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Management

du temps
[Sous-titre du document]
[Tapez le résumé du document ici. Il s’agit généralement d’une courte synthèse du
document.]
SOMMAIRE :

- Introduction générale

- Chapitre I : Notion de la gestion du temps


Introduction
1. Définition
2. Les buts de la gestion du temps
3. Les principes de la gestion du temps
4. Les méthodes de la gestion du temps
Conclusion

- Chapitre II : La gestion du temps au sein de l’entreprise


Introduction
1. La gestion du temps : un gage de réussite
2. La formation en gestion du temps
Conclusion

- Conclusion générale

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INTRODUCTION GENERALE :
Le temps c’est de l’argent. Avoir le temps, prendre le temps, passer le temps, temps fort,
temps mort… sont des expressions de la vie courante qui reflètent l’importance du temps
dans la vie des Hommes. Que ce soit dans la vie personnelle ou professionnelle, le quotidien
est basé sur la gestion du temps.
En effet, chacun s'impose consciemment ou inconsciemment, un planning bien établi dans
le but d'effectuer tous les travaux et obligations. Un emploi du temps mal élaboré est
généralement source de stress et de crise de panique. Les retards accumulés peuvent ainsi
freiner certaines activités journalières. Pour éviter cela, il est nécessaire de suivre une
démarche structurée et de la respecter afin de pouvoir remplir sereinement toutes ses
obligations dans un court délai pour permettre un travail efficient et efficace.
Souvent, les personnes n’arrivent pas à mieux gérer leur temps, respecter leur planning ou
encore gratifier la notion du temps dont la valeur est inestimable dans notre vie quotidienne.
La gestion du temps a pour objectif d'apprendre à bien investir le temps dont on dispose :
comment planifier, placer les priorités, déléguer et organiser ses activités au quotidien. Dans
le cadre professionnel, le temps définit plusieurs notions qui permettent de savoir : ce qui se
passe, la localisation du temps pour un but donné (date de relance, date de rendez-vous),
les délais à prévoir pour la réalisation d'une tâche ou d'un projet, comme le volume de temps
nécessaire (durée d'une réunion, délai de livraison, rédaction d'un compte-rendu), les ordres
et priorités dans le temps, c'est-à-dire les contraintes dans l'enchaînement successif des
tâches selon un ordre de priorité, comme : la prise de note, la relecture, la signature, l'envoi.
❖ Que veut-t-on dire par la gestion du temps?
❖ Quelle importance a-t-elle dans notre vie quotidienne?
❖ Quelles sont les avantages d’une bonne gestion du temps?
❖ Comment gérer le temps?
❖ Quelles sont les solutions rapportées pour une meilleure gestion de temps?
Telles sont les questions auxquelles nous allons tenter de répondre à la suite de ce
document.

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Chapitre I : Notion de la gestion du temps

1. Définition :

 La gestion du temps, pour le dire simplement, a pour objectif l'optimisation de son


emploi du temps et de son planning, alors que la gestion des temps  Donc la gestion
du temps est un outil de mesure des prestations effectuées par une société de
service pour le compte de ses clients.

2. Les buts de la gestion du temps :

Dans nos vies bien remplies et ultra connectées, chaque jour, chaque heure, chaque
minute est désormais comptée, décortiquée, comptabilisée, facturée… Mieux vaut
donc passer maître dans l’art de la gestion du temps si l’on ne veut pas perdre le
contrôle. Les avantages à savoir maîtriser son temps ont de multiples impacts et sont
nombreux :  
- gagner en efficacité et en productivité : un travail mieux structuré, des temps de
pause, une vision plus éclairée des tâches et échéances, etc. 
- se dégager du temps libre : que ce soit pour être mieux à l'écoute de ses
collaborateurs, se former ou bien simplement pour souffler et prendre l'air. 
- se libérer d'une dose de stress : un esprit libéré du poids des incertitudes, une
charge mentale diminuée.

3. Les principes de base de gestion du temps :

a) Prévoir, hiérarchiser et planifier :

C'est une règle de base : chaque semaine, une liste de ce qui est
à faire. La fameuse "to do list", doit être établie. Ensuite, ces
tâches doivent être triées selon la matrice d'Eisenhower :
 ce qui est important et urgent
 urgent et non important
 non urgent et important
 non urgent et non important

Cette dernière catégorie de tâches doit être déléguée. "Pour déterminer


l'importance et l'urgence d'un élément, explique Patrice Joulia, il faut toujours
le relier à sa fonction, au périmètre de son poste et à ses obligations." Au
final, l'agenda doit refléter ces priorités, "ainsi que deux grands principes,
poursuit Patrice Joulia, qui sont commencé par faire ce qu'on apprécie le
moins et regrouper les activités". En clair, ouvrir tous les jours pendant une
heure un dossier prend plus de temps que de travailler sur ce même dossier
d'une seule traite. "Il faut également se garder une marge, précise Jean-Louis
Muller, et toujours prévoir environ 30 % d'imprévu dans une semaine."

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b) Chasser les "voleurs de temps":

Les "parasites du temps" viennent aussi bien de l'extérieur que de l'intérieur


de l'entreprise. Pour être maître du temps, mieux vaut donc trier, voire éviter,
ces parasites. "Ce qui dérange le plus, explique Patrice Joulia, c'est la visite
d'un collaborateur qui vient avec un nouveau problème, et donc des tâches
supplémentaires." Pour éviter cet écueil, mettez en place des horaires de
visite et communiquez-les à vos collaborateurs, tout en restant accessible en
cas d'urgence. Bref, le manager ne doit pas avoir peur de s'isoler pour traiter
les dossiers délicats. Autre grand voleur de temps : le téléphone. "Le
téléphone portable doit être considéré comme une boîte vocale, et rien de
plus, estime Jean-Louis Muller. Pour filtrer les appels du fixe, comptez sur
votre assistante, ou sur un collègue si c'est temporaire."

c) Bien gérer ses e-mails:

Rien de pire que la messagerie pour s'installer dans une situation de


passivité. Répondre aux e-mails au fil de leur arrivée peut donner l'impression
de travailler et d'être très disponible. Mais, in fine, cette stratégie s'avère être
une perte de temps qui, en outre, limite le recul et la réflexion. Jean-Louis
Muller pratique une méthode bien précise pour limiter ce phénomène :
"J'utilise des couleurs qui me permettent de distinguer les messages en
interne qui me sont adressés à moi seulement, les messages où plusieurs
personnes sont en copie et enfin les e-mails de clients que je connais. Je gère
en priorité ces derniers, puis les e-mails internes qui me sont destinés. Si j'ai
le temps, je consulte les copies. De plus, j'ouvre ma messagerie uniquement
le matin en arrivant au bureau, après le déjeuner et le soir. Le reste du temps,
elle est fermée. Enfin, je réponds toujours en mode déconnecté. Cela m'évite
de répondre du tac au tac, ou d'envoyer plusieurs mails au lieu d'un."

d) Etre un "stratège du temps":

Il ne faut pas croire que le temps est uniforme. Pour Jean-Louis Muller, le
temps se décompose en "calories" : la charge physique, la charge mentale, le
stress, le risque relationnel, la capitalisation des expériences, l'efficience
probable et le plaisir. "Pour bien gérer son temps, il faut chercher à réduire au
maximum les quatre premiers ingrédients et à maximiser les derniers",
explique-t-il. Ces variables dépendent des individus et du moment. Certaines
personnes sont, par exemple, plus en forme le soir et profitent du calme pour
avancer sur des dossiers délicats. Etre un bon stratège, c'est savoir trouver le
moment opportun, c'est-à-dire le bon moment pour soi, mais aussi pour les
autres.

e) Prendre du recul:

Patrice Joulia compare le manager à un pompier contraint d'éteindre les


feux qui se présentent. "Tout le monde a l'impression d'être complètement

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aspiré par des tâches, sans avoir de temps pour la réflexion", estime-t-il. Pour
résister à l'urgence, il faut donc cultiver le recul. "Les managers doivent se
mettre en situation de lenteur interne, préconise Jean-Louis Muller, en
régulant notamment leur respiration ou encore le débit de leur voix."
Paradoxalement, il faut donc être lent pour bien gérer le temps, mais aussi
savoir prendre de la distance. Entre deux activités à haute intensité, dix
minutes de "sas" s'imposent pour envisager la suite. "Lorsqu'on doit prendre
une décision importante, poursuit Jean-Louis Muller, il ne faut pas agir à
chaud mais prendre connaissance de tous les éléments avant le soir et
attendre le lendemain."

4. Méthode et outils de gestion du temps :

a) Méthode GTD:

Voici une approche globale de gestion du temps : le Getting Things Done - ou


l'art de faire en sorte que les choses se fassent - qui s'articule autour de 5
actions :
• collecter : identifier les tâches à accomplir
• traiter : analyser la nécessité d'action
• organiser : orchestrer selon le degré d'importance, d'urgence
• réviser : suivre l'état d'avancement
• agir en fonction des options précédemment retenues

b) To do list :

 Écrivez la date en haut:


Vous pouvez aussi écrire la journée (ex. Dimanche), donc votre cerveau
n'a pas à penser ce qu'est le "7 octobre.
 Énumérez toutes les tâches de la journée:
La quantité de tâches que vous allez faire doit être réaliste. Faites
attention à ne pas vous surcharger (six tâches maximum).
 Écrivez les heures de vos rendez-vous :
Ecrivez vos rendez-vous programmés (ex. Rencontre avec X à 14h). Cela
vous aidera à concrétiser dans votre tête à quoi va ressembler votre
journée.
 Gardez une trace de vos heures :
À la fin de chaque heure, vous écrivez ce que vous avez accompli. Cela
vous alerte pour se mettre sur la bonne voie si vous réaliserez que vous
étiez relâché cette heure-là. Cela vous donne également un aperçu des
heures pendant lesquelles vous avez été le plus productif, afin que vous
puissiez optimiser votre énergie quotidienne.
 Créez un résumé quotidien :
À la fin de la journée, vous écrivez un bref résumé (généralement juste
une seule phrase). Cela vous aide à récapituler si vous avez été productif
ou si vous avez été paresseux.

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 Faites la liste des choses à faire la veille :
Avant de vous endormir, écrivez toutes les tâches que vous ferez pour le
lendemain. Ça doit être un élément central de votre routine du soir.
 Soyez précis :
Lors de la création de votre liste de tâches, assurez-vous que vos tâches
sont clairement définies. En décomposant une tâche importante en
éléments d'action plus petits, vos objectifs de la journée seront moins
intimidants et plus faciles à gérer.

c) Technique pomodoro :

On l'appelle la technique de Pomodoro car Cirillo a décidé d'un outil simple


pour l'aider à gérer son temps - une minuterie de cuisine - qui était en forme
de tomate. La tomate, dans l'italien natif de Cirillo, est pomodoro. Ainsi, sa
stratégie de gestion du temps est devenue la technique de Pomodoro. Pour
commencer à utiliser la technique Pomodoro, il faut également disposer d'une
minuterie. Le concept de base de la technique Pomodoro est la création de
sessions de travail ciblées et chronométrées au cours desquelles on se
concentre sur une seule tâche. Tout d'abord, créer une liste des tâches à
effectuer et estimer le temps qu'il faudra pour terminer chacune d'elles.
Ensuite, hiérarchiser les tâches et finalement décider de la durée de la
session de Pomodoro.
Les recommandations pour ceux qui découvrent la technique de Pomodoro
suggèrent généralement des séances de 25 minutes. Une fois celles-ci
écoulées, une pause de 5 minutes s’impose. Et rebelote.

d) Matrice Eisenhower:

Elle consiste en la hiérarchisation des tâches par urgence et importance


donne 4 quadrants avec différentes stratégies de travail:

Premier quadrant : « Do first »


Ses tâches sont importantes pour votre vie et votre carrière et doivent être
effectuées le jour même ou le lendemain au plus tard.

Deuxième quadrant : « Schedule »


Ses tâches sont importantes mais moins urgentes. Vous devez lister les
tâches dans votre calendrier.
Les gestionnaires de temps professionnels laissent moins de choses
imprévues et tentent donc de gérer la plupart de leur travail dans le deuxième
quadrant, réduisant le stress en mettant fin aux tâches urgentes et
importantes à une date raisonnable dans un proche avenir chaque fois qu'une
nouvelle tâche arrive.

Troisième quadrant :
Il concerne les tâches qui peuvent être déléguée car elles sont moins
importantes que d'autres, mais elles sont tout de même assez urgentes. Vous

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devez garder une trace des tâches déléguées par e-mail, par téléphone ou au
cours d'une réunion pour vérifier leur progression plus tard.

Quatrième quadrant : « Don’t do »


Il est là pour vous aider à trier les choses que vous ne devriez pas faire du
tout.

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Chapitre II : La gestion du temps dans l’entreprise

1. La gestion du temps : un gage de réussite

Gage de réussite: Dans le but d’assurer le bon fonctionnement d’une entreprise, sa


direction est tenue de contrôler régulièrement le temps d’occupation des employés à
travers des tableaux qui résument ces données-là. De la sorte, on pourra identifier
les tâches chronophages de celles qui nécessitent réellement du temps. C’est ainsi
que l’on attribuera les prix concordants aux prestations. Il va de soi qu’un projet est
facturé en conséquence de son temps de traitement. Toutefois, l’optimisation de la
gestion du temps peut s’avérer un défi difficile à relever, car en dépit des efforts
fournis par les employeurs et des consignes octroyées aux employés, certains
passent trop de temps à accomplir une tâche en négligeant une autre. Cela engendra
éventuellement la diminution des chiffres de productivité et l’insatisfaction de la
clientèle, entre autres. Sur ce, il est primordial de savoir privilégier les tâches
essentielles pour que tout un chacun puisse gagner en performance sans avoir a se
perdre dans le tumulte du travail à gérer.

2. La formation en gestion du temps :

a) Généralités sur la formation en gestion du temps :

La formation en gestion du temps consiste à apprendre à gérer son temps


subtilement. Elle s’adresse à tous ceux qui manquent de temps, à ceux qui en
perdent et à ceux qui veulent en gagner davantage. Cela vise particulièrement
les métiers où les compétences en matière de gestion du temps sont requises
afin d’être plus productif. À présent, ce genre de formations est adopté par
plusieurs entreprises, étant donné qu’elles ne nécessitent pas de conditions
spécifiques ni de diplômes particuliers.

b) Objectifs des formations en gestion du temps :

La formation en gestion du temps permet de modifier ses habitudes et


d’optimiser sa capacité à gérer son emploi du temps en vue de gagner en
efficacité. Savoir reconnaître les éléments constitutifs d’une bonne gestion du
temps; découvrir les moyens personnalisés et concrets d’anticipation, de
planification et de régir les priorités; disloquer le temps professionnel du
temps personnel; ... sont les thèmes principaux auxquels s’intéressent ces
formations. Quant aux enjeux, ils s’articulent autour des objectifs suivants :
- gérer son temps en stratège
- optimiser son temps pour gagner en efficacité
- dompter l’art de l’organisation du temps au sein d’une équipe

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- maîtriser les priorités productives
- apprendre à agir sans stresser
- agir de manière positive en situations complexes
- élaborer des plans d’action

c) Contenu d’une formation en gestion du temps :

i. Mettre le temps au service de ses priorités :

o Définir ses objectifs et identifier sa marge de manœuvre pour gérer


son temps selon ses priorités personnelles et professionnelles.
o Clarifier les priorités de sa mission, en intégrant les attentes de ses
partenaires professionnels et ses valeurs personnelles.
o Identifier ses activités à haute valeur ajoutée.
o Passer du temps subi au temps choisi : distinguer urgence et
importance, et bâtir sa matrice des priorités.

Mise en situation :
Exercice collectif : produire un livrable dans un temps limité en contexte de
sollicitations.

ii. Maîtriser l'art d'une organisation efficace :

o Identifier les pièges classiques de la gestion du temps et


s'entraîner à repérer les manifestations de ses diablotins du temps
personnels.
o Organiser son emploi du temps de manière réaliste et équilibrée
en s'appuyant sur les 6 leviers d'efficacité : priorités, choix,
planification, énergie, focalisation, relation.
o Appliquer la méthode "LIMITER" pour faire l'essentiel chaque jour
sans sacrifier son temps personnel.
o Traiter les urgences et imprévus avec discernement.
o Exploiter le potentiel de ses outils (messagerie, agenda,
Smartphone), sans les subir.

Mise en situation :
Défi : résoudre les problématiques du groupe. - Observation des diablotins du
temps en situation réelle.

iii. Agir sur la relation pour gagner du temps collectivement :

o Se protéger des sollicitations excessives et des urgences des


autres en restant diplomate, repérer ses marges de négociation.

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o Proposer un nouveau fonctionnement à un interlocuteur qui
perturbe son efficacité.
o Faire une demande de façon recevable et motivante.

Mise en situation :
Jeux de rôles pour s'entraîner au plus près du réel.

iv. Gérer son temps et son énergie pour être efficace dans la durée :

o Optimiser la production des dossiers de fond pour fournir à


moindre effort un résultat créatif de qualité.
o Renforcer son énergie au quotidien.
o Limiter l'impact de ses diablotins du temps.
o Gérer son chrono stress en cas de surcharge d'activité.
o Trouver un équilibre satisfaisant entre vie professionnelle et vie
personnelle.

Mise en situation :
Ateliers autogérés avec mesure du niveau d'énergie de l'équipe. Challenge
"les 3 jurys" : anticiper la mise en œuvre des changements de gestion du
temps au retour dans l’environnement professionnel.

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CONCLUSION GENERALE :
Le temps est une ressource dont chacun dispose pour accomplir des tâches dans des délais
impartis ; mais le temps n’est pas élastique, on ne peut pas le stocker, on ne peut,
malheureusement, pas mettre de côté les heures creuses pour pouvoir les utiliser quelques
semaines plus tard lorsqu’il y aura une surcharge de travail. Aussi, appartient-il à chacun de
savoir utiliser au mieux cette ressource. Gérer son temps veut dire ne pas le gaspiller, être
mieux organisé, travailler plus vite et plus efficacement. Il appartient, donc, au gestionnaire,
et à lui seul, de bien gérer son temps de travail pour obtenir une efficacité maximum. Par
exemple, pour une semaine de travail, on n’a que 40 heures, ce qui représente 8 heures par
jour, le gestionnaire doit être parfaitement organisé pour répartir son travail au sein de cet
horaire s’il ne veut pas se laisser déborder, ce qui fait, souvent, mal effet et laisse penser
qu’il y a un manque d’organisation personnel. Avec un peu d’autodiscipline, un peu
d’organisation, un peu de logique et de volonté, il est possible d’y arriver et de gagner un
temps précieux.

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