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Título: PLANIFICACIÓN DE CAMBIOS
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FECHA

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

Nuevos lineamientos mínimos a implementar en materia de promoción y prevención para la
preparación, respuesta y atención que se deben aplicar de materia obligatoria en los ambientes
laborales y demás actividades económicamente productivas, en el marco del Sistema General de
Riesgo Laborales por el COVID-19

PROPÓSITO DEL CAMBIO

Implementar las directrices indicadas por la Circular 017 y 018 del 2020 del Ministerio de
Trabajo, así como Res. 385 y 407 de 2020. Decreto 457 de 2020.

ANÁLISIS DE IMPACTOS
1. ¿Cambia el mapa de procesos? (en caso afirmativo describir el cambio)
No

2. ¿Es necesario cambiar algún proceso? (En caso afirmativo describa cual(es) proceso(s) e indique en
que cambiaría: objetivo - alcance – responsables - requisitos a cumplir - factores críticos de control -
mecanismos de control – indicadores - proveedores/entradas - actividades, clientes/salidas – recursos,
riesgos)
Procedimiento no documentado de atención a los visitantes (uso de tapabocas de personal con
contacto con los visitantes y lavado de manos)
Procedimiento no documentado de entrada a las instalaciones para empleados (lavado de manos)
Procedimiento no documentado para reforzar medidas de limpieza, prevención y autocuidado en las
instalaciones.
Establecer canales de comunicación oportunos frente a la notificación de casos sospechosos de
COVID-19 (con empleados y autoridades de salud competentes).
Teniendo en cuenta la jerarquía de controles, se debe optar por eliminar la fuente de contagio del
COVID-19 que es el contacto con las otras personas por lo que en su orden se deben analizar:
● Revisión de los cargos que pueden realizar “Trabajo en casa”
● Revisión de los cargos que han quedado sin actividades debido al aislamiento por el COVID-
19, para establecer acuerdos como vacaciones anticipadas o acuerdos sobre cambios en la
modalidad de salario, ejemplo a destajo para continuar con pago de seguridad social y
salario mínimo.
● Revisión de flexibilización de los cargos que se requiere su funcionamiento dentro de las
instalaciones de la empresa.
Adecuación de plan de capacitaciones para evitar las reuniones presenciales donde se puede tener
contacto. Igualmente revisar el plan de trabajo y aplazar las actividades que implican reunión del
personal como Diagnóstico de Riesgo Psicosocial, auditoría interna, revisión por la dirección; y otras
actividades que impliquen visita de las instalaciones por parte de terceros para gestión SST,
ejemplo mediciones higiénicas del ambiente laboral.
Implementar las reuniones del COPASST/Vigía SST y Comité de Convivencia Laboral de manera
virtual.
Aplazar la ejecución de exámenes médicos periódicos para evitar contacto con otras personas y con
personal de la salud que está con un riesgo de exposición más alto.
Aplazar las inspecciones que requieren tener contacto con otro personal, ejemplo Inspección de
elementos de protección personal.
3. ¿Se requiere adquirir o renovar equipos, maquinaria, adecuar o modernizar la
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infraestructura (física o tecnológica)? (En caso afirmativo describir los requerimientos junto con las
especificaciones)
Adquisición de jabón líquido de manos, toallas de papel, gel antibacterial y tapabocas, estos últimos
para las personas que presenten síntomas de gripa y para las que tengan contacto con visitantes.
Adquisición de termómetro digital para identificar fiebre que es otro signo de la enfermedad.
Validar si las personas en los cargos que se pueden realizar “Trabajo en casa” tienen los recursos
(computador e internet), así como, la vulnerabilidad de la seguridad de la información.
Definir la herramienta virtual mediante la cual se van a realizar las reuniones de COPASST/Vigía SST
y Comité de Convivencia Laboral

4. ¿Se debe contratar algún proceso?, ¿Cuál?

No
/ Lavandería especializada industrial.
/ Sistema de nebulización de ambientes.
5. ¿Es necesario crear, modificar o anular información documentada?, ¿Cuáles?
Carteles de divulgación de lavado de manos, de medidas de prevención de COVID-19 (actualizadas
según nuevas informaciones del Ministerio de Salud, Ministerio de Trabajo y del INS; así como de la
ARL)- se debe tener evidencia de envío de mails o listados de asistencia.
Dejar documentado divulgación de obligación de no compartir los elementos de protección
personal.
Procedimiento no documentado para reforzar medidas de limpieza, prevención y autocuidado en las
instalaciones. Dejar registro de nuevas instrucciones de desinfección de áreas y planilla de registro
diaria de desinfección y limpieza de baños, pasamanos de escaleras, manijas de puertas y demás
superficies que se identifiquen como de uso masivo. Mantener limpias las superficies de trabajo,
teléfonos, equipos de cómputo y otros dispositivos y equipos de trabajo.
Protocolo de notificación en caso de sospecha de la enfermedad (incluye a autoridades de salud).
Actualizar la guía de contactos de emergencia para incluir la Secretaría Distrital, Departamental o
Municipal.
Actualizar la matriz de peligros respecto al peligro biológico y las medidas de control pertinentes.
Lineamientos de trabajo seguro en casa.
Formulario para identificación de elementos del plan de emergencia en casa.
Actualizar el plan de capacitaciones para realizar cambio de temas que se puedan tomar de manera
virtual a través del plan de formación de la ARL o si es personal que no tiene acceso a computador,
realizar aplazamiento de la formación.
Actualizar La matriz de requisitos legales con las circulares, resoluciones y demás normatividad
respecto al COVID-19.

6. ¿El cambio modifica o incluye algún requisito legal?, ¿Cuáles?

Implementar las directrices indicadas por la Circular 017 y 018 del 2020 del Ministerio de Trabajo,
así como Res. 385 y 407 de 2020. Decreto 457 de 2020.

7. ¿Qué recursos se deben tener disponibles para el cambio?

Recursos económicos asociados a las medidas de prevención tales como jabón líquido de manos,
Toallas de papel, gel antibacterial y tapabocas. Termómetro digital. Zona desinfectado de zapatos.
Nebulizador de ambientes.
Para las personas que pueden realizar “Trabajo en casa”: Computador, auxilio de transporte
cambiarlo por auxilio de trabajo en casa, por gasto de energía e internet.
Definir la herramienta virtual mediante la cual se van a realizar las reuniones de COPASST/Vigía SST
y Comité de Convivencia Laboral – generalmente de uso gratuito.
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8. ¿Se debe asignar o reasignar responsabilidades y autoridades? (describir cambios)

Debido a que se debe hacer actualización “permanente y oportuna” de las medidas de prevención y
control del COVID-19 según nuevas informaciones del Ministerio de Salud, Ministerio de Trabajo y
del INS; así como de la ARL. El Responsable del SG-SST debe estar realizando consulta de las páginas
web de estas entidades y comunicando de manera digital y física (esta última, si se requiere).

Para las personas que pueden realizar “Trabajo en casa”, definir sistema de reportes o seguimiento
de trabajo por parte del jefe inmediato.
9. ¿Es necesario adquirir o afianzar conocimientos en temas específicos? (describir cuales)
Continuar realizando seguimiento a las circulares del COVID-19

10. ¿Qué riesgos (SST y empresa) modifica o genera el cambio? (anexar la identificación de
peligros, valoración y evaluación de riesgos, incluyendo las medidas de prevención y control)
Para las personas que pueden realizar “Trabajo en casa”, realizar ingreso de este nuevo tipo de
actividades temporales en la matriz de peligros, si bien no se pueden identificar los peligros que
tiene cada trabajador en su casa si se pueden indicar unos lineamientos para que su trabajo sea
seguro y saludable. Así mismo, se debe realizar divulgación al trabajador para que identifique la
nueva ruta de evacuación, punto de encuentro y elementos de emergencia, en caso de otra
emergencia. Así como el protocolo para reportar eventos de salud asociados a accidente de trabajo
o caso sospechoso de COVID-19.
Para las personas que se les ha realizado flexibilización y se requiere su funcionamiento dentro de
las instalaciones de la empresa, realizar ingreso de este nuevo tipo de condiciones de las
actividades temporales en la matriz de peligros, por ejemplo, trabajos en la noche.

11. ¿Existen temas de seguridad y salud en el trabajo que sean impactados por el cambio? (EPP,
plan de emergencias, indicadores, requisitos proveedores, etc)
Para las personas que pueden realizar “Trabajo en casa”, se debe realizar divulgación al trabajador
para que identifique la nueva ruta de evacuación, punto de encuentro y elementos de emergencia,
en caso de otra emergencia. Así como el protocolo para reportar eventos de salud asociados a
accidente de trabajo o caso sospechoso de COVID-19.
Para las personas que se les ha realizado flexibilización y se requiere su funcionamiento dentro de
las instalaciones de la empresa, realizar actualización del manejo de las emergencias por ejemplo
con trabajos en la noche, o sin la posibilidad de contar con todos los integrantes de la brigada de
emergencias.
Actualizar el plan de capacitaciones para realizar cambio de temas que se puedan tomar de manera
virtual a través del plan de formación de la ARL.
Actualizar La matriz de requisitos legales con las circulares, resoluciones y demás normatividad
respecto al COVID-19.

12. ¿Existen otras situaciones adicionales a tener en cuenta en el cambio?

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PLAN DE ACCIÓN
No FECHA RESPONSABLE SEGUIMIENTO
ACTIVIDAD
. COMPROMISO (nombre) Fecha Observaciones
Adquisición de jabón
líquido de manos, toallas
de papel, gel
antibacterial y
tapabocas, estos últimos
1.
para las personas que
presenten síntomas de
gripa y para las que
tengan contacto con
visitantes.
Adquisición de
termómetro digital para
2. identificar fiebre que es
otro signo de la
enfermedad.
Divulgación de
Procedimiento no
documentado de atención
a los visitantes (uso de
3.
tapabocas de personal
con contacto con los
visitantes y lavado de
manos)
Divulgación del
Procedimiento no
documentado de entrada
4.
a las instalaciones para
empleados (lavado de
manos)
divulgación de obligación
de no compartir los
5.
elementos de protección
personal.
6. Procedimiento no
documentado para
reforzar medidas de
limpieza, prevención y
autocuidado en las
instalaciones. Dejar
registro de nuevas
instrucciones de
desinfección de áreas y
planilla de registro diaria
de desinfección y
limpieza de baños,
pasamanos de escaleras,
manijas de puertas y
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demás superficies que se

identifiquen como de uso
masivo. Mantener limpias
las superficies de trabajo,
teléfonos, equipos de
cómputo y otros
dispositivos y equipos de
trabajo.
Protocolo de notificación
en caso de sospecha de la
7.
enfermedad (incluye a
autoridades de salud).
Actualizar la guía de
contactos de emergencia
8. para incluir la Secretaría
Distrital, Departamental
o Municipal.
Actualizar la matriz de
peligros respecto al
9. peligro biológico y las
medidas de control
pertinentes.
Lineamientos de trabajo
10. seguro en casa.
Formulario para
identificación de
11.
elementos del plan de
emergencia en casa.
Actualizar el plan de
capacitaciones para
realizar cambio de temas
que se puedan tomar de
manera virtual a través
12. del plan de formación de
la ARL o si es personal
que no tiene acceso a
computador, realizar
aplazamiento de la
formación.
Implementar las
reuniones del
COPASST/Vigía SST y
13.
Comité de Convivencia
Laboral de manera
virtual.
14. Aplazar la ejecución de
exámenes médicos
periódicos para evitar
contacto con otras
personas y con personal
de la salud que está con
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un riesgo de exposición
más alto.
Actualizar La matriz de
requisitos legales con las
15. circulares, resoluciones y
demás normatividad
respecto al COVID-19.
Revisar el plan de trabajo
y aplazar las actividades
que implican reunión del
personal como
Diagnóstico de Riesgo
Psicosocial, auditoría
interna, revisión por la
16. dirección; y otras
actividades que
impliquen visita de las
instalaciones por parte de
terceros para gestión SST,
ejemplo mediciones
higiénicas del ambiente
laboral.
Aplazar las inspecciones
que requieren tener
contacto con otro
17. personal, ejemplo
Inspección de elementos
de protección personal.

Revisó (Responsable SG-SST) Aprobó (Responsable del cambio)

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Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:

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