FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

ACTIV. #8 TRABAJO
COLABORATIVO

PARTICIPANTES:
SONIA SMITH SOCHA GÓMEZ
1118544110
LUCIDELLY AMAYA RAMIREZ
CC. 250101.402
JOSE ANANIAS VELANDIA

TUTORA
IRADE MOLINA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A

DISTANCIA (UNAD)

NOVIEMBRE
2009

INTRODUCCION
Por medio de esta unidad podremos adquirir una visión más clara y
específica sobre la manera de planear cada proyecto por pequeño
que parezca, tendremos muy presente que la planeación juega un
papel muy importante en cualquier proyecto que se nos presente
además nos servirá para que como futuros administradores podamos
anticiparnos al futuro, trazarnos objetivos, aplicar procedimientos, es
decir, aplicando la planeación y la previsión podremos contar con toda
la información necesaria para adelantarnos a los problemas que
puedan surgir en determinado proceso, y de esta manera se aplicaran
cada uno de los principios generales de la previsión, porque gracias a
un proceso investigativo, podremos no sólo evitar errores, minimizar
tiempos sino también tener datos cuantitativos que nos podrán
despejar dudas a futuro por medio de una trazabilidad .

Como futuros administradores de empresas por medio de la

planeación constante de nuestros procesos compararemos
resultados, identificaremos errores y se buscaran las falencias para
ser cada día mejor.

También enfocaremos temas como la organización, la dirección la

comunicación y el control que juegan un papel muy importante ya que
el uno complementa al otro, aprenderemos como con una buena
organización podremos ejecutar cada uno de los objetivos que
tenemos proyectados, se establecerán las actividades y se delegaran
funciones, además se manejara de manera correcta la escala de
jerarquización y departa mentalización de una empresa, creando así
una cadena de mando que relaciona a cada persona en su puesto
correspondiente y su función, delegando responsabilidades, y velando
porque las cosas se hagan bien, se establecerán parámetros de
autoridad y manejo de personal motivando a cada uno de los
integrantes del área a realizar un trabajo conforme al plan y objetivos
deseados por la empresa y todo esto se logra con una buena
dirección. Además a través del control, no sólo se vigilará y
supervisará un proceso sino que también se guiara y conducirá la
organización hacia el logro de los objetivos detectando fallas y errores
que causen desviaciones para tomar medidas correctivas y
preventivas.
OBJETIVOS GENERALES

Analizar la importancia de cada una de las funciones básicas del proceso

administrativo.

Definir, identificar y fijar objetivos para cualquier proyecto que se emprenda en

la empresa.

Identificar la misión, visión, y objetivos de cada empresa.

Describir los diferentes estilos de dirección en cada empresa.

Describir en una empresa la manera como se se ejecuta el control de una

manera efectiva.

Objetivos específicos:

Identificar el papel de la labor previsiva dentro del proceso administrativo.

Definir la labor planificadora.

Demostrar la importancia de la planificación.

Demostrar el seguimiento del proceso planificador.

Explicar la formulación de planes de cada empresa.

Identificar la importancia de una buena dirección para cumplir con todos los
objetivos propuestos.

Manejar la departamentalización de cada área de manera adecuada y acorde

con cada función.

Identificar los niveles jerárquicos de una organización.

Reconocer los elementos de mando, las formas de mandar y las funciones de

cada persona en su nivel de jerarquía.

Analizar la importancia de la dirección y el control.

Explicar la importancia de la comunicación y la motivación de las empresas

para que los empleados respondan a dichos estímulos.

PREVISION Y PLANEACION
Socializando ideas se puede decir que las empresas que mostraremos a
continuación de cada uno de nuestros compañeros por pequeñas o grandes
que sean tienen que realizar los mismos procesos de previsión, planeación,
organización , dirección , comunicación y control, veamos ahora cada una de
estas empresas mencionadas como surgió y como manejan la previsión y la
planeación a continuación:

ANDINA DE AGUAS

ANDINA DE AGUAS LTDA. Es una planta de tratamiento, producción,

comercialización y distribución de agua potable envasada y todos los derivados
de la misma, apta para el consumo humano.

Es una empresa privada Ltda., clasificada como una PYME, pequeña

empresa con una jerarquización descentralizada que a pesar de tener
pocos empleados el gerente delega responsabilidades.

Como en toda empresa después del personal lo más importante es la correcta

administración buen manejo del control para lograr crecer y convertirse en una
Organización sostenible. Nuestra misión y visión son:

MISIÓN

Es ser empresa líder en el departamento de Casanare que contribuya al

desarrollo de productos aptos para el consumo humano con calidad, innovación
e inmediatez, que den la plena garantía de consumir una debida hidratante.

VISION
Para el año 2012 tener un posicionamiento en el mercado generado este; por la
aplicación de los principios de transparencia, equidad y calidad; brindando al
departamento, los aportes importantes que nos permitan interactuar en la
búsqueda del desarrollo de la sociedad y una mejor calidad de vida.
PLANEACION Y PREVISION
Con el fin de controlar las ventas diarias, decidimos crear estrategias para
determinar el comportamiento de las ventas de los diferentes productos, se
hace necesario aplicar el siguiente procedimiento.

 El camión será cargado bajo una orden de pedido, debidamente firmado

por la persona responsable de bodega y que recibe los productos.
 El pedido que requiera para el cargue del vehículo, deberá hacerse al final
de la tarde y por lo tanto este debe quedar preparado para la salida al día
siguiente.
 El responsable de las ventas debe emitir facturas a quienes la soliciten, y el
efectivo obtenido por las cuentas no facturadas, esta se hará en el
momento de entrega.
 Una vez terminada la jornada de ventas el efectivo será entregado a
Secretaria y tesorería de la empresa, valor efectivo que deberá estar
debidamente facturado.
 Finalmente se elaborara un comprobante de ingreso por la totalidad de las
ventas del día, a través del vehículo.
 El auxiliar del vehículo deberá manejar una planilla donde se registra las
ventas que se realicen, este control permite comparar y verificar la
existencia o saldos según el pedido, al final del día.
 Se debe respetar el espacio de trabajo y exigir el cumplimiento de la
responsabilidad adquirida.

POLITICAS, PROCEDIMIENTOS Y OBJETIVOS

Andina de Aguas Ltda., requiera de un control en el manejo de la materia

prima, productos terminados para evitar descompensación en los inventarios,
Como también poder establecer el volumen de producción. Y así llegar a
nuestros objetivos.

Para lo cual aplica el siguiente procedimiento.

 Se maneja una planilla donde se registra la materia prima utilizada, esta

debe estar debidamente firmada por el responsable.
 Se maneja una planilla donde se registra productos terminados de
acuerdo a sus características ya establecidas, esta debe estar firmada por
el responsable
 Si la empresa requiere de dos turnos para la producción los
procedimientos deberán aplicarse en igual de condiciones.

 Cada turno elige un responsable del manejo de las planillas, teniendo en

cuenta que cada producción este separada la una de la otra.
 Los productos terminados deben salir de la bodega a través de una orden
de pedido la cual debe estar debidamente diligenciada sin tachones y
firmada por el responsable de bodega y de la persona que recibe o solicita.
 El espacio y la responsabilidad de cada funcionario debe respetarse.

Planeación y PREVISION de Belcorp

 PLANEACION:

Como ya sabemos la planeación consiste en fijarnos proyectos a mediano o a

alargo plazo, todo esto nos lleva a establecer unos objetivos y determinar los
medios más eficaces para alcanzarlos.

Trabajo para la empresa llamada Belcorp, es una empresa Sólida, que cuenta
con un personal de aproximadamente 3.000 empleados cada uno de ellos
ocupan una función distinta aportando a la empresa lo mejor de cada uno para
ser el # 1 a nivel mundial, en esta empresa la planeación se maneja de dos
maneras diferentes.

1. planeación a nivel masivo: aquí se enfoca como la empresa pretende

llegar a cumplir la visión que es ser en el año 2010 la empresa líder en
productos cosméticos en Latinoamérica .para lograr alcanzar dicho
propósito la empresa ha reestructurado secciones como picking, ha invertido
capital en tecnología más moderna que agiliza procesos y disminuye costos,
ha proyectado sus ventas a otros países , han creado marcas tales como
ESIKA, CYZONE , L”BEL, todo esto con el fin de satisfacer las necesidades del
cliente y estar atento a los cambios que cada día exigen nuevas propuestas.

2. Planeación continúa. Consiste en planear el día a día, se enfoca en

alcanzar la misión de la compañía que es acercar a la mujer a su ideal
de belleza,

3.

4. esta función la realiza cada uno de los integrantes del área de planeación
se realiza de acuerdo a estimado y proyecciones, es decir se estudia todo
lo transcurrido en determinado proceso para así realizar una trazabilidad y
poder identificar los puntos críticos de cada producto. Por ejemplo, si se va
a fabricar perfume satín rouge, planeación hace un cronograma de cada
uno de los materiales que necesita este producto, primero que todo , se
 hace el pedido de la materia prima, se solicita el frasco de vidrio al
proveedor, , se pide el pump que es la tapa del frasco, se hace la solicitud
de las cajas plegadizas, y cuando los materiales ya estén listos y
aprobados se emite la orden de fabricación , en producción se determina el
número de personas que se necesitan para el proceso como: Envase,
grafado, codificado y empaque del producto, además por medio de la
trazabilidad planeación establece que materiales tuvieron inconvenientes
en tiempos pasados y que correctivos se utilizaron para superar el
problema, planeación juega uno de los papeles más importantes en la
organización, ya que de ellos depende que una producción fluya o se
estanque porque si llegase a faltar algún material de la orden producción
se vería en la obligación de detener dicho proceso ,de ahí que planear
conlleva a pensar en el futuro, a adoptar decisiones, a crear
procedimientos, a crear presupuestos porque son ellos quienes deben
garantizar que el producto que se está trabajando sea rentable para la
empresa y además le este generando ganancias .

IMPORTANCIA DE LA LABOR PLANIFICADORA

La planeación hace que cada proceso sea más productivo ya que maneja los
tiempos de cada producto de tal manera que de acuerdo a estudios realizados
se puede decir que la producción de perfume satín rouge 10.000 L, se realiza
en 12 horas , todo esto porque ya se ha hecho un seguimiento a dicho
proceso, y se han determinado los inconvenientes para irlos superando en el
día a día, por eso también decimos que la planeación es económica ya que
reduce costos disminuye los errores y aumenta la productividad , además la
planeación centra la atención en los objetivos ya que cada persona se traza
una meta al iniciar un proceso porque planeación determina tiempos, y
producción los ejecuta de tal manera que no se vayan a aumentar porque
generan perdidas en las ganancias.

La planeación facilita el control ya que todo lo proyectado de manera teórica se

lleva a la práctica empleando los recursos no solo materiales sino también el
recurso humano uno de los más importantes ya que sin el de nada serviría
trazarnos unos objetivos y fijarnos unas metas.

La planeación evita las acciones inútiles ya que se ha estudiado con

anterioridad las falencias y cuando se vaya a trabajar una orden de fabricación
se establecerá con precisión cada paso a seguir para no cometer el mismo
error, ejemplo, el fabricante Alirio, inicia su proceso de fabricación y en el lote
pasado la materia prima se le precipito a 50 °c entonces ya planeación y control
de calidad han establecido por medio de un estudio que esto paso por falta de
calibración en el termómetro ambiental, para corregir el error y evitar pérdidas
no solo de tiempo, sino también de materia prima se procede a comprar un
termómetro ambiental y se hace un procedimiento para que la calibración de
este equipo sea diaria, con inconveniente no volverá a suceder.

PREVISION

Como ya sabemos prever es adelantarse al futuro, estar en capacidad de

plantear supuestos e hipótesis validos sobre los acontecimientos y situaciones
futuras con el fin de establecer el marco de desenvolvimiento de los planes,
por esta razón en Belcorp nunca se realiza un proyecto a la zar, siempre va
encaminado y enfocado hacia un futuro donde debe establecerse con claridad
el fin que se desea alcanzar, se investiga para recopilar toda la información
posible y necesaria la cual debe ser confiable sobre cada una de las variables
que influyen en el propósito u objetivo que se desea alcanzar, de tal modo que
la previsión le permite al empresario contar con toda las información suficiente
para la toma de decisiones y la ejecución de las mismas, para alcanzar unas
metas propuestas, se coordinan los diversos medios para escoger así la base
de cada uno de los planes. Por ejemplo, en el área de control de calidad se le
hace análisis a cada uno de los materiales que llegan de diversos proveedores
para definir que dicho material cumple con cada una de las especificaciones
como lo son: dimensiones , peso, capacidad, tracción entre componentes,
artes, etc., esta función es demasiado larga ya que cada proceso lleva un
tiempo prudente de análisis, en vista de que esta área no estaba dando los
resultados esperados y no se estaban entregando los materiales a tiempo al
proceso de producción creando perdidas y malestar entre una y otra sección
se hizo un estudio donde se recibirían auxiliares de laboratorio los cuales se
capacitarían para estas labores se contratarían con la mitad de sueldo de un
analista y serian dos personas realizando la función de una, al principio este
proyecto no daba los resultados esperados ya que el personal estaba en
capacitación y aprendizaje continuo, pero con el transcurso del tiempo cada
auxiliar fue aprendiendo en diferentes estaciones y ahora ese proyecto es todo
un éxito, se logro no solo la capacitación del personal sino también disminuir
los costos, se genero empleo y aumento la productividad , además los
materiales están listos para qué producción no tenga que parar ningún
proceso, por esto se puede decir que el propósito que se planteo para la
solución de dicho problema fue alcanzado, ya que era una necesidad
especifica del área de control de calidad, todo esto fue alcanzado gracias a una
información obtenida a través de una larga investigación, luego se procede a
aplicar los procedimientos los cuales manejan los datos en forma consistente
de manera cuantitativa es decir tiempos por cada análisis, entrega de
resultados, personal calificado para cada función, llegando a la conclusión de
haber alcanzado el objetivo trazado que fue disminuir tiempos y costos para la
satisfacción al cliente.

DISTRIBUCIONES VELANDIA- VELANDIA.

Su Visión es: Ser el mejor, reconocido por su excelencia operativa y la
calidad de su gente.
PLANEACION

La Planeación: Aspectos Generales

El desempeño del Gerente debe ser con eficacia y habilidad para hacer las
cosas “correctas”; la eficiencia y la habilidad para hacerlas “correctamente”.
Donde la efectividad es más importante, ya que ni el más alto grado de
eficiencia posible podrá compensar una selección errónea de metas. Estos dos
criterios tienen un paralelo con los dos aspectos de la planeación: establecer
las metas ‘correctas” y después elegir los medios “correctos” para alcanzar
dichas metas. Ambos aspectos de la planeación son vitales para el proceso
administrativo de DISTRIBUCIONES VELANDIA VELANDIA.

TIPOS DE PLANES

Planes a Largo, Mediano y Corto Plazo

Reiniciamos cobertura de Femsa con recomendación de Compra Femsa es un

holding con operaciones en 3 áreas de negocios:

Distribuciones VELANDIA Y VELANDIA, representa aproximadamente 45% de

las ventas consolidadas en los Municipios de Paz de Ariporo, Hato Corozal,
Pore y Támara.

Ser el primer distribuidor de bebidas gaseosas para el norte de Casanare. Ya

que representa el 20% de las ventas consolidadas de Departamento.

Corto Plazo + Largo Plazo = Crecimiento

En el corto plazo los catalizadores del crecimiento serán:

1. Una probable menor volatilidad en precios

2. Comparativos de resultados menos complicados
3. Una búsqueda constante de oportunidades de expansión.
4. Un sólido y continuo crecimiento en el Comercio. Esta última es un
excelente canal de distribución para los productos del grupo FEMSA
Coca-cola ya que mantiene un ritmo agresivo de crecimiento que
contempla llegar 95% tiendas, negocios y establecimientos donde se
vendan bebidas para el 2015.

En lo referente a la expansión, el mayor crecimiento se ha dado después del

2003, en los territorios de anteriormente mencionados, con lo cual se proyectó
como una distribuidora con estándares de venta y calidad en el servicio total.
La parte administrativa tiene una visión hacia la ampliación de cobertura, para
lo cual ha estado realizando importantes operaciones (como la venta de Jugos
del Valle e incorporación en su carta de productos la marca de agua Brisa) y
continúa invirtiendo para expandirse de manera orgánica.

Nuestros estimados de Ventas es de un crecimiento de 9.0% y 9.4% en ventas

consolidadas para el 2007 y 2008

2009 respectivamente. Asimismo, esperamos un crecimiento de 5.2% y 11.3%

en para los mismos periodos. El débil crecimiento en el 2008 se explica
básicamente por los problemas que ha enfrentado por la recesión económica
que actualmente se está viviendo. En los siguientes trimestres esperamos que
una mejoría en márgenes de venta y distribución y que compense los
resultados en el 2008. Estimamos además que Distribuciones Velandía
Velandía al consolidado vaya aumentando paulatinamente ante una agresiva
estrategia de expansión.

Riesgos en el corto plazo; el riesgo más importante estará ligado al desempeño

del consumo y a presiones en costos, principalmente en los vehículos y mini
bodegas, por el aumento en precios de combustibles, repuestos, fletes y
arriendos a su vez servicios públicos e Impuestos Municipales. Es incierto
cuánto tiempo más durará este efecto, aunque es importante mencionar

ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTALIZACION JERARQUIZACION

A continuación veremos la organización de cada una de las empresas

mencionadas:

ANDINA DE AGUAS:

Son una organización, constituida por un equipo humano idóneo, profesional y

dinámico con experiencia técnica, industrial y empresarial en cada una de las
áreas ofrecidas generando productos de alta calidad, con un compromiso
orientado a garantizar servicio con oportunidad, eficiencia y eficacia, que como
miembros activos de una comunidad están llamados a ser propiciadores del
desarrollo integral, auto generador y auto sostenido de nuestro Departamento.

Manejan una nomina de nueve empleados; en la parte administrativa cuentan

con gerente, secretaría administrativa, servicios generales, celador y cinco
empleados en el proceso de producción; jefe de producción, empacadores,
tiquete adora, sección de lavado y almacenamiento. Para las ventas manejan
contratación indirecta y la remuneración es por porcentaje de las mismas.
Como son pocos empleados se maneja una adecuada comunicación y
fácilmente se solucionan problemas su gerente los hace participes de la
planeación de objetivos y nuevas metas, la forma como motivan al personal es
con la celebración de fechas especiales, buen trato ya que el gerente se hace
partícipe de la labor diaria de su empresa. De esta forma nos dieron a conocer
que aplican algunos principios de la escuela humanística.
 GERENCIA

REGIONAL CASANARE

ADMISTRACION
VENTAS TRANSPORTE
Y FINANZAS

ORGANIZACION Y DIRECCION

La organización es el principal mecanismo que los administradores tienen a su

disposición para poner en funcionamiento sus planes. El proceso organizativo
está llamado a ayudarle en el cumplimiento exitoso de sus tareas de empresa
facilitándole el empleo ordenado de los recursos disponibles.

Una persona organizada es aquella que cumple meticulosamente sus tareas,

que no descuida detalles de su labor, y que puede asegurar el cumplimiento
rápido de las actividades en la cual se compromete trabajando aisladamente o
logrando la correcta coordinación de los integrantes de un grupo de trabajo.

La organización es una función administrativa que permite la integración y

coordinación de todas y cada una de las actividades realizadas por los
integrantes de una empresa, con el propósito inmediato de obtener el máximo
aprovechamiento de los recursos, en pos de la consecución de los objetivos

La organización consiste en el establecimiento de una estructura formal por

medio de la cual se logra manejo de las diferentes relaciones que deben existir
entre los elementos integrantes de una empresa con el fin de facilitar el
cumplimiento de las tareas y por consiguiente lograr los objetivos de la
empresa.

Importancia de la organización.

. La organización precisa actividades requeridas para alcanzar un objetivo es

decir si yo deseo disminuir tiempos en el proceso operativo de un producto que
está ocasionando mucho inconveniente, debo ir a la trazabilidad del producto
para saber que está causando el problema y que soluciones se han tomado,
determinar si la pérdida de tiempo se está generando por la maquinaria o por la
manipulación de los materiales, y así tomar acciones correctivas que van a
generar mejoras en procesos futuros.

. La organización establece la forma como deben agruparse consistentemente

las actividades de la empresa, de esta manera cada sección tiene un proyecto
de trabajo de acuerdo a las fechas que se van venciendo de tal forma que se
va dando priorización a los materiales que están vendidos para no incumplir a
los clientes.

. La correspondiente asignación de las actividades a cada una de las personas

que conforman la empresa, se consigue con mayor precisión. Cada persona
tiene definido su cargo de esta manera el supervisor de turno dirige su área de
manera que cada persona sabe la función que le corresponde, el fabricante
sabe que debe preparar 100 L de crema de peinar, las envasadoras tienen una
orden de trabajo que dice que deben hacer un llenado a 200 un de frasco de
50 ml, las operarias de etiquetado deben disponer de 200 un de etiquetas para
dicha función la persona que realiza el empaque final debe contar con cajas
plegadizas para hacer el respectivo empaque, de esta manera cada persona
tiene claro lo que debe realizar en su proceso para que todos conjuntamente
lleguen a alcanzar el objetivo que no es individual sino de todo un equipo el
cual es obtener un producto con calidad y en el menor tiempo posible para
disminuir costos.

. Se crea el mecanismo adecuada para la delegación de la autoridad necesaria

en la ejecución de las actividades.

En Belcorp existe una persona que es la encargada de delegar funciones , el

coordinador asigna funciones a los supervisores y estos las llevan a cabo con
su grupo de trabajo, pero se respeta mucho la autoridad de la persona
encargada, nunca veremos a tres personas dando instrucciones a los
operarios, ya que esto solo crearía confusiones y pérdida de autoridad, una
sola persona es la encargada de dirigir el grupo y esta persona da resultados a
coordinadores y demás en su escala de jerarquización.

. Se crean las disposiciones relativas al tipo de coordinación que se desea

entre los diversos niveles de jerarquía.
Todo el personal tiene claro quién es la persona encargada de delegar sus
funciones y supervisar para que las cumpla a cabalidad.
. Ayuda a minimizar costosos puntos débiles tales como la duplicidad de
funciones, las superposiciones de esfuerzos y la ociosidad.
Cuando se trabaja un proceso de manera ordenada y con una buena
coordinación se evitan no solo errores sino que también se hace una buena
utilización del tiempo, personal y el recurso.

CARACTERISTICAS DE LA ORGANIZACIÓN

La organización es formal:   Es la organización basada en una división del

trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de
acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso
decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel.

    Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través

de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de
reglas y procedimientos, etc.

En otros términos, es la organización formalmente oficializada.

La organización es un proceso: Es el establecimiento de roles, relaciones,

autoridades y responsabilidades, con el objetivo de operar con la eficiencia y
eficacia requeridas para alcanzar los objetivos. Lo que se espere de un proceso
de organización es disponer de una estructura organizativa a través de la cual
los individuos cooperan sistemáticamente para el logro de objetivos comunes.

Sus niveles

• Institucional Establecimiento de la Visión y elaboración de Estrategias.

• Intermedio Transformación de las estrategias en programas de acción.

Interacción entre un componente ligado a la incertidumbre (externa) y un
componente orientado a la certeza y a la lógica (nivel operacional)

• Operacional Ejecución cotidiana y eficiente de las tareas de la organización.

Para realizar un proceso de organización su estructura debe ser de un carácter

tal que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos de coordinación y
control de los miembros de la organización. A demás deben figurar los niveles
de autoridad y de responsabilidad. En el proceso de organización participan los
sistemas; para ello vamos a definirlos: Procesos, procedimientos y mecanismos
de resolución de conflictos. Se basa en el establecimiento de métricas para
evaluación de resultados. A su vez identifica los criterios de asignación de
recursos. El objetivo de la estructura es de servir como ayuda en el
cumplimiento de los procesos de negocios de la organización, en todos sus
niveles.

La organización no es perfecta: es una labor susceptible de errores, máxima

si se tiene en cuenta que trabaja en función de personas. Sin embargo, es
perfectible, es decir capaz de admitir aquellas modificaciones que pueden
convertirlas en un sistema más eficiente una vez conocidas las nuevas
necesidades de la empresa. Por este motivo siempre que se inicia un proceso
se es consciente que este por planeado que este puede tener pequeñas
desviaciones en el transcurso ya sea por mano de obra, por materiales etc.,
pero son estos pequeños inconvenientes los que hacen que dicho proceso se
vaya haciendo cada vez mas fácil de superar . ejemplo: al envasar el frasco
agu presenta en planta deficiencias en el sellado, esto nunca había sucedido,
se la hace la prueba de hermeticidad y presenta fuga se analiza el problema,
se hacen diversas pruebas y se puede concluir que este frasco presenta
problemas en los hilos de la rosca de la boca y por este motivo al sellar el
frasco se evidencia escape de producto, se procede a enviar comunicado al
proveedor para que cuando ellos estén termo formando el frasco tengan mucha
precaución con este inconveniente y así evitar que vuelva a suceder.

La organización no es un fin: En sí misma no constituye un objetivo o una

meta de los administradores. Es un instrumento que está a su servicio y que
puede ser utilizado para facilitar el cumplimiento de los objetivos a través de la
reactivación de los planes.

Por eso debemos tener claro los objetivos que deseamos alcanzar y estos no
serán responsabilidad del administrador sino de todo un grupo de trabajo que
utiliza lo mejor de su entorno para lograr alcanzar cada meta propuesta y no un
fin especifico.

El administrador debe hacer un análisis de los objetivos y planes.

Debe hacer un análisis de las decisiones.

Hacer un análisis de las relaciones, para que todo esto le forme un conjunto de
estrategias que le permitan: logro de objetivos, reducción de costos
minimización de problemas o causas imprevistas, y una estructura más fuerte y
eficiente, además un ambiente laboral adecuado para la buena realización de
cada uno de los procesos.

Departamentalización

Es el proceso por el cual se define la estructura organizacional de la

Compañía, estableciendo las áreas funcionales más importantes y necesarias
para facilitar el cumplimiento de los planes, incluyendo en ellas todos los
elementos.
El diseño de la estructura se representa tradicionalmente con un medio
gráfico que se denomina Organigrama. En él se identifican los subsistemas,
los órganos que los componen, la ubicación de los individuos, las relaciones
de trabajo y las líneas de comunicación.

Belcorp está dividida de la siguiente manera: Veamos a continuación como es

la estructura organizacional de Belcorp:

Dirigida en su cabeza por una presidencia quien es la primera autoridad y en

este caso el dueño de la empresa.

De él dependen las demás gerencias que son las encargadas de cada

departamento, de vigilar que cada organización que le compete cumpla a
cabalidad con cada proyecto.
Por una presidencia de la cual ersta encargado el dueño de la empresa.

Luego se ramifica en gerencias donde cada una tiene sus diversas funciones
esto recibe el nombre de departamentalizacion funcional donde la empresa
esta distribuida de acuerdo a los cargos o funciones que cada uno realice.
Posee un personal idoneo para realizar cada actividad , cada gerencia genera
otras estaciones de trabajo y cada lugar o area tiene bien definido quien lo
dirige y que objetivos desean alcanzar.

En Belcorp existe tambien la departamentalizacion division o pór

productos:

Aquí los delpartamentos obedecen a un cantidad de actividades que se

trabajan por lineas de trabajos similares, es decir, en nuestra compañía existen
diversidad de productos, pero el area de manofactura se bha dividido en tres
secciones y cada una de ellas es responsable del proceso que se le asigne, en
la departamentalizacion esta organizado de la siguiente manera:

Como se puede observar, existe una vicepresidencia de operaciones, quien es

la cabeza de mando del proceso de manofacturas, luego se observa el director
corporativo y posteriomente cada proceso que se lleva a cabo en el dia a dia de
la compañía, existen tres procesos, cada uno con personal y funciones
diferentes como lo veremos a continuacion:

PROCESO DE TALCOS Y MAQUILLAJE:

Este proceso es el encargado de realizar todo lo referente a productos como

sombras, labiales, polvos compactos, brillos, delineadores, pestañinas, etc,
como se ve en el mapa de departamentalizacion ellos estan dirigidos por una
maxima autoridad quien es el encargado de decir los proyectos, actividades,
que tiene para con la seccion a corto o a largo plazo, esta persona como
autoridad superior de este proceso delega funciones a supervisores,
coordinadores para que estos unifiquen ideas y criterios y puedan sacar los
objetivos adelante.
PROCESO DE EMULSIONES Y SHAMPOOS:

Este proceso es el encargado de producir shampoos de diferentes tamaños,

aroma, talcos, desodorantes, productos para la linea de bebes,todos
conjuntamente trabajan para un fin comun, satisfaccion al cliente y calidad en
cada uno de los productos que se realizan.

PROCESO DE HIDROALCOHOLES:
Esta sección está encargada de fabricar, envasar, empacar colonias, perfumes,
espray.

De esta manera se puede ver claramente la departamentalización por

procesos, donde cada área tiene clara sus funciones, aquí se agrupa cada
actividad de acuerdo a las fases de proceso productivo, ya que por la gran
cantidad de personal que se maneja requiere grados de diferenciación y
especialización de tareas.

Por esta razón podemos concluir que establecer relaciones de jerarquía es

crear una cadena de mando que relacione a todos los individuos ubicados en
un puesto determinado. La cadena va desde los individuos que se encuentran
en la parte superior de la estructura, con mayor cantidad de poder, hasta
quienes carecen de autoridad , que son quienes están ubicados en la parte
inferior.
El grado de autoridad y de responsabilidad que se da dentro de determinada
línea de mando determina los niveles jerárquicos.

Estos niveles a su vez permiten crear los concede autoridad. Responsabilidad,

delegación de autoridad, unidad de mando, centralización y descentralización,
indispensables para el correcto funcionamiento de la compañía.

Veamos a continuación como es la estructura organización de Belcorp:

Dirigida en su cabeza por un director quien es la primera autoridad y en este

caso el dueño de la empresa.

De él dependen las demás gerencias que son las encargadas de cada

departamento, de vigilar que cada organización que le compete cumpla a
cabalidad con cada proyecto.

ORGANIZACIÓN Y CONTROL

ORGANIGRAMA DISTRIBUCIONES VELANDIA VELANDIA

SEGUNDO VENDEDOR
(Paz de Ariporo)
SUBDIRECCION
(Edilberto Velandia y
Primer Vendedor)
SEGUNDO VENDEDOR
DIRECCCION GENERAL (Ruta Foranea)
(jJose Velandia y Primer
vendedor)

VENDEDOR
ADMINISTRACION MINIBODEGA
(Edgardo Manosalva)
(Centro de PZA)

FUNCIONES

GERENTE

 Contratar todas las posiciones previa selección.

 Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las
funciones de la parte administrativa como de ventas.
 Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos
anuales y entregar las proyecciones a su grupo de trabajo para
coordinar de manera ordena la ejecución de estas.
 Coordinar con el administrativo para asegurar que los registros y
análisis se están llevando correctamente (Contabilidad, Evaluación de
ventas y seguimiento a rutas y clientes).
 Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, grupo de trabajo
y proveedores (FEMSA) para mantener el buen funcionamiento de la
empresa.
 Lograr que las personas quieran hacer lo que tienen que hacer y no
hacer lo que ellas quieren hacer.

SUBGERENTE
  Asumir funciones del gerente en caso de ausencia del mismo.
 Ser vocero de la gerencia frente al grupo de trabajo del Depósito.
 Poner en ejecución y marcha los programas que la gerencia plantea.
 Hacer seguimiento sobre todo lo relacionado con el manejo y
organización de la Empresa.

ADMINISTRADOR

 Liderar: El administrador es el responsable directo del logro de los

objetivos que la Gerencia se ha Propuesto.
 El deberá conducir la labor de la organización en pos de la
consecución de los planes a largo, mediano y corto plazo.
 Coordinar el manejo de los recursos disponibles (actuales y futuros;
materiales, humanos e intangibles) en función de las necesidades
operativas en directa relación a de los objetivos deseados por parte de
la Empresa.
 Recepcionar, procesar la información requerida para el buen
funcionamiento del Depósito.
 Una gran parte del tiempo disponible el “administrador” estará
comprometido con la “negociación”.

VENDEDORES

Tareas

Las tareas que comprende el trabajo del vendedor tanto en el carro repartidor
(Paz de Ariporo y Ruta Foránea) como en la Mini bodega Central de este
Municipio son:

 Prospección del mercado para detectar nuevos clientes.

 Presentación y venta de los productos (neveras y vitrinas exhibidoras)
y servicios por medio de técnicas de negociación.
 Atención de reclamos y posibles soluciones.

Obligaciones

Dentro de las obligaciones de los vendedores que trabajan figuran:

 cumplimentación de visitas que puede incluir datos como:

o Nombre del cliente
o Objeto de la visita
o Comentarios o asuntos tratados
o Reporte periódico con su superior para tratar temas
relacionados con su actividad en lo que se conoce como
despacho comercial.
o Capacitación sobre el tema comercial, que ofrecerá a sus
clientes.

Herramientas Comerciales

 Para realizar su trabajo, el agente vendedor cuenta por lo general con

las siguientes apoyos físicos:
o Material POP de los productos de la compañía
 o Muestrario de productos
 Por otra parte, los principales instrumentos comerciales y económicos
de que dispone son:
o Descuentos sobre el precio de fábrica. El vendedor suele tener
asignado un límite máximo de descuento sobre la tarifa oficial a
partir del cual debe pedir autorización a su superior.
o Rappel por consumo. Según la cultura de la compañía, los rappels
pueden concederse sobre consumos trimestrales, semestrales o
anuales; sobre la totalidad de las ventas o sobre algunos productos
en particular.
 Para hacer el seguimiento de sus ventas, el vendedor cuenta con
determinados documentos de análisis proporcionados de manera
periódica por la propia compañía. Pueden incluir los siguientes:
o Listado de ventas de clientes comparativo con el mismo
periodo del año anterior.
o Listado de ventas de clientes comparativo con el objetivo
asignado.
o Listado de productos, presentaciones vendidos en
comparación con igual del periodo anterior.

Un aspecto de vital importancia para los distribuidores es la FUERZA DE

VENTAS, por esta razón ellos tienen una especial atención en el Reclutamiento
y Selección del Personal. Por tal motivo hacemos un análisis del Departamento
de Recursos Humanos (cuyas funciones son delegadas al Gerente, subgerente
y administrador) y que se encuentra en la organización y planeación de esta
Empresa:

PLANEACION DE RECURSOS HUMANOS: Se determina la oferta y la

demanda de estos recursos en el medio en el cual la empresa opera en este
caso venta y distribución de los productos Coca-cola.

RECLUTAMIENTO: A traer a la empresa candidatos que posean las

capacidades requeridas para cubrir los puestos de trabajo vacantes en
la empresa.
o En la empresa la base de búsqueda para el personal
contratado directamente por la ella es inicialmente los
trabajadores en misión de ayuda integral también se realiza la
recolección de hojas de vida colocando avisos en diferentes
medios como la prensa y radio.
SELECCIÓN: Analizan las habilidades y capacidades de los
solicitantes con el fin de escoger a quien satisfaga los requerimientos.
o La empresa para la selección realiza varias pruebas
escritas dependiendo del cargo al que se aspira:
1. Human side, por medio de los cuales mide la orientación de la
personalidad de los candidatos.
2. De razón especial.
3. De conocimientos.
 4. De habilidad matemática.
5. De conducción.

También se realiza una entrevista al aspirante en la que se busca examinar las

definiciones de las competencias y las acciones claves, información específica
con respecto a experiencias pasadas.

INDUCCION: Lograr una rápida incorporación y adaptación del nuevo

empleado a su puesto de trabajo y grupo social en la empresa.
o El programa de inducción es realizado en tres días en
donde las personas pasan por todas las áreas de la
empresa y reciben inducción por el jefe de cada área.
o En el día cuarto después de conocer la operación total de
la empresa se inicia la inducción en el cargo a
desempeñar, bajo la supervisión del jefe inmediato y con la
ayuda de sus pares.
CAPACITACION Y DESARROLLO: Ofrecer oportunidades a los
empleados para adquirir nuevos conocimientos y habilidades manuales
y de esa forma asegurar su continua utilidad para la empresa.
o Periódicamente se realizan actualizaciones en las
diferentes áreas por la variedad de temas, las
capacitaciones y/o actualizaciones que se brindan pueden
ser presenciales en cada centro de distribución, vía
internet, congresos en Villavicencio o en ciudades
intermedias en nuestro caso Yopal.
INTEGRACION, PROMOCION Y TRANSFERENCIA: Ubica a los
trabajadores en aquellos puestos en donde se utilicé en lo mejor
posible su capacidad y lograr el desarrollo del individuo en la empresa.
o La política de coca-cola femsa es que la persona con
determinado cargo puede desempeñarse en el mismo cargo en
cualquier de los nueve países en donde se encuentra coca-
cola femsa, por lo cual se puede presentar intercambio entre
ciudades.
o Para las promociones se realiza una evaluación de desempeño
de 360 grados a la persona y también una evolución de TOPS
(medición de resultados).
EVALUCION DEL DESEMPEÑO: Verifica el grado de cumplimiento de
las funciones que han sido asignadas y juzga las cualidades de cada
individuo como trabajador.
 o En la empresa se realiza una evaluación de 360 grados en
la que interviene las personas de todas las áreas que
trabajan en contacto directo con la persona.
Remuneraciones trabajador debe recibir un remuneración justa y
equitativa acorde con el esfuerzo eficiente, responsabilidad y
condiciones de trabajo de cada puesto incluye sueldo, prestaciones
sociales premios, recompensas e incentivo monetarios adicionales.
BIENESTAR LABORAL: Satisfacer las necesidades de seguridad
bienestar personal, sociales, culturales y recreativos de los empleados.
o Para el tema de seguridad la empresa creo brigadas de
emergencia que funciona en todos los centros de difusión y
unidades operativas.
o Bienestar personal, periódicamente realiza encuestas que
buscan medir el clima laboral y lo esperado por los
empleados en cuanto a capacitaciones integraciones y
actividades recreativas.
RELACIONES LABORALES: Se busca establecer relaciones
adecuadas entre patronos y trabajadores teniendo en cuenta la
legislación laboral y los acuerdos colectivos existentes.

SUGERENCIAS

La planeación estratégica permite que la organización tome parte activa, en

lugar de reactiva, en la configuración de su futuro, es decir, la organización
puede emprender actividades e influir en ellas y, por consiguiente, puede
controlar su destino. Los pequeños empresarios, los directores ejecutivos, los
presidentes y los gerentes de muchas organizaciones lucrativas y no lucrativas
han reconocido y obtenido los beneficios de administrar sus estrategias.

El proceso de la planeación estratégica es más importante que los documentos

resultantes, porque gracias a la participación en el proceso, tanto gerentes
como trabajadores se comprometen a brindar su apoyo a la organización.

Si bien tomar buenas decisiones estratégicas es una de las mayores

responsabilidades del dueño o director general de una organización, tanto
empleados como gerentes deben participar en formular, implementar y
alcanzar los objetivos.

Dirección y control de belcorp

En Belcorp la dirección se aplica en el día a día porque siempre se está

velando porque las cosas se hagan bien se está motivando constantemente a
los empleados, ya que se tienen presentes muchas actividades a lo largo del
año como son:

Regalos a los empleados el día de su cumpleaños.

Obsequios el día de la mujer, de la madre, del padre, de amor y amistad, el día

de los niños.

Eventos como disfraces de hallowem de cada sección, concursos de karaoke,

bonos para cine, bonos para salidas familiares, concursos de bailes y
comparsas de las diferentes áreas administrativas, todo esto conlleva a
trabajar en un ambiente cálido de amistad, de compromiso, como empleada de
esta empresa puedo decir que amo lo que hago y lo realizo cada día de mi vida
con alegría y entusiasmo porque estoy segura que esta empresa no solo me
brinda la oportunidad de surgir, aprender sino también de ser mejor ser
humano.

Y el control se realiza en mi empresa de tal manera que se pueda ver el

cumplimiento de cada uno de los objetivos trazados, verificando si hubo
desviaciones en el proceso para evitarlos en una próxima ocasión y asumiendo
si estas fallas fueron producto de una mala planeación, es decir se busca el
origen del problema, no para hallar culpables sino para dar soluciones, ya que
el control es la vigilancia y la supervisión, tanto de lo que se está ejecutando
como de lo que se está proyectando. Ahí el objetivo primordial es detectar
errores y fallas que causen desviaciones, para entrar de forma inmediata a
subsanarlos.

Conclusiones.
Se pude concluir con este trabajo que para que una empresa salga adelante
cumpliendo sus expectativas, propósitos, objetivos, y metas debe tener una
buena planeación la cual conlleva al crecimiento de la compañía y todos sus
empleados.
 Se define que la planeación y la buena administración hacen que una
compañía surja.

En este trabajo damos a conocer, procesos administrativos, como lo es la

planeación, donde se muestran, La misión. Visión, objetivos y el cronograma de
actividades de cada una de las la empresas mencionadas.

Podemos concluir que andina de aguas, Belcorp, y distribuciones Velandia-

Velandia son empresas bien organizadas, además cuentan con unos buenos
procesos administrativos tales como los que dimos a conocer, planeación y
organización, dirección y control.

Gracias a este trabajo se pudo tener más conocimiento de cada una de las
empresas para las cuales trabajamos, además se puede concluir que todas
estas entidades funcionan de una manera muy similar donde existen niveles
de jerarquía que demuestran el crecimiento de la empresa.

Concluimos que este trabajo nos enriqueció de manera personal, nos enseño
pasos a seguir para que cuando seamos unos futuros administradores de
empresas cada proyecto planeado lo llevemos a cabo sin descuidar cada
detalle que forma un todo de las funciones de un administrador.

REFERENCIAS BIBLIOFGRAFICAS

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES,

ECONÓMICAS Y
DE NEGOCIOS- ECACEN
MÓDULO CURSO ACADÉMICO
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN.

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. PROCESO

ADMINISTRATIVO. OMAR SABOGAL.

http://www.belcorp.biz/