Guia de usuario para el sistema de No Conformidades

Para cumplir con un requisito muy importante dentro del Sistema de Administración de
Calidad (SAC) dentro del Despacho, se ha creado un sistema central que es accesado a
través de Tarantella.

Este sistema llamado Optimine tendrá entre otros sistemas los formatos correspondientes
al SAC de una manera automatizada. Esto permitirá un mayor control y una mayor
rapidez en el llenado de los mismos.

El formato que describiremos a continuación es el FO-RD-03 Acción Correctiva o

Preventiva. Este formato tiene como finalidad el que cualquier persona del Despacho
puede generar una inconformidad hacia las diferentes Gerencias en la Organización.

¿Quiénes están involucrados dentro del proceso de la No Conformidad?

Dentro del proceso de No Conformidad se identifican cuatro elementos básicos que

siempre estarán presentes dentro del mismo:

1. Personal del Despacho: denominado “Usuario” será quien active y finalice el ciclo de
la No Conformidad.
2. Representante de la Dirección: denominado R.D. será constante a menos de que
sufra alguna actualización. El representante de la dirección es Jesús Blanco de la
Gerencia de Auditoría.
3. Responsable de Area: denominado R.A., podrá variar según sea el caso y son los
Supervisores o Gerentes del área donde se generó la No Conformidad.
4. Verificador: el verificador tendrá como principal tarea validar la causa o acciones
correctivas y tareas asignadas para dar solución a la No Conformidad. Dentro de los
verificadores están:
Socio Director: CP. Rafael Lores Espinos y Rafael Lores Rodríguez.
Comité de calidad.
Representante de la dirección.

Cabe hacer mención que el sistema conoce el perfil de cada usuario y como es que
funcionara dentro del ciclo.

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¿Cuál es el ciclo del proceso de la No Conformidad?

Como lo muestra la figura, una No Conformidad consta de diez proceso o pasos a seguir.
A continuación se describen cada uno de ellos:

Proceso No. 1 Activación de la No Conformidad: cualquier persona del Despacho

puede activar el proceso de No Conformidad. El usuario debe introducir la descripción de
la No Conformidad para después dar clic en el botón de “guardar y salir” y con esto
finalizar el proceso No. 1 del cual es responsable y enviarlo al buzón del responsable del
proceso No. 2.
Proceso No. 2 R.D. analiza la causa: en el proceso número 2 el Representante de la
Dirección tiene que evaluar si la No Conformidad procede o no. En el caso de que la no
conformidad sea procedente, entonces escoge un verificador que valide la causa de la No
Conformidad para después dar clic en el botón de “guardar y salir” para finalizar el
proceso No. 2 del cual es responsable y enviarlo al buzón del responsable del proceso
No. 3. En el caso de que la No Conformidad no proceda, entonces tiene que describir a
detalle el motivo de la Improcedencia y dar clic en el botón de “guardar y salir” para
finalizar el proceso No. 2 del cual es responsable y enviarlo al buzón del responsable del
proceso No. 10.
Proceso No. 3 R.A. investiga la causa: en el proceso No. 3 el Responsable del Area
donde se presento la No Conformidad investiga y describe a detalle el por que de la No
Conformidad, es decir, cual fue la causa por la que se genero dicha No Conformidad en

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su Area. Una vez hecho lo anterior, da clic en el botón de “guardar y salir” para finalizar el
proceso No. 3 del cual es responsable y lo envía al buzón del responsable del proceso
No. 4.
Proceso No. 4 R.D. Socio, Comité o R.D. valida la causa: el verificador elegido
previamente por el R.D., después de haber investigado y analizado la causa de la No
Conformidad, decide si dicha causa es valida o no. En caso de que si sea válida,
entonces da clic en el botón de “guardar y salir” para finalizar el proceso No. 4 del cual es
responsable y lo envía al buzón del responsable del proceso No. 5. En caso de no sea
válida, entonces dará clic en el botón de “guardar y salir” para finalizar el proceso No. 4
del cual es responsable y lo regresara al buzón del responsable del proceso No. 3.
Proceso No. 5 R.A. determina acciones correctivas o preventivas y asigna tareas: en
este proceso el Responsable del Area donde se genero la No Conformidad después de
realizar una análisis con su equipo de trabajo tiene que describir a detalle las acciones
correctivas a implementar así como la asignación de tareas y sus responsables derivadas
de dichas acciones. Tiene que emitir una fecha para la solución para después dar clic en
el botón de “guardar y salir” para finalizar el proceso No. 5 del cual es responsable y
enviarlo al buzón del responsable del proceso No. 6.
Proceso No. 6 R.D. asigna verificador para la implementación de las acciones: en
este proceso el R.D. una vez que haya analizado los pasos anteriores, escogerá dentro
de los 3 posibles verificadores, al más adecuado de acuerdo al origen y la magnitud de la
No Conformidad. Como regla general si la No Conformidad viene de parte de algún
cliente, el verificador tendrá que ser el Socio Director. Después de esto, dará clic en el
botón de “guardar y salir” para finalizar el proceso No. 6 del cual es responsable y enviarlo
al buzón del responsable del proceso No. 7.
Proceso No. 7 R.A. supervisa ejecución de tareas: en este proceso el Responsable de
Area tiene la tarea de supervisar y verificar que las acciones propuestas y las tareas
asignadas se ejecuten adecuadamente y en el tiempo establecido para darle solución a la
No Conformidad generada. Una vez hecho esto, tiene que dar clic en el botón de “guardar
y salir” para finalizar el proceso No. 7 del cual es responsable y enviarlo al buzón del
responsable del proceso No. 8.
Proceso No. 8 Socio, Comité o R.D verifica la implementación de las acciones: el
verificador designado en el proceso No. 6 tiene la responsabilidad de validar que las
acciones propuestas así como las tareas ejecutadas hayan sido implementadas
correctamente y en el tiempo señalado, solucionado eficientemente la No Conformidad
registrada. En el caso de que dichas acciones hayan solucionado la No Conformidad
entonces el verificador selecciona el estatus de Completada para dar clic en el botón de
“guardar y salir” para finalizar el proceso No. 8 del cual es responsable y enviarlo al buzón
del responsable del proceso No. 9. Si no se obtuvo una solución de la No Conformidad
entonces existen 2 posibilidades:
1. Elegir el estatus de No Completada por causa errónea.- esto indica que el
motivo por el que no se obtuvo una solución satisfactoria pudo deberse a que
la causa de la No Conformidad fue mal analizada o registrada. El verificador
después de seleccionar este status, da clic en el botón de “guardar y salir” para
finalizar el proceso No. 8 del cual es responsable y lo envía al buzón del
responsable del proceso No. 3.
2. Elegir el estatus de No Completada por negligencia en las tareas ejecutadas.-
esto indica que no se obtuvo una solución satisfactoria debido a que el R.A. o
los ejecutantes de las tareas no realizaron adecuadamente su trabajo. El
verificador después de seleccionar este status, da clic en el botón de “guardar
y salir” para finalizar el proceso No. 8 del cual es responsable y lo envía al
buzón del responsable del proceso No. 5.

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Cabe mencionar que en cualquiera de los 2 puntos, el resto de la forma se queda intacto,
solo se tiene que actualizar la información indicada.
Proceso No. 9 usuario firma para finalizar la No Conformidad: una vez que la No
Conformidad ha sido solucionada previa validación del verificador, el usuario tiene que dar
su visto bueno para cerrar el ciclo de la No Conformidad. Esto lo realiza dando clic en el
botón de “guardar y salir” para finalizar el proceso.
Proceso No. 10 usuario firma para finalizar la No Conformidad Improcedente: si en el
proceso No. 2 el R.D. indica que la No Conformidad registrada es improcedente, entonces
en este proceso se pone a disposición del usuario la descripción generada por el R.D. de
la Improcedencia de la No Conformidad. En este proceso, el usuario también da su visto
bueno para cerrar el ciclo de la No Conformidad Improcedente. Esto lo realiza dando clic
en el botón de “guardar y salir”.

¿Qué es el panel de control?

Para darle seguimiento a cualquiera de los procesos dependiendo del rol de cada uno de
los usuarios, el sistema cuenta con un panel de control, el cual nos indica lo siguiente:
1. El No. de folio de la No Conformidad.
2. La descripción de la No Conformidad.
3. El No. de proceso activo y su responsable.
4. La descripción del proceso actual.
5. El estatus del buzón del usuario.
6. La fecha programada de entrega.
7. En su caso, las tareas asignadas y sus responsables.

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 En la parte inferior del panel de control se encuentran 4 botones, que realizan las
siguientes acciones:

Botón “Ver Proceso”.- este botón permite la visualización completa de los 10 procesos,
con la descripción y responsables en el momento de su ejecución.
Botón “Cancelar”.- este botón permite la cancelación de una No Conformidad antes de
ser registrada en el sistema. Cabe mencionar que una vez registrada la No
Conformidad no puede ser eliminada solo mantenerse en el estatus de “ No
Comenzada”.
Botón “Alta”.- a través de este botón de da de alta una No Conformidad.
Botón “Guardar y Salir”.- con este botón puede se finaliza el proceso actual y se envía
al buzón del responsable del siguiente proceso o puede mantener la No Conformidad
en el proceso actual con el estatus de “No Comenzada” . En algunos casos, de
acuerdo al perfil del usuario, funciona únicamente para salir de la ventana activa.

¿Cómo entro sistema Optimine?

Para ejecutar el sistema Optimine es necesario entrar a Tarantella con la clave y

contraseñas asignadas y dar clic en el icono Optimine.

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Para entrar al sistema Optimine, es necesario teclear el usuario correspondiente a la
clave de tiempos y la contraseña utilizada en el acceso a Windows. Cabe señalar que es
de suma importancia mantener estas claves en secreto debido a que el sistema contiene
una estructura de firmas digitales para validación de los documentos.

¿Como entro al formato de Acción Correctiva o Preventiva?

Una vez que se accede al sistema Optimine, observamos dentro del árbol de la
organización la sección del SAC, dentro de la cual se encuentra el nombre del formato
“Acción correctiva o Preventiva”, donde se tiene que dar un doble clic para activar el panel
de control.