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LICENCE PROFESSIONNELLE EN AUDIT ET CONTRÔLE DE GESTION

AUDIT DU CYCLE
ACHAT-FOURNISSEUR
Mémoire de fin d’étude

Préparé
par :

- El kabbaj Abdelfattah

-Benabdesslam Adib

-Ghoumari Saad

-Bihilat Kamal
I. Remerciement

Par le biais de ce rapport, nous tenons à remercier vivement Mr Sobhi Khalid,


notre encadrant et coordonateur de stage durant la formation, qui a eu la
bienveillance de nous accompagner tout au long de notre formation en m’expliquant
tous les mécanismes et les techniques de travail au sein de cette honorable Licence
Professionnelle.

Nos remerciements s’adressent aussi à tous les


intervenants, formateurs de la licence pour leurs
gentillesses et pour leurs aides précieuses. Nous
exprimons par cette occasion toute notre gratitude et
respecte envers heu.

Enfin, à toute personne qui a contribué de loin ou de prêt pour la réalisation de


ce rapport, je dis du fond du cœur.
PLAN

Introduction

Première partie: Le cycle achats/fournisseurs

Chapitre 1 : Généralité et démarche de l’audit.

Section 1 : l’évolution de l’audit, sa typologie et son champ d’action.

A. L’évolution de l’audit:

B. Définition de l’audit:

C. Typologie de l’audit:

D. Champs d’action de l’audit:

Section 2 : La démarche générale d’audit

A. Phase de préparation.

B. Phase de réalisation

C. Phase de conclusion

Chapitre 2 : L’audit du cycle achat fournisseur.

Section 1: Contrôle interne du cycle achat fournisseur.

A. La fonction achat

B. Les services intervenants

C. Les étapes du cycle achat fournisseur

Section 2: Audit du compte fournisseurs et compte rattachés

A. Objectifs d’audit du compte

B. Les contrôles à effectuer sur le compte fournisseurs


Deuxième partie: L’audit du cycle achat fournisseur de « Institut Nationale de la
Recherche Agronomique »

Chapitre I : Présentation de la société auditée « Institut Nationale de la Recherche


Agronomique »

Section 1 : Présentation de l’INRA

A. Les missions de l’INRA

B. L’organigramme de l’INRA

Section 2 : Description des procédures du cycle achat par Bon de Commande

A. Objectif des procédures :

B. Les procédures :

C. Archivage des documents :

Chapitre II : Contrôle interne du cycle achat de l’INRA

Section 1 : la phase de prise de connaissance :

A. Diagramme de circulation

B. Plan d’approche

C. Le rapport d’orientation

Section 2 : La phase de réalisation de la mission d’audit :

A. Grille d’Analyse des Tâches

B. Le Questionnaire de Contrôle Interne

C. Analyse des points forts et des points faibles dans la procédure d’achat par Bon de
commande

Section 3 : La phase de conclusion

A. Cahier de Recommandations

B. Rapport d’audit

Conclusion
II. INTRODUCTION

Le mot audit nous vient du Latin par l’anglais, en Latin : audio - audire signifie écouter -
entendre, et par extension : donner audience.
La pratique de l’Audit, d’abord dans le domaine financier et comptable, puis par extension,
dans les autres fonctions de l’entreprise (Audit Opérationnel), a connu un développement
considérable.
Il s’est construit alors autour de l’Audit une image de modernité et d’efficacité qui provient
de :
 La richesse du concept.
 L’exigence de compétences étendues des auditeurs.
Comme une première dénomination et non pas définition on peut dire que l’Audit est un
métier et une fonction, désormais à part entière, dans un grand nombre d’entreprises et
d’organisation de par le monde
C’est une profession organisée (lois, règlements, normes).
C’est un outil structuré, au service d’une direction générale ou d’un comité d’Audit
représentant les intérêts des actionnaires.
C’est une fonction de contrôle, au départ, qui s’oriente de plus en plus vers un rôle de
généraliste et évolue désormais vers celui de consulting.
Au même titre que d’autre professions ou fonction voisines, souvent plus répondues ou mieux
connues, telles que le contrôle de gestion, l’organisation, le conseil économique …l’Audit
reste un outil dont la vocation essentielle est d’Améliorer l’Efficacité dans l’entreprise, c-à-d
d’une façon générale, atteindre les objectifs fixés.
En tout état de cause, l’efficacité passe par :
- une bonne planification.
- des objectifs clairs, précis et réfléchis.
- un contrôle interne adapté.
C’est là qu’une structure d’Audit prend toute sa signification en :
- détectant les faiblesses.
- suggérant les améliorations souhaitables.
PARTIE 1 : AUDIT DU CYCLE

ACHAT FOURNISSEURS
III. Chapitre 1 : Généralité et démarche de l’audit.

Dans ce chapitre on va entamer 2 sections : L’évolution de l’audit, sa typologie et son champ


d’action et La démarche générale de l’audit.

A. Section 1 : l’évolution de l’audit, sa typologie et son champ d’action.

L’audit est une activité qui remonte à la nuit des temps, à l’origine, existait
principalement l’audit comptable et on retrouve des traces de cette réalité présente dès
l’antiquité. Si le corps d’auditeur existe depuis fort longtemps, le terme « audit » a surtout
pour origine la pratique romaine de juger les plaintes devant une juridiction, à partir de
l’audition de certains témoins (audire : écouter). Progressivement ce terme concernera
l’examen officiel des comptes, accompagné de vérifications, fondées sur les références
apportées des témoins et des pièces justificatives. Le terme audit qui a aussi une origine
anglaise signifiant audition (au sens de l’action d’entendre quelqu’un dans une circonstance
formelle ou officielle), a d’abord signifié une révision et un contrôle de la comptabilité et de
la gestion.
Désormais, l’audit est un métier et une fonction à part entière, dans un grand nombre
d’entreprises et d’organisations de par le monde. C’est une profession organisée (cas de
l’audit comptable et financier), un outil structuré au service d’une direction générale ou d’un
comité d’audit représentant les intérêts des actionnaires et une fonction de contrôle, au départ,
qui s’oriente de plus en plus vers un rôle de généraliste et évolue désormais vers celui de
consulting.
Au même titre que d’autres professions ou fonctions voisines, souvent plus répandues
ou mieux connues, telles que le contrôle de gestion, le conseil en organisation, le conseil
économique, etc., l’audit est un outil dont la vocation essentielle est d’améliorer l’efficacité de
l’action dans l’entreprise, c'est-à-dire, d’une façon générale, atteindre les objectifs fixés.

A. L’évolution de l’audit:

L’objectif du travail de l’auditeur a évolué progressivement d’une recherche


spécifique des fraudes dans les écritures comptables jusqu’à une appréciation globale de la
fidélité des rapports émis par une agence économique et une analyse critique de la fiabilité des
procédures et des structures de celle-ci. Pour illustrer cette évolution de l’audit, nous
présentons ci-dessous un tableau récapitulatif qui fait ressortir les étapes les plus significatives
(voir tableau n°1)

Tableau n° 1 : Synthèse de l’évolution de l’audit

Période Prescripteur de l’audit Auditeurs Objectifs de l’audit


Punir les voleurs pour
1) 2000 ans
Rois, empereurs, églises les détournements de
avant le Christ Clercs ou écrivains
et états fonds. Protéger le
à 1700
patrimoine.
Etats, tribunaux Réprimer les fraudes et
2) 1700 à 1850 commerciaux et Comptables punir les fraudeurs.
actionnaires Protéger le patrimoine.
Professionnels de la Eviter les fraudes et
3) 1850 à 1900 Etats et actionnaires comptabilité ou attester la fiabilité du
juristes bilan.
Eviter les fraudes et les
Professionnels
erreurs et attester la
4) 1900 à 1940 Etats et actionnaires d’audit et de
fiabilité des états
comptabilité
financiers historiques.
Professionnels Attester la sincérité et la
Etats, banques et
5) 1940 à 1970 d’audit et de régularité des états
actionnaires
comptabilité financiers historiques.
Attester la qualité du
Professionnels
contrôle interne et le
d’audit et de
6) 1970 à 1990 Etats, tiers et actionnaires respect des normes
comptabilité et de
comptables et normes
conseil
d’audit.
Attester l’image fidèle
des comptes et la qualité
7) À partir de Professionnels du contrôle interne dans
Etats, tiers et actionnaires
1990 d’audit et du conseil le respect des normes.
Protection contre la
fraude internationale.

Source : COLLINS (Lionel), VALIN (Gérard), « Audit et contrôle interne : Aspects financiers, opérationnels et
stratégiques, 4ème édition, éditions Dalloz, Paris, 1992, page 1
Les étapes identifiées dans ce tableau sont liées aux repères historiques déterminés. En
effet, jusqu’au 17ème siècle, les Etats, royaumes et églises en Europe, étaient, sauf exception,
les seules entités dont le patrimoine avait une masse méritoire d’un contrôle protecteur. Par la
suite, le contrôle de l’Etat s’était formalisé, petit à petit, par la création de la Cour des
Comptes1 (1807). Les ordonnances et codes commerciaux cherchaient à protéger les tiers
contre les faillites frauduleuses au début de la période du capitalisme populaire2. La seconde
moitié du 19ème siècle avait vu la promulgation de lois sur les sociétés par actions qui
cherchaient à protéger les actionnaires contre la malhonnêteté des aventuriers capitalistes3.
Le début du 20ème siècle a, quand à lui, connu la publication des premiers textes sur
les techniques de l’audit (Dicksee « Auditing » 1895, Savigny « le contrôle des comptes »
1901).
En 1941, les rapports d’audit externe aux Etats-Unis commencent à faire mention des
principes comptables généralement admis. La plupart des autres pays avancés renforcent les
obligations de contrôle légal. The Foreign Corrupt Practices Act (FCPA USA) de 1978
venaient, par la suite, imposer des normes de contrôle interne pour lutter contre les actes
illégaux. Enfin, à partir de l’année 1990, le débat international sur la relation et la distinction
entre audit et conseil était lancé.

B. Définition de l’audit:

Le mot « audit » du latin audire, qui veut dire « écouter », est entré dans le langage
courant et spécialement au niveau du management. Cependant, ce terme est victime d’un
souci excessif d’originalité qui conduit chaque auteur à donner une définition personnelle à ce
terme. L’étude de ce concept montre l’existence d’une multiplicité de définitions. Ainsi, selon

1
Juridiction administrative spécialisée, chargée de vérifier les comptes publics et de juger les comptables publics
de l'État (trésorier-payeur général, receveur des finances..) créée en France en 1807 (loi du 26 novembre 1807)
par Napoléon Ier (Voir : fr.jurispedia.org/index.php/Cour_des_comptes_(fr))
2
Version du système capitaliste dans laquelle le plus grand nombre de personnes est détenteur d'actions
(actionnariat populaire). Il ne faut pas confondre capitalisme populaire (notion d'actionnaires individuels) et
actionnariat salarié (notion de salariés-actionnaires). (http://gaullistes.free.fr/participation.htm)
3
Leurs activités ont revêtu un caractère irrationnel et spéculatif et ont été à la recherche de toutes les occasions
de réaliser un gain pécuniaire quelque soit la manière. (WEBER (Max), « L’éthique protestante et l’esprit du
CAPITALISME », 1904-1905)
Germond et Bonnault4 ; l’audit se définit comme étant « l’examen technique rigoureux et
constructif auquel procède un professionnel compétent et indépendant en vue d’exprimer une
opinion motivée sur la qualité et la fiabilité de l’information financière présentée par une
entreprise au regard de l’obligation qui lui est faite de donner en toutes circonstances, dans le
respect des règles de droit et des principes comptables en vigueur, une image fidèle de son
patrimoine, de sa situation financière et de ses résultats ».
Pour J. Raffegeau5, l’audit est défini comme un ensemble de techniques
d’informations et d’évaluation mises en œuvre au sein d’une démarche cohérente par un
professionnel afin de porter un jugement par référence à des normes et formuler une opinion
sur une procédure ou les modalités de réalisation d’une opération. L’audit n’est pas
uniquement un ensemble de techniques d’information et d’évaluation de la qualité d’une
action, c’est un examen précis et précieux sur la conduite de l’action et sur son résultat. De
son coté et dans le même ordre d’idées, M. Gervais6 avance que l’audit est l’activité qui
applique, en toute indépendance, des procédures et des normes d’examen en vue d’évaluer
l’adéquation et le fonctionnement de toute ou partie des actions dans une organisation par
référence à des normes.
On peut donc conclure, d’après les définitions précitées, que l’audit est une démarche,
structurée et bien organisée, qui vise à examiner les procédures en vigueur au sein d’une
organisation, afin de formuler, par la suite, une opinion sur la qualité de celles-ci et si elles
correspondent ou pas à des normes bien déterminées.

C. Typologie de l’audit:

Audit interne, opérationnel, de performance…, financier ou qualité, autant de types


d’audit dont on entend parler ces jours-ci. Il est donc nécessaire de faire une différence entre
ces types. Selon les spécialistes en la matière, les types d’audit peuvent être classés selon le
statut de l’auditeur, la nature de l’audit, son objectif et selon son domaine d’application.

4
GERMOND (Bernard Pierre), BAUNNAULT (René), « Révision et certification des comptes », éditions :
Masson, Paris, 1987, Page 21.
5
RAFFEGEAU (Jean) , DUFILS (Pierre) , MENONVILLE (Didier de), « l’audit financier », éditions : Presses
Universitaires de France – PUF , Paris, 1994.
6
GERVAIS (Michel), « Contrôle de gestion stratégique de l’entreprise », éditions : Economica, Paris, 1991.
§ 1 : Classement selon le statut de l’auditeur

Le classement selon ce critère fait apparaître deux types d’audit : l’audit légal et
l’audit contractuel.

1. Audit légal

Appelé aussi « commissariat aux comptes ou aux apports », l’audit légal, doit assurer
aux actionnaires et aux tiers que les états financiers qui leur sont présentés, donnent une
image fidèle des performances et de la situation financière de l'entité. L’audit légal est rendu
obligatoire au Maroc par le dahir du 11 août 1922 qui « marocanise » la loi française de 1867
sur les sociétés et insère l’obligation d’un contrôle par un commissaire aux comptes.
Le commissariat aux comptes, supervisé par un commissaire aux comptes, remplit
deux missions fondamentales, à savoir la certification et le contrôle de la légalité :

A. La certification

Les commissaires aux comptes certifient que les comptes annuels sont réguliers, et
donnent une image fidèle du résultat des opérations de l’exercice écoulée ainsi que la situation
financière et du patrimoine de la société à la fin de cet exercice ;

B. Contrôle de la légalité

Les commissaires aux comptes signalent à l’assemblée générale les irrégularités et


inexactitudes relevées par eux au cours de leur mission ainsi que les infractions dont ils ont eu
connaissance.

2. Audit contractuel

La révision légale des comptes n’est obligatoire que pour certaines entreprises, or,
toute entreprise a la faculté, si elle le veut, de s’adresser à un professionnel indépendant pour
que celui-ci révise ses comptes ou audite sa situation. On parle donc d’audit contractuel.

§ 2 : Classement selon la nature de l’audit

Le classement selon la nature de l’audit distingue entre deux types, à savoir : l’audit
interne et l’audit externe.

1. Audit interne
L’audit interne est maintenant une fonction d’assistance au management. Issue du
contrôle comptable et financier, la fonction audit interne recouvre de nos jours une conception
beaucoup plus large et plus riche, répondant aux exigences croissantes de la gestion de plus en
plus complexe des entreprises.
Selon l’I.I.A (The Institute of Internal Auditors)7 : « L’Audit Interne est une activité
indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise
de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur
ajoutée.
Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche
systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de contrôle, et de
gouvernement d’entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité ».
L’objectif de cet audit est d’assister les membres de l’entreprise dans l’exercice
efficace de leurs responsabilités. Dans ce but, l’audit interne fournit des analyses, des
appréciations, des recommandations, des avis et des informations concernant les activités
examinées.

2. Audit externe

L'auditeur externe exerce les mêmes tâches que l'auditeur interne, seulement que sa
mission consiste à auditer d'autres structures. Il est alors amené à se déplacer dans les
entreprises pour y vérifier le respect des différentes procédures.
Ce métier est beaucoup plus diversifié que le précédant car, pour chaque mission, il est
nécessaire de se remettre en cause et de découvrir de nouveaux environnements avec leurs
spécificités propres. L'auditeur externe devient donc un véritable expert capable de raisonner
très rapidement et surtout doté de véritables capacités d'adaptation.

§ 3 : Classement par objectifs

Le classement selon ce critère nous propose deux types d’audit à savoir l’audit de
conformité et l’audit d’efficacité.

1. Audit de conformité

7
Traduction de la définition internationale de l’audit interne, approuvée par the Institute of Internal Auditors
le 29 juin 1999 (voir RENARD, (Jaques), « Théorie et pratique de l’audit interne » 4ème édition, éditions
d’organisation, Paris, 2002, Page 60).
Appelé aussi audit de régularité, un tel audit consiste à vérifier la bonne application
des règles, des procédures, description de postes, organigrammes, systèmes d’information.etc.
Il s’agit de comparer ce qui devrait être et à ce qui existe réellement. L’audit de régularité
porte essentiellement sur la conformité des documents, situations, structures par rapport à des
normes ou référentiels internes et externes à l’entreprise. Sa mission est d’informer sur tout ce
qui devrait être.
C'est donc par rapport à un référentiel que l'auditeur est appelé à se prononcer sur le
degré de régularité ou de conformité de l'entreprise et de ses entités opérationnelles et
fonctionnelles aux instructions internes et aux dispositions légales et réglementaires, il
informe les responsables de toute sorte de déviations ou de distorsions. Il analyse les causes,
en évalue les conséquences et enfin; propose des solutions pour réduire l'écart entre la règle et
la réalité.

2. Audit d’efficacité

Dans le cadre d’un audit d’efficacité, l’auditeur ne se contente pas uniquement de


vérifier la régularité ; conformité de l'entreprise aux référentiels internes et externes, mais il se
prononce sur la qualité de ses réalisations en terme d'efficience et d'efficacité. Il cherche ici un
écart entre les résultats et les objectifs, c'est à dire un écart entre le but choisi et l'effet produit
mais aussi "le pourquoi" de cet écart et le "comment" le réduire.
L’audit d’efficacité sert, donc, à examiner la pertinence des organisations et des
méthodes, l’adéquation des moyens mis en œuvre par rapport aux objectifs fixés, la rigueur de
la gestion et la qualité du management qui sont examinées. L’auditeur ne doit pas seulement
émettre une opinion sur la bonne application des règles mais également sur leur qualité.

§ 4 : Classement selon le domaine d’application

On distingue trois types d’audit à savoir ; l’audit comptable et financier, l’audit


opérationnel et l’audit de performances.

1. Audit comptable et financier

Selon l’OECCA8 (Ordre des Experts Comptables et Comptables Agrées en France) :


« l’audit a pour objectifs de permettre à l’expert comptable d’attester de la régularité et de la

8
Voir EL GADI (Abdelhamid), « Audit et contrôle de gestion », éditions :Mithaq-Almaghrib,
Rabat, 1996, Page 75
sincérité des comptes annuels et de l’image fidèle du patrimoine, de la situation financière et
du résultat de l’entreprise à la fin de l’exercice ».
Pour sa part, l’UEEC9 (Union Européenne des Experts Comptables) avance que :
« l’objet de l’audit des comptes annuels est d’exprimer une opinion sur le fait de savoir si
ceux-ci traduisent fidèlement la situation de la société à la date du bilan et de ses résultats
pour l’exercice examiné, en tenant compte du droit et des usages du pays où l’entreprise a son
siège ».
C’est, donc, une démarche menée par un professionnel compétent et indépendant dans
le but d’émettre une opinion justifiée sur la qualité de l’information financière présentée par
l’entreprise. A la base, la démarche consiste à vérifier deux principes fondamentaux, à savoir,
la régularité et la sincérité. Le respect de ces deux principes donne la garantie de l’image
fidèle.

2. Audit opérationnel

Cet audit qui s’applique à toutes actions, sans privilégier leur incidence sur la tenue et
la présentation des comptes, a pour objet de juger la manière dont les objectifs sont fixés et
atteints, ainsi que les risques qui pèsent éventuellement sur la capacité de l’entreprise ou
d’une entité à définir des objectifs pertinents, à les atteindre et à apprécier leur opportunité.
Le contrôle d’une opération de gestion par l’auditeur interne ne saurait rester subjectif.
Il doit nécessairement se fonder sur un certain nombre de règles et principes qui constituent
les procédures de l’entreprise ; c’est là le point commun entre l’audit comptable et l’audit
opérationnel. De même que l’audit comptable vérifie le respect des règles comptables,
budgétaires et statistiques, de même l’audit opérationnel contrôlera la bonne application des
procédures de gestion interne.
L’audit opérationnel est réalisé par des spécialistes du secteur examiné, aptes non
seulement à comprendre les détails des procédures techniques, mais aussi à faire preuve d’une
connaissance pratique des problèmes posés.

3. Audit de performances (audit de gestion)

Depuis les années quatre-vingt, de nombreux chercheurs se sont attachés à définir la


notion de performance et plus récemment cette notion est mobilisée dans la littérature
managériale pour évaluer la mise en œuvre par l’entreprise des stratégies annoncées de

9
Voir EL GADI (Abdelhamid), « Audit et contrôle de gestion », IDEM.
développement durable. .
Par ailleurs, la mesure de la performance revêt une dimension essentielle au sein de toute
organisation dont l’existence dépend de l’efficience. Le concept est cependant loin d’être
unidimensionnel ; il existe autant d’approches de la performance que de parties prenantes :
performances économique, technique, humaine. etc, chacun la construit en fonction des
objectifs qu’il assigne à l’organisation.
L’audit de performances est, donc, une notion relativement nouvelle, née de la volonté
de dépasser les objectifs étroits des audits comptables et opérationnels. C’est un audit de
l’économie, de l’efficacité et de l’efficience d’une fonction ou d’une organisation qui prédit
un accroissement des besoins d’évolution de la gestion et propose de partir de critères de
performances existantes et définis par l’entreprise elle-même et d’en juger la pertinence.
Rappelons que l’audit de performances dépasse l’audit comptable et l’audit
opérationnel. Il les intègre tous en évaluant les performances globales de l’entreprise.

D. Champs d’action de l’audit:

Il serait absurde de parler d’audit sans, pour autant, préciser son champ d’application
et ses critères d’efficacité ainsi que de mettre en exergue l’objectivité des auditeurs et leur
rôle. En effet, l’audit en tant que démarche structurée et structurante, intervient dans plusieurs
domaines de gestion de l’entreprise d’autant plus que les auditeurs, acteurs de cette démarche,
doivent se conformer à certaines règles et éviter tout activité pouvant compromettre leur
objectivité. Il serait aussi judicieux de donner des éclaircissements sur la notion de contrôle
interne vu l’importance qu’elle revêt au sein de la démarche d’audit.

§ 1 : Champ d’intervention et efficacité de l’audit

L’audit a pour vocation d’évaluer toutes les opérations, tous les rouages, tous les
systèmes, toutes les fonctions de l’entreprise. Cette notion d’universalité qui est l’essence
même de l’audit s’exerce toutefois, dans un cadre spécifique qui est celui de l’évaluation de
l’efficacité du système de contrôle.
La performance et l’efficacité de l’audit, quand à eux, peuvent être appréciées à travers
les besoins de l’entreprise et les normes d’efficacité des fonctions. Cette appréciation peut
émaner de plusieurs organes ; la direction peut donner son appréciation en fonction du degré
de réalisation des objectifs fixés, de leur cohérence avec la politique tracée par l’entreprise, de
la couverture des activités et également en fonction du ratio coût-bénéfice, les audités, pour
leur part, peuvent apporter leur appréciation sur le rapport d’audit, quand aux auditeurs
externes, leur recours aux travaux et aux consultations de l’audit, surtout interne, constitue un
facteur d’appréciation. Le service de l’audit lui-même, peut apprécier l’efficacité et la
performance en formulant des jugements sur la méthodologie et l’efficacité réelle des
prestations, le comité d’audit, quand à lui, effectue le contrôle du suivi de la politique d’audit
de l’entreprise, l’établissement des standards de contrôle, le contrôle des éléments essentiels
de gestion de l’audit, etc.
Il est important de signaler aussi que le système d’appréciation doit être adapté aux
besoins réels de l’entreprise ainsi qu’à la taille de son équipe. Quand aux choix des
indicateurs, il doit tenir compte de l’environnement et intégrer une approche
« d’amélioration » qui permettra de sélectionner les indicateurs dans le cadre des axes de
progrès.

§ 2 : Objectivité et rôle des auditeurs

Les auditeurs doivent effectuer leurs travaux avec objectivité. Celle-ci n’est pas
compromise lorsque l’auditeur est amené à recommander la mise en place de procédures et de
systèmes de contrôle ou à examiner des procédures avant leur mise en application. Par contre,
la conception, la mise en place, l’exploitation de systèmes ne sont pas du ressort des
auditeurs. De même, ils ne doivent pas rédiger des procédures. De telles activités risquent en
effet de compromettre l’indépendance et l’objectivité de l’audit.
Déclaration, code d’éthique et normes constituent des références incontournables pour
l’auditeur. Ils donnent à la profession sa véritable dimension et renforcent sa crédibilité. Mais
il faut bien voir que ces éléments et notamment les normes de management ont été faites par
les Américains, pour des Américains, et qu’elles ne sont pas nécessairement adaptées à la
culture des autres pays. Elles doivent donc être adaptées dans une certaine mesure aux
spécificités de chacun.
Les auditeurs ne sont pas des experts en détection des fraudes. Il ne faut, donc, pas se
tromper de métier, se transformer en enquêteur ou en policier, mais réduire son rôle à des
actions spécifiques et bien déterminés. Dans ce cadre, l’auditeur doit informer les autorités
compétentes (à commencer par le Directeur de l’Audit) de l’existence d’indices et de se
garder de tout triomphalisme. Il doit aussi réaliser des investigations complémentaires pour
asseoir son constat, collaborer avec les spécialistes (si il est sollicité), et surtout, s’assurer que
toutes les bonnes mesures de contrôle interne ont été prises pour éviter le retour de tels
incidents.
§ 3 : Le contrôle interne

1. Définitions

Les définitions du contrôle interne sont nombreuses, mais l’accord se fait sur
l’essentiel ; ensemble de dispositions permettant la maîtrise de la gestion de l’entreprise. Les
auditeurs externes, commissaires aux comptes et experts comptables ont été les premiers en
France à développer la notion de contrôle interne et ce pour atteindre les objectifs spécifiques
assignés à leur fonction : certifier la régularité, la sincérité et l’image fidèle des comptes et
résultats. Le contrôle interne est donc pour eux un moyen alors que pour les auditeurs internes
il s’agit d’un objectif.
Pour l’Ordre des Experts Comptables et Comptables Agrée en France10 le contrôle
interne est « l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a pour but
d’un coté d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information,
de l’autre, l’application des instructions de la Direction et de favoriser l’amélioration des
performances. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et les procédures de chacune
des activités de l’entreprise, pour maintenir la pérennité de celle-ci». Le contrôle interne est,
donc, un ensemble de dispositifs mis en œuvre par les responsables de tous niveaux pour
maîtriser le fonctionnement de leurs activités.

2. Objectifs Général du CI :

A. Maîtrise de l’entreprise :

Elle suppose :
 la conduite ordonnée et efficace des opérations,
 la réalisation des objectifs et des buts.
Cette maîtrise de l’entreprise exige, la définition claire des objectifs, des budgets, des
structures et de procédures : un ensemble de dispositifs qu’on appelle contrôle de gestion.

B. Sauvegarde des actifs :

Le contrôle interne à pour objectif la protection du patrimoine de l’entreprise contre


les risques :
 de la mauvaise utilisation des ressources de l’entreprise,

10
Voir RENARD, (Jaques), « Théorie et pratique de l’audit interne » 4ème édition, éditions d’organisation, Paris,
2002, Page 118)
 de fraude.
Le patrimoine de l’entreprise peut prendre différentes formes : financier,
technologique, image de marque, savoir faire. Le dirigeant de l’entreprise est tenu, donc, de
s’assurer que tous les actifs de la société sont protégés en permanence contre les risques.

C. Assurer la qualité de l’information :

Le contrôle interne se donne également pour objectif, l’instauration d’un système


adéquat d’information de qualité.
Une entreprise ne peut être gérée, dirigée ou maîtrisée si elle ne possède pas un
système d’information vérifiant les caractéristiques suivantes :
 Enregistrement des opérations à la source, dans les plus brefs délais,
 Autorisation des opérations et vérification de l’information à la source,
 Regroupement des informations par catégories homogènes à chaque étape de
traitement,
 Respect des normes généralement admises et des règles internes à l’entreprise
pour la présentation de l’information comptable,
 Diffusion de l’information aux personnes censées entreprendre une action ou
contrôler sa validité dans les délais les plus courts.
Il est évident que la qualité de l’information ne peut être assurée que par la mise en
place de contrôles réguliers. Ces contrôles forment une partie intégrante des systèmes
d’information quels qu’en soient les moyens de traitement, bien qu’on y pense plus
particulièrement lors de la conception et la mise en place d’un système informatique.

D. Assurer l’application des instructions de la direction :

Les instructions sont communiquées sous diverses formes automatisées, écrites ou


verbales ; elles peuvent revêtir un caractère permanent, temporaire ou ponctuel.
En fait, il arrive, par fois, que des instructions données dans une entreprise n’ait
aucune signification ni à court terme ni à long terme pour ceux qui les reçoivent
Il convient donc de s’assurer, dans un premier temps, par un contrôle à priori, que
l’objectif des instructions est bien défini et que les instructions même sont claires, appropriées
et compréhensibles, d’une part, et d’autre part, qu’elles sont adressées spécifiquement aux
personnes habilitées et formées pour les interprétés correctement.
Dans un deuxième temps, par un contrôle, à posteriori, l’émetteur de l’instruction doit
s’assurer de son application.

E. Favoriser l’amélioration des performances :

L’amélioration des performances sous-entend le respect d’une efficacité certaine et, à


moindre degré, une certaine efficience dans la gestion de l’entreprise.
L’efficacité concerne la capacité d’une organisation à atteindre l’objectif qu’elle s’est
fixée, l’efficience est la qualité de l’organisation, qui lui permet d’être efficace au moindre
coût.
3. Objectifs par cycle et opérations

A. Cycle achat /fournisseur

S’assurer que :
 Les séparations de fonctions sont suffisantes
 Toutes les commandes sont dûment autorisées et que leur suivi permet de
connaître les engagements pris par l’Entreprise

 Les biens et services reçus sont conformes aux commandes quant à la qualité et
la quantité et qu’ils sont enregistrés sans délais

 Les biens et services retournés ainsi que les réclamations concernant les
quantités, qualités ou délais de livraisons, sont suivis de façon à obtenir des
avoirs pour ces éléments

 Les factures sont contrôlées avec les bons de réception pour les quantités et la
qualité, et avec les bons de commandes pour les prix et conditions de
paiements; et que ces factures sont approuvées avant d’être enregistrés dans les
comptes fournisseurs et dans les comptes de charges

 Toutes les dettes ou créances concernant des biens et services et services reçus
ou retournés sont enregistrées dans les livres, même si les factures ou avoirs
correspondants ne sont pas encore reçus ou approuvés
B. Cycle trésorerie

S’assurer que :
 Les séparations de fonctions sont suffisantes
 Les recettes sont intégralement et rapidement remises en banque
 L'encaissement des effets (chèques) est régulièrement suivi
 Les paiements sont justifiés et dûment autorisés
 Toutes les recettes et dépenses sont comptabilisées

C. Cycle vente /clients

S’assurer que :
 Les séparations de fonctions sont suffisantes
 Tous les biens et services fournis et les services rendus à la clientèle sont
correctement facturés et comptabilisés.
 Les rabais, remises, ristournes accordés aux clients et les créances passées en
pertes sans dûment autorisés et correctement comptabilisés
 Les biens et services ne sont pas livrés aux clients qui ont atteint leur limite de
crédit et qui représentent un risque pour l’Entreprise
 Les créances sont recouvrées avec célérité
 Le système de comptabilisation des comptes clients et des autres comptes
affectés par les opérations de ventes est fiable
 S'assurer que les créances détenues font l'objet d'une provision

D. Cycle stock

S’assurer que :
 Les séparations de fonctions sont suffisantes
 Les procédures mises en place dans l’Entreprise permettent :
 Une saisie exhaustive des mouvements physiques de stocks qui lui
appartiennent
 Une protection suffisante des stocks
 Les coûts imputés aux stocks sont déterminés avec précision.
 Les procédures mises en place dans l’entreprise permettent une identification
précise des stocks à déprécier.
E. Cycle immobilisation

S’assurer que :
 Les séparations de fonctions sont suffisantes
 Les acquisitions d’immobilisations sont dûment autorisées et correctement
comptabilisées
 Les retraits d’immobilisations sont dûment autorisés et correctement
comptabilisés
 Les immobilisations existent, appartiennent bien à l’entreprise, et qu’elles sont
correctement évaluées et classées
 La dotation aux amortissements (et provisions pour dépréciation) respecte les
principes généralement admis

F. Opération comptable

S'assurer :
 Que la comptabilité est correctement organisée
 Que la fiabilité des informations enregistrées ou produites

G. Opération paie

S’assurer que :
 Les séparations de fonctions sont suffisantes
 Les personnes figurant dans le journal de paie ont bien droit à leur
rémunération
 La paie est établie correctement
 Le paiement s’effectue avec la sécurité nécessaire
 Les conditions légales sont respectées (notamment les prêts au personnel)
B. Section 2 : La démarche générale de l’audit

L’auditeur suit une démarche qui se décline en trois phases comportant chacune une
série d’actions :
 Phase de préparation
 Phase de réalisation
 Phase de conclusion

A. Phase de préparation.

1. La prise de connaissance générale de l’entreprise

L’auditeur acquiert cette connaissance au travers :


L’étude de la documentation externe (données et réglementation générales et
spécifique : environnement international, national et sectoriel) et interne à l’entreprise
(procédure, organigramme, plan stratégique,….)
Les contacts directs (entretiens avec les dirigeants et les différents responsables des
services,…)
Les l’examen analytique préliminaire permettant à l’auditeur de procéder au
découpage de l’activité de l’entreprise et a l’établissement d’un plan d’audit et d’un
programme de travail.

2. Le découpage de l’activité à auditer

Le découpage se fera par module (ou section ou sous section) des états financier.
L’auditeur regroupera et scindera les sections en fonction de leur importance, de leur
homogénéité, de leur lien. Les sections de travail généralement retenues sont les suivantes :
 Les investissements,
 La valeur d’exploitation,
 Les ventes et les créances clients,
 Les achats et les dettes fournisseurs,
 La trésorerie et le portefeuille des titres,
 Les capitaux propres et résultats,
 Les opérations de financement,
 Les charges de personnel, …
3. Le plan général d’audit

Le plan général d’audit (ou plan de mission) est un document qui résume les
différentes informations obtenues par l’auditeur suite aux étapes précitées et précise les
conclusions et décisions qu’il tire pour la réalisation de sa mission. Un plan d’audit contient
généralement :
Une présentation de l’entreprise (ou de l’entité auditée), les principales évolutions de
la période et leurs explications obtenues ou à confirmer,
La nature de la mission, ses particularités éventuelles,
L’identification des risques généraux et des risques spécifiques à la mission,
La détermination du seuil de signification,
La stratégie d’audit retenue :
 Evaluation du contrôle interne
 Ou examen direct des comptes
Les éléments d’organisation interne relatifs à l’équipe, au planning et au budget,
L’approche à retenir.

4. Le programme de travail détaillé

Le programme de travail décrit avec précision les éléments suivants :


 La nature des travaux à effectuer,
 L’étendue des travaux,
 Le calendrier des travaux.

B. Phase de réalisation

1. L'appréciation du contrôle interne

Depuis quelques années, la notion de contrôle interne a été introduite dans tous les
domaines d’activités économiques, aussi bien dans les pays développés que dans les pays
sous-développés.

A. La description du système du contrôle interne :

A partir de l’examen du manuel des procédures ou des entretiens réalisés avec les
principaux acteurs de l’entreprise, l’auditeur recense et formalise, pour chaque section de
travail, toutes les procédures qui caractérisent le déroulement des opérations depuis
l’opération elle même jusqu'à sa comptabilisation.
Les techniques utilisées à ce niveau sont :
 le mémorandum (description narrative),
 le diagramme de circulation (représentation graphique des circuits)

B. Les tests de conformité :

Les tests de conformité (ou d’existence ou encore de réalité) ont pour objectifs de
s’assurer de la bonne compréhension de la procédure par l’auditeur et que la procédure décrite
est conforme à la réalité. Ainsi, l’auditeur suit quelques transactions tout au long de la
procédure
Exemple : prendre quelques bons de commande client, les rapprocher des bons de
livraison, des factures et des mouvements d’inventaire.
L’auditeur n’a pas à vérifier que la procédure est bien appliquée mais simplement
qu’elle existe.

C. La première évaluation du contrôle interne :

A partir des étapes précédentes et à l’aide du questionnaire de contrôle interne,


l’auditeur est en mesure d’identifier les faiblesses et les forces liées à la conception de
chacune des procédures examinées.
Exemple : défaillance de la procédure d’inventaire physique

D. Les tests de permanence :

Les tests de permanence ont pour objectif de vérifier que les contrôles internes, mis en
place par l’entreprise pour assurer la fiabilité des informations financières, ont été
effectivement appliqués sur toute la période sous revue
L’auditeur teste que les points forts « théoriques » se vérifient en pratique et qu’ils
sont appliqués de façon constante.

E. L’évaluation définitive du contrôle interne :

L’auditeur récapitule dans un document de synthèse les faiblesses de conception


relevées à partir des tests de conformité et les faiblesses d’application identifiées à travers les
tests de permanence.
L’auditeur examine les conséquences de son évaluation définitive du contrôle interne
sur le programme de contrôle des comptes, sur son opinion et sur la lettre de recommandation
dans laquelle l’auditeur signale à l’entreprise les faiblesses méritant d’être corrigées.
Trois caractéristiques principales sont à la base d’un bon système de contrôle interne :
1) Un plan d’organisation qui prévoit une séparation des taches et des
responsabilités entre les collaborateurs ;
2) Un système de procédures d’autorisation et d’enregistrement bien appliqué
pour permettre un contrôle comptable raisonnable sur les différents acteurs, sur
les engagements ainsi que sur les produits et les charges ;
3) Des méthodes solides et éprouvées doivent être suivies et adoptées pour
l’accomplissement des différentes taches et fonctions de chacun des services
prévus dans l’organisation de l’entreprise. Le personnel doit posséder une
qualification adaptée à la nature des responsabilités qui lui sont attribuées.

2. Examen des états de synthèse

Au terme de l’évaluation définitive du contrôle interne, l’auditeur recherche, pour


chaque force et chaque faiblesse, l’impact qu’elles ont ou peuvent avoir sur la régularité et la
sincérité des comptes.
Autrement dit, il détermine aussi précisément que possible, les garanties que lui
apportent les points forts et les risques que génèrent les points faibles. Sur la base de ces
présomptions, l’auditeur connaît plus ou moins donc, les éléments de preuve qui lui manque
pour donner à son opinion un caractère objectivement raisonnable. Il peut en conséquence
adapter son programme d’audit de manière à les obtenir sans déployer d’efforts inutiles. Pour
cela il dispose de plusieurs techniques :

A. La revue analytique

La revue analytique détaillée est nécessaire afin d’obtenir un degré d’assurance


satisfaisant, elle constitue une étape importante pour définir les risques accrus et élaborer son
plan d’audit. Le degré d’assurance obtenu dépend des limitations inhérentes aux procédures
analytiques et de la rigueur avec laquelle les tests sont effectués. Il convient de noter que
l’objectif principal de la revue analytique est avant tout d’identifier les variations imprévues
ou l’absence de variations prévues susceptibles de révéler l’existence d’un risque
d’inexactitude.
Les procédures de revue analytique comprennent les travaux suivants :
 Prendre en considération l’activité du client et son environnement en tenant compte
des systèmes d’information et des procédures de contrôle interne. Apprécier les
éléments comptables en fonction de notre anticipation, notamment:
 Analyser les variations des soldes par catégorie pour la nécessité d’obtenir un détail
par filiale, par ligne de produit, par division, etc. ;
 Détailler le solde par catégorie et examiner chaque catégorie pour détecter
d’éventuelles anomalies ;
 Analyser les variations importantes. S’assurer de la concordance entre les variations et
les différents postes liés à celles-ci,
 Préparer une analyse mettant en relation les variations d’une année sur l’autre
 Evaluer la fiabilité des données, en tenant compte des résultats de l’évaluation de
l’environnement de contrôle.
 Déterminer à partir de quel niveau (en valeur et en %) les écarts constatés entre les
comptes et nos attentes devront déclencher des recherches d’explications détaillées.
 Obtenir des explications des écarts par rapport à l’évolution attendue, qui puissent être
contrôlés par d’autres éléments de preuve (passer en revue les balances auxiliaires,
examiner les documents justificatifs...).

B. Observation physique

L'observation physique est l’un des moyens les plus efficaces permettant de s'assurer
de l'existence réelle d'un actif, elle n'apporte cependant qu'une partie des éléments probants
qui sont nécessaires à l'auditeur pour fonder son jugement. Seule l'existence du bien est
confirmée.
Les autres éléments, tels que propriété du bien, valeur attribuée, etc., doivent être
vérifiés par d'autres techniques. Cependant, l'observation physique peut, dans certains cas,
apporter une partie des éléments probants concernant la propriété ou la valeur du bien.
Il appartient à l'auditeur de déterminer les conditions auxquelles il soumet la mise en
œuvre de l'observation physique ainsi que l'étendue de son application.
Les éléments pouvant faire l'objet d'un examen physique sont très nombreux. Par
rubrique du bilan, on peut noter:
 Immobilisations corporelles ;
 Stocks dans l'entreprise ou chez des tiers lorsqu'elle en est propriétaire ;
 Effets et espèces
Bien que l'observation physique puisse être effectuée ponctuellement par l'auditeur
tout au long de l'exercice de sa mission, elle est le plus souvent mise en oeuvre au moment
des inventaires des divers éléments évoqués ci-dessus par 1'entreprise.
La responsabilité des prises d'inventaire est du ressort de la direction de l'entreprise.
L'auditeur doit s'assurer que les dirigeants assument cette responsabilité et ont mis en
place des procédures de contrôle physique satisfaisantes. Une façon efficace de s'en assurer
est d'assister aux contrôles effectués par l'entreprise.
Dans la plupart des cas, l'auditeur se limitera à constater que les procédures existent,
qu’elles sont satisfaisantes et correctement appliquées. Il complétera cette observation par un
nombre de comptages dont le volume dépendra de la qualité des procédures d'inventaire mises
en place par l'entreprise et de la fiabilité du système de contrôle interne concernant les actifs
inventoriés et leur enregistrement.

C. Confirmation directe :

La confirmation directe est une procédure qui consiste à demander à un tiers ayant des
liens d'affaires avec l'entreprise vérifiée de confirmer directement à l’auditeur des
informations concernant l'existence d'opérations, de soldes, ou tout autre renseignement il
appartient au commissaire aux comptes de déterminer les conditions auxquelles il soumet sa
mise en œuvre ainsi que l'étendue de son application.
La confirmation directe permet, en général, à l’auditeur d'atteindre ses objectifs plus
rapidement et de façon plus satisfaisante que d'autres moyens de contrôle. Cependant elle peut
ne pas être suffisante puisqu’elle ne constitue qu'une partie des éléments probants que
l'auditeur doit réunir pour fonder son jugement. Par exemple, une confirmation de solde reçue
d'un client donne une qualité de preuve très satisfaisante quant à l'existence de la créance. Elle
ne signifie pas que le client est solvable et que la créance sera encaissée. Des procédures
alternatives devront également être mises en œuvre pour vérifier que toutes les créances non
réglées figurent dans les comptes.
Il est en principe préférable de demander une confirmation de solde ou d'information à
la date de clôture. Le rapport de l'auditeur étant sur les états de synthèse établis à la date de
clôture, l'élément confirmé sera directement utilisable.
Cependant lorsque le système de contrôle interne est satisfaisant, les demandes de
confirmation peuvent porter sur une date autre que celle de la clôture. Il sera alors nécessaire
de s'assurer que les conclusions que l'on a pu tirer de ces confirmations sont toujours valables
à la date d’échéance.
Par contre, certaines confirmations doivent être faites systématiquement à la date de
clôture, par exemple la recherche des engagements et passifs éventuels auprès des conseils
juridiques ou du Greffe du tribunal de première instance.
L'efficacité de la technique de confirmation directe est subordonnée au respect de
certaines règles pratiques concernant
 La sélection des comptes à confirmer,
 La présentation, le contrôle et l'expédition des demandes,
 L'exploitation des réponses,
 Le traitement des demandes sans réponses.

C. Phase de conclusion

1. La synthèse des travaux d’audit

Cette synthèse porte sur l’étendue des travaux et sur les erreurs et inexactitudes
identifiées qui n’auraient pas déjà été prises en compte par l’entreprise.
L’auditeur décide si tous les travaux nécessaires ont été effectués et récapitule les
erreurs et les inexactitudes relevées et examine leurs ajustements .Il compare le total des
montants des ajustements au seuil de signification tel qu’il l’a défini au début de sa mission.

2. Le rapport d’audit et l’opinion de l’auditeur

L’auditeur est tenu à l’établissement d’un rapport général relatant son opinion sur les
états financiers et le cas échéant d’un rapport spécial.
Lorsque tous les contrôles ont été effectués et évalués, et que l'auditeur externe a
déterminé si les états financiers ont été préparés conformément à un référentiel comptable
pertinent, celui-ci doit être en mesure d'émettre une opinion écrite sur les états financiers dans
leur ensemble. Cette opinion constitue l'élément essentiel du rapport d'audit.

1. Le rapport d'audit

Selon la norme ISA 700, le rapport d'audit doit comporter les éléments suivants :
 Intitulé
 Destinataire
 Paragraphe de présentation ou d'introduction (comportant l'identification des états
financiers audités et le rappel des responsabilités respectives de la direction de
l'institution et de l'auditeur)
 Paragraphe portant sur l'étendue de l'audit (faisant référence aux normes ISA ou aux
normes ou pratiques nationales applicables, et décrivant le travail effectué par
l'auditeur)
 Paragraphe d'opinion (indiquant l'opinion exprimée par l'auditeur sur les états
financiers)
 Signature de l'auditeur
 Date du rapport
 Adresse de l'auditeur

Le paragraphe d'opinion est l'élément essentiel du rapport d'audit. L'auditeur externe


peut émettre plusieurs types d'opinion :
 Opinion sans réserve
 Opinion sans réserve avec observation(s)
 Opinion avec réserve
 Impossibilité d'exprimer une opinion
 Opinion défavorable

a. Opinion sans réserve

L'auditeur émet une opinion sans réserve lorsqu'il est satisfait des éléments audités,
dans tous leurs aspects significatifs, et conformément aux termes de référence définis :
- L'information financière a été préparée en utilisant un référentiel comptable
acceptable, appliqué de manière cohérente. L'information financière est conforme aux
réglementations en vigueur et aux exigences statutaires.
- L'image reflétée par l'information financière dans son ensemble est conforme à la
connaissance que l'auditeur a de l'activité de l'organisation ou de l'agence.
- L'information financière est, dans tous ses aspects significatifs, présentée de façon
appropriée.
- Les exigences additionnelles requises dans les termes de référence ont été satisfaites.

b. Opinion sans réserve avec observation(s)

Le rapport d'un auditeur peut être modifié par l'ajout d'un paragraphe « d'observation»,
pour mettre en lumière un élément affectant les états financiers. Ce paragraphe est
généralement inclus après le paragraphe d'opinion et doit explicitement précisé qu'il ne remet
pas en cause l'opinion exprimée par l'auditeur.

c. Opinion avec réserve

Dans certaines circonstances, l'auditeur externe peut choisir d'émettre une opinion
avec réserve. Une telle opinion résulte généralement soit d'une limitation de l'étendue des
travaux d'audit, soit d'un désaccord avec la direction concernant le bien-fondé des procédures
comptables ou la pertinence de la présentation des états financiers. L'auditeur doit se référer à
l'ISA 700 qui stipule :
Une opinion avec réserve doit être exprimée lorsque l'auditeur estime ne pas pouvoir
donner une opinion sans réserve, et que le désaccord avec la direction ou la limitation de
l'étendue de l'audit n'ont pas une importance ou des conséquences telles qu'elles justifieraient
l'expression d'une opinion défavorable ou l'impossibilité d'exprimer une opinion.

d. Note à la direction

Produit complémentaire du processus d'audit externe, la note à la direction identifie les


problèmes et faiblesses apparus au cours de l'audit, et propose des recommandations
constructives qui peuvent aider la direction à mieux gérer les activités de l'institution et à
consolider les contrôles internes.
Ce document communique les résultats de l'auditeur au conseil d'administration ou au
comité d'audit de l'institution.
L'auditeur externe doit porter beaucoup d'attention à la préparation de la note à la
direction. Cette lettre est particulièrement importante pour les institutions de micro finance,
qui ont souvent des contrôles internes faibles. Trop souvent, les auditeurs rédigent une note à
la direction standard, abordant des problèmes généraux sans apporter vraiment de solution aux
problèmes spécifiques de l'institution, ni beaucoup de conseils concrets à la direction pour
résoudre ces problèmes.
Avant de rédiger la version définitive de la note à la direction, l'auditeur doit soumettre
une première version à la direction, de façon à ce qu'elle puisse lui faire part de ses
remarques.
IV. Chapitre 2 : L’audit du cycle achat fournisseur

Le deuxième chapitre de cette première partie portera sur : Le contrôle interne de cycle
achat et L’audit du compte -fournisseur-.

C. Section 1 : Contrôle interne du cycle achat fournisseur


A. La fonction achat :

La fonction achats est définie comme la fonction responsable de l'acquisition des biens
ou services nécessaires au fonctionnement de toute entreprise.
Les objectifs de cette fonction sont les suivants :
Que les besoins soit convenablement identifiés et réels
Que la commande soit faite auprès de fournisseur idéal
Que la réception soit conforme à la commande
Que la facturation soit réelle et conforme à la réception
Que le paiement soit conforme à la facturation

B. Les services intervenants

Dans le cadre d’un bon contrôle interne, on rencontre généralement les services
suivants (ou une séparation entre différentes personnes des tâches correspondantes à
accomplir) :
A. Services initiateurs de la commande. Ils émettent des « demandes d’achat » dans
des limites strictement définies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les envoyer
directement aux fournisseurs

B. Service « Achats ». Il établit les bons de commande sur la base soit des
demandes d’achat, soit de besoins spécifiques. Il négocie les prix, choisit les fournisseurs et
surveille les délais de livraison.

C. Service « Réception ». Il s’assure de la conformité de la livraison avec la


commande (quantité et qualité).

D. Service « Stocks ». Il reçoit la marchandise du service « Réceptions » et fait les


enregistrements correspondants.
E. Service « Comptable ». Il enregistre les factures lorsque celles-ci ont été
approuvées.

F. Service « Trésorerie ». Il met la facture en paiement en s’assurant de son


approbation par les personnes compétentes (approbation sur la facture, sur la date et sur le
moyen de paiement)

C. Les étapes du cycle achat fournisseur :


Les étapes du cycle achat fournisseur sont les suivant :

A. Le déclenchement de la commande

1) Objectifs du contrôle interne

Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit donner
l’assurance que les commandes d’achat de marchandises ou de biens et services sont faits en
fonction des besoins de l’entreprise, pour des quantités optimales et par des personnes
autorisées à le faire.
Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière
satisfaisante aux questions suivantes :
Qui peut déclencher la commande ?
Quand passer la commande ?
Quelle quantité faut-il commander ?
A quel fournisseur doit-on s’adresser ?

2) Organisation correspondant à ces objectifs

Les éléments suivants constituent, en général, les bases d’une organisation


satisfaisante :

a) Une demande d’achat est établie par les services utilisateurs et transmise au
service « Achats ».

b) Un bon de commande est systématiquement établi, si possible sur des


exemplaires standards et pré numérotés, à partir des demandes d’achat par le service
« Achats ».
c) Les fonctions ayant trait aux commandes doivent être distinctes de celles de
réception, de stockage, d’expédition, de tenue de l’inventaire permanent, de l’enregistrement
comptable et du règlement des factures.

d) Les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par
écrit et un montant maximum autorisé est défini.

e) Les quantités à commander sont déterminées en fonction des besoins de


l’entreprise.

f) La signature des personnes autorisées doit apparaître clairement sur le bon de


commande.

g) Le choix du fournisseur doit permettre d’obtenir, par comparaison des


possibilités offertes, le meilleur prix en égard à la qualité exigée. Généralement, il existera
une liste de fournisseurs agrées pour les différents produits ou services achetés comprenant les
prix obtenus et leurs délais de livraison ; cette liste fait l’objet d’une remise en cause et d’une
mise à jour périodiques.

B. L’acceptation des livraisons (ou de service rendu)

1) Objectifs du contrôle interne

En ce domaine, ils sont amené à garantir que:

 Les délais de livraison prévus sont respectés


 Les livraisons (ou le service rendu) ne peuvent être acceptées que si elles
correspondent à une commande
 Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande.

2) Organisation correspondante

Les éléments suivants constituent, en général, les bases d’une organisation


satisfaisante :
a) Un bon d’entrée (ou de réception) doit être établi pour chaque réception. Il est
particulièrement utile que ces bons soient pré numérotés.
Dans le cas de petites entreprises, lorsqu’il s’agit d’achats standards, un double du bon
de commande peut servir de bon de réception. On pourra même admettre dans certains cas
l’utilisation du bon de livraison du fournisseur, mais à la condition que celui-ci soit numéroté
dès son arrivée.
b) Un contrôle, dès réceptions, doit être prévu. Les livraisons ne doivent être
acceptées que dans la mesure où la réception correspond à un bon de commande de
l’entreprise.
Un certain nombre de vérifications doivent être effectuées ; elles sont généralement
faites en deux temps :
- Contrôle de spécification et de quantité par rapprochement entre le bon de
commande et le bon de réception
- Contrôle de qualité de la marchandise reçue. Cela ne peut être fait que par une
personne compétente (en général, un technicien), qui procédera soit de manière exhaustive,
soit par sondages.
Les vérifications de qualité et de quantité doivent être matérialisées sur le bon de
réception.
c) Une fois ces contrôles effectués, l’acceptation de la livraison doit être indiquée
par l’envoie de doubles du bon de réception au service « Achats », à la comptabilité et, s’il
s’agit de marchandises à stocker, au magasin.
Pour le magasin, le bon de réception accompagne la marchandise et sert de « prise en
charge »
Pour le service achats, cela lui permet d’être informé de la livraison et de surveiller les
délais de livraison
Quant à la comptabilité, nous verrons que le bon de réception lui sert en attente de la
facture et lui permet de tenir une comptabilité en I.P.
d) Le service « Achats » surveille les délais de livraison à partir des bons de
commandes expédiés et effectue les relances nécessaires.

C. La constatation des dettes et le paiement des factures

1) Objectifs du contrôle interne

Le contrôle interne doit garantir que:


- Les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et
des services
- La comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.
2) Organisation correspondant à ces objectifs

a) La comptabilité doit être en mesure de détecter les marchandises reçues pour


lesquelles aucune facture n’est encore parvenue. A cet égard, une bonne procédure (parmi
d’autres possibles) consiste à transmettre systématiquement à la comptabilité les doubles des
bons de commande et des bons de réception.
Ceci permet à la comptabilité, d’une part, d’effectuer le regroupement en liasse du bon
de commande, du bon de réception et de la facture, d’autre part, de pouvoir connaître à tout
moment l’ensemble des réceptions effectuées pour lesquelles la facture n’a pas encore été
reçue.
b) Il est nécessaire que la comptabilité soit organisée de manière que soient
évités :
- La perte ou simplement l’absence de suivi des factures fournisseurs. Dans cet
esprit, il est indispensable que les factures soient centralisées dès réception par la
comptabilité.
Celle-ci peut alors sans risque les transmettre aux différents services qui peuvent les
utiliser (par exemple au service « Achats » pour vérification des prix facturés).
- Les confusions dans la tenue des comptes « fournisseurs » qui peuvent donner
lieu à des litiges et détériorer l’image de marque de l’entreprise.
- Les retards de règlements qui peuvent se traduire par le versement d’indemnités.
- L’enregistrement incorrect des charges nées de ces opérations.
A cet égard, on pourra mentionner les procédures suivantes :
- Dès leur réception, les factures doivent être numérotées, afin de permettre leur
identification, et datées afin de mémoriser leur date d’arrivée.
- Avant d’être vérifiées, elles doivent être classées en attente (il convient de noter
que l’ensemble des factures classées en attente devra être examiné avec soin en fin d’exercice
au moment de l’établissement du bilan).
- Un certain nombre d’opérations doivent être effectuées avant l’enregistrement de
la facture :
 Rapprochement de la facture et du bon de réception (celui-ci a normalement dû
être rapproché du bon de commande) : on doit en effet s’assurer que la facture correspond à
une livraison effective et acceptée.
 Vérification de la facture : additions, multiplications, prix unitaires, calcul des
taxes.
 Approbation de la facture, par une personne responsable ;
- Une fois enregistrée, la facture devra être classée dans un échéancier, jusqu’à ce
qu’elle soit payée.
c) Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilité doit
être en mesure de les suivre ; par exemple :
- En cas de retour des marchandises après un premier usage qui n’a pas donné
satisfaction, il convient d’obtenir du fournisseur un avis de réception et il faudra demander au
fournisseur d’établir un avoir. Ce genre de situation se traduit en général par diverses
négociations qui se prolongent dans le temps (parfois même par un contentieux). Dans tous
les cas, il est indispensable que l’ensemble des réclamations soit suivi par un responsable. Les
factures en suspens doivent faire l’objet d’un contrôle constant, notamment à l’occasion de
l’établissement des comptes de fin d’exercice ;
- En cas de livraison incomplète, des précautions doivent être prises quant aux
modalités de règlement ;
- Si des avances sont versées au fournisseur, les procédures adéquates doivent
être mises en place, pour que ces avances viennent en déduction du règlement définitif.

D. Paiement des factures

1) Objectifs du contrôle interne

Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les objectifs spécifiques à la
mise en paiement sont les suivants :
- Les factures sont contrôlées avant mise en paiement
- La mise en paiement est dûment autorisée
- Les factures ne sont pas payées plusieurs fois.

2) Organisation correspondant à ces objectifs

Les procédures suivantes sont généralement considérées comme satisfaisantes au


regard du contrôle interne.
a) Le service comptable doit comparer les éléments figurant sur la facture : prix,
qualité, quantités, avec copie des bons de réception et des bons de commande.
b) La mention « bon à payer » ne doit être portée sur la facture qu’après
comparaison de celle-ci avec les bons de réception et de commande correspondants.
Le bon à payer doit être porté uniquement sur l’original, afin d’éviter de le donner
plusieurs fois pour la même facture. A cette fin, lorsque la facture est reçue en plusieurs
exemplaires, la mention « duplicata » sera indiquée dès la réception, sur les exemplaires
autres que l’original.
Les factures comptabilisées portent la référence de l’enregistrement, afin d’éviter les
doubles comptabilisations. Les factures payées sont annulées par la mention « payé » pour
éviter un double usage et portent la référence du paiement.

E. L’information et le contrôle de l’information

L’auditeur interne doit s’assurer en permanence que les procédures mentionnées ci-
dessus sont correctement appliquées (notamment les délégations de responsabilité).
D’autres travaux pourront porter sur l’examen des justificatifs tels que les factures, les
relevés des fournisseurs, les contrats importants (ceux-ci permettant éventuellement de
détecter des engagements non enregistrés).
Enfin, en relation avec les problèmes de trésorerie, l’auditeur interne pourra porter une
attention particulière aux escomptes non demandés, aux paiements anormalement anticipés.

D. Section 2 : Audit du compte fournisseurs et comptes rattachés


A. Objectifs d’audit du compte :

Les principaux objectifs d’audit des fournisseurs et comptes rattachés consistent à


vérifier que :
• Toutes les dettes fournisseurs figurant au bilan correspondent à des dettes réelles
dues aux fournisseurs ou autres créditeurs de l’entreprise pour des produits ou des prestations
reçues.
• Toutes les dettes fournisseurs de l’entreprise à la date de clôture sont comptabilisées
au bilan.
• Les comptes fournisseurs et comptes rattachés reflètent les sommes dues à la date de
clôture.
• Les comptes fournisseurs et comptes rattachés ne sont pas couverts par des garanties
sur les actifs, privilèges ou autres nantissements.
• les comptes fournisseurs et comptes rattachés sont correctement présentés, imputés et
décrits dans les comptes annuels, y compris dans l’annexe, conformément aux principes
comptables généralement admis, appliqués de manière constante.
Les principaux comptes concernés :

• Dans le bilan :
- Avances et acomptes reçus sur commandes en cours,
- Fournisseurs,
- Fournisseurs - effets à payer
- Fournisseurs - factures non parvenues.
• Dans le compte de résultat :
- Achats,
- Autres charges externes.

B. Les contrôles à effectuer sur le compte fournisseurs

1) Procédures d’examen analytique :

Comparer la balance des comptes individuels avec celle des exercices précédents et
enquêter sur les changements inattendus (des changements dans les fournisseurs principaux,
dans la proportion des soldes débiteurs, dans l’ancienneté des soldes...) ou sur l’absence de
changement attendu.
Comparer le ratio de rotation de l’exercice avec celui des exercices précédents.

2) Procédures de base :

 Examiner les rapprochements bancaires de l’entreprise auditée afin de vérifier


le délai d’encaissement (avoirs) ou de décaissement.
 Vérifier la séparation des exercices en examinant le journal des achats, les bons
de réception, les factures des fournisseurs sur des périodes précédant immédiatement et
suivant immédiatement les dates de clôture, et vérifier que les opérations ont été
comptabilisées sur le bon exercice.
 Effectuer une recherche des passifs non enregistrés à la date de l’inventaire
physique ou celle de clôture en examinant les décaissements postérieurs à la date de clôture,
les factures fournisseurs reçues et non enregistrées et les bons de réception émis avant la
clôture et non rapprochés des factures.
 Procéder à une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets à payer.
3) Procédures générales :

 Vérifier les imputations comptables du journal des achats en comparant la


nature des produits ou prestations achetés avec les intitulés des comptes.
 Revoir les avoirs et autres ajustements intervenus après la date de clôture.
 Pointer le solde des comptes fournisseurs et comptes rattachés avec le grand
livre et les comptes annuels.
 Pointer le solde des comptes fournisseurs et effets à payer figurant au bilan
avec la balance fournisseurs, ou éventuellement, avec le total de l’échéancier des effets à
payer.
 Rapprocher les montants importants des soldes fournisseurs des factures ou des
relevés émis par les fournisseurs, et s’assurer par sondage de l’apurement en banque des
comptes effets à payer, sauf pour les soldes ayant fait l’objet d’une confirmation.
 Vérifier que les comptes fournisseurs débiteurs correspondent à des avances ou
acomptes versés et sont classées à l’actif du bilan.
 S’assurer que les dettes en devises sont converties au taux de clôture et que la
différence de change figure dans le compte « Ecart de conversion actif ou passif ».
 Pour les fournisseurs factures non parvenues, vérifier l’exercice de
rattachement avec le bon de réception et l’évaluation avec le bon de commande. Vérifier
l’enregistrement en stocks.
 Obtenir pour les principaux fournisseurs les conditions générales d’achats, et
vérifier que tous les rabais, remises et ristournes à obtenir ont été provisionné à la date de
clôture. Expliquer toutes les variations importantes par rapport à l’exercice précédent.
 Revoir les principaux contrats signés avec les fournisseurs afin de s’assurer
qu’il n’existe pas d’engagements d’achats à des prix excédents leurs valeurs probables de
réalisation.
 Vérifier que toutes les informations relatives aux comptes fournisseurs et
comptes rattachés sont incluses dans l’annexe pour que les documents de synthèse donnent
une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des résultats. Cette annexe
comporte l’état des échéances à la clôture. Vérifier la régularité et la sincérité de ces
informations.
4) Les erreurs possibles :

 Des produits et des prestations reçus des fournisseurs ne sont pas


comptabilisés.
 Des crédits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas à des réceptions de
produits ou de prestations.
 Des dettes fournisseurs ne sont pas calculées correctement.
 Des charges de l’exercice sont comptabilisées dans l’exercice suivant.
 Des achats effectués après la date de clôture sont comptabilisés dans l’exercice.
 Les montants dus aux fournisseurs ne sont pas tous crédités aux comptes de
fournisseurs.
 Des crédits aux comptes de fournisseurs ne correspondent pas à des dettes
fournisseurs.
 Le journal des achats n’est pas correctement totalisé.
 Les totaux du journal des achats ne sont pas correctement centralisés dans le
grand livre.
 Les factures fournisseurs ne sont pas correctement enregistrées dans le journal
des achats.
 Des décaissements concernant des fournisseurs et des effets à payer ne sont pas
comptabilisés.
 Des débits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas à des décaissements
en faveur des fournisseurs.
 Des décaissements comptabilisés en faveur des fournisseurs ne correspondent
pas aux montants décaissés.
 Des décaissements effectués dans l’exercice sont comptabilisés dans l’exercice
suivant.
 Des débits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas à des décaissements.
 Le journal des décaissements n’est pas correctement totalisé.
 Les totaux du journal des décaissements ne sont pas correctement centralisés
dans le grand livre.
 Les décaissements ne sont pas correctement enregistrés dans le journal des
décaissements.
 Les décaissements ne sont pas correctement enregistrés dans le grand livre
auxiliaire fournisseurs.
PARTIE 2 :

L’audit du cycle achat fournisseur de « Institut

Nationale de la Recherche Agronomique »


V. Chapitre I : Présentation de la Société auditée « Institut Nationale de
la Recherche Agronomique »
VI.
E. Section 1 : Présentation de l’INRA

L’Institut Nationale de la Recherche Agronomique est un établissement public à caractère


scientifique opérant dans le domaine de la recherche agronomique crée par la loi n° 40-80,
promulguée par le Dahir n° 1.81.204 du 3 Joumada II 1401 (08 avril 1981) et mis en
application par le décret n° 2.81.348 du 3 Joumada I 1402 (22 Mars 1982)

A. Les missions de l’INRA :

Elles se présentent comme suit :


 La production des connaissances scientifiques et des innovations dans les
domaines de l’agriculture et l’élevage ;
 Le contrôle des recherches, études et travaux effectués pour le compte des
entreprises publiques ;
 La diffusion de documents relatifs tant à ses propres recherches qu’a celles
effectuées à l’étranger ;
 L’étude et la détermination des modalités pratiques de l’application des
résultats de ses recherches, et dans ce cadre, conseiller les organismes de vulgarisation
agricole et les agriculteurs ;
 La contribution dans le développement agricole du Maroc ;
 La mise au point des techniques culturelles appropriées dont le but d’améliorer
la productivité de plusieurs espèces végétales ;
 La mise en place des méthodes de lutte efficaces contre les maladies et
parasites animaux ;
 La production des semences certifiées; l’amélioration des espèces animales
(ovins, caprins, bovins…)
 Le transfert technologique par le biais des SRD (Service de Recherche et
Développement)
 La diminution des importations des produits agricoles de l’extérieur ;
 L’augmentation de la production végétale et animale du point de vue
quantitatif ;
 Entreprendre des essais sur les cultures nouvelles et sur la production animale
d’une façon générale ;
L’INRA a connu dernièrement une réorganisation structurelle visant la modernisation de
son processus de gestion.
La finalité de la nouvelle organisation est de doter l’institution d’une :
 Planification stratégique adéquate pour renforcer les capacités prospectives
d'adaptation, de réaction et d'anticipation de la demande sociale de recherche agronomique;
 Politique de proximité en se basant sur la régionalisation et la déconcentration
de la recherche;
 Système intégré de suivi, d'évaluation et de contrôle;
 Gestion intégrée et rationnelle des ressources;
 Politique de valorisation de ses produits;
 Politique cohérente d'information et de coopération.
L'INRA opère à travers dix centres régionaux de la recherche agronomique et 21
domaines expérimentaux répartis sur le territoire national et couvrant les divers agro systèmes
du pays.
Les projets de recherche de l'INRA sont définis avec la participation des partenaires, des
clients et des prescripteurs régionaux. Ils sont menés au sein de trente unités de recherche
hébergées par les Centres Régionaux. Ils sont encadrés à l'échelle centrale par dix
départements scientifiques à vocation disciplinaire.
Pour accomplir sa mission et être au diapason de l’actualité scientifique, l’INRA entretient
des relations de partenariats avec des organisations nationales et internationales, les structures
de développement, le secteur privé et les Organisations Non Gouvernementales.

B. L’organigramme de l’INRA :

L’organigramme de l’INRA défini les attributions et les fonctions des différentes


unités. Il a connu des changements importants au cours de l’année 2003, avec cette nouvelle
structure, l’INRA vise à améliorer ses mécanismes de recherche et de gestion en précisant les
nouvelles missions de chaque unité afin de mieux répondre à ses obligations internes et
externes. (Voir page suivante)
F. Section 2 : Description des procédures du cycle achat par Bon de Commande
A. Objectif des procédures :

Le circuit « achat par bon de commande » a pour objet de déterminer les modalités
d’engagement, de liquidation, d’ordonnancement, et de paiement des dépenses répondant
aux critères suivant :

 L’achat porte sur les fournitures livrables immédiatement ou la réalisation de


travaux ou services ;

 Le montant de la dépense ne peut dépasser 200 000 DH (article 2 de la


décision, DEEP N°2-2216 du ministre des Finances du 16 septembre 1992). Cette limite est à
considérer, dans le cadre d’une année budgétaire, en fonction de chaque personne habilité à
engager des dépenses et selon des prestations de même nature.

 Le Bon de commande doit être présenté selon le canevas présenté en annexes


(Cf. annexes n°13)

 Les achats par bon de commande doivent être soumis dans la mesure du
possible et par les moyens appropriés à la concurrence.

B. Les procédures :

Etape Intervenant dans le Nature des tâches


circuit
Etape  Etablissement de la DA en 2 exemplaires (1) (Cf.
préliminaire Annexe n°12) :
 L’original pour le Service Equipement/
Administration /Marché ;
Expression du  Une copie pour lui-même.
besoin et  Signature des DA par le chef du service demandeur ;
consultation des
fournisseurs  Transmission de la DA au :
Service utilisateur  Service Equipement : en cas d’achat
d’immobilisation ou d’articles autres que les
fournitures de bureau ;
 Service des marchés : en cas d’achat de
fournitures de bureau ;
 Service Administratif : pour les achats
effectués au niveau des centres régionaux de
la recherche agronomique ou domaines
expérimentaux
Service  Consultation du fichier fournisseur et demande de 3
Equipement/Service devis contradictoires (DC) ou du certificat
des marchés/Service Administratif (CA)
Administratif
 Réception des Devis Contradictoires ;
 Etablissement du tableau comparatif des prix.
Service Equipement  Evaluation des offres et choix du Fournisseur (2) ;
/service des  Etablissement et signature du PV de choix du
Marchés/services fournisseur.
administratif en
collaboration avec
l’ordonnateur/sous-
ordonnateur et le
service utilisateur
 Etablissement du BC en 5 exemplaires (Cf. annexe
n13)
Etape n°1  Blanc : fournisseur ;
Engagement  Bleu : cellule de la comptabilité générale et
analytique ;
 Vert : Service de la comptabilité Budgétaire ;
 Rouge : agent comptable (original) ;
Service Equipement  Souche : service
Service des Marchés Administration /Equipement/Marché
Service administratif  Signature des BC par le Chef du service
Equip/Adm/Marché
 Transmission de la DA, des devis contradictoires ou
de certificat Administratif, du tableau comparatif des
prix, du PV de choix du fournisseur retenu et du BC
(blanc, bleu, vert, rouge) au Service de la
comptabilité Budgétaire.
 Examen et contrôle préalable du bon de commande et
des autres pièces justificatives ;
 Vérification des disponibilités budgétaires ;
 Imputation budgétaire sur le bon de commande ;
 Etablissement de la fiche d’engagement
Service de la
 Mise à jour du livre d’enregistrement des droits des
comptabilité
Budgétaire créanciers
 Transmission de la DA, des devis contradictoires ou
de certificat Administratif, du tableau comparatif des
prix, du PV de choix du fournisseur, de la fiche
d’engagement, du BC (blanc, bleu, vert, rouge) à
l’ordonnateur/ ordonnateur
Ordonnateur/
 Vérification de la conformité des pièces constitutives
Sous-ordonnateur du dossier d’engagement ;
 signature du bon de commande et de la fiche
d’engagement ;
 transmission de la demande d’achat, des devis
contradictoires ou du certificat administratif, du
tableau comparatif des prix, du P.V de choix du
fournisseur, de la fiche d’engagement et du bon de
commande (blanc, bleu, vert, rouge) au Service de la
Comptabilité Budgétaire ;
 Remise du bon de commande blanc au :
Service de la  Service Equipement/ou ;
comptabilité budgétaire  Service des Marchés/ou ;
 Service administratif.
 Notification et envoi du bon de commande (blanc) au
Service Equipement fournisseur ;
/Service des
Marchés/Service
 Etablissement d’une copie du bon de commande ;
Administratif  Transmission de la copie du bon de commande au
Magasinier/ Chargé de l’inventaire ;
 Réception de la livraison ;
 Réception du bon de livraison (BL) en 2 exemplaires ;
 Rapprochement du bon de Commande avec le bon de
livraison et la livraison elle-même ;
 Signature du bon de livraison ;
 Etablissement de 2 copies du bon de livraison ;
 Etablissement du bon de Réception (BR) (Cf. annexe
n°16) :
 Souche : magasinier,
 Jaune : Service Utilisateur,
 Bleu : Cellule de la Comptabilité Générale et
Analytique,
Magasinier/(1) Chargé  Vert : Service de la Comptabilité Budgétaire,
de l’inventaire  Rouge : Agent Comptable (original)
 Signature des bons de réception par le magasinier ;
 Inscription du n° d’inventaire sur le bon de la
réception par le chargé de l’inventaire (cas des
immobilisations)
 (2) ;
 Apposition du n° d’inventaire sur l’immobilisation en
question ;
 Mise à jour de la fiche de stock par le magasinier (1) ;
 Transmission des bons de réception et du bon de
livraison (original et une copie) au : Service
Equipement/ Service des Marchés/ Service
Administratif.
 Signature des bons de réception ;
Service Equipement/
 Etablissement d’une copie du bon de réception ;
Service des Marchés/
Service Administratif  Transmission du bon de réception (jaune) au service
utilisateur ;
Etape n°2 Service Equipement ;  Réception de la facture en 5 exemplaires ;
Liquidation Service des marchés ;  Rapprochement de la facture du Bon de Réception et
Service Administratif
certification des factures ;
 Transmission de 4 factures, des bon de Réception
(vert, bleu et rouge) et des Bons de Livraison
(original) au Service de la comptabilité budgétaire
Etape n°3  Vérification des pièces justificatives ;
Ordonnancement  Signature des factures ;
 Etablissement de l’Ordre de Paiement (OP) (Cf.
Annexe n°17) en 3 exemplaires :
 Vert : Service de la comptabilité budgétaire ;
 Bleu : Cellule de la comptabilité générale et
Service de la
Analytique ;
comptabilité budgétaire
 Rouge : Agent comptable ;
 Signature de l’ordre de paiement par le chef du
service de la comptabilité budgétaire ;
 Création du titre de paiement
 Transmission de tout le dossier a l’ordonnateur/
Sous-ordonnateur.
 Examen du le dossier et signature de l’ordre de
Ordonnateur/ Sous- paiement, des factures et du titre de paiement ;
Ordonnateur  Transmission du dossier au service de la comptabilité
budgétaire
 Mise à jour du journal des ordonnancements (Cf.
Annexe n°18) ;
Service de la  Mise à jour du livre des comptes (CF. Annexe n°19)
comptabilité budgétaire  Transmission du Bon de Commande (bleu), de l’ordre
de paiement, du Bon de Réception (bleu), et d’une
facture à la cellule de la comptabilité générale et
Analytique ;
 Vérification des pièces reçues (Cf. manuel de contrôle
interne) ;
 Etablissement de l’ordre d’imputation (Cf. Annexe
n°20)
Cellule de la  Signature de l’ordre d’immutation par le chef de la
comptabilité générale et cellule de la comptabilité générale et analytique ;
analytique  Saisie de l’opération comptable ;
 Apposition de la mention « comptabilisé » sur la
facture ;
 Transmission de 3 ordres de paiement au service de la
comptabilité budgétaire ;
 Transmission de la demande d’achat, de 3 devis
contradictoires ou du certificat administratif, du
tableau comparatif des prix, du PV de choix du
Service de la
fournisseur, de la fiche budgétaire, de 3 ordres de
comptabilité budgétaire
paiement, de 2 factures certifiées, du Bon de
Livraison (original) et du Bon de Réception (rouge) a
l’agent comptable et archivage des copies ;
Etape n°4 Agent comptable /  Contrôle de la validité de la créance, conformément à
Paiement Agent comptable l’article 11 du décret royal n°330-66 portant
délégué règlement général de la comptabilité publique. Ce
contrôle porte sur :
 La qualité de l’ordonnateur ou de son délégué
 La disponibilité des crédits
 L’exactitude de l’imputation des dépenses aux
chapitres qu’elles concernent
 La justification du service fait
 L’exactitude des calcules de liquidation
 L’intervention préalable des contrôles
réglementaires et la production des justifications
 Le respect des règles de prescription et de
déchéance
 Le caractère libératoire du règlement
 Signature de l’ordre de paiement, des factures et du
titre de paiement
 Transmission d’une facture, des ordres de paiement
(bleu et vert) de la fiche budgétaire et du titre de
paiement contre décharge au service de la
comptabilité budgétaire
 Mise à jour de la fiche budgétaire et des registres de
suivi des engagements
Service de la  Transmission du titre de paiement et du bordereau
comptabilité budgétaire d’envoi au fournisseur
 Transmission de l’ordre de paiement (bleu) à la
cellule de la comptabilité générale et analytique
 Préparation de l’ordre d’imputation pour la
Cellule de la constatation du paiement
comptabilité générale et
analytique  Comptabilisation du règlement
 Apposition de la mention « réglé le » sur la facture

C. Archivage des documents :

Service utilisateur

 Demande d’achat
 Bon de réception (jaune)

Service équipement / Service des marches/ Service administratif

 Bon de commande (souche)


 Bon de livraison (Copie)
 Bon de réception (Copie)
 Facture

Cellule de la comptabilité générale et analytique

 Bon de commande (bleu)


 Bon de réception (bleu)
 Facture
 2 ordres d’imputation (constatation et paiement)
 Ordre de paiement (bleu)

Service de la comptabilité budgétaire

 Demande d’achat (copie)


 Devis contradictoires ou certificat administratif (copie)
 Tableau comparatif des prix (copie)
 PV de choix du fournisseur (copie)
 Bon de commande (vert)
 Fiche d’engagement
 Bon de livraison (copie)
 Bon de réception (vert)
 Deux factures (dont un exemplaire signé par l’agent comptable)
 Ordre de paiement (vert)

Magasinier

 Bon de commande (copie)


 Bon de réception (souche)
 Bon de livraison (copie)

Agent comptable / Agent comptable délégué


Tous les documents transmis à l’agent comptable / Agent comptable délégué sont des
originaux.

 Demande d’achat
 Trois devis contradictoires ou certificat administratif
 Tableau comparatif des prix
 PV de choix du fournisseur
 Fiche d’engagement
 Bon de commande
 Bon de réception (rouge)
 Bon de livraison
 Facture
 Ordre de paiement (rouge)
VII. Chapitre II : Contrôle interne du cycle achat de l’INRA
G. Section 1 : la phase de prise de connaissance :

Puisqu’on est dans une mission d’audit interne cette phase consiste en général à la
prise de connaissance des procédures d’achats par Bon de Commandes.

A. Diagramme de circulation :

Les procédures étant décrites dans un manuel de procédures il s’est avéré nécessaire d’éclairer
plus la procédure grâce à l’élaboration d’un diagramme de circulation à partir des procédures
décrites.
Le diagramme de circulation se présente comme suit :
Service Sce Ordonnateur/ Sce compta Sce compta magasinier Trésorier
utilisateur Equipement/Marchés/Administratif Ss ordonnateur budgétaire/SA au grale payeur
Domaines Expérimentaux niveau régional Et analytique

Etablissement et D.A
signature de la D.A
DA

réception de 3 Devis ou
devis
contradictoires CA
ou certificat
administratif
(CA)

- création de
TCP
tableau
comparatif des
prix (TCP)

- Evaluation des
offres et choix du Choix du
fournisseur FRS

- Etablissement PV de choix
d’un PV de choix
du Fournisseur

1
Service Sce Ordonnateur/ Sce compta Sce compta magasinier Trésorier
utilisateur Equipement/Marchés/Administratif Ss ordonnateur budgétaire grale payeur
Et
analytique

1
- Etablissement
du BC en 5
exemplaires
- signature du BC
BC

- transmission du
dossier D1, qui
comprend :
D1 D1
DA, DC, TCP,
BC (4 expl)

-contrôle du BC
et autres pièces
Imputation
justificatives
budgétaire
- Etablissement
de la Fiche
d’Engagement F.E
(FE)

- mise à jour du
livre de droit de LDC
créance (LDC)
2
Service Sce Ordonnateur/ Sce compta budgétaire Sce compta magasinier Trésorier
utilisateur Equipement/Marchés/Ad Ss ordonnateur grale payeur
m/DE Et analytique
Transmission du
dossier 2
d’engagement à
l’ordonnateur
(D2)
D2 D2
-signature du BC
et FE

BC FE
-transmission au
service compta
D2
budgétaire

- transmission du
BC au service BC BC
EMA
-Envoi du BC au
Fournisseur

- Etablissement
BC BC
d’une copie du
BC
- envoi de la
copie au
magasinier
réceptionnaire
- Réception du BL
BL
- rapprochement
entre BC, BL et
livraison 3
Service Sce Ordonnateur/ Sce compta budgétaire Sce compta magasinier Trésorier
utilisateur Equipement/Marchés/Ad Ss ordonnateur grale payeur
ministratif/DE Et analytique

- signature du BL 3

-Etablissement de
copies du BL BL

-création du BR
en 5 exemplaires BR

-mise à jour de la
fiche de stock F.S

-Transmission du
dossier D3 D3

-Signature des BR
BR
- Etablissement
d’une copie su
BR BR
4
Service Sce Ordonnateur/ Sce compta budgétaire Sce compta magasinier Trésorier
utilisateur Equipement/Marchés/Ad Ss ordonnateur grale payeur
ministratif/DE Et analytique
4
BL
Transmission du
BR jaune

BR BR

Réception de la
facture en 5
exemplaires Facture

Rapprochement
du 3 BR du BL
de 4 factures

Envoi du dossier
D4 D4

Vérification des
pièces
justificatives

Signature de la Facture
Facture
5
Service Sce Ordonnateur/ Sce compta budgétaire Sce compta magasinier Trésorier
utilisateur Equipement/Marchés/Ad Ss ordonnateur grale payeur
ministratif/DE Et analytique
5
Etablissement de
l’OP en
(3exemplaires)

OP
Signature de l’OP

Création du TP
TP

Transmission de D5 D5
D5

Examen et
signature de l’OP,
la facture et le TP
D5 D5
Mise à jour du
journal
d’ordonnancement
et du livre des
comptes J.O

L.C
6
Service Sce Ordonnateur/ Sce compta budgétaire Sce compta grale magasinie Trésorier
utilisateur Equipement/Mar Ss ordonnateur Et analytique r payeur
chés/Administrat
if/DE
6

BC

OP

BR

Facture
D6 = BC, 3 OP, BR,
Facture

Transmission de D6
D6 D6
Vérification des pièces
reçues

Etablissement de l’Ordre OI
d’Imputation

Saisie de l’opération
comptable

Transmission de 3 ordres
OP
OP OP
de paiement au service OP
de compta budgétaire
OP
7

OP

OP
Service Sce Ordonnateur/ Sce compta budgétaire Sce compta grale magasinier Trésorier payeur
utilisateur Equipement/Mar Ss ordonnateur Et analytique
chés/Administrat
if/DE

Transmission de D7 : 7
D7= la demande d’achat,
3 devis contradictoires
ou certificat D7
D7
administratif, tableau
comparatif des prix, PV
de choix du fournisseur,
fiche budgétaire, 3 OP, 2
factures, BL, BR.
FB
OP

TP

D8 : facture, OP (bleu et
vert), fiche budgétaire,
TP D8 D8

Mise à jour de la fiche


budgétaire et des
registres suivis des FB RSE
engagements

Transmission du TP et TP
du BE bordereau d’envoi
au FRS
BE
Création de document prise d’information

Document interne renvoi à la page suivante

Document externe traitement comptable

D Dossier, Registre classement provisoire

Contrôle effectué par la société

Flux de physique de documents

Flux d’informations
B. Plan d’approche :

Le plan d’approche permet une prise de conscience des objectifs de la mission d’audit
il nous permettra ainsi de décomposer la procédure d’achats par Bon de Commande en phases
ce qui permettra par la suite une analyse pragmatique de chacune de ces phases :

Opération élémentaire objectifs


Déclenchement de la commande Les commandes sont effectuées en fonction
des besoins de l’institut, pour des quantités
optimales et par les personnes autorisées à la
faire
Acceptation et traitement des livraisons Il faut garantir que :
 les délais de livraison prévus sont
respectés
 les livraisons ne sont acceptées que si
elles correspondent à une demande.
 Les livraisons sont faites selon les
spécifications de la commande.
Enregistrement des dettes Le contrôle interne doit garantir que :
 Les dettes sont constatées au fur et à
mesure de la réception des fournitures
et des services.
 La comptabilité est correctement
organisée pour traiter ces opérations.
Paiement des factures  Les factures sont contrôlées avant
mise en paiement.
 La mise en paiement est dûment
autorisée
 Les factures ne sont pas payées
plusieurs fois.

C. le rapport d’orientation :

En se référant aux objectifs définis au plan d’approche on a pu déterminer les


principaux objectifs ainsi que les objectifs spécifiques relatives au contrôle interne lors au
traitement des achats par Bon de Commandes. Le rapport d’orientation a permis aussi de
déterminer le champ d’action dans ce module en délimitant les services concernés (voir
rapport d’orientation page suivante) :
Rapport d’orientation

Objectifs généraux :
 S’assurer que la répartition des tâches au niveau des services et des intervenants
garantie obéit au principe de contrôle interne.
 S’assurer que les services Equipement, marchés et administratif gère efficacement ses
opérations en rapport avec les fournisseurs.
 Apprécier la clarification des tâches et responsabilités de différents services et
personnes concernées par tout acte d’achat.
 S’assurer du respect des principes de contrôle interne, notamment l’exhaustivité au
niveau de traitement des engagements des dépenses
 Apprécier le système de référencement des articles en stocks ainsi que les conditions
de stockage.

Objectifs spécifiques :
 Eviter l’accomplissement des tâches d’exécution, d’enregistrement et de contrôle par
la même personne au niveau du service magasin et si nécessaire prévoir des
recrutements (cas de sous effectif).
 Vérifier l’existence d’une procédure de relance des fournisseurs qui permet d’éviter
les retards de livraisons et les ruptures de stocks.
 Vérifier l’existence d’une séparation de tâches lors de l’établissement de la Demande
d’achat notamment entre celui qui établi cette demande et celui qui la vise.
 Eviter la dichotomie entre la gestion des demandes d’achat et le traitement des
commandes et réception pour une bonne gestion des achats.
 Veiller à ce que les bons et documents soient rangés dans un ordre précis et rangé dans
un endroit adéquat.

Champ d’action :
 Service magasin
 Service Equipement, Marchés et Administratif.
 Service comptabilité budgétaire
 Services demandeurs
 Ordonnateur/ sous ordonnateur
 Cellule de la comptabilité générale et analytique
 Service de trésorerie (trésorier payeur fondé de pouvoir)
H. Section 2 : La phase de réalisation de la mission d’audit :

Cette phase vise à déterminer les dispositions du contrôle interne mis par la direction
afin de garantir une bonne exécution de la procédure d’achat par Bon de Commande ainsi une
séparation des tâches sera nécessaire afin de garantir des procédures seines et d’éviter tout les
risques qui peuvent affecter le patrimoine de l’Institut.

A. Grille d’Analyse des Tâches :

Cet outil permet de déterminer les responsabilités de chaque intervenant dans le circuit
il met en évidence l’existence d’un bon contrôle interne ainsi l’existence d’une séparation des
tâches s’avère nécessaire :
tâche Service Chef de Service Chef de Service Ordonnateur Magasinier Chef de Cellule Chef de Trésorier
demandeur service Equipement service compta Sous Chargé de service Compta cellule payeur
demandeur Marchés EMA budgétaire ordonnateur l’inventaire compta générale CG et fondé de
Administratif budgétaire et analytique pouvoir
analytique
Etablissement de
la demande
d’achat ×
Signature des DA
×
Consultation du
fichier fournisseur ×
Etablissement du
tableau comparatif ×
des prix
Evaluation des
offres et choix du ×
fournisseur
Etablissement du
BC ×
Signature des BC
×
Examen et
contrôle des BC et ×
des pièces
justificatives
Imputation
budgétaire ×
Etablissement de
la fiche ×
d’engagement
tâche Service Chef de Service Chef de Service Ordonnateur Magasinier Chef de Cellule Chef de Trésorier
demandeur service Equipement service compta Sous Chargé de service Compta cellule payeur
demandeur Marchés EMA budgétaire ordonnateur l’inventaire compta générale CG et fondé de
Administratif budgétaire et analytique pouvoir
analytique
Mise à jour du
livre ×
d’enregistrement
Vérification de la
conformité des ×
pièces
constitutives du
dossier
d’engagement
Remise du BC
blanc au service ×
EMA
Notification et
envoi du BC au ×
Fournisseur
Réception de
livraison ×
Rapprochement
entre BC, BL et ×
livraison
Signature du BL
×
Etablissement du
BR ×
Signature du BR
×
Mise à jour de la
fiche de stock ×
tâche Service Chef de Service Chef de Service Ordonnateur Magasinier Chef de Cellule Chef de Trésorier
demandeur service Equipement service compta Sous Chargé de service Compta cellule payeur
demandeur Marchés EMA budgétaire ordonnateur l’inventaire compta générale CG et fondé de
Administratif budgétaire et analytique pouvoir
analytique
Signature du BR
×
Rapprochement de
la facture et de BR ×
Vérification des
pièces ×
justificatives
Etablissement de
l’Ordre de ×
Paiement
Signature de l’ OP
×
Examen du
dossier ×
Mise à jour du
journal ×
d’ordonnancement
Mise à jour des
livres de comptes ×
Transmission du
BC, OP, BR et ×
facture
Vérification des
pièces reçues ×
tâche Service Chef de Service Chef de Service Ordonnateur Magasinier Chef de Cellule Chef de Trésorier
demandeur service Equipement service compta Sous Chargé de service Compta cellule payeur
demandeur Marchés EMA budgétaire ordonnateur l’inventaire compta générale CG et fondé de
Administratif budgétaire et analytique pouvoir
analytique
Signature du BR
×
Rapprochement de
la facture et de BR ×
Vérification des
pièces ×
justificatives
Etablissement de
l’Ordre de ×
Paiement
Signature de l’ OP
×
Examen du
dossier ×
Mise à jour du
journal ×
d’ordonnancement
Mise à jour des
livres de comptes ×
Transmission du
BC, OP, BR et ×
facture
Vérification des
pièces reçues ×
tâche Service Chef de Service Chef de Service Ordonnateur Magasinier Chef de Cellule Chef de Trésorier
demandeur service Equipement service compta Sous Chargé de service Compta cellule payeur
demandeur Marchés EMA budgétaire ordonnateur l’inventaire compta générale CG et fondé de
Administratif budgétaire et analytique pouvoir
analytique
Etablissement de
l’OI ×
Signature de l’OI
×
Saisie de
l’opération ×
comptable
Contrôle de la
validité de la ×
créance
Mise à jour de la
fiche budgétaire et ×
du registre suivi
des engagements
Préparation de
l’OI pour ×
constatation du
paiement
Comptabilisation
du règlement ×
B. le Questionnaire de Contrôle Interne :

OBJECTIF DE CONTROLE :

A- s’assurer que tous les achats sont saisis et enregistrés (exhaustivité) :

Questions Oui Non Commentaires


1- es ce qu’il existe une × La réception de la marchandise est effectuée par le
séparation entre les tâches de magasinier chargé d’inventaire tandis que la
réception et de comptabilisation est effectuée par la cellule de la
comptabilisation ? comptabilité générale et analytique.
2- l’accès aux zones de × L’accès aux magasins est réservé au magasinier et
stockage est il suffisamment aux manutentionnaires, la date ainsi que l’heure
protégé ? d’accès est enregistrée.
3- existe il un rapprochement × Il existe une multiplicité de contrôles des pièces
entre Bon de Réception, justificatives tant par le service équipement, des
mouvement d’inventaire marchés ou administrative selon la nature des achats
permanent, et enregistrement de et par la cellule de comptabilité budgétaire ainsi que
la charge ? de comptabilité générale et analytique ce qui
garantie que les charges enregistrées correspondent
aux commandes livrées
4- es ce que les Bons de × Les BR sont plutôt coloriées selon le service
Réception sont prés numérotés ? destinataire.
Souche : au magasinier
Jaune : au service utilisateur
Bleu : à la cellule de comptabilité générale et
analytique
Vert : au service de la comptabilité budgétaire
Rouge : au trésorier payeur.
Existe il un suivi des × Il existe un suivi des commandes non livrées par
commandes non livrées par antériorité de la date de commande cependant la
antériorité de la date de période de relance du suivi n’est pas clairement
commande ? précisée
Est-ce que la procédure de suivi × Les procédures sont bien connues par les différents
des commandes non livrées est intervenants
formalisée ?

OBJECTIF DE CONTROLE :

B- s’assurer que toutes les factures enregistrées correspondent à de achats réels (réalité) :

Questions Oui Non Commentaires


Existe-t-il un rapprochement × Un rapprochement entre les quantités
entre quantités commandées commandées, les BC, et factures est effectué par
reçues et facturées ? le magasinier chargé d’inventaire
Est ce que la comptabilisation ×
s’effectue sur la base des
originaux des factures en
présence du BC et du BR?
Existe-t-il un lien entre le Bon × Chaque entrée en stock des commandes donne
de Réception, l’entrée en stock lieu à la création d’un Bon de Réception, un
et la facture ? rapprochement entre BR, BL et Facture est
effectué par le service Equipement, Marchés ou
Administratif selon la natures des achats

OBJECTIF DE CONTROLE :

C- tous les achats facturés sont effectués dans l’intérêt de l’institut :

Questions Oui Non Commentaires


Est ce que les commandes sont × Le chef du service utilisateur vérifie et signe la
préalablement autorisées ? Demande d’Achat
Est ce que cette autorisation est × le service Equipement, des Marchés,
contrôlée ? Administratif vérifie la signature de la Demande
d’Achat
Est ce qu’il existe une × Les besoins de chaque service sont vérifiés par le
procédure permettant le chef du service concerné avant l’établissement de
recensement et le suivi des chaque Demande d’Achat
besoins réels de l’entreprise ?
Est-ce qu’une mise à jour du × Le livre de droit de créance est mis à jour une fois
fichier fournisseur est la fiche d’engagement effectuée, celui ci
effectuée ? détermine chaque fournisseur. ainsi que l’état des
créances et dettes envers lui.
Es ce qu’il existe une × La réception est effectuée par le magasinier et la
séparation entre les fonctions comptabilisation par la cellule comptabilité
de réception et générale et analytique
comptabilisation ?

OBJECTIF DE CONTROLE :

D- s’assurer que tous les retours de marchandises aux fournisseurs sont saisis et enregistrés :

Questions Oui Non Commentaires


Es ce que tous les retours de ×
livraisons au fournisseur sont
concrétisés par l’émission d’un
avoir ?

OBJECTIF DE CONTROLE :

E- vérifier que tous les achats sont correctement imputés, totalisés et centralisés :

Questions Oui Non Commentaires


Existe-t-il des règles claires des × Il existe un plan comptable spécifique à l’INRA
fonctions mises à la disposition et à la nature de son activité cependant la
des personnes chargées de la codification des charges et leur distinction des
comptabilisation et immobilisations a nécessité une étude
notamment : approfondie de la nature des charges et fait
- code fournisseur l’objet d’une coordination avec les autres instituts
- plan comptable de même activité à l’échelle internationale
- distinction des charges
et immobilisations
- codification analytique.
Existe-t-il un contrôle de × Le contrôle de l’imputation budgétaire est
l’imputation budgétaire? effectué sur la base des pièces justificatifs
cependant ce contrôle est effectué à priori il
n’existe pas un contrôle à posteriori.

OBJECTIF DE CONTROLE :

F- s’assurer que tous les achats enregistrés sont correctement évalués :

Questions Oui Non Commentaires


Existe-t-il un rapprochement × Lors de la réception de la facture le
des éléments de la facture avec rapprochement entre BL, BR et facture est
des éléments de la commande effectué.
(prix, quantités, calcul, TVA) ?
Est ce qu’il existe un suivi et × Le contrôle est effectué en référence aux
contrôle des rabais, remises et quantités facturées et à la conformité de la
ristournes ? commande.

C. Analyse des points forts et des points faibles dans la procédure d’achat par Bon de
commande :

 Points Forts :

 L’organisation générale des achats :

- Les services de comptabilités générale et budgétaire interviennent dans chaque phase


de la procédure d’achat par Bon de Commande depuis le début jusqu’à la fin de celle-
ci, le service de comptabilité budgétaire s’intègre ainsi dans l’élaboration des contrôles
sur la base des pièces justificatives (BC, BR…).
- les procédures sont formalisées et bien claires, elles sont mises à jour dans un manuel
de procédures disponible dans chaque service concerné.
- la multiplicité des contrôles sur la base des pièces justificatives garantie un bon niveau
de contrôle interne ce qui permet d’éviter les risques d’erreurs
- une bonne répartition des tâches d’exécution de contrôle et d’enregistrement permet
une garantie d’un meilleur contrôle interne.
 Etablissement de la Demande d’Achat :

- une séparation des tâches entre la personne qui établie la DA et celle qui vérifie et
valide la DA (chef du service demandeur).

 Consultation des Fournisseurs :

- l’existence d’une procédure de choix des fournisseurs garantie l’approvisionnement à


un meilleur rapport qualité/prix il fau préciser que la procédure est effectuée par l’un
des services Equipement, marchés, ou administratif selon la nature d’achat

 Etablissement des bons de commande :

- les commandes ne sont passées que sur la base de Demande d’achat dûment approuvé.
- le bon de commande est visé par une personne dûment autorisée avant sa diffusion
dans notre cas c’est le chef de service Equipement, Marché, Administratif.

 Réception de la livraison :

- il existe un rapprochement entre le Bon de commande, le Bon de livraison et la


livraison elle-même ce qui permet toute incompatibilité entre le détail des quantités
commandés et celles livrées.
- Les éléments reçus sont ordonnés puis rangés dans les magasins ce qui permet un
repérage facile des produits lors de la sortie des magasins.
- L’accès au magasin est sécurisé, les personnes ayant l’autorisation d’y accéder sont
bien connus ce qui permet d’éviter tout risque de détournement.
- La comptabilisation s’effectue sur la base de pièces justificatives dûment vérifiées.
- Il existe une séparation des tâches entre la personne qui établissent l’Ordre
d’Imputation et celle qui la signe (chef de la cellule comptabilité générale et
analytique) ce qui garantie un bon contrôle interne.

 Les points faibles :

- l’existence de la multiplicité des contrôles représente certes une garantie d’un bon
contrôle interne cependant elle rend les procédures plus rigides et ainsi peu pratiques
et engendre ainsi des retards lors de l’exécution.
- Les procédures en cas de non-conformité et de retour de marchandises au fournisseur
existent mais ne sont pas formalisées.
- L’inexistence de procédure de relance des fournisseurs en cas de retards de livraison.
- Il existe une accumulation de tâches d’exécution, d’enregistrement et de contrôle de la
part du magasinier ce qui représente une atteinte au principe de séparation des tâches.
- Il existe un problème d’archivage, les documents reçus dans chaque service ne sont
pas rangés selon un ordre bien précis et dans un lieu bien adéquat ce qui rend difficile
leur repérage en cas de besoin ou de contrôle administratif.
- les visites à certains magasins ont permis de remarquer que les conditions de stockage
de certains produits ne respectaient pas les dispositions de sécurité.
- les relevés envoyés par les fournisseurs ne sont pas pris en considération ainsi le
rapprochement de celles-ci avec les fiches individuelles de chaque fournisseur n’est
pas effectuée.

I. Section 3 : La phase de conclusion

Notre mission concernant la procédure d’achat par Bon de Commande nous a permis de
remettre en cause certaines faiblesses relevées dans la procédure d’achat et pour palier à ces
faiblesses on a proposé un ensemble de recommandations à mettre en œuvre.

A. Cahier de Recommandations

Recommandation 1 :
Il s’avère nécessaire de formaliser toutes les procédures du cycle achat notamment an cas de
traitement des non-conformités, le traitement des retards de livraison et de retour de
marchandises.

Recommandation2 :
Afin d’alléger les procédures et réduire ainsi le temps d’approvisionnement il est recommandé
de diminuer le flux des dossiers et documents en élaborant un système informatisé de gestion
des achats et qui permettra de gagner en temps et en énergie. Cela ne remet pas pour autant en
cause le rôle du contrôle interne les informations introduites dans le système informatique
doivent être précédemment vérifiées.

Recommandation3 :
Le magasinier chargé de l’inventaire cumule les tâches de réception de rapprochement du
BC, BL et livraison l’établissement du BR. Ce qui représente une atteinte à une principale
règle du contrôle interne, celle de la séparation des tâches. A ce niveau il est suggéré de
recruter un manutentionnaire qui sera chargé de la réception de la livraison le magasinier
effectuera ainsi un deuxième contrôle à l’entrée des magasins. Ce contrôle devra être
également sous la supervision directe du contrôleur de gestion. Ainsi le BR devra être créé par
le magasinier mais sa signature devra passer par le contrôleur de gestion.

Recommandation4 :
Pour pallier au problème d’archivage il s’avère nécessaire d’élaborer des procédures de
gestion de la documentation et qui permettent de garantir un meilleur classement des
documents et ainsi un repérage plus facile de ces derniers. Il est fortement recommandé de
recruter des responsables des archives ayant le profil et l’expérience nécessaire pour la gestion
du flux important des documents. Ils seront aussi responsables de choisir le classement
adéquat selon la nature des documents archivés.

Recommandation5 :
Les magasins surtout des matières à haut risque doivent être rangés dans des locaux
spécialement aménagés afin de garantir plus de sécurité lors de la manutention et de l’usage.

B. Rapport d’audit :

Nous avons été mandaté par le conseil d’administration afin d’effectuer un audit du cycle
achat fournisseur de l’institut nationale de recherche agronomique.
Notre travail qui s’est déroulé dans la sérénité et le respect des normes professionnelles de
l’audit, a touché Le cycle achat :

Les travaux réalisés ont conduit à identifier des anomalies dont les principales sont :

 Il existe une accumulation de tâches d’exécution, d’enregistrement et de contrôle de la


part du magasinier ce qui représente une atteinte au principe de séparation des tâches.

 Il existe un problème d’archivage, les documents reçus dans chaque service ne sont
pas rangés selon un ordre bien précis et dans un lieu bien adéquat ce qui rend difficile
leur repérage en cas de besoin ou de contrôle administratif.
 les visites à certains magasins ont permis de remarquer que les conditions de stockage
de certains produits ne respectaient pas les dispositions de sécurité.

 les relevés envoyés par les fournisseurs ne sont pas pris en considération ainsi le
rapprochement de celles-ci avec les fiches individuelles de chaque fournisseur n’est
pas effectuée.

Afin d’atténuer ces anomalies nous proposons de :

 Il s’avère nécessaire de formaliser toutes les procédures du cycle achat notamment an


cas de traitement des non-conformités, le traitement des retards de livraison et de
retour de marchandises.

 Afin d’alléger les procédures et réduire ainsi le temps d’approvisionnement il est


recommandé de diminuer le flux des dossiers et documents en élaborant un système
informatisé de gestion des achats et qui permettra de gagner en temps et en énergie.
Cela ne remet pas pour autant en cause le rôle du contrôle interne les informations
introduites dans le système informatique doivent être précédemment vérifiées.

 Le magasinier chargé de l’inventaire cumule les tâches de réception de rapprochement


du BC, BL et livraison l’établissement du BR. Ce qui représente une atteinte à une
principale règle du contrôle interne, celle de la séparation des tâches. A ce niveau il est
suggéré de recruter un manutentionnaire qui sera chargé de la réception de la livraison
le magasinier effectuera ainsi un deuxième contrôle à l’entrée des magasins. Ce
contrôle devra être également sous la supervision directe du contrôleur de gestion.
Ainsi le BR devra être créé par le magasinier mais sa signature devra passer par le
contrôleur de gestion.

 Pour pallier au problème d’archivage il s’avère nécessaire d’élaborer des procédures


de gestion de la documentation et qui permettent de garantir un meilleur classement
des documents et ainsi un repérage plus facile de ces derniers. Il est fortement
recommandé de recruter des responsables des archives ayant le profil et l’expérience
nécessaire pour la gestion du flux important des documents. Ils seront aussi
responsables de choisir le classement adéquat selon la nature des documents archivés.
Cabinet ASKA

VIII. Conclusion
L’examen par un homme indépendant et compétent de la fidélité des représentations
comptables et financières est la clé de voûte garantissant la probité et la crédibilité des
transactions économiques des entreprises et des entrepreneurs.
L’objectif du travail de l’auditeur a pourtant évolué progressivement d’une recherche
spécifique des fraudes dans les écritures comptables jusqu’à une appréciation globale de la
fidélité des rapports émis par une agence économique et une analyse critique de la fiabilité des
procédures et des structures de celle-ci.
A l'évidence, quelle que soit la nature des missions confiées à l'auditeur, le niveau
d'efficacité sera fonction d'un certain nombre de paramètres, dont la plupart ne sont d'ailleurs
pas spécifiques à cette fonction, mais sont des critères valables pour toute structure de
l'entreprise qui se veut performante, car l'efficacité passe par la" qualité totale" au sens actuel
du terme.
L'efficacité, et donc le résultat pour l’entreprise, seront d'autant plus grands, que
chacun de ses critères aura pu être optimisé, apportant ainsi une contribution significative à
l'ensemble.
Cette optimisation a ses limites, qui peuvent être classées en trois grandes catégories,
selon leur nature :
- Une première limite est liée aux hommes. Aux auditeurs bien sûr, compte tenu de
leurs aptitudes à assumer la fonction, de leurs connaissances, de leur formation, de leurs
qualités intrinsèques, mais aussi aux audités et à leur comportement, à leurs réactions face aux
contrôles qu’ils subissent ou à la remise en cause éventuelle de leur façon de travailler et de
leurs habitudes. Enfin, l'attitude des dirigeants d'entreprise et le soutien qu'ils apportent, tant
au niveau de l'élaboration du programme d’audit et de la prise en compte des
recommandations, est un gage majeur de réussite.
- Une deuxième limite est constituée par le rapport efficacité/coût. L'existence d'une
structure performante d'audit coûte cher en termes de salaires, de frais de déplacements, de
frais de structure. Il faut donc que l'équipe se rentabilise et il n'est pas toujours évident de
mesurer concrètement sa productivité.
- Le troisième type de limite concerne l'évolution rapide des techniques et des
méthodes de travail, le meilleur exemple en étant l'informatique qui permet désormais de
travailler en temps réel, ce qui va tout à fait dans le sens de l'efficacité, mais par contre,
conduit souvent à des systèmes inauditables.