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Manuel forestier n°7

ES Administration : Quelques notions utiles


par
RAMAMONJISOA Bruno

avec la collaboration de
RAVAKA Annick

2ème édition

2016
Sommaire
1 Introduction ........................................................................................................................ 1
2 Les bases de l’institution .................................................................................................... 2
2.1 Généralité..................................................................................................................... 2
2.2 Les statuts .................................................................................................................... 2
2.2.1 Généralités ............................................................................................................ 2
2.2.2 Les statuts des entreprises publiques .................................................................... 3
2.2.2.1 La Société d’Economie Mixte (SEM)........................................................... 3
2.2.2.2 ....................... Les Etablissements Publics à Caractère Administratif (EPA) et les
Etablissements Publics à caractère Industriel à caractère Industriel et Commercial
(EPIC)............................................................................................................................. 4
2.2.3 Les statuts des entreprises privées ........................................................................ 9
2.2.3.1 La Société Anonyme ................................................................................... 10
2.2.3.2 SARL et SARL unipersonnelle ................................................................... 12
2.2.3.3 Associations ................................................................................................ 18
2.3 L’Organigramme ....................................................................................................... 20
2.3.1 Généralités .......................................................................................................... 20
2.3.2 Que faut-il savoir pour élaborer un organigramme ............................................ 21
2.3.3 Les étapes de l’élaboration d’un organigramme ................................................ 22
2.4 Les méthodes de travail ............................................................................................. 23
3 Le Personnel ..................................................................................................................... 24
3.1 Généralités ................................................................................................................. 24
3.2 Catégories de personnel ............................................................................................. 24
3.2.1 Fonctionnaires .................................................................................................... 24
3.2.2 Non fonctionnaires ............................................................................................. 24
3.2.2.1 Administration publique ............................................................................. 24
3.2.2.2 Administration privée ................................................................................. 25
3.3 Traitement du personnel ............................................................................................ 25
3.3.1 Salaire ................................................................................................................. 25
3.3.2 Avancement ........................................................................................................ 26
3.3.3 Les récompenses ................................................................................................ 28
3.3.4 Sanctions ............................................................................................................ 29
3.3.5 Congé ................................................................................................................. 29
3.3.6 Autres avantages ................................................................................................ 30
3.3.7 Le règlement général du personnel .................................................................... 30
4 Les tâches administratives et financières ......................................................................... 31
4.1 Généralités ................................................................................................................. 31
4.2 Gestion administrative ............................................................................................... 31
4.2.1 Généralités .......................................................................................................... 31
4.2.2 Les correspondances administratives ................................................................. 31
4.2.2.1 Lettre ........................................................................................................... 32
4.2.2.2 Circulaire..................................................................................................... 37
4.2.2.3 Téléphone .................................................................................................... 37
4.2.2.4 Note de vérification ou demande d’explication .......................................... 37
4.2.2.5 Soit transmis................................................................................................ 38
4.2.2.6 Bordereau d’envoi ....................................................................................... 38
4.2.3 Style des documents de liaison ou de transmission ............................................ 38
4.3 Les différents types de gestion .................................................................................. 39
4.3.1 La ressource humaine ......................................................................................... 39
4.3.2 La gestion financière .......................................................................................... 40
4.3.2.1 Généralités .................................................................................................. 40
4.3.2.2 Au niveau des institutions publiques .......................................................... 40
4.3.2.3 Au niveau des institutions privées .............................................................. 42
4.3.3 La ressource matérielle ....................................................................................... 42
4.3.4 Le contentieux .................................................................................................... 42
5 Conclusion ........................................................................................................................ 43

Liste des tableaux


Tableau 1 : Différence entre EPIC et EPA ................................................................................. 7
Tableau 2 : Le régime juridique des entreprises publiques ........................................................ 8
Tableau 3 : Le régime juridique des entreprises privées .......................................................... 14
Tableau 4 : Synthèses des avantages et inconvénients de chaque type d’entreprise ................ 19
Tableau 5 : Grille Indiciaire de la fonction publique à Madagascar ........................................ 28
Tableau 6 : Forme et différenciation entre lettre administrative et lettre personnelle ............. 32

Liste des figures


Figure 1 : Exemples de subdivision administrative les plus couramment utilisées ................. 21
Figure 2 : Dispositions d’une lettre administrative et personnelle ........................................... 33
Liste des acronymes
CNaPS : Caisse Nationale de Prévoyance Sociale
EDBM: Economic Development Board of Madagascar
EPIC : Etablissements publics à caractère industriel et commercial
EPA : Etablissements Publics à caractère administratif
SA : Société Anonyme
SARL : Société Anonyme à Responsabilité Limitée
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

Préface

Cette seconde édition est l’actualisation des données contenues dans la 1ère édition qui a vu le jour
il y a 14 ans. L’objectif est d’offrir, aux lecteurs et aux utilisateurs, le meilleur des guides rassemblant
les notions de bases nécessaires en matière d’administration. Ce manuel, avec des informations mises à
jour dans le temps, est le fruit de plusieurs investigations méthodologiques. Des entretiens auprès des
personnes et services concernés (au niveau de la chambre de commerce et d’industrie, du Ministère de
la fonction publique, du travail et des lois sociales, de « l’Economic Development Board of
Madagascar », de l’Administration forestière, ainsi que quelques personnes travaillant dans la gestion
du personnel du secteur public et du secteur privé) ont été effectués.
Quoi qu’il en soit, avant de pouvoir appliquer les notions acquises en administration, il faut détenir
les compétences nécessaires pour créer une institution. Ce document a alors été rédigé afin de concilier
toutes les notions utiles en création de société et en administration de personnel, tant du secteur public
que privé. Avec ce manuel, nous espérons que les utilisateurs pourront trouver ce dont ils auront besoin
que ce soit comme outil pédagogique, ou comme aide-mémoire dans le monde professionnel.

Bruno RAMAMONJISOA1
RAVAKA Annick2.

1
Enseignant Chercheur, Professeur titulaire, Chef du Département des Eaux et Forêts de l'ESSAgronomiques
2
Ingénieur agronome-spécialisation Eaux et Forêts, Collaborateur au sein du département des Eaux et Forêts de
l’ESSA

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Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

1 Introduction

Chacun des techniciens d’une institution publique ou privée est amené à effectuer des tâches
administratives lors de sa vie professionnelle. En effet, que ce soit pour la correspondance ou les travaux
par équipe sur terrain ou en forêt, le système de circulation des informations, l’animation et la gestion
d’une équipe ainsi que l’utilisation et la gestion des fonds et du matériel requièrent un minimum de
notions en administration.
Un technicien, qu’il soit ingénieur, adjoint technique ou agent technique est confronté presque
quotidiennement à des tâches administratives. Il est ainsi évalué et noté en fonction non seulement de
ses capacités techniques mais aussi et surtout de ses aptitudes à :
 être meneur d’homme pour diriger une équipe que ce soit au niveau de l’institution ou d’une
mission sur terrain,
 maîtriser les astuces de la gestion du fond et des matériels pour assurer un contrôle ou tout
simplement une passation temporaire ou définitive, et
 assurer un minimum de communication avec ses supérieurs et ses subordonnées de façon à
éviter toutes suspicions pouvant être source de conflits.
Aussi, s’il y a un point où l’apprenti technicien se trompe, c’est quand il se dit que les tâches
administratives sont réservés aux personnes qui ont un profil d’administrateur. Quoi qu’il en soit, la
maîtrise des notions d’administration ne devra pas, non plus, conduire le technicien à une passion qui le
fera « déconnecter » totalement des tâches qui lui sont traditionnellement dévolues. Bref, le technicien
doit maîtriser suffisamment l’administration pour pouvoir s’affirmer dans son institution.
Combien de techniciens auraient pu occuper des postes plus importants que ceux qu’ils occupent
actuellement s’ils avaient eu plus de considération pour l’aspect administratif des choses ?
Cette2ème édition est une synthétisation des principaux éléments de base de l’administration. Elle a
été rédigée de façon à servir d’aide-mémoire pour les techniciens et de guides pour les administrateurs
mais autant que possible de fournir des explications pour faciliter la compréhension des démarches ou
des procédures à suivre.
RAMAMONJISOA Bruno S3

3
Docteur Ingénieur en Sciences Agronomiques, HDR, spécialisation politique forestière et gouvernance des
ressources naturelles. Enseignant chercheur au département des Eaux et Forêts de l’ESSA. Dispense le cours
d’administration dans cette institution de formation.
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Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

2 Les bases de l’institution


2.1 Généralité
Quelques synthèses bibliographique a permis de ressortir que le terme
« administration » possède de nombreux sens. D’abord, (1) il peut revêtir une définition
fonctionnelle et une définition organique. La première la définit comme l’ensemble des activités
dont le but est de répondre aux besoins d’intérêt général de la population, tels qu’ils sont définis
à un moment donné par l’opinion publique et le pouvoir politique. Quant à la seconde définition,
elle s’attache à son organisation et désigne l’ensemble des personnes morales et physiques qui
accomplissent ces activités.
Ensuite, (2) selon le dictionnaire Petit Robert, l’administration est défini à la fois comme la
« fonction consistant à assurer l’application des lois et la marche des services publiques conformément
aux directives gouvernementales », l’ « action de gérer un bien, en ensemble de biens » ou l’ « action
ou manière de gérer ».
Mais quelque soient les définitions qu’on donne au terme administration, il est à retenir que :
 l’administration n’est pas spécifique au service public et à ses agents,
 elle englobe la gestion du personnel mais aussi celle des biens (matériel, financier), et
 elle contribue à assurer, également, des services.
Puisque le style, les procédures et les habitudes de gestion peuvent varier en fonction de l’institution
elle-même, l’administration est donc intimement liée à l’institution. La première chose que le technicien
doit faire est donc de connaître à « fond » (par opposition à superficielle) son institution, ses objectifs et
des fondements juridiques et sociaux, son organisation sinon il ne pourrait pas s’intégrer dans le style
de gestion qui a été mise en place et ne pourra participer pleinement au développement ni de sa
personnalité ni de son institution.

2.2 Les statuts


2.2.1 Généralités
D’après la définition de « Larousse », le statut est formé de l’ensemble des dispositions
législatives ou réglementaires fixant les garanties fondamentales (droits et obligations) accordées à une
collectivité publique ou à un corps de fonctionnaires ou d'agents publics (statut général de la fonction
publique, statut des magistrats). En d’autre terme, c’est l’ensemble de dispositions contractuelles,
légales ou réglementaires qui définissent les règles impersonnelles et objectives applicables à une
situation juridique déterminée.

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Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

D’une façon générale, le statut est l’ensemble des textes qui régissent le fonctionnement d'une
société ou d'un groupe. Dans le cas des sociétés malgaches, l’on choisit le statut juridique qui est une
forme légale choisie et dûment enregistrée auprès des autorités compétentes pour exercer des activités
dans le secteur de la micro finance. Il permet à l’institution de se doter d’une existence légale et ainsi
exister en tant que personne morale. Aussi si on envisage de fonder une société, afin de garantir son bon
fonctionnement et sa réussite, la connaissance des objectifs, du fonctionnement et surtout du fondement
juridique est une étape primordiale. Pour cela, on peut ne pas déranger les gens, qui seront souvent
occupés par leurs tâches, avec des questions sur la société, par contre on peut avoir des renseignements
rien qu’en sachant uniquement le statut juridique d’une institution.
En effet, la connaissance même du statut juridique de l’entreprise permet d’avoir une idée sur
sa constitution, son organisation, son fonctionnement, son contrôle, son régime financier, etc.… (Cf.
Tableau n°1 et n°2), bref, une partie importante de l’identité même de l’institution. Aussi, en plus de
considérations personnelles, la connaissance du statut peut également aider le technicien pour des
améliorations futures de la structure de son institution.
Toutefois, il est tout aussi important de connaître les types de statuts juridiques existant pour
asseoir la création de nouvelles entreprises (cas de formulation de projet de création d’entreprise) sur de
bonnes bases. De plus, le statut peut donner les renseignements sur les avantages et inconvénients de
l’institution qu’elle soit publique ou privée et permet de mieux cibler les orientations, les conseils ou les
démarches que le technicien doit être amené à faire, à donner ou à suivre.

2.2.2 Les statuts des entreprises publiques

2.2.2.1 La Société d’Economie Mixte (SEM)

a) Définition et constitution

La Société d’Economie Mixte est une entreprise publique régit par l’ordonnance n° 62-124 du
1er Octobre 1962portant réglementation des sociétés d'économie mixte et aussi par la loi n° 67-007 du
28 juin 1967relative à la participation de l’État et des autres personnes de droit public aux sociétés
anonymes et portant réglementation des sociétés d’économie mixte, modifiée par la loi n° 68-011 du 4
juillet 1968.
Ayant un fonctionnement proche de la société anonyme, la société d’économie mixte doit
regrouper au moins deux personnes physiques et morales dont l’une doit être rattachée obligatoirement
à l’Etat et nommé par décret, et l’autre à une personne de droit privé national ou international.
Sa constitution se fait par arrêté ministériel ou interministériel ou par décret pris en Conseil des
Ministres et elle est soumise au compte commercial. Pour le capital social, la valeur nominale des actions
ne doit pas être inférieure à 200 Ariary.

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Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

Ces dernières doivent être obligatoirement nominatives et peuvent être en nature. Par ailleurs,
ces actions ne peuvent être vendues à des tiers que sous l’accord du Conseil d’Administration. Les
actionnaires ne sont donc responsables que des apports qu’ils ont donnés. A partir des bénéfices nets,
il est prélevé 5% pour la formation du fonds de réserve légal et le partage des dividendes doit
être fixé par le statut.

b) Organe de gestion

La SEM dispose des organes suivant :


 Un organe délibérant appelé assemblée générale,
 Un conseil d’administration avec un Président qui est investi des pouvoirs les plus
étendus de gestion de la société.
Il en se réunisse2 fois par an et est composé de 3 à 12 personnes dont au moins 2 du secteur public qui
ne sont pas nommées par l’assemblée générale ;
 l’organe exécutif (Directeur Général élu par le Conseil d’Administration).
Les membres du Conseil d’Administration doivent être des actionnaires et ils sont nommés pour
un mandat de 6 ans renouvelables mais révocables à tout moment ; le conseil d’administration nomme
et peut révoquer le Directeur Général.

La gestion financière doit être faite par un commissaire au compte, choisi suivant les
dispositions de l’ordonnance et des lois relatives aux SEM, alors que le contrôle de la société doit être
fait par un Commissaire du gouvernement.

2.2.2.2 Les Etablissements Publics à Caractère Administratif (EPA) et les


Etablissements Publics à caractère Industriel à caractère Industriel et
Commercial (EPIC)

a) Définition et constitution

Un établissement public est défini comme étant une personne morale de droit public
financé par des fonds publics et qui doit remplir une mission d’intérêt général (Exemple : la
Caisse Nationale de Prévoyance Sociale ou CNaPS). Ces établissements publics se distinguent
des entreprises publiques qui sont des personnes morales de droit privé à capitaux publics et ne
remplissent pas nécessairement une mission d’intérêt général.

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Administration : quelques notions utiles
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En d’autre terme, l’établissement public peut être caractérisé comme un mode de gestion
des services publics marqué par le fait que le service, tout en étant confié à un organisme public, reçoit
une autonomie sous la forme de personnalité morale dont les activités sont orientées vers les intérêts de
la population (CSC, 2008).

Les établissements publics bénéficient des droits réservés à la puissance publique,


comme le fait d’être propriétaire de biens du domaine public ; d’exercer le droit d’expropriation
; d’être investis de pouvoir de police administrative ; et de bénéficier du privilège du préalable.
Par la suite, ces établissements disposent d’un statut qui fixe ses attributions et les modalités de
fonctionnements, avec un mode de gestion applicable à la fois aux services publics administratifs et
aussi aux services publics à caractère industriel et commercial.

Ces établissements sont aussi considérés comme une entreprise de droit public, régie par le
décret n°68-080 sur le règlement général sur la comptabilité publique, leur création est faite suite à
l’intervention d’un texte législatif, à la sortie d’une loi juridique réglementaire. Ils sont créés par décret
interministériel sur proposition du ministère concerné (en Conseil des Ministres) et publié dans le
Journal Officiel. Ils ont besoin d’un arrêté d’application pour rendre son « existence opposable aux
tiers », puis être soumis aux mêmes formalités d’enregistrement que les sociétés commerciales.

b) Type d’établissements publics

Il existe deux catégories d’établissements publics d’après toutes les dénominations des législateurs, de
la jurisprudence et de la doctrine : ce sont :
 Les établissements à caractère administratif (EPA) ;
 Les établissements à caractère industriel et commercial (EPIC).

c) Principes des établissements publics

Suivant le décret n°68-080 du 13 Février 1968 portant le règlement général sur la comptabilité
publique, et dans son article stipulant les principes des EPIC, il affirme que les Etablissements Publics
(suivant l’ordonnance n°60168 du 3 Octobre 1960) constituent des « organismes publics à vocation
spécialisée, dotés de la personnalité morale, de l’autonomie financière et d’un patrimoine ».

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Administration : quelques notions utiles
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Ces établissements sont chargés« d’assurer un service ou mission d’intérêt public ».Ils sont soit
nationaux, soit locaux suivant qu’ils sont placés sous l’autorité de l’Etat ou d’une ou plusieurs
collectivités territoriales décentralisées.
Pour le cas de L’EPIC, il utilise une comptabilité à partie double et applique le Plan Comptable
Général 2005. Le personnel est formé de fonctionnaires ou agents contractuels du droit public. Quant à
l’EPA, elle utilise une comptabilité à partie simple et effectue ses opérations comptables par le Plan
Comptable des Opérations Publiques. L’EPA a un budget de fonctionnement et bénéficie d’une
subvention de l’Etat. Ce dernier type d’entreprise devra appliquer le Règlement Général du Personnel
conformément à celui de la Fonction Publique alors que le personnel est du droit privé soumis au code
du travail.
Le personnel de direction des EPIC est généralement fonctionnaire. Certains ont même reçu de
la loi, le droit de recruter des fonctionnaires, tandis que certains EPA emploient également des
contractuels de droit privé.

d) Organes de gestion

Il y a des organes dans une EPA ou une EPIC :


 organe délibérant : conseil d’administration (on peut y nommer des fonctionnaires de l’Etat)
 organe exécutif : Directeur ou Gérant
Le contrôle peut être effectué par :
 un ou des commissaires aux comptes
 l’Inspection générale des l’Etat
 les services techniques des ministères de tutelle
 la Chambre des comptes de la Cour Suprême
 le Commissaire du Gouvernement
L’EPIC doit avoir un compte spécial au niveau du Trésor Public ou un compte courant postal et le
cas échéant un compte bancaire. Les établissements sont soumis aux paiements sur les impôts sur les
bénéfices. Ils peuvent faire l’objet d’une exonération de Droits d’enregistrements.

e) Distinction ou différence entre EPIC et EPA

D’une manière générale, les EPA sont soumis presque exclusivement au « droit public », tandis
que les EPIC sont en grande partie régie par le « droit privé ». Toutefois, ces deux types d’établissements
publics décèlent une certaine différence, qui n’est pas exhaustive (Cf. Tableau 1).

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Administration : quelques notions utiles
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Tableau 1 : Différence entre EPIC et EPA

EPA EPIC
Suit le régime des Régit par le code du travail
REGIME DU PERSONNEL fonctionnaires ou agents comme le personnel du droit
contractuels du droit public
privé
Utilise les règles de la
comptabilité privée,
Soumit à la comptabilité l’élaboration d’un état
REGLES COMPTABLES
publique, élaboration d’un prévisionnel des recettes et
budget et d’un compte des dépenses et d’un compte
administratif de résultat
FONCTIONNEMENT DU Applique les principes du En principe, libre choix des
MARCHE code des marchés publics fournisseurs et prestataires

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Administration : quelques notions utiles
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Tableau 2 : Le régime juridique des entreprises publiques


Entreprises publiques EPIC et EPA SEM
STATUT JURIDIQUE Entreprise de droit public Entreprise de droit public
CONSTITUTION DECRET pris en Conseil des Ministres Arrêté ministériel et interministériel
ORGANISATION ET
FONCTIONNEMENT ORGANE DELIBERANT : ORGANE DELIBERANT
-Conseil d’administration ou Comité de -Assemblée générale des actionnaires
gestion
ORGANE EXECUTIF ORGANES D’ADMINISTRATION
-Conseil d’administration (3 à 12
administrateurs dont au moins 2 du
-Directeur ou Gérant secteur public)
REGLES DE LA COMPTABILITE
PUBLIQUE -Président
ORGANE EXECUTIF
Directeur Général
REGLES DE LA COMPTABILITE
COMMERCIALE
-Commissaire aux comptes nommés
CONTROLE
-Commissaire aux comptes (facultatif) par Décret
-Commissaire du gouvernement -Commissaire du gouvernement
-Inspection Générale d’Etat
-Service technique du Ministère de tutelle
-Chambre des Comptes de la Cour
Suprême
REGIME FINANCIER CONTROLE FINANCIER DE
TRESOR PUBLIC L’ETAT
COMPTE COURANT POSTAL (si COMPTE COURANT BANCAIRE
autorisation, compte bancaire) IBS

IMPOT SUR LES BENEFICES DES IMPOT SUR LES BENEFICES DES
REGIME FISCAL SOCIETES (IBS) SOCIETES (IBS)
-Décret signé, légalisé, timbré et -Arrêté signé, légalisé, timbré et
enregistré au Bureau des Sociétés enregistré au Bureau des Sociétés
FORMALITES
-Immatriculation au Registre du Immatriculation au RC et à la
Commerce et à la Statistique statistique
-Publicité au Journal Officiel

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Administration : quelques notions utiles
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Entreprises
publiques EPIC et EPA SEM
NOMBRES
D’ASSOCIES Minimum : 2 Minimum : 2
Composés de fonctionnaire et représentants Personnes physiques ou morales du
de l’Etat secteur privé et du secteur public
CAPITAL ET
APPORTS Budget autonome : subvention, dons et legs, -Budget annexe : subvention, dons et
emprunts, autofinancement legs, emprunts, autofinancement
-Apports privés
REPARTITION DES
DIVIDENDES Fixée par les textes réglementaires Fixés par arrêté :

Autofinancement par constitution de fonds


de réserves -dividendes
-fonds de réserve légale

Déterminée par la loi sur le statut général


RESPONSABILITES des fonctionnaires Limitée aux apports des associées
NOMINATION ET -Administrateurs : nommées et
REVOCATION révocables par l’assemblée générale des
Par décret associés
-Secteur public : par décret

DECISIONS
COLLECTIVES Conseil d’administration ou Assemblée générale des actionnaires

Conseil de gestion (Organe délibérant) -décisions ordinaires


-décisions extraordinaires
CESSION DES Déterminée par l’arrêté portant statuts de
DROITS NON la société
CAUSES DE
DISSOLUTION PAR DECRET PAR DECRET

2.2.3 Les statuts des entreprises privées


La plupart des entreprises privées à Madagascar, du point de vue du statut juridique, sont des
sociétés commerciales dont le personnel est régenté par le Code du travail. La plupart de ces sociétés
sont des SARL et SA, et outre la prise de décisions collectives, elles disposent des causes communes de
dissolution. Aussi, une société commerciale, outre les Sociétés en Nom Collectif et les Sociétés en
Commandite Simple, prend fin pour les causes communes suivantes :
 par l’expiration du temps pour lequel elle a été constituée ;
 par la réalisation ou l’extinction de son objet ;
 par l’annulation du contrat de société ;
 par décision des associés aux conditions prévues pour modifier les statuts ;

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 par la dissolution anticipée prononcée par le tribunal de commerce à la demande d’un associé
pour justes motifs, notamment en cas d’inexécution de ses obligations par un associé ou de
mésentente entre associés empêchant le fonctionnement normal de la société ;
 par l’effet d’un jugement ordonnant la liquidation des biens de la société ;
 pour toute autre cause prévue par les statuts.

Aussi, le code de travail détermine le contrat de travail de tous les employés à Madagascar. Il
peut être conclu pour une durée indéterminée ou une durée déterminée. Aussi selon les dispositions de
la loi n° 2003 -044, un contrat à durée déterminée, ne peut durer plus de 2 ans mais après deux
renouvellement d’un contrat de six (6) mois, ce dernier devient automatiquement un contrat à durée
indéterminée. Un contrat de travail à durée déterminée est caractérisé, au moment de sa conclusion, par
l'existence d'un terme fixé par les parties ou lié à un événement dont la survenance future est certaine
même si elle ne dépend pas de la volonté des parties.

En outre, le contrat de travail ne peut être rompu que pour quatre (4) causes :
 du fait de l'employeur, par le licenciement ;
 du fait du travailleur, par la démission ;
 par accord de volontés des parties ;
 en cas de force majeure laissée à l'appréciation de la juridiction compétente
Par ailleurs, les sociétés commerciales, quel que soit son type à Madagascar, sont régies par la
loi 2003-036 du 30 janvier 2004 portant leurs statuts. D’une façon globale et après les modifications, le
montant nominal de leurs actions ne peut être inférieur à 20 000 Ariary.

2.2.3.1 La Société Anonyme

a) Constitution et statut

La société anonyme est en principe destinée au fonctionnement d'entreprises importantes nécessitant


des moyens financiers détenus par un grand nombre d'investisseurs, qu'il s'agisse de personnes
physiques, de sociétés commerciales ou de groupes de sociétés.
Régie par la loi N° 2003-036 sur les sociétés commerciales, ayant comme conditions d’application,
le décret n° 2004-453 du 6 avril 2004, modifié par décret n°2005-151 du 22 mars 2005. Elle n’est
légalement constituée que si le capital social a été souscrit et libéré au moins du quart (il inscrit au nom
de la société), le reste doit être appelé dans les 5 ans (en numéraire). Les apports en nature doivent être
totalement libérés au moment de la constitution. Les actions (en numéraire, en nature ou en industrie)
sont des « titres négociables et librement cessibles à des tiers », sauf si le statut précise le contraire.

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Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

Tout associé a le droit de participer aux décisions collectives. Chaque associé dispose d’un
droit de vote, à moins qu’il en soit disposé autrement par la loi 2003-036 régissant les sociétés
commerciales.
 Législation du statut (législation de la signature)
o Enregistrement
o Immatriculation (Commerce – Tribunal et Statistique)
o Annonce légale au journal Officiel et dans le Bulletin des Annonces Légales (Chambres
de Commerce)
 Organisation : comme la SARL mais présence d’un conseil d’administration
*Conseil d’administration : 12 personnes au plus et 3 personnes au moins. Il est dirigé par un Président
élu par les administrateurs ;
*L’organe exécutif est dirigé par un Directeur nommé par le Conseil sur proposition du Président.

b) Actionnaires et capital social

La société anonyme peut ne comprendre qu'un seul actionnaire. Mais quel que soit leur
nombre, leur droit est représenté par des actions et les actionnaires ne sont responsables que de
leurs apports. Aussi, une société anonyme ne peut posséder d’actions ou de parts sociales d’une
autre société si celle-ci détient une fraction de son capital supérieure à dix pour cent.
Pour le capital social de la société anonyme à plusieurs associés, le capital social ne doit
pas être inférieur à 10 000° 000 Ariary et à 2 000 000 Ariary si elle est unipersonnelle. La valeur
nominale de l’action étant évaluée à 20 000 Ariary.

c) Organe de gestion

Quant à sa gestion, la société anonyme est gérée, soit, par un conseil d'associés élus
réunis en Conseil d'administration présidé par un Président, le plus souvent assisté par un ou
des Directeurs généraux, soit encore, par un Directoire qui exerce ses fonctions sous le contrôle
d'un Conseil de surveillance. Les comptes sont vérifiés par des Commissaires aux comptes.
Les administrateurs sont élus par l’Assemblée Générale. Celle-ci doit être à 50% d’accord pour
pouvoir révoquer les administrateurs.
Le Directeur Général et le Président du Conseil peuvent être révoqués par le Conseil d’Administration.
L’A.G. fonctionne par le système de quorum (ex : 50% des membres doivent être présent pour qu’une
décision soit valable).
Les actionnaires ne peuvent être tenus pour responsable que pour les apports qu’ils ont dans la société.
La SA est obligatoirement dissoute suivant les conditions disposées dans la loi 2003-036 telles que :
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Administration : quelques notions utiles
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- l’expiration du temps pour lequel elle a été constituée ;


- la réalisation ou l’extinction de son objet ;
- l’annulation du contrat de société ;
- décision des associés aux conditions prévues pour modifier les statuts ;
- la dissolution anticipée prononcée par le tribunal de commerce à la demande d’un associé pour justes
motifs, notamment en cas d’inexécution de ses obligations par un associé ou de mésentente entre
associés empêchant le fonctionnement normal de la société ;
- l’effet d’un jugement ordonnant la liquidation des biens de la société ;
-pour toute autre cause prévue par les statuts.
-capitaux propres de la société deviennent inférieurs à la moitié du capital social

2.2.3.2 SARL et SARL unipersonnelle


a) Constitution et statut

La Société Anonyme à Responsabilité Limitée est une société dite "de personnes". Elle
est définie par la loi n°2003-036 régissant les sociétés commerciales. Dans ces dernières les associés
ne sont responsables des dettes sociales qu'à concurrence de leurs apports et dont les droits sont
représentés par des parts sociales.
Elle est formée entre deux ou plusieurs personnes ou "gérants". Les "parts"
représentatives des apports de chacun sont librement cessibles entre associés, cependant une
clause des statuts peut subordonner la vente de parts consentie à un nouvel associé, à l'agrément
des autres associés. Dans son fonctionnement, une assemblée générale ordinaire annuelle est
organisée dans les six mois de la clôture de l'exercice. L’action peut être cédée librement entre les
associés, les ascendants, aux descendants et au conjoint. La cession à un tiers nécessite l’approbation
des associés représentant ¾ au moins du capital social.
Pour légaliser le SARL, il faut établir un statut qui sera sous « seing privé » ou « notarié » puis suivre
la procédure suivante :
 légalisation du statut (légalisation de la (ou des) signatures(s))
 enregistrement
 immatriculation (Commerce-Tribunal et Statistique)
 annonce légale au Journal Officiel et dans le Bulletin des Annonces Légales (Chambre de
Commerce)
Le statut définit l’organigramme de la SARL qui est composé de deux entités :
 l’organe délibérant : Assemblé Générale des actionnaires de la Société. L’Assemblée
générale peut être ordinaire ou extraordinaire, et

12
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

 l’organe exécutif : Les personnes membres de l’organe exécutif sont nommées dans le statut ou
par l’A.G.
Une SARL est assujettie aux « impôts sur les bénéfices des sociétés » (IBS).
Son mode de gestion doit être conforme à la comptabilité commerciale. Cette comptabilité est
soumise au contrôle des actionnaires et éventuellement à celui d’un commissaire aux comptes.
Elle doit avoir un compte dans un Banque Primaire.
Elle doit « retenir 5% du bénéfice pour la réserve légale ». La réserve légale n’est pas imposable. Pour
les Sociétés, les 5% de réserves légale ne sont pas obligatoires si la somme des réserves légales atteint
10% du capital social. Les restes seront répartis proportionnellement aux apports légaux de chaque
actionnaire. Elle est dissoute par les causes d’annulation assujetties aux sociétés commerciales.

b) Actionnaires et capital social

Comme la plupart des sociétés à action, les associés d’une SARL ne supportent les
pertes qu'à concurrence de leur apport. Et pour une SARL à plusieurs associés, le montant du
capital social ne doit pas ne doit pas être inférieur à deux millions Ariary (2 000 000 Ar) et à
un million Ariary (1.000.000 Ar.) pour les SARL unipersonnelle. La valeur nominale des parts
sociales est fixée à 20.000 Ariary. Le capital social est constitué par l’ensemble des apports en
numéraire et en nature. Les actions constituent le capital social.
Elle ne peut posséder d’actions ou de parts sociales d’une autre société si celle-ci détient une
fraction de son capital supérieure à dix pour cent (10 %).

c) Organe de gestion

La société à responsabilité limitée peut être dirigés par un ou plusieurs gérants ayant ou
pas la qualité d’associés pour un mandat de quatre (4) ans. Ces gérants sont responsables,
individuellement ou solidairement, selon le cas, envers la société ou envers les tiers, soit des
infractions aux dispositions législatives ou réglementaires applicables aux sociétés à
responsabilité limitée, soit des violations des statuts, soit des fautes commises dans leur gestion.
Le nombre n’associé ne devant pas dépassé cinquante (50) et la gestion financière étant détenue
par un commissaire au compte, choisi suivant les prévues par la loi sur les sociétés
commerciales à Madagascar.

13
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

Tableau 3 : Le régime juridique des entreprises privées


Société Anonyme SARL et SARL unipersonnelle ASSOCIATION
STATUT JURIDIQUE
SOCIETE DE DROIT PRIVE SOCIETE DE DROIT PRIVE SOCIETE CIVILE DE DROIT PRIVE
(commerciale) (commerciale)
CONSTITUTION
STATUTS par un acte sous STATUTS sous seing privé ou STATUTS sous seing privé ou
seing privé fait en double notarié DECRET si Association d’utilité
publique
Original approuvés par
l’Assemblée constitutive
Peut se former sans
l’autorisation du
gouvernement
ORGANISATION ET CONTROLE
ORGANE DELIBERANT ORGANE DELIBERANT : ORGANE DELIBERANT
Assemblée générale des Assemblée générale des Assemblée générale des membres
actionnaires associés

Conseil d’administration, ORGANE EXECUTIF ORGANE EXECUTIF


Président GERANCE Bureau exécutif
ORGANE EXECUTIF COMPTABILITE COMMERCIALE
Directeur général Règles de la comptabilité
Comptabilité commercial commerciale

Société Anonyme SARL et SARL unipersonnelle ASSOCIATION


CONTROLE
-Assemblée générale -Collectivités des associés -Assemblée générale des
des actionnaires membres
-Commissaire aux Commissaire aux comptes
comptes nommés par (facultatif)
l’Assemblée générale
constitutive ou statut
REGIME FINANCIER
Compte courant Compte courant bancaire Compte courant bancaire
bancaire

REGIME FISCAL
Impôt sur les bénéfices Impôts sur les bénéfices des Exonération
des sociétés sociétés

14
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

FORMALITES
Statut légalisé, signé, Statuts légalisés, signés, Statuts légalisé, signé,
enregistrés. enregistrés, Immatriculation enregistré.
au Registre de commerce et
statistique, Publicité aux
annonces légale
Immatriculation au
Registre de commerce Déclaration à l’administration.
et statistique.
Publicité aux annonces Publicités aux annonces
légales. légales
Formalités assuré par le
notaire

SA et SA unipersonnelle SARL et SARL unipersonnelle Association

NOMBRES D’ASSOCIES
Minimum : 2 Minimum : 2 Minimum légal : 2
Actionnaire de droit Associés de droit privé Minimum exigé par
privé l’administration : 7
CAPITAL ET APPORTS
-10.000.000Ariary -2.000.000Ariary Définit par le statut
Aucune exigence
REPARTITION DES BENEFICES

-Divisé en actions dont -Divisé en parts sociales


le montant nominal ne égales dont la valeur
peut être inférieur à un nominale ne peut être
montant fixé par décret inférieure à un montant
pris en Conseil de déterminé par décret pris en
Gouvernement. Conseil de Gouvernement.
-Proportionnelle aux Proportionnelle aux apports NON (sauf association à but
apports de chacun de chacun lucratif)
Fonds de réserve : Fond de réserve : 1/20ème
1/20ème du bénéfice du bénéfice net jusqu’à
net jusqu’à l’atteinte du l’atteinte du 1/10ème de
1/10ème du capital capital de chacun

SA et SA SARL et SARL Association


unipersonnelle unipersonnelle
RESPONSABILITES

15
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

Limités aux apports Limitée aux apports de Aucune pour les membres, faute
de chaque chaque associé personnelle pour les membres du bureau
actionnaire
NOMINATION ET REVOCATION
-Administrateurs : -Gérant statutaire ou par Les membres du bureau sont élus par les
nommés par le CA acte ultérieur adhérents
-Président et -Révocation sans juste
Directeur général motif avec dommages et
nommés par le CA intérêts
DECISIONS COLLECTIVES
Assemblée générale Assemblée générale des Assemblée générale des membres en
des actionnaires. associés. séance plénière
Session ordinaire ou Session ordinaire et
extraordinaire extraordinaire
Titre librement - Cession des parts sociales
négociables aux tiers entre vifs doit être Néant
constatée par écrit.
CESSION DES DROITS
-Rendue opposable à la
société après
l'accomplissement de l'une
des formalités suivantes :
1° signification de la
cession à la société par acte
extrajudiciaire ;
2° acceptation de la cession
par la société dans un acte
authentique ou dans l'acte
de cession ;
3° dépôt d'un original de
l'acte de cession au siège
social contre remise par le
gérant d'une attestation de
ce dépôt
SA et SA SARL et SARL Association
unipersonnelle unipersonnelle
CAUSE DE DISSOLUTION
-par l’expiration du -par l’expiration du temps - par l'arrivée du terme ;
temps pour lequel pour lequel elle a été
elle a été constituée ; constituée ;
Jugement de liquidation des biens
-par la réalisation ou -par la réalisation ou - par la réalisation ou l'extinction de son
l’extinction de son l’extinction de son objet ; objet ;
objet ;

-par l’annulation du -par l’annulation du contrat - par la décision de ses membres sous
contrat de société ; de société ; conditions

16
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

-par décision des -par décision des associés


associés aux aux conditions prévues - par décision judiciaire, pour justes motifs ;
conditions prévues pour modifier les statuts ;
pour modifier les
statuts ;

-par la dissolution -par la dissolution anticipée


anticipée prononcée prononcée par le tribunal
par le tribunal de de commerce à la demande
commerce à la d’un associé pour justes
demande d’un motifs, notamment en cas
associé pour justes d’inexécution de ses
motifs, notamment obligations par un associé
en cas d’inexécution ou de mésentente entre
de ses obligations par associés empêchant le
un associé ou de fonctionnement normal de
mésentente entre la société ;
associés empêchant
le fonctionnement
normal de la société ;
- par l’effet d’un - par l’effet d’un jugement
jugement ordonnant ordonnant la liquidation
la liquidation des des biens de la société ;
biens de la société ;
-pour toute autre - Pas dissoute en cas
cause prévue par les d'interdiction, liquidation
statuts. des biens, faillite
personnelle ou incapacité
d'un associé. Sauf
stipulation contraire des
statuts, elle n'est pas non
plus dissoute par le décès
d'un associé.
-capitaux propres de
la société deviennent
inférieurs à la moitié
du capital social

17
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

2.2.3.3 Associations
a) Constitution

Une association est définie comme une société civile de droit privé. L’association est la
convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente leurs
connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices. Elle est régie, quant à sa
validité, par les principes généraux du droit applicable aux contrats des obligations.

b) Cadre légal et juridique

Le cadre légal des associations est défini par Ordonnance n°60-133 du 3 octobre 1960 portant
le Régime général des associations à Madagascar, modifiée par l’ordonnance n°75-017 du 13 août 1975.
En principe, l’association et à but non lucratif mais elle constitue également un type de contrat entre 2
ou plusieurs personnes sans rechercher la réalisation des bénéfices (ils mettent en commun leurs.
connaissances).
Elle peut être déclarée auprès des institutions administratives, et dans ce cas elle sera alors dotée
de la personnalité juridique. Si elle est reconnue comme d’utilité publique : elle pourra être contrôlée et
recevoir des subventions de l’Etat.
Ses ressources sont constituées par les dons, les legs, les dotations et la cotisation (ils n’ont pas à payer
les dettes de l’association)
Deux organes existent au niveau d’une association :
 organe consultatif ou organe délibérant : l’assemblée générale. Cet organe élit les membres du
bureau exécutif dont le nombre est supérieur ou égal à 5 personnes. L’organe consultatif a une
assemblée générale au moins une fois par an et contrôle le bureau exécutif.
 Le bureau exécutif est constitué au moins de 5 personnes.

En cas de dissolution volontaire, statuaire ou prononcé par justice, les biens de l’association seront
dévolus conformément aux statuts ou, à défaut de dispositions statuaires, suivant les règles déterminées
en assemblée générale.

18
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

Tableau 4 : Synthèses des avantages et inconvénients de chaque type d’entreprise

AVANTAGES INCONVENIENTS
-Entreprise dans laquelle l’Etat peut -Comptabilité publique mal adaptée au
EPIC : exercer un pouvoir de contrôle suivi d’une activité commerciale

Etablissement
public à
caractère -Plus grande facilité à obtenir des dons et
Industriel et financements d’infrastructures de -Création subordonnée à l’intervention
Commercial services publics d’un texte réglementaire ou législatif
-Vocation à assurer des services d’intérêt -Même régime fiscal que les sociétés
général commerciales

-Si l’Etat détient au moins 51% du


capital, sa création nécessite
-Fonctionnement rapproché à celui d’une l’intervention d’un texte de loi ou
SEM Société Anonyme règlementaire
-Possibilité d’associer des personnes de -Même régime fiscal que les sociétés
Droit privé à l’Etat commerciales
-Vocation à assurer des services d’intérêt
général
SARL Organisation simple -Capital assez élevé
-Combine les avantages des sociétés de
personnes et des sociétés de capitaux -Régimes fiscaux lourds
-Responsabilité limitée des actionnaires à -L’évaluation des apports en nature
leurs apports engage les associés
-Titre non négociables et non cessible
-Capital variable librement aux tiers
Intéressant pour les PME/PMI
-Régime fiscal lourd
-Intéressant pour les grandes entreprises
car grande capacité à réunir des capitaux
importants, en faisant appel public à
S.A. l’épargne
-Titre librement cessible sauf restriction
des statuts -Gestion et administration complexe
-Responsabilité limitée des associés à
leurs apports -Constitution onéreuse
-Capital très élevé, doit être libéré en
partie (1/4) lors de la constitution
ASSOCIATION -Aucun engagement financier Impossibilité de se livrer à titre
-Reçoit des dons et legs, si autorisés par
Décret principal à des activités commerciales
-Subventionnée par l’Etat, si déclarée Contrôle de l’Etat, si elle est
d’utilité publique subventionnée
-Constitution simple

19
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

2.3 L’Organigramme
2.3.1 Généralités
Selon le dictionnaire Larousse, l’organigramme est un schéma de l’organisation d’une administration,
d’une entreprise ou d’un service. Un organigramme est la représentation graphique de la structure d'un
organisme, d'un établissement ou d'un service avec ses divers éléments et leurs relations.
La structure d'un organisme, d'un établissement ou d'un service, est la façon suivant laquelle ses
différents organes se situent les uns par rapport aux autres.
C'est pourquoi cette représentation graphique peut aussi être appelée "organigramme de structure" et
"organigramme de structure" sont synonymes.
Selon les organigrammes, on trouvera :
 les noms des services,
 les noms des services avec leurs responsables,
 les noms des services avec leurs responsables ainsi que la profession des personnes y travaillant,
 les noms des services avec leurs responsables, ainsi que le nom et la profession des personnes
y travaillant.
Parfois, les effectifs y figureront. La richesse des renseignements dépendra de la complexité de
l'organigramme et de ses destinataires.

Pour gérer une entreprise, il faut l'organiser et diviser les tâches, coordonner le travail, répartir les
responsabilités et les pouvoirs. La structure d'une entreprise doit être une aide pour toutes ces activités.
La structure d'une entreprise permet l'organisation de ses activités. Toute structure qui décompose une
entreprise en parties et sous-parties doit permettre de mieux cerner les tâches, de faciliter le travail de
chaque acteur et de préciser le type de relation entre chaque service. L’organigramme permet de se
situer, de savoir "qui fait quoi", "qui dépend de qui", et ainsi d'améliorer l'efficacité du travail.
L'accueil des personnes nouvellement embauchées dans les établissements d'une certaine taille prévoit
souvent la distribution et le commentaire de l'organigramme général et de l'organigramme détaillé du
service d'affectation. C'est un moyen de communication interne.

La connaissance de l’organigramme est fondamentale pour le personnel d’une entreprise


publique ou privée. C’est lui qui donne une illustration de l’aspect hiérarchique et organisationnelle de
l’institution. Chacun des salariés peut donc facilement s’identifier à une composante ou une partie de
l’organigramme. L’employé peut savoir de qui il dépend hiérarchiquement et quel pourrait être son rôle
pour atteindre l’objectif de l’institution.
Exemple : En se reportant à la figure 1, le technicien à qui l’on dit qu’il est chef du service n°1
comprendra les personnes à qui il doit rendre des comptes et celles à qui il devra donner des ordres.

20
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

De même, l’organigramme lui donnera les éléments nécessaires pour savoir qui approcher
spécifiquement pur chaque problème.
Les subdivisions hiérarchiques utilisées pour l’élaboration d’un organigramme sont souvent la
Direction, le Service ou le Département, les Divisions, les unités ou les équipes.

Figure 1 : Exemples de subdivision administrative les plus couramment utilisées

Direction générale

Direction Direction Direction

Service ou Service ou Service ou Service ou Service ou Service ou Service ou


département département département département département département département

Division Division Division Division Division Division

Unités ou
équipes

Souvent une institution est composée de deux grandes subdivisions après la direction générale :
le technique et l’administratif, s’il s’agit du privé.
Exemple : Direction administrative et financière dont l’abréviation DAF est assez courante et
Direction technique avec une abréviation DT qui est également assez courante.
S’il s’agit du public, on rajoute une autre subdivision qui est celui de l’évaluation, de la programmation,
du suivi ou de tous les trois ensembles.

2.3.2 Que faut-il savoir pour élaborer un organigramme


Un organigramme s’élabore en tenant compte de plusieurs facteurs :
 Il sert d’abord, à définir l’organisation à mettre en place au sein de l’entreprise. De
l’organigramme dépendra donc le bon fonctionnement ou de l’administration. Or, il ne pourra

21
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

être le bon s’il ne prévoit pas le maximum de situation en englobant les entités dont on ne
pourrait pas se passer comme celle qui s’occupe de la comptabilité, du personnel, de l’entretien
et de la maintenance des machines, etc…
 Il sert, ensuite à rationaliser le bon fonctionnement de l’institution. Plus il y a de subdivisions
dans l’organigramme, plus on aura de chef dans l’institution, et moins on pourra s’accorder plus
facilement sur des objectifs ou des principes.
En outre, les charges financières sont d’autant plus élevées qu’il y a un maximum de Directeur,
de chef de Service ou de Chef de Département, etc.…
Il faut donc ramener le nombre d’entité à un nombre optimum qui tient compte des moyens de
l’Entreprise et de la meilleure façon pour elle d’améliorer son organisation.
L’organigramme doit comprendre plusieurs niveaux (de bas en haut) mais elle est toujours
centralisée c’est-à-dire qu’il existe toujours plusieurs composantes à la base (de niveau hiérarchique
inférieure) et une seule (de niveau hiérarchique supérieure) au sommet.
Le niveau de décision est supérieur quand la composante (direction, service) est située en haut de
l’organigramme. De même, le niveau de décision est inférieur quand la composante (division, unité,
équipe) est située en bas de l’organigramme.
Chaque ligne correspond à un même niveau de décision. C’est-à-dire que deux personnes qui
occupent deux postes situés sur le même niveau de l’organigramme ont le même rang hiérarchique.

Remarque : S’il s’agit d’une institution d’Etat (Ministère), on devrait encore distinguer dans
l’organigramme le niveau politique (dont les nominations des responsables ne sont plus liées à des
compétences techniques). Le niveau politique se trouve souvent autour de la composante suprême de
l’organigramme.

2.3.3 Les étapes de l’élaboration d’un organigramme


1) La première chose à faire est d’esquisser l’organigramme en tenant compte des remarques
énoncées précédemment.
2) Après l’établissement de l’organigramme, il faut connaître les moyens dont on dispose pour
faire exécuter cet organigramme (moyens humains, paiements, affectations, etc…). Il faut donc
mettre en compatibilité ces moyens et le nouvel organigramme pour voir les impacts de la mise en
place d’une nouvelle réorganisation. En tenant compte des contraintes au niveau des ressources
matérielles, financières et humaines, il faudrait alors remanier ou non l’organigramme
3) On établit ensuite le profil de ceux qui vont occuper les postes.

22
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

2.4 Les méthodes de travail


Il est également essentiel de savoir la méthode de travail utilisée au sein d’une entreprise. En
effet, il existe plusieurs façons d’organiser le travail au sein d’une institution. Il existe donc forcément
une méthode de travail spécifique à chaque institution et il est important de s’adapter à cette méthode.
La plupart du temps, les points communes des méthodes de travail utilisées résident dans la
nécessité de « planifier les activités », de mettre en place ce qu’on appelle des « manuels de procédures »
et des « tableaux de bord ».
Planification : suivant les objectifs, l’institution peut décider de concevoir et de réaliser une
planification des activités sur trois (plan Triennal), quatre (plan Quadriennal), cinq ans (plan
quinquennal) ou 10 ans (plan décennal). Plusieurs méthodes existent pour l’élaboration de tel plan. Elles
peuvent être participatives ou non.
Manuel de procédures : afin d’uniformiser les modes de réalisation des activités et pour éviter
de dépendre d’une seule personne, il est recommandé de mettre en place au sein d’une institution des
manuels qui décrivent les procédures à suivre pour la réalisation de tâches administratives ou techniques.
Tableau de bord : ce sont des indicateurs qui sont créés et définis par la composante
administration pour pouvoir mieux gérer son institution. La comptabilité analytique est un exemple
d’indicateur qui fait partie du tableau de bord.
Pour la réalisation des activités, plusieurs méthodes peuvent exister notamment des réunions, des
rapports ou des systèmes de correspondance (Cf. Paragraphe 3).
Les réunions peuvent être annuelles, mensuelles, hebdomadaires ou journalières et peuvent être
organisées à différents niveaux de l’institution.
Exemple : réunion annuelle au niveau de l’assemblée générale, réunions semestrielles au
niveau des directions que comportent l’entreprise, réunion mensuelle dans chaque direction, réunion
journalière de synthèse au sein d’une équipe ou d’une unité.

Elles servent la plupart du temps à :


 Evaluer la réalisation d’un plan,
 Mieux redéfinir les résultats attendus, et
 Organiser la réalisation opérationnelle des activités.
Les rapports peuvent servir également à l’évaluation de la réalisation du plan et la redéfinition des
résultats, mais pas pour organiser l’opérationnalisation des activités.
Les différents types de correspondances peuvent, enfin, servir pour améliorer la communication
au sein des différentes entités administratives et techniques de l’institution.

23
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

3 Le Personnel
3.1 Généralités
Selon le dictionnaire Hachette, le personnel désigne l’ensemble des personnes attachées à un
service public et à une entreprise, c’est du personnel que dépendent le bon fonctionnement et le
développement de l’entreprise.
Après avoir connu les bases de l’institution (statuts, organigramme et méthodes de travail), il
est maintenant primordial de connaître la ressource humaine d’une institution notamment le type de
personnel, les avantages et rémunérations associés aux titres et fonctions et les modes de sanction et
d’incitation. En effet, il est assez rare qu’on puisse trouver les personnes qui correspondent exactement
au profil défini dans l’organigramme et il est donc important de pouvoir connaître à quoi l’on s’expose
si l’on veut affecter quelqu’un ou les licencier.

3.2 Catégories de personnel


Il peut exister deux catégories de personnels : les fonctionnaires qui sont régis par le statut
général des fonctionnaires et les contractuels qui sont régis par le code de travail.

3.2.1 Fonctionnaires
Les fonctionnaires sont des agents permanents nommés dans le cadre de l’Etat et des
collectivités territoriales décentralisées. Les fonctionnaires sont englobés dans ce qu’on appelle le corps
des fonctionnaires (Corps = ensemble de personnes qui ont eu la même formation)
Dans l’administration forestière, l’on peut distinguer :
 Le corps des techniciens forestiers qui comprend les ingénieurs (BAC + 4 ou + 5), les adjoints
techniques (niveau BAC), les agents techniques (niveau BEPC) et les surveillants techniques.
 Le corps de l’administration générale qui comprend les administrateurs, les attachés
d’administration, les adjoints d’administration, les assistants d’administration et les employés
d’administration.
Ces fonctionnaires sont classés dans la grille indiciaire (catégorie classée de I à X) de la fonction
publique (Cf. Tableau. 4).

3.2.2 Non fonctionnaires


3.2.2.1 Administration publique
Au niveau de l’administration forestière l’on peut trouver du personnel qui n’appartient pas au
corps des fonctionnaires. Ils peuvent être classées dans les :
 Emploi réservé aux fonctionnaires et Auxiliaires (EFA). Ce sont la plupart du temps des postes
que devraient occuper un personnel de haut niveau de décision (technicien, administrateurs,
etc.…).

24
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

 Emploi réputé de Longue Durée (ELD). Par exemple, les ouvriers spécialisés comme les
chauffeurs ou les pépiniéristes.
 Emploi réputé de Courte Durée (ECD). Ce sont les emplois qui, en principe, ne sont pas
renouvelable au bout de 2 ans). D’après l’article 19 du Code de Travail, le contrat conclu pour
une durée déterminée ne peut excéder de 2 ans. Toutefois, dans le cas où il y a 2 renouvellements
successifs, sans interruption du travail, d’un contrat à durée déterminée, ce dernier pourrait être
converti en contrat à durée déterminée.

3.2.2.2 Administration privée


Dans l’administration privée le personnel est en totalité dénommée « contractuel ». Plusieurs
catégories d’emploi peuvent exister comme notamment les Ouvriers Spécialisées (OS) ou les Ouvriers
Professionnels (OP). Les catégories sont définies spécifiquement à chaque institution dans ce qu’on
appelle « le règlement personnel ». Ce dernier doit être conforme au code du travail et comporter toutes
les informations sur le type de personnel, les avantages et les sanction-incitations.

3.3 Traitement du personnel


3.3.1 Salaire
Selon les dispositions de l’article 27 de la loi n° 2003-011 du 03 Septembre 2003, chaque
fonctionnaire a droit à une rémunération juste après service fait.

Pour les Fonctionnaires le salaire est celui défini par la grille indiciaire du Statut Général des
Fonctionnaires dans lequel sont classés suivant leur ancienneté et leur grade le personnel de l’Etat. Le
traitement indiciaire est soumis à retenue pour pension. La grille indiciaire est classée par cadre et par
échelle.
Pour le Non fonctionnaires, le salaire est défini dans la grille salariale du règlement du personnel
ou suivant ce qui est convenu dans le contrat.
Le salaire annuel brut se calcule en multipliant l’indice avec le point d’indice, il sera divisé par
12 pour obtenir le salaire mensuel brut du travailleur. L’indice et le point d’indice peuvent être modifiés
ou argumentés en même temps ou séparément suivant les décisions prises lors des conseils des Ministres
et déclarés par le Président de Madagascar. Le calcul à partir d’indice et de point d’indice se fait de la
façon suivante :

L’indice étant représenté dans la grille indiciaire de la fonction publique à Madagascar et le point
d’indice fixé selon un décret sorti par le gouvernement. En cette année 2012, le point d’indice pour le
calcul des salaires des fonctionnaires par catégorie professionnelle est de 3750 exprimé en Ariary.

25
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

 Fonctionnaire
Salaire Mensuel Net = Salaire Mensuel Brut – Retenu pour caisse Retraite (4%) – Impôts

Remarque :
 Le retenu pour caisse retraite est de 1% pour les salariés contre 13% pour les employeurs
(contractuel) pour la CNAPs. La somme attribuée à cette caisse plafonne à un montant de 6500
Ariary (2011-2012). Toutefois, suivant les employeurs constatant que cette somme serait trop
basse pour la pension de retraite, il pourrait y avoir d’autres types de caisse appelé
complémentaire.
Pour la Caisse de Prévoyance et de Retraite (CPR), la caisse retraite est de 3 % contre 4% pour les
Caisses de Retraite Civile et Militaire (CRCM), au salaire net s’ajoute les compléments de soldes suivant
chaque employé.
 Il existe différentes sortes d’impôts comme les impôts sur les revenus (IR), les impôts
synthétiques (exemple : 6% pour les entreprises individuelles) et Impôt sur les Revenus
Salariaux et Assimilés (IRSA) (23%, du revenu autant pour les fonctionnaires que les non
fonctionnaires en 2012). Il présente aussi un abattement forfaitaire de 250 000 Ariary, ce qui
rend que seul les revenus supérieurs à ce montant sont imposables. Toutefois, l’IRSA peut être
variable en fonction du secteur d’activité de l’entreprise et même que certain groupe présente
un taux préférentiel.

 Non fonctionnaire :
Salaire Mensuel Net = Salaire Mensuel Brut – [(Retenu 1% ou 13% CNAPS) + (Retenu x% Caisse
maladie) – Impôts)]

Pour calculer les impôts, on considère le (Salaire Mensuel Brut – Retenu) et on applique le
barème (le barème mentionne l’impôt correspondant au montant décrit). Seule une partie du salaire brut
est imposable. La caisse retraite ou pour la Caisse sociale ne soit pas imposable. Il en est de même pour
le salaire supérieur à 250 000 Ariary brut déduit des cotisations qui correspondent à ce qu’on appelle
« abattement ».

3.3.2 Avancement
Selon l’article 42 de la loi n° 2003-011 du 03 Septembre 2003, il est attribué, chaque année, à tout
fonctionnaire en activité ou en service détaché, une note chiffrée exprimant sa valeur professionnelle
dans l’emploi occupé suivie d’une appréciation générale. Le pouvoir de notation appartient au supérieur

26
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

hiérarchique direct de l’intéressé et au Ministre dont relève le service auquel il est affecté, après avis des
autorités hiérarchiques intermédiaires.

Actuellement, le décret portant classement hiérarchique des cadres et échelles des corps de
fonctionnaires et le décret fixant les grilles indiciaires correspondant ne sont pas encore adoptés.
La concordance des notes chiffrés avec les appréciations générales est 19 à 20 : exceptionnel, 17 à 19 :
excellent, 15 à 17 : très bon, 13 à 15 : bon, 11 à 13 : assez bon, 8 à 11 : passable, 4 à 8 : médiocre, 0 à
4 : mauvais.
Plusieurs types d’avancement sont prévus dans le cadre du statut des fonctionnaires (publiques) ou du
règlement du personnel (privé).Les corps des fonctionnaires comprennent uniformément une hiérarchie
et un échelonnement à quatre classes.

ème
Le fonctionnaire, ayant réuni une ancienneté de deux ans dans le 2 échelon de la classe exceptionnelle
et qui n'a pas encore atteint la limite d'âge pour l'admission à la retraite, bénéficie automatiquement de
l’indice immédiatement supérieur, dans le cadre et échelle immédiatement supérieurs à ceux auxquels
il appartient par voie d’arrêté du Ministre de rattachement.

Pour le secteur public : par rapport à la grille indiciaire, il est prévu un avancement d’échelon
puis de classe. L’agent débute par un stage probatoire avant d’être titularisé. Si le stage n’est pas
concluant l’agent est licencié. Pour la catégorie X, l’agent débute directement à la première classe.
Dans des cas rares, le redoublement d’un stagiaire peut être accepté toutefois après l’exécution
de la période d’essai.
Le fonctionnaire comptant deux ans d'ancienneté dans un échelon de son grade accède
automatiquement à l'échelon suivant de ce grade. Le changement d’échelon est donc automatique, alors
que le changement de classe ne l’est pas et dépend surtout du poste budgétaire disponible. Tout passage
en classe (et non en échelon) supérieure doit faire l’objet d’un bulletin de note. Ce dernier pour être
valide doit être signé par son supérieur hiérarchique. C’est une commission paritaire qui apprécie de
travail de l’employé pour décider s’il passe en classe supérieure ou non. La commission paritaire est
composée de 2 ou 3 délégués du Ministère de la Fonction Publique et de 2 ou 3 délégués du corps en
question.
Les fonctions (nomination) ne supposent en rien les avancements et les grades.

27
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

Tableau 5 : Grille Indiciaire de la fonction publique à Madagascar


Catégorie I II III IV V VI VII VIII IX X
Grade
Exceptionnelle 515 675 1020 1550 1600 1750 1850 2225 2325 2620
Principale 3ème échelon 485 640 950 1410 1480 1610 1710 2045 2155 2520
Principale 2ème échelon 455 605 885 1285 1365 1500 1585 1880 2000 2450
Principale 1er échelon 425 570 825 1170 1265 1390 1465 1725 1860 2220
1ère Classe 3ème 400 540 765 1065 1170 1290 1355 1585 1725 2120
Echelon
1ère Classe 2ème 375 515 715 970 1090 1195 1255 1455 1600 1920
Echelon
1ère Classe 1er Echelon 355 490 665 880 1010 1105 1160 1335 1485
2ème Classe 3eme 335 455 620 800 880 970 1075 1225 1380
Echelon
2ème Classe 2ème 310 435 580 730 810 900 995 1125 1280
Echelon
2ème Classe 1ère 295 415 540 665 745 815 920 1035 1185
Echelon
Stagiaire 275 380 500 605 650 750 850 950 1100

3.3.3 Les récompenses


Au niveau du secteur public, les récompenses peuvent être :
 Une lettre de félicitations ministérielle
 Une majoration d’ancienneté de 2 ans
 Un sur-classement d’échelon (passage immédiat dans l’échelon supérieur)
 Un avancement immédiat de classes.
Au niveau du secteur privé ; les récompenses sont celles qui sont prévues dans le règlement du
personnel.

28
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

3.3.4 Sanctions
Pour les fonctionnaires, les sanctions disciplinaires à toute faute commise dans l’exercice de ses
fonctions sont prononcées par le Ministère sur avis du Conseil de Discipline.
Sont prévues dans le cadre de ces sanctions :
 Les avertissements
o Le blâme
o La radiation du tableau d’avancement
o La réduction de l’ancienneté
o L’abaissement d’échelon (directement à l’échelon inférieur)
o La suspension de solde
o L’exclusion temporaire de ses fonctions
o La rétrogradation (directement à la classe inférieure)
o La retraire d’office
o La révocation sans suppression des droits à pension
o La révocation avec suppression des droits à pension
Pour les employés du secteur privé, les sanctions sont prononcées par la Direction de
l’Entreprise sur application des procédures énoncées dans le règlement du personnel. Le délégué du
personnel participe toujours lors d’une réunion (en jouant le rôle d’avocat) consistant à licencier un
personnel de l’Entreprise.

3.3.5 Congé
Que ce soit pour le secteur public que pour le secteur privé, le salarié légal a droit à 2 jours et
demi par mois de repos soit 30 jours par an et une permission d’absence de 15 jours/ an (suivant pièces
justificatives).
Pour les fonctionnaires, on peut prendre le congé par tranche ou cumulé sur une période
maximale de 3 ans (droit maximum d’un congé cumulé de 3 mois et demi). Dans le cadre de ce congé
cumulé, le fonctionnaire peut bénéficier avec sa famille des frais de déplacement. Le Supérieur
hiérarchique a la possibilité de différer le départ en congé de leurs subordonnés.
Pour les fonctionnaires, les déplacements à l’intérieur ou à l’extérieur du territoire national
peuvent être assimilés à des missions. Tout agent doit donc avoir un ordre de route ou de mission.

29
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

Pour les séjours à l’étranger, l’agent fonctionnaire a deux possibilités :


 Soit il se déplace à ses risques et périls et dans ce cas soit il est en position de congé (si la durée
du séjour correspond au nombre de jour de congé restant), soit en position d’absence dans le cas
contraire (il est alors possible de faire un retenu sur solde),
 Soit il se déplace avec un ordre de mission délivré par la primature et voyage dans ce cas avec
un passeport de service. Dans le cas d’une mission, l’agent est considéré comme étant en service
commandé et tous ses droits restent donc. Pour pouvoir se faire délivrer l’ordre de mission,
l’agent fonctionnaire doit faire une demande auprès de son institution, puis des Institutions de
tutelle (Ministère, Direction). C’est le ministère qui demandera à la primature de délivrer l’ordre
de mission. L’agent devra ensuite prendre au niveau du Ministère des Affaires étrangères son
passeport. Ce dernier devra être rendu au Ministère au retour.

3.3.6 Autres avantages


Pour les techniciens de la fonction publique, ils existent :
 Une indemnité mensuelle de technicité : annuel que l’on donne par groupe d’indice. Plus il y a
de membres dans le groupe d’indice, moins chaque fonctionnaire recevra,
 Une prime de technicité (mensuelle) qui dépend du rendement du fonctionnaire et de son
assiduité.
Pour les techniciens du secteur privé, les autres avantages sont précisés dans le règlement du
personnel. Ils sont la plupart du temps rappelés dans les « cahiers de charges ».

Remarques générales :
Le cahier des charges précise les tâches techniques et administratives du personnel, les
supérieurs hiérarchiques et/ou les subordonnées ainsi que les sanctions et incitations prévues.
Le contrat précise, quant à lui, les conditions dans lesquels les relations entre les employées et
employeurs se règlent (objet du contrat, conditions, institution amené à trancher en cas de litige, etc.….).

3.3.7 Le règlement général du personnel


Le « Code de Travail » régit les sociétés privées. Mais chaque Société élabore un « Règlement
Général du Personnel » (RGP) dont les grandes lignes sont les suivantes :
1) Statut et vocation de la société
2) Les congés, les permissions
3) Les autres avantages monétaires : allocations familiales, indemnités de logement, de
représentation
4) La grille salariale (Catégorisation des employés)
5) Les modes de calcul des salaires

30
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

6) Les sanctions :
 Les différentes fautes (fautes lourdes, fautes légères)
 Les sanctions correspondant à chaque faute
7) Le tableau de préavis : en fonction des catégories dans la grille salariale, le nombre de jours
qu’on doit attribuer à la société ou à quelqu’un pour compensation dans le cas d’un licenciement
(en contrepartie, dans le cas d’une démission, c’est le nombre de jours payés ou gratuits). Les
personnes en fin de contrat sont aussi en situation de préavis (il y a toujours un contrat entre la
société et la personne). Celui qui rompt le contrat doit attribuer une compensation qui est appelé
préavis).
8) Pour tous autres litiges, un tribunal compétent est défini d’avance pour juger le litige.

Remarques : La plupart des RGP ne sont pas conformes au code de travail. Il faut donc veiller à assurer
cette conformité (congés, fautes lourdes, préavis…).

4 Les tâches administratives et financières


4.1 Généralités
Comme il a été dit au niveau de l’introduction, le technicien est amené à s’occuper ou tout au
moins à superviser la réalisation de tâches administratives et financières au sein de son institution.
Il est plus fréquent pour le technicien travaillant dans le secteur public de s’occuper à la fois de tâches
administratives et financières. Par contre, pour le technicien du secteur privé, s’il ne peut se passer des
tâches administratives par contre au niveau des finances, il y a de grandes chances qu’il ne fait que les
superviser.

4.2 Gestion administrative


4.2.1 Généralités
La gestion administrative consiste la plupart du temps aux correspondances administratives, à
la gestion du personnel, à la gestion financière et matérielle et au contentieux.

4.2.2 Les correspondances administratives


La correspondance peut être définie comme les relations épistolaires ou non entre deux
individus. La correspondance existe pour mettre en relation le personnel et les institutions, les
institutions entre elles et les entités physiques ou morales.
Il existe plusieurs catégories de correspondances administratives notamment la lettre, le circulaire, le
soit-transmis, le bordereau d’envoi, la note de vérification et le téléphone.

31
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

4.2.2.1 Lettre

4.2.2.1.1 Généralités

Une lettre a pour mission de représenter celui qui signe en bas .De ce fait, elle doit être la plus
complète possible car elle permettra au destinataire de bien identifier l’expéditeur.
Il existe deux types de lettres : la lettre administrative et la lettre personnelle :
 la lettre administrative concerne un sujet bien déterminé relatif à une institution. ce type de lettre
sert à faire l’échange d’information entre deux personnes d’un ou deux services privés ou
publics.
 la lettre personnelle concerne le domaine personnel de l’employé (requête qui concerne
personnellement l’employé) mais dans le cadre du service. Exemple : demande d’affectation,
congé, disponibilité, etc.…

Tableau 6 : Forme et différenciation entre lettre administrative et lettre personnelle


Lettre administrative Lettre personnelle
1-Identification du Service selon l'organigramme 1- Coordonnées de la personne
(avec les niveaux hiérarchiques supérieurs à celui 1-a Pas de n° d'identification car la personne
qui écrit) n'est pas une organisation administrative
1-a Numéro d'identification (Pour les archives et la structurée
transmission) + Sigles
2-Lieu et date 2- Lieu et date
3- A l’ intention de Nom + Adresse 3- A l’ intention de Nom + Adresse
Sur la même ligne que celui de l'expéditeur Sur la même ligne que celui de l'expéditeur
4- Si on répond à une lettre, mentionner le numéro 4- Souvent pas de référence destinataire
d'identification et la date d'envoi de cette lettre
5- Objet : il doit être court et concerner le contenu 5- Objet : il doit être court et concerner le
de la lettre contenu de la lettre
6- Introduction cf. Paragraphe 412 6- Introduction cf. Paragraphe 412
7- Développement cf. Paragraphe 412 7- Développement cf. Paragraphe 412
8- Conclusion cf. paragraphe 412 8- Conclusion cf. paragraphe 412
9- Titre : Fonction puis signature ensuite le nom de 9- Signature - Pas de titre, Pas de nom en bas,
l'intéressé mettre l'intéressé ou l'impétrant
10- Destinataire ou Ampliation ou Copie 10- Copie ou pièces jointes

32
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

Figure 2 : Dispositions d’une lettre administrative et personnelle

4.2.2.1.2 Comment rédiger


a. Style de la lettre administrative
Le style de la lettre administrative comporte tout un choix de formules, mais comme tout ce qui
a trait à l’administration, ces formules revêtent un caractère hiérarchique. C’est ainsi que :
 le subordonné « n’informe pas » son supérieur
 le supérieur « ne rend pas compte » à son subordonné, et
 une affaire « n’est pas soumise » à un subordonné
Ce caractère hiérarchique se retrouve dans des expressions très fréquentes.

33
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

b. Formules introductives
1 - Lettre à un supérieur
-j’ai l’honneur de vous rendre compte de ………………………………………………………
-j’ai l’honneur de vous proposer………………………………………………………………...
-j’ai l’honneur de vous soumettre……………………………………………………………….
-j’ai l’honneur de vous exposer………………………………………………………………….
-j’ai l’honneur d’attirer votre haute attention sur ……………………………………………….
-j’ai l’honneur de vous solliciter………………………………………………………………...

2 - D’égal à égal (sans subordination)


-j’ai l’honneur de vous faire connaître…………………………………………………………..
-j’ai l’honneur de vous faire savoir……………………………………………………………...
-j’ai l’honneur de vous faire remarquer…………………………………………………………
-j’ai l’honneur de vous informer………………………………………………………………...
-j’ai l’honneur de vous préciser…………………………………………………………………
-j’ai l’honneur de porter à votre connaissance…………………………………………………..
-j’ai l’honneur d’attirer votre attention………………………………………………………….
-je vous serais reconnaissant de bien vouloir……………………………………………………
-je vous demanderais de ………………………………………………………………………...

3 - Lettre à un subordonné
Les formules de paragraphe b) peuvent être utilisées, ainsi que les suivantes réservées uniquement
pour les lettres à un subordonné :
-j’ai l’honneur de vous signaler……………………………………………………………..
-j’ai l’honneur de vous faire observer……………………………………………………….
-j’ai l’honneur de vous prescrire……………………………………………………………
Si le supérieur entend d’une façon impérative obtenir satisfaction et s’il désire appuyer quelque peu sa
demande, il écrira
-je vous prie de vouloir bien……………………………………….……..(et non bien vouloir)
-je vous demande de ……………………………………………………………………………

4 - Dans le développement
-le rédacteur que soit son rang hiérarchique
 Constate, observe, note, remarque

34
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

 Ajoute ou croit devoir préciser


 Confirme ou rappelle
 Estime, considère, se permet de…………………………………………………………
-Il emploie toujours la première personne du singulier « je », le « nous » est réservé aux fonctionnaires
de rang très élevé. Cependant, on peut abandonner le « je » au profit de formes impersonnelles pour
exposer des faits. Exemples :
 Il apparaît clairement que………………………………………………………………..
 Il est indiscutable (ou indéniable) que…………………………………………………..
 Il paraît évident que……………………………………………………………………..
 On ne saurait sous-estimer………………………………………………………………
 Il me paraît utile de ……………………………………………………………………..
-Pour prévenir des objections possibles :
 Il ne saurait être question de…………………………………………………………….
-Pour faire part de son opinion personnelle :
 A mon avis………………………………………………………………………………
 En ce qui me concerne…………………………………………………………………..
 Pour ma part, je………………………………………………………………………….
-Pour renforcer une affirmation :
 Certes………………………(ou bien entendu)…………………………………………
 Il va sans dire que………………………………………………………………………..
 Assurément…………………(ou évidemment)…………………………………………
-Pour dégager une cause :
 En effet…………………………………………………………………………………..
 Etant donné
-Pour exprimer le but :
 A cet effet………………………………………………………………………………..
 Dans cette intention……………(ou dans ce but)………………………………………

5 - Dans la conclusion
La conclusion peut ne pas s’imposer, si ce qu’on veut exprimer figure déjà dans les formules
introductives ou dans le développement.
Exemples :
-pour exprimer un désir : je vous serais reconnaissant de ………………………………………
-pour exprimer un ordre formel : je vous demande de……………………………………….....
Si la conclusion s’impose, les formules suivantes sont employées, pour exprimer :
-un souhait :

35
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

 Il me paraît souhaitable de ……………………………………………………………....


 Il y a lieu d’envisager…………………………………………………………………….
-un ordre dédié à un subordonné :
 Je vous engage à…………………………………………………………………………
 Je vous invite à……………………………………………………………………………
-un ordre formel à un subordonné :
 J’ai décidé en conséquence……………………………………………………………...
 Je vous enjoins de ……………………………………………………………………….
 Je vous ordonne de ……………………………………………………………………...

4.2.2.1.3 Remarques
Si une lettre doit emprunter ce qu’on appelle la voie hiérarchique :
-à (destinataire final)
-s/c de M. (supérieur hiérarchique)
-s/c de M. (supérieur hiérarchique direct)

En bas de la lettre, il y aura un visa comme :


-avis favorable
-vu et transmis à M. (le supérieur hiérarchique suivant)
-cachet, signature et numéro de transmission de la lettre au supérieur hiérarchique
Les lettres qui empruntent cette voie sont les lettres qui ont un objet important, de décision
importante ou qui nécessitent la couverture des supérieurs hiérarchiques.
Si une lettre doit être signée alors que le signataire n’est pas sur place, d’autres personnes
pourront le faire à sa place en p.i (si elle est intérimaire) ou en p.o (si elle n’est pas intérimaire mais a
reçu l’ordre) :

Exemple :

Le chef du (nom de l’institution) Le chef du (nom de l’institution)


Signature de l’intérimaire Signature du receveur d’ordre
p.i M (nom de celui qui signe) p.o Nom de celui qui a donné l’ordre

Les documents signés par ordre ne sont pas officiellement valables. Les attestations, certificats,
les documents qui peuvent être sujets à des poursuites judiciaires doivent donc être signé par un
intérimaire qui est logiquement doté des pleins pouvoirs de décision.

36
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

Exemple :
Le Directeur de l’ESSA Le Directeur de l’ESSA
p.i le Chef de Département des p.o le Chef de Département des
Eaux et Forêts Eaux et Forêts

Bruno RAMAMONJISOA Joseph ANDRIAMAMPIANINA

4.2.2.2 Circulaire
La circulaire est un type de correspondance qu’on utilise quand il y a beaucoup de destinataires.
C’est un document, note ou lettre, peut être adressé individuellement à plusieurs personnes. Ce
document qui permet à l’information de « circuler » est appelé « circulaire ». Le texte d’un
circulaire, avec les mêmes caractéristiques attachées à la lettre, doit s’adresser à la fois à tous
et à chacun.

4.2.2.3 Téléphone
Quand le service est muni d’un téléphone, il est utilisé pour le contact mais des confirmations
sont toujours effectuées par lettres administratives.
Les services qui ne sont pas munis de poste dans leur bureau peuvent se présenter au
receveur de la poste muni de :
-ordre de mission (ordre de route) si c’est le cas,
-les caractéristiques du Budget qui va payer la communication.

4.2.2.4 Note de vérification ou demande d’explication


C’est en quelque sorte, un formulaire dans lequel une personne d’une institution (le plus souvent
le supérieur hiérarchique) pose des questions à une autre (le plus souvent le subordonnée) qui se trouve
dans la même institution, pour contrôler/ vérifier des choses.

A l’intention de M………………………………….
Questions Réponses

37
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

4.2.2.5 Soit transmis


Le Soit transmis est utilisé pour acheminer une pièce documentaire ou un colis à une personne
d’une même ou d’une institution.
Soit transmis à…………………………….
1. -…………..
2. -…………..
3. …………… (une pièce seulement à transmettre)

4.2.2.6 Bordereau d’envoi


Le bordereau d’envoi sert, quant à lui, à envoyer plusieurs pièces.
Intitulé Nombre Observations
1-………………….
2-………………….
3-………………….

4.2.3 Style des documents de liaison ou de transmission


1. Si le document requiert une suite
a) Le supérieur le transmet à son subordonné
 Pour exécution : si le subordonné doit exécuter et rendre compte
 Pour valoir des instructions : si les directives sont à considérer comme instructions permanentes,
 Pour les éléments de réponse : si le destinataire doit fournie les renseignements demandés
 Pour étude : si le destinataire doit examiner l’affaire dans ses détails et en faire un compte-rendu
détaillé ou une synthèse
 Pour notification, si cette notification consiste en la transmission d’un acte administratif qui
concerne directement le destinataire pour qu’il ait officiellement connaissance.

b) Le rédacteur le transmet à un fonctionnaire de rang égal


 Pour avis, si le document doit être renvoyé avec un avis
 Pour étude (ou examen), si le destinataire doit faire une note sur les points relevant de sa
compétence.
 Pour visa, s’il s’agit d’actes législatifs ou règlementaires qui requièrent l’accord du destinataire
(si celui-ci n’est pas d’accord, il formule des observations et diffère son visa).
 Pour attributions ou pour décision ou pour la suite à donner si le destinataire dont l’affaire relève
de sa compétence doit intervenir sans rendre compte.

38
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

c) Le subordonné transmet à son supérieur


 Pour approbation ou pour décision : c’est la formule qui demande au supérieur de statuer sur
l’affaire soumise.

2. Si le document ne requiert aucune suite


a) Le supérieur ou l’autorité du même rang auquel le destinataire le transmet
 Pour information : si le document concerne le destinataire mais ne demande pas de suite de sa
part
 En communication : si le document concerne le destinataire mais ne demande pas de suite de sa
part
 En communication : si le destinataire doit prendre connaissance du document qu’il renverra
dans les meilleurs délais à l’expéditeur.
b) Le subordonné adresse
 A titre de compte-rendu les lettres, notes ou rapports pour mettre au courant les autorités qui ont
à connaître ce qui a été fait ou ce qui s’est passé.

4.3 Les différents types de gestion


4.3.1 La ressource humaine
Il s’agit de la gestion :
*des avantages sociaux du personnel notamment les affiliations à la CNaPS (Caisse Nationale de
Prévoyance Sociale) et aux établissements sanitaires inter-entreprises (caisse maladie pour certains).
Pour la CNaPS, il ne faudrait surtout pas oublier de remplir et d’envoyer un certificat
d’embauche de salarié (au moment de son recrutement, même où son contrat est résilié. Ces avantages
sociaux concernent plus le privé que l’entreprise publique. Les fonctionnaires sont directement gérés
par le service personnel de l’institution).
*de la planification de l’utilisation du personnel (congés, permissions d’absences, périodicités des
réunions sur le personnel)
*des conflits : c’est l’une des attributions importantes d’un chef. Il est conseillé :
-d’avoir (sinon au moins faire comme si on en avait) un sens de la discipline, d’intégrité et de rigueur
dans l’administration. En effet, le chef est toujours considéré comme un symbole par ses subordonnés.
Il est donc l’exemple à suivre pour ces derniers.
-d’être à l’écoute du personnel car de cela dépendra l’apparition de conflit ou non entre le personnel et
la direction ou ente les salariés eux-mêmes. De petites astuces peuvent être mentionnées pour cela
notamment :

39
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

 L’organisation de réunions régulières formelles du personnel (réunion hebdomadaire,


mensuelle, trimestrielle, etc…) ou irrégulière informelle (pause-café, repas commun, activités
extra-professionnelle au sein de l’entreprise comme le sport ou les jeux),
 La mise en place de mutuelle des salariés,
 La mise en place de boîte à idée ou à suggestion.
Cette gestion du personnel peut prendre un volume de temps très élevé si on n’y fait pas attention. Il
faut éviter à tout prix de se faire influencer par un groupe de salarié ou un simple individu au sein de
l’entreprise.

4.3.2 La gestion financière

4.3.2.1 Généralités
La gestion financière dans le sens administratif consiste à :
 Préparer les dossiers pour la demande de fonds (pour le fonctionnement s’il s’agit d’une
institution publique financé par le budget de l’Etat) ou de financement (s’il s’agit d’un projet à
faire financer), et
 Gérer ces fonds, c’est-à-dire superviser leur utilisation de façon à ne pas faire prendre au
dépourvu (manque de liquidité soudain, dépenses trop importante par rapports aux prévisions,
etc.…)

4.3.2.2 Au niveau des institutions publiques

4.3.2.2.1 Catégories d’utilisateurs de crédits


Les institutions peuvent être scindées en deux catégories au sein d’un ministère :
 Les gestionnaires de crédits : qui reçoivent les fonds et les répartit entre les différents services
qu’ils supervisent, et
 Les utilisateurs de crédits : qui reçoivent les fonds et les utilisent selon le calendrier et la
procédure établi.
Les gestionnaires sont, évidemment, automatiquement aussi des utilisateurs de crédits.

Exemple :
 Gestionnaire de crédit : les différents Directeurs du Ministères des Eaux et Forêts, les Chefs
des Services décentralisées des Eaux et Forêts
 Utilisateurs de crédits : à partir des Circonscriptions forestières

4.3.2.2.2 Procédure

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Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

Chaque service doit faire une planification des besoins pour l’année suivante. Les planifications
budgétaires doivent aboutir finalement, en empruntant les voies hiérarchiques, jusqu’au Gouvernement
puis jusqu’à l’Assemblée Nationale.
Cette dernière doit alors voter la Loi de Finances qui définit les parts du budget de chaque
ministère. Chacun des ministères est gestionnaire de crédit et élabore alors un état de répartition du
budget au profit des différentes directions. Chaque direction établit, ensuite, un état de répartition pour
chaque niveau qui lui est immédiatement inférieur.
Les utilisateurs de crédits établiront quant à eux un état de répartition par période de temps
suivant la période de déblocage du crédit (trimestriel, semestriel,…). Ils établissent également un
programme d’emploi.
Les utilisateurs de crédits envoient le programme d’emploi au gestionnaire de crédit. Ce dernier
demandera au comptable financier de vérifier le programme et de la corriger s’il le faut. Le programme
d’emploi devra ensuite être approuvé par le gestionnaire de crédit.
Pour chaque dépense prévue dans le programme d’emploi, l’utilisateur de crédit doit suivre la
procédure suivante :
 Il demandera au fournisseur une facture proformat
 Il consignera dans ce qu’on appelle le livre d’engagement des Dépenses, la dépense prévue avec
le numéro de la facture proformat,
 Il présentera au contrôle financier, il mentionnera dans le livre d’engagement que la dépense est
vraiment engagée.
 Après paiement du fournisseur par le trésor sur ordre du contrôle financier, l’utilisateur rempli
le Grand livre de liquidation qui voudra dire qu’il y a liquidation du budget correspondant au
montant de la dépense.

Remarques : Cette procédure présente souvent des difficultés car les fournisseurs ne sont payés que
tardivement. Très peu de fournisseurs acceptent donc le circuit de l’Etat et il est parfois impossible
d’engager des dépenses. Les crédits ne peuvent donc être dépensés à temps et par conséquent
entraîne la réduction de la part de l’Institution dans le budget suivant.

4.3.2.2.3 Type de budget


Il existe trois types de budgets émanant de l’Etat dans le secteur public à Madagascar, pour le cas de
l’administration, le fond se subdivise en :
 Budget général ou budget de fonctionnement,
 Programme d’Investissement Public (PIP) ou budget d’investissement, et,
 Compte particulier des Ministères

41
Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

Le budget général ou budget de fonctionnement est celui dont la constitution est effectuée par
les recettes propres de l’Etat (trésor). Il règle le salaire des fonctionnaires et les matériels pour le
fonctionnement.
Le budget d’investissement ou PIP est octroyé par le Ministère des Finances et du Budget pour
le document de projet choisi et voté par l’Assemblée. Pour l’administration forestière. Concernant le
Compte Particulier du Trésor, il constitue le Fond Propre du Ministère ou compte de commerce. Il
s’intitule Action en Faveur de l’Arbre (AFARB).

D’autres institutions travaillent avec des budgets autonomes qui sont appelés budget annexe.
Les dépenses se réfèrent à des intitulés (lignes budgétaires) correspondant à des numéros (code
d’imputation budgétaire).
Ce sont les lignes budgétaires qui permettent de comptabiliser les dépenses au niveau des finances.
Chaque ligne budgétaire peut s’identifier à des types de crédit (exemple : salaire dans le budget général,
etc.…)

4.3.2.3 Au niveau des institutions privées


Le rôle du technicien au sein d’une entreprise privée est essentiellement de :
 Superviser le comptable surtout en ce qui concerne la comptabilité financière
 Gérer la comptabilité analytique ( analyse micro-économique)
 De prévoir et d’organiser les audits comptables.
Pour éviter toutes surprises, le responsable technique fera un audit avant les commissaires aux comptes.

4.3.3 La ressource matérielle


La gestion de la ressource matérielle consiste à l’acquisition et à la gestion du matériel
consommable (papiers bureautiques, carburants) et de la matière non consommable (matériel roulant,
infrastructures).

4.3.4 Le contentieux
Le contentieux est à la fois :
 Une tâche administrative car elle met l’institution en relation avec une autre institution qui est
la justice, et
 Technique car il nécessite une certaine technicité notamment au niveau de la connaissance de
la législation forestière.
C’est une activité qui accapare beaucoup de temps si le forestier s’occupe aussi de cette tâche.

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Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

5 Conclusion

Ce manuel forestier est un document de synthèse des principales notions à savoir en administration.
Aussi, il a essayé de rassembler des informations utiles et à jour sur les institutions publiques et privées
existant à Madagascar.
En sus des informations issues des expériences obtenues lors de la première édition, ce manuel
espère servir à la fois de guide et de référence non seulement pour les techniciens mais aussi pour les
utilisateurs travaillant particulièrement dans le domaine de l’administration. Quoi qu’il en soit, ce
document ne constitue pas une fin en soi, ce ne sont que des notions de base à avoir, qui peut évoluer
dans le temps. Par ailleurs, il est important de dire que pour maîtriser l’administration, il faut avoir des
notions qui demandent à être approfondies sur la planification, la gestion financière, la gestion
d’entreprise, la comptabilité, la gestion de la ressource humaine et l’informatique.
Pour ESSA-Forêts, l’objectif est bien entendu de fournir aux techniciens de terrain les
documents qui pourront les aider dans leur travail. Mais en plus, nous avons l’ambition de capitaliser
les expériences dans les domaines traités par chaque manuel.

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Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

Bibliographie
ANDRIAMAMPIANINA (J) Cours d’administration forestière, 1983.Brochure polycopiée,
7 pages.

RAHARINELINA (M) Rapport de stage d’administration 1992-1993 dans la


circonscription forestière de Miarinarivo, 1993, 17 pages +
annexes.
RAKOTONDRAFARA (F)
RATOVONOMENJANANHARY
ème
(A) RASOLOMANANA (M) Rapport de stages administratif de fin de la 3 dans la
CIREF d’Antsirabe, 1992, 15 pages

RATSARAMIARINA (A) Rapport de stage professionnel effectué dans la


circonscription forestière d’Antananarivo, 1992, 15 pages.

ANDRIAMBOLOLOMANANA Les fonctions techniques et administratives du service


forestier.

RAZAFIMAHATRATRA (A) Cas de la circonscription des Eaux et Forêts


d’Ambatondrazaka, 1993, 24 pages.

RABEKOTO MANDANIARIVO (M) Contribution à l’amélioration du système Comptable dans


une caisse retraite- Cas de la CNaPS Madagascar, 2008, 126
pages

RABEKOTO MANDANIARIVO (M) Contribution à l’amélioration du système comptable dans


une caisse de retraite –cas de la CNAPs Madagascar, 2008,
126 pages.

Conseil Supérieur de la Comptabilité (CSC) Flash compta, 2008, article, 2 pages

Webiographie
1) www.edbm.gov.mg (Décembre 2011)
2) www.mfptls.gov.mg (Décembre 2011)
3) www.cci-tana.org (Janvier 2011)

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Administration : quelques notions utiles
Manuel Forestier n°7- 2ème édition

4) http://www.vie-publique.fr/decouverte-
institutions/institutions/administration/definition/comment-definir-administration.html (mars
2012)
5) http://www.larousse.fr/infos/qui(mars 2012)

Liste des lois, décrets et ordonnance à consulter


1) Loi N° 2003-036 du 30 janvier 2004 sur les sociétés commerciales,
2) Décret N° 2004-453 du 6 avril 2004 fixant les conditions d'application de la loi n° 2003-036 du
30 janvier 2004 sur les sociétés commerciales modifié par le décret n°2005-151 du 22 mars
2005,
3) Loi n° 67-007 du 28 juin 1967relative à la participation de l’Etat et des autres personnes de droit
public aux sociétés anonymes et portant réglementation des sociétés d’économie mixte,
modifiée par la loi n° 68-011 du 4 juillet 1968,)
4) Loi N°98-006 du19 Février 1998 portant autorisation de la réglementation des statuts des
sociétés à participation majoritaire de l'État et des autres personnes morales de droit public par
le Gouvernement,
5) Décret N° 2005-151 fixant les conditions d’application de la loi n° 2006-036 du 30 janvier 2004
sur les Sociétés commerciales,
6) Décret n° 70-175 du 24 mars 1970 fixant les statuts - types des sociétés d’économie mixte
7) Ordonnance n°60-133 du 3 octobre 1960portant le Régime général des associations à
Madagascar, modifiée par l’ordonnance n°75-017 du 13 août 1975,
8) Décret n°60-383 du 5 octobre 1960Décret d’application de l’ordonnance relative aux
associations,
9) Ordonnance N°75-017 modifiant l'Ordonnance N°60-133 du 03 Octobre 1960 réglementant le
régime général des associations à Madagascar.
1) Ordonnance N° 62-124 DU 1er OCTOBRE 1962 portant réglementation des sociétés
d'économie mixte,
2) Décret N° 2005 – 134 fixant les modalités de reclassement indiciaire des fonctionnaires,
3) Décret 2005-134 fixant les modalités de reclassement indiciaire des fonctionnaires,
4) Décret 2005-134 fixant les modalités de reclassement indiciaire des fonctionnaires,
5) Décret 2005-134 fixant les modalités de reclassement indiciaire des fonctionnaires,
6) Loi N° 2003 -044 portant Code du Travail,
7) Ordonnance n°60-133 du 3 octobre 1960,
8) Code général des impôts suivant la loi de finances 2009,
9) Décret N° 2005 – 134, fixant les modalités de reclassement indiciaire des fonctionnaires,

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