República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Universidad Fermín Toro

NÚCLEO ARARE – PORTUGUESA

Aplicación de mejoras en los

Procedimientos
Administrativos

PARTICIPANTES:

María Ortega

Dioximar Pérez

Jiménez Gabriel

Oriana Campos

Rafael Rodríguez

RELACIONES INDUSTRIALES
 Araure, junio de 2017

ÍNDICE

pp.

Introducción ...................................................................................................3

Aplicación de mejoras en los procedimientos administrativos de las

organizaciones...............................................................................................4

Herramientas aplicadas en las organizaciones.............................................7

La tecnología y la ventaja en la simplificación de trabajo..............................11

Mediciones de trabajo....................................................................................13

Estudio de tiempo......................................................................................14

Tiempo estándar.......................................................................................14

Conclusión......................................................................................................16

Páginas Web Consultadas.............................................................................17

 INTRODUCCIÓN

La creación de una estructura, la cual determine las jerarquías

necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y
sus funciones dentro del grupo social se le llama organización.

Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de

cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus
fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas
y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más
productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.

Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha

dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en
la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar
para poder realizar sus tareas. Es importante también, que se estén
mejorando constantemente los procesos que intervienen dentro de la
organización. Dado esto, la investigación que se presenta a continuación
denotara temas como la aplicación de mejoras en los procedimientos
administrativos de la organización la simplificación de trabajo y su ventaja
con la tecnología, las herramientas que son utilizadas en la organización,
entre otros.
 APLICACIÓN DE MEJORAS EN LOS PROCEDIMIENTOS
AMINISTRATIVOS EN LAS ORGANIZACIONES

La mejora de los procedimientos administrativos, significa optimizar la

efectividad y la eficiencia, mejorando también los controles, reforzando los
mecanismos internos para responder a las contingencias y las demandas de
nuevos y futuros clientes. La mejora de procedimientos administrativos es un
reto para toda empresa de estructura tradicional y para sistemas jerárquicos
convencionales. Para mejorar los procesos administrativos se debe
considerar:

— Análisis de los flujos de trabajo.

— Fijar objetivos de satisfacción del cliente, para conducir la ejecución de

los procesos.
— Desarrollar las actividades de mejora entre los protagonistas del
proceso.
— Responsabilidad e involucramiento de los actores del proceso.

Aplicar mejoras en los procedimientos administrativos va a permitir a

una organización entender mejor cómo y conocer los procesos que la
forman, obteniendo una mayor visibilidad y control de los mismos. Las
organizaciones tienen la obligación de estar mejorando continuamente sus
procesos administrativos. Para ello deben medir el rendimiento de cada uno
además de si está aportando un valor añadido a la empresa, utilizando
cuando sea necesario acciones correctivas. Este tipo de gestión es la más
efectiva para mejorar la calidad y la eficiencia de las empresas y conseguir,
así, los objetivos iniciales.

Se debe mencionar que, para establecer una metodología clara para

la comprensión de la secuencia de actividades o pasos que se deben aplicar
para mejorar los procedimientos administrativos, primero, se debe saber que
proceso necesita las mejoras. Esta información se basa en el cumplimiento o
incumplimiento de los objetivos locales de la organización. Por lo que, si se
quisiera establecer una secuencia de pasos para la mejora, seria:

1. Definir el problema o la desviación detectada sobre los indicadores y

objetivos: Es necesario conocer los indicadores y medirlos para saber
dónde se deben llevar a cabo las mejoras. Ejemplo: digitalizar la parte
administrativa de la empresa. Los indicadores clave serían, por
ejemplo, la reducción del tiempo en tareas manuales, ahorro de
costes, entre otros.

2. Establecer los mecanismos de medición más adecuados de acuerdo a

la naturaleza del problema.

3. Identificar las causas que originan el problema, determinando cual es

la más relevante, estableciendo posibles soluciones y tomar la opción
más adecuada, por medio del Análisis de los datos obtenidos.

4. Establecer los planes de acción, e implementar la mejora: Al

establecer el plan de acción se deben tener claro qué objetivos se
pretenden conseguir.

5. Controlar la mejora del proceso, efectuando los ajustes necesarios,

por medio de un monitoreo constante: Los objetivos que se dieron en
un proceso de mejora pueden cambiar con el tiempo. Se tienen que
 revisar constantemente los procesos y ver si estos cambian, además
de si se han conseguido las mejoras que se querían.

Otras aplicaciones:

Aplicar el KAIZEN:

El Kaizen es un sistema japonés que permite mediante su aplicación

una mejora progresiva en los procesos, mediante la mejora en la Calidad, los
Costos y los tiempos de Entrega (QCD). Su filosofía hace hincapié en la
necesidad de llevar a cabo continuas mejoras que permitan más altos niveles
de satisfacción en los clientes o usuarios, y mayores niveles de rentabilidad.

Aplicar la Estandarización:

Con el fin de llevar a cabo el QCD (Entrega de costos de calidad), la

empresa debe gerenciar diariamente diversos recursos en forma apropiada.
Estos recursos incluyen mano de obra, información, equipos y materiales.

La eficiente administración diaria de recursos requiere estándares.

Cada vez que surgen problemas o anomalías, el gerente o directivo debe
investigar, identificar la causa fundamental y reconsiderar los estándares
existentes o implementar nuevos estándares para impedir su reaparición.

Aplicar las 5 S:

Las 5 S se han vuelto indispensables para cualquier empresa. Una

falta de las 5 S indica ineficiencia, desperdicio, autodisciplina insuficiente,
baja moral o bajo estado anímico, mala calidad, altos costos y una
incapacidad para cumplir los plazos de entrega.
 Aplicar las 5 S en la organización significa en primer lugar separar los
necesarios de aquello que no lo es, de tal forma se rescatan elementos de
utilidad para el sector que los poseía o para otro sector de la empresa,
además se ahorran importantes espacios físicos.

HERRAMIENTAS APLICADAS EN LAS ORGANIZACIONES

Entre algunas de las herramientas aplicadas en las organizaciones se

pueden mencionar las siguientes:

৴ Análisis FODA:

Es un acróstico que indica las fortalezas, oportunidades, debilidades y

amenazas externas que pueden influenciar en el logro de nuestros objetivos.
Es una herramienta que permite conformar un diagnóstico de la situación
actual del objeto de estudio que permite tomar decisiones acordes con
políticas y objetivos.

- Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la

empresa, y que le permite tener una posición frente a las demás
empresas. Son los recursos que se controlan, capacidades y
habilidades que se poseen, etc.
- Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos y
favorables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la
empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.
- Debilidades: son factores que provocan una posición desfavorable
frente a la competencia, habilidades que no se poseen, recursos de
los que se carece, etc.
 - Amenazas: son situaciones que provienen del entorno y que pueden
llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.

৴ Teoría de Probabilidades:

La teoría de probabilidades se ocupa de asignar un cierto número a

cada posible resultado que pueda ocurrir en un experimento aleatorio, con el
fin de cuantificar dichos resultados y saber su suceso más probable. Es el
uso de estadística para analizar patrones previsibles anteriores y reducir el
riesgo en planes futuros, que se puede aplicar dentro de la organización de
las empresas.

৴ Análisis de Red PERT:

Es una herramienta cualitativa de planificación y control, para hacer un

modelo de optimización que tenga la solución óptima de una secuencia de
actividades en el tiempo para finalizar el plan de acción, permite la
comparación del tiempo de lo planeado con lo real. La red de PERT
programa un proyecto por adelantado y calcular el tiempo necesario para su
finalización.

৴ Benchmarking:

Herramienta para encontrar las mejores características, procesos, y

servicios del producto que sea posible, a efecto de usarlos como parámetro
para mejorar los productos, procesos y servicios de la propia empresa.
Normalmente se compara la empresa contra el líder de la industria para darle
valor a la comparación.

৴ Diagrama de Flujo:
 Es una herramienta que representa gráficamente un proceso, ofrece
una descripción visual de actividades involucradas en un proceso mostrando
la secuencia y facilitando la comprensión de cada actividad con las demás.
Cada paso del proceso es representado por un símbolo.

Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con
flechas que indicar la dirección del flujo del proceso.

৴ Diagrama de Gantt:

El diagrama de Gantt es un gráfico de barras horizontales que muestra

la duración que dedicamos a cada una de las tareas en un proyecto
concreto, siendo especialmente útil para mostrar la relación que existe entre
el tiempo dedicado a una tarea y la carga de trabajo que supone. Estos
diagramas se utilizan para organizar metas en el tiempo. Los gráficos están
diseñados para mostrar los puntos de referencia que se deben cumplir para
alcanzar el objetivo general en un período específico. Además de proveer
una visualización las tareas que son requeridas los diagramas de Gantt son
utilizados para mostrar dónde recae la responsabilidad de alcanzar los
diversos puntos de referencia.

৴ Manuales:

Los manuales son documentos que permiten la coordinación y

comunicación y permite registrar y documentar en forma ordenada y
sistémica la información de una organización. Existen diversos tipos de
manuales, de entre los cuales los más usuales son:

- Manual de operaciones.

- Manuales departamentales.
 - Manuales de calidad.

- Manuales de organización.

৴ Simulación:

La simulación de procesos es una de las herramientas cual se utiliza

para representar un proceso mediante otro que lo hace mucho más simple y
entendible y que por medio de un software de computadora permite la
construcción de un modelo de un sistema en base a uno de la vida real. Esta
simulación es en algunos casos casi indispensable, se utiliza en la etapa de
diseño para auxiliar en el logro o mejoramiento de un proceso o diseño o
bien a un sistema ya existente para explorar algunas modificaciones.

৴ Herramientas para mantener el control de las empresas:

- Unas que sirven para conocer el estado económico, y se llaman

informativas.

- Otras que sirven para conocer el grado de cumplimiento de las

políticas empresariales, y se llaman correctivas

Entre las herramientas informativas tenemos.

— La Contabilidad: ciencia auxiliar que refleja en forma exacta la

situación económica de la empresa en un momento dado.

— La Estadística: que es un conjunto de métodos que ayudan en la toma

de decisiones en situaciones de incertidumbre.

Entre las herramientas correctivas tenemos:

 — Control Presupuestario: esta herramienta nos sirve para detectar
diferencias con respecto al presupuesto utilizado.

— Auditoria: verifica la exactitud de las cifras contables y además

controla que se respeten los principios contables generalmente
aceptados. Ejemplo: Valor de los inventarios.

— Control de Calidad: se inspecciona la calidad de las unidades

producidas por la empresa, y se puede realizar en cada etapa del
proceso de producción o mediante inspección del producto terminado
o sea, al final del proceso.

LA TECNOLOGÍA Y LA VENTAJA EN LA SIMPLIFICACIÓN DEL

TRABAJO

A nivel empresarial el concepto de la Simplificación del Trabajo, no es

más que la labor que se realiza constantemente a través de la utilización de
planes organizados, que sirven para la aplicación de mejores técnicas que
faciliten la ejecución de las tareas. Con la aplicación de la tecnología se ha
logrado simplificar los procesos de producción y las formas en las que se
desempeñan algunas tareas. Además, ha permitido llevar a cabo mejoras en
las condiciones de trabajo, aumentar la seguridad y favorecer la
comunicación y el flujo de intercambio de información. De hecho, durante los
últimos años se ha experimentado un importante cambio en el ámbito laboral
y de los recursos humanos, ya que las empresas demandan con más
frecuencia candidatos preparados para afrontar los retos que las nuevas
tecnologías han impuesto.

Entre algunas de las ventajas que ha traído la aplicación de las

tecnologías en la simplificación de trabajo se tienen:
 Reducción de esfuerzos requerido para llevar a cabo una determinada
tarea, ya sea mental o física.

 Mejoras en el funcionamiento organizacional, a través de métodos

tales como la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y
combinación de fases de una actividad o labor y la nivelación o
tabulación del trabajo.

 Optimización y aprovechamiento de los recursos disponibles.

 Reducción del número y el costo de las operaciones administrativas,

mediante la disminución de trámites y la combinación, unión ó
eliminación de formas impresas..

 Mejora en la supervisión, ya que se estimula la iniciativa personal del

trabajador.

 Mejora en la atención al público, al disminuir el tiempo dedicado a las

actividades de trámite de documentos y trabajo rutinario.

Entre otras:

1. Rompe barreras: gracias a la tecnología se han derribado barreras

como la distancia o la inaccesibilidad, permitiendo desarrollar la
actividad laboral desde cualquier lugar (teletrabajo).

2. Aumenta la eficiencia, la productividad y ofrece información en

tiempo real: en algunos sectores, el desarrollo de la tecnología ha
sido uno de los factores más importantes para conseguir empresas
modernas, competitivas, eficientes y con grandes índices de
productividad. De la misma forma, el acceso a información en tiempo
real sobre los indicadores de las compañías ha permitido mejorar y
anticipar la toma de decisiones.
 3. Crea nuevas profesiones: y, por consiguiente, un cambio en las
habilidades que se demandan; la transdisciplinariedad, inteligencia
social, mentalidad de diseño o pensamiento adaptativo son solo
algunas.

4. Brinda más opciones de atraer talento: teniendo en cuenta que

muchas personas utilizan canales digitales para buscar empleo, la
presencia de las empresas en estos lugares resulta prácticamente
imprescindible. Desde el punto de vista de los recursos humanos,
éstas opciones permiten atraer talento en mayor medida y conocer
mucho mejor a los candidatos.

MEDICIONES DE TRABAJO

Medir el trabajo consiste en una técnica mediante el cual se pretende

determinar el tiempo que invierte un trabajador calificado en la realización de
su tarea. De igual forma, puede definirse como la parte cuantitativa del
estudio del trabajo que indica el resultado del esfuerzo físico desarrollado en
función del tiempo permitido a un operario para terminar una tarea
específica, siguiendo a un ritmo normal, un método predeterminado

Al utilizar la medición del trabajo como base para evaluar la

productividad en el trabajo de la organización, las unidades deberán ser
identificadas de forma que puedan ser contadas, cuando se conocen el
número de unidades que hay que someter a proceso y el tiempo aproximado
que cada proceso ocupa, el departamento podrá dotarse de personal.

Debido a que la producción controlada contribuye normalmente a

mantener una buena moral entre los empleados, es importante conocer lo
que constituye una justa jornada laboral para cada empleado.
 El estudio de métodos es la técnica por excelencia para minimizar la
cantidad de trabajo, eliminar los movimientos innecesarios y substituir
métodos. La medición del trabajo a su vez, sirve para investigar, minimizar y
eliminar el tiempo improductivo, es decir, el tiempo durante el cual no se
genera valor agregado.

Una función adicional de la Medición del Trabajo es la fijación de

tiempos estándar (tiempos tipo) de ejecución, por ende es una herramienta
complementaria en la misma Ingeniería de Métodos, sobre todo en las fases
de definición e implantación. Además de ser una herramienta invaluable del
costeo de las operaciones.

Estudio del tiempo:

Es una técnica de medición del trabajo empleada para registrar los

tiempos y ritmos de trabajo correspondientes a los elementos de una tarea
definida, efectuada en condiciones determinadas y para analizar los datos a
fin de averiguar el tiempo requerido para efectuar la tarea según una norma
de ejecución preestablecida

Esta actividad implica establecer un estándar de tiempo permisible

para realizar una tarea determinada, con base en la medición del contenido
de trabajo del método prescrito, con la debida consideración de la fatiga y las
demoras personales y los retrasos inevitables.

Los estudios de tiempo determinan cuánto tiempo se puede esperar

razonablemente de un trabajador calificado bajo condiciones establecidas
para completar una tarea. Por ejemplo, una cadena internacional de café
puede querer saber cuánto tiempo un barista tarda en hacer una bebida de
café específica. Algunas de las condiciones establecidas pueden incluir el
uso de leche fría que necesita ser hervida, en lugar de leche ya hervida.

El analista de estudios de tiempos tiene varias técnicas que se utilizan

para establecer un estándar: el estudio cronométrico de tiempos, datos
estándares, datos de los movimientos fundamentales, muestreo del trabajo y
estimaciones basadas en datos históricos.

Tiempo estándar:

Es el patrón que mide el tiempo requerido para terminar una unidad de

trabajo, usando método y equipo estándar, por un trabajador que posee la
habilidad requerida, desarrollando una velocidad normal que pueda mantener
día tras día, incluyendo síntomas de fatiga.

Aplicaciones del Tiempo estándar:

o Ayuda a la planeación de la producción los problemas de producción y

de ventas podrán basarse en los tiempos estándares después de
haber aplicado la medición del trabajo a los procesos respectivos,
eliminando una planeación defectuosa basada en conjetura o
adivinanzas.

o Es una herramienta que ayuda a establecer estándares de producción

precisos y justos. Además de indicar lo que puede producirse en un
día normal de trabajo, ayuda a mejorar los estándares de calidad.

o Ayuda a establecer las cargas de trabajo.

o Ayuda a formular un sistema de costos estándar. El tiempo estándar al

ser multiplicado por la cuota fijada por hora/ nos proporciona el costo
de mano de obra directa por pieza.
 o Proporciona costos estimados. Los tiempos estándar de mano de
obra presupuestarán los costos de artículos que se planea producir y
cuyas operaciones serán semejantes a las actuales.

o Proporciona bases sólidas para establecer sistemas de incentivos y su

control. Se eliminan conjeturas sobre la cantidad de producción y
permite establecer políticas firmes de incentivos a obreros que
ayudarán a incrementar sus salarios y mejorar su nivel de vida

o Ayuda a entrenar a nuevos trabajadores. Los tiempos estándares

serán el parámetro que mostrará a los supervisores la forma como los
nuevos trabajadores aumentan su habilidad en los métodos de trabajo.

CONCLUSIÓN

A través de la investigación realizada, se pudo llegar a la conclusión

de que mantener los procesos administrativos en constantes mejoras va a
permitir entender mejor cómo y conocer los procesos que la forman,
obteniendo una mayor visibilidad y control de los mismos. Las
organizaciones tienen la obligación de estar mejorando continuamente sus
procesos administrativos.

Así mismo, se pudo determinar que con la aplicación de la tecnología

se ha logrado simplificar los procesos de producción y las formas en las que
se desempeñan algunas tareas. Además, ha permitido llevar a cabo mejoras
en las condiciones de trabajo, aumentar la seguridad y favorecer la
comunicación y el flujo de intercambio de información.

De hecho, durante los últimos años se ha experimentado un

importante cambio en el ámbito laboral y de los recursos humanos, ya que
las empresas demandan con más frecuencia candidatos preparados para
afrontar los retos que las nuevas tecnologías han impuesto.

PÁGINAS WEB CONSULTADAS

https://www.gestiopolis.com/mejora-innovacion-procesos/

http://www.degerencia.com/articulo/la_mejora_continua_aplicada_a_las_activ
idades_y_procesos_administrativo_burocraticos

https://www.randstad.es/tendencias360/como-influye-la-tecnologia-en-el-
entorno-laboral/

https://www.gestiopolis.com/herramientas-para-la-simplificacion-del-trabajo/

https://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingeniero-
industrial/estudio-de-tiempos/