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Mise en place d’un manuel de procédures comptables pour la

société Electrabel Sahara

Le secteur d’électricité occupe une place très importante dans l’économie


nationale, il est considéré comme un secteur stratégique ayant une grande
influence sur autres les secteurs constituant l’économie marocaine. Vue cette
importance, l’Etat a adopté un ensemble de réformes et de stratégies relatives
à l’amélioration des modalités de gestion et de fonctionnement de ce secteur.
L'entreprise Electrabel est l’une des PME marocaines opérant dans ce secteur.
Une filiale du groupe congloméral Cimacosa, cette société a comme activité
principale l’installation électrique, l'achat, l'importation et la distribution des
produits électriques. L'organisation administrative de la société Electrabel
comprend: la direction générale, le département marketing, le département
juridique et personnel, le département comptable, le département financier, le
département achats et le département informatique. En fait, le service
comptable joue un rôle primordial au sein de la société grâce à son implication
dans le suivi et le contrôle de sa situation financière. Il contient le chef de
service plus deux comptables dotés des qualifications assez développées et
d'une formation de bac+2 plus une expérience d’environ 3 ans. En outre, le
contrôle interne au sein du service comptabilité est un système d’organisation
qui comprend les procédures de traitement de l’information comptable et les
procédures de vérification de la production d’une bonne information
comptable. Dans cet esprit, le contrôle interne a pour objet de sauvegarder le
patrimoine, par la mise en œuvre de procédures évitant les fraudes et les
détournements de fonds au sein des entreprises. Les scandales récents dans le
monde (Ernon et WorldCom, Ahold, Parmalat, Royal Dutch Shell et Vivendi)
viennent encore souligner les insuffisances dans les domaines du contrôle
interne et de la qualité des informations comptables publiées. L'impact de ces
scandales est grave car la perte de confiance qui en résulte perturbe de façon
importante le fonctionnement de la vie économique. Pour tenter de remédier à
ces situations, les législateurs ont, tant au niveau national qu'international
notamment aux Etats Unis avec la Sarbanes Oxley Act et en France avec la loi
sur la sécurité financière, conçu et publié des dispositions de prévention et de
protection. Ces différentes législations attestent que la présence d'un manuel
de procédures efficace et appliqué au sein de l'entreprise constitue un gage de
sécurité contribuant à l'efficacité du système de contrôle interne. Par ailleurs,
le plan d'assurance qualité implique la formalisation de procédures précises et
mises à jour comme le souligne les normes ISO. Ainsi, selon les normes ISO
9000 et 9004, l'entreprise pour être certifiée, doit au préalable rédiger ses
procédures et préparer un dossier. Au Maroc, le manuel de procédures
comptables en plus de son caractère obligatoire pour les commerçants
réalisant un chiffre d’affaires toutes taxes comprises de 7 500 KDH, est
considéré comme étant une nécessité pour la gestion des entreprises d’une
certaine taille. En effet, conséquences de la mondialisation se font ressentir
même au sein des petites et moyennes entreprises marocaines, qui sont par
définition les plus exposées et les plus vulnérables aux fluctuations
économiques. Seul moyen pour faire face à ce défi qu’est la concurrence, c’est
de se distinguer par la performance et en étant mieux organisé et mieux
structuré pour pouvoir s’adapter à toutes les situations qui se présentent et
réduire ainsi le temps nécessaire à toute prise de décision et être aussi en
mesure de maîtriser les flux de l’entreprise et en particulier les coûts. C’est
pour cette raison qu’on a choisi "la mise en place d’un manuel de procédures
comptables" comme un thème de notre étude. Ainsi, on va essayer dans un
premier temps de se renseigner sur le mode d’organisation comptable de
l’entreprise, sur son manuel de procédures comptable, son existence, son
application et sa mise à jour. L’objectif visé par ce stage est en plus de la
préparation de mon projet de fin d’études de pouvoir découvrir des modes de
fonctionnent des services comptables des entreprises marocaines, de leurs
difficultés et de leurs faiblesses, se renseigner sur les mesures prises par ces
entreprises pour assurer le contrôle de l'information comptable et se saisir sur
la gestion financière et comptable d'une manière générale. Pour notre école,
l'ENCG d'Agadir vise par ces stages l'orientation de ses étudiants vers le monde
de travail en les encourageant à découvrir les exigences et les difficultés de ce
monde pour se préparer d’une manière suffisante à en accéder. Or, pour
Electrabel, l’objectif de ce stage est de faire entrer à l’entreprise de nouvelles
idées et de nouvelles qualités ainsi que de comparer les postes existants dans
l’entreprise et les profils potentiels du marché de travail.
Dans le but d’atteindre le maximum des objectifs précités, la méthodologie de
collecte d'information et d'analyse va se baser principalement sur l'observation
directe, l'exploitation des documents officiels de l'entreprise en plus des
entretiens et des questionnaires de prise de connaissance. A ce niveau là, il
convient d'annoncer le plan de notre rapport qui sera subdivisé généralement
en trois grandes parties à savoir : la première va être cédée à la présentation
théorique du manuel de procédures comptables proprement dit, sa place au
sein du système de contrôle interne et sa contribution à l’amélioration et le
renforcement de ce dernier. Dans la deuxième partie on va procéder à la
présentation de l’entreprise et de son service comptable. La troisième partie
sera dédiée à la mise en place d’un manuel de procédures comptable au sein
de l’entreprise Electrabel.
Conclusion : La conduite de la présente étude dans le cadre de l'élaboration de
notre rapport de fin d'études s'est révélée bénéfique à plusieurs niveaux. Dans
un premier temps, nous avons pu effectuer le rapprochement entre la théorie
et la pratique qui sont en réalité complémentaires dans la mesure où une
bonne connaissance de la théorie facilite l'exercice. Par ailleurs, Le stage
constitue désormais une expérience professionnelle valorisante et
encourageante pour mon avenir. Il m’a offert une bonne préparation à mon
insertion professionnelle car il fut pour moi une expérience enrichissante et
complète qui conforte mon désir d’exercer mon futur métier de « cadre en
comptabilité et finance ». Enfin, ce stage a été l'occasion de porter notre
réflexion sur le thème intitulé « La mise en place d’un manuel de procédures
comptables au sein de l’entreprise ELECTRABEL SAHARA ». La formalisation des
savoir-faire, au travers les procédures est d'un enjeu réel pour les organisations
désireuses d'atteindre leurs objectifs de manière efficiente. Toutefois, cette
formalisation n'est pas facile à mettre en oeuvre, notamment du fait de la
rédaction qui nécessite une adhésion et une implication de l'ensemble du
personnel à tous les niveaux. De ce fait, le manuel de procédures, outil de
gestion efficace, est préconisé par bon nombres de législateurs. L'organisation
comporte plusieurs cycles d'activités et l'élaboration du manuel est effectuée
par cycle. L'élaboration du manuel de procédures se fait suivant une démarche
à quatre phases. La première consiste à prendre connaissance de l'entité pour
laquelle le manuel est destiné afin d'identifier les processus et les différents
acteurs concernés. Quant à la seconde étape, elle est consacrée à la rédaction
proprement dit. Dans cette étape, il est nécessaire d'évaluer le contrôle interne
qui peut être assimilée à un diagnostic en vue d'identifier les forces et les
faiblesses et de faire des recommandations en vue de l'amélioration du
système de contrôle existant. La troisième étape concerne la formalisation
définitive de la procédure. Il s'agit de choisir entre les trois modèles que les
flux: de diagrammes, les fiches de procédures et les algorithmes. La dernière
est la diffusion qui a pour objectif de former et d'informer le personnel à
l'utilisation des documents. Dans le cadre de notre mémoire, nous nous
sommes intéressés particulièrement au cycle de l'information financière
compte tenue de son importance pour les partenaires de l'organisation. La
fiabilité de l'information financière qui est l'un des objectifs défini dans le
référentiel COSO, ne saurait être atteinte que par la mise en place d'un système
de contrôle interne performant. Avec la présence de l'outil informatique dans
le traitement de l'information comptable, il est nécessaire que ce système de
production soit fiable. L'appréhension théorique des points ci-dessus regroupés
dans la première partie de l'étude nous a conduits à modéliser les différentes
étapes en vue d'orienter notre approche pratique. L'application de la démarche
d'élaboration au cas de la PME Electrabel a relevé une certaine difficulté dans
la mesure où cette dernière est de très petite taille et qu'il faut adapter les
systèmes de contrôle classique tels que la séparation des tâches. Malgré ces
différentes difficultés, nous avons relevé des forces et faiblesses. Ces dernières
dont la plupart ont traits aux insuffisances de contrôle où à l'étroitesse de
l'organisation, ont été réduites grâce aux recommandations faites. C'est ainsi
que nous avons doté l’entreprise d'un manuel de procédure afin qu'il puisse
non seulement se conformer à la législation en vigueur mais aussi garantir la
fiabilité de ses opérations gage de la performance de cette entreprise.

Partie 1 : Cadre théorique

Chapitre 1 : Introduction au manuel de procédures

La présentation du manuel de procédures


1.1.1 Définition du manuel de procédures
1.1.2 Du processus aux procédures
1.1.3 Les enjeux du manuel de procédures
1.1.3.2 Un outil pédagogique
1.1.3.3 Un moyen d'harmonisation
1.1.3.4 Une base de contrôle et une référence d'audit
1.2 Les objectifs d'élaboration du manuel de procédures
1.3 Le contenu des procédures
1.4 Le processus d'élaboration du manuel de procédures
1.4.1 La prise de connaissance de l'existant
1.4.2 L'évaluation des procédures existantes
1.4.3 La formalisation du manuel de procédures
1.4.3 La diffusion

Chapitre 2 : Le manuel de procédures comptables et contrôle interne

2.1 Définition et objectifs du contrôle interne


2.1.1 Définition du contrôle interne comptable
2.1.2 Les objectifs de contrôle interne comptable
2.2. L’organisation comptable et principes fondamentaux du contrôle interne
2.3 Le manuel de procédures comptables dans la petite entreprise : une étape vers le
contrôle interne
2.3.1. Le manuel de procédures comptables : Outil de gestion et d’amélioration du contrôle
interne
2.3.1.1 Manuel de procédures comptables moyen d’amélioration des performances de
l’entreprise
2.3.1.2 Manuel de procédures comptables moyen de renforcer le contrôle interne

Partie 2 : L’entreprise d’accueil

Chapitre 1 : présentation de l’entreprise d’accueil


1. Historique
2. Fiche technique
3. Organigramme
4. Départements d’Electrabel Sahara
Chapitre 2 : présentation du service d’accueil
a. Section encaissements
b. Section décaissements
c. Section achats

Partie 3 : mise en place d’un manuel de procédures comptables au sein d’Electrabel Sahara
Chapitre 1: Méthodologie de travail
Chapitre 2: Mise en place d’un manuel de procédures comptables

Section 1 : Analyse du questionnaire de contrôle interne et de grille de séparation des tâches


A. Forces et faiblesses du système de contrôle interne au sein de service comptabilité
B. Analyses et recommandations
Section 2 : Le manuel de procédures comptables
Recommandations

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