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Conduire un projet d’archivage

électronique

L’expérience du Conseil
général de l’Aube

Céline Guyon

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Les défis de l’environnement
électronique
 L’’inflation des données
• Multiplication des versions et des copies (à tous les
stades du cycle de vie et après diffusion)
 La pérennité des données
• La durée de conservation des données est souvent
supérieure à la durée de vie des supports
 L’intégrité de l’information archivée
• Authenticité
• Lisibilité
• Stabilité

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Le contexte français
 L’échelon national
• Le développement de l’e- administration
• La mise en œuvre de télé procédures
 L’échelon local
• Une réflexion amorcée il y a 10 ans
• La dématérialisation des actes soumis au
contrôle de légalité (projet ACTES)
• La dématérialisation des flux comptables
(HELIOS)
• La signature électronique (depuis octobre 2008)
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Les enjeux
 Institutionnels
• Quelle(s) légitimité(s) pour l’archiviste dans la collectivité ?
 Politiques
• Quelle(s) forme(s) de mutualisation à l’échelle des territoires ?
 Archivistiques
• Quelle(s) pertinence(s) des concepts fondamentaux ?
 Méthodologiques
• Quelle(s) stratégie(s) d’archivage ?
 Technologiques
• Quel(s) outil(s) pour quelles(s) fonctionnalité(s) ?
 Organisationnels
• Quelle(s) assurance(s) ?
 Economiques
• Quel(s) avenir(s) pour l’archivage électronique ?

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Les enjeux archivistiques
 Le questionnement des principes fondamentaux
• Le cycle de vie du document numérique
• La pertinence du concept de provenance
• La disparition de l’original ?
 La nécessaire évolution des méthodes archivistiques
• Anticiper la description des contenus
• Dissocier la fonction de conservation physique de la
fonction conservation des contenus
• Favoriser la capture automatique
 La granularité de l’information
• Détermination de l’unité de description

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Le programme M@rine
 Objectif
• Doter le Département de l’Aube d’un Système
d’archivage électronique afin de disposer dans le
temps et à tout instant des données dont la collectivité
à besoin
 Enjeux
• Préserver la valeur probatoire des documents archivés
(documents natifs électroniques)
• Assurer la conservation, sur la très longue durée, du
patrimoine historique informationnel

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Le contexte
 Un département de 300 000 habitants
 Un département rural avec 433
communes
 200 commune sont moins
de 200 habitants

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La démarche
 Une démarche pragmatique
• Réponse adaptée aux besoins des utilisateurs et au
contexte réglementaire français : enjeux techniques,
juridiques et patrimoniaux liés à l’archivage
 Une démarche collaborative
• Partenariat entre les Conseils généraux de l’Aube et
des Yvelines et les Archives de France (ministère de
la Culture) pour le volet outil

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Une démarche affirmée de
mutualisation
 Démarche affirmée de structuration du territoire
 Démarche affirmée de coopération et de
mutualisation
• Mise à disposition des autres collectivités du
département d’une plate-forme mutualisée de services
• Le Conseil général homologué tiers de télétransmission
au travers du dispositif « démat-Aube »
• Le Conseil général « Autorité d’enregistrement »

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Les stratégies
organisationnelles
 Mutualisation des connaissances et
compétences
 Renforcement des collaborations entre
informaticiens et archivistes
 Mutualisation des outils matériels et
logiciels
 Le comité d’archivage électronique

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Cadre normatif
 Respect des normes et standards
nationaux et internationaux
• Norme NF Z42013 : 2009
• Norme ISO 14721 : 2003 (OAIS)
• Moreq2
• Référentiel général d’interopérabilité (RGI)
• Référentiel général de sécurité (RGS)
• Standard d’échange de données pour
l’archivage (SEDA)

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Volet archivistique
 Identifier et évaluer documents candidats à
l’archivage
• Référentiels de conservation
• Plans de classement
• Profils de données
 Gérer le cycle de vie des documents
archivés
 Gérer la confidentialité des documents
archivés

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Volet technologique
 Des outils de signature électronique et
d’horodatage
 Des outils de vérification de la validité
d’une signature électronique
développés en partenariat avec une
start-up locale, Lex Persona
 Une solution d’archivage électronique :
M@rine

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Volet organisationnel
 Définition du périmètre documentaire
 Processus d’archivage
• Intégrer l’archivage dans le processus de
dématérialisation
 Scénarios d’archivage
• A quel moment capturer les documents à archiver ?
 Filières d’archivage
• Gérer les singularités des documents numériques
Définition du périmètre fonctionnel du
Système d’archivage électronique

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Périmètre documentaire

Documents Flux de données


GED
papier

Messages
M@rine
Documents
électroniques bureautiques

Bases de
données

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Le processus de
dématérialisation

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Le processus d’archivage des
flux dématérialisés

Collectivité
à l’origine Tiers de télé- Services
du flux transmission de l’Etat

Transfert
conforme au
SEDA

M@rine

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Scénario d’archivage des flux
dématérialisés

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Volet juridique : définir le cadre
de confiance
 Définir les responsabilités des acteurs
 Garantir la sécurité et la confiance par la
production de référentiels et de procédures
• Politique d’archivage
• Politique de signature
• Déclaration des pratiques d’archivage
• Déclaration des pratiques de sécurité
• Conventions de versement
• Contrats de service

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La problématique de la
signature électronique
 Les usages de la signature électronique
• Intégrité
• Non répudiation
 Les contraintes
• Durée de validité du certificat
• Impossibilité de rejouer dans le temps une signature
électronique
 La réponse
• Vérification de la validité de la signature en amont du
transfert
• Conservation de l’ensemble des éléments attestant de
l’intégrité et de l’authenticité du document archivé

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Le processus d’archivage : vue
d’ensemble
Autorité
Contrat de service d’archivage

Convention de transfert
Politique d’archivage

Services Services Consultation/


producteurs versants M@rine Communication Utilisateurs
Transfert

SEDA

Flux Administrateur
Conventions

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Les acteurs du processus
d’archivage

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Les acteurs
 Service producteur : entité qui a initialement produit les
archives et qui en est propriétaire pendant tout le cycle de
vie
 Service versant : entité qui transfert les archives au
service d’archivage M@RINE
 Espace de confiance : son rôle est de vérifier la validité
d’une signature électronique, de produire une attestation
de vérification et de signer les bordereaux de versement
 Utilisateurs : usagers du Service d’archivage M@RINE
(services producteurs, citoyens, historiens, etc.)
 Progiciel Thot : progiciel pour la gestion des archives
papier utilisé aux Archives départementales de l’Aube

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Architecture fonctionnelle

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Caractéristiques de la solution
d’archivage électronique M@rine
 Approche générique
• Périmètre documentaire élargi : mails, bases de données,
flux de données, documents bureautiques, etc.
 Approche modulaire
• Noyau dur et modules complémentaires optionnels
 Approche globale
• Intégration au système d’information de l’organisation
 Approche mutualisée
• Avec les autres interfaces métier
 Solution portable
• Environnement LAMP
• Multi communications en entrée et sortie : ftp, mail, curl, Ws
• Compatibilité Internet explorer, Firefox

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Une solution conforme aux
exigences archivistiques

 Identification et description structurée des


contenus à archiver
 Définition des règles d’archivage
 Respect des exigences en matière de durées
de conservation
 Gestion du cycle de vie des contenus
archivés
 Gestion de la confidentialité des documents
archivés

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Périmètre fonctionnel
 Administration
• Gestion des acteurs, des utilisateurs et des paramètres système
 Intégrité et sécurité
• Contrôle des droits d’accès, traçabilité et journalisation
 Règles d’archivage
• Profils de données, conventions et contrats de service
 Processus de capture
• Contrôle des transferts, gestion des anomalies et erreurs
 Workflow de prise en charge
• Prise ne charge en deux temps, notifications consécutives conformes au
SEDA
 Recherche et consultation
• Filtres de recherche, consultation des résultats
 Maintenance
• Gestion du cycle de vie et des éliminations (prévu), gestion des
conversions et migrations de formats (en cours d’implémentation)

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Une solution pour l’archivage à
valeur probante…
 Gestion de l’intégrité
• Au moment du transfert
• Contrôle des empreintes des contenus à archiver
• Contrôle de la validité de la signature électronique
du bordereau de versement
• Dans le temps
• Traçabilité et journalisation de tous les évènements
• Contrôles à échéances régulières des empreintes
des contenus archivés

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….Et l’archivage historique
 Gestion de la pérennité
• Au moment du transfert
• Identification et vérification des formats des
contenus à archiver
• Conversion de formats
• Dans le temps
• Migration de formats

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