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CURSO DE FORMACIÓN
EXCEL
Centro de Atención al Usuario. UCLM.
INDICE
TEMA 1: CONCEPTOS BÁSICOS ............................................................................. 3
Introducción.................................................................................................................. 3
Iniciar Excel.................................................................................................................. 3
La pantalla de Excel ................................................................................................. 3
Uso del sistema de menús de Excel.......................................................................... 5
Uso de barras de herramientas de Excel................................................................... 5
Mostrar información de Ayuda................................................................................. 6
Salir de Excel............................................................................................................ 6
Texto........................................................................................................................... 10
Números ..................................................................................................................... 10
Fechas, horas, porcentajes. ......................................................................................... 10
Fórmulas ..................................................................................................................... 11
Funciones.................................................................................................................... 12
Referencias relativas................................................................................................... 15
Referencias absolutas ................................................................................................. 16
Cambiar entre referencias relativas y absolutas ......................................................... 16
Introducción
Iniciar Excel
La pantalla de Excel
Barra de Título: Muestra el nombre del programa (Microsoft Excel), así como
el nombre del libro en uso, si este estuviera guardado, sino se identificaría al
libro con un número (ejemplo: libro1).
Barra de menús: Muestra los comandos principales del programa.
Barra de Herramientas Estándar/Formato: Muestran botones de acceso
rápido y cuadros para poder realizar las operaciones más comunes de Excel. Si
sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de esos botones o cuadros, aparecerá
una breve descripción al lado del puntero del ratón.
Cuadro de nombres: Identifica la celda activa.
Barra de fórmulas: Contiene el cuadro de nombres, descrito anteriormente; y
un cuadro para introducir las fórmulas en la hoja de cálculo.
Barra de Título
Barra de menús
Barra de fórmulas
El sistema de menús de Excel, que incluye los comandos para realizar las
diferentes operaciones de Excel, es uno de los medios para comunicarse con el
programa.
Para seleccionar una opción del menú que aparece a continuación: o bien con
el ratón sitúe el puntero sobre la opción y haga clic con el botón izquierdo, o bien con el
teclado teclee la letra subrayada de la opción.
Si una opción de un menú está seguida de una flecha pequeña negra, significa
que eligiendo este comando aparecerá un submenú con opciones adicionales.
Con el botón derecho del ratón se puede acceder a varios menús contextuales.
Un menú contextual incluye opciones relativas a un elemento o sección particular de la
pantalla de un documento.
Excel posee un extenso sistema de ayuda, que siempre está preparado para
ofrecerle ayuda cuando encuentre un problema o para ofrecerle información adicional
mientras use un programa.
Salir de Excel
Normalmente, los libros de Excel, comienzan con 3 hojas, sin embargo esto es lo
de menos, pues en cualquier momento podemos añadir o eliminar hojas.
Las operaciones que pueden realizar con las hojas de Excel son:
Moverse por las hojas, basta con hacer clic encima de la pestaña de la hoja a la
que queramos movernos
Insertar hojas nuevas, con la opción del menú Insertar/ Hoja de cálculo. La
hoja se insertará delante de la hoja en la que estemos situados.
Seleccionar hojas, cuando nos movemos a una hoja, ésta queda seleccionada. Si
queremos seleccionar varias hojas a la vez, haremos lo mismo pero manteniendo
la tecla Ctrl. presionada.
Eliminar hojas, una vez hayamos seleccionado las hojas que queramos
eliminar, elegimos la opción eliminar hoja de cálculo del menú Edición .
Mover y copiar hojas, podemos utilizar la opción Mover o copiar hoja del
menú Edición.
Columnas y filas
2. Dele doble clic al botón del ratón. Excel amplia o angosta la columna para que
se ajuste a la entrada más larga de todas.
Para aumentar la altura de una fila, arrastre el borde inferior del recuadro de la
fila hacia abajo hasta que ésta sea lo suficientemente alta y luego suelte el botón del
ratón. Para reducirla haga el proceso inverso y arrastre el borde inferior de la fila hacia
arriba. Si quiere utilizar Ajustar a la selección para crear un ajuste perfecto en las
entradas de una fila, dele doble clic al borde inferior del recuadro de la fila.
Usando el teclado:
Para desplazar el selector de Apriete:
celda:
Una celda abajo [Flecha abajo]
Una celda arriba [Flecha arriba]
Una celda a la derecha [Flecha derecha] o Tabulador
Una celda a la izquierda [Flecha izquierda] o [Shift]+Tabulador
Una pantalla abajo [Av Pág]
Una pantalla arriba [Re Pág]
Una pantalla a la derecha [Alt]+[Av Pág]
Una pantalla a la izquierda [Alt]+[Re Pág]
Al principio de la fila [Inicio]
La primera celda de la hoja de [Ctrol]+[Inicio]
cálculo
Queda claro, que para seleccionar una celda, basta con estar situados en ella, sin
embargo también podemos seleccionar varias celdas (que estén seguidas) con el típico
método de “pinchar y arrastrar”, o bien (si no están seguidas) manteniendo presionada la
tecla Crtl. y haciendo clic en aquellas celdas que queramos seleccionar.
Para nombrar una sola celda basta con poner el nombre de la columna en la que
está junto al nombre de la fila (A3, J6, AB10,...)
Sin embargo muy a menudo interesa nombrar varias celdas que están seguidas
formando un área rectangular. A esto se llama rango de celdas (a la hora de utilizar
funciones, son muy usados), se nombran con el nombre de la primera celda situada en la
esquina superior izquierda del rango, dos puntos (“:”) y el nombre de la última celda,
situada en la esquina inferior de la derecha del rango (A3:C5, B12:C9,...)
Otra opción muy interesante consiste en nombrar celdas y rangos de celdas, que
no están en la hoja activa (hoja en la que estamos trabajando). Pues bien para hacer esto
basta con dar el nombre completo de la celda o el rango:
Si la celda (o rango) está en otra hoja del libro activo(en el que estamos
trabajando): {nombre de la hoja}!{nombre de la celda o rango}
Al terminar de introducir los datos debe validar lo que acaba de introducir, para
ello basta con moverse a otra celda (presionando enter, con los cursores del teclado, con
el ratón,...)
Texto
Números
Algo parecido ocurre con los números cuando comenzamos a trabajar utilizando
el formato General, en este caso cuando introduzcamos números en una celda, se
alinearán a la derecha.
A veces intentamos dar un aspecto más vistoso a los números escribiéndolos con
los puntos de millares, añadiéndoles el símbolo de alguna moneda. Pues bien, no
debemos hacer nada de eso manualmente. Cuando introduzcamos un número lo
haremos sin ningún tipo de adorno, para que Excel no pueda confundirlo con texto
(después veremos que podemos adornar de diversas formas los números utilizando el
formato).
En Excel podemos introducir fechas y horas. Para que Excel sepa que se trata de
una fecha o una hora se pueden introducir utilizando estos métodos:
Ambos tipos de datos, realmente son lo mismo. Es decir tanto las fechas como
las horas son números. Simplemente se trata de números a los que se les ha cambiado el
formato, para hacer que se muestren con el aspecto de fechas u horas. Así pues,
podemos realizar todo tipo de operaciones entre fechas, horas y números, ya que
realmente todo es lo mismo.
Fórmulas
Una fórmula consiste en dos elementos: operandos y operadores. Un operando
representa el dato que se usará en el cálculo y puede incluir constantes, y/o referencias
de celdas; un operador indica la operación que se realizará con los diferentes operandos
y puede incluir cualquiera de las siguientes funciones:
Operador de
comparación Significado Ejemplo
= (igual) Igual a A1=B1
> (mayor que) Mayor que A1>B1
< (menor que) Menor que A1<B1
>= (mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1
<= (menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1
<> (distinto) Distinto de A1<>B1
Funciones
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores
específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Los
argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO,
matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se
designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser
también constantes, fórmulas u otras funciones.
Es muy corriente encontrarse con que se quiere realizar el mismo cálculo sobre
distintas celdas y posiblemente con distintos valores. Es aquí donde resulta útil usar la
copia inteligente, en concreto la copia de fórmulas.
A B C
1 45 32 47
2 12 14 12
3 25 15 78
4 =SUMA(A1:A3) =SUMA(B1:B3) =SUMA(C1:C3)
Referencias relativas
Referencias absolutas
Si no desea que Excel ajuste las referencias cuando se copie una fórmula en una
celda diferente, utilice una referencia absoluta. Por ejemplo, si la fórmula multiplica la
celda A5 por la celda C1 (=A5*C1) y puede copiarse la fórmula en otra celda, Excel
ajustará ambas referencias. Puede crearse una referencia absoluta a la celda C1
colocando un signo de dólar ($) delante de las partes de la referencia que no cambia. Por
ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda C1, agregue signos de dólar a la
fórmula como se indica a continuación:
=A5*$C$1
TEMA 6 : AUTOLLENADO
Muchas de las hojas que se crean con Excel requieren la entrada de una serie de
fechas o números secuenciales. Por ejemplo, una hoja puede requerir que usted le ponga
titulo a las columnas con los 12 meses, desde Enero hasta Diciembre, o numerar las filas
de 1 a 100.
Cuando se crea una serie con el asa de Ilenar, usted sólo puede arrastrar en una
dirección a la vez. Por ejemplo, puede extender la serie o Ilenar el rango a la izquierda o
a la derecha del rango de celda que contiene los valores iniciales, o puede extender la
serie o Ilenar el rango encima o debajo del rango que contiene los valores iniciales. No
puede, en cambio, extender la serie o Ilenar el rango en las dos direcciones al mismo
tiempo (tal como hacia abajo y a la derecha al arrastrar el asa de Ilenar diagonalmente).
Cuando usted suelta el botón del ratón después de extender el rango con el asa
de Ilenar, Excel crea una serie en todas las celdas que usted seleccionó o Ilena el rango
entero con el valor inicial.
Las figuras siguientes ilustran cómo utilizar Autollenado para introducir una fila
de meses, comenzando con enero en la celda B2 y terminando con junio en la celda G2.
Para hacer esto, simplemente introduzca enero en la celda B2, y luego coloque el
indicador del ratón en el asa de llenar en la esquina inferior derecha de esta celda antes
de que se arrastre hasta la celda G2 a la derecha (como se muestra en la figura 2-12).
Cuando usted suelta el botón del ratón, Excel llena los nombres del resto de los meses
(febrero a junio) en las celdas seleccionadas (como se muestra en la figura 2-13). Note
que Excel mantiene las celdas con las series de los meses seleccionados, dándole a usted
otra oportunidad para modificar dichas series (si se fue muy lejos, puede arrastrar el asa
de Ilenar a la izquierda para reducir la lista de los meses; si no se fue muy lejos, puede
arrastrarla a la derecha para extender la lista de los meses adicionalmente).
Puede usar los antiguos comandos permanentes de Cortar, Pegar y Copiar para
mover o copiar información en una hoja de trabajo, en lugar de arrastrar y soltar o
autollenar. Estos comandos usan el portapapeles como paso intermedio donde la
información que se corta o se copia permanece hasta que decide pegarla en algún otro
lugar. Gracias a esta disposición del portapapeles, usted puede usar estos comandos para
mover y copiar información en cualquier otra hoja de trabajo abierta en Excel o aun en
otros programas que corran en Windows (como un documento de Word para Windows
95).
Note que sólo puede hacer varios trabajos de pegado con el comando de Pegar
después de copiar el material en el portapapeles y no después de cortarlo. Esto significa
que cuando utilice los comandos de Cortar y Pegar para mover algo en la hoja de
trabajo, también puede presionar Enter para pegar en lugar de escoger su comando.
Pegado especial
La caja de diálogo Asistente muestra una lista con las categorías de la función y
otra ventana con el nombre de la función que deseamos ejecutar. En este caso
escogeremos la función SUMA y hacemos clic en Aceptar.
Inmediatamente aparece otro cuadro en el que se nos pide ingresar el rango que
deseamos sumar, el cual ingresaremos en el cuadro signado como Numero 1, luego
hacemos clic en aceptar y automáticamente aparece el total en la celda señalada.
Las siguientes funciones que trataremos, son las más utilizadas y además pueden
servir de ejemplo para manejar funciones similares.
SUMA
Sintaxis:
SUMA(número1;número2; ...)
Número1; número2; ... son entre 1 y 30 números cuya suma desea obtener.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a
números causarán errores.
MAX(número1;número2; ...)
Número1; número2; ... son entre 1 y 30 números para los que se desea
encontrar el valor máximo.
Ejemplos
MAX(A1:A5) es igual a 27
MAX(A1:A5;30) es igual a 30
MIN(número1;número2; ...)
Ejemplos
MIN(A1:A5) es igual a 2
MIN(A1:A5; 0) es igual a 0
PROMEDIO(número1;número2; ...)
Observaciones
Ejemplos
PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11
PROMEDIO(A1:A5; 5) es igual a 10
FECHA / HOY
Ejemplo:
FECHA( A3;1;B7) dónde los tres argumentos deben ser numéricos. El resultado
será una fecha “[contenido de A3]/01/[contenido de B7]”
2. HOY : Devuelve la fecha actual del sistema. Además esta fecha se irá
actualizando, según vayan transcurriendo los días
Sintaxis
HOY()
SI
Sintaxis
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Ejemplos
En una hoja presupuestaria, la celda A10 contiene una fórmula para calcular el
presupuesto actual. Si el resultado de la fórmula de A10 es igual o menor que 100, la
siguiente función mostrará "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la función
mostrará "Presupuesto excedido".
BUSCARV
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;
indicador_columnas;ordenado)
NOTA: Poner un punto y coma “;” antes del último paréntesis (consigue que la
búsqueda sea correcta)
Presentación preliminar
Para evitar gastar más papel del necesario use la Presentación preliminar (Print
Preview) antes de imprimir una hoja o un libro de trabajo completo. El modo de
Presentación preliminar (Print Preview) no sólo le muestra exactamente el número de
páginas que ocupa su hoja de cálculo, sino que también le permitirá modificar los
márgenes, cambiar los arreglos de página y aun imprimir el reporte cuando todo está
listo.
Cuando Excel muestra una página entera en esta ventana, es muy difícil leer su
contenido; aumente al tamaño real si necesita verificar la información. Puede aumentar
hasta el 100% dándole clic a la página en presentación con el puntero del ratón de la
lupa o al botón de Zoom en la parte superior de la ventana de Presentación
preliminar.
Configurar página
2. Pestaña márgenes
Puede cambiar los márgenes de dos maneras:
Imprimir
Dentro del cuadro de diálogo de Impresión están las Áreas Imprimir e Intervalo
de páginas (Page Range), donde usted puede escoger la cantidad de información a
imprimir, y el Área de Copias, don-de usted puede cambiar el número de copias a
imprimir.
Para iniciar el Asistente para gráficos debe hacer clic sobre el icono identificado
con un gráfico de barras en la barra de herramientas , o bien utilice la opción del
menú Insertar / Gráfico.
Una vez elegido el tipo de gráfico tenemos la opción presionar el botón para ver
la muestra. Hacer clic en Siguiente para pasar al siguiente paso.
Luego tenemos la opción de elegir las series, las mismas que pueden tomarse de
acuerdo con las filas o las columnas de nuestro cuadro origen. También podemos
modificar las series del gráfico haciendo clic en la pestaña Series.
Una vez hechos los cambios hacer clic en Siguiente para pasar al siguiente paso.
2.- La pestaña siguiente se refiere a los ejes del gráfico, los mismos que por
defecto son X y Y, pero podemos cambiarlos haciendo clic en el recuadro de activación.
5.- En la opción rótulos de datos podemos indicar que se muestren los valores
para cada uno de los rangos representados.
En esta opción indicamos dónde queremos que aparezca nuestro gráfico. Puede
ser en una hoja independiente (Hoja nueva) o en un sector de la hoja de trabajo activa
(Como objeto).
Volviendo de nuevo a los pasos anteriores del asistente para gráficos, para
ello utilizamos el menú Gráfico
O bien utilizando la barra del gráfico que aparece si estamos situados en él.
Si no aparece podemos mostrarla desde el menú Ver / Barras de
herramientas / Gráfico