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FRIGOFLUIDES Documentation

Table des matières


1 Notions de bases ....................................................................................................................................................... 3
1.1 Identification ..................................................................................................................................................... 3
1.2 Base de données ............................................................................................................................................... 4
1.2.1 Généralités ................................................................................................................................................ 4
1.2.2 Déplacer/Copier la base de données ........................................................................................................ 4
1.2.3 Sélectionner la base de données pour initialiser vos données. ................................................................ 4
1.2.4 Sauvegarde de la base de données ........................................................................................................... 4
1.3 Principaux boutons / icônes .............................................................................................................................. 5
1.4 Principales fonctionnalités sur les listes ........................................................................................................... 6
2 Obtenir votre licence ................................................................................................................................................ 7
3 Premières étapes ...................................................................................................................................................... 8
3.1 Initialisation de vos données ............................................................................................................................ 8
3.2 Initialisation du stock de bouteilles .................................................................................................................. 8
3.2.1 Généralités ................................................................................................................................................ 8
3.2.2 Vous ne désirez pas saisir des interventions antérieures à aujourd’hui................................................... 8
3.2.3 Vous désirez saisir des interventions à partir de la date D ....................................................................... 9
4 Gestion du stock...................................................................................................................................................... 10
4.1 Principales fonctionnalités : ............................................................................................................................ 10
4.2 Remarques et astuces ..................................................................................................................................... 11
5 Interventions ........................................................................................................................................................... 12
5.1 Principales fonctionnalités : ............................................................................................................................ 12
5.2 La saisie d’une intervention ............................................................................................................................ 13
5.2.1 Remarques et Astuces............................................................................................................................. 13
6 BSDD : Bordereau de suivi des déchets dangereux ................................................................................................ 15
6.1 Principales fonctionnalités : ............................................................................................................................ 15
6.2 Remarques ...................................................................................................................................................... 15
7 Déclaration annuelle ............................................................................................................................................... 16
7.1 Remarques ...................................................................................................................................................... 16
8 Clients...................................................................................................................................................................... 17
8.1 Principales fonctionnalités : ............................................................................................................................ 17
8.2 Remarques et astuces ..................................................................................................................................... 18
9 Fournisseurs ............................................................................................................................................................ 19
9.1 Principales fonctionnalités : ............................................................................................................................ 19
9.2 Remarques ...................................................................................................................................................... 19
10 Certificateurs ....................................................................................................................................................... 20
10.1 Principales fonctionnalités : ............................................................................................................................ 20

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11 Alertes contrôles ................................................................................................................................................. 21


11.1 Principales fonctionnalités : ............................................................................................................................ 21
12 Analyse des interventions ................................................................................................................................... 22
13 Type des matériels .............................................................................................................................................. 23
14 Matériels ............................................................................................................................................................. 24
14.1 Principales fonctionnalités : ............................................................................................................................ 24
14.2 Remarque ........................................................................................................................................................ 24
15 Types de fluides .................................................................................................................................................. 25
15.1 Principales fonctionnalités : ............................................................................................................................ 25
15.2 Remarques ...................................................................................................................................................... 25
16 Exporter les données .......................................................................................................................................... 26
17 Développement................................................................................................................................................... 26

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1 Notions de bases
1.1 Identification
Au lancement de FrigoFluides une fenêtre d’identification s’ouvre.

Par défaut, l’utilisateur est Admin et le mot de passe Admin


Vous pourrez changer ces informations via [Ruban : Mon entreprise/Utilisateurs]

Après validation, l’écran principal apparait.

Les fonctionnalités sont accessibles à partir du Ruban de gauche et du menu du haut.

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1.2 Base de données

1.2.1 Généralités
FrigoFluides stocke les informations dans une base de données.

Au premier lancement, FrigoFluides ouvre une base de données d’exemples (FrigoFluidesExemple.mdb).


Vous pouvez utiliser cette base de données pour effectuer vos tests.
Par la suite, nous préconisons d’utiliser une base de données vide pour initialiser vos propres données
(FrigoFluides.mdb).

Vous devez sauvegarder fréquemment cette base de données.

Pour savoir où se trouve la base de données en utilisant le menu, cliquer sur ?/A propos, la fenêtre ci-dessous
apparait, la base de données est notée en bas.

1.2.2 Déplacer/Copier la base de données


La base de données se trouve par défaut dans un dossier géré par FrigoFluides : [CommonAppData]\M13
informatique\FrigoFluides\[Version de FrigoFluides]\.(Par exemple : C:\Users\Eric\AppData\Local\M13
Informatique\FrigoFluides\3.0.0.3)
Si vous le souhaitez, vous pouvez copier la base de données dans le dossier de votre choix (sur un serveur, un nas,
…).

Pour cela, ouvrez l’emplacement de la base de données [Menu : Outils/Ouvrir l’emplacement de la base de données]
Sélectionner la base de données FrigoFluides.mdb et copier la dans le dossier souhaité.

1.2.3 Sélectionner la base de données pour initialiser vos données.


Nous préconisons d’utiliser une base de données vide pour initialiser vos propres données (FrigoFluides.mdb).
N’hésitez pas à la copier dans le dossier de votre choix (voir chapitre précédent).

Pour sélectionner la base de données :


• [Menu : Outils/Sélectionner une autre base de données]
• Sélectionner la base de données que vous souhaitez (FrigoFluides.mdb).

1.2.4 Sauvegarde de la base de données


Pensez à sauvegarder votre base de données fréquemment sur un autre disque, une clé USB, … Vous pouvez le faire
manuellement ou utiliser le menu [Outils/Sauvegarder la base de données], il suffit de sélectionner l’emplacement
ou la sauvegarde doit être effectuée.

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1.3 Principaux boutons / icônes

Le fait de laisser la souris sans la bouger sur un bouton ou une icône fait apparaitre un message d’aide indiquant la
fonctionnalité du bouton.

Ci-dessous la liste des boutons standards.

Editer : Permet à l'utilisateur de modifier ou créer des enregistrements.

Ajouter : Ajouter de nouveaux enregistrements.

Supprimer : Supprime l'enregistrement sélectionné.

Valider : Valide toutes les opérations effectuées (ajout, modification, suppression) et retourne en mode
consultation.

Abandonner : Annule toutes les opérations effectuées en mode édition et retourne en mode consultation.

Valider la ligne : Valide les informations de la ligne courante et reste en mode édition.

Abandonner la ligne : Annule la saisie en cours tout en restant en mode édition.

Rafraichir : Actualise la liste des données.

Imprimer : Donne accès aux impressions.

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1.4 Principales fonctionnalités sur les listes


Sur l’ensemble des listes, il est possible, entre autres, de :

• Trier la liste en cliquant sur l’entête de la colonne, un petit triangle apparait indiquant que la liste est classée
par cette colonne. En recliquant dessus on inverse l’ordre du tri. Pour trier sur plusieurs colonnes, maintenez
la touche Maj en même temps que vous cliquez.
• Filtrer la liste : En passant la souris sur l’entête de la colonne sur la droite apparait un petit entonnoir,
cliquez dessus. Le filtre actif est affiché en bas de la liste
• Déplacer des colonnes : en saisissant l’entête de la colonne et en faisant un drag & drop.
• Et de nombreuses autres fonctionnalités en cliquant sur le bouton droit de la souris sur l’entête d’une
colonne. Un menu contextuel de ce type apparait.

Si vous avez effectué des manipulations sur les listes et n’arrivez plus à revenir à un affichage ‘classique’, fermer
toutes les fenêtres et utiliser le menu [Fenêtre / Réinitialiser l’affichage].

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2 Obtenir votre licence


La licence est associée à votre base de données.
Nous préconisons de commencer avec une base de données vide (voir le chapitre : Base de données).

1. Saisissez votre organisme de certification via [Ruban : Certificateurs].


2. Saisissez correctement toutes les informations concernant votre entreprise via [Ruban : Mon
entreprises/Détails]
3. Ouvrir le menu [ ? / Licence]

4. Copier la clé à transmettre dans le presse-papier en cliquant sur le bouton ‘copier la clé dans le presse
papier’,
5. Ouvrez votre logiciel de messagerie et dans le message faites un ‘coller’ (Ctrl+V)).
6. Envoyez le mail à licence@frigofluides.fr dès réception, nous vous enverrons une clé à intégrer.

7. Quand vous avez reçu en retour la clé à intégrer, copier celle-ci dans la zone de validation et cliquer sur le
bouton ‘intégrer la clé’. Votre version est maintenant enregistrée.

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3 Premières étapes
3.1 Initialisation de vos données

1. Saisir votre organisme certificateur [Ruban : Contacts/Certificateurs].


2. Saisir les informations de votre entreprise : [Ruban : Mon entreprise/Détails].

Normalement les deux étapes ci-dessus ont été réalisées lors de la procédure de licence.

3. Créer vos fournisseurs / Transporteurs de fluides [Ruban : Contacts/Fournisseurs]


4. Saisir vos techniciens [Ruban : Mon entreprise/Techniciens]
5. Saisir le type de matériels que vous désirez suivre [Ruban : Mon entreprise/Types de matériels]
6. Saisir vos matériels, obligatoire pour les détecteurs de fuite [Ruban : Mon entreprise/Matériels]
7. Saisir les différents locaux où pourraient se trouver les bouteilles (optionnel) [Ruban : Mon
entreprise/Localisation des bouteilles]
8. Vérifier que les fluides que vous utilisez se trouvent bien dans la liste de fluides [Ruban : Fluides /Types]
9. Saisir le type d’emballage (Optionnel mais plus facile pour réaliser un inventaire) [Ruban :
Fluides/Emballages]
10. Vérifier les paramètres généraux.
• Il est possible de spécifier si la référence de la bouteille (dans votre stock) doit être générée
automatiquement ou non
• De paramétrer une imprimante à étiquettes
• …

3.2 Initialisation du stock de bouteilles

3.2.1 Généralités
Les données obligatoires lors de la saisie des bouteilles sont :
• La date d’entrée
• Le fournisseur
• Le type de bouteille (Vente / Récupération / Transfert)
• Le type de fluides pour les bouteilles de type ‘Vente’ : laisser ce champ libre pour les autres types de
bouteilles
• La tare
• La charge max autorisée
• La charge initiale.

Les indications ‘Charge’ (initiale, en cours …) sont exprimées en kilo et correspondent uniquement au poids du fluide.
Lors d’un contrôle de stock, la valeur qui est saisie est le poids de la bouteille (tare + charge du fluide en cours).

3.2.2 Vous ne désirez pas saisir des interventions antérieures à aujourd’hui


Il faut saisir les bouteilles en initialisant la charge initiale avec la charge contenue actuellement dans la bouteille.

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3.2.3 Vous désirez saisir des interventions à partir de la date D

1) La bouteille a été achetée après la date D

Par exemple :
Date D (initialisation du stock)
Achat de la bouteille
intervention 1 avec cette bouteille
intervention 2 avec cette bouteille
intervention 3 avec cette bouteille
aujourd'hui

1) Saisir la bouteille dans le stock en saisissant la charge initiale réelle.


2) Par la suite saisir les interventions portant sur cette bouteille.

2) La bouteille a été achetée avant la date D

Par exemple :
Achat
intervention 1 avec cette bouteille
Date D (initialisation du stock)
intervention 2 avec cette bouteille
intervention 3 avec cette bouteille
aujourd'hui

La difficulté de ce cas réside juste à connaitre la charge à la date D.

Faire un contrôle de stock par pesée ou mesure pour la bouteille.


Faire la somme des mouvements de fluides pour les interventions postérieures à la date D, ajouter ou retrancher la
valeur à celle relevée dans le contrôle (attention à la tare) pour déterminer la valeur à la date D.
Une fois la valeur déterminée, saisir la bouteille dans le stock en initialisant la charge initiale (la valeur doit
correspondre à un poids de fluide).
Saisir les interventions postérieures à la date D (dans notre exemple interventions 2 et 3).
Par la suite, saisir les interventions portant sur cette bouteille
Au final, la charge en cours doit être égale à la charge de la bouteille à aujourd’hui.

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4 Gestion du stock

C’est à partir de cette interface qu’il est possible de gérer vos stocks de bouteilles.

4.1 Principales fonctionnalités :

• Ajouter, modifier, supprimer des bouteilles et effectuer des contrôles de stocks.

• Voir les interventions qui ont utilisé la bouteille sélectionnée en cliquant sur le petit plus ‘+’ en
début de ligne.

• Retourner une bouteille avec ou sans BSDD.

• Après avoir cliqué sur ce bouton vous pouvez sélectionner plusieurs bouteilles à retourner avec ou sans
BSDD.

• Rafraichir les informations. Cela peut-être utile pour voir les nouvelles quantités après avoir saisi des
interventions.

• Recalculer les charges en cours des bouteilles affichées. Si vous pensez que la charge en cours est
erronée, il est possible de la recalculer en cliquant sur ce bouton.

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• Effectuer un contrôle de cohérence. Cette fonctionnalité est importante car elle affiche les
incohérences potentielles dans le stock suite à la saisie des interventions.

• Accéder aux différentes impressions.

4.2 Remarques et astuces


• Il est préférable de ne pas avoir de filtre avant d’ajouter de bouteilles.
• Ne saisissez pas de type de fluides pour les bouteilles de récupération et de transfert.
• L’interface du stock conserve vos filtres à chaque ouverture. Si vous ne retrouvez pas vos bouteilles regardez
en bas de l’écran si un filtre n’est pas actif.
• Pour faire revenir une bouteille dans votre stock :
a. Si la bouteille est associée à un BSDD, supprimer le BSDD
b. Sinon vous pouvez supprimer la date de retour.
• Pour garantir la cohérence des données, vous ne pouvez pas supprimer de bouteilles qui ont été utilisées
dans une intervention.
• Nous vous encourageons à effectuer des contrôles de cohérence fréquemment.

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5 Interventions

C’est à partir de cette interface que les interventions sont gérées.

5.1 Principales fonctionnalités :

• Visualiser l’intervention sélectionnée.

• Ajouter une intervention.

• Modifier l’intervention sélectionnée.

• Supprimer l’intervention sélectionnée.

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• Accéder aux impressions

• Rafraichir les informations.

5.2 La saisie d’une intervention


Ci-dessous l’interface de saisie d’une intervention.

5.2.1 Remarques et Astuces


• Il n’est pas nécessaire d’avoir créé le client et/ou l’équipement avant de saisir une intervention. Vous

pourrez les rajouter en cliquant sur le bouton .

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• A la validation, FrigoFluides détecte si un BSDD doit/peut être généré et vous pose la question.

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6 BSDD : Bordereau de suivi des déchets dangereux


Cette interface permet de gérer les BSDD.

6.1 Principales fonctionnalités :

• Modifier le BSDD. Cela est nécessaire pour saisir les informations lors du retour du BSDD.

• Supprimer le BSDD sélectionné. Les bouteilles associées au BSDD retournent dans le stock.

• Imprimer le BSDD sélectionné.

• Rafraichir les informations.

6.2 Remarques
• Les BSDD peuvent être créés :
o Lors de la création d’une intervention.
o Dans le stock en sortant une ou des bouteilles via les boutons

• Lors de la création des BSDD via le bouton il est possible de sélectionner plusieurs bouteilles.
• Le bouton devant les enregistrements dans la liste permet de visualiser les bouteilles associées au
BSDD sélectionné.

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7 Déclaration annuelle

Cette interface permet de visualiser puis d’imprimer la déclaration annuelle.

Pour obtenir la déclaration sélectionnez l’année désirée et cliquer sur le bouton . La déclaration apparait.

7.1 Remarques
• Vous pouvez visualiser à tout moment la déclaration annuelle sélectionnée.

• Verrouiller une année avec le bouton vous assure de ne plus pouvoir modifier les informations sur
l’année verrouillée.

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8 Clients

Cette interface permet de gérer les clients.

8.1 Principales fonctionnalités :

• Ajouter, modifier, supprimer les clients et les équipements de ceux-ci.

• Imprimer les informations.

• Rafraichir les informations.

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8.2 Remarques et astuces


• Il est possible de créer les clients directement à la création d’une intervention.
• En changeant les onglets, vous pouvez voir et intervenir sur les équipements et voir les interventions de ce
client.

• Si vous devez intervenir chez un client ‘connu’ n’hésitez pas à imprimer la fiche d’intervention portant sur
l’équipement. Pour cela sélectionner l’équipement concerné.
• Pour garantir la cohérence des données, vous ne pouvez pas supprimer un client qui apparait dans une
intervention.

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9 Fournisseurs

Cette interface permet de gérer les fournisseurs (fluides et transport).

9.1 Principales fonctionnalités :

• Ajouter, modifier, supprimer les fournisseurs.

• Imprimer les fournisseurs.

• Rafraichir les informations.

9.2 Remarques
• Pour garantir la cohérence des données, vous ne pouvez pas supprimer un fournisseur qui a été utilisé.

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10 Certificateurs

Cette interface permet de gérer les organismes certificateurs.

10.1 Principales fonctionnalités :

• Ajouter, modifier, supprimer les organismes certificateurs.

• Imprimer les organismes certificateurs.

• Rafraichir les informations.

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11 Alertes contrôles

En fonction des informations saisies, FrigoFluides vous informe des dates des prochains contrôles d’étanchéité à
effectuer. Les pastilles de couleurs vous indiquent si une date de contrôle est planifiée, proche ou dépassée.

11.1 Principales fonctionnalités :

• Modifier des informations concernant les contrôles

• Afficher la date du prochain contrôle calculé par FrigoFluides.

• Placer des rendez-vous.

• Imprimer la liste.

• Rafraichir les informations.

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12 Analyse des interventions

Cette interface permet d’analyser les interventions.

Sur cette interface, vous pouvez filtrer les données et les trier comme sur les listes.
En faisant des glisser déplacer (drag & drop) sur les intitulés de colonnes vous pouvez ajouter ou retirer des
informations.
Les zones ou vous pouvez déplacer les colonnes sont les suivantes :
1. Données disponibles non affichées.
2. Données qui seront calculées dans le tableau (ici le nombre d’interventions).
3. Le regroupement en colonne (ici l’année d’interventions).
4. Le regroupement en ligne (ici le type de manipulation et le type de fluides).

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13 Type des matériels

Cette interface permet de gérer les types de matériels

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14 Matériels

Cette interface permet de gérer votre matériel.

14.1 Principales fonctionnalités :

• Ajouter, Modifier, Supprimer vos matériels. Vous avez la possibilité de noter les différents contrôles
effectués sur ceux-ci et indiquer la date du prochain contrôle.

• Ce bouton permet de mettre à jour la date de contrôle du détecteur dans les interventions. Cette
fonctionnalité est utile si vous avez oublié de saisir la date de contrôle dans cette interface et que vous avez
utilisé ce détecteur dans les interventions. Si tel est le cas, la date de dernier contrôle du détecteur dans
l’intervention est erronée. Le fait de saisir l’information dans cette interface et d’utiliser ce bouton remet à
jours les informations dans les fiches d’interventions.

• Rafraichir les informations.

14.2 Remarque
• Le système de couleur attirera votre attention pour vous indiquer les tâches à faire :
o Vert : tout est ok
o Orange : la date est proche
o Magenta : la date est dépassée
o Saumon : la date n’est pas connue

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15 Types de fluides

Cette interface permet de gérer les types de fluides.

15.1 Principales fonctionnalités :

• Ajouter, Modifier, Supprimer les types de fluides. Vous avez la possibilité de noter les différents
contrôles effectués sur ceux-ci et indiquer la date du prochain contrôle.

• Rafraichir les informations.

15.2 Remarques
• Nous préconisons de supprimer les fluides que vous n’utilisez pas.
• Pour garantir la cohérence des données, vous ne pouvez pas supprimer un type de fluide qui a été utilisé.
• Il faut saisir les équivalents tonnes CO2 pour 5 tonnes, 50 T et 500T il est facile de le trouver sur internet
mais le calcul peut également être celui-ci. Par exemple si GWP du fluide est 2100 pour 5 tonnes le calcul est
5000/2100 = 2.38

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16 Exporter les données

FrigoFluides permet d’exporter toutes les données vers des fichiers de type Excel [Menu : Outils/Exporter des
données.

Sélectionnez les données à exporter, l’emplacement et cliquer sur le bouton en bas de la fenêtre.

17 Développement

Vous désirez une nouvelle fonctionnalité, n’hésitez pas à nous en faire part par email à l’adresse suivante :
contact@m13informatique.fr

FrigoFluides est développé par la société M13 Informatique.

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