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La gestion de la paie

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Ce dossier a été mis à jour pour la dernière fois le 13 janvier 2020.

Après avoir recruté un ou plusieurs salariés, l’employeur aura des obligations administratives
supplémentaires à respecter : établissement des fiches de paie, établissement des déclarations
de cotisations sociales et envoi aux organismes compétents, dépôt d’une déclaration annuelle
des données sociales (DADS)…

Il est très rare que la gestion de la paie soit assurée directement au sein des petites entreprises,
qui préfèrent la plupart du temps la déléguer à un prestataire spécialisé en la matière (l’expert
comptable généralement).

Ensuite, pour les entreprises plus importantes, le comptable interne ou le service des ressources
humaines sera généralement chargé de gérer la paie.

Établissement des fiches de paie


Dès le moment où l’entreprise verse un salaire à un salarié, un bulletin de paie doit être remis à
ce dernier. Certaines mentions figurent obligatoirement dans ce document et d’autres sont en
revanche strictement interdites.

Les informations devant figurer obligatoirement dans un bulletin de paie sont les suivantes :

 A propos de l’employeur : Nom ou raison sociale, adresse, code APE, numéro SIRET, numéro
d’immatriculation et référence de l’organisme auprès duquel sont versées les cotisations ;
 A propos du salarié : Nom, poste occupé, classification dans la convention collective ;
 La convention collective applicable ;
 Concernant le salaire : Les éléments qui constituent la rémunération brute (nombre d’heures de
travail, taux horaire, heures au taux normal et heures majorées, primes…), les éventuels congés
payés pris durant la période et le montant de l’indemnité correspondante, les prélèvements
sociaux et fiscaux, les éléments non soumis à cotisation, le montant et la date de versement du
net à payer ;
 Lorsque c’est le cas, les réductions de cotisations sociales sur les heures supplémentaires ou
complémentaires doivent également apparaitre sur le bulletin de paie ;
 La mention selon laquelle le salarié doit conserver sans limitation son bulletin de paie.
En revanche, il est interdit de faire figurer les mentions suivantes :

 Toute mention relative au droit de grève ;


 Et toute mention relative aux fonctions de représentation du personnel.
Enfin, l’employeur a l’obligation de conserver dans l’entreprise un double des bulletins de paie
pendant au moins 10 ans.

Paiement des salaires


L’employeur a la possibilité de payer les rémunérations de ses salariés :

 Soit en espèces, à condition que le montant n’excède pas 1 500 euros ;


 Soit par chèque ;
 Soit par virement.
Le paiement des salaires peut faire l’objet d’acomptes. Le code du travail ne prévoit les acomptes
sur salaire que pour les salariés mensualisés, qui peuvent percevoir un acompte correspondant à
la moitié de leur rémunération mensuelle s’ils en font la demande.

Lorsque les salariés sont mensualisés, le paiement du salaire doit intervenir au moins une fois
par mois. Pour les autres salariés, le paiement du salaire doit intervenir au moins deux fois par
mois, avec 16 jours d’intervalle maximum entre chaque règlement.

Établissement des déclarations de cotisations


Pour acquitter les cotisations sociales, l’entreprise doit remplir un bordereau de cotisations
contenant plusieurs informations et adresser son règlement avec le bordereau à l’organisme
compétent.

Un tableau récapitulatif annuel doit également être fourni aux organismes sociaux avant le 31
janvier de l’année suivante. Ce tableau reprend les salaires déclarés sur la DADS multipliés par
les taux de cotisations en vigueur au cours de l’année écoulée.

Lorsque l’entreprise a versé plus de 150 000 euros de cotisations au titre de l’exercice précédent,
elle devra obligatoirement déposer son bordereau de cotisation et son tableau récapitulatif par
voie électronique.

Un système permettant de dépose en une seule fois le bordereau de cotisation et le tableau


récapitulatif existe : il s’agit de la déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS).

La DUCS peut être effectuée :

 Soit sous format papier,


 Soit sous format  EDI (échange de données informatisées)
 Soit au format EFI, qui permet à l’entreprise de saisir ses données sur internet.
Pour utiliser le système DUCS, l’entreprise (ou le prestataire qui est en charge de la gestion de la
paie) doit être équipé d’un logiciel permettant d’utiliser ce fonctionnement.
Établissement annuel d’une DADS
La DADS doit être déposée annuellement dès lors que l’entreprise verse des rémunérations qui
sont imposables au titre des traitements et salaires. La déclaration doit être déposée dans le
courant du mois de janvier de l’année qui suit celle au cours de laquelle les versements ont été
effectués.

La DADS regroupe les déclarations relatives aux impôts et à la sécurité sociale sur l’année
écoulée.

Normalement, la DADS doit être souscrite via internet, sur le site www.netentreprise.fr. Toutefois,
lorsque l’entreprise inscrit moins de 200 bénéficiaires sur sa déclaration, elle a la possibilité de
l’établir en format papier.

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A lire également sur le coin des entrepreneurs  :
 Le registre unique du personnel
 La participation aux résultats de l’entreprise
 L’intéressement des salariés
 Le zéro reste à charge de la mutuelle des salariés

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