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Les besoins des utilisateurs déterminent le choix de la

solution technique.

En effet, le choix technique (éditeur, progiciel….) n’est qu’une résultante des besoins des
utilisateurs, combiné à la stratégie informatique. Ainsi, comme dans le cadre d’un recrutement, on
peut choisir le meilleur du marché, s’il n’est pas adapté aux besoins, organisation, etc., les
synergies ne se créeront pas.

L’utilisateur étant au centre du projet, et l’organisation déterminante, il ne peut s’agir de réaliser


une analyse comparée des progiciels sans avoir préalablement analysé :

 les besoins utilisateurs


 le fonctionnement de l’organisation (actuel et cible)
 les perspectives d’évolution (croissance, acquisition, diversifications) qui pourraient influencer
à court ou moyen termes les processus de la société, ou des départements concernés.

La gestion de projet doit donc intégrer l’ensemble des utilisateurs dès l’origine, en amont du choix
de l’outil. Celui-ci est pertinent au regard des besoins exprimés par les utilisateurs. Le projet doit
en effet être tourné vers les objectifs exprimés par la Direction générale ou le responsable du ou
des services concernés.

Le cahier des charges fonctionnel devra être à la base du


choix du progiciel.

La matrice de comparaison des progiciels devra prendre en compte la réponse aux besoins
fonctionnels des utilisateurs. C’est à dire l’analyse de l’existant et les besoins métiers.

Les utilisateurs, à différents niveaux dans l’organisation (comptables, opérationnels, …), peuvent
être impliqués dès l’origine du processus. Il est alors préférable d’utiliser la méthode « Agile ». En
effet, bénéficier de leur expertise, être au plus proche de leurs besoins, c’est s’assurer de la
réussite du projet. Il est clair, dans cette optique, qu’un cahier des charges fonctionnel ne peut
être figé dès l’origine du projet.

Les besoins des différents utilisateurs vont s’exprimer, être approfondis et répétés. Le choix
de l’éditeur sera donc également fondé sur sa capacité à s’adapter à ce cahier des charges
fonctionnels. L’implication dans l’équipe projet des différentes catégories d’utilisateurs finaux va
permettre d’affiner leurs besoins et de se détacher de leur organisation actuelle. Nous pourrons
donc d’imaginer, grâce au nouvel outil, des modes opératoires différents, plus efficients.

Pour rentrer dans ce processus de changement, les équipes techniques et notamment l’éditeur et
l’infrastructure interne de l’entreprise, doivent donc être suffisamment souples pour permettre
cette évolution. Cela peut aussi être l’occasion de réorganiser les process.

Le changement de SI impacte votre entreprise

Les projets de mise en place d’un système d’information ont pour point commun d’impacter
le mode de fonctionnement et l’organisation de tout un service, département, voire de
l’entreprise dans son ensemble. On limite cependant leurs effets qui pourtant peuvent cacher une
réelle opportunité.
Les objectifs communs sont de gagner en productivité, de pouvoir décharger les
collaborateurs de leurs tâches à moindre valeur ajoutée et de recentrer leurs missions. Il ne
s’agit pas nécessairement de réaliser des économies sur la masse salariale. Mais plutôt de
bénéficier d’un gain de temps de ces collaborateurs pour les positionner sur des missions non
réalisées jusqu’à présent. Cela peut également accroître leur périmètre d’action.

Profitez de cette opportunité pour repenser votre organisation

Dans ce contexte, et pour que les bénéfices de la mise en place du SI soient réels, la refonte
des procédures et de l’organisation sont des étapes fondamentales.

Dans de nombreuses situations, ces étapes sont les conséquences (une opportunité saisie) de la
réorganisation de l’entreprise. Pourtant, elle doit être intégrée dans la gestion de projet. Celle-
ci, structurante, va favoriser une équipe projet tournée vers l’opérationnel. Le sponsor va alors
avoir une vision stratégique, et plus seulement technique ou technologique.

Dans le cadre de la gestion de projet, la cartographie des processus (actuelle et cible),


une description détaillée des tâches, de l’organisation, des risques et des objectifs
poursuivis permet de s’assurer qu’à chaque étape les meilleures procédures seront mises en
place.

Cela permettra :

 De réduire l’improductivité. Elle est importante lorsque des couches successives de procédures
se superposent, ou que des doublons sont réalisés à différents niveaux.
 D’optimiser le fonctionnement des départements, services. Et transversalement d’améliorer les
interactions entre différentes parties de l’organisation, notamment entre les fonctions support et
les fonctions opérationnelles.

Il faut désormais passer à la mise en place !