Sage Document Filer

Manuel d’installation,
d’administration et d’utilisation
Sage Document Filer

Composition du progiciel Conformité & Mise en garde
Votre progiciel est composé d’un boîtier de • Compte tenu des contraintes inhérentes à la
rangement comprenant le cédérom sur lequel est présentation sous forme de manuel électronique,
enregistré le programme. les spécifications visées dans la présente
documentation constituent une illustration aussi
proche que possible des spécifications.
Propriété & Usage
Ce logiciel et sa documentation sont protégés par le • Il appartient au client, parallèlement à la
documentation, de mettre en oeuvre le progiciel
© Sage 2014 – Tout droit réservé. Société par Actions Simplifiée au capital de 6 750 000 € - Siège social : 10, rue Fructidor - 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 RCS Paris - Crédit photos : fotolia - S1129_R&D _03-14 - Sage studioPAO
Code de la Propriété Intellectuelle, les lois relatives
au copyright et les traités internationaux applicables. pour permettre de mesurer exactement l’adéquation
de ses besoins aux fonctionnalités.
Toute utilisation non conforme du logiciel, et
notamment toute reproduction ou distribution • Il est important, pour une utilisation sûre et
partielle ou totale du logiciel ou toute utilisation au- opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la
delà des droits acquis sur le logiciel est strictement documentation.
interdite.
Toute personne ne respectant pas ces dispositions Evolution
se rendra coupable de délit de contrefaçon et sera La documentation correspond à la version
passible des peines pénales prévues par la loi. référencée. Entre deux versions, des mises à jour
du logiciel peuvent être opérées sans modification
de la documentation. Toutefois, un additif peut être
La marque Sage est une marque protégée. Toute joint à la documentation existante pour présenter les
reproduction totale ou partielle de la marque Sage, modifications et améliorations apportées à ces mises
sans l’autorisation préalable et expresse de la société à jour.
Sage est donc prohibée.
Tous les noms de produits ou de sociétés,

toute image, logo ou représentation visuelle
mentionnés dans ce logiciel ou sa documentation
et n’appartenant pas à Sage peuvent constituer des
marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Sage
10, rue Fructidor
75834 Paris Cedex 17 France
0 810 30 30 30 *
* Coût d’un appel local depuis un poste ﬁxe
www.sage.fr
Mise à jour : fev. 2016

Table des matières
Table des matières

Introduction_______________________________________________________3
Guide installateur __________________________________________________4

Exemple d'architecture globale de solution................................................................................. 4
Pré-requis matériels et logiciels .................................................................................................. 4
Performances et limites ......................................................................................................................... 5
Installation du logiciel .................................................................................................................. 5
Désinstallation............................................................................................................................. 8
Depuis "Panneau de configuration" ....................................................................................................... 8
Depuis le menu "Démarrer" ................................................................................................................... 9
Guide administrateur ______________________________________________11

Assistant de configuration......................................................................................................... 11
Connexion à Sage Document Manager............................................................................................... 11
Dossier partagé.................................................................................................................................... 11
Sélection du progiciel........................................................................................................................... 12
Sélection des modèles......................................................................................................................... 13
Vérification de la configuration............................................................................................................. 13
Démarrage des services ........................................................................................................... 14
Avant démarrage des services ............................................................................................................ 14
Après démarrage des services ............................................................................................................ 15
Accès à la configuration............................................................................................................ 15
Présentation de l'interface de configuration .............................................................................. 15
Signification des icônes ....................................................................................................................... 16
Validation du paramétrage ........................................................................................................ 16
Connexion à Sage Document Manager .................................................................................... 17
Connexion http..................................................................................................................................... 17
............................................................................................................................................................. 17
Connexion https ........................................................................................................................ 18
Configuration du dossier partagé.............................................................................................. 18
Paramétrage des préférences .................................................................................................. 19
Création des types de documents ............................................................................................ 20
Activation des fonctions mobiles.......................................................................................................... 20
Création des types de documents ............................................................................................ 21
Historique des traitements et Gestion des erreurs.................................................................... 23
Historique des traitements ................................................................................................................... 23
Gestion des erreurs de traitement ....................................................................................................... 24
© 2016 Sage 1
Table des matières
Table des matières

Exporter et importer les modèles .............................................................................................. 25
Exportation des modèles ..................................................................................................................... 25
Importation des modèles...................................................................................................................... 26
Association des modèles de documents................................................................................... 35
Création d'une association documentaire ............................................................................................ 36
Guide utilisateur __________________________________________________38

Imprimante virtuelle................................................................................................................... 38
Archiver des documents ........................................................................................................... 38
© 2016 Sage 2
Introduction
Introduction
Sage Document Filer offre la possibilité de classer des documents dans Sage Document Mana-
ger directement depuis votre progiciel Sage ainsi que d’accéder à des dossiers clients archivés
dans Sage Document Manager directement depuis l’interface gestion des clients de SAGE Ligne
100 Gestion Commerciale).
Le Guide Utilisateur de Sage Document Filer pour Windows, regroupe des recommandations, des
conseils et des suggestions permettant d'utiliser au mieux Sage Document Filer. Pour tirer le meilleur parti
de ce guide, familiarisez-vous avec les concepts et les procédures de configuration décrits dans ce Guide
et dans la documentation de Sage Document Manager, module web de gestion documentaire (DMS).
Pour obtenir plus de renseignements ou accéder à des dossiers traitant de sujets abordés dans ce docu-
ment, veuillez aussi consulter le site Web Sage à l'adresse suivante : http://www.sage.fr.
Ce manuel a été rédigé et publié sous le contrôle de Sage, et il couvre les dernières descriptions et spéci-
fications de produits.
Tous les termes, les références de produit, les recommandations et le contenu peuvent être modifiés sans
préavis.
Sage se réserve le droit de modifier, sans préavis, les spécifications et les informations figurant dans ce
présent manuel et ne sera pas responsable des préjudices (y compris des préjudices indirects) résultant
des informations présentées ici, entre autres, sans pour autant s'y limiter, des erreurs typographiques et
d'autres erreurs concernant le manuel.
© 2016 Sage 3
Guide installateur
Guide installateur
Exemple d'architecture globale de solution
Pré-requis matériels et logiciels
Intel® Core™ 2 Duo ou supérieur (processeur Intel® I5 recom-

Processeur
mandé)
Système d’exploitation Microsoft® Windows® 7 (versions professionnelles 32 et 64 bits),

Microsoft® Windows® 8 (versions professionnelles 32 et 64 bits),
Microsoft® Windows® 2008, 2008 R2 ou 2012 Server
Espace libre disque dur 1 Go
Mémoire vive (RAM) 2 Go
Résolution d’écran 1280x768 ou supérieure
Logiciel Microsoft® Framework .Net 3.5 SP1

Adobe® Acrobat Reader : http://get.adobe.com/reader/
Sage Document Manager 5 ou supérieur
Votre installation respecte l'ensemble des pré-requis ? Passez directement à Installation du logiciel !
© 2016 Sage 4
Guide installateur
Sage Document Filer fonctionne avec les serveurs de gestion de documents électroniques
Sage Document Manager en version 5.2 ou supérieure.
Performances et limites
L’installation de la configuration de Sage Document Filer nécessitent une compétence en admi-

nistration système.
Sage Document Filer traite des documents de type PDF version 1.4 uniquement, en résolution de 600 dpi,
issus de votre ERP métier et produits par l’imprimante virtuelle SageVirtualPrinter.
Les documents soumis au traitement doivent être au format PDF texte/image.
Sage Document Filer ne traite pas les documents PDF image car il ne bénéficie pas à ce jour de
moteur OCR.
Le volume de traitement maximum journalier de la solution est de 8640 documents par 24 heures, soit en
moyenne un temps de traitement de 10 secondes par document, de l’impression virtuelle à l’archivage.
Ces données peuvent évoluer en fonction de la configuration matérielle utilisée, de la topologie réseau et
dépendent directement de la puissance et de la disponibilité de la machine hôte.
L’installation et la configuration de Sage Document Filer nécessitent une compétence en administration sys-
tème.
En fonction de l’environnement de production, des ports peuvent être à ouvrir et des règles de trafic à mettre
en place.
Afin de d’installer votre solution logicielle, nous vous invitons à télécharger le fichier exécutable à l’adresse
qui vous a été communiqué dans un courriel annexe. Une fois cette étape réalisée, exécutez le fichier télé-
chargé, puis suivez les instructions de l'Assistant.
Installation du logiciel
N° Etape Capture d’écran Description
1
Double-cliquez sur l'installeur de la version
Sage Document Filer.
© 2016 Sage 5
Guide installateur
Cliquez sur "Suivant".
Acceptez les conditions générales d'utili-

sation et cliquez sur "Suivant".
Sélectionnez le dossier d'installation souhai-

té et cliquez sur "Suivant".
© 2016 Sage 6
Guide installateur
L'application est maintenant prête à être ins-

tallée.
Cliquez de nouveau sur "Suivant".
Des pop-up noirs peuvent apparaître durant

l'installation.
Ne fermez pas ces fenêtres et patientez du-
rant l'installation ...
Félicitations ! L’installation est terminée.
Cliquez sur «Fermer» pour commencer votre

expérience Sage Document Filer.
© 2016 Sage 7
Guide installateur
A la fin de l'installation la fenêtre de PDF

Creator reste ouverte, veuillez la réduire en
cliquant sur le bouton
9 Un raccourci s'est créé sur le bureau.

Double-cliquez sur ce raccourci pour lancer
l'application.
Il vous est également possible de lancer l'ap-

plication depuis le menu "Démarrer" de Win-
dows.
Désinstallation
Depuis "Panneau de configuration"

Sous Microsoft Windows, il est possible de désinstaller Sage Document Filer depuis le Panneau de confi-
guration > Programmes et fonctionnalités.
Pour ce faire, comme le montre l'exemple ci-après,
Il suffit de sélectionner l'application Sage Document Filer dans la liste des programmes disponibles et de
cliquer sur Désinstaller.
© 2016 Sage 8
Guide installateur
Ensuite, Sage Document Filer vous guide dans la désinstallation de la solution qui s'effectue comme le
présentent les écrans ci-après :
1
Cliquez sur "Oui" pour confirmer votre sou-
hait de désinstaller Sage Document Filer.
2 Patientez pendant la désinstallation.
Celle-ci peut durer quelques minutes et

faire apparaître des écrans noirs.
Depuis le menu "Démarrer"

Sous Microsoft Windows, il est possible de désinstaller Sage Document Filer depuis le menu Windows.
Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le lien Désinstaller Sage Document Filer.
Ensuite, Sage Document Filer vous guide dans la désinstallation de la solution qui s'effectue comme le
présentent les écrans ci-après :
1
Cliquez sur "Oui" pour confirmer votre sou-
hait de désinstaller Sage Document Filer.
© 2016 Sage 9
Guide installateur
2 Patientez pendant la désinstallation
Celle-ci peut durer quelques minutes et

faire apparaître des écrans noirs.
© 2016 Sage 10
Guide administrateur
Assistant de configuration
Une fois Sage Document Filer installé, un Assistant de configuration s'affichera automatiquement et vous
guidera dans la configuration de l'application.
Connexion à Sage Document Manager

Veuillez saisir les données de connexion à votre Sage Document Manager dans lequel seront classés vos
documents.
Pour plus de détails veuillez consulter Connexion à Sage Document Manager, page 17.
Dossier partagé
Pour sélectionner le dossier partagé dans lequel l'imprimante virtuelle enverra les documents de votre logi-
ciel, veuillez consulter Configuration du dossier partagé, page 18 pour avoir plus de détails.
© 2016 Sage 11
Sélection du progiciel
Vous devez choisir le(s) logiciel(s) que vous souhaitez utiliser avec Sage Document Filer.
© 2016 Sage 12
Sélection des modèles

Sélectionnez les modèles que vous utilisez dans chaque logiciel. Il s'agit des modèles intégrés par défaut
dans Sage Document Filer.
Pour visualiser ou éditer les modèles pré-intégrés -> menu Indexation.
Vérification de la configuration
Une fois la configuration des modèles finalisée vous retournez automatiquement dans le point Paramé-
trage\Configuration.
© 2016 Sage 13
Vous pouvez dès à présent démarrer les services pour mettre en fonction votre Sage Document Filer.
Démarrage des services

Dans l’interface de configuration, zone Préférences, lorsque les services sont arrêtés, le bouton Démarrer
les services affiche une icône rouge.
Cliquez sur ce bouton pour démarrer les services. Il s’actualisera et affichera une icône verte suivie de Ar-
rêter les services.
Cliquez à nouveau sur Arrêter les services afin d'arrêter le traitement des documents.
Avant démarrage des services
© 2016 Sage 14
Après démarrage des services
Les services ne peuvent et ne doivent être démarrés qu’une fois les quatre modules (Sage DMS,
Base de données, Dossier partagé, Préférences) validés.
Le bouton Enregistrer la configuration doit précédemment avoir été cliqué.
Le paramétrage des types de documents doit également avoir été effectué, ainsi que le paramé-
trage de l'arborescence de classement et du nommage dynamique des documents.
Accès à la configuration
Une fois Sage Document Filer installé, vous pouvez afficher l'interface de paramétrage de l'application en
cliquant sur le lien CONFIGURATION du menu de gauche de l'application.
Présentation de l'interface de configuration

Une fois le bouton Configuration cliqué, l'écran ci-dessous s'affiche.
© 2016 Sage 15
Il est divisé en 4 parties principales dont la configuration est détaillée dans les rubriques suivantes :
Titre Section Description

Paramètres requis pour la connexion au ser-
Paramètres de connexion à Connexion à Sage Document Mana-
veur d'archivage : votre solution de GED
Sage Document Manager ger
Sage
Préférences Paramétrage des préférences Préférences de mise à jour du logiciel, sup-
pression automatique de l'historique du logi-
ciel
Dossier partagé Configuration du dossier partagé Sélection d'un dossier partagé pour le fonc-
tionnement de l'application
Indexation Création des types de documents Sélection des options pour l'indexation
Signification des icônes

A côté de chaque titre de section de configuration, une icône apparaît.
Ces icônes vous permettent de consulter le statut du paramétrage selon les descriptions suivantes :
Icônes Signification
La configuration est valide
La configuration est en attente de confirmation
La configuration comporte des erreurs
Validation du paramétrage
Lorsque vous vous connectez sur l'interface de paramétrage de Sage Document Filer, la fenêtre suivant
s'affiche.
Elle vous informe des paramétrages manquants mais aussi des configurations déjà effectuées.
© 2016 Sage 16
Connexion à Sage Document Manager
La configuration de la connexion à votre solution de GED Sage nécessite des compétences en

administration système pour être fonctionnelle sur Windows® Server (ouverture de ports, règles
de gestion de firewall, exceptions de trafic entrant et sortant), notamment dans le cadre de la com-
munication avec un serveur Sage Document Manager en mode SaaS.
Connexion http
© 2016 Sage 17
Connexion https
La configuration de la connexion à votre solution de GED Sage s'effectue en 5 étapes :

1 . Saisissez l'adresse IP ou l'URL du serveur Sage Document Manager. Vous pouvez cliquer sur
"http://" pour passer automatiquement la connexion à Sage Document Manager en mode sécurisé,
si cette fonctionnalité est activée sur votre serveur.
2 . Si vous utilisez https, passez directement à l'étape n°4, sinon renseignez le port lié à votre IP/URL
Sage Document Manager (généralement, il s'agit soit du port 8000, soit du port 80).
3 . Saisissez votre nom d'utilisateur Sage Document Manager.
Le compte utilisé pour l'identification doit avoir les droits d'écritures nécessaires au dépôt des do-
cuments dans Sage Document Manager.
4 . Entrez votre mot de passe

5 . Si vous utilisez un proxy cochez la case Configurer la connexion par proxy et configurez la
connexion proxy de votre réseau.
Si une donnée est manquante ou erronée, Sage Document Filer vous le signalera en encadrant
la donnée erronée ou manquante par un cadre rouge.
Configuration du dossier partagé
Le dossier partagé ne peut pas être hébergé par un système d'exploitation Windows Vista.
© 2016 Sage 18
Le dossier partagé est le dossier dans lequel seront déposés les documents PDF créés par l'imprimante
SageVirtualPrinter. En d'autres termes, il s'agit du dossier de surveillance de Sage Document Filer.
Si Sage Document Filer fonctionne en mode Serveur (imprimante SageVirtualPrinter partagée

sur le réseau, une seule installation Sage Document Filer pour tous les postes utilisateurs du ré-
seau local), il est nécessaire de décocher la case Autoriser la sélection d'un dossier non par-
tagé. En effet, lorsque cette option est décochée, l'application n'autorise la sélection que d'un
dossier partagé pour le dépôt des documents PDF, afin que tous les utilisateurs du réseau local
puissent accéder à ce dossier en écriture pour y déposer des documents PDF.
Dans le cas où vous cocheriez cette case, Sage Document Filer fonctionnerait en mode «stand-
alone», c'est-à-dire qu'il se comporterait comme une application mono-poste (une installation de
Sage Document Filer par poste utilisateur). Dans ce cas, la sélection d'un dossier partagé sur le
réseau n'est pas obligatoire.
Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le dossier partagé de votre choix.
Paramétrage des préférences
L'écran de paramétrage des préférences vous permet de :

• Choisir la fréquence de suppression de l'historique
• Supprimer directement l'historique des traitements
• Démarrer les services
Pour plus d'informations, voir Démarrage des services_old)
© 2016 Sage 19
Création des types de documents
Activation des fonctions mobiles

En cochant la case Activer la fonction d'interactivité avec les applications Sage Mobiles, vous offrez
la possibilité à un utilisateur de votre solution de GED Sage de faire signer un document tactilement depuis
une interface mobile (à l'aide d'un stylet ou du doigt).
Pour paramétrer cette fonction, vous devrez tracer deux zones sur chacun des types de documents concer-
nés (cf. paragraphes ci-après) :
• une zone dite de Signature qui recevra la future signature du document : la signature effectuée par
l’utilisateur ou le client sera apposée sur le document dans cette zone.
• une zone dite de Contact : cette zone devra contenir l'alias Sage Document Manager du collabora-
teur devant faire signer le document.
Le document qui sera imprimé par SageVirtualPrinter lui sera alors automatiquement attribué en
tant que tâche.
ATTENTION !!
L'alias reconnu dans la zone Contact doit obligatoirement exister dans Sage Document Manager.
Si vous décochez la case Activer la fonction d'interactivité avec les applications Sage Mo-
biles après avoir configuré des zones de Contact et Signature sur certains types de documents,
le message ci-contre s'affichera. En cliquant sur Oui, les zones tracées seront supprimées. Si
vous estimez que vous allez utiliser cette fonctionnalité ultérieurement cliquez sur Non pour
conserver ces zones tout en les désactivant temporairement.
© 2016 Sage 20
Création des types de documents

Vous pouvez débuter la création des types de documents via le menu Configuration > Indexation où vous
pouvez configurer simplement des types de documents en traçant des zones de récupération d'index sur
les documents.
N° Etape Description
Cliquez sur le bouton pour créer un nouveau type de document.
A contrario, vous pouvez cliquer sur pour supprimer un type de document exis-
tant.
1.1 Donnez un nom au type de document que vous souhaitez créer. Celui-ci doit être
unique.
Sélectionnez le template de document pour le type de document que vous souhaitez
créer grâce au bouton
Ce document doit être de type PDF 1.4 texte/image.
© 2016 Sage 21
N° Etape Description
3 Tracez une zone sur le document en maintenant le clic-gauche de la souris enfoncé. En

relâchant le clic, l'écran suivant apparaîtra :
Pour chaque type de document, vous devez tracer au minimum :
· 1 zone d'identificateur : l'identificateur est la zone qui permet à Sage Document Filer
de reconnaître le type de document. Il est donc toujours identique pour un même type
de document, toujours placé au même endroit et unique sur le document. Il s'agit obli-
gatoirement d'une zone texte. Il est possible de tracer au maximum 2 zones de ce
type.
· 1 zone d'index : vous pouvez tracer autant de zones que d'index à capturer, dès lors
que ces zones ne se chevauchent pas. Les index peuvent être des différents types en
fonction du type des données à extraire : Chaîne de caractère, Date, Numérique, Dé-
cimal, Statique.
· Si la case Activer l'interactivité avec les applications Sage Mobiles est cochée, vous
pouvez créer une zone de Contact et une zone de Signature.
3.1 Donnez un nom et un type (Chaîne de caractère, Date, Numérique, Décimal, Statique) à
la zone tracée :
4 Une fois toutes les zones souhaitées tracées (dont les zones obligatoires) vous pouvez
sauvegarder le type de document grâce au bouton
Répétez ensuite ces étapes pour l'ensemble des types de documents à créer.
© 2016 Sage 22
ASTUCES
- Utilisez CTRL + la molette de votre souris pour zoomer ou dé-zoomer sur le document ou
la réglette de zoom sur le côté gauche de l'interface de visualisation du document
- Cliquez sur le bouton "Fill" pour replacer le document à sa position et taille d'origine
- Faites bouger le document en maintenant le clic-droit de la souris enfoncé sur celui-ci
- Profitez de la légende colorée qui vous permet d'identifier facilement les types de zones
tracées
Une fois vos types de documents créés, vous pouvez passer directement à l'étape de création d’Arbores-
cence dynamique de classement
Historique des traitements et Gestion des erreurs
Historique des traitements

L’historique des traitements est disponible depuis le menu Historique (onglet « Historique des traitements
») de Sage Document Filer.
Il contient l’ensemble des traitements effectués depuis la dernière suppression de l’historique des traite-
ments.
Cliquez sur le bouton Rafraîchir pour pouvoir consulter les derniers traitements.
ASTUCES
Vous pouvez cliquer directement sur le nom du document pour le télécharger depuis votre solu-
tion de GED Sage !
© 2016 Sage 23
Gestion des erreurs de traitement

La liste des documents en erreur est consultable dans le menu Historique de Sage Document Filer, onglet
« Documents en échec ».
Un document peut être déclaré en échec pour deux motifs précis :

1 . Le serveur Sage Document Manager est inaccessible
2 . Le nom du document à traiter ne respecte pas le format attendu (DATE_USER.pdf)
Si un type de document n'est pas correctement identifié, c'est à dire que son identificateur n’a pas
pu être déterminé et que le document ne correspond à aucun type paramétré, alors celui-ci appa-
raîtra dans la liste des « Documents en échec ».
Cela peut être synonyme d’une erreur de configuration. Dans ce cas précis, ne pas soumettre à
nouveau le document au traitement sans s'être assuré que le type de document en échec est bien
configuré.
En cas d'échec, il est possible de soumettre à nouveau le document au traitement ou de le supprimer.
Pour ce faire, sélectionnez le(s) document(s) concerné(s) et cliquez sur Classer ou Supprimer.
© 2016 Sage 24
Exporter et importer les modèles
Exportation des modèles

La configuration des modèles se trouve dans le fichier Modeles.xml dans le dossier : C:\Program Files
(x86)\Sage\Sage Document Filer\Configuration .
Les fichiers utilisés pour les modèles se trouvent dans le dossier Modeles dans C:\Program Files
(x86)\Sage\Sage Document Filer\Configuration.
La configuration du Sage Document Filer se trouve dans le fichier gescom.config dans le dossier C:\Pro-
gram Files (x86)\Sage\Sage Document Filer\Configuration.
L'historique des fichiers traités est dans le dossier Historic" C:\Program Files (x86)\Sage\Sage Document
Filer.
© 2016 Sage 25
Importation des modèles

Si l'application Sage Document Filer vient d'être installée, vous devez tout simplement copier les fichiers
et les dossiers exportés dans les dossiers correspondants du système des dossiers.
Dans le cas où vous utilisez déjà des modèles mais vous désirez ajouter des autres modèles déjà configu-
rés, vous devez copier le contenu du nœud <ERP Name="Other"> dans le nœud correspondant du nou-
veau fichier. Vous devez aussi copier les fichiers du dossier "Modeles" dans le dossier correspondant à la
nouvelle installation.
Exemple d'importation dans un Sage Document Filer ayant des modèles configurés
Fichier Modeles.xml avec des modèles existants où l'utilisateur veut inclure des autres modèles :
Table 1 Modeles.xml
© 2016 Sage 26
© 2016 Sage 27
© 2016 Sage 28
© 2016 Sage 29
© 2016 Sage 30
Fichier avec le modèle à importer

Table 2 Modeles.xml
Pour avoir le modèle "Bon de Livraison", il suffit de copier le nœud Modèle qui a le nom "Bon de livraison"
du deuxième fichier dans le premier fichier Modeles.xml :
© 2016 Sage 31
© 2016 Sage 32
© 2016 Sage 33
© 2016 Sage 34
Ensuite il faut copier les fichiers: Bon de Livraison.pdf et Bon de livraison1.png depuis le dossier C:\Pro-
gram Files (x86)\Sage\Sage Document Filer\Configuration\Modeles dans le dossier correspondant de
Sage Document Filer où vous voulez importer le modèle.
Association des modèles de documents

Afin de classer des documents depuis Sage Document Filer, une association est faite entre un modèle
Sage Document Filer et un type de document Sage Document Manager.
Chaque index d'un modèle Sage Document Filer doit être associé à un index du type de documents Sage
Document Manager.
Les modèles Sage Document Filer pré-intégrés sont déjà pré-associés à un type de documents Sage Do-
cument Manager.
© 2016 Sage 35
Création d'une association documentaire

Pour un nouveau modèle Sage Document Filer vous devez réaliser l'association via le menu Association.
1 . Faites correspondre le modèle Sage Document Filer avec le type Sage Document Manager.
2 . . Faites correspondre chaque index du modèle Sage Document Filer à un index du type Sage
Document Manager correspondant.
© 2016 Sage 36
Vous pouvez de même utiliser le bouton pour rajouter votre Modèle en tant que Type de documents
dans Sage Document Manager.
Vous devez ensuite configurer :

• la règle de classement automatique,
• le chemin de classement des fichiers
• la règle de nommage des fichiers
dans Sage Document Manager pour le nouveau Type de documents rajouté.
3 . 3. Une fois l'association réalisée vous devez sauvegarder l'association en cliquant sur le bouton .
Les index de Sage Document Manager, d'un type donné, sont filtrés et rendus disponibles pour
l'association uniquement s'ils correspondent au même format que ceux de Sage Document Filer
(texte, numérique, alphanumérique...).
Les modèles qui ne possèdent pas une association ne peuvent pas être utilisés pour le classe-
ment des documents.
© 2016 Sage 37
Guide utilisateur
Guide utilisateur
Imprimante virtuelle
Si votre installation Sage Document Filer fonctionne en mode "Serveur" (cf. configuration du dossier par-
tagé).
Il vous faudra ajouter l'imprimante réseau SageVirtualPrinter à votre poste de travail afin que vous puissiez
envoyer les documents provenant de votre ERP vers le serveur de classement Sage Document Filer.
Pour ce faire, référez-vous à la documentation de votre système d'exploitation (cf. systèmes d'exploitation
supportés).
Archiver des documents

Une fois l'imprimante réseau virtuelle correctement ajoutée à votre liste d'imprimantes (cf. rubrique Impri-
mante virtuelle pour plus d'informations).
Vous pouvez déclencher l'archivage d'un ou plusieurs documents dans votre solution de GED Sage.
Pour cela, sélectionnez le(s) document(s) à archiver, puis imprimez-les en sélectionnant l'imprimante Sa-
geVirtualPrinter.
Les documents ainsi imprimés seront nommés, indexés et archivés dans votre solution de GED Sage
selon les règles de classement définies lors du paramétrage de Sage Document Filer (cf. rubrique Guide
administrateur pour plus d'informations).
Les documents seront alors consultables directement dans votre solution de GED Sage Document Mana-
ger
© 2016 Sage 38

Langue

Sage Document Filer

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Manuel d’installation,

Sage Document Filer

Tous les noms de produits ou de sociétés,

* Coût d’un appel local depuis un poste ﬁxe

Mise à jour : fev. 2016

Table des matières

Guide installateur __________________________________________________4

Guide administrateur ______________________________________________11

Table des matières

Guide utilisateur __________________________________________________38

Exemple d'architecture globale de solution

Pré-requis matériels et logiciels

Intel® Core™ 2 Duo ou supérieur (processeur Intel® I5 recom-

Système d’exploitation Microsoft® Windows® 7 (versions professionnelles 32 et 64 bits),

Espace libre disque dur 1 Go

Mémoire vive (RAM) 2 Go

Résolution d’écran 1280x768 ou supérieure

Logiciel Microsoft® Framework .Net 3.5 SP1

L’installation de la configuration de Sage Document Filer nécessitent une compétence en admi-

Les documents soumis au traitement doivent être au format PDF texte/image.

N° Etape Capture d’écran Description

N° Etape Capture d’écran Description

Cliquez sur "Suivant".

Acceptez les conditions générales d'utili-

Sélectionnez le dossier d'installation souhai-

N° Etape Capture d’écran Description

L'application est maintenant prête à être ins-

Cliquez de nouveau sur "Suivant".

Des pop-up noirs peuvent apparaître durant

Félicitations ! L’installation est terminée.

Cliquez sur «Fermer» pour commencer votre

N° Etape Capture d’écran Description

A la fin de l'installation la fenêtre de PDF

9 Un raccourci s'est créé sur le bureau.

Il vous est également possible de lancer l'ap-

Depuis "Panneau de configuration"

Pour ce faire, comme le montre l'exemple ci-après,

N° Etape Capture d’écran Description

2 Patientez pendant la désinstallation.

Celle-ci peut durer quelques minutes et

Depuis le menu "Démarrer"

N° Etape Capture d’écran Description

N° Etape Capture d’écran Description

2 Patientez pendant la désinstallation

Celle-ci peut durer quelques minutes et

Connexion à Sage Document Manager

Sélection des modèles

Pour visualiser ou éditer les modèles pré-intégrés -> menu Indexation.

Démarrage des services

Avant démarrage des services

Après démarrage des services

Le bouton Enregistrer la configuration doit précédemment avoir été cliqué.

Présentation de l'interface de configuration

Titre Section Description

Signification des icônes

La configuration est valide

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Connexion à Sage Document Manager

La configuration de la connexion à votre solution de GED Sage nécessite des compétences en

La configuration de la connexion à votre solution de GED Sage s'effectue en 5 étapes :

4 . Entrez votre mot de passe

Configuration du dossier partagé

Si Sage Document Filer fonctionne en mode Serveur (imprimante SageVirtualPrinter partagée

Paramétrage des préférences