Vous êtes sur la page 1sur 23

[Texte] [Texte] [Texte]

Réalisé par : REGRAGUI Doha Encadré par : Mme. MAZOUZ Khadija

Période de stage : du 5 Mars 2019 à 5 Avril 2019

Promotion : 2019/2020

Sommaire
Remerciement………………………………………………………………………………….3
Dedicaces…………………………………………………………………………………………4
2019-2020

Avant propos…………………………………………………………………………………...5
Chapitre 1 : présentation du
CHIS………………………………..6
I. Présentation de CHIS......................................................................6
II. Statut et forme juridique................................................................7
III. Organisation de CHIS......................................................................7
 Organigramme………………………………………………… 7
IV. Orientations Stratégiques du CHIS..................................................7
V. Chiffres Clefs.................................................................................10
Service informatique....................................................................12
Chapitre 2 : Secretariat ......................16
 Ses taches............................................................................16
Chapitre 3 : Travaux effectues.............16
I. Enregistrement du courrier.................................................................16
1. Courrier arrivée ................................................................................17
2. Courrier départ..................................................................................17
II. Classement......................................................................................... 17
1. Ordre de classement ........................................................................18
2. Outils de classement.........................................................................18
III. Le Traitement de texte .......................................................................18
IV. L’accueil ............................................................................................. 19
V. LE TECHNIQUE DE SECRETARIAT..........................................................19
1. Les qualités d’un bon Secrétaire.......................................................19
 le sens de la communication........................................................19
 La discrétion et la loyauté.........................................................20
 La rapidité et la fiabilité...........................................................20
 L’ordre et la netteté....................................................................21
VI. Le cadre et les conditions du travail d’UN secrétaire............................21
1. L’INSTALLATION GENERALE DU BUREAU.........................................22
2. L’aménagement de la table de travail..............................................22
3. LES CONDITIONS DE TRAVAIL L’éclairage........................................23
4. LA CLIMATISATION............................................................................24
CONCLUSION.....................................................................................25

2
2019-2020

J’adresse mes sincères remerciements à


mes encadrants de stage Mr EL ASRI Younes
Chef du Service Informatique et Mr
BOUAMIRA Mohammed, Mr SEMBATI
Yassine, Mr. TOHARI Salah Techniciens en
gestion informatique pour leur sympathie,
prise en charge et leur encadrement tout au
long la période du stage.

Il me fait le grand plaisir de remercier mon


Professeur Mme JAAFAR Fatima qui m’a
formé et m’a accompagné avec beaucoup
de patience et de pédagogie et m’a émergé
avec un immense savoir pendant deux ans
de formation.

Mes Remerciements les plus vifs, sont


adressés à tous les personnels du service
informatique du Centre hospitalier ibn Sina
(CHIS) qui m’ont aidé de près ou de loin lors
de la réalisation de ce rapport de stage.

3
2019-2020

Mes Remerciements à tous les Professeurs


d’Institut Spécialisé des Techniques
Appliquées Hay Nahda Temara pour Toute
assistance, aide, information, observation
Précieuse ainsi que leur encouragement et
leur soutien technique.

Ces personnes savent allier entrain et


professionnalisme pour constituer une
équipe dynamique et efficace.
MERCI

Je dédie ce travail à :

Le directeur de l’Institut Spécialisé


des Techniques Appliquées, Mes
professeurs et à tous ceux qui ont
contribué de prés ou de loin à la
réalisation de ce travail.

4
2019-2020

Tout membre du Centre Hospitalier


Ibn Sina et à toute l’équipe de la
salle informatique.

Mes chers parents, mon frère et mes


sœurs, aucun mot, aucune dédicace
ne serait exprimer mon grand
amour, mon profonde affection et
mon respect à leur égard.

Mes ami(e)s avec qui j’ai passé les


meilleurs moments de ma vie, à tous
ceux qui me sont chers.

Et enfin, à tous ceux et celles qui ont


aidé à l’élaboration de ce travail.

Le complexe de formation ISTA, assure à ses stagiaires une formation de


qualité, une expérience de stage au sein des différents organismes publics ainsi que
privés en vue de les préparer à s’intégrer harmonieusement au sein du monde
professionnel.

5
2019-2020

Ce stage, met en évidence les compétences générales et particulières du


stagiaire ainsi que sa méthode du réalisation des activités les plus significatives qu’il
a pris en charge dans son métier. Il permet aussi de mettre en pratique les
connaissances acquises tout au long de la formation.

le stage est une période qui donne au stagiaire l’occasion pour atteindre
certains objectifs :

des objectifs personnels :


 Découvrir le monde profesionnel ;
 apprendre à s’insérer dans un environnement professionnel ;

des objectifs pédagogiques :


 mettre en pratique les connaissances et le savoir-faire (outils, techniques…)
acquis lors de la formation.
 Mieux définir ses motivations, ses choix d’orientation et son projet personnel
et professionnel.

Des objectifs professionnels :


 Acquérir une expérience professionnelle et sociale pour faciliter sa futur
insertion professionnelle et finaliser son projet.

La nécessité du stage est due au rôle vital qu’il joue dans la vie professionnelle du
stagiaire.

Cette période lui permet de se familiariser avec le monde du travail dans tous
ses aspects humains et professionnels , et met à l ‘epreuve les théories apprises au
cours de deux ans de formation et d’etudes.

6
2019-2020

CHAPITRE 1
:PRESENTATION
DU CHIS
I. Présentation de CHIS :

Le Centre Hospitalier Ibn Sina est un établissement public doté


de la personnalité morale et de l'autonomie financière. Le
législateur marocain lui a dévolu le rôle du garant de la population
en matière de santé.

De même, il lui a confié les prérogatives qui consistent d'une


part à la réalisation des objectifs fixés par l'Etat en matière de la
santé, d'assurer les soins de toutes natures émanant de malades
provenant de l'ensemble du royaume et de répondre aux attentes
de la population. D’autre part le CHIS assure la formation pratique
aux étudiants et stagiaires en médecine et contribue au
développement de la recherche médicale.

II. Statut et forme juridique :

7
2019-2020

Établissement Public à caractère administratif doté de la


personnalité morale et juridique et d’une autonomie financière
sous le contrôle de l’État. Crée par la loi n° 37.80 promulguée par le
dahir n°1.82.5, du 15/01/1983 modifié et complété par les dahirs
n°1.87.192 du 04/05/1988 et n°1.01.206 du 30/08/2001.

Mission : Soins, Recherche, Formation

III. Organisation de CHIS :

CHIS C’est une organisation hiérarchique-fonctionnelle car elle


allie le principe de l’unité de commandement avec les différentes
directions à la spécialisation des fonctions avec ses services
spécialisés.

Organes décisionnels :
Conseil d’Administration.

Conseil de Gestion.

Organes de gestion :
Commissions Médicales Consultatives (CMC).

Comité Consultatif et de Suivi (CCS).

Commissions Paritaires.

8
2019-2020

Comités spécialisés.

Organigramme :

9
2019-2020

IV. Orientations Stratégiques du CHIS


La refonte des règles et procédures régissant la gouvernance du CHIS
en collaboration avec les départements de tutelle.

La mise en œuvre de la réforme hospitalière initiée par le Ministère


de la Santé

L’amélioration de la prise en charge des patients au niveau des


services des urgences.

Le renforcement de l’offre de soins par la création et le


développement de nouveaux pôles d’excellence.

La réhabilitation de la fonction humanisation des prestations offertes


aux patients.

La restructuration des services cliniques, médico-techniques et


administratifs par la création de pôles.

La revalorisation et le renforcement des capacités managériales des


ressources humaines.

L’introduction de nouveaux modes et outils de management


hospitalier.

10
2019-2020

La rationalisation de la dépense publique et le renforcement de la


capacité d’autofinancement.

La promotion de l’action sociale en partenariat avec les partenaires

Sociaux.

La professionnalisation collective des pratiques médicales,


infirmières et managériales.

V. Chiffres Clefs :
Personnel :
L’hôpital se trouve confronté à des problèmes que connaissent toutes les
entreprises : la concurrence, la maîtrise des dépenses, le décloisonnement
cela exige donc un effort en matière d’encadrement et de  développement
des compétences  afin de mobiliser et motiver les talents créateurs de
valeur.
La motivation donc est un processus qui implique : d’avoir un objectif, décidé
de faire un effort pour l’atteindre, persévérer dans l’effort jusqu’à ce que le
but soit atteint.          

Au 31/12/2011, l’effectif total du personnel en fonction au Centre Hospitalier


Ibn Sina a atteint 6483 agents contre 6355 agents au 31/12/2010.
3122 Relèvent du Budget Autonome du Centre Hospitalier Ibn Sina (48.16 %)
et 3361 fonctionnaires  relèvent du budget général de l’Etat et agents
détachés auprès du CHIS (51.84 %).

Service informatique :

11
2019-2020

Présentation générale

Crée en 1991, le Service Informatique est un service


horizontal, il a commencé par un nombre de personnel assez
important, moyennant des logiciels sous DOS comme le
Sprint pour le traitement, le Quarto-Pro pour les tableurs et
le PickBasic comme outils de développement des
applications.
Les activités du service Informatique

Le Service Informatique est chargé de :

Assistance technique : Le Service Informatique a


apporté son aide aux différents services de la
direction avec une moyenne de 7 interventions par
jour concernant le Soft et le Hard.
Suivis des exécutions de la formation au
personnel : Le Service Informatique organise au
profit des techniciens en informatique de formation
afin de leur permettre de suivre les projets
d’informatisation mis en place au CHU et aux
Etablissements Hospitaliers liés à ce dernier.
Structure du service informatique

Le Service Informatique est constitué de :

Bureau de chef service.


Secrétariat Informatique.
Salle de développement.
Salle de maintenance.

12
2019-2020

Deux salles d’administration réseau informatique.


Local technique 

Contient le réseau de l’établissement les matériels


suivants :

Châssis Fédérateur
Switch Agence comptable (24 Ports)
Switch Dal (24 Ports)
Switch DRH (24 Ports)
Switch HP Procurve 261024 (LAN)
Switch HP Procurve 261024 (DMZ)
Routeur WANA
Routeur ADSL
Onduleur MGE evolution S3000
Onduleur APC Smart UPC 3000
Onduleur APC Smart UPC 3000
HP Proliant BL460C Serveur APPL
HP proliant BL460C Serveur MSG
HP Proliant BL460C Serveur
HP Proliant BL460C Serveur MRTG
HP Proliant DL380G6 Serveur Sauvegarde
HP Proliant DL360G5 Serveur AV
HP Proliant DL360G5 Serveur IMSS
HP Proliant DL360G5 Serveur IWSS

13
2019-2020

CHAPITRE 2  :
Secretariat
 Ses taches
 Enregistrement du courrier arrivée.
 Ventilation du courrier entre les services.
 Suivi des instances.
 Répartition et classement courrier.
 suivi du courrier destine à la frappe.

CHAPITRE 3  :
TRAVAUX
EFFECTUES
I. Enregistrement du courrier :

Le service informatique reçoit et envoie quotidiennement et hebdomadairement


un nombre important de document : lettres, bordereau, message, etc. L’ensemble
de ces documents est appelé courrier.

Le traitement de chacun des deux types de courriers s’effectue de la manière


suivante :

14
2019-2020

1. Courrier arrivée :

A la réception du courrier arrivé, le secrétaire doit contrôler les documents et la

date, le vérifier, le trier et l’enregistrer dans des registres en précisant la date, le

service émetteur, puis il le présente au chef de service pour annotations et directives à

exécution suivant la nature de chaque correspondance. Une fois signé, il est expédié aux

services concernés.

2. Courrier départ :

Ce courrier est destiné à l’extérieur, il comprend tous documents et

correspondances qui concernent les autres services de la (D.R.H.M.G) les services

extérieurs, avant son départ le courrier doit être enregistré dans un registre appelé

« courrier départ » qui porte le numéro d’ordre, la date, l’objet, le destinataire.

L’enregistrement du courrier est très important parce qu’il est utilisé comme moyen

de preuve, permet une vérification rapide et facilite le classement.

II. Classement :

Les méthodes de classement que je l’ai vue et que j’ai effectuée dans la division des

ressources humaines est moyennes généreux (D.R.H.M.G) sont les les suivantes :

1. Ordre de classement :

Classement numérique : les dossiers sont classés par numéro.

Classement chronologique : c'est-à-dire par ordre d’arrivée, des plus anciennes au plus

récentes.

2. Outils de classement :

-Les parapheurs ou classeurs signature : ces classeurs dont les feuilles sont en carton

fort, ils jouent le rôle séparateur du courrier à signer ou parapher par le responsable

concerné.

15
2019-2020

-Les chronos : dans lequel on classe les copies par ordre chronologique dans le but de

faciliter à la recherche des documents.

III. Le Traitement de texte :

Le traitement du texte c’est la rapidité de la frappe ainsi que l’efficacité ses deux

qualités sont très importantes pour un secrétaire en premier lieu pour effectuer le

travail rapidement surtout en ce qui concerne les courriers urgents et qui demandent un

suivi par plusieurs agents ou bien pour les envoyer à d’autres divisions, et l’efficacité qui

demande une concentration pendant notre communication avec l’ordinateur et aussi pour

éviter le gaspillage du temps causés par les fautes de la déconcentration.

Le traitement du texte est l’un des principales tâches que j’ai pu effectuer durant la

période de mon stage de fin de formation par exemple : des lettres, des bordereaux

d’envoi, des messages des visas, des procès verbaux, et des tableaux sur Word et Excel.

IV. L’accueil :

Chaque jour, la division reçoit un nombre important de visiteurs pour la réception des

attestations administratives : ou pour fournir des pièces demandées.

V. LE TECHNIQUE DE SECRETARIAT

1. Les qualités d’un bon Secrétaire

 le sens de la communication

16
2019-2020

Un secrétaire est confronté à un grand nombre de relations au sein de l’entreprise


et à l’extérieur. Il doit impérativement avoir le sens des relations et une bonne
communication.

Les associations de contacts sont nombreuses, que se soit de visu ou par


correspondance. Il doit être capable de savoir s’exprimer et d’être à l’aise en toutes
circonstances de façon à véhiculer une image positive d’elle-même et de l’entreprise
qu’elle représente et de se faire apprécier de ses interlocuteurs.

 La discrétion et la loyauté

Ces deux qualités sont capitales pour un secrétaire car ils sont l’essence même de la
fonction.

Un secrétaire par nature même de son travail, est amené à avoir connaissance d’une
multitude d’informations qui sont plus ou moins confidentielles. Il va de soi qu’il devra
garder ces informations pour lui-même et ne pas s’amuser à les divulguer pour alimenter
les conversations pendant les pauses-café et les déjeuners à la cantine.

Il s’agit d’être ferme et de savoir repousser gentiment les questions qui ne


manqueront pas de naître car tous savent que vous êtes le mieux placée pour être au
courant des dossiers importants et confidentiels.

Dans le but de préserver la confidentialité des dossiers dont vous avez la garde,
astreignez-vous à ne rien laisser traîner sur votre bureau et enfermez les documents
importants sous clef. Bien sur votre patron devra avoir un double des clefs pour pouvoir
accéder aux en document en votre absence.

 La rapidité et la fiabilité

17
2019-2020

Ce sont également deux éléments importants qui vous permettront de mériter la


confiance de votre supérieur.

Celui-ci doit pouvoir compter sur vous lorsqu’il vous aura remis un dossier à traiter.
Il s’agit pour lui de d’être sur que vous lui rendez le travail rapidement, en temps et en
heurs.

Il est également primordial qu’il n’ait pas besoin de vérifier le travail rendu, et cela
car vous lui aurez donné auparavant l’occasion de douter de la qualité de votre travail.

 L’ordre et la netteté

Les personnes qui sont naturellement désordonnées auront beaucoup de mal à


s’épanouir dans cette fonction. Quoi qu’il en soit, il convient de faire un maximum
d’efforts pour faire régner l’ordre et la netteté.

Un secrétaire doit être impeccable ainsi que son bureau, ses armoires, ses
classeurs, son agenda et celui dont il est responsable.

C’est une condition primordiale à tout travail soigné et efficace .

VI. Le cadre et les conditions du travail d’UN secrétaire

Il ne suffit pas de pratiquer les techniques et d’avoir beaucoup de qualités pour

être un secrétaire digne de ce nom, il faut aussi avoir tous les instrument nécessaires à

la parfaite exécution des tâches matérielles et rechercher la meilleure installation

18
2019-2020

permettant un travail facile, rapide, tout en donnant une impression agréable de

confort, de netteté, d’harmonie et, si possible, d’esthétique.

1. L’INSTALLATION GENERALE DU BUREAU

Il appartient souvent à un secrétaire de disposer, elle-même, le mobilier de son

bureau.

Il place ses meubles et installe son équipement de telle sorte que les diverses

tâches de secrétariat puissent être accomplies commodément, rapidement, avec le

maximum d’efficience et le minimum de fatigue et d’erreurs.

Pour cela, elle veille à :

 Limiter le plus possible ses déplacements ;

 Circuler avec aisance ;

 Accéder facilement partout ;

 Ouvrir portes et tiroirs sans craindre de bousculer ce qui est derrière il

ou elle 

 Il ou elle place sa table de travail de sorte que la lumière du jour vienne

de sa gauche (en supposant qu’elle est droitière) et ne fasse pas d’ombre

sur l’écriture ;

 Qu’il puisse regarder en face les visiteurs qui viennent la voir et toute

personne qui pénètre dans son bureau ;

 Qu’il atteigne aisément ses classeurs par simple mouvement pivotant de

son siège

2. L’AMENAGEMENT DE LA TABLE DE TRAVAIL

Le ou La secrétaire aménage rationnellement son bureau, afin de gagner du temps

en économisant les mouvements et de réduire la fatigue.

19
2019-2020

 Dans les tiroirs

Il ou Elle place à sa portée la fourniture dont il a constamment besoin. Il ou Elle range

les divers papiers, enveloppes, blocs indispensables à son travail par catégorie et

toujours aux mêmes endroits, dans les tiroirs de droite.

Les dossiers renfermant les documents à consulter souvent et fichiers d’emploi usuel

généralement munis d’une signalisation sont disposés verticalement dans les tiroirs de

gauche, aménagés à cet effet.

Sont rangés dans le tiroir central, le petit matériel et les petites fournitures, telles

que :

 Ciseaux ;

 Règles ;

 Crayons ;

 Gommes, attaches de toutes sortes (trombones, coins de cuivre, épingles

plates, attaches parisiennes…) sont placés dans le tiroir du milieu avec :

 Les agrafes et les agrafeuses ;

 Les appareils à faire des languettes ;

 Les appareils à relier par gaufrage ;

3. LES CONDITIONS DE TRAVAIL L’ÉCLAIRAGE

L’éclairage joue un rôle important dans le rendement du travail. Il est toujours

agréable qu’une baie laisse pénétrer largement la clarté naturelle. Le secrétaire

apportera tous ses soins à l’installation de l’éclairage artificiel qui reste même,

indispensable et s’assurera :

_ Qu’il n’est pas éblouissant (filaments et ampoules cachés) ;

_ Qu’il est bien suffisant ;

_ Qu’il est bien réparti.

20
2019-2020

Il est souhaitable que l’éclairage comprenne à la fois :

 Un éclairage général (qui évite normalement des ombres trop marquées)

assuré :

_ Par des ampoule cachées qu’il convient d’essuyer souvent ;

_ Ou par un ou plusieurs tubes fluorescent

 Un éclairage individuel, par incandescence, au moyen de lampes portatives

donnant une lumière convenable sur les plans de travail

Notons enfin que des murs clairs, des boiseries pâles n’absorbent pas la lumière,

ajoutent une note plaisante et rendent l’atmosphère plus agréable.

4. LA CLIMATISATION

La climatisation des bureaux permet l’aération par insufflage d’air à température et

à humidité à peu près constantes (air conditionné).

Quand la climatisation n’existe pas, il est nécessaire :

_ De maintenir dans les salles de travail, une température d’environ 20° (le

chauffage central est, alors, le meilleur procédé à employer, à condition

toutefois qu’il soit distribué par radiateurs munis d’humidificateurs ) ;

_ D’ouvrir les fenêtres en dehors des heures de travail, en particulier pendant le

repas de midi et, s’il y a lieu, pendant les pauses

21
2019-2020

Pendant la période de stage on


avait vraiment eu une occasion de
toucher le monde professionnel et de
compléter les compétences
théoriques par la réalisation
pratique ; et malgré l’insuffisance de
temps du stage on a réussi à
spécifier les différentes étapes et
démarches suivies pour réaliser un
rapport de stage.

C’était une expérience fructueuse


qui nous a emporté beaucoup de
satisfaction n’a pas enrichi nos
connaissances et notre savoir mais
aussi a renforcé
Notre esprit d’équipe et elle nous a
beaucoup aidé à découvrir le climat
de travail au sein d’une entreprise,
chose qui nous a appris à être plus
22
2019-2020

professionnels, autonomes et surtout


responsables.

Doha REGRAGUI

23