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CONTROLE E REGISTRO DAS MODIFICAÇÕES

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APROVADO

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1. OBJETIVO

Esta sistemática tem por objetivo oferecer as orientações a serem observadas pelas
Gerências da fábrica no desenvolvimento do programa 5 S, como forma de alcançarmos:
o Mais colaboração entre as pessoas;
o Ambientes mais organizados e limpos;
o Local mais fácil de trabalhar;
o Mais disciplina;
o Facilidade de localizar objetos;
o Menos chances de acidentes;
o Maior rendimento no serviço;
o Mais espaço para as coisas;
o Retirada de materiais velhos;
o Conscientização das pessoas em relação ao Meio Ambiente;

2. DISPOSIÇÕES GERAIS

2.1. – DEFINIÇÕES

2.1.1. 5 S

Programa desenvolvido no Japão na década de 50, destinado a combater a

sujeira e a desorganização nas entidades japonesas nos anos que se seguiram ao fim
da segunda grande guerra; posteriormente, sua prática se estendeu às empresas com
a percepção da possibilidade de mudança e conscientização das pessoas em relação
aos seguintes aspectos do trabalho: ambiente, significado e suas relações com ele.
Dessa forma o programa 5S tornou-se uma base para iniciação dos processos de
gestão da qualidade.

2.1.2. "Seiri" (senso de utilização)

Numa visão micro refere-se à classificação e remanejamento dos recursos que

não são úteis ao fim desejado. Numa visão macro, refere-se à eliminação das tarefas
desnecessárias, excesso de burocracia e desperdício de recursos em geral. Inclui,
também, a correta utilização dos equipamentos e ferramentas. Desenvolvendo este
senso implica em decretar guerra contra todos os tipos de desperdício.

2.1.2.1. Benefícios

 Liberação de espaços para diversos fins;

 Reaproveitamento de recursos;
 Alocação correta de força de trabalho e recursos;
 Diminuição da burocracia;
 Redução de custos;

2.1.2.2. Pontos a serem atacados

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 Equipamentos, ferramentas e materiais;

 Adequação das informações;
 Burocracia;
 Disponibilidade operacional dos equipamentos;
 Utilização do tempo;
 Desperdício no dia a dia;
 Inexistência de padrões operacionais;
 
2.1.3. "Seiton” (senso de ordenação)

Consiste em organizar os objetos, ferramentas e dados de forma racional e

identificando-os, permitindo facilidade de fluxo de pessoas e utilização dos mesmos
com rapidez e segurança, a qualquer momento.

2.1.3.1. Benefícios

 Economia de tempo;
 Diminuição do cansaço físico;
 Evacuação rápida em caso de perigo;
 Facilidade na obtenção de informações;
 Facilidade na operação de máquinas e equipamentos.
 
2.1.3.2. Pontos para refletir

 Layout das instalações;

 Layout dos equipamentos;
 Sistema de guarda dos materiais e ferramentas;
 Arquivos físicos e eletrônicos;
 Comunicação visual;
 Desobstrução de corredores e passagens;
 Existência de coisas fora do lugar.
 
2.1.3.3. Pontos a serem atacados

 Os itens devem ser guardados de acordo com a freqüência de uso.

 A nomenclatura deve ser padronizada;
 Guardar os objetos de forma que "Entra primeiro, sai primeiro”;
 Usar rótulos e cores vivas para identificar os objetos;
 Guardar objetos diferentes em locais diferentes;
 Expor visualmente todos os pontos críticos;
 Cuidar para que a comunicação visual seja fácil e rápida;
 Armazenar adequadamente materiais, documentos e dados.
 
2.1.4. "Seisou"(senso de limpeza)
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Consiste em manter a área de trabalho, equipamentos e máquinas sempre

limpos. E ter consciência de evitar de sujar para não ter que limpar
.

2.1.4.1. Benefícios

 Bem - estar pessoal;

 Manutenção de equipamentos;
 Prevenção de acidentes;
 Causa boa impressão;
 Recuperação e preservação do meio ambiente.
 
2.1.4.2. Pontos para refletir

 Banheiros e refeitórios;
 Locais de trabalho;
 Áreas comuns;
 Equipamentos;
 Pisos;
 Armários;
 Gavetas;
 Emissão de pó;
 Comportamento (não sujar).
 
2.1.4.3. Plano de ação

 Definir responsáveis por área;

 Estabelecer horário definido para que todos façam suas limpezas durante 5 ou
10 minutos diários;
 Educar para não sujar;
 Treinar todos os operários para que sejam capazes de conhecer
completamente o equipamento que usam, de dentro para fora;
 Elaborar listas de verificação de todos os pontos do equipamento que mereçam
atenção durante a limpeza;
 Adoção de equipamentos.
 
2.1.5. "Seiketsu” (senso de asseio)

Consiste na preocupação com a manutenção de um ambiente de trabalho salutar

e da saúde nos níveis físico, mental e emocional, elevando a auto-estima e, com isso,
obtendo melhoria da qualidade de vida.
 
2.1.5.1. Benefícios

 Local de trabalho agradável;

 Ausência de acidentes;
 Prevenção de doenças;
 Empregados saudáveis e bem dispostos.
 Recuperação e preservação do meio ambiente.
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2.1.5.2. Pontos para refletir

 Iluminação;
 Ruído, vibração;
 Temperatura;
 Cuidados com materiais tóxicos, voláteis e/ou explosivos;
 Outras fontes de perigo;
 Preocupação do empregado com a própria saúde;
 Promoção de atividades práticas e educacionais preventivas em relação à
saúde;
 Incentivo à prática de esportes;
 Realização dos exames periódicos.
 
2.1.5.3. Plano de ação

 Eliminar as fontes de perigo;

 Promover o embelezamento do local de trabalho;
 Manter excelentes condições de higiene nos banheiros, copas, etc...
 Promover, durante o período de trabalho, atividades rápidas para restauração
do equilíbrio físico, mental e emocional.
 
2.1.6. "Shitsuke” (senso de autodisciplina)

Esse senso é atingido quando, sem a necessidade de estrito controle externo, a

pessoa segue os padrões técnicos, éticos e morais da organização onde trabalha e
da sua comunidade. A pessoa audisciplinada discute até o último momento, mas,
assim que a decisão é tomada, executa o que foi combinado. Espera-se que uma
pessoa autodisciplinada tome sempre a iniciativa de autodesenvolvimento, do
desenvolvimento do grupo, da organização e da comunidade a quais pertence,
exercendo plenamente o seu potencial como ser humano. É óbvio que a
autodisciplina representa o coroamento dos esforços persistentes de educação e
treinamento que levam em consideração a complexidade do ser humano.

2.1.6.1. Benefícios

 Previsibilidade dos resultados;

 Auto - inspeção e auto controle;
 Memória contínua a nível pessoal e organizacional;
 Pessoas mais motivadas e integradas ao meio social.
 Recuperação e preservação do meio ambiente.
 
2.1.6.2. Pontos para refletir

 Cumprimento dos padrões técnicos, éticos e morais;

 Relações humanas em geral;
 Entusiasmo dos empregados com o trabalho;
 Interesse pelo melhoramento contínuo;
 Percepção que o empregado tem da empresa.
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2.1.6.3. Plano de ação

 Compartilhar visão e valores;

 Dar recompensa material e moral;
 Educar para criatividade;
 Ter padrões simples;
 Melhorar as comunicações em geral;
 Treinar com paciência e persistência.
 
2.1.7. Parte interessada:

Indivíduo ou grupo de interessados ou afetados pelo desempenho de uma

organização.

2.1.8. PDCA

Sigla de "Plan, Do, Check and Action" que se refere ao ciclo Planejar, Executar,
Controlar e Agir Corretivamente.

2.1.9. Auditor

Pessoa com competência para realizar uma auditoria.

2.1.10. Auditor-líder

Pessoa com competência para gerenciar uma auditoria completa, administrar

outros auditores.

2.1.11. Auditado

Departamento, setor ou organização que sofre uma auditoria.

2.1.12. Evidência Objetiva

Dados que apóiam a existência ou veracidade de alguma coisa.

2.1.13. Lista dos auditores

Os auditores qualificados deverão ser indicados no cronograma de Auditoria 5S.

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3. SISTEMATIZAÇÃO

Sistemática descrita abaixo estabelece diretrizes para a avaliação e eficácia do

programa 5S para melhorias, conforme descrito no objetivo.

3.1. Reunião de Abertura

É de caráter obrigatório, sendo realizada no começo de cada auditoria,

objetivando apresentar aos auditados os critérios da auditoria.

3.2. Freqüência

A partir de
Pontuação dos 3S Independente Ate 50% Ate 60% Ate 80%
90%
Ate 15 dias
Freqüência das
após o Mensal Bimestral Trimestral Semestral
auditorias
lançamento
Uma semana
Freqüência das
após o Quinzenal Mensal Mensal Trimestral
auto-avaliações
lançamento

3.3. Auditoria de Certificação

A certificação do 5 “S” é feita através de auditorias, denominadas Auditorias de

Certificação, cujo objetivo é constatar e informar que naquele local existem todas as
condições para que o estágio do “S” em questão possa ser mantido e melhorado.

3.4. Numero de auditores

O numero de auditores do 5S não tem relação direto com o tamanho da

organização ou com a quantidade de colaboradores. As variáveis que interferem no
numero de auditores são:

 Quantidade de áreas mapeadas (A)

 Tempo de cada auditoria (T)
 Numero de auditores por auditorias (N)
 Disponibilidade do auditor por ciclo de auditoria (D)
 Fator adicional para suprir ausências e desfalques de auditores (F)

Logo a equação para se calcular a quantidade de auditores (Q), levando-se em

consideração a ausência de alguns deles no período de auditoria e possíveis
desistências (considerar 20% a mais), seria:

Q = (A x T x N x F)/D
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3.5. Preparação para a auditoria do 5 “S”

A preparação da auditoria de Certificação é a verificação de não-conformidade

executada pela própria equipe da área onde o senso esta sendo implantado,
podendo ser envolvidas outras pessoas que não trabalham rotineiramente no local.

Conforme fluxo abaixo:

O resultado desta verificação é um plano de ação para eliminação dos itens

julgados não-conformes, elaborados pela equipe envolvida na implantação.

O registro destes elementos deve ser relatado no formulário Relatório de Não-

Conformidades.

3.6. Forma de auditar o 5S

As auditorias de certificação devem ser baseadas em observações no local

auditado, fundamentada nos conceitos (sensos) e orientadas por perguntas objetivas.
Essas perguntas abrangem cada quesito em cada fase do processo.

A resposta a cada pergunta formulada deve ser classificada em “vermelho”

(não conforme), “amarelo” (conforme com restrições), e “verde” (conforme). A cada
conceito é associado um número de pontos, cuja composição resultará em conceitos
atribuídos a cada quesito avaliado. A composição dos quesitos resultará na avaliação
global na área auditada, também classificada como “vermelho”, “amarelo” e “verde”.
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A consolidação dos conceitos deverá ser obtida a partir do consenso entre

membros do grupo auditor, respeitados os critérios estabelecidos.

Os modelos de folhas de verificação, utilizados na auditoria são: Senso de

Asseio, Senso de Utilização, Senso de Ordenação e Senso de Limpeza.

A auditoria de certificação para o Senso de Autodisciplina não tem uma folha de

verificação específica. Neste caso, a verificação é conduzida na própria avaliação
feita pela área relativa aos quatro outros sensos implantados, no Plano de ação e
nos resultados obtidos através das ações de manutenção e melhoria. Em outras
palavras, a verificação do quinto senso é de natureza mais documental.

Ao relatar as não-conformidades o grupo auditor se reunirá com o líder da área

auditada e sua equipe para a divulgação das mesmas, com o intuito de abrir o
Formulário Relatório de Não Conformidade e Elaborar um plano de ação.

Conforme cronograma 5S, haverá uma data chave para a realização de um

follow-up para divulgar as não conformidades evidenciadas, após isto, a Auditoria de
Certificação.

Todo material utilizado para a realização do 5S, deverá ser arquivado na

Qualidade pelo Coordenador de Implantação.

3.7. Critério de Certificação

A área auditada será certificada quando alcançar o conceito “VERDE” na média

total dos quesitos avaliados, admitindo-se no máximo 1 QUESITO com conceito
“AMARELO”. Qualquer quesito com conceito “VERMELHO”, independente da
conceituação média total, impedirá a área de ser certificada.

Para efeito de classificação dos conceitos, o seguinte critério é adotado:

De 0 a 11 pontos -------------------------------- ► Conceito “VERMELHO”

De 12 a 17 pontos -------------------------------- ► Conceito “AMARELO"
De 18 a 24 pontos -------------------------------- ► Conceito “VERDE”

Caso a área não se certifique na auditoria, o setor terá um prazo de 15 dias

para tomadas de ações, e logo após, será submetido a uma nova avaliação com o
acompanhamento da direção.

3.8. Reconhecimento

Como forma de reconhecimento e como meio de motivação, devem ser

adotados os seguintes instrumentos:

 Publicação nominal das áreas certificadas nos quadros de avisos;

 Indicação das melhores áreas como passagem obrigatória nos roteiros de
visitantes;
 Visita da alta administração às áreas em destaque;
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 Oportunidade de mostrar o trabalho de implantação, os resultados e as dificuldades

em seminários internos;
 Entrega de um certificado a cada área que alcança o estágio “verde”, de acordo
com os critérios definidos, assinados pela alta administração.

4. OBSERVAÇÕES FINAIS

As auditorias de certificação devem ser repetidas a cada 12 meses, sendo a

assim os certificados obtidos perdem sua validade após este período.

Nas reuniões de análise crítica, gerando "input" para revisão dos planos de
ações, devendo constar em ata esta análise. Os check-list’s devem ficar arquivados
por um período mínimo de 01 ano.

O Departamento de Recursos Humanos deve ministrar palestras de

treinamento e conscientização como forma de demonstrar comprometimento e dar
maior credibilidade ao programa, incentivando assim a participação dos
colaboradores. Nesta palestra deve ser apresentado o plano de ação.

5. FORMULÁRIOS

 Senso de Asseio
 Senso de Utilização
 Senso de Ordenação
 Senso de Limpeza