Procesos para Gestionar la Calidad según ISO 21500

En relación a la gestión de la calidad en los proyectos, ISO 21500establece los tres

siguientes procesos específicos de dirección y gestión de proyectos que se llevan a cabo
en la planificación, la implementación y el seguimiento y control:

 Planificar la Calidad. Se desarrolla en el proceso general de planificación.

 Realizar el Aseguramiento de la Calidad. Se lleva a cabo en el proceso general
de implementación, implantación y/o ejecución.
 Realizar el Control de la Calidad. Tiene lugar en el proceso general de
seguimiento y/o control.

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La Gestión de la Calidad y las Compras en los Proyectos

Este proceso específico pretende determinar las normas y requisitos de calidad

aplicables tanto al proyecto como a los entregables del mismo, así como especificar
de qué manera dichos requisitos y normas se cumplirán atendiendo a los objetivos del
proyecto.

Puedes descargar el documento “Herramientas para la Gestión de la Calidad”

donde se indican los principios de estas técnicas que se utilizan en este proceso.

Difereciación entre Grado y Calidad

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Los conceptos de calidad y grado no son equivalentes. De hecho, la calidad entregada

como rendimiento o resultado puede definirse como “el grado en que un conjunto de
características inherentes cumple con los requisitos” según establece ISO 9000. El
grado, como meta de diseño, es una categoría que se asigna a entregables que
tienen el mismo uso funcional pero características técnicas diferentes.

El director del proyecto y el equipo de dirección del proyecto son los responsables de
gestionar los compromisos para entregar los niveles requeridos de calidad y grado.
 Mientras que un nivel de calidad que no cumple con los requisitos de calidad siempre
constituye un problema, un grado de calidad bajo puede no serlo.

Ejemplo

 Si un producto de software de bajo grado (con un número limitado de

funcionalidades) es de alta calidad (sin defectos apreciables, con manual legible, etc.)
puede no constituir un problema. En este ejemplo, el producto sería adecuado para un uso
general.
 Si un producto software de alto grado (con numerosas funcionalidades) es de baja
calidad (numerosos defectos, documentación de usuario desorganizada, etc.) puede
constituir un problema. En esencia, su conjunto de funcionalidades de alto grado probaría
ser ineficaz y/o ineficiente debido a su bajo nivel de calidad.
 El fin de este proceso consiste en evaluar el proyecto y los
entregables incluyendo todas las herramientas, procedimientos, técnicas y
recursos necesarios para satisfacer y cumplir los requisitos de calidad del
proyecto.

 El aseguramiento de la calidad consigue poner en conformidad con
los requisitos y las normas el desempeño del proyecto.




 Auditorías de Calidad
 Cerrar [x]
 Son procesos estructurados e independientes que pretenden determinar si
las actividades del proyecto cumplen con las políticas, los procesos y los
procedimientos de la organización y del propio proyecto.
 El esfuerzo posterior para corregir cualquier deficiencia debería dar como
resultado una reducción del coste de la calidad y una mayor aceptación del
producto y/o servicio del proyecto.
 Procesos para Gestionar la Calidad según ISO 21500
 Realizar el Control de la Calidad
 El objetivo y la finalidad de este proceso, que debería aplicarse durante todo el
ciclo de vida del proyecto, consiste en cerciorarse de que los requisitos y
objetivos de calidad establecidos para el proyecto se están cumpliendo y en
caso contrario identificar las causas y proporcionar los medios para eliminar el
desempeño insatisfactorio.

Procesos para Gestionar las Adquisiciones según ISO 21500

Uno de los grupos de materia destacados por ISO 21500 para la dirección y gestión de

proyectos es el relacionado con las adquisiciones. Así dicha norma establece los
siguientes grupos de procesos específicos con el fin de gestionar correctamente a lo
largo del ciclo de vida del proyecto dichas adquisiciones:
  Planificar las Adquisiciones. Se realiza durante la planificación.
 Seleccionar los Proveedores. Aparece en el proceso general de implementación.
 Administrar los Contratos. Proceso dentro del seguimiento y control.

La finalidad de este proceso especifico de dirección y gestión de proyectos es hacer un

plan y documentar de forma correcta la estrategia de compras y
adquisiciones necesarias para desarrollar el proyecto antes de iniciar las
contrataciones en sí.

Información Contenida en el Plan de Adquisiciones

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Dependiendo del tipo de proyecto y sus diferentes necesidades, este plan puede ser

formal o informal, así como detallado o formulado de manera general.

Inclusiones a Considerar

 Los tipos de contratos a utilizar y los asuntos relacionados con la gestión de riesgos.
 Posibles estimaciones independientes y sus criterios de evaluación.
 Las acciones que se puedan implementar de forma unilateral por disponer la
organización de un departamento de compras, contrataciones o adquisiciones, junto con la
documentación de las mismas.
 La gestión de múltiples proveedores y la coordinación de las adquisiciones con otros
aspectos para programar e informar el desempeño.
 Las restricciones y supuestos que podrían afectar las adquisiciones planificadas.
 El manejo de los plazos para comprar determinados elementos y la coordinación con
el desarrollo del cronograma del proyecto.
 El manejo de las decisiones de hacer o comprar y la vinculación con la estimación
de los recursos y el desarrollo y control del cronograma.
 La identificación de requisitos para obtener garantías de cumplimiento o contratos
de seguros.
 El establecimiento de instrucciones a los suministradores para desarrollar y
mantener EDTs y la forma y el formato que se usarán para los enunciados del trabajo del
contrato relativo a las adquisiciones.
 La identificación y evaluación de suministradores junto con las métricas de
adquisiciones para gestionar contratos.
 Procesos para Gestionar las Adquisiciones según ISO 21500
 Seleccionar los Proveedores
 Este proceso específico busca asegurar que la información obtenida de los
proveedores pueda ser evaluadaconsistentemente frente a los
requisitos establecidos, así como examinar y revisar toda la información y
documentaciónrecibida, para finalmente escoger a los proveedores más
oportunos.
 Procesos para Gestionar las Adquisiciones según ISO 21500
 Administrar los Contratos
 Este proceso específico pretende gestionar las relaciones entre los
proveedores y los compradores que requieren los productos, resultados y/o
servicios necesarios para el correcto desarrollo del proyecto.

 La emisión de la documentación del acuerdo, marca el inicio de la
administración de los contratos, mientras que su fin se pone de
manifiesto con el cierre de los mismos.

Procesos para Gestionar las Comunicaciones según ISO 21500

A la hora de conseguir una adecuada y correcta gestión de las comunicaciones, que

resultan absolutamente necesarias e imprescindibles durante todo el proyecto, ISO 21500
establece la siguiente serie de procesos específicos:

 Planificar las Comunicaciones. Lógicamente se realiza durante la planificación.

 Distribuir la Información. Este proceso se debe ejecutar durante la etapa de
implementación.
 Gestionar las Comunicaciones. Su objetivo de adecuación y corrección se lleva a
cabo dentro del seguimiento y control.

Procesos para Gestionar las Comunicaciones según ISO 21500

Planificar las Comunicaciones

Planificar las comunicaciones es un proceso específico de dirección y gestión de proyectos

que tiene, según ISO 21500, como objetivo determinar y definir las necesidades de
información y comunicación de los diferentes stakeholdersintervinientes en el
proyecto.

El proceso, que tiene que ser revisado periódicamente a lo largo de todo el

ciclo de vida del proyecto para asegurar su idoneidad, comienza en el inicio
de la planificación y debería estar relacionado con la identificación y el
análisis de los interesados.

Información Contenida en el Plan de Comunicaciones

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El plan de comunicaciones puede incluir guías y plantillas para las reuniones de

seguimiento del estado, las reuniones del equipo, las reuniones electrónicas, los mensajes
de correo electrónico, etc., e incluso incluir un sitio web y/o un software de gestión
del proyecto.

Tipos de Información Contenida

 Los requisitos de comunicación de los interesados.

 La información que debe ser comunicada (idioma, formato, contenido y nivel de
detalle), así como el motivo de la distribución de dicha información.
 El plazo y frecuencia para distribuir la información requerida y para recibir la
confirmación o respuesta, si corresponde.
 Las personas responsables de comunicar la información y de autorizar la divulgación
de información confidencial, así como las personas o grupos que la recibirán.
 Los métodos y/o tecnologías usadas para transmitir la información (memorandos,
correo electrónico, prensa,…).
 Los recursos asignados, incluidos el tiempo y el presupuesto.
 El proceso de escalamiento para los incidentes que no puedan resolverse a un nivel
inferior.
 El método para actualizar y refinar el plan a medida que el proyecto avanza y se
desarrolla.
 Diagramas de flujo de la información dentro del proyecto, flujos de trabajo con las
posibles autorizaciones, informes, planes de reuniones, etc.
  Restricciones generalmente derivadas de una legislación o normativa específica, de
la tecnología, de las políticas de la organización, etc.
 Procesos para Gestionar las Comunicaciones según ISO 21500
 Distribuir la Información
 Este proceso de dirección y gestión de proyectos tiene como finalidad hacer
disponible, y en la forma definida en el plan de comunicación, la información
requerida para los stakeholders del proyecto, respondiendo además a
solicitudes determinadas e imprevistas de información.
 Como consecuencia de este proceso pueden verse dispuestas, afectadas e
incluso modificadas diversas informaciones, incluyendo las políticas y
procedimientos de la organización.
 Procesos para Gestionar las Comunicaciones según ISO 21500
 Gestionar las Comunicaciones
 El objetivo de este proceso dentro del proceso general de seguimiento y control es
el aseguramiento de las necesidades de comunicación entre las partes
interesadas del proyecto, buscando resolver y satisfacer eficazmente, y en el
momento en que surjan, todos los asuntos relacionados con dichas comunicaciones.

 De las correctas, eficaces y oportunas comunicaciones entre el
equipo del proyecto y las partes interesadas, puede depender en gran
medida el éxito o fracaso de un proyecto.
 Actitud: Motivación a la Mejora
 Apoyar y animar el esfuerzo y el desempeño con el fin de
alcanzar una mayor eficacia y eficiencia profesional.


 Desarrollar un buen desempeño profesional es cumplir con los plazos marcados y

manifestar una actitud diaria, constante y activa, que permitirá que pequeños
detalles o acciones realizadas en ese día a día puedan constituir beneficios para el
cliente.
 Toda organización debe identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de los
clientes, generando eficiencia en sus actuaciones mediante la optimización de costes
y recursos.
 Debe existir una rápida capacidad para adaptarse a los cambios y a las nuevas
situaciones que los mercados pueden proporcionar, la inseguridad y la falta de
decisión son dos factores completamente opuestos a la mejora continua.
 Los elogios y felicitaciones por el buen trabajo realizado constituyen la base que
motiva a una persona a mejorar en su desempeño. Se fijan unos objetivos y unas
metas que los trabajadores ven como posibles y que intentan cumplir, generando
por tanto mayor productividad para la organización.
 Ante las dificultades o las adversidades que pueden surgir, se debe mantener la
calma, intentando dominar la situación planteada con el fin de resolver
convenientemente los posibles problemas que surgen, ya que de esta manera se
está fortaleciendo la mejora continua.
 La planificación, organización y gestión adecuada hace que las organizaciones y las
personas sientan la mejora continua como un hecho positivo, al saber qué hacer,
cuándo y cómo.

1.- La gestión de la calidad en el proyecto debe centrarse en:

a.  El proyecto en sí.

b.  Los entregables del proyecto.

c.  Ambas respuestas son correctas.

CORRECTO

2.- Señala cuál de las siguientes afirmaciones es errónea:

a.  El proceso de administrar los contratos tiene como entradas las órdenes de compra.

b.  La lista de proveedores preferidos es una salida del proceso de planificar las
adquisiciones.

c.  En la selección de un proveedor va siempre implícita ya la negociación para su posterior

contratación.

INCORRECTO
La Respuesta Correcta es: c

3.- Los contratos de precio fijo:

a.  Son ideales para el cliente, pues conoce de antemano el precio final.

b.  Jamás incentivan al proveedor a mejorar su actuación.

c.  Suelen emplearse en las fases preliminares del proyecto, cuando aún no está clara la
dimensión del mismo.

INCORRECTO
La Respuesta Correcta es: a
4.- ¿Cuál de las siguientes afirmaciones puede considerarse correcta?

a.  La urgencia del mensaje y el impacto de la información son factores influyentes en la

información distribuida.

b.  Gestionar las comunicaciones es un proceso que surge durante los procesos generales de
planificación, implementación y control.

c.  El plan de comunicaciones no debe proporcionar los plazos y la frecuencia para la

distribución de la información, los cuales tienen que venir reflejados en el cronograma.

INCORRECTO
La Respuesta Correcta es: a

5.- La lista de proveedores preferidos es considerada según ISO 21500:

a.  Una entrada del proceso de seleccionar los proveedores.

b.  Una salida del proceso de planificar las adquisiciones.

c.  Ambas respuestas anteriores son correctas.

CORRECTO

Corregir

1.- La gestión de la calidad en el proyecto debe centrarse en:

a.  El proyecto en sí.

b.  Los entregables del proyecto.

c.  Ambas respuestas son correctas.

CORRECTO

2.- ISO 21500 define el proceso de seleccionar los proveedores dentro de:

a.  La planificación en la materia de calidad.

b.  La planificación en la materia de adquisiciones.

c.  La implementación y/o ejecución en la materia de adquisiciones.

INCORRECTO
La Respuesta Correcta es: c

3.- ¿Cuál de las siguientes afirmaciones puede considerarse correcta?

a.  La urgencia del mensaje y el impacto de la información son factores influyentes en la

información distribuida.

b.  Gestionar las comunicaciones es un proceso que surge durante los procesos generales de
planificación, implementación y control.

c.  El plan de comunicaciones no debe proporcionar los plazos y la frecuencia para la

distribución de la información, los cuales tienen que venir reflejados en el cronograma.

CORRECTO

4.- Indica cuál de los siguientes procesos no está definido así según ISO 21500:

a.  Controlar las comunicaciones.

b.  Planificar las comunicaciones.

c.  Distribuir la información.
CORRECTO

5.- Indica la afirmación correcta:

a.  Un grado bajo es sinónimo de baja calidad.

b.  Un grado bajo puede tener una calidad óptima.

c.  A mayor grado mayor calidad.

CORRECTO

Corregir