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Manuel de comptabilité ALFAPIPE

UTILISATION DU MANUEL

Objet

Ce manuel des procédures comptables a pour objet de fournir les explications


nécessaires à ALFAPIPE pour tenir sa comptabilité, conformément à la
réglementation en vigueur et aux principes comptables généralement admis.

Destinataires

Ce manuel s’adresse essentiellement :


- aux éléments de la structure financière et comptable de la direction générale et des
usines de production,
- A la structure de l’audit interne.

Modification

Les changements à opérer sur cette procédure ne peuvent être effectués que :

- sur proposition du Directeur financier et comptable,


- sur proposition de la cellule d’audit interne,

et après acceptation du Directeur Général d’ALFAPIPE.

Mise en vigueur

Cette procédure est en vigueur au sein de l’Entreprise à partir de la date de son


approbation par le Directeur général.

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Manuel de comptabilité ALFAPIPE

INTRODUCTION

Le manuel des procédures comptables regroupe les sous procédures suivantes :

- La procédure de comptabilisation des opérations d’achat d’investissements ;

- La procédure de comptabilisation des opérations d’achat de matières et fournitures ;

- La procédure de comptabilisation des opérations liées au cycle commercial ;

- La procédure de comptabilisation des opérations liées au cycle paie – personnel ;

- La procédure de comptabilisation des opérations de trésorerie ;

- La procédure du système opérations diverses « OD » qui a pour objets la saisie, le


contrôle et la justification des informations comptables non traitées dans les autres
systèmes de la comptabilité, la préparation des déclarations fiscales.

- La procédure de clôture des comptes qui traite des inventaires et des régularisations
à effectuer dans le but de faire correspondre l’expression des comptes à la réalité des
faits.

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Manuel de comptabilité ALFAPIPE

1. PROCEDURE DE COMPTABILISATION DES INVESTISSEMENTS

1.1. GÉNÉRALITÉS

1.1.1. OBJECTIFS DE LA PROCÉDURE

Les objectifs visés par cette procédure sont à la fois d’ordre comptable et de gestion.

Les objectifs d’ordre comptable sont principalement :

- l’enregistrement comptable des dépenses d’investissement et des dettes qui en sont


la contrepartie ;

- la tenue des comptes individuels des fournisseurs et leur rapprochement avec les
comptes collectifs ;

- la justification permanente des soldes des comptes individuels des fournisseurs ;

- le calcul et l’enregistrement comptable des amortissements ;

- la tenue et la mise à jour du fichier des investissements.

Les objectifs d’ordre de gestion sont principalement les suivants :

- s’assurer que les dettes sont enregistrées au fur et à mesure de leur naissance ;

- s’assurer de la réception des biens objet de la facturation ;

- s’assurer que les ordres de paiement sont donnés par les agents autorisés et dans
la limite de leurs prérogatives.

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1.1.2. LES ACTEURS

Les acteurs externes à ALFAPIPE sont les fournisseurs (locaux ou étrangers)


d’investissements.

Les acteurs ALFAPIPE sont les suivants :

- la Direction de la gestion industrielle et développement, pour les achats


d’équipements et de logiciels nécessaires au développement ;

- la Direction marketing (département approvisionnements), chargée des


approvisionnements pour les achats de matériels et produits standards et communs ;

- la Direction des finances et de la comptabilité : départements Budget, & Trésorerie


et service gestion des investissements.

1.2 CIRCUIT EMPRUNTE PAR LES DOSSIERS D’ACHAT

Les développements qui suivent donnent dans l’ordre chronologique les différentes
étapes par lesquelles doivent passer les dossiers d’achat depuis leur réception au
secrétariat de DFC jusqu'au dénouement de l’opération, c'est-à-dire l’enregistrement
comptable du règlement du fournisseur.

1.2.1. AU NIVEAU DU SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION DE LA COMPTABILITÉ

Le dossier d’achat est reçu par la secrétaire de la Direction des finances et de la


comptabilité.

Après avoir procédé à la vérification du dossier par rapport au bordereau d’envoi, elle
accuse réception sur le bordereau, en y apposant à l'aide d'un cachet humide les
mentions suivantes :

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Manuel de comptabilité ALFAPIPE

- « Direction des finances et de la comptabilité ;


- La date ;
- Le numéro d'enregistrement.

Le dossier d’achat est ensuite inscrit par la secrétaire sur un registre, prévu à cet effet.
Elle y reporte les informations suivantes :

- Structure émettrice,
- Raison sociale du fournisseur,
- Numéro de facture,
- Montant de la facture,
- Numéro et date d'enregistrement de la facture,
- Date de remise de la facture au service comptabilité.

Le dossier d’achat doit être transmis par la secrétaire au département Budget le jour
même de sa réception ou au plus tard le lendemain.

1.2.2. AU NIVEAU DU DÉPARTEMENT BUDGET

Dès réception du dossier d’achat, la gestion budgétaire effectue ses opérations de


contrôle budgétaire (cf. procédure budgétaire) puis transmet le dossier au
département comptabilité pour constatation de l’achat d’investissement et de la dette.

Le dossier d’achat ne doit pas séjourner plus d’une journée au département budget.

1.2.3. AU NIVEAU DU DÉPARTEMENT COMPTABILITÉ

Le rôle du département comptabilité en la matière est traité aux points 1.3 et suivants
ci-après.
Le délai de séjour du dossier d’achat au département comptabilité ne doit pas excéder
deux (2) jours,

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1.2.4. AU NIVEAU DU DÉPARTEMENT TRÉSORERIE

Le rôle du département trésorerie en la matière est exposé dans la procédure


consacrée aux opérations de gestion et de contrôle des opérations financières, à
laquelle il convient de se référer.

1.3. RECEPTION ET VÉRIFICATION DES DOSSIERS D’ACHAT PAR LE


DEPARTEMENT COMPTABILITE

Préalablement à la comptabilisation dans le journal des achats d’investissements, le


chef de département comptabilité procède :

a) A une vérification de l’exhaustivité du dossier qui doit contenir :

- La facture d’achat et le cas échéant la facture relative aux frais d’approche,


(l’exemplaire original doit porter la mention « original », les autres, la mention
« copie ») ;

- L’exemplaire original du bon de réception ou du PV de réception provisoire du


bien ou l’attestation de service fait s’il s’agit de prestation ou l’attachement s’il s’agit de
travaux;

- Un exemplaire du document d’engagement (bon de commande, contrat).

Tous ces documents doivent faire l’objet d’approbation par les responsables
habilitées de la direction marketing concernée.

b) A une vérification des visas et des autorisations d’engagement. En plus des visas
portés sur les documents d’engagement et de réception qui les accompagnent, les
factures doivent êtres revêtues de la mention «bon à payer ». La mention « bon à
payer » doit être  portée uniquement sur l’original, suivie du nom, de la qualité et de
la signature du responsable habilité à effectuer ce genre d’opération.

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Un spécimen des visas des différents responsables autorisés à procéder aux


engagements et à la liquidation des dépenses, doit être en possession des services
comptables et financiers.

c) A l’indication sur l’original de la facture de la mention « comptabilisé » suivie de


l’imputation comptable et de la date, au moyen d’un cachet,

d) Au dispatching du dossier comme suit :

- Une copie de la facture sera classée pour justification de l'opération de constatation


de l’achat.

- L'original de la facture, accompagnée de la demande de paiement, du bon de


commande, du bon de livraison et du bon de réception ou du PV de réception
provisoire ou attachement, est transmis au département de trésorerie pour paiement
dans un délai maximal de deux jours à partir de la date de réception du dossier
d’achat.

1.4. TRAITEMENT COMPTABLE DES INVESTISSEMENTS

1.4.1. CODIFICATION DES COMPTES FOURNISSEURS

Le département comptabilité doit attribuer à chaque fournisseur d’investissements un


code dit compte de tiers. Un tiers donné, doit avoir un code unique dans toutes les
entités d’ALFAPIPE, quelle que soit la nature du compte de la comptabilité générale,
auquel il est rattaché.

Seul le chef de département comptabilité ou un chef de service nommément désigné


est habilité à ouvrir des comptes de tiers, ceci afin d’éviter l’existence de doublons
pour un même tiers.

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1.4.2. VALORISATION DES INVESTISSEMENTS

Selon le plan comptable national, les immobilisations doivent être valorisées au coût
d'acquisition lequel est déterminé par l'addition des éléments suivants :

1° le prix d'achat qui correspond au montant convenu avec le vendeur déduit des
taxes légalement récupérables. Les rabais, remises ou ristournes obtenus doivent être
déduits du prix d'achat, même si ceux-ci ne sont obtenus que l'exercice suivant
l'acquisition de l'immobilisation.

2° les frais accessoires qui sont des charges directes ou indirectes liées à
l'acquisition de l'immobilisation pour le mettre en état d'utilisation ou pour le faire
entrer au magasin. Ces frais doivent être incorporés dans le coût de l'immobilisation
en hors taxe récupérable.

Constituent les frais accessoires, les éléments suivants :

- les droits de douane à l'importation,


- les taxes non récupérables par l'entreprise,
- les frais de transport, d'installation et du montage nécessaires à la mise des
immobilisations en état d'utilisation par l'entreprise.

Ne constituent pas des frais accessoires, les éléments suivants :

- la TVA et taxes assimilées récupérables par l'entreprise qui constituent une créance
sur le trésor public,

- les frais financiers exposés pour l'acquisition (différence de change, intérêts sur
emprunt) qui constituent des charges financières,

- les frais d'acquisition d'immobilisations : il s'agit des droits de mutation et


d'enregistrement, honoraires et commissions et frais d'actes.

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1.4.3. TRAITEMENT DES BONS DE TRANSFERT

Le département comptabilité reçoit de la structure en charge de la gestion des


investissements deux exemplaires du bon de transfert relatifs à l’investissement à
comptabiliser (cf. procédure relative à la gestion des investissements).

Le département comptabilité complète les bons de transfert par l’indication du taux


d'amortissement et de l'imputation comptable puis en restitue un exemplaire à la
structure chargée de la gestion des investissements.

1.4.4. ENREGISTREMENT COMPTABLE DES INVESTISSEMENTS

Après vérification des documents justificatifs d'achat indiqués ci-dessus, le


département comptable procède à la comptabilisation de l’opération dans le journal
des investissements.

La comptabilité liée aux investissements englobe les écritures relatives à:

- l'achat ;
- l'amortissement ;
- la réforme ;
- la cession.

1.4.4.1. Achats d’investissements

- Paiement au comptant

classe 2 (compte intéressé) x


457 X
485 xxx Banque x

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- Paiement à crédit (accordé par le fournisseur)

classe 2 (compte intéressé) X


522 xxx Fournisseurs d'investissements x

- Financement par Emprunt Bancaire

classe 2 (compte intéressé) x


521 xxx Emprunts bancaires x

1.4.4.2. Amortissements

L'amortissement pratiqué, s'il est linéaire, doit être proportionnel à la durée


d'utilisation du matériel au cours d'un exercice.

682 xxx Dotations aux amortissements x


29 xxx Amortissements. (Annuité complète) * x

Annuité = montant brut de l’investissement X taux d’amortissement

Ou :

682 xxx Dotations aux amortissements x


29 xxx Amortissements (Complément x
d'amortissement ou amortissement partiel
(Annuité X Nbre mois d’utilisation) / 12 )

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1.4.4.3. Investissements réformés

- Investissements réformés, totalement amortis

29 xxx Amortissements..... x
Classe 2 Compte intéressé x

- Investissements réformés, partiellement amortis

29 xxx Amortissements x
692 xxx Valeur résiduelle des équipements x
détruits
Classe 2 Compte intéresser x

1.4.4.4. Cession d’investissement

485 xxx Banque x


792 xxx Produits de cession d'investissements x

1.4.5. MISE A JOUR DU FICHIER DES INVESTISSEMENTS

Dès l’achèvement de l’enregistrement comptable des investissements acquis, il


devra être procédé à la mise à jour du fichier des investissements.

L’inscription doit comporter outre les indications relevées sur la facture d’achat
comptabilisée, le numéro de code attribué par la structure de gestion des
investissements figurant sur le bon de transfert reçu.

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1.5. SUPPORTS D’INFORMATION

1.5.1. DOCUMENTS D’ENTRÉE

1.5.1.1. Les documents de base 

Les documents de base servant à la justification des écritures


comptables sont notamment :

- des factures fournisseurs,

- des factures de prestations si celles-ci sont prévues dans le document


d’engagement (contrat)

- des bons de réception ou du PV de réception provisoire ou de l’attestation de service


fait pour les prestations

1.5.1.2. Les documents d’engagement 

Les documents d’engagement servant à contrôler le bien fondé des dettes envers les
fournisseurs sont notamment :

- des contrats,
-des bons de commande.

1.5.2. LES DOCUMENTS DE SAISIE  

Les documents de saisie servant à la passation des écritures comptables de manière


ordonnée et contrôlée.

Pour le cas d’ALFAPIPE, il s’agit de la fiche d’imputation comptable dont le rôle est
joué à ALFAPIPE, par l’ordre de paiement (partie inférieure).

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1.5.3. ETATS COMPTABLES 

Il s’agit des états listés ci-après :


- journal auxiliaire des achats d’investissements
- balance auxiliaire des comptes fournisseurs d’investissements,
- le grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs d’investissements,
- balance générale.

1.6. NOMENCLATURE COMPTABLE

1.6.1. COMPTES D’INVESTISSEMENTS

- Les sous comptes intéressés des comptes 21 à 24 ;


- Les sous comptes intéressés du compte 28 pour les investissements en cours ;
- Les sous comptes intéressés du compte 29 « amortissements ».

1.6.2. COMPTES DE CREANCES

- 4251 Avances sur approvisionnements


- 4252 Acomptes sur investissements
- 435 consignations versées
- 457 taxes récupérables et précomptes

1.6.3. COMPTES DE DETTES

- 521- Emprunts bancaires


- 5222- Fournisseurs d'investissements locaux
- 5223- Fournisseurs d'investissements étrangers
- 583- Effets commerciaux à payer

1.6.4. COMPTES DE CHARGES

- 682XXX- Dotation s aux amortissements


- 692000- Valeur résiduelle des équipements cédés ou détruits

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2. PROCEDURE COMPTABLE DES ACHATS ET FOURNISSEURS

2.1. GÉNÉRALITÉS

2.1.1. OBJECTIFS DE LA PROCÉDURE

Les objectifs visés par cette procédure sont à la fois d’ordre comptable et de gestion.

Les objectifs d’ordre comptable sont principalement :

- l’enregistrement comptable des achats et des dettes qui en sont la contrepartie,


- la tenue des comptes individuels des fournisseurs et leur rapprochement avec les
comptes collectifs,
- la justification permanente des soldes des comptes individuels des fournisseurs.
- le rapprochement su solde du compte de stock avec celui de l’inventaire permanent
de la gestion des stocks

Les objectifs d’ordre de gestion sont principalement les suivants :


- s’assurer que les dettes sont enregistrées au fur et à mesure de leur naissance,
- s’assurer de la réception des matières et fournitures ou de la réalisation des
services objet de la facturation,
- contrôler les factures avant l’émission des titres de paiement,
- s’assurer que les ordres de paiement sont donnés par les agents autorisés et dans
la limite de leurs prérogatives,

2.1.2. LES ACTEURS

Les acteurs externes à ALFAPIPE sont les fournisseurs (locaux ou étrangers) de


biens ou services.

Les acteurs ALFAPIPE sont :

- la Direction marketing, chargée des achats des gros consommables,

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- la Direction des ressources humaines, chargée des moyens généraux,


- les Directions des usines pour les achats des autres matières et fournitures et de
services,
- les structures Budget, et Trésorerie de la Direction des finances et de la comptabilité
et des usines de production.

2.2. CIRCUIT EMPRUNTE PAR LES DOSSIERS D’ACHAT

Les développements qui suivent donnent dans l’ordre chronologique les différentes
étapes par lesquelles doivent passer les dossiers d’achat depuis leur réception au
secrétariat de DFC jusqu'au dénouement de l’opération, c'est-à-dire l’enregistrement
comptable du règlement du fournisseur.

2.2.1. AU NIVEAU DU SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION DE LA COMPTABILITÉ

Le dossier d’achat est reçu par la secrétaire de la Direction des finances et de la


comptabilité.

Après avoir procédé à la vérification du dossier par rapport au bordereau d’envoi, elle
accuse réception sur le bordereau, en y apposant à l'aide d'un cachet humide les
mentions :

- « Direction des finances et de la comptabilité »,


- La ''date'',
- Le ''numéro d'enregistrement''.

Le dossier d’achat est ensuite inscrit par la secrétaire sur un registre, prévu à cet effet.
Elle y reporte informations suivantes:

- Structure émettrice,
- Raison sociale du fournisseur,
- Numéro de facture,
- Montant de la facture,

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Manuel de comptabilité ALFAPIPE

- Numéro et date d'enregistrement de la facture,


- Date de remise de la facture au service comptabilité.

Le dossier d’achat doit être transmis par la secrétaire à la gestion Budgétaire le jour
même de sa réception ou au plus tard le lendemain.

2.2.2. AU NIVEAU DE LA GESTION BUDGETAIRE

Dès réception du dossier d’achat, la gestion budgétaire effectue ses opérations de


contrôle budgétaire (cf. procédure budgétaire) puis transmet le dossier à la structure
de comptabilité pour constatation de l’achat et de la dette.

Le dossier d’achat ne doit pas séjourner plus d’une journée à la gestion budgétaire.

2.2.3. AU NIVEAU DE LA COMPTABILITÉ

Le rôle de la structure de comptabilité en la matière est traité aux points 2.3 et


suivants ci-après.

Le délai de séjour du dossier d’achat à la comptabilité ne doit pas excéder deux (2)
jours.

2.2.4. AU NIVEAU DE LA TRÉSORERIE

Le rôle de la structure de trésorerie en la matière est exposé dans la procédure


consacrée aux opérations de gestion et de contrôle des opérations financières, à
laquelle il convient de se référer.

2.3. RECEPTION ET VÉRIFICATION DES DOSSIERS D’ACHAT PAR LA


COMPTABILITE

Préalablement à l’enregistrement comptable dans le journal des achats, le


responsable de la structure de comptabilité procède :

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Manuel de comptabilité ALFAPIPE

a) A une vérification de l’exhaustivité du dossier qui doit contenir :

- La facture d’achat, et le cas échéant, la facture relative aux frais d’approche,
(l’exemplaire original doit porter la mention « original » les autres la mention
« copie ») ;

- L’exemplaire original du bon de réception du bien ou l’attestation de service fait s’il


s’agit de prestation ou l’attachement s’il s’agit de travaux ;

- Un exemplaire du document d’engagement (bon de commande, contrat).

Tous ces documents doivent faire l’objet d’approbation par les responsables habilités
de la structure des achats.

b) A une vérification sommaire de la forme ainsi que du contenu de la facture.

c) A une vérification des visas et des autorisations d’engagement. En plus, des visas
portés sur les documents d’engagement et de réception qui les accompagnent, les
factures doivent êtres revêtues de la mention «bon à payer ». La mention « bon à
payer » doit être portée uniquement sur l’original, suivie du nom, de la qualité et de
la signature du responsable habilité à effectuer ce genre d’opération.

Un spécimen des visas des différents responsables autorisés à procéder aux


engagements et à la liquidation des dépenses, doit être en possession des services
comptables et financiers.

d) A l’indication sur l’original de la facture de la mention « comptabilisé » suivie de


l’imputation comptable et de la date, au moyen d’un cachet.

e) Au dispatching du dossier comme suit :

- Une copie de la facture sera classée pour justification de l'opération de constatation


de l’achat.

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- L'original de la facture, accompagnée de la demande de paiement, du bon de


commande, du bon de livraison et du bon de réception ou du PV de réception
provisoire ou attachement, est transmis à la structure de trésorerie pour paiement
dans un délai maximal de deux jours à partir de la date de réception du dossier
d’achat.

2.4. PROCEDURES DE COMPTABILISATION

2.4.1. CODIFICATION DES COMPTES FOURNISSEURS

La structure de comptabilité doit attribuer à chaque fournisseur de stock un code dit


compte de tiers. Un tiers donné, doit avoir un code unique dans toutes les entités
d’ALFAPIPE, quelle que soit la nature du compte de la comptabilité générale, auquel il
est rattaché.

Seul le responsable de la structure de comptabilité ou une personne nommément


désigné est habilité à ouvrir des comptes de tiers, ceci afin d’éviter l’existence de
doublons pour un même tiers.

2.4.2. COMPTABILISATION DES ACHATS

Les achats locaux sont comptabilisés suivant le schéma d’écriture ci-après :

Afin de permettre une meilleure gestion des entrées en stocks, les comptes achats de
matières et fournitures sont subdivisés en sous comptes suivants :
- 381xxx Achats articles stockés
- 381yyy Achats d’articles non stockés
- 381zzz Frais d'approche sur articles stockés
- 381www Frais d'approche sur articles non stockés

Ces comptes sont débités sur la base des factures d'achats et des factures de frais
d'approche par le crédit du compte de dette intéressé ou d’un compte de
disponibilités.

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Manuel de comptabilité ALFAPIPE

2.4.2.1. Comptabilisation des achats locaux

Débit Crédit

Cpte 381xxx achats mat. et fournitures stockées Cpte 5300 xxx fournisseurs
Cpte 457 TVA déductible locaux

2.4.2.2. Comptabilisation des achats importés 

Les comptes des fournisseurs étrangers sont tenus en dinars, le prix d’achat en
devises étant converti au cours figurant sur le document douanier.

Débit Crédit

Cpte 381xxx achat mat. et fournitures stockées  Cpte 5301xxx fournisseur


étranger
Cpte381zzz frais d’approche sur articles stockés
Cpte 457 TVA déductible

La différence de change, qui résulterait entre le montant de la constatation de la dette


et celui de son règlement, effectuées à deux cours de change différents, affecte
seulement les comptes fournisseurs étrangers.

Cette différence de change, est enregistrée dans les comptes appropriés de charges
ou produits hors exploitation :

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Cas de perte de change

Débit Crédit

Cpte 698 pertes de change Cpte 531xxxx fournisseur étranger

Cas de gain de change

Débit Crédit

Cpte 531xxxx fournisseur étranger Cpte 798 gains de change

2.4.3. COMPTABILISATION DES ENTRÉES EN STOCKS

Le bon de réception établi par le magasinier et transmis à l’appui de la facture, est


saisi dans le système comptable qui génère l'écriture suivante:

31xxxxxx à 381xxx et 381zzz

Avant la constatation de l'écriture d'entrée en stocks, la comptabilité procède d'une


manière systématique au contrôle de concordance entre le total des valeurs des bons
de réception par rapport aux mouvements débit des comptes 38xxx ''Achats stockés''
et 381ZZZ ''Frais d'approche sur articles stockés''.
Les éventuels écarts sont dus généralement aux taux de change et aux frais
d'approche pris en compte par la gestion des stocks et qui diffèrent de ceux pris en
charge par la comptabilité.

En ce qui concerne les articles non stockés, une fois l'achat constaté, la comptabilité
procède à l'enregistrement de l'écriture suivante :
61xxxxxx à 381yyy et 381www

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2.4.4. COMPTABILISATION DES ÉCARTS SUR RÉCEPTION

Les écarts sur réception, constitués par la différence entre les quantités réellement
réceptionnées et les quantités facturées, sont traités selon les cas suivants :

- Ecart reconnu par le fournisseur ; 


- Ecart dû à un sinistre ;
- Ecart imputable à ALFAPIPE.

2.4.4.1. Ecart reconnu par le fournisseur 

L’écart reconnu par le fournisseur qui accepte de le prendre en charge doit être
régularisé par l’émission d’un avoir ou par le remboursement des sommes perçues
indûment.

Sur le plan comptable, l’opération donne lieu à l’écriture suivante :

Comptabilisation de l’achat :

Débit Crédit

Cpte 381xxx Achats mat. et fourn. stockées Cpte 530xx Fournisseurs de stocks
Cpte 457 TVA déductible

Entrée en stock

Débit Crédit

Cpte 31 Matières et fournitures stockées Cpte 381xxx achats mat et


Cpte 436 avaries et manquants à régulariser fournitures stockées

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Manuel de comptabilité ALFAPIPE

Le compte 436 « avaries et manquants à régulariser » est soldé par le débit du


compte fournisseur à la réception de l’avoir ou du remboursement.

2.4.4.2. Ecart dû à un sinistre

Tout sinistre couvert par une assurance est constaté en comptabilité sur la base du
procès verbal de constat, par l’écriture suivante :

Débit Crédit

Cpte 381xxx Achat M et F stockées Cpte 530 xxxx Fournisseur


Cpte 457 TVA déductible Cpte 381xxx achat M et F stockées
Cpte 31xxxx
Cpte 6989 Autres charges exceptionnelles

A la réception du remboursement par la compagnie d’assurance, le montant de


l’indemnité reçue donne lieu à l’enregistrement d’un produit exceptionnel par l’écriture
suivante :

Débit Crédit

Cpte 485 cpte banque Cpte 7989 Autres produits exceptionnels

2.4.4.3. Ecart imputable à ALFAPIPE

L’écart non pris en charge par l’assureur donc imputable à ALFAPIPE est enregistré
en comptabilité sur la base d’un document probant (PV de perte ou de vol, etc.) en
charges exceptionnelles :

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Ecriture à passer :

Débit Crédit

Cpte 381xxx achats Cpte 530 xxxx Fournisseur


Cpte 457 TVA déductible Cpte 381xxx achats

Cpte 698 charges exceptionnelles

2.4.5. COMPTABILISATION DES AVOIRS

Tout retour de matières et fournitures au fournisseur doit donner lieu à une écriture
comptable sur la base :

- d’un bon de sortie,


- de la facture d’avoir du fournisseur.

La comptabilisation d’un avoir peut s’effectuer :

- par inversion de l’écriture initiale :

Débit Crédit

Cpte 530 xxx fournisseur Cpte 38xxx achat de mat et fournitures stockées
Cpte 457 TVA à récupérer

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Manuel de comptabilité ALFAPIPE

- ou en soustractif : (complément à zéro)

Débit Crédit

Cpte 381 achats de mat. et fournitures (-) Cpte 530 xxx fournisseur (-)
Cpte 457 TVA à récupérer (-)

Pour éviter de « gonfler » les mouvements des comptes par des écritures de
régularisation, il est préconisé de comptabiliser les avoirs en soustractif.

2.4.6. EDITION DES DOCUMENTS COMPTABLES ET ANALYSE DES COMPTES

2.4.6.1. Les documents comptables

Mensuellement la structure de comptabilité doit éditer :

- le journal auxiliaire des achats, 


- le grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs de stocks
- la balance auxiliaire des comptes fournisseurs de stocks.

2.4.6.2. Analyse des comptes

Après arrêté mensuel des comptes et édition des documents comptables cités ci-
dessus, la structure de comptabilité doit procéder :

a) au rapprochement :

- du solde des comptes collectifs « fournisseurs de stocks» avec les totaux de la


balance auxiliaire,
- du solde de chacun des comptes individuels avec le grand livre auxiliaire,
- du solde du compte 31 « Matières et fournitures » avec celui de la gestion des
stocks.

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Manuel de comptabilité ALFAPIPE

b) A l’analyse et à la justification des soldes des comptes fournisseurs. Les analyses


de comptes sont soit établies manuellement, soit éditées automatiquement à partir du
système informatique si le logiciel installé comporte une procédure de lettrage
automatique.

Un modèle de fiche d’analyse de compte est donné en annexe.

c) En fin d’exercice, les soldes des comptes fournisseurs de stocks doivent faire
l’objet, après rapprochement, d’une validation par les structures gestionnaires.

Après analyse, il y a lieu de virer les soldes débiteurs des comptes fournisseurs et
créditeurs de service, au compte 40 cpte « débiteurs du passif » :

Débit Crédit

Cpte 40 débiteur du passif Cpte 530xxx fournisseurs


Cpte 562xx créditeurs de service

NB. Les soldes à régulariser par cette écriture sont ceux jugés non significatifs (Total
inférieur à 250 000 DA). Ils doivent être régularisés dès la réouverture des comptes
pour l’exercice suivant.

2.4.7. RÉGULARISATION DES DETTES EN FIN D’EXERCICE

2.4.7.1. Facture comptabilisée, bien non reçu

En fin d’exercice, les factures d’achat comptabilisées et pour lesquelles les flux
physiques correspondants ne se sont pas réalisés (factures non accompagnées de
bons de réception), doivent donner lieu à une écriture de régularisation qui consiste à
constater un stock à l’extérieur.

25
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

- Constatation d’un stock à l’extérieur :

Débit Crédit

Cpte 37 stocks à l’extérieur Cpte 38xxx achats de mat. et fournitures stockées

2.4.7.2. Facture non comptabilisée, bien reçu

En fin d’exercice, les réceptions des matières et fournitures achetées pour lesquelles
les factures correspondantes ne sont pas parvenues à ALFAPIPE donnent lieu à
l’écriture de régularisation suivante :

Débit Crédit

Cpte 381 achats de mat. et fournitures Cpte 538 facture à recevoir


Cpte 457TVA à récupérer

2.5. SUPPORTS D’INFORMATION

2.5.1. DOCUMENTS D’ENTRÉE

2.5.1.1. Les documents de base 

Les documents de base servant à la justification des écritures comptables sont


notamment :

- des factures fournisseurs,


- des bons de réception / et d’entée des matières et fournitures,
- de l’attestation de service fait,

26
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

2.5.1.2. Les documents d’engagement 

Les documents d’engagement servant à contrôler le bien fondé des dettes envers les
fournisseurs sont notamment :

- des contrats,
- des bons de commande.

2.5.2. Les documents de saisie  

Les documents de saisie servant à la passation des écritures comptables de manière


ordonnée et contrôlée.

Il s’agit de la fiche d’imputation comptable. L’ordre de paiement signé par le


responsable de la structure d’achat constitue également une fiche d’imputation (partie
inférieure de l’OP).

2.5.3. ETATS COMPTABLES 

Il s’agit des états listés ci-après :

- journal auxiliaire des achats,


- balance auxiliaire des comptes fournisseurs de stocks,
- le grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs de stocks,
- balance générale.

2.6. NOMENCLATURE COMPTABLE

2.6.1. COMPTES DE CREANCES

- 430-avances aux fournisseurs de stocks


- 435-consignations versées
- 457-taxes récupérables et précomptes
- 462-avances sur services

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Manuel de comptabilité ALFAPIPE

2.6.2. COMPTES DE DETTES

- 5300 - Fournisseurs de stocks locaux


- 5301 - Fournisseurs de stocks étrangers
- 538 - Facture à recevoir
- 562 - Créditeurs de services
- 583 - Effets commerciaux à payer

2.6.3. COMPTES DE TRANSIT

- 37 - Stocks à l’extérieur
- 380 - Achats de marchandises
- 381xxx - Achat de matières et fournitures stockées
- 381zzz - Frais d’approche sur matières et fournitures stockées

2.6.4. COMPTES DE CHARGES

- 6170 - Fournitures d’énergie électrique & de gaz consommée


- 6171 - Fournitures d'eau consommée
- 621 - Loyers et charges locatives
- 622 - entretien et réparation

28
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

3. PROCEDURE DE COMPTABILSATION DES PRESTATIONS - CLIENTS

3.1. GÉNÉRALITÉS

3.1.1. OBJET ET OBJECTIFS DE LA PROCÉDURE

Cette procédure a pour objectifs notamment :

- d’enregistrer les factures clients et leur règlement,


- de suivre le recouvrement des créances sur clients,
- de suivre le recouvrement des chèques retournés impayés,
- d’effectuer périodiquement les rapprochements avec les services commerciaux,
- de recueillir auprès de la commerciale les renseignements sur les créances
irrécouvrables ou dont le recouvrement est douteux,
- de fournir les informations statistiques relatives aux ventes, et créances sur clients,
- de fournir les éléments de prévision budgétaire.

A cet effet, la procédure fixe :

- Les relations du département comptabilité avec les autres structures, département


commercial et département trésorerie, notamment.

- Au sein du département comptabilité, les taches à exécuter, les documents à


produire ainsi que la fréquence de leur établissement et enfin les contrôles internes
qui doivent être effectués.

3.1.2. ACTEURS

Les acteurs externes à ALFAPIPE sont :

- les clients ;
- les banques.

29
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

Les acteurs ALFAPIPE sont :

- Toutes les structures commerciales ;


- La Direction des finances et de la comptabilité ;
- Département de la trésorerie ;
- Département de la comptabilité ;
- L’assistant juridique auprès des usines et la structure chargée des affaires juridiques
et du contentieux de la DRH.

3.2. PROCEDURES D’ENREGISTREMENT

3.2.1. CODIFICATION DES COMPTES CLIENTS

Pour permettre une restitution d’informations pertinentes en matière de suivi


comptable, il est important que le Département comptabilité attribue à chaque client,
un numéro d’identification, dit compte de « tiers » qui permet d’individualiser ce client
au niveau comptable.

Il convient, toutefois, de s’assurer avant toute création de client que celui-ci n’est pas
déjà immatriculé.

Seul le chef de département comptabilité ou un chef de service nommément désigné


est habilité à ouvrier des comptes de tiers, ceci afin d’éviter l’existence de doublons
pour un même tiers.

3.2.2. RÉCEPTION ET VÉRIFICATION DES DOCUMENTS

a) Réception des documents

Le département comptabilité de la DFC reçoit des structures commerciales :

- les factures de ventes,


- les factures d’avoirs.

30
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

Ces documents doivent être transmis au fur et à mesure de leur émission sous
bordereau d’envoi descriptif établi en double exemplaire et numéroté selon une série
annuelle ininterrompue. Le duplicata de ce bordereau est renvoyé au département
commercial émetteur à titre d’accusé de réception.

b) Vérification des documents

La réception des documents donne lieu à une vérification approfondie des éléments
de la facturation au plan :

- de la forme : La facture doit comporter outre les éléments d’ordre financier, les
informations suivantes : le numéro de la facture (série ininterrompue), la date
d’émission et la signature du responsable habilité de la structure émettrice, le numéro
d’identification fiscale et le numéro d’article d’imposition et les conditions de ventes.

- de la continuité de la numérotation : Toute interruption de la continuité doit donner


lieu à des recherches.

- du contenu : conformité avec les documents d’engagements (conventions, bon de


commande),

- des calculs : vérification arithmétique, taxe, etc.…

3.2.3. COMPTABILISATION

3.2.3.1. Comptabilisation des factures

a) Créances concernant des clients locaux

Le département de la comptabilité établit une fiche d’imputation à laquelle il attribue le


numéro suivant dans la séquence du journal des ventes et comptabilise l’opération
comme suit :

31
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

Libellé Débit Crédit

Indiquer les références Cpte 4700xx clients locaux Cpte 70xxx ou 71xxx
Cpte 547 TVA collectée

b) Créances concernant des clients étrangers

Dans ce cas, la facture reçue est libellée en monnaie étrangère. Le département


comptabilité procède à la conversion en dinars au cours en vigueur le jour de la
constatation et à l’enregistrement comptable.

Constatation de la facture

Libellé Débit Crédit

Références Cpte 4701xx clients étrangers Cpte 70xxx ou 71xxx

3.2.3.2 Comptabilisation des règlements

a) Règlements relatifs à des créances clients locaux

Ces règlements sont matérialisés par les avis de remise de chèques revêtus du
cachet de la banque ou les avis de crédit des virements reçus du département
trésorerie.

A réception de l’un de ces documents, le département comptabilité doit :

- Rechercher la facture à laquelle se rapporte ce paiement ;


- Rapprocher les deux documents ;

32
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

- Etablir une fiche d’imputation et lui attribuer le numéro suivant dans la série
séquentielle du journal de banque concerné ;

- Enregistrer l’opération dans le journal de banque concerné :

Libellé Débit Crédit

Références Cpte 48xxx banque Cpte 470xxx

A la fin de chaque semaine, un relevé descriptif des règlements reçus et


comptabilisés durant la semaine considérée est transmis au département commercial
pour lui permettre de mettre à jour son dossier client.

Dans le cas où le montant reçu ne correspond pas au montant facturé, l’écart doit être
signalé sur le relevé par une mention explicative en vue de sa prise en charge par le
département commercial.

De plus les chèques revenus impayés par la banque doivent être retournés à la
structure commerciale, dès leur réception et leur comptabilisation.

b) Règlements relatifs à des créances clients étrangers

Les dispositions prévues pour le règlement des créances des clients locaux sont
applicables sous la réserve suivante.

Dans le cas où le taux de change de règlement est différent de celui de la


constatation de la créance, la différence de change résultant de cette fluctuation
donne lieu aux écritures suivantes :

33
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

En cas de revalorisation positive du dinar : Il en résulte une perte au change

Libellé Débit Crédit

Références Cpte 48xxx banque Cpte 4701xx


Cpte 698000 Perte de change

En cas de dépréciation du dinar : Il en résulte un gain au change

Libellé Débit Crédit

Références Cpte 48xxx banque Cpte 4701xx


Cpte 798000 Gain de change

3.2.3.3. Constatation des dépôts de garanties

Dans le cas où la fourniture des produits requiert un dépôt de garantie, le


département comptabilité reçoit du département de la trésorerie l’avis de crédit
bancaire relatif à ce dépôt de garantie.

A la réception de ce document, le département de la comptabilité enregistre dans le


journal de banque l’écriture suivante :

Libellé Débit Crédit

Références Cpte 48xx banque Cpte 525 cautionnement reçu

34
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

3.2.3.4. Comptabilisation des factures d’avoir

Les remises (hors factures) accordés aux clients doivent être matérialisés par
l’émission d’une facture d’avoir par la structure commerciale concernée et approuvée
par son premier responsable.

Les restitutions peuvent porter sur une partie ou sur l’intégralité du montant d’une
facture pour divers motifs (erreurs, double règlement de la facture par le client, etc.).

Pour permettre leur suivi et assurer l’exhaustivité de leur enregistrement comptable,


les factures d’avoirs doivent être numérotées selon une séquence numérique
distincte de celle des factures.

A la réception de la facture d’avoir, le département de la comptabilité effectue les


vérifications prévues pour les factures de vente (voir point 3.2.2 ci-dessus) et
enregistre l’écriture suivante :

Cas ou la facture initiale est émise durant l’exercice en cours

Libellé Débit Crédit

Références Cpte 70xxx marchandises vendues Cpte 470 xxx client


Cpte 71xxx productions vendues

Cas ou la facture initiale est émise au cours de l’exercice précédent

Libellé Débit Crédit

Références Cpte 697 reprise sur produits des Cpte 470 xxx client
exercices antérieurs.

35
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

3.2.3.4. Comptabilisation des avances

(1) Constatation de l’avance

Libellé Débit Crédit

Références Cpte 485 Banque Cpte 570 Avances reçues des clients

(2) Annulation de l’avance et constatation du produit

Libellé Débit Crédit

Références Cpte 570 Aces reçues des clients Cpte 70xxx marchandises vendues
Cpte 470 Créances des clients Cpte 71xxx productions vendues

3.2.4. RAPPROCHEMENT PÉRIODIQUE AVEC LES SERVICES COMMERCIAUX

3.2.4.1. Vérification de l’exhaustivité de la facturation

Le département comptabilité reçoit, à la fin de chaque mois, du département


commercial un état des factures émises durant le mois considéré.

Il doit s’assurer de la parfaite concordance entre chacune des factures figurant sur cet
état et celles prises en charge en comptabilité au cours de la même période.

Les discordances éventuelles doivent donner lieu à des recherches et à une


régularisation.

36
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

3.2.4.2. Rapprochement des soldes des comptes clients

A la réception de la balance âgée que lui transmet mensuellement le département


comptabilité (voir point 3.3 ci-après), la structure commerciale rapproche les soldes
figurant sur ce document des soldes correspondants dégagés sur les comptes clients
tenus par ses propres services

3.2.5. LES ÉCRITURES D’INVENTAIRE

3.2.5.1. Constatation des provisions

Afin de respecter le principe de prudence et éviter une surévaluation de façon fictive


des actifs de l'entreprise, il est nécessaire de constituer des provisions pour
dépréciation des créances.

En complément à la balance âgée, le département comptabilité doit inviter la structure


commerciale à faire connaître les créances dont le recouvrement total ou partiel
devient incertain pour des raisons liées soit à la situation financière du client, soit à
l’existence d’un contentieux.

La constitution des provisions pour dépréciation est effectuée sur la base de la


balance âgée, préparée à l’occasion de la clôture de l’exercice (voir modèle en
annexe 1) et des informations fournies par la structure commerciale.

Les critères de dépréciation sont les suivants :

- 50% sur les créances âgées de plus de douze mois,


- 75% sur les créances âgées de plus de dix huit mois,
- 100% sur les créances âgées de plus de vingt quatre mois ;
- 100% sur les créances détenues sur des entreprises dissoutes ou liquidées, quel
que soit leur âge.

37
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

Sur la base des critères de dépréciation définis ci-dessus, le chef de département


comptabilité est tenu, à la clôture de chaque exercice, de faire des propositions de
dépréciation au Directeur des finances et de la comptabilité.

Dans l’hypothèse où les ajustements proposés excèderaient un seuil qui pourrait


affecter de manière significative le résultat de l’Etablissement, l’approbation de la
direction générale, voire du conseil d’administration doit être recueillie.

La demande d’autorisation doit être appuyée de la liste des créances à provisionner


comportant pour chaque créance les éléments justifiant la constitution de la provision.

Ce seuil peut raisonnablement être fixé à 1 million de dinars.

L’écriture de dépréciation à passer au journal des « OD » est la suivante :

Libellé Débit Crédit

Références Cpte 699 Dotations aux 4970 Provision pour dépréciation


provisions créances

La provision doit être calculée sur le montant de la créance hors TVA, sauf si la TVA
à récupérer est prescrite(créance âgée de plus de 4 ans).

3.2.5.2. Créances douteuses

S’agissant des créances âgées de 120 jours et plus ainsi que les créances âgées de
moins de 120 jours mais dont le recouvrement total ou partiel devient incertain, pour
des raisons diverses, outre la constitution d’une provision pour dépréciation, elles
doivent être déclassées et transférées dans la catégorie des créances douteuses.

38
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

Au plan de la gestion, la structure commerciale émettrice de la facture devra


transmettre le dossier de la créance à la structure chargée du contentieux et des
affaires juridiques pour mise en œuvre de la procédure contentieuse de
recouvrement.

Le déclassement de la créance donne lieu à la passation dans le journal des « OD »


de l’écriture suivante :

Libellé Débit Crédit

Références Cpte 472xx créances douteuses Cpte 470xx créances sur client

3.2.5.3. Créances irrécouvrables

a) Définition

Une créance devient irrécouvrable du fait :

- du débiteur,
- de la prescription.

Pour être déclarées irrécouvrables, et inscrites dans un compte de charges


exceptionnelles, la créance doit :

- figurer à l’actif du bilan d’ALFAPIPE,


- avoir fait l’objet de relances demeurées infructueuses,
- avoir reçu l’aval du conseil d’Administration pour les créances d’un montant
significatif.

39
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

Créances irrécouvrables du fait du débiteur 

Les créances deviennent irrécouvrables à la suite d’un litige, du résultat infructueux


des relances et des poursuites engagées contre le débiteur.

Créances irrécouvrables du fait de la prescription  

Une créance non réclamée par le créancier pendant la durée légale de 10 années, est
éteinte de plein droit par la prescription. Le débiteur peut opposer à ALFAPIPE la
prescription.

b) Comptabilisation du montant de la perte

Le montant à inscrire en perte doit correspondre au montant de la créance diminué


de la T.V.A quand elle est récupérable.

Libellé Débit Crédit

Références Cpte 694x Créances irrécouvrables Cpte 472x Créances douteuses

Par ailleurs, la provision concernant la créance est annulée :

Libellé Débit Crédit

Références Cpte 497 Provisions p/ dépréciation Cpte 796xx reprise sur charges
des créances des exercices antérieurs

Ces écritures sont à passer sur le journal des « OD » sur la base d’un état établi par
la structure chargée du contentieux et approuvé par le premier responsable de la
structure commerciale.

40
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

c) Comptabilisation des encaissements sur créances irrécouvrables

Les encaissements relatifs à des créances annulées sont à comptabiliser sur le


journal des « OD » par l’écriture suivante :

Libellé Débit Crédit

Références Cpte 48xxx disponibilités 794xx rentrées sur créances annulées

3.3. ÉDITION DES DOCUMENTS COMPTBLES ET ANALYSE DES COMPTES

3.3.1. EDITION DES JOURNAUX AUXILIAIRES

Le journal auxiliaire des ventes, le grand livre auxiliaire et la balance auxiliaire des
clients sont édités mensuellement.

3.3.2. ANALYSE DES COMPTES

Après l’édition mensuelle des documents comptables, il est procédé :

- Sur la base des feuillets du grand livre auxiliaire, à l’analyse et à la justification des
soldes des comptes gérés par le module clients.

Cette opération se traduit par l’établissement pour chaque compte de tiers d’un état
reprenant le détail du solde.

Cette tâche est plus aisée pour les comptables si le logiciel de comptabilité générale
d’ALFAPIPE comporte une procédure de lettrage automatique des comptes tiers.

Un modèle de fiche d’analyse de compte est donnée en annexe 2.

41
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

- Au rapprochement du solde de chacun des comptes individuels dégagés sur les


feuillets de l’analyse avec le solde correspondant de la balance auxiliaire.

- A l’établissement d’une balance âgée (voir modèle en annexe) qui reprend les
soldes des créances clients, par tranche d’âge.

L’établissement de ce document répond à un double objectif : un objectif de gestion


qui est le suivi du recouvrement des créances par le département commercial et un
objectif comptable qui est la constitution de provision pour dépréciation de créances
en fin d’exercice.

- Au rapprochement contradictoire (département de la comptabilité et structures


commerciales) des soldes des comptes clients. A cet effet, une copie de la balance
âgée est transmise à la structure commerciale.

3.4. LIAISONS AVEC D ’AUTRES SYSTEMES

3.4.1. DOCUMENTS ET INFORMATIONS REÇUS

Le système créances- clients reçoit :

a) des structures commerciales :

- les factures des ventes et éventuellement les factures d’avoirs,


- la situation mensuelle des factures émises.

b) du département trésorerie :

- les règlements des créances reçus des clients,


- les règlements au titre des cautionnements et dépôts de garanties.

42
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

3.4.2. DOCUMENTS ET INFORMATIONS FOURNIS

Le système créances- clients fournit :

a) À la gestion budgétaire :

- les éléments nécessaires à l’établissement des prévisions des encaissements sur


créances d’exploitation,
- les informations relatives aux créances sur clients à recouvrer.

b) Aux structures commerciales :

- les chèques retournés impayés par la banque, dès leur réception et leur
comptabilisation,
- chaque fin de semaine, le détail des règlements effectués par les clients en
règlement de leur créance,
- Mensuellement, la balance âgée.

3.5. SUPPORTS D’INFORMATION

3.5.1. LES DOCUMENTS D’ENTRÉE

3.5.1.1. Les documents de base servant de pièce probante des enregistrements

Ils servent à la justification des écritures comptables. Il s’agit principalement des


documents suivants :

- les factures de vente de produits,


- les factures d’avoir,
- les états de factures à établir (fin d’année).

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Manuel de comptabilité ALFAPIPE

3.5.1.2. Les documents d’engagements 

Ils servent au contrôle de la facturation aux clients ; il s’agit des conventions et des


bons de commande.

3.5.1.3. Les documents de saisie 

- La feuille d’imputation comptable.

3.5.2. DOCUMENTS D’EXPLOITATION

Les documents d’exploitation sont constitues de tous les fichiers : dossiers, tableaux,
états, livres, balances, journaux, etc. ….

3.5.2.1. États comptables 

- Balance générale des comptes,


- Journal auxiliaire des ventes,
- Balance auxiliaire des comptes clients
- Grand livre auxiliaire des comptes clients ;

3.5.2.2. États et tableaux de gestion 

- Balance des créances par âge,


- L’état des créances en litige,
- L’état des créances irrécouvrables.
- Fiches d’analyse des comptes clients

44
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

3.6. NOMENCLATURE COMPTABLE

3.6.1. COMPTE DE CRÉANCES SUR CLIENTS 

470 –Clients
471 –Clients retenues de garantie
472 –Clients douteux
478 - Facture à établir
479 –Effet à recouvrer
497 – provisions pour dépréciations des créances sur clients

3.6.2. COMPTE DE DETTES 

525 – Cautionnements reçus


547 –Taxes sur la valeur ajoutée
570 - Acomptes et avances reçus des clients
577 – Remises à accorder
578 –Produits comptabilisés d’avance

3.6.3. COMPTE DE CHARGES 

694 – Créances irrécouvrables


697 - Reprises sur produits des exercices antérieurs
699 – Dotations exceptionnelles

3.6.4. COMPTES DE PRODUITS 

70 – Ventes de marchandises
71 – Productions vendues
794 – Rentrée sur créances annulées

45
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

4. PROCEDURE DE COMPTABILISATION DE LA PAIE

4.1. GÉNÉRALITÉS

4.1.1. OBJECTIFS

La procédure « paie - personnel » a pour objectifs notamment :

-L’enregistrement comptable des charges de personnel et des charges sociales ainsi


que des créances et des dettes qui en sont la contrepartie ;

- Le suivi du remboursement régulier des prêts et avances sur salaires au personnel ;

- L’analyse et le contrôle des comptes de créances par nature, détenues sur le


personnel et des dettes par nature, envers le personnel.

4.1.2. LES ACTEURS

Les acteurs externes sont notamment :

- Les organismes de sécurité sociale ;


- L’administration fiscale.

Les acteurs internes sont notamment :

- Direction des ressources humaines ;


- Service de la paie ;
- Structures de gestion du personnel ;
- Département de la trésorerie.

46
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

4.2. PROCÉDURE DE COMPTABILISATION DE LA PAIE

4.2.1. PIÈCES REÇUES PAR LE DÉPARTEMENT COMPTABILITÉ

Après exécution des opérations de règlements et au plus tard le lendemain, le


département Trésorerie transmet au département comptabilité les pièces constituant
le dossier de la paie. Ces pièces sont :

4.2.1.1. Au titre de la paie du personnel 

- L’état récapitulatif de la paie ;


- Les bordereaux de virement : un par banque et un pour les CCP ;
- Les états de retenues sur la paie du personnel ;
- Les états des avances accordées au personnel ;
- L’ordre de paiement établi pour le net à payer et signé par le DRH ou son délégué
dûment habilité.

4.2.1.2. Au titre de l’IRG

Un ordre de paiement établi pour le montant total de l’IRG prélevé sur les salaires des
personnels d’ALFAPIPE (permanents et contractuels)

4.2.1.3. Au titre des cotisations sociales

Pour chaque caisse de sécurité sociale, un ordre de paiement et une déclaration des
cotisations à verser (Agence CNAS d’Alger pour le personnel du siège et Annaba et
Ghardaia pour les usines).

Ces pièces sont accompagnées d’une copie des lettres transmissives des chèques de
règlement, dûment visées par la banque et, s’agissant des CCP, une copie du chèque
de règlement.

47
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

4.2.2. ENREGISTREMENT COMPTABLE DE LA PAIE

Les écritures comptables sont enregistrées sur la base de l’état récapitulatif de la paie
édité par la DRH.

Les écritures sont transcrites globalement, à l’exception des informations ayant un


caractère exceptionnel, tels que les soldes de tout compte.

La comptabilisation doit comporter les écritures relatives :

- à la rémunération du personnel et des retenues opérées ;


- aux charges sociales sur salaires.

4.2.2.1. Comptabilisation des rémunérations et des retenues sur salaire

a) constatation des charges du personnel

Débit Crédit

Cpte 6300 traitements et salaires Cpte 543 IRG sur salaires


Cpte 6301 Heures supplémentaires Cpte 545 cotisations sociales retenues
Cpte 6302 primes Cpte546 Retenues à reverser aux OS
Cpte 6320 indemnités Cpte 546 oppositions sur salaire
Cpte 6322 prestations directes Cpte 563 personnel
Cpte 424 prêts
Cpte 463 avance sur salaire

b) Comptabilisation des règlements

Les règlements des salaires sont passés en écriture sur la base des lettres de
virement visées par la banque et de la copie du chèque CCP.

Le compte de Personnel (compte 563XXX) est débité par le crédit du compte de


disponibilité intéressé du siège d’ALFAPIPE pour le montant des salaires à verser.

48
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

4.2.2.2. Constatation des charges de l’employeur

a) Cotisations sociales (part patronale)

Les charges sociales doivent être réparties par nature, selon les organismes
bénéficiaires. Ces charges sont enregistrées au vu des déclarations établies
conformément aux taux en vigueur.

Débit Crédit

Cpte 6350 cotisations sociales Cpte 568 CNAS


Cpte 6352 cotisations caisses de retraite

b) Comptabilisation de la contribution aux œuvres sociales 

La contribution d’ALFAPIPE aux œuvres sociales est déterminée en appliquant un


taux de 3 % sur le montant total des salaires imposables.

Débit Crédit

Cpte 634 contributions aux œuvres sociales Cpte 5633 fonds des œuvres sociales

4.2.3. COMPTABILISATION DES SOLDES DE TOUT COMPTE

Les écritures relatives à l’enregistrement comptable d’un solde de tout compte, sont
effectuées sur la base d’un état individuel et nominatif.

49
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

4.2.4. ANALYSE ET JUSTIFICATION DES SOLDES

Les services comptables sont tenus de produire à la fin de chaque période mensuelle:

- L’état de créances par nature, détenues sur le personnel ;


- L’état des dettes par nature, envers le personnel.

Ces soldes feront l’objet d’un rapprochement avec ceux tenus par les services
chargés de la gestion de la paie, avec établissement d’un procès verbal contradictoire.

4.3. COMPTABILISATION DES CONGES PAYES 

A la clôture de l’exercice précédent l’année du congé, ALFAPIPE est débitrice envers


ses salariés, des droits à congé payé,  qu’ils ont acquis au titre de la période qui
s’étend entre le 1er juillet et le 31 décembre de cet exercice.

Cette dette d’ALFAPIPE envers son personnel est à la fois :

- certaine quant à son existence,


- connue dans son montant.

Il s’ensuit que les charges connexes y afférentes peuvent être déterminées de


manière précise.

4.3.1. MODALITÉS DE CALCUL DE LA PROVISION POUR CONGÉ PAYÉ

La formule de calcul à appliquer est la suivante :


Masse salariale du 2ème semestre X 1/2
6

50
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

4.3.2. ENREGISTREMENT COMPTABLE

Le mode d’enregistrement de l’indemnité de congé annuel comporte trois phases :

- A la clôture de l’exercice ‘’n’’

Comptabilisation de l’indemnité :

Débit Crédit

Cpte 6303 congés payés Cpte 5430 IRG


Cpte 5450 retenues SS
Cpte 5630 personnels

Comptabilisation des charges connexes :

Débit Crédit

Cpte 6350 cotisations sociales PP Cpte 5680 Organismes sociaux

- A l’ouverture de l’exercice «n+1»

A l’ouverture de l’exercice ‘’n+1 ‘’, les écritures ci-dessus seront contre passées par le
compte 796 «  Reprises sur charges des exercices antérieurs ».

- Au cours de l’exercice ‘’n+1’’

Le département comptabilité doit enregistrer la totalité de l’indemnité de congé payé


au titre de la période annuelle, comprise entre le 01 juillet de l’exercice ‘’n’’ et le 30
juin de l’exercice ‘’n+1’’, en utilisant la même démarche qu’a la clôture de l’exercice :

51
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

Comptabilisation de l’indemnité :

Débit Crédit

Cpte 6303 congés payés Cpte 5430 IRG


Cpte 5450 Retenue SS
Cpte 5630 Personnel

Comptabilisation des charges connexes :

Débit Crédit

Cpte 6350 Cotisations sociales Cpte 5680 CNAS

4.4. SUPPORTS D’INFORMATION

4.4.1. DOCUMENTS D’ENTREE

4.4.1.1. Document de base 

- les ordres de paiement,


- le journal de la paie,
- l’état récapitulatif de la paie,
- l’état des avances sur salaires mensuel accordées,
- l’état des retenues mensuelles,
- les bordereaux de virement bancaires et CCP,
- la copie des lettres de virement visées par la banque ou des titres de paiement ;

52
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

4.4.1.2. Document de saisie 

- Etat de retraitement de l’état récapitulatif des salaires qui sert à la passation des
écritures comptables.

4.4.2. DOCUMENTS D’EXPLOITATION 

4.4.2.1. Etats comptables :

- grand livre des comptes mouvementés


- journal auxiliaire des salaires ;

4.5. NOMENCLATURE COMPTABLE

Les comptes enregistrant les opérations relatives au cycle personnel paie sont
principalement les suivants :

4.5.1. COMPTE DE CREANCES


- 424 – prêts au personnel
- 4591 – Avances pour compte de la CNAS au titre des allocations familiales
- 463 – Avances au personnel

4.5.2. COMPTE DE DETTES


- 5431 – impôts sur revenu global - salaires
- 5451 – cotisations sociales retenues - salaires
- 5463 – Retenues sur salaires à reverser aux œuvres sociales
- 5464 – oppositions sur salaire
- 5631 – net à payer - Personnel
- 5635 – personnel- congés payes
- 5680 – organismes sociaux –CNAS

53
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

4.5.3. COMPTE DE CHARGES

- 6300 – traitements et salaires


- 6301 – heures supplémentaires
- 6302 – prime
- 6303 – congés payés
- 6320 – indemnités
- 6322 - prestations directes
- 6340 – contributions aux activités sociales
- 6350 – cotisations de sécurité sociale
- 6352 – cotisations à la retraite

54
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

5. PROCEDURES DE COMPTABILISATION DES OPERATIONS DE TRESORERIE

5.1. TENUE DES JOURNAUX AUXILIAIRES DE BANQUE ET CCP

Il est tenu un journal auxiliaire pour chaque compte de banque, un journal auxiliaire
pour le compte de CCP et un journal des régies. Ce journal est destiné à enregistrer
toutes les opérations ayant affecté le compte concerné.

5.1.1. LES ENCAISSEMENTS

5.1.1. 1. Les virements reçus

Les virements sont enregistrés à la réception de l’avis de crédit de la banque comme


suit :

Libellé Débit Crédit

Références Cpte 485 banque Cpte 470 xxx client (tiers concerné)

5.1.1.2. Les chèques reçus

Les chèques reçus et remis à l’encaissement sont enregistrés en comptabilité sur la


base du bordereau de remise en banque revêtu du cachet de la banque valant prise
en charge, suivant les étapes suivantes :

Lors de la remise du chèque à la banque

Libellé Débit Crédit

Références Cpte 4859xx chèques à encaisser Cpte 470 xxx client (tiers concerné)

55
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

A la réception de l’avis de crédit ou de l’extrait de compte

Libellé Débit Crédit

Référence de l’avis Cpte 485xxx banque Cpte 4859xx chèques à encaisser


de crédit ou de
l’extrait de cpte

Le solde du compte chèques à encaisser doit exprimer le montant des chèques en


circulation.

Cas des chèques impayés

Dans le cas où un chèque est retourné impayé, il est logé dans un compte d’attente,
en attendant de connaître le sort à lui réserver :

- remplacement du chèque par le client,


- une deuxième représentation à l’encaissement,
- transfert de la créance au contentieux, en cas d’un impayé définitif.

Le chèque impayé doit être constaté sur la base du certificat de non paiement délivré
par la banque.

L’écriture à enregistrer est la suivante :

Libellé Débit Crédit

Référence du certificat Cpte chèques à encaisser Cpte 485xx chèques impayé


de non paiement

56
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

5.1.1.3. Les emprunts

a) Emprunts bancaires

Mise à disposition de la somme empruntée :

Lors de la réception de la fiche de comptabilisation de l’emprunt, signée par le chef de


département de la trésorerie, le département de la comptabilité enregistre le montant
de l’emprunt en capital pour sa totalité. Il débite le compte 485XXX banque approprié
par le crédit du compte correspondant de dettes (compte 521XXX).

il y aura bien entendu un compte de dette par établissement bailleur, puis un sous
compte par emprunt si plusieurs emprunts sont obtenus auprès du même
établissement.

Schéma de comptabilisation :

Emprunt bancaire

Libellé Débit Crédit

Références Cpte 485xx banque Cpte 521xx emprunt bancaire

b) Découvert bancaire

Le découvert est subordonné à un accord négocié annuellement avec la banque. Cet


accord fixe notamment le plafond à ne pas dépasser.

Libellé Débit Crédit

Références Cpte tiers Cpte 485xx banque

57
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

Puis le solde créditeur du compte banque, résultant du découvert accordé par la


banque, est viré au compte avance bancaire par l’écriture suivante :

Libellé Débit Crédit

Références Cpte 485xx banque Cpte 588 Avances bancaires

5.1.2. LES DECAISSEMENTS

5.1.2.1. Chèques ou ordres de virement émis

L’enregistrement comptable du paiement est effectué, dès réception, du département


trésorerie, de la photocopie du chèque ou de la lettre de virement revêtue du cachet
de la banque, joint aux pièces justificatives en original de la dépense (dossier d’achat,
de la paie etc..).

L’ordre de paiement est annoté des références du règlement effectué (Réf et date de
la LV, N° du chèque)

Le compte 485XXX ouvert à la banque domiciliataire est crédité du montant du


chèque ou de l’ordre de virement émis par le débit des comptes de tiers bénéficiaires.

Libellé Débit Crédit

Références du Cpte5xx dettes (indicatif du tiers Cpte 485xxx banque


chèque ou OV et concerné)
objet du paiement

58
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

5.1.2.2. Les règlements par crédit documentaire (crédoc)

Ce mode de paiement est utilisé dans les opérations de commerce extérieur pour
payer les fournisseurs étrangers qui l’exigent.

Deux phases comptables traduisent le déroulement des opérations :

5.1.2.2.1. A l’ouverture du crédoc

Comptabilisation de la commission d’ouverture du crédoc, sur la base de l’avis de


débit ou de l’extrait du compte y relatif, reçu de la banque.

Libellé Débit Crédit

Avis débit, références Cpte 65xx Frais financiers Cpte 485xx banque
du crédoc Cpte 457 TVA à récupérer

Comptabilisation de la constitution de la provision pour crédoc :

Libellé Débit Crédit

Cpte 488 accréditif Cpte 485xx banque

5.1.2.2.2. A la réalisation du crédoc

Reprise de la provision constituée sur la base de l’avis de crédit transmis par la


banque :

Libellé Débit Crédit

Avis de crédit Cpte 485xx banque Cpte 488 accréditif

59
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

Comptabilisation du montant du transfert sur la base de l’avis de débit reçu de la


banque :

Libellé Débit Crédit

Ref. avis débit Cpte 522 xxx indicatif du tiers concerné Cpte 485xx banque

5.1.2.3. Les remboursements d’emprunt

La comptabilisation du remboursement d’emprunt doit se faire sur la base de l’avis de


débit reçu matérialisant le montant de l’annuité payée (principal + intérêts) suivant le
schéma général ci-après :

Libellé Débit Crédit


Cpte 521 Emprunt bancaire (du montant du principal)
Ref avis débit Cpte 653 Intérêts bancaires Cpte485xx Banque
Cpte 657xxx Commissions sur ouverture crédits,
cautions et avals
Cpte 457 TVA à récupérer

5.1.3. COMPTABILISATION DES OPÉRATIONS SPÉCIFIQUES

La durée d’un placement et les conditions de son remboursent, indépendamment de


sa forme, bon de caisse (BDC) ou dépôt à terme (DAT), sont les critères qui
permettent de définir la comptabilisation d’un placement :

- en disponibilités,
- ou en créances d’investissement.

60
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

La règle de comptabilisation des placements est la suivante :

Libellé Débit Crédit

Référence Cpte 428xxx BDC ou DAT Cpte 485xx banque

5.1.4. : PROCÉDURE DE CONTRÔLE DES OPÉRATIONS DE BANQUE

Le contrôle des comptes de trésorerie permet de mesurer, périodiquement, l’écart qui


peut exister entre les soldes comptables des différents comptes bancaires et du
compte CCP et les soldes réels correspondants de la trésorerie.

Les documents à établir pour la mise en application de ce contrôle sont les états de
rapprochement pour les comptes bancaires et postaux.

5.1.4.1. Objet et objectifs

Le rapprochement bancaire est une méthode extra comptable qui consiste à


procéder, périodiquement, à la conciliation des opérations enregistrées dans les livres
comptables d’ALFAPIPE avec celles prises en charge par la banque et qui
apparaissent dans les relevés de compte qu’elle transmet. 

Le rapprochement bancaire permet de s’assurer de :

- l’exhaustivité dans l’enregistrement comptable des opérations de banque ;


- la conformité des soldes comptables avec ceux de la banque (ou CCP).

La présente procédure traite du mode d’élaboration des états de rapprochement


bancaire et du mode de prise en charge et d’apurement des opérations
comptabilisées par ALFAPIPE et non constatées par la banque (ou CCP) et
inversement.

61
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

5.1.4.2. Description de la procédure

5.1.4.2.1. Le pointage des opérations conciliées

Le comptable dédié à cette tâche, procède à l’édition mensuelle du grand livre des
comptes bancaires, qui reprend le détail et l’ensemble des opérations de banque
comptabilisées dans le mois considéré.

Généralement, la banque transmet mensuellement les relevés des opérations


constatées dans ses livres. Ces relevés sont reçus par le département de la
trésorerie qui le communique au département comptabilité.

Cependant, il faut arrêter le principe, qu’en cas de retard, le chargé des relations
bancaires, doit se rapprocher de la banque, mensuellement, ou suivant une
périodicité plus courte en cas de nécessité, pour réclamer le relevé de la période.

Le comptable doit procéder mensuellement au pointage de chaque opération


constatée dans les livres et dans les relevés bancaires.

Le pointage consiste à indexer les opérations listées sur les relevés bancaires par
rapport à celles enregistrées dans le grand livre. Chaque fois, qu’une opération est
repérée sur les deux documents, il y’a lieu, de l’identifier par le même indice.

5.1.4.2.2. Le tableau de rapprochement

Le tableau ou l’état de rapprochement bancaire (modèle en annexe) est composé de


deux parties :

Banque chez ALFAPIPE :

C’est la partie gauche de l’état de rapprochement bancaire où sont listées les


opérations constatées par la banque dans les relevés et qui ne sont pas enregistrés
dans les livres comptables d’ALFAPIPE

62
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

ALFAPIPE chez la banque :

C’est la partie droite de l’état de rapprochement bancaire où sont inscrites les


opérations comptabilisées par ALFAPIPE et qui ne trouvent pas leur contrepartie dans
les relevés bancaires.

Pour les deux parties, les soldes peuvent êtres soit débiteurs soit créditeurs.

Lorsque le solde est débiteur, il est repris dans la colonne ‘’débit’,’ dans le cas ou il est
créditeur, il est inscrit dans la colonne ‘’crédit ‘’.

Normalement, le solde de la banque chez ALFAPIPE et celui de ALFAPIPE chez la


banque doivent être de sens opposés : S’il est débiteur chez l’un, il doit être créditeur
chez l’autre et inversement.

La sommation des montants non conciliés et du solde avant apurement, va aboutir à


l’équivalence entre le solde d’ALFAPIPE chez la banque et le solde du compte
bancaire chez ALFAPIPE.

L’état de rapprochement bancaire est établi et signé par le cadre comptable


responsable de la tenue du journal de banque concerné. Il est soumis au chef de
département comptabilité pour contrôle et approbation.

5.1.4.2.3. Apurement de l’état de rapprochement bancaire

L’apurement de l’état de rapprochement bancaire est effectué sous la supervision du


chef de département comptabilité avec l’assistance du département de trésorerie
(chef de département, agent chargé de la gestion du compte visé par l’état de
rapprochement, navette bancaire).

Cet apurement consiste en la régularisation comptable des opérations qui sont


passées par la banque et qui ne sont pas enregistrées dans les livres comptables
d’ALFAPIPE.

63
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

En général, ces opérations représentent des agios, des commissions bancaires, des
encaissements crédités globalement par la banque sans en donner la décomposition
alors qu’ils sont comptabilisés individuellement à ALFAPIPE ….

Dans le cas ou une opération est constatée à tort par la banque, le département
comptabilité doit se rapprocher de la banque et veiller aux régularisations qui
s’imposent.

Après apurement, il n’apparaîtra de suspens que dans la partie droite de l’état de


rapprochement.

Ces sommes comptabilisées par ALFAPIPE et non enregistrées par la banque,


apparaîtront en rapprochement et peuvent trouver leur dénouement au cours des
périodes ultérieures.

Ces opérations se rapportent généralement à des chèques ou des virements émis,


pour lesquels la banque accuse un retard dans le traitement.  

5.2. TENUE DU JOURNAL DES REGIES

Il est ouvert au sein du compte 488 autant de sous comptes qu’il y a de régies


d’avances.

L’ouverture d’un sous compte est effectuée à la réception de la copie de la décision


de création de la régie

Il est tenu un seul journal auxiliaire pour l’ensemble des caisses régies.

64
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

5.2.1 ECRITURES COMPTABLES À LA CRÉATION DE LA RÉGIE

Dès réception de la lettre de virement visée par la banque :

Libellé Débit Crédit

Référence Cpte 488xxx Régies Cpte 485xx banque

5.2.2. ECRITURES COMPTABLES À LA RÉCEPTION DES PIÈCES DE DÉPENSE

A la réception des pièces justificatives des achats de fournitures réglées au moyen de


l’avance, du relevé bancaire du compte de la régie et de l’état de rapprochement
établi par le régisseur concerné :

Libellé Débit Crédit

Référence Cpte 38xxx Achats matériel et fourn 53xxx Fournisseurs de stocks


53xxx Fournisseurs de stocks Cpte 488xxx Régies

5.2.3. ECRITURES COMPTABLES À LA RECONSTITUTION DE L’AVANCE

A la réception de la lettre de virement, visée par la banque, d’un montant égal à celui
des pièces justificatives des dépenses reçues :

Libellé Débit Crédit

Référence Cpte 488xxx Régies Cpte 485xx banque

65
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

5.3. SUPPORTS D’INFORMATION COMPTABLES

5.3.1. DOCUMENTS D’ENTREE

Les documents d’entrée sont constitués par :

5.3.1.1. Les documents de base 

- Les bordereaux de remise


- Les copies de lettres de virement visées par banque domiciliataire
- les avis de débit et de crédit,
- Les dossiers d’achats en original (facture d’achat + bon de réception + documents
d’engagement) et de vente (facture, bon de commande, convention)
- Les fiches de comptabilisation de l’emprunt émanant du département trésorerie
Ces documents sont conservés au niveau du département comptabilité pendant la
durée légale de conservation (10 ans)

5.3.1.2 Les documents de saisie

Le bordereau d’imputation comptable.

5.3.2. DOCUMENTS D’EXPLOITATION

Les documents d’exploitation sont constitués des états comptables :

- journaux auxiliaires de trésorerie : caisse, banque, CCP, régies


- grand livre
- balance générale.

5.4. NOMENCLATURE COMPTABLE

Les comptes enregistrant les opérations de trésorerie et de financement sont


principalement les suivants :

66
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

48 –Disponibilités

485 - comptes bancaires


486 - comptes postaux
487 - caisse
488 - régies et accréditifs
489 - virements de fonds.

42 – Créances d’investissement

424- prêts
426- cautionnements versés
4281- Bons de caisse
4282- Dépôts à terme

52 – Dettes d’investissements

521- emprunts bancaires


522-fournisseurs d’investissements
523 – autres emprunts
525 –cautionnements reçus
529-autres dettes d’investissements

67
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

6. PROCEDURE COMPTABLE DES OPERATIONS DIVERSES

6.1. GÉNÉRALITÉS

6.1.1. OBJET DE LA PROCÉDURE

Le système opérations diverses « OD » a pour objets :

- La saisie et le contrôle des informations comptables non traitées dans les autres
systèmes de la comptabilité ;
- La justification des comptes non gérés par les autres systèmes ;
- La préparation des déclarations fiscales ;
- L’élaboration des informations statistiques utiles à la gestion, qui ne peuvent être
obtenues des autres systèmes.

6.1.2. LES ACTEURS

Acteurs externes

- Divers tiers sources des pièces justificatives objet de l’écriture passées en « OD »
- Administration fiscale

Acteurs ALFAPIPE

- Les structures sources des écritures courantes ou de régularisation,

6.1.3. LES OPÉRATIONS CONCERNÉES

Les opérations diverses sont classées en 3 catégories :

- Les opérations courantes non enregistrées dans les autres journaux auxiliaires (voir
sous procédures 1 à 5 ci-dessus) ;

68
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

- Les opérations de régularisation ;


- Les opérations de fin d’exercice et de réouverture des comptes.

Ces opérations seront enregistrées dans les comptes détaillés par nature sur un
journal auxiliaire unique : le journal des opérations diverses.

A titre indicatif (non limitatif), les opérations qui sont saisies par « OD » sont les
suivantes :

Les opérations courantes non enregistrées dans les autres journaux auxiliaires  :

- Comptabilisation des prestations reçues ;


- Comptabilisation de la paie ;
- Opérations fiscales : taxes sur la valeur ajoutée, taxes sur l’activité professionnelle,
impôts sur les bénéfices ;
- Comptabilisation de l’IBS ;
- Comptabilisation des opérations de régularisation.

- Constatation des provisions pour pertes et charges  :

- Dotations aux provisions pour pertes probables ;


- Dotations aux provisions pour charges à répartir sur plusieurs exercices ;
- Reprises sur provisions des exercices antérieurs.

- Constatation des provisions pour dépréciation des créances autres que les créances
sur clients :

- Provision pour dépréciation des titres de placement et de participation ;


- Provision pour dépréciation des prêts ;
- Provision pour dépréciation des cautions versées ;
- Reprises sur provisions des exercices antérieurs.

69
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

- Transfert des charges de production et d’exploitation aux frais préliminaires  :

- Frais relatifs au pacte social ;


- Frais d’emprunts ;
- Frais d’investissements
- Frais de formation professionnelle ;
- Frais de fonctionnement antérieur au démarrage ;
- Frais d’études et de recherches ;
- Frais exceptionnels.

- Résorption des frais préliminaires :

- Dotations aux comptes de résorption ;


- Compensation des frais préliminaires.

Charges hors exploitation :

- Charges des exercices antérieurs ;


- Reprises sur produits des exercices antérieurs ;
- Charges exceptionnelles ;
- Dotations exceptionnelles.

Produits hors exploitation :

- Produits de cession d’investissements ;


- Produits de cession d’autres éléments d’actif ;
- Reprises sur charges des exercices antérieurs ;
- Produits des exercices antérieurs ;
- Produits exceptionnels.

70
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

Opérations de créances et dettes non traitées dans les  systèmes


fournisseurs’’, ‘’clients’’, ‘’trésorerie - financement’’.

- Prise de participation ;
- Souscriptions titres de placement.

Opération de fin de période comptable :

- Frais comptabilisés d’avance ;


- Solde des comptes débiteurs du passif ;
- Solde des comptes Créditeurs de l’actif ;
- Produits Comptabilisés d’avance ;
- Recettes en attente d’imputation ;
- Dépenses en attente d’imputation ;
- Détermination du résultat (impôts sur les bénéfices).

Opérations de début d’exercice

- Résultats en instance d’affectation ;


- Affectation du résultat ;
- Contre passation des écritures de fin d’exercice (frais et produits comptabilisés
d’avance).

6.2. LES PRINCIPALES ETAPES DE LA PROCEDURE

6.2.1. RECUEIL DE L’INFORMATION

Les opérations diverses, courantes ou de régularisation, initiées par la comptabilité ou


les autres structures d’ALFAPIPE, sont soumises au visa préalable du chef de
département de la comptabilité.

71
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

6.2.2. LES SUPPORTS UTILISES

La proposition d’écriture, revêtue du visa du comptable chargé des « OD », adressée


au chef de département de la comptabilité pour approbation, doit être accompagnée :

- des pièces justificatives,


- des explications complémentaires.

Elle donne lieu avant d’être transcrite en comptabilité, à une vérification approfondie.

6.3. RÉCEPTION ET VÉRIFICATION DES DOCUMENTS

6.3.1. RÉCEPTION DES DOCUMENTS

Le système « OD » reçoit :

- du système « paie personnel »


- un état des salaires imposables,
- le montant de l’impôt sur les revenus (I R G),
- les déclarations sociales.

- du système « clients- ventes »


- l’état du chiffre d’affaires,
- l’état des encaissements réalisés,
- l’état de provisions pour dépréciation des créances à constituer.

- du système « achat- fournisseurs » 


- l’état de la T V A déductible.

- du système « achat d’investissements » 


- l’état de la T V A déductible.

72
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

- des autres systèmes 


- les opérations courantes dévolues au système opérations diverses,
- les régularisations à opérer.

6.3.2. VÉRIFICATION DES DOCUMENTS

La réception des documents donne lieu à une vérification des éléments de l’opération
à comptabiliser, au plan :

- de la forme : numérotation, date, visa du responsable,


- du contenu : conformité avec les pièces justificatives et les explications
complémentaires,
- des calculs : vérification arithmétique, etc. …

6.3.3. VÉRIFICATION DES PROPOSITIONS D’ÉCRITURE

Les opérations diverses, courantes ou de régularisation, initiées par la comptabilité ou


les autres structures d’ALFAPIPE, sont soumises au visa préalable du chef de
département de la comptabilité.

La proposition d’écriture, revêtue du visa du comptable chargé des « OD », adressée


au chef de département de la comptabilité pour approbation, doit être accompagnée :

- des pièces justificatives,


- des explications complémentaires.

Elle donne lieu avant d’être transcrite en comptabilité, à une vérification approfondie.

6.4. COMPTABILISATION DES OPÉRATIONS DIVERSES COURANTES

Les opérations relevant directement du système opérations diverses, sont traitées


sur la base des pièces justificatives internes et / ou externes, transmises par les
services gestionnaires concernés.

73
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

6.4.1. COMPTABILISATION DES PRESTATIONS REÇUES

Il est à rappeler que pour la comptabilisation des prestations reçues l’attestation du


service fait remplace le bon de réception.

Les prestations reçues sont enregistrées en comptabilité suivant le schéma général ci-
après :

Libellé Débit Crédit

Cpte 621 Loyers et charges locatives Cpte 562xxxx créditeurs de


Cpte 622 Entretiens et réparation services
Cpte 623 sous traitance de services
Cpte 457 TVA déductible

6. 4.2. ÉTABLISSEMENTS DES DÉCLARATIONS FISCALES

Au niveau du département de la comptabilité, c’est à la personne (ou la structure)


chargée des opérations diverses qu’incombe l’établissement et le dépôt des
déclarations fiscales aux dates fixées par la réglementation.

Après leur établissement, les déclarations fiscales sont soumises à la signature du


DFC.

6.4.2.1. Modalités de calcul des impôts à verser - Etablissement des


déclarations fiscales G50

Les impôts à verser à l’administration fiscale dans le cadre de la déclaration G50


sont :
- La taxe sur la valeur ajoutée ;
- La taxe sur l’activité professionnelle ;
- L’impôt sur le revenu global prélevé sur les salaires du personnel.

74
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

a). La taxe sur la valeur ajoutée

Opérations effectuées lors de la déclaration périodique en M+1

Le compte 5470 «  TVA collectée » est débité du montant de la TVA sur les
encaissements effectués par le siège et les usines durant le mois écoulé par le
crédit :

- du compte 4572 « TVA déductible sur investissements » et 4573 « TVA déductible


sur biens ou services » pour le montant de la déduction globale

- du compte 5471 « TVA à payer » pour la différence (TVA collectée sur les
encaissements – TVA récupérable). C’est ce montant qui figurera sur la déclaration
G50

b). TAP exigible

La TAP applicable à ALFAPIPE est celle prévue par les dispositions de l’article 217 du
code des impôts directs et taxes assimilées.

La TAP est versée mensuellement. Le montant de chaque versement est calculé sur
la fraction du chiffre d’affaires mensuel avec application du taux de 2%.

c). Impôt sur le revenu global prélevé sur les salaires du personnel

Le montant à reporter sur la déclaration G50 à la case réservée à cet effet, est le
montant global des retenues effectuées au titre de l’IRG sur les salaires du personnel
d’ALFAPIPE, tel qu’il figure sur la déclaration fiscale établie au titre du mois considéré
par la Direction des ressources humaines de ALFAPIPE.

La déclaration G50 sera arrêtée pour le montant total de ces trois impôts.

75
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

NOTA : En matière d’impôt sur les bénéfices des sociétés (I B S), ALFAPIPE du fait
qu’elle relève pour la gestion de cet impôt d’une inspection, le versement des
acomptes provisionnels, et la liquidation du solde nécessitent l’émission d’un rôle. En
conséquence, le règlement de cet impôt (acomptes et soldes) est effectué à la caisse
du receveur des contributions diverses de la localité siège d’ALFAPIPE à la réception
du rôle, séparément de la déclaration G50

6.4.2.2. Etablissement des demandes de paiement - dépôt des G50

Après contrôle et visa du chef de département comptabilité, la déclaration G50 et


l’ordre de paiement correspondant sont soumis à la signature du Directeur des
finances et de la comptabilité.

Cet ordre de paiement et la déclaration G50 sont transmis accompagnés des pièces
justificatives au département de la trésorerie qui procédera, au vu des pièces
justificatives, à l’établissement du titre de paiement. Le dossier fait retour au
département comptabilité pour établissement de la fiche d’imputation, enregistrement
comptable et dépôt de la déclaration G50.

Elle est payée, à la caisse du receveur des contributions diverses du lieu du siège
d’ALFAPIPE, au plus tard le 20 du mois suivant celui au cours duquel les impôts ont
été encaissés ou retenus pour le compte de l’administration fiscale Les ordres de
paiements sont établis en trois exemplaires :

- un exemplaire est conservé, après établissement du titre de paiement, par le


département de la trésorerie,

- un exemplaire accompagné d’une copie du titre de paiement est retourné à la


comptabilité pour la constatation du règlement,

- le troisième exemplaire, est classé au niveau de la structure O D, dans le dossier


correspondant.

76
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

6.4.2.3. Constatation du règlement

Les comptes :

- 5471 TVA à payer 


- 5641 TAP due exigible
- 5430 I.R.G retenue sur salaires

Sont débités du montant versé dans le cadre de la déclaration G50 par le crédit du
compte 485 « Comptes bancaires ». Ce montant doit être conforme à celui indiqué sur
la déclaration G 50.

Pour plus de détails sur les impôts dont il s’agit, il convient de se référer à la
procédure traitant de la fiscalité.

6.4.3. COMPTABILISATION DE LA PAIE

Se référer à la sous procédure relative à la paie développée au point 5 ci-dessus

6.4.4. COMPTABILISATION DE « IBS »

L’impôt sur les bénéfices est déterminé à partir du bénéfice fiscal. Ce dernier est
obtenu après réintégration au bénéfice comptable des charges constatées au cours
de la période comptable, mais non déductibles fiscalement du résultat imposable.

L’écriture de constatation de l’IBS est la suivante :

Libellé Débit Crédit

Cpte 889 impôts sur les bénéfices Cpte 564 2 impôts d’exploitation dus (IBS)

77
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

6.4.5. COMPTABILISATION DES OPÉRATIONS DE RÉGULARISATION

Pour les besoins de l’analyse du compte, lorsqu’ il s’agit d’une régularisation portant
sur une écriture déjà comptabilisée, le comptable chargé des « OD » doit préciser
dans le libellé de l’opération à enregistrer, les références permettant d’identifier la
pièce comptable objet de la régularisation.

Pour éviter de fausser les mouvements des comptes, la comptabilisation des écritures
d’annulation, doit se faire, quand c’est possible, en soustractif (-).

6.5. ECRITURES D’INVENTAIRE

6.5.1. AMORTISSEMENTS

Les amortissements pratiqués à la clôture de l’exercice sur les investissements


corporels et incorporels sont traités au point 1.4.4..2.

6.5.2. COMPTABILISATION DES PROVISIONS

Les provisions correspondent à des charges comportant quelques incertitudes quant


à leur montant et parfois, quant à leur existence.

Cette définition centrée sur l’idée de l’aléa couvre deux sortes de provisions :

- les provisions pour pertes probables,


- les provisions pour dépréciation des éléments d’actifs.

Quand elles sont justifiées, les provisions, doivent être constituées à la clôture de
l’exercice, même en cas d’absence ou d’insuffisance de bénéfice.

78
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

6.5.2.1. Provisions pour pertes et charges

Les pertes et charges doivent être nettement précisées, ce qui signifie qu’il doit y avoir
une individualisation précise de la nature de la perte ou de la charge.

Constatation de la provision 

A la fin de l’exercice, après appréciation du risque et estimation de la perte, l’écriture


suivante est passée :

Libellé Débit Crédit

Cpte 699 dotations exceptionnelles Cpte190 provision pour pertes probables

Réajustement de la provision

En fin d’exercice, sur la base des événements et faits nouveaux, les gestionnaires des
dossiers se rapportant aux provisions constituées, peuvent modifier l’appréciation du
montant de la provision. Il en résulte, par conséquent, un ajustement du montant de la
provision, soit pour être :

- augmentée,
- réduite ;
- ou annulée.

Risque d’augmentation de la perte :

L’augmentation des provisions relatives à des risques ou des charges déjà


provisionnés, est comptabilisée de la même façon que leur création, mais pour un
montant égal à la provision complémentaire :

79
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

Libellé Débit Crédit

Cpte 699 dotations exceptionnelles Cpte190provision pour pertes probables

Le risque demeure, mais le montant de la perte diminue  

La réduction intervient en cas de surestimation du risque ou de la charge prévue. Ce


réajustement de la provision à la baisse, donne lieu à l’écriture suivante :

Libellé Débit Crédit

Cpte190 provision pour pertes Cpte 796 reprise sur charges des
probables exercices antérieurs

Annulation de la provision :

Toujours à la fin de l’exercice, et en cas de réalisation du risque pour lequel la


provision a été constituée, celle–ci, doit être annulée pour la totalité de son montant,
quelque soit le résultat.

Libellé Débit Crédit

Cpte190 provision pour pertes Cpte 796 reprise sur charges des
probables exercices antérieurs

80
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

6.5.2.2. Provisions pour charges à repartir sur plusieurs exercices

Les provisions pour charges à répartir sur plusieurs exercices, sont destinées à faire
face à des charges qui étant donné leur nature et leur importance, ne sauraient être
supportées par le seul exercice, au cours duquel elles seront engagées.

Les provisions de ce genre sont constituées en général pour les grosses réparations,
les travaux de rénovation, etc. Les simples travaux d’entretien ou de réparation dont
les dépenses constituent des charges de l’exercice ne peuvent donner lieu à la
constatation de provision pour charge.

Exemple : ALFAPIPE décide d’étaler sur 2 exercices les charges d’un montant de
50 000 000 DA générées par la rénovation d’un site important.

En cours d’exercice N : Débit du compte intéressé de classe 6 pour le montant total
de la charge, soit 50 000 000 DA, par le crédit du compte de dette 562 intéressé. A
l’extinction de la dette, Débit pour solde du compte de dette par le débit du compte de
disponibilités.

En fin d’exercice N :


a) Neutralisation de la charge : Débit du compte 195 «  Provisions pour charges à
répartir sur plusieurs exercices » par le crédit du compte 75 « Transfert de charges
d’exploitation » pour le montant total, soit 50 000 000 DA.
b) Amortissement de la charge : Débit du compte 685 «  Dotations aux provisions
– charges à répartir » par le crédit du compte 195 «Provisions pour charges à répartir
sur plusieurs exercices», pour le montant de l’annuité d’amortissement, soit
25 000 000 DA dans le cas considéré ci-dessus

En fin d’exercice N + 1 : Constater la deuxième annuité d’amortissement en


exécutant la même écriture qu’à la fin de l’exercice N, c’est-à-dire, Débit du compte
685 «  Dotations aux provisions – charges à répartir » par le crédit du compte 195
«Provisions pour charges à répartir sur plusieurs exercices », pour le montant de la
deuxième annuité d’amortissement, soit 25 000 000 DA

81
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

A la fin de l’exercice n + 1 le compte 195 est soldé et la charge a bien été répartie sur
les 2 exercices

6.5.3. COMPTES DE RÉGULARISATION

6.5.3.1. Charges à payer et produits à recevoir

a). Comptabilisation des charges à payer

Les charges à payer sont des dettes nettement précisées quant à leur objet, mais
dont l’échéance ou le montant est incertain. Elles doivent être en conséquence
provisionnées à la fin de l’exercice (la pièce justificative ne sera enregistrée qu’au
cours de l’exercice suivant).

D’une manière non exhaustive, ces charges concerneraient :

- les charges locatives,


- les consommations d’énergie,
- les frais de téléphone,
- les intérêts courus et non échus, etc.

Ces charges sont recensées et évaluées à la date d’arrêté, par les services
gestionnaires et transmises sur un état au département de la comptabilité pour leur
prise en charge.

Cet état daté et signé par le responsable autorisé de la structure gestionnaire, doit
comprendre les informations nécessaires à la traduction comptable, notamment :

- nom du tiers,
- montant estimé,
- période concernée.

La prise en charge comptable des charges à payer donne lieu à l’écriture suivante :

82
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

Libellé Débit Crédit

Référence de la Cpte de charges par nature Cpte de dettes charges à payer *


pièce

* Dans le but de faciliter le suivi de telles opérations et notamment leur régularisation


à l’ouverture de l’exercice suivant, le montant de la dette doit être imputé à un sous
compte du compte 56 dédié spécialement à ces opérations. Le sous compte 569
pourrait être utilisé

b). Comptabilisation des produits à recevoir

Il s’agit de ventes réalisées au cours de l’exercice mais pour lesquelles la facture n’a
pas été établie par le service commercial.

La prise en charge comptable des produits à recevoir donne lieu à l’écriture suivante :

Libellé Débit Crédit

Référence de la 478 Clients facture à établir 70XXXX Ventes de marchandises


pièce 71XXXX Production vendue

C). Régularisation de ces opérations au début de l’exercice suivant

L’exercice suivant, à la réception de la facture de la charge et de la facture de vente


déjà comptabilisées, ces opérations doivent être régularisées.

Ainsi, dans le cas des charges à payer, par exemple, à la réception de la facture du
fournisseur, il y a lieu d’exécuter les écritures suivantes :

83
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

c.1.) Contre-passation des écritures de charges à payer (annulation de l’écriture


passée à la clôture de l’exercice n) :

Libellé Débit Crédit

Référence de la Cpte de dettes concerné * 796xxx Reprise sur charges des


pièce exercices antérieurs

c.2.) Constatation de la charge par nature

Libellé Débit Crédit


Cpte 62xxxx Cpte 562xxxx créditeurs de service
Référence de la Cpte 75 Transfert de charges de
pièce Cpte 696 Charges des exercices production
antérieurs

6.5.3.2. Charges et produits constatés d’avance

Il s’agit de charges et de produits d’opérations comptabilisés sur l’exercice courant


mais qui concernent soit en totalité, soit en partie l’exercice suivant.

Ces opérations doivent en conséquence être exclues des comptes de gestion de


l’exercice au cours duquel elles ont été comptabilisées pour être basculées sur
l’exercice suivant.

Ces retraitements seront faits grâce à l’utilisation de deux comptes de bilan


particuliers :

- Compte 468 Charges constatées d’avance


- Compte 578 Produits comptabilisés d’avance

84
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

a). Charges constatées d’avance

L’application du principe de séparation des exercices en matière de charges,


implique en fin d’exercice pour le comptable chargé des « OD », la mise en œuvre
des actions suivantes :
.
- Une analyse des comptes de charges par nature doit être effectuée en fin d’exercice,
pour identifier et régulariser la charge ou la fraction de charge non concernée par
l’exercice en cours.

- Les charges enregistrées au cours de l’exercice mais qui correspondent à des


achats de biens ou services dont la fourniture ou la prestation doit intervenir ou couvre
une période ultérieure, doivent être soustraites des charges de l’exercice par le biais
d’un compte de régulation.

- Enregistrer cette régularisation par l’écriture suivante :

Libellé Débit Crédit

Cpte 468 Frais constatées Cpte de charges concerné


d’avance

Le compte 468 est crédité pour solde, à l’ouverture de l’exercice suivant, du montant
des charges payées ou comptabilisées d’avance par le débit des comptes de charge
concernés.

b). Produits constatés d’avance

Il s’agit de prestations comptabilisées sur l’exercice N mais non encore réalisées à la


clôture de l’exercice ou couvrant une période s’étendant au-delà de la clôture de
l’exercice.

85
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

- Enregistrer cette régularisation par l’écriture suivante :

Libellé Débit Crédit

Cpte 70 Vente Marchandises Cpte 578 Produits comptabilisés d’avance


Cpte 71 Production vendue

L’ouverture de l’exercice N+1, le compte 578 est débité pour solde du montant des
produits comptabilisés d’avance par le crédit du compte de produit concerné .

6.6. EDITION DES JOURNAUX AUXILIAIRES ET ANALYSE DES COMPTES

6.6.1. ÉDITION DES JOURNAUX AUXILIAIRES

Le journal auxiliaire des opérations diverses, doit être édité mensuellement.

6.6.2. ANALYSE DES COMPTES

Après l’édition mensuelle du journal des opérations diverses, et des documents


d’analyse (grands livres), il sera procédé pour tous les comptes gérés par le système
des opérations diverses :

- au rapprochement des soldes des comptes des grands livres avec ceux de la
balance générale,

- à l’analyse et à la justification des soldes de tous les comptes et à l’établissement


pour chaque compte, d’un état reprenant le détail du solde (fiches d’analyse)

6.7. LIAISONS AVEC D’AUTRES SYSTEMES

- reçoit des autres systèmes, les informations relatives :


. à la régularisation des comptes,
. aux opérations de fin d’année,
. aux opérations fiscales.

86
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

- fournit à la comptabilité les mouvements et les soldes des comptes d’imputation qu’il
gère.

6.8. SUPPORTS D’INFORMATION

6.8.1 DOCUMENTS D’ENTREE

- Les documents de base :

- Les factures de prestations ;


- Les attestations de service fait ;
- Les propositions de régularisation ;
- Les pièces justificatives (documents internes ou externes) de l’opération à traiter. 

Les documents de saisie :


- La fiche d’imputation comptable.

6.8.2 DOCUMENTS D’EXPLOITATION

- balance générale des comptes,


- grand livre des comptes gérés,
- journal auxiliaire des opérations diverses,

6.9. NOMENCLATURE COMPTABLE

Cette liste comporte les principaux comptes susceptibles d’être mouvementés par la
position ou la position OD. Cette liste n’est cependant pas exhaustive.

6.9.1. COMPTES DE PROVISIONS POUR PERTES ET CHARGES

190 - provisions pour pertes probables ;


195 - provisions pour charges à répartir sur plusieurs exercices.

87
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

6.9.2. COMPTES FRAIS PRELIMINAIRES

200 – frais relatifs au pacte social


201 - frais d’emprunts ;
202 - frais d’investissements ;
203 - frais de formation professionnelle ;
204 - frais de fonctionnement antérieur au démarrage ;
205 - frais d’études et de recherches ;
208 - frais exceptionnels ;
209 - Résorption des frais préliminaires.

6.9.3. COMPTES DE PROVISIONS POUR DEPRECIATIONS DES CREANCES

4921 - provisions pour dépréciations des titres de participation


4924 - provisions pour dépréciations des prêts
4925 - provisions pour dépréciations des créances d’investissements. (Avances et
acomptes sur investissements)

6.9.4. COMPTES DE CHARGES HORS EXPLOITATION

692 – valeurs résiduelles des investissements cédés ou détruits


693 – valeurs des autres éléments d’actif cédés
696 -- charges des exercices antérieurs
697 -- reprises sur produits comptes des exercices antérieurs
698 – charges exceptionnelles
699 - dotations exceptionnelles

6.9.5. COMPTES DE PRODUITS HORS EXPLOITATION

792 - produits de cessions d’investissement


793 - produits de cession d’autres éléments d’actif 
796 - reprise sur charges des exercices antérieurs 
797 - produits des exercices antérieurs 
798 – produits exceptionnels.

88
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

6.9.6. COMPTES DE CREANCES ET DE DETTES

457 - taxes récupérables et précomptes


464 - avances sur impôts et taxes
564 - impôts d’exploitation dus

6.9.7. COMPTES DE CHARGES

641 - taxe sur l’activité professionnelle


646 - droits d’enregistrement
648 - autres impôts et taxes
660 - assurances
668 - jetons de présence

6.9.8. COMPTES DE FIN D’EXERCICE

40 - compte débiteurs du passif


468 - frais comptabilisés d’avance
469 - dépenses en attente d’imputation
50 - compte créditeurs de l’actif
578 - produits comptabilisés d’avance

6.9.9. COMPTES UTILISES EN DEBUT D’EXERCICE

18 - résultat en attente d’affectation


13 - réserve
40 - comptes débiteurs du passif
468 - frais comptabilisés d’avance
50 - compte Créditeurs de l’actif 
578 - produits Comptabilisés d’avance 

89
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

7. PROCEDURE DE CLOTURE DES COMPTES

7.1. GENERALITES

7.1.1. OBJET ET OBJECTIFS

Pour souscrire aux obligations légales, ALFAPIPE est tenu, en fin d’exercice, d’établir
son bilan, son tableau de comptes des résultats et tableaux annexes.

A cet effet, il est impératif, à chaque fin d’exercice, de procéder à des inventaires et
des régularisations dans le but de faire correspondre l’expression des comptes à la
réalité des faits.

Les objectifs assignés à cette procédure sont les suivants :

- D’une part, de rappeler les règles habituelles de clôture des comptes,


- D’autre part, d’arrêter certaines mesures spécifiques nécessaires aux régularisations
attendues en matière de comptes de bilan et de compte de gestion (charges et
produits).

7.1.2. ACTEURS

Toutes les structures d’ALFAPIPE, chacune en ce qui la concerne, doivent s’impliquer


dans les travaux de clôture des comptes, notamment les structures suivantes :

- La direction des finances et de la comptabilité ;


- Le département de la comptabilité ;
- Le département de la trésorerie ;
- La direction chargée des approvisionnements et notamment la structure de gestion
des stocks ;
- La structure en charge de la gestion du patrimoine ;
- La direction des services techniques et de l’équipement.

90
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

7.1.3. PRISE EN CHARGE DES OPÉRATIONS DE CLÔTURE DES COMPTES

Les opérations de clôture des comptes doivent être prise en charge par le chef de
département comptabilité, assisté du comptable chargé des opérations diverses.

7.2. PROCESSUS OPERATIONNEL

La clôture des comptes dans de bonnes conditions requiert les mesures suivantes :

- définition par la direction financière d’un calendrier de clôture, 


- définition précise de la date des dernières écritures comptables,
- élaboration d’un calendrier de déroulement des travaux d’inventaires par nature
d’opération et par service opérationnel,
- mise en place d’une « check list  »  des écritures d’inventaires et des contrôles à
effectuer ,
- fixer une période supplémentaire postérieure à la date de clôture,
- création des commissions de prise des inventaires physiques,
- élaboration et diffusion d’une instruction relative aux prises des inventaires
physiques,
- élaboration et diffusion à l’ensemble des structures d’ALFAPIPE, d’une circulaire de
comptabilité relative aux travaux de clôtures.

7.2.1. LES INVESTISSEMENTS

7.2.1.1. Terrains

Ce compte doit être justifié par des documents légaux prouvant le droit de propriété.
En principe, à défaut d’actes de propriété, les terrains ne doivent pas être inscrits
dans les livres comptables.

Toutefois, pour les terrains figurant au bilan malgré l’absence de documents de


propriété probants, ALFAPIPE doit prévoir la constitution d’une provision, pour couvrir
le risque lié à leur régularisation.

91
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

7.2.1.2. Autres Investissements

Les autres investissements gérés par ALFAPIPE, concernent essentiellement :

- Les équipements utilisés dans le cadre de son fonctionnement (bâtiments


administratifs, équipements techniques, mobilier et matériel de bureau, matériel
informatique, matériel de transport) qui subissent une dépréciation du fait de leur
utilisation ou d’un dépassement technologique.

- Les équipements en projet (installations, bâtiments), comptabilisés dans les comptes


d’investissements en cours.

Les travaux de clôture des comptes d’investissements sont énumérés ci-après :

- Rapprocher les soldes des comptes investissements en cours des montants


ressortant sur la fiche de suivi des projets correspondants.

- S’assurer que les équipements utilisés dans le cadre du fonctionnement


d’ALFAPIPE sont comptabilisés dans les comptes d’investissements appropriés et ont
subi normalement les amortissements.

- Les investissements comptabilisés doivent être validés et confirmés par l’inventaire


physique de fin d’exercice. Les éventuels écarts doivent être justifiés et traités sur le
plan comptable conformément aux dispositions de la procédure de prise d’inventaire
des investissements.

7.2.2. LES STOCKS

La clôture des comptes de stocks passe nécessairement par l’opération d’inventaire


physique à rapprocher de l’inventaire comptable permanent (règle édictée par le plan
comptable national).

92
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

Les écarts éventuels, sont à justifier et à prendre en charge sur le plan comptable, et
ce, conformément aux dispositions édictées par la procédure de prise d’inventaire des
stocks.

Parallèlement à l’opération d’inventaire physique, il y a lieu, de mettre en oeuvre les


actions suivantes :

- Prise en charge comptable des stocks dépréciés, obsolètes ou périmés qui sont
inutilisables sur la base d’un procès verbal de réforme. A défaut de ce PV, une
provision pour dépréciation des stocks doit être constatée.

- S’assurer de la prise en charge comptable des stocks réceptionnés et non facturés.

- A l’inverse, enregistrer, s’il y a lieu, dans le compte 37xxxxxx ‘’stocks à l’extérieur’’


les stocks facturés à ALFAPIPE et entreposés chez des tiers. Ce compte ne doit en
aucun cas être utilisé pour :
. solder artificiellement le compte 38 ‘’achats’’.
. la prise en charge comptable des avaries non réceptionnées qui doivent être
régularisées en pertes,
. la prise en charge comptable des stocks réceptionnés mais non introduits dans le
système qu’il convient de régulariser.

Le compte ‘’ stocks à l’extérieur’’ doit être impérativement analysé par facture. Il y a


lieu de s’assurer que le compte 38 ‘’achats’’ n’a été soldé que par les opérations
suivantes :

- Entées en stocks ;
- Consommation d’articles objet d’achats directs ;
- Stocks à l’extérieur dans les limites décrites ci-dessus ;
- Factures à recevoir.

93
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

7.2.3. CREANCES

La clôture des comptes de créances d’ALFAPIPE est conditionnée par une validation
qui implique ce qui suit :

- L’analyse détaillée de chaque poste. Les analyses de comptes sont soit établies
manuellement soit éditées automatiquement à partir du système informatique si le
logiciel installé comporte une procédure de lettrage automatique ;

- La justification à l’aide de supports comptables probants ;

- La vérification que les avances accordées aux fournisseurs font l’objet de déduction
sur les factures ;

- L’élaboration des états de rapprochements bancaires ;

- L’apurement des états de rapprochements bancaires ;

- L’inventaire des espèces en caisse.

7.2.4. DETTES

La clôture des comptes de dettes est conditionnée par une validation impliquant la
mise en œuvre des actions suivantes :

- Analyse détaillée de chaque poste par la décomposition des soldes des comptes ;

- Justification des soldes à l’aide de support comptables probants ;

- Vérification que les retenues de garantie non libérées se rapportent à des projets
n’ayant pas encore fait l’objet de réception définitive ;

94
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

- Réajustement des autres comptes de dettes en devises sur la base du taux de


change en vigueur au 31-12 ;

- S’assurer que les achats de stocks réceptionnés mais dont les factures
correspondantes ne sont pas encore parvenues à ALFAPIPE ont été provisionnés en
facture à recevoir ;

- S’assurer que les charges encourues et non échues (frais financiers) ou non
facturées (services) ont été provisionnées en charges à payer.

7.2.5. CHARGES ET PRODUITS

La clôture des comptes de gestion (charges et produits) s’opère comme suit :

- Respect du principe de séparation des exercices qui consiste à rattacher les charges
et produits à l’exercice qui les concerne (frais comptabilisés d’avance, charges des
exercices antérieurs, produits comptabilisés d’avance, produits des exercices
antérieurs) ;
- Provisionner les charges encourues et non facturées au 31-12.

NB : Par charge, il convient d’entendre toute dépense ayant pour effet d’influer sur le
résultat d’ALFAPIPE. Par conséquent, les dépenses d’investissement ne constituent
pas des charges et ne doivent donc pas faire l’objet de provision.

7.3. DOCUMENTS DE SYNTHESE

L’élaboration des états financiers publiables annuels est le résultat du processus


suivant :

Mensuellement, le département de la comptabilité édite à partir du système


informatique les documents financiers de synthèse, notamment :
- Les journaux des écritures ;
- les grands livres ;
- Les balances.

95
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

A la clôture de l’exercice, en plus des documents sus cités, le département de la


comptabilité, après incorporation des écritures d’inventaire, procède à l’édition des
documents suivants :

- Bilan actif et passif ;


- Tableau des comptes de résultats ;
- Tableaux annexes tels que prescrits par le plan comptable national ;
- Analyses de comptes.

La cohérence entre le bilan, le tableau de comptes de résultats et les tableaux


annexes doit être validée par le chef de département de la comptabilité.

A titre indicatif, il y a lieu de procéder à des tests de cohérence, à l’effet d’assurer la


concordance entre :

- Les soldes des comptes affichés dans le bilan et les soldes à fin d’exercice
ressortant dans les tableaux annexes relatifs aux comptes de bilan ;

- Les soldes des comptes affichés dans le tableau de comptes de résultats et les
soldes à fin d’exercice ressortant dans les tableaux annexes relatifs aux comptes de
gestion ;

- Les mouvements débit du compte 61xxxxxx ‘’consommations’’ hors achats directs et


les mouvements crédits des comptes 31xxxxxx ‘’stocks’’ ;

- Les mouvements débit du compte 68xxxxxx ’’dotations aux amortissements’’ et les


mouvements crédit des comptes 29xxxxxx’’ amortissements des investissements’’.

- Les mouvements débit du compte 69xxxxxx ’’dotations aux provisions’’ et les


mouvements crédit des comptes 39xxxxxx ‘’provisions pour dépréciation des stocks’’
et 49xxxxxx’’ provisions pour dépréciation des créances’’.

96
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

ANNEXE 1

Balance âgée des créances


EXERCICE 2009

Intitulé : Compte :
Cpt N°
Désignation du Solde au
e factur Janvie Févrie Mars
client 2006 2007 2008 31/03/2009
tiers e r 2009 r 2009 2009
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
Totaux généraux            

97
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

ANNEXE 2

ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE ARRETE AU ……….

Compte bancaire N° Compte comptable

Banque chez ALFAPIPE ALFAPIPE chez la banque

Libellé de Date Débit Crédit Libellé de Date Débit Crédit


l’opération l’opération

Solde avant Solde avant


rapprochemen rapprochement
t

Totaux des Totaux des


mouvements mouvements
Solde Solde rapproché
rapproché

Etabli par : Approuvé par :


Nom : Nom :
Prénom : Prénom :
Signature : Signature :

98
Manuel de comptabilité ALFAPIPE

ANNEXE 3

EXERCICE 200…
Analyse de compte arrêtée au …………

Intitulé………………. Compte : …………………


Date Journal N° Pièce Libellé Débit Crédit

Totaux
Solde au ….

99

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