Procédure qualité

Contrôle des informations documentées

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Contrôle des informations documentées 

APPROBATION

Les signatures ci-dessous attestent que cette procédure système de gestion a été examinée et acceptée, et démontrent
que les signataires sont au courant de toutes les exigences contenues dans le présent document et se sont engagés à
assurer leur prestation.

Nom La signature Position Date

Préparé par

Révisé par

Approuvé par

AMENDEMENT ENREGISTRER

Cette procédure est examinée pour assurer sa pertinence continue pour les systèmes et les processus qu'il décrit. Un
enregistrement d'informations contextuelles ajouts ou omissions est donné ci-dessous :

Page No. Contexte Révision Date

L'INFORMATION CONFIDENTIELLE DE L'ENTREPRISE

La version électronique de cette procédure est la dernière révision.. La version imprimée de ce manuel n'est pas
contrôlée, sauf lorsqu'ils sont fournis avec un  numéro de référence du document et de révision dans le champ ci-
dessous :

Le document cité en
Rev
réf.

Exemplaire non
 Copie contrôlée Date
contrôlé

Table des matière

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s
TABLE DES MATIÈRES 2

1 CONTRÔLE DES INFORMATIONS DOCUMENTÉES 3

1.1 INTRODUCTION ET OBJECTIF........................................................................................................................3

1.1.1 Processus Carte d'activité 3
1.1.2 Références 3
1.1.3 Termes et définitions 3
1.2 APPLICATION ET PORTÉE.............................................................................................................................4
1.3 EXIGENCES.................................................................................................................................................4
1.4 LA CRÉATION, LA MISE À JOUR ET LE CONTRÔLE DES RENSEIGNEMENTS DOCUMENTÉS....................................4
1.4.1 Général 4
1.4.2 Le document et les données d'identification, l'approbation et l'utilisation 5
1.4.3 La révision d'un document contrôlé 5
1.4.4 Documents externes 5
1.4.5 Documents non contrôlé 6
1.4.6 Document de demandes de changement 6
1.4.7 Normes internationales et spécifications 6
1.4.8 Documents obsolètes. 6
1.5 SYSTÈME DE GESTION DE RECORDS..............................................................................................................6
1.5.1 La protection, le stockage et l'extraction de l' information documentée 7
1.5.2 Période de conservation des dossiers 7
1.5.3 Élimination des dossiers 7
1.5.4 Registre des informations documentées 7
1.6 CONNAISSANCE ORGANISATIONNELLE.........................................................................................................8
1.6.1 Général 8
1.6.2 Sources d'organisation des connaissances 8
1.7 FORMULAIRES ET DOCUMENTS....................................................................................................................9

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1 Contrôle des informations documentées

1.1 Introduction et objectif
Le but de cette procédure est de s'assurer que toutes les informations documentées et les connaissances
organisationnelles qui fait partie intégrante de notre système de gestion de la qualité est géré dans des conditions
contrôlées et que toutes les informations documentées est examinée et approuvée par le personnel autorisé avant
d'émettre. 

1.1.1 Processus Carte d'activité

Avec quoi Avec qui

Les informations Conservés les informations nouvelles Responsable qualité

Entrée Activité Sortie

documenter les changements

amélioration continue
Approbation du document documents du SMQ révisée • Normes • Les schémas du client • Spécifications • les ch
Contrôle des renseignements documentés et les connaissances organisationnelles

Comment Avec quelle mesure

Fiche des documents en enregistrements No de documents changés

Informations documentées No de documents incorrect.

1.1.2 Références
Standard
BS EN ISO 9000:2015
BS EN ISO 9001:2015
BS EN ISO 9004:2000
BS EN ISO 19011:2011
Titre Description
Systèmes de gestion de la qualité Principes essentiels et vocabulaire  
 Systèmes de gestion de la qualité  Exigences
Lignes directrices pour l'amélioration des
Systèmes de gestion de la qualité
performances
La vérification des systèmes de
Lignes directrices pour l'audit
gestion

1.1.3 Termes et définitions

Terme L'ISO 9000:2015 Définition
Informations
Information (3.8.2) doit être contrôlée et maintenue
documentées
Enregistrer Document (3.8.5) indiquant les résultats obtenus ou fournir des preuves
Manuel qualité Spécifications (3.8.7) pour le système de management de la qualité
Spécification Document (3.8.5) indiquant les exigences
Preuve objective Données (3.8.1) à l'appui de l'existence ou de Verity quelque chose

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1.2 Application et portée

Les Informations documentées sont retenues pour fournir les preuves de la conformité aux exigences précisées par  les
normes ISO, les exigences des clients et de l'efficacité du fonctionnement de notre système de gestion. Votre
organisation utilise les formulaires et les modèles standard accessibles via un système informatique de réseau local.
Cette procédure documentée définit les contrôles pour :

1. Approbation de documents pour vérifier l'exactitude avant d'émettre;

2. Revoir et réviser en tant que de besoin et ré-approbation de documents;
3. Veiller à ce que ces changements et statut de révision actuel de documents sont identifiés;
4. S'assurer que les versions pertinentes des documents applicables sont disponibles aux points d'utilisation;
5. Faire en sorte que les documents demeurent lisibles et facilement identifiables;
6. S'assurer que les documents d'origine externe sont identifiés et leur distribution contrôlée ;
7. La prévention de l'utilisation involontaire de documents obsolètes; 
Cette procédure s'applique à tous les documents du système de management de la qualité et doit être suivie par tous
les membres du personnel le cas échéant.

1.3 Exigences
La Haute direction Assure que lorsque nous créons des renseignements documentés qu'elles sont adéquatement
identifiés et décrits (p. ex., titre, date, auteur, numéro de référence) et sont disponibles dans un format approprié (p.
ex., la langue, la version du logiciel, des graphiques, etc.) et sur le support approprié (p. ex., version papier et version
électronique). Toutes les informations recueillies sont examinées et approuvées pour la pertinence et l'adéquation.

Un système électronique de gestion des documents, qui est sauvegardé et mis à jour tel que requis, est utilisé pour
conserver des informations documentées garantissant que les versions actuelles sont à la disposition des utilisateurs.
Les enregistrements de sorties de processus sont générés et maintenus par les départements responsables de leur
création. Pour les dossiers électroniques, les procédures de sauvegarde sont établies, les employés sont responsables
de la sauvegarde de leurs données.

1.4 La création, la mise à jour et le contrôle des renseignements documentés

Votre organisation applique les critères suivants pour tous les types de "information" afin d'évaluer si l'information est
nécessaire pour démontrer l'efficacité de notre SMQ, et si elle devrait être officiellement contrôlées. 

1. Elle communique un message interne ou externe;

2. Fournit des preuves de la conformité des produits et des processus ;
3. Fournit la preuve que les extrants planifiés ont été atteints;
4. Permet le partage des connaissances.

1.4.1 Général
Tous les documents et données sont examinés et approuvés par le personnel autorisé avant d'émettre. Chaque
département émet et gère ses propres documents. Les révisions de documents appropriés sont disponibles aux
endroits où ils sont utilisés. Les Documents contrôlés par cette procédure incluent mais ne sont pas limitées à ce qui
suit :

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1. Les spécifications et les exigences;

2. Manuel de gestion de la qualité;
3. Les procédures opérationnelles, les rapports et les formulaires;
4. L’Examen de la gestion et de la révision de la conception ;
5. Documents externes.
1.4.2 Le document et les données d'identification, l'approbation et l'utilisation
Tous les documents sont identifiés à l'aide d'un titre, le niveau de révision et le cas échéant, un code ou numéro de
pièce. Certaines instructions de travail ont un niveau de révision. Seul l'original des formulaires, qui sont stockées sur
fichier, sont identifiés par l'autorité émettrice. Tous les documents sont examinés et approuvés (datée et signée) avant
d'émettre.

1. Avant libération, les documents sont examinés pour l'exactitude et la conformité aux exigences de qualité. 
2. Les documents qui nécessitent plus d'une signature d'approbation indiquent combien et quelles signatures
sont requises pour l'approbation .
3. La qualité Manager <modifier le cas échéant> est chargé de veiller à ce que le manuel qualité est examiné,
approuvé et distribué comme requis. Des copies du manuel sera sérialisée et émise sur une base de
distribution contrôlée.  
4. Copies non contrôlées seront marquées et seront fourniees pour l'utilisation à l'extérieur de l'entreprise, même
si une copie contrôlée peuvent être délivrées à des clients à la demande du client.
5. Les documents du client (p. ex., normes, spécifications et dessins) et des documents externes (par exemple, les
modifications reçues de clients) sont examinées par le Responsable Qualité <modifier le cas échéant>. 
6. Si des ambiguïtés ou des erreurs sont détectées, le client est averti. 
7. Seuls les documents agréés peuvent être utilisés pour les opérations de production et de services.
8. Chaque département émet et gère ses propres documents et produit un document maître index de tous les
documents et leur révision actuelle. 
9. Les révisions de documents appropriés sont disponibles aux endroits où ils sont utilisés.
1.4.3 La révision d'un document contrôlé
Les Documents contrôlés peuvent être modifiés temporairement par le personnel autorisé au moyen d'un processus
de doublure rouge et comprend des amendements écrits à la main qui sont paraphées et datées par la personne
autorisée. Les révisions de documents appropriés sont disponibles aux endroits où ils sont utilisés par le personnel.

1.4.4 Documents externes

Le contrôleur de document <modifier le cas échéant>vérifie régulièrement la révision actuelle des documents externes
(p. ex. les normes internationales, les spécifications du client, etc.) et modifie les documents et index du document en
conséquence lorsque de nouvelles révisions sont disponibles. Notification de révision est accordée à ces départements
indiqués dans la liste de distribution.

1.4.5 Documents non contrôlé

Des copies des documents délivrés au personnel pour obtenir de l'information uniquement (ne sont pas touchés par
cette procédure) sont estampillés '' dans l'ensemble.

1.4.6 Document de demandes de changement

Les modifications apportées à un document sont demandées, en utilisant le formulaire de demande de modification
de document si un document est jugé défectueux. Tout employé peut demander une modification à un document,

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mais l'examen et l'approbation doivent être effectués par les mêmes fonctions qui ont effectué l'examen original et
l'approbation.

1.4.7 Normes internationales et spécifications

La qualité Manager <modifier le cas échéant>gère de manière contrôlée et jusqu'à date fixée, les normes et
spécifications internationales pertinentes, pertinentes à nos opérations, aux fins de référence et pour faciliter la
conformité aux exigences des clients. Des copies contrôlées de telles normes peuvent-être distribuées selon le besoin
et/ou placés sur le site web de la société. 

1.4.8 Documents obsolètes.

Les documents périmés sont supprimés à partir de points d'utilisation et peuventt être conservés pour référence ou
pour les obligations juridiques sont marqués '' obsolètes ‘’ et séparés des documents actifs.

Les classeurs contenant les documents périmés sont séparés et étiquetés " Obsolète ". Documents électroniques
obsolètes sont supprimés du réseau et sont stockées dans un média accessible sur demande. Tout les documents
périmés qui ont besoin d'être réactivés doit être examinés, approuvés et diffusés de la même manière que les
documents nouvellement établis.

1.5 Système de gestion des enregistrements

Les dossiers sont conservés pour attester de la bonne mise en oeuvre de divers aspects du système intégré de gestion.
Les enregistrements sont stockés sous forme de fichiers informatiques sécurisés ou dans des classeurs désignés pour
éviter la détérioration et l'endommagement. Ces dossiers sont facilement accessibles et sont disponibles pour examen
sur demande. 

Les formulaires sont signés par l'initiateur sur la preuve de leur autorité. Les formulaires sont contrôlés via leur  numéro
de document et l'état de révision.

Les documents et les données d'archives conservés pour fins de préservation des connaissances ou juridiques ou les
deux sont correctement identifiés. Tous les dossiers doivent contenir suffisamment de données pour attester de
l'exécution satisfaisante de l'activité enregistrée et au minimum, doit être signée et datée par la personne responsable
de l'exécution de l'enregistrement.

1.5.1 La protection, le stockage et l'extraction de l' information documentée

Les Informations documentées peuvent exister sous formats électroniques. Des copies papier sont stockées lorsqu'ils
sont protégées de la détérioration physique, la perte et les dommages dus aux conditions environnementales. La
Sauvegarde de données électroniques et les documents contractuels est stockée dans une armoire ignifuge
verrouillable située [Définir]. 

Les Informations documentées sont étiquetées et indexées pour faciliter leur récupération et pour un bon
référencement. Tous les classeurs , les conteneurs et les périphériques sont clairement marqués et étiquetés pour
identifier leur contenu.  Les renseignements documentés sont indexés et regroupés pour accélérer la récupération.
Ces renseignements documentés ne doivent pas être stockés sur les disques de stockage personnels ou des fichiers.

1.5.2 Période de conservation des dossiers

Le document Période de rétention
Rapports audit internes 2 ans

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Le document Période de rétention

Rapports de vérification 5 ans
Enregistrements de surveillance des processus 5 ans
Les dossiers de conformité & juridique 10 ans
Évaluations des risques et des opportunités 10 ans
Les plans d'affaires 5 ans
Des rapports d'action corrective 5 ans
Les dossiers de plainte 2 ans
Rapports de test et d'inspection 5 ans
Les rapports de non-conformité 5 ans
Les enregistrements de revue de conception 5 ans
Les dossiers de formation 10 ans
Enregistrements d'étalonnage 5 ans

1.5.3 Élimination des dossiers

À l'expiration de la période de rétention, le contrôle de documents <modifier le cas échéant>pourra disposer de ces
enregistrements de manière appropriée. Les documents confidentiels sont déchiquetées.
1.5.4 Registre des informations documentées
Votre organisation maintient les informations documentées suivantes :

ISO 9001:2015 Description

4.3 La portée du système de management de la qualité

4.4 Informations nécessaires pour soutenir le fonctionnement des  processus du SMQ

5.2 La politique qualité

6.2 Les objectifs de qualité

Votre organisation conserve les informations documentées suivantes :

ISO 9001:2015  Description

4.4 Informations nécessaires pour soutenir le fonctionnement des  processus du SMQ

7.1.5.1 Preuve de l'aptitude à l'emploi des ressources de surveillance et de mesure

7.1.5.2 Preuve de la base utilisée pour l'étalonnage de la surveillance et de moyens de mesure

La preuve de la compétence des personnes effectuant des travaux sous le contrôle de
7.2
l'organisation qui influe sur la performance et l'efficacité du système de management de la qualité
7.5.1b A documenté l'information requise par le QMS

8.2.3 Résultats de l'examen et les exigences pour les produits et services

8.3.2 Enregistrements à démontrer la conformité avec les exigences de conception et de développement

8.3.3 Les dossiers des entrées de conception et de développement

8.3.4 Des registres des activités de contrôles de conception et de développement

8.3.5 Les dossiers des sorties de conception et de développement

Changements de conception et de développement, y compris les résultats de l'examen et
8.3.6
l'autorisation des changements et mesures nécessaires

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ISO 9001:2015  Description

Dossiers de l'évaluation, de sélection, de surveiller le rendement et de ré-évaluation des
8.4.1
fournisseurs externes et toute action découlant
8.5.2 Preuve de l'identification unique des sorties lorsque la traçabilité est une exigence
Dossiers de propriété du client ou fournisseur externe qui est perdu, endommagé ou non-
8.5.3
conforme et de sa communication avec le propriétaire
Résultats de l'examen des modifications pour la production ou la fourniture de services, les
8.5.6
personnes autorisant le changement, et les mesures nécessaires prises
Enregistrements de libération autorisés de produits pour la livraison au client y compris les critères
8.6
d'acceptation et de la traçabilité pour l'autoriser personne(s)
Les rapports de non-conformité, mesures prises, des concessions et l'identité de l'autorité de
8.7
décider de l'action à l'égard de la non-conformité
9.1.1 Résultats de l'évaluation des performances et l'efficacité du système de management de la qualité

9.2.2 Preuve de la mise en oeuvre du programme de vérification et les résultats de l'audit

9.3.3 Preuve des résultats des examens de la gestion

10.2.2 La preuve de la nature de la non conformité et toute action ultérieure

10.2.2 Résultats de toute action corrective

1.6 Connaissance organisationnelle

1.6.1 Général
Votre organisation reconnaît que les connaissances organisationnelles est une précieuse ressource qui soutient nos
activités de gestion de la qualité et garantit la conformité de produit et de service continu. Il y a un lien étroit entre les
connaissances organisationnelles et la compétence de notre équipe, la dernière étant la capacité à appliquer la
connaissance à leur travail. 
1.6.2 Sources d'organisation des connaissances
Les Sources de connaissances internes comprennent souvent la propriété intellectuelle de l'organisation; les
connaissances acquises par l'expérience; les leçons apprises à partir des échecs et des succès; la capture et le partage
de connaissances et d'expérience; sans papiers les résultats des améliorations dans les processus, produits et services. 
Sources de  connaissances externes comprennent souvent d'autres normes ISO; documents de recherche; conférences;
ou connaissances recueillies auprès des clients ou des parties externes. Votre organisation envisage de sources
internes et externes, tels que :
 Rapports de non-conformités et des actions correctives,
 Collecte de connaissances auprès de ses clients, fournisseurs et partenaires;
 Acquisition de connaissances qui existe au sein de l'organisation, par exemple par le biais du mentorat, la
planification de la relève;
 L'analyse comparative contre les concurrents;
 Le partage des connaissances organisationnelles avec les parties intéressées pour assurer la durabilité de
l'organisation;
 Mise à jour de la nécessaire connaissance de l'organisation basée sur les résultats de l'amélioration ;
 Connaissances de conférences, participation à des foires commerciales, la mise en réseau de séminaires ou
d'autres événements extérieurs.
1.7  Formulaires et documents
Les formulaires sont signés par l'initiateur. Les formulaires sont contrôlés via leur numéro et l'état de révision.

Titre & description

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Fiche liste des documents et enregistrements

La demande de changement des documents

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