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FERSYSTEM COMPUTACION

Microsoft Office Excel


Microsoft Office Excel es una completa aplicación para el diseño y elaboración de hojas de
cálculo, que mejora, con diferencia, las prestaciones de las versiones anteriores. Las hojas
de cálculo de Excel son documentos que se utilizan para trabajar con datos, en una
organización de tabla formada por celdas, distribuidas en filas y columnas. Excel incluye la
tecnología Excel Services, que permite compartir información con seguridad. Este tutorial
pretende mostrar las funciones generales de Excel y ayudar a la comprensión de diversos
conceptos básicos para la elaboración de las hojas de cálculo. 1. Características de Excel. Al
iniciar la aplicación Excel aparece una ventana en la que se muestra una hoja (de cálculo)
cuadriculada compuesta por columnas y filas mediante celdas. Cada columna tiene en la
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parte superior un título en forma de letra y, en el caso de las filas, estas tienen un título
mostrado por números en el lateral izquierdo:

ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL.


Al entrar en Excel nos aparecerá la siguiente ventana:

En la que se distinguen las siguientes partes:

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1. Barra de Inicio Rápido (Nueva característica en Office).


2. Barra de Título de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto.
3. Botones clásicos de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y
cerrar).
4. Agrupación de todas las Barras de Herramientas de Excel. Esta forma de presentar las
barras de herramientas es otra de las nuevas características en Office. Se dividen en
fichas o etiquetas, la activa en la figura es la opción “Inicio” en la cual se incorporan
todas las funciones referidas al formato. Con un doble clic sobre cualquiera de las
etiquetas se ocultan las herramientas.
5. Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En el caso de la figura se ven
todas las herramientas “Formato” incorporadas dentro de la ficha “Inicio”.
6. Columnas de la hoja.
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7. Filas de la hoja.
8. Celda activa.
9. Indica la celda activa
10. Asistente para funciones.
11.Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos rápidamente por las
hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro.
12. Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de de forma
lateral.
13. Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el
porcentaje de “zoom” de forma rápida y precisa.
14. Controles para cambiar la vista de la hoja.
15. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando.
En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa está preparado para que el
usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Además informa sobre el estado
de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números, etc.
LOS LIBROS DE TRABAJO.
Los documentos en Excel se denominan libros. En esta nueva versión de Excel estos
ficheros tendrán una extensión .xlsx a diferencia de versiones anteriores cuya extensión
era .xls. Por supuesto que en esta nueva versión los tipos de ficheros antiguos son
soportados. Excel es capaz, además, de guardar nuestros libros en otros formatos. Un libro
está compuesto por varias hojas de cálculo. Es posible seleccionar varias hojas para
realizar las mismas tareas en todas ellas de forma simultánea. Cada vez que abramos un
libro nuevo de trabajo se abrirá con tres hojas de cálculo.

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La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, es posible
desplazarse entre las hojas de un libro. Operaciones con las hojas. Para organizar el libro
de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su
nombre, moverlas, copiarlas, etc. También se puede organizar la pantalla usando varias
ventanas para ver partes diferentes de una hoja, hojas distintas del mismo libro de trabajo
o bien varios libros de trabajo. Seleccionar varias hojas. Podemos seleccionar varias hojas
para realizar las mismas tareas en todas ellas simultáneamente, como eliminar varias
hojas en un solo paso o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez. Para
seleccionar varias hojas se debe hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y manteniendo
pulsada la tecla Ctrl hacemos clic en la etiqueta de cada una de las hojas que queramos
seleccionar. Esta forma de seleccionar las hojas la utilizaremos cuando las hojas a
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seleccionar no estén contiguas. Cuando las hojas a seleccionar se encuentren contiguas lo


haremos de la siguiente forma, se hace clic en la primera hoja que queramos seleccionar y
manteniendo pulsada la tecla Shift se hace clic en la última hoja a seleccionar. Desplazarse
por las hojas en un libro de trabajo. La manera más sencilla de moverse a través del libro
de trabajo es utilizar los botones de desplazamiento, que aparecen en la siguiente figura:

Estos controles no cambian la hoja activa, simplemente desplazan las etiquetas de las
hojas que no se pueden mostrar. Si usted tiene a la vista todas las etiquetas estos controles
no surtirán ningún efecto. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo en el cual sólo se
tiene a la vista la etiqueta de la “Hoja 1” en este caso estos controles nos permitirán ver las
hojas ocultas por falta de espacio.

Insertar una nueva hoja de cálculo.


Como se dijo anteriormente, un libro de trabajo contiene inicialmente tres hojas, pero
pueden insertarse otras nuevas. La cantidad máxima de hojas vendrá limitada tan sólo por
la memoria disponible.

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Para insertar nuevas hojas de cálculo disponemos de las siguientes opciones:


1.Hacer clic en el ícono

Las nuevas hojas aparecerán a la derecha de la última hoja existente.


2. Hacemos clic con el botón secundario del ratón sobre una hoja apareciendo el siguiente
menú de opciones:
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Seleccionamos la opción “Insertar…” y aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Seleccionamos “Hoja de cálculo” y pulsamos el botón Aceptar.

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La nueva hoja aparecerá a la izquierda de la hoja existente.


3. Para insertar una hoja de cálculo nueva antes de otra ya existente, seleccione esa hoja de
cálculo y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a
continuación, en Insertar hoja.

Insertar varias hojas de cálculo a la vez.


1. Mantenga presionada la tecla MAYÚS o SHIFT y, a continuación, seleccione un número
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de fichas de hoja existentes equivalente al número de hojas de cálculo que desee


insertar en el libro abierto.
2. Por ejemplo, si desea agregar tres hojas de cálculo nuevas, seleccione tres fichas de hoja
de las hojas de cálculo existentes.
3. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y luego en Insertar hoja.

Eliminar hojas.
Para eliminar una hoja de trabajo, los pasos a
seguir son:
1. Un clic secundario o derecho sobre la hoja a
eliminar.
2. En el menú que se despliega seleccionamos
“Eliminar”.
O bien:
1. Un clic sobre la hoja a eliminar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic

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en Eliminar y luego en
Eliminar hoja.

Cambiar el nombre de las hojas.


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Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace
doble clic en la etiqueta y se teclea el nuevo nombre, tal como se muestra en la siguiente
figura:

La Hoja1 ahora se llama “Ingresos”.


Otra forma de cambiar el nombre a la hoja es haciendo clic con el botón secundario sobre
la etiqueta apareciendo el menú contextual que se muestra en la figura.

Y seleccionamos la opción Cambiar nombre, a continuación escribimos el


nuevo nombre de la hoja.

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Mover hojas.
Es posible mover las hojas, tanto dentro de un libro de trabajo, como a otro libro ya
existente o creado especialmente, pero no se podrá hacer utilizando los comandos Cortar,
Copiar y Pegar. Mover hojas dentro de un libro de trabajo Para mover una hoja a otra
posición del libro de trabajo basta con arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover.
Aparecerá un triángulo que indica dónde se va a insertar la hoja. Una vez en la posición
deseada, se suelta el botón del ratón, con lo cual la hoja se moverá a la nueva posición. Se
puede mover más de una hoja, seleccionando varias hojas y arrastrándolas a la posición
deseada. Aunque las hojas seleccionadas no fueran adyacentes, en la nueva posición serán
insertadas juntas.
Mover o copiar hojas a otro libro de trabajo.
Las hojas de un libro pueden moverse a otro ya existente, o a uno nuevo, mediante los
Computación

siguientes pasos:
1. Seleccionar las hojas que se desean mover.
2. Hacemos clic con el botón secundario sobre alguna de las etiquetas de las hojas
seleccionadas, del menú contextual que aparece seleccionamos Mover o Copiar

3. Aparece el siguiente cuadro de diálogo.

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4. Desplegamos la lista “Al libro” y seleccionamos el libro de trabajo destino al que


queremos copiar o mover la hoja seleccionada (que debe haberse abierto
anteriormente).
5. En el recuadro “Antes de la hoja” aparecerán todas las hojas de que dispone el libro
seleccionado en el paso anterior. Hacemos clic en la hoja donde queramos que se
inserten las hojas.
6. Por último marcamos la casilla “Crear una copia” si lo que queremos escopiar las hojas,
si no la marcamos las hojas se moverán, y pulsamos Aceptar.
Si existe alguna hoja con el mismo nombre en el libro de trabajo de destino, se cambiará el
nombre de la hoja que se ha movido o copiado. Si se quiere crear un libro nuevo con las
hojas seleccionadas, entonces se elige como libro de destino “Nuevo libro” en la lista “Al
libro”.
Dividir la ventana de trabajo.
En hojas muy extensas, nos puede resultar cómodo dividir la ventana de
visualización en partes que nos permitan ver, al mismo tiempo, distintas zonas de la hoja
no adyacentes. Para ello utilizaremos la opción “Inmovilizar Paneles”. Para ello:
1. Se selecciona una celda a partir de la cual se quiere hacer la división, en nuestro caso
haremos clic en la celda H6.
2. A continuación activamos la etiqueta “Vista”.

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Dentro de esta etiqueta disponemos del panel de herramientas “Ventana”. Seleccionamos


la opción “Inmovilizar Paneles”.
3. Aparece el siguiente menú desplegable.

4. Si desea colocar las divisiones justo en la celda activa haga clic en “Inmovilizar paneles”.
También puede inmovilizar la fila 1 o la primera columna de la hoja.
5. En nuestro caso al encontrarse activa la celda H6 y como seleccionamos “Inmovilizar
paneles” Excel coloca dos divisiones una vertical y una horizontal tal como se muestra
en la siguiente figura:

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Para desactivar las divisiones que creemos bastará con seleccionar la opción “Movilizar
paneles” como se muestra en la figura:

ABRIR, GUARDAR Y CREAR UN LIBRO


En esta nueva versión de Excel los comandos para crear, guardar y abrir un
libro se encuentran alojados en un menú que se despliega al hacer clic sobre el
botón de Microsoft Office localizado en el vértice izquierdo superior de su
pantalla.

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Archivo

Al hacer clic en este botón se despliega el siguiente menú:

Archivo
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Ahora vamos a ver sólo 4 opciones, el resto de opciones las veremos más
adelante.

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Lado derecho
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CREAR UN LIBRO
Al iniciar Excel, se genera un libro con tres hojas en blanco. Pero si se desea, se puede
comenzar a trabajar con uno nuevo. Para ello hacemos clic en el botón de Microsoft Office
y luego un clic en la opción “Nuevo…”

Con lo que desplegará el siguiente cuadro de diálogo:

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DESPLAZAMIENTO DEL PUNTERO DE CELDA


Ubicarnos al final de la celdas
CTRL + Flecha derecha/ al final de las columnas
CTRL + Flecha Abajo/ al final de las Filas

Al comienzo/fin de la Columna
CTRL + Flecha arriba
CTRL + Flecha Izquierda

A la Hoja anterior
CTRL + PgUp

A la Hoja siguiente
CTRL + PgDn

Al comienzo de la Hoja
CTRL + HOME
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OPERADORES MATEMATICOS OPERADORES LOGICOS


+ realizar Sumas
= Comparación IGUAL QUE
- realizar restas > Comparación MAYOR QUE
* realizar multiplicaciones < Comparación MENOR QUE
/ realizar divisiones >= Comparación MAYOR IGUAL QUE
Comparación MENOR IGUAL QUE
^ realizar elevar a la potencia
<=
< > Comparación DISTINTO

Para poder asiganar una operación debemos poner


antes el signo “=”

Expresar una suma


=5+5
Expresar una Resta
=5-5
Expresar una división
=5/5
Expresar una potenciación
=5^2
Expresar una raíz cuadrada
=5^(1/2)

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FORMATO DE CELDA PERSONALIZADO


Vemos este cuadro simple sin formato donde nos muestra las cantidades y al final se suma
todo para saber la cantidad que tenemos en total, pero no nos indica en que esta. Si es en
kilos, libras, onzas. Podemos indicar la medida y vemos que pasa según la comparación

Cuando agregamos
libras dejan de ser
número y se convierten
en texto

Resultado del total de La suma solo es con números, por lo


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cantidades que es texto no es considerado

Texto contenido

contenido Numero

Nota: recordemos si el contenido de la celda se pasa a la izquierda es texto y por lo general lo que se
encuentra al derecha es numero

Vemos en el cuadro los que tiene cantidades en libras cambiaron posición a la Izquierda indicando
que son texto y vemos en el total de los cuadro son diferentes.
Aplicando formato personalizado, para realizar esa
operación hay que seleccionar una celda, luego hay
presionar el Botón derecha Mouse sobre la celda.
Donde nos debe mostrar un menú contextual con
diferentes opciones.
Buscamos la opción Formato de celdas.
A continuación de se muestra una ventana con diferentes
opciones

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Trabajamos con la primera opción


Número, dentro existe varias formas
de trabajar con número, moneda,
texto, Hora y otros.
Pero ninguna pose el trabajo en libras
usamos la opción Personalizada
Nos ubicamos en la parte derecha y
configurar nuestros datos en la parte
donde está tipo.

Escribimos: # “Libras”
símbolo #: mostrar números
“Libras”: acompañara a los
números
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Podemos personalizar de diferentes maneras veamos 100 la celda contiene un valor que
lo podemos mostrar de diferentes formas aplicando formato personalizado

Valor 100 100 100 100 100


Configuración
Formato
personalizado

resultado Soles 100 100 libras 0100 000100 100,00

Cuando usemos otros valores el resultado se vera como lo hemos personalizado si ponemos 80 a todo el
se vera
Valor 80 Soles 80 80 libras 0080 00080 80,00

Nota: si los contenidos queremos que se trabaje


en libras, hay que personalizar y no escribir
libras, vemos que cuando esta personalizado la
suma realiza normalmente

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CONSTANTES
Cuando se trabaja con planillas de trabajadores , boletas, guías de remisión, rendición de cuentas es
necesario aplicar estas funciones y constantes veamos un caso sobre salarios

Vemos en este ejemplo podemos establecer nuestros valores pagos, descuentos, pago por día y
horas extras para que nuestro se pueda actualizar constantemente estos se encuentra en las celdas
G3, G4, G5, empecemos a rellanar nuestros datos.

Bien los datos ya fueron ingresados ahora


Computación

hay que aplicar formulas para obtener el


pago por días laborados, descuento de
faltas y pago por horas extras
obtenidas

Bien ahora procesamos los datos para obtener el pago por días laborados trabajemos en E8

Bueno como vemos la formula seria =B8*G5 listo, pero ahora si contamos con 100 trabajadores
esta fórmula aparentemente es repetitiva lo primera idea sería bueno hay copiar la fórmula tal
como está ubicándonos en la esquina derecha inferior de la celda hasta que aparezca la cruz negra
hacemos click y arrastramos y soltamos, tendremos una sorpresa por que los datos no son los
deseados.

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Este es el resultado que nos muestra errores como


#¡VALOR! si editamos la formula notaremos que los datos
no coincide como es valor de
pago por día debido a que se
ha movido de lugar la
formula debería ser =B9*G5
y porque se cambio G5 a G6,
se debe a que no utilizamos
constantes.

Para usar constantes es hablara de fijar algunos datos, para este problema requerimos de una
constante la que es G5 para que no se modifique este dato tenemos usar el símbolo $, que nos
permite fijar tanto en forma horizontal como vertical si lo ubicamos delante de la letra lo bloqueara
en forma vertical ejemplo =B9*G$5 si es formula repetimos en las demás celdas veremos que
Computación

no se altera el G$5

Veamos no ha cambiado la G$5 por ser una constate no


olvidemos que solo aplica en forma vertical si deseamos que no se
cambie el valor en forma horizontal tendríamos que poner antes
de la letra el símbolo $ ejemplo: $G5 , pero también se puede fijar
en ambos lados usando el símbolo en ambos lados: $G$5

ahora veamos el caso de fechas.

Veamos en esta caso nos piden calcular los días trabajados sería fácil en Excel por automáticamente
realiza la conversión en días solo basta poner la formula =C2-B2
Listo y solo repetimos la formula y el cuadro queda rellenado

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FUNCIONES LOGICAS

FUNCION SI()
Es una de las funciones más potentes de Excel, la cual trabaja bajo el entorno; Verdadero y Falso.
Decide el contenido de una celda dependiendo de la prueba lógica se cierta o falsa.
Sintaxis:
=SI(Prueba_logica;Valor_si_verdadero; Valor_si_falso)
Ejemplo1
Calculen las comisiones a pagar a 9 empleados de una determinada empresa en un todo acuerdo
con el siguiente plan: cancele una comisión del 10% a cada vendedor que venda S/.50000 o más
durante el mes; de lo contrario, la comisión a pagar será solo del 2%.
solución:
Prueba_logica Ventas mensuales iguales o mayores a 5000
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Valor si vedadero Comisión de 10% para cada vendedor que venda 50000 o mas
Valor si falso Comisión del 2 % para cada vendedor venda menos 50000

A B
1 Ventas Comisiones
2 75000 La formula sería:
3 45000 =SI(A2>=50000;A2*0,10;A2*0,02)
4 48000 Ahora hay realizar lo mismo con las demás celdas
5 55000
6 100000
7 35000
8 120000
9 80000
10 49999

Argumentos de la función:
Prueba_logica: A2>=50000;
Valor si Vedadero: A2*0,10:
Valor si falso: A2*0,02
Ejemplo 2
Se presento un presupuestos de gatos de Enero ,Febrero y Marzo con los gatos pronosticados y los
gatos actuales, se pide calcular si hubo exceso en cada mes con un mensaje de “presupuesto
excedido” si gasto actual es mayor que el gasto pronosticado; en cambio si el gatos Pronosticado se
mayor se debe mostrar un mensaje “Aceptar”. Para realizar esta operación hay que usar la función

A B C D
1 Gastos Gastos
2 Meses actuales Pronosticados Exceso
3 Enero 1500 900 ?
4 Febrero 500 900 ?
5 Marzo 500 925 ?
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Solución: =SI(b3>c3;”Presupuesto excedido”;”Aceptar”)


CONTAR.SI

CONTAR.SI nos retorna el número de celdas (o valores) que cumplen con determinado criterio dentro de
determinado rango. La sintaxis es:

CONTAR.SI(rango, criterio)

Generalmente sólo es usada en ejemplos como los siguientes:

=CONTAR.SI(A2:A30, 100);
=CONTAR.SI(B2:B20, "alguntexto");
=CONTAR.SI(C2:C40, "texto a" & "texto b"); o
Computación

=CONTAR.SI(D2:D50, C1)

Sin embargo, el argumento criterio es mucho más flexible. Podemos especificar expresiones lógicas,
wildcards, fórmulas, valores lógicos, fechas... Estos son algunos ejemplos que muestran la potencia de la
función al usar criterios complejos:

=CONTAR.SI(A2:A50, ">0") Devuelve el número de celdas con valores mayores a 0.


=CONTAR.SI(A2:A50, "<>1") Devuelve el número de celdas con valores distintos de 1.
=CONTAR.SI(A2:A50, "<" & B1) Devuelve el número de celdas con valores menores a la celda B1.
=CONTAR.SI(A2:A50, HOY()) Cuenta las celdas con fecha igual a la actual.
=CONTAR.SI(A2:A50, ">" & FECHA(2007,10,01)) Devuelve el número de celdas con fecha mayor
(más reciente) a 01/10/2007. Ya hemos visto el uso de la función FECHA.

=CONTAR.SI(A2:A50, ">" & PROMEDIO(A2:A50)) Número de celdas con valores superiores al


promedio del rango.
=CONTAR.SI(A2:A50, "?????") Da el número de celdas que contienen exactamente cinco caracteres.
=CONTAR.SI(A2:A50, "abc*") Da el número de celdas que empiezan con "abc". No es sensible a
mayúsculas
=CONTAR.SI(A2:A50, "*abc*") Da el número de celdas que contienen "abc". No es sensible a
mayúsculas.
=CONTAR.SI(A2:A50, "??z*") Devuelve el número de celdas cuyo tercer caracter es "z".
=CONTAR.SI(A2:A50, FALSO) Cuenta las celdas que contienen el valor lógico FALSO.
=CONTAR.SI(A2:A50, "#!REF!") Cuenta el número de celdas que contienen el valor de error #!REF!

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FUNCIONES BÚSQUEDAS
En una hoja de cálculo es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las
formulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones especificas para realizar
búsquedas de datos comprendamos que es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar
alguna información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo
desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que
puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona describimos su aspecto
físico si buscamos el n° de teléfono de un restaurante buscamos en la guía de teléfonos por el
nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso
buscamos
Veamos el caso de una formato de pago
donde sólo deberíamos escribir el
código y de forma automática se debe
mostrar los datos para eso utilizaremos
un función llamada buscarv o
consultav, esta función funciona de
manera vertical para obtener datos,
existen otras como buscarH o
consultah, buscar, cada función tiene
Computación

sus propiedades, siempre que buscamos


un dato debemos hay que tener en
cuenta el origen de los datos

=buscar(“valor que se buscara”, “origen o matriz”,” columna que se devolverá”)

Veamos este caso donde ingresaremos el código en la celda C1 y el resultado se mostrar en C2,
devolviéndonos el nombre del trabajador según el código

La formula seria :

=BUSCARV(C1,A7:F11,2) o =consultaV(C1,A7:F11,2)
En esta fórmula vemos que c1 es dato a buscar, esta se buscara desde A7 hasta F12, una vez encontrado
nos mostrará la segunda columna correspondiente al dato

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Ahora veamos un función que sirve para buscar de forma horizontal


=BUSCARH(“data a buscar”,”origen o matriz”,”fila a devolver” ) o
=consultaH(“data a buscar”,”origen o matriz”,”fila a devolver” )

Veamos un ejemplo si desea retornar un dato en forma horizontal

Elaboramos el Siguiente cuadro para aplicar la función buscar


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=BUSCAR(B1;A6:A9;B6:B9)
Valor a Rango o lugar de Resulta a
buscar búsqueda mostrar
búsqueda

Resultado

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EJERCICIOS DE APLICACION
1. Hallar el porcentaje de un número

La fórmula para hallar 10% es:

=A2*10% ó =A2*10/100

La fórmula para hallar 30% es:

=A2*30% ó =A2*30/100

La fórmula para hallar 70% es:


Computación

=A2*70% ó =A2*70/100

2. Hallar operaciones combinadas

la fórmula para obtener el resultado de: n1+n3+n4

=(A2+C2-D2)

Escribir la fórmula para resultado n1*n3*n2

=(A2*C2*B2)

Escribir la fórmula para resultado (n1+n4-n3)/n2

=(A2+D2-C2)/B2

Escribir la fórmula para resultado (n1/4)+(n4/2)

=(A2/4)+(D2/B2)

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3. En la siguiente tabla en la parte de estado civil si es:


Soltero sueldo debe ser: 400

Pero si es casado su sueldo debe ser: 600


Computación

La fórmula para hallar su sueldo es:

=SI(B2=”soltero”;400;600)
ó
=SI(B2=”soltero”,400,600)
ó
=SI(B2=”soltero”,400,si(B2=”casado”,600))
ó
=SI(B2=”soltero”;400;si(B2=”casado”;600))
4. Según su edad nos debe devolver si es adulto, menor en el casillero observaciones de
forma automática (menor o adulto)

La formula sera:
=Si(C5<18;”menor”;”adulto”)

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VALIDACION DE DATOS
La Validación de datos es una herramienta
extremadamente útil especialmente cuando compartimos
un archivo de Excel con diferentes usuarios y necesitamos
limitar las opciones de datos que se deben ingresar en las
celdas.

Por ejemplo, podemos necesitar que los usuarios


completen el campo “Producto”, nos muestre una lista de
los productos a elegir. O también se busca limitar la
posibilidad de cifras
incorrectas Veamos un ejemplo se
requiere se deben rellenar
correctamente los datos de
los trabajadores para evitar
probles y confuciones de
datos.
Computación

Para realizar esta


operación debemos
ubicarnos en una celda en
nuestro caso sera en B2 el
valor del DNI solo debe
ser numeros

En Excel 2003 debemos ir al


Menú “Datos” y después seleccionar “Validación …”
En Excel 2007 se hace desde la pestaña “Datos” y el menú “Validación de datos”.

En configuracion esta por


defecto cualquier valor el
cual debemos cambiar por
número entero y poner un
rango de valor minimo
desde 10000000 y valor
maximo 99999999.
Esto para solo admita
número de 8 digitos

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Podemos aplicar tambien


en los ragos de mínimo y
máximo podemos poner la
dirección de la celda que
contiene el valor por
ejemplo C1.
Ahora cuando el usuario se
equivoca que informar
mediante un mesaje como
debe rellenar, para lograr
esto nos ubicamos en
mensaje de error
Computación

En los mesajes tenemo opciones


como:grave(de cumplirse los
datos), advertencia(nos nesario
que cumpla los
datos),información(solo muestra
mensaje)

Podemoa escribir en los titulos


para informar al usuario que
paso,
En el mensaje explicamos lo
debe hacer para ingrese
correctamente los datos

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SUBTOTALES
Nos permite agrupar datos para
pedir información según se
requiera, vemos el siguiente
caso donde deseamos agrupar a
los vendedores. Nos dirigimos
al menú Datos y escoger la
opción sub totales
Nos mostrar la siguiente
ventana donde escogeremos:
Computación

que agrupe por vendedor, para realizar eso escogemos en cambio en:
vendedor, usar función: suma, agregar a subtotal: importe.
Una configurado como se indico quedara listo

En la parte izquierda ha cambiado nuestra presentación para poder


agrupar nuestros datos según el vendedor sol basta hacer en los signos
de guion(-)

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FERSYSTEM COMPUTACION

GRÁFICOS ESTADÍSTICOS
Los gráficos son medios popularizados y a menudo los más convenientes para
presentar datos, se emplean para tener una representación visual de la totalidad
de la información. Los gráficos estadísticos presentan los datos en forma de
dibujo de tal modo que se pueda percibir fácilmente los hechos esenciales y
compararlos con otros.

Tipos de gráficos estadísticos: Barras, Líneas, Circulares, Áreas, Cartogramas,


Mixtos, Histogramas y Otros (Dispersograma, Pictogramas)

Gráficos de barras
verticales

Representan valores usando


trazos verticales, aislados o no
Computación

unos de otros, según la


variable a graficar sea
discreta o continua. Pueden
usarse para representar:

- Una serie

-dos o más series (también


llamado de barras
comparativas)

Gráficos de barras
horizontales

Representan valores discretos a


base de trazos horizontales,
aislados unos de otros. Se
utilizan cuando los textos
correspondientes a cada
categoría son muy extensos.

• para una serie

• para dos o más series

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FERSYSTEM COMPUTACION

Gráficos de barras
proporcionales

Se usan cuando lo que se busca es


resaltar la representación de los
porcentajes de los datos que
componen un total.

Las barras pueden ser:

• Verticales

• Horizontales
Computación

Gráficos de barras comparativas

Se utilizan para comparar dos o


más series, para comparar valores
entre categorías.

Las barras pueden ser:

• Verticales

• horizontales

Gráficos de barras apiladas

Se usan para mostrar las


relaciones entre dos o más series
con el total.
Las barras pueden ser:

• verticales

• horizontales

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FERSYSTEM COMPUTACION

Gráficos de líneas

En este tipo de gráfico se representan


los valores de los datos en dos ejes
cartesianos ortogonales entre sí.

Se pueden usar para representar:

• una serie

• dos o más series

Estos gráficos se utilizan para representar valores con grandes incrementos entre
Computación

sí.

Gráficos circulares

Estos gráficos nos permiten ver


la distribución interna de los
datos que representan un hecho,
en forma de porcentajes sobre un
total. Se suele separar el sector
correspondiente al mayor o
menor valor, según lo que se
desee destacar.

Se pueden ser:

• En dos dimensiones

• en tres dimensiones

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FERSYSTEM COMPUTACION

Gráficos de Áreas

En estos tipos de gráficos se busca


mostrar la tendencia de la
información generalmente en un
período de tiempo.
Pueden ser:

• Para representar una serie

• para representar dos o más series

• en dos dimensiones

• en tres dimensiones.
Computación

Cartogramas

Estos tipos de gráficos se utilizan


para mostrar datos sobre una base
geográfica. La densidad de datos
se puede marcar por círculos,
sombreado, rayado o color.

Gráficos Mixtos

En estos tipos de gráficos se


representan dos o más series de
datos, cada una con un tipo
diferente de gráfico. Son gráficos
más vistosos y se usan para resaltar
las diferencias entre las series.

Pueden ser:

• En dos dimensiones

• En tres dimensiones.

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FERSYSTEM COMPUTACION

Histogramas

Estos tipos de gráficos se utilizan


para representa distribuciones de
frecuencias. Algún software
específico para estadística grafican
la curva de gauss superpuesta con
el histograma.

OTROS Gráficos
Computación

En esta categoría se encuentran la mayoría de los gráficos utilizados en


publicidad. Se los complementa con un dibujo que esté relacionado con el origen
de la información a mostrar. Son gráficos llamativos, atraen la atención del
lector.

Dispersograma

Los dispersogramas

Son gráficos que se construyen


sobre dos ejes ortogonales de
coordenadas, llamados
cartesianos, cada punto
corresponde a un par de
valores de datos x e y de un
mismo elemento suceso.

Pictogramas

Los pictogramas son gráficos similares a los


gráficos de barras, pero empleando un dibujo en
una determinada escala para expresar la unidad
de medida de los datos. Generalmente este
dibujo debe cortarse para representar los datos.

Es común ver gráficos de barras donde las barras se reemplazan por dibujos a
diferentes escalas con el único fin de hacer más vistoso el gráfico, estos tipos de
gráficos no constituyen un pictograma.

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FERSYSTEM COMPUTACION

CREACION DE GRAFICOS MEDIANTE EXCEL


Primero debemos tener una tabla con datos que transforemos en graficasen este caso hay que elaborar la
siguiente tabla

Luego nos ubicamos en la pestaña insertar


Computación

Para insertar un grafico debemos seleccionar los datos de la tabla

cuando este seleccionado todos los datos


debemos ubicanos en la pestaña insertar
opcion columna escoger la primera opción
y se generar nuestro grafico con nuestro
datos .

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FERSYSTEM COMPUTACION

FUNCIONES DE FECHA Y HORA


Dentro de todo el conjunto de funciones, se encuentran las funciones dedicadas al
tratamiento de fechas y horas.
En varias funciones el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un
"número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días
transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha
inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las
funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien
la referencia de una celda que contenga una fecha.
Función Descripción
AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual
AÑO(núm_de_serie) Devuelve el año en formato año
DIASEM(núm_de_serie;tipo) Devuelve un número del 1 al 7
FECHA(año;mes;día) Devuelve la fecha en formato fecha
HORA(núm_de_serie) Devuelve la hora como un número del 0 al 23
HOY() Devuelve la fecha actual
Computación

MES(núm_de_serie) Devuelve el número del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre)

MINUTO(núm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59


SEGUNDO(núm_de_serie) Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

FUNCIONES DE TEXTO
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero
Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
Función Descripción
CARACTER(número) Devuelve el carácter especificado por el número
CODIGO(texto) Devuelve el código ASCII del primer caracter del texto
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) Devuelve una cadena de caracteres con la unión
DERECHA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados
ESPACIOS(texto) Devuelve el mismo texto pero sin espacios
EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres) Devuelve los caracteres indicados de una cadena
IGUAL(texto1;texto2) Devuelve un valor lógico (verdadero/falso)
IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados
LARGO(texto) Devuelve la longitud del texto
MAYUSC(texto) Convierte a mayúsculas
MINUSC(texto) Convierte a minúsculas
MONEDA(número;núm_de_decimales) Convierte a moneda
NOMPROPIO(texto) Convierte a mayúscula la primera letra del texto
REPETIR(texto;núm_de_veces) Repite el texto

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EJERCICIOS DE FUNCIONES MATEMATICA Y LOGICAS


Elaborar el siguiente cuadro en las areas pintadas se escribiran las formas
Computación

formulas que permiten hallar contenidos

Celda FÓRMULA ACCIÓN


E2 =PROMEDIO(B2:D2) (y copiar hacia abajo) Halla la media de
los números a su
izquierda
F2 =SI(E2<4,99;"Insuficiente";SI(E2<6,99;"Aprobado"; Comprueba la
nota para colocar
SI(E2<9,5;"Notable";SI(E2<10;"Excelente")))) un texto
B13, =MAX(E2:E11) Halla la nota
B14, =MIN(E2:E11) máxima, mínima,
B15,B16 =MOD(E2:E11) moda y mediana
=MEDIANA(E2:E11) de la lista de
notas finales
B19 =CONTAR.SI($F$2:$F$11;"Insuficiente") Cuenta el número
de insuficientes.
Igual para las
fórmulas de abajo
C19 =B19/$F$17 Halla el
porcentaje
F17 =CONTARA(A2:A11) Cuenta el número
de alumnos de la
lista de nombres

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FERSYSTEM COMPUTACION

Excel 2013
Si eres nuevo en Excel es importante que te familiarices con el entorno de trabajo y que conozcas los
elementos básicos de la herramienta que nos permitirán hacer uso de ella al máximo. En esta ocasión
hay que realizar una revisión a la pantalla Inicio así como de la ventana principal de Excel 2013.

Pantalla Inicio en Excel 2013


A diferencia de versiones anteriores, al abrir Excel 2013 observarás la pantalla Inicio la cual nos permite realizar
diferentes acciones como abrir los libros de Excel que hayan sido utilizados recientemente o crear un nuevo libro ya
sea en blanco o basado en alguna plantilla.
Computación

1. La barra lateral izquierda de la pantalla Inicio muestra la lista de Archivos recientes. Si es la primera vez que
abres Excel 2013 entonces no se mostrará ningún archivo, pero conforme hagas uso de la herramienta la lista de
archivos utilizados recientemente irá creciendo.
2. Debajo de la lista de libros recientes se encuentra el comando Abrir otros Libros el cual nos permitirá abrir
archivos localizados en nuestro equipo.
3. En el panel de la derecha se encuentra la opción Libro en blanco la cual crea un nuevo libro y abre la ventana
principal de Excel.
4. El equipo de Microsoft consideró conveniente incluir una breve guía que muestra las características de Excel
2013. Al pulsar la opción Bienvenido a Excel comenzarás a dar un paseo por la herramienta donde aprenderás
más de su uso y beneficios.
5. El resto de los iconos del panel derecho son útiles para crear nuevos libros de Excel basados en Plantillas.
Puedes utilizar la barra de desplazamiento de la derecha para moverte hacia abajo y ver la totalidad de plantillas
instaladas en tu equipo.
6. Si las plantillas mostradas no cumplen con tus expectativas, entonces puedes realizar una búsqueda de
plantillas en el sitio oficial de Microsoft haciendo uso del cuadro de búsqueda que se encuentra en la parte
superior de la pantalla Inicio.
7. Debajo del cuadro de búsqueda se encuentran algunas sugerencias que además son vínculos y que al hacer clic
sobre ellos mostrarán las plantillas de Excel que cumplan con dicho criterio de búsqueda.

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8. En el extremo superior derecho de la pantalla Inicio se muestra la opción para iniciar sesión en línea y que es una
opción que será de utilidad para acceder a recursos y servicios en Internet a través de Excel 2013.

Ventana de Excel 2013


Una vez que hayamos decidido crear un nuevo libro en blanco o que hayamos abierto algún libro existente se mostrará la
ventana principal de Excel. Es importante conocer las partes que la integran ya que pasaremos la mayoría del tiempo utilizando
cada una de sus partes.
Computación

1. En la esquina superior izquierda se encuentra la barra de herramientas de acceso rápido que nos permite colocar los
comandos que deseamos tener siempre disponibles en dicha área. De manera predeterminada tenemos el botón
Guardar y los comandos Hacer y Deshacer.
2. La cinta de opciones es precisamente donde se encuentran la gran mayoría de los comandos de Excel que nos ayudan
a trabajar con la herramienta. Los comandos están organizados en fichas y de manera predeterminada Excel 2013
muestra 7 fichas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. Al lado izquierdo de la ficha Inicio
se encuentra el botón Archivo que nos llevará a la vista Backstage donde encontraremos los comandos necesarios para
guardar, abrir o imprimir un libro así como algunos comandos adicionales.
3. Debajo de la cinta de opciones se encuentra la barra de fórmulas que es de suma importancia ya que nos permite
ingresar y editar las fórmulas para realizar cálculos con los datos. Así mismo en esta área tenemos el cuadro de nombres
que siempre muestra la dirección de la celda que está actualmente seleccionada.
4. El área de trabajo de una hoja está representada por columnas y filas. Las columnas están identificadas por letras y las
filas por números y en esta área es donde colocamos nuestros datos. De manera predetermina Excel 2013 crea un libro
con una sola hoja y cuyo nombre se puede encontrar en la etiqueta ubicada en la parte inferior izquierda del área de
trabajo. Junto a dicha etiqueta se encuentra un botón con el símbolo + que nos permite crear nuevas hojas.
5. En la parte inferior de la ventana de Excel 2013 se encuentra la barra de estado donde la herramienta mostrará
mensajes de importancia y en su extremo derecho encontramos los botones para cambiar la manera en la que
visualizamos un libro así como el nivel de acercamiento de la hoja.

ESPACIO DE TRABAJO DE EXCEL


La forma de trabajo de Excel 2013 es similar a los anterios, por esta compuesto de filas y columnas como
se describe a continuación;

• Cada columna o fila se denomina por la letra o el número correspondiente. Las filas están numeradas
de 1 a 65.536 y las 256 columnas están marcadas, cada una, con letras (A, B, CH, CI, DE, etc).

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• Las letras y los números también se usan para determinar el nombre de cada una de las celdas. Por
ejemplo, la primera celda en la esquina izquierda del lado superior de la cuadrícula, que está
formando parte de la columna A y de la fila 1, se llama A1.

COLUMNA

CELDA

FILA
Computación

APLICACIÓN DE FORMULAS
• Al comienzo de todas las fórmulas de cualquier operación (suma, resta, multiplicación o división,
etc.) se requiere un signo igual (=). Por ejemplo, una fórmula sencilla de suma:

=C2+C3
Ejemplo:
En una celda que contiene una fórmula se ve siempre la cifra resultante y la fórmula en sí se ve en la barra
de fórmulas arriba de la pantalla.

Fórmula

Cifra resultante

En las formulas podemos jalar valores de otras celdas para realizar una operación matematica

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Actividades de aprendizaje: Ejercicio 3

1. Abra una hoja de cálculo.


2. En la celda B2, ingrese el número 8.
3. En la celda C2, ingrese el número 11.
4. En la celda B3, ingrese el número 5.
5. Seleccione la celda D2, donde agregaremos la fórmula.
Escriba =c2+b3.
Ver que resultado muestra en D2

Cómo usar una función


Una función es una fórmula o una serie de fórmulas ya escritas y preparadas en forma simplificada, para
realizar cálculos comúnmente usados. Son más fáciles de escribir que una serie de fórmulas y pueden
resolver un problema matemático en un sólo paso en lugar de muchos. Al escribir estas funciones
necesitamos seguir un orden o sintaxis, tal como si estuviéramos escribiendo una frase. La sintaxis
correcta de una función es la siguiente:

=SUMA(A1:A200)
Computación

Argumentos separados por dos


Signo Nombre de la
puntos y encerrados entre
igual función
paréntesis.
Algunas de las funciones más comunes incluyen:

Función
Suma Suma series de números.
Promedio Calcula el promedio de valores de un conjunto de datos.
Máximo Devuelve el máximo valor de un conjunto de celdas.
Mínimo Devuelve el mínimo valor de un conjunto de celdas.
Ahora Devuelve la hora y fecha actuales.
Cuenta el número de celdas que contienen números y los números
Contar que hay en la lista de argumentos.

Por ejemplo, si queremos sumar los datos contenidos en el rango compuesto por las celdas B2 a B12 de
una hoja de cálculo, al crear una fórmula para sumar estos 10 datos, en la barra de fórmula aparecería lo
siguiente:

= B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12.

Una función, sin embargo, puede simplificar esta fórmula de la siguiente manera: =SUMA(B2:B12).
Esta función es especialmente útil cuando estamos sumando un rango de celdas grande, de 10, 30 ó más
celdas.

Asistente de Funciones

Una función se puede ingresar manualmente o se puede usar lo que se llama el Asistente de Funciones.
Si conocemos bien qué función deseamos usar, es más eficiente escribirla directamente en la celda. Si
utilizamos esta modalidad, es importante recordar que siempre es necesario incluir un signo “=” antes de
cualquier función. Excel automáticamente convierte las funciones ingresadas manualmente a letras
mayúsculas. Es una buena idea escribirlas en minúsculas, porque si Excel no las convierte a mayúsculas
es porque no reconoce su entrada como una función (probablemente la escribió de manera incorrecta).

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2.1. Cómo ingresar una función usando el Asistente de Funciones

Para ingresar una función usando el Asistente de Funciones, primero debemos seleccionar la celda que
contendrá la función.

Luego, debemos abrir el Asistente de Funciones buscando


el simbolo despues nos debe mostrar una venta con una serie de
opciones.

El Asistente de Funciones, consta de 2 niveles: el 1° nos permite


seleccionar una categoría y, en el 2°, nos permite observar la lista de
funciones que se encuentran dentro de cada categoría.

• En el menú desplegable de la opción O


seleccionar una categoría, seleccionemos a la
opción Todas.
• En la lista Seleccionar una función use la
barra de desplazamiento para encontrar la función
SUMA.
Computación

• Al seleccionar esta función, en la parte


inferior del Asistente de Funciones nos aparece el
nombre de la función y, entre paréntesis, la lista
de argumentos necesarios para realizar la
operación seleccionada, junto a una breve
descripción del propósito de la misma.

• Una vez elegida la función, debemos hacer clic sobre el


botón Aceptar, desde ahí iremos al segundo paso del
Asistente de Funciones donde podremos especificar los
argumentos que se utilizarán en la función.

• Excel automáticamente tratará de


interpretar la referencia o el rango de celdas
que se incluirán en la función y este número
aparecerá en la franja blanca llamada
“Numero 1” (en el círculo rojo). Si este no
es caso, lo debemos cambiar por el rango de
celdas que deseamos incluir en la función.

El botón Autosuma
La función SUMA es tan común que tiene su propio botón en la barra de herramientas, llamado
Autosuma. Con el botón Autosuma ni siquiera es necesario usar el Asistente de Funciones o escribir la
función para sumar un rango de datos. Usarla es tan simple como hacer clic sobre el botón con el icono ∑
de la barra de herramientas. Excel automáticamente detecta cuáles son las celdas que se van a incluir en
la función.

Cómo usar el botón Autosuma

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FERSYSTEM COMPUTACION

Primero, debemos seleccionar la celda en la que queremos visualizar el resultado, luego, hacemos clic en
el botón Autosuma de la barra de herramientas y, finalmente, oprimimos Enter.

Escribir los Nos ubicamos en


siguientes B8 y buscamos en
datos la barra
herramientas el
boton con el
siguiente símbolo

Signos de: operaciones


Excel utiliza los siguientes signos de operaciones de uso estándar, presentes en todos los teclados de las
computadoras:

Operación Tecla Operación Tecla


+ Prioridad (hacer esta operación ()
Suma
primero)
Resta - Igual a =
Computación

Multiplicación * Diferente de <>


División / Mayor que >
Exponente ^ <
Menor que
(a la potencia de)

El Copiado de formulas
Cuando se repitan un proceso como en este caso se desea crear una tabla de multiplicar

La formula para hallar el resultado es similar en todo , podemos copiar la formula varias veces de la
siguiente manera:
Primero escribimos la formula para hallar la primera multiplicación

Para poder copiar esta formula, ubicamos el puntero del Mouse en la esquina de la celda
hasta que salga una cruz negra y click, arrastramos hacia abajo.

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FERSYSTEM COMPUTACION

ACTiVIDAD

1.Crear un grafico estadístico de aprobados y desaprobados de


alumnos como se ve a continuación
Computación

2. ¿Qué diferencia existe entre XLS y XLSX?

3. Hallar la velocidad según los datos que están en el cuadro

Formula de Velocidad:

V= d
t

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