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Les opérations de la gestion des stocks

Les inventaires A tout moment, le gestionnaire doit être capable de fournir un état des stocks pour
chaque référence en quantité et en emplacement. Pour vérifier la qualité de l’état des stocks
(différence entre stock réel et image informatique du stock), il faut effectuer des inventaires, et
éventuellement remettre à jour l’image informatique. Un inventaire consiste en une opération de
comptage des articles dans les rayons du magasin. On trouve principalement trois types d’inventaire.

L’inventaire permanent :

Il consiste à tenir à jour en permanence les quantités en stock de chaque article grâce aux
transactions.

L’inventaire intermittent :

Il est en général effectué une fois par an en fin d’exercice comptable. Il est effectué pour tous les
articles de l’entreprise, d’où une grosse charge de travail qui perturbe son activité.

L’inventaire tournant :

Il consiste à examiner le stock par groupe d’articles et à vérifier l’exactitude en quantité et


localisation de ces articles. On définit généralement des fréquences différentes d’inventaire tournant
selon l’importance de l’article.

Un inventaire des stocks à plusieurs utilités, certaines sont légales et d’autres organisationnelles.
L’inventaire est obligatoire pour constater la valeur des produits que vous avez physiquement en
stock.

Le but étant d’impacter cette valeur dans votre comptabilité au moment de la clôture et donc du
bilan comptable. L’inventaire va vous permettre de faire la différence entre les quantités que vous
suivez dans votre logiciel de gestion et les quantités réelles présentes.

S’il y a des écarts de quantités, cela peut permettre de mettre en évidence des problèmes dans le
processus de gestion, des pertes, voire même des vols.

9. La relation entre la fonction achat de la fonction approvisionnement

Ces deux fonctions sont bien évidemment indépendantes. Dans la réalité d’une entreprise, elles sont
souvent soit hiérarchisées, soit groupées dans une structure plus globale, soit indépendante soit
confondues.

On a quatre situations comme suite :

La fonction achat englobe les approvisionnements :

Cette situation se retrouve très souvent chaque fois que les conditions d’achats sont très variables et
que leur incidence sur les résultats de l’entreprise peut être forte .Ce sera, par exemple, le cas de
certaines centrales d’achat où les négociations avec les fournisseurs conditionnent la compétitivité
des magasins rattachés à la centrale et où les cascades de promotions, campagnes publicitaires,
offres spéciales… donnent aux acheteurs le premier rôle.
La fonction approvisionnement commande les achats :

Dans cette situation, les conditions d’achats peuvent être établies et fixées pour des durées
déterminées. De plus, il est possible que dans ce type d’entreprise, l’approvisionnement soit réputé
prioritaire (entreprises de production par exemple).

Les deux fonctions intégrées dans une autre structure :

La structure peut être la direction générale elle-même ou une division logistique, qui intègre souvent
dans ce cas aussi la fonction entrepôt. Les relations fonctionnelles sont horizontales, alors que dans
les hypothèses précédentes, elle était verticale suivant en cela l’organigramme lui-même.

Achats et approvisionnements sont confondus :

Les mêmes personnes négocient et commandent. Il s’agit de situations où les stratégies déterminent
les décisions d’approvisionnement. On observe généralement cela lorsque la décision de commande
doit suivre très rapidement la négociation d’achat.

Les achats sur des marches internationaux à fortes fluctuations des cours, les achats de lots d’articles
ou de produits sensibles aux modes, ceux de produits frais ou uniquement sur promotions ou offres
particulières entrent dans cette catégorie. La décision d’achat se doit d’être rapide et sera encadrée
éventuellement par des autorisations de la fonction direction générale et des avis de la fonction
finance / comptabilité.

La fonction approvisionnement

D’une manière générale, la fonction approvisionnement a pour rôle organiser, planifier et contrôler
l'ensemble des stocks appartenant à l'entreprise. Son objectif principal est l'établissement d'un
équilibre entre la qualité de service et les coûts de possession de stock. Elle agit de ce fait
principalement sur :

 La planification des commandes de réapprovisionnement (fréquence et dates d'émission des


ordres d'approvisionnement) ;
 La détermination des quantités de commandes (calcul des quantités à approvisionner). En
effet, pour éviter les surstocks ou les ruptures de stocks, il faut disposer du juste nécessaire
car trop ou peu de stock engendre des coûts (pertes liées à l’arrêt de la production, coûts des
ruptures, risques de détérioration, besoin de ressources supplémentaires pour le stockage,
etc) ;
 Le déclenchement des commandes à travers des demandes d’achats ou ordres
d’approvisionnements fermes ;
 La gestion des moyens de manutention et de stockage. Les fonctions « Achats » et «
Approvisionnement » n'ont souvent pas été dissociées car elles travaillent conjointement
dans l'évaluation des fournisseurs, le traitement des litiges, la détermination et le choix du
réseau logistique (conditions de mise à disposition des produits) et le choix des moyens de
transport. Il ressort cependant de cette analyse que leurs missions respectives sont
totalement différentes. Il convient donc de les apprécier dans une logique de
complémentarité.
La gestion de service d’approvisionnement
Un service des approvisionnements doit pouvoir compter sur une expertise multidisciplinaire
capable de satisfaire tous les désirs des personnes qui font une demande « la fonction
approvisionnement doit adopter un rôle plus stratégique et plus proactif qui influencera
positivement sur la direction dans sa prise de décisions stratégiques plutôt que d’agir comme
l’intermédiaire dans la réalisation des objectifs des autres fonctions de l’entreprise.
De nos jours, les demandes sont de plus en plus techniques et complexes à cause de l’entrée
d’autres facteurs qui sont les suivants :
 L’importance de contrôler le coût d’acquisition des biens et des services.
 l’effet des dépenses sur les profits et les écarts financiers.
 La nature des biens et des services nécessaires au bon fonctionnement des
entreprises.
 Les conditions du marché qui sont en constante évolution.
 Les connaissances et le savoir-faire des personnes qui font des demandes.
 La localisation des sources d’approvisionnement.
 La croissance du nombre des sous-traitants.
 la modification des valeurs et des modes de fonctionnement des autres directions et
entreprises.

. Le tableau de bord
le tableau de bord est défini par D. BOIX & B. FEMINIER, « le Tableau de Bord est un outil destiné au
responsable pour lui permettre, grâce à des indicateurs présentés de manière synthétique, de
contrôler le fonctionnement de son système en analysant les écarts significatifs afin de prévoir et
de décider  »..

Les principales objectifs du tableaux de bord sont :

*D’obtenir rapidement des indicateurs de gestion essentiels qui intéressent le responsable


concerné pour guider sa gestion et en apprécier les résultats ;

*D’analyser l’évolution, en temps réel , des indicateurs de gestion à l’aide d’écarts, de ratios,
de clignotants 

*De mesurer les effets des actions correctives ;

*De favoriser la communication interne transversale et par voie hiérarchique.

*Utilisation du tableau de bord a l'OCP

Il s'agit d'un document qui fait apparaître non seulement les résultats financiers dégagés pendant un
mois, mais aussi bien le cumul des résultats obtenus pendant les mois qui précédent et qui font
partie du même exercice.
Le tableau de bord permet de constituer une comparaison entre le résultat de l'exercice antérieur
ainsi les prévisions initiales et celles de clôture aux résultats obtenus lors du mois en question.

Les éléments sur lesquels on met le point pour la préparation d'un tableau de bord sont relatifs
essentiellement au(x) :

 Ventes du groupe OCP : on parle ici des ventes quelles soient locales ou exportations, et
portent sur le phosphate ou les produits dérivés du phosphate.
 Compte de produits et de charges : cette partie est consacrée aux CPC de l'ensemble des
firmes qui constituent le groupe OCP (OCP ; PMG ; PMK ; PB ; MP ; PCS ; PCJ) y comprises les
filiales telles que EMAPHOS ; IMACID
 Budget de fonctionnement - pôle mine 
 Budget de fonctionnement- pôle chimie 

*Caractéristiques et rôles du tableau de bord 

Le tableau de bord a deux missions essentielles ; une mission d'information et de communication et


une mission de gestion.

Le tableau de bord est un instrument de communication et de décision qui rassemble un ensemble


d'informations significatives à caractère financier, commercial, technique et social.

Ainsi Le tableau de bord aide à la décision, car il donne toutes les informations dites nécessaires ainsi
que les points clés de la gestion.

*Les instruments  utilisés  pour l'analyse des tableaux de bord au sein du Département  :

Les instruments les plus fréquents sont les écarts, les ratios, les graphiques et les clignotants.

A-Les écarts :

Le contrôle budgétaire permet le calcul d'un certain nombre d'écarts entre les objectifs et les
réalisations et de repérer ceux qui présentent un intérêt particulier pour le destinataire du tableau
de bord.

Une analyse des écarts des différents indicateurs du TdB fait ressortir les graphiques ci-dessous pour
une meilleure lecture des performances de l’entreprise :

B- Les ratios :

Un ratio est un rapport significatif entre deux grandeurs. Un ratio vérifie les principes suivants :

 Un ratio seul n'a pas de signification ; c'est son évolution dans le temps et dans l'espace qui
est significative.
 Il faut définir le rapport de telle sorte qu'une augmentation du ratio soit signe d'une
amélioration de la situation.
 La nature du ratio dépend du destinataire et de son niveau hiérarchique.

C- Les graphiques :

Ils donnent la visualisation des évolutions et la mise en évidence des changements des rythmes et
des tendances. Les graphiques peuvent être de plusieurs formes.

D-Les clignotants :

Ce sont des limites définies par l'entreprise et considérés comme variables d'action. Lorsque ces
limites sont dépassées, le responsable doit entreprendre des actions correctives.

Le contrôle de gestion est soumis autant que discipline posée pour un bon management soit pour les
établissements publiques ou privées, appliqué à l'aide de ses outils, spécialement le tableau de bord,
un outil si simple et fascinant pour mettre en oeuvre toutes les prévisions, les résultats et
comparaison d'écart.