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Rapport intégral de diagnostic

Diagnostic de l’existant en matière de SI

Société "Garden Tex"

Equipe des consultants :

CIZA MAFUNDWE Grace 7198


HARDOUZI Maha 4866
FTAITA Oussama 4750
EL AMRANI Abdessamad 4785

Consulting IT
Tél : (+33) 04 14 34 46 77 / 01 75 15 75 20
Adresse : 98 rue Banaudon, Lyon, Rhône-Alpes, 69008
Table des matières
Contexte et objectifs de la mission ...................................................................................... 2

Contexte général de la mission .................................................................................... 2

Objectifs de la mission .................................................................................................... 3

Méthodologie suivie et organisation du travail ............................................................ 3

Méthodologie suivie ......................................................................................................... 3

Organisation du travail .................................................................................................... 4

Déroulement de la mission et de l’entretien ................................................................... 5

Constats du diagnostic ............................................................................................................... 8

Risques & Recommandations ................................................................................................ 9

Conclusion ..................................................................................................................................... 10

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Contexte et objectifs de la mission

Contexte général de la mission

Notre client "Garden Tex" est une entreprise française spécialisée dans la production et la
commercialisation du mobilier extérieur, et plus particulièrement du mobilier des jardins. Elle
emploie 200 personnes dont 30 sont fonctionnaires de bureaux.

Garden Tex a réalisé un Chiffre d’Affaires de 12 millions d’euros en 2017, dont 20% seulement
avec les clients de la France, et 80% avec des clients étrangers.

La société dispose de deux sites, éloignés géographiquement, le siège social ainsi qu’un site de
production éloignée de près de 30 kilomètres.

Depuis quelques mois, les dirigeants de "Garden Tex" se trouvent dans l’incapacité de gérer
leurs opérations. Ils expriment explicitement leur mécontentement de la situation vue qu’ils
n’ont pas une visibilité par rapport à leur activité en raison d’un système d’information obsolète,
composé de parc informatique archaïque et l’absence d’un responsable ayant comme mission
principale, la supervision du système d’information de l’organisation.

Ainsi, cette mission de diagnostic s’inscrit dans le cadre de la méthodologie scientifique suivie
par notre cabinet "Consulting IT" pour l’estimation et l’analyse de la situation informatique
actuelle de la société.

Cette phase, qui consiste en un diagnostic global et détaillé de l’existant, est une étape
préliminaire fondamentale et nécessaire pour mener à bien l’identification des besoins de la
société en matière de systèmes d’information et pouvoir révéler les dysfonctionnements et les
failles du SI mis en place et proposer par la suite des solutions appropriées.

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Objectifs de la mission

L’objectif ultime de notre intervention est de conseiller "Garden Tex" dans le choix et la mise
en place d’action de correction et d’amélioration de son système d’information et voire même
élaborer un nouveau système efficace et permettant à la direction de "Garden Tex" de
poursuivre ses orientations stratégiques.

Un système d’information solide et efficace permettra à la société d’accroitre son C.A, sa


rentabilité et assurer une meilleure visibilité par rapport à ce qui se passe au sein de l’entreprise.

L’intervention de notre cabinet aura, comme but, d’effectuer un diagnostic intégral de la


situation informatique actuelle de "Garden Tex", sur 3 niveaux :

 Parc informatique

 Architecture fonctionnelle et structure organisationnelle

 Architecture applicative

 Systèmes d’information

Méthodologie suivie et organisation du travail

Méthodologie suivie

Le travail de diagnostic commencera par une phase préparatoire visant la prise de connaissance
générale de la société, en termes de structure organisationnelle et de mode opératoire de
fonctionnement de ses différentes composantes.

L’équipe de consultance s’intéressera par la suite à la définition du cadre général de la mission


de diagnostic en précisant la feuille de route à suivre et puis en précisant les moyens et méthodes
à mettre en œuvre.

L’équipe de consultance a pris le choix d’élaborer un guide d’entretien unique avec un ensemble
de fiches standard de pointage servant d’outils pour l’analyse de la situation informatique de la
société et l’identification des risques SI.

Le guide d’entretien élaboré sert de repère lors de l’entretien à mener avec le directeur de
"Garden Tex"

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Organisation du travail
Voici un schéma récapitulant l’organisation de travail de l’équipe des consultants pour les
différentes étapes de la mission de diagnostic :

Etape 1
Recherches et
investigations sur la
société "Garden Tex"

Etape 7 Etape 2
Présentation des constats et Entretien avec le directeur de
recommandations et la société et programmation
approbation du livrable de visites éventuelles

Etape 6 Etape 3
Relecture des consats et
Collecte des données et
formulation des
des réponses d'entretien
recommandations

Etape 5 Etape 4
Interprétation des
Analyse des données et
résulatst et formulation
déduction des résultats
des constats

Figure 1 : Etapes de la mission de diagnostic SI

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Déroulement de la mission et de l’entretien
La mission s’est déroulée comme suit :

Réunion d'ouverture Consultation de la Tenue de l'entretien


et de signature documentation avec le directeur

Déduction des
Réunion de clôture
résultats de l'analyse
Analyse des données et soumission du
et rédaction du
livrable
livrable

Figure 2 : Schématisation du déroulement de la mission

Juste après la signature du contrat de prestation, et avant d’entamer la phase d’entretien, les
consultants ont commencé par une préparation pour le projet à travers la consultation de
quelques documents relatifs à la société "Garden Tex", après avoir les demandés du directeur.
La documentation sur la société permet à l’équipe de prendre une connaissance générale sur
l’association, ses objectifs, sa structure organisationnelle, ses activités et ses aspirations par
rapport à la mission de diagnostic.
Par la suite, l’équipe des consultants s’est dirigée vers le siège de la société "Garden Tex", et
l’entretien programmé avec le directeur général de la société a eu lieu.
Voici le déroulement détaillé (question/réponse) de l’entretien avec le directeur de "Garden
Tex" :

Quel est votre métier ?


 Commercialisation du mobilier des jardins et tout autre mobilier extérieur, vieille société
familiale fondée par le père.
Avez-vous un organigramme d’entreprise ?
 NON PME
 Les gens savent ce qu’ils doivent faire
Quels sont vos objectifs stratégiques ?
 Gagner plus d’argent
 Meilleur C.A
 Meilleur rentabilité
 Aucun moyen de piloter l’entreprise
 Pas de connaissance

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 Manque d’info
 Force de vente vieillissante (fiche bristol)
 Pas de vision claire
 Pas de réunion évite de perte de tps
 Comptable et cabinet comptable pour les données chiffrées (6mois après réception des
documents)
 Aucun tableau de bord, la directrice aimerait en avoir
Quels sont vos objectifs Fonctionnels ?
 Aller vite, bien, pas de perte de temps au téléphone (toujours au tel avec fournisseur), plus
efficace
Quels sont vos objectifs Technologiques ?
 Système vieillissant HP 3000
 SI trop dispersé et hétérogène (trop de copier/coller les données et double saisie par les
différents services)
 Résultat non fiable
 Etat de stock non OK (pas de MAJ) achats non réalisés, Approuvé non fait
 Véhicule pour aller au siège, village à côté
 Aller-retour entre siège et site de production pour l’état des stocks
Le parc informatique
 Tous les services st équipé avec vieux PC, quelque PC portables pour Force de vente
nomade
 Ne nécessite pas la présence de quelqu’un en permanence
Quel sont vos attentes en terme de SI
 Eviter trop de perte de tps
 Avoir des données fiables
 Avoir un SI pas trop cher
 Avoir un SI centralisé
 Reporting et aide à la décision
Est-ce que le responsable informatique est présent dans le comité de direction « élargi » ?
 La direction est seule présente
Qui est le responsable informatique ?
 Responsable informatique = contrôle de gestion car c’est lui qui avait le plus de
connaissance, il est polyvalent
 Communication dans les bureaux
 Communiquer avec atelier à partir du siège est difficile (production isolé)
 Peu de communication
 Messagerie ms manque d’info
 Pas de réunion pas le tps
Comment sont transmises les informations entre le standard et les autres services ?
 Les informations entrantes arrivent au standard
 Courrier donné par les standardistes

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 Bon de commande partent
 Pas beaucoup de papier
Archivage
 Cave de l’atelier
 Aucune sécurité
Comment se passe la gestion de clientèle entre les commerciaux ?
 Un secteur pas commercial
 Vente essentiellement en Europe
 Que par le passage des commerciaux
 Quelques particuliers
 Passe par la Grande distribution
 Seul contact : avec les commerciaux
 1 site de production
Quels sont les différents logiciels utilisés par les services ?
 La direction ne connait pas les noms. Il faut voir avec le comptable
 Logiciel comptable
 Base pour les commandes, factures
 Etat papier donné pour le comptable (qui les saisis par la suite sur logiciels)
Communication entre les différents services ?
 Lundi, les commerciaux arrivent et partent le lundi après-midi
 Ils donnent les docs sr papier aux assistantes qui appellent la production pour voir si
production peut se faire
 « Informaticien » a essayé de mettre en place une gestion informatisé avec un schéma de
production mais pas efficace
 Le SI a été mis en place avec très peu de moyen
 Le cabinet de comptable certifie les comptes

Sur la base des données collectées lors de l’entretien avec le directeur de "Garden Tex", et après
une analyse approfondie et minutieuse de l’ensemble des données et des informations
concernant la société, l’équipe des consultant a pu dégager les constats ci-dessous :

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Constats du diagnostic
Constats généraux
1. "Graden Tex" est une PME n’ayant pas une direction de Système d’information
2. "Graden Tex" ne travaille pas avec un organigramme structuré (elle travaille depuis longtemps
sans un organigramme (absence de l’organigramme)
3. "Graden Tex" dispose d’un manuel de procédure pour la fonction de production, mais dans le
reste des fonctions elle ne dispose pas d’une procédure formalisée
4. Au niveau de cette entreprise, Il existe des chargés des métiers
5. "Graden Tex" vise le marché national et international (20% à l’export / 80% local)
 Elle trouve des difficultés de se positionner dans les deux marchés.

6. "Graden Tex" est dans un véritable défi de :


 Une régression des ventes dans les deux marchés,
 Nouveaux concurrents qui arrivent
 Problème de traçabilité et de reporting (regroupement des données)
7. L’objectif fonctionnel de l’entreprise : repositionner dans les deux marchés
8. L’objectif stratégique : Viser la stratégie de production et la stratégie commerciale.
9. L’objectif technologique : Revoir le parc informatique au niveau du matériel et logiciel
10. Le responsable informatique est le contrôleur de gestion
11. Le responsable informatique travaille comme un pompier (en cas d’urgence)
12. Le site de production réserve un espace de stockage des données
13. La communication au sein de l’entreprise est obsolète : Chaque fois ils sollicitent le courtier
(Chauffeur) pour l’échange des informations & des documents entre les sites
 Objectif de l’entreprise : Digitaliser la communication interne & externe
14. L’entreprise adopte une démarche commerce directe qui est classique à travers des catalogues
 Objectif de l’entreprise : Adopter un site internet (Portail commercial électronique)
15. Au niveau de la sécurité informatique : L’entreprise a un problème des virus, à cause de
l’utilisation massive des clés USB pour importer et exporter les fichiers.
16. Absence des actions préventives contre les pannes du parc informatiques
17. Estimation du budget : L’entreprise voulait s’investir dans le nécessaire surtout qu’elle est
actuellement dans une situation de crise.
 Solution : adopter un mode de financement bancaire + N’adopter pas des solutions qui sont
trop chères

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Risques & Recommandations
En examinant les constats dégagés, l’équipe arrive à identifier les risques suivants :

 Double saisie et mauvaise saisie


 Difficulté voire l’impossibilité de suivi des opérations
 Pas de traçabilité et de fiabilité de l’information
 Pas de possibilité de rapprochement entre le matériel et le virtuel enregistré sur le
système
 Perte de temps dans l’établissement des commandes
 Absence de visibilité pour les dirigeants : Absence de reporting périodique
 Risque de fraudes
 Impossibilité de détermination des couts (Absence de comptabilité analytique)
 Risque lié aux responsabilités et fonctions : Service informatique assuré par le
contrôleur de gestion (accès direct aux sources d’informations)
 Incompétence : compétences informatiques demandées du contrôleur de gestion

Sur la base des constats révélés après l’analyse des données et des informations misent à la
disposition de l’équipe Consulting IT, les consultants proposent les recommandations
suivantes :

1. Adopter des solutions Open source (moins chers + Sécurisés et crédibles)


2. Bénéficier des programmes d’appui et d’aide des PME marocaines dans la mise en
place des solutions informatiques.
3. Mettre en place un département dédié à la direction des SI, et y désigner un
responsable compétant.
4. Concevoir un schéma directeur SI comme début de transition du système adopté vers
un système formalisé et efficace

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Conclusion
A l’égard de l’équipe des consultants, le diagnostic du système d’information mis en place est
une étape jouant un rôle déterminant pour le succès du projet d’amélioration et du
renouvellement la mission d’étude des besoins en systèmes d’information de l’entité par la
suite.

Ainsi, les résultats de cette analyse serviront de base pour l’ensemble des responsables
dirigeants de "Garden Tex" et pour toute partie intéressée de la société pour mieux connaitre
l’aspect informatique du fonctionnement des différents départements et composantes.

De même, la mission de diagnostic n’est que la base et le début d’un travail plus approfondi de
conception et d’amélioration du système d’information et l’identification des solutions
pratiques et adaptées au contexte et aux spécificités de "Garden Tex".

Ainsi, le travail sur la mission de diagnostic SI pour la société "Garden Tex" prend fin avec la
soumission du présent livrable, dans l’attente de son approbation définitive.

L’équipe Consulting IT était fière et honorée de recevoir un feedback positif et des remarques
sur le déroulement de la mission et saisie l’occasion pour remercier fort tous les collaborateurs
de "Garden Tex" pour leur contribution à l’obtention des résultats utiles pour le succès de la
mission de diagnostic.

L’équipe Consulting IT adresse ses salutations et remerciements chaleureux à Monsieur le


directeur de la société "Garden Tex" pour la qualité des informations fournies et pour le temps
et l’effort consacrés à l’équipe, pour son admirable professionnalisme et dévouement.

L’équipe Consulting IT vous remercie pour votre confiance et


souhaite parvenir à votre satisfaction.

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