ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

PRESENTADO

ANA MERCEDES MIRANDA SANDOVAL

CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL

ENTORNO LABORAL

AÑO
2020
 INTRODUCCION

Este ensayo tiene como objetivo principal realizar un enfoque claro de la importancia de
los archivos los cuales son documentos como punto de referencia su origen histórico, su
variedad de documentos, elementos y a su vez características que debe tener todo
profesional responsable de la información contenida en dichos archivos por el cual debe
velar por su cuidado y conservación.
Así mismo es importante puntualizar que toda empresa o entidad ya sea pública o privada
maneja un sistema de archivo, el cual le permite organizar los documentos que esta
genere y aunque muchos no lo crean es de mayor importancia que este sistema sea eficaz.

DESARROLLO

Iniciemos dando un concepto de que es archivo y se entiende que es todo aquel

documento que contenga información sin importar cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural producidos por personas físicas o jurídicas,
públicas o privadas, en ejercicio de su actividad.
Se tiene que la historia de los archivos se remonta al origen de la escritura, los primeros
archivos aparecen con la institución de los primeros imperios, estos son en el Asia anterior
hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por la civilización egipcia y griega, la cual se
utilizaba como herramienta para el control de la población y la económica. Teniendo
como los primeros documentos en la historia de la humanidad: documentación legal
(leyes), documentación de control de las personas (padrones), documentación de
hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad). También hay mucha documentación
militar (registros de soldados, quintas) y mucha documentación privada. Así mismo se
crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una climatización
adecuada. Las tablillas de arcilla se colocaban en las paredes sobre estanterías de obra
recubiertas de asfalto estos documentos estaban a cargo de los escribas y su acceso era
restringido solo podían utilizarla, las personas con autorización previa y su creador.
Al pasar de los tiempos surgió el concepto de archivos públicos en donde se contempla el
principio de autenticidad documental y su vigor legal. En razón a esto en roma los
primeros archivos eran públicos, el primero es el archivo del tesoro (Aerarium). Estaba
situado en el templo de Saturno. Recogía toda la documentación económica de la
República y los comentarios de los cuestores, además de las sentencias del Senado, se
encontraban documentos en diferentes templos pues se consideraba que los archivos
podían ser independientes sin importar así se encontrarían registros que favorecían a la
plebe en diferentes lugares y los archivistas encargados de proteger estos archivos eran
los librarios o los secretarios.
A partir del justiniano aparece la figura del notario quien daba fe de los documentos
privados y aparecen los archivos de protocolos. Con la llegada de los barbaros se entra en
una época oscura para la escritura y por lo tanto a los archivos pues el material que tenían
que utilizar era el pergamino el cual era muy costoso comparado con el papiro a lo que el
documentó se convierte en un objeto sagrado, en los cuales eran conservados los archivos
de los monasterios. Con el pasar de los siglos y las diversas implementaciones de archivos
al pasar de la historia en el siglo XV, se empiezan a montar archivos reales con una sede
fija. Recuperan documentos de monos privadas y buscan lugares seguros para depositar el
archivo. Nombran archiveros casi profesionales. El primer archivo serio, se lo debemos a
Maximiliano I de Habsburgo, por lo que se empezó hablar del concepto de archivo de
estado recopilando toda la documentación que se encontraba dispersa. En 1543, Carlos I
de España funda el Archivo General de Simancas, a los que muchos países también
iniciaron la construcción de sus propios archivos de estado, con la revolución francesa se
reconoce el derecho a la consulta de los documentos públicos a su vez se crean las
Escuelas de Archivística y se inicia la publicación periódica de los documentos más
importantes de los archivos.
Con la aparición de la tecnología se empezó una afectación de los archivos por lo que se
empezó a utilizar la informática, para gestionar los grandes volúmenes de información que
se generaban, a lo que los archivos han tenido que modificarse para adaptarse a los
nuevos documentos electrónicos.
Los archivos tienen cualidades que permiten crear un sistema que facilite la organización
de entidades tanto públicas como privadas, dicho contenido en los documentos que
pertenecen al archivo tiene características económicas, simples, funcionales, técnicos y
exactos, las cuales ayudan para que el sistema de organización sea efectivo, dicho sistema
debe ser eficaz para su rápida localización en caso de que sea necesaria. Para la
organización es necesario clasificar cada archivo según el tiempo, es decir; archivo
centralizado en donde una sola dependencia es la encargada de manejar todo el sistema
de archivo, por otra parte, tenemos el archivo descentralizado es aquella en donde su
organización es independiente de otras, el archivo descentralizado con control
descentralizado esta es la que corresponde a cada entidad y es el jefe de cada oficina la
encargada de la organización de los documentos de archivo y por ultimo el archivo
descentralizado con control centralizado, este archivo se maneja de acuerdo con las
necesidades de cada dependencia con un archivo descentralizado pero controlando
desde el archivo central.
De acuerdo a lo anterior cada documento se clasifica de acuerdo a su tiempo o ciclo vital
los cuales a su vez también se clasifican según su uso, los cuales están sujetos a los
requerimientos de organización correspondientes a un archivo activo, en donde el cual
resposan aquellos documentos que normalmente son frecuentes por el publico como lo
son los de años actuales o años anteriores que se encuentren en trámite, un ejemplo claro
de estos son las historias laborales , los procesos que se encuentren por resolver en grado
de consulta entre otros. Los archivos semiactivos son aquellos que tienen contenido
relevante, pero en donde la consulta por el público es menos frecuente y por último el
archivo histórico que corresponde a aquellos documentos que contienen información vital
y hacen parte de la historia de cada entidad a estos se les llama documentos inactivos en
razón a que su consulta es baja.
Así mismo cada documento contiene su propia naturaleza, por consiguiente, encontramos
los archivos públicos en el cual contiene todos los documentos que pertenecen al estado
archivo privado con interés publico este corresponde a aquellos documentos que por su
valor histórico son de carácter culturales o científicos de interés público y por último
encontramos a los archivos son todos aquellos documentos que contengan información
privada de personas naturales o personas jurídicas.
Teniendo claro todo lo antes referido, es importante precisar que con todos los cambios
que han trascurrido al pasar de los siglos, se ha hecho indispensable emplear normas que
protejan los archivos de cada entidad, por lo que la conservación y cuidado de la
información contenida en los documentos del archivo recae en una persona natural la cual
realiza funciones públicas al profesional del archivista el cual tiene él deber de custodia de
del archivo y debe cumplir con ciertos aspectos como es el orden , responsabilidad,
prontitud para disponibilidad inmediata en la búsqueda del archivo la cual va ligada de la
mano con la concentración para que no exista error al momento de su organización,
cordialidad y sigilo profesional esto en relación al deber de reserva de la información que
se le confiere.
Para que la conservación de dichos documentos sea efectiva es necesario que se
encuentren en lugares con una temperatura adecuada por lo que se utilizan termómetros
o higrómetros, por lo que existe una variedad de elementos en donde el archivista puede
organizar los documentos teniendo en cuenta su uso, ciclo de vida o contenido, estos son
los archivos mecánicos, los estantes, los archivos electrónicos, cajas, archivos giratorios,
los archivadores verticales o horizontes que son especialmente ubicadas en oficinas para
guardar documentos conocidos como carpetas colgantes y ayudan a su rápido acceso,
archivos rodantes estos permiten mayor almacenamiento de archivos y ayuda a su
conservación y la planoteca que ayuda a conservar los planos. El archivista para facilitar la
organización de estos emplea otros elementos como son ganchos legajadores de plástico,
legajos estas son las famosas carpetas que contienen ganchos legadores para el cuidado
de documentos, fechadores y por supuesto manejan papelería de tamaño carta y oficio.
El archivo general de la nación implemento una categoría de archivo en relación al orden
territorial en su artículo 7, 8 y 9 de la ley 594 del 2000 del 14 de julio el cual reza lo
siguiente:
“ARTÍCULO 7 Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde
el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en: a) Archivo General de la Nación;
b) Archivo General del Departamento; c) Archivo General del Municipio; d) Archivo General del
Distrito.

PARÁGRAFO. El Archivo General de la nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989,
en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley.

ARTÍCULO 8. Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
a) Archivos de entidades del orden nacional; b) Archivos de entidades del orden departamental; c)
Archivos de entidades del orden distrital; d) Archivos de entidades del orden metropolitano; e)
Archivos de entidades del orden municipal; f) Archivos de entidades del orden local; g) Archivos de
las nuevas entidades territoriales que se creen por ley; h) Archivos de los territorios indígenas, que
se crearán cuando la ley los desarrolle.

ARTÍCULO 9. Los archivos según la organización del Estado. a) Archivos de la Rama Ejecutiva; b)
Archivos de la Rama Legislativa; c) Archivos de la Rama Judicial; d) Archivos de los Órganos de
Control; e) Archivos de los Organismos Autónomo”

Una vez ya desarrollado el tema podemos concluir cual es la importancia del archivo y es
esencialmente el contenido de cada documento, que nos permite un punto de referencia
para conocer la historia cultural, política y científica de la humanidad y además con los
avances de nuevas tecnologías nos permiten una máxima conservación de la información
a nivel global de entidades publicas como privadas, para que en el momento en el que
sean indispensables para la toma de decisiones puesto que estos dan testimonio de todos
los movimientos administrativos y contables que se puedan manejar en el interior de
estas mismas, como por ejemplo revisiones fiscales, procesos jurídicos entre otros.
También nos permiten una mayor efectividad al momento de acceder a una información
publica y conservar una información verídica.

BIBLIOGRAFIA
https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15049_documento.pdf

https://atsgestion.net/archivista-gestion-documental/