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ALCANCE

Definición

El proyecto que se le esta realizando a la


Pastoral Social de Ibagué, cuenta con 102,9
metros lineales de archivo, por lo tanto se le
aplicara los respectivos procedimientos de
organización, el Principio de Procedencia,
principio de Orden Orinal, también se tendrá
encuenta el Manual de Organización de
Fondos Acumulados.

Para poder generar el alcance de este


proyecto se de realizar el plan Archivístico,
este nos dará como resultados los
entregables que se realizaran durante todo el
proyecto y como resultado se le entregara el
archivo organizado al cliente que en este caso
es la Pastoral Social de Ibagué y esta a cargo
del Señor José Alberto Arciniegas.

Por otra parte, cuenta con un recurso Humano


de 10 operarios, 1 monitor y 1 Gerente de
Proyecto, quienes son los encargados de
realizar los diferentes procesos y actividades
para que el Archivo quede Organizado.
ALCANCE
Actividades

Elaboracion del Diagnostico

Elaborar Plan Archivistico


se realiza la inventario de carpeta por carpeta para poder
seleccionar las respectivas Series, Subseries o Asuntos que
maneja la empresa.
realizar la respectiva entrevista a las funcionarios con el manual de
funciones, se les empieza a preguntar función por función para
saber cual Serie Subseries y tipos documentales manejan.
Elaboración de las TVD.
Clasificación, Ordenación, Principio de Orden Original, Principio de
Procedencia, Depuración, Separación de la documentación
afectada biológicamente, Foliación y retiro del material abrasivo,
Almacenamiento de la documentación en buen estado, dentro de
carpetas y Cajas y Descripción.
después de tener todas las Series Subseries con sus respectivos
expedientes, fechas extremas procederá a subir en el FUID
(Formato Único de Inventario Documenta) para poder saber en
que lugar del archivo se encuentra.
Asignación Topográfica
las Series Subseries, Expedientes Documentales, Fechas
Extremas Tiempo de Retención en el Archivo de Gestión, Central
su disposición final y procedimiento
seguimiento de como esta quedando organizado, el archivo, en
cuanto a la labor técnica
Entregables JORGE VARELA
1. Divaga demasi
proyecto.
2. Revise la ortog
Diagnóstico Integral de Archivos una informe asi a
sociedad

Plan Archivístico Integral

Inventario en Estado Natural

Cuadros de Clasificación Documental

Tablas de Valoración Documental

JORGE VARELA:
Concrete la actividad a
Documentos Organizados realizar, en este punto no
es necesario describir la
actividad solo nombrarla

Inventario Documental
JORGE VARELA:
En cual de las dos herramentas o en ambas, especificar, en
Ubicación de documentos organizados en el depósito
este tipo de proyectos no se puede ser ambiguo con los
terminos usados, revise el costo y se dara cuenta que bien lo
vale prestar atención al detalle en productos de tan alto valor
Tablas de Retención Documental economico

Control y Calidad
JORGE VARELA:
1. Divaga demasiado y no concreta cual es el alcance del
proyecto.
2. Revise la ortografía (¿Orden Orinal?) no se puede entregar
una informe asi a una entidad de tanta importancia para la
sociedad

pecificar, en
o con los
ta que bien lo
tan alto valor
Ingrese el numero de metros lineales del deposito 225.9

Numero de operarios en el proyecto 21

De acuerdo al dato anterior calcule los siguientes datos necesarios


para el proyecto (formulados en Excel)
Relacione las actividades a desarrollar en la secuencia adecuada y determine el tiempo de ejecución de las actividades de acuerd
experiencia resultado de sus practicas de organización de archivos en la entidad objeto de estudio.
Para determinar las actividades guiese por el documento de apoyo disponible en su LMS Territorium
Si la actividad que esta incluyendo no esta condicionada por el esfuerzo ( eso quiere decir que no dependen de tener mas recurso
humano para desarrollarlo o no) diligencie solo la ultima columna con el tiempo que usted considere dure la actividad en días y rel
estas celdas con un color diferente.

DURACIÓN X METRO LINEAL

JORGE VARELA:
TIEMPO De acuerdo con el EDT
PROBABLE estas actividades harian
parte de la fase de
inventario en estado
EDT Nombre de tarea natural?
1 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL E
HISTÓRICO DE LA PASTORAL SOCIAL DE IBAGUÉ
1.1 Diagnóstico Integral de Archivos
1.2 Plan Archivístico Integral
1.3 Inventario en Estado Natural
1.3.1 Reconstrucción de la historia institucional
1.3.2 Cuadros de Clasificación Documental
1.3.3 Tablas de Valoración Documental
1.4 Organización Documental
1.4.1 Clasificación Documental 2
1.4.2 Ordenación Documental 4.5
1.4.2.1 Depuración 1
1.4.2.2 Foliación 3.5
1.4.3 Descripción Documental 2
1.5 Inventario Documental
1.6 Tablas de Retención Documental
Total

JORGE VARELA:
JORGE VARELA: Esta actividad no tiene relación con
Estas actividades no otras para agruparla en fases de
estan relacionadas manera logica y secuenciada
po de ejecución de las actividades de acuerdo a la
eto de estudio.
LMS Territorium
decir que no dependen de tener mas recurso
usted considere dure la actividad en días y rellene

DURACIÓN X METRO LINEAL

TIEMPO DEL TIEMPO DEL


JORGE VARELA: TIEMPÓ ESPERADO PROYECTO EN PROYECTO EN DÍAS
TIEMPO
De acuerdo con el EDT TIEMPO =(Tiempo optimista + 4 HORAS HOMBRE
estas actividades harian PESIMISTA
OPTIMISTA Tiempo probable + Tiempo =tiempo esperado * N°
HOMBRE
Pesimista ) / 6 =Tiempo del proyecto en
parte de la fase de metros lineales de
horas / 8
inventario en estado archivo
natural?

0.00 0.00 0.00


0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00
1.5 3 2.08 470.63 58.83
3.5 6 4.58 1035.38 129.42
0.5 2 1.08 244.73 30.59
3 4 3.50 790.65 98.83
1.5 4 2.25 508.28 63.53
0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00
13.50 3049.65 381.21

JORGE VARELA:
Esta actividad no tiene relación con
otras para agruparla en fases de
manera logica y secuenciada
TIEMPO EN DÍAS
DEL PROYECTO
=tiempo del proyecto en
días / N° de operarios

8.00
10.00
12.00
15.00
10.00
55.00
0.00
2.80
6.16
1.46
4.71
3.03
JORGE VARELA:
5.00
El inventario documental es
30.00 una actividad condicionada
163.15 por el esfuerzo, esto quiere
decir que si depende de que
ponga mas recursos para que
se disminuya o aumente su
tiempo de ejecución
1. Elabore el cronograma (diagrama de gannt del proyecto)
2. El factor de duración, semanas, días, meses o años se puede modificar a su conveniencia, de

JORGE VARELA:

Semana 10
Semana 11
El grafico no es claro, las actividades no se estructuran en fas

Semana 1
Semana 2
Semana 3
Semana 4
Semana 5
Semana 6
Semana 7
Semana 8
Semana 9
orden claro en el desarrollo del proyecto, por lo menos para c
EDT Nombre de tarea documental, que debe entender claramente como se va a des
conocimientos archivisticos

Diagnóstico Integral de Archivos 5 3

Plan Archivístico Integral 2 5 3

Inventario en Estado Natural 2 5 5

Reconstrucción de la historia institucional 5 5 5

Cuadros de Clasificación Documental 5 5

Tablas de Valoración Documental


Organización Documental
Clasificación Documental
Ordenación Documental
Depuración
Foliación
Descripción Documental
Inventario Documental
Tablas de Retención Documental
Control y Calidad
TOTAL 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5
Semana 12
Semana 13
Semana 14
Semana 15
Semana 16
Semana 17
Semana 18
Semana 19
Semana 20
Semana 21
Semana 22
Semana 23
Semana 24
Semana 25
Semana 26
Semana 27
Semana 28
Semana 29
Semana 30
Semana 31
Semana 32
Semana 33
es no se estructuran en fases para su facil enetendimiento, no hayun

TOTAL
oyecto, por lo menos para cualquier lector no especializado en gestión
aramente como se va a desarrolar el plan sin necesidad de ampios

8
10
12
15
10
5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 55

3 3
2 4 6
1 1 2
4 1 5
3 3
1 4 5
1 5 5 5 5 5 4 30

5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 3 164
Proyecte la nomina del proyecto teniendo en cuenta los tiempos calculados para la ejecución de las activi

Subsidio de
Numero Salario Mensual Cesantías
CARGO transporte
Gerente de Proyecto 1 $ 2,100,000 $ 175,000
Monitor 2 $ 1,500,000 $ 125,000
Operarios 12 $ 1,100,000 $ 91,667
$ -
Total $ 4,700,000
JORGE VARELA:
El auxilio de transporte
es un pago que se
realiza a los trabajadores
que tienen un sueldo de
hasta dos salarios
mínimos mensuales, y
que fue instituido por la
ley 15 de 1959, que para
el 2020 es de $102.854.
ara la ejecución de las actividades

Interés Sobre
Primas Vacaciones Pensión Salud ARL Parafiscales
Cesantías
$ 175,000 $ 21,000 $ 87,500 $ 252,000 $ 178,500 $ 10,920 $ 84,000
$ 125,000 $ 15,000 $ 62,500 $ 180,000 $ 127,500 $ 7,800 $ 60,000
$ 91,667 $ 11,000 $ 45,833 $ 132,000 $ 93,500 $ 5,720 $ 44,000
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
$ 24,440
Costo Salarial Empleado Numero de Costo Total
Mensual Meses Proyecto
$ 3,083,920 8.0 $ 24,671,360
$ 2,202,800 8.0 $ 35,244,800
$ 1,615,387 8.0 $ 155,077,120
$ - 8.0 $ -
$ 214,993,280
Elementos de Protección Personal Unidad
Bata Manga Larga Unidad
Guantes Caja x 100
Tapabocas Caja x 50
Gorro desechable tipo oruga Caja x 100
Gafas Unidad
Total

Herramientas Unidad
Saca ganchos Unidad
Perforadora (40 hojas) Unidad
Brocha 2.5 pulgadas Unidad
Pincel Unidad
Bisturí Unidad
Regla plana metálica de 50 cm Unidad
Tijeras de uso general 20 cm Unidad
Total

Implementos de Papelería Unidad


Borrador nata Bolsa x 2 unid
Lápiz hb caja x 12
Resma 500 Hojas
Colbon 1 kg 1000 kg
Cinta filmoplast Unidad
Cinta Mágica 19X32.9 Unidad
Total

Unidades de Conservación Unidad


Cajas x 300 Unidad
Cajas x 200 Unidad
Carpetas propalcote 320gm 4 aletas Unidad
Carpetas propalcote 320gm 2 tapas Unidad
Ganchos legajadores plásticos Bolsa x 20 unidades
Total

Limpieza y Desinfección Unidad


Jabón antibacterial POTE DE 1000Ml
Gel antibacterial POTE DE 1000Ml
Alcohol ALCOHOL X 750 ml
Total

Equipos Tecnológicos Unidad


Equipos de computo Unidad
Impresora Unidad
Total

Resumen de Nomina
Cargo Unidad
Gerente de Proyecto 1
Monitor 2
Auxiliares 22

Total
Cantidad Valor Unitario Valor Total
11 $ 23,000 $ 253,000
165 $ 16,900 $ 2,788,500
33 $ 70,000 $ 2,310,000
8 $ 15,000 $ 120,000
11 $ 6,000 $ 66,000
$ 5,537,500

Cantidad Valor Unitario Valor Total


11 $ 6,000 $ 66,000
11 $ 41,000 $ 451,000
11 $ 12,500 $ 137,500
11 $ 2,000 $ 22,000
11 $ 7,700 $ 84,700
11 $ 5,700 $ 62,700
11 $ 9,900 $ 108,900
$ 932,800

Cantidad Valor Unitario Valor Total


61 $ 2,200 $ 134,200
18 $ 10,100 $ 181,800
11 $ 14,400 $ 158,400
26 $ 22,300 $ 579,800
6 $ 165,000 $ 990,000
103 $ 8,600 $ 885,800
$ 2,930,000

Cantidad Valor Unitario Valor Total


100 $ 10,400 $ 1,040,000
408 $ 3,700 $ 1,509,600
2040 $ 1,142 $ 2,330,496
408 $ 1,000 $ 408,000
21 $ 6,600 $ 138,600
$ 5,426,696

Cantidad Valor Unitario Valor Total


9 $ 4,900 $ 44,100
5 $ 30,000 $ 150,000
3 $ 6,100 $ 18,300
$ 212,400

Cantidad Valor Unitario Valor Total


2 $ 800,000.00 $ 1,600,000
1 $ 639,000.00 $ 639,000
$ 2,239,000

Valor Mensual N° de meses Valor Total


JORGE VAR
$ 3,083,920.00 8.0 $ 24,671,360 El valor no c
$ 2,202,800.00 8.0 $ 35,244,800 el valor tota
3-1
$ 1,615,386.67 8.0 $ 284,308,053
$ -
$ 344,224,213
Observaciones
Una bata por persona
Dos pares guantes por día de trabajo
Un tapabocas por día de trabajo
Un gorro por mes de trabajo
Una por persona

Observaciones
Una por persona para todo el proyecto
Una por persona para todo el proyecto
Una por persona para todo el proyecto
Uno por persona para todo el proyecto
Una por persona para todo el proyecto
Una por persona para todo el proyecto
Una por persona para todo el proyecto

Observaciones
1 x Metro de archivo
2 x Metro de archivo
50 hojas x Metro de Archivo
250 g x Metro de Archivo
1 Rollo x 20 Metros de Archivo
1 Rollo x Metro de Archivo

Observaciones

4 x Metro de archivo
20x Metro de archivo
4 x Metro de Archivo
4 x Metro de archivo

Observaciones
100 ml x Mes x Persona
50 Ml x Mes x Persona
750ml x cada 40 metros de archivo

Observaciones
Observaciones
JORGE VARELA:
El valor no coincide con
el valor total de la hoja
3-1
PRESUPUESTO ESTIMADO
INCLUIDO VALOR DE NOMINA
RECURSO
MOBILIARIO
EQUIPOS TECNOLÓGICOS
ELEMENTOS PROTECCIÓN PERSONAL
HERRAMIENTAS
IMPLEMENTOS DE PAPELERÍA
UNIDADES DE CONSERVACIÓN
LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN
NOMINA
TOTAL

PRESUPUESTO ESTIMADO
VALOR REAL - CONVENIO SENA - ARQUIDIÓCESIS DE IBAGUÉ
RECURSO
MOBILIARIO
EQUIPOS TECNOLÓGICOS
ELEMENTOS PROTECCIÓN PERSONAL
HERRAMIENTAS
IMPLEMENTOS DE PAPELERÍA
UNIDADES DE CONSERVACIÓN
LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN
ARL - APRENDICES * TIEMPO DE PROYECTO
TOTAL

% FUENTE DE FINANCIACIÓN
100% Recursos propios
Créditos bancarios
Patrocinadores externos
UESTO ESTIMADO
VALOR DE NOMINA
COSTO
$ 50,000,000
$ 2,239,000
$ 5,537,500
$ 932,800
$ 2,930,000
$ 5,426,696
$ 212,400
$ 344,224,213
$ 411,502,609

UESTO ESTIMADO
SENA - ARQUIDIÓCESIS DE IBAGUÉ
COSTO
$ 50,000,000
$ 2,239,000
$ 5,537,500
$ 932,800
$ 2,930,000
$ 5,426,696
$ 212,400
$ 806,432
$ 68,084,828

VALOR
Err:507
Err:507
Err:507
PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD
NOMBRE DEL PROYECTO
GERENTE DEL PROYECTO

Plan de mejora de procesos: especificar los pasos para analizar procesos, los cuales facilitarán la identificación
Cada vez que se deba mejorar un proceso se seguirán los siguientes pa
1.       Delimitar el proceso
2.       Determinar la oportunidad de mejora
3.       Tomar información sobre el proceso
4.       Analizar la información levantada
5.       Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso
6.       Aplicar las acciones correctivas
7.       Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas
8.       Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso

Matriz de actividades de calidad: especificar para cada paquete de trabajo si existe un estándar o norma de c
generará cada entregable y diseñar actividades de prevención y de control que asegurarán la obtención de entre

Entregable

Diagnóstico Integral de Archivos

Plan Archivístico Integral

Inventario en Estado Natural

Cuadros de Clasificación Documental

Tablas de Valoración Documental

Documentos Organizados

Inventario en (Excel o Access)

Tablas de Retención Documental


Control y Calidad

Roles para la gestión de la calidad: especificar los roles que serán necesarios en el equipo de proyecto para des
rol especificar: objetivos, funciones, niveles de autoridad, a quien reporta, a quien supervisa, requisitos de conoc

Rol 1 Gerente de proyecto

Rol 2 Monitores

Rol 3 Operarios
Rol 3 Operarios

Organización para la Calidad del Proyecto: especificar el organigrama del proyecto indicando cla
Calidad

Documentos Normativos para la Calidad: especificar que documentos normativos regirán los
NTC -ISO 9001:2015
NTC -ISO 30300
PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO DE LA PASTORAL SOCIAL DE IBA
JORGE ARMANDO VARELA RENDON

pasos para analizar procesos, los cuales facilitarán la identificación de actividades que generan desperdicio o que no agre
da vez que se deba mejorar un proceso se seguirán los siguientes pasos:
    Delimitar el proceso
    Determinar la oportunidad de mejora
    Tomar información sobre el proceso
    Analizar la información levantada
    Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso
    Aplicar las acciones correctivas
    Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas
    Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso

ar para cada paquete de trabajo si existe un estándar o norma de calidad aplicable a su elaboración. Analizar la capacida
des de prevención y de control que asegurarán la obtención de entregables con el nivel de calidad requerido (ver matriz ad

Estándar de Calidad Aplicable Actividades de Prevención


“Pautas para diagnóstico integral de archivos”
del año 2003, ACUERDO No. 049 determinar estado de la infraestructura,
(5 de mayo de 2000), Manual de Organización ubicación, iluminación, deterioro biológico,
de Fondos Acumulados y en el Acuerdo No.002 químico y Físico, Metros lineales de
de 2004 Archivo
Identificar Normatividad, alcance, tiempo,
Manual de Organización de Fondos costos de materiales, nomina, riesgos,
Acumulados y en el Acuerdo. 002 (Enero 23 de beneficios y Gestión de adquisición de
2004). insumos.
Manual de Organización de Fondos
Acumulados
y en el Acuerdo. 002 (Enero 23 de 2004). Formato del Inventario en Estado natural.
Manual de Funciones
ACUERDO 39 DE 2002 (Octubre 31), circular Organigrama
Externa Nº. 003 (2015), Acuerdo Nº. 004 formato de entrevista
(2013).(AGN) Tipos de Series documentales
Manual de Organización de Fondos Formato para las TVD, Identificar Valores
Acumulados Primarios, Secundarios de las Series,
y en el Acuerdo No.002 de 2004 Subseries o Asuntos Documentales
Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivo,
cartilla de Ordenación Documental
(2003),cartilla de clasificación Documental Capacitar a los funcionarios, para un mejor
(2001), AGN manejo de los documentos.
Acuerdo número 005 de 2013, por el cual se
establecen los criterios básicos paro la
clasificación, ordenación y descripción de los Implementar FUID para la entidad y
archivos en las entidades. capacitarlos
ACUERDO 39 DE 2002 (Octubre 31), circular Controlar las Series o Subseries que
Externa Nº. 003 (2015), Acuerdo Nº. 004 (2013) maneja la empresa.
Auditoria de Control y Calidad,
NTC -ISO 9001:2015, NTC -ISO 30300 Seguimiento a los empleados.

car los roles que serán necesarios en el equipo de proyecto para desarrollar los entregables y actividades de gestión de la
de autoridad, a quien reporta, a quien supervisa, requisitos de conocimientos, habilidades, y experiencia para desempeñar

Objetivos del rol:


Responsable ejecutivo y final por la calidad del proyecto
Funciones del rol:
Revisar, aprobar, y tomar acciones correctivas para mejorar la calidad
Niveles de autoridad:
Aplicar a discreción los recursos de para el proyecto, supervisar a monitores y operarios
Reporta a:
Clientes del proyecto
Supervisa a:
Monitores y operarios
Requisitos de conocimientos:
Gestión documental, gerencia de proyectos
Requisitos de habilidades:
Liderazgo, Comunicación, Negociación, Motivación, y Solución de Conflictos
Requisitos de experiencia:
5 años en proyectos similares
Objetivos del rol:
Responsable que los documentos salgan organizados.
Funciones del rol:
Revisar, liderar y controlar el trabajo realizado por los operarios.
Niveles de autoridad:
supervisar a los operarios.
Reporta a:
Gerente de Proyecto
Supervisa a:
Operarios
Requisitos de conocimientos:
Conocimientos en el área de Gestión Documental y supervisor.
Requisitos de habilidades:
ser ejemplo para los empleados, solucionar problemas, motivador, liderar, usos apropiado de la autoridad.
Requisitos de experiencia:
3 años en cargos de supervisor en el área de Gestión Documental o Administrativo.
Objetivos del rol:
hacer la respectiva entrega de las labores asignadas.
Funciones del rol:
organizar los documentos con base a la normatividad vigente.
Niveles de autoridad:

Reporta a:
Monitores y Gerente de Proyecto
Supervisa a:

Requisitos de conocimientos:
Organización de archivos.
Requisitos de habilidades:
Trabajo en equipo, solidaridad.
Requisitos de experiencia:
6 meses o 1 año en cargos admistrativos o ejerciendo la Gestión Documental.
oyecto: especificar el organigrama del proyecto indicando claramente donde estarán situados los roles para

rmativos para la Calidad: especificar que documentos normativos regirán los procesos y actividades de Gestión de la Calidad
PASTORAL SOCIAL DE IBAGUÉ
ON

ran desperdicio o que no agregan valor.

boración. Analizar la capacidad del proceso que


alidad requerido (ver matriz adjunta).

Actividades de Control

Diagnostico Integral de Archivo


Revisión por parte de un experto.

Sera Revisado por el Gerente del


Proyecto

Sera Revisado por el Gerente del


Proyecto
Formatos de entrevistas para cada
dependencia.
Asesoramiento de una persona
experta.

Revisión del experto en el tema.

Sensibilizar al personal
Capacitación al Personal
Hacer Seguimiento

Lista de Cheque
Seguimiento (anual)
Formato de las TRD.
Revisión por parte de un experto.
Lista de Chequeo.
Asesoramiento de una persona
Experta.

y actividades de gestión de la calidad. Para cada


experiencia para desempeñar el rol.

erarios

propiado de la autoridad.

o.
án situados los roles para la Gestión de la

Gestión de la Calidad
Comunicación Objetivo Contenido Formato Medio

Informar las novedades


Informe de Descripción de la
relativas al desarrollo de NA Verbal
novedades actividad
las actividades

Escrito
Informes de Describir el desarrollo
Actividad, responsables, Electrónico o
seguimiento al de las actividades NA
indicadores de avance correo
proyecto planeadas
electrónico

Verificar el cumplimiento Listas de chequeo y Formato de


Registros de calidad de los requisitos de las verificación con los ítem lista de Escrito
actividades a evaluar chequeo

Solicitar o responder
Comunicaciones Información relativa a la
ante solicitudes NA Escrito
oficiales solicitud
externas
Plazo para confirmar
Frecuencia Responsable Aprobador
recepción

Diario v Auxiliares NA

Al terminar
Gerente de
cada fase del 1 día Monitor
proyecto
proyecto

Gerente de
Diario 2 dias Monitor
proyecto

Gerente de Gerente de
Ocasional 7 días
proyecto proyecto
Audiencia / Receptores

Monitores

Cliente o patrocinador

Cliente o patrocinador

Interesados del proyecto


MATRIZ DE RIESGOS
ID PROYECTO:
FECHA DE INICIO:
FECHA DE TÉRMINO PROPUESTA:

Probabilidad

Prioridad
(A/M/B)

(A/M/B)
Impacto

(1 - 9)
Riesgo
# Posible resultado (entonces) Síntoma Respuesta Responsable de la acción de respuesta
(si)

Identificar una señal de Evaluar


alarma o advertencia de Evaluar el
Priorizar
que el riesgo puede la impacto
los
Detallar el riesgo identificado. probabili en el
ocurrir. Ejemplo: el dad de proyecto
riesgos Especificar la acción que el
Ejemplo: Especificar cuál sería el efecto con Nombre del responsable del Equipo de
proveedor no proporciona que el en caso Equipo de Trabajo llevará a
Que no se entregue el equipo en caso de que el riesgo ocurra. riesgo de que el
ayuda de Trabajo que llevará a cabo la acción de
una respuesta concreta, la Matriz cabo para eliminar, trasladar o
en tiempo. Ejemplo: Retraso en el proyecto. ocurra. riesgo respuesta al riesgo.
sólo da largas a la entrega (Alto, ocurra.
que se mitigar el riesgo.
del equipo. Recuerda que muestra
Medio y (Alto,
abajo.
no todos los riesgos Bajo) Medio y
tienen sintomas. Bajo)

Probabilidad
A 4 2 1
M 7 5 3
B 9 8 6
B M A
Impacto
MATRIZ DE RIESGOS
ID PROYECTO: ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO DE LA PASTORAL SOCIAL DE IBAGUÉ
FECHA DE INICIO: 01 DE JUNIO DE 2020
FECHA DE TÉRMINO PROPUESTA: 15 DE FEBRERO DE 2021

Probabilidad

Prioridad
(A/M/B)
(A/M/B)

Impacto

(1 - 9)
Riesgo
# Posible resultado (entonces) Síntoma Respuesta Responsable de la acción de respuesta
(si)

Por descuido de unos los


trabajadores que puedan Se puede prevenir poniendo
Incendios perdida total de documentos dejar un cigarrillo señales de prevención, Pastoral Social de Ibagué
encendido, o las altas alarma anti-incendios y
temperaturas que se extintores, para que no se
2 presentan. B B 1 presente esta emergencia.
por falta de sistemas de se puede prevenir
Vandalismo Robo de información seguridad, sensores implementando, sistemas de Pastoral Social de Ibagué
confidencial movimiento, alarma anti seguridad tanto tecnológico
3 Daños de material e inmuebles. robo. B M 3 como humano.
se puede mitigar
Perdida de documentos, porque no cuentan con un implementando,
Desastre Naturales estructuras e inmobiliario casado sistema de control y el sistema de Riesgo control y Pastoral Social de Ibagué
4 por terremotos desastres M A 1 Desastres.

El personal no es capacitado para las actividades realizadas no se retrasan todas la capacitar al personal o contratar
ejecutar el Proyecto cumplen con la normatividad y actividad que toca personal con estas
5 están mal organizados. ejecutar. B A 6 conocimientos. Gerente de Proyecto

Comprar estabilizadores de
energía, mantener los
no se podrán subir los computadores con antivirus
Los equipos Tecnológicos se dañanpor mala manipulación, pueda archivos para imprimir computadores con capacidad
ser que ya estén muy antiguos, rótulos de cajas carpetas para albergar todas estas
se les entro un virus o se y hasta el inventario carpetas, crear copias de
6 quemaron. documental se perdería. A A 1 seguridad diarias. Pastoral Social de Ibagué

Probabilidad
A 4 2 1
M 7 5 3
B 9 8 6
B M A
Impacto
MATRIZ DE RIESGOS
ID PROYECTO:
FECHA DE INICIO:
FECHA DE TÉRMINO PROPUESTA:

Probabilidad

Prioridad
(A/M/B)

(A/M/B)
Impacto

(1 - 9)
Riesgo
# Posible resultado (entonces) Síntoma Respuesta Responsable de la acción de respuesta
(si)

La dificultad de reclutar personal de Incumplimiento de metas Retraso en las actividades Desarrollar perfiles y un listado
calidad para la Unidad Ejecutora puede establecidas en el documento de inicio del proyecto. de por lo menos 3 candidatos
producir retrasos en el inicio del del proyecto. por cada posición de la Unidad
proyecto. Ejecutora. Iniciar el proceso de
1 Baja Bajo 9 reclutamiento y selección por lo Junta de Dirección del Proyecto
menos 1 mes antes del inicio del
proyecto.

Una capacidad limitada del sector de la Esto puede conducir a un Retraso en las actividades Revisar el nuevo código de
construcción para ejecutar actividades retraso en el cronograma. y dificultad para alcanzar construcción y preparar una lista
de construcción escolar planificadas el nivel de calidad de posibles acciones y
según los nuevos códigos de establecido en los nuevos materiales requeridos para
construcción. códigos de construcción. cumplir con la normatividad
establecida. Buscar
2 Media Alto 3 asesoramiento de especialistas Especialista en Obras Civiles
en temas de construcción de
acuerdo a los requerimientos del
nuevo código.

Escasez de materiales de construcción Falta de material puede Dificultad para conseguir Cotizar los materiales en el
de calidad para cumplir con los ocasionar incrementos en el los materiales requeridos mercado un mes antes de lo
requisitos de construcción a prueba de costo y el tiempo previsto. para la construcción. programado. Considerar una
huracanes y terremotos. lista de probables proveedores
extranjeros que puedan
3 Media Medio 5 suministrar los materiales en Especialista en Obras Civiles
tiempo, costo y calidad
requeridos.

Es posible que la revisión del código de Retraso en la aprobación del El código no ha sido Monitorear la aprobación y
construcción a través del Ministerio de código puede ocasionar retrasos revisado ni aprobado revisión del código por parte del
Obras Públicas, Transporte y en la entrega de las obras al ME durante la primera MPWTC.
4 Comunicaciones (MPWTC por sus y su uso. semana de febrero del Alta Bajo 4 Director Técnico del MEF
siglas en inglés) no se complete según 2011.
lo programado.
Las últimas temporadas de huracanes Retrasos en la ejecución de las Pronósticos emitidos por Monitorear las condiciones
han sido desmedidas; las fuertes lluvias obras. el servicio meteorológico. climatológicas a través de
pueden retrasar la ejecución del pronósticos del tiempo.
5 proyecto mas de lo planificado. La Alta Alto 1 Especialista en Obras Civiles
temporada de huracanes es de junio a
noviembre.

Las próximas elecciones presidenciales Cambios al alcance del proyecto. Declaraciones negativas Exposición del alcance,
pueden modificar de manera negativa emitidas por los importancia y objetivos del
el compromiso del gobierno con el candidatos a la proyecto dirigida a los
proyecto. Las elecciones se realizaran presidencia respecto al candidatos a la presidencia.
en abril del 2012. La probabilidad de proyecto.
6 que se cambie el gobierno es del 60% Alta Medio 3 Junta de Dirección del Proyecto

Probabilidad
A 4 2 1
M 7 5 3
B 9 8 6
B M A
Impacto
PLAN DE COMPRAS
MODALIDAD DE
RECURSO CANTIDAD
COMPRA

Bata Manga Larga 11 Contra Entrega

Guantes 165 contra Entrega

Tapabocas 33 contra Entrega

Gorro desechable tipo oruga 8 contra Entrega

Gafas 11 Anticipado

Saca ganchos 11 contra Entrega

Perforadora (40 hojas) 11 contra Entrega

Brocha 2.5 pulgadas 11 contra Entrega

Pincel 11 contra Entrega

Bisturí 11 contra Entrega

Regla plana metálica de 50 cm 11 contra Entrega


Tijeras de uso general 20 cm 11 contra Entrega

Borrador nata 61 contra Entrega

Lápiz hb 18 contra Entrega

Resma 11 contra Entrega

Colbon 1 kg 26 contra Entrega

Cinta filmoplast 6 contra Entrega

Cinta Mágica 19X32.9 102 contra Entrega

Cajas x 300 100 Contra Entrega

Cajas x 200 408 Contra Entrega

Carpetas propalcote 320gm 4 aletas 2040 Contra Entrega

Carpetas propalcote 320gm 2 tapas 408 Contra Entrega


Ganchos legajadores plásticos 21 Contra Entrega

Jabón antibacterial 9 Contra Entrega

Gel antibacterial 5 Contra Entrega

Alcohol 3 Contra Entrega

Equipos de computo 2 Anticipado

Impresora 1 Anticipado

Inmobiliario anticipado
Gerente de Proyecto
Monitor
Auxiliares
PLAN DE COMPRAS
FECHAS PROBABLES DE
PROVEEDORES
COMPRA

15 mayo de 2020 Majua uniformes


Salomón Confecciones
Productos Industriales Y Desechables
productos desechables e industriales
15 mayo de 2020 Drogas Copifam
Droguería Alemana
productos desechables e industriales
15 mayo de 2020 Drogas Copifam
Droguería Alemana
productos desechables e industriales
15 mayo de 2020 Drogas Copifam
Droguería Alemana
Clay
25 de mayo de 2020 Zubi-ola
DISTRIBUIDORES KIM
Surtitodo- productos oficina
25 de mayo de 2020 C&B papeles de Colombia
La Comuna
Alba
Surtitodo- productos oficina
25 de mayo de 2020 C&B papeles de Colombia
La Comuna
Alba
Surtitodo- productos oficina
25 de mayo de 2020 C&B papeles de Colombia
La Comuna
Alba
Surtitodo- productos oficina
25 de mayo de 2020 C&B papeles de Colombia
La Comuna
Alba
Surtitodo- productos oficina
25 de mayo de 2020 C&B papeles de Colombia
La Comuna
Alba
Surtitodo- productos oficina
25 de mayo de 2020 C&B papeles de Colombia
La Comuna
Alba
Surtitodo- productos oficina
25 de mayo de 2020 C&B papeles de Colombia
La Comuna
Alba
Surtitodo- productos oficina
25 de mayo de 2020 C&B papeles de Colombia
La Comuna
Alba
Surtitodo- productos oficina
25 de mayo de 2020 C&B papeles de Colombia
La Comuna
Alba
Surtido- productos oficina
25 de mayo de 2020 C&B papeles de Colombia
La Comuna
Alba
Surtitodo- productos oficina
25 de mayo de 2020 C&B papeles de Colombia
La Comuna
Alba
Surtitodo- productos oficina
25 de mayo de 2020 C&B papeles de Colombia
La Comuna
Alba
Surtido- productos oficina
25 de mayo de 2020 C&B papeles de Colombia
La Comuna
Alba
Cartones y cajas
10 de agosto de 2020 La comuna
Eco reciclaje Universal
Panamericana
Cartones y cajas
10 de agosto de 2020 La comuna
Eco reciclaje Universal
Panamericana
Cartones y cajas
10 de agosto de 2020 La comuna
Eco reciclaje Universal
Panamericana
Cartones y cajas
10 de agosto de 2020 La comuna
Eco reciclaje Universal
Panamericana
Cartones y cajas
10 de agosto de 2020 La comuna
Eco reciclaje Universal
Panamericana
Distribuidores de aseo
20 de mayo de 2020 Tumarca.co
Proyecta- T
Distribuidores de aseo
20 de mayo de 2020 Tumarca.co
Proyecta- T
Quidiscol
20 de mayo de 2020 Liutex S.A.S
Distribuidores de aseo
Éxito
15 de junio de 2020 Flamingo
Alkosto
Éxito
16 de junio de 2020 Flamingo
Alkosto
25 de mayo de 2020
VALOR APROXIMADO

$ 253,000

$ 2,788,500

$ 231,000

$ 120,000

$ 660,000

$ 66,000

$ 451,000

$ 137,500

$ 22,000

$ 84,700

$ 62,700
$ 108,900

$ 134,200

$ 181,800

$ 158,400

$ 579,800

$ 990,000

$ 877,200

$ 1,040,000

$ 1,509,600

$ 2,330,496

$ 408,000
$ 138,600

$ 44,100

$ 150,000

$ 18,300

$ 1,600,000

$ 639,000

$ 50,000,000
$ 16,800,000.00
$ 12,000,000.00
$ 88,000,000.00