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Las propiedades que tengan dificultad para arrendarse se promocionan a través de los periódicos.
Cuando un cliente selecciona una propiedad se elabora un acuerdo de arrendamiento (11.7).
Una vez concluido el tiempo del contrato este puede ser renovado, sin embargo, el cliente puede solicitar
que se le busque otro inmueble.
Planeación de la Base de Datos
Director.
Garantizar que se proporcione el mejor servicio posible de renta de inmuebles tanto a los clientes
como a los propietarios de estos.
Monitorea el trabajo de los gerentes de oficina.
Asegurar que las oficinas trabajen en forma articulada.
Información resumida de toda la operación.
Información del personal.
Información de los inmuebles y sus propietarios.
Información de los clientes.
Información de los acuerdos de arrendamientos.
Reportes.
Saber cómo van las oficinas a lo largo del país.
Reportes de fácil acceso que permitan tener una visión de la operación de la oficina.
Servicios prestados.
Con la ayuda de un sistema de bases de datos proveer un mejor y eficiente servicio de renta de
inmuebles tanto a clientes como a propietarios.
Mejorar la gestión de mercadeo a través del desarrollo de un sitio web.
Gerente de oficina.
Responsable de la operación diaria de una oficina.
Proporcionar el mejor servicio posible de renta de inmuebles tanto a los clientes como a los
propietarios de estos.
Se asegura que esté el personal necesario para desarrollar las actividades de la oficina.
Monitorea el registro de los nuevos clientes y propietarios de inmuebles.
Monitorea las actividades de renta de propiedades de los clientes actuales.
Ocasionalmente participa en los acuerdos de arrendamiento.
Delega tareas en los supervisores.
Información.
Información de los inmuebles y sus propietarios.
Información de los clientes.
Información de los acuerdos de arrendamientos.
Conocer los inmuebles que presentan dificultades para su arrendamiento.
Información del personal de la oficina y de otras oficinas (préstamos temporales).
Información de otras oficinas para comparar notas.
Se considera como problema en la articulación de las oficinas que algunos gerentes se consideran
competencia debido a que el salario tiene un bono que va en función de los arrendamientos.
Reportes.
Personal, propiedades, clientes y propietarios.
Arrendamientos por vencer.
Los requerimientos de inmuebles de los clientes.
Monitorea el salario de su equipo de trabajo.
Monitorea el gasto en anuncios de promoción de los inmuebles.
Seguimiento a los arrendamientos por vencerse y a los inmuebles rentados.
Servicios prestados.
Lograr que los clientes encuentren lo más rápido posible el inmueble que buscan.
Lograr que los inmuebles de los propietarios se renten rápidamente y en las mejores condiciones
económicas.
Supervisor de oficina.
Maneja las relaciones comerciales con los clientes y los propietarios.
Responsable de las actividades de un pequeño grupo de asistentes.
Asignar las responsabilidades diarias de los asistentes a cargo.
Organiza las visitas de los clientes a los inmuebles.
Diligenciar documentos.
Cuando un cliente encuentra la propiedad que desea arrendar, elaborar el acuerdo de arrendamiento y
presentar la documentación al gerente para su firma.
Mantener actualizada la información de los clientes y registrar los nuevos.
Recibo del gerente la responsabilidad de gestionar un grupo de inmuebles.
Información de la oficina.
Información de los inmuebles y sus propietarios.
Información de los clientes.
Información de los acuerdos de arrendamientos.
Reportes.
Personal.
Inmuebles disponibles para la renta.
Monitorea los inmuebles disponibles para ser rentados.
Monitorea el tipo de inmuebles que están buscando los clientes.
Mantener actualizado al gerente sobre las propiedades con dificultades para su arrendamiento.
Entrevistar los clientes antes de agendar citas de visita a los inmuebles.
Asistente de oficina.
Mantener comunicación con los clientes que buscan un inmueble para arrendar.
Responder las preguntas de los clientes sobre el inmueble que se quiere arrendar.
Registrar nuevos clientes.
Acordar visitas a los inmuebles.
Ocasionalmente, diligenciar documentos.
Información de la oficina.
Información de los inmuebles.
Información de las visitas a los inmuebles.
Ocasionalmente información de los acuerdos de arrendamientos.
Reportes.
Inmuebles disponibles para la renta.
Monitorea los inmuebles disponibles para ser rentados.
Monitorea los clientes que están buscando inmuebles para rentar.
Definir el alcance y los límites del sistema de bases de datos desde el punto de vista de los usuarios
principales.
Requerimientos y Análisis
La especificación de requerimientos del usuario describe en detalle como los datos serán almacenados en
la base de datos y cómo serán utilizados.
El propósito de la recolección de información es establecer las características a incluir en el sistema de
bases de datos, así el desempeño, si debe operar en red y compartir información, los niveles de acceso.
Una herramienta importante en el levantamiento de requerimientos es conocer bien las características que
más molestan a los usuarios de las herramientas que utiliza para hacer los procesos. Adicionalmente,
tener presente las características que el usuario considera positivas en el proceso actual.
Tenga presente las circunstancias en las que debe negociar los diferentes puntos de vista de los usuarios
del sistema.
Gerente de oficina.
Datos que necesita del personal.
Nombre, cargo, género, fecha de nacimiento y salario.
Uso que le dará a los datos sobre el personal.
Crear los datos cuando ingresa y borrarlos cuando se termina su vinculación laboral.
Mantener actualizados los datos y poder generar un reporte con nombre, cargo y salario de cada
uno de los miembros de la oficina.
Estar en capacidad de asignar asistentes a un supervisor.
Conocer la información del nombre y teléfono de los gerentes de otras oficinas, para efectos de
comunicación y articulación del trabajo.
El siguiente cuadro presenta una visión rápida de los puntos de vista de los deferentes usuarios sobre las
entidades de información principales.
Esta herramienta sirve para orientar los procesos de negociación cuando los requerimientos entran en
conflicto
Especificación de Requerimientos para el sistema de bases de datos