Lean Management

Université Hassan 1er Settat
Faculté des Sciences et Techniques
Cycle Ingénieur : Génie Logistique et Transport & Génie des Systèmes Industriels
Support de Cours
Module
Lean Management
Les Outils :
Management Visuel
Reporting A3
Post-it
Professeur
Abdelkabir Charkaoui
www.acharkaoui.com
Module : Lean Management 1 Année Universitaire

Cycle Ingénieur – 3ème année 2014-2015
Module : Lean Management

Universtité Hassan 1er

FST Settat
Cycle Ingénieur
Génie des Systèmes Industriels – Génie Logistique et Transport
Lean Management
Outils : !
Management Visuel – Résolution Problème
Le Reporting A3 & Post-it

Abdelkabir CHARKAOUI
charkaoui.a@gmail.com
www.acharkaoui.com
Management Visuel
Il faut ……
Piloter à Vue
Rendre l’Usine – Supply Chain

Visuelle
Module : Le Lean Management CHARKAOUI Abdelkabir

Management Visuel
L’humain collecte l’information via:

83% la vue
11% l’ouïe
3.5% l’odorat
1.5% le touché
1% le goût
Management Visuel
Définition et Contexte
Le management visuel contribue à la communication et à l’image de

marque de la société tant en interne qu’en externe.
Son objectif est de définir, à l’aide d ’outils visuels, un environnement de

travail ayant les qualités suivantes :
!  Être le plus près possible de l’opérateur.
!  Faciliter la réactivité et donc être une aide à la prise de décision.
!  Faciliter et simplifier la définition des objectifs

Management Visuel
POURQUOI Le Management Visuel
- Accessibilité permanente et aisée
- Support de dialogue pour le personnel concerné
- Développer la communication
- Informer l’ensemble :
•  des opérateurs.
•  des responsables d’unité.
•  des visiteurs.
Management Visuel
Les Objectifs du Management Visuel
! Transmettre des ordres et des informations au moyen d'éléments visuels.
! Définir les indicateurs utiles au pilotage de son secteur de production

Management Visuel
Piloter à Vue
Cette visibilité s’appuie sur trois règles fondamentales :
!  La situation est visible de tous.
!  Les objectifs et les règles sont visibles de tous.
!  Chacun participe et se sent concerné.
Management Visuel
Piloter à Vue
Les Trois Règles
1 2 3
La situation est visible Les objectifs & règles Chacun participe et se
de tous sont visibles de tous sent concerné
! N’importe qui peut, grâce à une visuel doit connaître les commandes en
cours, c’est-à-dire le travail demandé par le poste client.
! Un retard est immédiatement visible, car si les cartes sont dans la zone
rouge alors que la pièce n’est pas encore en fabrication, chacun
comprend que la situation est critique.

Management Visuel
Piloter à Vue
Les Trois Règles
1 2 3
! Le premier objectif est de ne pas mettre en rupture le client, c’est-à-dire

le poste aval.
! Le second objectif est de limiter les en cours. Le niveau à ne pas

dépasser est visible.
Management Visuel
Piloter à Vue
Les Trois Règles
1 2 3
! Chacun voit très précisément la façon dont le système fonctionne.
! Comprendre les objectifs, les conditions et les règles. Cela lui permet
d’être associé à la fois aux décisions quotidiennes et à la réflexion sur les
critères de décision.

Management Visuel
Piloter à Vue
Les trois règles du pilotage visuel
Pour avoir l’assurance d’un système de décision totalement visuel, il faut
s’assurer que trois règles fondamentales sont respectées :
1.  A tout moment, par un simple coup d‘œil sur le tableau, il est possible
pour n’importe qui d’avoir une idée de l’écart entre la réalité et le délai
standard. Il suffit de regarder le tableau des ordres en retard. De même, d’un
simple coup d‘oeil, chacun voit la charge à venir, c’est-à-dire les ordres à
lancer, ainsi que la charge en retard de lancement.
2.  Les règles du pilotage sont visibles.
3.  Le respect de tous de ses objectifs, au même titre que la qualité ou la

productivité. Ensuite dans la réflexion générale sur l’efficacité du système de
pilotage.
Management Visuel
Piloter à Vue
Le Triangle de du pilotage visuel
VOIR ensemble
-  Avance ou Retard
-  Niveau de Stocks
-  Disponibilité des machine
SAVOIR ensemble AGIR ensemble

-  Engagement de livraison
- Consensus sur les objectifs
-  Objectifs et programmes
- Participation aux Amélioration.
-  Règles de gestion


FST Settat
Cycle Ingénieur
Lean Management
Outils : !
Le Reporting A3
(Méthode A3)
www.acharkaoui.com
Le Reporting A3
A3 : format standard de document chez Toyota, en particulier pour :
!  Présenter une résolution de problèmes et stocker ce document dans

les "Lessons learned handbooks" pour le partage de savoir faire
(Yokoten).
!  Piloter le déploiement de stratégie.
!  Présenter un projet de modification kaizen
Attention
le A3 n'est pas un document informatique mais un document papier qui se remplit
sur le terrain, là où se situe le problème à résoudre, avec l'équipe concernée en
utilisant un crayon à papier et une gomme.

Le Reporting A3
Le A3 est un format de papier européen qui est à peu près équivalent à un

tableau de 11 pouces sur 17 pouces .
Le format A3 est utilisé comme modèle par Toyota pour trois types de
rapports différents :
- Les propositions
- Les statuts
- La résolution de problèmes
Le Reporting A3
Cette méthode A3 :
!  Est pragmatique et focalisée sur la description des problèmes, facilitant ainsi

la mise en place de solutions simples, économiques, et efficaces.
!  Inclut des concepts du TPS qui sont pertinents quand il s’agit de "voir les
problèmes ».
!  Permet de décrire les problèmes de telle façon, et avec une telle précision,
qu’il devient facile de trouver les solutions.
!  Pratiquée quotidiennement par tous permet l’apparition d’un esprit d’équipe
soudée développant ainsi les forces de l’entreprise.
!  Fait croître les personnes.
!  Est la "brique" élémentaire de la maison Toyota.

Le Reporting A3
Les grands principes de la démarche A3
1.  Une communauté stable de chefs de projet seniors souhaitant

développer leur expertise.
2.  Animée par un expert.
3.  Se regroupant pour assister à la présentation d un A3 présenté par un

volontaire.
4.  Et en débattre le contenu.
Le Reporting A3
Les étapes de la construction de la fiche A3
Il n'y a aucune "magie" dans les étapes par lesquelles passe l'équipe
lorsqu'elle utilise le modèle structuré du A3 de Résolution de problème.
Ces étapes sont essentiellement :
1.  Identifier le problème ou le besoin

2.  Comprendre la situation / le statut actuel
3.  Énoncer l'objectif - établir le statut cible
4.  Procéder à l'analyse des causes racines
5.  Brainstormer / déterminer des contre-mesures
6.  Établir un plan de mise en œuvre des contre-mesures
7.  Vérifier les résultats - confirmer les effets
8.  Mettre à jour les standards de travail

!!!!!!!Titre!:!
########Département#:# # # #Date#:# #Préparé#par#:##
1.#Déﬁni,on#du#problème# 3.#Plan#d ac,ons#
2.#Analyse# 4.#Résultats#
#
5.#Prochaines#étapes#
19#
Le Reporting A3
Les 5 cases du A3 de résolution de problème :
commencer par comprendre de façon fine le problème
1. Définition du problème La partie de gauche explique le contexte dans lequel

on se situe :
1.  Définition du problème :
–  pourquoi le sujet choisi est un problème
–  et, de façon quantitative, quelle est la
mesure du problème
2. Analyse 2.  Analyse :
–  Réfléchir à chaque sujet en allant voir sur le
terrain, sans a priori
–  S’intéresser aux causes que l on peut
résoudre soi-même
–  Se concentrer sur les principales causes,
–  Mettre en évidence les relations de cause à
effet
–  S’appuyer sur des faits et des données

Le Reporting A3
Les 5 cases du A3 de résolution de problème :
commencer par comprendre de façon fine le problème
Il existe toujours plusieurs façon de résoudre un 3. Plan d actions
problème. La partie de droite décrit
l implémentation des solutions choisies :
3. Plan d actions
identifier les actions
construire un plan qui précise QQCOQP
4. Résultats 4. Résultats
le mode de mesure des résultats doit être
conçu avant la mise en œuvre du plan
d actions,
utiliser des mesures factuelles et descriptives
du problème posé.
5. Prochaines étapes.
5. Prochaines étapes
Le Reporting A3
Objectifs
Le A3 va vous servir à décrire votre projet et, comme toujours dans le Lean à
communiquer avec votre entourage (votre équipe, votre hiérarchie, vos collègues,
vos clients).
Un projet Lean dure trois mois maximum. Si vous devez gérer une transformation
plus longue, vous ferez plusieurs boucles de trois mois.
Il a deux raisons :
!  Tous les trois mois vous aurez des petits progrès, l’attente de la solution définitive sera
moins longue
!  Votre business, le monde, la technologie … tout évolue très vite. Définir aujourd’hui ce
qu’il vous faudra dans plus de 3 mois, vous garantit à coup sur d’avoir quelque chose
d’obsolète dès le jour du démarrage.


FST Settat
Cycle Ingénieur
Lean Management
Outils : !
Post-it
www.acharkaoui.com
Post-it
Idée de BASE
Les plannings sous format électronique sont en général difficilement

partageables :
!  Pas visibles tout le temps, car rarement affichés
!  Souvent pas affichables car trop complexes
!  Modifiables que par une personne, donc peu manipulables
!  Mélangeant souvent planning général et planning détaillé

Post-it
En fait, il n’existe pas deux outils de management visuels identiques, car ils
se conçoivent en groupe au cas par cas et s’améliorent de façon itérative en
fonction du vécu
Post-it
Explica(on++

Post-it
Pourquoi une telle méthode donne de bons résultats ?
!  Cela évite les réorientations de tâches non concertées, les arrêts et reprises
source de gaspillages.
!  Cela permet d’identifier rapidement les tâches en retard, les besoins d’entraide,
les alertes à donner à un client sur un sujet retardé, le besoin de négocier des
délais.
!  Cela permet d’expliquer facilement et rapidement à la Direction l’état du

travail, les disponibilités et les surcharges.
Les post-it vont permettre :
- d’attirer l’attention sur les points qui seront abordés lors de la présentation
- l’ajout d’informations de dernière minute (just-in-time) sans avoir à ré-
imprimer les documents
Post-it
Liste TO DO
L’idée est simple :

! Vous divisez un espace vierge en différentes zones : Tâches à faire, En-cours,
Clos, Urgent
! Vous commencez par mettre vos activités dans la zone « Tâches à faire »
! Lorsqu’une tâche débute, vous décollez le post-it correspondant pour le mettre
dans la zone « En-cours »
! Une fois la tâche effectuée, vous décollez le post-it pour le mettre dans la zone «
Clos »
! La zone « Urgent » permet de recenser les activités qui ont accumulé du retard
et qui nécessitent un follow-up spécial

Post-it
Post-it

Post-it
Post-it

Post-it
Post-it
Quelques bonnes habitudes à prendre dès le départ
!  Un post-it ne se promène pas, même pour deux minutes. Il reste sur le tableau.
!  Prévoyez des post-its et des stylos près de vous (dans une réunion de 10 minutes, vous
n’aurez pas le temps de les chercher).
!  Choisissez une taille (les petits sont suffisants) et respectez là. Un tableau avec des post-
its de toutes les tailles et de toutes les couleurs est très moche et n’est pas compatible
avec l’esprit du Lean.
!  Quand vous serez plus avancé dans votre démarche, vous aurez besoin de toute la
gamme de couleur des post-its pour identifier les outils.


Bien plus que des documents.

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Rendre l’Usine – Supply Chain

Module : Le Lean Management CHARKAOUI Abdelkabir

Module : Lean Management 2 Année Universitaire

L’humain collecte l’information via:

Le management visuel contribue à la communication et à l’image de

Son objectif est de définir, à l’aide d ’outils visuels, un environnement de

! Être le plus près possible de l’opérateur.

! Faciliter la réactivité et donc être une aide à la prise de décision.

! Faciliter et simplifier la définition des objectifs

Module : Le Lean Management CHARKAOUI Abdelkabir

Module : Lean Management 3 Année Universitaire

- Accessibilité permanente et aisée

- Support de dialogue pour le personnel concerné

Module : Le Lean Management CHARKAOUI Abdelkabir

! Transmettre des ordres et des informations au moyen d'éléments visuels.

! Définir les indicateurs utiles au pilotage de son secteur de production

Module : Le Lean Management CHARKAOUI Abdelkabir

Module : Lean Management 4 Année Universitaire

Cette visibilité s’appuie sur trois règles fondamentales :

! La situation est visible de tous.

! Les objectifs et les règles sont visibles de tous.

! Chacun participe et se sent concerné.

Module : Le Lean Management CHARKAOUI Abdelkabir

Module : Le Lean Management CHARKAOUI Abdelkabir

Module : Lean Management 5 Année Universitaire

! Le premier objectif est de ne pas mettre en rupture le client, c’est-à-dire

! Le second objectif est de limiter les en cours. Le niveau à ne pas

Module : Le Lean Management CHARKAOUI Abdelkabir

! Chacun voit très précisément la façon dont le système fonctionne.

Module : Le Lean Management CHARKAOUI Abdelkabir

Module : Lean Management 6 Année Universitaire

2. Les règles du pilotage sont visibles.

3. Le respect de tous de ses objectifs, au même titre que la qualité ou la

SAVOIR ensemble AGIR ensemble

Module : Le Lean Management CHARKAOUI Abdelkabir

Module : Lean Management 7 Année Universitaire

Universtité Hassan 1er

Génie des Systèmes Industriels – Génie Logistique et Transport

! Présenter une résolution de problèmes et stocker ce document dans

Module : Lean Management 8 Année Universitaire

Le A3 est un format de papier européen qui est à peu près équivalent à un

Module : Le Lean Management CHARKAOUI Abdelkabir

! Est pragmatique et focalisée sur la description des problèmes, facilitant ainsi

Module : Le Lean Management CHARKAOUI Abdelkabir

Module : Lean Management 9 Année Universitaire

1. Une communauté stable de chefs de projet seniors souhaitant

2. Animée par un expert.

3. Se regroupant pour assister à la présentation d un A3 présenté par un

4. Et en débattre le contenu.

Module : Le Lean Management CHARKAOUI Abdelkabir

Ces étapes sont essentiellement :

1. Identifier le problème ou le besoin

Module : Lean Management 10 Année Universitaire

1. Définition du problème La partie de gauche explique le contexte dans lequel

Module : Lean Management 11 Année Universitaire

Module : Le Lean Management CHARKAOUI Abdelkabir

Module : Le Lean Management CHARKAOUI Abdelkabir

Module : Lean Management 12 Année Universitaire

Universtité Hassan 1er

!  Être le plus près possible de l’opérateur.

!  Faciliter la réactivité et donc être une aide à la prise de décision.

!  Faciliter et simplifier la définition des objectifs

! Transmettre des ordres et des informations au moyen d'éléments visuels.

! Définir les indicateurs utiles au pilotage de son secteur de production

!  La situation est visible de tous.

!  Les objectifs et les règles sont visibles de tous.

!  Chacun participe et se sent concerné.

! Le premier objectif est de ne pas mettre en rupture le client, c’est-à-dire

! Le second objectif est de limiter les en cours. Le niveau à ne pas

! Chacun voit très précisément la façon dont le système fonctionne.

2.  Les règles du pilotage sont visibles.

3.  Le respect de tous de ses objectifs, au même titre que la qualité ou la

!  Présenter une résolution de problèmes et stocker ce document dans

!  Est pragmatique et focalisée sur la description des problèmes, facilitant ainsi

1.  Une communauté stable de chefs de projet seniors souhaitant

2.  Animée par un expert.

3.  Se regroupant pour assister à la présentation d un A3 présenté par un

4.  Et en débattre le contenu.

1.  Identifier le problème ou le besoin

!  Pas visibles tout le temps, car rarement affichés

!  Souvent pas affichables car trop complexes

!  Modifiables que par une personne, donc peu manipulables

!  Mélangeant souvent planning général et planning détaillé

!  Cela permet d’expliquer facilement et rapidement à la Direction l’état du