CDM-CONSULTANTS

(Cotonou BENIN)

PROCEDURES SUR L’ASSISTANCE

COMPTABLE

Août 2013

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 SOMMAIRE
Page
ACTIVITE 1 : Tenue de la comptabilité 3
SEGMENT 1 Réception des pièces comptables 3
SEGMENT 2 Tri et classement de ces pièces 4
SEGMENT 3 Référenciassions 4
SEGMENT 4 Imputation 6
SEGMENT 5 La saisie 6
SEGMENT 6 Revue de la saisie 6
SEGMENT 7 Révision 8
SEGMENT 8 Autres options offertes par Perfecto 10
Procedure de creation des comptes collectifsdans Perfecto 10
Budgetisation dans Perfecto 15
SEGMENT 9 Classement dans les classeurs et archivages
des pièces 20
SEGMENT 10 Tenue des livres obligatoires 24

ACTIVITE 2 : Suivi fiscal 26

ACTIVITE 3 : Suivi social 27

SUIVI GLOBAL DES TRAVAUX DE L’ASSISTANCE

COMPTABLE 29

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L’assistance comptable regroupe trois (3) grandes activités qui sont :
- la tenue de la comptabilité,
- le suiviet contrôle fiscal,
- le suiviet contrôle social.

Activité 1 : Tenue de la comptabilité

La tenue d’une comptabilité exige le respect de différentes étapes à
savoir :
 Récupération des pièces comptables chez le client,
 Réception des pièces comptables,
 Tri et classement,
 Référenciassions et Imputation / codification,
 Saisie,
 Revue de la saisie,
 Révision des comptes,
 Déclarations fiscales (TVA, autres impôts, mensuelles, trimestrielle,
ou autres périodicité),
 Déclaration sociale (CNSS),
 Clôture de la période révisée.
 Classement dans les classeurs et archivages des pièces comptables,
 Etablissement des situations financières périodiques (+ analyse
financière et bilan imagé)
 Etablissement des états financiers annuels (+ analyse financière du
passé sur 3 ans et bilan imagé)
 Les livres obligatoires (mise à jour)
___________________________
SEGMENT 1 Réception des pièces comptables
Les pièces comptables des clients du cabinet sont récupérées deux (2) ou
trois (3) fois par mois : le 10, le 20 et le 30 ou le 31 du mois en cours.
En principe, le client amène lui-même les pièces comptables ; mais il peut
arriver qu’un collaborateur aille chercher les pièces.

3
Dès réception des pièces comptables;

SEGMENT 2 Tri et classement de ces pièces.

Le tri consiste à exclure du lot de pièces du client, les pièces et
documents qui n’ont rien à voir avec la comptabilité.
Le classement consiste à ordonner et à classer les pièces de façon
chronologique suivant les différents journaux et en fonction de l’activité
du client.
 Pour tout client, les principaux journaux sont :
- Journal « caisse » pour enregistrer les pièces réglées par caisse
- Journal « banque » pour enregistrer les pièces de banque et ceci
par type de banques
- Journal « achats services ou autres achats » pour enregistrer
les factures des prestataires de services telles que les factures de
CDM, de la SBEE, de l’OPT…
- Journal « immobilisations » pour enregistrer les acquisitions faites
au cours de l’exercice
- Journal « salaires » pour enregistrer les salaires
- Journal « TVA » pour enregistrer la déclaration
- Journal « OD » pour enregistrer les opérations diverses
- Journal « inventaire » pour enregistrer les écritures d’inventaire
- Journal « vente » pour enregistrer les écritures de vente
 Pour les pharmacies, on a en plus des journaux ci-dessus cités, les
journaux ci-après :
- Journal « achatubphar » pour enregistrer les achats auprès
d’Ubphar
- Journal « achatpromo » pour enregistrer les achats auprès de
Promo-Pharma
- Journal « achatgapob » pour enregistrer les achats auprès de
Gapob
- Journal « achat autres produits pharmaceutiques » pour
enregistrer les achats auprès d’autres fournisseurs de produits
pharmaceutiques, ayant facturé la TVA.

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Il faut souligner qu’après le tri et le classement, il faut la photocopie de
toutes les factures comportant la TVA en deux exemplaires en vue de
l’établissement de la déclaration de TVA du mois.

SEGMENT 3 Référenciassions
La référence des pièces doit comporter 11 caractères se présentant comme suit :

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BBDDAA-XZZZ
Numéro d’ordre de la pièce

Rang de la décade

2 derniers chiffres de l’année

Rang du Mois

Code du Journal

Exemple :
AU : Journal Achat UBPHAR
07 : Mois de Juillet
10 : Année 2010

2 : 2èmedécade du mois.

016 : numéro d’ordre de la pièce

Codification des journaux

JOURNAUX CODES RUBRIQUES JOURNAUX
Achats Divers AD
Achats UBPHAR AU
Achats PROMOPHARMA AP
Achats GAPOB AG Achats
Achats AUTRES PRODUITS PHARMACEUTIQUES AA
Achats SERVICES AS
Achats d’Immobilisation AI
Caisse CA Caisse
Ecobank EB
SGB SG
Orabank(ex Financial Bank) OB
BOA BO
Banques
UBA(ex CBB) UB
Diamond Bank DB
Atlantique Bank AB
BRS BR

6
 Banque de l'Habitat BH
BGFI Bank Bénin BG
Banque Sahélo Saharienne BS
Ventes VE Ventes
OD Correction OC
OD Inventaires OI
Opérations diverses
OD Salaires OS
OD TVA OT

NB :
- Les références doivent être inscrites avec une mine de couleur (rouge de préférence) sur
les pièces comptables,
- En cas d’écriture de règlement par chèque (4 à 52), (i) le compte 4 porte la même
référence que celle mise lors de la passation de l’écriture de charge (6 à 4) et (ii) le
compte 52 porte en référence, les trois (3) derniers chiffres du numéro de chèque. Cette
démarche facilitera (i) le lettrage et (ii) le pointage.

SEGMENT 4 Imputation
Cette tâche consiste à codifier chaque pièce comptable (comptes à
débiter, comptes à créditer) sur la base du plan comptable. La fiche
agrafée aux pièces comptables sera tamponnée d’un cachet prévu à cet
effet. Ce cachet comporte quatre (4) colonnes qui doivent être
systématiquement remplies lors de l’imputation. Sans oublier la dernière
colonne qui indique le journal dans lequel sera enregistré les écritures
comptables.
NB : les pièces imputées sont d’abord soumises à la vérification
et au visa d’un supérieur avant la saisie.

SEGMENT 5 La saisie
Cette tâche consiste à enregistrer dans le logiciel de comptabilité
PERFECTO, les écritures comptables et à apposer le cachet « S »(saisi) sur
les pièces comptabilisées.
Lespremierscaractères de la référence renseignent sur le journal dans
lequel sera enregistrée l’écriture comptable.
Pour saisir dans PERFECTO-WINDOWS, il faut :

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- Double-cliquer sur l’Icône de Perfecto pour ouvrir l’intégrateur,
- Renseigner le casier « Utilisateur » et « Mot de passe » et
valider,
- Se positionner sur le dossier dans lequel on veut travailler et
double cliquer ou cliquer sur le bouton « ouverture » situé en bas à
droite du menu pour entrer dans le dossier,
- Aller dans le menu « saisies » en haut de l’écran et sélectionner
dans la liste « Saisie dans les journaux » pour procéder à la saisie
des pièces,
- Se positionner sur le journal concerné et faire « entrer » pour
débuter la saisie.
Lors de la saisie, toutes les rubriques doivent être renseignées ; le libellé
doit être explicite afin de faciliter les recherches et révisions.

NB
Pour saisir une immobilisation, il faut :
1. Insérer le compte d’immobilisation concerné
2. Renseigner nécessairement lecasier« immobilisation » situé à droite, dans lejournal
Immobilisation, sur le même alignement que le casier « Date » :
a. Cliquer sur le bouton « Eléments immobilisés… » (situé à droite du casier
« Libellé » dans le journal Immobilisation) ou Appuyer sur la touche « F2 »
du clavier : la fenêtre élément compte (N) s’ouvre,
b. Cliquer sur le bouton « Insérer », situé à droite dans la fenêtre,
c. Cliquer sur la zone élément pour faire apparaître le numéro d’ordre de
l’immobilisation
d. Renseigner la zone intitulée
e. Renseigner la zone localisation en cliquant sur le bouton « Localisation »
(situé à droite du casier « Compte » dans la fenêtre) ou Appuyer sur la touche
« F2 » du clavier et faire « Copier »,
f. Idem pour les casiers « Centre » et « Activité »,
g. Cliquer sur « valeur patrimoniale », puis renseigner la date d’entrée, la
valeur brute et le nombre d’années d’utilisation prévues.
h. Valider puis copier

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Avant le calcul du résultat, il faut tout d’abord s’assurer de la cohérence dans
l’enregistrement des immobilisations. Pour ce faire, il faut :
1. Accéder à Edition/Immobilisation,
2. Cliquer sur l’option Ecart à l’ouverture avec la comptabilité générale pour s’assurer
de l’enregistrement correct des immobilisations existantes ou sur l’option écart de la
période avec la comptabilité générale et compléter les informations qui manquent.

Perfecto permet de rendre collectif les comptes et faire la budgétisation

de N par rapport à N-1 (Voir en annexe 1 et 2, les procédures de création

SEGMENT 6 Revue de la saisie

Après chaque saisie, il est obligatoire d’éditer les différents journaux pour
vérifier et corriger éventuellement les erreurs sur les imputations, les
libellés, les montants. Pour ce faire, aller dans la barre des menus et faire
« Edition / Journaux / Détails des lignes saisies », spécifier la période
et lancer l’impression.
Ces journaux corrigés sont à classer de façon chronologique dans leur
classeur respectif.

SEGMENT 7 Révision
La révision se réalise en quatre étapes à savoir :
- Pointage,
- Lettrage,
- Analyse des mouvements,
- Justification des soldes.
1. Pointage des comptes de banques :
Le pointage se fait sur la base des relevés bancaires et des écritures
passées en comptabilité.
Pour se faire, il faut s’assurer de la présence au cabinet des relevés
bancaires de la période révisée.
Pour faire le pointage, il faut :
- aller dans le menu « Saisie » / « Pointage »,

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- sélectionner la banque concernée puis cliquer sur le « Pointage »situé
au bas de la fenêtre.
Lorsqu’ un montant est à la fois sur le relevé bancaire et en comptabilité,
et en cas de chèque émis, le numéro de chèque sur le relevé bancaire est
le même que le numéro inscrit en référence dans la comptabilité, il faut
entrer la date du pointage et valider (la date du pointage ne doit pas être
antérieure à la date de saisie).
Lorsqu’un montant est sur le relevé et pas en comptabilité, il faut saisir ce
montant en prenant soin de rechercher les contreparties correspondantes
qui peuvent être des comptes d’attente au cas où l’on n’aurait pas
d’information sur l’objet du montant. Pointer ensuite les nouveaux
montants saisis.
Lorsque toutes les écritures sont pointées, il faut vérifier si le solde du
relevé et celui des écritures pointées sont les mêmes. Pour se faire, il faut
aller dans le menu « Edition » / « Pointage et Rapprochement
bancaire » / « Relevé de Compte ». Lorsque les deux soldes sont
identiques, la banque est justifiée.
Enfin il faut imprimer l’Etat de Rapprochement bancaire.
NB : s’il y a des écritures non pointées (suspens), il faut les analyser et
s’assurer de leur fondement. Le cas échéant, procéder à des
régularisations.

2. Lettrage des Comptes de Tiers :

Le Lettrage se fait automatiquement ou manuellement dans le logiciel
Perfecto. Pour se faire, il faut aller dans le menu « Saisie » /
« Lettrage ».
Procéder au Lettrage automatique, c’est- à- dire, par montants ou par
références.
Il faut ensuite procéder au Lettrage manuel, en recherchant la somme des
montants crédités ou débité qui correspond à la somme des montants
crédités ou débités ; à cet effet, il faut cliquer sur (cocher) les montants
concernés.

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NB : il est souhaitable de procéder au lettrage manuel uniquement pour
permettre une meilleure assurance des saisies faites.

3. Analyse des mouvements:

Elle permet de vérifier :
- si le principe de la partie double a été respecté,
- si les écritures comptables sont correctes,
- et si elles traduisent effectivement la réalité des opérations.
Tous ces contrôles (révision) nous permettent de déceler d’éventuelles
erreurs.

4. Justification des Soldes :

Il faut ensuite justifier le solde de tous les comptes (classe 1 à classe
8).Elle a pour objectif de nous assurer que le solde de chaque compte
correspond bien à la synthèse des opérations comptabilisées.
Pour ce faire aller dans le menu « Saisie » / « Mouvement des
comptes ». Il faut justifier tous les soldes, sauf ceux provenant des
exercices antérieures.
Justifier un solde,consiste à annexer à celui-ci, le ou les factures qui
constituent ce solde.
Pour justifier les comptes de tiers (la classe 4 dans l’OHADA), il faut
afficher la fenêtre « Lettrage », sélectionner le compte à justifier pour
prendre connaissance de la composition du solde de ce compte.
La révision doit être faite en respectant systématiquement le principe de
chaque compte.
Exemples :
- Le compte « 5851virement de fonds» doit être toujours soldé à la fin de
chaque période
- Le solde du compte « 52 banques » doit être justifié par le
rapprochement bancaire
- Le solde du compte « 401 fournisseurs » doit correspondre au montant
des factures non réglées ou réglées partiellement.

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Le principe de chaque compte, la manière et les pièces nécessaires à sa
justification sont consignés dans le tableau N°1 (Révision).

SEGMENT 8 Autres options offertes par Perfecto.

Le logiciel perfecto permet entre autre :
- de rendre collectifs les comptes,
- de faire de la budgétisation.

PROCEDURE DE CREATION DES COMPTES COLLECTIFS

DANS PERFECTO

1. Intérêt d’avoir un compte collectif et une comptabilité auxiliaire

Le tiers « RODAT » peut être un client, un fournisseur, il peut verser des avances en fonction
de sa catégorie. Face à toutes ces informations concernant le même tiers à qui il faut faire
parvenir un relevé de compte, il est plus judicieux d’avoir des comptes collectifs au niveau
des comptes ci-après :

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 Comptes collectifs Compte auxiliaire
C4011 Fournisseurs dette d’exploitation 4011RODAT
C4021 Fournisseurs, Effet à payer 4021RODAT
C4081 Fournisseur, Facture non parvenue 4081RODAT
C4091 Fournisseur Avance & Acompte versés sur commande 4091RODAT
C4111 Clients 4111RODAT
C4121 Clients, Effet à recevoir 4121RODAT
C4141 Créances en compte sur cession d’Immobilisations 4141RODAT
C415Client, effets escomptés non échus 415RODAT
C416Créances clients litigieuses ou douteuses 416RODAT
C4181 Clients, factures à établir 4181RODAT
C4191 Clients Avance & Acompte reçus 4191RODAT
C481 Fournisseurs d’investissements 481RODAT

1.1. Enregistrements des données

Tout enregistrement au niveau de ce tiers se fera sur la base de la référence de la pièce, ce qui
facilite le lettrage et le pointage des comptes lors de la révision des comptes.

1.2. Relevé de compte

Un relevé de comptes du tiers « RODAT » peut être édité automatiquement et comportera sa
situation explicite comme suit :

Comptes auxiliaires Montant

4011RODAT 100 000
4091RODAT 10 000
Solde 90 000
4111RODAT 200 000
4191RODAT 20 000
Solde 180 000
4021 RODAT 50 000
4121RODAT 30 000
Solde 20 000
2. Explication

Un compte de regroupement est un compte qui possède plusieurs sous-comptes. Il n’est pas
possible d’y enregistrer directement une écriture. Généralement, il figure en bleu dans la liste
des comptes généraux. Le compte collectif est précédé de la lettre C.
Un compte collectif est un compte de tiers défini dans l’option (Paramètre/Nature des
comptes). Un compte de tiers peut être déclaré collectif ou non.

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Le sous-compte d’un compte collectif est appelé compte auxiliaire ou individuel. Un compte
individuel est un compte qui n’a pas de sous-comptes. Il est précédé d’un astérisque (*) dans
la liste des comptes généraux.

Exemple :
Compte C 4011 fournisseurs dettes compte collectif
II. 4011 RODAT compte auxiliaire

Pour rendre collectif un compte, il faut :

1. Aller dans Paramètres/Nature des comptes
2. Insérer le numéro du compte principal
3. Retourner dans Définition/Comptes généraux
4. Sélectionner le compte principal et cliquer sur l’option « collectif »

Une fois le compte collectif crée, pour les saisies ultérieures, il faudra :
- lors de l’achat (vente), débiter ou créditer le compte concerné en inscrivant la référence de
la facture d’achat (vente).
- lors du règlement, passer l’écriture de règlement en distinguant les références selon la
référence de la facture pour le compte de tiers et celle de la pièce de règlement pour le
compte de la trésorerie dans le but de faciliter ultérieurement le lettrage par référence et le
pointage si le compte de trésorerie est un compte de banque. Cette méthode de lettrage n’est
efficace que si on prend la précaution de saisir exactement la même référence dans les
écritures à lettrer ensemble. Pour ce faire, pendant la saisie, faire recours à la liste des
références existantes sur un compte.
Exemple : Facture d’achat Réf X de 4500 F réglée par la banque, chèque n°005 ou rappeler
la rèf. de la pièce de caisse.

Lors de l’enregistrement de l’achat

Débit : 6. 4500
Réf X
Crédit : 401. 4500
Réf X
Lors de l’enregistrement du règlement
Débit : 401 4500

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 Réf X 10 (à cette étape, faire recours à la liste des références existantes touche
F2 et
cliquer sur la Réf de la facture à régler)
Crédit : 52. 4500
Réf 005

Il est recommandé de rendre tous les comptes ci-après Collectifs :

251 Avances et acomptes versés sur immobilisations incorporelles

252 Avances et acomptes versés sur immobilisations corporelles
2721 Personnel, Prêt immobilier
2722 Personnel, Prêt mobilier et d’installation
2728 Personnel, Autres Prêts
2751 Dépôts pour loyers d’avance
2755 Dépôts pour téléphone, télex, télécopie
2781 Créances diverses groupe (Client/Associés effets à recevoir à+1 an)
2782 Créances diverses hors groupe (Clients non associés effets à recevoir à+1 an)
_______________
4011 Fournisseurs dettes en comptes
402 Fournisseurs effets à payer
4081 Fournisseur, factures non parvenues
4086 Fournisseur, intérêts courus
4091 Fournisseur, avances et acomptes versés sur commande
4094 Fournisseur, créances pour emballages et matériels à rendre
4098 Fournisseur, RRR et autres avoirs à obtenir
_______________
4111 Client
4121 Clients, effets à recevoir
4125 Etat et collectivités publiques effets à recevoir
4161 Clients, créances litigieuses
4162 Clients, créances douteuses
4181 Clients factures à établir
4186 Client Intérêts courus
4191 Client, avances et acomptes reçus

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4194 Client, dette pour emballages et matériels consignés
4198 Client, RRR et autres avoirs à accorder
_______________
422 Personnel Rémunération due
4211 Personnel, avances
4212 Personnel, acomptes
4231 Personnel, oppositions
4232 Personnel, saisie-arrêt
4233 Personnel, avis à tiers détenteur
_______________
431 Sécurité sociale
_______________
4452 Etat TVA récupérable sur achat (pour les grossistes + un compte divers)
4471 Etat, Retenue à la source,
4472 Impôt sur les salaires,
4492011 Etat avance et acompte versés sur impôt (BIC) ne pas rendre ce compte collectif
_______________
4621 Associés comptes courants, principal
4626 Associés comptes courants, intérêts courus
465 Associés dividendes à payer
_______________
4712 Débiteurs divers
4712 Créditeurs divers (loyers)
476 Charges constatées d’avance
477 Produits constatés d’avance
_______________
481 Fournisseurs d’investissement
482 Fournisseurs d’investissement effets

BUDGETISATION DANS PERFECTO

1. Généralités sur le budget

Perfecto permet de créer, pour chaque site, autant de budgets que vous le désirez.

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Pour une comptabilité commerciale, l'habitude est de définir les budgets:
- Investissements, suivi sur les comptes d'immobilisations,
- Charges d'exploitation, suivi sur les comptes de charges,
- Produits d'exploitation, suivi sur les comptes de produits.

Les budgets d'investissements et de charges d'exploitation se réalisent respectivement sur

les comptes d'immobilisations et les comptes de charges. Ils peuvent être détaillés par:
- centres de responsabilité,
- activités,
- sources de financement,
- ou par toute autre nature analytique définie dans votre comptabilité.

Perfecto autorise que les budgets soient établis sur des comptes de regroupement et des
centres de regroupement ; ce qui permet de définir un budget sans connaître à l'avance la
nature exacte de la réalisation. Par exemple, on peut définir un budget global de publicité
sans connaître la nature exacte (presse, radio, affichage, etc.) du support qui sera
effectivement utilisé.

2. Processus de création d'un budget,

2.1. Paramétrage des commandes fournisseurs 

2.1.1. Définition et intérêt des commandes fournisseurs

Perfecto permet le suivi des budgets par engagements (commande) de dépenses et par
réalisations. Les engagements sont saisis dans l'option Commandes aux fournisseurs.
Si votre gestion impose un strict respect du budget des dépenses, il est préférable d'effectuer le
suivi par engagements. En effet, si les engagements sur une ligne budgétaire dépassent le
montant disponible sur cette ligne, tôt ou tard, la réalisation arrivera à dépasser ce même
montant et le budget ne sera pas respecté.

2.1.2. Comment définir les commandes fournisseurs

Pour définir les commandes fournisseurs, il faut :
- définir les fournisseurs en faisant « Définition/Fournisseur » et remplir les casiers Code,
INSAE, Intitulé et Pays,

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- rendre collectif les comptes de fournisseur en faisant « Définition/Comptes
généraux/Collectif  ».
Faire en suite « Saisir/ Commandes aux fournisseurs » et remplir les casiers actifs.

2.1.3. Comment paramétrer les commandes fournisseurs

Pour paramétrer les commandes fournisseurs, il faut faire « Paramètre/Configuration du
dossier » et cocher la rubrique « Commandes aux fournisseurs » située en bas et à gauche
dans la fenêtre affichée.

2.2. Paramétrage des tiers 

2.2.1. Définition et intérêt du paramétrage des tiers

Cette fonction permet le suivi les tiers autres que les fournisseurs. Il s’agit des Clients, le
Personnel, les Débiteurs et Créditeurs divers.

2.2.2. Création des tiers et des comptes collectifs

Il faut :
- définir les Clients, le Personnel, les Débiteurs et Créditeurs divers en faisant « Définition/
Clients, Personnel, Débiteurs et Créditeurs divers » et remplir les casiers actifs.
- rendre collectif les comptes de Clients ; Personnel ; les Débiteurs et Créditeurs divers en
faisant « Définition/Comptes généraux/Collectif ».

2.3. Saisie du budget

Pour saisir le budget, il faut faire « Saisie/budgets prévisionnels » et indiquer :

- le Code et l'intitulé du budget
- la Période sur laquelle porte le budget. En général cette période couvre l'exercice ; vous
pouvez cependant définir une période différente si nécessaire ; si la période du budget n'est pas
identique à l'exercice, vous devez l'indiquer dans l'intitulé du budget,
- le mode éventuel de décomposition en mois ou en trimestre de chaque ligne (sélectionner
‘’mois’’ ou ‘’trimestre’’ dans le casier « Décomposition » situé à droite sur la ligne
« Intitulé » de la fenêtre affichée),
- les Comptes concernés, (les comptes généralement concernés sont 2, 6, 7, 8 et leur
configuration se fait dans Paramètre\natures analytiques),

18
- le sens de la réalisation dans la fenêtre budget. Ce sens peut être au choix : débit, crédit, débit-
crédit etc…et se fait dans le casier « Réalisation » situé juste en bas du casier
« Décomposition »,
- les natures analytiques éventuelles suivant lesquelles le budget sera détaillé. Pour définir les
natures analytiques, faire « Paramètre/Natures analytiques » conserver ou redéfinir les noms
génériques, les noms individuels, les comptes significatifs et les comptes à reporter,
- l'ordre selon lequel seront présentées les lignes de budget, à l'écran ou lors des
éditions :renseigner dans le casier « Classement » situé en bas de la rubrique « Suivi
analytique » de la fenêtre affichée :
o le choix de « 1C » veut dire : centres détaillés par comptes
o le choix de « C1 » veut dire : comptes détaillés par centres analytiques
Si vos budgets ne sont pas détaillés analytiquement, le seul ordre de classement
possible est par comptes.
Lorsqu'un budget est détaillé analytiquement, les états de suivi des budgets sont
imprimés dans l'ordre de la définition. Cet ordre est modifiable à tout moment dans
l'option Définitions des budgets située dans Saisir/Budget prévisionnel,selon vos
besoins.

Valider tous les renseignements insérés.

2.3.1. Saisie des lignes budgétaires (globale et saisonnière)

Pour procéder à la saisir des lignes budgétaires, faire « Saisie/budgets prévisionnels », choisir
le Code et l’Intitulé du budget voulu et cliquer sur le bouton « Ligne… » pour afficher la fenêtre
« Lignes budgétaires ». Dans cette fenêtre, remplir les casiers :
- Centre : faire F2 pour choisir le Centre de responsabilité correspondant. Au cas où le Centre
de responsabilité ne serait pas au préalable défini, faire « Insérer » pour en créer et faire
« Copier »,
- Compte : faire F2 pour choisir le Compte correspondant. Au cas où le Compte voulu ne serait
pas au préalable défini, faire « Insérer » pour en créer et faire « Copier »,
- Montant : renseigner le montant de la ligne budgétaire.
Pour chacune des zones à saisir, Perfecto vérifie l'appartenance du code saisi à la liste des codes de
la définition du budget.
Lorsqu'un nouveau montant est saisi ou qu'un ancien montant est modifié, le total du budget est

19
automatiquement mis à jour.

Valider et faire « Insérer » pour saisir une nouvelle ligne budgétaire

2.3.2. Suivi analytique

Lors de la saisie des pièces dans les journaux, prendre soin de renseigner les natures
analytiques définies afin de permettre le suivi analytique et le calcul des réalisations.
2.3.3. Calcul des réalisations
Faire Saisir/ Budget prévisionnel/ Calcul des réalisations : ceci permet de savoir le
niveau de consommation du budget.
2.3.4. Nécessité d'une Réparation des fichiers
Réparer régulièrement les fichiers en faisant «  Fichier/Réparation des fichiers » afin de
permettre la mise à jour du dossier.

Remarque
Une ligne budgétaire peut être définie pour un regroupement de comptes (ou de codes
analytiques). Ainsi il est possible de ne pas trop détailler le budget, tout en gardant la possibilité
d'avoir plus de précision dans les écritures.

2.4. Consultation et suivi du budget

2.4.1. Nécessité de tenir une comptabilité analytique

Il est important de préciser les codes analytiques lors de la saisie du budget.

2.4.2. Comment consulter son budget 

Faire «  Edition/ Budget » pour consulter les Budgets saisis, le Suivi par engagements, le
Détail des engagements hors budget, le Suivi par réalisations, le Détail des réalisations de
chaque ligne etc…

Pour chaque ligne budgétaire, la liste présente les montants engagés, les montants réalisés hors
engagement et le reste disponible sur cette ligne. Ainsi vous pouvez immédiatement vérifier si le
budget permet de nouveaux engagements.

2.5. Budget exercice suivant

20
Cette option de la fenêtre de définition des budgets permet de créer automatiquement le budget de
la période suivant celle du budget sélectionné.
Le nouveau budget est déduit de l'ancien par augmentation des engagements ou de la réalisation de
l'ancien budget.

2.5.1. Procédure création budget exercice suivant

Faire « Saisir/Budget prévisionnel/Suivant »

Indiquez ici le code et l'intitulé du nouveau budget. Ces valeurs sont soumises aux mêmes
conditions que celles décrites précédemment sur la création d'un budget.

Le tableau du nouveau budget indique au programme les modifications à apporter au budget en cours pour
générer le nouveau budget.
Pour chaque compte et chaque centre analytique (les caractères génériques sont autorisés) vous
devez indiquer la base de l'augmentation, soit:
- l'ancien budget,
- les engagements,
- la réalisation,
ainsi que le taux de cette augmentation.

2.5.2. Rôle et fonction du Taux d'augmentation

Lorsque la saisie est validée, Perfecto effectue la copie des lignes de l'ancien vers le nouveau budget avec
mise à jour du montant de chaque ligne en fonction du taux d’augmentation indiquée dans la colonne « %
augmentation » du tableau.

SEGMENT 9 Classement dans les classeurs et archivages des pièces

comptables
A. Classement des pièces comptables
 Pharmacies
Les pièces comptables sont répartities dans 7 classeurs :

1. Le classeur « Achats réglés par Caisse/Banque » :

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  Contenu : toutes les factures ou relevés de factures ayant une périodicité
régulière.Il s’agit par exempledes relevés de factures GAPOB, UBPHAR,
PROMOPHARMA, les factures SBEE, SONEB, BENIN TELECOM, de
gardiennage etc. Ce classeur contiendra également la copie des factures des
immobilisations acquises aucours de l’exercice. L’original des factures des
immobilisations est classé dans le classeur permanent des immobilisations de
l’entreprise
 Imputation : 6 à 4
 Référence : Code journal AG…., AP…, AD….,AS…., AI…..
 Séparateur : Fournisseur par Fournisseur sauf les Immobilisations (un
séparateur Immob)

2. Le classeur « CAISSE/BANQUE : Achats Autres produits pharmaceutiques

réglés en espèces ou par chèque » :
 Contenu : toutes les factures d’achat d’autres produits pharmceutiques. Ce
classeur contiendra également les récapitulatifs mensuels des ventes.
 Imputation : 601108 à 4 ou à 5
 Référence : Code journal AA…. ou CA….. ou Code de Banque (EB, SG etc.)
 Séparateur : Mois par Mois

3. Le classeur « CAISSE : Autres achats réglés en espèces » :

 Contenu : toutes les autres factures n’ayant pas une périodicité régulière et
réglées en espèce.
 Imputation : 6 (autre que 6011) à 57 / 6 à 4 et 4 à 57.
 Référence :Code journal CA…., et AD…. ou AS…. réglées en espèce.
 Séparateur : Mois par Mois.

4. Le classeur « BANQUE : Autres achats réglés par chèques et autres pièces de

banque » :
 Contenu : toutes les factures n’ayant pas une périodicité régulière et réglées
par chèque.
 Imputation : 6 (autre que 6011) à 52 / 6 à 4 et 4 à 52.

22
  Référence : Code journal SG…., EB…, DB…., etc… et AD…. ou AS….
réglées par chèque.
 Séparateur : Mois par Mois.

5. Le classeur « Salaires et Impôts » :

 Contenu : les états de salaires/honoraires (employés/personnel intérimaire) et
les déclarations et quittance d’impôts.
 Imputation : 64 à 5 / 44 à 5.
 Référence : Code journal SG…., EB…, DB…., etc… ou CA.
 Séparateur : Salaires, Honoraires et Impôt par Impôt.

6. Le classeur « Révision des comptes » :

 Contenu : les feuilles de travail de révision des comptes.
 Imputation : N/A.
 Référence : N/A,
 Séparateur : Année par Année.

7. Le classeur « Achat d’immobilisations » (qui est un classeur permanent et

non pas annuel)
 Contenu : les factures originales d’acquisition d’immobilisations,
 Imputation : 2 à 4 et 4 à 5
 Référence : Code journal AI…..
 Séparateur : Année par Année.

 Sociétés (autres que les pharmacies)

Les pièces comptables sont répartities dans 6 classeurs :

1. Le classeur « Achats réglés par Caisse/Banque » :
 Contenu : toutes les factures ayant une périodicité régulière.Il s’agit par
exempledes factures SBEE, SONEB, BENIN TELECOM, de gardiennage etc.
Ce classeur contiendra également les factures des immobilisations acquises
aucours de l’exercice.
 Imputation : 6 à 4

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  Référence : Code journal AD…., AS…., AI…..
 Séparateur : Fournisseur par Fournisseur sauf les Immobilisations (mettre un
séparateur Immob)

2. Le classeur « VENTE » :
 Contenu : toutes les factures de vente.
 Imputation : 5 ou 411 à 7
 Référence : Code journal VE….,
 Séparateur : Mois par Mois.

3. Le classeur « CAISSE : Autres achats réglés en espèces » :

 Contenu : toutes les autres factures n’ayant pas une périodicité régulière et
réglées en espèce. En cas de récapitulatif mensuel des ventes, ce classeur peut
contenir le récapitulatif mensuel des ventes.
 Imputation : 6 à 57 / 6 à 4 et 4 à 57.
 Référence :Code journal CA…., et AD…. ou AS…. réglées en espèce.
 Séparateur : Mois par Mois.

4. Le classeur « BANQUE » :
 Contenu : toutes les factures n’ayant pas une périodicité régulière et réglées
par chèque.
 Imputation : 6 à 52 / 6 à 4 et 4 à 52.
 Référence : Code journal SG…., EB…, DB…., etc… et AD…. ou AS….
réglées par chèque.
 Séparateur : Mois par Mois.

5. Le classeur « Salaires et Impôts » :

 Contenu : les états de salaires/honoraires (employés/personnel intérimaire) et
les déclarations et quittance d’impôts.
 Imputation : 64 à 5 / 44 à 5.
 Référence : Code journal SG…., EB…, DB…., etc… ou CA.
 Séparateur : Salaires, Honoraires et Impôt par Impôt.

24
 6. Le classeur « Révision des comptes » :
 Contenu : les feuilles de travail de révision des comptes.
 Imputation : N/A.
 Référence : N/A,
 Séparateur : Année par Année.

B. Archivage des pièces comptables

Le cabinet concerve les pièces comptables de l’exercice en cours rangées dans les classeurs et
celles des exercices antérieures, rangées dans des boîtes d’archive sont à renvoyer aux clients.
Le cabinet concervera uniquement les pièces comptables de l’exercice en cours
jusqu’à l’établissement des états financiers dudit exercice.

SEGMENT 10 Tenue des livres obligatoires

Il s’agit de la démarcheà suivre pour remplir les livres obligatoires

1. Livre d’inventaire : (19 pages)

Editer et coller à la fin de l’exercice :
a) le bilan : page 8 à page 11 des états financiers (4 pages)
b) le compte de résultat : page 12 à page 15 des états financiers (4 pages)
c) le TAFIRE : page 16 à page 19 des états financiers (4 pages)
d) la liasse fiscale toutes les pages qui viennent après la page 50 des états
financiers (7 pages).

2. Le Livre de paie :
Editer et coller les états de salaires mensuels annexés aux déclarations périodiques d’IRPP-
TS (ex IPTS) et VPS de la période souhaitée. Cette tâche est à exécuter immédiatement après
les déclarations mensuelle ou trimestrielle sur salaires.

3. Le Livre - journal :
Editer et coller le cumul mensuel des pièces saisies de la période souhaitée.
Cette tâche est à exécuter la fin de l’exercice. Pour se faire, il faut :

25
  Entrer dans perfecto, dans le dossier du client concerné,
 Cliquer sur « Editions »situé en haut de l’écran,
 Choisir « journaux »
 Sélectionner « cumul des pièces saisies » dans le menu
 Cocher toutes les cases « colonnes à imprimer » qui s’affichent
 Préciser le mois
 Editer
 Mettre du blanco sur la date d’impression qui se trouve en bas à gauche
de la page imprimée ou couper toute la ligne affichant la date
d’impression
 Procéder au collage.

4. Le grand - livre:
Editer et coller la balance de synthèse mensuelle de la période souhaitée.
Cette tâche est à exécuter la fin de l’exercice. Pour se faire, il faut :
 Entrer dans perfecto, dans le dossier du client concerné
 Cliquer sur « Editions »situé en haut de l’écran
 Choisir « comptes généraux »
 Sélectionner « balance de synthèse » dans le menu
 mettre un Astérix (*) dans le casier « compte » pour imprimer tous
les comptes
 Saisir le chiffre 4 dans le casier « niveau de synthèse » et ne surtout
pas cocher « Avec niveau inférieur »
 Préciser le mois
 Cocher : Code du compte, Intitulé du compte, Solde de début,
Mouvement de la période, Solde de fin, Avant inventaire, Avant
résultat
 Editer
 Saisir sur une page Word l’expression « Grand livre de synthèse »
autant de fois que de nombre de page de balance de synthèse imprimé
par mois,
 Découper les impressions et coller sur le titre « Balance de synthèse »,

26
  Couper toute la ligne affichant la date d’impression dans perfecto (en
bas à gauche de la page imprimée)
 Photocopier les pages retraitées et procéder au collage dans le grand -
livre.

Activité 2 : Suivi fiscal

Le suivi fiscal revêt d’une importance capitale car il permet de procéder à
l’établissement des déclarations fiscales et au paiement des différents
impôts à l’administration fiscale. Les déclarations fiscales généralement
établies par le Cabinet CDM et reversées (par le client ou non) au fisc pour
le compte du client sont les déclarations de TVA, PPS (AIB 1% ou 5%),
IRPP-TS (ex IPTS / VPS), IRPP-BIC ou BNC / IS et TVS.
Après paiement payement (par le client ou non), il convient de récupérer
les quittances de payement (chez le ou au fisc), les référencer, imputer,
saisir et classer dans le classeur Impôts / CNSS.

En cas de contrôle fiscal, il convient :

- d’apprêter toutes les pièces demandées par les inspecteurs dans leur
courrier annonçant leur passage,
- d’assister le client en présence des inspecteurs (pour les contrôles
ponctuels),
- de réceptionnerde la part du client, le courrier de demande de
justifications,
- de fournir dans les délais prévus,à l’administration fiscale par retour de
courrier et pour le compte du client, les pièces demandées,
- de réceptionner de la part du client, le courrier de notification de
redressement et de prendre des chefs de redressement (points
soulevés par l’administration fiscale),
- d’apporter par courrier adressé à l’administration fiscale et dans les
délais prévus, des explications matérialisées par des pièces probantes
à chaque chef de redressement inscrit dans la notification,

27
- de réceptionner de la part du client, le courrier de confirmation de
redressement et de prendre des chefs de redressement confirmés
(redressement maintenue par l’administration fiscale),
- de faire par courrier adresser à l’administration fiscale, des
observations éventuelles matérialisées par des pièces probantes surles
chefs de redressement encore justifiables. Si non, dès réception de
l’avis d’imposition, de le faire payer au client dans les délais sou peine
de fermeture de l’entreprise par l’administration fiscale.

Activité 3 : Suivi social

Le suivi socialestaussi important que le suivi fiscal.Il comprend :
1. l’établissement de la paye ; pour ce faire :
- réceptionner l’état mensuel des salaires du personnel du client
(mention obligatoire à communiquer par le client : Nom & Prénoms
des employés, leur situation matrimoniale, leur salaire brut ou net),
- si le client a communiqué les salaires bruts, introduire les données
dans le fichier Excel « Paie » situé sur le D du serveur dans le
dossier Gestion client/ Pharmacie ou Société/ Dossier Permanent/
Paie,
- déterminer l’IRPP-TS (ex IPTS) dans le logiciel Perfecto et saisir les
montants trouvés dans le fichier Excel « Paie ». Pour la
détermination du montant de l’IRPP-TS (ex IPTS) dans le logiciel
Perfecto, il faut :
o taper deux fois la lettre P (PP) dans le casier « Positionner » situé
dans l’intégrateur Perfecto à droite,
o choisir et ouvrir un dossier Paie AGBOKOU (c’est un dossier test)
o aller dans le menu « Définition/ Employé »,
o sélectionner l’employé XXXX,
o renseigner à droite de la fenêtre qui s’ouvre, la situation
matrimoniale et le nombre d’enfants et valider,

28
 o aller dans le menu « Saisie/ Bulletin de salaire » et saisir le
salaire brut dans le casier « Base conventionnelle » (à droite de
l’écran) et valider,
o défiler la fenêtre pour recueillir en bas le montant de l’IRPP-TS
(ex IPTS) calculé par le logiciel
- si le client a communiqué les salaires nets, déterminer les montants
de salaire brut et d’IRPP-TS (ex IPTS) dans le logiciel Perfecto et
saisir les montants trouvés dans le fichier Excel « Paie ». Pour la
détermination ces montants dans le logiciel Perfecto, il faut :
o taper deux fois la lettre P (PP) dans le casier « Positionner » situé
dans l’intégrateur Perfecto à droite,
o choisir et ouvrir un dossier Paie AGBOKOU (c’est un dossier test)
o aller dans le menu « Définition/ Employé »,
o sélectionner l’employé XXXX,
o renseigner à droite de la fenêtre qui s’ouvre, la situation
matrimoniale et le nombre d’enfants et valider,
o aller dans le menu « Saisie/ Bulletin de salaire »
o se positionner dans le casier de saisie « Base conventionnelle »
et cliquer sur le bouton « Calcul à l’envers »
o saisir le salaire net dans la fenêtre qui s’ouvre à gauche, cliquer
sur le bouton « Calcul » et ensuite sur le bouton « Copier »,
o défiler la fenêtre pour recueillir en bas les montantsdu salaire
brut et de l’IRPP-TS (ex IPTS) calculé par le logiciel,

2. dès le remplissage des états mensuels de salaires dans le fichier Excel

Paie, les déclarations sociale et fiscale(calcul de l’IRPP-TS et VPS)
s’établissent automatiquement,
3. imprimer les déclarations, les envoyer aux clients pour paiement ou
récupérer les sous chez le client et procéder au paiement.
Après paiement (par le client ou non), il convient de récupérer la quittance
de payement (chez le ou à la CNSS), la référencer, imputer, saisir et
classer dans le classeur impôts / CNSS.

29
En cas contrôle social, il convient :
- d’apprêter toutes les pièces demandées par les inspecteurs dans leur
courrier annonçant leur passage,
- d’assister le client en présence des inspecteurs (pour les contrôles
ponctuels),
- de fournir dans les délais prévus à la CNSS par retour de courrier et
pour le compte du client, les pièces demandées,
- de réceptionner de la part du client, le courrier de notification de
redressement et de prendre des chefs de redressement (points
soulevés par la CNSS),
- d’apporter par courrier adressé à la CNSS et dans les délais prévus, des
explications matérialisées par des pièces probantes à chaque chef de
redressement inscrit dans la notification,
- de réceptionner de la part du client, le courrier de mise en demeure de
la CNSS,
- de faire par courrier adresser à la CNSS, des observations éventuelles
matérialisées par des pièces probantes sur les chefs de redressement
encore justifiables si non, de faire payer les sommes dues au client
dans les délais sous peine de fermeture de l’entreprise par les services
de la CNSS.

SUIVI GLOBAL DES TRAVAUX DE L’ASSISTANCE COMPTABLE

Le suivi des travaux de l’assistance comptable consiste à :

- planifier et suivre la récupération des pièces par décade,
- évaluer le temps nécessaire pour le traitement des pièces comptables
d’une période donnée,
- s’assurer que les différentes étapes du traitement des pièces
comptables sont respectées,
- s’assurer que toutes les déclarations périodiques sont établies et
payées au fisc,
- s’assurer que tous les relevés bancaires sont disponibles au Cabinet et
sont pointés.

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Pour se faire, il est instauré divers tableaux d’évaluation et de suivi :
- Tableau N°2 : Programmation des passages chez les clients (tableau
trimestriel qu’il faut imprimer au début du trimestre, afficher et remplir
rigoureusement).
- Tableau N°3 : Evaluation du temps de traitement des pièces
comptables (tableau qu’il faut imprimer et remplir rigoureusement
avant chaque entame de traitement des pièces comptables d’une
période donnée).
- Tableau N°4 : Suivi mensuel des dossiers de l'assistance : Collecte
des pièces au Lettrage (tableau trimestriel qu’il faut imprimer au début
du trimestre, afficher et remplir rigoureusement).
- Tableau N°5 : Suivi mensuel des dossiers de l'assistance :
Déclarations fiscale et sociale (tableau trimestriel qu’il faut imprimer
au début du trimestre, afficher et remplir rigoureusement).
- Tableau N°6 :Suivi des relevés bancaires (tableau annuel qu’il faut
imprimer au début de l’année, afficher et remplir rigoureusement).
- Tableau N°7 :Suivi des travaux d'établissement des états financiers
en fin d'année (tableau annuel qu’il faut imprimer à la fin de l’année,
afficher et remplir rigoureusement).
- Tableau n°8 Echéance fiscale et sociale (tableau annuel qu’il faut
imprimer au début de l’année, afficher et remplir rigoureusement).

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