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Modélisation d’un système d’information

Bonjour,

dans la séquence précédente nous avons abordé la notion de système


d’information. Aujourd’hui je vais vous parler de modélisation d’un système
d’information.

La modélisation n’est autre qu’une représentation schématique des flux et des


traitements de l’information par et entre les acteurs du système.

Et pourquoi modéliser ? Et bien : quand l’entreprise souhaite améliorer son


système d’information et surtout à l’occasion du projet d’évolution ou de mise
en place d’un ERP. En effet par l’analyse et quelquefois la refonte de ses
processus l’entreprise améliore sa productivité par des gains de temps, et elle
définit clairement qui fait quoi.

Alors comment s’y prendre ? Par des techniques de re-engineering qui consiste
à lister : les flux d’information, les circuits de prise de décisions, les processus
opérationnels. Ce qui revient à décortiquer le fonctionnement de l’entreprise
afin de bien comprendre ses différents processus métiers.

Il existe des outils qui normalisent cette analyse. On parle de BPR qui signifie
Business Process Re-engineering. C’est une technique couramment utilisée
pour garantir une bonne implémentation d’un progiciel de gestion intégré

Quand on parle de processus métiers on aborde la notion de workflow ou flux


de travail. Ce qui correspond à la gestion informatique des tâches à accomplir
par les différents acteurs concernés par un processus métier. On palre aussi
parle de gestion électronique des processus métiers.

Voyons donc ce qu’est un processus métier. Cela correspond aux interactions


entre : des personnes, des applications ou des services et souvent des
processus tiers : connexe ou extérieur. Un workflow décrit le circuit et les
modes de validation des données, les tâches à accomplir et les délais à
respecter.

Décrire l’organisation, c’est représenter l’image de quelque chose qui en fait


partie, par exemple le Système d’Information de gestion, par quelqu’un qui

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Maryse SEGOND
Modélisation d’un système d’information

interprète cette réalité, cela peut-être l’équipe de re-engineering, avec un


objectif qui est très souvent l’implémentation d’un ERP.

L’analyse du processus permet de recenser : les acteurs (c’est-à-dire qui), les


flux pour le quoi, tout en sachant que les flux peuvent être internes ou
externes à l’organisation, et enfin les activités qui répondent au comment.
Ensuite il y a l’étape de la modélisation avec une représentation schématique
qui servira à améliorer et souvent à automatiser tout ou partie de ce processus.

Abordons maintenant quelques notions de modélisation. Rappelons que


modéliser consiste à décrire par représentation graphique une réalité donnée
avec un objectif précis. Ce que l’architecte fait lors de la conception d’une
maison. Et dans ce cas vous comprenez fort bien la nécessité de respecter
certaines normes de représentation. Ce qui est aussi le cas pour l’analyse des
processus qui nécessitera le choix d’un formalisme pour faciliter la
compréhension de tous. Nous vous présenterons plus tard certains outils
informatiques fréquemment utilisés.

Le choix du formalisme dépendra de ce qui est à représenter et de l’objectif.

Une organisation qui souhaite simplement mieux connaître ses processus pour
les améliorer, utilisera le principe du diagramme des flux de données qui a trois
niveaux de représentation.

Observons dans un premier temps le vocabulaire et la norme de représentation


associée. Il y a le rectangle qui représente le domaine étudié, on parle aussi du
domaine de contexte et on utilise le même symbole pour un domaine connexe
(exemple un entrepôt). Chaque activité du processus regroupera les différentes
tâches dans un sous-rectangle à l’intérieur du domaine d’étude. Dans ce mode
de représentation on ne visualise que les acteurs
externes avec un ovale. La circulation des
informations est matérialisée par une flèche
portant le nom de l’information qui circule, que
l’on qualifie en général de flux d’information. Les flux
d’information circulent aussi bien à l’extérieur qu’à
l’intérieur du domaine d’étude. Pour une meilleure
lecture du schéma on veillera à ce que les flux ne se
1. 2 : Les différents modèles 2
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croisent pas et on évitera les flèches obliques.

Voici un exemple de représentation en commençant par un diagramme de


données de niveau zéro qui comprend uniquement les flux de données entre le
domaine d’étude et son environnement. Il s’agit ici du processus de gestion des
locations de véhicules qui fait intervenir un acteur externe, le client et deux
domaines connexes au domaine d’étude qui sont le parc de stationnement et le
service comptable.

Au niveau 1, cette représentation évolue par l’ajout des principales activités du


domaine d’étude à savoir la gestion des demandes et la gestion des
règlements. Observez qu’ici il n’y a pas de flux entre ces deux activités mais que
cela pourrait être le cas dans une autre analyse.

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Passons au niveau 2 du diagramme pour préciser les différentes tâches de


chaque activité. La modélisation est maintenant terminée. Elle servira de
support de discussion pour envisager des améliorations ou une automatisation.

Ce que vous retiendrez de cette séquence : le vocabulaire spécifique à l’analyse


des processus (Re-engineering, Business Process Re-engineering, workflow),
ainsi que la notion de diagramme des flux qui représente les acteurs externes,
les flux d’information et les activités d’un domaine d’étude avec le détail des
tâches.

Je vous remercie pour votre attention et je vous souhaite bon courage pour la
modélisation des processus que nous vous proposons de représenter dans un
diagramme des flux de niveau 2.

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Maryse SEGOND

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