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Les petits détails qui font le grand succès

Les petits détails qui font le grand succès

L’ORGANISATION DU CABINET DENTAIRE


APRÈS LE COVID-19

GUIDE PRATIQUE
Pour médecins-dentistes et leurs assistantes

Par : Dr. Hicham BENBRAHIM

Email : h.benbrahim@gmail.com

Tél : +212 661 63 17 47

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Dr. Hicham BENBRAHIM
16 avril 2020 Médecin-dentiste , consultant en organisation & management 1
Les petits détails qui font le grand succès

INTRODUCTION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .pp 33
PLAN D’ACTION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .p
p 45
1. PRÉALABLE À LA RÉOUVERTURE. . . . . . . . . . . . . . . . . .pp 56
2. CONTRÔLE DU MATÉRIEL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .pp 67
3. LES COMMANDES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .pp78
4. PROTOCOLE PATIENT ENTRANT AU CABINET. . . . . . . . . . . pp 89
5. PROTOCOLE VISITEUR ENTRANT AU CABINET. . . . . . . . . . .pp89
FICHE PATIENT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 10
6. ACHEMINEMENT DES TRAVAUX DE PROTHÈSE. . . . . . . . . . . p 11
7. HYGIÈNE ET ASEPSIE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 12
8. AMÉNAGEMENT DE LA SALLE DE SOINS. . . . . . . . . . . . . . p 13
9. PRÉPARATION DE LA SALLE DE SOINS. . . . . . . . . . . . . . . p 14
10. PRÉPARATION DE LA SALLE DE SOIN ENTRE 2 PATIENTS p 15
11. PRÉPARATION DE LA SALLE D’ATTENTE ET DE L’ACCUEIL. . . . . p 16
12. HABILLAGE PRATICIEN ET ASSISTANTE AU FAUTEUIL. . . . . . . .p 17
13. LA FRICTION HYDRO ALCOOLIQUE. . . . . . . . . . . . . . . . . p 18
14. LA PRÉPARATION DU PLANNING . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 20
LES LISTES PATIENTS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 21
15. LE BRIEFING. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 22
16. LA COHÉSION DE L’ÉQUIPE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 23
CONCLUSION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 24

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INTRODUCTION L’APRÈS COVID-19

Etant conscient des difficultés sanitaires, logistiques et économiques que nous pouvons avoir au moment de la reprise de
notre activité, j’ai décidé de concevoir une organisation de travail à mettre en place en cabinet dentaire afin mener au mieux la
réouverture. je me suis inspiré de différents protocoles et communiqués nationaux et internationaux à ce jour, des avis des
consultants étrangers ainsi que de mon savoir faire en tant que consultant et de mon expertise en tant que médecin-dentiste
en pratique libérale. Je vous propose une méthode de travail dont le contenu n’est pas exhaustif , mais pouvant être
amélioré , modifié ou adapté selon la pratique du cabinet dentaire de chacun.

LE CONTEXTE ACTUEL

- Le monde est frappé par la pandémie de covid-19, y compris le Maroc.


- Le terrain est inconnu pour tout le monde.
- Fermeture prolongée de tous les cabinets dentaires ou presque
- Les cabinets dentaires sont touchés profondément par la crise
- Il n’existe pas à l’heure actuelle des recommandations sanitaires officielles à mettre en oeuvre en post covid-19

QU’EST CE QUI VA CHANGER APRÈS LE COVID-19 ?

1. L’afflux des patients

Contexte :
‣ l’arrêt de travail de tous les médecins-dentistes ou presque
Effet :
‣ Cumul de soins dentaires habituels
‣ Cumul de nouveaux soins
‣ Complications liées au retard de prise en charge à temps

2. Changement de comportement des patients

Contexte :
‣ Blessures psychologiques dues à la crise et à la contagiosité du covid-19
‣ Conséquences économiques
Effet :
‣ Exigences en matière d’hygiène
‣ Crainte de la promiscuité au niveau de la salle d’attente

3. Les mesures de sécurité sanitaire

Contexte :
‣ Le covid-19 est très contagieux
‣ Transmission rapide et large
‣ Mortel
Effet :
‣ Repenser des mesures de sécurité habituelles
‣ Élaborer de nouvelles dispositions de sécurité sanitaires

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4. Le coût de la consultation

Contexte :
‣ Crise économique
‣ Hausse des prix du consommable
‣ Augmentation du temps de préparation des locaux
‣ Réduction du nombre de patients journalier
Effet :
‣ Diminution du pouvoir d’achat
‣ Augmentation des frais et du coût de la consultation
‣ Diminution du taux horaire praticien

LES ENJEUX
- Les nouvelles dispositions sanitaires à mettre en oeuvre en l’absence des recommandations officiels
- Gestion du planning et de l’afflux des patients
- Economiques : plusieurs mesures doivent être mises en oeuvre pour éviter le déclin
- Enjeux juridiques : XXXXX
- Rassurer les patients

LES OBJECTIFS
- Construire des solutions pour une reprise sereine de l’activité du cabinet dentaire
- Renforcer les protocoles sanitaires habituelles
- Recréer de nouvelles dispositions cliniques et administratives spécifiques à l’après covid-19
- Mettre à disposition des médecins-dentistes un guide ligne pour la réouverture du cabinet

LE SWOT

FORCES FAIBLESSES
- Formation en hygiène et asepsie des - Gestion du temps et de l’agenda
praticiens - Absence de recommandations après covid
- Recommandations actuelles - Situation nouvelle pour les dentistes
- Manque de formation de gestion pour les
praticiens et leur personnel

OPPORTUNITÉS MENACES
- Patients en manque de soins dentaires - Manque des EPI
- Renégociation des lignes de crédit et des - Concurrence
contraintes fiscales - Baisse du pouvoir d’achat

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PLAN D’ACTION L’APRÈS COVID-19 /

La préparation de la réouverture commence 15 jours


avant la date de la réouverture. Cette durée est variable
selon les structures

QUAND ? OÙ ? QUOI ? QUI ?

• Préparer les protocoles sanitaires et de gestion


• Préparer les listes patients
‣ Praticien
• Repenser l’organisation
J-10 Réunions à distance ‣ Ass. Admin
• Se mettre. En contact avec les fournisseurs
‣ Ass. clinique
• Se mettre en relation avec les patients
• Anticiper la maintenance du matériel

‣ Praticien
Présence au cabinet • Réunion. Ordre du jour : plan de la journée ‣ Ass. Admin
J-3 du personnel • Nettoyage profond , ménage , rangement ‣ Ass. clinique
‣ F. menage

• Contrôle du matériel (voir check-list)


• Vérification du stock et des commandes ‣ Praticien
Présence au cabinet
J-2 du personnel
• Mise en place des dispositions sanitaires ‣ Ass. Admin
• Contrôle de l’informatique ‣ Ass. clinique
• Appel fournisseurs et prothésistes , ..

• Vérification des dossiers patients


• Vérification des travaux de prothèse ‣ Praticien
Présence au cabinet
J-1 du personnel
• Appels patients ‣ Ass. Admin
• Actualisation de l’agenda ‣ Ass. clinique
• Briefing de la semaine à venir

NOTES :

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1. PRÉALABLE À LA RÉOUVERTURE

Durée : 10 jours
pendant la période de confinement
Afin de mieux préparer la reprise,
Faites des réunions à distance
avec vos assistantes pendant ces
moments de confinement

Penser aux problèmes de


maintenance liés à l’arrêt de
fonctionnement du matériel
Ne donnez pas de rdv à vos
patients !

Rester en contact avec vos Dites leur que c’es vous qui
anciens et nouveaux patients allez les appeler !

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2. CONTRÔLE DU MATÉRIEL / CHECK-LIST


À J-2 L’assistante administrative ainsi
que l’assistante clinique doivent vérifier
le bon fonctionnement du matériel en
utilisant le check-list pour ne rien oublier.

Opérateur : . . . . . . . . . . . . . . Date : . . . . . . . . . . . . . .

CHECK MATERIEL ET PRODUITS ENTRETIEN / CONTRÔLE


DATES DE PEREMPTION
Produits pharmaceutiques Vérifier les dates d’expirations des produits

Stérilité des instruments chirurgicaux Vérifier l’emballage et les dates d’exp. des instruments chirurgicaux
sous sachets

INFORMATIQUE
ordinateurs Mise en marche

Imprimantes Vérifier les cartouches , mise ne marche, imprimer une page test

Logiciels de gestion , Mise en marche , faire un essai d’impression

Logiciel de radiologie Mise en marche, faire un essai à blanc ( prendre une radio)

Autres applications : notes Mise en marche et essai

MATERIEL MEDICAL
Fauteuil Changer les filtres purger, mise en marche, cycle de désinfection
complet, essai de toute les fonctionnalités

Aspiration Changer les filtres, nettoyage , décontamination, mise en marche

Compresseur Purger , mettre en marche

Moteur d’endodontie Mise en marche , faire un essai avec contre angle et lime

Moteur d’implantologie Mise en marche , faire un essai avec contre angle et fraise

Moteur de prothèses Mise en marche et contrôle des vitesses , fraise en place

Laser Mise en marche, vérifier les tips, les accessoires, lunettes,

Lampe photo Mise en marche , recharger la batterie , faire un test

Turbines. Lubrification, mise en marche fraise en place , puis stérilisation

Contre angle Lubrification, mise en marche fraise en place , puis stérilisation

Piece a main Lubrification, mise en marche fraise en place , puis stérilisation

Détartreur Mise en marche, vérification des inserts, nettoyer le réservoir puis le


remplir

Aéropolisseur purger, mise en marche

Coupe cones Mise en marche , recharger la batterie

Autoclave Nettoyage, vérifier réservoir d’eau et le filtre, faites un test de contrôle


bowie dick et mise en marche

Soudeuse Mise en marche , faire un essai , vérifier le stock des sachet

Nébuliseur ou diffuseur de parfum Mise en marche , contrôle

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- Vérifier tous les abonnements et les échéances de paiement


- Eau , électricité, téléphone, internet, factures des fournisseurs, factures des laboratoires
- Vérifier le réseau informatique et la mise à jour du site internet et des réseaux sociaux

3. LES COMMANDES

Veuillez à commander en quantité suffisante


les fournitures de grande consommation

Les commandes

Visière

Masque FFP2

Masques chirurgicaux

Surblouse

Surchaussures

Charlotte

Digue

Aspiration chirurgicale

Gel HA

Désinfectants

……..

……..

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4. PROTOCOLE PATIENT ENTRANT AU CABINET

Toute patient rentrant doit respecter les


mesures de protection sanitaire imposées
par le cabinet

LES MOYENS :

‣ Plusieurs bacs patient à mettre en place à l’entrée du cabinet


‣ Kits EPI pour patient: ( charlotte, sur-chaussures , masque)
‣ Gel HA à l’entrée du cabinet
‣ Gel HA au secrétariat

A L’ENTRÉE DU CABINET .

1. Frotter les mains avec le gel à l’entrée du cabinet


2. Déposer vos affaires ( manteau , sac , portable , clef) dans le bac
3. Porter le masque
4. Porter la charlotte
5. Mettre les sur-chaussures
6. Déposer le bac à la réception

A LA SORTIE DU CABINET

1. Récupérer le bac de la secrétariat


2. Retirer : masque, charlotte et sur-chaussures
3. Jeter la charlotte et les sur chaussures dans la poubelle
4. Remettre le bac à sa place (à l’entrée du cabinet)
5. Désinfection du bac par l’assistante

5. PROTOCOLE VISITEUR ENTRANT AU CABINET

➡ Mettre le masque
➡ Mettre les sur-chaussures

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FICHE PATIENT

ENTRÉE SORTIE

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6. ACHEMINEMENT DES TRAVAUX DE PROTHÈSE

Le but : éviter la contamination croisée

1. Après avoir désinfecté les travaux et effectué les tâches administratives, l’assistante dépose les
travaux à envoyer , dans le bac situé entre l’entrée du cabinet et le secretariat.
2. le coursier récupère les travaux du bac sans que ce dernier aie un contact physique avec
l’assistante
3. Au retour , le coursier déposera les travaux dans le bac. L’assistante décontamine les travaux dans
le bac sans les toucher. Après quelques minutes elle récupère les travaux, ensuite elle les achemine
vers le secrétariat et la salle de soin
4. La livraison du consommable dentaire , empruntera le même circuit.

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7. HYGIENE , ASEPSIE, STERILISATION

RAPPELS

GESTION DES DECHETS

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8. AMENAGEMENT DE LA SALLE DE SOINS

Syndicat Tunisien des Médecins Dentistes de


Libre Pratique - Section Sfax

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9. PRÉPARATION DE LA SALLE DE SOINS

CHECK - LIST quotidien (chaque le matin avant de recevoir le premier patient )

Opérateur : . . . . . . . . . . . . . . Date : . . . . . . . . .

CHECK ACTIONS
Habillage du personnel

Ouvrir les fenêtres

Vérifier les distributeurs : savon, serviettes

Charger deux nouveaux sacs poubelles : DASRI & ordures ménageres

Validation et libération de la charge stérile

Stockage du matériel stérile

Remplir le bac de predésinfection par une solution appropriée

Mettre les lingettes et le spray désinfectants à disposition

Allumer le fauteuil, le compresseur et l’aspiration

Faire fonctionner les circuits d’aspiration

Désinfecter toutes les surfaces

Protéger les fauteuil et tous les accessoires

Vérifier les TUBS et les plateaux des actes de la journée

Vérifier le fonctionnement du matériel du jour ( lampe photo, laser, …)

Préparer le petit consommable ( coton, seringues d’irriguation, ..)

Vérifier les gaines de protection de tout le matériel ( fauteuil, radio, …)

Vérifier le stock du jour (gobelets , gants, serviettes, charlotte , …)

Vérifier , dossiers patients du jour (voir le compte rendu du briefing matinal )

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10. PRÉPARATION DE LA SALLE DE SOINS ENTRE 2 PATIENTS

CHECK - LIST ENTRE 2 PATIENTS

Opérateur : . . . . . . . . . . . . . . Date : . . . . . . . . .

CHECK ACTIONS
Aérer la salle

Changer les gaines de protection

Tri du matériel utilisé

Décontamination totale dans la salle de soins

Désinfection des surfaces et des lunettes

Changer masque si (>4h) , visière, charlotte, gants

Mettre les EPI ( masque ffp2 , charlotte, visière, surblouse

Mise en place du nouveau matériel pour le prochain patient

Protéger les fauteuil et tous les accessoires

Préparer la digue à chaque fois que c’est possible

Demander au patient de se rincer la bouche avec une solution antiseptique

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11. PRÉPARATION DE LA SALLE D’ATTENTE ET ACCUEIL

CHECK - LIST quotidien

Opérateur : . . . . . . . . . . . . . . Date : . . . . . . . . .

CHECK ACTIONS
La salle d’attente Ouvrir les fenêtres

Enlever les magazines

Les chaises doivent être espacées de 1 m au minimum

L’accueil Le bureau d’accueil presque vide. Ne garder que les choses essentielles

Solution hydro-alcoolique à disposition

poubelle

Le patient doit se tenir à 1 m de l’assistante

Désinfection du bureau , des poignets et des chaises entre chaque patient

Toilettes Chaque matin, vérifier le sanitaire : savon, serviettes, parfum, …

Désinfection des toilettes après chaque passage du patient à l’aide de l’eau


de javel à 0,5°/°. 1L d’eau / 24 ml de l’eau de javel à 12°/°
Bureau du
Idem que le bureau de l’assistante
praticien

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12. HABILLAGE PRATICIEN & ASSISTANTE

• Port de la visière avant de commencer l’acte en bouche


• Éviter la turbine
• Utiliser la digue à chaque fois que c’est possible
• Utiliser la canule chirurgicale de gros diamètre

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13. LA FRICTION HYDRO ALCOOLIQUE

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14. LA PRÉPARATION DU PLANNING

Le but de cette organisation , c’est de repositionner les rendez-vous des patients selon les priorités du
cabinet. On procédera par l’élaboration des listes par catégorie

- Opérateur : assistante administrative

- Méthode :
1. Vider le planning et repartir sur une page blanche
2. Définir les priorités du cabinet : implants , esthétique, ortho, bilan, ..
3. Fixer les plages horaires pour les urgences
4. Élaborer des listes par catégorie (voir ci dessous). Afin de mieux classer les patients, veuillez à
prendre connaissance de leur dossier, des motifs des consultations et des vrais urgences.
5. Appeler les patients par ordre de priorité. A défaut, leur envoyer des sms ou des mails
6. Repositionner les rendez-vous par ordre de priorité du cabinet. Ne vous laissez pas influencer
par les patients, c’est vous qui pilotez votre agenda !
7. Au moment de la prise de rendez-vous , informez vos patients des nouvelles dispositions
sanitaires que vous avez mis en place au cabinet , afin d’éviter l’effet surprise au moment de
l’arrivée du patient. Vous pouvez le faire aussi par mail si c’est possible

Les priorités

Bilan 1

LES NOUVEAUX
1 PATIENTS
Traitement spécifique 2

Urgence 3

Suite de traitement 1

Traitement spécifique 2
LES ANCIENS
2 PATIENTS
Maintenance 3

Urgence 4

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LES NOUVEAUX PATIENTS


BILAN SOIN SPECIFIQUE URGENCE

Nom : . . . . . . . . . . . . . . Nom : . . . . . . . . . . . . . . Nom : . . . . . . . . . . . . . .


Tél : . . . . . . . . . . . . . . Tél : . . . . . . . . . . . . . . Tél : . . . . . . . . . . . . . .
Appel reçu : oui non Appel reçu : oui non Appel reçu : oui non
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Nom : . . . . . . . . . . . . . . Nom : . . . . . . . . . . . . . . Nom : . . . . . . . . . . . . . .


Tél : . . . . . . . . . . . . . . Tél : . . . . . . . . . . . . . . Tél : . . . . . . . . . . . . . .
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LES ANCIENS PATIENTS


SUITE DE TRAITEMENT SOIN SPECIFIQUE / MAINTENANCE URGENCE

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Tél : . . . . . . . . . . . . . . Tél : . . . . . . . . . . . . . . Tél : . . . . . . . . . . . . . .
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NOTES :

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15. LE BRIEFING

Objectifs :
‣ Faciliter la communication entre le personnel
‣ Gagner du temps durant le travail
‣ Etre au courant des particularités de la semaine afin de prendre des mesures nécessaires.
‣ Ne pas déranger le praticien durant ses journées de travail

✓ Quand ? : durant la dernière journée avant la réouverture du cabinet


✓ Où ? : dans un lieu agréable bureau, salle de réunion
✓ Animateur : assistante administrative
✓ Participants : assistante administrative, assistante clinique , praticien
✓ Contenu : mise au point sur le déroulement de la semaine de l’ouverture, revoir le planning de la semaine,
les dossiers des patients, les actes à faire , les particularités des patients , les précautions à prendre , les
difficultés qui peuvent survenir, la gestion des urgences, ..

CARTOGRAPHIE

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15. LA COHÉSION DE L’ÉQUIPE

Le contexte actuel lié à la crise du covid-19 , génère des inquiétudes de la part des praticiens et de leurs
assistantes .

Afin de surmonter ces inquiétudes , la cohésion de l’équipe et l’engagement de tout le personnel s’avère
indispensable. Les assistantes dentaires doivent être impliquées dans ce processus de démarrage car elles
portent l’image du cabinet dentaire. Le praticien quant à lui doit rassurer ses assistantes en leur montrant qu’il
va tout mettre en oeuvre pour que la situation s’améliore.

Conduite à tenir :
- Renforcer la communication interne
- Faire quotidiennement des réunions matinales de 5 à 10 mn (voir la cartographie du briefing)
- Faire des réunions mensuelles avec l’ordre du jour

La valeur de l’équipe n’est pas fonction de l’addition


des capacités individuelles, mais de leurs
combinaisons dans une complémentarité active. 
Raymond Chappuis

Un salarié heureux, c’est un salarié :

▪ deux fois moins malade

▪ six fois moins absent

▪ 55% plus innovant.

Laurence Vanhée

Dr. Hicham BENBRAHIM


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Dr. Hicham BENBRAHIM
16 avril 2020 Médecin-dentiste , consultant en organisation & management 23
Les petits détails qui font le grand succès

Une bonne Organisation vous apporte

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Dr. Hicham BENBRAHIM
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