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3.3.

Documents pour le recrutement d’un Maître d’œuvre

1. Lettre d’invitation

Mesdames, Messieurs,

Vous êtes, par la présente, invités à soumettre une offre technique et financière pour les
prestations de services définies ci-après qui pourront, en cas de sélection, donner lieu à un contrat
entre vous ou votre bureau d’études et la Commune de………………….., Maître d’Ouvrage.

La sélection se fera selon une procédure de Consultation Restreinte et porte sur la réalisation
pour le compte de la Commune de ………… des prestations de Maîtrise d’œuvre pour le (ou les)
projet(s) suivants(s) :
1. Projet de …………
2. Projet de …………
3. Projet de …………

Pour vous permettre de présenter votre proposition, vous trouvez ci-joint :


 Les Termes de Référence (TdR).
 Un modèle de contrat qui régira les prestations du consultant ou celle du bureau d’études.

Les offres doivent être déposées selon le principe de la double enveloppe, c’est-à-dire un colis ou
une enveloppe extérieure portant la mention :

‘’ OFFRE POUR LA MAITRISE D’OEUVRE [Intitulé du projet]


A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT ‘’

contenant deux enveloppes distinctes, portant respectivement les mentions :


‘’ Enveloppe A – Offre technique ‘’ et,
‘’ Enveloppe B – Offre financière ‘’.

L’Enveloppe ‘’ A ‘’ contiendra :
 Identité et références du bureau d’études.
 Méthodologie et moyen humains et matériels affectés à la mission et planning
d’exécution.
 Structure de l’équipe et le curriculum vitae des cadres du personnel affectés à la mission. 1

L’Enveloppe ‘’B’’, indiquant le nom du bureau d’études et le numéro de la consultation, contenant


en deux (2) exemplaires les offres financières (décomposition des prix global et forfaitaire
paraphée à chaque page, détaillée par rubrique, arrêtée et signée par le soumissionnaire).

Nous tenons à votre connaissance que :


 pour être jugées recevables, les propositions techniques devront avoir reçu une note d’au
moins quatre vingt (80) points sur cent (100) ;
 les offres financières des soumissionnaires dont l’offre technique n’a pas atteint ce
minimum ne seront pas ouvertes ;
 la proposition retenue en vue de négocier le contrat sera la proposition recevable et dont
l’offre financière est le mieux disant – en suivant la grille d’évaluation reprise dans les
Termes de Référence.

Les visites des lieux sont obligatoires et seront à la charge exclusive des soumissionnaires.

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3.3. Documents pour le recrutement d’un Maître d’œuvre

La Commune se met à votre disposition pour les demandes de visite des lieux et pour les
renseignements directs sur les tâches à accomplir.

Les offres doivent être déposées avant le ……….. à …. heures à l’adresse suivante :
……………………………..

L’ouverture des plis aura lieu le ………. à …. heures …minutes au bureau de la Commune de
…….., sis à ……………………….

Les soumissionnaires sont invités à assister à la séance d’ouverture.

Commune de ……….., le (date/mois/année) ………….

Signature, cachet de la Commune et nom du Maire

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3.3. Documents pour le recrutement d’un Maître d’œuvre

2. Termes de Référence

Projet : ………………………………………………………..
1. - INFORMATIONS GENERALES
1.1 - L’Autorité contractante
[Nom de la Commune] – Maître d’Ouvrage
1.2 - Eléments d’information concernant le projet
La Commune met à disposition des soumissionnaires, pour consultation, les documents suivants :
- l’Avant-Projet Sommaire
- le Dossier Technique et Financier du Programme d’Approvisionnement en Eau Potable en
Milieu Rural – par lequel ledit ouvrage sera financé.

2. - L’OBJET DE LA PRESTATION
2.1 - Objectif de la prestation
L’objectif de la prestation est de garantir la bonne exécution de l’ouvrage et de préparer les
parties concernées à la prise en charge de l’entretien.
2.2 - Consistance de la prestation
La mission du Maître d’œuvre (Bureau d’étude) consiste à :
 L’élaboration du dossier de l’Avant Projet Détaillé (APD).
 La conception du Dossier d’Appel d’Offres.
 L’assistance du Maître d’Ouvrage dans la procédure de passation de marché et de la
contractualisation des prestataires.
 Le suivi et contrôle des travaux.
 L’assistance du Maître d’Ouvrage dans la réception provisoire et définitive de l’ouvrage.
 Mise en place des outils, formation et assistance technique des responsables de la gestion
et de la maintenance de l’ouvrage.
1
3. - L’AVANT PROJET DÉTAILLÉ (APD)
Sur l’appréciation de l’Avant Projet Sommaire (APS) élaboré par le Maître d’Ouvrage, le Maître
d’œuvre établit un dossier d’APD.
Le dossier d’APD sera constitué des éléments suivants :
i. La présentation du projet.
ii. La description détaillée de la solution retenue.
iii. Les différentes études spécifiques (sol, …).
iv. La description des travaux répartis en lots ou en tranches.
v. La dimensionnement des ouvrages (note de calcul, …).
vi. Les spécifications techniques des travaux.
vii. Un avant métré des travaux.
viii. Une note justificative des prix unitaires ou des montants forfaitaires utilisés pour
l’estimation détaillée.
ix. L’estimation détaillée du coût des travaux.

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3.3. Documents pour le recrutement d’un Maître d’œuvre

x. Les plans détaillés des ouvrages, y compris la carte, les photos.


xi. Les plannings prévisionnels d’exécution des travaux.
xii. Les spécifications techniques des matériels et équipements.
xiii. L’estimation détaillée du coût des matériels et équipements et de leurs installations.
xiv. Les plannings prévisionnels de l’acquisition des matériels et équipements.
xv. Description détaillée des tâches d’exploitation et d’entretien de l’ouvrage et une
estimation des charges récurrentes correspondantes.
xvi. Toutes les données additionnelles que le Maître d’Ouvrage a demandé ou certains aspects
qui méritent d’être approfondis.
xvii. Les procès verbaux de réunion du Maître d’Ouvrage et du Maître d’œuvre.

4. – LE DOSSIER D’APPEL D’OFFRES (DAO)


Après la validation de l’APD par le Maître d’Ouvrage, le Maître d’œuvre établit un Dossier d’Appel
d’Offre – permettant au Maître d’Ouvrage de lancer un Appel d’Offres ouvert en vue de recruter
un (ou des) prestataires pour la réalisation de l’ouvrage.
Le DAO devra comprendre les éléments suivants :
 l’Avis d’Appel d’Offres
 le Règlement Particulier d’Appel d’Offres
 le Cahier des Prescriptions Administratives Générales
 le Cahier des Prescriptions Techniques
 le cadre du Bordereau des Prix Unitaires et du Devis Estimatif et Quantitatif
 un Modèle de Contrat
 les annexes.

5. – L’ASSISTANCE DANS LE RECRUTEMENT DE PRESTATAIRES


Cette assistance consistera en :
1. La présence en tant que conseiller, sans droit de vote, à la Commission de Passation de
Marchés. En tant que conseiller, le Maître d’œuvre donnera son appréciation par rapport aux
aspects administratifs et techniques des différentes soumissions. Il proposera également un PV
des séances au Maître d’Ouvrage.
2. La proposition d’un contrat avec le prestataire titulaire du marché.
3. L’élaboration, en concertation avec le prestataire titulaire, d’un planning opérationnel des 1
travaux.
4. Conseiller le Maître d’Ouvrage dans la validation des documents préparatoires à présenter par
l’entreprise et dans l’établissement des Ordres de Service, notamment pour le démarrage des
travaux.

6. – SUIVI ET CONTRÔLE DES TRAVAUX


Le Maître d’œuvre aura comme tâches la supervision et le contrôle des travaux.
Il veillera à la qualité des travaux réalisés et apportera son savoir sur les points suivants :
 Le contrôle de la qualité des matériels et matériaux de l’entreprise ;
 Le respect du planning de réalisation des travaux fourni par l’entreprise ;
 Le repérage des sites avec les entrepreneurs ;
 Le prélèvement des échantillons de terrain par l’entrepreneur ;

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3.3. Documents pour le recrutement d’un Maître d’œuvre

 Le respect des normes techniques pour les différents dosages du béton ;


 La tenue d’un journal de chantier dans lequel seront notés tous les renseignements
concernant les travaux (date de démarrage, nature des terrains rencontrés…).

Pour ce faire, le Maître d’œuvre nommera parmi ses ingénieurs un Délégué à Pieds d’œuvre qui
doit obligatoirement être présent en permanence sur le chantier.

Le Maître d’œuvre est d’ailleurs chargé de l’établissement des attachements contradictoires et le


décompte des travaux avec les entreprises.
Le Maître d’œuvre est également chargé de :
 Diriger les réunions de chantier ;
 Produire un rapport périodique de contrôle ;
 Aviser le Maître d’Ouvrage de tout problème survenant sur les chantiers ;
 Préparer et assister à la réception provisoire et la réception définitive des travaux  ;
 Le contrôle de l’entreprise pour le respect de toutes les dispositions de sécurité prévues ;
 Rédiger le rapport final des travaux et de le présenter au Maître d’Ouvrage.

7. – ASSISTANCE POUR L’ORGANISATION DE LA MAINTENANCE


Le Maître d’œuvre a également comme tâches d’accompagner les utilisateurs et le Maître
d’Ouvrage dans la mise en place et dans l’opérationnalisation d’un dispositif adéquat pour le
fonctionnement et la maintenance de l’ouvrage.
Il devra dans ce cadre :
 Consulter les différentes parties prenantes sur leurs attentes par rapport à l’exploitation
de l’ouvrage ;
 Se référer à la stratégie en vigueur pour le secteur ;
 Proposer au Maître d’Ouvrage les scénarii possibles sur le plan organisationnel, technique
et financier pour une exploitation équitable et durable de l’ouvrage ; les différents scénarii
devront être analysés avec leurs points forts, points faibles, risques et conditions
préalables en vue de permettre au Maître d’Ouvrage de faire son choix ;
 Après validation du montage par le Maître d’Ouvrage, élaborer les outils administratifs,
financiers et techniques nécessaires pour mettre en œuvre le montage avec les parties
concernées ;
 Mener les actions de formation et de sensibilisation nécessaires auprès des parties 1
prenantes de sorte à se rassurer de leur adhésion, de leur respect pour le montage retenu
et de leurs compétences pour mener à bien leurs tâches ;
 Accompagner les parties prenantes pendant les 6 premiers mois de fonctionnement de
l’ouvrage.

8. – DUREE
La date prévue pour le début du projet est fixé au …. (Date).

Les périodes indicatives de déroulement du projet sont :


i. Réalisation de l’APD : (mois).
ii. Période de passation de marché : (mois Marché) mois après acceptation de l’APD par le
Maître d’Ouvrage.
iii. Période de réalisation des travaux : (mois Travaux) mois après la signature du contrat avec
le Titulaire pour la réalisation des travaux.

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3.3. Documents pour le recrutement d’un Maître d’œuvre

iv. Période de garantie et d’assistance technique : 6 mois après la réception provisoire des
travaux.

9. - MOYENS A METTRE EN OEUVRE


[Exemple pour un mini-réseau d’alimentation en eau à partir d’un nouveau forage équipé de
pompe]
9.1 Ressources humaines
9.1.1 Experts principaux
Tous les experts appelés à exercer une fonction importante dans l'exécution du contrat
sont désignés par le terme "experts principaux".
La présente mission sera confiée à un bureau d’études spécialisé en hydraulique villageoise
et urbaine. Ce bureau d’études devra donc avoir des expériences pour les études de
faisabilité, l’exécution, la conception des appels d’offres, les dépouillements, la surveillance
des travaux, la mobilisation et la formation.

L’équipe de travail devra comprendre un chef de mission expérimenté, de préférence un


hydrogéologue, avec comme membres :
 Géophysicien ;
 Sociologue/Socio économiste ;
 Contrôleur des travaux de forage et des essais de pompage ;
 Contrôleur superstructure et pose de matériel d’exhaure ;
 Contrôleur des travaux de génie civile et de mise en place du mini-réseau.
Tous les membres de l’équipe devront avoir les compétences requises et une certaine
expérience pouvant permettre la réalisation de l’étude technique et l’élaboration de l’APD
dans un délai raisonnable afin de faciliter la suite des travaux. Par compétence requise, on
entend les compétences professionnelles techniques, la capacité à conduire une équipe, les
compétences en matière de communication et/ou les connaissances linguistiques. Il est
recommandé d'être aussi clair que possible dans la proposition méthodologique afin que
l'évaluation technique soit équitable.

Le chef de mission : Il sera de formation ingénieur hydrogéologue ou équivalent avec au 1


moins une expérience de 5 ans dans le domaine de l’hydraulique villageoise. Il sera à plein
temps dans la phase des études / élaboration DAO.

Le géophysicien : Il sera de formation ingénieur géophysique ou équivalent avec au moins 5


ans d’expérience.

Le sociologue ou socio-économiste : Il aura au moins 5 ans d’expérience.

Les contrôleurs des travaux : Ils seront de formation technicien supérieur en hydraulique ou
en génie civil avec une expérience professionnelle spécifique d’au moins trois (03) ans dans
leur domaine d’intervention.

9.1.2 Autres experts

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3.3. Documents pour le recrutement d’un Maître d’œuvre

Le curriculum vitae des autres experts ne seront pas examinés avant la signature du


contrat. Ils ne doivent pas accompagner les offres soumises.
Le prestataire choisit et engage les experts dont le profil correspond aux exigences
mentionnées dans la section "Organisation et méthodologie" et le présent cahier des
charges. En fonction du profil, le prestataire décide d'engager l'expert pour une durée
brève ou longue, confirmé ou débutant afin de fixer précisément, dans le budget ventilé, les
honoraires à verser pour chacun d'entre eux.
Les procédures suivies par le prestataire pour le recrutement d’experts externes à son
bureau doivent être transparentes et reposer sur des critères définis au préalable,
notamment en ce qui concerne les qualifications professionnelles, les connaissances
linguistiques et l'expérience professionnelle. Les conclusions du jury de sélection seront
consignées par écrit. Les candidatures retenues seront soumises à l'approbation du pouvoir
adjudicateur.
Il convient de préciser que les fonctionnaires ou toute autre personne travaillant dans
l'administration publique du pays bénéficiaire ne peuvent pas être recrutés comme experts.

9.2 Installations et équipement mis à disposition par le prestataire


Le prestataire veillera à ce que les experts disposent du matériel nécessaire et de ressources
satisfaisantes, notamment en matière d'administration, de secrétariat et éventuellement
d'interprétation, pour pouvoir se consacrer pleinement à leur mission. Dès le transfert des fonds
nécessaires au financement des activités prévues au titre du contrat, le Maître d’Ouvrage pourrait
à tout moment s'assurer que le personnel est rémunéré régulièrement et en temps voulu.

9.3 Matériel
Aucun bien d'équipement ne sera acheté pour le compte du Maître d’Ouvrage au titre du présent
marché de services ni transféré au Maître d’Ouvrage au terme du marché.

9.4 Matériel scientifique à mettre en œuvre


Le bureau d’études devra mettre en œuvre le matériel scientifique qu'il jugera nécessaire à la
bonne exécution des prestations, en particulier et à titre indicatif :
 cartes topographiques de la zone d’intervention ;
 photos aériennes correspondantes ;
 stéréoscopes ;
 boussoles ; 1
 GPS ;
 topofil ;
 matériel de dessin ;
 matériels de prospection géophysique (équipements géo-électriques) ;
 appareils transportables pour l’analyse physico-chimique in situ (kit de type HACH).
Le bureau d’études devra fournir tous les consommables nécessaires et assurer l’entretien de ce
matériel.

10. - LES RAPPORTS A ADRESSER AU MAITRE D’OUVRAGE


Les documents suivants doivent être adressés au Maître d’Ouvrage pour approbation ou pour
information.

APD :
Version provisoire du projet de dossier d’APD à la fin de l’étude d’APD, pour commentaire.

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3.3. Documents pour le recrutement d’un Maître d’œuvre

Version définitive de l’APD.


Assistance à la passation de marché :
Version provisoire du DAO, pour commentaire.
Le DAO définitif pour approbation.
Proposition de PV des travaux de la Commission de Passation de Marché.
Suivi et contrôle :
Un rapport d’avancement à fréquence mensuelle et à chaque demande de paiement.
Un PV des réunions de chantier.
Proposition de PV pour la Réception provisoire et pour la Réception définitive.
Un rapport final à la fin des travaux pour approbation.
Préparation de la gestion et maintenance  :
Document descriptif et analytique des différents scenarii pour un entretien et exploitation
équitable et durable de l’ouvrage.
Le guide d’entretien et d’exploitation technique pour l’ouvrage.

Les différents documents seront fournis au Maître d’Ouvrage en quatre (4) exemplaires, dont 1
original, et en version électronique.
Ils devront être rédigés en français.

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3.3. Documents pour le recrutement d’un Maître d’œuvre

3. Grille d’évaluation des offres

Projet : ……………………………………………………………………………

Objet du marché : Recrutement d’un Maître d’œuvre, chargé de :


 L’élaboration du dossier de l’Avant Projet Détaillé (APD).
 La conception du Dossier d’Appel d’Offres.
 L’assistance du Maître d’Ouvrage dans la procédure de passation de marché et de
contractualisation des prestataires.
 Le suivi et contrôle des travaux.
 L’assistance du Maître d’Ouvrage dans la réception provisoire et définitive de l’ouvrage.
 Mise en place des outils, formation et assistance technique des responsables de la gestion
et de la maintenance de l’ouvrage.

Liste des membres de la Commission de Passation de Marchés


1
2
3
4

Liste des bureaux d’étude ayant soumissionné


Entreprise 1 :
Entreprise 2 :
Entreprise 3 :
Entreprise 4 :
Entreprise 5 :

Critères généraux d’attribution


1
 L’offre retenue pour la signature du contrat sera l’offre éligible ayant reçu la note totale
(somme pondérée de la note technique et de la note financière) la plus élevée ;
 La note technique vaut 60% de la note totale et la note financière vaut 40% de la note
totale ;
 Les offres incomplètes ou celles dont le score de l’offre technique n’atteint pas 70% ne
sont pas éligibles.

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OUVERTURE DES OFFRES


Vérification physique des pièces et autres précisions

N° Pièces composant l’offre Présence des pièces (oui ou non)


E1 E2 E3 E4 E5 E6
0 Enveloppe portant mention
offre technique
00 Enveloppe portant mention
offre financière
1 Le curriculum institutionnel et
des références
2 Note méthodologique sur
l’exécution et l’organisation
des travaux suivie de planning
3 Présentation de la qualification
et compétences du personnel
proposé
4 Présentation des ressources
matérielles et inputs disponible

Clauses d’exclusion :
- Présence de pièces douteuses après vérification à la source ou l’usage de fausses pièces .

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3.3. Documents pour le recrutement d’un Maître d’œuvre

ANALYSE OFFRES TECHNIQUES

Notes E1 E2 E3 E4 E5 E6
Expériences spécifiques du bureau 35 pts
d’étude dans le domaine faisant objet
de la soumission
10
A1 : En matière d’étude de
construction de forages/puits
motorisés électrique
 Un point par étude
pertinente réalisée avec un
maximum de 10
20
A2 : En matière d’étude de
construction de château d’eau (> 50
m3)
 Deux points par étude
pertinente réalisée avec un
maximum de 10
5
A3 : En matière de maîtrise d’œuvre
de projets hydraulique
 Un point par expérience
pertinente avec un maximum de
5
Sous- Total 1

Notes E1 E2 E3 E4 E5 E6 1
Méthodologie d’exécution 20 pts
Planning/organisation du travail
10
B1 : Conformité aux termes de
référence :
10
B2 : Enrichissement des termes de
référence de l’étude et planning
d’activités :
Sous- Total 2

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Notes E1 E2 E3 E4 E5 E6
Qualifications et compétence du 40 pts
personnel proposé (expérience
pertinente)
20
C1 : EXPERT N°1 : Chef de Mission
(Diplôme d’ingénieur civil ou
équivalent)
Expertise dans la construction
des infrastructures
hydrauliques ou dans des
études de même nature et
complexité
 Deux points par étude /
projet pertinent réalisé
dans ce domaine
10
C2 : EXPERT N°2 : Ingénieur
hydrogéologue
(Diplôme d’Ingénieur ou
équivalent)
Expertise en matière de
réalisation des études de
construction des
infrastructures EP (forage/puits
motorisé électrique) et le
contrôle des travaux
 Deux points par étude /
projet pertinent réalisé
dans ce domaine
10
C3 : EXPERT N°3: Ingénieur expert 1
en équipement et électricité
(Diplôme d’Ingénieur ou
équivalent)
Expertise dans les études et
travaux d’équipement et
électricité des infrastructures
EP (forage/puits motorisé
électrique – château d’eau) ou
dans des études de même
nature et complexité
 Deux points par étude /
projet pertinent réalisé
dans ce domaine
Sous-Total 3

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Notes E1 E2 E3 E4 E5 E6
Ressources matérielles 5 pts
5
D1 : Ressources matérielles et inputs
disponible/à utiliser pour les activités:
Sous-total 4

Total offres techniques 100 pts

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ANALYSE OFFRES FINANCIÈRES

Notes E1 E2 E3 E4 E5 E6
Analyse offres financières 100 pts
Calcul de note par rapport à 100
l’offre la moins disante
Sous-total offre financière

La proposition financière la moins disante (Fm) reçoit un score financier maximum (Sf) de 100
points.
Les scores financiers (Sf) des autres propositions financières sont calculés comme suit.
Sf = 100 x Fm / F,
Sf étant le score financier, Fm la proposition la moins disante et F le montant de la
proposition considérée.

SYNTHÈSE

Notes E1 E2 E3 E4 E5 E6
Note technique 60 pts
Note financière 40 pts
Note finale
Rangs

Les propositions sont classées en fonction de leurs scores technique (St) et financier (Sf)
pondérés (T étant le poids attribué à la proposition technique et P le poids accordé à la
proposition financière ; T + P étant égal à 1) :
S  St  T  Sf  P .
Le poids des propositions techniques et financières est : 1
T = 0,6
F = 0,4

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