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d’accompagnement
Janvier 2001
Eric Ecoutin
Les fonctions d’accompagnement sont les tâches, les missions, les compétences que des
formateurs, enseignants doivent mettre en œuvre pour la conduite des formations à
distance et le support des apprentissages. Ces fonctions s’exercent dans le temps, le
temps de la formation et utilisent les fonctionnalités d’une plate-forme.
Pour chacune de ces fonctions, seront présentées leur raison d’être, les contenus en
terme d’activités et les compétences qu’elles demandent.
Elle vise, à l’image de ce guide, à fournir aux concepteurs d’un dispositif de formation
utilisant une plate-forme des éléments lui permettant de dimensionner un projet.
Sommaire
4.1 Les fonctions dans un dispositif de formation utilisant une plate-forme ................... 4
4.2 Les fonctions de tutorat ................................................................................. 9
4.2.1 Le tutorat : contenu de la fonction............................................................ 12
4.2.2 Les outils d’organisation et de communication à disposition des tuteurs .......... 16
4.2.3 Compétences liées aux fonctions de tutorat................................................ 21
4.3 Les fonctions de coordination ........................................................................ 23
4.3.1 La coordination : contenu de la fonction .................................................... 24
4.3.2 Les outils de la coordination, les compétences de coordinateur ...................... 28
4.4 Les fonctions de support .............................................................................. 29
4.5 Les grandeurs-clés...................................................................................... 32
4.6 Problématiques .......................................................................................... 33
4.7 Bibliographie .............................................................................................. 35
Points de méthode
1/ L’ensemble des fonctions associées à la mise en place d’un dispositif de formation est
plus large que ce qui est appelé ici fonction d’accompagnement. Cet ensemble inclut,
outre les fonctions d’accompagnement : des fonctions de responsable de projet, d’autres
fonctions liées à l’organisation du dispositif de formation, fonctions liées à la réalisation
des documents.
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Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance - Fiche pratique 4 : les fonctions
d’accompagnement
2/ Décrire des fonctions, des activités humaines, en adoptant un certain niveau de détail,
ne peut se faire sans s’appuyer sur des hypothèses concernant l’organisation dans
lesquelles ces fonctions interviennent. Cette contrainte est d’autant plus vraie que le
domaine décrit est récent, porteur d’innovation et que les fonctions sont difficiles à
stabiliser.
Ainsi, ce chapitre se heurte à une triple difficulté : tout d’abord en ce qui concerne le
vocabulaire, ensuite en ce qui concerne l’impact de choix d’externalisation sur la
définition de fonctions, d’emplois et de métiers, enfin en ce qui concerne l’impact de
stratégies institutionnelles visant à faire évoluer un emploi ou un métier connu vers de
nouvelles compétences :
• Selon les choix organisationnels adoptés, on aura tendance à qualifier les
fonctions d’accompagnement direct des apprenants de tutorat, de formation ou
d’enseignement. Cette qualification n’aura pas le même sens pour les différents
lecteurs.
• Un paramètre fondamental de conception d’un dispositif est de savoir si certaines
tâches sont prises en charge par l’institution qui délivre les formations ou si elles
sont externalisées. Une fois externalisée, la fonction pourra être définie et
qualifiée avec une certaine indépendance vis-à-vis de l’existant. Si en revanche,
les fonctions sont prises en charge en interne, cela ne sera pas possible au même
degré.
• Enfin, devant une fonction nouvelle, une institution aura deux choix : l’isoler ou
bien au contraire l’associer aux fonctions existantes afin de faire évoluer celles-ci.
Les fonctions décrites dans cette fiche seront alors associées à des fonctions plus
traditionnelles, selon des proportions propres à chaque contexte.
L’objectif de ce chapitre n’est cependant pas de faire un point sur l’évolution des métiers
de formateur ou d’enseignant : il est d’aider à dimensionner un projet.
Ainsi, même si les fonctions d’accompagnement analysées ici peuvent ne pas être
concrétisées dans un poste, un emploi ou un métier, l’hypothèse de ce chapitre est
qu’elles impliquent par rapport à l’existant des changements dans les démarches de
travail des formateurs et enseignants.
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Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance - Fiche pratique 4 : les fonctions
d’accompagnement
Une plate-forme est un logiciel qui assiste la conduite des enseignements à distance. Ce
type de logiciel regroupe les outils nécessaires aux principaux utilisateurs d’un dispositif
qui a pour finalités la consultation à distance de contenus pédagogiques,
l’individualisation de l’apprentissage et le télétutorat.
• Dans ce système, le formateur crée des parcours pédagogiques types et
individualisés, incorpore des ressources pédagogiques multimédias et effectue un
suivi des activités des apprenants.
• L’apprenant consulte en ligne ou télécharge les contenus pédagogiques qui lui
sont recommandés, organise et a une vue de l’évolution de son travail, effectue
des exercices, s’auto-évalue et transmet des devoirs à corriger.
• Formateurs et apprenants communiquent individuellement ou en groupe, créent
des thèmes de discussion et collaborent à des documents communs.
• Un administrateur technique installe et assure la maintenance du système, gère
les accès et les droits des uns et des autres, crée des liens avec les systèmes
d’information externes (scolarité, catalogues, ressources pédagogiques, etc.).
Ces fonctionnalités seront mises ou non en oeuvre par les concepteurs du dispositif et les
formateurs. Elles le seront lors de la conception d’un dispositif ou en cours de
fonctionnement.
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Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance - Fiche pratique 4 : les fonctions
d’accompagnement
Une première fonction est une fonction de responsabilité par rapport au projet, à la
formation, au cycle, au marché ou au contrat. Selon la nature du dispositif, plus ou moins
constitué, plus ou moins innovant, plus ou moins lié à une démarche commerciale, les
appellations pourront varier (responsable de projet, responsable de formation,
professeur, etc.).
Une seconde série de fonctions est constituée par les fonctions d’accompagnement dans
le dispositif. Trois pôles peuvent être distingués.
• Un premier pôle est celui des fonctions d’accompagnement direct des apprenants,
souvent qualifiées de tutorat. On peut donner plusieurs orientations à ces
fonctions, l’une plutôt tournée vers la connaissance du domaine, une autre plutôt
tournée vers le suivi individuel des apprenants et une troisième plutôt tournée
vers la mise en œuvre des acquisitions.
• Un second pôle est celui des fonctions de coordination, qui peuvent s’adresser à
l’équipe pédagogique et/ou aux apprenants. Elles existent dès la mise en place
d’un dispositif. Elles prennent de l’importance dès que le dispositif de formation
implique un grand nombre de personnes ou un grand nombre de domaines
d’apprentissage,
• Enfin, existent des fonctions de support technique, à destination soit des tuteurs
et formateurs, soit des apprenants, qui apparaissent dès la mise en œuvre de
technologies.
De plus, il existe également une série d’autres fonctions liées à la mise en œuvre de
formations en général. On peut ainsi lister :
• fonctions de responsabilité par rapport aux contenus, fonctions de transmission de
savoirs, d’expertise et de mise à jour des contenus,
• fonctions d’administration des contrats de formation, des dossiers de scolarité et
en général des services aux apprenants, de logistique
• fonctions de gestion de centres de ressources, de salles multimédias,
documentaliste, animateur centre de ressources, moniteur.
Ces fonctions sont des fonctions connues dans les organismes de formation ou les
universités : la mise en œuvre d’une plate-forme impliquera des changements dans leurs
modes de travail, sur fond de compétences actuelles. L’évolution de la technologie des
plates-formes impliquera ces fonctions de manière croissante.
Enfin, une dernière série est constituée des fonctions liées à la réalisation des documents
(voir fiche documents).
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Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance - Fiche pratique 4 : les fonctions
d’accompagnement
La mise en place d’un dispositif entraîne l’implication d’une personne comme responsable
de projet. Cette fonction comporte des travaux de conception, de coordination et de
suivi : elle est souvent associée à la notion d’équipe-projet.
Un responsable de projet est un rôle connu dans le monde des technologies pour la
formation. Son travail va de l’idée au dispositif ; il doit concrétiser l’idée de départ en
termes d’objectif, de champ couvert, de financement, de rassemblement des
compétences et des outils, d’institutionnalisation du projet ; le processus conduit parfois
à réévaluer l’idée de départ.
La fonction de responsable de projet peut être difficile à faire émerger dans des
institutions ayant eu la même structure et une organisation stable depuis des temps. Elle
sera alors à la fois plus diffic ile et plus nécessaire pour tout projet impliquant du
changement ou de l’innovation.
Dans l’esprit de ce guide, la fonction de responsable de projet n’est pas réductible à celle
de responsable de la réalisation des documents : elle comporte une responsabilité vis-à-
vis du fonctionnement du dispositif et de sa continuité dans le temps.
Enfin, il est possible de segmenter le public des apprenants entre ceux qui souhaitent
bénéficier d’un accompagnement et ceux qui le jugent inutile. Des tests préalables
portant sur le niveau de maîtrise des compétences et l’autonomie dans l’apprentissage ou
le simple fait de rendre possible ce choix peuvent jouer le rôle d’aiguillage. Les
technologies réseau sont généralement mises à contribution pour proposer de tels outils
(questionnaires en ligne, formulaires d’inscription).
Cependant, les plates-formes sont conçues pour apporter des fonctionnalités utiles aux
fonctions d’accompagnement des apprenants.
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Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance - Fiche pratique 4 : les fonctions
d’accompagnement
Ainsi, les plates-formes proposent une architecture de rôles ; les rôles sont des
fonctionnalités spécifiques destinées aux formateurs, aux tuteurs, aux apprenants dans
leurs relations avec les autres rôles. C’est la caractéristique d’une plate-forme que de
rendre possible et d’instrumenter l’intervention de personnes différentes dans une même
formation.
Exemple
Les outils actuels diversifient les possibilités : différenciation entre rôle de créateur de
cours et rôle de tuteur, modulations des rôles de tuteur, rôles de coordination liés à la
production des documents, rôles liés au suivi qualité.
Pour avoir un éventail des différences, on peut comparer une plate-forme comme WebCT
qui prévoit quatre rôles (apprenant, formateur, assistant pédagogique chargé de la
notation des travaux d’apprenants, administrateur technique) et Librarian qui en prévoit
8 (apprenant, formateur, créateur de documents, gestionnaires des ressources
pédagogiques, responsable de formation, chargé des inscriptions, chef d’équipe de
production).
Il faut préciser tout d’abord que les fonctionnalités des plates-formes, y compris celles
concernant les rôles, sont adaptables, modulables, paramétrables. Ainsi, il est normal
qu’une personne unique puisse tenir plusieurs rôles (apprenant d’un côté, formateur de
l’autre, par exemple). S’agissant des différentes fonctions d’accompagnement, elles
peuvent être assurées par la même personne ; c’est souvent le cas dans les premières
phases d’un dispositif où un formateur est à la fois expert de contenu, tuteur, support
technique.
D’un côté, plusieurs raisons militent pour une spécialisation au sein des fonctions
d’accompagnement :
• la technicité de certaines fonctions, comme l’administration technique, notamment
quand il y a un changement d’échelle,
• la complexité du dispositif, l’accroissement du nombre de domaines
d’apprentissage et/ ou du nombre d’apprenants, notamment quand des situations
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Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance - Fiche pratique 4 : les fonctions
d’accompagnement
Dans ces situations, la volonté de voir évoluer des pratiques de formation pourra
conduire très spécifiquement à ne pas spécialiser les nouvelles fonctions. Il s’agit là d’un
choix stratégique.
Notons aussi que le vocabulaire n’est pas neutre non plus : la qualification de tuteur, de
formateur, d’enseignant, a de l’importance dans la définition des fonctions et dans la
relation que ces fonctions entretiennent avec les postes et les emplois.
Sources
Exemples
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d’accompagnement
http://www.formasup.education.fr/fichier_statique/etude/Resumes0011.html
http://www.oravep.asso.fr/synergie/pourtous/observat/obs_pf.htm
téléchargé le 9 février 2001
Le Groupe Initiatives Formation, qui fournit par son dispositif TRIAD des formations
individualisées de remise à niveau, tout en poursuivant une politique de réorganisation
de sa base interne de documentation pédagogique, organise son équipe autour de cinq
rôles (plus un en prévision) :
• directeur de la FOAD, qui dirige l’équipe de formateurs-concepteurs,
commercialise la plate-forme SylFIDE et les services auprès des clients
• chef de projet qui valide les contenus et les plans de formation proposés et qui
ont aussi le rôle de formateur-concepteur
• formateur-concepteur, crée les contenus, crée les plans de formation et les
propose pour validation, réalise le tutorat à distance
• administrateur technique qui résout les problèmes techniques, gère le parc
informatique
• administrateur qui gère les inscriptions et donne les droits d’accès
• référent pédagogique, à mettre en place, dont le rôle serait de suivre l’apprenant
tout au long de son parcours de formation et d’avoir ainsi une vision d’ensemble
du parcours.
http://www.formasup.education.fr/fichier_statique/etude/Resumes0011.html
http://www.oravep.asso.fr/synergie/pourtous/observat/obs_pf.htm
téléchargé le 9 février 2001
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d’accompagnement
La présentation ci-dessus reste un peu idéale : dans l’état actuel des technologies, des
actions très pratiques de vérification des envois de documents, de leur réception,
d’assistance technique en ligne, de déplacement sur site sont nécessaires tant les
techniques sont peu opérationnelles ou peu conviviales.
Dans les entreprises, on trouvera une définition de la fonction de tuteur par le code du
travail ; le tuteur est la personne directement responsable de la formation d’un apprenti
(dans le cadre d’un contrat d’apprentissage) ou celle qui accueille, aide, informe et guide
le jeune pendant la durée de son contrat (dans le cadre de contrats d’adaptation,
d’orientation ou de qualification). En pratique, on voit souvent la mise en place parallèle
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Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance - Fiche pratique 4 : les fonctions
d’accompagnement
Sources
La liste des travaux trouvant délicat la définition des fonctions de tuteur en lien avec les
technologies est longue.
Une référence ancienne est « Formateurs et formation multimédia », Blandin B., Paris ,
les Editions d’organisation, 1990
Une référence récente est « Ttnet n°2, la fonction tutorale dans la perspective
communautaire » – CEDEFOP, Office des publications officielles des Communautés
européennes, janvier 2000, coll. document de référence
En effet, un « tuteur en personne » est souvent une demande venant des apprenants
eux-mêmes. Face à une perspective de formation difficile, impliquant un effort, un
apprenant aura tendance à chercher un soutien et plutôt un seul, la diversité étant
facteur de difficulté supplémentaire.
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Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance - Fiche pratique 4 : les fonctions
d’accompagnement
Enfin, tutorer plutôt qu’enseigner ou former peut aussi être un choix individuel
conduisant à un métier. Une institution peut considérer qu’il lui revient d’en assurer le
développement et également d’incorporer ces fonctions dans ses statuts. Ces choix
seront d’autant plus importants que le tutorat sera considéré comme une fonction-clé,
critique pour la qualité de la formation délivrée.
S’agissant du cheminement de la situation actuelle dans une institution à celle qui est
visée, les positions sont diverses : certains considéreront qu’il faut spécifier et même
isoler cette fonction d’accompagnement, d’autres chercheront à construire une continuité
évolutive des métiers actuels aux métiers à venir.
Dans tous les cas, l’explicitation d’un ensemble de tâches, de conditions de travail et de
compétences ne doit pas être négligée. C’est une nécessité si des personnes doivent être
recrutées et rémunérées, si ces fonctions doivent être remplies à partir d’un descriptif
d’activités, si une institution souhaitent et principalement si l’on considère que ces
fonctions sont des éléments-clés du dispositif à construire.
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Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance - Fiche pratique 4 : les fonctions
d’accompagnement
Ainsi, sont mises en avant les évolutions suivantes : la modification des conditions
d’exercice de l’activité, la centration sur l’apprenant et les apprentissages, l’explicitation
des choix pédagogiques, l’intégration de l’environnement de l’apprenant, la création de
ressources, le travail d’accompagnement simultané d’individus et de groupes, la maîtrise
des modes de communication médiatisés.
A priori, formateurs et apprenants à distance ont les uns et les autres une certaine
latitude temporelle pour agir, communiquer, travailler. C’est un des argumentaires
avancés pour la mise en place des formations à distance.
Contrairement cependant à l’image de liberté que l’on voit souvent avancée pour ces
nouvelles conditions d’exercice, cette marge d’action se concrétise souvent dans un
système de relations contraignant quand :
• les formations sont à suivre pendant un temps de travail lui-même en réduction
(les 35 heures),
• les apprentissages ont lieu hors temps de travail, mais sur un temps déjà pris par
des activités familiales ou autres,
• les formations reposent en pratique sur une dynamique de motivation/contrainte
pour les apprenants, ce qui les poussent à avoir un comportement plus exigeant,
plus consommateur, plus inspiré par l’idée d’un service que par celle d’un
enseignement,
Dans ces circonstances, l’autonomie des apprenants, la capacité à gérer leur temps, sont
les conditions d’un fonctionnement correct des formations à distance. Ces mêmes
capacités sont demandées aux tuteurs. Pour les uns comme pour les autres, elles ne sont
pas un acquis mais une qualité à construire et à entretenir en permanence.
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Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance - Fiche pratique 4 : les fonctions
d’accompagnement
Tout d’abord, la distance implique que le tuteur prenne en compte la situation concrète
dans laquelle se trouve l’apprenant : où est-il, quels sont ses moyens de travail
d’apprentissage, quand peut-il engager un tel travail ? La situation réelle de l’apprenant
peut rendre impossible le travail d’apprentissage. Des actions de support technique
seront alors souvent demandées aux tuteurs, jusqu’à l’audit technique du site où se situe
l’apprenant.
De plus, la raison d’être des formations à distance est, comme pour toute formation, la
progression des apprentissages ; du fait de la médiatisation des relations entre
apprenants et formateurs, il est nécessaire cependant de développer un ensemble de
démarches spécifiques pour suivre cette progression : suivi étendu dans le temps,
compréhension des intérêts individuels, interprétation de données d’usage médiatisées
(durée d’accès aux outils, réactions sur forums), discussion d’égal à égal.
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Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance - Fiche pratique 4 : les fonctions
d’accompagnement
doit me prendre le travail sur tel module ? » est la première information demandée par
l’apprenant ; « quels efforts et quels moyens sont fournis au bénéfice des
apprentissages ? » est la première question du commanditaire !
Intégration de l’environnement
La logique propre aux environnements dans lesquels se situent les apprenants n’est pas
à considérer seulement comme une contrainte. L’appel à la vision des apprenants, à leurs
travaux, à leur projet peut constituer une source d’informations, de documents et de
réflexions concrètes qui viennent s’ajouter aux idées, discussions, pensées qui restent
demandées aux apprenants. Tirées de leur situation professionnelle, de leur vie
personnelle, ces sources sont irremplaçables, si elles sont prises en compte dans la
formation et intégrées dès la conception pédagogique du dispositif.
Création de ressources
La création de ressources pédagogiques n’est pas une activité en voie de disparition dans
le domaine des missions attribuées aux tuteurs exerçant dans des dispositifs utilisant une
plate-forme.
Il est à noter que les deux premières tâches reposent sur l’idée qu’une spécialisation
stricte entre ceux qui conçoivent des documents et ceux qui les prescrivent n’est pas
fonctionnelle. Une organisation intégrant ces rôles peut être plus pertinente.
Les deux tâches suivantes reposent sur un bon principe, à savoir faire tester par des
utilisateurs des produits qui leur sont destinés. La difficulté est pratique, ces opérations
prennent du temps. Il convient d’apprécier quelle part doit prendre cette intervention
dans la mise en œuvre de démarches qualité.
Exemple
L’étude de cas sur Massive, une formation à distance pilote pour la mise en place d’une
plate-forme commune aux GRETA Nord Pas de Calais note ainsi que « les dispositifs de
FOAD accentuent l’évolution observée dans les dispositifs de formation individualisée.
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Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance - Fiche pratique 4 : les fonctions
d’accompagnement
Le formateur est associé à l’amont de la formation : en effet, pour qu’il puisse élaborer
des ressources pédagogiques adaptées, il est indispensable qu’il participe à la définition
des besoins du public visé. De plus, la réalisation des ressources pédagogiques prend une
part de plus en plus importante dans le travail d’accompagnement.
http://www.formasup.education.fr/fichier_statique/etude/Resumes0011.html
http://www.oravep.asso.fr/synergie/pourtous/observat/obs_pf.htm
téléchargé le 9 février 2001
Sources
« IET master in open and distance education », R. Mason et alii, CALL 1999 ,
http://www-iet.open.ac.uk
Cette pratique se décline sur plusieurs modes : l’écrit, privilégié par les technologies
Internet habituelles ; l’oral qui commence seulement à émerger sur ces technologies et
qui, par rapport au téléphone, aura comme valeur ajoutée d’être associé à l’écrit ;
l’audiovisuel, connu lors de l’usage des systèmes de visioconférence, mais qui peine à
s’inscrire dans les technologies de communication actuelles sur Internet.
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Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance - Fiche pratique 4 : les fonctions
d’accompagnement
Il aura tout d’abord à assurer la réalisation d’un programme ou d’un plan de formation,
individualisé ou non. Sur une plate-forme, plusieurs outils sont à sa disposition :
• le programme lui-même, affiché aux travers de ses objectifs, de son contenu, des
activités prévues, des modalités d’évaluation,
• la définition de dates de commencement ou de fin, de dates intermédiaires,
• des indicateurs de suivi des activités individuelles (ouverture de telle rubrique,
temps passé, passage de test, réception de message),
• des indicateurs de suivi collectif, quand cela est possible,
• des archives d’activités et d’évènements (par ex. arrivée de nouveaux
documents).
La réalisation d’un programme lui demandera d’avoir une vision de l’apprenant et des
apprentissages, vision qu’il obtiendra par bien d’autres moyens que les stricts moyens
automatisés de la plate-forme. Un savoir-faire, lié à la connaissance des publics, du
domaine, des outils et de soi-même est à construire.
Il aura à assurer un dialogue écrit par messagerie. La messagerie est l’outil de base de la
communication sur réseaux. Elle repose sur l’écrit et institue un dialogue. Elle fonctionne
de manière asynchrone et établit une relation individualisée. Elle laisse une latitude
d’utilisation à l’apprenant comme au formateur.
L’apprenant aura cependant tendance à exiger des réponses dans des délais les plus
courts possibles.
Des règles spécifiques de communication sont à pratiquer : ces règles sont contraintes
par l’utilisation exclusive du média écrit, dans des conditions de réactivité exigeantes. On
relève ainsi :
• la nécessité de la concision, les messages trop longs pouvant être impossibles à
assimiler,
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Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance - Fiche pratique 4 : les fonctions
d’accompagnement
Forums
Les questions pour un formateur-tuteur sont de savoir pour quelle raison lancer un
forum, comment le structurer et comment entretenir un style d’animation qui rendent
utiles les échanges. La maîtrise d’utilisation des outils s’acquiert rapidement.
Source :
Un forum sur les activités coopératives en formation (mai à juillet 2000 sous l’égide de
l’université de Sheffield)
Archivé sur : http://www.shef.ac.uk/uni/projects/csnl/projects/cbcgw/collaborate
La pratique d’un forum doit, comme toute innovation qui veut être acceptée, répondre à
certaines conditions.
Le forum doit apporter une valeur ajoutée aux apprenants (il s’agit ici de simuler une
plaidoierie, pratique professionnelle dont les apprenants juristes fait l’apprentissage), ne
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Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance - Fiche pratique 4 : les fonctions
d’accompagnement
pas heurter les valeurs du groupe de destinataires (le travail sur forum sert à apprendre
et ne constitue pas un travail qui se surajoute aux autres tâches), ne pas être trop
complexe (les apprentissages résultent naturellement du dialogue en ligne quand le
formateur sait faire le lien entre un acquis et une nouvelle question tout en allant vers
l’objectif d’apprentissage fixé).
Il aura à construire une FAQ, Frequently Asked Questions ou Foire aux questions. Une
FAQ se présente comme un ensemble de questions et de réponses. Ses avantages
peuvent être :
• épargner le temps exigé par des réponses personnalisées,
• concrétiser des interrogations habituelles chez les apprenants,
• permettre aux apprenants une consultation autonome.
Comme pour les forums, l’outil permettant de construire une FAQ ne présente pas de
difficulté particulière lors de son usage.
Radioconférence
Chat écrit
Il aura à lancer et animer des sessions de chat écrit. Un chat est un service de
télécommunications qui permet d’établir des discussions en temps réel entre des usagers
sur Internet. Dans un chat écrit, les discussions ont lieu par écrit.
Plusieurs types de logiciels existent pour assurer ce service : certains ne limitent pas le
nombre d’utilisateurs simultanés et visent plutôt à favoriser des discussions débridées
alors que d’autres définissent une taille maximale à l’audience et des règles de
fonctionnement. On trouve souvent dans les plates-formes des logiciels de ce second
type : ils comportent des fonctionnalités de prise de parole, de tour de parole, de
transmission de documents joints, de sauvegarde des débats.
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Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance - Fiche pratique 4 : les fonctions
d’accompagnement
Les chats, comme toute pratique de communication synchrone, tablent sur la dimension
collective des apprentissages et sur les effets de motivation liés au groupe. Des
dimensions comme la taille du groupe, les interactions média-style d’apprentissage sont
à prendre en compte.
Il peut être impossible dans de nombreux contextes d’établir des phases de travail
synchrone : en entreprise, quand la formation s’insère dans les contextes de travail,
ceux-ci restent prioritaires. Hors régulation, ceci peut se traduire par l’étouffement des
temps de formation. Le procédé subsistant est alors la réunion en présentiel ou la mise
en place de communautés virtuelles qui utiliseront des outils asynchrones, synchrones,
pour toute la communauté ou seulement certains membres de cette communauté.
La pratique des chats écrits exigera des tuteurs l’acquisition de compétences. L’INPL,
pour des sessions de chats qui sont des travaux dirigés à distance, estime à 3 ou 4 le
nombre de sessions d’apprentissage nécessaires avant de se sentir à l’aise.
Chat audio
Il aura à lancer et animer des chats audio. Peu d’exemples de chats audio sont décrits
dans les études de cas référencées dans ce projet, principalement parce que la
technologie n’est pas robuste sur les réseaux et équipements actuels.
Visioconférence
Comme pour toute session de travail synchrone, un tuteur aura à concevoir, préparer et
animer des séquences de visioconférence. Les difficultés fréquemment ressenties par les
formateurs se trouvent :
• dans la nécessité de scénariser son intervention au préalable, par exemple de
définir à quel moment utiliser un document,
• dans la nécessité de maîtriser les fonctionnalités et l’aspect technique.
Source :
Pour la présentation du cahier des charges d’une séance de tutorat par visioconférence,
voir l’étude de cas sur Massive, une formation à distance pilote pour la mise en place
d’une plate-forme commune aux GRETA Nord Pas de Calais.
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Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance - Fiche pratique 4 : les fonctions
d’accompagnement
Il aura à gérer des systèmes d’évaluation assistée par ordinateur. Deux technologies
trouvent leur place sur les plates-formes aujourd’hui, les questionnaires à notation
automatique (QCM, QCU) et les outils d’aide à la correction de travaux.
Les outils d’aide à la correction des réponses proposent à la fois des aides techniques et
des guides de correction aux tuteurs. Ils sont souvent associés à la gestion de la sécurité
des communications (accusé de réception) et à la gestion administrative des évaluations
(archivage, stockage des données).
Source :
La pratique de l’évaluation assistée par ordinateur est rare dans les organismes de
formation à distance d’Europe. C’est un des résultats du projet TEEODE (Technology
Enhanced Evaluation in Open and Distance Learning), mené sous l’égide du programme
européen SOCRATES.
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Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance - Fiche pratique 4 : les fonctions
d’accompagnement
Il va aussi de soi que la compétence elle-même, celle du tuteur en personne, est une
composition de chacune de ces catégories. Lister des catégories aura cependant deux
mérites : aborder la question des référentiels et des définitions de métiers et de postes,
s’interroger à contrario sur l’effacement total d’une de ces compétences.
Indépendamment de toute réflexion prospective sur la place prise par les documents et
les technologies dans la transmission de l’information et dans la conduite des
apprentissages, on peut constater tout d’abord que peu de réalisations existent et
ensuite que quand elles existent, il reste fort à faire, et même plus à faire pour des
tuteurs et des experts de contenu. Les documents, même intelligents, peuvent constituer
un bon support aux apprentissages ; ils ne matérialisent pas le savoir de l’apprenant.
L’ensemble est aussi une question de degré et de répartition des tâches entre des
experts de contenus, des formateurs, des responsables de cycle, formation.
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Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance - Fiche pratique 4 : les fonctions
d’accompagnement
Ce sont des compétences pour partie classiques, pour partie nouvelles. Les compétences
classiques sont celles des outils d’organisation (plan de formation, contrat pédagogique),
de positionnement et d’évaluation, de classement et de documentation.
Les compétences nouvelles sont liées au transfert de ces outils sur des supports
technologiques et sur l’utilisation des technologies à des fins de productivité. Cette
utilisation peut constituer une innovation : les compétences liées aux outils et aux
technologies doivent alors être associées aux compétences d’innovation ou de
changement.
Des technologies nouvelles (simulateurs) peuvent également devenir des outils habituels
impliquant des compétences à acquérir.
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Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance - Fiche pratique 4 : les fonctions
d’accompagnement
Les fonctions de coordination sont particulièrement présentes dans la mise en œuvre des
dispositifs de formation utilisant des plates-formes : elles sont présentes au travers des
fonctions de responsable de projet, dont la coordination est une des tâches premières.
Mais celles-ci peuvent être relayées par une fonction permanente de coordination qui
elle, trouve sa place dans le long terme, la durée de la formation et qui s’exerce dans le
quotidien de la formation.
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Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance - Fiche pratique 4 : les fonctions
d’accompagnement
Comme la fonction projet, la fonction coordination a un cycle de vie, mais les rythmes ne
sont pas les mêmes ; on peut gager qu’elle sera toujours présente, le problème étant de
définir la durée à prendre en considération pour chacun de ses aspects lors du
dimensionnement d’un projet.
Lisibilité de la formation
Rendre lisible la formation face à des apprenants est une des conditions de son
acceptation et de son fonctionnement dans de nombreuses circonstances :
• quand il s’agit d’adultes en général,
• quand des opérations de validation d’acquis et de positionnement expliquent une
diminution des efforts fournis par l’équipe pédagogique,
• quand les aspects innovateurs prennent une part importante.
Cette lisibilité peut être assurée par plusieurs moyens : catalogue, image de marque,
journées d’information, journée de lancement, module de mise en route, contrat
pédagogique définissant les objectifs.
C’est aussi au fil de la conduite des formations que sa lisibilité apparaîtra pour les
apprenants :
• référence aux objectifs de la formation et perception des acquis obtenus,
• acquisition progressive de compétences d’apprentissage nouvelles, notamment
dans l’utilisation des technologies,
• perception des temps et efforts réels engagés pour les apprentissages,
• arbitrage entre domaines.
Sans être spécifique aux formations à distance et aux formations utilisant des plates-
formes ou des outils, la fonction de coordination est réévaluée dans ces types de
dispositifs.
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Elle sera d’autant plus réévaluée que le choix d’une formation à distance ou utilisant des
technologies sera vu par la plupart des apprenants comme une solution de remplacement
à une formation présentielle, celle-ci constituant l’étalon de comparaison.
Recherche d’efficacité
Plusieurs domaines sont concernés par la recherche d’efficacité, la diminution des efforts
nécessaires pour atteindre un résultat : deux sont privilégiés ic i, la production des
documents, les pratiques de travail répétitif.
Cette homogénéisation des documents est à la fois plus acceptable que celle des
pratiques de travail, nécessaire dans les formations à distance lesquelles reposent sur
des documents, pertinentes dans bien des opérations pratiques du travail de tutorat.
http://www.formasup.education.fr/fichier_statique/etude/Resumes0011.html
http://www.oravep.asso.fr/synergie/pourtous/observat/obs_pf.htm
téléchargé le 9 février 2001
Une partie de ces fonctions est entièrement assurée par la plate-forme. Pour d’autres, les
outils n’apportent qu’une assistance. Ce sera le cas de fonctions comme :
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• Gérer un trombinoscope
• Annoter des documents
• Suivre la participation des apprenants (émargement virtuel)
• Utiliser un tableau d’annonce collectif
• Evaluer le groupe et son avancement dans sa totalité
• Renvoyer une réponse habituelle à une question habituelle
Les contraintes de temps et d’efforts impliquent que les tâches soient utiles. Elles
impliquent aussi que des méthodes et des outils soient fournis aux tuteurs et aux
intervenants.
Exemple
Médiation
La médiation et la régulation des conflits pourront concerner toutes les liaisons entre la
formation et son environnement :
• la communication entre apprenants et tuteurs, et la négociation des conflits,
• le suivi du tutorat, notamment le respect des règles relatives au lancement des
activités, aux réponses, aux délais,
• le suivi des règles techniques de la formation à distance ; un apprenant à distance
aura tendance à demander des garanties dans la mise en œuvre des moyens
(interface simple avec des moyens de navigation corrects, attractivité des
documents, volume des documents à télécharger, existence d’une fonction de
support, etc.)
• garant des règles de la communication médiatisée, publique et ouverte (civilité
des messages, etc.)
• la communication entre apprenants et entreprises (pour des salariés et pour des
étudiants en promotion supérieure du travail),
• le soutien de la synergie du groupe, y compris lors des phases d’évaluation,
• le suivi du moral des stagiaires et de celui des enseignants, des formateurs, des
tuteurs.
Formation
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La maîtrise des outils et des technologies par un tuteur peut s’acquérir en totale
autonomie. Elle peut aussi s’acquérir en formation sur le tas ou dans des programmes
structurés. Les fonctions de coordination sont impliquées directement lors des formations
sur le tas et indirectement lors des formations structurées (lorsqu’il s’agit d’apprécier la
mise en œuvre des acquis, son impact sur les compétences au travail même).
Tâches diverses
Elles concernent aussi l’organisation du travail quand des intervenants multiples et/ou
successifs ne définissent pas les moyens de leur coordination.
L’éventail des tâches matérielles peut aussi être important : elles concernent les salles,
équipements, services environnants.
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Mettre en place des fonctions de support sera nécessaire dès le démarrage d’une
formation à distance. Ce le sera plus encore avec l’élargissement de la formation à des
publics plus larges ou différents de ceux sélectionnés à l’origine. Il ne faut pas sous-
estimer les contraintes créées par l’usage de technologies, contraintes qui peuvent
s’avérer bloquantes.
Description
Utilisation de la plate-forme
• Installation, maintenance, sauvegardes générales, développement de passerelles
avec d’autres outils (SGBD),
• Extraction et traitement de données (relevés d’utilisation basculés dans un
tableur), paramétrage d’outils générateurs de rapports
• Personnalisation des interfaces, création d’interfaces
• Administration de la plate-forme, gestion des droits d’utilisation, ouverture de
sessions
• Sauvegardes sélectives de contenu, de listes d’inscription
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Fonctions générales
• Veille technique, recherche et tests de nouveaux produits
• Lien avec le service informatique – réseaux
• Gestion de parc
Evolution de la fonction
Les outils sont des outils de type système d’exploitation, serveur, plate-forme, système
auteur, diagnostic à distance plus les outils de tout le mode :messageries, forum, bulletin
d’annonce :
• La qualité de la plate-forme aura un impact important sur l’étendue des tâches
demandées au support : sa convivialité, sa simplicité d’utilisation, le fait de
pouvoir informer par un bulletin d’annonce, par une FAQ seront des éléments à
prendre en considération, des outils permettant de diagnostiquer des problèmes
d’accès,
• Des journées ou période d’information et de formation pourront s’avérer
indispensables.
Les compétences demandées sont de plusieurs ordre ; ces compétences sont assez
connues :
• Compréhension des enjeux et projets
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Des actions d’évaluation des enseignants et des étudiants en vue apprécier si les actions
de support sont pertinentes seront à envisager.
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4.6 Problématiques
Les enjeux de cette prise en compte sont l’intégration avec les autres parties du système
d’information de l’organisation offrant la formation, l’intégration avec les équipemenyts
existants (salles multimédias, laboratoire de langues, etc.), une gestion documentaire
organisée, etc.
L’expérience acquise en France avec les dispositifs de formation à distance utilisant des
plates-formes est pour beaucoup une expérience de terrain : des formateurs,
enseignants, responsable de formation ont mis en place des dispositifs de formation dans
leur domaine et visant des publics qu’ils connaissaient. La définition des compétences et
la formation associée ont été faites dans la foulée, sur le tas.
Il n’est pas certain qu’une caractérisation définitive puisse être trouvée puisque, comme
on peut le constater, les fonctions observées restent souvent largement tributaires des
architectures d’emplois et d’organisation du travail existantes. Mais c’est le lot commun
de tous les référentiels.
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Les référentiels s’adressent d’abord à une autre population que celles des innovateurs de
la première heure, une population qui a une autre culture technique et idéologique. Mais
il n’est pas exclus que les innovateurs y trouvent une occasion de réflexion.
Les personnes ayant des fonctions de tuteurs sont très souvent amenées à élaborer des
ressources pédagogiques. C’est une différence sensible avec les dispositifs de formation
utilisant le multimédia jusqu’aujourd’hui. Deux raisons générales expliquent cette
association de fonctions :
• la relative nouveauté des dispositifs et les innovations que les plates-formes
entraînent impose d’élaborer des documents nouveaux ou de retraiter des
documents existant selon les exigences techniques actuelles (parfois moins
performantes que les anciennes),
• la mise en place de pratiques d’individualisation ou d’adaptation des parcours de
formation implique souvent de donner aux tuteurs une fonction de création de
ressources.
Dans le premier cas, les enjeux sont multiples : construire des documents favorisant
l’autoformation, élaborer des documents tenant compte de l’expérience pédagogique des
formateurs et de la connaissance qu’ils ont de leurs publics, gérer la répartition des rôles
entre des formateurs et des intervenants spécialistes de diverses techniques
(informatiques, graphiques, etc.), donner aux documents produits une facture leur
permettant d’être utilisables par d’autres formateurs que ceux qui les ont produits. Ces
enjeux peuvent aussi être divergents.
Dans le second cas, les enjeux sont tout aussi complexes puisqu’il s’agit à la fois :
• de donner la possibilité d’une adaptation des parcours de formation également au
moyen de documents,
• de s’assurer de la qualité des documents alors qu’il devient difficile de mettre en
place un circuit de validation de ces documents, trop coûteux compte tenu des
délais de réactivité et de l’impact de chaque document (il s’agit de documents à
usage individuel)
• de favoriser la réutilisation de documents déjà créés, tout en s’assurant de leur
adaptation.
Les conditions d’exercice des fonctions de tutorat ne permettent pas toujours une
validation par d’autres formateurs des documents : il devient nécessaire alors de se
reposer sur une compétence accrue des tuteurs dans l’élaboration de documents.
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4.7 Bibliographie
Centre Inffo, Regards sur la formation « A l’écoute des tuteurs, 26 entretiens pour mieux
comprendre l’expérience des tuteurs en entreprise ». Françoise Gérard, Centre Inffo,
1997, 279p
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