Manual de Funciones

Constanza Villegas
Stefanny H. Paiba
Marzo 2019.

Instructor
Camilo González

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

Especialización Tecnológica Gestión de talento Humano
Ibagué
2019
1
 TABLA DE CONTENIDO

1. Introduccion
................................................................................................................................3
2. Objetivos del Manual de Selección Por Competencias.....................................4
Objejito General..................................................................................................4
Objetivos Espesificos..........................................................................................5
3. Alcance...............................................................................................................6
4. Aplicabilidad del Manual.....................................................................................5
5. Niveles de autoridad .Autonomía en la organización a la hora de.....................7
tomar desiciones sobre los procesos de selección promocion y ......................7
Vinculacion SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA ........................7
Procedimiento de desarrollo Curricular Guia de desarrollo .............................7
6. Responsables ....................................................................................................7
7. Cómo se estructura ...........................................................................................7
8. Politicas para la busqueda del Talento Humano................................................7
9. Etapas del Proceso.............................................................................................7
10. Notificacion Creacion de la vacante................................................................. 4
11.Revision Creacion perfil del cargo.....................................................................4
12. Perfil de las competencias Organizacionales...................................................4
13. Revision Fuentes de Reclutamiento Internas o Externas................................ 5
14. Mecanismos de publicacion de Vacantes........................................................ 6
15. Modelo Hoja de vida propia..............................................................................7
16. Diseño Aviso de Publicacion............................................................................7
17. revision de hojas de vida/Postulaciones internas.............................................7
18. Mecanismos de analsiis: CUMPLE/NO CUMPLE............................................4
19. Creacion Base de datos de candidatos............................................................4
20. Eleccion de instrumentos de medicion ...........................................................4
¿Que se requiere medir?¿Aquienes se quiere evaluar? ................................. 5
¿Cuántos seran evaluados? ¿Cómo seran entrevistados? ..............................6
¿Quienes participaran en el proceso?...............................................................7
21. Referenciacion laboral, academica, personal..................................................7
enfocada en sus competencias........................................................................7
22. Formato de referenciacion................................................................................5
23. Decisión de contratar/Promover a un cargo.....................................................6
24. Notificacion en caso positivo,lista de documentacion de vinculacion ..............7
25. Notificacion en caso Negativo;modelo carat de agradecimiento .....................7
Por participar en el proceso..............................................................................7
26. Glosario.............................................................................................................5
27. Docuemtnos de referencia................................................................................6

2
 INTRODUCCION

Con el tiempo la administracion de los recursos humanos ha evolucionado, el

hombre ha tenido la oportunidad y la capacidad para pensar, sentir, expresar sus
ideas y comunicarse. Este hecho incide en las necesidades, objetivos y planes del
ser humano, quien a traves del tiempo se ha convertido en un pilar fundamental en
el funcionamiento de las organizaciones, El mundo actual trae una nueva visión
del recurso humano que se ven reflejadas y evidenciadas en atraer nuevos
talentos convirtiéndolos en los activos intangibles más valiosos e importantes
dentro de las compañías. Por medio de este trabajo se pretende explicar como el
manual de funciones por competencias es una herramienta fundamental para la
selección del personal, debido a que es uno de los procesos que busca captar el
personal más idóneo el cual aporte todo su potencial, habilidades y destrezas con
la precaución de analizar a los posibles aspirantes del trabajo requerido de la
manera más apropiada.

3
 OBJETIVO GENERAL

Realizar un manual de funciones, responsabilidades y selección de personal

definiendo las normas políticas y procedimientos para la selección del recurso
humano que suplan todas las necesidades de la organización, donde cada
vacante cumpla con los requisitos y así alcanzar el desarrollo eficiente de las
actividades a ejecutar.

4
 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Crear un manual de seleccion de personal y establecer los lineamientos

normativos que permitan llevar a cabo el proceso de reclutamiento y
selección de personal.

 Definir la necesidad del número de empleados que solicita y requieren para

lograr cumplir los objetivos y metas establecidos por la Organización.

 Determinar las funciones y los requisitos mínimos a cumplir según el perfil

del cargo que deba tener el empleado en el cargo al cual fue asignado.

 Realizar la inducción a los empleados cuando ingresan a la organización,

teniendo en cuenta los conocimientos de las actividades a desarrollar.

 Velar y dar cumplimiento al manual de selección de personal cada año a

través de los indicadores de procesos.

 Desarrollar programas y actividades de capacitación a los empleados para

cumplir las metas y programas propuestos.

5
3. Alcance.

6
4. Aplicabilidad del manual.

7
5. Niveles de autoridad y autonomía en la organización a la hora de tomar
decisiones sobre los procesos de selección, promoción y vinculación. SERVICIO
NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE

8
6. Responsables.

6.1 Gerencia General

Para lograr la eficiente administracion, operación y funcionamiento que requiere

una organización es importante reconocer como órgano máximo la gerencia
general quien identifica de manera adecuada y clara las siguientes funciones:

6.1.1 Coordinar semanalmente comités de gerencia para definir las metas de

desempeño de cada área de la empresa.

6.1.2 responsable de velar por el cumplimiento de la misión, de la visión y los

valores corporativos.

6.1.3 Aprobar el presupuesto anual y destinar los recursos según las necesidades
de cada una de las áreas de la empresa, para cumplir y coordinar los
requerimientos de operaciones que estén aprobados.

6.1.4 Gestionar las finanzas generando equilibrio entre el endeudamiento y el

capital de trabajo.

6.1.5 Buscar la construcción de nuevas sedes de la empresa a nivel regional junto

al área de logística verificando que los costos y diseños sean los acordados y
asignados.

6.1.6 Aprobar egresos, procesos judiciales, compras, alianzas estratégicas,

innovación de productos, adquisición de tecnología de punta. Etc.

6.2 Jefes de Áreas

6.2.1 El Área comercial en la empresa cumple la función de atraer clientes a las

empresas y obtener una rentabilidad apropiada; siendo fundamental que el área
comercial sea competitiva con habilidades de venta y soluciones que garanticen
exitosamente la satisfacción de los clientes.

6.2.2 El Área Administrativa está en función de dar el correcto funcionamiento de

las operaciones de forma eficiente y efectiva. Programando, organizando y
controlando los recursos humanos, financieros y materiales, así como los servicios
generales que la organización necesita para el desarrollo de sus funciones.
 
6.2.3 El Área Contable aplica las politicas normas y sistemas contables
necesarios para garantizar el correcto funcionamiento y conocimiento en cada una
de las operaciones ejecutadas de los activos, pasivos, ingresos, costos, gastos, de
manera que permitan medir la eficacia y eficiencia y asi facilitar la consecucion de
toma de desiciones, velando por el cumplimiento de las respectivas leyes normas
y reglamentos vigentes.

9
6.2.4 El Área Logística contribuye e impulsa sus propios procesos y combina
distintas estrategias de gestión de stocks, realizando el correcto almacenamiento,
inventario, distribución y registro de toda la información de herramientas,
Materiales y productos por medio de un sistema confiable logrando un rendimiento
óptimo en la ejecución de las operaciones logísticas.

6.2.5 El Área Mensajería

Es la encargada de recibir la solicitud de pedidos y realizar el envió de las

mercancías solicitadas por los diferentes clientes de la compañía, también archiva
todos los documentos (solicitudes de pedidos, entregas y confirmación de pedidos,
cartas, Facturas, notas de contabilidad, Comprobantes de pago, recibos de caja,
recibos de pagos de empleados, tarjetas de control de tiempo, recepciones y
devoluciones de mercancía, auxiliares, cuentas, proveedores) que llegan a su
dependencia, provenientes de los distintos departamentos de la compañía.

6.2.6 El Área Talento Humano Ve necesario seleccionar un recurso humano que

cumpla con todos los requisitos y cualidades establecidos y requeridos por el
manual de funciones, responsabilidades y requisitos de la compañía. Para la
obtención del recurso humano, que se solicita en la empresa, se debe disponer de
un procedimiento definido y con los medios y canales apropiados para poder
atraer el mejor talento humano calificado.

En la empresa Mi Mascota es de vital importancia seleccionar los promotores de

manera exigente con el perfil comercial que elija, los promotores seleccionados
deberán conocer y entender el mercado del producto o servicio a ofrecer,
destacando sus características más competitivas entendiendo y conociendo las
necesidades del cliente final.

Actualmente para que las organizaciones logren obtener un margen de

rentabilidad positivo en la venta de sus productos, se deben organizar y realizar
capacitaciones al área comercial constantemente, con el objetivo de instruir y guiar
al personal para que puedan adquirir elementos diferenciadores destacando sus
características más competitivas al momento de ejercer su función como
vendedores y así lograr darle un impulso a la organización en el cumplimiento de
sus metas.

10
7. Cómo se estructura.

El proceso de selección se estructura a través de diferentes fases de

promulgación las cuales son:

7.1 Detección de necesidades de empleo.

Inicialmente se da la fase de las necesidades de empleos que posee la

organización, estas surgen a raíz de diferentes causas como la expansión de la
empresa, por ausencia, licencia, enfermedad o vacaciones. La empresa deberá
definir el puesto a cubrir y los requisitos que deben cumplir los candidatos.

Requisitos:

titulación, formación complementaria, experiencia, idiomas e informática.

7.2 Reclutamiento de candidatos.

Se trata de la búsqueda de candidatos por los distintos medios para cubrir las
vacantes que cumplan con los requerimientos y necesidades de la organización.
Existen dos tipos de reclutamiento el interno donde el proceso se realiza con
trabajadores de la empresa y el externo es donde la empresa busca los
candidatos fuera de la organización, publicando ofertas laborales en portales,
internet, periódicos, radio, agencias de empleos temporales o consultoras de
recursos humano.

7.3 Preselección.

Cumple la tarea de revisar todas las candidaturas que han aplicado al proceso de
selección y verificar si cumplen con los requerimientos establecidos por la
organización para seleccionar la persona idónea.

 Se clasifica las candidaturas

 Se analiza cada currículum vitae

 Se otorga una puntuación

 Se hace preselección de acuerdo al cumplimiento de los requerimientos y

los que obtengan una alta calificación

7.4 Realización de pruebas.

Es un requisito que debe cumplir todas las organizaciones, que tienen como
objetivo evaluar a los candidatos que se han postulado a la vacante. Las pruebas
dependen del trabajo al que aplican, muchas de ellas son de conocimientos,
ejercicios prácticos, profesionales, psicotécnicas, dinámicas de grupo, etc.

11
7.5 Entrevista de selección.

La entrevista es una de las herramientas más importante en los procesos de

selección de una organización, porque aporta información relevante acerca de los
aspirantes. En esta fase el candidato tiene la oportunidad de mostrar
personalmente sus competencias blandas, habilidades y aptitudes para el cargo a
ejecutar.

7.6 Valoración y toma de decisiones.

Terminadas las pruebas y recolectada toda la información, los seleccionadores

consideran atractivo las candidaturas de las personas que han culminado todas
las pruebas proceden a definir cual es el candidato seleccionado y comunicarse
para legalizar el contrato.

7.7 Contratación.

para legalizar el contrato laboral el candidato seleccionado deberá presentarse en

el área de recursos humanos y realizar la entrega de sus documentos que por ley
son solicitados por la organización. Realizada la vinculación el nuevo trabajador
dará cumplimiento a su labor según lo establecido en el contrato laboral por la
organización.

12
8. Políticas para la búsqueda del talento humano.

El área de talento humano es la responsable de realizar la selección y vinculación

del personal teniendo en cuenta las necesidades de cada área según el cargo que
requiera busca coordinar y planificar el proceso de selección teniendo en cuenta
las siguientes políticas para la búsqueda del mejor talento humano para la
organización.

8.1 Política selección y vinculación

Realizar el requerimiento por el área solicitante con respectiva autorización del

líder solicitante, quien será el que seleccione el talento humano necesario,
teniendo en cuenta que la evaluación del candidato se ajustará a la descripción del
cargo para dar cubrimiento a la vacante ya sea interna o externa.

8.2 Política desarrollo del colaborador.

El proceso de desarrollo de los colaboradores se enfoca en desarrollar diferentes

actividades implicando las competencias como la gestión de desempeño y los
planes de carrera, garantizando la continuidad y ascenso del empleado,
acompañándolo en actividades de formación que estén alineadas con la
responsabilidad y las necesidades del cargo en la organización.

8.3 Política compensación integral.

La política de compensación integral se compone de un salario fijo mensual +

bono por resultados + conjunto de beneficios extralegales que buscan el
mejoramiento de los resultados de la organización, teniendo en cuenta el buen
comportamiento de los trabajadores y las buenas prácticas y ejecución de los
procesos en cada área.

8.4 Política vacaciones.

Garantizan que los empleados tengan un periodo de descanso remunerado según

la legislación colombiana, el tiempo de vacaciones deben ser autorizadas por el
líder inmediato y programadas con 15 días de anticipación para su aprobación.
Los trabajadores deben procurar que no se acumulen las vacaciones por más de 1
periodo.

8.5 Política programas de capacitación

Es de carácter estratégico la aplicación de las políticas de capacitación por medio

de convenios con instituciones para la aplicación de cursos o seminarios con

13
temas relacionados de nuevas tecnologías, elevar el nivel de desempeño, prevenir
riesgos laborales, Contribuir al desarrollo integral de los trabajadores etc.

Las capacitaciones deben ser asignadas por los supervisores de las distintas
áreas, detectando las necesidades de adiestramiento y capacitación del personal.
La política de programas de capacitación va orientada a proveer y mantener el
conocimiento y las habilidades de las personas para el cumplimiento de los
objetivos y metas anuales en pro de la satisfacción de las necesidades de la
organización

8.6 Política de bienestar.

Es fundamental como misión de la empresa la promoción de la cultura y la

formación integral de los profesionales, que contribuyan al fomento de los valores
corporativos de la organización. La finalidad es contribuir a la participación
equilibrada y autónoma en actividades deportivas, culturales, sociales, educativas
para la buena salud física, mental, emocional, afectiva y espiritual, para
compenetrarse con los ambientes esenciales de la familia, la naturaleza y la
sociedad.

8.7 Política días compensatorios y horas extras

La generación de horas extras y los compensatorios son para dar cumplimiento

según la legislación colombiana y conforme al bienestar de los trabajadores, el
líder de cada área debe saber que solo se pueden generar 2 horas extras diarias
como lo contempla la ley, sin exceder un total en la semana de 12 horas extras y
también debe determinar si es necesario iniciar actividades que generen una labor
extra.

8.9 Política seguridad y salud en el trabajo

El sistema de seguridad y salud en el trabajo es la forma como la empresa se

compromete al mejoramiento continuo, la prevención de enfermedades y
accidentes laborales buscando generar mejores condiciones laborales que cuiden
la salud física, mental y emocional de los trabajadores de la organización.

8.10 Política de Dotación

Aquellos trabajadores cuya remuneración mensual llega hasta dos SMLMV son los
que por ley tienen derecho a la entrega de dotación de vestido y calzado. La
entrega se hace cada 4 meses o en un solo momento por anticipado según las
cantidades establecidas o pactadas.

8.11 Política pensión de vejez

14
Garantiza que todos los trabajadores tengan acceso a los requisitos legales para
tener pensión de vejez (semanas cotizadas y edad), este procedimiento está
establecido por el área de Talento humano el cual debe velar por cumplir con el
trámite legal para garantizar el derecho y al goce de la pensión, de acuerdo con la
legislación colombiana.

8.12 Política gastos de viaje y desplazamientos.

La organización por medio de la gestión Humana debe fijar los lineamientos y los
viáticos para sus trabajadores por motivos laborales o desempeño de sus
funciones, en dado caso que el empleado deba trasladarse de su punto de trabajo
hacia otra ciudad región o país. Estas solicitudes deben ser verificadas y
aprobadas de ser necesario por el líder del área para legalizarlos justificando de
manera razonable los gastos de desplazamiento, alojamiento y alimentación.

15
9. Etapas del proceso.

16
10. Notificación /creación de la vacante.

17
11. Revisión / creación del Perfil del cargo.

18
12. Perfil de las competencias organizacionales.

19
13. Revisión fuentes de reclutamiento: Internas (Promoción o ascenso) o externas
(vinculación)

20
14. Mecanismos de publicación de vacantes.

21
15. Modelo hoja de vida propia.

22
16. Diseño aviso de publicación.

23
17. Revisión de hojas de vida / postulaciones internas.

24
18. Mecanismos de análisis: CUMPLE / NO CUMPLE

ELEMENTO CUMPLE NO CUMPLE

DATOS PERSONALES:
Nombre, teléfono (fijo y móvil), correo electrónico, dirección y ciudad.

PERFIL PROFESIONAL:
Debe destacar las habilidades y fortalezas tanto personales como de
la carrera, y no debe ser genérico sino que debe variar de acuerdo
con la vacante a la cual se aplica.

EXPERIENCIA PROFESIONAL:
Debe ir organizada en orden cronológico inverso, incluir el nombre de
la empresa, el cargo, resumen de las funciones o logros y fecha de
ingreso y finalización. Revise que sea coherente con el perfil.

FORMACION:
Debe incluir título adquirido, Institución Educativa, Fecha de inicio y
finalización de los estudios a los que está haciendo referencia y
además ciudad. Es importante tener en cuenta la educación
secundaria, pregrado y cuando aplique también el postgrado.

FORMACION COMPLEMENTARIA:
Debe incluir la información sobre cursos, seminarios o congresos que
no tengan una antigüedad mayor a 2 años. Es importante tener en
cuenta las materias complementarias, el Los idiomas que maneja y el
nivel que tiene en ellos. De igual forma el manejo de herramientas de
sistemas (Programas especializados).

OTROS DATOS DE INTERÉS:

Información sobre deportes, aficiones y distinciones.

RECONOCIMIENTOS Y LOGROS:
Destaque en esta parte aspectos como los reconocimientos que ha
tenido durante su vida universitaria tanto a nivel personal como
académico (alumno distinguido); incluidas también las monitorias.

REFERENCIAS:
No son necesarias, pero si el candidato decide incluirlas, revise tanto
las referencias laborales como las laborales.
Referencias personales

25
Referencias laborales.

19. Creación bases de datos de candidatos.

26
20. Elección de instrumentos de medición, según: ¿Qué se quiere medir? ¿A
quiénes se quiere evaluar? ¿Cuántos serán evaluados? ¿Cómo serán
entrevistados? ¿Quiénes participarán del proceso?

27
21. Referenciación: laboral, académica, personal enfocada en sus competencias.

28
22. Formato de referenciación.

FORMATO DE VERIFICACIÓN DE REFERENCIAS PERSONALES Y

LABORALES

DATOS DEL CANDIDATO

Nombre:
Teléfono:
Fecha:

REFERENCIAS PERSONALES

Nombre:
Teléfono:
Ocupación:
Años de conocerlo:
¿Cómo lo describe? ¿Cómo es su comportamiento?:

Nombre:
Teléfono:
Ocupación:
Años de conocerlo:
¿Cómo lo describiría? ¿Cómo es su comportamiento?:

OBSERVACIONES:

29
 REFERENCIAS LABORALES

Empresa:
Teléfono:
Nombre del contacto:
Puesto:
Relación laboral:
Tiempo laborado:
Puestos ocupados:
Causa de separación:
¿Cómo describe su desempeño?

GRAFICA DE ACTUACION

INFERIOR BAJO PROMEDIO ALTO SUPERIOR

INICIATIVA
PUNTUALIDAD
ASISTENCIA
ADAPTABILIDAD
CALIDAD DE TRABAJO
HONRADEZ-RECTITUD
COLABORACION
RESPONSABILIDAD
PROYECCION
ACTITUD HACIA JEFE
ACT. HACIA COMPAÑE.
ACT. HACIA SUBORDIN.

OBSERVACIONES:

23. Decisión de contratar / promover a un cargo.

30
24. Notificación en caso positivo: lista de documentos de vinculación.

31
Documentos de carácter obligatorio para la vinculación

PROCESO: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO Código: F-TH-VD-001

           
  PROCEDIMIENTO: Vinculación y Desvilculación Versión: 0
Fecha: 11/06/2013
  FORMATO: LISTA DE CHEQUEO INT-30057 12/06/2013
DOCUMENTOS PARA INGRESO Página: 1 de 1
           

LISTA DE CHEQUEO DOCUMENTOS PARA INGRESO

                                                   
                                                   
NOMBRE:  
   

CARTA ACEPTACIÓN CARGO    

HOJA DE VIDA (Formato único de la función pública ley 190)      

HOJA DE VIDA (Actualizada)      

FOTOCOPIA AMPLIADA DE LA CEDULA DE CIUDADANIA      

DIPLOMAS Y ACTAS DE GRADO DE LOS TITULOS OBTENIDOS      

CERTIFICADOS QUE ACREDITEN EXPERIENCIA LABORAL      

TARJETA PROFESIONAL (Según sea el caso)      

CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS RECIENTE EXPEDIDO POR

   
LA PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS RECIENTE EXPEDIDO POR

   
LA PERSONERIA DE BOGOTA

CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS RECIENTE EXPEDIDO POR

     
A CONTRALORIA GENERAL DE LA NACION

CONSULTA DE ANTECEDENTES PÁGINA DE LA POLICIA NACIONAL    

DECLARACIÓN JURAMENTADA INDICANDO QUE NO TIENE PROCESOS

   
FISCALES

CERTIFICADO EXAMEN MEDICO DE INGRESO    

32
LIBRETA MILITAR (Según aplique)      

CERTIFICACIÓN BANCARIA ORIGINAL RECIENTE      

DECLARACIÓN JURAMENTADA DE BIENES Y RENTAS      

CERTIFICADO MEDIO DE INGRESO      

ENTREGA FORMATO PRIMA TECNICA      

ENTREGA FORMATO INDUCCIÓN AL PUESTO DE TRABAJO      

AFILIACIONES SALUD-PENSION-ARL      

AFILIACION CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR      

                                                   
                                                   
          ELABORO REVISO APROBÓ          
        María Amparo Bolivar Luis Cleves González
Carlos Arturo Rey          
NOMBRE Blanca Inés Alejandro Parrado Parra
        Castellanos Morales Calderón          
Profesional -Sub.área Subdirector
Administración de Administrativo y
        CARGO Personal Financiero Director Gestión          
Corporativa
Gestora de Proceso Asesor Talento
        Talento Humano Humano          
                                                   
                                                   

33
25. Notificación en caso negativo: modelo carta de agradecimiento por participar
en el proceso.

34
26. Glosario.

Competencia: es un conjunto de habilidades, conocimientos específicos,

destrezas, valores, aptitudes y actitudes que debe demostrar el aspirante y el
servidor público para desempeñar eficazmente el empleo que aspira ocupar 

Competitividad:

Recurso humano:

Motivación:

Habilidades:

Selección

Gestión por competencias:

35
27. Documentos de referencia.

36