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MANUEL DU DIRIGEANT RÉGIONAL

CINQUIÈME ÉDITION
Manuel du dirigeant régional

TABLE DES MATIÈRES


1) VOTRE RÔLE
 Coordinateur régional de la Fondation Rotary ....................................................... 3
 Coordinateur du Rotary .......................................................................................... 8
 Coordinateur Image publique du Rotary ............................................................... 12
 Conseiller Fonds de dotation/Dons majeurs ......................................................... 16
 Adjoint de coordinateur ......................................................................................... 21
2) RELATIONS CLÉS ........................................................................................................ 24
 Hauts dirigeants du Rotary
 Autres dirigeants régionaux
 Districts
 Adjoints de coordinateur
3) OBJECTIFS ET RAPPORTS ........................................................................................ 29
 Élaborer votre plan d'action
 Rendre compte de vos progrès
4) FORMATION .................................................................................................................. 31
 Séminaire régional
 Séminaire de formation des gouverneurs élus et Institute du Rotary
 Séminaire de formation des présidents élus et réunions de district
 Équipe de formation régionale
 Formation à distance et e-learning
5) RESSOURCES…………………………………………………………………………………………………….. 34
6) COMMUNICATION ...................................................................................................... 36
 Votre plan de communication interne
 Canaux de communication
 Communications et outils du Rotary
 Règlement général sur la protection des données (RGPD)
7) ENVELOPPE BUDGÉTAIRE ...................................................................................... 39

Annexe 1 : CALENDRIER DES DIRIGEANTS RÉGIONAUX .................................... 42


Annexe 2 : SÉMINAIRES DE FORMATION ................................................................. 46
Annexe 3 : PLAN DE SUCCESSION ……………………………………...…….…..........................48

Addendum : MISES À JOUR 2020/2021 ………….………………………………...………………..51

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Manuel du dirigeant régional

Ce manuel a pour objet de décrire vos responsabilités de dirigeant régional ou d'adjoint de


coordinateur. Il vous servira de référence tout au long de votre mandat.

Des questions ?
Adressez vos suggestions, questions ou commentaires à votre correspondant au siège :

Regional Leader Support


One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698
États-Unis

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Manuel du dirigeant régional

COORDINATEUR RÉGIONAL DE LA FONDATION ROTARY

Les coordinateurs régionaux de la Fondation Rotary (RRFC) ont pour but de promouvoir de
manière proactive les objectifs de la Fondation et les stratégies de planification du Rotary, en
encourageant les contributions au Fonds annuel et la participation aux programmes financés
par des subventions de district ou des subventions mondiales. Les RRFC collaborent avec
l'administration du district pour encourager les clubs à s'investir pleinement dans les collectes
de fonds et les programmes de la Fondation, et à tirer parti des opportunités de subvention.

Responsabilités
Conformément au Code of policies de la Fondation Rotary (5.020.4.) :
Les RRFC maîtrisent et transmettent efficacement les connaissances suivantes, relatives à la
Fondation :
 Rôle dans le plan stratégique du Rotary
 Objectifs et priorités annuels
 Opportunités de collecte pour le Fonds annuel et la nécessité d'y contribuer
 Subventions et programmes
 Importance des Anciens

Les RRFC donnent l'exemple, à l'échelle locale et régionale, en :


 Soutenant la recherche de Fonds et la participation de leur club et des districts dont ils
ont la charge aux programmes de la Fondation
 Maîtrisant les outils en ligne du Rotary.

Les RRFC font activement la promotion locale et régionale :


 D'un soutien permanent à l'éradication de la polio
 Des différentes possibilités de dons à la Fondation
 De l'augmentation des dons, et de l'incitation à en faire, auprès de donateurs, Rotariens,
clubs et districts
 De la participation des clubs aux programmes financés par des subventions de district ou
mondiales
 Du recrutement de candidats qualifiés pour les Centres du Rotary pour la paix ;
 D'une bonne gestion des fonds de la Fondation, passant par l'utilisation intégrale du
Fonds spécifique de district et la remise de rapports dans les délais

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Manuel du dirigeant régional

 Des différentes manières de renforcer les liens avec les Anciens et leur implication au
Rotary.

Les RRFC sont également responsables, pour leur région, de la réception annuelle des
candidatures aux prix Service à l'humanité et Meilleure association d'Anciens de l'année. Avec
l'aide du coordinateur Image publique du Rotary et du coordinateur du Rotary, les RRFC
sélectionnent également les lauréats régionaux de ces prix et soumettent leurs noms au Rotary
avant la mi-octobre, de telle sorte que ces lauréats régionaux puissent aspirer à un prix
international.
Formation
Les RRFC, en collaboration avec leurs adjoints et leur équipe régionale, planifient et supervisent
les formations suivantes :

 Formation des équipes régionales, préparant leurs adjoints à leur tâche.


 Séminaires de formation des gouverneurs élus (SFGE), si les RRFC sont invités à
intervenir. Les personnes qui n'ont pas été conviées à faire partie de l'équipe de
formation du SFGE sont vivement encouragées à assister à ce séminaire pour renforcer
la communication et la collaboration avec les gouverneurs élus et les dirigeants de
district.
 Séminaires régionaux et autres séminaires de district, en fonction des besoins, pouvant
inclure un séminaire régional de la Fondation Rotary.

Les RRFC peuvent envisager d'organiser un séminaire régional de la Fondation Rotary à


l'intention des dirigeants de district entrants et en exercice, ainsi que des membres des
commissions Fondation de district. Ce séminaire fournira aux participants les informations et
outils qui leur permettront de promouvoir les programmes de la Fondation Rotary et d'inciter
les clubs à la soutenir financièrement.
Mettez en avant une collecte de fonds originale et le succès d'actions financées par la Fondation,
par exemple, pour présenter les interventions possibles de la Fondation Rotary lors de ce
séminaire. Vous pouvez également y aborder les principales difficultés rencontrées par les
dirigeants de district, des façons d'entretenir des liens avec les donateurs et de les fidéliser, et
l'élaboration d'actions durables contribuant à la visibilité du Rotary dans la région.
Travail en équipe
Vous êtes les partenaires et les pairs des conseillers Fonds de dotation/Dons majeurs (EMGA)
au sein de l’équipe régionale. Si le travail des EMGA est essentiellement en rapport avec les dons
d'un minimum de 25 000 dollars, vous faites néanmoins équipe avec eux pour travailler avec
succès dans les domaines des dons et des programmes de la Fondation, de la communication
avec les donateurs, de la promotion de la Fondation, de la planification de manifestations en
hommage aux donateurs et pour veiller à la prévention des doubles sollicitations. Vous serez
peut-être aussi amené à collaborer avec les coordinateurs En finir avec la polio (EPNC) dans des
actions de recherche de fonds, de sensibilisation et de soutien pour l'éradication de la polio dans
le monde.

Domaines d'expertise

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Manuel du dirigeant régional

Fonds annuel
L'un de vos principaux objectifs est de motiver vos districts afin d'augmenter les contributions
des Rotariens et des clubs au Fonds annuel. Pour y parvenir, vous pouvez :
 Travailler avec les districts à l'identification de nouveaux donateurs, notamment en
informant les nouveaux membres sur la Fondation et en identifiant les écarts de
participation.
 Informer les donateurs qu'il existe un système de don en ligne sécurisé, Rotary Direct.
 Inciter les donateurs à devenir membres du Cercle Paul Harris. Autant dire qu'il s'agit
d'un outil pouvant contribuer à la croissance annuelle des dons individuels.

La rubrique Rapports sur Mon Rotary ainsi que les rapports sur les objectifs et les contributions
des RRFC, que vous trouverez sur Rotary Club Central, fournissent des informations sur le
niveau de participation et de contribution de chacun des districts de votre région. Ces ressources
permettent d'identifier immédiatement les districts performants et ceux éprouvant des
difficultés. Nous vous encourageons à proposer vos services à ces derniers et à les aider à
organiser des collectes de fonds et des formations, ou à mettre en place d'autres stratégies leur
permettant d'atteindre leurs objectifs. En ce qui concerne les districts performants, contactez
leurs dirigeants pour découvrir leurs activités et partager leurs stratégies fructueuses dans vos
communications.

Vous trouverez des ressources contribuant à faciliter la recherche de fonds des clubs et des
districts sur la page Fonds annuel et SHARE sur Mon Rotary.

Subventions du Rotary
Vous jouez un rôle essentiel en épaulant les dirigeants de district pendant la procédure de
demande de subventions. Vous devez avoir une parfaite connaissance des procédures de
subventions de district et de subventions mondiales, et être en mesure de répondre aux
questions ainsi que de proposer des formations. Pour en savoir plus, consultez les pages
consacrées aux subventions mondiales et de district sur Mon Rotary.

Épaulez les dirigeants de district tout au long de la demande de subventions :


 Proposez-leur de les accompagner dans leur démarche de demande de subventions.
 Encouragez les dirigeants de district à participer aux séminaires régionaux. Ces derniers
sont riches en informations concernant l'évaluation des besoins et des ressources locales,
la pérennité des actions, les critères de sélection des axes stratégiques et tout autre
directive utile concernant les subventions.
 Partagez des exemples d'actions ayant bénéficié de subventions pour promouvoir la
participation et mettre en avant l'impact de la Fondation.
 Consultez régulièrement l'espace Subventions et contactez les dirigeants de district s'ils
n'ont aucun retour concernant une demande de subvention mondiale au bout d'un
certain temps.
 Soutenez les efforts des responsables Action internationale de district pour former un
réseau de Rotariens locaux connaissant les axes stratégiques, les subventions du Rotary
et la planification d'actions. Ces Rotariens peuvent aider les clubs à améliorer la qualité,
l'impact et la pérennité d'actions financées par des subventions mondiales.

PolioPlus

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Manuel du dirigeant régional

Le programme PolioPlus dédié à l'éradication mondiale de la polio est la priorité du Rotary.


Collaborez avec votre coordinateur En finir avec la polio (EPNC) sur des actions de
sensibilisation pour l'éradication de la polio et de collecte de fonds pour PolioPlus. Ensemble,
vous encouragerez les districts de votre région à allouer chaque année au moins 20 % de leur
Fonds spécifique de district et inciterez les clubs à verser au moins 1 500 dollars à PolioPlus.
Vous travaillerez également avec votre équipe régionale pour inviter les clubs et les districts à
organiser une manifestation à l'occasion de la Journée mondiale contre la polio, le 24 octobre.
Inscrivez toutes les manifestations de la Journée mondiale contre la polio sur endpolio.org.

Les sites End Polio Now et Global Polio Eradication Initiative fournissent des informations et
des ressources concernant les actions de sensibilisation et de collecte de fonds PolioPlus que les
clubs et les districts peuvent monter.

Anciens du Rotary
La contribution des Anciens dans la grande famille du Rotary nous est précieuse. Pour les
impliquer davantage dans notre organisation, encouragez les dirigeants de district à :
 Mettre en contact les clubs avec leurs Anciens afin qu'ils gardent le contact avec le Rotary
grâce aux informations de la page consacrée au rapport sur les anciens participants à nos
programmes
 Soutenir la participation des clubs à la semaine Reconnect qui se déroule tous les ans au
mois d'octobre pour attirer l'attention sur les liens avec les Anciens du Rotary
 Saluer les districts qui impliquent des Anciens dans des actions et des subventions
mondiales
 Témoigner de la reconnaissance aux Anciens qui ont donné de leur temps et de leurs
compétences au profit de la Fondation dans vos communications aux responsables de
districts.

Vous êtes également responsable de la sélection des lauréats régionaux des prix Service à
l'humanité et Meilleure association d'Anciens de l'année. Les formulaires de nomination en ligne
sont mis à la disposition de tous les Rotariens et Anciens du Rotary, du 1er juillet au
15 septembre. Après avoir reçu les nominations de votre région, élisez d'un commun accord avec
le coordinateur du Rotary (RC) et le coordinateur Image publique du Rotary (RPIC) les
candidats que vous présenterez pour chacun des deux prix au Rotary International (RI) avant le
15 octobre. Les lauréats de votre région peuvent être reconnus comme tels lors de
manifestations de district ou de zone.

Vous trouverez des ressources utiles concernant ces obligations sur la page Anciens de Mon
Rotary.

Bourses des Centres du Rotary pour la paix


Le programme des Centres du Rotary pour la paix, priorité éducative du Rotary, s'inscrit dans
l'axe stratégique Paix et prévention/résolution des conflits.

Vous conseillerez les districts et répondrez à leurs questions concernant le programme des
Centres du Rotary pour la paix. Vous trouverez des ressources à l'intention des clubs et des
districts sur la page Bourses des Centres du Rotary pour la paix de Mon Rotary.

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Manuel du dirigeant régional

Pour répondre aux questions que se posent les districts sur les bourses accordées par les
centres :
 Leur expliquer la procédure de demande et d'attribution de bourses par le district.
 Mettre à leur disposition des ressources sur le sujet, comme le Guide du Rotarien sur le
programme des Centres du Rotary pour la paix, les instructions d'attribution et la
présentation du programme.
 Mettre en relation les clubs et les districts avec des Anciens ayant participé à ce
programme pour qu'ils expliquent les engagements et partagent leur expérience en
matière de subventions et d'actions du Rotary.
 Mettre en contact les clubs et les districts avec le personnel des Centres du Rotary pour
la paix.

Fonds de dotation
Grâce aux dons versés au Fonds de dotation de la Fondation Rotary, les futurs Rotariens
bénéficieront des ressources nécessaires pour monter des actions pérennes.
La Fondation a fixé l'objectif d'élever le Fonds de dotation à 2 025 millions de dollars d'ici
l'année 2025. Pour que nous puissions y parvenir, soutenez les efforts des EMGA et les services
Recherche de fonds en les aidant à identifier et contacter des donateurs majeurs potentiels ou
membres de la Société des testateurs. Vous pouvez également susciter l'intérêt de la manière
suivante :

 Inciter les clubs et les dirigeants de district à diffuser la vidéo promotionnelle sur le
Fonds de dotation de la Fondation Rotary et les présentations sur les dons au Fonds de
dotation (présentations PowerPoint Léguer au Rotary -- Fonds de dotation) lors de
différentes manifestations.
 Commander des cartes promotionnelles Léguer au Rotary à distribuer (elles sont
disponibles gratuitement sur le site shop.rotary.org).
 Encourager les donateurs à s'inscrire en ligne à la Société des testateurs.
Pour toute demande d'information, n'hésitez pas à contacter legacy@rotary.org.
Pour en savoir plus sur ce Fonds de dotation, lire des témoignages de donateurs et télécharger
des ressources ainsi que la documentation promotionnelle de l'outil Legs pour les Clubs et
Districts, rendez-vous sur la page rotary.org/legacy.

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Manuel du dirigeant régional

COORDINATEUR DU ROTARY

Les coordinateurs du Rotary (RC) ont pour but de promouvoir de manière proactive le plan
stratégique du Rotary en facilitant le soutien et le renforcement des clubs actuels, et la création
de nouveaux clubs et de clubs satellites. Les RC collaborent avec l'administration du district
pour encourager les Rotariens et les clubs à accroître leur effectif et à renforcer l'implication des
membres, à créer de nouveaux clubs et des clubs satellites, ainsi qu'à promouvoir la
participation aux programmes du Rotary. En outre, les RC inspirent, motivent, forment,
conseillent, élaborent des stratégies, communiquent et font la promotion du Rotary dans les
districts dont ils ont la charge.

Responsabilités

Conformément au Code of policies du Rotary (29.020.4.) :


Les coordinateurs du Rotary maîtrisent et transmettent efficacement les connaissances
suivantes relatives au Rotary :
 Plan stratégique
 Objectifs et priorités annuels
 Stratégies de recrutement et d'implication des membres adaptées à la région
 Stratégies de création de nouveaux clubs et de clubs satellites
 Programmes
 Importance accordée aux Anciens

Les coordinateurs du Rotary donnent l'exemple au niveau local et régional en :


 Invitant au moins un candidat à rejoindre leur club chaque année
 Soutenant des activités efficaces pour impliquer les membres de leur club
 Maîtrisant l'utilisation des outils en ligne du Rotary.

Les coordinateurs du Rotary font activement la promotion :


 De clubs solides, dynamiques, flexibles et efficaces
 Du recrutement de nouveaux membres
 De l'implication des membres actuels
 De la création de nouveaux clubs et de clubs satellites
 De la planification stratégique au niveau du club et du district
 De l'adoption et de l'utilisation des outils en ligne du Rotary
 De la participation aux programmes du Rotary
 D'un suivi des tendances de l'effectif au niveau du club, du district et de la région

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Manuel du dirigeant régional

 Des exemples de réussites obtenues par les clubs


 Des moyens de renforcer les liens, l'implication et l'engagement des Anciens au Rotary.

Ils collaborent avec les RRFC et les RPIC quant aux candidatures annuelles aux prix Service à
l'humanité et Meilleure association d'Anciens de l'année.

Formation
Les coordinateurs du Rotary, en collaboration avec leurs adjoints et leur équipe régionale,
planifient et supervisent les formations suivantes :
 Formation des équipes régionales, préparant leurs adjoints à leur tâche.
 Séminaires de formation des gouverneurs élus. Les personnes qui n'ont pas été conviées
à faire partie de l'équipe de formation du SFGE sont vivement encouragées à assister à ce
séminaire pour renforcer la communication et la collaboration avec les gouverneurs élus
et les dirigeants de district.
 Séminaires régionaux et autres séminaires de district, en fonction des besoins, y compris
les séminaires Effectif régionaux.

Les RC organisent un séminaire Effectif régional annuel pour assurer la formation des
responsables des commissions Effectif de district (DMC). Personnalisez le programme
communiqué par le Rotary International en fonction des besoins de votre région. Les séminaires
sont dispensés en ligne ou en personne. N'hésitez pas à exploiter les cours sur l'effectif
disponibles dans le Centre de formation en ligne pour illustrer ou compléter votre intervention.
Il vous incombe de dispenser les formations et d'en gérer le budget. Vous collaborerez avec le
personnel de l'équipe développement de l'effectif pour organiser et dispenser vos formations.

Domaines d'expertise

Recrutement et implication des membres


L'effectif du Rotary est notre meilleur atout : son essor stimule le dynamisme de nos clubs,
augmente la visibilité de nos actions et met davantage de ressources au service des régions.
L'expérience des membres représente la plus haute priorité organisationnelle du Rotary en
interne (l'éradication de la polio demeurant notre principale priorité externe). Prenez en compte
les stratégies suivantes pour aider votre district à développer son effectif.

Renforcer les capacités du district


 Pour favoriser l'adoption du système de gestion des prospects, encouragez les districts et
les clubs à assurer le suivi des prospects et apprenez-leur à utiliser cet outil efficacement.
 Examinez régulièrement les rapports d'évaluation concernant les tendances Effectif pour
chaque district avec le responsable de ce district. Fournissez des stratégies pour résoudre
les difficultés et communiquer les témoignages des districts qui connaissent une
évolution positive.
 Organisez un séminaire Effectif régional et collaborez avec les commissions Effectif de
district (DMC) tout au long de votre mandat pour aider à renforcer les compétences, les
connaissances et les ressources. Vous trouverez plus d'informations sur les séminaires
Effectif régionaux ci-dessous.

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Manuel du dirigeant régional

 Travaillez avec les districts pour mettre en place des clubs innovants ou satellites qui
proposent des initiatives différentes et attirent des publics qualifiés mais sous-
représentés.
 Aidez les districts à réfléchir à des opportunités de création de nouveaux clubs Rotaract.
Incluez les Rotaractiens aux actions et aux manifestations des clubs et des districts et
invitez-les à rejoindre les Rotary clubs en tant que membres à la fois du Rotary et du
Rotaract.

Faites la promotion d'expériences réussies dans les clubs :


 Encouragez les clubs à varier le format de leurs réunions et à proposer de nouvelles
catégories de membres. Mettez à la disposition des clubs des ressources pour leur faire
connaître les différentes possibilités et leur permettre de déterminer le format le mieux
adapté aux besoins de leurs membres.
 Encouragez les clubs à monter des actions répondant à des besoins d'intérêt public ou
des activités intéressantes pour le plus grand nombre. Collaborez avec votre équipe
régionale pour veiller à ce que les actions à fort impact soient reconnues par la
collectivité.
 Encouragez les clubs à accueillir des membres qui amènent des compétences, des
spécialisations et des expériences diverses. Soutenez la participation de femmes, de
jeunes professionnels, de membres issus de milieux et de secteurs d'activité sous-
représentés, et d'Anciens du Rotary.

Encouragez l'implication au-delà du club


 Faites connaître les opportunités qui existent en dehors du club, notamment les
Amicales du Rotary ou les Échanges amicaux du Rotary.
 Faites la promotion des programmes et des ressources relatifs aux actions humanitaires
internationales en encourageant les membres à rejoindre une Amicale d'action du
Rotary.

Vous trouverez des ressources pour aider les clubs sur la page Effectif de Mon Rotary. De plus, le
Centre de formation met des cours en ligne à la disposition des membres.

Vous trouverez des ressources pour aider les clubs et les districts à mettre en œuvre des actions
locales et internationales efficaces sur la page Les différentes phases d'une action - Ressources
de Mon Rotary. La page Nos programmes du site Rotary.org vous renseignera sur les
programmes du Rotary.

Réflexion stratégique
Les clubs et les districts qui formulent un plan stratégique sont mieux à même de gérer le
changement et connaissent un meilleur fonctionnement. En effet, la réflexion stratégique leur
permet de savoir où ils en sont, d'identifier les défis et les stratégies à adopter pour y répondre,
et d'atteindre leurs objectifs. Un plan stratégique permet aux clubs et aux districts d'assurer la
continuité en dépit des changements de dirigeants.

L'alignement des plans des clubs et des districts avec les priorités du plan stratégique du Rotary
a pour objectif de soutenir la croissance du Rotary au niveau mondial. Les clubs peuvent
également soutenir les priorités du plan stratégique du Rotary en atteignant les objectifs visés

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Manuel du dirigeant régional

par la Citation du Rotary. Votre rôle est aussi d'insister sur l'importance de la Citation auprès
des clubs et des districts.

Vous pouvez encourager les clubs et districts à élaborer des plans stratégiques de plusieurs
manières :
 Faire la promotion du Guide de planification du district dont le lien se trouve dans le
manuel Diriger le district – Gouverneur. Il s'agit d'une excellente ressource pour le
gouverneur, le gouverneur élu et le gouverneur nommé qui peuvent collaborer pour
rédiger leur plan stratégique.
 Demander aux districts d'inciter les clubs à créer un plan stratégique à l'aide du Guide de
réflexion stratégique disponible sur Mon Rotary.
 S'ils n'en ont pas déjà, encourager les districts à élaborer un plan de développement du
leadership et un plan de succession.
 Recommander aux districts d'impliquer les dirigeants entrants et sortants dans la
planification.
 Montrer aux dirigeants qu'en suivant les données et les objectifs sur Rotary Club Central,
ils créeront un historique de données utile aux futurs dirigeants pour planifier et définir
les objectifs.
 Expliquer que les objectifs de la Citation du Rotary sont alignés sur le plan stratégique
du Rotary. Les clubs qui obtiennent la Citation sont plus solides et plus efficaces.
 Informer les dirigeants de district que leur équipe régionale est là pour les soutenir dans
les axes de leur plan relevant de leurs compétences tout au long de l'année.

Anciens
La contribution des Anciens à la famille du Rotary nous est précieuse. Pour les impliquer
davantage dans notre organisation, encouragez les dirigeants de district à :
 Encourager les clubs à renouer le contact avec leurs Anciens grâce aux informations de la
page consacrée au rapport sur les anciens participants à nos programmes
 Inviter les Anciens à intervenir lors de réunions de club ou de district et apporter leur
contribution aux actions
 Ssoutenir la participation des clubs à la semaine Reconnect qui se déroule tous les ans au
mois d'octobre pour attirer l'attention sur les Anciens du Rotary
 Mentionner les Anciens qui ont donné de leur temps et de leurs compétences au profit
du Rotary dans vos communications aux responsables de districts.

Les RRFC, RC et RPIC peuvent présenter des candidats pour les deux prix décernés chaque
année aux Anciens du Rotary : le prix Service à l'humanité et le prix Meilleure association
d'Anciens de l'année. Tous les Rotariens et Anciens du Rotary peuvent envoyer les formulaires
de nomination en ligne du 1er juillet au 15 septembre. Une fois que le RRFC a reçu les
nominations de votre région, travaillez avec lui pour sélectionner et élire le lauréat de chaque
prix avant le 15 octobre. Les lauréats de votre région peuvent être reconnus comme tels lors de
manifestations de district ou de zone.

Vous trouverez des ressources utiles concernant ces obligations sur la page Anciens de Mon
Rotary.

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Manuel du dirigeant régional

COORDINATEUR IMAGE PUBLIQUE DU ROTARY

Les coordinateurs Image publique (RPIC) ont pour but de promouvoir de manière proactive le
plan stratégique du Rotary en aidant les clubs et les districts à identifier et à transmettre
efficacement des témoignages percutants, démontrant au public ainsi qu'au Rotary que ses
membres font place à l'action. Les RPIC fournissent également des conseils sur l'usage de la
marque Rotary et le matériel à utiliser dans les campagnes de relations publiques. Les RPIC
collaborent avec les dirigeants du district pour soutenir les clubs et les encourager à adopter une
stratégie solide en matière de médias et de réseaux sociaux, à tenir à jour leur site web, et à
donner d'eux-mêmes une image engageante à leurs communautés. Les RPIC collaborent avec les
districts dont ils ont la charge en les motivant, les formant et les conseillant, afin de les aider à
obtenir une couverture médiatique locale, à promouvoir les manifestations majeures du Rotary
et à prendre en charge le marketing.

Responsabilités

Conformément au Code of policies du Rotary (29.030.4.) :


Les RPIC maîtrisent et transmettent efficacement les connaissances suivantes relatives au
Rotary :
 Plan stratégique
 Objectifs annuels et priorités
 Coordination d'activités image publique adaptée à la région
 Nécessité d'une marque et d'un message du Rotary cohérents et homogènes
 Utilisation des ressources concernant l'identité visuelle du Rotary (Brand Center, etc.)
 Importance des Rotariens et des Anciens pour parler du Rotary

Les RPIC donnent l'exemple, à l'échelle locale, en faisant la promotion :


 Des campagnes de relations publiques du Rotary auprès de leur propre club
 De l'utilisation des outils en ligne du Rotary, notamment le Brand Center, pour parler du
Rotary
 D’exemples de réussites des clubs et des districts dans l'élaboration d'une image
publique, et des obstacles qu'ils ont rencontrés, afin d'améliorer cette image
 D'une présence affirmée et dynamique dans les médias traditionnels et/ou sur les
réseaux sociaux.

Les RPIC encouragent activement :

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Manuel du dirigeant régional

 L'implication des clubs et des districts dans des activités coordonnées d'image publique
dans la cadre d'un plan stratégique
 Le choix et l'utilisation du Brand Center et autres outils en ligne pour parler du Rotary
 Le choix et l'utilisation de la marque Rotary et autres éléments d'identité visuelle ;
 L'utilisation d'un message du Rotary cohérent et homogène
 Les témoignages des clubs et des districts à propos de leur impact sur la collectivité en
exploitant différents moyens de communication, notamment les relations avec les
médias, les médias en ligne et numériques ainsi que les réseaux sociaux, la promotion
locale, les manifestations impliquant la communauté, l'intervention de décideurs, les
allocutions, le marketing, la publicité, etc.
 La mise à jour des sites Internet des clubs et des districts
 La bonne visibilité des clubs et des districts sur les réseaux sociaux
 La mise en valeur de témoignages d'Anciens et de membres du Rotary
 Les bonnes pratiques de marketing de grandes manifestations, telles que la Journée
mondiale contre la polio, ainsi que des activités du Rotary auprès des communautés
locales
 La proposition, par tous les Rotariens, de candidats annuels aux prix Service à
l'humanité et Meilleure association d'Anciens de l'année ; une discussion avec le RRFC et
le RC à propos de la sélection des candidats pour ces prix.

Formation
Les RPIC, en collaboration avec leurs adjoints et leur équipe régionale, planifient et supervisent
les formations suivantes :
 Formations des équipes de district, préparant leurs adjoints à leur tâche.
 Séminaires de formation des gouverneurs élus. Les personnes qui n'ont pas été conviées
à faire partie de l'équipe de formation du SFGE sont vivement encouragées à assister à ce
séminaire pour renforcer la communication et la collaboration avec les gouverneurs élus
et les dirigeants de district.
 Séminaires régionaux et autres séminaires de district, en fonction des besoins, y compris
un séminaire Image publique.

Les RPIC peuvent envisager d'organiser un séminaire Image publique à l'intention des
dirigeants de district entrants et en exercice, y compris des responsables Image publique de
district. Ce séminaire Image publique fournira les outils et la formation nécessaires pour
promouvoir efficacement le Rotary et renforcer son image auprès du public. Le séminaire aide
les dirigeants de district à planifier le rayonnement de l'image et des campagnes, partager les
témoignages de réussites et découvrir les outils Image publique du Rotary.

Domaines d'expertise

Parler du Rotary
Entre les actions à fort impact local et les campagnes internationales de collecte de fonds pour
éradiquer la polio, les exemples ne manquent pas pour mieux faire comprendre au public ce
qu'est le Rotary et ce que nous faisons. En votre qualité de RPIC, vous communiquerez aux

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Manuel du dirigeant régional

dirigeants de district les bonnes pratiques et leur expliquerez comment trouver les outils et
ressources qui leur permettront de mieux parler du Rotary.

Les clubs utiliseront le guide Parlons Rotary, charte graphique à l'usage des Rotariens,
disponible dans le Brand Center pour évoquer efficacement les actions du Rotary. Le Brand
Center met également à leur disposition des documents pour diffuser la campagne Place à
l'action, qui vise à faire connaître le Rotary auprès du public. C'est vous qui assurez la promotion
de la campagne. Vous pouvez donner l'exemple en adoptant un discours convaincant, cohérent
et clair pour présenter les activités de votre propre club, et en conseillant vivement à vos
districts et clubs d'avoir recours aux documents fournis à cet effet.
Image publique du Rotary
Vous travaillerez avec les dirigeants de district et de club sur les stratégies d'image et les
inviterez à utiliser les ressources du Rotary disponibles sur le Brand Center. Vous attirerez leur
attention sur l'image du Rotary de plusieurs façons :
 Adapter les directives concernant les relations publiques, la planification des
communications et les réseaux sociaux à votre région.
 Conseiller les dirigeants de district sur la promotion de la marque Rotary, notamment en
leur indiquant les bonnes pratiques pour évoquer le Rotary, son identité visuelle et les
documents des campagnes sur son image.
 Encourager les dirigeants de district à élaborer un plan de communication.
 Faire la promotion des outils en ligne, tels que le Brand Center, Rotary Club Central,
Rotary Ideas et Rotary Showcase.
 Encourager l'utilisation des réseaux sociaux pour promouvoir les actions du Rotary et ses
activités humanitaires, ainsi que pour communiquer avec un public interne (Rotariens)
et externe (non-Rotariens) et susciter leur intérêt.
 Rechercher des façons de faire connaître les réalisations notables dans votre région, et
encourager les dirigeants de district à trouver des moyens d'en parler dans les médias.

Les ressources du guide de Relations publiques du Rotary disponible dans le Brand Center
seront utiles aux districts et aux clubs. Invitez également les dirigeants de club et district à
utiliser le guide Séminaire Image publique de district et les ressources du Centre presse du
Rotary, les images du Rotary, ainsi que les pages Vimeo et YouTube du Rotary. Les districts et
les clubs trouveront de ressources de communication sur la polio dans le Centre de ressources
End Polio Now.

Anciens
Les Anciens peuvent intervenir lors de réunions de club ou de district, participer à des actions,
devenir Rotariens et contribuer à la Fondation, ce qui permet de soutenir et développer la
capacité d’action du Rotary. Les associations d'Anciens sont un excellent moyen de maintenir
ces derniers en contact avec le Rotary. Leurs membres partagent une expérience commune et
peuvent s'impliquer dans de nombreuses activités de club et de district.

Encouragez les gouverneurs de district et les responsables Image publique de district (DPIC) à
promouvoir des témoignages illustrant l'efficacité de la collaboration entre les Anciens et les
Rotariens, ainsi que les actions remarquables d'Anciens, notamment pendant la semaine

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Manuel du dirigeant régional

Reconnect organisée tous les ans au mois d'octobre. Sensibilisez également les dirigeants de
district aux avantages de mettre en avant les Anciens dans les campagnes sur l'image du Rotary.

Les RRFC, RC et RPIC peuvent présenter des candidats pour les deux prix décernés chaque
année aux Anciens du Rotary : le prix Service à l'humanité et le prix Meilleure association
d'Anciens de l'année. Tous les Rotariens et Anciens du Rotary peuvent envoyer les formulaires
de nomination en ligne du 1er juillet au 15 septembre. Une fois que le RRFC a reçu les
nominations de votre région, travaillez avec lui pour sélectionner et élire le lauréat de chaque
prix avant le 15 octobre. Les lauréats de votre région peuvent être salués lors de manifestations
de district ou de zone.

Vous trouverez des ressources utiles concernant ces obligations sur la page Anciens de Mon
Rotary.

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Manuel du dirigeant régional

CONSEILLER FONDS DE DOTATION/DONS MAJEURS

Les conseillers Fonds de dotation/dons majeurs (EMGA) sont la principale ressource des clubs
et districts dans le domaine des dons majeurs et du Fonds de dotation. Leur rôle est d'aider à
l'identification, l'entretien des liens, la sollicitation et le suivi des donateurs majeurs, en portant
une attention particulière aux dons d'au moins 25 000 dollars. Les EMGA collaborent avec les
dirigeants de zone et de district, ainsi qu'avec les services Recherche de fonds du Rotary dans le
but de collecter efficacement des fonds pour les actions et le Fonds de dotation.

Responsabilités
Conformément au Code of policies de la Fondation Rotary (5.030.4.) :
Les EMGA maîtrisent et transmettent efficacement les connaissances suivantes, relatives à la
Fondation :
 Rôle dans le plan stratégique du Rotary
 Objectifs et priorités annuels
 Opportunités de collecte de dons majeurs
 Importance de contribuer au Fonds de dotation

Les EMGA donnent l'exemple au niveau local et régional en :


 Encourageant les dons majeurs et la participation au Fonds de dotation
 Maîtrisant l'utilisation des outils en ligne du Rotary.

Les EMGA font activement la promotion locale et régionale :


 D'un soutien permanent à l'éradication de la polio
 De stratégies visant à encourager les dons et promesses de dons majeurs d'un montant
minimum de 25 000 dollars
 Des différentes possibilités de dons majeurs à la Fondation, notamment au Fonds de
dotation, à PolioPlus, aux Centres du Rotary pour la paix et aux Initiatives Dons majeurs
pour les axes stratégiques
 De la mise en place de sous-commissions Fonds de dotation/Dons majeurs de district
efficaces
 De l'identification, si la région s'y prête, de notaires et des moyens de les inciter à
participer aux activités de recherche de fonds.

Les EMGA sont responsables de :

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Manuel du dirigeant régional

 Développer, chaque année, des plans personnalisés d'entretien des liens et de


sollicitation des donateurs majeurs potentiels en obtenant, si besoin, l'avis de leurs
correspondants Recherche de fonds et autres dirigeants de district
 Solliciter ou contribuer activement à la sollicitation d'un minimum de trois dons majeurs
par an, particulièrement de dons d'au moins 25 000 dollars
 Planifier des activités pour entretenir les liens avec les sympathisants de la Fondation et
les donateurs majeurs potentiels, en prenant l'avis de l'administrateur du Rotary et/ou
d'un administrateur de la Fondation, des RRFC, des commissions Initiatives Dons
majeurs pour les axes stratégiques et d'autres dirigeants de district, le cas échéant
 Planifier ou aider à organiser des activités pour entretenir les liens avec les
sympathisants de la Fondation, à l'Institute du Rotary ou au cours d'autres
manifestations
 Soutenir les efforts des commissions Initiatives Dons majeurs pour les axes stratégiques
travaillant à entretenir des liens avec les donateurs
 Aider à identifier les donateurs potentiels en utilisant toutes les ressources à leur
disposition.

Les EMGA, en collaboration avec leur équipe régionale, planifient et supervisent les séminaires
régionaux et d'autres séminaires de district, le cas échéant.

Travaillez en coopération étroite avec votre administrateur du Rotary ou de la Fondation, votre


correspondant Recherche de fonds et votre mentor EMGA pour déterminer vos priorités et créer
le plan d'action pour votre mandat.

Soutien aux EMGA


Bien que votre fonction ne vous permette pas d'être épaulé par des adjoints, vous disposerez de
nombreuses autres ressources pour mener à bien votre travail. Vous pouvez compter sur
l'expertise du mentor qui vous est assigné, de votre correspondant Recherche de fonds au siège
ou à votre bureau régional. Vous pouvez également envisager d’inclure les dirigeants de vos
districts dand votre équipe.

Mentors EMGA
La première et la deuxième année de leur mandat, les EMGA sont associés à un mentor habitué
à réaliser des collectes de fonds. Ce mentor soutient vos démarches pour améliorer les méthodes
actuelles de collecte de fonds. Il vous aide à faire des présentations au niveau régional ou des
districts et participe à l'élaboration de plans pour entretenir les liens avec les sympathisants du
Rotary et les démarcher. Il apporte également son assistance dans la planification de la
transition entre les conseillers entrants et sortants.

Correspondant Recherche de fonds


Les chargés de Dons majeurs (en Amérique du Nord) ou le personnel de Recherche de fonds
(basé en dehors de l'Amérique du Nord) sont les premières ressources vers lesquelles vous
tourner pour identifier, entretenir des liens et solliciter des dons majeurs et des promesses de
dons. Ils ont notamment pour responsabilité de collaborer avec vous dans l'élaboration des listes
de prospects, d'établir des stratégies d'entretien des liens reposant sur des activités individuelles
ou sur des événements et d'encourager les formations dans les districts. Votre correspondant

17
Manuel du dirigeant régional

pourra vous accompagner dans vos sollicitations et vous aidera à trouver des évènements et
autres opportunités utiles pour établir des liens avec de nouveaux prospects et vous occuper des
donateurs existants.

Correspondant au siège
Votre correspondant au siège assure le soutien de tous les EMGA dans le monde. Il élabore et
assure la promotion des ressources, rédige les communications, favorise la collaboration entre
les dirigeants régionaux et assiste les EMGA concernant l'établissement de rapports et la mesure
de l'efficacité. Contactez votre correspondant à l'adresse emga@rotary.org pour définir votre
stratégie, obtenir de l'aide concernant les réservations de vos déplacements et la gestion
budgétaire, poser des questions et partager de bonnes pratiques, des témoignages de réussites
ainsi que des difficultés.

Domaines d'expertise
La procédure en quatre étapes
La procédure en quatre étapes constitue une formule éprouvée pour obtenir des dons majeurs.
Partagez votre expertise en la matière avec les dirigeants de district et examinez en détail la
procédure avec votre correspondant.

1 Identification  Identifier les prospects susceptibles de faire une donation


majeure.
 Jauger leur niveau d'intérêt philanthropique et d'intérêt pour le
Entretien des Rotary, et le renforcer.
2
liens  Les informer sur les raisons et les possibilités de faire un don
majeur.
3 Sollicitation  Demander aux prospects de verser un don majeur.
 Saluer les donateurs ayant effectué un don majeur.
4 Suivi
 Remercier et impliquer régulièrement des donateurs majeurs.

Dons majeurs
Le Rotary définit un don majeur comme une promesse de don ou un don immédiat d'au moins
10 000 dollars. Il définit une disposition légale, également appelé legs, comme un engagement
écrit de léguer des fonds au Rotary, généralement par le biais d'un testament ou d'une
assurance-vie. Pour en savoir plus sur les dons et les legs, consultez la page Le Fonds de dotation
du Rotary ou les ressources de la page Faire un don sur le site Rotary.org.

Nous sommes conscients des différences culturelles. Dans certaines parties du monde, les dons
immédiats sont plus répandus que les legs, et inversement.

En tant que EMGA, attachez-vous à encourager et solliciter des dons majeurs d'au moins
25 000 dollars, qu'ils soient immédiats ou sous forme de legs. La procédure en quatre étapes
vous permettra d'y parvenir :
 Examiner les rapports disponibles sur Mon Rotary pour dégager les principales
tendances en matière de dons au sein des districts et trouver des informations sur les

18
Manuel du dirigeant régional

prospects. En collaboration avec les dirigeants de district et votre correspondant


Recherche de fonds, élaborer un plan pour entretenir les liens.
 Utiliser Rotary Club Central pour passer en revue les dons majeurs et les objectifs du
Fonds de dotation définis par les clubs et les districts afin de mieux comprendre les
avantages des dons majeurs.
 Travailler avec les commissions Initiatives Dons majeurs pour les axes stratégiques
lorsqu'un donateur exprime son intérêt pour un axe stratégique particulier.
 Mettre régulièrement à jour votre liste de prospects pour inclure les donateurs potentiels
et partagez-la avec le personnel de la Fondation.
 Envoyer des messages de remerciement aux récents donateurs et des messages plus
personnalisés à ceux qui figurent sur votre liste de prospects.

Le Fonds de dotation de la Fondation Rotary


Grâce aux dons versés au Fonds de dotation de la Fondation Rotary, les futurs Rotariens
bénéficieront des ressources nécessaires pour monter des actions pérennes. Alors que les dons
versés au Fonds annuel contribuent à améliorer les conditions de vie au moment présent, les
dispositions testamentaires au profit du Fonds de dotation viendront pérenniser ces mêmes
programmes.

En votre rôle d'EMGA, vous pouvez soutenir le Fonds de dotation de la manière suivante :
 Documentez-vous sur le Fonds de dotation du Rotary, apprenez comment il soutient les
programmes du Rotary et découvrez pourquoi les donateurs pourraient être intéressés.
 Distribuez les documents conçus pour soutenir les objectifs de la Fondation (soit élever
le Fonds de dotation à 2 025 millions de dollars d'ici l'année 2025) aux donateurs
potentiels pour montrer l'impact du Fonds de dotation.
 Donnez des présentations aux dirigeants de district pour les sensibiliser au Fonds de
dotation.
 Apportez votre soutien aux dirigeants de district afin de mettre en place et de renforcer
des sous-commissions Fonds de dotation/Dons majeurs et travaillez étroitement avec
ces commissions pour identifier les prospects.
 Identifiez les donateurs potentiels et les membres de la Société des testateurs.

Dons commémoratifs
Les donateurs ont la possibilité de verser des dons immédiats d'au moins 15 000 dollars pour
financer un programme unique qui portera leur nom ou celui d'un être cher. Ils pourront
désigner l’affectation de ces dons commémoratifs : axe stratégique, type d'action, région
géographique ou toute autre préférence, selon le montant en question.

En collaboration avec votre correspondant, rédigez un accord que vous présenterez au donateur
pour lui assurer que le don commémoratif est bien conforme à sa volonté et respecte les
conditions de la Fondation. Tous les donateurs de dons commémoratifs reçoivent des rapports
réguliers de la Fondation décrivant les financements ainsi réalisés.

PolioPlus
Jusqu'en 2020, la Fondation Bill & Melinda Gates versera 2 dollars pour chaque dollar alloué
par le Rotary dans le cadre de son programme PolioPlus, à concurrence de 50 millions de dollars

19
Manuel du dirigeant régional

par an. La campagne En finir avec la polio — Compte à rebours vers l'histoire entend réunir les
derniers fonds dont a besoin le Rotary. Un objectif annuel de 50 millions de dollars a donc été
fixé pour PolioPlus, comprenant 5 millions de dollars par an en dons majeurs et la participation
des clubs comme des districts.

Les dons majeurs à PolioPlus devraient être immédiats plutôt que sous la forme d'un legs, car la
polio peut être éradiquée avant que le Rotary ne le reçoive. Toutefois, si un donateur majeur
préfère opter pour un legs, il est possible de proposer un accord de donation permettant de
soutenir d'autres objectifs. Dans ce cas, un axe stratégique sera prévu au cas où l'objectif
d'éradication aurait été atteint d'ici là.

Vous devrez collaborer avec le coordinateur En finir avec la polio (EPNC) de votre région pour
identifier et entretenir des liens avec les donateurs majeurs souhaitant œuvrer pour l'éradication
de la polio et tenir les Rotariens informés de la situation de lutte contre cette maladie. Vous
trouverez des informations actualisées et des ressources sur le site endpolio.org.

Mécénat d'entreprise
L'impact du Rotary peut être décuplé avec l'appui d'entreprises et de leurs fondations, qu'il
s'agisse de dons à nos axes stratégiques ou du parrainage de manifestations, telles que la
Convention du Rotary ou la Journée mondiale contre la polio. Si vous avez des contacts au sein
d'entreprises pratiquant le mécénat, merci de contacter le bureau External Engagement à
l'adresse partnerships@rotary.org.

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Manuel du dirigeant régional

ADJOINT DE COORDINATEUR
RRFC, RC et RPIC : veuillez partager l'intégralité de ce manuel avec vos adjoints. La présente
section est rédigée à leur intention.

En tant qu'adjoint de coordinateur, vous êtes en mesure d'élargir la portée et l'efficacité des
interventions de votre équipe régionale (adjoints de RRFC, RC, RPIC, EMGA et autres). Vous
travaillez avec les autres membres de votre équipe afin d'épauler les dirigeants de district.

Vous êtes nommé chaque année afin d'assurer le maximum d'efficacité dans les districts dont
vous avez la charge, et n'exercerez pas simultanément une autre fonction majeure à l'échelle de
la région ou du district. Votre mandat est limité à trois ans.

Adjoint de RRFC
Conformément au Code of policies de la Fondation Rotary (5.020.6.), les adjoints de RRFC sont
nommés par leur RRFC, en concertation avec l'administrateur du Rotary et/ou de la Fondation
(le cas échéant). Cette nomination dépend des réussites du candidat concernant sa participation
aux subventions et de son expérience en matière de collecte de fonds. Vous assistez le RRFC
dans ses attributions relevant de l'éducation, de la motivation et de la formation sur les
programmes, les subventions et les opportunités de donations. Vous assurez le soutien de votre
dirigeant régional avec les responsabilités de RRFC énumérées dans la section 1.

Adjoint de RC
Conformément au Code of policies Rotary (29.020.6.), les adjoints de RC sont nommés par leur
RC, en consultation avec son administrateur. Cette nomination dépend des réussites et de
l'expérience du candidat en matière de stratégies d'attraction et d'implication des membres à
l'échelle régionale, de création de nouveaux clubs et de clubs satellites, de planification
stratégique et de programmes du Rotary. Vous assistez le RC dans ses attributions relevant de
l'éducation, de la motivation et de la formation des clubs et des districts sur l'Effectif, la
planification stratégique et les programmes du Rotary. Vous assurez le soutien de votre
dirigeant régional avec les responsabilités de RC énumérées dans la section 1.

Adjoint de RPIC
Conformément au Code of policies Rotary (29.030.6.), les adjoints de RPIC sont nommés par
leur RPIC, en consultation avec son administrateur. Cette nomination dépend des réussites et de
l'expérience du candidat dans les domaines du marketing, des médias ou des relations
publiques. Vous assistez le RPIC dans ses attributions relevant de l'éducation, de la motivation
et de la formation des clubs et des districts sur l'importance de parler du Rotary. Vous assurez le
soutien de votre dirigeant régional avec les responsabilités de RPIC énumérées dans la section 1.

21
Manuel du dirigeant régional

Votre équipe
L'équipe régionale (les RRFC, RC, RPIC, EMGA et leurs adjoints) ainsi que le coordinateur En
finir avec la polio (EPNC), le cas échéant, travaillent sous la supervision de l'administrateur du
Rotary International et collaborent avec l'administrateur de la Fondation qui soutient la région.
Vous êtes sous la supervision du dirigeant régional qui vous a nommé. Votre dirigeant régional
détermine la délégation des responsabilités en fonction des intérêts de la région.

Formation
La formation d'équipe régionale doit avoir lieu avant le 1er juillet. Votre dirigeant régional vous
demandera probablement de soutenir ou diriger les formations de district. Pour plus
d'informations, reportez-vous à la section 4, Formation.

Ressources
Votre RRFC, RC ou RPIC constitue votre principal référent et peut vous recommander de
contacter votre correspondant au siège si nécessaire. Le personnel du Rotary envoie des
rapports réguliers directement aux dirigeants régionaux qui, à leur tour, vous les
communiquent. En tant que membre de l'équipe régionale, vous disposez des mêmes accès aux
ressources que votre dirigeant régional. Vous trouverez la liste des publications, rapports et
outils dans la section 5, Ressources.

Déplacements et notes de frais


L'enveloppe budgétaire des RRFC, RC et RPIC est destinée à couvrir le financement des
dépenses réalisées dans le cadre de vos fonctions d'adjoint de coordinateur. Déterminez avec
votre dirigeant régional la répartition de l'enveloppe et les dépenses qui vous seront
remboursées. Les dépenses admissibles seront remboursées si le solde de l'enveloppe le permet.
Votre dirigeant régional est chargé de gérer le budget et de vous tenir informé.

Il vous incombe de respecter toutes les directives concernant les déplacements et notes de frais
que vous trouverez dans la section 7, Budget. De plus, les directives suivantes sont
spécifiquement destinées aux adjoints de coordinateurs :
 Pour que vos demandes de déplacement et notes de frais soient approuvées, le
correspondant doit avoir notifié au préalable votre dirigeant régional de votre éligibilité.
Si votre nomination n'est pas confirmée avant la formation de l'équipe régionale, vous
risquez de ne pas être remboursé pour les frais de déplacement ou les dépenses engagées
à cet effet. Pour en savoir plus sur la procédure de sélection d'un adjoint de coordinateur,
veuillez consulter la section 2, Relations clés.
 Votre dirigeant régional doit approuver toutes vos demandes de déplacement et notes de
frais. Pour cette raison, mettez-le en copie de tous les courriers électroniques de
demandes de remboursement de déplacements ou de notes de frais. Si vous ne le mettez
pas en copie, votre correspondant devra lui transférer le message pour accord, au risque
de retarder votre remboursement.
 Sur tous les formulaires de demande de déplacement et de note de frais, indiquez
clairement votre poste et le nom de votre correspondant au siège. Les correspondants au
siège sont joignables aux adresses suivantes : rrfc@rotary.org, rc@rotary.org ou
rpic@rotary.org.
 Le Rotary doit rembourser la personne qui a engagé les dépenses ; le remboursement de
vos dépenses proviendra directement du Rotary International et non pas de votre
dirigeant régional.

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Manuel du dirigeant régional

 Indiquez à votre dirigeant régional le tarif de tout vol réservé par l'intermédiaire de
l'agence du RITS. Après l'approbation de votre voyage, précisez-lui le coût final pour
qu'il puisse assurer le suivi de son budget.

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Manuel du dirigeant régional

2. RELATIONS CLÉS

Les dirigeants régionaux du Rotary (les RRFC, RC, RPIC et EMGA) travaillent ensemble dans
les districts dont ils ont la charge pour encourager la participation aux programmes de la
Fondation, faire croître l'effectif, renforcer l'image du Rotary auprès du public et augmenter les
dons. Ensemble, vous serez le lien essentiel entre les Rotariens à tous les niveaux (clubs,
districts et région), ainsi qu'entre les Rotariens et le secrétariat du Rotary.

Pendant votre mandat, vous travaillerez également étroitement avec les administrateurs du
Rotary et de la Fondation, les dirigeants de district, les coordinateurs En finir avec la polio et les
dirigeants régionaux. Il vous faudra donc communiquer régulièrement avec eux pour optimiser
vos connaissances et les talents et ressources à votre disposition.

Hauts dirigeants du Rotary


Le président du conseil d'administration de la Fondation Rotary nomme les RRFC et les EMGA.
Le président du Rotary International nomme les RC et les RPIC. Les administrateurs du Rotary
International aident les équipes régionales à atteindre leurs objectifs dans les districts dont ils
ont la charge. Vous devrez régulièrement communiquer, planifier, collaborer et coopérer avec
votre administrateur du Rotary International et un administrateur de la Fondation qui réside
soit dans la zone de votre administrateur, soit dans la région géographique étendue le cas
échéant.

Administrateurs du Rotary
Il est attendu de tous les dirigeants régionaux qu'ils travaillent en collaboration avec
l'administrateur du Rotary International en charge de leur région. L'administrateur
communique sa vision d'avenir de la région et travaille conjointement avec les dirigeants
régionaux pour planifier un moyen d'atteindre leurs objectifs. Les administrateurs sont chargés
de tenir des réunions régulières, d'encourager le travail d'équipe, d’encadrer la sélection des
adjoints et de nommer les dirigeants régionaux de la zone. Pour en savoir plus sur les relations
de travail entre les administrateurs et les équipes régionales, consultez le Code of policies du
Rotary (28.080).

Administrateurs de la Fondation
Les administrateurs de la Fondation constituent des ressources essentielles dans leurs zones
respectives. Sous la supervision de l'administrateur du Rotary International, chaque dirigeant
régional doit obtenir le soutien de l'administrateur de la Fondation dans sa région. Les
responsabilités des administrateurs de la Fondation envers l'équipe régionale incluent de

24
Manuel du dirigeant régional

participer aux réunions régulières, d'encourager le travail d'équipe, et de partager leur expertise
concernant la Fondation. Pour en savoir plus sur les relations de travail entre les
administrateurs de la Fondation et les équipes régionales, consultez le Code of policies de la
Fondation Rotary (2.070).

Autres dirigeants régionaux


L'équipe régionale (les RRFC, RC, RPIC et EMGA) ainsi que le coordinateur En finir avec la
polio (EPNC) soutiennent les priorités du plan stratégique du Rotary et diffusent les valeurs
fondamentales de l'organisation.

Votre équipe régionale est fortement encouragée à collaborer pour :


 Développer des objectifs et des visions communes pour l'avenir de vos districts et
régions.
 Organiser des formations aussi souvent que possible dans la zone géographique dont
vous avez la charge.
 Communiquer avec les dirigeants de district pour faciliter la collaboration au sein des
districts et de la région.
 Encourager des changements positifs dans les districts dont vous avez la charge.

Il est indispensable de s'appuyer sur ses collègues de l'équipe régionale pour assurer le succès de
son année.

Plan de succession
Pendant toute la durée de votre mandat, il est important de collaborer avec les membres à la fois
entrants et sortants de votre équipe afin de partager les connaissances et d'assurer la continuité
et la cohérence dans votre région.

Si vous êtes un dirigeant régional entrant, rencontrez votre prédécesseur avant votre prise de
fonctions pour en savoir plus sur la région et sur votre rôle. Ces informations vous permettront
de poursuivre les progrès réalisés par votre prédécesseur tout en élaborant vos plans pour
l'année à venir.

Si vous êtes un dirigeant régional sortant, partagez vos connaissances et votre expertise avec
votre successeur. Vos réalisations pourront ainsi se poursuivre au-delà de votre mandat.

Le guide du Plan de succession que vous trouverez dans l'annexe 3 donne la liste des sujets à
aborder au cours de vos échanges.

Adjoints de coordinateurs
Des adjoints assistent les RRFC, RC et RPIC dans la gestion des districts dont ils ont la charge.
Le rôle des EMGA étant très spécifique, ces derniers travaillent directement avec leur mentor,
leur correspondant et les dirigeants de district.

25
Manuel du dirigeant régional

Nomination des adjoints


Les RRFC, RC et RPIC nomment leurs adjoints, en consultation avec leur administrateur du
Rotary et un administrateur de la Fondation, le cas échéant. Les adjoints sont nommés chaque
année et ne doivent pas occuper simultanément une autre fonction majeure à l'échelle de la
région ou du district. Leur mandat est limité à trois ans.
Votre correspondant au siège vous enverra un lien vers un formulaire en ligne permettant de
nommer votre adjoint. Vous devez remplir ce formulaire au moins deux mois avant la tenue de
toute formation d'équipe de district obligatoire pour les adjoints. Une fois que vous avez envoyé
le formulaire dûment rempli, le personnel du Rotary examine les candidatures au poste
d'adjoint pour s'assurer qu'elles correspondent aux critères du Rotary en matière de
gouvernance, de protection des jeunes, d'obligations financières et autres, avant que la
nomination de l'adjoint ne soit finalisée. (Le personnel du siège doit valider l'éligibilité des
adjoints pour autoriser les demandes de déplacement ou les remboursements des notes de frais
sur le budget du dirigeant régional, la consultation des rapports régionaux et l'accès au groupe
de travail des dirigeants régionaux.) Votre correspondant au siège vous prévient ensuite de
l'issue de cet examen par courrier électronique.

Lors de la sélection des adjoints, prenez en compte les critères suivants :

 Couverture géographique
 Compétences linguistiques
 Expérience ou compétences fonctionnelles
 Réussites dans des fonctions passées de dirigeant de district
 Relations ou réseau en dehors de leur propre district

L'enveloppe budgétaire de RRFC, RC ou RPIC couvre le financement des dépenses engagées par
les adjoints. Son montant reste le même, quel que soit le nombre d'adjoints.
Responsabilités du coordinateur
Vous avez les responsabilités suivantes envers vos adjoints :

 Remplir le formulaire de nomination d'adjoint au moins deux mois avant la tenue de


toute formation d'équipe de district afin de laisser le temps au personnel du siège de
valider la candidature.
 Attribuer des responsabilités aux adjoints en fonction de l'emplacement géographique,
des compétences linguistiques ou des domaines d'expertise.
 Fournir une formation complète à vos adjoints et organiser, en collaboration avec votre
équipe régionale, une manifestation de formation régionale si possible. Les formations
régionales communes impliquent la participation de tous les dirigeants régionaux et
adjoints de la région.
 Communiquer clairement à vos adjoints le budget imparti et les attentes en matière de
financement.
 Demander à vos adjoints de vous copier sur tous les courriers électroniques de demande
de remboursement de déplacements ou de notes de frais pour que vous puissiez donner
votre accord et ainsi éviter les retards de traitement.
 Faciliter les présentations de vos adjoints et leur collaboration régulière avec les
dirigeants régionaux.

26
Manuel du dirigeant régional

 Partager les rapports réguliers et les informations concernant le Rotary avec vos
adjoints.
 Fournir ce manuel et toute autre ressource utile à vos adjoints.

Invitez vos adjoints à consulter la section 1 pour en savoir plus sur leur rôle et leurs
responsabilités.

Dirigeants de district
Avec votre équipe régionale, vous travaillez en collaboration avec les gouverneurs de district et
les autres dirigeants de district pour mettre en contact des Rotariens avec des ressources qui
soutiennent les objectifs, les priorités et le plan stratégique du Rotary. Vous agissez en tant que
source de motivation et consultant toute l'année, et en tant que formateur aux Institutes du
Rotary et au SFGE, ainsi qu'aux séminaires de district sur demande. Vous pouvez également être
invité à assurer en personne une formation ou une présentation pour les dirigeants de club dans
le cadre d'un séminaire de formation des présidents élus (SFPE) ou d'autres réunions de club.

Gouverneurs de district
Vous travaillerez avec les gouverneurs de district, les gouverneurs élus et les gouverneurs
nommés pour exercer vos responsabilités. Instaurer ainsi de bonnes relations de travail est
essentiel à votre réussite.
Prenez en compte les bonnes pratiques suivantes pour travailler avec eux :
 Si vous êtes un ancien gouverneur de district, songez au type de soutien que vous auriez
aimé recevoir de la part de votre dirigeant régional pour aider les gouverneurs en
exercice.
 Demandez aux gouverneurs comment ils préfèrent communiquer. Par exemple,
certains gouverneurs préfèreront communiquer avec vous par l'intermédiaire des
réseaux sociaux, par SMS, par chats vidéo ou par téléphone plutôt que par courrier
électronique.
 Les messages à l'intention des dirigeants de club passeront probablement par vos
gouverneurs de district. Si vous travaillez en direct avec les clubs, contactez les
gouverneurs de district qui en ont la charge pour coordonner vos actions.
 Assistez aux réunions de formation telles que les séminaires de formation des
gouverneurs élus pour pouvoir rencontrer les gouverneurs entrants et en exercice, ainsi
que les autres dirigeants de votre région.
 Entretenez des liens avec les dirigeants de district anciens, en exercice et entrants, pour
promouvoir la continuité et la communication.
 Proposez-leur de travailler avec eux pour assurer la formation des dirigeants de district.
 Les EMGA pourront travailler avec les gouverneurs de district à différentes étapes de la
procédure concernant les donateurs majeurs. Si votre gouverneur entretient des
relations étroites avec un donateur potentiel, pensez à l'inclure dans vos démarches.

Responsables de district
Les responsables de district sont nommés par les gouverneurs de district pour piloter un
programme, une priorité ou une initiative spécifique à l'échelle du district. Avec votre
gouverneur, recherchez des moyens de soutenir les responsables de district dans la

27
Manuel du dirigeant régional

concrétisation des initiatives dont ils ont la charge. Voici quelques responsables de district avec
lesquels vous pouvez être amené à travailler :

RRFC Responsable de commission Fondation de district


Responsable de sous-commission Fondation de district
Responsable Anciens de district
Responsable Action internationale de district
RC Responsable Effectif de district
Responsable de district
RPIC Responsable Image publique de district
EMGA Responsable Fonds de dotation/Dons majeurs de district

Avant de contacter un responsable de district, demandez au gouverneurcomment il préfère


travailler avec les responsables de commission et dans quelle mesure il souhaite s'impliquer.
Vous trouverez la liste des dirigeants de district de votre région dans le rapport concernant les
adjoints de gouverneur et les dirigeants de district sur Mon Rotary.
Savoir se vendre
Vous devez vous présenter comme l'expert de votre région dans votre domaine, que ce soit la
Fondation Rotary, les effectifs, l'image publique ou les dons majeurs. Renseignez-vous sur les
accomplissements envisagés par les districts durant l'année et montrez aux dirigeants de district
comment vous pouvez les aider à atteindre leurs objectifs. Soyez précis quant à l'aide que vous
proposez : partage de bonnes pratiques, plan d’action détaillé et objectif clairement défini.
Lorsque les gouverneurs de district, les gouverneurs élus et les autres dirigeants de district ont
besoin d'informations, vous devez être la première personne vers qui ils se tournent. Faites
connaître votre mission :
 RRFC : votre mission est d'aider les Rotariens à s'impliquer totalement dans leur
Fondation afin qu'ils puissent atteindre leurs objectifs en termes d'actions et de
recherche de fonds.
 RC : votre mission est d'aider les Rotariens à impliquer les membres, à recruter pour
dynamiser les clubs et à atteindre leurs objectifs en termes d'effectif.
 RPIC : votre mission est de former les Rotariens pour qu'ils parlent avec conviction du
Rotary et de les accompagner dans leurs efforts pour contacter les médias et leurs
activités sur les réseaux sociaux.
 EMGA : votre mission est d'accroître la participation des Rotariens dans les efforts
d'identification de donateurs majeurs et l'impact mondial de la Fondation.

Vous n'aurez certainement pas réponse à toutes les questions, mais vous devrez expliquer à vos
dirigeants de district que vous savez où les trouver : auprès d'un autre dirigeant, de votre équipe,
de vos adjoints, du personnel du Rotary ou sur le site du Rotary (rotary.org).

28
Manuel du dirigeant régional

3. OBJECTIFS ET RAPPORTS

Le président du Rotary et le président du conseil d'administration de la Fondation ont


déterminé des priorités et des objectifs afin de coordonner les efforts des dirigeants du Rotary à
chaque niveau. Vos objectifs en tant que dirigeant régional doivent être en adéquation avec ceux
de la Citation du Rotary ainsi que ceux du Rotary et de son plan stratégique. Chaque année, des
objectifs seront fixés pour votre rôle de RRFC, RC, RPIC ou EMGA. Ces objectifs spécifiques
sont utilisés pour quantifier votre impact, pour évaluer vos progrès à l'échelle internationale et
pour que vous puissiez aider votre région à atteindre les objectifs généraux du Rotary.

Élaborer votre plan d'action

Une fois vos objectifs définis, vous devrez concevoir un plan d'action avec des cibles
quantifiables et surveiller les progrès de votre région tout au long de l'année. Pour un maximum
d'efficacité, votre plan d'action et vos objectifs doivent être spécifiques, quantifiables, réalistes et
bien définis dans le temps. Avant le début de l'année rotarienne, votre correspondant au siège
vous enverra un formulaire à remplir en ligne pour enregistrer votre plan d'action pour l'année.

Pendant l'élaboration de votre plan d'action, entretenez-vous avec les administrateurs du Rotary
et de la Fondation pour identifier les défis rencontrés dans votre région. Consultez les dirigeants
de district et travaillez avec votre équipe régionale afin de créer un plan d'action commun qui
soutiendra au mieux les besoins de votre région.

Pensez à consulter les informations accessibles sur Rotary Club Central et dans d'autres rapports
pour vous faire une idée du statut de votre région à différentes périodes de l'année passée.
Utilisez ces chiffres comme données de référence pour votre plan d'action.

Après avoir couvert tous ces points, il vous faudra déterminer les différentes étapes pour
atteindre vos objectifs. Gardez à l'esprit les obstacles éventuels et anticipez en conséquence.
Confiez certaines tâches aux membres de votre équipe.

Un plan d'action vous aidera à quantifier les réussites et à évaluer les ressources et les outils
nécessaires pour atteindre vos objectifs. Demandez des ressources supplémentaires ou des
conseils à votre correspondant au siège.

29
Manuel du dirigeant régional

Assurez-vous de bien mesurer les progrès réalisés et de faire les ajustements nécessaires. Les
rapports qui seront traités tout au long de l'année se référeront au plan que vous aurez soumis,
avec la possibilité de le réviser si besoin.

Rendre compte de vos progrès

Dans le cadre de vos responsabilités, vous devez fournir trois rapports en ligne par an.
Vous recevrez un courrier électronique contenant un lien vers le formulaire de rapport que vous
devrez retourner dans les deux semaines.

Deux fois par an, vous devez remplir un rapport qui détaille les progrès réalisés en vue
d'atteindre les objectifs fixés, signale les réussites notables et les principales difficultés
rencontrées, et précise si vous avez besoin d'aide ou de ressources supplémentaires. Il vous sera
peut-être aussi demandé de donner votre avis sur certaines ressources ou initiatives. Une fois le
délai de soumission du rapport écoulé, les administrateurs du Rotary International, les
administrateurs de la Fondation et les dirigeants régionaux reçoivent une synthèse de ces
informations. S'ils demandent des informations supplémentaires, ces administrateurs pourront
avoir accès à votre rapport.

Une fois par an, vous devez remplir une auto-évaluation concernant l'atteinte de vos objectifs,
votre gestion des activités et le renforcement de vos connaissances et de vos compétences. Les
administrateurs du Rotary International et de la Fondation dont vous dépendez recevront un
exemplaire de votre auto-évaluation pour les informer de ce que vous pensez de leur mentorat et
de leur encadrement.

Quelques conseils pour remplir vos rapports :


 Noter le nombre de formations, présentations, consultations et séminaires que vous avez
organisés avec vos adjoints.
 Lire les questions du rapport à l'avance (voir dans le dossier des rapports, dans le groupe
de travail des dirigeants régionaux).
 Travailler avec les adjoints avant de remplir le rapport pour réunir toutes les
informations nécessaires.
 Joindre toutes newsletter, communication et bonnes pratiques pertinentes à votre
rapport.
 Fournir des exemples de réussites précis ; expliquer comment vous avez identifié les
problèmes et comment vous les avez résolus, quels résultats ont été obtenus et comment
votre équipe a pris la suite.
 Pour assurer le suivi des prospects, les EMGA peuvent utiliser le modèle de liste de
prospects disponible dans le groupe de travail des dirigeants régionaux.

30
Manuel du dirigeant régional

4. FORMATION

Les RRFC, RC et RPIC entrants assistent au séminaire de formation des dirigeants régionaux
(RLTI) pour se préparer à leur rôle. Les EMGA entrants et en première année participent au
séminaire de formation des conseillers Dons majeurs/Fonds de dotation (EMGTI). Ces deux
formations permettent aux participants d'en savoir plus sur leur rôle, d'échanger et de
rencontrer d'autres dirigeants. Tout au long de l'année, les dirigeants régionaux auront d'autres
occasions de participer à des réunions de formation et de partage de savoirs.

Vous aurez la possibilité de travailler avec des organisateurs de réunions de formation dans
votre région. Pour mieux soutenir les clubs et les districts de votre région, il est important que
vous puissiez y participer en tant que formateur ou ressource. Votre participation est également
une excellente occasion de vous faire connaître, de communiquer votre message et d'instaurer
de bonnes relations de travail avec les dirigeants de district.
Pour vous aider à préparer une formation efficace, vous trouverez des conseils d'organisation et
une présentation des séminaires de formation dans l'annexe 2.

Séminaire régional
Le séminaire régional a pour objectif d'inspirer les Rotariens, notamment les dirigeants de
district, de leur fournir des informations récentes, de nouvelles ressources et de nouveaux outils,
ainsi que les bonnes pratiques pour renforcer leurs clubs dans les domaines de la Fondation
Rotary, Effectif et Image. Le séminaire offre l'occasion de travailler ensemble sur des
problématiques communes.

Avec votre équipe régionale, organisez un séminaire de formation commun ou multidistricts.


Proposez aux participants un choix de diverses séances en petits groupes ainsi que des séances
plénières. Songez à convier les gouverneurs de district, les gouverneurs élus et les responsables
de district concernés par le thème de la formation.
Un séminaire de formation commun ou multidistricts permet aux dirigeants régionaux de faire
équipe avec leurs dirigeants de district pour promouvoir des initiatives de plus grande
envergure. Prenez en compte les bonnes pratiques suivantes :

 Pour respecter l'emploi du temps de chacun, organiser le séminaire sous la forme d'une
formation d'une journée en conjonction avec le SFGE, l'Institute du Rotary ou tout autre
événement régional majeur, tel que le séminaire Effectif régional ou le séminaire
régional de la Fondation Rotary.

31
Manuel du dirigeant régional

 Réaliser une évaluation des besoins préalable afin d'adapter la formation aux attentes
des participants.
 Organiser les séminaires par région, pays ou groupe de pays pour éviter aux participants
de voyager loin.
 Avoir recours à la technologie pour proposer des séminaires sous forme de
téléconférences ou de webinaires.
 S'inspirer d'un modèle de programme, disponible dans le groupe de travail des
dirigeants régionaux, pour préparer une formation efficace.

Séminaire de formation des gouverneurs élus et Institute du


Rotary
Les RRFC, RC et RPIC doivent prévoir de participer au séminaire de formation des gouverneurs
élus (SFGE) et à l'Institute du Rotary de leur région. La plupart des Institutes du Rotary
couvrant plusieurs zones, il ne sera pas possible à tous les dirigeants régionaux de faire partie de
l'équipe de formation officielle du SFGE. Vous pouvez utiliser votre enveloppe budgétaire pour
couvrir votre participation au SFGE et à l'Institute, que vous fassiez ou non partie de l'équipe de
formation officielle du SFGE.

Cette réunion SFGE est l'occasion idéale de vous présenter aux gouverneurs élus et aux autres
dirigeants, d'en savoir davantage sur les défis rencontrés par les districts et de proposer votre
aide et votre expertise.
Thèmes de formations pouvant être dispensées au SFGE :
 RRFC : subventions et programmes de la Fondation Rotary, et initiatives de collecte de
fonds
 RC : développement de l'effectif, réflexion stratégique, formation au leadership, activités
et programmes du Rotary
 RPIC : stratégies et campagnes d'image publique

Chaque RRFC, RC et RPIC devrait travailler avec le convener de l'Institute et le dirigeant de


l'équipe SFGE afin de déterminer ses responsabilités spécifiques et son rôle exact au SFGE et
durant l’Institute.
Les EMGA devraient prévoir d'assister à l'Institute du Rotary de leur région afin de rencontrer
des dirigeants et des donateurs. Il vous sera peut-être demandé d'organiser une réception en
l'honneur de donateurs, ou vous serez invité par le dirigeant de l'équipe SFGE ou le convener de
l'Institute à présenter des participants ou à assurer leur formation. Profitez de l'Institute et du
SFGE pour promouvoir les dons majeurs et approfondir vos relations avec les donateurs,
existants et potentiels, au travers de discussions informelles et de formations.

Si vous n'êtes pas formateur bien que présent au SFGE, profitez-en pour observer les séances,
rencontrer des dirigeants de district et leurs conjoints, et proposez aux autres membres des
équipes régionales d'intervenir lors de séances plus généralistes. Vous saisirez ainsi l'excellente
opportunité de nouer et renforcer les liens avec les gouverneurs élus et nommés.

32
Manuel du dirigeant régional

Séminaire de formation des présidents élus et réunions de


district

Vous ne serez pas en mesure de participer à toutes les manifestations de district ni à tous les
séminaires de formation des présidents élus, mais proposez vos services aux gouverneurs élus,
particulièrement aux SFPE multidistricts. C'est l'occasion idéale de rencontrer des responsables
au niveau du club. Si vous ne pouvez pas y participer en tant qu'intervenant, formateur,
ressource ou toute autre fonction, déléguez un de vos adjoints, enregistrez un message vidéo ou
demandez au district de contribuer à une partie de vos frais.

Formation de l'équipe régionale

La formation de votre équipe régionale représente l'occasion pour tous ses membres de se
rencontrer, de planifier l'année et de former les adjoints avant le 1er juillet. L'ensemble de votre
équipe régionale (composée des RRFC, RC, RPIC, EMGA, adjoints de coordinateur et EPNC) et
l'équipe régionale de la zone avec laquelle vous êtes jumelés peuvent participer à cet événement.
Discutez de vos projets de formation avec les administrateurs du Rotary et de la Fondation de
votre région et invitez-les à participer et partager leur savoir-faire avec votre équipe. Si leur
participation en personne s'avère trop coûteuse, organisez une réunion en ligne ou une
téléconférence.
Distribuez ce manuel à tous les participants, adjoints compris, et encouragez-les à consulter les
sections concernées par la formation. Vous êtes invité à compléter la formation par des sujets et
des idées spécifiques pertinents pour votre région et vos districts. Vous trouverez, dans le
dossier Ressources de votre groupe de travail, des exemples d'ordre du jour et de questions à
traiter lors de la formation de l'équipe régionale.

Formation à distance et e-learning

L'étendue votre région peut vous empêcher de vous rendre dans chaque district ou de rencontrer
régulièrement en personne tous les membres de votre équipe. Vous pouvez avoir recours à des
alternatives. Les webinaires, les réunions en ligne, les téléconférences et les visioconférences
vous permettront de répondre aux besoins en formation de votre région tout au long de l'année.

Les webinaires les plus réussis sont interactifs, pratiques et fondés sur la discussion. Bien que
votre rôle soit de présenter de nouveaux concepts, vous pouvez réaliser des sondages et le volet
de discussion pour impliquer les participants. Les réunions en ligne, semblables aux
téléconférences, donnent aux participants la possibilité d'échanger directement des idées et des
stratégies entre eux. Discutez avec un autre dirigeant régional pour définir des sujets adaptés à
vos rôles et régions. De nombreux dirigeants régionaux trouvent utile de partager une licence de
webinaire pour optimiser l'apprentissage et réduire les coûts.

Vous trouverez des cours en ligne en lien avec vos domaines d'expertise dans le Centre de
formation de Mon Rotary. Vous pourrez ensuite recommander à des membres de votre région
de les consulter avant, après ou à la place des formations dispensées par un formateur.

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Manuel du dirigeant régional

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Manuel du dirigeant régional

5. RESSOURCES

Outre ce manuel, de nombreuses ressources pourront vous être utiles durant votre mandat. Les
ressources ci-dessous sont spécialement conçues à votre intention.

Regional Leader Insider


Cette newsletter mensuelle est adressée à tous les dirigeants régionaux et à leurs adjoints, ainsi
qu'aux hauts dirigeants. Elle présente des informations importantes sur l'actualité du Rotary,
des informations sur les nouvelles ressources et des exemples de réussites sur le terrain.

The Advisor
Le bulletin trimestriel The Advisor est envoyé aux EMGA, aux correspondants des services
Recherche de fonds et aux hauts dirigeants. Il traite de l'actualité et présente des témoignages
rédigés par et pour les EMGA.

Groupe de travail des dirigeants régionaux


Votre groupe de travail est une médiathèque contenant du matériel de formation, des
documents de référence, les coordonnées de vos collègues et d'autres ressources essentielles
concernant votre rôle. Le groupe de travail est accessible aux dirigeants régionaux et aux
adjoints de coordinateurs. Pour ce faire, connectez-vous à Mon Rotary, affichez votre profil et
rendez-vous sur Groupes de travail du Rotary.

Annuaire des dirigeants régionaux


Cet annuaire présente les 41 équipes régionales, avec le nom et la fonction de chaque dirigeant,
ses coordonnées, sa photo et les districts dont il a la charge. Utilisez-le pour trouver les
coordonnées de vos homologues dans le monde entier. Vous le trouverez dans le groupe de
travail des dirigeants régionaux.
Guide de formation de l'équipe régionale
Ce guide du dirigeant vous aidera à préparer et dispenser des formations pour votre équipe
régionale, adjoints de coordinateur compris. Il propose l'ordre du jour d'une formation donnée à
titre d'exemple, des sujets de discussion en groupe et un modèle de planification d'action. Vous
trouverez ce guide dans le groupe de travail des dirigeants régionaux.
Rapports sur Mon Rotary
Sur Mon Rotary, vous avez accès à des rapports spécifiques à votre rôle, pour chaque district
dont vous avez la charge. Les adjoints de coordinateur ont également accès à ces rapports.

Rotary Club Central

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Manuel du dirigeant régional

Rotary Club Central vous donne accès à des tendances et à des rapports propres à votre région
(dans l'onglet Ma région), notamment des informations sur l'effectif, les actions, l'image et les
dons. Vous y trouverez également des renseignements plus détaillés sur chacun de vos districts.
Les adjoints de coordinateur ont également accès à ces informations.

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Manuel du dirigeant régional

6. COMMUNICATION

Communiquez régulièrement et efficacement. Qu'il s'agisse d'initiatives régionales, de l'actualité


du Rotary ou de toute autre information, assurez-vous de communiquer un message pertinent,
ciblé et précis. Pour veiller à présenter correctement votre message, consultez les directives du
guide Parlons Rotary, charte graphique à l'usage des Rotariens, disponible dans le Brand Center.

Votre plan de communication interne

Avant le début de l'année rotarienne, vous devez réfléchir à la façon dont vous allez
communiquer avec votre équipe, ainsi qu'avec les dirigeants de district et de club. Votre rôle
n'est pas d'expliquer aux districts ou aux clubs comment travailler avec le Rotary, mais plutôt de
partager avec eux les programmes, ressources et outils du Rotary qui les aireront à atteindre
leurs objectifs.

Pour élaborer votre plan de communication, collaborez avec votre prédécesseur, les
administrateurs du Rotary et de la Fondation, et l'équipe régionale. N'oubliez pas de coordonner
vos communications avec eux pour éviter les redites, les messages contradictoires ou la
surinformation. Préparez bien les communications majeures à l'avance pour avoir le temps de
recevoir les contributions de votre équipe. Si possible, précisez votre appel à l'action et
personnalisez-le en fonction du public ciblé.

Reportez-vous au calendrier de l'annexe 1 qui suggère des dates à respecter pour votre plan de
communication.

Canaux de communication
Pour communiquer avec les Rotariens de votre région, vous avez le choix entre divers canaux.
Les courriers électroniques, le téléphone, Whatsapp, Skype et les SMS sont les moyens les plus
souvent utilisés, mais d'autres canaux seront peut-être plus efficaces dans votre zone
géographique. Demandez à vos dirigeants de district comment ils préfèrent communiquer et
adaptez votre plan de communication en fonction de leur réponse. Par exemple :
 Les blogs ou les newsletters sont utiles pour mettre en avant des témoignages de
réussites, promouvoir des ressources efficaces et partager des informations essentielles
avec les dirigeants de district. Les newsletters les plus efficaces sont courtes et mettent
l'accent sur un appel à l'action.

37
Manuel du dirigeant régional

 Les réseaux sociaux permettent d'accroître la sensibilisation aux efforts et initiatives que
vous menez, et de communiquer en interne, y compris avec les dirigeants de district.
 Un courrier électronique ou un coup de téléphone personnel à un dirigeant de district en
difficulté ou pour le féliciter d'un travail remarquable est toujours apprécié.
 Les webinaires, vidéos et autres plate-formes de formation en ligne peuvent être utilisés
pour décrire une nouvelle initiative, former rapidement et efficacement une équipe
géographiquement dispersée ou organiser une réunion dans de brefs délais.

La communication devant se faire dans les deux sens, encouragez vos districts à partager leurs
idées, préoccupations ou réussites avec vous et les autres dirigeants. Vous occupez une position
qui vous permet, à votre tour, de transférer ces informations aux autres districts, ainsi que de les
faire remonter aux correspondants et hauts dirigeants du Rotary. Partagez vos réussites et
principales stratégies par l'intermédiaire du groupe de travail des dirigeants régionaux et des
newsletters Regional Leader Insider et The Advisor.

Vous pouvez aussi publier des photos et des témoignages de réussites dans le groupe Facebook
des dirigeants régionaux. Les groupes Facebook constituent le moyen idéal de rester en contact
avec vos homologues et de vous enrichir de leurs expériences. Contactez votre correspondant au
siège pour de plus amples informations.

Communications et outils du Rotary

Groupes de discussion
Les membres du Rotary et du Rotaract peuvent rejoindre ou créer des groupes de discussion sur
Mon Rotary afin d'y partager des stratégies, trouver des partenaires potentiels pour leurs
actions, consulter des experts pour des projets et échanger avec d'autres membres du Rotary du
monde entier. Ces groupes sont en accès libre ou sur invitation. Nous vous encourageons à
rejoindre les groupes de discussion liés à votre rôle et à vos domaines d'expertise pour
commencer à nouer des contacts avec les Rotariens et les autres dirigeants régionaux.

Webinaires
Grâce aux webinaires du Rotary, vous serez en mesure de rester informé des dernières actualités
rotariennes. Inscrivez-vous sur Mon Rotary pour consulter le programme des prochains
webinaires et les enregistrements des webinaires déjà produits. Conseillez aux membres de
votre région les webinaires susceptibles de les intéresser.

Newsletters
Vous recevez automatiquement les newsletters du Rotary qui sont essentielles pour votre rôle,
telles que Regional Leader et Regional Leader Insider. Pour vous abonner à d'autres newsletters
du Rotary, accédez à la page Newsletters sur Mon Rotary.

Règlement général sur la protection des données (RGPD)

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Manuel du dirigeant régional

N'oubliez jamais de respecter la réglementation du RGPD si vous êtes amené à traiter les
données personnelles de résidents de l'Union européenne. Pour en savoir plus, consultez Tout ce
que vous devez savoir sur les nouvelles normes de protection des données sur Mon Rotary.

39
Manuel du dirigeant régional

7. ENVELOPPE BUDGÉTAIRE

Chaque dirigeant régional dispose d'un financement destiné à couvrir certains frais éligibles
dans le cadre de ses fonctions au cours de l'année rotarienne. Reportez-vous à la section 1 pour
mieux comprendre les obligations inhérentes à votre rôle. Lisez ensuite attentivement le
règlement du Rotary concernant les déplacements et notes de frais, qui inclut des directives
concernant les dépenses éligibles et les remboursements financés par le budget du dirigeant
régional.

Vous serez averti du montant exact de votre enveloppe avant le 1er juillet, après son approbation
par les administrateurs du Rotary et de la Fondation. Pour assurer la gestion de votre budget,
vous devez notamment :

 Respecter les directives du Rotary concernant les déplacements et notes de frais.


 Déterminer la meilleure gestion possible de votre budget sur l'année entière.
 Suivre toutes vos dépenses et celles engagées par vos adjoints, le cas échéant.

Déplacements et notes de frais


Pour obtenir le remboursement de vos dépenses, vous devez respecter les directives du Rotary
concernant les déplacements et notes de frais, ce qui inclut de passer par l'agence de voyages du
Rotary (RITS) pour organiser vos déplacements. Rendez-vous sur la page Déplacements et notes
de frais dans Mon Rotary ; vous y trouverez les formulaires de notes de frais, le taux de change
officiel du Rotary International, les taux de remboursement des frais kilométriques et d'autres
informations utiles.

Dépenses éligibles
Conformément à la Partie III (Dépenses professionnelles) des directives du Rotary concernant
les déplacements et notes de frais, votre enveloppe couvrira les dépenses éligibles engagées pour
la participation aux réunions, manifestations ou activités qui soutiennent directement les clubs
et districts de votre région.

Pour savoir si certains frais sont couverts par l'enveloppe, adressez-vous à votre correspondant
au siège.

Suivi des frais engagés


Vous êtes chargé d'assurer le suivi de toutes vos dépenses et de celles engagées par vos adjoints,
le cas échéant. Vous trouverez un modèle de contrôle du budget dans le groupe de travail des

40
Manuel du dirigeant régional

dirigeants régionaux. Les dépenses admissibles seront remboursées si le solde de votre


enveloppe budgétaire le permet. Adressez-vous à votre correspondant au siège pour connaître ce
solde.

Soumission des notes de frais


Envoyez vos notes de frais par courrier électronique, de préférence au format PDF, au service
Comptes fournisseurs du Rotary à l'adresse expensereports@rotary.org. Ce service sera votre
interlocuteur tout au long du processus de remboursement. Précisez votre rôle de dirigeant
régional et le nom de votre correspondant au siège sur vos notes de frais. Envoyez vos notes de
frais détaillées dans les 60 jours après la dernière date de déplacement ou de réalisation de
dépenses, et ce avant la fin de l'année rotarienne. Les notes de frais soumises au-delà de 60 jours
ne pourront pas faire l'objet d'un remboursement.

Nous vous encourageons à travailler avec d'autres dirigeants régionaux pour partager les frais
(licences de webinaires partagées ou tenue de formations régionales communes, par exemple).
Toutefois, sachez que pour partager une note de frais unique entre plusieurs enveloppes
budgétaires de dirigeants régionaux, le montant des frais doit être supérieur à 200 dollars par
personne (par exemple, pour deux dirigeants régionaux qui partagent des frais s'élevant à
450 dollars, chacun demandera à être remboursé pour un montant de 225 dollars sur sa propre
enveloppe). Si les frais sont inférieurs à 200 dollars par personne, ils seront remboursés sur le
budget d'une seule personne.

Conseils et rappels
Déplacements :
 Passer par l'agence de voyages du Rotary (RITS) pour organiser les déplacements ou
consulter RITS avant d'acheter un billet d'avion par soi-même. Lorsque l'agence RITS
donne son accord pour l'achat local d'un billet d'avion, joindre une copie de l'accord à la
note de frais.
 Mettre en copie le correspondant au siège sur toutes les demandes de déplacement
envoyées au RITS.
 Pour les demandes de remboursement de frais kilométriques, préciser si les distances
parcourues sont en kilomètres ou en miles, ainsi que les dates du déplacement.
 Demander aux adjoints le coût des billets d'avion qu'ils ont réservés afin de suivre ces
dépenses dans le budget.

Frais :
 Planifier le budget pour toute l'année.
 Pour les envois par courrier électronique, joindre des copies scannées lisibles des
justificatifs de paiement.
 Les factures d'hôtel doivent indiquer qu'elles ont été payées ou un solde nul. Si ce n'est
pas le cas, inclure un justificatif de paiement (un relevé bancaire, par exemple).
 Pour assurer la sécurité des informations, effacer tous les chiffres, à l'exception des
quatre derniers, du compte lors de l'envoi de relevés bancaires ou de cartes de crédit. Si
ces documents servent de preuve de paiement, inclure également la facture.
 Il n'est pas nécessaire d'imprimer ni de signer le formulaire de note de frais. Le courrier
électronique tient lieu de signature.

41
Manuel du dirigeant régional

Frais de formation de l'équipe régionale


Les frais de formation de l'équipe régionale (voir section 4) sont couverts par le budget du
dirigeant régional en exercice. Les dirigeants régionaux doivent s'accorder avec leur successeur
pour budgétiser la formation de l'équipe. Si l'enveloppe est vide au moment de la formation,
aucun financement supplémentaire ne sera accordé.

Frais des adjoints de coordinateur


L'enveloppe budgétaire des RRFC, RC et les RPIC inclut les dépenses de leurs adjoints. Vous
devez veiller à ce qu'ils prennent connaissance des directives susmentionnées et s'y conforment.
Vous êtes également chargé de les informer des dates limites finales, de leur communiquer les
plafonds de l'enveloppe budgétaire et d'assurer le suivi de l'utilisation de cette enveloppe. Vos
adjoints doivent vous mettre en copie de toutes leurs demandes de déplacement et notes de frais
pour justifier votre approbation. Tout manquement ralentit la procédure de remboursement et
retarde les réservations.

Votre budget étant limité, il ne pourra peut-être pas couvrir tous vos frais et ceux de vos
adjoints. Vous risquez ainsi de ne pas pouvoir assister à toutes les manifestations chaque année.
Si vous avez dépensé le montant qui vous était alloué, vous devez en informer vos adjoints et
décider de la façon de répondre aux demandes de la région.

Le Rotary doit rembourser la personne qui a payé les dépenses. Les adjoints de coordinateur
sont remboursés pour leurs frais directement par le Rotary International et non par leur
dirigeant régional.

Autres financements du Rotary


Votre budget de dirigeant régional est distinct de celui de tout autre financement du Rotary
International que vous pourrez recevoir, comme les fonds pour les réceptions en l'honneur des
donateurs, pour le séminaire Effectif régional ou les déplacements en tant que représentant du
président. Les directives relatives à votre budget de dirigeant régional sont également
différentes. Il vous incombe de suivre les règles applicables.

42
Manuel du dirigeant régional

ANNEXE 1 : CALENDRIER DES DIRIGEANTS RÉGIONAUX


Destiné aux dirigeants régionaux, ce calendrier vous aidera à planifier votre année. N'hésitez pas
à le personnaliser pour faciliter votre travail ultérieurement.

DATE ACTION

Tout au long de  Organiser régulièrement des téléconférences ou des webinaires et


l'année rester en contact par e-mail avec votre équipe.
 Diffuser les newsletters régionales ou autres communications.
Juillet  Remplir le formulaire concernant les cibles et le plan
d'action. Votre correspondant au siège vous enverra un lien vers le
formulaire entre mai et juin.
 Le Rotary confirme le montant de l'enveloppe budgétaire.
 Marquer le début de l'année rotarienne en envoyant un message
visant à motiver tous les dirigeants de district.
 RRFC : Envoyer des félicitations à ceux qui ont atteint leurs objectifs.
 RRFC et EMGA : Montrer l'exemple et faire un don annuel.
 RRFC, RC et RPIC : Finaliser les dates pour les séminaires régionaux
et de district.
 RC : Élaborer des stratégies et des plans pour le Mois de l'effectif et
de la création de nouveaux clubs en août.
Juillet-  RRFC, RC et RPIC : Encourager les districts à définir leurs objectifs
septembre Effectif, Recherche de fonds, Actions et Image publique dans Rotary
Club Central.
 RRFC et RPIC : Encourager les districts à commencer à planifier des
actions pour la Journée mondiale contre la polio le 24 octobre.
 RRFC : Promouvoir les dons des dirigeants des clubs et districts.
 RRFC : Avec l'assistance du RC et du RPIC, examiner les
candidatures annuelles aux prix Service à l'humanité et Meilleure
association d'Anciens de l'année.
 RC : Identifier et promouvoir des actions réussies dans votre région.
 EMGA : Planifier la procédure en quatre étapes pour les donateurs
en collaboration avec votre correspondant ou votre correspondant au
siège.
Août  RC : Organiser un évènement ou une activité pour le Mois de l'effectif
et de la création de nouveaux clubs.
Août-décembre  RRFC, RC et RPIC : Organiser des séminaires régionaux en
conjonction avec des Institutes du Rotary ou autres manifestations.
 RRFC, RC et RPIC : Assurer la fonction d'instructeur durant les
SFGE et les Institutes du Rotary, si le convener vous y a invité.
 EMGA : Organiser une manifestation dans le cadre d'un Institute du
Rotary pour remercier les donateurs majeurs. S'organiser pour les
intronisations au Cercle Arch Klumph.

43
Manuel du dirigeant régional

Septembre  Le personnel du Rotary annonce les coordinateurs entrants.


 Dirigeants régionaux en 3e année : Contacter son successeur pour
entamer les préparatifs pour leurs futures fonctions.
 RRFC et EMGA : Encourager les districts à planifier le mois de la
Fondation Rotary (novembre). Commencer à promouvoir activement
les dons de fin d'année.
 RPIC : Vérifier si des districts ont besoin d'aide pour organiser un
événement dans le cadre de la Journée mondiale contre la polio et
donner des conseils pour planifier cette manifestation et en faire la
publicité.
Octobre  Remplir votre premier rapport d'activité. Votre correspondant
au siège vous enverra un lien.
 Soutenir la Journée mondiale contre la polio le 24 octobre.
o RPIC : Aider vos districts à partager des témoignages de
réussites avec les médias locaux. Signaler les réussites de
votre district à votre correspondant au siège.
o RRFC et RC : Promouvoir les activités du Rotary à travers le
monde.
o EMGA : Utiliser la Journée mondiale contre la polio comme
catalyseur pour rencontrer un donateur susceptible d'être
intéressé par l'éradication de la polio.
 Célébrer la semaine Reconnect.
o RRFC : Envoyer les candidatures aux prix Service à
l'humanité et Meilleure association d'Anciens de l'année
avant le 15 octobre.
o RC : Encourager les clubs à contacter les Anciens et offrir
d'excellentes raisons à ces derniers de renouer avec le Rotary.
o RPIC : Promouvoir les excellentes contributions des Anciens
pour votre collectivité.
Novembre  RRFC, RC et RPIC : Réception du lien vers le formulaire de
nomination des adjoints, envoyé par votre correspondant au siège.
Soumettre sa sélection au moins deux mois avant les formations et
au plus tard en avril.
 RRFC et EMGA : Promouvoir les dons de fin d'année.
 RRFC et EMGA : Encourager les districts à s'assurer que leurs clubs
organisent au moins une action consacrée à la Fondation pour
célébrer le mois de la Fondation Rotary.
Décembre  RRFC et EMGA : Continuer à promouvoir les dons de fin d'année.
 RRFC, RC et RPIC : Entamer les discussions avec les gouverneurs
élus de district sur la tenue d'un séminaire de formation des
présidents élus.
 Commencer à organiser une formation pour votre équipe régionale.
Janvier  Remplir votre formulaire d'auto-évaluation de dirigeant
régional. Votre correspondant au siège vous enverra un lien.
 Réception des objectifs des dirigeants régionaux de l'année
prochaine.
 Contacter les gouverneurs élus après l'Assemblée internationale pour

44
Manuel du dirigeant régional

leur offrir votre aide tandis qu'ils préparent leur mandat


 Encourager les clubs à célébrer l'anniversaire du Rotary le 23 février.
Février  Contacter les gouverneurs élus et les responsables de district
entrants.
Février-avril  RRFC, RC et RPIC : Participer aux séminaires de formation des
présidents élus et aux assemblées de formation de district, le cas
échéant.
 RRFC, RC et RPIC : Remplir en ligne le formulaire de nomination
des adjoints.
Mars  RRFC, RC et RPIC entrants : Assister au séminaire de formation des
dirigeants régionaux.
Avril  Faire un suivi auprès des dirigeants de district entrants. Leur
demander comment vous pouvez les aider, notamment pour remplir
les postes vacants au niveau du district.
 Planifier les séminaires régionaux et de district.
 EMGA entrants et en 1ère année : Assister au séminaire de formation
des EMGA.
 RRFC, RC et RPIC : Encourager les dirigeants de district entrants à
travailler avec les présidents de club entrants pour définir leurs
objectifs dans Rotary Club Central et encourager les dirigeants de
club en exercice à poursuivre leurs progrès vers la Citation du Rotary.
Avril-juin  Organiser une formation pour votre équipe régionale.
 Élaborer, en collaboration avec votre directeur, votre administrateur
et le dirigeant régional, un plan de communication pour l'année à
venir et définir vos cibles et plan d'action pour les objectifs de votre
dirigeant régional.
 Organiser une formation pour les responsables de district, le cas
échéant.
 Planifier le SFGE, les séminaires régionaux, les réceptions en
l'honneur des donateurs ou toute autre manifestation organisée en
conjonction avec l'Institute.
 Dirigeants régionaux sortants : Remplir le formulaire pour
recommander votre successeur. Le personnel du Rotary vous enverra
un lien vers ce formulaire.
Mai-juin  RRFC, RC et RPIC : Encourager les dirigeants de club à
communiquer leurs objectifs Fondation, Effectif et Image via Rotary
Club Central afin de recevoir la Citation du Rotary.
 RRFC : Envoyer des rappels de fin d'année aux districts et proposer
de les aider à atteindre leurs objectifs de dons annuels.
 RC : Encourager les clubs à mettre à jour leurs données Effectif afin
d'éviter les baisses inattendues en fin d'année.
Juin  Remplir votre rapport d'activité de fin d'année. Votre
correspondant au siège vous enverra un lien.
 Renvoyer les rapports de fin d'année et notes de frais dans les délais.
 RRFC, RC et RPIC : Encourager les dirigeants de club à
communiquer leurs objectifs via Rotary Club Central afin de recevoir

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Manuel du dirigeant régional

la Citation du Rotary.
 Envoyer des messages de remerciement aux responsables de district
sortants avec lesquels vous avez travaillé et des lettres de bienvenue
aux nouveaux élus.

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Manuel du dirigeant régional

ANNEXE 2 : SÉMINAIRES DE FORMATION

MATÉRIEL (sur le groupe de


travail des dirigeants
CONVENER/ORG
RÉUNION/DATE SUJETS TRAITÉS régionaux ou sur la page
ANISATEUR
Formateurs, sous Je me
forme sur Mon Rotary)
Formation de Rencontre de l'équipe Convener : Pour les dirigeants :
l'équipe (avec les EMGA et RRFC, RC ou guide de formation de
régionale EPNC si besoin), RPIC (planifié l'équipe régionale
Déterminée par planification de l'année par Pour les participants :
l'équipe régionale à venir et formation des l'administrateur Manuel du dirigeant
adjoints ) régional et objectifs des
dirigeants régionaux
Séminaire Inspirer les Rotariens, Convener : Pour les dirigeants :
régional notamment les RRFC, RC ou Voir exemple de
En conjonction avec dirigeants de district. RPIC programme commun pour
le SFGE et Fournir des le groupe de travail des
l'Institute, ou à tout informations récentes dirigeants régionaux
autre moment et de nouvelles
ressources, ainsi que de
nouveaux outils. Saisir
l'opportunité de
partager de bonnes
pratiques.
Séminaire Présentation aux Convener : Pour les dirigeants et
régional de la dirigeants de club et de RRFC les participants :
Fondation Rotary district des initiatives Manuel Diriger le district :
En conjonction avec de la Fondation pour la La commission
le SFGE et l'Institute zone, et attributions Fondation Rotary
des objectifs à l'équipe
régionale.
Séminaire Les RC utilisent le Convener : Pour les dirigeants :
Effectif régional programme de RC Programme du séminaire
Tenu en conjonction l'Institute pour former Effectif régional
avec le SFGE et les responsables de
l'Institute du Rotary district sur les Pour les participants :
ou une autre stratégies efficaces de Modules Effectif sur le
formation régionale, développement de Centre de formation en
dans le but de l'effectif. ligne
réduire les coûts.
Séminaire de Rôles et responsabilités Convener : Pour les dirigeants :
formation des des gouverneurs élus. administrateur Séminaire de formation
gouverneurs élus du Rotary en des gouverneurs élus –
(SFGE) Guide de l'instructeur

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Manuel du dirigeant régional

Août-décembre, en exercice ou Pour les participants :


conjonction avec sortant Manuel Diriger le district :
l'Institute du Rotary Gouverneur
Assemblée L'Assemblée Conveners : Pour les dirigeants :
internationale internationale forme président et Assemblée internationale
Avant le 15 février les gouverneurs élus, président élu – Guide de l'instructeur
les motive et les du Rotary Pour les participants :
inspire. Les Organisateur Programme des
compétences : modérateur Gouverneurs élus - Livret
développées ici des polycopiés
reposent sur les
séances du SFGE.

Pour plus d'informations sur les autres formations organisées par le gouverneur en exercice ou
entrant, consultez le document Diriger le district : Formation. Travaillez directement avec les
dirigeants de district pour déterminer si vous ou votre équipe devez intervenir dans le cadre de
ces formations.

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Manuel du dirigeant régional

ANNEXE 3 : PLAN DE SUCCESSION


Une fois votre successeur connu, téléphonez-lui ou réunissez-vous pour discuter des besoins de
votre région, des actions en cours et des réseaux disponibles. Tout au long de la dernière année
de votre mandat, travaillez avec votre successeur pour lui faire partager les connaissances et
l'expertise que vous avez acquises.

Vous trouverez ci-dessous la liste des sujets et des connaissances à lui communiquer.

SUJET BONNES PRATIQUES


 Faites part de tout ce qui vous a permis de mieux comprendre les points
forts et les points faibles de votre région.
Contexte  Expliquez les spécificités linguistiques et culturelles dans votre région qui
régional pourraient aider votre successeur.
 Communiquez les conséquences du redécoupage sur votre région et aidez
votre successeur à visualiser votre région dans une optique plus globale.
 Présentez votre successeur aux dirigeants de district de votre région. Vous
pouvez également obtenir la liste des dirigeants de district à partir de la
page Rapports de la section Administration des clubs et districts sur Mon
Rotary.
 Partagez les contacts extérieurs au Rotary qui vous ont été utiles.
 Indiquez quels liens forts vous avez déjà tissés et quelles relations
Contacts mériteraient d'être consolidées à l'avenir.
régionaux et  Commencez à inclure votre successeur dans les échanges de courrier, les
au sein des formations et les webinaires.
districts  Donnez des conseils sur les relations de travail avec l'administrateur du
Rotary et de la Fondation en charge de votre région, ainsi qu'avec les
autres dirigeants régionaux.
 RRFC, RC ou RPIC : proposez de conseiller sur la sélection des adjoints
RRFC, RC ou RPIC.
 EMGA : Déterminez qui restera en contact avec les donateurs déjà inclus
dans la procédure en quatre étapes.
 Informez votre successeur des relations de travail avec le personnel du
Personnel du siège et dans les bureaux régionaux du Rotary. Avec qui travaillez-vous et
Rotary quel soutien vous apportent-ils ?
 Incluez le personnel dans les discussions sur la planification.
 Communiquez toutes les initiatives et les actions réussies ou les
manifestations que vous avez commencées dans votre région et
Actions encouragez votre successeur à les poursuivre. N'oubliez pas de
mentionner tous les contacts importants, les clubs ou districts impliqués
et les organisations partenaires.

 Communiquez toutes les stratégies efficaces que vous avez identifiées ou


Stratégies
mises en œuvre dans votre région.
régionales
 Indiquez comment vous avez abordé les opportunités de développement.

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Manuel du dirigeant régional

 Communiquez à votre successeur tout modèle, guide, présentation ou


document de formation que vous avez élaboré.
 Créez ou mettez à jour un compte partagé sur un site de stockage de
documents en ligne, ou une ressource similaire au niveau régional, pour y
Ressources conserver les documents de votre équipe régionale.
 Expliquez comment vous utilisez les rapports et les ressources du Rotary
(Showcase, Ideas, Brand Center, etc.).
 Réservez des fonds suffisants dans votre budget pour la formation de
l'équipe régionale de votre successeur.
 Faites part de vos cibles et plans d'action passés. Conseillez votre
Objectifs et
successeur sur l'établissement de cibles et l'élaboration de plans d'action
cibles
et encouragez-le à collaborer avec les autres dirigeants régionaux.
 Discutez des obligations inhérentes à votre rôle de dirigeant régional.
Aidez votre successeur à comprendre où s'arrête votre rôle par rapport
aux rôles des autres dirigeants régionaux, des dirigeants de district et des
Champ
adjoints des coordinateurs.
d'action
 Discutez de l'aspect administratif du rôle et des difficultés à gérer une
équipe ou un budget, et à planifier les formations et les communications
annuelles.

Contactez votre correspondant au siège pour obtenir de l'aide supplémentaire sur la


planification de la transition.

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Manuel du dirigeant régional

ADDENDUM : MISES À JOUR 2020/2021

Depuis la parution de la cinquième édition du Manuel des dirigeants régionaux, le Rotary a


introduit plusieurs changements à la fonction de dirigeant régional.

Plan d'action
En juillet 2019, le Rotary International a déployé son nouveau plan stratégique, également
appelé « Plan d'action ». Nous vous invitons à le consulter pour en comprendre toutes les
facettes. Coordinateurs du Rotary : communiquez aux districts que leurs clubs devraient utiliser
la dernière version du Guide de planification stratégique afin de dresser leurs propres plans.
Témoignages de reconnaissance aux Anciens
Les RRFC ne vont plus recevoir les nominations pour le Prix international Service à l'humanité
ou le prix Meilleure association d'Anciens du Rotary. Ils ne seront également plus chargés de la
sélection d'un lauréat pour leur région qu'ils soumettaient aux conseils d'administration du
Rotary et de la Fondation. Les Rotariens enverront les nominations des Anciens directement au
Rotary, et le secrétaire général sera chargé de les examiner. Les RRFC, RC et RPIC devraient
continuer à encourager les dirigeants de district à nommer des Anciens pour ce prix.

Coordinateurs adjoints
Les RRFC, RC et RPIC sont invités à sélectionner des Rotaractiens qualifiés pour servir aux
postes de coordinateur adjoint. Ils sauront apporter une énergie et une perspective nouvelles
aux équipes.

Confidentialité des données


Lisez la Politique de confidentialité du Rotary et la page « Tout ce que vous devez savoir sur les
nouvelles normes de protection des données » pour vérifier votre conformité. Suivez le cours
Protection des données personnelles disponible sur le centre de formation du Rotary pour
comprendre comment protéger les données à caractère personnel auxquelles vous accédez via
les rapports.

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Manuel du dirigeant régional

Subventions Secours en cas de catastrophe


Les administrateurs de la Fondation ont approuvé cette nouvelle subvention pour soutenir les
efforts de secours et de reconstruction dans les zones affectées par une catastrophe naturelle
ayant eu lieu six mois avant la demande de fonds. Pour plus d'informations, consultez la page
dédiée à ces subventions sur le site du Rotary. Les RRFC devraient être capables d'aider les
gouverneurs et les responsables Fondation de district qui déposent des dossiers.

Formation des responsables Effectif de district (anciennement Séminaire Effectif


régional)
Les coordinateurs du Rotary organisent une formation pour les responsables Effectif de district
et leurs équipes. Pour obtenir un financement, les RC doivent envoyer la liste des participants et
le programme à membershipdevelopment@rotary.org avant la formation et respecter les
consignes relatives aux dépenses. Il leur sera peut-être aussi demandé d'envoyer un compte
rendu à l’issue de la formation.

Déclaration de diversité, d'équité et d'inclusion


Dans le cadre de vos fonctions, réfléchissez à la façon dont votre équipe et vous-même pouvez
mettre en avant la diversité, l'équité et l'inclusion auprès des districts et des clubs. Pour plus
d'informations, lisez sur Mon Rotary la Déclaration du Rotary en matière de diversité, d'équité
et d'inclusion.
Mentors EMGA
Auparavant, les EMGA de première et deuxième années étaient associés à un expert en collectes
de fonds ou à un ancien EMGA qui les guidait. À partir de l'année 2020/2021, cette procédure
sera facultative et les EMGA pourront choisir leur propre mentor. Aucune donnée n'a besoin
d'être renvoyée au Rotary.
Formation des gouverneurs
À partir de l'année 2020/2021, le Rotary va proposer une formation complète aux gouverneurs
nommés et élus. Les RRFC, RC et RPIC sont les formateurs que nous recommandons pour ces
deux catégories de participant, et votre budget de dirigeant régional couvre votre participation à
ces formations en plus des Institutes du Rotary.
Legacy Society
Pour accompagner les personnes ou les couples qui font une promesse de don d'au moins
1 million de dollars US, les administrateurs de la Fondation ont créé la Legacy Society. Les
membres sont nommés dans le rapport annuel du Rotary et sont invités à des événements qui
leur sont réservés. Ils reçoivent également des témoignages de reconnaissance particuliers et
jouissent de tous les avantages dévolus aux membres de la Société des testateurs.

Nous invitons les EMGA à diffuser cette information auprès des membres de la Société des
testateurs et à les orienter dans leur décision en précisant que chaque membre est le bienvenu
dans ce Cercle. Le Rotary ne tenant pas de cérémonies d'intronisation pour la Legacy Society, les
EMGA pourront organiser, en collaboration avec le personnel et les dirigeants du Rotary, un
témoignage personnalisé pour chacun des donateurs. Tout comme pour la Société des
testateurs, les membres de la Legacy Society peuvent être remerciés lors d'une cérémonie
spéciale pendant l'Institute ou la conférence de district. L'accompagnement des membres doit
être permanent et se poursuivre année après année.

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Manuel du dirigeant régional

Formation de l'équipe régionale


Conformément au Rotary Code of Policies, cette formation est organisée par l'administrateur du
Rotary qui chapeautera l'équipe régionale durant l'année rotarienne à venir. Elle est couverte
par le budget des dirigeants régionaux. Connectez-vous au groupe de travail des dirigeants
régionaux et reportez-vous au Guide de formation de l'équipe régionale, sous Publications. Vous
y trouverez des exemples de programme et des questions pour les discussions.
Régions
Les dirigeants régionaux travaillent avec des groupes de districts appelés « régions ». Celles-ci
ne correspondent pas aux zones du Rotary, même si certaines couvrent des zones entières.

Les régions vont être modifiées au 1er juillet 2020. Les conseils d'administration du Rotary et de
la Fondation ont approuvé de nouveaux regroupements de districts afin de refléter les nouvelles
zones et aider les dirigeants régionaux à mieux servir les Rotariens.
La liste des nouvelles régions est disponible dans le groupe de travail des dirigeants régionaux.

Rotaract
Le Conseil de législation de 2019 a amendé les documents statutaires du Rotary International
pour intégrer les clubs Rotaract comme type d'adhésion au Rotary. Pour plus d'informations,
connectez-vous à Mon Rotary et consultez les réponses à vos questions sur les changements
apportés par le Conseil de législation de 2019 au Rotaract.

Les coordinateurs du Rotary doivent continuer d'inclure le Rotaract comme composante clé de
leur travail en encourageant les districts à développer le Rotaract et à renforcer les liens entre les
deux organisations à l'échelle des clubs.

Centres du Rotary pour la paix


Le Guide des Centres du Rotary pour la paix, qui était destiné aux Rotariens, ne sera plus publié.
Sur Mon Rotary, la page Les Centres du Rotary pour la paix liste toutes les ressources du Rotary
ainsi que les procédures de sélection des candidats et une présentation du programme.
Club 100 % Fonds de dotation
Pour faire mieux connaître le Fonds de dotation, les administrateurs de la Fondation ont
approuvé la création du témoignage de reconnaissance Club 100 % Fonds de dotation pour les
clubs dont tous les membres font une promesse de don ou un don direct d'au moins
1 000 dollars US au Fonds de dotation. Les clubs qualifiés qui notifient par écrit la Fondation
(legacy@rotary.org) reçoivent un certificat numérique signé par le président du conseil
d'administration de la Fondation et par le président du Rotary. Les EMGA peuvent collaborer
avec les responsables Fonds de dotation/dons majeurs de district pour faire connaître ce fonds
dans les clubs et y encourager les versements.
Guide de planification de succession
En 2020/2021, de nombreux dirigeants régionaux vont travailler avec de nouveaux districts. Les
dirigeants régionaux entrants et en exercice devront se préparer en collaborant avec leurs
homologues qui soutiennent actuellement ces districts. Veuillez vous reporter à l'annuaire des
dirigeants régionaux, dans le dossier Publications de votre groupe de travail, pour obtenir leurs
coordonnées.

Voyage et dépenses

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Manuel du dirigeant régional

Merci d'envoyer vos demandes de transport par e-mail uniquement à votre correspondant à
Evanston (rrfc@rotary.org, rc@rotary.org, rpic@rotary.org ou emga@rotary.org) et non au
RITS.

54
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 États-Unis
Rotary.org
FR—(119)