PGF01-F10

ACTA DE ENTREGA CAJA MENOR Versión 2

2016/08/30

Mediante autorización de él (la) Señor(a) DIANA KATHERINE ARIAS

MONROY, Representante Legal del CONDOMINIO LA MOLINA hago
entrega del fondo establecido de la caja menor para GASTOS DE
ADMINISTRACIÓN por valor de SEISCIENTOS MIL PESOS ($600.000)
quedando así un fondo fijo total de SEISCIENTOS MIL PESOS
($600.000), el cual estará a cargo de él (la) Señor(a) NEIRA LIZETTE
GAVILAN CORTES, identificado con CC. 1.071.163.991, quien se
desempeña en el Condominio como Director de proyecto.

Se debe tener en cuenta el siguiente procedimiento:

 El dinero se debe mantener bajo llave en una pequeña caja

metálica, la cual estará bajo la responsabilidad del custodio arriba
mencionado.
 A medida que se vayan efectuando los pagos por caja menor, se
deben llenar los recibos de caja menor, los cuales estarán
previamente numerados, para cada uno de los desembolsos.
 El recibo de caja menor que es elaborado debe mostrar el número
consecutivo, la fecha, el valor pagado, el concepto del gasto, el
departamento relacionado y la firma de la persona que recibe el
dinero.
 La caja menor debe contener siempre dinero, recibos y vales
provisionales, los cuales una vez sumados, deben dar un total igual
al valor asignado al fondo.
 Periódicamente se harán conteos sorpresivos.
 Para efectuar el reembolso de caja menor, la persona encargada
debe diligenciar el Formato de Reembolso de Caja Menor, en el que
se relacionan los gastos en los que se ha incurrido al utilizar el
efectivo.
 Los gastos de caja menor por concepto de transporte de
mensajería deben ser legalizados a más tardar en las primeras
horas del día siguiente del desembolso y deben especificar cada
uno de los transportes incurridos con su correspondiente
justificación.
 Se debe hacer reembolso de caja menor cuando el efectivo se haya
agotado en un 70%.
 Los recibos de caja menor o comprobantes que correspondieron al
total de los valores a rembolsar se deben anular, colocando el sello
de pagado en la totalidad de los soportes.
 El custodio se compromete a dar utilización de estos dineros
exclusivamente en los gastos inherentes a su departamento.
 Se autoriza a ADMINISTRACION Y CONSULTORIAS A&C, para
descontar del salario y/o prestaciones sociales del responsable de
la caja menor el valor de los faltantes de dinero presentados por
descuido.
 En caso de encontrar diferencias en el proceso de arqueo de la caja
menor, se iniciará un proceso disciplinario de descargos.

En constancia de aceptación de las condiciones anteriores, se firma en

Sopó, a los 10 días del mes de Octubre de 2016

Entrega Recibe
: :

Nombr Nombr NEIRA GAVILAN C

e: DIANA K. ARIAS e:
Cargo: Representante Legal Cargo: Director de Proyecto

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