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Índice
Introduҫão..........................................................................................................................................2
Objectivo geral..................................................................................................................................2
Objectivos específicos.......................................................................................................................2
Metodologia.......................................................................................................................................2
Cap ítulo I..........................................................................................................................................3
Sistema de Informaҫã........................................................................................................................3
1.1. Conceitos básicos de: Sistema, Informaҫão e Sistema de Informaҫão........................................3
1.2. Revisão de literatura: Sistema de informaҫão.............................................................................4
1.2.1. Tipos de Sistema de Informaҫão (SI).......................................................................................4
1.2.2. Funҫões básicas de um sistema de Informaҫão........................................................................4
1.4. Importância de SI e sua relaҫão com a estratégia da organizaҫão...............................................5
1.5. Recursos de um sistema de informaҫões na Organizaҫão...........................................................6
1.6. Elementos de um Sistema de Informaҫão...................................................................................7
Capítulo II.........................................................................................................................................8
Novas tecnologias de comunicaҫão...................................................................................................8
2.1. Coneituaҫão................................................................................................................................8
2.2. Características das novas tecnologias de comunicaҫão...............................................................8
2.3. Tipos de NTIC............................................................................................................................8
2.4. Revolução digital: o advento da internet.....................................................................................9
2.4.1. Origens da Internet..................................................................................................................9
2.4.2. A internet como um paradigma para a comunicação organizacional.....................................10
2.4.3. Importância da Internet nas organizaҫões..............................................................................11
2.4.4. Desafios que a internet impõe nas organizaҫões....................................................................12
2.4.5. Os websites como um meio de comunicação por excelência nas organizaҫões......................12
2.4.6. Importância dos websites.......................................................................................................13
Capitulo III......................................................................................................................................14
Organizaҫão e Gestão das Reuniões................................................................................................14
3.1. Conceito de reunião..................................................................................................................14
3.2. Objectivos a serem desenvolvidos com a gestão das reuniões nas organizaҫões......................14
3.3. Importância das reuniões nas organizaҫões...............................................................................15
3.4. Reunião como ferramenta de comunicação...............................................................................16
3.5. Planeamento das reuniões.........................................................................................................16
3.6.Tipos de Reuniões......................................................................................................................16
Consideraҫões finais........................................................................................................................19
Referências bibliográficas................................................................................................................21
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Introduҫão
Com o passar do tempo, as empresas e organizações foram percebendo as necessidades
inerentes ao controle de suas atividades e processos. Estas necessidades foram evidenciadas
mais fortemente à medida que as operações e seus processos tornaramse mais completos e,
por conseguinte, mais complexos. Além disso, o volume de dados e informações que
passaram a transitar nas empresas foi elevado sobremaneira. Neste contexto, as ferramentas e
meios de controle, passaram a fazer parte do universo de discussão nas organizações e surge
com força o termo sistemas de informação, como uma possível resposta a estas demandas.

Os sistemas de informação, para Brien, (2004), são um conjunto organizado de pessoas,

hardware, software, redes de comunicação e recursos de dados que coletam transformam e
disseminam informações em uma organização.

Ė na base desta premissa que o presente trabalho da cadeira de Relaҫões Públicas e

Comportamento Organizacionnal intitulam-se: sistema de Informaҫão, educaҫão de novas
tecnologias de informaҫão e organizaҫão e gestão de reuniões.

Objectivo geral
O objectivo geral do trabalho, cinge-se em compreender o sistema de Informaҫão, olhando
para os conceitos, tipos e importância e, a educaҫão de novas tecnologias de informaҫão e
organizaҫão e gestão de reuniões.

Objectivos específicos
Facilitar o materializaҫão do objectivo geral, predefinimos os seguintes objectivos
específicos:

 Caracterizar o sistema de Informaҫão;

 Explicar a educaҫão de novas tecnologias de informaҫão;
 Aferir a organizaҫão e gestão de reuniões

Metodologia
Para tornar possível a realização desta pesquisa, recorreu-se a metodologia de pesquisa
bibliográfica que, segundo Marconi e Lakatos (2003), “a pesquisa bibliográfica é um
apanhado geral sobre os principais trabalhos já realizados (livros, revistas e publicações),
revestidos de importância, por serem capazes de fornecer dados actuais e relevantes
relacionados com o tema”.
 3

Capítulo I

Sistema de Informaҫão

1.1. Conceitos básicos de: Sistema, Informaҫão e Sistema de Informaҫão

 Sistema - é o conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente,
formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função.

Considera-se um sistema, um conjunto de elementos interdependentes em um todo

organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo. Entretanto, é
necessário compreender que os sistemas podem ser abertos ou fechados, sendo que o
primeiro, está em constante interação com o meio, influenciando e sendo influenciado. Já o
segundo (sistema fechado), apesar de estar inserido em um meio, não sofre alteração e
também não causa interação no meio onde está inserido. (De Sordi, 2010, p. 99).

 Informaҫão

Para Caiçara, (2008, p. 34) a informação pode ser entendida como a medida da
incerteza sobre um determinado estado de coisas por intermédio de uma mensagem. Torna-se
necessário compreender que um dado transforma-se em informação à proporção que adquire
contexto, ou seja, a informação é um dado contextualizado. Um dado é um fato bruto, sem
contexto e por si só, pouco relevante. Já informação vem do latim informare, que significa
“dar forma”.

 Sistema de Informaҫão (SI)

Um sistema de informação (SI) é uma combinação de pessoas, hardware, software,

redes de comunicações e recursos de dados que colceta, transforma e dissemina informações
em uma organização. (Marques, 2006)

Por sua vez De SordI (2010, P. 110) comunga a mesma ideia de Marques e difene
um Sistemas de Informação como um "Conjunto de componentes inter-relacionados que
coletam, processam, armazenam e distribuem informações para apoiar o controlo e a tomada
de decisão em uma organização"

"Um sistema de informação, naturalmente, é considerado um sistema aberto, visto

que faz interface com o meio ambiente (macro), sofre interferência deste meio e influencia o
meio onde está inserido" (Idem).
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1.2. Revisão de literatura: Sistema de informaҫão

Entender a administração e o uso responsável e eficaz dos sistemas de informação é
importante para gerentes e outros trabalhadores do conhecimento na sociedade de informação
global de hoje. Sistemas e tecnologias da informação se tornaram um componente vital para o
sucesso de empresas e organizações. Os sistemas de informação constituem um campo de
estudo essencial em administração e gerenciamento de empresas uma vez que são
considerados uma importante área funcional para as operações das empresas. (Martins, 2008).

1.2.1. Tipos de Sistema de Informaҫão (SI)

De acordo com (Marques, 2006, p. 22) os tipos de SI são

 Sistemas de informação manuais (papel-e-lápis)

 Sistemas de informação informais (boca-a-boca)
 Sistemas de informação formais (procedimentos escritos)
 Sistemas de informação computadorizados1.

Outras Classificações dos Sistemas de Informação

Várias outras categorias de sistemas de informação que fornecem aplicativos

operacionais ou gerenciais incluem: • Sistemas Especialistas • Sistemas de Administração do
Conhecimento • Sistemas de Informação de Negócios • Sistemas de Informação Estratégica •
Sistemas de Informação Integrados • Sistemas de Informação Interfuncionais. (Marques,
2006, p. 22).

1.2.2. Funҫões básicas de um sistema de Informaҫão

Um sistema é um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham juntos
rumo a uma meta comum recebendo insumos e produzindo resultados em um processo
organizado de transformação. Um sistema (às vezes chamado sistema dinâmico 2) possui três
componentes ou funções básicos em interação:

a) Entrada - envolve a captação e reunião de elementos que entram no sistema para

serem processados;

1
Os sistemas de informação computadorizados (SI) utilizam hardware, software, redes de telecomunicações,
técnicas de administração de dados computadorizadas e outras formas de tecnologia de informação (TI) para
transformarem recursos de dados em produtos de informação. Estes produtos oferecem informações para a
tomada de decisão feita pelos gerentes
2
Vide a figura 1
 5

b) Processamento - envolve processos de transformação que convertem insumo

(entrada) em produto;
Sistema de Informaҫão
c) Saída - envolve a transferência de elementos produzidos por um processo de
transformação até seu destino final. (De Sordi, 2010, p. 99)
d) Feedback: uma saída que retorna a pessoa ou atividade apropriada na organização
para avaliar e refinar a entrada.

Figura 1: estrutura esquemática de um sistema

Clientes Fornecedores

Entrada ORGANIZAÇÃO
Processo Saída

Feedback
Agências Accionistas Concorrentes
Reguladoras

Fonte: Marque (2006)

O objectivo principal de um sistema de informação é o fornecer aos seus utilizadores

informação em tempo útil e num formato adequado e compreensível. Assim, deve começar
por definir-se o que se entende por informação e, sobre os termos associados: dados e
conhecimento.

1.4. Importância de SI e sua relaҫão com a estratégia da organizaҫão

Nas organizações modernas a informação é encarada como um recurso chave.
Pode-se usar a expressão gestão de recursos de informação para fazer a abordagem da
importância dos recursos informativos. Através deste conceito reconhece-se a informação
 6

como um recurso vital que, tal como os outros - por exemplo, os recursos humanos - também
fundamentais, deve ser adequadamente gerido e usado.

Os sistemas de informação têm assumido importante papel no mundo corporativo.

Uma de suas principais vantagens é o controle que torna-se possível a partir de sua utilização.
Outra vantagem na sua utilização é a rapidez de resposta para a tomada de decisão. Para
Rosini (2003, p. 12):

“Os sistemas de informação são componentes relacionados entre si, actuando em conjunto para
colectar, processar e prover informações aos sistemas e/ou aos processos de decisão,
coordenando, controlando, visualizando e analisando processos internos a organização”.
(Rosini 2003, p. 12):

Portanto, em suma, de acordo co Siqueira (2005, p. 234) Os sistemas de informação

desempenham três papéis vitais em qualquer tipo de organização. Ou seja, eles apoiam uma
organização no que se refere a:

o Processos e operações das empresas;

o Tomada de decisões de seus funcionários e gerentes;
o Estratégias em busca de vantagem competitiva;

1.5. Recursos de um sistema de informaҫões na Organizaҫão

As pessoas e organizações têm recorrido aos sistemas de informação para se
comunicarem, utilizando uma diversidade cada vez maior de hardware (equipamentos
físicos), instruções e procedimentos (softwares), canais de comunicação (redes) e dados
armazenados (recursos de dados)

De Sordi (2010, p 125), detalha os recursos de um sistema de informação,

apresentando as principais características de cada um dos recursos, quais sejam:

a) Recursos humanos: profissionais da área de informática e de outras áreas técnicas,

como telecomunicações, responsáveis por construir, operar e aprimorar o sistema de
informação. Além dos técnicos, deve-se ressaltar a comunidade de clientes do
sistema, seus usuários finais;
b) Recurso de software: abrangem todos os softwares necessários para o processamento
dos algoritmos que constituem o sistema de informação;
c) Recurso de hardware: também chamado de recursos de tecnologia da informação,
este recurso é composto de processadores (CPU), meios de armazenamento (fitotecas,
 7

unidades de disco), equipamentos para a interação homem-máquina (teclado, mouse,

monitores, impressoras), entre outros dispositivos físicos que constituem o que,
convencionalmente, se denomina computador;
d) Recurso de rede: equipamentos e softwares específicos para a operação e gestão do
tráfego de dados e informações entre computadores. Abrangem desde softwares para
gerenciamento de redes até equipamentos, como switches e roteadores;
e) Recurso de dados: é o conjunto de caracteres armazenados, que constitui-se como
dados ou informação, bem como o conjunto de atributos a eles referentes: tamanho,
localização, seus usuários, período de atualização, data da criação e outros (De Sordi
2010, p 125).

1.6. Elementos de um Sistema de Informaҫão

Apesar de, aparentemente, os diversos tipos de sistemas de informação poderem
parecer muito diferentes, todos eles são constituídos pelos seguintes quatro elementos.
Siqueira (2005):

i. Conjunto de dados: factos de qualquer tipo;

ii. Armazenamento de dados: num computador, num arquivador, ou na memória dum
indivíduo;
iii. Manipulação de dados: recolha, agregação, decomposição e interpretação;
iv. Apresentação da informação: disponibilização na forma mais ajustada a cada situação:
indivíduos diferentes, podem ter necessidade de que os mesmos dados sejam
estruturados de formas diversas, para que neles reconheçam informação.
 8

Capítulo II
Novas tecnologias de comunicaҫão

2.1. Coneituaҫão

Chamam-se de Novas Tecnologias de Informação e Comunicação (NTIC) as

tecnologias e métodos para comunicar surgidas no contexto da Revolução Informacional,
"Revolução Telemática" ou Terceira Revolução Industrial, desenvolvida gradativamente
desde a segunda metade da década de 1970 e, principalmente, nos anos 1990. (Velloso, 2014)

2.2. Características das novas tecnologias de comunicaҫão

De acordo com Velloso (2014, p.43) imensa maioria delas caracteriza-se por agilizar,
horizontalizar e tornar menos palpável (fisicamente manipulável) o conteúdo da
comunicação, por meio da digitalização e da comunicação em redes (mediada ou não
por computadores) para a captação, transmissão e distribuição das informações
(texto, imagem estática, vídeo e som).

Considera-se que o advento destas novas tecnologias (e a forma como foram

utilizadas por governos, empresas, indivíduos e setores sociais) possibilitou o surgimento da
"sociedade da informação". Alguns estudiosos já falam de sociedade do conhecimento para
destacar o valor do capital humano na sociedade estruturada em redes telemáticas (Velloso,
2014)

2.3. Tipos de NTIC

De acordo com Velloso (2014, p. 33) são consideradas NTIC, entre outras:

 Os computadores pessoais (PCs, personal computers);

 As câmeras de vídeo e foto para computador ou webcams;
 A gravação doméstica de CDs e DVDs;
 Os diversos suportes para guardar e portar dados como os disquetes (com os tamanhos
mais variados), discos rígidos ou hds, cartões de memória, pendrives, zipdrives e
assemelhados;
 A telefonia móvel (telemóveis ou telefones celulares);
 A TV por assinatura; TV a cabo; TV por antena parabólica; O correio eletrônico;
As listas de discussão;
 A internet; (a world wide web (principal interface gráfica da internet);
 Os websites e home pages; Etc
Dos tipos apresentados, podemos desgtacar a Internet
 9

2.4. Revolução digital: o advento da internet3

“A criação e desenvolvimento da Internet é uma extraordinária aventura humana.”
(Castells, 2007, p. 2).

2.4.1. Origens da Internet

A internet teve a sua origem no contexto da investigação militar alicerçada pelo
desenvolvimento científico. Apesar de a sua história ser, já, longa, o aparecimento desta
tecnologia no seio das organizações e da sociedade em geral não acompanha esta
longevidade.

Apesar de a Internet estar já na mente dos informáticos desde princípios dos anos 60,
de em 1969 se ter estabelecido uma rede de comunicações entre computadores e, desde final
dos anos 70, se terem formado várias comunidades interactivas de cientistas e hackers, para
as pessoas, as empresas e para a sociedade em geral, a Internet nasceu em 1995. (Castells,
2007, p. 33)

Assim, e após um período de desenvolvimentos tecnológicos, a internet tal como é

atualmente conhecida surgiu nos anos 90 pelas mãos de Tim Berners – Lee, criador da World
Wide Web, que possibilitou a ligação em rede entre os computadores do mundo inteiro.
Berners – Lee “(...) definiu e elaborou o software que permitia tirar e introduzir informação
em qualquer computador ligado através da internet (...)” (Castells, 2007, p.32). tal como
declara Castells:

Esta tecnologia de informação e comunicação deve ser pensada como palco de uma nova
forma de vida em sociedade: a sociedade em rede na era da informação. Poderia falar-se
apenas de sociedade em rede, porém, “as redes são formas muito antigas de actividade
humana, mas actualmente estas redes ganharam uma vida nova, ao converterem-se em redes
de informação, impulsionadas pela Internet” (2007, p. 15).

Na verdade, a internet foi a grande impulsionadora da sociedade de informação que

hoje se conhece e que impôs um conjunto de reajustamentos nos comportamentos, para que
se tornasse possível beneficiar dos progressos resultantes da alteração do paradigma
informacional, cujo protagonismo deixou de ser analógico para passar a ser digital. Esta nova
tecnologia possibilitou desenvolvimentos antes inimagináveis, permitindo, pela primeira vez,

3
As origens da internet são apontadas para o período da Guerra Fria, nos longínquos anos 50 e 60 do século
passado. O seu aparecimento ficou a deverse a uma falha encontrada no sistema de telecomunicações dos
Estados Unidos da América, que poderia comprometer o sucesso das operações militares. Foi neste contexto que
os EUA procuraram desenvolver um novo sistema de comunicação.
 10

a comunicação de muitos para muitos à escala global (Castells, 2007), abolindo as fronteiras
do tempo e do espaço. A sociedade em rede na qual todos habitam é um resultado do
desenvolvimento da internt. Pode, então, dizer-se que a internet transformou a sociedade no
seu todo, todavia, é ela própria um produto resultante das evoluções históricas, científicas,
culturais e sociais tendo surgido como um meio para suprir determinadas necessidades no
seio da humanidade. Tal tese e corroborada por Castells que assegura que:

(...) As pessoas, as instituições, as empresas e a sociedade em geral, transformam a tecnologia,

qualquer tecnologia, apropriandoa, modificando-a e experimentando-a – espacialmente no
caso da Internet, por ser uma tecnologia de comunicação. (...) Como a actividade humana está
baseada na comunicação e a Internet transforma o modo como comunicamos, as nossas vidas
vêm-se profundamente afectadas por esta nova tecnologia de comunicação. Por outro lado, ao
utilizarmos a internet para múltiplas tarefas vamos transformando-a. (2007, p. 19)

“Com a chegada da Internet, o paradigma de comunicação alterou-se por completo”

e, actualmente, esta tecnologia já não é apenas um instrumento de partilha e acesso à
informação para o qual foi criada. Esta primeira dimensão está ultrapassada e a internet é,
agora “uma tecnologia social, onde milhares e milhões de diversos atores e sujeitos sociais
interagem, criando, portanto, dimensões novas de relação social e projetando, até, porventura,
novas formas de organização social.

2.4.2. A internet como um paradigma para a comunicação organizacional

A comunicação organizacional é “o processo de criação de estruturas de significado,
colectivas e coordenadas, através de práticas simbólicas orientadas para atingir objectivos
organizacionais” (Ruão, 2008, p. 27). Comunicação organizacional é, pois, a criação e gestão
de representações e sistemas simbólicos capazes de gerar efeitos em públicos específicos
(Castells, 2007)

Actualmente os termos comunicação organizacional, comunicação empresarial e

comunicação institucional são reconhecidos e estão bastante difundidos, pois, também as
organizações dão cada vez mais atenção às suas práticas comunicacionais. Não quer isto dizer
que a existência de atividades de comunicação nas empresas e instituições seja algo
relativamente recente. Na verdade, a comunicação está no âmago da existência de qualquer
organização, tal como afirma Ruão:

(...) A comunicação é anterior ao estabelecimento de uma organização e que constitui uma

dimensão que acompanha toda a sua vida, porque as organizações necessitam
permanentemente de partilhar informações, ideias ou pensamentos. “Aliás, a comunicação
parece estar na base de todas actividades de cooperação entre os seres humanos, que é a noção
que preside às organizações”. (2008, p. 27)
 11

Contudo, por vezes, a noção de comunicação organizacional aparece estritamente

ligada à gestão de ações de comunicação por parte das organizações, destinadas a promover a
sua actividade quando, na verdade, se trata de toda a interacção que as organizações
desenvolvem com o ambiente que as rodeia.

A comunicação é crucial na vida humana e nas organizações, porque ela constitui o

processo central de organizar. É a comunicação que permite às pessoas gerar e partilhar
informações, e por, neste sentido, que lhes permite constituírem-se através de organizações
(Ruão, Salgado, Freitas e Ribeiro, 2014)

2.4.3. Importância da Internet nas organizaҫões

O aparecimento da internet, nos anos 90 veio revolucionar a actividade das
organizações. O surgimento desta tecnologia representou um fator central da nova forma de
organização social, que trouxe alterações substanciais nas práticas comunicacionais (Cardoso
et al, 2005).

As empresas e instituições descobriram um instrumento privilegiado para comunicar

com os seus públicos pois, a internet trouxe múltiplas possibilidades de contacto. As
organizações tiveram que se reestruturar em função desta nova tecnologia, que veio alterar as
suas formas de relacionamento. (Castells, 2007). Tal como aconteceu com os indivíduos, a
penetração da internet no seio das organizações foi acontecendo de forma gradual. Mas, nos
dias de hoje é impensável imaginar uma empresa ou instituição fora desta plataforma, que é
já uma extensão da própria organização, sem a qual a mesma põe em risco a sua existência
(Idem).

Actualmente, é raro encontrar uma empresa ou instituição que não possua um

website e uma página em, pelo menos, numa rede social, sendo que, a maioria prefere
difundir a sua atividade em várias redes, nomeadamente o Facebook, o Twitter, o
Instragram, o Linkedin, e em muitas outras que vão surgindo diariamente. “As redes são e
serão os componentes fundamentais das organizações” 4(Castells, 2001, p. 188)

Torna-se ainda mais relevante quando as organizações percebem que os seus públicos
também estão na internet. Assim, “(...) dão-lhe agora mais atenção do que nunca – desejam

4
Estamos perante um momento em que a utilização da internet se expandiu a todo o tipo de organizações, em
operações de diversas índoles. Pode-se, portanto, concluir que se está perante um novo mundo organizacional
(Castells, 2007), onde as empresas e instituições ganham autonomia para comunicar com os seus públicos
 12

marcar presença, porque reconhecem que os seus públicos estão «ligados» à rede (...)”
(Ibid., p. 190)

A internet se constitui como um mundo privilegiado de oportunidades, onde as

organizações podem explorar novas formas de negócio, promovendo, ao mesmo tempo, um
contacto mais pessoal, direcionado e interativo com os seus públicos

Hoje em dia, em qualquer organização “(...) a web é uma ferramenta essencial para a
divulgação, promoção e comercialização de produtos/ serviços; para a interação com o
consumidor final; para o desenvolvimento de estratégias de comunicação, marketing e
publicidade (...)”. (Ruão, 2008, p . 44).

2.4.4. Desafios que a internet impõe nas organizaҫões

A internet constitui-se, também, como um grande desafio para as empresas e
instituições. Ela não para de evoluir, é um planeta em constante mutação, “o futuro acontece
todos os dias, está ao virar da porta. As tecnologias web encontram terreno fértil para
surgirem e para se desenvolverem” (Castells, 2007, p. 222). Esta é uma área sem certezas,
que se caracteriza pela evolução constante, onde a organizações, para obterem o pretendido
sucesso, necessitam de estar na linha da frente, estando sempre a par das novas tendências e
acompanhando as necessidades e as pisadas que os seus públicos vão dando neste meio,
múltiplo de oportunidade.

2.4.5. Os websites como um meio de comunicação por excelência nas organizaҫões

Nos dias que correm é um desafio encontrar organizações que não tenham uma
página web Com os websites, “(...) as organizações têm agora um espaço próprio de
definição do seu discurso e do seu universo, podendo posicionar-se tanto esteticamente
quanto a nível do conteúdo” (Castells, 2001, p. 214). Estas páginas na internet tornam-se um
bom meio de comunicação, permitindo uma comunicação mais eficaz e atrativa, que inclui
conteúdos como o vídeo, a imagem, o som e, claro, o texto. Por outro lado, este meio de
comunicação oferece mais liberdade aos utilizadores. Os públicos interessados podem
permanecer o tempo que desejarem em cada website, e podem ser eles próprios a definir o
seu padrão de consulta de informação, navegando livremente entre páginas (idem).

Um bom website deverá conter diversos formatos informativos, assim, deverá incluir
notícias, informações úteis, hiperligações, elementos áudio, vídeo, imagem, texto e
possibilidade de alguma interação com a organização (Marques, 2012):
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A actualização das informações dos sites tem que ser rápida (...) sob pena de não responder à
demanda daqueles que lá procuram informação (...). Uma vez fornecida a informação
necessária, a ênfase é necessariamente colocada no âmbito da retórica e da estética dos sites,
neste caso, ou outras formas de comunicação pela net, pelo modo como permitem, por um lado,
uma relação mais agradável entre público e organização (...). (,p. 215).

Os websites são plenos em termos de oportunidades de comunicação e adquiriram uma

importância impar na sociedade atual. É possível, até, dizer-se que têm a mesma relevância
do que o contacto direto ou que o contacto telefónico com uma organização.

2.4.6. Importância dos websites

“Considera-se o sítio Web com a mesma importância, ou mais, do que outras formas
de alcançar o público-alvo,deve ser construído e aperfeiçoado com pelo menos os mesmos
cuidados e investimentos dispensados a outros média” (Ruão 2008 p. 3).

Com as páginas web as organizações encontram um espaço próprio para a definição e

difusão do seu discurso e do seu universo, podendo eleger o seu posicionamento quer em
termos de conteúdo, quer em termos estéticos.(Castells, 2001). Têm ainda a vantagem de
chegar de forma mais rápida, eficaz e económica a um maior número de indivíduos. Os
websites permitem que as empresas e instituições se apresentem aos seus públicos, sem
intermediário.

Por outro lado, os websites têm acompanhado as constantes evoluções no mercado

tecnológico, tendo-se tornado responsives, ou seja, páginas nas quais os seus elementos sejam
adaptáveis aos tamanhos dos diferentes ecrãs que hoje são utilizados para aceder à internet,
nomeadamente os tablets e os smartphones. (Castells, 2001, p. 207),

Desta forma, fazem com que o seu acesso seja ainda mais isento de tempo e espaço,
possibilitando aos públicos a consulta em qualquer hora e lugar. A comunicação com os
indivíduos é favorecida com este meio, pois, hoje em dia a internet é o tecido do quotidiano
(Castells, 2001, p. 207), o que significa que grande parte das actividades diárias se faz com o
seu auxílio5.

5
É com base nestes pressupostos que se atribui uma grande relevância aos websites como meios de
comunicação das organizações. Claro que, a sua importância será variável consoante o tipo de empresa ou
instituição que se trata. Assim, a pertinência do website poderá ser maior consoante o peso da componente
informação na organização em causa.
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Capitulo III

Organizaҫão e Gestão das Reuniões

Com este capítulo, pretendemos aferir a organizaҫão e gestão de reuniões de acordo
com a literatura recomendada.

A reunião é das melhores ferramentas para se chegar a uma decisão. Reuniões

excelentes não acontecem por acaso. Resultam de um planeamento antecipado, que considera
o resultado que se espera da reunião, bem como as necessidades dos participantes. Uma
reunião mal planeada ou conduzida perde muito da sua eficácia

3.1. Conceito de reunião

Uma reunião é o encontro de duas ou mais pessoas para discutir algum assunto em
pauta, trocar ideias e até mesmo experiências sobre um ou mais assuntos para que haja
aceitação por todos os envolvidos e assim provocar uma decisão coletiva, em que todos se
comprometam com o que foi decidido (Silveira, 1994, p. 22).

Para Andrade (2000, p.10) uma reunião dentro da empresa não é diferente – ela serve
para definir metas e objectivos empresariais, criar sinergia em equipe, também procura
agrupar a responsabilidade das decisões, dar autonomia a alguns profissionais, Quando são
planeadas e conduzidas de forma adequada, elas contribuem para um trabalho em equipe
mais eficiente e coordenado.

3.2. Objectivos a serem desenvolvidos com a gestão das reuniões nas organizaҫões
Segundo Andrade (2000, p. 10) em uma reunião, podemos observar vários objectivos
a serem desenvolvidos:

a) Integrar os participantes que dela participarão;

b) Buscar novas soluções para uma melhora da questão discutida em pauta;
c) Apresentar e discutir novas ideias;
d) Decidir novas regras de rotina e motivar os integrantes;
e) Comunicar factos;
f) Explicar métodos de trabalho;
g) Obter novas informações, fatos e opiniões;
h) Harmonizar o raciocínio de várias pessoas ali reunidas em torno de um problema;
i) Analisar causas de problemas;
j) Tomar decisões em conjunto;
k) Obter comprometimento para a aplicação de uma solução;
 15

l) Ajudar os colaboradores a trabalhar melhor em equipe;

m) Ajudar os funcionários a desenvolver suas habilidades.

3.3. Importância das reuniões nas organizaҫões

Nas organizações, as reuniões desempenham importante papel, especialmente por
ser um dos meios mais comuns pelos quais as pessoas se comunicam no trabalho. As reuniões
servem para tratar desde questões corriqueiras a respeito das relações trabalhistas até para
firmar acordos e/ou estabelecer complexas relações de trabalho intra ou interorganizacional.
Quanto mais sobe-se na carreira administrativa, maior o número e tipo de reuniões a
comparecer. São reuniões em que os funcionários participam para tratar de assuntos do dia a
dia, ou até mesmo para encontros sociais, dentro ou fora da organização, em que participam
chefes e empregados. (Chibotto, 2009, p. 78).

Boas reuniões são importantes para construir bases democráticas. Quando

efetuadas de forma participativa, os resultados normalmente são mais abrangentes, positivos
e melhores do que a tomada de decisão unilateral.

De acordo com Chibotto (2009), embora as decisões tomadas de modo participativo

exijam mais trabalho e negociação do que a tomada de decisão de forma centralizada, elas
conseguem alcançar melhores resultados por envolver um maior número de pessoas, as quais
podem participar e expressar suas ideias e convicções por meio do diálogo franco e aberto. A
prática participativa gera um clima de confiança e consequentemente um melhor resultado,
pois as pessoas passam a sentir-se mais valorizadas e efetivamente integrantes do processo
organizacional.

Reuniões são importantes para o líder e seus liderados manterem-se atualizados

sobre o andamento do trabalho em uma organização, verificar o que está acontecendo,
socializar o conhecimento, planejar algo conjuntamente, fornecer subsídios para a tomada de
decisão, assim como para aferir o que vai bem ou mal. Reuniões eficazes prestam importante
contribuição ao sucesso de uma organização, ao passo que reuniões mal conduzidas e ruins
podem ser mais prejudiciais que a sua realização, pois elas atrapalham a produtividade das
organizações. Por isso, reuniões devem ter um objetivo concreto, ser dinâmicas, interativas,
descontraídas. (Chibotto, 2009, p. 80 -82).
 16

3.4. Reunião como ferramenta de comunicação

Reunião se caracteriza pelo encontro entre duas ou mais pessoas com a finalidade
de apresentar, debater e discutir tópicos relativos ao tema central escolhido. A reunião é uma
importante ferramenta de comunicação e, durante a comunicação, as pessoas visam formar
um entendimento comum ao compartilhar ideias, discutir, negociar e tomar decisões (Fuks et
al., 2002).

A comunicação facilita a tomada de decisão, resultado fundamental de uma reunião,

em que estimula, desenvolve e valoriza os profissionais. Reuniões são ferramentas
fundamentais para provocar mudanças e obter soluções nas organizações. São trabalhos
árduos, sensíveis e altamente carregados e complexos, tanto em termos da demanda de
trabalho, quanto em termos culturais. (Barbosa, 2009, p. 22).

3.5. Planeamento das reuniões

É necessário tornar realidade um objetivo futuro, possibilitar as tomadas de decisão
antecipadamente, investindo algum tempo no planejamento. Muito do que não deveria
acontecer nas reuniões, deve-se a mal entendidos face aos objetivos ou a receios provocados
por uma falta de clareza na sua apresentação prévia a todos os participantes. Thomsett (1992,
p. 98). Toda a reunião deve ser bem planeada para se obter sucesso, levando em conta fatores
como: preparação da agenda; notificação aos envolvidos, confirmação e presença; instalações
prontas e adequadas; duração pré-definida; material de apoio disponível e de qualidade;
secretariado consciente e eficaz6. Rindade (2008) ressalta:

A importância do conhecimento individual e das práticas cooperativas, como a linguagem

das mãos na comunicação face-a-face, que as pessoas desenvolvem de forma a coordenar
a variedade de conhecimentos individuais e atingir o entendimento mútuo. (p. 54)

Portanto, após a reunião pode-se realizar um controle e avaliação do evento e

resultados obtidos, a fim de acompanhar e providenciar as ações corretivas identificadas
como necessárias aos problemas ou oportunidades analisados.

3.6. Tipos de Reuniões

Para Silveira Neto (1994, p. 220), as reuniões compreendem a três categorias e são
classificadas de acordo com o seu objectivo.

6
Uma reunião apropriada e planeaada pode influenciar na qualidade do produto ou serviço, visando a economia
de dinheiro, estabelecer lucros futuros e ainda aprimorar o sistema de comunicação entre os departamentos
 17

i. Reunião de Informação: seu objectivo é puramente informativo, não estimula

debates. Nesse tipo de reunião, pode-se envolver o recebimento ou a divulgação de
informação. A participação pode ser mínima. Pode ser realizada para grandes ou
pequenos grupos.
ii. Reunião para tomada de decisão: tem por escopo, por meio de troca de informações,
identificar alternativas para a solução de problemas e definir a implantação das
decisões adotadas.
iii. Reunião de avaliação: é aquela na qual as decisões anteriormente tomadas têm seu
desenvolvimento ou implantação verificados e acompanhados, e as medidas de acerto
são sugeridas quando existem desvios dos rumos previamente acordados.

Mucchielli (1980) diz que a obrigação de um responsável por qualquer reunião é

saber qual o tipo de reunião vai conduzir, pois o papel do condutor depende do objectivo de
cada reunião.

O quadro abaixo mostra a classificação das reuniões e dos papéis dos condutores
segundo Mucchielli (1980):

Tipo de Reunião Características Papel do Condutor

Congregam um grupo amplo de 500 a Dirigir um meeting é
Os meetings e as reuniões de milhares de pessoas. assumir o papel de
massa incitador, líder, condutor.
Os auditórios Reuniões em que participam grupos O condutor ou
ditos médios, de 30 a 500 pessoas. conferencista tem um papel
de informação ou de
demonstração.
As reuniões de informação Realizadas geralmente em auditório. O condutor é encarregado de
descendent Devem ser distinguidos vários tipos: expor a informação
reunião de informação simples, o
briefing, exposição de decisões, a
reunião de contrainformação, reunião de
feedback.
As reuniões de informação Têm em comum a procura e a obtenção O condutor interroga, faz a
ascendente de informações pela interrogação do entrevista.
grupo. O tema da discussão é interno ao
grupo interrogado. Podem ser de
diversos tipos: pesquisa de motivação,
entrevista em grupo e fases de solução
de tensões negativas
As reuniões-discussões São diferenciadas mais por seus objetivos O condutor tem o papel de

As reuniões de confrontação
As reuniões de grupo com
objectivo de formação
Os grupos de criatividade
Consideraҫões finais
O desenvolvimento do tema em esttudo, em funҫão do objectico geral e objectivos
específicos respectivamente, nos leva a teҫer que o crescimento da demanda pela informação,
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que pelos métodos de condução. Trata-se de animador ou regulado
uma discussão que deve chegar a um
resultado, sejam decisões ou soluções
relativas a um determinado tema.
Subdividemse em diversos tipos: reuniões
discussões com um tema, discussões
preliminares, comissões de trabalho, grupos
de concertamento.
Reúnem-se subgrupos de opiniões A reunião é conduzida por um
divergentes para que haja uma condutor.
informação recíproca, uma mediação ou
uma negociação.
Nessa categoria de reuniões de pequenos O condutor tem como função
grupos estão: os estudos de caso, as utilizar a energia do grupo e
formações propriamente ditas e os dinâmica com o objectivo de
grupos de formação.
fazer circular a informação
que cada um detém
São reunidos para resolver problemas. A técnica de condução de
Geralmente são grupos pequenos. São grupos de criatividade é muito
exemplos: grupos de solução de específica e o animador deve
problema e de conflito e brainstorming
aplicar regras restritas
 19

o aumento da quantidade de dados gerados pelas organizações industriais e a maior

necessidade de disponibilidade e controle destas informações para tomadas de decisão, levam
a empresa a necessitar cada vez mais de sistemas de informação. O papel dos sistemas de
informação vem se tornando evidente na redefinição das forças competitivas nas empresas e
ampliando-se ao longo dos anos.

Percebeu-se ao longo do trabalho que os sistemas de informação tornaram-se peças

fundamentais para o desempenho das organizações, não apenas as indústrias, mas de todas as
empresas que desejam manter controle de seus negócios e agilidade nos seus processos. Esta
afirmativa torna-se evidente quando se observa a necessidade de respostas mais rápidas e
decisões muito mais assertivas por parte das organizações industriais. Os sistemas de
informação adquiriram um papel preponderante nas atividades industriais, sobretudo àquelas
relacionadas ao planejamento, programação e controle da produção, pois estas são áreas onde
o desempenho precisa ser constantemente melhorado e tornou-se um terreno fértil para a
aplicação de sistemas e tecnologia da informação.

Portanto, para obter um bom desempenho em suas funções, um sistema de informação deve
estar integrado com a organização, coletando dados e transformando em informações úteis
para o processo decisório. Desta forma, um sistema de informação configurase como um
processamento de recursos (entrada do sistema) e obtém-se com este processamento
(processo) as saídas do produto da informação.

Falamos ainda durante o desenvolvimento do tema das novas tecnologias de comunicaҫão, as

chamadas NTIC, ode destacamos a Internet. Entretanto, convém destacar que, internet tornou
possível, pela primeira vez a comunicação de muitos para muitos, através de qualquer parte
do mundo, abolindo, de vez, as barreiras do tempo e do espaço. Desde o seu aparecimento,
esta tecnologia não tem parado de evoluir e todos os dias assistimos a novas possibilidades,
que ela nos oferece.

A internet é uma tecnologia que veio para ficar e, são poucos os indivíduos que, atualmente
não a incorporam nas suas práticas quotidianas. A sua utilização é tão natural que se pode
afirmar com alguma segurança que ela é, já, uma extensão do próprio indivíduo.

As reuniões são fundamentais para gerir as equipas e as organizações, mas nem sempre são
uma experiência estimulante para quem nelas participa. Existem métodos e técnicas para
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assegurar que estas não se tornam experiências frustrantes e num desperdício de tempo e de
energia

Para finalizar, olhando para a organizaҫão e gestão de reuniões, vale a pena ressaltar que,
para que uma reunião alcance o resultado desejado, é preciso que a mesma seja planeada,
organizada, conduzida adequadamente e que suas ações sejam controladas. Quanto mais bem
preparada for uma reunião, maiores serão as chances de seu sucesso. Uma reunião também
precisa ser bem conduzida a fim de que não se disperse em outros assuntos. E, para que se
obtenha sucesso, as suas discussões precisam ser transformadas em ações concretas. O
segredo de uma reunião produtiva é ser conduzida por um líder eficaz que, dotado de
habilidades, sabe como aproveitar aquele momento para estimular ideias valiosas e sugestões
inovadoras, encorajar o trabalho em equipe, aumentar a produtividade, comunicar novas
estratégias e táticas e, principalmente, implantar e acompanhar os resultados planejados.
Reuniões bem gerenciadas geram inúmeros benefícios para a organização: as informações e o
conhecimento são compartilhados eficazmente, percebem-se melhorias nos processos de
tomada de decisão e os planos de ação se tornam mais precisos. Dessa forma, os projetos
podem ser implementados com mais rapidez, produzindo os resultados desejados
 21

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