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MODULE AUTOMATE

Sage 100c BI Reporting


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pas à Sage peuvent constituer des marques déposées modifications et améliorations apportées à ces mises
par leurs propriétaires respectifs. à jour.
Table des matières
Présentation de l’Automate ................................................................................................ 4
Présentation du module ..................................................................................................... 4
Principe général de fonctionnement ................................................................................... 4
Mise en fonctionnement de l’Automate ............................................................................. 5
Installation ......................................................................................................................... 5
Paramétrage du service ..................................................................................................... 6
Paramétrage du Service Automate Sage BI Reporting ................................................... 6
Paramétrage du composant DCOM pour exécuter l’Automate en session fermée.................... 7
Paramétrage SMTP ..........................................................................................................10
Paramétrage des actions de l’Automate ...........................................................................11
Présentation générale .......................................................................................................11
L’Action .............................................................................................................................12
Les étapes.....................................................................................................................12
La planification ..............................................................................................................18
Répéter pour .................................................................................................................19
Le Traitement ......................................................................................................................21
Lancement depuis la console ............................................................................................21
Lancement en mode service .............................................................................................22
Lancement en ligne de commande ...................................................................................23

Attention !

Il est de la responsabilité de chaque utilisateur de s’assurer que la version qu’il utilise est à jour.

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Présentation de l’Automate

Présentation de l’Automate

Présentation du module

Sage BI Reporting permet de créer dans Excel® des tableaux de bord à partir de données
stockées dans des moteurs de base de données.

Une fois les tableaux de bord réalisés, Sage BI Reporting permet la distribution des
tableaux par son module Automate.

Le module Automate permet l’exécution d’actions récurrentes liées au Reporting.

Une action peut contenir une ou plusieurs étapes qui s’enchaînent selon le besoin de l’utilisateur.

Principe général de fonctionnement


Le module Automate propose une console d’administration comprenant :

• Un module de paramétrage d’actions à automatiser : Calcul XL, Ecriture Données,


Import ETL, Déplacer Fichier, Envoi Mail, Calcul Classeurs Bibliothèque.

• Un module de paramétrage du Service Automate Sage BI Reporting.

• Un module de paramétrage SMTP pour l’envoi de mails.

Une fois paramétrées, les actions peuvent être exécutées de 3 façons différentes :

• Exécution à la demande depuis le module de paramétrage de l’Automate.

• Exécution par une ligne de commande utilisable dans un fichier .bat ou le


planificateur de tâches Windows.

• Exécution par le Service Automate Sage BI Reporting via la planification propre à


l’Automate.

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Mise en fonctionnement de l’Automate

Mise en fonctionnement de l’Automate

Installation
L’installation de l’Automate se fait sur un poste impérativement équipé de Sage BI Reporting
XL et d’Office Excel.

L’installation est déclenchée en cochant la ligne Automate dans l’écran Installation


personnalisée du programme d’installation Sage BI Reporting.

La console d’administration, le Service Automate Sage BI Reporting et le programme en


ligne de commande sont alors installés avec cette option.

En cas d’installation désynchronisée par rapport à Sage BI Reporting, veillez à conserver le


même chemin d’installation que celui utilisé pour Sage BI Reporting.

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Mise en fonctionnement de l’Automate

Paramétrage du service

Paramétrage du Service Automate Sage BI Reporting


Le Service Automate Sage BI Reporting permet d’automatiser le lancement d’actions par
planification. Il détecte les actions planifiées dans l’Automate et lance leur exécution. Il se
paramètre en 2 étapes.

Dans le module Service de l’Automate


Ce module est accessible depuis l’écran d’accueil de l’application Automate.

Cette étape permet de définir où le service doit aller chercher les informations nécessaires à
l’exécution de ses actions. Le service collecte les informations pour interroger la base de
paramétrage Sage BI Reporting :

• Nom du serveur SQL hébergeant la base de données référentielle.

• Type de connexion avec le Login/Mot de passe du compte pour se connecter au


serveur.

• Nom de la base référentielle Sage BI Reporting.

• Intervalle d’interrogation en secondes de la base référentielle par le service.

Le fichier de paramétrage est crypté et stocké sous C:\ProgramData\Sage\Automate.ini

Dans la console des services Windows


1. Démarrez la console des services via le Panneau de Configuration\Outils
d’Administration\Services ou bien en exécutant la commande services.msc dans le
menu Exécuter.

2. Double cliquez sur la ligne Sage BI Reporting Service Automate pour éditer les
propriétés du service.

3. Dans l’onglet Général, sélectionnez la valeur Automatique pour le type de


démarrage dans la liste déroulante :

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Mise en fonctionnement de l’Automate

4. Dans l’onglet Connexion, renseignez l’identifiant et le mot de passe du compte


Windows qui pilotera la session Windows dans laquelle s’exécuteront les actions
paramétrées dans l’Automate.

Le choix de ce compte est donc déterminant pour le bon fonctionnement de


l’Automate.

Ce compte Windows doit vérifier les conditions suivantes :

- Posséder les droits suffisants pour effectuer toutes les actions paramétrées
dans l’Automate (accès aux fichiers et répertoires, aux partages, aux
imprimantes, . . .).

- Avoir accès au répertoire C:\ProgramData\Sage.

- Avoir ouvert Excel au moins une fois et réussi à calculer une formule Sage BI
Reporting.

Le moyen le plus simple de s’en assurer est d'ouvrir une session Windows avec le
compte que vous souhaitez utiliser pour le service et reproduire le contenu d'une
action (ouvrir Excel, lancer Sage BI Reporting XL, ouvrir un document, recalculer,
enregistrer).

5. Pour finir, démarrez le service Automate Sage BI Reporting en choisissant l’action


Démarrer dans le menu contextuel du service :

Pour pouvoir utiliser l’Automate sur un poste en session Windows fermée, reportez-vous au
point concernant le paramétrage du composant DCOM.

Paramétrage du composant DCOM pour exécuter l’Automate en session fermée


Lors de l’exécution des actions, l’Automate pilote Excel en utilisant son composant DCOM.

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Mise en fonctionnement de l’Automate

Le paramétrage du composant DCOM Excel est donc essentiel, particulièrement lorsque


l’Automate fonctionne en session Windows fermée.

1. Accédez au composant DCOM par la console Services de composants :

A partir d’une fenêtre de commande ou bien dans la barre de recherche du bouton


démarrer, exécutez la ligne de commande qui correspond à votre système
d’exploitation :

- pour un OS 32-bits ou Office 64-bits sur un OS 64-bits : mmc comexp.msc

- pour un Office 32-bits sur OS 64-bits : mmc comexp.msc /32

2. Sous le répertoire Racine de la console, dépliez l’arborescence Services de


composants\Ordinateur\Poste de travail pour atteindre le niveau Configuration
DCOM.

3. Dans la liste des composants DCOM qui s’affichent à ce niveau, repérez le


composant Microsoft Excel Application. Accédez à son menu contextuel en faisant
un clic droit sur ce dernier et sélectionner Propriétés.

4. Accédez à l’onglet Identité et sélectionnez le mode L’utilisateur exécutant puis


cliquez sur OK.

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Mise en fonctionnement de l’Automate

5. Dans l’onglet Sécurité, pour chacun des 3 types d’autorisation (Exécution et


activation/Accès /Configuration), cochez Personnaliser et cliquez sur le bouton
Modifier pour éditer la liste des autorisations.

6. Vérifiez que l’utilisateur exécutant (l’utilisateur du service ou de la tâche planifiée)


figure dans la liste des utilisateurs.

Si besoin, cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter explicitement l’utilisateur


exécutant à cette liste.

7. Sélectionnez l’utilisateur et cocher toutes les cases de la colonne Autoriser pour lui
attribuer les droits nécessaires.

8. Cliquez sur OK pour enregistrer le paramétrage du composant DCOM.

9. Fermez la console Services de composants.

Le paramétrage du composant DCOM est terminé.

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Mise en fonctionnement de l’Automate

Exécution de l’Automate en session fermée


Pour une exécution de l’Automate en session fermée, il est nécessaire de créer un répertoire
Desktop dans le dossier :

• sur un OS 32-bits, ou OS-64bits avec Office Excel 64-bits :


C:\Windows\System32\config\systemprofile.

• sur un OS 64-bits avec Office 32-bits :


C:\Windows\SysWOW64\config\systemprofile.

Paramétrage SMTP
L’automatisation d’envoi de mails nécessite un paramétrage préalable accessible depuis
l’accueil de la console Automate dans le module SMTP.

1. Dans ce module, veuillez renseigner les paramètres suivants que votre


administrateur de serveur mail pourra vous fournir :

- Serveur SMTP.

- Port.

- Compte, mot de passe et adresse mail de l’utilisateur expéditeur des mails


générés par l’Automate.

2. Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer ces informations.

Le bouton Tester envoie un mail de test à l’adresse mail indiquée dans le paramétrage.

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Paramétrage des actions de l’Automate

Paramétrage des actions de l’Automate


Le module Paramétrage permet la programmation d’actions spécifiques à automatiser.

Présentation générale

Dans l’Automate, une action est une suite d’étapes consécutives telles que le Calcul Excel,
l’Import ETL, l’Ecriture Données, l’Envoi Mail, le Déplacer Fichier et le Calcul Classeurs
Bibliothèque.

Chaque action possède des paramètres propres tels que le PC de traitement, un état
d’activation et une planification facultative.

La fenêtre de paramétrage présente la liste des actions agrégées en Regroupements et


listées dans la partie verticale gauche de l’écran. Pour paramétrer des actions, il faut donc
dans un premier temps créer un regroupement d’actions.

L’élément graphique Durée de traitement et les logs Code Traitement / Date permettent de
renvoyer des informations sur le traitement de chaque action.

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Paramétrage des actions de l’Automate

L’Action

Les étapes

La première phase de paramétrage consiste à définir les étapes que l’on souhaite
automatiser et à les relier entre elles.

Pour ajouter une étape :

1. Sélectionnez le type d’étape désiré avec la souris et glissez – déposez-là dans la


zone centrale de l’écran.

2. Pour relier une étape à une autre afin de définir leur ordonnancement, placez-vous
au milieu de l’étape et lorsque le curseur prend la forme d’une main, cliquez sur
l’étape et maintenez la pression jusqu’à toucher l’étape suivante.

Une flèche représente la relation de dépendance entre les deux étapes.

Les différentes étapes disponibles sont présentées ci-dessous :

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Paramétrage des actions de l’Automate

Déplacer Fichier

L’étape Déplacer Fichier permet de copier ou de déplacer un fichier ou un répertoire vers


un fichier ou un répertoire. Vous pouvez également interagir avec des répertoires
SharePoint.

Vous pouvez utiliser les caractères génériques pour gérer vos copies ou déplacements de
fichiers comme par exemple en origine C:\TRANSFERT\*.CSV et en destination
C:\TRANSFERT\ENVOI\RESULTAT.CSV.

Calcul XL
L’étape Calcul XL permet d’automatiser l’exécution de fonctions Sage BI Reporting sur un
classeur.

Il est nécessaire dans un premier temps de sélectionner un fichier source XL.

Sélectionner ensuite le mode de fonctionnement parmi Player ou Excel. Ce choix détermine


la technologie de calcul du classeur qui sera utilisée.

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Paramétrage des actions de l’Automate

Le mode Player permet de s’affranchir de la présence d’Excel sur le poste de traitement. En


revanche, les fonctionnalités de l’Etape XL telles que Ventiler la cellule et Sommaire sont
indisponibles dans le mode Player. De plus, le mode Player est soumis aux limitations de
calcul intrinsèques au Player XL. Merci de consulter la documentation Player XL pour en
prendre connaissance.

Il est possible d’ajouter des manipulations avant calcul et après calcul puis décider du mode
de diffusion.

Action Description

Applique une valeur sur une cellule XL dans une feuille du


Appliquer sur la cellule
classeur

Applique une ou plusieurs valeurs sur une ou des cellules XL du


Appliquer sur plusieurs
classeur

Calculer le classeur Lance le calcul du classeur

Lance l’action XL de « Ventilation » à partir de la cellule de la


Ventiler la cellule
feuille indiquée

Supprimer les formules Réalise un copier-coller Valeur de toutes les formules du classeur

Lance l’action « Sommaire » à partir de la cellule de la feuille


Sommaire
indiquée

Conditionne l’arrêt du traitement à la valeur d’une cellule à


Arrêter traitement
indiquer

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Paramétrage des actions de l’Automate

Action Description

Diffuser la feuille Permet de cocher la ou les feuilles que l’on souhaite enregistrer

Enregistre le document en format XLSX, XLS, CSV ou HTML


Enregistrement Réseau
dans le répertoire Windows indiqué

Enregistre le document en format PDF (nécessite l’installation


Imprimer le document d’un Office Excel Minimum 2007 pour la technologie de calcul
Player) dans le répertoire indiqué

Enregistrement
Enregistre le document dans la bibliothèque
Bibliothèque

Il est préférable de ne pas utiliser de lecteur Réseau pour indiquer le chemin d’accès ou
d’enregistrement du fichier Excel. Utiliser plutôt des chemin UNC permettant d’éviter les
problèmes de visibilité restreinte des lecteurs réseau.

Import ETL
L’étape Import ETL permet d’automatiser l’exécution des processus créés dans le Module
Répliquer.

Vous devez sélectionner le processus à lancer puis compléter, si besoin, ses variables et
valeurs associées.

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Paramétrage des actions de l’Automate

Ecriture de données
L’étape Ecriture de données permet d’automatiser l’exécution de la fonction Ecriture de
données sur plusieurs feuilles d’un même classeur Excel.

Vous devez sélectionner le fichier sur lequel vous souhaitez lancer la fonction Ecriture de
données et préciser la ou les feuilles concernées ainsi que le favori à exécuter.

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Paramétrage des actions de l’Automate

Envoi de Mail
L’étape Envoi Mail permet d’automatiser l’envoi de mail avec ou sans pièce jointe.

Cette étape se paramètre comme un mail classique avec un émetteur, un ou des


destinataires, l’objet et le corps de mail.

Les pièces jointes peuvent être le résultat d’un calcul XL ou un log de traitement.

Il est préférable de ne pas utiliser de lecteur Réseau pour indiquer le chemin d’accès à la
pièce jointe. Utiliser plutôt des chemin UNC permettant d’éviter les problèmes de visibilité
restreinte des lecteurs réseau.

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Paramétrage des actions de l’Automate

La planification

Si vous souhaitez planifier l’exécution de cette action vous pouvez utiliser, dans l’écran
général de la brique Automatiser, les différents types de planification journalière,
hebdomadaire ou mensuelle.

En cas de planification journalière, vous devez indiquer si vous souhaitez exécuter le


lancement tous les jours ou par exemple tous les 2 jours, puis indiquer l’heure de lancement.

En cas de planification hebdomadaire, vous devez indiquer si vous souhaitez exécuter le


lancement toutes les semaines ou par exemple tous les 2 semaines, puis indiquer les jours
concernés et l’heure de lancement.

Une fois que vous avez paramétré la planification, cliquez sur Lancer.

Si la planification a été désactivée puis est lancée alors que l’heure de début est antérieure à
l’heure de lancement, l’action se lancera tout de même.

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Paramétrage des actions de l’Automate

Répéter pour
L’exécution d’une action peut souvent varier selon des paramètres. Par exemple, on
souhaite calculer un classeur pour une valeur et l’envoyer à une personne, puis envoyer le
même classeur à une autre personne pour une valeur différente.

Les variables vont permettre de gérer cette notion de variation de paramètre. Elles sont
gérées dans l’écran Répéter pour accessible par l’onglet dédié dans la partie inférieure de
l’écran de paramétrage de l’action.

Pour créer une variable, faire un clic droit sur une zone vide de l’écran Répéter pour et
sélectionner Ajouter.

Une colonne s’ajoute à la feuille. Un autre clic droit sur cette colonne permet de renommer
ou supprimer cette variable.

Le nom de la variable doit être en minuscules et ne peut contenir d’espaces ou caractères


spéciaux.

Il s’agit ensuite de répéter cette action pour chaque variable à créer et de remplir les
colonnes de variables par les valeurs qu’elles prendront dans les étapes de l’action.

Les variables @aujourdhui, @jour, @mois et @annee sont disponibles par défaut dans
l’application et retournent respectivement la date, le jour, le mois et l’année du jour
d’exécution de l’action. Elles ne doivent pas être dupliquées manuellement dans l’onglet
Répéter pour.

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Paramétrage des actions de l’Automate

Une fois définies, les variables peuvent être appelées dans les différentes étapes de l’action.
Les étapes concernées sont :
• Calcul XL : variable sur la cellule, la valeur de la cellule, feuille de diffusion, nom et
chemin du fichier.

• Import ETL : valeur de variable

• Déplacer Fichier : nom et chemin des fichiers

• Envoi Mail : Emetteur, Destinataire, CC, Ci, Objet, corps de texte, nom et chemin du
fichier.

Pour faire appel à une variable, dans la zone concernée, saisissez un @. Dans la liste,
sélectionnez une variable.

L’action sera exécutée pour chaque ligne de valeurs de variables.

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Le Traitement

Le Traitement
Le traitement d’une action consiste à exécuter les différentes étapes dont elle se compose,
selon l’ordonnancement défini par les flèches entre les étapes.

Il existe différents modes de traitement.

Lancement depuis la console


Ce mode permet une exécution à la demande déclenchée manuellement par l’utilisateur.

Pour exécuter une action depuis la console de l’Automate,


ouvrez le module Paramétrage depuis l’accueil de l’application.

Sélectionnez l’action à exécuter et cliquer sur le bouton Lancer. L’action est exécutée
immédiatement sauf si une planification a été mise en place. Dans ce dernier cas, le
traitement passe en mode service.

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Le Traitement

Lancement en mode service


L’exécution de l’Automate en mode service nécessite un
paramétrage préalable du service.

Sélectionnez l’action à planifier puis, dans la zone Périodicité,


choisir le type de planification à appliquer dans le menu
déroulant :

Complétez les informations sur la périodicité en précisant les jours concernés et l’horaire
d’exécution :

Sauvegardez la planification en cliquant sur le bouton Enregistrer en haut de la liste des


actions :

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Le Traitement

Cliquez sur Lancer pour démarrer l’exécution de cette planification : l’Etat de l’action passe
de la valeur Inactif à Attente. Pendant l’exécution de l’action, son état devient Actif.

L’exécution simultanée de deux tâches planifiées dans l’Automate sur un même poste n’est
pas possible. Veillez à prendre en compte la durée d’exécution des actions pendant la
planification de deux actions consécutives.

En cas d’utilisation de la planification, paramétrez le service Automate.

Pour travailler en session Windows fermée, se reporter au point concernant le paramétrage


du composant DCOM.

Lancement en ligne de commande


L’action peut être exécutée par ligne de commande pour l’intégralité des valeurs de variables
ou pour certaines seulement.

La ligne de commande permet d’intégrer l’exécution de l’Automate dans un fichier BATCH


et/ou de la planifier dans le Planificateur de tâches Windows par exemple.

Pour récupérer la ligne de commande d’une action, il est nécessaire de se connecter avec la
chaîne de connexion et le compte utilisateur qui exécutera l’action planifiée.

Faire un clic droit sur l’action concernée et cliquer sur Générer la Ligne de Commande
dans le menu contextuel.

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Le Traitement

Une fenêtre apparait et dispense la ligne de commande déjà sélectionnée.

Il reste à copier la ligne de commande et à la coller dans un fichier batch ou dans le


planificateur de tâches Windows.

Composition de la ligne de commande


La ligne de commande se présente de la façon suivante :

"C:\Program Files (x86)\Automate\AutomateRunnerCMD.exe" -u Admin -p Admin -c


V4.00.01 -j 00006

C:\Program Files (x86)\Automate\AutomateRunnerCMD.exe est le chemin de l’exécutable


Automate installé par le setup Sage BI Reporting. Ce chemin doit comporter impérativement
les arguments suivants :

• Identification de l’utilisateur :

- Avec une authentification via profil Sage BI Reporting :

-u Account : compte utilisateur Sage BI Reporting qui exécute la commande

-p Password : mot de passe du compte utilisateur ci-dessus

- Avec une authentification via la sécurité intégrée de Windows :

-w WinAccount : compte utilisateur Windows qui exécute la commande.

• -c ConnexionString : nom de la chaîne de connexion qui a servi au moment du logon


dans l’Automate

• -j ID : identifiant interne de l’action à exécuter

Les arguments suivants sont optionnels :

-v @var1=’’valeur1’’ @var2=’’valeur2’’ indiquent les valeurs de variables

Exemple
Si vous souhaitez exécuter l’intégralité de l’action, il vous suffit de lancer le programme en
ligne de commande sans les arguments concernant les variables :

AutomateRunnerCMD.exe -u bat -p bat -c Demonstration -j 00004

Sinon :

AutomateRunnerCMD.exe -u bat -p bat -c Demonstration -j 00004 -v


@responsable="Antoine GIGOU" @magasin=Nice

Les valeurs de variables ne doivent pas obligatoirement être présentes dans le paramétrage
du Répéter Pour. Seules les variables doivent avoir été déclarées.

Pour pouvoir travailler avec le planificateur de tâches Windows en session fermée, se


reporter au point concernant le paramétrage du composant DCOM.

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