Evidencia de Actividad Numero 1

Servicio Nacional de Aprendizaje

Instructora
Adíela Ortiz Jiménez

Aprendiz
Yeimis carrillo cruz

Abril 2020
 Importancia de los archivos

La importancia de los archivos se remota a la aparición de la escritura y la

evolución de los imperios se consideraba una herramienta para el control de la
población y de sus riquezas gracias al archivo tenemos constancia de la evolución
de todos los imperios. Se considera que existía documentación militar.
Los archivos constituyen la parte esencial de recursos de información de un país
en sus archivos se expresa el desarrollo histórico, económico y cultural en el
entorno de las organizaciones constituye la forma de resguardar de forma
ordenada información útil esta debe contener características tales como estar
ordenada de forma lógica y eficaz con el fin de que en un determinado
requerimiento sea de fácil y rápida localización.
En su evolución la información puede estar contenida en documentos sobre papel
o cualquier otro soporte: medios legibles o por sistema operativo, los archivos son
parte esencial de los recursos de información, en su documentación se evidencia,
en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su
importancia parte del valor que tiene para: la administración, investigación
,comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los archivos
recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por
una entidad grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza
Son creados por personas e instituciones según sus necesidades en cualquier
momento son requeridos para el desarrollo de sus actividades, con frecuencia se
recurren a documentos ya producidos o recibidos para verificar trámites o toma de
decisiones.
El Archivo Nacional de Colombia. Es un establecimiento público del gobierno que
promueve la conservación y consulta del legado documental nacional y ponerlo al
servicio de la comunidad y es quien dicta los regalamientos para las normas
archivísticas de las instituciones públicas y privadas
En la tecnología el archivo es una herramienta implícita ya que gracias a las Tics
se pueden agilizar los procesos archivísticos ayuda a la descripción, organización,
y fácil ubicación y digitalización de los mismos.
En las empresas el archivo es la columna vertebral de la organización para el
manejo de la información repercute en todos los procesos y afecta hasta los
clientes ayuda al manejo y cuidado de la documentación la forma de agrupación
según sus características administrativas. Es fundamental en el control de los
documentos y la centralización incluida la seguridad los sistemas de
almacenamiento web son la herramienta más vanguardista usada por las
empresas.
Cualidades de los archivos
Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la
organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de
competitividad al contar con herramientas sustentables de la información
generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional. Son características
de los documentos que componen un archivo:
Económicos:
Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación.
Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de
manera eficiente.
Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para
no de legar equivocadamente al personal técnico de archivo. Los archivos se
clasifican según su uso y organización
Según su uso
Archivo activo: Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dadas
la relevancia de la información fecha, creación u modificación. Son considerados
importantes.
Archivo semi activo: Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya
consulta no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen
información importante pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana.
Archivo histórico o permanente: Contiene la información vital y va conformando su
historia. Se denomina archivo inactivo, porque su consulta es baja. Además,
contiene información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de
un país.
Por su organización
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización
que la empresa elija y el manejo de la información que, de ser centralizada, o
descentralizada o descentralizada con control central.
Centralizada: Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es
decir, sin mediar el departamento que haya emitido la documentación, todos estos
archivos son resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los
mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
Descentralizada: Esta clasificación de archivos permite que cada departamento
maneje su propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los
departamentos podrá organizar, crear y mantener en resguárdalos documentos
que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y comunicación de
estos.
Según su Ciclo Vital
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de
sus etapas:
Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está
sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es
tan frecuente, pero siguen en vigencia.

Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo

central al archivo de conservación permanente
Categorización de los archivos
Se clasifican en:
A. Archivo general de la nación
B. Archivo general del departamento
C. Archivo general del municipio
Conclusiones
Hemos evidenciado la importancia del archivo y su función fundamental en la
evolución de la vida social, cultural, política y científica de la humanidad es la
manera como todas la organizaciones de todo tipo puede representar la
conservación de sus documentos es el principal centro de consulta de información
El archivo es la memoria de una empresa, entidad pública, privada o un país
representada en la conservación de los documentos. - El archivo constituye un
centro de consulta de la información, disponible en todo momento. - El archivo
satisface las necesidades de información eficaz a consultar por parte de la
ciudadanía en general. - El archivo debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y
consulta. - El archivo recopila, conserva y difunde información registrada en el.
Bibliografía

https://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_General_de_la_Naci%C3%B3n_(Colombia)

https://atsgestion.net/importante-archivar-documentos/

https://www.youtube.com/watch?v=MWJsy8sfGdk