GESTIÓN Y

OPTIMIZACIÓN
DE INVENTARIOS
PARA MANTENIMIENTO

José Contreras Márquez

www.mantenimientoeficiente.com

Primera edición: Julio de 2018

 RESEÑA DEL AUTOR
José Contreras Márquez

jocomarquez@yahoo.com

jocomarquez@gmail.com

jocomarquez@mantenimientoeficiente.com

Ingeniero Aeronáutico, Especialista en Gerencia de Proyectos, Dirección de

Operaciones y Calidad y Magister en Ingeniería Mecánica, con más de 30 años
de experiencia como profesor universitario a nivel de pregrado y posgrado y
desempeñando funciones como asesor en industrias manufactureras.
Actualmente dedicado a la investigación en temas relacionados con la
eficiencia de la Gestión del Mantenimiento.

Instructor y consultor para Latinoamérica de ASME - American Society of

Mechanical Engineers (www.asme.org) e INGEMAN (www.ingeman.net).

José Contreras Márquez es autor del libro:

 “SISTEMAS DE MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO EN MANTENIMIENTO
BASADOS EN INDICADORES DE GESTIÓN”

También de varios recursos que apoyan el desarrollo de una Gestión más

Eficiente del Mantenimiento. Los siguientes recursos se encuentran
disponibles en www.mantenimientoeficiente.com:

• Método Valor-Criticidad para la clasificación de materiales MRO

• OPTIM: Software para calcular parámetros clave de materiales de alta
y baja rotación para materiales MRO.
• OEEMANT: Software para determinar OEE destacando la influencia
de la Gestión del Mantenimiento.
• AUDIPLAM: Guía de auditoría para evaluar la gestión de los trabajos
de mantenimiento.
• AUDIPROYM: Guía de auditoría para evaluar la gestión de paradas de
planta.
 PREFACIO

Si uno se interesa en la gestión de inventarios en el mundo empresarial se

dará cuenta que existe una inmensa cantidad de información relacionada con
este tema. Los clásicos libros de ingeniería industrial, sistemas de producción
y otras áreas afines tienen al menos un capítulo dedicado al tema de los
inventarios. Si se quiere profundizar en esta investigación, nos conseguimos
con una infinidad de libros que se han escrito dedicados exclusivamente a
tratar todo lo relacionado con los inventarios tanto a nivel industrial como
comercial.

Adicionalmente, si se introduce la palabra “inventario” en Google aparece en

menos de un segundo, la asombrosa cantidad de 57 millones de resultados y
es más sorprendente aún si se introduce la palabra “inventory”, los resultados
encontrados son 364 millones en 0,46 segundos.

Cuando comencé a dedicarme a investigar sobre gestión de inventarios de

materiales empleados para el mantenimiento industrial, inmediatamente
comprendí que hacía falta un libro que se dedicara exclusivamente a este
tema, ya que la gran mayoría de la información que se consigue sobre
inventarios es aplicable a la gestión de inventarios de materias primas,
productos terminados y artículos para su comercialización.

Los inventarios para mantenimiento tienen unas características particulares

que obligan a utilizar enfoques, técnicas y herramientas también particulares
que las fuentes de información convencionales no tratan, la información
especializada que se requiere es muy escasa y no está fácilmente disponible
en los tradicionales libros que sirven de guía para la búsqueda de soluciones
y recomendaciones para la correcta toma de decisiones en este campo.

Las razones anteriores me motivaron a realizar este libro que tiene como
principal objetivo poner a disposición de la comunidad del mantenimiento
industrial, una fuente de información dedicada a la mayor comprensión de
la problemática de la administración de sus inventarios.

El contenido del libro comprende los aspectos necesarios para reconocer las
características particulares y reconocer la problemática que presenta este tipo
de inventarios. Una vez logrado este objetivo, se hace una descripción general
de los costos del inventario y se demuestra el impacto que el inventario tiene
sobre la rentabilidad de la empresa. Seguidamente se estudia las técnicas
utilizadas para clasificar el inventario en función de la rotación, del valor en
existencia y de la criticidad. En este aspecto, se presenta un método propio de
clasificación que hemos denominado “Valor-Criticidad”, mediante el cual se
asigna un código a cada repuesto que resulta al combinar el valor y la
criticidad individualmente.

Los capítulos intermedios abordan la forma de determinar los parámetros

claves de la gestión de inventarios: Punto de Pedido, Stock de Seguridad,
Nivel de Servicio y Cantidad de Pedido. Estos parámetros responden las
interrogantes fundamentales para decidir el nivel óptimo de inventarios a
mantener en existencia. Se dedica un capítulo especial al enfoque que se le
puede dar a los materiales de baja rotación para determinar
probabilísticamente el nivel de existencias requerido para alcanzar un
determinado nivel de servicio.

Los últimos capítulos se dedican a describir los métodos básicos para valorar
los inventarios desde el punto de vista contable y a la forma de evaluar el
desempeño de la gestión de inventarios en mantenimiento mediante una guía
de auditoría que hemos preparado, además de unas recomendaciones para
evaluar los procesos de almacén y los proveedores.

El último capítulo es dedicado a la gestión del almacenamiento en el que se

describe los elementos básicos que debe poseer todo almacén de
mantenimiento, así como algunas recomendaciones para su correcto
funcionamiento.

Finalmente, espero que la publicación de este libro sirva de apoyo a todos

aquellos profesionales involucrados en la toma de decisiones relacionadas con
la gestión de inventarios en el campo del mantenimiento y al mismo tiempo
sirva de soporte documental para contribuir a la máxima eficiencia de la
gestión del mantenimiento en general.
 TABLA DE CONTENIDOS

RESEÑA DEL AUTOR ..................................................................................... 2

José Contreras Márquez ................................................................................... 2
PREFACIO ........................................................................................................ 4
TABLA DE CONTENIDOS .............................................................................. 6
CAPÍTULO 1 ..................................................................................................... 9
CONCEPTOS BÁSICOS Y ASPECTOS CLAVES .......................................... 9
1.1. Introducción ............................................................................................ 9
1.2. Conceptos básicos sobre administración de inventarios ....................... 9
1.3. Inventarios MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones) ........ 10
1.4. Aspectos claves en la gestión de inventarios ....................................... 12
1.5. Comportamiento típico de los inventarios para mantenimiento ........ 14
1.6. Optimización del Inventario MRO....................................................... 18
1.7. Factores que promueven el exceso de inventarios de mantenimiento 22
CAPÍTULO 2 ................................................................................................... 27
ASPECTOS ECONÓMICOS Y FINANCIEROS DEL INVENTARIO ......... 27
2.1. Costos del inventario ............................................................................ 27
2.1.1. Categorías de costos del inventario ............................................... 27
2.1.2. Beneficios directos de la reducción del inventario........................ 32
2.2. Importancia económica de los inventarios .......................................... 32
CAPÍTULO 3 ................................................................................................... 37
CLASIFICACIÓN DEL INVENTARIO PARA MANTENIMIENTO............ 37
3.1. Introducción .......................................................................................... 37
3.2. Inventario de artículos activos ............................................................. 37
3.3. Inventario de artículos pasivos ............................................................ 38
3.4. Inventario de materiales de consumo .................................................. 39
3.5. Técnicas de clasificación....................................................................... 40
3.5.1. Clasificación ABC .......................................................................... 40
3.5.2. Clasificación XYZ ........................................................................... 42
CAPÍTULO 4 ................................................................................................... 44
ANÁLISIS DE CRITICIDAD- JERARQUIZACIÓN DE INVENTARIOS EN
MANTENIMIENTO........................................................................................ 44
 4.1. Introducción .......................................................................................... 44
4.2. Clasificación según la criticidad .......................................................... 45
4.3. Método valor-criticidad ........................................................................ 46
4.4. ¿Cuál orden de jerarquía adoptar? ...................................................... 49
4.5. Conclusiones ......................................................................................... 49
CAPÍTULO 5 ................................................................................................... 51
PARÁMETROS CLAVES EN LA GESTIÓN DE INVENTARIOS ............... 51
5.1. Sistema de inventario permanente...................................................... 51
5.2. Políticas de reposición .......................................................................... 52
5.2.1. Método MÍN/MÁX .......................................................................... 52
5.2.2. Método PP/CP ................................................................................ 53
5.2.3. Intervalo constante/Cantidad variable ......................................... 53
5.3. El Punto de Pedido ............................................................................... 54
5.4. Tasa de utilización................................................................................ 55
5.5. Tiempo de entrega ................................................................................ 56
5.6. Nivel de servicio ................................................................................... 60
CAPÍTULO 6 ................................................................................................... 64
CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO ...................................................... 64
6.1. Introducción .......................................................................................... 64
6.2. Supuestos del modelo ........................................................................... 64
6.3. Función de costo total........................................................................... 65
6.4. Tiempo de ciclo de pedido ..................................................................... 68
6.5. Ventajas e inconvenientes .................................................................... 69
CAPÍTULO 7 ................................................................................................... 70
TÉCNICAS DE CONFIABILIDAD PARA OPTIMIZAR EL NIVEL DE
EXISTENCIAS DE REPUESTOS CRÍTICOS Y DE BAJA ROTACIÓN ..... 70
7.1. Introducción .......................................................................................... 70
7.2. Cálculo del nivel óptimo de inventario ................................................ 70
CAPÍTULO 8 ................................................................................................... 74
EL VALOR DEL INVENTARIO .................................................................... 74
8.1. Introducción .......................................................................................... 74
8.2. Por qué se necesita saber el valor del inventario ................................ 74
8.3. Métodos de valoración de inventarios ................................................. 76
8.4. Ejemplo de valoración de inventarios .................................................. 77
CAPÍTULO 9 ................................................................................................... 81
EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA
MANTENIMIENTO........................................................................................ 81
9.1. Indicadores ........................................................................................... 81
9.1.1. Valor del inventario ....................................................................... 82
9.1.2. Rotación del inventario .................................................................. 82
9.1.3. Indicadores de la EN-15341 para la gestión de inventarios ........ 85
9.1.4. Indicadores de la SMRP para la gestión de inventarios .............. 86
9.2. Auditorías ............................................................................................. 88
9.2.1. Auditoría general ........................................................................... 88
9.2.2. Auditoría de los procesos de almacenamiento e inventarios ....... 89
9.2.3. Auditoría a los proveedores ........................................................... 92
CAPÍTULO 10 ................................................................................................. 93
EL ALMACÉN DE MANTENIMIENTO ....................................................... 93
10.1. Introducción ........................................................................................ 93
10.2. Organización del almacén .................................................................. 93
10.3. Ubicación del almacén ........................................................................ 94
10.4. Diseño del almacén ............................................................................. 95
10.5. Sistema de identificación para la ubicación ...................................... 97
10.6. Ubicación estratégica del inventario ................................................. 99
10.7. Uso de identificación automática ..................................................... 100
10.8. La importancia de la precisión del inventario................................. 101
10.9. Conteo cíclico de piezas .................................................................... 102
10.10. Preparación de Kits para mantenimiento planificado y programado
.................................................................................................................... 103
10.11. Recepción y devolución de piezas ................................................... 103
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ........................................................... 105
 CAPÍTULO 1
CONCEPTOS BÁSICOS Y ASPECTOS
CLAVES
1.1. Introducción
En gestión del mantenimiento, la gestión de los inventarios de los materiales
utilizados es uno de los aspectos menos atendidos, pero también uno de los
más importantes debido a la gran inversión monetaria necesaria para
satisfacer en cualquier momento los requerimientos de repuestos y materiales
en general y de esta manera evitar la paralización de los procesos productivos.
Hablar de gestión de inventarios en mantenimiento es tomar las decisiones
acertadas en cuanto al momento de comprar, la variedad y la cantidad de
materiales a comprar y almacenar.

Muchas empresas invierten mucho tiempo, esfuerzos y recursos en la Gestión

de Activos Empresariales (Enterprise Asset Management-EAM) y los
Inventarios de Materiales para Mantenimiento, Reparaciones y Operaciones
(Materiales MRO) también forman parte de esos activos, pero su gestión ha
sido poco entendida y mal conducida, desaprovechando el potencial de
establecer una ventaja competitiva mediante la optimización de la gestión de
inventarios de materiales MRO.

La gestión eficaz del inventario MRO es un reto complejo. Tradicionalmente,

esta ha girado en torno a comprar de forma manual y subjetiva o con base en
información histórica errónea.

Una acertada gestión de inventarios para mantenimiento busca tomar las

mejores decisiones para lograr minimizar la inversión en materiales sin
correr el riesgo de tener pérdidas económicas originadas por la
indisponibilidad de algún repuesto que interrumpa la continuidad de las
operaciones.

1.2. Conceptos básicos sobre administración de

inventarios
Los inventarios se crean por la necesidad de mantener las operaciones de
compras, fabricación, mantenimiento y distribución separadas,
independientemente unas de otras. Por muy perfecta que parezca la
planificación, siempre habrá interrupciones en la cadena de suministros y es
aquí específicamente donde los inventarios cumplen su función, es decir,
servir de colchón o amortiguador para garantizar la continuidad de las
operaciones que requieran la utilización de los diferentes materiales que se
tienen almacenados.

Un inventario es la existencia de algún bien mantenido bajo resguardo para

su utilización o venta en el futuro. En los sistemas de producción se habla
fundamentalmente de cuatro tipos de inventario:

1. Materias primas
2. Productos en proceso
3. Productos terminados
4. Materiales MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones)
El propósito de tener inventarios se puede resumir de la siguiente manera:
Garantizar el suministro de forma oportuna, aumentar la eficiencia de
compras y operaciones, y como medida temporal para disponer de los
materiales necesarios en ocasiones especiales como es el caso de las paradas
de planta y proyectos en general. El inventario es una inversión que se hace
para minimizar el riesgo de costos o pérdidas potenciales.

La administración del inventario consiste en mantener disponibles estos

bienes al momento de requerir su uso o venta, basada en políticas que
permitan decidir cuándo y en cuánto reabastecer el inventario.

La administración de inventarios se rige por los siguientes pasos:

1. Formular un modelo matemático que describe el comportamiento del

sistema de inventarios.
2. Buscar una política óptima de inventarios respecto a este modelo.
3. Usar un sistema de procesamiento de información para mantener un
registro de los niveles de inventario actuales.
4. Usar este registro de niveles actuales de inventario y aplicar la política
de inventario óptimo para indicar cuándo y cuánto reabastecer el
inventario.

1.3. Inventarios MRO (Mantenimiento, Reparación

y Operaciones)
La definición de inventario MRO puede variar dependiendo de su punto de
vista o tipo de negocio. En este libro, materiales MRO son piezas y materiales
comprados por una empresa para conformar adecuadamente el inventario de
existencias que brindará apoyo a sus necesidades de funcionamiento interno.
El mundo de la contabilidad considera MRO como "material indirecto",
mientras que el "material directo" es todo aquel que forma parte del producto
terminado. En esencia, inventarios MRO se refiere efectivamente a la gestión
de piezas de repuesto para los equipos críticos de producción, instalaciones y
equipos de transporte de los que las empresas dependen diariamente. El reto
es mantener en almacén suficiente material para lograr altos niveles de
disponibilidad.

La solución más fácil e inmediata es, simplemente, mantener más piezas en

el inventario. De esta forma, cualquiera que sea el nivel de servicio requerido,
usted tiene el inventario a la mano, sea necesario o no. Pero mantener
almacenes llenos con cantidades superiores a las realmente necesitadas
origina costos reales adicionales para el negocio. El dinero queda
inmovilizado, los estantes llenos de artículos innecesarios o utilizados con
muy poca frecuencia que mayoritariamente tienden a convertirse en obsoletos
y los costos se mantendrán vigentes hasta que ese inventario no sea
eliminado. Los inventarios MRO pueden tener un fuerte impacto en la
rentabilidad del negocio, pero administrado correctamente puede crear un
valor significativo mediante una mayor eficiencia y competitividad de toda la
organización.

Las decisiones de gestión de inventarios son básicamente determinar cuándo,

cuánto y cuáles artículos deben reponerse, los niveles de seguridad, cómo debe
ser clasificado el inventario y qué consideraciones deben ser hechas para
equipos viejos cuyos repuestos son escasos o posiblemente descontinuados.

Para la empresa existen muchas oportunidades en la gestión de inventarios

MRO, mejorando el desempeño financiero y operacional, especialmente a
través de:

• Mejora de la disponibilidad de piezas

• Reducción del número de artículos de inventario
• Reducción del gasto anual a través de la reducción de costos del
inventario
• Disminución del tiempo para reparaciones

Hay muchos factores que intervienen en la toma de decisiones sobre

inventario MRO que se basan en las metas y objetivos particulares de la
compañía, pero un elemento común a todas las empresas es la necesidad de
utilizar técnicas y herramientas apropiadas para el análisis de inventario y
así poder facilitar el proceso de toma de decisiones y reducir
significativamente la exposición financiera y el riesgo para el negocio.
1.4. Aspectos claves en la gestión de inventarios
Toda acción que conduzca a optimizar la gestión de inventarios de
mantenimiento debe tomar en consideración cuatro aspectos claves que
constituyen los objetivos principales para lograr el propósito de alcanzar la
máxima rentabilidad de la necesaria inversión que debe hacerse para poder
llevar a cabo una eficaz y eficiente gestión del mantenimiento. Los aspectos a
los que se ha hecho referencia son los siguientes:

• Eliminación del exceso de inventarios.

• Fijación de los niveles iniciales de repuestos.
• Mejorar la disponibilidad.
• Establecer las mejores estrategias.

A continuación, se hará una breve descripción de los aspectos mencionados.

Eliminación del exceso de inventarios

En muchas fábricas del mundo entero las estadísticas revelan que los niveles
de inventario exceden entre el 20 % y el 50 % de las necesidades reales de la
planta y esto en términos monetarios representa una inversión muy elevada
que indudablemente afecta el desempeño financiero de las organizaciones.

El principal obstáculo para la eliminación del exceso de materiales

almacenados es la costumbre, probablemente durante muchos años, de
mantener en inventario grandes cantidades de repuestos, sin justificación
alguna, pero que brindan la tranquilidad de poder disponer ilimitadamente
de cualquier artículo cuando es necesitado. Tratar de reducir el inventario a
niveles apropiados sin poner en riesgo la continuidad de las operaciones
creará un ambiente de inseguridad y seguramente producirá conflictos por la
resistencia de las personas a enfrentarse a la incertidumbre de situaciones
aparentemente más riesgosas.

El exceso de inventarios normalmente se origina debido a que los niveles de

existencias se han determinado por la combinación de opiniones de los
vendedores, de ingenieros y del personal de mantenimiento. Esto implica la
aparición de una gran diversidad de criterios, generalmente sustentados por
intereses personales o grupales sin ningún tipo de consideración técnica o
histórica. También es muy frecuente el hecho de que la gestión logística para
la adquisición de los repuestos no es eficaz ni eficiente, por lo que hay una
tendencia natural a sobreabastecerse para minimizar los riesgos de no poder
disponer de los materiales al momento de necesitarlos.

Fijación de los niveles iniciales de repuestos

Al principio de la vida útil de cualquier activo no se cuenta con un historial
de uso, por lo que determinar la cantidad apropiada de repuestos a mantener
en inventario es una decisión muy difícil y generalmente la única información
disponible es la recomendación de los vendedores. Fijar los niveles iniciales
de repuestos basándose únicamente en estas recomendaciones es una decisión
que podría resultar muy costosa debido al interés comercial presente en esta
situación.

Al momento de una negociación, es primordial exigir al proveedor información

relacionada con la confiabilidad del activo que se está adquiriendo, esto es, se
debería disponer al menos del Tiempo Medio Para Fallar - TMPF (Mean Time
To Failure - MTTF) de cada uno de los componentes principales.

Es muy común que los vendedores tiendan a ocultar esta información, por lo
que es muy importante tener en cuenta que la disponibilidad de este tipo de
información por parte del fabricante debe constituir un factor de peso al
momento de tomar la decisión sobre la compra de un activo de alto valor.

Mejorar la disponibilidad

Una de las grandes preocupaciones del personal de mantenimiento es tener

un nivel de inventario de repuestos suficientemente grande para evitar la
pérdida de producción al momento de necesitarlos. Para minimizar ese riesgo
se acude a las recomendaciones de los vendedores como elemento confiable y
autorizado, en el que se podría justificar la responsabilidad de las decisiones
tomadas, sin embargo, está demostrado que estas recomendaciones producen
excedentes que pueden alcanzar hasta el 40 %. También se apela a la opinión
del personal de mantenimiento, especialmente al de mayor experiencia, pero
que en cualquier caso actuará en forma conservadora para no correr riesgos e
igualmente este tipo de recomendaciones producirá excesos de inventarios
entre de hasta el 50 %.

Se ha utilizado diversas técnicas y métodos para la gestión de inventarios,

tales como las de pronósticos para estimar la demanda, pero en el caso de
repuestos utilizados con poca frecuencia, estas técnicas son de muy poca
utilidad ya que la demanda no sigue un patrón determinado y por tanto no es
pronosticable. Los más grandes aportes para este campo los ha dado el
Mantenimiento Centrado en Confiablidad, ya que mediante su metodología
se recopila información muy valiosa relacionada con la durabilidad de los
componentes y de esta manera se dispone de información fundamental para
las decisiones de compra.
Ante la incertidumbre asociada a la imposibilidad de determinar con cierta
precisión la tasa de utilización de un repuesto determinado, se recurre al
análisis del riesgo desde el punto de vista económico, de manera tal la decisión
de mantener o no un repuesto en el almacén depende del costo financiero de
la alternativa seleccionada.

En cualquier caso, el enfoque que se debe tener cuando hay que fijar los
niveles de inventarios para los repuestos es dar respuesta a los siguientes
planteamientos:

1) Si una pieza se necesita y la misma no está disponible en el almacén,

¿Cuánto afectará esto a la producción?
¿Cuál es la criticidad de la pieza?
2) Cuando la pieza es instalada,
¿Cuánto tiempo se estima que dure?
Estime el TMPF (MTTF).

El enfoque incorrecto sería tratar de determinar cuántas piezas se debería

comprar.

Establecer las mejores estrategias

Hasta ahora se ha analizado suficientemente la importancia de mantener

estrictamente el mínimo nivel de inventarios que garantice la continuidad de
las operaciones significando esto mayor rentabilidad empresarial.

Bajo esta premisa, la junta directiva siempre va a estar preocupada por una
gestión eficiente de los inventarios y en este sentido debe definir las mejores
estrategias en cuanto a las políticas a adoptar para el manejo de los diferentes
tipos de materiales utilizados en mantenimiento. También definir los
indicadores apropiados para controlar la gestión con base en las metas
planteadas. Es por esto que en toda organización debe emprenderse un
proyecto de optimización de la gestión de inventarios para mantenimiento de
manera tal que se pueda definir para cada uno de los distintos tipos de
materiales, las políticas específicas en función de la criticidad y costo
particulares.

1.5. Comportamiento típico de los inventarios para

mantenimiento
La gestión de los materiales MRO es más compleja que la de los inventarios
de materias primas y productos terminados por las siguientes razones:

• La variedad de artículos
 En un almacén de materiales para mantenimiento existe una gran
variedad de materiales que para una empresa pequeña puede superar
fácilmente los 3000 ítems.
• La diferencia de la demanda
Existen artículos que son demandados casi a diario y por el contrario,
hay otros que no han sido demandados en los últimos 2 o más años.
• La diferencia en precios
Hay artículos de muy bajo precio como los artículos de ferretería y otros
que superan los miles de dólares como algunos repuestos de sistemas
especializados como la automatización y el control.
• La diferencia en criticidad
La criticidad de un artículo, desde el punto de vista de las decisiones
sobre el nivel de inventario, se determina analizando la consecuencia de
necesitarlo y no tenerlo disponible en el almacén. En algunos casos, la
indisponibilidad no afecta en nada la continuidad operacional y hay
algunos artículos cuya indisponibilidad paraliza completamente las
operaciones.
• La diferencia en tiempos de entrega
La compra de algunos artículos puede implicar pocas horas mientras que
otros hay que solicitarlos hasta con un año o más de anticipación.

Los inventarios de materiales MRO tienen un comportamiento particular que

dificulta su optimización, por lo tanto, es necesario conocer ese
comportamiento para utilizar las técnicas apropiadas para cada tipo de
material.

Entre las características más resaltantes de ese comportamiento típico se

tiene que solamente entre el 5 % y el 10 % de los artículos son utilizados
frecuentemente, por lo cual, tienen una demanda pronosticable. El resto,
entre 90 % y 95 %, son artículos cuya demanda es muy baja, de tal manera
que su pronóstico resulta complejo y no se puede hacer por métodos
convencionales (ver figura 1.1).

Otro aspecto muy importante a considerar es que alrededor del 5 - 15 % de los

materiales almacenados representa alrededor del 70 - 80 % del valor total del
inventario (ver figura 1.2).

También es muy común encontrar en los almacenes de mantenimiento que la

rotación interanual no supera el 50 %, es decir, que de todo lo almacenado se
mueve, a lo sumo, la mitad, el resto permanece inmóvil (ver figura 1.3).
Figura 1.1. Perfil del inventario en función del pronóstico de la demanda

Figura 1.2. Perfil del inventario en función de la variedad y el valor.

 Figura 1.3. Perfil del inventario en función de la rotación interanual.

Si se analiza el valor total de uso interanual se consigue que solamente entre

el 10 – 20 % de los materiales que tuvieron demanda durante un año, tienen
alrededor del 70 – 80 % del valor total de uso durante un año.

Hasta ahora la mayoría de las empresas han estado aplicando métodos de

pronóstico tradicionales para las decisiones relacionadas con la compra de los
materiales MRO. Otro problema común es la desactualización de la
información necesaria para la determinación de los parámetros de inventario
de cada uno de los artículos, trayendo como consecuencia costosos errores en
muchas de las transacciones realizadas, no se ajustan los valores MÍN/MAX
en artículos cuya demanda se ha incrementado, se reordena con la misma
frecuencia y cantidad artículos cuya demanda ha estado disminuyendo.
Inevitablemente el resultado será una alta inversión en inventarios que
afecta la rentabilidad empresarial.

Tal vez el aspecto más relevante, por su importancia para la correcta toma de
decisiones, es que el comportamiento descrito anteriormente es similar en
todos los almacenes de repuestos y materiales en general utilizados para
ejecutar los trabajos de mantenimiento. Si bien es cierto que no existe una
coincidencia total, el hecho de que exista un perfil similar en todos los casos,
es de gran ayuda como referencia para emprender cualquier proyecto de
optimización del nivel de inventarios para mantenimiento en cualquier
empresa.

Figura 1.4. Perfil del inventario en función del valor total de uso.

1.6. Optimización del Inventario MRO

La intención de optimizar la gestión de inventarios implica desarrollar una
serie de pasos que son necesarios para conocer la realidad física y económica
de los materiales almacenados. De manera muy resumida se puede expresar
esta metodología de la siguiente manera:

1. Clasificar los materiales en función de su costo y su demanda.

2. Realizar un análisis de criticidad para seleccionar aquellos materiales
que requieran una gestión muy meticulosa.
3. Definir, para cada uno de los diferentes tipos de materiales, los
parámetros claves tales como el punto de pedido y la cantidad de
pedido.
4. Determinar los materiales excedentarios y definir estrategias para su
reducción.

Para optimizar el inventario se debe comenzar teniendo en cuenta el "riesgo"

que representa la indisponibilidad de un repuesto necesario para ejecutar un
trabajo de mantenimiento. Esto puede traer consecuencias tan drásticas como
la paralización total de la producción. El objetivo de la optimización del
inventario es eliminar problemas comunes, tales como:

• Roturas de stock
• Puntos de reorden incorrectos
• Cantidades de pedido incorrectas
• Exceso de inventario
• Inventario obsoleto
• Tiempos de entrega inexactos
• Compra continua de inventario de uso decreciente

A su vez, la optimización del inventario permite:

• Altos niveles de disponibilidad de los equipos

• Reconocer y resaltar los repuestos críticos
• Intercambio de repuestos
• Otras mejoras e iniciativas de mejoramiento

La optimización de inventarios MRO mejora el flujo de caja mediante la

reducción de compra de artículos de uso poco frecuente, consume el exceso de
inventario apropiadamente, y maximiza la productividad al reducir el tiempo
de inactividad de la planta.

¿Qué empresas se beneficiarían de la optimización del Inventario?

Las empresas ideales para emprender un programa de optimización de

inventarios MRO son las que presentan las siguientes características:

• Gran variedad y cantidad de artículos

• Indicadores claves de desempeño (KPIs) subjetivos
• Baja rotación
• Alto valor del inventario
• Altos niveles de obsolescencia

Las consecuencias típicas de la situación anterior son:

• Alrededor del 25 % de las veces, el personal de mantenimiento sale del

almacén sin los artículos o cantidades solicitadas.
• Cerca del 10 % del material comprado hoy será material en exceso
dentro de un año.
• Alrededor del 5 % del material comprado hoy nunca será utilizado.
• Menos del 3 % del material excedentario será devuelto al proveedor
original.
Las preguntas que surgen a raíz de esta situación constituyen el primer paso
para resolver la problemática de la gestión de inventarios MRO:

• ¿Cuáles materiales deben comprarse en mayor cantidad para

garantizar que la planta opere de manera segura, eficiente y con altos
niveles de producción?
• ¿Cuáles ítems del inventario están en riesgo de rotura de stock debido
a que el Punto de Pedido (PP) y la Cantidad de Pedido (CP) no
satisfacen los requerimientos de suministro debido a su tasa de
utilización y cuál es la causa de esa situación?
• ¿Cuáles ítems del inventario son excedentarios cuáles tienen mayor
valor de recuperación?
• De esos, ¿Cuáles pueden ser devueltos directamente al proveedor
original?
• ¿Cuáles pueden ser vendidos a otras empresas para recuperar la
inversión?
• ¿Cuáles son los ítems que deben ser desincorporados del inventario
debido a su grado de obsolescencia?

La mayoría de las empresas quedan sorprendidas al reconocer que la

información necesaria para dar respuestas a las preguntas formuladas
anteriormente está registrada y disponible en las bases de datos de sus
sistemas de información para la gestión del mantenimiento y suministro de
materiales.

La extracción y análisis de esa información permitirá a las empresas, para

cada uno de los artículos en inventario, determinar el Punto de Pedido (PP) y
la Cantidad de Pedido (CP) a partir de los cuales se podrá definir los niveles
MÍN/MÁX óptimos para garantizar el nivel de servicio requerido al menor
costo posible.

¿Cómo lograr la optimización de inventarios de materiales MRO?

Las compañías que han comprendido las características particulares de los

inventarios MRO están utilizando metodologías científicas de optimización
para obtener beneficios.

Entre los resultados directos y medibles más importantes está lograr una
mayor disponibilidad de los equipos que se traduce en mayor capacidad de
planta, importantes ahorros de costos de mantener el inventario y
disminución del costo del lucro cesante causado por la indisponibilidad de
repuestos cuando son necesitados.
El proceso de optimización de inventarios tiene como principal objetivo tener
disponibles la cantidad correcta de los artículos necesitados por los clientes.
Otro objetivo importante es minimizar los costos de proveer materiales MRO
a estos clientes. En este contexto, los clientes son las personas de operaciones
y mantenimiento en la planta o instalación que necesita los materiales para
realizar sus actividades.

Se requiere una gran variedad de ítems para mantener operando la planta y

las instalaciones en niveles apropiados de eficiencia y seguridad por lo que la
optimización del inventario implica determinar el nivel de servicio requerido
y desarrollar los procedimientos para garantizar que la reposición de cada
ítem sea oportuna y al mínimo costo.

La definición de los niveles de almacenamiento y el desarrollo de los

procedimientos de reposición dependen de las siguientes consideraciones:

• Si el artículo será almacenado o no en la planta

• Nivel de servicio (criticidad)
• Precio unitario
• Costo del proceso de compra
• Costo de almacenamiento
• Demanda
• Tiempo de entrega

Operaciones seguras y eficientes

La primera consideración en este aspecto es el nivel de servicio requerido para

cada ítem, el cual está definido por la probabilidad de disponer del repuesto
cuando es necesitado. Para fijar el nivel de servicio se debe realizar un
análisis de criticidad en función del impacto que tiene la indisponibilidad del
repuesto sobre la continuidad de las operaciones y del tiempo de entrega
necesario para su reposición.

En el caso de un artículo altamente crítico, la inversión necesaria para

garantizar el nivel de servicio es generalmente insignificante con respecto al
riesgo económico que representa su indisponibilidad.

Nivel óptimo de almacenamiento

Para la gente de mantenimiento siempre existe el deseo de mantener llenos

los estantes, esto se traduce en exceso de inventarios porque en la gran
mayoría de los casos se tendrá mayor cantidad que la realmente necesaria.
La cantidad óptima a almacenar depende del nivel de servicio requerido para
cada artículo y es frecuente en muchas empresas que el nivel de servicio es
considerado, erróneamente, igual para todos los artículos.

También es necesario tomar en cuenta la tasa de utilización del artículo para

seleccionar el modelo matemático apropiado para pronosticar la demanda.

La inversión correcta

Las limitaciones impuestas a la inversión en inventarios generalmente son

expresadas en términos del deseo de la alta dirección a alcanzar un
determinado nivel de rotación. Esto no está bien, en primer lugar, porque se
estaría tratando al inventario para mantenimiento como un inventario
comercial y, en segundo lugar, un valor general para la rotación es
simplemente una cifra promedio que no proporciona información para la
correcta toma de decisiones. Una de las complejidades de la gestión de
inventarios para mantenimiento es la gran variedad de artículos con
diferentes valores del indicador rotación dependiendo de la tasa de
utilización, desde materiales con muy alta rotación, por ejemplo, repuestos
genéricos, hasta materiales con una rotación extremadamente baja,
generalmente muy críticos y de muy elevado precio.

1.7. Factores que promueven el exceso de

inventarios de mantenimiento
Es muy común que muchas empresas no adviertan los continuos cambios que
ocurren en su entorno y por esta razón quedan rezagadas en cuanto a la
posibilidad de implementar mejoras a su gestión operacional.

Existen diversas razones por las cuales se originan inventarios excedentarios

en las industrias, Slater (2007) ha definido doce (12) razones ubicándolas en
dos grupos principales, las que se relacionan con los cambios no advertidos
del entorno empresarial y las relacionadas con la estructura organizacional y
el modelo gerencial propios de la empresa particular.

Al revisar las oportunidades para reducir la inversión en inventarios es

importante comprender los cambios que han ocurrido y aún no han sido
reconocidos y visualizar los cambios potenciales que ocurrirán en el futuro.
Con el transcurrir del tiempo y la experiencia acumulada, usted comprenderá
mucho mejor los requerimientos de la demanda, haya mejorado su cadena de
suministros y los proveedores estén mejor preparados para ofrecerle un mejor
nivel de servicio.
Dentro del primer grupo, razones que se relacionan con los cambios no
advertidos del entorno empresarial, están las siguientes:

1. Las estimaciones iniciales de mínimos y máximos no han sido

revisadas a menos que haya ocurrido una rotura de stock, sin embargo,
puede haber cambiado la tasa de utilización que implique la necesidad
de establecer nuevos parámetros en las políticas de manejo de
inventarios.
2. No ha habido cambios en las políticas de gestión de inventarios debidos
a mejoras ocurridas en la cadena de suministros. Esta situación se
presenta cuando la misma empresa y sus proveedores han mejorado la
cadena de suministros, manifestándose en la disminución del tiempo
de entrega, la implementación de políticas de consignación o
simplemente que se haya producido un incremento de la oferta, no
siendo aprovechada para hacer ajustes hacia la reducción de los niveles
históricos del nivel de inventarios.
3. No se ha realizado inversiones asociadas a minimizar la inversión en
inventarios. Los avances de la informática y las telecomunicaciones
permiten a la empresa disponer de nuevas herramientas a nivel de
software y equipos para hacer mucho más eficiente la gestión de
materiales.

El segundo grupo de razones que promueven el exceso de inventarios

relacionadas con la propia empresa, de acuerdo a Slater (2007), queda
conformado de la siguiente manera:

1. Responsabilidades desalineadas
A esta situación también se le asocia con lo que en logística se conoce
como “Gestión fragmentada del flujo de materiales” y se presenta
cuando los diferentes departamentos buscan obtener los mejores
resultados de manera individual y no se toman decisiones de manera
integral que contribuyan a maximizar los beneficios de la organización
como un todo. Desde el punto de vista del mantenimiento se pretende
agregar artículos al inventario sin tomar en cuenta el impacto
financiero de esa decisión. Contrariamente, es muy común que los
departamentos de compras y finanzas, sin otro criterio que el
financiero, restrinjan las compras sin considerar el impacto
operacional de este tipo de decisiones.
Es de naturaleza humana maximizar los resultados personales
(departamentales), pero alineando las responsabilidades y autoridades
se puede lograr dar el enfoque apropiado a las decisiones sobre
inventarios (Mentalidad Logística).
2. El sistema de gestión
Uno de los factores que mayor influencia tiene sobre el nivel de
inventarios es el tiempo de entrega o tiempo de reposición, ya que
dependiendo de su magnitud será necesario mayor o menor nivel de
existencias para satisfacer la demanda durante ese tiempo de entrega.
Existe una tendencia generalizada a responsabilizar a la gestión de los
proveedores por los retrasos que ocurren en la entrega de los
materiales. Lo primero que toda empresa debe tener en cuenta es que
su propio sistema de compras es parte muy importante del tiempo total
del ciclo de pedido-entrega, por lo que se requiere una revisión
detallada de los procesos internos para producir mejoras significativas
en la reducción de ese tiempo. Cuando un artículo es utilizado, el
sistema de gestión de inventarios debe reconocer rápidamente su
movimiento y tomar las acciones correctivas, ya que un sistema de
reposición lento incrementará el nivel de existencias.
3. El número de almacenes
La necesidad de disponer de repuestos en diferentes localizaciones
implica tener diferentes almacenes y mientras más almacenes existan
para almacenar un artículo, mayor será la cantidad almacenada. A
menor número de almacenes, menor será el nivel de existencias. Se
puede logra ahorros importantes centralizando el almacenamiento.
4. Punto de pedido elevado
Un punto de pedido es el nivel de existencias para el cual se debe hacer
un pedido para atender la demanda normal y sus posibles fluctuaciones
durante el tiempo de entrega y este debe ser ajustado debido a cambios
en la demanda o en la cadena de suministro. Un punto de pedido
elevado trae como consecuencia un nivel promedio de existencias
también elevado. Es muy común que los niveles máximos y mínimos se
fijen de forma empírica y de manera similar para una gama amplia de
artículos, sin embargo, no todos presentan el mismo comportamiento y
por tanto los parámetros del inventario deberían determinarse
individualmente artículo por artículo.
5. Tamaño de pedido elevado
Pedidos grandes también mantiene un elevado nivel promedio de
existencias. Existe una tendencia generalizada de pedir en cantidades
superiores a las realmente necesarias debido a la preocupación del
departamento de mantenimiento con respecto a la eficiencia del
departamento de compras y este por su parte quiere evitar las compras
repetitivas o muy frecuentes del mismo artículo. Grandes pedidos se
justifican solamente cuando los costos logísticos son elevados. El
avance tecnológico permite minimizar las cantidades a pedir ya que la
gestión de compras se hace a muy bajos costos y con gran rapidez. El
 análisis de la cantidad económica de pedido se justifica siempre que el
artículo tenga una alta demanda.
6. Desconocimiento de la obsolescencia
La existencia de artículos obsoletos es muy común en todos los
almacenes, reconocerlos no es una tarea fácil por la resistencia a
deshacerse de ellos debido a la “posibilidad” de necesitarlos en algún
momento o sencillamente que su desincorporación del inventario
resulta ser un procedimiento tan complicado que se prefiere olvidarlos.
La mayoría de los sistemas de gestión de inventarios manejan artículos
vigentes y los obsoletos generalmente pasan desapercibidos trayendo
como consecuencia una valoración irreal del inventario obteniéndose
resultados financieros no acordes con la realidad además de tomar
decisiones gerenciales erradas.
7. Variedad y complejidad de los artículos
En la mayoría de las empresas existe equipos y maquinarias con
diferentes edades tecnológicas y de diferentes orígenes, esto crea la
necesidad de mantener en stock una gran variedad de repuestos con
características muy diversas en cuanto a precios, oferta, tasa de
utilización y criticidad lo que obliga a determinar requisitos
particulares para cada artículo, de lo contrario se podría originar un
nivel de existencias marcado por las necesidades de los artículos con
mayor frecuencia de utilización. Nunca se debe aplicar la misma
“receta” y se debe hacer un esfuerzo para minimizar la variedad y
complejidad de los materiales a mantener almacenados.
8. Proyectos y situaciones especiales
Este es uno de los factores que más promueve el exceso de inventarios,
especialmente cuando se ejecutan proyectos de mantenimiento de gran
envergadura, como es el caso de las paradas de planta, en las que está
en riesgo gran cantidad de dinero, no solo por el costo del proyecto sino
por la paralización de la producción. En estos casos, el compromiso de
terminar el proyecto en el tiempo previsto sin ningún tipo de
contratiempo hace que exista una tendencia a comprar más de lo
necesario para evitar el riesgo de interrumpir las actividades por falta
de algún material y con la justificación de que cualquier sobrante podrá
ser utilizado en otra oportunidad. Estos eventos no pueden convertirse
en una excusa para mantener inventarios en exceso, por lo que se debe
determinar la demanda con mucha precisión y comprar justamente lo
que se necesita.
9. Requerimientos de operaciones logísticas
Algunos sistemas logísticos, tanto de clientes como de proveedores,
tienen procesos de compras que establecen cantidades mínimas
“eficientes” para el esfuerzo (manejo, tiempo, transporte, precio)
involucrado en la adquisición de productos, es decir, se tiene un nivel
mínimo de existencias determinado por la cadena de suministros y no
por la demanda real.