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25 astuces pour maîtriser Excel

Thomas Coëffé, le 16 octobre 2013

Microsoft Excel est sans


doute le logiciel le plus
complexe de la suite
Microsoft Office. Il est
assez simple à prendre
en main pour créer des
tableaux. Mais des
astuces existent pour
profiter des très, très
nombreuses
fonctionnalités du logiciel. Nous avons rassemblé 25 astuces
pour maîtriser Excel, des raccourcis clavier spécifiques à la
gestion des tableaux croisés dynamiques. Elles sont basées
sur Microsoft Excel 2010. De légères variantes peuvent
apparaître, notamment pour les versions antérieures à 2007.
Si vous utilisez d’autres astuces au quotidien, vous pouvez les
partager ! De la même manière, n’hésitez pas à commenter
l’article si vous éprouvez des difficultés à réaliser telle ou telle
action sur Excel, nous tâcherons d’y répondre rapidement.

Les raccourcis clavier sur Microsoft Excel


Comme de nombreux logiciels, quelques raccourcis bien utiles
permettent d’être plus productif sur Excel. Outre les
traditionnels Ctrl+S pour sauvegarder un document ou Ctrl+C
pour copier un élément, ces 10 raccourcis spécifiques à Excel
permettent d’aller plus vite.

Recalculer les données : F9


Insérer la date du jour : CTRL+; (point virgule)
Insérer l’heure : CTRL+: (deux points)
Atteindre une cellule ou un tableau : F5
Sélectionner toute une colonne active : CTRL+Espace
Sélectionner toute une ligne active : SHIFT+Espace
Sélectionner toute la feuille Excel : CTRL+A
Faire un collage spécial sur Excel (pour ne coller que
les données etc.) : CTRL+ALT+V
Insérer une somme automatique : ALT+=
Masquer (et surtout ré-afficher) le ruban des
fonctionnalités : CTRL+F1

Les fonctions Excel


Sur Excel, les fonctions sont très nombreuses. Elles
permettent d’effectuer des calculs, rechercher des données,
permettent d’effectuer des calculs, rechercher des données,
ou obtenir des informations. Pour insérer une fonction, il suffit
de cliquer sur l’icône Fx présent sous le ruban. Toutes les
cellules qui contiennent une fonction commencent par le
caractère =. Si vous connaissez bien certaines fonctions, vous
pouvez y accéder directement en saisissant = puis le nom de
la fonction au sein d’une cellule. Pour mieux cerner le potentiel
des fonctions Excel, nous vous conseillons de consulter notre
liste des fonctions Excel à connaître.

Nommer un tableau sur Excel


Dans certains cas, il peut être utile de nommer un tableau.
Sélectionnez la plage à nommer (exemple : de la cellule B2 à
la cellule E7). Cliquez ensuite sur le champ situé à gauche,
sous le ruban, puis inscrivez le nom de votre choix. Dans cet
exemple, notre tableau se nomme Data. Une fois nommé,
vous pouvez utiliser les données de votre tableau très
facilement : pour connaître la somme des données présentes
dans notre tableau, un simple =SOMME(Data) suffit. Vous
pouvez accéder au gestionnaire de noms via l’onglet Formules
du ruban.
Le copier coller des fonctions Excel
Très souvent, les fonctions d’un tableau se suivent et se
ressemblent. Pour cette raison, Excel utilise certaines règles
lorsque vous copiez collez une fonction pour conserver la
logique de vos calculs. Dans l’exemple ci-dessous, la colonne
SOMME correspond la somme des valeurs de la ligne. Il suffit
de copier la fonction D2 et la coller en D3 pour obtenir la
somme des données de la troisième ligne.

Créer une suite logique grâce au cliquer


glisser
Au lieu de copier coller les formules, vous pouvez les
dupliquer grâce au cliquer glisser. Il suffit de sélectionner
la(les) cellule(s) source, puis placer son curseur en bas à
droite de la cellule. Une petite croix va apparaître, permettant
de copier coller facilement la formule (ou une série de
formules) vers le côté ou vers le bas. Certaines valeurs, telles
que des plages de cellules, seront remplacées
automatiquement pour conserver la logique de vos fonctions.

Vous pouvez également créer une suite logique grâce à cette


astuce, mais vous devez obligatoirement sélectionner
plusieurs cellules. Exemple : si deux cellules adjacentes
contiennent deux dates qui se suivent (le 16 octobre et le 17
octobre par exemple), vous pouvez les sélectionner, cliquer
sur la petite croix en bas à droite de la cellule et glisser votre
curseur sur plusieurs cellules pour afficher le 18 octobre, le 19
octobre, le 20 octobre et ainsi de suite. Ceci marche aussi
pour les suites de nombres.
Figer la ligne, la colonne ou la cellule dans
une fonction Excel
Dans certains cas, on souhaiter « figer » une ligne, une
colonne ou une cellule dans une suite de fonctions. Pour
toujours diviser un calcul par la même cellule par exemple,
quel que soit l’emplacement de la formule. Pour ce faire,
lorsque vous saisissez votre formule, il suffit d’appuyer sur la
touche F4 lorsque la cellule en question est mentionnée. Par
exemple, inscrivez =SOMME(D4, puis appuyez sur F4. Le
début de votre fonction va se transformer en =SOMME($D$4.
Le symbole dollar indique que l’élément suivant est figé (ici, la
colonne D et la ligne 4 sont figés). Il suffit d’appuyer à
nouveau sur F4 pour figer uniquement la ligne ou la colonne.
Une astuce à connaître !

Appliquer une mise en forme selon les


données d’un tableau
Pour mieux visualiser les valeurs d’un tableau, vous pouvez
appliquer une mise en forme conditionnelle. Rendez-vous
dans l’onglet Accueil du ruban, puis Mise en forme
conditionnelle et choisissez les règles de votre choix. Vous
pouvez également afficher des icônes selon les données du
tableau.
Modifier l’affichage d’une cellule selon le type
de données
Excel permet de modifier l’affichage d’une cellule selon le type
de données. Il peut s’agir d’un texte, d’une valeur, d’une date,
d’un prix… Sélectionnez la cellule (ou la plage de cellule de
votre choix), faîtes un clic droit, puis choisissez « format de
cellule ».

Cette astuce permet aussi de choisir le nombre de chiffres


après la virgule. Il suffit de choisir la catégorie « Nombre »
puis le nombre de décimales après la virgule. Pratique !

Les Tableaux Croisés Dynamiques sur Excel


C’est LA fonctionnalité de Microsoft Excel. Souvent copiée,
jamais égalée. Elle permet de créer des tableaux complexes,
en croisant plusieurs plages de données. Nous allons prendre
un exemple concret pour détailler les possibilités offertes par
cet outil : celles des statistiques Facebook.

Nous avons donc exporté les statistiques de la page


Facebook du Blog du Modérateur (publications) sur une
période donnée (non significative) pour tenter d’évaluer la
portée des publications selon l’heure, le jour, le type de
contenu partagé. Nous avons retraité certaines données afin
de mettre en évidence les heures et les jours des posts. Une
fois nos données mises au propre, au sein de l’onglet
Insertion, nous cliquons sur Tableau Croisé Dynamique pour
en insérer un. Nous sélectionnons l’intégralité des données et
créons notre TCD dans une nouvelle feuille de calcul.

Un tableau s’affiche alors, ainsi que la liste des champs du


tableau croisé dynamique et quatre zones :

Étiquettes de colonnes : l’heure, dans notre cas,


Étiquettes de lignes : le jour, dans notre cas,
Valeurs : la portée des publications dans notre cas,
Filtre du rapport : le type de contenu dans notre cas.

Il suffit de cliquer déposer les champs disponibles dans les


bonnes zones pour créer votre tableau croisé dynamique. En
général, il est bon de vérifier les paramètres des champs de
valeur (via un clic droit sur les données présentes dans la
zone valeur). Dans notre cas, il fut nécessaire de choisir
« Moyenne » plutôt que « Nombre » pour obtenir la moyenne
des portées. Voici le tableau que nous obtenons, après avoir
ajouté une mise en forme conditionnelle. Il permet de mettre
des portées. Voici le tableau que nous obtenons, après avoir
ajouté une mise en forme conditionnelle. Il permet de mettre
en évidence la portée moyenne des publications selon l’heure
et le jour de publication, filtré selon le type de post (il s’agit ici
d’un exemple non-représentatif, les données ne sont pas
assez nombreuses).

Modifier la hauteur d’une ligne ou la largeur


d’une colonne
Pour modifier la taille d’une ligne ou d’une colonne, il suffit de
faire un clic droit sur le numéro de la ligne ou la lettre de la
colonne puis choisir « hauteur de ligne » ou « largeur de
colonne ». Vous pouvez spécifier la largeur par défaut des
colonnes grâce au bouton « Format » de l’onglet Accueil du
ruban.

Insérer une ligne ou une colonne


Pour insérer une ligne, il suffit de faire un clic droit sur le
numéro d’une ligne ; même principe pour une colonne, il suffit
de faire un clic droit sur la lettre d’une colonne. Celle-ci sera
toujours insérée avant. Si vous le souhaitez, vous pouvez
aussi passer par le ruban (onglet Accueil) pour insérer une
ligne ou une colonne. Vous pouvez également supprimer une
ligne ou une colonne de cette façon.

Gérer plusieurs feuilles Excel sur un classeur


Un document Excel peut être composé de plusieurs onglets.
Gérer plusieurs feuilles Excel sur un classeur
Un document Excel peut être composé de plusieurs onglets.
On appelle un classeur le document complet, les onglets sont
des feuilles. Vous pouvez ajouter facilement des feuilles grâce
au bouton dédié en bas à gauche de la fenêtre (MAJ+F11).
N’hésitez pas à nommer vos feuilles pour plus lisibilité. Vous
pouvez également donner une couleur à un onglet pour mieux
le retrouver (clic droit sur l’onglet).

Toujours afficher la première ligne / la


première colonne sur Excel
Sur Excel, vous pouvez figer les volets : cela permet de
toujours afficher la première ligne ou la première colonne.
Vous pouvez également choisir de figer plusieurs lignes ou
plusieurs colonnes ! Pour ce faire, sélectionnez la première
cellule non-figée. Par exemple, si vous souhaitez figer la ligne
1 et la colonne A, sélectionnez la cellule B2. Dans l’onglet
Affichage, choisissez Figer les volets et le tour est joué.

Créer un graphique à partir de données


Excel
Créer un graphique sur Excel, c’est très facile. Le mieux est
de sélectionner vos données, puis de choisir le type de
graphique de votre choix dans l’onglet Insertion. Sur Excel,
vous pouvez également créer un graphique au sein d’une
cellule : on appelle cela un graphique Sparkline.

Utilisier un axe secondaire sur un graphique


Excel
Cette astuce Word est également valable sur Excel : pour
améliorer la visibilité d’un graphique, vous pouvez ajouter un
axe secondaire en ordonnées. Ceci permet de mettre en
forme deux séries de données dont les valeurs sont très
éloignées. Une fois votre graphique créé, faîtes un clic droit
forme deux séries de données dont les valeurs sont très
éloignées. Une fois votre graphique créé, faîtes un clic droit
sur l’une des courbes puis cliquez sur « Mettre en forme une
série de données ». Vous n’avez plus qu’à choisir « Axe
secondaire » pour améliorer la visibilité de votre graphique.

Faire un calcul matriciel sur Excel (résultat


sur plusieurs cellules)
Dans certains cas, le résultat d’un calcul Excel ne peut être
affiché sur une seule cellule. On parle alors de calcul matriciel.
C’est notamment le cas de la fonction TRANSPOSE, qui
permet de transposer une matrice. Pour ces fonctions
matricielles, vous ne pouvez pas taper ENTER pour valider la
formule. Vous devez sélectionner la plage de sortie, saisir
votre formule, puis taper CTRL+SHIFT+ENTER. De cette
façon, le résultat de votre calcul matriciel sera affiché sur
l’ensemble des cellules sélectionnées.

Ajouter des compléments à Microsoft Excel


Aucun doute n’est permis : Microsoft Excel fait partie des
logiciels les plus puissants. Mais dans certains cas, les
fonctionnalités ne suffisent pas ! Il faut alors ajouter des
compléments à Excel. XLSTAT ou Analysis ToolPak
permettent par exemple de réaliser de nombreux calculs
statistiques. Pour ajouter un complément à Excel, il suffit de se
rendre dans les options (onglet Fichier), puis Compléments.
Cliquez sur « Atteindre » pour gérer ou ajouter des
compléments au logiciel.

Trier et filtrer les données d’un tableau Excel


Trier les données sur Excel, c’est très facile : sélectionnez
d’abord votre tableau (avec ou sans les étiquettes), puis
Trier les données sur Excel, c’est très facile : sélectionnez
d’abord votre tableau (avec ou sans les étiquettes), puis
cliquez sur Trier dans l’onglet Données. Une fenêtre s’ouvre,
vous invitant un trier votre tableau selon telle ou telle colonne
et de telle ou telle façon (du plus petit au plus grand etc.).
Dans l’exemple ci-dessous, nous avons trié un tableau Excel
selon les notes obtenues en Français.

Évidemment, dans ce cas, l’intégralité de la ligne est


conservé, seul le tri des lignes est modifié. Si vous le
souhaitez, vous pouvez également filtrer les données. C’est
pratique pour n’afficher que les données de certains clients
par exemple (en filtrant la ville etc.). Il suffit alors de
sélectionner votre tableau puis cliquer sur Filtrer, dans l’onglet
Données du ruban.

Sélectionner un tableau en entier ou


atteindre la fin d’Excel
Sur Excel, deux raccourcis clavier sont particulièrement utiles :
CTRL+Flèche et SHIFT+Flèche. Le premier permet d’atteindre
la dernière colonne ou la dernière ligne d’une série de
données. Le second permet de sélectionner la cellule
suivante. CTRL+SHIFT+Flèche permet donc de sélectionner
tout un tableau. Il suffit de se placer sur la première cellule
d’un tableau, utiliser CTRL+SHIFT+Flèche droite, puis
CTRL+SHIFT+Flèche du bas. De la même manière, vous
pouvez atteindre la fin d’une feuille Excel (XFD1048576) en
utilisant CTRL+Flèche droite puis CTRL+Flèche du bas.

Personnaliser l’impression d’un tableau Excel


Les feuilles Excel sont pratiques pour agréger de nombreuses
données. Mais bien souvent, l’impression brute des classeurs
Excel donne des résultats peu convaincants. Pour améliorer
l’impression des tableaux Excel, vous pouvez passer par
l’onglet Mise en Page, puis « Imprimer les titres ». Une fenêtre
vous permet alors de choisir une zone d’impression, les titres
à imprimer etc. Vous pouvez aussi imprimer le quadrillage, les
vous permet alors de choisir une zone d’impression, les titres
à imprimer etc. Vous pouvez aussi imprimer le quadrillage, les
commentaires Excel et les erreurs générées par vos fonctions.

Restreindre les valeurs sur Excel


Sur Excel, vous pouvez spécifier des règles pour restreindre
les données. Prenons l’exemple d’un tableau agrégeant les
notes d’une série d’étudiants. Elles sont toutes comprises
entre 0 et 20. Vous pouvez spécifier cette plage de données,
afin qu’une erreur soit générée si une autre note est
appliquée. Il suffit de sélectionner la plage de données de
votre choix, puis choisir « Validation des données » au sein de
l’onglet Données. Si une valeur incohérente est saisie, le
message suivant est affiché.

Grouper les lignes sur Excel (calcul de


sous-total etc.)
Grouper les lignes permet d’améliorer la lisibilité d’un tableau
sur Excel. Dans l’exemple ci-dessous, nous avons par
exemple groupé les lignes Grammaire et Orthographe sous la
ligne Français, puisqu’il s’agit de matières liées au français. Il
suffit de sélectionner les lignes secondaires, puis cliquer sur
Grouper (onglet Données). Vous pouvez également dissocier
les lignes ou calculer un sous-total.

Convertir un fichier Excel en PDF


Convertir un fichier Excel en PDF
L’enregistrement en PDF n’est pas réservée aux documents
Word ! Vous pouvez aussi transformer un tableau Excel en
document PDF. Mais tout dépend de votre version de
Microsoft Excel :

Microsoft Excel 2010 et 2013 : il suffit d’utiliser la fonction


Enregistrer sous. Choisissez alors PDF comme type de fichier,
et le tour est joué.

Microsoft Excel 2007 : il suffit d’ajouter ce complément :


Enregistrement en PDF ou XPS dans Microsoft et le tour est
joué.

L’enregistrement des fichiers Excel en PDF pour les versions


antérieures n’est pas possible sur Excel.

Les macros sur Excel


Sur Excel, difficile de se passer des macros. Elles permettent
d’enregistrer des actions simples ou complexes. Il faut parfois
du temps pour les créer, mais après, le logiciel se charge de
reproduire vos actions. Les macros Excel permettent de
gagner un temps fou !

Il suffit de passer par l’onglet Affichage, puis Macros, pour


enregistrer une série d’actions, afficher les macros
disponibles, modifier ou exécuter une macro Excel. N’hésitez
pas !

Les options sur Microsoft Excel


Sur les logiciels de la suite MS Office, les options générales
ne sont pas très accessibles. Vous devez passer par l’onglet
Fichier, puis Options pour les afficher. Mais n’hésitez pas à y
jeter un œil. De nombreux paramètres sont modifiables, vous
pouvez notamment :

Décider de ne pas calculer automatiquement les


fonctions de votre feuille Excel
Paramétrer l’enregistrement automatique de vos
documents Excel
Modifier le déplacement de la sélection après validation
d’une cellule
Personnaliser la barre d’accès rapide
Personnaliser le ruban

Convertir un CSV en fichier Excel


Pour convertir un CSV en fichier Excel, deux possibilités :
vous pouvez faire un clic droit sur le fichier, puis Ouvrir avec…
Excel. Ou ouvrir Excel, passer par l’onglet Données, et cliquer
vous pouvez faire un clic droit sur le fichier, puis Ouvrir avec…
Excel. Ou ouvrir Excel, passer par l’onglet Données, et cliquer
sur À partir du texte. Ensuite, laissez-vous guider par
l’assistant d’importation. En général, les données sont
séparées par une virgule, et les textes sont identifiés par des
guillemets. Mais vous pouvez personnaliser ces paramètres
grâce à l’assistant, ainsi que le format de chaque colonne
importée.

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