MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, ET FINANCIEN DU GROUPE YENE FISHING

GROUPE YENE FISHING

MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATTVES, ET
FINANCIER

Avril 2020

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, ET FINANCIEN DU GROUPE YENE FISHING

SOMMAIRE
A. PRESENTATION

1- missions et objectifs
2- structure organisationnelle

B. DEFINITION ET OBJECTIFS DU MANUEL DE PROCEDURES

1- la description détaillée de la procédure

2- les diagrammes de flux

C. LES PRINCIPES D'ACTUALISATION DU MANUEL

1- La mise à jour
2- La diffusion
D. LES PRINCIPES DE CONSERVATION DU MANUEL DES
PROCEDURES

1- Les principes d'archivage

2- Les principes de consultation
3- La version électronique
E. ORGANIGRAMME (Voir le schéma)
F. DESCRIPTION DES TACHES

G. MANUEL COMPTABLE DE YENE FISHING

1- organisation comptable
2- les obligations légales du système comptable OHADA
3- conditions impératives de l'organisation comptable

H. PRESENTATION DES ETATS FINANCIERS

1- système normal
2- Traitement du courrier
3- Gestion du personnel
I. GESTION DE TRESORERIE

1- Gestion de la caisse
2- Gestion règlement des factures par Banque
J. DÉCLARATION DE LA POLITIQUE QUALITÉ

1- Organisation et responsabilités
3- Système de management de la qualité de l’infrastructure de formation et/ou d’analyse de
pratique par simulation
K. GESTION ADMINISTRATIVE DU COURRIER

1- Traitement du courrier
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2- Gestion du personnel
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3- Suivi du personnel

A. PRESENTATION

YENE FISHING est une Société à Responsabilité Limitée crée en 2020 avec un capital social de
un million (1.000.000) de franc CFA totalement libéré et détenu par deux actionnaires, dont le
siégé social est à Yene Niangal Quai de pèche, dans la région de Dakar. La société est spécialisée
dans la conservation et la vente de produit halieutique et de glace. Elle est administrée par une
équipe à sa tête un Gérant.

1- Missions et objectifs

Ayant obtenu son autorisation n*…… du Ministère de la pèche, Yene Fishing exerce ces
activités, tant au Sénégal qu’à l’étranger :
- Toutes activités de commercialisation de poissons et produits halieutiques et
fruits de mer;
- Le traitement, la conservation, la consignation, le conditionnement, le
magasinage et la commercialisation des produits de pèche
- Toutes activités d’importation, d’exportation, d’achat, de vente, de distribution
en gros, demi-gros et détail de tous produits
- Toutes activités afférents à la pèche
Dans son souci d’atteinte son objectif d’être le leader dans ses domaines dans la sous-région ouest
africaine, la société a adopté la technique de proximité client en travaillant 24/24 avec une ligne
téléphonique ouverte afin de permettre aux clients de bénéficier de ces différents services.

2- structure organisationnelle

Conformément aux statuts de la société sous le régime de la Cogérance, avec un système

management fonctionnel.
- Un Gérant
- Un Comptable
- Un Qualiticien
- Personnel Temporel
- Gardien

B. DEFINITION ET OBJECTIFS DU MANUEL DE PROCEDURES

Ce manuel de procédures formalise les principales procédures administratives, et financier de

contrôle qui régissent les différentes fonctions du Groupe YENE FISHING.Il couvre l’ensemble
des opérations et des fonctions du Groupe.
Il a pour objectifs de :
- Fournir un cadre formel d'exécution des activités à caractère administratif, et financier;
- Garantir la continuité des méthodes de travail, malgré les mutations et
réorganisations du personnel;
- Définir les activités de tous les membres du Groupe ;
- Garantir un contrôle interne fiable;
- Accroître la productivité du personnel (par l'optimisation des volumes d'informations
à traiter, l’optimisation des circuits de traitement des informations et une
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automatisation accrue des traitements manuels)
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1- La description détaillée de la procédure

Cette description détaillée apporte les précisions suivantes pour chaque étape de la procédure:
- Le poste qui traite l'étape,
- la nature des travaux et des contrôles réalisés par chaque intervenant,
- la description détaillée des Procédures effectuées,
- la composition précise des dossiers envoyés à l'intervenant suivant la procédure.

2- Les diagrammes de flux

Le diagramme de flux reprend schématiquement les étapes de la procédure.

Il donne une vue d’ensemble de la circulation de l’information et des documents entre les acteurs
qui participent à la réalisation des Procédures.

C. LES PRINCIPES D'ACTUALISATION DU MANUEL

Le manuel de procédures est un document susceptible d'être modifié et mis à jour au fur et à
mesure de l'évolution du Groupe, de ses activités et des meilleures pratiques internationales.

1- La mise à jour

La mise à jour du manuel doit faire l'objet d’un accord des associés sous forme de décision.
Une numérotation appropriée des décisions relatives à l'actualisation du manuel doit permettre
d'ensuivre l'exhaustivité.

2- La diffusion

Le manuel de procédures doit être édité en autant d'exemplaires que d'acteurs dans les processus.
Doivent disposer du manuel de procédures en un exemplaire complet les personnes ci-après :
 Les associés
 Le Gérant;
 Le Comptable
 Le Qualiticien
D. LES PRINCIPES DE CONSERVATION DU MANUEL DES PROCEDURES

Le manuel de procédures doit être accessible et disponible toutes les fois qu’un intervenant aura
besoin de s’informer sur les procédures d’exécution administratif du groupe.

1- Les principes d'archivage

Comme noté précédemment, chaque partie de la société doit disposer d’au moins un exemplaire
complet du manuel des procédures.
Les versions remplacées lors d’éventuelles actualisations du présent manuel, doivent être
conservées dans un classeur spécifique en cas de contrôles ou de recherches sur des opérations
anciennes effectuées dans le cadre des procédures antérieures.
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2- Les principes de consultation

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Le manuel doit être facilement accessible aux acteurs du processus, aux acteurs du Groupe,
aux représentants du personnel et aux différents contrôleurs externes.

3- La version électronique

Le manuel existe également sous forme de support informatique en version non modifiable
(format PDF ou Word verrouillé).

E. ORGANIGRAMME

Gérant

Comptable Qualiticien

Personnel Temporel

Gardien

F. DESCRIPTION DES TACHES

1- Le Gérant :

Il possède les pouvoirs les plus étendus tiré du Conseil, afin d’en assurer le bon fonctionnement de
la société.
Il est chargé :
 Définir les orientations stratégiques
 Coordonne les activités
 Ordonne les dépenses
 Organiser le fonctionnement
 Réaliser la gestion des ressources humaines
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 Analyser les données d'activité, du service et identifier des axes d'évolution
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 Communiquer sur les résultats, évolutions et enjeux de l'activité à des partenaires

 Communiquer sur les résultats, évolutions et enjeux de l'activité en interne
 Définir des objectifs de rentabilité économique
 Animer une réunion

Il est assiste par un comptable et un qualiticien.

2- Le Comptable :
Il est responsable des décaissements et encaissements de l’ensemble des activités de YENE
FISHING.Planifier une opération financière
Il est charge :

Activités principales :
 Gérer le budget global de la structure.
 Elaboration et suivi du budget de la structure en liaison avec l’ordonnateur.
 Mettre en œuvre et effectuer le suivi des opérations comptables de la société.
 Mettre en œuvre et effectuer le suivi de la facturation.
 Mettre en œuvre et effectuer le suivi des dispositifs de gestion des paiements et
encaissements en lien avec l’ordonnateur, le comptable public et les partenaires de la
société.
 Garde les chéquiers, et soumet la signature au Gérant.
 Traiter les observations de la Trésorerie.
 Préparer et présenter les états comptables en vue de leur justification devant le Conseil.
 Etablir et vérifier les états de trésorerie (jour/semaine…)
 Contrôler la régularité et la sincérité des documents comptables
 Organiser, planifier et coordonner la production comptable et financière en respectant les
délais et la règlementation applicables à l’établissement.
 Sécuriser et contribuer à la gestion des emprunts et de la dette.
 Conseiller les responsables de la structure en matière financière et comptable.
 Participer à la production des rapports d’activités annuels et d’analyse du stock (tableau de
bord).
 Définir et faire appliquer les procédures comptables et financières.
 Suivre et analyser l’évolution de la règlementation comptable et financière et constituer une
documentation de référence.
 Actualiser et concevoir des outils d’analyse et de suivi.
 Mise à jour des fichiers de tiers (gérer et actualiser une base de données).
 Gérer les échéanciers (Clients/Fournisseurs)
 Préparer les états de TVA
 Transmettre aux utilisateurs des informations pratiques sur les procédures comptables,
l’évolution de la législation et de ses conséquences
 Tenir la caisse
 Faire le rapprochement bancaire.

3- Le Qualiticien

Il assiste le Gérant au respect de la règlementation en vigueur dans le processus de transformation

et la commercialisation des produits Halieutique. Il suit tout le processus de transformation et des 6
installations répondant aux normes établis.
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Il est chargé :

Élaborer une cartographie des risques

Définir la politique qualité
Mettre en place des outils d’évaluation du processus

PROCESSUS DE TRANFORMATION

Achat Conservation Vente

4- Les Temporaires :

Ils proviennent souvent de la responsabilité des ouvriers temporaires du défunt coopératif des
femmes de YENNE à la suite d’une visite médicale.
Ils sont payés journalièrement et respectant l’ensemble les recommandations et les Normes établies
par le qualiticien.

G. MANUEL COMPTABLE DE YENE FISHING

Le manuel comptable de l'entreprise décrit particulièrement l'organisation comptable de

l'entreprise, les méthodes de saisie et de traitement des informations, les politiques comptables et
les supports utilisés. Il comprend notamment les informations ayant trait :

 À l'organisation générale de l'entreprise ;

 À l'organisation comptable de l'entreprise ;

 Au plan des comptes, à la description des contenus des comptes et au guide des
imputations comptables ;

 À la description des procédures de collecte, de saisie, de traitement et de contrôle des

informations;

 Au système de classement et d'archivage;

 Au modèle retenu de présentation des états financiers ;

 Aux livres comptables obligatoires et aux liens entre ces livres et autres documents et
pièces comptables ;

 Au guide de justification des comptes et des travaux d'inventaire avec des modèles de
rapprochement et d'état de justification pour les travaux récurrents ; 7
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 Au modèle d'instructions d'inventaire;

 L’organisation des travaux d'élaboration et de présentation des états financiers.

4- Organisation comptable

a- les obligations légales du système comptable ohada

Toute entreprise opérant dans l'espace OHADA, est tenue de souscrire au plan institué par
le Système comptable OHADA avant de mettre en place son propre plan comptable.

La fiabilité de l'information comptable et financière et donc, des états financiers, est

fonction du cadre dans lequel est traitée l'information de base. Ce cadre est défini par les
articles 1 et15 du Système comptable OHADA.

En effet, selon le premier article :

«Toute entreprise qui entre dans le périmètre du système OHADA doit mettre en place une
comptabilité destinée à l'information externe comme à son propre usage.

A cet effet, YENNE FISHING classe, saisit, enregistre dans sa comptabilité toutes les
opérations entraînant les mouvements de valeur qui sont traitées avec des tiers ou qui sont
contractées ou effectuées dans le cadre de sa gestion interne.

Elle fournit, après traitement approprié de ces opérations, les redditions de comptes
auxquels elle est assujettie légalement ou de par ses statuts ainsi que les informations
nécessaires aux besoins de divers utilisateurs».

Quant à l'article 15, il stipule :

« Que l'organisation comptable doit assurer un enregistrement exhaustif, au jour le jour, et

sans retard des informations de base, le traitement en temps opportun des données
enregistrées, la mise à la disposition des utilisateurs des documents requis dans les délais
légaux fixés pour leur délivrance ».

L'examen de l'article 15, ressort que le Législateur met en exergue la célérité ou la rapidité
(le non retard) de traitement des données comptables en respectant une certaine ponctualité
périodique, gage d'une régularité et d'une sincérité dans l'établissement des états financiers.

2- conditions impératives de l'organisation comptable

L'organisation comptable mise en place par YENNE FISHING respectera une somme des
conditions impératives. Ces conditions sont jugées impératives parce que l'entreprise ne
peut pas y déroger et sont les suivantes :

 La tenue de la comptabilité en langue officielle du Sénégal et en unité monétaire

légale Le F CFA.
 L’emploi de la technique de la partie double ; 8
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 La justification des écritures comptables par des datées, pouvant servir de preuve et
portant les références de leur enregistrement en comptabilité ;
 Le respect de l'enregistrement chronologique des opérations ainsi que la mise place
d'une procédure destinée à garantir le caractère définitif de l'enregistrement ;
 Le contrôle par inventaire de l'existence et de la valeur des biens, créances et dettes
de l'entreprise ;
 Le recours à un plan de comptes normalisé pour la tenue de la comptabilité : le plan
de comptes OHADA;
 La tenue obligatoire de livres ou autres autorisés ainsi que la mise en œuvre de
procédures de traitement agréées, permettant d'établir des états financiers annuels ;
 La mise en place de procédures de contrôle interne et externe, le contrôle des
comptes et la publicité légale des comptes.

Il est à préciser à l'article 19, que les livres et autres supports dont la tenue est obligatoire
sont : le livre - journal ; le grand - livre; la balance générale des comptes ; le livre
d'inventaire.

le livre - journal

C'est un document comptable rendu obligatoire par la loi. Il est constitué d'articles, un
article étant considéré comme une opération réalisée au sein de l'entreprise. L'entreprise
peut procéder au regroupement au même lieu au cours d'une même journée et ce, sur la
base d'une pièce justificative unique. Un article composé de :

 La date ;
 L’imputation comptable : comptes débités et comptes crédités ;
 La référence de la pièce justificative ou de la pièce qui sous-tend l'opération
(facture, chèque, pièce de caisse, avis de crédit ou de débit...).

A la fin de chaque page du journal apparaissent le total débit et le total crédit dont les
montants sont égaux. Les totaux précédents sont reportés au début de la page suivante. Les
comptabilités automatisées utilisent des feuilles ou grilles d'imputation tenant lieu de
l'analyse comptable préalable.

Enfin, le livre - journal tenu sans blanc ni altération d'aucune sorte est côté paraphé par les
autorités compétentes, c'est-à-dire que chaque page est numérotée et signée par le greffier
du Tribunal de commerce sauf pour les comptabilités informatisées. Le livre - journal est
conservé 10 ans après la dernière opération inscrite avec toutes les pièces justificatives
correspondantes.

le grand - livre

Le grand -livre est un document comptable regroupant l'ensemble des comptes de

l'entreprise avec les différents mouvements. Il se présente sous plusieurs formes : listing
pour les entreprises informatisées, bac à fiches, feuilles mobiles classées et registres à
feuilles. C'est un document rendu obligatoire par la loi.

L'établissement du livre - journal et du grand - livre peut être facilité par la tenue des 9

journaux et livres auxiliaires, ou supports en tenant lieu, en fonction de l'importance et des

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besoins de l'entreprise. Dans ce cas, les totaux sont périodiquement et au moins

respectivement centralisés dans le livre -journal et dans le grand -journal.

Dans les entreprises qui ont recours à la technique de l'informatique pour la tenue de leur
comptabilité , des documents informatiques écrits peuvent tenir lieu de journal et de livre
d'inventaire ; dans ce cas ils doivent être identifiés, numérotés et datés, dès leur
établissement, par des moyens légaux, offrant toute garantie de respect de la chronologie
des opérations, de l'irréversibilité des entreprises et de la durabilité des enregistrements
comptables.

la balance générale des comptes

Tous les comptes du grand -livre général sont présentés, après sommation de chacun, dans
un document comptable récapitulatif appelé balance générale des comptes. Il existe des
balances à plusieurs colonnes (2, 4, 6 ou plus).

Dans ce document, les comptes et leurs numéros sont présentés dans l'ordre du plan
comptable OHADA (classe 1 à 8). Cependant la balance à 8 colonnes reste la plus
recommandée par les professionnels.

le livre d'inventaire

L'article 17, alinéa 6 du droit comptable OHADA  définit l'inventaire comme l'opération

qui consiste à relever tous les éléments du patrimoine de l'entreprise en mentionnant la
nature, la qualité et la valeur de chacun d'eux à la date ou cette opération a lieu. Autrement,
c'est un recensement exhaustif des biens (actifs) et des dettes (passif) de l'entreprise,
généralement à la clôture de l'exercice

Les données d'inventaire sont regroupées dans le livre d'inventaire et distinguées selon la
nature et le mode d'évaluation des éléments qu'elles représentent. Le livre d'inventaire est
suffisamment détaillé pour justifier le contenu de chacun des postes du bilan.

Par ailleurs, il existe trois niveaux de présentation des états financiers avec respect des
principes comptables relatifs à la présentation : le système normal, le système allégé et le
système minimal de trésorerie. Nous en examinons l'essentiel dans la présente section.

H. PRESENTATION DES ETATS FINANCIERS

La présentation des états financiers de YENNE FISHING, sera: le système normal.

1- système normal (confer annexes)

YENE FISHING est soumise au système normal de présentation des états financiers et de
tenue des comptes : bilan, comptes de résultat, TAFIRE et état annexée.

Toutefois si le chiffre d'affaires annuel ne dépasse pas f CFA cent millions (100 000 000),
l'entreprise peut opter pour le système allégé.

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I. GESTION DE TRESORERIE
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Pour permettre une bonne gestion rigoureuse de la trésorerie des comptes bancaires du
Groupe seront ouverts. Les fonds versés au compte ne doivent pas être utilisés à d’autres fins et
ne doivent pas non plus servir de garantie sans accord des associés.

Le Gérant et le Superviseur sont les seuls signataires autorisés (signatures conjointes) a

engager les dépenses.

1- gestion de la caisse

Le Manuel permet d’assurer le fonctionnement de la caisse tout en garantissant une gestion

saine et rigoureuse.

La caisse est tenue par le comptable pour financer les menues dépenses éligibles au titre des
activités, il s’agit :

- Du paiement du personnel temporel

- Des petites dépenses de moyen de 50 000 F

Le niveau d’approvisionnement de la caisse est fixé à 300 000 F. toutefois, la caisse peut être
exceptionnellement approvisionnée au-delà du plafond indiqué pour faire face à un besoin
immédiat et ponctuel de trésorerie.

La caisse est arrêtée en fin de chaque journée, par le comptable, elle est contrôlé par le
superviseur souvent de manière inopinée, toutefois il lui est recommandé de faire un contrôle
systématique chaque mois.

 REGLE DE GESTION

- Un arrêté de caisse est effectué avant tout approvisionnement par le comptable.

- La caisse est réapprovisionnée à concurrence du montant des dépenses justifiées et
des provisions des dépenses dans la limite du plafond autorisé
- La procédure est déclenchée par le comptable à partir de la situation journalière de
caisse

 LISTE DES OPERATIONS

Arrêté de caisse,
Feuille de paie des temporaires
Contrôle des pièces par le contrôleur
Établissement de l’ordre de paiement, signature du cheque
Remise du chèque au comptable
Encaissement du chèque et enregistrement

3- Gestion Règlement des factures par banque

Le règlement des factures en contrepartie de fournitures livrées ou prestations effectuées à

l’ordre de paiement de Yene Fishing.

La procédure s’applique aux règlements de factures par chèque ou virement bancaire, et bien
programmé selon la situation financière du Groupe. 11
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Les factures doivent être certifiées et liquidées accompagnées d’un Bon de commande et d’un bon
de livraison, d’une copie du contrat de services et doivent porter « BON A PAYER » avec visa du
comptable.

Les factures de montant inférieur à 50 000 F sont réglées par caisse

Le comptable prépare les bordereaux de remise de chèque en trois exemplaires

1- L’original signé par le bénéficiaire est joint a la facture,

2- Le duplicata accompagne le cheque
3- Le triplicata reste en souche,

Toute facture réglée porte le cachet « PAYÉ »

LISTE SES OPERATIONS

1- Point des factures en instance,

2- Choix des factures à payer
3- Établissement des ordres de paiement,
4- Signatures des ordres de paiement,
5- Signatures des chèques
6- Paiement des fournisseurs

4- GESTION DE LA QUALITE

Cette partie du manuelle qualité a pour objet de décrire le management de la qualité afin d'assurer :

– la conformité des dispositifs de formation en référence aux textes réglementaires ;

– la satisfaction des parties par son fonctionnement et son amélioration continue.

Il est destiné à une communication auprès du personnel technique et administratif.

Le responsable s'engage à en donner communication à toute personne qui en fait la demande.

J. DÉCLARATION DE LA POLITIQUE QUALITÉ

La société remplit ses missions dans le respect des textes fondateurs en accord avec les exigences
des professionnels de la pêche.

L’infrastructure a pour mission :

– la formation initiale du personnel;

– la formation continue du personnel.

L’infrastructure s'engage à :
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– mettre en œuvre un système de management de la qualité fondé sur l'approche par

processus ;

– anticiper les moyens nécessaires à l'évolution des processus de formation et/ou d’analyse
de pratique ;

– évaluer les processus et revoir ses objectifs en matière de qualité ;

– améliorer de façon continue l'efficacité de ses procédures.

- Mettre en place un guide de bonnes pratiques en matière de simulation

1. Organisation et responsabilités

1.1 Organigramme

Insérer un schéma de l’organigramme.

1.2 Textes fondamentaux

Citer la réglementation qui s'applique aux différents professionnels engagés.

2. Système de management de la qualité de l’infrastructure de formation et/ou d’analyse de

pratique par simulation

2.1 La cellule qualité

Le suivi et l'amélioration du système qualité sont effectués par le Responsable qualité. Elle est
chargée de l'élaboration de documents qualité et de la coordination avec le personnel.

Les pilotes de programme de simulation assurent la transmission des informations.

Le Responsable qualité assure la revue des processus.

Les pilotes de processus sont responsables des éléments de preuve.

2.2 L'approche par processus

Le système de management de la qualité mis en œuvre est fondé sur l'approche par processus.

2.3 La cartographie des processus

Modèle à adapter en fonction de l'activité

K. GESTION ADMINISTRATIVE DU COURRIER

Les procédures administratives du manuel abordent essentiellement le traitement du courrier et les

notes de services internes, la gestion du personnel, la gestion des équipements et la gestion des
stocks.
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5- Traitement du courrier
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Courrier départ

La procédure de traitement du courrier départ vise la préparation, la signature, l'enregistrement et

l'expédition de toutes correspondances ou documents.

Tout projet de lettre soumis à la signature du Gérant porte au préalable les initiales de son auteur.
Après signature, la lettre est archivée et envoyée au destinataire avec un bordereau de
transmission.

Courrier arrivée

La procédure de traitement du courrier arrivée a pour but, l'enregistrement, l'imputation, la

transmission et l'exploitation de toute correspondance qui parvient ou circule au sein de la société.
A la réception la secrétaire enregistre la correspondance puis la soumet au Gérant pour suite à
donner.

3. Gestion du personnel

Les procédures de gestion du personnel montrent comment les opérations suivantes doivent
s'effectuer :

le recrutement ;

le suivi du personnel

les congés

les absences

la rupture de contrat et

l'évaluation du personnel

Recrutement du personnel

Le besoin en personnel peut être manifesté par le Gérant.

Ce besoin sera soumis par le Gérant au Cogérant qui décidera de l'opportunité d'un recrutement
après l'avoir inscrit au budget de la société.

6- Suivi du personnel

Elle concerne : 

La tenue du Registre du personnel

Le paiement des salaires

Les Congés
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En règle générale, les congés ordinaires sont régis par les dispositions contenues dans les contrats
du personnel.

Autres congés

Congés de maternité

En dehors du congé annuel, la femme salariée en état de grossesse bénéficie d'un congé de
maternité d'une durée de 14 semaines dont au moins 4 avant l'accouchement.

Congés maladie

Pour l'obtention d'un congé maladie ou son renouvellement, le salarié doit produire un certificat
médical délivré par un médecin agréé.

Congés pour convenance personnelle

Les congés pour convenance personnelle sont accordés à titre exceptionnel en cas de nécessité ou
de force majeure sans solde.

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