- Acompañar al equipo en la aplicación de métodos de análisis y solución

de problemas.

- Soportar al equipo en la formulación del Plan de Mejoramiento.

- Hacer seguimiento al cumplimiento del Plan de Mejora.

- Monitorear a través de los Indicadores definidos con este fin, si el Plan

de Mejora es efectivo.

- Monitorear el aprendizaje organizacional y la estandarización de

procesos prioritarios, una vez logrados los resultados esperados.

FLUJOGRAMA DEL PROCESO Y DOCUMENTACION:

El paso a seguir será la diagramación del proceso. Se presentarán las

principales actividades del proceso macro de la auditoria para el
mejoramiento de la calidad y se detallarán los pasos necesarios para
lograr su operativización (Planeación, Ejecución e Informes), es decir
aquellos que se encuentran en otro color dentro de cada una de las
etapas del Ciclo PHVA:

Elaborado por: Juan Carlos Barragán Bechara

 A

Técnicas de auditoria:

La elección de las técnicas o instrumentos de análisis esta en relación

con la factibilidad de su aplicación y la pertinencia sobre los procesos a
auditar. Se debe utilizar aquellas que permitan obtener la información
necesaria y tener pruebas y evidencias de los hechos y circunstancias
inherentes con lo auditado.

El trabajo de auditoría se enmarca dentro del enfoque sistémico, por lo

tanto en su desarrollo se presentan procesos, procedimientos y
técnicas los cuales se reflejan en los papeles de trabajo y/o formatos de
registro. Se hace necesario tener claro las diferentes técnicas utilizadas;
haciendo la aclaración, que en la mayoría de los casos, hay necesidad de
emplearlas todas por cuanto el uso de una especial conduce a la
utilización de la otra.

Entre las técnicas más utilizadas en auditoria, están la observación,

inspección, confirmación, análisis, cálculo, muestreo estadístico,
flujogramas, indagación.
Elaborado por: Juan Carlos Barragán Bechara
Específicamente para un proceso de Auditoria Clínica las técnicas a
utilizar son:

TECNICA DESCRIPCION

Permite hacer un examen detallado de los documentos que hacen parte

de la Historia Clínica del paciente, con el fin de evaluar su correcto y
completo diligenciamiento y emitir un concepto de la manera mas
Inspección objetiva posible, acerca del tratamiento instaurado. Adicionalmente,
permitirá hacer un análisis sobre la racionalidad en la utilización de los
recursos y la pertinencia en la prestación de los servicios, así como de la
calidad del servicio.

Comprobar que la prestación del servicio cumpla con las metas

esperadas con relación a la oportunidad, calidad, eficiencia, y eficacia
Observación mediante el seguimiento del proceso de atención ambulatorio u
hospitalario de un paciente.

Complementar la evaluación mediante las averiguaciones pertinentes

escritas o verbales sobre puntos presuntamente débiles en el proceso
de prestación del servicio. Esta indispensable técnica en el proceso de
Indagación auditoría, la indagación, permite obtener con el paciente datos sobre la
oportunidad en la atención y la calidad del servicio; con el prestador del
servicio sobre la orientación del tratamiento hospitalario y
posteriormente el manejo ambulatorio.

Fuente: Guía de Auditoria de servicios de salud – ECOPETROL

Elaborado por: Juan Carlos Barragán Bechara

Plan general de auditoría:

PAPELES DE TRABAJO

La planeación es el eje principal del trabajo de auditoria sobre los

procesos prioritarios de la organización, ya que de su adecuada
formulación dependerá el logro de los resultados que satisfagan los
objetivos propuestos.

Los Objetivos determinan que es lo que se quiere auditar de los

procesos priorizados seleccionados.

Las estrategias, definen el Cómo auditarlo y permitan la toma de

decisiones apropiadas acerca de la naturaleza, oportunidad y alcance del
trabajo de auditoría. En otras palabras serán los procedimientos y
técnicas a utilizar.

Luego se determinan los perfiles de los auditores que se requieren para

la ejecución de la auditoría y su dedicación para alcanzar cada uno de
los objetivos propuestos.

Luego se define con que periodicidad se hará la auditoria. Semanal,

mensual, trimestral, etc., dependiendo del grado de variabilidad del
proceso auditado. Entre mayor variación tenga, la auditoría deberá
hacerse con más frecuencia. Por ejemplo, la evaluación de la
infraestructura física puede ser anual, mientras que la evaluación de la
satisfacción del usuario debe ser permanente.

La definición de los atributos de calidad puede ser el elemento

fundamental del Plan de auditoría, ya que sobre estos se construirán los
procedimientos de auditoría, programas de auditoria, instrumentos de
recolección de información y son los que nos permitirán evaluar la
calidad de los procesos auditados. En resumen es desagregar el
objetivo en los atributos a evaluar.

Como ya se mencionó anteriormente, para que la auditoria sea integral,

se recomienda definir atributos, como por ejemplo:

ESTRUCTURA PROCESO RESULTADO

Elaborado por: Juan Carlos Barragán Bechara
 Acceso Oportunidad Satisfacción
Seguridad Continuidad Altas
Señalización Integralidad Reingresos
Atención Racionalidad técnico- Impacto
Ubicación científico Cobertura
Suficiencia Correspondencia servicios Posicionamiento
Disponibilidad prestados- facturados – Calidad de vida
Uso convenidos
Vigencias
Autorizaciones

Finalmente, el auditor deberá prever, en la medida de lo posible, los

riesgos que se pueden presentar durante la ejecución del proceso, es
decir tratar de anticiparse a la probabilidad de que suceda un evento y
que tenga consecuencias adversas para la auditoría.

El formato para la elaboración del Plan General de Auditoria se

encuentra en el Anexo No.2

Papeles de trabajo:

Los Papeles de trabajo, son los formatos de registros (programa de

auditoría, formatos, listas de chequeo, guías, transcripciones,
memorandos, etc.) preparados o conseguidos por el auditor, que se
requieren para consignar la información que se pretende obtener, las
conclusiones, análisis y recomendaciones.

Sirven como soporte o referencia para elaborar el informe final de

auditoría, respaldan la opinión del auditor, son la constancia del trabajo
realizado y sirven de guía para las evaluaciones posteriores. La
información consignada en ellos, es de responsabilidad del auditor y son
de carácter confidencial.

Para elaborar los papeles de trabajo, se debe partir del o de los

objetivos del Plan General de Auditoria, las estrategias propuestas y
fundamentalmente de los atributos de calidad a evaluar.

Usualmente, los formatos, listas de chequeo, encuestas, entre otros

sirven para evaluar variables de estructura y resultado; pero para

Elaborado por: Juan Carlos Barragán Bechara

evaluar atributos de proceso, se utilizan más los programas de
auditoría.

Un Programa de auditoría, es un documento que involucra una serie de

instrucciones, que le permiten al auditor, controlar, documentar y
registrar la ejecución de la auditoria. Este incluye los objetivos
específicos a evaluar y una metodología clara y concisa.

Es recomendable, que si utilizan otros formatos de registro (listas,

encuestas, etc.), estos se encuentran articulados con el Programa de
Auditoría, es decir que su aplicación, sea una de las instrucciones del
programa.

Un modelo de Programa de auditoría se encuentra en el Anexo No. 3.

EJECUCION E INFORME DE AUDITORIA

Terminada la etapa de planeación se da inicio a la etapa de ejecución,

constituyéndose en el trabajo de campo propiamente dicho. En esta fase
el auditor se desplaza a las áreas donde se aplicarán las pruebas
diseñadas (formatos), las cuales serán documentadas en los papeles de
trabajo, como evidencia del trabajo realizado.

Para la aplicación de las pruebas diseñadas, será necesario identificar y

utilizar alguna de las técnicas de auditoría, anteriormente presentadas.

Al iniciar la ejecución, se revisará si los formatos son los más adecuadas

para evaluar los atributos de calidad identificados. Es decir se hará una
especie de prueba piloto.

Elaborado por: Juan Carlos Barragán Bechara

Se harán los ajustes necesarios a los formatos y se continuará con su
aplicación.

La información recopilada durante la fase de ejecución debe ser

validada, es decir tener certeza de que los datos son confiables y que
además las fuentes de información consultadas eran las más idóneas.
Una forma de, hacerlo es presentarle al responsable del proceso
evaluado los hallazgos encontrados, antes de la elaboración del informe
final.

Los papeles de trabajo deben ser referenciados, es decir cada uno de los
papeles deber ser identificado con una sigla numérica o alfa numérica
secuencial, lo cual permitirá su rápida ubicación, cuando así se requiera.
También se recomienda que cada papel se encuentre firmado por el
auditor y con la fecha en la cual se diligenció.

La referencia asignada a cada papel de trabajo, es la que se debe

consignar en la columna “Referencia a papel de trabajo”, como se indica
en el Anexo No. 3.

Finalmente, los papeles de trabajo se organizan, es decir se archivan a

través de Legajos. Existen dos tipos de archivos o legajos de auditoría,
el archivo o legajo permanente que contiene todos los papeles que son
de continuo interés y consulta permanente, y el archivo o legajo
corriente contiene los papeles de trabajo acumulados durante el período
auditado.

Elaborado por: Juan Carlos Barragán Bechara

INFORME DE AUDITORIA:

Terminada la fase de ejecución de la auditoría y habiendo aplicado las

pruebas, se da inicio a la etapa de preparación de informes, la cual
demanda un manejo eficiente del tiempo, para no comprometer la
oportunidad en la entrega de los mismos.

El informe al igual que cualquier otro informe, es esencialmente un

instrumento de comunicación por el cual el auditor expresa, en forma
resumida, sus observaciones y comentarios al respecto de la auditoría
realizada.

Será necesaria la tabulación de los datos recopilados, así como su

análisis. Posiblemente, será necesario revisar las pruebas aplicadas y
complementar o revalidar la información recopilada.

El informe de Auditoría debe cumplir con los principios siguientes:

 
. Que se emita por el jefe de grupo de los auditores actuantes.

. Por escrito.

. Oportuno.

Elaborado por: Juan Carlos Barragán Bechara

 . Que sea completo, exacto, objetivo y convincente, así como claro,
conciso y fácil de entender.

. Que todo lo que se consigna esté reflejado en los papeles de trabajo y

que responden a hallazgos relevantes con evidencias suficientes y
competentes.

. Que refleje una actitud independiente.

. Distribución rápida y adecuada.

El Informe final tendrá los siguientes capítulos:

El Memorando de Auditoria:

Carta remisoria del informe final de auditoría.

Dictamen u Opinión:

El dictamen presentará un resumen del Plan General de Auditoría, el

alcance y salvedades si las hay.

La opinión del auditor, a través de alguna de las siguientes alternativas:

a. Opinión limpia o sin salvedades

b. Opinión con salvedades o calificada
c. Opinión adversa o negativa
d. Abstención de opinar

y las conclusiones y comentarios finales del auditor.

Observaciones de Auditoria:

Elaborado por: Juan Carlos Barragán Bechara

Descripción del proceso auditado, hallazgos encontrados y
recomendaciones frente a los hallazgos, los cuales se encuentran
documentados en los Papeles de trabajo.

Elaborado por: Juan Carlos Barragán Bechara