Da17-Ga-Sst - Glosario de Los Sistemas Integrales de Gestión

EMPRESA DE ACUEDUCTO ASEO Y ALCANTARILLADO DE
PUERTO ASÍS ESP CÓDIGO:

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL DA17-GA-SST
TRABAJO Versión 00
GLOSARIO DE LOS SISTEMAS INTEGRALES DE 16-01-2017
GESTION Página 1 de 39
GLOSARIO DE LOS SISTEMAS INTEGRALES DE GESTIÓN
Accidente de Trabajo Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con
ocasión del trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una
perturbación funcional o la muerte.
Accidente de Tránsito Suceso que involucra vehículos Automotores, donde esté

implicado el trabajador asegurado.
Acción correctiva Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de

una no conformidad detectada u otra situación no deseable. (NTCGP 1000:2009).
Acción de Tutela Mecanismo de defensa que tiene toda persona para reclamar
ante los jueces, mediante un procedimiento preferente y sumario, la protección
inmediata de sus derechos constitucionales fundamentales, cuando resulten
vulnerados o amenazados por acción u omisión.
Acción preventiva Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de

una no conformidad potencial u otra situación potencialmente no deseable.
(NTCGP 1000:2009).
Aceptación de Oferta De conformidad con el artículo 845 del CCO., es la oferta o

propuesta, que una persona formula a otra, y deberá contener los elementos
esenciales del negocio y ser comunicada al destinatario. Dentro de esta modalidad
también se enmarcan las órdenes de compra, órdenes de servicio, órdenes de
trabajo.
ACH Corresponde a un código de control para las cuentas bancarias que

establecen las instituciones financieras.
Acto Administrativo Es la declaración unilateral de la voluntad de la

administración, hecha con fundamento en el ordenamiento jurídico, expedido por
funcionario competente. Esta puede constar en resoluciones, circulares y oficios.
Acto Sub-estándar Comportamientos que podrían dar paso a la ocurrencia de un

accidente.
Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos elemento de Control, que define

el estándar de conducta de la
UNIDOS GENERAMOS PROGRESO

Calle 12 N0.17-38 PRIMER PISO HOTEL CONTINENTAL B/ AMÉRICAS
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Entidad Pública. Establece las declaraciones explícitas que en relación con las
conductas de los Servidores Públicos, son acordados en forma participativa para
la consecución de los propósitos de la Entidad, manteniendo la coherencia de la
gestión con los principios consagrados en la Constitución, la Ley y la finalidad
social del Estado. (MECI 1000:2005).
Adecuación Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos. (NTCGP

1000:2009).
Adecuación Trabajos u obras dirigidas a la restitución total o parcial de un

espacio, para adaptarlo a las necesidades actuales, con el fin de mejorar su
funcionamiento.
Administración Pública entendida como la actividad propia de la rama ejecutiva

del poder público, por cuanto es la que comúnmente actúa por actos
administrativos, y la de las otras ramas y organismos del Estado cuando ejecutan
actos que por su naturaleza son administrativos.
Adquisición de bienes y servicios cualquier modalidad de contratación,

convenio, concesión o provisión de bienes y/o servicios, inherentes al
cumplimiento de la función la entidad. (NTCGP 1000:2009).
Alta dirección Persona o grupo de personas del máximo nivel jerárquico que
dirigen y controlan la entidad. (NTCGP 1000:2009).
Ambiente de trabajo conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.

Las condiciones pueden incluir los factores físicos, sociales, y ambientales (tales
como la temperatura, instalaciones para el personal, ergonomía y composición
atmosférica). (NTCGP 1000:2009).
Análisis del Riesgo elemento de Control, que permite establecer la probabilidad

de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus
consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de
la Entidad Pública para su aceptación y manejo. (MECI 1000:2005).
Anticipo Es una forma de pago que tiene la característica de préstamo que las
entidades realizan al contratista y que debe destinarse exclusivamente a cubrir
gastos propios de la ejecución del contrato y debe amortizarse
gradualmente en cada factura o en su totalidad en la primera factura.

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ARP Administradora de Riesgos Profesionales.
Asegurado Es la persona que siente los efectos de la exposición al riesgo,

normalmente es el propietario de los bienes o responsable de los mismos; o es la
persona expuesta a lesiones o enfermedad o aquella que al fallecer hará falta a su
dependiente económico. Puede ser el mismo tomador.
Aseguramiento de la calidad parte de la gestión de la calidad orientada a

proporcionar confianza en que se
cumplirán los requisitos de la calidad. (NTC-ISO 9000:2005).
Aspecto ambiental Elemento de las actividades, productos o servicios de una

organización que puede interactuar con el medio ambiente. (NTC-ISO
14001:2004).
ATEP Accidente de trabajo y enfermedad profesional.
Auditado organización que es auditada. (NTC-ISO 9000:2005).
Auditor persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. (NTC-ISO
9000:2005).
Auditoría Ambiental Proceso de verificación sistemático y documentado, para

obtener y evaluar una evidencia de auditoría, con el fin de determinar si ciertas
actividades, eventos, condiciones, sistemas o información sobre ellos, cumplen
con los criterios de auditoría y comunicar los resultados de este proceso al cliente.
(NTC-ISO 14050:1999).
Auditoría Examen sistemático para determinar si las actividades y los resultados

relacionados están en conformidad a los resultados y actividades planificadas y si
estas actividades se llevan a cabo eficazmente y son convenientes para lograr la
política de la organización y objetivos. (NTC-ISO 9000:2005).
Auditoría Interna elemento de Control, que permite realizar un examen

sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y
resultados de una Entidad Pública. Así mismo, permite emitir juicios basados en
evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados
obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés. (MECI 1000:2005).

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Auditoría interna proceso sistemático, independiente y documentado para

obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la
conformidad del sistema de gestión de la calidad con los requisitos
establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente,
efectiva. (NTCGP 1000:2009).
Autoevaluación a la Gestión elemento de Control, que basado en un conjunto de

indicadores de gestión diseñados en los Planes y Programas y en los Procesos de
la Entidad Pública, permite una visión clara e integral de su comportamiento, la
obtención de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones
sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la
orientación de la Entidad Pública hacia el cumplimiento de sus objetivos
institucionales. (MECI 1000:2005).
Autoevaluación del Control elemento de Control que basado en un conjunto de

mecanismos de verificación y
evaluación, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de
los procesos y de cada área
organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento
del control requeridas. (MECI
1000:2005).
Autoridad poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegación. (NTCGP
1000:2009).
Beneficiario Es la persona a quien se le pagará el valor de la indemnización en

caso de siniestro. Puede ser el
mismo asegurado, salvo en caso de acreedores o en el seguro por muerte.
Brigada de Primeros Auxilios Grupo de personas entrenadas para manejar

situaciones de emergencia a víctimas de accidentes o enfermedades repentinas o
síntomas de presentación súbita, antes de ser atendidos por un médico con el fin
de aliviar sus padecimientos, evitarles complicaciones posteriores, y asegurar su
rápido traslado a un centro asistencial.
Cadena de Valor Una cadena productiva integra el conjunto de eslabones que

conforma un proceso económico,
desde la materia prima a la distribución de los productos terminados. En cada
parte del proceso se agrega valor. Una cadena de valores completa, abarca toda
la logística desde el cliente al proveedor. De este modo, al revisarse todos los
aspectos de la cadena se optimizan los procesos empresariales y se controla la
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gestión del flujo de mercancías e información entre proveedores, minoristas y

consumidores finales.
Calidad grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los

requisitos. (NTCGP 1000:2009).
Capacidad de una entidad aptitud de una entidad, sistema o proceso para

realizar un producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese
producto o servicio. (NTCGP 1000:2009).
Característica de la Calidad característica inherente de un producto, proceso o

sistema, relacionada con un
requisito. (NTC-ISO 9000:2005).
Característica metrológica rasgo distintivo que puede influir sobre los resultados
de la medición. (NTC-ISO
9000:2005).
Característica rasgo diferenciador. (NTC-ISO 9000:2005)
Caracterización es la descripción de un proceso, en la cual se identifican de

forma global los elementos generales del mismo como son el objetivo, alcance,
responsable, actividades, entre otros.
Causas Básicas Razones por las cuales ocurren los actos y condiciones sub-
estándares y una vez identificados, permiten establecer medidas de control
acertado.
Causas Inmediatas Son las circunstancias que se presentan justamente antes del
evento.
CCA Código Contencioso Administrativo.
CDP Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Es el documento consecutivo que

garantiza la existencia de
apropiación presupuestal suficiente para amparar un compromiso específico. En
consecuencia, los ordenadores del gasto no podrán contraer obligaciones sobre
apropiaciones inexistentes o en exceso del saldo disponible, Las adiciones,
traslados o reducciones presupuéstales requerirán del CDP que garantice la
existencia de los recursos a utilizar.

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Centro de Trabajo Edificación o área a cielo abierto destinada a una actividad

económica en una empresa
determinada.
Centro de Trabajo Tipo Sede de una empresa un proceso o actividad definida,

semejante a otras sedes de la misma empresa.
Clase categoría o rango dado a diferentes requisitos de la calidad para productos.

(NTC-ISO 9000:2005)
Cliente de la auditoría organización o persona que solicita una auditoría auditado

organización que es auditada. (NTC-ISO 9000:2005)
Cliente organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. El

término cliente incluye a los
destinatarios, usuarios o beneficiarios. (NTCGP 1000:2009)
Competencia Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

(NTCGP 1000:2009)
Componente Actividades de Control conjunto de Elementos de Control que

garantizan el control a la ejecución de la función, planes y programas de la Entidad
Pública, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y
orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos.
(MECI 1000:2005)
Componente Administración del Riesgo conjunto de Elementos de Control que

al interrelacionarse, permiten a la Entidad Pública evaluar aquellos eventos
negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de
sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar
oportunidades, para un mejor cumplimiento de su función. (MECI 1000:2005)
Componente Ambiente de Control conjunto de Elementos de Control que al

interrelacionarse, otorgan una
conciencia de control a la Entidad Pública influyendo de manera profunda en la
planificación, la gestión de
operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el
marco legal que le es aplicable a la
Entidad. (MECI 1000:2005)

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Componente Autoevaluación conjunto de Elementos de Control que al actuar en

forma coordinada en la Entidad Pública, permite en cada área organizacional
medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión
en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su
cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los
objetivos previstos por la Entidad. (MECI 1000:2005)
Componente Comunicación Pública conjunto de Elementos de Control, que
apoya la construcción de visión
compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la Entidad
Pública con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento
de sus objetivos institucionales y sociales, en concordancia con lo establecido en
el artículo 32 de la Ley 489 de 1998. (MECI 1000:2005)
Componente Direccionamiento Estratégico conjunto de Elementos de Control

que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta la Entidad
Pública hacia el cumplimiento de su Misión, el alcance de su Visión y la conduce
hacia el cumplimiento de sus objetivos globales. (MECI 1000:2005)
Componente Evaluación Independiente conjunto de Elementos de Control que

garantiza el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la
gestión y resultados corporativos de la Entidad Pública por parte de la Oficina de
Control Interno, Unidad de Auditoría Interna o quien haga sus veces. Presenta
como características la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la
realiza y debe corresponder a un plan y a un conjunto deprogramas que
establecen objetivos específicos de evaluación al control, la gestión, los resultados
y el seguimiento a los Planes de Mejoramiento de la Entidad. (MECI 1000:2005)
Componente Información conjunto de Elementos de Control, conformado por

datos que al ser ordenados y
procesados adquiere significado para los grupos de interés de la Entidad Pública a
los que va dirigido. Hace parte fundamental de la operación de la Entidad al
convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de
los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación pública, la
Rendición de Cuentas a la Comunidad y el cumplimiento de obligaciones de
información. (MECI 1000:2005)
Componente Planes de Mejoramiento conjunto de Elementos de Control, que

consolidan las acciones de
mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el
Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como
consecuencia de los procesos de Autoevaluación, de Evaluación
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Independiente y en las observaciones formales provenientes de los Órganos de

Control. (MECI 1000:2005)
Comunicación Informativa elemento de Control, que garantiza la difusión de

información de la Entidad Pública
sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente
hacia los diferentes grupos de interés y externos. (MECI 1000:2005)
Comunicación Organizacional elemento de Control, que orienta la difusión de
políticas y la información generada al interior de la Entidad Pública para una clara
identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los
proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la
Entidad. (MECI 1000:2005)
Concesión autorización para utilizar o liberar un producto o servicio que no es

conforme con los requisitos
especificado. Una concesión esta generalmente limitada a la entrega de un
producto o un servicio que tiene
características no conformes dentro de los límites definidos por un tiempo o una
cantidad de productos o servicios acordados. (NTCGP 1000:2009)
Conclusiones de la auditoría Juicio profesional u opinión expresada por un

auditor sobre la materia objeto de la auditoría, basado exclusivamente en el
razonamiento que el auditor ha aplicado a los hallazgos de la auditoría. (NTCISO
14050:1999)
Condición Sub-estándar Circunstancias que podrían dar paso a la ocurrencia de

un accidente.
Confirmación metrológica conjunto de operaciones necesarias para asegurar

que el equipo de medición cumple con los requisitos para su uso previsto.
(NTCGP 1000:2009)
Confirmación metrológica conjunto de operaciones necesarias para asegurar

que el equipo de medición cumple con los requisitos. (NTC-ISO 9000:2005)
Conformidad cumplimiento de un requisito. (NTCGP 1000:2009)
Contexto Estratégico elemento de Control, que permite establecer el lineamiento

estratégico que orienta las
decisiones de la Entidad Pública, frente a los riesgos que pueden afectar el
cumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis del
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conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que

originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su función, misión y objetivos
institucionales. (MECI 1000:2005)
Contrato Documento que recoge el acuerdo de voluntades entre dos o más

personas, con el objeto de crear entre ellas vínculos de obligaciones. Todos los
contratos donde una de las partes es una entidad estatal se denominan contratos
estatales y tienen como finalidad asegurar el funcionamiento de un servicio
público; estos contratos se rigen por normas de derecho público.
Contribución Es un gravamen que se impone a cierto grupo de ciudadanos que

perciben un beneficio directo y
concreto como consecuencia de la realización de obras, gastos públicos o de
especiales actividades del Estado.
Control de la calidad parte de la gestión de la calidad orientada a la verificación y

al cumplimiento de los requisitos de la calidad. (NTCGP 1000:2009)
Control es toda acción que tienda a minimizar riesgos, a analizar el desempeño

de las operaciones evidenciando posibles desviaciones frente al resultado
esperado, para la adopción de medidas preventivas. Los controles proporcionan
un modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos.
Controles elemento de Control, conformado por el conjunto de acciones o

mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen
en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los
objetivos de la Entidad Pública. (MECI 1000:2005)
Conveniencia grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las

metas y políticas rganizacionales.
(NTCGP 1000:2009)
COPASO Comité paritario de salud Ocupacional; organismo de participación

bipartita (empleador- trabajadores)
encargado de desarrollar actividades de promoción de las mejores condiciones de
trabajo y salud en la empresa y vigilancia de las normas y reglamentos de salud
ocupacional.
Corrección acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. (NTCGP

1000:2009)

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Costo se entiende por costo todo gasto directo e indirecto en que incurre la
entidad en la producción o prestación de un servicio. El costo es otra de las
variables fundamentales que permite evaluar la eficiencia administrativa. Al
relacionarse con otras variables involucradas en el proceso productivo, los costos
muestran el grado de productividad en la utilización de los mismos.
Criterios de auditoría Políticas, prácticas, procedimientos o requisitos contra los

cuales el auditor compara las
evidencias de auditoría recolectadas sobre la materia objeto. (NTC-ISO
14050:1999)
Cuenta en donde se relacionan los compromisos de pago por bienes y servicios

recibidos en la vigencia actual.
Decreto Disposición reglamentaria de una ley sobre un tema específico, dictada

por el gobierno nacional, de
obligatorio cumplimiento.
Defecto incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.

(NTC-ISO 9000:2005)
Delegación Facultad otorgada a funcionarios públicos del nivel directivo, por quien
tiene la función legal o
competencia para ordenar el gasto. Busca desconcentrar la función de suscribir
los contratos, trasladándola a otros niveles con plena responsabilidad de los
funcionarios delegados. La delegación debe ser expresa y otorgada mediante acto
administrativo.
Desarrollo del Talento Humano elemento de Control, que define el compromiso

de la Entidad Pública con el
desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del Servidor
Público. Determina las políticas y
prácticas de gestión humana a aplicar por la Entidad, las cuales deben incorporar
los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de
selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los
Servidores Públicos del Estado. (MECI 1000:2005)
Desecho acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso

inicialmente previsto. (NTC-ISO
9000:2005)

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Desempeño ambiental Resultados medibles de la gestión que hace una

organización de sus aspectos ambiéntales. (NTC-ISO 14001:2004)
Desempeño de SYSO Resultados medibles de la gestión de una organización en

relación con sus riesgos de SYSO. (NTC-OHSAS 18001:2007)
DGRP Dirección General de Riesgos Profesionales del Ministerio de la Protección

Social.
Diagrama de Flujo representación gráfica de un proceso o de un procedimiento
que permite la observación
sistemática de su ejecución, mostrando la dinámica y lógica de la secuencia del
trabajo.
Diseño y desarrollo conjunto de procesos que transforma los requisitos de una

política, programa, proyecto o cliente en características especificadas o en la
especificación de un proceso o sistema, producto y/o servicio. (NTCGP
1000:2009)
Documento información y su medio de soporte. (NTCGP 1000:2009)
Efectividad medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados

planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. (NTCGP
1000:2009)
Eficacia grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados. (NTCGP 1000:2009)
Eficiencia relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. (NTCGP

1000:2009)
Enfermedad condición física o mental adversa identificable, que surge, empeora,

o ambas, a causa de una actividad laboral, una situación relacionada con el
trabajo, o ambas. (NTC-OHSAS 18001:2007)
Enfoque basado en los procesos gestión sistemática de la interacción e

interrelación entre los procesos empleados por las entidades para lograr los
resultados deseados. (NTCGP 1000:2009)
Ensayo/prueba determinación de una o más características de acuerdo con un

procedimiento. (NTC-ISO 9000:2005)

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Entes de Control Superintendencia Bancaria de Colombia; Superintendencia

Nacional de Salud; Ministerio de la Protección Social; Ministerio de Hacienda y
Crédito Público; Contraloría General de la Nación; Procuraduría General de la
Nación; Personerías Distritales y Departamentales; Oficina de Quejas de la
Presidencia de la República; Defensoría del Pueblo; Veedurías Ciudadanas;
Juzgados Laborales Juzgados Penales; y cualquier otro organismo del estado del
orden nacional, departamental, distrital o municipal.
Entidades entes de la rama ejecutiva del poder público y otros prestadores de

servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003. (NTCGP 1000:2009)
Entorno Se refiere al conjunto de elementos que se encuentran fuera de la

organización y que normalmente no son controlables desde la gestión gerencial.
En dicho escenario encontramos normalmente los elementos futuros que
apoyarán o frenarán los resultados de la organización. El entorno está constituido
por las diferentes condiciones de tipo económico, político, social, tecnológico, en
que diariamente se desenvuelve nuestra empresa, por tanto ejerce influencia
sobre su desarrollo y su supervivencia.
Entorno Legal Es el conjunto de normas nacionales e internacionales que de una

manera u otra marcan unos
lineamientos de actuación, tales como parámetros contables, fiscales, de calidad,
etc.
EP Enfermedad Profesional.
EPS Entidad Promotora de Salud.
Equipo auditor uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría. (NTC-ISO
9000:2005)
Equipo de medición instrumento de medición, software, patrón de medición,

material de referencia o equipos
auxiliares, o combinación de ellos, necesarios para llevar a cabo un proceso de
medición. (NTC-ISO 9000:2005)
Equipo de medición instrumento, software, patrón, material de referencia o

equipos auxiliares o combinación de ellos, necesarios para llevar a cabo un
proceso de medición. (NTCGP 1000:2009)
Especificación documento que establece requisitos. (NTCGP 1000:2009)

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Estandarización de Procesos Se refiere a buscar la uniformidad en los procesos,

en su diseño y ejecución a nivel de empresa, para evitar la proliferación de formas
de realizar el trabajo que pueden afectar al cliente y a la entidad.
Estilo de Dirección elemento de Control, que define la filosofía y el modo de

administrar del Gobernante o Gerente Público, estilo que se debe distinguir por su
competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública. Constituye la
forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la
Entidad hacia el cumplimiento de su Misión, en el contexto de los fines sociales del
Estado. (MECI 1000:2005)
Estrategias Se entiende como las acciones preestablecidas que buscan apoyar el

cumplimiento de objetivos y
asegurar ventajas competitivas sostenibles en la empresa. De igual forma,
podemos incluir la configuración de
criterios para orientar las decisiones fundamentales y el conjunto de políticas para
llevar adelante las actividades
requeridas por la empresa.
Estructura de la entidad Distribución de las diferentes unidades o dependencias

con sus correspondientes
funciones generales requeridas para cumplir la función de la entidad dentro del
marco de la constitución y la ley
(NTCGP 1000:2009)
Estructura Organizacional elemento de Control, que configura integral y

articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de
responsabilidad y autoridad en la Entidad Pública, permitiendo dirigir y ejecutar los
procesos y actividades de conformidad con su Misión. (MECI 1000:2005)
Etapas o Fases del Proceso son las diferentes acciones que deben realizarse en
forma secuencial, utilizando
determinados insumos, para contribuir con el resultado final, servicio o producto
objeto del proceso.
Evaluación del Sistema de Control Interno elemento de Control, cuyo objetivo

es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control
Interno en el cumplimiento de los objetivos de la Entidad Pública. (MECI
1000:2005)

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Evidencia de la auditoría registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son
verificables. (NTC-ISO 9000:2005)
Evidencia objetiva datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. (NTC-

ISO 9000:2005)
Evidencia Objetiva Información cuya veracidad puede demostrarse, basada en

hechos y obtenida por observación, medición, ensayo u otros medios.
Expediente Carpeta que contiene todos los documentos que permiten tener
suficientes elementos de juicio para
establecer el estado en que se encuentra la queja o reclamación.
Experto técnico persona que aporta experiencia o conocimientos específicos con

respecto a la materia que se vaya a auditar. (NTC-ISO 9000:2005)
F de R Factor de Riesgo.
Factor Crítico de Éxito identificar lo que hace muy bien la organización que le
permite alcanzar objetivos y
resultados positivos.
Factura Es un documento medio de prueba de los ingresos, costos, gastos,

impuestos descontables etc. Para los mismos efectos, la ley exige la expedición
de este documento o su equivalente. Los siguientes son los requisitos de la
Factura de Venta.
Fallo Judicial Sentencia proferida por los jueces y magistrados.
Flujo de Información Pasos que debe seguir la información para obtener

resultados con significancia analítica.
Flujograma Es una representación gráfica que utilizando símbolos especiales

describe los pasos de un
procedimiento permitiendo ver en forma dinámica y lógica su secuencia e
interrelaciones. Es recomendable apoyar la descripción de los procedimientos con
esta herramienta por las ventajas prácticas que ofrece.
Fuente de Información Evento que donde se origina la información.

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Función Las actividades asignadas como responsabilidades de carácter regular y

permanente a cargo de un
funcionario en particular, se convierten en funciones; los procedimientos describen
como se hacen dichas
actividades; por tanto es importante aclarar que el manual de procedimientos no
se refiere a descripción de
funciones.
Función de una entidad Se entiende como el objeto social o la razón de ser de la

entidad (NTCGP 1000:2009)
Función metrológica función con responsabilidad en la organización para definir
e implementar el sistema de control de las mediciones. (NTC-ISO 9000:2005)
FURAT Formato Único de Reporte de Accidentes de Trabajo.
FUREP Formato Único de Reporte de Enfermedad Profesional.
Gestión actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una

entidad. (NTCGP 1000:2009)
Gestión documental conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde
su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación. (NTCGP 1000:2009)
Gestión por Procesos gerencial una organización desde la perspectiva de que

toda empresa es un conjunto de
procesos que de manera concatenada comienzan y terminan en el cliente,
teniendo en cuenta que la gestión está relacionada con los objetivos y resultados o
logros, y no con el trabajo o las actividades desarrolladas.
Habilidad Capacidad para aplicar apropiadamente atributos o comportamientos

personales para desempeñar una actividad. (NTCGP 1000: 2009)
Hallazgos de la auditoría resultados de la evaluación de la evidencia de la

auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. (NTC-ISO 9000:2005)
Hechos Cumplidos No podrán legalizarse con cargo al presupuesto de gastos,

aquellas obligaciones que no reúnan los requisitos legales o que se configuren
como hechos cumplidos. Los ordenadores del gasto responderán en forma
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personal, tanto administrativa, como civil, penal, fiscal o pecuniaria y de cualquier

otro orden, de conformidad con lo establecido en el artículo 211 de la Constitución
Política.
IBC Ingreso Base de Cotización.
Identificación de Riesgos elemento de Control, que posibilita conocer los

eventos potenciales, estén o no bajo el control de la Entidad Pública, que ponen
en riesgo el logro de su Misión, estableciendo los agentes generadores, las
causas y los efectos de su ocurrencia. (MECI 1000:2005)
Identificación del Peligro Procesos para reconocer si existe un peligro y definir
sus características. (NTC-OHSAS 18001:2007)
Impacto ambiental Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o

beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una
organización. (NTC-ISO 14001:2004)
Impuesto Carga impositiva sin destinación específica ni retribución con criterio

individual.
Imputaciones Presupuéstales El monto autorizado en cada artículo presupuestal

de gastos debe utilizarse
exclusivamente al objeto determinado en el texto del respectivo artículo y a lo
previsto en los planes y programas del Instituto.
Incidente evento(s) relacionado(s) con el trabajo, en el (los) que ocurrió o pudo

haber ocurrido lesión o enfermedad (independiente de su severidad), o víctima
mortal. (NTC-OHSAS 18001:2007)
Indicadores de Gestión Se refiere a la expresión cuantitativa del comportamiento

y/o desempeño de un proceso, de un área o de una empresa, el cual al ser
comparado con un estándar preestablecido o marco de referencia nos indica el
nivel de acierto o de desviación.
Indicadores elemento de Control, conformado por el conjunto de mecanismos

necesarios para la evaluación de la gestión de toda Entidad Pública. Se presentan
como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición,
que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la
Entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.
Información Datos que poseen significado.

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Información datos que poseen significado. (NTC-ISO 9000:2005)
Información Primaria elemento de Control, conformado por el conjunto de datos

de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización
está en permanente contacto, así como de las variables que no están en relación
directa con la Entidad, pero que afectan su desempeño. (MECI 1000:2005)
Información Secundaria elemento de Control, conformado por el conjunto de

datos que se originan y/o procesan al interior de la Entidad Pública, provenientes
del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información
que soportan la gestión de la Entidad Pública. (MECI 1000:2005)
Infraestructura Sistema de instalaciones, equipos y servicios generales para el

funcionamiento de una entidad (NTC GP 1000:2009)
Inspección evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen,

acompañada cuando sea apropiado por medición, ensayo/prueba o comparación
con patrones. (NTC-ISO 9000:2005)
Instructivo Es la explicación detallada de cómo se llevan a cabo las actividades

de un procedimiento.
Interés Asegurable Es la persona, bien o patrimonio expuesto a sufrir lesión,

daño, pérdida o destrucción. Teniendo en cuenta el objetivo del seguro, debe ser
tasable en dinero y esa tasación debe realizarse al comenzar la vigencia.
Interventor/ Supervisor de Contrato Es la persona designada por autoridad

competente para llevar a cabo la
vigilancia, control y cumplimiento de la ejecución del contrato, desde su inicio
hasta la liquidación del mismo.
IPP Incapacidad Permanente Parcial.
IPS Institución Prestadora de Salud.
IT Incapacidad(es) Temporal(es)
Legalización de Contrato Cuando se cumple con todos y cada uno de los

requisitos que la ley exige para la
conformación legal del contrato.
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Ley Norma jurídica dictada por el legislador sobre una materia general o
específica, de obligatorio cumplimiento para todos los habitantes del territorio
nacional. En este documento se introduce el concepto de ley en relación con la
materia contractual.
Liberación autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso.

(NTC-ISO 9000:2005)
Liberación de Saldos Liberar los saldos no utilizados en los CDP’s y devolver los
recursos a apropiación.
Lugar de Trabajo cualquier espacio físico en el que se realizan actividades
relacionadas con trabajo, bajo el control de la organización. (NTC-OHSAS
18001:2007)
Macroproceso es la agrupación de varios procesos interrelacionados que en

algunos casos podrían tomarse en
conjunto, pero que, en otros casos, pueden abordarse en forma independiente.
Mantenimiento Correctivo Actividades que se realizan para corregir o reparar un

daño ocasionado por rotura, fatiga o maltrato de los materiales y elementos.
Mantenimiento Integral Labores por cuenta del contratista encaminadas a

garantizar el funcionamiento adecuado y pertinente de los bienes, estará
determinado en los términos de referencia previos a la contratación, incluye
repuestos, insumos, necesarios para funcionar, baterías recargables, importación,
nacionalización, transporte, mano de obra, impuestos, salarios, y prestaciones
sociales del personal del contratista.
Mantenimiento Preventivo Actividades dirigidas a la prevención del deterioro

natural.
Manual de Procedimientos Documento en el que se señalan los pasos a seguir o

a ejecutar en una determinada actividad o grupo de operaciones de un proceso,
indicando punto por punto los aspectos que componen el proceso.
Manual de Procedimientos elemento de Control, materializado en una normativa

de autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los
procedimientos de la Entidad Pública, convirtiéndose en una guía de uso individual
y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla

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su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje

común a todos los Servidores Públicos. (MECI 1000:2005)
Manual Documento o Libro en que se compendia lo más sustancial de una

materia.
Manual herramienta o instrumento de una organización que recoge lo más

sustancial de una materia, de manera didáctica, para facilitar su comprensión.
Orienta y dirige a quien lo consulta en la realización o el manejo.
Manual SIG documento que describe y especifica los sistemas de gestión de la

compañía en materia de normas
técnicas y administración en general. (NTCGP 1000:2009)
Mapa de Procesos es una herramienta que permite visualizar el despliegue y
conformación del Modelo de
Operación en procesos.
Materia Objeto Actividades, eventos, condiciones, sistemas o información sobre

estos temas. (NTC-ISO
14050:1999)
Medio ambiente entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el

agua, el suelo, los recursos
naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones. (NTC-ISO
14001:2004)
Medios de Comunicación elemento de Control que se constituye por el conjunto

de procedimientos, métodos,
recursos e instrumentos utilizados por la Entidad Pública, para garantizar la
divulgación, circulación amplia y
focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de
interés. (MECI 1000:2005)
Mejora continua acción permanente realizada, con el fin de aumentar la

capacidad para cumplir los requisitos y
optimizar el desempeño. (NTCGP 1000:2009)
Mejora continua SYSO proceso recurrente de optimización del sistema de en

SYSO para lograr mejoras en el
desempeño en SYSO, de forma coherente con la política en SYSO de la
organización. (NTC-OHSAS 18001:2007)
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Mejora de la calidad parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la

capacidad de cumplir con los
requisitos de la calidad. (NTC-ISO 9000:2005)
Meta ambiental Requisito de desempeño detallado aplicable a la organización o a

partes de ella, que tiene su
origen en los objetivos ambientales y que es necesario establecer y cumplir para
alcanzar dichos objetivos. (NTCISO 14001:2004)
Metas Son los propósitos y fines que tienen las mismas características que un
objetivo, pero que difieren en el plazo para su cumplimiento se plantea en términos
de tiempo inferior a un año, es decir, mensuales, bimestrales,
semestrales, etc.
Método significa el camino para seguir mediante una serie de operaciones y
reglas prefijadas de antemano aptas para alcanzar el resultado propuesto.
MHCP Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Misión Es la identificación clara y específica de la razón de ser de una

organización. Es una declaración de
propósitos que definen el negocio como tal, credos o principios sobre los que
opera y destinatarios de sus productos o servicios.
Misión de una entidad se entiende como el objeto social o la razón de ser de la

entidad. (NTCGP 1000:2004)
Modelo de Operación por Procesos elemento de Control, que permite conformar

el estándar organizacional que soporta la operación de la Entidad Pública,
armonizando con enfoque sistémico la Misión y Visión Institucional, orientándola
hacia una Organización por Procesos, los cuales en su interacción,
interdependencia y relación causaefecto garantizan una ejecución eficiente, y el
cumplimiento de los objetivos de la Entidad Pública. (MECI 1000:2005)
MPS Ministerio de la Protección Social.
NAL Nacional.
NIOSH Instituto Nacional Ocupacional de Seguridad y Salud, (National Institute

Occupational Safety and Health).

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Nivel Básico Contempla la intervención Básica en salud ocupacional definida en

el Decreto 1295 de 1994.
Nivel Complementario Contempla el desarrollo de actividades complementarias

definidas en el Decreto 1295 de 1994.
No conformidad incumplimiento de un requisito. (NTCGP 1000:2009)
NTC Norma Técnica Colombiana.
Objetivo ambiental Fin ambiental de carácter general coherente con la política

ambiental, que una organización se establece. (NTC-ISO 14001:2004)
Objetivo de la calidad algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la

calidad. (NTCGP 1000:2009)
Objetivo de SYSO Propósito en SYSO en términos del desempeño de SYSO, que
una organización se fija. (NTCOHSAS 18001:2007)
Objetivo Se define como un fin o un propósito a alcanzar en plazo superior a 1

año e inferior a 3 años, se debe
definir en términos medibles y controlables y que cuente con fechas claras de
terminación de la actividad.
Obligación condicional del asegurador Es la estipulación de las reglas de

juego, que en principio consiste en fijar las limitaciones a los amparos otorgados.
Recuérdese que el asegurador se obliga a indemnizar sólo cuando el riesgo se
realice dentro de ciertas limitaciones.
Obligar una Cuenta Mediante el mecanismo de la obligación de cuentas se refleja

en la contabilidad presupuestal los valores de cuentas totalmente liquidadas y
listas para pago, pero que aún no han sido giradas efectivamente a los
proveedores de bienes o servicios. Es el estado anterior al pago o giro efectivo por
parte de la Tesorería.
Ordenador de Gasto Funcionario público que tiene la facultad legal o delegada

para suscribir contratos a nombre de la entidad estatal y obligarla
económicamente frente a terceros.
Organización compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o

parte o combinación de ellas, sean o no sociedades, pública o privada, que tiene

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sus propias funciones y administración. (NTC-ISO 14001:2004 y

NTCOHSAS18001:2007)
P y G Balance contable de Pérdidas y Ganancias.
Pago Anticipado Es el valor entregado anticipadamente al contratista como forma

de pago, antes de la ejecución del contrato, previo perfeccionamiento y
legalización del mismo y cuya destinación es de libre disposición del contratante.
Parte interesada organización, persona o grupo que tiene un interés en el

desempeño o éxito de una entidad.
(NTCGP 1000:2009)
Peligro Fuente, situación o acto con potencial de daño, en términos de

enfermedad, o lesión a las personas o una combinación de éstos. (NTC-OHSAS
18001:2007)
Perfeccionamiento del Contrato En términos generales y de conformidad con el
artículo 41 de la ley 80 de 1993,los contratos del Estado se perfeccionan cuando
se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito. El
Decreto 115 de 1996 agregó como requisito de perfeccionamiento, el registro
presupuestal.
Perfeccionamiento del Contrato de Seguro Para que se perfeccione el contrato

de seguro, se requiere que
existan: el interés asegurable, el riesgo asegurable, la prima y la obligación
condicional del Asegurador; si alguno de estos elementos faltare el contrato seria
nulo.
Perfil de Puesto de Trabajo Esquema de las exigencias mentales, físicas, censo-

perceptuales de un puesto de
trabajo.
Perfil del Trabajador Esquema del nivel de desarrollo de las capacidades

individuales.
Permiso de desviación autorización para apartarse de los requisitos

originalmente especificados de un producto, antes de su realización. (NTC-ISO
9000:2005)
Petición Solicitud que eleva un usuario.

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Plan Básico de Salud Ocupacional Actividades básicas de Salud Ocupacional

descritas en el Artículo 35 del
Decreto Ley 1295 de 1994.
Plan Complementario de Salud Ocupacional Actividades de salud ocupacional

no contempladas en el plan básico y que se suministran a las empresas por
demanda, programación o asignadas a un sistema de vigilancia
epidemiológica.
Plan de Acción Descripción de los programas de trabajo y sus actividades

asociadas con los individuos o equipos de trabajo responsables de su ejecución y
con los tiempos requeridos para el mismo; para la consecución de los objetivos
propuestos en los Planes Estratégicos.
Plan de Compras Plan mediante la cual los diferentes Niveles y Unidades

Operativas de la Entidad, determinen sus necesidades de Equipos e Insumos,
Programen sus Adquisiciones y Controlen el Gasto.
Plan de la calidad documento que especifica qué procedimientos y recursos
asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un
proyecto, proceso, producto o contrato específico. (NTC-ISO 9000:2005)
Plan de Mantenimiento Herramienta para la Planeación, Programación,

Administración y Ejecución de las
actividades de Mantenimiento, a su vez es una base para la determinación de los
Costos que intervienen en los
Procesos de Mantenimiento, debe ser evaluado y examinado mediante la
elaboración de un Inventario Total, se
deberá realizar acorde con las necesidades reales y debe ser enmarcado dentro
de los Decretos de Austeridad del Gasto Público.
Plan de Mejoramiento Institucional elemento de Control, que permite el

mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales de orden
corporativo de la entidad pública. Integra las acciones de mejoramiento que a nivel
de sus procesos o componentes corporativos debe operar la entidad pública para
fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión
y objetivos en los términos establecidos en la Constitución, la Ley, teniendo en
cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control
político y con los diferentes grupos de interés. (MECI 1000:2005)
Plan de Trabajo Formulación de actividades en forma ordenada y desagregada

en el tiempo.
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Plan Estratégico Se refiere al diseño o formulación del Plan de Acción de la

entidad, que incorpora las definiciones de misión y visión, objetivos a cumplir,
evaluación económica del diseño, es decir su presupuesto y validación de las
expectativas propuestas.
Planes de Mejoramiento Individual elemento de Control, que contiene las

acciones de mejoramiento que debe
ejecutar cada uno de los Servidores Públicos para mejorar su desempeño y el del
área organizacional a la cual
pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos, para una mayor
productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad. (MECI
1000:2005)
Planes de Mejoramiento por Procesos elemento de Control, que contiene los

planes administrativos con las
acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las áreas responsables
dentro de la Organización
Pública, deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en
procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos
de la Entidad en su conjunto. (MECI 1000:2005)
Planes y Programas elemento de Control, que permite modelar la proyección de

la Entidad Pública a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus
actividades hacia las metas y los resultados previstos. (MECI 1000:2005)
Planificación de la calidad parte de la gestión de la calidad enfocada al

establecimiento de los objetivos de la
calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los
recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad. (NTCGP
1000:2009).
Planificar. Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir

resultados de acuerdo con los requisitos del cliente, los legales aplicables y las
políticas de la entidad. (NTCGP 1000:2009).
Plazo Tiempo otorgado por el Ente de Control para atender la queja, reclamo o
solicitud.
Política ambiental Intenciones y dirección generales de una organización

relacionadas con su desempeño
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ambiental, como las ha expresado formalmente la alta dirección. (NTC-ISO

14001:2004)
Política de la calidad de una entidad intención(es) global(es) y orientación(es) de

una entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta
dirección de la entidad. (NTCGP 1000:2009)
Política de SYSO intenciones y dirección generales de una organización

relacionadas con su desempeño de SYSO, expresadas formalmente por la alta
dirección. (NTC-OHSAS 18001:2007)
Política Pública es la respuesta que da el Estado frente a una necesidad o

demanda de la sociedad, o el conjunto de sucesivas respuestas del Estado ante
situaciones consideradas socialmente problemáticas; por ejemplo establecer
regulaciones o normas; brindar servicios públicos como acueducto, alcantarillado,
agua , luz, teléfono, otros; realizar obras públicas como parques, carreteras o
efectuar inversiones.
Políticas de Administración de Riesgos elemento de Control, que permite
estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento
de los riesgos y sus efectos al interior de la Entidad Pública. (MECI 1000:2005)
Políticas de Operación elemento de Control, que establece las guías de acción

para la implementación de las
estrategias de ejecución de la Entidad Pública; define los límites y parámetros
necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función,
los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo
previamente definidos por la Entidad. (MECI 1000:2005)
Póliza Es la garantía que avala el cumplimiento de las obligaciones surgidas del

contrato. Esta póliza tiene por objeto respaldar el cumplimiento de todas y cada
una de las obligaciones que surjan a cargo de los contratistas frente a las
entidades estatales, por razón de la celebración, ejecución y liquidación de los
contratos estatales.
Presupuesto Es la expresión financiera del Plan Estratégico Corporativo de cada

uno de los Negocios, resultado de la definición de las metas de cada Unidad de
Negocio. Es el documento Económico Administrativo que recoge para una
vigencia (1 año) el Plan Financiero expresado en Programas Es el instrumento
para el cumplimiento de los servicios a su cargo por medio de planes y programas
de desarrollo económico y social en la respectiva vigencia fiscal.

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Prevención (en el marco del Sistema de Seguridad Social), Actividades que

tienen por fin la identificación, control o reducción de los factores de riesgo
biológicos, del ambiente y del comportamiento, para evitar que la enfermedad
aparezca o se prolongue, ocasione daños mayores o genere secuelas inevitables.
Prevención de la contaminación Utilización de procesos, practicas, técnicas,

materiales, productos, servicios o
energía para evitar, reducir o controlar en forma separada o en combinación la
generación, emisión o descarga de cualquier tipo de contaminante o residuo, con
el fin de reducir impactos ambientales adversos. (NTC-ISO
14001:2004)
Prima Es el precio de la protección que cobra el asegurador y que debe ser

pagada por el tomador.
Procedimiento forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

(NTCGP 1000:2009)
Procedimientos elemento de Control, conformado por el conjunto de
especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir
con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la
operación de la Entidad Pública. Establece los métodos para realizar las tareas, la
asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades.
(MECI 1000:2005)
Proceso conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para

generar valor y las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. (NTCGP 1000:2009)
Proceso de calificación proceso para demostrar la capacidad para cumplir los

requisitos especificados. (NTC-ISO 9000:2005)
Proceso de medición conjunto de operaciones que permiten determinar el valor

de una magnitud. (NTC-ISO
9000:2005)
Producto o servicio resultado de un proceso o un conjunto de procesos. (NTCGP

1000:2009)
Programa de la auditoría conjunto de una o más auditorías planificadas para un

periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. (NTC-
ISO 9000:2005)
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Programa de Salud Ocupacional Diagnóstico, planeación, organización

ejecución y evaluación de un conjunto de actividades tendientes a preservar,
mantener y mejorar la salud de los trabajadores.
Promoción de la Salud (en el marco del Sistema de Seguridad Social),

Actividades realizadas con el objeto de
garantizar mejores condiciones de salud física, psíquica y social individual y
colectivamente.
Protocolo Guía técnica normalizada para el desarrollo de una actividad técnica.
Proveedor organización o persona que proporciona un producto y/o servicio.

(NTCGP 1000:2009)
Proyecto proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y

controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un
objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de
tiempo, costo y recursos. (NTC-ISO 9000:2005)
Punto de Control es el desarrollo de mecanismos o acciones que permitan

conocer el avance o estado de un
proceso o procedimiento, con el fin de lograr mantenerlo bajo control. Estas
acciones pueden incorporar insumos
como documentos, personas, registros, firmas, formatos, entre otros.
Quejas Expresión de disgusto por falta de atención de algún servicio o derecho.
Racionalización objetivo que propende a la revisión, simplificación, supresión o

modificación de trámites, procesos, procedimientos y métodos administrativos
para imprimir celeridad, eficiencia, eficacia, transparencia y observancia del
principio de buena fe en las relaciones entre la Administración pública y los
ciudadanos o usuarios. Es la organización lógica de las actividades, con el fin de
obtener un mejor rendimiento en los procesos.
Readaptación Profesional Conjunto de procesos que comprenden todas las

intervenciones científicas o técnicas que permitan el empleo selectivo de las
personas con discapacidad.
Reclamos Pedir que se cumpla un derecho.
Reclasificación Asignación de Clases de riesgo y tarifa de cotización a las
empresas y/o Centros de trabajo afiliados al Sistema de riesgos Profesionales.
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Reclasificación variación de la clase de un producto no conforme, de tal forma

que sea conforme con requisitos que difieren de los iníciales. (NTC-ISO
9000:2005)
Registro documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de actividades ejecutadas. (NTCGP 1000:2009)
Registro Presupuestal Es el acto administrativo mediante el cual el Jefe de

Presupuesto o los funcionarios que
hagan sus veces, causan de manera definitiva en la contabilidad presupuestal el
valor del acto administrativo de
gasto. Constituye un requisito del perfeccionamiento del respectivo acto
administrativo.
Regulación conjunto de normas o reglas vigentes que someten o reglamentan el

ejercicio de un derecho y/o el
funcionamiento de una actividad particular, social, política, económica, educativa,
entre otras.
Rehabilitación Funcional Proceso terapéutico que busca recuperar la función

perdida, usando los principios de la biomecánica, fisiología, antropometría
aplicada y neuropsicología, a través de los servicios de rehabilitación.
Rehabilitación Integral Proceso mediante el conjunto de acciones de índole

terapéutico, educativo, formativo y
social, se le da a la persona con discapacidad la oportunidad de desarrollar la
máxima funcionalidad e independencia posibles, con el fin último que esta logre un
mejoramiento en su calidad de vida y una plena integración a su medio social,
familiar y ocupacional.
Rehabilitación Profesional Proceso por el cual una persona logra compensar en

el mayor grado posible las
desventajas originadas en una deficiencia o una discapacidad que afecte su
desempeño laboral, dificultándole o
impidiéndole la integración social y laboral. Busca su ubicación en una actividad
productiva que se adapte a sus
capacidades.
Reinserción Laboral Retorno de una persona con limitaciones al desempeño

laboral, después de un período de
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ausencia.
Reintegro Laboral Retorno del trabajador a su puesto habitual, en iguales

condiciones de desempeño, con menores riesgos.
Remodelación Trabajo u obra dirigida a corregir espacios para un mismo uso o

servicio ya sea compatible o
complementario con el existente, mejorando su distribución y garantizando sus
características originales sin afectar su estructura.
Reparación acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en

aceptable para su utilización prevista.(NTC-ISO 9000:2005)
Reproceso acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con
los requisitos. (NTC-ISO 9000:2005)
Requisito necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria. (NTCGP 1000:2009)
Resolución Es una providencia o acto administrativo emitido por una autoridad
gubernativa o judicial para
reglamentar una materia, establecer un procedimiento o señalar requisitos o
conceder o negar derechos etc.
Responsabilidad derecho natural u otorgado a un individuo en función de su

competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho. (NTCGP
1000:2009)
Retención en la Fuente Es un mecanismo de recaudo consistente en la

detracción de una suma de dinero que al momento de efectuar el pago o abono a
cuenta gravado, debe realizar el agente retenedor, a titulo de impuesto. El
gobierno la establece con el fin de facilitar, acelerar y asegurar el recaudo de los
impuestos dentro del mismo ejercicio gravable en que se causen.
Retroalimentación (feedback) sistema de comunicación de retorno proporcionado

por la salida (producto) que prevé información a su entrada (insumo), para
alterarla de alguna manera. La retroalimentación sirve para comparar la manera
como un sistema funciona en relación con el estándar que se le ha establecido.
Cuando ocurre alguna diferencia (desvío o discrepancia) entre su funcionamiento
y el estándar, la retroalimentación se encarga de regular la entrada (insumo) para
que la salida (el producto) se aproxime al patrón establecido.

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Reubicación Laboral Cambiar al trabajador de puesto de trabajo o de ocupación,

ya sea temporal o definitivamente, dependiendo de la severidad de la lesión y del
análisis del puesto de trabajo.
Revisión actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación,

eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos
objetivos establecidos. (NTCGP 1000:2009)

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Riesgo Aceptable Riesgo que ha sido reducido a un nivel que la organización

puede tolerar con respecto a sus
obligaciones legales y su propia Política en SYSO. (NTC-OHSAS 18001:2007)
Riesgo asegurable Es el evento que puede afectar el interés asegurable. Debe

ser ajeno a la voluntad del tomador, el asegurado o el beneficiario. Por ello el
homicidio cometido por el beneficiario no da lugar al pago del beneficio contratado.
Riesgo en SYSO Combinación de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s)

o exposición(es) peligroso(s), y la severidad de la lesión o enfermedad que puede
ser causada por el(los) evento(s) o exposición(es). (NTC-OHSAS 18001:2007)
Riesgo toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el

desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos.
(NTCGP 1000:2009)
S&SO Seguridad y Salud Ocupacional
Saldo de Apropiación Saldo disponible para asumir compromisos, por objeto del
gasto con cargo al presupuesto asignado por Ley, para funcionamiento, inversión,
etc.
Satisfacción del cliente percepción del cliente sobre el grado en que se han
cumplido sus requisitos. (NTCGP
1000:2009)
Seguridad de funcionamiento término colectivo utilizado para describir el

desempeño de la disponibilidad y los
factores que la influencian: desempeño de la confiabilidad, de la capacidad de
mantenimiento y del mantenimiento de apoyo. (NTC-ISO 9000:2005)
Seguridad y Salud Ocupacional (SYSO) Condiciones y factores que afectan o

pueden afectar la salud y la
seguridad de los empleados, u otros trabajadores (incluidos los trabajadores
temporales y personal por contrato), visitantes o cualquier otra persona en el lugar
de trabajo. (NTC-OHSAS 18001:2007)
Seguro Es un contrato mediante el cual una firma (Asegurador) se obliga a

Indemnizar los perjuicios económicos que sufra una persona (Asegurado) en su
integridad física, en sus propiedades o responsabilidades, a consecuencia de la
ocurrencia de un siniestro sobre el cual se hubiere celebrado el acuerdo. En caso
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TRABAJO Versión 00
de muerte o de incapacidad del Asegurado, se habla de pagar el beneficio. Como

puede verse el objeto del seguro es resarcir el perjuicio sufrido. No se trata de
obtener un enriquecimiento a través de él, de subsanar la pérdida económica
sufrida. En el caso de la muerte del asegurado, se pretende cubrir el perjuicio que
los dependientes económicos soportan, evitando con ello la interrupción de los
planes que el individuo generador de ingresos les había trazado.
Servicio actividad o conjunto de actividades de naturaleza casi siempre intangible,

generados por una organización con el objeto de satisfacer un deseo o necesidad
de un cliente o usuario.
Servicios Públicos son los que están destinados a satisfacer necesidades

colectivas en forma general, permanente y continua, bajo la dirección, regulación y
control del Estado, así como aquellos mediante los cuales el Estado busca
preservar el orden y asegurar el cumplimiento de sus fines.
Servidores Públicos son las personas que prestan sus servicios al estado o a la
administración pública, incluidos los empleados públicos, los trabajadores
oficiales, los particulares que ejerzan funciones públicas en forma permanente o
transitiva y de la misma forma se denomina a efectos de la contratación estatal
Ley 80 de 1993 a los Interventores, Consultores, Asesores y Contratistas.
SGRP Sistema General de Riesgos Profesionales.
SIARP Sistema de Información de ARP.
Sinergia son los efectos adicionales generados por el trabajo conjunto de dos o
más personas, áreas, negocios u organizaciones, que no se producirían si
actuasen por separado.
SISE Sistema de Información de Seguros.
Sistema conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con

el fin de lograr un propósito.
(NTCGP 1000:2009)
Sistema conjunto organizado de elementos, coordinados, interactuantes e

interdependientes, que se relacionan
formando un todo unitario para alcanzar unos objetivos específicos.

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TRABAJO Versión 00
Sistema de gestión ambiental Parte del sistema de gestión de una organización,

empleada para desarrollar e
implementar su política ambiental y gestionar sus aspectos ambientales. (NTC-
ISO 14001:2004)
Sistema de gestión de la calidad para entidades herramienta de gestión

sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional,
en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a
cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo
de tales entidades. (NTCGP 1000:2009)
Sistema de gestión de las mediciones conjunto de elementos interrelacionados

o que interactúan necesarios para lograr la confirmación metrológica y el control
continuo de los procesos de medición. (NTC-ISO 9000:2005)
Sistema de Gestión de SYSO Parte del sistema de gestión de una organización,

empleada para desarrollar e
implementar su política de SYSO y gestionar sus riesgos de SYSO. (NTC-OHSAS
18001:2007)
Sistema de gestión sistema para establecer la política y los objetivos y para

lograr dichos objetivos. (NTC-ISO
9000:2005)
Sistema de Información Estructura de datos que operando sobre una colección

de datos estructurada según
necesidades, recopilan, elaboran o distribuyen información necesaria para un
determinado propósito.
Sistemas de Información elemento de Control, conformado por el conjunto de

recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información,
orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en la
Entidad Pública. (MECI 1000:2005)
Sistémico referido a la integralidad de las partes que conforman un todo de

manera ordenada y coherente,
considerando las diversas interacciones e interrelaciones que se presentan.
SMLMV Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes.
SO Salud ocupacional.
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TRABAJO Versión 00
Subproceso Es una secuencia de actividades interrelacionadas, que hacen parte

de un proceso que lo contiene, y que por su complejidad o características
partículares, requieren ser documentados en procedimientos independientes. Por
ejemplo el proceso de Prestaciones Económicas se compone de tres subprocesos
que son: Incapacidad Temporal, Indemnización Permanente Parcial y Auxilio
Funerario.
Subsistema de Control de Gestión conjunto de Componentes de Control, que al

interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad
correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la Entidad
Pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios
para el cumplimiento de su Misión. (MECI 1000:2005)
Subsistema de Control Estratégico conjunto de Componentes de Control que al

interrelacionarse entre sí, permiten el cumplimiento de la orientación estratégica y
organizacional de la Entidad Pública. (MECI 1000:2005)
Subsistema de Evaluación conjunto de Componentes de Control que actúan de

forma interrelacionada, permiten valorar en forma permanente la efectividad del
Control Interno de la Entidad Pública; la eficiencia, eficacia y efectividad de los
procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la
gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones
para orientar las acciones de mejoramiento de la Organización Pública. (MECI
1000:2005)
SVE Sistemas de Vigilancia Epidemiológica.
Tarifa Valor pagado por servicios técnicos.
Tasa Retribución que paga el usuario por un servicio prestado por el Estado.
Términos de Referencia Documento elaborado por la entidad estatal que

contiene las especificaciones del servicio o bien que se requiere contratar y los
requisitos y mínimos que debe cumplir los interesados en participar, en igualdad
de condiciones.
Tipos de Pólizas La ley 80 de 1993 y su decreto reglamentario 679 de 1994, se

refiere a la póliza única, la cual
ampara diferentes riesgos, tales como los de buen manejo y correcta inversión del
anticipo o pago anticipado,

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TRABAJO Versión 00
cumplimiento, estabilidad de la obra, calidad del bien o servicio, correcto

funcionamiento, de los equipos, pago de salarios, prestaciones sociales e
indemnizaciones, y responsabilidad civil en los contratos de obra y en los demás
que considere necesario la entidad.
TLV Valores Límites Permisibles.
Trámite conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado que han de
efectuar los usuarios para obtener un determinado producto o para garantizar
debidamente la prestación de un servicio, el reconocimiento de un derecho, la
regulación de una actividad de especial interés para la sociedad o la debida
ejecución y control de las actividades propias de la Administración pública.
Trazabilidad capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de

todo aquello que está bajo
consideración. (NTCGP 1000:2009)
Trazabilidad Se entiende como trazabilidad aquellos procedimientos

preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y
la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de
suministros en un momento dado, a través de unas herramientas determinadas.
Usuario Persona que no pertenece a la Entidad y requiere de un servicio, consulta

o petición de la Administración.
Validación confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se

han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.
(NTCGP 1000:2009)
Valor Agregado aquellas acciones que son estrictamente necesarias para

generar el producto o servicio, que le
interesan y representan valor tanto para el usuario como para la entidad,
orientadas a satisfacer una necesidad.
Valoración del Riesgo elemento de Control, que determina el nivel o grado de

exposición de la Entidad Pública a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las
prioridades para su tratamiento. (MECI 1000:2005)
Valoración del Riesgo en SYSO Proceso de evaluar el(los) riesgos, que surgen
de un(os) peligro(s), teniendo en cuenta la suficiencia de los controles existentes,

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y de decidir si el(los) riesgo(s) es(son) aceptable(s) o no. (NTCOHSAS

18001:2007)
Variable Propiedad no constante que puede cambiar de un evento a otro.

Verificación confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que
se han cumplido los requisitos
especificados. (NTCGP 1000:2009)
Vigencia Se entiende por vigencia fiscal el período comprendido entre el 1º de

enero hasta el 31 de diciembre.
Vigencias Futuras Son la herramienta presupuestal que permite desde la

vigencia en curso, comprometer recursos de la próxima con el fin de garantizar la
continuidad de los contratos suscritos durante el cambio de vigencia, cuyo objeto
sea la adquisición de bienes o suministro de servicios que deban prestarse o
suministrarse en forma continua.
Vigilancia Epidemiológica Proceso regular y continuo de observación e

investigación de las principales
características y componentes de la morbimortalidad de una población.
Visión Es un concepto complementario de la misión, que describe el escenario o

circunstancias que se aspira
alcanzar en un tiempo predeterminado.
ARP Administradora de Riesgos Profesionales
CI Control Interno
CONPES Consejo Nacional de Política Económica y Social
COPASO Comité Paritario de Salud Ocupacional
PDA Plan de Desarrollo Administrativo
ILO- OSH: 2001 Guidelines on occupational safety and health management

systems
ISO International Standard Organization
MECI 1000: 2005 Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano
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TRABAJO Versión 00
MINPROTECCION Ministerio de la Protección social
NTC 5254 Norma Técnica Colombiana de Gestión del Riesgo

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TRABAJO Versión 00
NTC ISO 14001:2004 Norma Técnica Colombiana Sistemas de Gestión Ambiental
NTC ISO 9000:2005 Norma Técnica Colombiana Sistemas de gestión de la

calidad
NTC ISO 9001:2008 Norma Técnica Colombiana sistemas de gestión de calidad
NTC ISO 9004:2000 Norma Técnica Colombiana Sistemas de gestión de la

Calidad - Directrices para la mejora del desempeño
NTC OHSAS 18001:2007 Norma Técnica Colombiana Sistemas de Gestión de

Seguridad.
NTCGP 1000: 2009 Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública
OHSAS Occupational Health and Safety Assessment Series.
OIT Organización Internacional del Trabajo
OMS Organización mundial de la salud
PGFR Panorama General de Factores de Riesgo
PSO Programa de Salud Ocupacional
PVE Programa de Vigilancia Epidemiológica
PyP promoción y prevención
QHSE Quality Health Safety and Environment
RUC Registro Único de Contratistas del Sector Hidrocarburos
SGC Sistema de Gestión de Calidad
SGI Sistema de Gestión Integrado
SVE Sistema de Vigilancia Epidemiológica
SYSO Seguridad y Salud Ocupacional

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TRABAJO Versión 00
SYSOMA Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

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Centro de Trabajo Edificación o área a cielo abierto destinada a una actividad

Centro de Trabajo Tipo Sede de una empresa un proceso o actividad definida,

Clase categoría o rango dado a diferentes requisitos de la calidad para productos.

Cliente de la auditoría organización o persona que solicita una auditoría auditado

Cliente organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. El

Competencia Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

Componente Actividades de Control conjunto de Elementos de Control que

Componente Administración del Riesgo conjunto de Elementos de Control que

Componente Ambiente de Control conjunto de Elementos de Control que al

UNIDOS GENERAMOS PROGRESO

Componente Autoevaluación conjunto de Elementos de Control que al actuar en

Componente Direccionamiento Estratégico conjunto de Elementos de Control

Componente Evaluación Independiente conjunto de Elementos de Control que

Componente Información conjunto de Elementos de Control, conformado por

Componente Planes de Mejoramiento conjunto de Elementos de Control, que

Independiente y en las observaciones formales provenientes de los Órganos de

Comunicación Informativa elemento de Control, que garantiza la difusión de

Concesión autorización para utilizar o liberar un producto o servicio que no es

Conclusiones de la auditoría Juicio profesional u opinión expresada por un

Condición Sub-estándar Circunstancias que podrían dar paso a la ocurrencia de