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TA B L E O F C O N T E N T S

Table of Contents
0: Preface
The Difference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ii
The Target Market . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iii
Functionality Boundaries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iii
About this User’s Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iii
License. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . v

1: Common Functions and Commands


Login . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Menu Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Menu Icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Commands and Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Window Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Workflow Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Help Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Screen Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Online Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Online Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Window Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Value Preference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
New Record. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Zoom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Refresh . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Search and Info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Record Info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
User Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
User Interface Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Automatic Commit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Automatic Login . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Store Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Show Accounting Tabs / Show Translation Tabs . . . . . . . . . . . . . 33
Create Objects on Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Always Print Preview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Debug Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

: Tab l e o f Co n te nts
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Common Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Active . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Default . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Organization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Summary Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Translated . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

2: Implementation and Basic Settings


Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Preparation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Initial Implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Refining your Implementation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
The Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
The Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Organization Type. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
The Organization. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
The Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
The User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Organization Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Basic Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
The Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
The Currency. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Country, Region and City . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Loading the Account Hierarchy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

3: Business Partners
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
The Business Partner Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
The Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
The Business Partner Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Greeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Payment Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Invoice Schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Withholding. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Dunning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

: Ta bl e o f C on te nt s
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Import Business Partners. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84


Business Partner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Customer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Vendor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Employee. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Bank Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Location. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
User/Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Interest Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Withholding. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Partner Relation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

4: Taxes
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
The Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Tax Category. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Product . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Tax Rate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Tax Hints and Tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Reporting on Taxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Tax Examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Taxes applied to all Regions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Multiple Taxes per Line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

5: Products
What is a Product?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
What is an Asset? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
The Product Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
The Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Warehouse & Locators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Unit of Measure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Product Category. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Tax Category. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Product . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Bill of Materials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Substitute. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Replenish. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Purchasing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

: Tab l e o f Co n te nts
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Business Partner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132


Costing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Price. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Accounting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Transactions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Translation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Assets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Asset Group. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Product Category. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Product / Assets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Shipping an Asset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Deliver Assets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Lot Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Serial No Control. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Attribute Search. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Attribute Set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Assigning Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Searching on Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

6: Pricing
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Price Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Discount Types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Price List Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
The Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Discount Schema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Price List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Business Partner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Price List Examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
List Minus Sales Price List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Cost Plus Sales Price List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Price List Hints and Tips. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

7: Purchasing
Requisition to Invoice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Creating Purchase Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Purchase Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

: Ta bl e o f C on te nt s
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Purchase Order Line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176


Purchase Order Tax. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Creating Receipts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Material Receipt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Material Receipt Line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Create Receipt From Invoice or Purchase Order . . . . . . . . . . . . 183
Create Invoice from Receipt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Creating Vendor Invoices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Invoice (Vendor) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Invoice Line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Invoice Tax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Matching . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Auditing on Matches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Reporting on Purchasing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
Purchase Order Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
Invoice Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Request for Quotation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
RfQ Topic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
RfQ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
RfQ Response . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Ranking Responses and Selecting Winners . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Creating Orders from RfQs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Reporting on RfQs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

8: Material Management
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
The Warehouse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Material Movements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Physical Inventory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Production or Assembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Inventory Valuation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Physical Inventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Inventory Moves. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
Reporting on Material Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Material Management Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

9: Sales
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

: Tab l e o f Co n te nts
TA B L E O F C O N T E N T S

Quote-to-Invoice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
The Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
The Business Partner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
The User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
The Sales Region. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Commission. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Commission Run . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
The Sales Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
Generate Shipments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Generate Invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Creating Sales Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Changing Sales Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Quote Convert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Generating Shipments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Generate Shipments (batch) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Generate Shipments (manual) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Generate Invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Generate Invoice (batch) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Create Invoices (manual). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Manual Invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Summary Invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
RePrice Order/Invoice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
Distribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Distribution Run . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
Distribution Examples. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291
Distribution Hints and Tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Reporting on Sales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Order Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Invoice Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

10: Payments, Receipts and Open Items


Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
Payments, Receipts and Open Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
Bank. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
Cash Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
The Cash Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Payment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308
Payment Allocation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

: Ta bl e o f C on te nt s
.....
TA B L E O F C O N T E N T S

Reverse Allocation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316


Bank Statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316
Payables Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
Payment Selection. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
Payment Print/Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
Reporting on Open Items. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
Open Items Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

11: Performance Analysis (Accounting)


Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Accounting Schema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
General Ledger Parameters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
Default Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
Calendar and Period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
Posting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
The Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
Calendar Year and Period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
Account Element. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
Accounting Schema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334
Default Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
GL Category . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342
Document Sequence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343
Document Type. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344
GL Journals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346
Generated Accounting Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352
Sales Related Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353
Material Related Transactions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353
Project Related Transactions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356
Base Accounting Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356
Reporting on Accounting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357
Accounting Fact Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357

12: Info and Reporting


Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
The Info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
List Reporting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
Customizing Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

: Tab l e o f Co n te nts
TA B L E O F C O N T E N T S

Print Format. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364


Customizing Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372
Customize Invoice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373
Print Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
Print Format. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380
Customizing Hints and Tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381
FInancial Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383
Report Column Set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383
Report Line Set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385
Financial Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388
Financial Reporting Hints and Tips. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390
Statement of Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

13: The Multi’s


Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Accounting across Multiple Organizations . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Multiple Currencies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Multi-Currency Conversion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396
Multi-Currency Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396
Multi-Currency Accounting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396
Multi-Currency Processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397
Currencies and Currency Conversion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397
Currency Type. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400
Price List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401
Multi Currency Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402
Gain and Loss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403
Multi Lingual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403
Multi-Lingual Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403
The Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

14: Requests
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
What is a Request? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414
The Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415
Check Client Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416
Check Users. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Check Business Partners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418
Request Processor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419
Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

: Ta bl e o f C on te nt s
.....
TA B L E O F C O N T E N T S

15: Projects
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425
The Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427
Project Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428
Project (Service) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432
Project (Order) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437
Creating Purchase Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440
Issues to Projects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442
Project Cycle Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 446
Accounting Schema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448

16: Service
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451
Expense Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451
Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453
Resource Type. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454
Resource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Expense Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462
Invoicing Expenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465
Expenses to be Invoiced . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465
Create Sales Order. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466
Expense Reimbursement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 468
Expenses (not reimbursed) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 468
Create AP Expense Invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470

17: Utilities
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473
Import. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473
Import Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
Import File Loader . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476
Import Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
Import Hints and Tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481
Merge Entities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482
Merge Hints and Tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484
Resubmit Posting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484
Recurring Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488
Charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 491
Generate Charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 491
Charge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493

: Tab l e o f Co n te nts
TA B L E O F C O N T E N T S

BOM Drop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496


Modifying the Owning Organization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500
Warehouse Organization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500
Business Partner Organization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502
Product Organization. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504

18: Security
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507
Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507
Role Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509
Displaying Security Rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515
Personal Lock. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517
Security Hints and Tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517

: Ta bl e o f C on te nt s