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ESI/ANNEE UNIVERSITAIRE 2018/2019


Module MACSI
1CS
TD N° 1
Objectif du TD : rappels sur les systèmes et décomposition en sous-systèmes
1. Présenter le système global (entrées, sorties, les contrôles) et son
environnement.
2. Définir l’objectif du système global
3. Décomposer le système.

Exercice 1 : CAS : EQUIPEMENTS AGRICOLES « XYZ INC. »


Équipements agricoles XYZ Inc. est une entreprise spécialisée dans la vente au détail
d'équipements et de pièces agricoles. L'entreprise dont le chiffre d'affaires annuel est de 1,5
millions de dinars est détenue et gérée par monsieur Ammi BRAHIM depuis plus de 20 ans.
Âgé de 68 ans, Si BRAHIM est un ancien cultivateur qui, suite à quelques années de vaches
maigres, avait décidé de se lancer plutôt dans la distribution de pièces agricoles, car selon lui,
les bénéfices étaient à l'époque très intéressants.
Depuis déjà quelques années, Hamitouche, le fils de Ammi BRAHIM, qui détient depuis 1977
un diplôme en administration, participe aussi à la gestion de l’entreprise. Tous deux songent à
réviser le fonctionnement du système des comptes à payer (sommes dues), qui ne satisfait pas
entièrement leurs besoins.
Le système des comptes à payer doit fournir l'information nécessaire à l'évaluation du volume
d'affaires monétaires; de plus, il doit fournir des statistiques concernant les achats de la
compagnie.
Lorsqu'une pièce est livrée chez XYZ, le responsable de l'inventaire s'assure que sa
description sur le bordereau d'expédition est conforme à la pièce reçue; en guise de preuve il
appose ses initiales sur le bordereau d'expédition. A la fin de la journée, il récupère tous les
bordereaux d'expédition et va les porter à Hamitouche au service de la comptabilité où il les
accumule dans un dossier pour utilisation ultérieure.
Quelques jours plus tard, lors de la réception de la facture, Hamitouche concilie celle-ci avec
les bordereaux d'expédition et le catalogue de prix des fournisseurs. La facture et les
bordereaux d'expédition sont regroupés et rangés dans le dossier du fournisseur que l'on
conserve dans un classeur.
De plus, le montant de chaque facture est accumulé sur la fiche du fournisseur que l'on
conserve dans un cardex (armoire à fiches), ce qui permet aux administrateurs de connaître le
solde dû à chaque fournisseur en tout temps.
A la fin du mois, sur réception du relevé de compte d'un fournisseur, Hamitouche concilie le
montant de celui-ci avec le solde du cardex. S'il y a écart, il utilise le dossier de ce dernier et à
partir des factures et des bordereaux d'expédition, il retrace la cause de l'écart. Les relevés de
compte sont classés dans le dossier des fournisseurs.
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Le premier lundi de chaque mois, Hamitouche, à partir des dossiers de chacun des
fournisseurs, prépare à la main (à l'aide d'une calculatrice) la liste des comptes répartis de la
façon suivante :

Somme due plus somme due somme due montant


de 60 jours 30-60 jours 0-30 jours payé

- - - -

Cette liste est remise à son père Ammi BRAHIM qui en fait une révision et qui décide des
versements pour le mois courant. Le montant du versement pour chaque fournisseur est
indiqué à l'extrême droite de la liste.
Hamitouche récupère la liste et prépare les chèques du mois. Ceux-ci seront signés par Ammi
BRAHIM et seront postés après que Hamitouche ait inscrit les paiements au cardex des
fournisseurs. Une photocopie des chèques est classée dans le dossier des fournisseurs
correspondants.

Exercice 2 : CAS : GESTION DU RECRUTEMENT


1-présentation générale

La direction centrale du personnel d’une administration souhaite, dans le cadre d’une politique de
décentralisation, développer un système informatisé de gestion de personnel pour ses
administrations régionales. Pour cela elle a choisi une Administration Régionale (A.R) pilote pour
la première réalisation.
L’A.R gère un effectif de 2000 agents environ ; répartis sur plus d’une centaine d’unités
d’affectation ; le service du personnel de cette A.R comporte 05 employés.
Chaque dossier agent comprend :
 l’identification complète de l’agent : nom, prénom, adresse….,
 le grade actuel et l’historique des grades depuis l’entrée de l’agent dans l’organisme,
 l’affectation actuelle ainsi que les affectations passées,
 la qualification actuelle ainsi que les qualifications passées,
 l’ensemble des diplômes avec les dates d’obtention.
 De plus l’A.R. souhaite gérer un certain nombre de congés (maladie, maternité,
formation…) pour chaque agent. Chaque congé sera décrit par son code congé et son
libellé.
Enfin chaque agent occupe un poste (support budgétaire alloué) : il est demandé de pouvoir
suivre aussi les différents postes occupés par un agent durant sa carrière. Chaque poste est
caractérisé par un grade et un numéro de différence. Le grade d’un poste peut être différent du
grade de l’agent. La direction de l’A.R. décide dans un premier temps d’automatiser le
processus de recrutement de personnel.
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2-Description du processus de recrutement :


La situation actuelle du processus de recrutement est la suivante :
 Après une procédure de concours, une liste de candidats admis est établie par le
service de recrutement (S.R) et transmise à l’A.R. avec le dossier complet des agents
concernés.
 Celle-ci procède à l’enregistrement des candidats admis ainsi: qu’à l’édition d’une
décision de recrutement pour agent.
Chaque décision, identifiée par un numéro concerne un agent qui occupera un poste. Cette
décision comporte en générale une date d’effet prévisionnelle. Un échéancier des décisions est
tenu à jour. C’est le document de prise de fonction qui permettra de rendre effective la
décision qui arrive à l’échéance.
Chaque décision éditée suit le circuit suivant :
 Envoi à la Direction Centrale du Personnel (D.C.P) :celle-ci contrôle l’existence
effective du poste et transmet ensuite la décision au service du contrôle Financier
(S.C.F).
 Ce service vérifie tous les éléments financiers de la décision et attribue un visa qui
peut être :
• Accepté (cas général)
• Refusé (irrégularité constaté).
• Différé (en attente justificatifs).
 La décision est retournée à l’A.R.
• Un premier exemplaire de la décision est adressé à l’agent.
• Un deuxième exemplaire de la décision est adressé à l’unité d’affectation de
l’agent.
• Un troisième exemplaire est stocké dans le dossier de l’agent.
A.R. fournit, d’autre part, à l’unité d’affectation les documents suivants:
• La liste des nouveaux agents,
• Un dossier individuel réduit pour chaque agent.
 Lorsqu’un nouvel agent prend ses fonctions dans son unité d’affectation, le
responsable de cette unité envoi à l’A.R. un avis de prise de fonction.
 Pour les agents n’ayant pas pris leurs fonctions, une liste hebdomadaire est envoyée à
la DCP par l’A.R.

Exercice 3 : CAS : GESTION FINANCIÈRE D'UN DÉPARTEMENT FINANCES ET


COMPTABILITÉ
La gestion financière de tout département Finances et Comptabilité (D.F.C) a pour périodicité
l'année qu'on appelle Exercice. En début d'exercice, le directeur financier et comptable
(D.F.C) dispose d'un budget prévisionnel des dépenses contenant tous les crédits disponibles
par numéro de compte. Un numéro de compte regroupe un ensemble de fournitures:
Exemple:
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Numéro de compte intitulé compte enveloppe (Montant en (DA)

0111 fournitures de bureau 5000


0112 films pellicules 80000

Nous nous intéressons dans cette étude au domaine d'application concernant les achats de
produits.
Lorsque le service production souhaite acquérir un ou plusieurs produits auprès d'un fournisseur,
il rédige une demande d'achat (DA) qu'il transmet au service commercial. Celui-ci analyse la
demande d'achat (DA) et élabore une demande d'engagement (DE) après évaluation de la
demande d'achat (DA). La demande d'achat (DA) et la demande d'engagement (DE) sont
envoyées au Directeur Finances et Comptabilité (D.F.C) pour contrôler les disponibilités des
crédits sur le numéro de compte mentionné. Si les crédits sont disponibles, le D.F.C met à jour
une fiche d'engagement (FE) qui permet de réserver les crédits sur ce numéro de compte et
renvoie la DA et la DE dûment visées au service commercial. Puis il met à jour un état de suivi
des engagements et mandatements. Le service commercial, à l'aide de ses fiches fournisseurs,
opère une sélection des fournisseurs concernés par l'achat, élabore et envoie les commandes à
destination des fournisseurs sélectionnés.
Les fournisseurs envoient la facture qui est réceptionnée par le D.F.C qui l'enregistre, puis la
transmet au service commercial pour accord. L'accord n'est donné qu'après vérification de la
facture avec le double de la commande qui a été archivée au service commercial. Dés
réception de cet accord, le D.F.C procède au mandatement. Celui-ci consiste à élaborer une
fiche de paiement par facture, à émettre le chèque au fournisseur et à mettre à jour l'état du
suivi des engagements et mandatements.
Remarque : Toutes les tâches décrites sont manuelles.

Exercice 4 : CAS : GESTION COMMERCIALE.


Le principe de la gestion des approvisionnements est le suivant:
 Une demande d'article est satisfaite en totalité sauf en cas de rupture de stocks.
 Si la quantité demandée amène le stock au-dessous du seuil critique, le renouvellement
de ce stock est provoqué.
 La tenue des stocks est automatisée pour tous les produits.
 La commande de 40% des produits (soit 2500 articles) est automatisée. Pour ces
produits, la quantité la plus économique à commander est enregistrée en documentation.
 Tous les bons de commandes sont édités par l'ordinateur, ce qui permet de regrouper les
commandes faites à un fournisseur dans la même semaine. Il est ainsi possible d'obtenir
de sa part des conditions financières plus avantageuses.
La gestion des approvisionnements se déroule comme suit:
 Le demandeur présente au magasin un bon de sortie établit par le bureau du planning de
son atelier et vu par le chef de bureau.
 Ce bon de sortie sera dans tous les cas conservé par le magasinier qui l'archivera.
 Le magasinier délivre la quantité demandée dans la mesure où elle ne dépasse pas la
quantité restant en stock. Au vu du bon de sortie, le magasinier émet un mouvement de
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sortie de stock pour consommation qu'il transmet au service informatique qui met à jour
le stock et édite une liste des articles en gestion manuelle dont le stock est devenu
inférieur au seuil critique, à moins que des commandes suffisantes aient été passées.
 A partir de la liste des articles à commander, le service achat détermine la quantité à
commander, affecte le fournisseur en lui assignant un délai. Il émet ainsi une commande
manuelle qu'il envoie au service informatique.
 Pour les articles en gestion automatique, le service informatique contrôle le niveau du
stock et les commandes en instance. Si celui-ci est inférieur au seuil critique, il
détermine la quantité à commander, choisit un fournisseur en lui assignant un délai. Il
met alors à jour le dossier des commandes avec les commandes automatiques et les
commandes manuelles.

 Le service informatique réunit les commandes à un même fournisseur et édite un bon de


commande en trois exemplaires. Il édite également des avis de réception.
 Le service achat signe les commandes qu'il accepte. Il envoie un des exemplaires du bon
de commande au fournisseur, un autre à la comptabilité et archive le dernier. Il transmet
les avis de réception au magasinier qui les insère dans son fichier instance.
 Si le service achat refuse de signer la commande ou si le fournisseur ne l'accepte pas, le
service achat passe une commande manuelle.
Lors de la livraison, le chef magasinier recherche dans son fichier instance l'avis de réception
correspondant, puis effectue la réception:
 en qualité
 en quantité:
o Si celle-ci est supérieure à la quantité commandée, il refuse le
supplément.
o Si celle-ci est inférieure à la quantité commandée, il calcule le reste à
livrer.
Le chef magasinier met à jour l'avis de réception. Il émet un mouvement d'entrée en stock qu'il
envoie au service informatique. Il transmet le bulletin de livraison à la comptabilité.
Si le reste à livrer est nul, ou s'il désire l'annuler, il détruit l'avis de réception, sinon il le réinsère
dans son fichier instance.
Le service informatique met à jour le stock et le dossier des commandes. Il édite un état des
livraisons pour les lignes de commande dont le reste à livrer est nul ou a été annulé. Cette liste
est transmise à la comptabilité.