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Responsable de la logistique à Chagong


Nous allons vous recruter en la capacité de Responsable des opérations de logistique, rattaché
au Bureau Annexe de SCILaid à Chagong, au Betaland. Vous serez en poste au Betaland. 

Cela fait six mois que nous fournissons des denrées alimentaires et un abri aux réfugiés qui se
sont enfuient de l’Alphalande vers le Betaland, en raison de la guerre civile. De nombreux
réfugiés sont actuellement hébergés dans un plusieurs camps, installés à proximité de la
frontière de l’Alphaland.  

 Que devez-vous faire?

On vous a affecté un Moniteur qui se servira d’un ensemble de stratégies de direction et de


support pour vous accompagner à travers toutes les étapes de ce programme. Le support sera
livré soit en face-à-face, soit par courriel, soit par l’intermédiaire des deux. Vous serez tenu(e)
de soumettre régulièrement des rapports à votre Moniteur. 

Votre Moniteur vous informera des missions à accomplir pour chaque unité de votre
programme SCILaid. L’introduction de chacune des unités vous indiquera ce qui devra être
appris en fin de processus d’apprentissage de chacune des unités. Les missions ont été
conçues pour vous permettre de démontrer vos connaissances acquises pendant
l’apprentissage et de les appliquer dans un contexte pratique.  

Dès réception du matériel de votre unité d’apprentissage, il conviendra de :

1. Soumettre un plan de votre stratégie


2. Valider l’agenda pour l’accomplissement de la mission
3. Valider les ressources et le support disponible
Pour accomplir vos missions, il conviendra de vous familiariser avec l’environnement de
SCILaid. Il conviendra de réserver du temps pour cette familiarisation, et selon le besoin,
solliciter le conseil et des clarifications de la part de votre Moniteur. Toutes les données qui
s’imposent à l’accomplissement de la ou des mission(s) se trouvent dans les différents volets
de l’environnement SCILaid.

Veuillez remarquer que bien qu’il s’agisse d’un environnement très réaliste qui simule des
missions de la vie réelle, il importe aussi de souligner que des experts hautement qualifiés et
expérimentés vous apporteront leur soutien à chaque fois que vous en aurez besoin. N’oubliez
pas non plus que, malgré le réalisme des situations, il s’agit d’un environnement sans risques.

Dès l’accomplissement de toutes les missions d’une unité, vos réponses seront instruites par
un évaluateur ou une évaluatrice, qui pourra vous poser des questions supplémentaires afin de
compléter son évaluation.
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1.Nicholas Adrinkrah
General Director - Head Office, Homeland

Qui suis-je et quel est mon rôle ?


« Bienvenue à SCILaid. J'espère que le temps passé avec nous vous sera bénéfique et que cela
vous permettra de donner le meilleur de vous-même. »
 « SCILaid est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) dont les activités se
concentrent  sur les situations d’urgence. Nous sommes actuellement présents dans plus de 20
pays dans le monde entier boulversés par des catastrophes naturelles ou humaines. Dans
certains de ces pays, il y a un effondrement total de l'autorité, ce qui constitue parfois un défi
particulier car la réponse humanitaire risque d’être compromise dans les interactions entre
conflit violent, objectifs internes ou externes et insécurité.   

Nous ne voulons pas nous spécialiser dans une activité particulière. Nous sommes convaincus
que ce qui est important avant tout, c’est de répondre aux besoins, quels qu'ils soient et où que
ce soit. Pour ce faire, nous avons besoin de développer nos aptitudes. Comme vous devez le
savoir, pour être en mesure de réagir, nous devons être préparés. Un des objectifs principaux
de SCILaid est de développer ce genre d’aptitudes en mettant l'accent sur la phase de
préparation.

Nous cherchons à:

 Améliorer notre aptitude à obtenir accès aux experts correctement formés (plans et
contacts en cas d’urgence, formations, etc...). Cela ne concerne pas seulement les experts
techniques mais également ceux au niveau administratif.
 Améliorer nos processus et procédures pour les rendre encore plus efficaces en cas de
réponse en situation d'urgence, tout en assumant nos responsabilités vis à vis de tous nos
donateurs.
 Améliorer la rapidité de notre action par la constitution de stocks d'urgence.
 Améliorer notre aptitude à effectuer une évaluation rapide et précise de toutes les
parties concernées, y compris les opérations de logistique.
 Établir une meilleure standardisation des secours et des produits médicaux, ainsi que
des actifs.
 Travailler avec des partenaires afin d'améliorer la coordination à tous les niveaux.
Jusqu'à présent, nous sommes considérés comme un excellent partenaire pour la distribution
des secours. Cependant, j'aimerais que SCILaid soit également reconnue dans les domaines de
la santé, de l'eau et de l'assainissement.
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Notre financement de base se constitue à partir d’un portefeuille mixte composé de donateurs
privés, de sociétés et de fonds publics (ce qui sur le terrain signifie que certains fonds peuvent
être sujets à des conditions ou règlementations spécifiques que nous sommes tenus de
respecter).

Au cours des dernières années, SCILaid s'est considérablement agrandie. Nous sommes
maintenant engagés dans de nombreuses opérations variées. Vous êtes probablement déjà au
courant qu'il n'existe pas vraiment de structure organisationnelle « standard » parmi les
différentes agences. En ce qui nous concerne, nous avons actuellement un seul Directeur
Général qui supervise toutes les opérations, y compris les aspects techniques.  Bien que des
spécialistes nous apportent leur soutien, nous traversons à l’heure actuelle un délicat
processus de restructuration de l'organisation. Nous avons l’intention  de créer un département
technique qui s'occupera de tous les aspects techniques relatifs à la santé, l'eau et
l'assainissement, la nourriture, les secours, la distribution, etc. Les opérations de gestion
demeureront regroupées dans un département consacré, et bien entendu des rapports latéraux
se forgeront entre les deux départements.

En ce qui concerne la logistique, c'est un peu plus complexe, et je ne sais pas encore si cela
devrait rester sous la juridiction du département des opérations, ou s'il faudrait l’élever au
rang de la direction, voire celui du département technique. Nous analyserons cela plus tard.
Malheureusement, nous ne pouvons pas tout faire en même temps, car il y a des répercussions
financières non négligeables. Je suis désolé de le dire, même si je comprends pleinement
l'importance de la logistique dans les opérations de secours, mais je ne suis pas encore en
mesure de développer d'avantage la fonction logistique au sein de SCILaid. Cela se produira,
mais pas tout de suite ! Et à cet égard, je serais très intéressé de connaître votre opinion, une
fois votre mission terminée.

Il ne me reste plus qu'à vous dire que j'espère que vous apporterez à votre rôle le même niveau
d’acharnement, d'engagement, de loyauté et d'enthousiasme qui nous ont permis au fil du
temps de devenir un des principaux fournisseurs d'aide humanitaire. »
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2.PETER JANSENS (HR OFFICER)HOMELAND


Qui suis-je et quel est mon rôle ?
« Mon rôle est de reconnaitre l'importance du développement des personnes en contrôlant
l'amélioration des performances. »
« Laissez-moi vous expliquer la philosophie d'apprentissage de SCILaid. Nous utilisons ce
que nous avons découvert sur la manière dont les personnes apprennent. »

Philosophie d'apprentissage de SCILaid


Lorsqu'ils appréhendent un nouveau rôle ou une nouvelle situation, tous les individus
possèdent une carte heuristique de  la manière dont ils vont  réagir. Cette carte repose sur des
aptitudes, connaissances, expériences, attitudes et croyances existantes. Vous utiliserez votre
propre carte heuristique comme base pour appréhender votre/vos rôle(s) dans SCILaid. Dès
que vous assumerez votre rôle, vous aurez un retour d'information qui vous indiquera si votre
approche est correcte (ou pas). Si vous acceptez un retour d'information vous indiquant que
quelque chose ne vas pas, vous commencerez alors à contester votre carte heuristique.

C'est la première étape essentielle de l'apprentissage. La seconde étape essentielle est de


vouloir changer. Si vous acceptez de changer alors vous avez une motivation pour apprendre.

Une fois motivé(e) pour apprendre, nous vous aiderons à établir un plan d'action de votre
apprentissage. Cela modifiera vos croyances, votre approche d’apprentissage et au final votre
comportement.

L'étape finale exige renforcement et prolongation de ces modifications afin de consolider


votre carte heuristique. Cela se traduira en une évolution sur le plan personnel, et en une
performance améliorée pour les ressources logistiques de SCILaid.

Alors — par où commencer ?


Ma conviction est que le meilleur moyen de commencer est de vous mettre directement en
situation dans le cadre d’une mission et de vous aider tout au long du processus. J'ai utilisé
cette méthode maintes fois et cela marche. Tous les principaux gestionnaires de SCILaid ont
été formés avec ce système d'assistance, et ils seront là pour vous aider. »Peter Janssens -
Responsable des Ressources Humaines – Siège Social de SCILaid
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3.Dietmar Luijckx
HR Director - Head Office, Homeland

Qui suis-je et quel est mon rôle ?


« Bonjour, enchanté de faire votre connaissance et bienvenue dans l'organisation ! J'espère
que cela vous plaira de travailler avec nous. »
« Vous voulez donc en savoir un peu plus à mon sujet. Et bien, je suis le directeur du
département des ressources humaines de SCILaid. Je dirige une équipe de spécialistes en
ressources humaines qui travaillent avec SCILaid pour intégrer tout ce qui rapporte aux
ressources humaines, tant sur le plan stratégique (de la direction que l’organisation doit
prendre à l’avenir) que sur le plan opérationnel (de la mise en œuvre des politiques et
procédures de l’organisation).

J'ai toujours voulu travailler dans les ressources humaines, et pour jouer un rôle dans ce
domaine j’ai obtenu les qualifications qui s’imposaient. J'ai d’abord obtenu un Diplôme en
Gestion d’Entreprise et ensuite j’ai fait des études supérieures en Gestion de l'Entreprise avec
une spécialisation dans les ressources humaines. Cela a duré six ans à temps partiel et c'était
très difficile!

J'ai cherché ensuite un poste de responsable du personnel, et j'ai trouvé un emploi dans une
compagnie d'assurance avec des relations internationales. J'ai eu l'occasion de travailler à
l'étranger, avec de grandes et de petites équipes. Et au bout de cinq ans, je suis devenu
Directeur des ressources humaines pour une petite organisation. Ensuite, j'ai acquis davantage
d'expérience en travaillant dans le secteur public  où je suis intervenu dans des situations de
de restructuration, de réduction des effectifs et de licenciements. Il y a environ 7 ans, après
avoir travaillé pendant à peu près 10 ans dans les ressources humaines, je me suis installé à
mon compte et j’ai travaillé pendant 3 ans comme expert-conseil, juste avant de prendre mes
fonctions chez SCILaid.

Je me soucie essentiellement des conditions de travail des personnes et de l’évolution de leur


carrière. En bref, il s’agit essentiellement de la facilitation. Je prévois de nombreuses
opportunités et défis à l’avenir qui ne me laissent aucun répit !

Comme vous le découvrirez dans votre nouveau poste, la gestion des personnes n'est pas une
mince affaire. En fait, il s’agit d’un aspect essentiel de la réussite de votre travail. J’ignore si
vous avez déjà acquis une certaine expérience à cet égard, mais pour ma part, ainsi que mon
équipe, nous ferons notre maximum pour vous aider dans cette tâche difficile.
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Il y a de nombreux aspects importants dans la gestion des personnes. SCILaid applique ses
règles et ses procédures pour l'embauche, la gestion des contrats, l'évaluation, le licenciement,
etc... (ce dont il conviendra de discuter avec John Rudd, le Coordinateur des Finances et de
l'Administration), mais la gestion des personnes c'est aussi savoir comment appréhender une
situation, souvent rendue plus compliquée par les différences culturelles.  Pour réussir, il est
essentiel de savoir parler aux personnes, de les engager et de les aider à atteindre leurs
objectifs, ainsi que de travailler en équipe. C'est grâce à votre équipe que vous réussirez.

En tant que Directeur des Ressources Humaines, je suis responsable des personnes au sein de
l'organisation. Mes principaux domaines d'activité sont les suivants:

-Le recrutement afin d'obtenir un tableau de service composé de personnes qualifiées, y


compris: les annonces d'emploi, la sélection des candidats, la supervision des évaluations de
compétence, les entretiens, la vérification des recommandations et la rédaction des synthèses
d'entretien pour présentation.
-La gestion du tableau de service du personnel pour assurer qu'il puisse satisfaire les besoins
actuels et prévus du déploiement en maintenant un contact régulier avec les membres de la
liste, en identifiant les candidats qualifiés pour les demandes de déploiement en cours, ou en
prévision, et en surveillant leur motivation et leur disponibilité.
-La gestion de la formation et de l'évolution des carrières du personnel en améliorant leurs
aptitudes, en augmentant leur productivité et la qualité de leur travail, et en développant leur
loyauté envers l'organisation.
-La planification et la réponse aux demandes de déploiement en provenance des bureaux
extérieurs du monde entier.
-À la réception des demandes de déploiement, leur évaluation et l’examen de leurs conditions,
la constitution des listes de présélection de candidats potentiels.
-Lors de la sélection des candidats à partir des listes de présélection, la détermination des
salaires, les offres d'emploi, et le recrutement des membres de la liste pour le déploiement.
-La gestion de la progression du déploiement pour les membres sélectionnés de la liste, y
compris la gestion de la préparation au développement, l'accueil et les déplacements.
-La participation à l'élaboration et à la communication d’information aux membres de la liste,
par exemple sur les avantages des Ressources humaines et sur les questions relatives à
l'embauche.
-Soutien suivi et quotidien au personnel déployé relatif à tout problème administratif ou
relationnel qui pourrait intervenir durant le déploiement.
-La liaison entre Rolf Groeneweg, le directeur financier, et mon équipe des RH pour régler
tout problème relatif aux rémunérations, aux moyens de distribution d’argent en espèces au
personnel déployé et la coordination des remboursements du personnel.
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-La coordination entre partenaires relative à de nombreux problèmes tels que ceux des
demandes de déploiement, de administration et de la logistique, de la coordination des
orientations et des comptes rendus de mission, et de recrutement du personnel sur le terrain
tout en conservant à tout moment une forte relation de partenaire.
-La supervision des aspects administratifs et logistiques du recrutement et du déploiement.
-La surveillance du budget du programme de déploiement et gestion de la mise en œuvre
quotidienne du projet pour assurer que les ressources du projet soient utilisées avec efficacité
et dans les limites du budget.
-La collaboration entre partenaires du projet pour des propositions et budgets, et pour les
rapports aux donateurs.
-La maintenance correcte et actualisée des fichiers des candidats et des employés ainsi que
des bases de données des RH.
-Le rassemblement, l’analyse et la distribution des informations relatives à un projet.
-Participation à l'évaluation en équipe des missions sur le terrain.
-Participation à la planification et la mise œuvre d'ateliers de formations régionaux pour les
membres de la liste.
-Participation à des projets spéciaux selon la demande.
Oh, à ce propos, si vous avez besoin d'une copie des Directives des Ressources Humaines,
adressez-vous à François, il devrait pouvoir vous fournir ce dont vous avez besoin. »

4.Rolf Groeneweg
Finance Director - Head Office, Homeland

Qui suis-je et quel est mon rôle ?


« Bonjour, je m'appelle Rolf Groeneweg, le Directeur Financier de SCILaid. »
« En fait, vous me prenez au dépourvu, j'ai un avion à prendre dans deux heures et je suis en
retard !

Je sais que ce n'est pas la situation la plus idéale, de me rencontrer dans un couloir comme
cela, mais pour être honnête, vous n'avez pas réellement besoin de savoir quoique ce soit sur
mon rôle ici de toute façon. La chose la plus importante et que vous ayez un bon briefing au
niveau du Pays. John Rudd est très bon, il travaille avec nous depuis des lustres et il fera en
sorte que vous connaissiez les tenants et aboutissants.

Au revoir, et encore désolé. Je dois réellement file maintenant car j'ai besoin de quelques
chiffres pour une réunion avec un donateur et je ne les ais pas encore. Vous voyez, des
rapports précis et en temps et en heure, c'est essentiel ! »
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5.Ashley Johnson
Communications Director - Head Office, Homeland

Qui suis-je et quel est mon rôle ?


« Bonjour. Je m'appelle Ashley Johnson et je suis basé au quartier général national de
SCILaid »
«Les communications, à la fois internes et externes, ont été d'une importance cruciale ces
dernières années. SCILaid à bien compris cela et a accentué son importance lors du
développement de notre stratégie de communication. Comme vous le savez, une opération
bien financée vous permettra de faire la différence.

La logistique à un important rôle à jouer. Tout d'abord parce que vous avez toujours de bonne
histoires à rapporter qui peuvent intéresser les médias, mais également parce que vous jouez
un rôle important en rassemblant des données précises pour élaborer de bons rapports aux
donateurs dans les temps.

En tant que Directeur des Communications, je suis responsable de :

.Développer et implémenter les stratégies de communication organisationnelles de SCILaid,


ce qui inclut les relations publiques, commerciales et avec les médias.
-Développer, surveiller et gérer la politique de communication interne et externe de SCILaid
ainsi que les activités, les budgets et les procédures administratives.
-Développer, surveiller et gérer la stratégie de levée des fonds.
-Développer, surveiller et gérer la stratégie de relations avec les donateurs, y inclut les projets,
les propositions et les rapports.
-Assurer que de bonnes relations sont entretenues avec les médias afin que ceux-ci aient le
maximum d'informations sur les activités internationales de SCILaid et qu'ils soient avertis
des derniers développements dans les projets de SCILaid sur le terrain.
-Contribuer aux stratégies, polices et activités de communication internationale de SCILaid.
-Développer, mettre à jour et gérer les sources d'informations de SCILaid.
-De superviser le développement du site web de SCILaid et des projets spécifiques sur
internet.
-Participer à la planification globale, la gestion et aux travaux du comité de l'organisation.
C'est pour cela que je vous enjoins de toujours avoir les communications en tête, à la fois en
vous assurant que nos activités sont visibles (utilisation approprié de t-shirts pour les
employés, exposition de drapeaux et de logos, etc...), et en nous envoyant des histoires et des
photos qui peuvent intéresser le public, les donateurs et notre propre équipe.

A ce propos, je viens juste d'écrire ce communiqué de presse sur la menace d'ouragan à


destination des médias. Tenez, jetez un coup d'œil si vous souhaitez »
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6.Stephanie Delbaere
Operations Director - Head Office, Homeland

Qui suis-je et quel est mon rôle ?


« Bonjour. Je m'appelle Stephanie Delbaere et je suis basée au quartier général national de
SCILaid. »
« Cela fait maintenant deux ans que je travaille pour SCILaid. Je travaillais auparavant pour
une autre organisation humanitaire à Forexland. Par pur coïncidence, c'est là-bas que j'ai
rencontré pour la première fois Nicholas Adrinkrah. C'est appréciable de pouvoir travailler à
nouveau dans la même équipe. Je pense qu'il y a beaucoup d'opportunités pour l'évolution de
ma carrière ici et j'espère évoluer vers quelque chose de plus gros et plus grand grâce à
SCILaid.

J'ai la responsabilité d'un énorme département, et à mon avis il est même trop gros ! Comme
nicholas vous l'a peut être déjà indiqué, nous somme en train de sortir la Logistique en dehors
de mon département, et pour être tout à fait honnête avec vous, je suis assez contente de cela.

Actuellement, mon département est principalement composé de 3 fonctions différentes :

-Les Opérations
- Le Support Technique
-La Logistique
Les Opérations :

Nous nommes principalement responsables de l'évaluation jusqu'à sa conclusion. Cela nous


demande de définir les besoins du programme et de gérer celui-ci jusqu'au bout de l'opération.
Pour ce faire, j'ai 3 Chargés de Dossier (un 4ème arrive bientôt) qui sont responsables, sous
ma supervision, des pays et régions spécifiques. Plus tard, vous rencontrerez Gareth Rau, le
Chargé de Dossier responsable de Betaland. Il vous donnera des détails plus précis sur
l'opération pour les réfugiés à Betaland.

Le Support Technique :

Au fur et à mesure que SCILaid s'est développée, nous avons diversifié nos activités. Dans
certaines opérations, nous sommes impliqués dans la distribution et dans certaines autres,
nous travaillons dans les secteurs de la santé, de la nutrition, de l'eau ou de l'assainissement.
Maintenant, nous avons même débuté quelques programmes de constructions et nous avons
des experts sur chaque sujet pour donner des conseils techniques et nous aider à mettre sur
pied le programme. Il ont également un rôle important à jouer dans le contrôle de la qualité du
travail réalisé sur le terrain.
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Malheureusement, Martin Leung n'est pas présent en ce moment. C'est notre expert en
distribution. Vous ne serez dons pas en mesure de le rencontrer mais vous pourrez avoir de
bonnes informations sur le terrain avec notre Coordinateur de Programme, Chi-Min Gao.

La Logistique :

Je pense que c'est le domaine dans lequel vous serez le plus intéressé. Romana Abari, notre
Chef de la Logistique, vous donnera plus d'informations sur ce que la Logistique signifie pour
nous et quels sont nos rôles et responsabilités au sein de la logistique. Mais j'aimerais insister
sur quelques points en particulier.

-Il ne fait aucun doute que la Logistique joue un rôle clé dans la réponse aux catastrophes dès
le départ. Tout comme la Finance et les Ressources Humaines, la Logistique est une fonction
de support. La logistique est actuellement sous la supervision des Opérations, car nous
pensons que les programmes sont étroitement liés entre eux et que nous avons besoin de
communications excellentes. Et je dois admettre que parfois, cela ne marche pas comme il
faudrait. Il y a parfois des problèmes de communications ou pas du tout de communication,
même au niveau du siége social et/ou sur le terrain. Souvent, cela est simplement dut au
manque de compréhension des contraintes des autres personnes. J'aimerais que vous gardiez
cela à l'esprit.
-Demandez conseil : Il y a des personnes hautement compétentes en logistique au sein de
SCILaid au siège social et au niveau régional et du pays. Ne réinventez pas la roue. Si vous
avez un problème, si vous ne savez pas ou si vous n'êtes pas sûr, demandez.
-Comme vous le verrez, nous n'avons pas un département Informatique, c'est une autre chose
à laquelle nous pensons. L'informatique fait actuellement parti de la logistique. Cela
comprends les systèmes informatiques et le réseau, ainsi que les télécommunications. Bien
que cela soit un domaine très spécialisé, il réside actuellement au sein des responsabilités de
notre département Logistique. Autant que je le sache, cela ne devrait pas poser de problème à
Betaland car tout est mis en place et fonctionne correctement... pour le moment en tout cas !
Il est important de noter que nous travaillons toujours avec beaucoup de paperasserie sur le
terrain, bien que nous prévoyons de mettre en place un système entièrement informatisé pour
l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement. C'est un de nos principaux objectifs pour les
années à venir. »
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7.Gareth Rau
Desk Officer - Siège social, Homeland

Qui suis-je et quel est mon rôle ?


« Bonjour, je m'appelle Gareth Rau. Je suis le Chargé de Dossier. Je m'occupe de Betaland,
Alphaland et de quelques autres pays. »
« Je suis assez occupé en ce moment, c'est pourquoi j'ai bien peur de ne pas pouvoir passer
beaucoup de temps avec vous. David Tatlock, le Chef du Bureau de Pays à Betaland est très
compétent et connait à fond le contexte et les défis de cette opération.

La plupart des échanges que vous aurez avec moi, si nécessaire, se feront par le biais du
Coordinateur Logistique ou peut-être via David Tatlock, le Chef de Pays.

Nous nous occupons principalement de la distribution de nourriture. Nous recevons des


rations alimentaires basiques de la part de l'UNFA (Aide alimentaire des Nations Unies) et
nous nous procurons de la nourriture supplémentaire localement pour compléter le panier
repas. La synchronisation est essentielle pour une distribution sans accrocs.

Au début nous avions quelques problèmes de Logistique pour avoir tout ce qu'il nous fallait
au bon moment. Allez savoir pourquoi, la logistique n'est pas une science exacte ! Mais peut
importe, le principal est que les choses vont mieux maintenant.

La sécurité n'est pas un problème majeur à Betaland, même si nous avons eut quelques petits
incidents dans un de nos camps de réfugiés. Vous recevrez un compte-rendu de sécurité dans
Betaland. Il est essentiel que vous respectiez ces procédures de sécurité avec le plus grand
sérieux. Au moindre problème vous serez licencié.

Je suis assez préoccupé par l'ouragan qui s'approche. Cela ne devrait pas trop vous concerner
car on s'en occupe principalement au niveau du pays pour le moment, mais il vous faut bien
noter que cela pourra affecter votre travail plus tard. Le Bureau de Pays et plutôt occupé à
travailler sur un plan d'intervention et je ne suis pas sûr s'ils auront le temps de vous aider, si
vous en avez besoin.

Désolé mais je dois vous laisser maintenant, j'ai une autre réunion. »
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8.Romana Abari
Head of Logistics - Head Office, Homeland

Qui suis-je et quel est mon rôle ?


« Bonjour, je m'appelle Romana Abari. Bienvenue parmi nous. Cela fait maintenant 6 ans que
je travaille pour SCILaid. »
« J'ai débuté en travaillant sur le terrain, mais il y a tout juste un an, je suis devenu Directeur
Logistique au Siège Social. J'ai un diplôme en Logistique et Transport, et après quelques
années dans une grande organisation, j'ai décidé que je voulais travailler dans une
organisation humanitaire. Je suis content de SCILaid, c'est une organisation montante avec de
nombreux défis passionnants qui s'annoncent.

Comme vous l'avez vu, c'est plutôt mouvementé au Siège Social. J'ai l'impression que nous
enchainons les réunions les unes après les autres. Il y a toujours trop de choses à faire et il n'y
a jamais assez de personnel. Nous sommes maintenant impliqués dans tellement d'opérations
que nous n'avons pas le temps de briefer les personnes convenablement. Quoi qu'il en soit, je
vais prendre quelques instants pour vous faire un compte rendu général sur la logistique au
sein de SCILaid et pour vous parler un peu des défis spécifiques de notre opération à
Betaland.

Comme vous le savez, la Logistique fait partie du Département des Opérations. Bien qu'il y
ait des avantages à ce que cela fasse partie des Opérations, il y a également quelques
contraintes. De toute façon, nous somme maintenant en train de discuter d'un nouvel
organigramme, ce que vous n'avez pas réellement besoin de savoir pour l'instant, mais au
moins les gens commencent maintenant à reconnaitre l'importance de la Logistique.

Quel est alors notre rôle ? C'est très simple en théorie, mais un peu plus compliqué en
pratique.

La logistique est une fonction de support qui doit apporter les bonnes marchandises, au bon
moment, au bon endroit, au bon prix, en bonne quantité et de la bonne qualité.

Pour résumer, nous devons avoir le contrôle de la chaîne d'approvisionnement de A à Z, ce


qui inclut :

Évaluation et Planification:

Nous ne définissons pas les besoins, c'est le rôle des personnes qui élaborent le programme.
Cependant, nous avons bel et bien besoin de les supporter pour l'étude de la faisabilité, des
contraintes logistiques afin de définir le plan logistique (en accord avec le plan du
programme), des ressources nécessaires pour gérer le plan, et bien sur, du coût de l'ensemble
de la manœuvre.
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Achats et Mobilisation

La chaine d'approvisionnement débute par l'acquisition des biens, ou dans la majorité des cas,
lorsque nous les fournissons, ou que nous recevons des dons en nature. Pour les achats, nous
avons des procédures strictes, et j'insiste que vous les suiviez. Les dons en naturesont
également complexes et nous avons des règlements supplémentaires pour nous en occuper.
Comme vous pouvez l'imaginer, nous ne pouvons tout accepter.

Gestion du Transport et de la Flotte:

Je ne vois pas un réel besoin de rentrer dans les détails sur cela car nous avons également des
procédures bien installées dans ces domaines. Il est important de préciser que vous aurez
cependant à traiter avec la Douane lorsque vous recevrez des cargaisons internationales.

Voir les « Lignes de Conduite de la Gestion de la Flotte »


Gestion des Entrepôts :

Les entrepôts que nous utilisons ne sont pas très sophistiqués, mais il est important d'avoir un
entrepôt bien géré, qui soit capable de délivrer initialement les biens si nécessaire, et de plus,
d'avoir de bon systèmes de traçage.

-J'aimerais insister sur un point au sujet des entrepôts. Puisque SCILaid a décidé de se
concentrer sur les réponses en cas d'urgence, nous avons eut besoin de mettre en place les
outils nécessaires pour améliorer notre efficacité. Pour cela, nous avons débuté une stratégie
particulière de constitution de réserves pour permettre une réponse plus rapide et plus précise.
Pour être en mesure d'atteindre cet objectif, nous avons décidé d'aller dans 2 axes différents :
-Le premier est d'avoir des accords spécifiques avec des fournisseurs sélectionnés (par le biais
d'un processus d'appel d'offre très stricte) pour des articles essentiels de secours et de
médecine utilisés dans tous les cas d'urgence. Ces accords, que nous appelons Accords
Cadres, nous permettent d'avoir accès à ces articles en particulier à un prix déjà fixé. Cela
nous permet de gagner du temps en évitant de passer par les procédures habituelles des achats.
Il est également prévu par ces Accords Cadres que le fournisseur garde un stock dédié dans
son entrepôt pour nous. Pour le moment, nous avons des Accords Cadres pour les couvertures,
les feuilles plastiques, les ustensiles de cuisine, et le nouveau kit de santé. Cependant, nous
travaillons afin d'obtenir plus d'accords pour les articles tels que les jerricanes, les tentes, les
kits choléra, etc...
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-Deuxièmement, au sein de cette stratégie, nous mettons en place des Centres de Logistique
Régionaux. Un des rôles de ces centres dans leur support des opérations de SCILaid et de
mettre en place et de maintenir des stocks d'urgence pour répondre aux besoins d'une région
en particulier. Nous essayons d'optimiser le niveau des stocks, car leur gestion est plutôt
coûteuse. Nous avons actuellement 2 Centres de Logistique Régionaux. Un de ces centres est
basé à Epsilonland et je pense qu'il est prévu que vous rencontriez les personnes responsables
de ce centre lors de votre briefing. Nous prévoyons également d'avoir 4 Centres au total, pour
couvrir ce que nous pensons être les zones les plus propices aux catastrophes dans le Monde.
Faire des Rapports :

Faire des rapports est quelque chose de très important et souvent négligé, surtout au début
d'une opération. C'est important car nous somme responsable vis à vis des donateurs sur la
manière de gérer leurs biens et leur argent. Mais c'est également un outil important pour les
gestionnaires pour faire tourner leur opération.

Malheureusement, nous travaillons toujours avec beaucoup de paperasserie, mais nous


recherchons actuellement un système totalement intégré de Gestion de Chaîne
d'Approvisionnement. C'est assez complexe, mais j'ai de bons espoirs que nous puissions
trouver rapidement un logiciel adéquat qui corresponde à nos besoins.

Ce développement logiciel fait partie de notre approche général pour améliorer la préparation
logistique de SCILaid. Cela nécessitera beaucoup de travail au niveau de la standardisation de
nos procédures, articles, véhicules, etc..., sur l'amélioration des compétences de nos employés,
et dans la mise en place de Centres Régionaux pour supporter les opérations.

Je pense que vous avez tout intérêt à parler avec Marcel Kaspersen, notre Directeur du Centre
Logistique Régional à Epsilonland, pour avoir une vue d'ensemble sur ce qu'ils y font.

Mais revenons sur Betaland maintenant :

Nous nous concentrons sur la distribution de la nourriture pour 3 camps de réfugiés. Nous
recevons de la nourriture de la part de l'UNFA et nous nous procurons de la nourriture
supplémentaire pour compléter le panier repas. Cela se passe bien, même si je ne suis pas
vraiment à l'aise avec l'accord que nous avons avec le fournisseur local. De toute façon, vous
verrez cela à Betaland.

La phase d'urgence est maintenant terminée, mais comme je l'ai déjà précisé, le début d'une
urgence est toujours très chaotique, et je pense que votre prédécesseur n'a pas porté son
attention à mettre en place des systèmes. Je ne lui en veut pas, car il a fait un très bon travail
dans la mise en place de l'opération, mais maintenant il est temps de tout remettre en ordre.
Malheureusement, il est déjà parti, mais il vous a laissé un excellent rapport de transfert.
15

Au fait, au cas ou vous ne seriez pas déjà au courant, nous avons la menace de l'ouragan
Bharat qui arrive dans la région. C'est très inhabituel, non pas pour la région, mais pour la
direction qu'il est en train de prendre. Dans l'ensemble, il semble que Betaland ne sera pas
touché trop gravement. Le dernier ouragan à avoir touché Betaland remonte à plus de 10 ans,
et heureusement il n'était pat très fort. En tout cas, nous travaillons sur des plans
d'intervention pour voir ce qui peut être fait en cas de problèmes. Vous n'aurez pas à intéragir
directement dans l'effort de plan d'intervention, mais vous y participerez surement. Il ne
semble pas que les camps de réfugiés seront touchés, mais le nord ouest de Betaland le sera
surement, et cela pourrait affecter notre opération pour les réfugiés, et même générer de
nouveaux programmes comme par exemple Alphaland s'il y a de sérieux problèmes là-bas.
Mais c'est une autre histoire.

Au fait, votre prédécesseur à fait la demande de générateurs. Vous devriez donc les recevoir
en provenance d'Epsilonland, par avion. Le gouvernement de Xrayland nous donne du WSB.
Nous sommes d'accord sur les spécifications et le conditionnement et il est en chemin pour
Betaland par bateau.

Un dernière chose : Ne réinventez pas la roue. Nous avons des processus et des procédures
déjà en place, donc assurez-vous de les utiliser. Si vous ne savez pas ou si vous n'êtes pas sûr,
demandez conseil. Vous avez de bon professionnels à votre disposition qui sont prêts à vous
aider.

J'espère que tout ira bien. Profitez bien de votre séjour à Betaland. Vous verrez, c'est un très
beau pays, et les personnes sont très sympathiques. Au revoir. »

9.Francois Damba
Head of Sub-Office - Betaland

Qui suis-je et quel est mon rôle ?


« Bienvenue dans l'organisation. Je m'appelle François Damba. Je suis le chef du Bureau
Annexe de Betaland. »
Cela fait pratiquement 10 ans que je suis à ce poste et nous avons eut des épisodes
passionnants. J'ai à mon service une équipe jeune qui donne une bonne impression.

Mon rôle est de gérer la partie du programme qui m'est assignée et son équipe, au nom du
Chef du Bureau du Pays.

Pour résumer, mon rôle est de :

-Agir en tant que représentant de SCILaid et de gérer les projets dans la zone désignée.
-Être responsable de la planification stratégique et opérationnelle ainsi que du budget pour
toutes les activités et tous les programmes du Bureau Annexe.
16

-Se coordonner et faire la liaison avec les agences internationales, gouvernementales et non
gouvernementales en activité dans la région désignée et collaborer avec eux comme il se doit.
-Gérer la hiérarchie, supporter, former et développer le personnel travaillant pour SCILaid
dans la région désignée.
-Produire des rapports financiers et narratifs opportuns, réguliers et précis pour SCILaid et les
donateurs sur les programmes dans la zone désignée.
-Être responsable de la sécurité et des procédures d'évacuation dans la zone désignée.
C'est à peu près tout !

Maintenant, en ce qui concerne cette opération. Je suis plutôt satisfait de la tournure des
événements à part les choses suivantes :

-David Tatlock réclame sans arrêt les rapports et il est extrêmement difficile de les livrer à
temps. Nous arrivons au terme du contrat de 3 mois avec l'Agence d'Aide Humanitaire
(HAA). J'ai besoin de données précises sur ce que nous avons fait et combien cela à couté.
-Il à été décidé à Dhetra que nous allons passer d'une distribution toutes les deux semaines à
une distribution mensuelle. Je n'ai pas de problème sur le principe, mais je n'ai pas été sollicité
du tout et les décisions ont été prises pour effet quasi-immédiat. En ce qui vous concerne, j'ai
bien peur que cela vous fasse revoir toute votre planification logistique.
-Comme vous le savez probablement déjà, nous avons quelques problèmes avec notre
fournisseur de sucre et de sel. Au lieu de nous fournir en sac de 25 kg, ils nous livrent des sacs
de 1 kg car c'est ce qu'ils ont en stock. Nous n'avons découvert cela que lorsque le sel et le
sucre à été livré. La qualité n'est pas non plus très bonne, bien que je ne suis pas certain de la
clarté des spécifications que nous leur avions envoyé. Nous n'avons également pas eut le
temps d'obtenir un échantillon de leur part. Nous n'avons pas une très bonne relation avec le
fournisseur et nous somme toujours en discussions avec eux. Malheureusement, comme tout
le monde est occupé à se préparer pour l'ouragan, personne ne s'en occupe... et le paiement est
toujours en attente. Ils demandent encore plus d'argent et puisque nous ne voulons pas payer
plus, les délibérations usuelles sont en cours. Le sucre et le sel doivent être tous deux de la
bonne qualité et en bonne quantité. Nous avons également besoin d'un nouveau contrat, car le
stock s'amenuise. Selon le département Logistique, il n'y a pas d'autres vendeurs que nous
pourrions utiliser.
-Sur le plan de la sécurité, suivez les règles. Il n'y a pas de risque majeur ici, pour autant que
je sache. Soyez cependant particulièrement attentif sur ce que vous dites par radio, car je suis
sûr que des personnes écoutent. Ne divulguez donc pas d'informations sensibles. Si vous
rencontrez malgré tout des problèmes ou des incidents, veuillez m'avertir immédiatement.
 
17

Au final, ma responsabilité et d'assurer que les interventions de SCILaid dans ma zone sont
effectuées efficacement et de façon responsable.

L'organisation a un ensemble de procédures pour les Ressources Humaines (RH), si vous avez
besoin d'y accéder vous trouverez une copie ci-jointe : »

Voir les

-« Procédures RH de SCILaid - Processus de recrutement»


-« Procédures RH de SCILaid - Égalité des Chances»
-« Procédures RH de SCILaid - Formation»
-« Procédures RH de SCILaid - Procédures Disciplinaires»

10 .David Tatlock
Head of Country - Country Office - Betaland

Qui suis-je et quel est mon rôle ?


« Bonjour, je m'appelle David Tatlock, je suis le Chef de Pays pour SCILaid. Je suis un
colonel à la retraite. »
« Lorsque j'étais dans l'armée, j'ai participé à quelques opérations militaires, à la fois parmi les
forces gardiennes de la paix en Xrayland et dans certaines opérations de secours pendant le
Tsunami en Omegaland et le tremblement de terre en Gammaland.

Cela fait maintenant 5 ans que je travaille pour SCILaid. Je suis intervenu dans cette opération
il y a 3 mois, mais avant de rentrer dans les détails spécifiques de cette opération, laissez moi
rapidement vous présenter quel est mon rôle et ce que j'attends de vous.

Je suis le chef ici. Mon rôle est de gérer et mettre en pratique les opérations de SCILaid au
Betaland, en accord avec les plans, les réglementations et les politiques approuvées. Cela
signifie que je dois gérer l'équipe de SCILaid. Je suis responsable de la sécurité de l'ensemble
du personnel et de tous les aspects financiers dans le respect des procédures et des
réglementations de SCILaid. Je dois assurer que la planification, les budgets et les rapports de
SCILaid sont effectués en temps et en heure et d'une manière appropriée dans le respect des
exigences, formats et standards de SCILaid.

Je dois également représenter SCILaid et construire de bonnes relations avec les autorités
nationales, les organisations nationales et internationales, les gouvernements donateurs et les
autres organisations représentées dans le pays, ainsi qu'avec les médias nationaux et
internationaux.
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Voici ci-dessous une liste des organisations Humanitaires avec lesquelles nous travaillons
actuellement au Betaland ainsi que leurs rôles :

-Programme international d'aide aux réfugiés des Nations Unies (UNIRP) - coordonne les
troupes et gestion des camps
-Fond de Protection des Nations Unies (UNPF) - fournit l'éducation
-Aide alimentaire des Nations Unies (UNFA) - fournit la nourriture
- Aide Médicale d'Urgence (EHR) - responsable de la santé
-Lutte internationale contre la pauvreté (PRI) - apport d'eau et d'assainissement
-Comité International de Secours Humanitaire (ICHR) - gestion et activités de pistage
-Société du Secours Humanitaire (HRS) - travail pour les refugiés
Nous avons également un représentant des agences de donateur en provenance de :

-Organisme d'aide mondiale (GAA)


-Organisme d'aide humanitaire (HAA)
Vous pourrez en apprendre plus sur les missions et activités de ces organisations en cliquant
sur chacune d'entre-elles ci-dessus en ou en accèdent à leur site web d'informations depuis le
lien « Informations Humanitaires ».

Pour finir et c'est très important : Je prends les initiatives dans les évaluations des catastrophes
selon les circonstances. Comme vous le savez sûrement, nous travaillons maintenant sur un
plan de contingence pour l'ouragan qui s'approche, et je travaille activement avec l'armée de la
Coordination des Catastrophes Naturelles Nationales et les autres agences pour élaborer un
plan, à la fois sur le degré de préparation et de réponse.

A ce propos, je ne sais pas pourquoi le gouvernement à décidé de placer les réfugiés là où ils
sont. Nous leur avons dit, et particulièrement l'UNIRP l'a fait de manière plutôt forte, que les
emplacements des camps dans la partie ouest de Betaland sont sur des courses probables de
l'ouragan. Ils n'ont soit pas écouté, ne voulaient pas les placer trop loin des frontières ou ne
voulaient pas séparer différentes tribus, ce que dans un sens je comprends, car il y a eut des
combats de l'autre côté de la frontière. De plus, l'est de Betaland est assez faiblement peuplée
et est constituée de terrains assez difficiles. Cela peut causer un énorme problème si l'ouragan
décide de changer sa course et se déplace plus à l'est.

Cette opération est pour le moment plutôt simple. Nous avons seulement l'unique Bureau
Annexe dirigé par François Damba auprès duquel vous devez rendre compte. Nous nous
occupons actuellement uniquement de la nourriture, alors qu'au début nous étions également
responsable des abris sous la coordination de l'UNIRP.
19

Maintenant, le programme pour les abris est finit. Il n'y a plus aucun réfugié qui arrive. En ce
moment, il n'y a aucun combat dans Alphaland, et de toute façon, la frontière est maintenant
fermée. L'UNIRP et nous-même avons un stock d'articles de base, au cas où. J'espère que cet
ouragan ne vas pas frapper trop fort, mais nous nous préparons à l'éventualité d'avoir à nous
procurer plus d'abris rapidement. L'UNIRP met en place des stocks dans le pays. Nous avons
augmenté nos stocks dans Epsilonland et nous sommes également en discussion avec nos
fournisseurs.

Comme vous pouvez le voir, mon inquiétude n'est pas réellement pour le programme en
cours, mais plutôt pour cet ouragan.

Au final, nous distribuons de la nourriture à 60000 réfugiés dans 3 camps. Bagor (12,000),
Nator (13,000) et Parna (35,000). Il y a également deux autres camps à Kohrna qui
rassemblent environ 40000 réfugiés. Une ONG locale, appelée la Société du Secours
Humanitaire (HRS), s'occupe de la distribution de la nourriture. Ce sont tous de brave gars,
très efficaces et ils ont un bon esprit de coordination.

Nous recevons la nourriture de la part de l'UNFA. Le contrat à été signé et nous n'avons aucun
problème majeur avec eux, ils livrent la nourriture dans notre entrepôt au Port de Mugla. A ce
propos, j'ai entendu que la prochaine cargaison à été reroutée au port de Jumna. Je ne suis pas
sûr de ce que cela signifie, mais ce que je sais c'est que la distance par mer du port de Mugla
au port de Jumna est de 550 km. Si vous le souhaitez vous pouvez demander à Bruno de vous
parlez du contrat que nous avons actuellement avec eux. Ils se sont également chargé de nous
apporter un financement pour le Transport Interne, le Stockage et la Manutention (ITSH) du
montant adéquat. Cela à prit un petit moment pour l'obtenir, mais il est maintenant effectif.

Nous achetons de la nourriture supplémentaire pour fournir une ration complète. Nous avons
eut des difficultés initialement mais nous avons fini par fixer le contrat. Bien qu'en toute
honnêteté, je ne suis par très satisfait de leurs performances générales. Encore une fois, je
vous recommande de parler avec Bruno Bodanza.

Encore une chose. Le Quartier Général à accepté une donation de mélange blé soja (WSB). Il
devrait arriver sous peu. Je ne sais pas pourquoi ils l'ont accepté car nous pouvons trouver du
WSB dans ce pays... des raisons politiques je supposes. J'espère que nous n'auront pas de
problèmes pour passer les douanes. Le gouvernement nous a assuré qu'il n'y aurait aucun
problème, mais avec les douanes on ne sait jamais !

Nous négocions un contrat avec le Gouvernement pour nous permettre d'importer ou


d'exporter ce que nous voulons, mais ce n'est pas encore signé.
20

D'une manière générale, nous n'avons aucun problème majeur de sécurité à Betaland, excepté
autour des camps de réfugiés où nous avons eut quelques incidents par le passé. Cela pourrait
se produire à nouveau, il est donc important que nous suivions les procédures de sécurité.
Voir les « Lignes de Conduite pour la Sécurité »
Voici ce que j'attends de vous :

1.Assurer que toutes les procédures de SCILaid sont en place


2.Soumettre des rapports en temps et en heure et précis (c'est important pour les donateurs :
Par de rapport, pas d'argent)
3.Respecter à la lettre les procédures de sécurité. En cas contraire je mettrais fin à votre
affectation ici.
4Ne jamais parler aux médias sans l'accord préalable de votre superviseur
5.Soyez attentif sur la sensibilité culturelle lorsque vous gérez votre personnel
6.Respecter à la lettre les procédures de SCILaid pour tout ce qui touche à la RH et aux
finances
7.Coordonner avec les autres personnes au sein de SCILaid, mais également avec les autres
organisations et les organismes publics. Je n'ai pas assez de temps pour vous donner des
informations détaillées sur ceux-ci mais vous pouvez accéder à leur site web par le biais du
lien « Informations sur les Organisations Humanitaires »
8.Respectez la hiérarchie. Votre chef est François Damba, pas moi, ni Bruno Bodanza, même
si techniquement vous dépendez de lui. J'ai eut quelques problèmes avec votre prédécesseur et
je ne veux pas que cela se répète.
9.Je ne veux rien entendre de cette opération. Elle doit fonctionner sans problèmes.
10Soyez disponible, comme demandé, pour participer au travail effectué actuellement pour la
réponse à l'ouragan.
Au revoir et bon séjour à Chagong. »

11.Marcel Kaspersen
Head of Regional Logistics - Regional Logistics Centre, Epsilonland

Qui suis-je et quel est mon rôle ?


« Bonjour, je m'appelle Marcel Kaspersen, Chef du Centre Logistique Régional. »
« Je sais qu'un briefing par téléphone n'est pas la meilleure façon de procéder, mais je pense
que vous devez réellement vous rendre à Betaland dès que possible, surtout puisque votre
prédécesseur à déjà quitté les lieux et que le Coordinateur Logistique est plutôt occupé avec
l'Ouragan.

En bref, mon rôle est de supporter les opérations de SCILaid dans la région. Pour que tout soit
clair pour vous, vous n'aurez pas à me rendre des comptes.
21

Le rôle d'un centre de logistique est de conseiller et d'aider.

Apporter de l'aide pour:

-Avoir un stock d'articles stratégiques.


-Avoir une unité d'approvisionnement pour les achats régionaux.
-Avoir une unité de transport pour vous faire des envois par air ou par mer selon les besoins et
les biens que nous avons acheté.
-Le processus d'approvisionnement international.
-Fournir des avis et des conseils pour toutes les fonctions logistiques.
-Fournir des formations comme demandé par le Siège Social et/ou le pays
-Participer à l'évaluation et la planification selon le besoin
Vous pouvez trouver dans notre « Centre d'Information de Gestion » une nomenclature des
stocks à jour et vous pourrez voir ce qui se trouve dans la voie d'acheminement. Nous somme
actuellement en cours de réapprovisionnement de nos stocks d'articles de secours en vue
d'utilisation probable à cause de l'ouragan.

J'ai visité Betaland il y a 3 semaines. A mon avis, vous devez renforcer les systèmes et les
procédures, principalement dans la gestion des entrepôts et de la flotte de véhicule.
Malheureusement, je n'ai pas eut le temps d'explorer cela dans les détails car j'ai du retourner
à Epsilonland pour travailler sur le plan de préparation pour l'ouragan.

Un dernière chose. Dans les prochains jours, vous devriez recevoir 2 générateurs par air,
comme demandé par Chagong. Nous venons juste d'envoyer toute la documentation à Bruno
Bondanza.

C'est tout en ce qui me concerne. Prenez soin de vous et n'hésitez pas à m'appeler si vous avez
besoin d'aide. »

12.Avanie Narayan
Accounting Officer - Sub-Office, Betaland

Qui suis-je et quel est mon rôle ?


« Bonjour. Je m'appelle Avanie Narayan. Je suis directrice des finances pour le Bureau
Annexe basé à Betaland. »
«Cela ne fait pas longtemps que je travaille dans l'organisation, je vais donc rester très
brève.  Je suis diplômée en économie et suis arrivée dans ce domaine il y a quelques annèes. Il
n'y a pas très longtemps de cela, je travaillait pour une autre grande organisation humanitaire,
je comprends donc le domaine dans lequel nous nous trouvons et j'ai de solides idées sur ce
que nous devrions faire pour nous améliorer.
22

Mon rôle est de :

-Gérer les fonds et les actifs financiers du Bureau Annexe, sous la direction générale du chef
du bureau annexe. Cela inclut la gestion des rentrées d'argent et le contrôle des coûts, ainsi
que la gestion des paiements, des fonctions de caissier, de fonctionnaire autorisé à signer et le
livre de paie.
-Avertir le Chef du Bureau Annexe et le reste de l'équipe sur plan financier et administratif.
-Coordoner la constitution du budget et du plan de financement du Bureau Annexe, en
utilisant les budgets préparés par les gestionnaires de projet.
-Former, supporter et avertir les représentants sur toute question financière et administrative.
-Gérer la hiérarchie, recruter, conseiller, supporter et former l'équipe financière,
administrative et de support de la délégation embauchée localement, et s'occuper de leur
rémunération.
-Gérer les logements, les indemnités journalières, les visas et l'organisation des voyages des
expatriés et des visiteurs.
-Maintenir un registre exact des actifs et des possessions du Bureau Annexe et s'assurer que
des systèmes bureautiques fidèles sont en place et maintenus.
-Organiser les contrats d'assurance pour l'équipe et les possessions du Bureau Annexe, ainsi
que pour les programmes, les biens et les activités.
-Constituer des rapports financiers et narratifs opportuns, réguliers et précis pour le Bureau
Annexe.
-Surveiller le budget du Bureau Annexe et s'assurer de l'exactitude de la comptabilité, des
procédures d'autorisation et de contrôle interne. Investiguer et corriger les variations
significatives.
-Vérifier et approuver les sections financières des propositions de financement pour les
donateurs ou le Quartier Général.
-Assurer que les comptes du Bureau Annexe sont complets et que tous les papiers nécessaires
pour leur vérification sont présents.
Maintenant, voici quelques informations financières :

Taux de change : 1 beta dollar = 0.031 USD (Relativement stable)


Prix du sucre : 0.98 USD/kg
31.61 Beta Dollars
0.50 USD/kg prix moyen international
Prix du sel : 0.42 USD/kg
13.55 Beta Dollar
0.20 USD/kg prix moyen international
Nous recevons un ITSH de l'UNFA de 25 USD par tonne distribuée

Budget pour 3 mois en USD


23

Nourriture (sucre et sel) : 25,000


Articles de secours (tentes, feuille plastique, jerricanes, ustensiles de cuisine): 2,000,000
Transport : (y inclut le fret international 350,000
Entrepôt : 30,000
Personnel de la logisitque : 80,000
Excepté pour le sucre et le sel, je n'ai pas inclut la nourriture dans ces chiffres budgétaires, car
cela nous est donné par l'UNFA. Ce n'est donc pas le budget total mais seulement les chiffres
pour le département Logistique.

Étant donné que la Logistique occupe une part importante de notre budget de support, j'espère
que nous allons pouvoir bien travailler ensemble. Faites-moi savoir s'il vous voulez que je
clarifie certains aspects de nos procédures financières. »

13..Anders Mathiesen
Operations Officer - Sub-Office, Betaland

Qui suis-je et quel est mon rôle ?


«Je m'appelle Anders Mathiesen. Je ne sais pas exactement ce dont vous avez besoin, je vais
donc vous exposer simplement les faits.»
«J'ai travaillé dans le bureau annexe de Betaland depuis le début de cette opération. J'ai appris
la plupart de ce que je sais par l'expérience professionnelle et avec une formation adéquate.
J'espère continuer à apprendre et un jour gravir les échelons pour devenir Responsable du
Bureau Annexe et si possible aller encore plus loin.

Mon travail consiste principalement à assurer un ciblage et une distribution efficace et utile
des biens de secours aux réfugiés :

-En assistant dans l'identification des bénéficiaires dans la zone désignée et dans le contexte
des programmes pour satisfaire leurs besoins, là ou cela est nécessaire.
-En planifiant et en organisant des systèmes et des plans de secours pour les opérations en
cours et en prévision.
-En assistant dans la planification et la mise en place du transport, du stockage et de la
distribution de l'aide humanitaire.
-En surveillant la distribution de l'aide et en établissant des mécanismes de contrôle
appropriés.
-En élaborant des rapports financiers et narratifs opportuns, réguliers et précis pour les
donateurs.
-En surveillant la trésorerie de l'opération et en assurant une utilisation efficace des véhicules
et des autres équipements de SCILaid.
24

-En faisant la liaison avec les agences internationales, gouvernementales et non


gouvernementales dans la région désignée et en collaborant avec eux comme il se doit.
-En supportant, en formant et en épanouissant l'équipe et les volontaires.
Dans certaines agences, ma position peut également être appelée Gestionnaire du Programme
ou Coordinateur mais les responsabilités sont les mêmes pour quiconque gère un projet.

Pour moi, la logistique n'est pas une fonction de support particulièrement technique et est tout
simplement là pour se charger des tâches que nous n'avons pas le temps de faire nous-même.
Ici à Chagong nous assurons que l'opération fonctionne sans problèmes. En ce qui me
concerne, le bureau de pays à Dhetra est bien trop occupé surtout avec la menace d'ouragan,
alors que le quartier général est bien trop éloigné pour pouvoir s'impliquer dans l'opération.

Nous avons de bonnes ressources locales ici que Jake Mulryan (votre prédécesseur) et moi-
même avons formé. J'ai eut de très bonnes relations avec Jake, malgré le fait qu'il croyait et
qu'il enseignait que la logistique est le centre névralgique de toute opération ! Mais de toute
façon, c'est maintenant à vous de voir de quelle manière cette opération peut être optimisée. Il
devrait y avoir une multitude d'informations à votre disposition.

Au revoir.»

14.Jake Mulryan
Logistics Officer - Sub-Office, Betaland

Qui suis-je et quel est mon rôle ?


« Bonjour. Je suis le Chargé de Logistique au Bureau Annexe de Betaland. Cela fait
maintenant deux ans que je travaille pour SCILaid. »
« J'apprécie réellement de travailler dans cette opération et j'espère aller encore plus loin que
SCILaid.

Malheureusement, pour des raisons personnelles, je n'ai pas pu rester suffisamment longtemps
pour vous accueillir en personne, veuillez m'en excuser. Cependant, je vous ai laissé un
rapport de transfert très détaillé, qui je l'espère, vous donnera toutes les informations dont
vous aurez besoin pour faire fonctionner le programme.
25

Voir le « Rapport de transfert » et les pièces justificatives:


-Contrat d'Achat
-Analyse de Comparaison des Enchères (CBA)
-Rapport de Stocks
-Calcul de la surface de stockage
-Contrat de transport
-Plan de transport
-Rapport du parc de véhicules
-Contrat d'approvisionnement en carburant
J'ai juste deux ou trois commentaires à rajouter et que je ne voulais pas mettre dans le rapport
officiel !

1.Anders Mathiesen est une personne vraiment bien mais il ne considère par la logistique
comme un élément essentiel du processus de prise de décision de l'opération, alors parfois les
dialogues sont houleux. Et en effet nous n'avons pas été beaucoup impliqués lors du processus
initial d'évaluation et en résultat nous somme toujours en train de pousser des biens dans la
chaîne d'approvisionnement plutôt que de tirer la bonne quantité de biens. Cependant, ne vous
y trompez pas, il connaît parfaitement son boulot !
2.Je suis pleinement conscient que tous les systèmes ne sont pas en place. Mes priorités
étaient d'apporter ce qui était nécessaire, lorsque cela était nécessaire. Malheureusement, je
n'avais pas une équipe suffisante. SCILaid n'a également pas encore de logiciel de gestion de
chaîne d'approvisionnement, ce qui est dommage car cela pourrait facilement être fonctionnel
sur le terrain. Je dois cependant admettre qu'après 12 heures de travail acharné, la dernière
chose qui me venait à l'esprit était de passer encore plus de temps à mon bureau pour essayer
de mettre cela en place ! Je vous prie donc de m'en excuser mais espérons que vous pourrez
mettre cela en chantier.
3.Oh, et pour conclure sur une touche plus personnelle, je vous recommande d'essayer un très
bon pub situé dans la rue principale de Chagong. Il s'appelle «The Betapub». Il y règne une
bonne ambiance et en plus des locaux, plusieurs personnes des autres organisations
humanitaires le fréquentent, ce serrait dont un bon moyen de faire connaissance avec des
personnes sur le terrain, car il sont en général plutôt sympathiques.
Amusez-vous bien dans votre travail, et j'espère vous rencontrer un de ces jours, quelque part
dans le monde. »
26

15.John Rudd
Finance / Admin Coordinator - Country Office - Betaland

Qui suis-je et quel est mon rôle ?


« Bonjour, je me présente. Je m'appelle John Rudd, le Directeur Financier pour le Bureau de
Pays à Betaland. Je travail pour l'organisation depuis le début. »
« Mon parcours au sein de l'organisation a toujours été dans le domaine financier.

Mon rôle consiste à tenir tous les registres financiers et à produire tous les rapports
nécessaires pour diriger les opérations de SCILaid, sans oublier les subventions. Je maintiens
les registres financiers requis, les enregistrements sur les opérations statistiques et je supervise
la trésorerie, la paie et la comptabilité du Bureau Annexe. Je suis également responsable de
préparer des rapports sur les comptes débiteurs et sur les rentrées d'argent.

Je travaille principalement avec David Tallock, le Chef du Bureau de Pays, et avec Rolf
Groeneweg, notre Directeur Financier basé au Siège social, pour évaluer, réviser et
développer de nouvelles politiques et procédures afin de satisfaire les exigences. Je supervise
toutes les dépenses, les rapprochements bancaires, les comptes débiteurs et la paie, et je
travaille en collaboration avec les commissaires aux comptes (si nécessaire) et je coordonne
les comptages inventaire.

Je sais que vous n'avez pas été convenablement informé par notre Directeur Financier à
Homeland car il était pressé, donc laissez moi vous décrire mes fonctions principales, puis je
vous donnerais des détails plus spécifiques sur cette opération. Pour finir notre entretien,
j'insisterais sur ce que j'attends de la logistique et plus particulièrement de vous.

Principalement, je gère les fonds et les actifs financiers de la délégation, sous la direction
générale du Chef de Pays. Cela inclut la gestion des rentrées d'argent et le contrôle des coûts,
ainsi que la gestion des paiements, des fonctions de caissier, de fonctionnaire autorisé à signer
et le livre de paie. J'avertis également le Chef de Pays et le reste de l'équipe de tout problème
financier et administratif.

Afin de me permettre de faire cela, mes responsabilités sont les suivantes:

1.Coordonner la constitution du budget et du plan de financement de la délégation, sous la


direction du Chef de la Délégation, en utilisant les budgets préparés par les gestionnaires de
projet.
2.Former, supporter et avertir le personnel sur toute question financière et administrative.
3.Coordonner les achats et le dédouanement des marchandises.
4.Rédiger, négocier et contrôler l'envoie des contrats au nom de la délégation, avec les
conseils des avocats locaux.
27

5.Gérer la hiérarchie, recruter, conseiller, supporter et former le personnel des finances, de


l'administration et du support embauché localement, et s'occuper de leur rémunération.
6.Gérer les logements, les indemnités journalières, les visas et l'organisation des voyages du
personnel et des visiteurs.
7.Maintenir un registre exact des actifs et des possessions de la délégation et s'assurer que des
systèmes bureautiques fidèles sont en place et maintenus.
8.Organiser les contrats d'assurance pour l'équipe et les possessions de la délégation, ainsi que
pour les programmes, les biens et les activités.
9.Gestion et conseil des matériels informatiques et bureautiques pour la délégation.
10.Constituer des rapports financiers et narratifs opportuns, réguliers et précis pour SCILaid.
11.Surveiller le budget de la délégation et s'assurer de l'exactitude de la comptabilité, des
procédures d'autorisation et de contrôle interne. Investiguer et corriger les variations
significatives.
12.Vérifier et approuver les sections financières des propositions de financement pour les
donateurs.
Et plus spécifiquement, je dois:

-M'assurer que toutes les politiques et procédures sont en accord avec SCILaid et les
directives, procédures et exigences sur les sources de financements;
-Initier les actions nécessaires pour corriger les faiblesses de contrôle interne;
-Établir les politiques de pays pour les limites d'encaissement, les mouvements d'argent et les
participations en devise étrangère.
-Établir des politiques de pays sur les acomptes versés, les conditions de crédit et les
instruments de paiement banquier;
-Aider à la préparation et à la révision du propositions pour le programme et les subventions
ainsi que les budgets.
Maintenant, en ce qui concerne la situation à Betaland:

Ressources Humaines:

Le Gouvernement est extrêmement sensible sur le droit du travail. Les expatriés ne sont pas
les bienvenus. Ils préfèrent que nous engagions des personnes sur place, ce que je comprends.
Puisque je suis responsable des Ressources Humaines pour SCILaid, voici deux mesures de
précautions:

1Tenez-vous bien 7 jours sur 7, 24 heure sur 24. Comportez-vous bien dans vos relations de
travail, mais également en dehors du bureau. En tant que membre du personnel de SCILaid,
vous ne devez pas compromettre la crédibilité de SCILaid.
2.Respectez les règlements lorsque vous gérez votre personnel. Vous n'avez pas la
responsabilité d'embaucher ou de licencier qui que ce soit. Si vous avez des problèmes avec
quelqu'un, demandez conseils. Nous gérerons la situation ensemble. Si vous avez besoin de
28

plus d'effectif (bien que je doute que cela arrive), nous avons des règlements et des procédures
qui doivent être suivies. Je conviens néanmoins que vous puissiez avoir besoin de personnes
supplémentaires, comme des journaliers, pour le déchargement ou le chargement. C'est votre
responsabilité et vous être libre de faire ce que vous voulez à ce niveau, tant que vous ne
dépassez pas le budget alloué bien sur !
Les achats:

Tout achat doit respecter scrupuleusement les procédures de SCILaid. J'espère qu'à l'heure
actuelle vous les avez déjà lues ?! En plus de suivre le processus d'approvisionnement de
SCILaid, vous devrez également respecter les procédures financières.

Voir les « Procédures Financières d'Approvisionnement »


Gestion des actifs:

Je suis responsable de la gestion des actifs, mais vous êtes responsable de bien en prendre
soin. Nous avons notre propre flotte de véhicules, ce qui représente beaucoup d'argent.

Entreposage:

De nombreuses marchandises transitent par les entrepôts de SCILaid. Ils sont assurés contre
les menaces classiques telles que le vol, les inondations, etc... mais pas contre la mauvaise
gestion.

Rendre-Compte:

Il est très important de faires des rapports. Nous devons faire des rapports régulièrement sur
vos activités. Les données logistiques sont cruciales pour de bons compte-rendus des
opérations. De nos jours, les donateurs sont de plus en plus exigeants sur les rapports. Nous
devons leur donner des rapports précis et en temps et en heure. Comme je dis toujours : « Un
donateur heureux est un futur donateur »

Nous avons 3 donateurs pour cette opération. Il y a 2 organisations des Nations Unies,
l'UNIRP qui fournit de l'argent et des biens de toutes sortes, l'UNFA qui fournit des biens en
nature et de l'argent pour le Transport Interne, le Stockage et la Manutention (ITSH) et un
donateur institutionnel. Nous avons eut un contrat de 3 mois avec l'HAA qui est maintenant
en cours de renouvellement pour 6 mois de plus. Pour le moment, les donateurs sont contents
de la réponse de l'opération, mais néanmoins, ils sont toujours en attente du dernier rapport
qui aurait du être envoyé hier depuis Homeland.

Ce que j'attends de vous est très simple:

1.Une bonne coopération avec moi et mon équipe.


2.Vous assurer que les procédures d'approvisionnement sont respectées.
29

3.Vous assurer que nos entrepôts sont correctement gérés. Je peux comprendre une certaine
flexibilité lorsque la réponse à une urgence est la priorité, mais cela n'est plus le cas.
4.Assurez-vous que les actifs de SCILaid sont utilisés en accord avec les règlements et les
procédures de SCILaid. Pour être honnête, je ne suis pas sûr que cela soit le cas actuellement.
Je compte sur vous pour vous assurer que la gestion de nos actifs sont fait d'une manière
optimale.
5.Planifiez vos besoins, et vos dépenses, cela aidera tout le monde.
J'attends la visite de nos commissaires aux comptes sous peu et je veux de bons comptes-
rendus de leur part.

Avanie Narayan, ma Responsable des Finances et de l'Administration à Chagong est


relativement nouvelle dans l'organisation, mais elle est pleinement au courant des procédures.
Elle a de très bonnes connaissances en finance. Pour les problèmes administratifs, tel que la
RH, je vous suggère de parler à François Damba.

Je vous souhaite tout le meilleur et j'espère que vous prendrez plaisir à travailler ici avec nous.
»

16.Chi-Min Gao
Programme Coordinator - Country Office, Betaland

Qui suis-je et quel est mon rôle ?


« Bonjour, je m'appelle Chi-Min Gao et je suis le Coordinateur du Programme au Bureau de
Pays dans Betaland. »
« Je suis à ce poste depuis le début des opérations. Cela fait maintenant 7 ans que je travaille
pour l'organisation. Avant cela, j'ai débuté ma carrière professionnelle dans l'Armée Aérienne
pour laquelle je travaillais dans les Opérations. Ma carrière dans les forces armées était toute
tracée jusqu'à ce que je rencontre ma merveilleuse femme et que j'ai décidé de m'installer. La
vie dans les bases militaires peut être difficile pour les familles et j'ai donc sauté sur
l'opportunité de quitter les forces armées lorsqu'on ma offert un départ anticipé.

En tant que Coordinateur du Programme, je suis responsable de la plupart de la coordination


du programme et de ses ressources. Ce rôle couvre des activités telles que :

-L'évaluation, l'analyse et la surveillance des besoins et ressources actuelles et futures et


l'identification d'une réponse appropriée.
-Développer une stratégie de programme appropriée à la stratégie de SCILaid et au contexte
du programme et y apporter ma contribution.
-Surveiller et évaluer la progression du programme, la pertinence et l'efficacité ainsi qu'ajuster
les activités et les processus selon les besoins.
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-Gérer les ressources. Par exemple les ressources humaines et le personnel, et pour le
programme : les employés et les équipes, les finances et les budgets, les communications
internes et externes, la sécurité, les politiques et les négociations et enfin les contrats et les
lois.
-Se coordonner avec les autres partenaires, les Organisations Humanitaires et les entités
Gouvernementales.
 

J'effectue tout cela sous la supervision de David Tallock, notre Chef de Pays et j'ai également
le support de John Rudd, notre coordinateur des finances et de l'administration.

Le programme fonctionne maintenant plutôt bien. Pour cette opération, nous nous occupons
uniquement de la nourriture et il ne semble pas que nous ayons trop de problèmes. Lorsque les
camions arrivent dans les camps, ils doivent être déchargés manuellement car aucun des biens
ne sont palettisés. Parfois, il est difficile de trouver de la main d'œuvre pour faire cela tout de
suite bien que le conducteur soit généralement d'accord pour aider. Cela signifie qu'il faut
parfois jusqu'à 3 heures avant que le conducteur puisse retourner à Chagong. Un autre
problème que nous avons à cause du déchargement manuel est la quantité de dommages qui
interviennent lorsque les biens sont déchargés.

Nous avons une bonne coopération avec l'UNIRP et l'UNFA. Le gouvernement local peut
cependant être parfois un peu dur, mais en général ils apportent leur soutien. Ils peuvent être
un peu susceptibles sur certaines zones proches des frontières, mais si vous faites attention et
que vous suivez nos procédures de sécurité, vous ne devriez pas avoir de difficultés.

Au début de l'opération, nous distribuions également des abris et des équipements ménagers,
mais cela n'est plus le cas. Nous conservons maintenant uniquement le stock nécessaire pour
remplacer tout abris ou équipement qui est endommagé. Cela est maintenant géré par l'UNIRP
donc ce n'est plus notre problème.

Voici quelques informations sur notre panier repas et la distribution de la nourriture :

Voir le « Panier Repas »


Voir les « Quantités Panier Repas »
Voir le « Plan de Distribution »
Voir le « Camp de Réfugié Bagor »
Voir le « Camp de Réfugié Nator »
Voir le « Camp de Réfugié Parna »
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Encore une chose : Il est vital pour nous que nous ayons une bonne relation avec vous autres
et j'apprécie de recevoir des informations précises et au bon moment concernant les stocks et
les voies d'acheminement. Bien que votre prédécesseur était quelqu'un de charmant, disons
que la paperasserie n'était pas son fort ! Voici une copie du dernier rapport d'état des stocks et
des voies d'acheminement :

Voir le « Rapport d'état des stocks »


Voir le « Rapport de la voie d'acheminement de dons de nourriture »
Comme vous le savez nous sommes plutôt occupés ici avec la menace de ce nouvel ouragan.
Je suis sur que vous pouvez imaginer le cauchemar si l'ouragan décide de changer sa course.
Cela pourrait vouloir dire que nous aurions alors à déplacer les réfugiés de Bagor. Les
prévisions météorologiques semblent indiquer que ce ne sera pas le cas, mais allez savoir !
Cela créé cependant des tensions politiques entre l'UNIRP et le Gouvernement. À juste titre,
l'UNIRP incite à faire quelque chose mais le gouvernement traine des pieds et il est
extrêmement réticent pour faire quoi que ce soit. Mais ne vous inquiétez pas, nous ne nous
chargerons pas du déplacement des personnes. Nous aurions par contre à réorganiser notre
voie d'acheminement de nourriture. Il se pourrait également que notre opération de logistique
soit affectée par l'ouragan, mais je suis sûr que Bruno Bodanza vous parlera de cela.

Je suis certain que vous trouverez qu'Anders Mathiesen est une gars avec qui il est agréable de
travailler. Il est en poste à Chagong et il a énormément d'expérience. Il a fait un excellent
travail, bien qu'il soit très fatigué après 3 mois de travail intensif. J'espère que vous
travaillerez en étroite collaboration avec lui.

Quoi qu'il en soit, au revoir et bonne chance. »

17.Runo Bodanza
Logistics Coordinator - Country Office, Betaland

Qui suis-je et quel est mon rôle ?


« Bonjour, je m'appelle Bruno Bondanza. Bienvenue à Betaland. J'espère que vous avez fait
bon voyage ?! Cela fait maintenant 3 ans que je travaille pour SCILaid. »
« C'est mon premier emploi en tant que Coordinateur en Logistique. Pour être honnête, mon
parcours est plus du côté des Technologies de l'Information (TI) que de la logistique, mais
comme on dit, j'ai appris sur le tas. Lorsque j'ai débuté dans ce rôle, j'ai participé à certaines
formations en Logistique fournies par SCILaid, cela m'a de toute évidence donné les bases,
mais après cela j'ai du apprendre par moi-même. Cela m'aurait certainement aidé s'il y avait
eut une formation concernant la Logistique Humanitaire pour doser les meilleures pratiques
avec l'expérience.

 
32

Je ne rentrerais pas dans les détails historiques et je vais donc me concentrer sur notre
situation actuelle et sur quoi vous devrez vous focaliser.

Comme vous le savez déjà, nous distribuons de la nourriture dans 3 camps de réfugiés pour
environ 60000 personnes.

Cela représente environ 1000 tonnes par mois à distribuer. Les distributions sont
généralement effectuées toutes les deux semaines car il est bien trop dangereux de laisser de
la nourriture à côté des camps. Les camps sont divisés en zones. La planification de la
distribution a été organisée par notre personnel du Programme en coordination avec l'UNIRP.
Mais pour nous, cela signifie que nous devons apporter de la nourriture plus ou moins tous les
jours dans les camps.

Passons en revue chaque sujet pour déterminer quel est l'état des lieux actuel et ce que nous
attendons de votre part.

Les achats :

Nous achetons de la nourriture supplémentaire pour compléter le panier repas. L'UNFA nous
donne du riz, des haricots et de l'huile. Nous ajoutons du sel et du sucre. Nous avons un
contrat avec la société Ralem, un fournisseur local situé à Mugla. Nous approchons de la fin
de notre contrat avec eux et nous nous préparons à faire un nouvel appel d'offres car je ne suis
pas sûr que nous ayons le meilleur contrat possible, mais tout ceci est expliqué dans le rapport
de transfert de connaissances de votre prédécesseur. Je n'étais pas impliqué autant que je
l'avais voulu dans le contrat avec Ralem à cause du besoin d'organiser l'approvisionnement le
plus vite possible. Je pense que le processus qui fut suivi était juste et il y a des documents
que vous pouvez consulter. Nous devons mieux gérer le nouveau fournisseur pour éviter
certains des problèmes rencontrés avec Ralem, particulièrement dépenser plus d'argent que
nécessaire. Nous vous demandrons de particuper à ce nouvel appel d'offres.

Voir le « Contrat d'Achat »


Voir l'« Analyse de Comparaison des Enchères »
Entreposage :

Nous possédons actuellement 2 entrepôts, contenant de la nourriture et quelques articles de


secours. Le premier se situe au Port de Mugla où l'UNFA livre la nourriture. Jusqu'à
maintenant, nous n'avons par rencontré de problèmes majeurs avec cet entrepôt. Des données
précises sur le stock sont disponibles dans le « Centre d'Information de Gestion ». Le
deuxième entrepôt est situé à Chagong. Il est petit mais suffisant pour nos besoins immédiats.
Je ne reçois pas régulièrement des données sur le stock, mais selon Marcel, la gestion de cet
entrepôt ne semble pas être à la hauteur des standards de SCILaid.
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Voir le « Rapport d'état des stocks »


Voir le « Calcul du Stockage »
Transport :

Pour la collecte depuis l'entrepôt de Mugla et pour les livraison qui s'ensuivent de Chagong
vers les camps, nous utilisons à la fois notre propre flotte de véhicules (nous possédons 4
poids lourds qui nous ont été donnés par le Gouvernement de Xrayland) et d'autres véhicules
loués auprès d'une autre entreprise. Vous pouvez consulter les détails dans le rapport de
transfert de connaissances de votre prédécesseur. Je ne suis pas sur qu'il vaille la peine de
continuer à utiliser ces camions qui nous ont été donné car ils ont un très haut taux de
consommation, bien que le Gouvernement de Xrayland paye pour le carburant et l'entretien.
Vous trouverez un extrait du rapport de l'HRS comparant les différents modes de transport de
Betaland dans le « Centre d'Information de Gestion ». Je n'ai pas réellement eut le temps d'y
jeter un œil mais vous devriez trouver cela intéressant.

Votre prédécesseur à fait du bon boulot en développant un plan de transport que vous pouvez
trouver dans ce rapport de transfert.

Voir le « Contrat d'approvisionnement en Carburant»


Voir le « Contrat de Transport»
Voir la « Comparaison des Modes de Transport»
Gestion de parc de véhicule :

Nous avons 14 véhicules légers, principalement des 4X4 dont 10 se trouvent à Chagong car
ils prétendent qu'ils en ont besoin. Pour être honnête, je n'ai vu aucun rapport et je ne sais pas
si cela est justifié ou pas. Nous en avons seulement 4 ici et nous sommes parfois obligés d'en
louer. Encore une fois, je ne reçois pas d'information régulièrement sur le kilométrage et les
coûts d'entretien. Vous trouverez la liste des véhicules dans notre « Centre d'Information de
Gestion ».

Import / export :

L'import et l'export. Nous n'avons vraiment que des problèmes classiques. Betaland a des
réglementations d'importation très strictes. La VAT à été abandonnée pour cette urgence, mais
cela cessera bientôt. C'est l'une des raisons pour laquelle David travaille sur un accord avec le
Gouvernement. Vous pouvez trouver toutes les procédures de douane et les restrictions
d'import/export dans le lien « Informations sur l'autorité locale ».

À ce sujet, nous allons recevoir 2 générateurs en provenance de Epsilonland et du WSB


(mélange blé-soja) de la part du gouvernement de Xrayland. J'ai déjà reçu les documents de la
part de Epsilonland pour les 2 générateurs. Je n'ai pas encore tout reçu pour le WSB, et je ne
prévois pas que cela soit très facile de lui faire passer la douane, car la production locale est
protégée et il est difficile d'importer avec des taxes très élevées.
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Je m'occupe actuellement de cela, mais il se peut que j'ai besoin de votre aide car je suis très
occupé par la menace de cet ouragan. Comme vous le savez, négocier avec les douanes peut
également être une opération qui prend du temps.

Technologies de l'Information et Telecommunications :

Les réseaux haute fréquence (HF) et très haute fréquence (THF) marchent tous deux
parfaitement. C'est important pour la sécurité même si pour le moment la sécurité n'est pas un
gros problème. Nous avons eut des problèmes dans le passé, et cela pourrait arriver à
nouveau, principalement autour des camps et près de la frontière d'Alphaland.

Les connections Internet ne fonctionnent pas à 100%. Elles fonctionnent, mais pas toujours.

J'attendrais des mises à jour de routine de votre part mais j'insiste sur le fait que vous devez
vous adresser directement à François pour la Logistique Technique mais que pour tout ce qui
concerne le support vous devez vous adresser à moi. Tant que nous somme bien coordonnés,
cela ne devrait pas poser de problèmes.

C'est tout pour l'instant. N'hésitez pas à me contacter si besoin est et n'oubliez pas que vous
trouverez un bon nombre de documents utiles, y inclut des spécifications, dans le Centre
d'Information de Gestion. »