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MINISTERE DE L’ECONOMIE ET DES FINANCES
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CONTRÔLE FINANCIER
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MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
Tél/Fax : (+229) 21 38 02 76
Mail : swhannou@davespartners.com
AVANT PROPOS
Le manuel des procédures du Contrôle Financier est le fruit d’un travail d’équipe. Il se veut d’être un
outil adapté à l’organisation, véritablement opérationnel, exploitable par tous les agents concernés et
d’actualisation aisée. Il prend en compte les grandes orientations suivantes :
gain d’efficacité dans l’exécution des tâches : dans les organisations modernes, la formalisation
des procédures s’avère être l’un des axes principaux de la démarche qualité. Il permet
l’utilisation d’un seul cadre de référence pour les relations avec toutes les parties intéressées,
permet la comparaison et l’affinement continu des actions du Contrôle Financier et des parties
intéressées. Ainsi, il permet l’élimination progressive des faiblesses récurrentes et constitue un
facteur de performance dans la régularité de traitement des opérations ;
garantie de continuité dans la bonne marche du Contrôle Financier : le manuel des procédures
représente une capitalisation des savoir-faire techniques et des expériences, dans un but à la
fois organisationnel et didactique. Il s’impose comme le meilleur outil pour une formation rapide,
et, à ce titre, apporte une garantie de continuité lors des mutations du personnel ;
outil de management : les procédures font partie du système d’information et de gestion d’une
organisation. A ce titre, elles permettent de communiquer, sous forme de documents
accessibles, les règles et méthodes applicables dans l’organisation. La répartition des rôles et
les relations entre services sont clarifiées. Les actions d’arbitrage attendues du management
sont de ce fait moins nombreuses ;
CF : Contrôleur Financier,
CFA : Contrôleur Financier Adjoint,
BAAM : Bureau des Affaires Administratives et du Matériel,
BER : Bureau des Etudes et de la Règlementation,
BMP : Bureau des Marchés Publics,
BCE : Bureau de la Comptabilité et des Engagements,
CVI : Cellule de Vérification Interne,
DCF : Délégations du Contrôleur Financier,
SARU : Service Administratif et des Relations avec les Usagers,
SRH : Service des Ressources Humaines,
SADI : Service des Archives, de la Documentation et de l’Informatique,
SRC : Service de la Règlementation et du Contentieux,
SOE : Service des Ordres d’Engagements,
SAR : Service des Autres Ministères,
SPRV : Service des Pensions et Rentes Viagères,
SMTPS : Service des Marchés des Travaux et des Prestations de Services,
SMFBA : Service des Marchés des Fournitures et des Baux Administratifs,
SE : Service des Etudes,
SAR : Service des Avances et des Règlementations,
SCA : Service de la Comptabilité Administrative,
DARU : Division Administrative et des Relations avec les Usagers,
DSC : Division du suivi de la Carrière,
DFDS : Division de la Formation et du Dialogue Social,
DMCM : Division du Matériel et de la Comptabilité des Matières,
DAD : Division des Archives et de la Documentation,
DI : Division de l’Informatique,
DR : Division de la Règlementation,
DC : Division du Contentieux,
DEMP : Division des Enseignements Maternels et Primaires,
DEGP : Division des Enseignements Généraux et Professionnels,
DES : Division de l’Enseignement Supérieur,
DPRVC : Division des Pension et Rentes Viagères Civiles,
DPRVA : Division des Pensions et Rentes Viagères Militaires,
DMT : Division des Marchés de Travaux,
DMPS : Division des Marchés de Prestations de Services.
DPATISTA : Division des Personnels de l’Agricultures, des Transports, de l’Industrie des
Sports du Tourisme et de l’Artisanat,
DPSEFDAEP : Division des Personnels de la Santé, de l’Energie, des Finances, de la
Décentralisation, des Affaires Etrangères et du Plan,
DPJIEFPASSDEC : Division des Personnels de la Justice, des Institutions de l’Etat, de la Fonction
Publique, des Affaires Sociales, de la Sécurité, de la Défense, de l’environnement et de la
Communication.
Sommaire
PARTIE 1 : Présentation du manuel de procédures et organisation institutionnelle du Contrôle Financier ................ 10
TITRE I : Présentation du manuel de procédures ................................................................................................................................ 11
Titre I- Module A : Définition, objectifs et contenu du manuel ........................................................................................ 12
Titre I- Module B : Conditions d’application du manuel .................................................................................................. 14
TITRE III : PROCEDURES DE CONTROLE DANS LE PROCESSUS D’APPROBATION DES MARCHES PUBLICS ...................... 170
Titre III – Module A : Gestion administrative des dossiers des Marchés Publics et étude des Baux Administratifs .... 171
Titre III – Module B : Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés, de délégation de Service public et
des Baux Administratifs ............................................................................................................................................... 193
Titre III – Module C : Représentation du Contrôle Financier aux séances dans le processus de passation des
Marchés Publics, de délégation de Service public et des Baux Administratifs ............................................................ 233
Titre III – Module D : Suivi de l’exécution sur le terrain des Marchés Publics et tenue des statistiques...................... 244
Contenu du manuel
Le manuel des procédures du Contrôle Financier s’articule autour de trois (3) grandes parties qui sont
subdivisées en plusieurs points opératoires. Ainsi, le plan du présent manuel est décliné comme suit :
C’est pourquoi il définit clairement les attributions de tous les acteurs ; il revient donc à chacun en ce qui
le concerne de s’approprier le contenu afin d’éviter les conflits d’attributions ou conflits d’intérêts dans la
mise en œuvre des missions et objectifs du Contrôle Financier.
En cas de révision, la nouvelle version du manuel doit faire foi par tous les utilisateurs.
d’effectuer un contrôle a priori portant sur la régularité budgétaire, juridique et financière des
opérations de dépenses du budget de l’Etat, dont notamment celles des collectivités locales,
des établissements publics à caractère administratif, des postes diplomatiques et consulaires ;
d’examiner les projets de contrat de marchés, de délégations de service public et de baux
administratifs initiés par les ministères, institutions de l’Etat, organismes publics et soumis à
l’approbation du Ministre chargé des Finances et des autres ordonnateurs au regard de
l’imputation de la dépense, de la disponibilité des crédits, de l’application des dispositions
d’ordre financier, des lois et règlements, de leur conformité avec les autorisations
parlementaires et des conséquences que les mesures proposées peuvent avoir sur les finances
publiques ;
de donner son avis motivé sur les projets de lois, de décrets, d’arrêtés, de contrats et de tous
actes soumis au contreseing ou à l’approbation du Ministre chargé des Finances et des autres
ordonnateurs et ayant une incidence financière ;
de participer à l’identification et à la prévention des risques financiers ainsi qu’à l’analyse des
facteurs explicatifs de la dépense et du coût des politiques publiques ;
de vérifier le caractère sincère des prévisions de dépenses ;
de contrôler le document annuel de programmation budgétaire initial, les documents
prévisionnels de gestion, leurs modifications en cours de gestion ainsi que les projets d’actes
d’affectation de crédits d’engagement de dépenses ;
d’examiner les comptes rendus d’utilisation des crédits et des emplois ;
d’examiner les projets de contrats de marchés, de délégations de service public et de baux
administratifs initiés par les ministères et institutions de l’Etat, et organismes publics et soumis
à l’approbation du ministre chargé des finances et des ordonnateurs au regard de l’imputation
de la dépense, de la disponibilité des crédits de l’application des dispositions d’ordre financier,
des lois et règlements de leur conformité avec les autorisations parlementaires et des
conséquences que les mesures proposées peuvent avoir sur les finances publiques ;
d’étudier tous les projets d’actes administratifs relatifs à la carrière des agents de l’Etat ;
Les gestionnaires de crédits qui sont l’initiateur de la dépense de leurs unités administratives
respectives. C’est le cas des Directeurs ou Coordonnateurs de projets
L’agent de l’ordonnateur délégué (agents de la Direction de l’Administration et des Finances)
qui vérifie les informations liées à l’engagement et à la liquidation de la dépense.
Le DAF qui est l’ordonnateur délégué. Il engage, liquide et ordonnance les dépenses ;
Le Contrôle Financier ou son délégué qui effectue un contrôle a priori portant sur la régularité
budgétaire, juridique et financière de la dépense.
Le comptable public procède au paiement de la dépense.
24
Organigramme, attributions et fiches de postes du personnel
Organigramme
Le Contrôle Financier est dirigé par un Contrôleur Financier dépendant directement du Ministre de
l’Economie et des Finances et qui a rang de Directeur Général. Il est nommé par décret pris en Conseil des
Ministres sur proposition du Ministre Chargé des Finances parmi les contrôleurs budgétaires ayant au
moins dix (10) ans d’ancienneté dans la Fonction Publique dont cinq (5) ans au moins au Contrôle
Financier. Il est suppléé d’un Contrôleur Financier adjoint nommé par arrêté du Ministre en Charge des
Finances, sur proposition du Contrôleur Financier, parmi les Contrôleurs Budgétaires ayant au moins dix
(10) ans d’ancienneté dans la Fonction Publique dont cinq (5) ans au moins au Contrôle Financier. Les
attributions dont la prise en charge permanente est assurée par le Contrôleur Financier Adjoint sont
précisées par une note du Contrôleur Financier. Le Contrôleur Financier Adjoint a rang de Directeur
Général Adjoint. A ce titre le Contrôleur Financier par arrêté 0039-c/MEFP/CF/SP du 26 janvier 2015 a
délégué son visa et paraphe au Contrôleur Financier Adjoint pour les projets d’actes ci-après :
- reclassement,
- détachement,
- disponibilité,
- contrat de travail,
- avancement,
- radiation,
- gens de maison (note de service),
- capital-décès,
- concession de pension,
- rejet satisfait (pour les rejets effectués par le Contrôleur Financier Adjoint)
- rectificatif de nom,
- évacuation sanitaire (le Contrôleur Financier ou son Adjoint),
- réquisition.
Par ailleurs, pour l’accomplissement de sa mission au niveau déconcentré, le Contrôleur Financier délègue
une partie de ses compétences à des collaborateurs appelés Délégués du Contrôleur Financier, placés
auprès des institutions de l’Etat, des ministères, des collectivités locales et de certains établissements dont
la liste est arrêtée par le Ministre de l’Economie et des Finances.
Les Délégués du Contrôleur Financier nommés parmi les CB doivent avoir au moins six (06) ans
d’ancienneté dans la Fonction Publique dont au moins deux (02) ans au Contrôle Financier à la date de
nomination. Ils ont rang de Directeurs Techniques.
25
Les modalités de sélection et d’affectation des Délégués du Contrôleur Financier sont celles fixées par le
décret portant création du Fichier national d’admission et de nomination des cadres aux emplois de la
chaîne de dépenses publiques.
Le Contrôle Financier est divisé en Bureaux ayant rang de Directions Techniques eux mêmes subdivisés
en services. Les services sont subdivisés en divisions.
Les Chefs de bureaux, les Délégués, le Contrôleur Financier Adjoint, le Contrôleur Financier et les
partenaires sociaux se réunissent au moins une fois par semaine au Comité de Direction.
Au niveau central :
le Bureau des Affaires Administratives et du Matériel (BAAM) ;
le Bureau des Etudes et de la Réglementation (BER) ;
le Bureau des Marchés Publics (BMP) ;
le Bureau de la Comptabilité des Engagements (BCE) ;
la Cellule de Vérification Interne (CVI) ;
le Secrétariat du Contrôleur Financier ;
Au niveau déconcentré :
26
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 27 sur 372
Réf :
Contrôleur Financier
Adjoint (CFA)
LEGENDE
27
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 28 sur 372
Réf :
28
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 29 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Contrôleur Budgétaire ayant au moins dix (10) ans d’ancienneté dans
la fonction publique dont cinq (05) ans au moins au Contrôle Financier
Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Exigences du poste Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Il est nommé par un décret pris en Conseil des ministres sur proposition du
Mode de nomination
Ministre de l’Economie et des Finances
POSTE : Secrétaire du CF
29
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 30 sur 372
Réf :
Ordinateur Portatif
30
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 31 sur 372
Réf :
marchés ;
Assurer une bonne gestion du stock de fournitures ;
Veiller à l’entretien et la réparation du matériel ;
Superviser les travaux d’inventaires des biens et stocks ;
Etablir les rapports d’activités du CF de concert avec les autres
bureaux.
Rapport d’activité trimestriel, mensuel et annuel.
Situations à établir
Rapport d’inventaire et du contrôle d’inventaire.
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Cadre de la catégorie A, échelle 1 ayant au moins six (06) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
au Contrôle Financier.
Esprit critique et de synthèse
Exigences du poste Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier
31
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 32 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Cadre de la catégorie A, échelle 1 ayant au moins six (06) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
au Contrôle Financier.
Esprit inventif (créativité);
Exigences du poste
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
32
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 33 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Cadre de la catégorie A, échelle 1 ayant au moins six (06) ans
Exigences du poste d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier.
33
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 34 sur 372
Réf :
34
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 35 sur 372
Réf :
Rapport annuel
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Cadre de la catégorie A, échelle 1 ayant au moins six (06) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier.
Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Exigences du poste
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier
35
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 36 sur 372
Réf :
poste références
Veiller au respect du code d’éthique et de déontologie du CF
Contrôler le fonctionnement des DCF et des bureaux
Collecter les données préalables nécessaires à l’élaboration du
répertoire des prix de références auprès des autres structures ;
Analyser et dépouiller les données ;
Coordonner les travaux techniques d’élaboration du répertoire ;
Superviser l’équipe technique de travail au sein du CF
Veiller à la mise à jour régulière du répertoire
Veiller à sa mise en application
Tâches à accomplir Veiller au respect du code d’éthique et de déontologie
Etre l’interlocuteur des inspecteurs du ministère
Elaborer la cartographie des risques du Contrôle Financier
Planifier et conduire les missions de vérification de conformité des
bureaux et Délégation du Contrôleur Financier
Etablir des rapports de missions
Suivre les recommandations
Rendre compte régulièrement au CF
Répertoire des prix de référence
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Cadre de la catégorie A, échelle 1 du corps des Contrôle Budgétaire
ayant au moins six (06) ans d’ancienneté dans la fonction publique
dont au moins deux (02) ans de service au Contrôle Financier.
Exigences du poste
Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
36
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 37 sur 372
Réf :
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier
Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
37
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 38 sur 372
Réf :
Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles
Tâches à accomplir Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des
agents ;
Participer à l’élaboration des plans de formation, la mise en œuvre
des actions de formation et l’évaluation des résultats ;
L’animation et la mobilisation du personnel (Motivation du personnel) ;
38
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 39 sur 372
Réf :
39
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 40 sur 372
Réf :
Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A, ayant au moins quatre (04) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier ou Agent de la catégorie B ayant au
moins huit (08) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont deux
(02) ans au moins au Contrôle Financier.
Exigences du poste
Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
40
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 41 sur 372
Réf :
Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Exigences du poste Agent de la catégorie A, ayant au moins quatre (04) ans
41
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 42 sur 372
Réf :
Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles
Ordinateur portatif
42
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 43 sur 372
Réf :
Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles
43
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 44 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A, ayant au moins quatre (04) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier ou Agent de la catégorie B ayant au
moins huit (08) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont deux
(02) ans au moins au Contrôle Financier.
Esprit inventif (créativité);
Exigences du poste
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier
Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles
44
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 45 sur 372
Réf :
charge.
Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.
Situations à établir
Etat récapitulatif des pensions et rentes viagères
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A, ayant au moins quatre (04) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier ou Agent de la catégorie B ayant au
moins huit (08) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont deux
(02) ans au moins au Contrôle Financier.
Esprit inventif (créativité);
Exigences du poste
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier
POSTE : Chef Service des Marchés des Travaux et des Prestations de Services
Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles
45
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 46 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A, ayant au moins quatre (04) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier ou Agent de la catégorie B ayant au
moins huit (08) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont deux
(02) ans au moins au Contrôle Financier.
Esprit inventif (créativité);
Exigences du poste
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier
POSTE : Chef Service des Marchés des Fournitures et des Baux Administratifs
Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles
46
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 47 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A, ayant au moins quatre (04) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier ou Agent de la catégorie B ayant au
moins huit (08) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont deux
(02) ans au moins au Contrôle Financier.
Esprit inventif (créativité);
Exigences du poste
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier
Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles
47
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 48 sur 372
Réf :
décisions
Proposer les améliorations des textes
Etudier les projets d’arrêtés et de décisions soumis au visa du
Contrôleur Financier ou de son Adjoint.
Tâches à accomplir Proposer, conjointement, avec d’autres structures, des
amendements aux textes régissant l’exécution du budget de l’Etat.
Superviser et coordonner les activités des divisions dont il est en
charge ;
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A, ayant au moins quatre (04) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier ou Agent de la catégorie B ayant au
moins huit (08) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont deux
(02) ans au moins au Contrôle Financier..
Esprit inventif (créativité);
Exigences du poste
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier
48
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 49 sur 372
Réf :
Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A, ayant au moins quatre (04) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier ou Agent de la catégorie B ayant au
moins huit (08) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont deux
(02) ans au moins au Contrôle Financier.
Esprit inventif (créativité);
Exigences du poste
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
49
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 50 sur 372
Réf :
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier
Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A, ayant au moins quatre (04) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier ou Agent de la catégorie B ayant au
Exigences du poste moins huit (08) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont deux
(02) ans au moins au Contrôle Financier.
Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
50
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 51 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
Exigences du poste moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
51
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 52 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
Exigences du poste
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
52
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 53 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
Exigences du poste
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
53
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 54 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
Exigences du poste deux (02) au moins au Contrôle Financier
Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
54
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 55 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
Exigences du poste ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
55
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 56 sur 372
Réf :
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
56
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 57 sur 372
Réf :
Donner son avis motivé sur les projets de lois, de décrets, d’arrêtés,
de contrats de travail et de tous actes à incidence financière soumis
au contreseing ou à l’approbation du ministre chargé des finances.
Tâches à accomplir
Proposer, conjointement avec d’autres structures, des amendements
à apporter aux textes en vigueur et relatifs à la gestion du personnel
de l’Etat.
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel ? mensuel et annuel.
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse ;
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
57
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 58 sur 372
Réf :
Etudier et donner son avis motivé sur les dossiers relatifs aux
sanctions disciplinaires soumis au visa du Contrôleur Financier.
Tâches à accomplir Etudier et fournir des éléments de réponses aux plaintes et aux
contentieux nés de tous les dossiers des agents de l’Etat soumis à
l’avis ou à l’appréciation du Contrôleur Financier
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier
58
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 59 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier
59
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 60 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier
60
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 61 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier
61
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 62 sur 372
Réf :
POSTE : Chef Division des Personnels de l’Agriculture, des Transports, de l’Industrie, des Sports
du Tourisme et de l’Artisanat
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au Contrôle
Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au moins trois ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au moins au Contrôle
Financier ou parmi les agents de la catégorie C ayant quatre (04) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont deux (02) au moins au
Contrôle Financier
Exigences du poste
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier
62
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 63 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste
Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier
63
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 64 sur 372
Réf :
POSTE : Chef Division des Personnels de la Justice, des Institutions de l’Etat, de la Fonction
Publique, des Affaires Sociales, de la Sécurité, de la Défense, de l’Environnement et de la
Communication
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste
Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier
64
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 65 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste
Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier
65
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 66 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier
66
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 67 sur 372
Réf :
charge.
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier
67
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 68 sur 372
Réf :
charge.
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste
Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier
68
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 69 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier
69
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 70 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste
Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier
70
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 71 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste
Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier
71
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 72 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste
Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier
72
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 73 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Capacité managériale ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier
73
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 74 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste
Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier
74
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 75 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste
Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier
75
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 76 sur 372
Réf :
Ordinateur portatif
Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
Documentation de travail,
Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste
Esprit inventif (créativité);
Esprit critique et de synthèse
Sens de l’organisation et de rigueur ;
Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier
76
PARTIE 2 : Procédures au niveau central
TITRE I : Procédures administratives
Titre I – Module A : Gestion des courriers et documents
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 78 sur 372
Section : Procédure de traitement du courrier arrivée non confidentiel Réf :
Objet :
La présente procédure décrit le traitement du courrier "arrivée" au Contrôle Financier
1- Contexte et objectifs
La présente procédure a pour but de s’assurer du bon traitement du courrier qui arrive au Contrôle
Financier.
2- Règles de gestion
Tout courrier officiel non confidentiel reçu par le Contrôle Financier doit être enregistré par le
Secrétariat Administratif ;
Tout courrier reçu doit être affecté par le Contrôleur Financier ou le Contrôleur Financier Adjoint
en cas d’absence ou d’empêchement du Contrôleur Financier ;
Tout courrier affecté doit être transmis au destinataire avec un registre de transmission et
déchargé par le destinataire.
80
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 79 sur 372
Section : Procédure de traitement du courrier départ non confidentiel Réf :
02 Affectation du courrier
Proposer l’affectation du courrier ;
C/BAAM
Transmettre le courrier au CSA pour
transmission au CF ou CFA (en cas
d’intérim) ;
Transmettre le courrier au C/SCF ;
C/SA
Réceptionner le courrier ;
C/SCF Transmettre le courrier au CF ou CFA ;
Faire l’affectation définitive du courrier ;
CF ou CFA Transmettre le courrier au C/SCF ;
Transmettre le courrier au C/SA
C/SCF
81
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 79 sur 372
Section : Procédure de traitement du courrier départ non confidentiel Réf :
82
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 8 sur 372
Section : Procédure de traitement du courrier départ non confidentiel Réf :
Objet :
La présente procédure décrit le traitement du courrier "départ" au Contrôle Financier
1- Contexte et objectifs
La présente procédure a pour but de s’assurer du bon traitement du courrier départ avant sa
transmission au destinataire.
2- Règles de gestion
Tout courrier officiel doit être signé par le Contrôleur Financier ou son adjoint en cas d’intérim
ou d’empêchement et porter le cachet du Contrôle Financier ;
Tout courrier à transmettre doit être enregistré dans la base « Courrier Départ » et déchargé
par le destinataire dans un registre de transmission ;
Une copie de chaque courrier transmis doit être conservée par le Secrétariat Administratif et la
Division des Archives et de la Documentation.
83
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 10 sur 372
Section : Procédure de traitement du courrier départ non confidentiel Réf :
84
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 10 sur 372
Section : Procédure de traitement du courrier départ non confidentiel Réf :
commentaires de rejet ;
faire copie du projet rejeté ;
transmettre la copie du projet rejeté
au CS/CF pour classement ;
transmettre au Chef Bureau
concerné le projet de courrier annoté
et rejeté.
03 Correction et impression du courrier
- CB concerné Finaliser le projet en prenant en compte les
annotations du CF ou CFA ;
Imprimer le courrier et transmettre à nouveau
au CF ou CFA pour signature
04 Signature du courrier
CF ou CFA Vérifier la prise en compte des annotations ;
Signer le projet ;
Transmettre au CB concerné
85
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 10 sur 372
Section : Procédure de traitement du courrier départ non confidentiel Réf :
86
Titre I – Module B : Gestion des relations avec les usagers
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 88 sur 372
Section : Procédure d’accueil des usagers/clients Réf :
Objet :
La présente procédure décrit le mode opératoire de renseignement et d’orientation des usagers / clients du
Contrôle Financier
1- Contexte et objectifs
La procédure a pour but de s’assurer du bon traitement du bon accueil et d’un renseignement adéquat des
usagers du Contrôle Financier.
2- Règles de gestion
Tout usager/client du Contrôle Financier doit être accueilli avec courtoisie ;
Tout usager/client du Contrôle Financier doit être renseigné sur la situation exacte de son dossier ;
Les usagers/clients ont droit à une bonne orientation vers les bureaux et services appropriés. A cet effet,
des tableaux d’orientation doivent être affichés et visibles par les usagers.
88
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 29 sur 372
Section : Procédure d’accueil des usagers/clients Réf :
03 Renseignement de l’usager
Si l’usager ne dispose pas des références
d’arrivée du dossier au Contrôle Financier :
89
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 29 sur 372
Section : Procédure d’accueil des usagers/clients Réf :
90
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET
CF FINANCIERES
Procédures administratives Page 91 sur 372
Section : Procédure de réalisation des enquêtes de satisfaction Réf :
Objet :
La présente procédure décrit le mode opératoire de réalisation des enquêtes de satisfaction au Contrôle
Financier
1- Contexte et objectifs
La procédure a pour but de s’assurer du niveau de satisfaction des usagers / clients de la Délégation du
Contrôle Financier.
Elle permet ainsi d’identifier les faiblesses de l’organisation et d’y apporter les solutions.
2- Règles de gestion
Les enquêtes de satisfaction couvrent tous les services offerts par la DCF.
Deux enquêtes de satisfactions sont organisées par an : Février et Août
Hormis les enquêtes périodiques, aucune enquête de satisfaction ne peut être organisée sans
l’avis favorable du Contrôleur Financier
91
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 29 sur 372
Section : Procédure de réalisation des enquêtes de satisfaction Réf :
92
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 29 sur 372
Section : Procédure de réalisation des enquêtes de satisfaction Réf :
93
Titre I – Module C : Gestion des archives
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 95 sur 372
Section : Archivage des documents Réf :
Objet :
La présente procédure décrit le mode opératoire d’archivage des documents au Contrôle Financier
Sommaire :
1. Contexte et objectifs 95
2. Règles de gestion 95
3. Description des tâches 96
- Contexte et objectifs
La procédure a pour but d’organiser le pré-archivage des documents produits par les services du
Contrôle Financier et la sauvegarde des textes législatifs et réglementaires.
- Règles de gestion
Les copies des documents produits par les différents services du CF et les textes législatifs et
réglementaires relevant du domaine du Contrôle Financier sont conservées à la DAD.
Les originaux des notes de services, notes d’information et circulaire sont conservés à la DAD.
Les documents sont conservés en pré-archivage de façon chronologique dans les classeurs
chronos et chemises à sangle en début et cours d’année afin de faciliter les recherches de
95
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 29 sur 372
Section : Archivage des documents Réf :
documents avant leur conservation dans des boîtes d’archives en fin d’année et sont organisés
suivant quatre catégories distinctement identifiables dans la salle d’archives :
- Bordereau d’envoi, lettres, message, correspondance et divers ;
- Note de services, circulaires, attestations, ordre de mission, demande d’explication,
certificat, autorisation et divers au CF ;
- Les lettres de rejets des pensions civiles et militaires du BER, les actes de carrière ;
- Les textes législatifs et réglementaires.
La clé des archives est tenue en trois (3) copies :
- Une copie auprès du C/DAD ;
- Une copie auprès du Chef Service (C/SADI) ;
- Une copie auprès du C/BAAM.
Toute autre personne devant accéder aux archives doit requérir l’autorisation préalable du
C/BAAM qui est tenu d’informer le CF ou le CFA.
- Description des tâches
96
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 29 sur 372
Section : Archivage des documents Réf :
de boîtes d’archives.
97
Titre I – Module D : Gestion des Ressources Matérielles
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 99 sur 372
Section : Gestion des stocks Réf :
Objet :
La présente procédure décrit le processus de gestion des stocks au Contrôle Financier
1- Contexte et objectifs
La procédure a pour but de définir les règles d’acquisition de matériel, de fournitures de bureau et du
suivi des stocks au magasin et de la tenue des outils de comptabilité matières. Elle concerne la
planification du suivi et de la réalisation des contrôles d’inventaires et de l’élaboration du rapport
général y afférent.
2- Règles de gestion
Chaque demande de fournitures de biens doit être approuvée par le Chef du bureau concerné.
99
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 29 sur 372
Section : Gestion des stocks Réf :
100
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET
CF FINANCIERES
Procédures administratives Page 101 sur 372
Section : Inventaire stock Réf :
Objet :
1- Contexte et objectifs
L’inventaire consiste à recenser les matériels, matières, fournitures et consommables non consommés
à la clôture d’un exercice budgétaire et les biens meubles et immeubles.
Cet inventaire est un travail d’équipe requérant une certaine connaissance des éléments à inventorier.
2- Règles de gestion
- Sont considérés comme des stocks, les fournitures de bureau ou informatiques dont le CF est
propriétaire quel que soit leur emplacement.
- Sont considérés comme immobilisations, les biens meubles et immeubles dont le CF est
propriétaire quel que soit leur emplacement.
- Il est réalisé au moins une fois l’an un inventaire des stocks et des immobilisations.
101
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 29 sur 372
Section : Inventaire des stocks Réf :
- L’inventaire doit être réalisé au moins une fois dans l’année aux dates les plus proches du 31
Décembre.
- La Cellule de Vérification Interne doit assister aux inventaires.
- Le Contrôleur Financier notifie au préalable les calendriers, les moyens logistiques, les
procédures et les équipes de comptage. Cette note doit clairement préciser les trois points
suivants :
- Un rapport d’inventaire détaillé et consolidé doit être établi et remis au C/BAAM deux
semaines après la réalisation de l’inventaire ;
- L’organisation des pré-inventaires et des inventaires relève du Service des Affaires
Financières et du Matériel (SAFM).
- Les superviseurs d’inventaire répondent de la préparation des éléments du rapport vis-
à-vis du C/BAAM.
- Les équipes de comptage sont constitués sur la base d’une note de service du CF
proposé par le C/BAAM en collaboration avec le C/SAFM
- Préalablement au démarrage de l’inventaire, des instructions d’inventaire écrites
initiées par le SAFM, visé par le C/BAAM et signé par le CF, doivent être diffusées à
tous les bureaux et délégations.
- Le calendrier des inventaires doit couvrir les structures centrales et délocalisées du Contrôle
Financier.
- Il est tenu une liste exhaustive de tous les lieux de stockage.
- Les fiches de stocks sont arrêtées :
- au niveau central par le Chef Division du Matériel et de la Comptabilité des Matières
(C/DMCM) ;
- au niveau délocalisé par les Chefs Divisions au niveau des Délégations.
102
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 29 sur 372
Section : Inventaire des stocks Réf :
103
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 29 sur 372
Section : Inventaire des stocks Réf :
104
Titre I – Module E : Gestion des Ressources humaines
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 106 sur 372
Section : Formation des agents Réf :
Objet :
1- Contexte et objectifs
La présente procédure traite de la collecte et du traitement des besoins de formation, de l’élaboration,
de la validation du plan annuel de formation.
2- Règles de gestion
- Un plan de formation doit être dynamique et s’inscrire dans le cadre de la politique générale de
formation définie par le Contrôle Financier.
- Toutes les formations doivent être centralisées au SRH.
106
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET
CF FINANCIERES
Procédures administratives Page 107 sur 372
Section : Formation des agents Réf :
107
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET
CF FINANCIERES
Procédures administratives Page 108 sur 372
Section : Formation des agents Réf :
l’entreprise
108
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET
CF FINANCIERES
Procédures administratives Page 109 sur 372
Section : Gestion des congés Réf :
Objet :
1- Contexte et objectifs
La présente procédure traite de l’élaboration de planning annuel et de la programmation des congés.
2- Règles de gestion
- Les congés ne doivent pas avoir pour but de désorganiser le travail. Le SRH doit coordonner
les départs en congé sur la base du planning global.
- Une autorisation de congé visé par le C/BAAM doit être délivrée à tout employé avant son
départ en congé
- Tous les titres de congé doivent être signés par le CF.
- Celui du CF lui-même est signé par le SGM.
109
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF
Procédures administratives Page 110 sur 372
Section : Gestion des congés Réf :
110
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET
CF FINANCIERES
Procédures administratives Page 111 sur 372
Section : Gestion des Primes Réf :
Objet :
1- Contexte et objectifs
La présente procédure traite du mode opératoire d’octroi des primes aux agents du CF.
2- Règles de gestion
- L’autorisation d’octroi de primes est sous la responsabilité du CF.
111
TITRE II : PROCEDURES ETUDES ET DE LA
REGLEMENTATION
Titre II – Module A : Procédures administratives
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Résumé
Le Bureau des Etudes et de la Règlementation (BER) est dirigé par le Chef du Bureau.
1. étudier tous les projets d’actes administratifs relatifs à la carrière des agents de l’Etat en activité ou
en cessation de travail ainsi que les dossiers relatifs aux sanctions disciplinaires et soumis au visa du
Contrôleur Financier ;
2. donner un avis motivé sur les projets de lois, de décrets, d’arrêtés, de contrats de travail et tous actes
à incidence financière soumis au contreseing ou à l’approbation du Ministre chargé des Finances;
3. proposer conjointement avec d’autres structures, des amendements à apporter aux textes en vigueur
et relatifs à la gestion du personnel de l’Etat.
Objet :
Etudier les procédures de gestion, de suivi des dossiers de carrière, d’attribution des pensions et du
fonctionnement du BER
114
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Sommaire :
TITRES Pages
1- Contexte et objectifs
2- Principes et règles de gestion
3- Organisation
4- Description des tâches
CHAPITRE 1 : LES DOSSIERS RELATIFS A LA CARRIERE DES AGENTS
I. L’engagement
II. La nomination
III. La titularisation
IV. L’avancement d’échelons
V. La promotion
VI. Le reclassement
VII. Le changement de corps
VIII. Le contrat de travail
IX. Les actes relatifs à la position des agents
115
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
1- CONTEXTE ET OBJECTIFS
Le Bureau des Etudes et de la règlementation (BER) est une unité administrative centrale du Contrôle
Financier régi par le décret n°2016-624 du 12 octobre 2016 portant attribution, organisation et
fonctionnement du Contrôle Financier et l’arrêté n° 4096-c/MEF/DC/SGM/CFSP 12/SGG 16 du 12
décembre 2016 ayant défini les modalités d’application dudit décret.
d’étudier tous les projets d’actes administratifs relatifs à la carrière des agents de l’Etat en
activité ou en cessation de travail et les dossiers relatifs aux sanctions disciplinaires et soumis
au visa du Contrôleur Financier ;
de proposer des avis motivés sur les projets de lois, de décrets, d’arrêtés, de contrats de travail
administratif et de tous actes soumis au contreseing ou à l’approbation du Ministre chargé des
Finances et ayant une incidence financière ;
de proposer conjointement avec d’autres structures, des amendements aux textes régissant la
gestion du personnel de l’Etat.
Les principes, règles de gestion en vigueur et les procédures prescrites sont contenus dans :
- la loi portant Statut Général des Agents Permanent de l’Etat (APE) et celles qui les a modifié et
complété ;
- les lois portant code des pensions civils et militaires de retraite et celle qui l’a modifié ;
- la loi portant condition d’admission à la retraite des enseignants du supérieur ;
- les lois portant statut spécial des magistrats, des personnels des Forces Armées Béninoises,
des personnels de la Police Nationale, de la Douane et des Eaux et Forêts ;
- Décrets portant régime juridique d’emploi des Agents Contractuels de l’Etat (ACE) ;
- Tous les décrets portant statuts particuliers des différents corps de la Fonction Publique ;
- Tous les décrets d’application des lois portant conditions d’admission à la retraite et code des
pensions civiles et militaires ;
- Tous autres décrets régissant la carrière des agents de l’Etat ;
- Tous les arrêtés portant modalités d’application des différents décrets ;
116
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
3- ORGANISATION
Pour accomplir sa mission, le Bureau des Etudes et de la Réglementation (BER) dispose d’un
secrétariat et de quatre (04) services qui s’occupent des dossiers de carrière du personnel de l’Etat en
activité et des dossiers de pensions des agents en cessation d’activité.
Le BER comprend :
- le Secrétariat ;
- le Service des Ordres d’Enseignement (SOE)
- le Service des Autres Ministères (SAM) ;
- le Service de la Réglementation et du Contentieux (SRC) ;
- le Service des Pensions et Rentes Viagères (SPRV) ;
Le Secrétariat du BER est un service de soutien des autres services du Bureau. Il est chargé de
l’enregistrement et de la répartition interne des dossiers relevant de la compétence du Bureau.
b. Procédures administratives
117
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
NB : Chaque agent appartenant à la chaine de traitement des dossiers dispose d’un délai maximum de
cinq (5) jours pour l’étude des dossiers et est suivi par son supérieur hiérarchique.
Il est chargé de l’étude et du traitement des projets d’actes administratifs relatifs à la carrière des
personnels des ministères en charge des ordres d’enseignements.
Il comprend :
119
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
- de donner, son avis motivé sur les projets de lois, de décrets, d’arrêtés, de contrats de travail et
de tous les actes à incidence financière soumis au contreseing ou à l’approbation du Ministre
chargé des Finances ;
- de proposer, conjointement avec d’autres structures, des amendements à apporter aux textes
en vigueur et relatifs à la gestion du personnel de l’Etat.
- d’étudier et de donner son avis motivé sur les dossiers relatifs aux sanctions disciplinaires
soumis au visa du Contrôleur Financier ;
- d’étudier et de fournir des éléments de réponses aux plaintes et aux contentieux nés du
traitement des dossiers des agents de l’Etat en activité ou en cessation d’activité..
Il comprend :
- la Division de la Règlementation (DR) et ;
- la Division du Contentieux (DC).
Ainsi :
120
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
1. La Division de la Règlementation (DR) est chargée de donner son avis motivé sur les projets
de lois, de décrets, d’arrêtés, de contrats de travail et de tous actes à incidence financière
soumis au contreseing ou à l’approbation du ministre en charge des finances.
Elle est également compétente pour proposer, conjointement avec d’autres structures,
des amendements à apporter aux textes en vigueur et relatifs à la gestion du personnel de
l’Etat.
2. La Division du Contentieux (DC) est chargée d’étudier et de donner son avis motivé sur les
dossiers relatifs aux sanctions disciplinaires soumis au visa du Contrôleur Financier.
Les dossiers relatifs à ces pensions sont traités au niveau de la Division compétente ainsi que les
dossiers de capital-décès et de rentes viagères d’invalidité.
Il comprend
121
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
b. Procédures administratives
Les dossiers de pensions proviennent de la DRA et de la DPRV, ceux des carrières proviennent de la
DRSC et des DAF des ministères ayant bénéficié des transferts de compétences de gestion de la
carrière de leurs personnels. C’est le cas des ministères des ordres des enseignements, du Ministère
de la Santé et du Ministère de Développement Rural.
Il faut retenir que les dossiers sont réceptionnés au Secrétariat Central du Contrôle Financier.
Le SC enregistre les dossiers dans la base en attribuant à chaque dossier, un numéro et une date
d’arrivée. Le SC les transmet au Secrétariat du BER le même jour, celui-ci les enregistre dans le
registre de répartition puis affecte les dossiers en fonction de la note de service ayant défini les
attributions de chaque agent du BER contre une décharge.
122
Titre II – Module B : Procédures opérationnelles
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
c. Procédures opérationnelles
5 Chef du Bureau - Appose son paraphe et le soumet au visa Paraphe (dossier) 1 jour
(C/BER) du Contrôleur Financier ou à son Adjoint.
- Vérifie aussi la lettre de rejet, si celle-ci est
Paraphe (Lettre de
jugée conforme à la situation de rejet et
rejet)
l’approuve.
124
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
NB : Chaque agent appartenant à la chaine de traitement des dossiers dispose d’un délai maximum de
3 jours d’étude des dossiers suivi par son supérieur hiérarchique.
I. d’engagement ;
II. de nomination ;
III. de titularisation ;
IV. d’avancement d’échelons ;
V. de promotion ;
VI. de reclassement ;
VII. de changement de corps ;
VIII. de contrat de travail ;
IX. des dossiers relatifs à la position des agents.
Les dossiers ci-dessus cités sont traités par le Service des Ordres d’Enseignement et le Service des
Autres Ministères. Ces dossiers doivent être pris, en tenant compte des dispositions régissant les
différents corps concernés.
I. L’ENGAGEMENT
L’engagement est l’acte par lequel l’Etat recrute les agents titulaires de diplômes académiques (CEP,
CEFEB, CAP, BEPC, BAC, Licence, Maitrise et autres diplômes jugés non professionnels) dans la
fonction publique. Ceux-ci sont recrutés en qualités d’élèves, puis sont nommés stagiaires après un (01)
an de formation qualifiante ou sur le tas selon le cas.
125
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
En ce qui concerne les ordres des enseignements, en plus des pièces ci-dessus cités ils doivent
joindre :
un certificat de non-bégaiement ;
un certificat de non-surdité ;
un certificat d’acuité visuelle.
126
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
II. LA NOMINATION
La nomination c’est l’intégration d’un agent dans un corps du cadre régulier de la fonction publique sur
la base d’un diplôme technique, professionnel ou au terme d’une formation d’un an suivie sur le tas (par
la pratique). Cette nomination lui confère la qualité de stagiaire dans le corps.
Les pièces à fournir sont les même que celles fournies pour l’engagement. L’agent précédemment
engagé doit fournir les pièces ci-après :
Personnel enseignant
En ce qui concerne les ordres des enseignements, en plus des pièces fournies ci-dessus, ils doivent
joindre :
un certificat de non-bégaiement ;
un certificat de non-surdité ;
un certificat d’acuité visuelle.
127
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
- le casier judiciaire.
Le projet d’arrêté de nomination est soumis à la signature conjointe du Ministre en charge de la défense
et de celui en charge des finances. Ledit projet est soumis au visa du Contrôleur Financier.
La date d’effet de la nomination est le lendemain de celle de délibération figurant sur la décision
d’admission ; ou d’obtention de diplôme professionnel.
Le contrôle s’effectue de la même manière que dans le cas de l’engagement.
III. LA TITULARISATION
La titularisation intervient un (01) an après la nomination. L’agent de l’Etat déjà nommé dans un corps
est titularisé dans le même corps.
La titularisation n’est pas automatique. Les dossiers y relatifs sont soumis à l’appréciation d’une
commission nationale créée par le Ministre chargé de la Fonction Publique.
Cette commission présidée par le Directeur chargé de la gestion des carrières des agents de l’Etat est
composée :
128
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Personnel enseignant
En ce qui concerne les ordres des enseignements, en plus des pièces fournies ci-dessus, ils doivent
joindre :
un certificat de non-bégaiement ;
un certificat de non-surdité ;
un certificat d’acuité visuelle.
Personnel militaire
Après admission, les élèves subissent une formation de dix-huit (18) mois à l’issue de laquelle ils sont
titularisés et acquièrent la qualité du corps. La date d’effet de titularisation est obtenue en ajoutant les
dix-huit (18) mois à celle de nomination.
Le contrôle se fait en deux étapes :
Première étape :
Deuxième étape :
Après l’élaboration des projets d’arrêté de titularisation, le représentant Contrôleur Financier vérifie leur
conformité par rapport aux pièces en souche et y appose son paraphe.
La titularisation donne droit à la bonification de l’année de stage probatoire ainsi que de la durée du
service militaire ou SCPIM effectuée antérieurement à la prise de service. Ces bonifications sont prises
en compte, pour l’avancement de l’agent à l’échelon supérieur.
129
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
L’avancement d’échelon est constaté au profit de l’Agent de l’Etat tous les deux ans sauf dispositions
contraires prévues dans certains statuts particuliers du corps auquel appartient l’agent. Exemple : cas
des magistrats.
Notons que lorsqu’il s’agit des Agents Contractuels de l’Etat (ACE), il est produit en plus des pièces
précitées, la fiche d’évaluation des deux dernières années et une attestation de présence au poste
couvrant la période.
Le contrôle porte sur la validité des pièces en souche et leur conformité au projet d’acte.
V. LA PROMOTION
Elle correspond à un avancement de grade ; c’est le passage d’un grade inférieur de la hiérarchie à un
grade supérieur d’une échelle dans un même corps. Elle est prononcée par une commission nationale
dont la composition est analogue à celle de la titularisation. Elle est automatique chez les agents
contractuels de l’Etat.
130
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Première étape :
Après cette lecture une note est proposée par chacun des membres de la commission suivant des
critères définis par le Statut Général des Agents Permanents de l’Etat. La note globale qui varie entre 0
et 20 est égale à la moyenne des notes attribuées par chaque membre. Cette note permet de faire le
classement des agents par ordre de mérite.
Deuxième étape :
Après l’élaboration des projets d’arrêté de promotion, le représentant du Contrôleur Financier vérifie leur
conformité par rapport aux pièces en souche et y appose son paraphe.
NB :
Aussi bien pour les promotions que pour les avancements d’échelons, les périodes
d’interruption de services ne sont pas prises en compte, donc distraites des anciennetés
conservées.
VI. LE RECLASSEMENT
Le reclassement d’un Agent de l’Etat est une évolution de sa situation administrative du fait d’un
changement de son grade par le passage :
131
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
le reclassement basé sur les dispositions statutaires pour les agents ayant pris service
après le 17 octobre 1981 ;
le reclassement basé sur les dispositions transitoires pour ceux en service, avant le 17
octobre 1981 ;
le reclassement basé sur des dispositions spéciales prévues :
Soit par le Statut Général des Agents Permanents de l’Etat ;
Soit par certains statuts particuliers.
Il s’opère lorsqu’un Agent Permanent de l’Etat, nommé sur la base d’un diplôme donnée, obtient un
diplôme professionnel supérieur ou à la suite de son admission aux concours professionnels.
NB : Il arrive que certains agents bénéficient de bourse de stage et leurs salaires aux cours du stage
sont mandatés à 50%. Ainsi, lors du reclassement, l’intéressé doit apporter la preuve de paiement
desdits 50% de salaire.
Le contrôle porte sur la validité des pièces en souche et leur conformité au projet d’acte.
132
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
La date d’effet de ce reclassement est soit, le lendemain de la date d’obtention du diplôme, soit la date
de reprise de service de l’agent au lendemain du déroulement des concours professionnels.
L’agent ainsi reclassé conserve dans son nouveau grade soit la totalité, soit la moitié de l’ancienneté
acquise dans l’ancien grade conformément à l’article 72 du statut Général des Agents Permanents de
l’Etat.
133
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Le contrôle porte sur la validité des pièces en souche et leur conformité au projet d’acte.
Ils sont classées grade par grade dans les nouveaux corps ; l’ancienneté conservée dans le nouveau
grade est égale à l’ancienneté acquise dans l’ancien grade.
Ils sont reclassés à l’échelon du début dans le corps d’accès. La date d’effet de ces reclassements est
soit le 01/10/1980, soit la date de prise de service comprise entre 01/01/1980 (date de signature des
nouveaux statuts particuliers).
Ils conservent 2/3 de l’ancienneté totale acquise dans l’administration et ce, dans la limite de six (06)
ans soit trois (03) échelons, conformément à l’article 171 du statut Général des Agents Permanents de
l’Etat.
Il faut distinguer le reclassement basé sur les dispositions de l’article 17 du Statut Général des Agents
Permanents de l’Etat et le reclassement basé sur les dispositions spéciales prévues par certains statuts
particuliers.
a) Le reclassement basé sur les dispositions de l’article 17 du Statut Général des APE
Il est établi, pour chaque corps, une liste annuelle d’aptitude de la nomination dans le corps
hiérarchiquement supérieur, des agents particulièrement méritant et ayant accompli au moins 25 ans de
services effectifs dont 05 ans au moins dans le corps d’appartenance.
134
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Les intéressés doivent être à l’échelle supérieure de leur corps d’appartenance. Les bénéficiaires sont
reclassées à l’échelle supérieure du nouveau corps à concordance d’indice ou à indice immédiatement
supérieur dans le nouveau corps.
Ce reclassement est prononcé par une commission nationale présidée par le Ministre chargé de la
Fonction Publique et composée :
Première étape :
Deuxième étape :
135
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Après l’élaboration des projets d’arrêté de reclassement, le représentant du Contrôleur Financier vérifie
leur conformité par rapport aux pièces en souche et y appose son paraphe.
Certains statuts particuliers ont prévu dans leurs dispositions le mode de reclassement dans certains
corps de leur administration. En dehors des pièces communes au reclassement, certaines pièces
spécifiques aux corps concernés sont requises.
Notons que dans tous les cas, les décrets d’application de la loi n° 86-013 du 26 février 1986 portant
statut Général des APE, définissent pour chaque corps, les modalités de reclassement.
Les décrets d’applications de cette loi prévoient aussi les conditions de reversement – reclassement
dans des corps nouvellement crées.
Lorsqu’il s’agit de reversement suivant les dispositions transitoires des statuts particuliers, le
reversement s’effectue grade pour grade sans considération de jeu d’indices.
l’agent est reconnu inapte par le conseil de santé à exercer une fonction donnée ;
l’agent a exécuté pendant trois (03) années consécutives les fonctions autres que celles
dévolues à son corps d’origine après sa titularisation ou son reversement dans le dit corps.
Le changement de corps est prononcé par le Ministre de la fonction publique sur demande de l’agent et
après avis motivé du Ministre de tutelle. L’agent qui bénéficie d’un changement de corps intègre le
nouveau corps dans le grade et l’échelon comportant un indice de traitement égal à celui affecté au
grade et échelon qu’il détenait dans son corps d’origine.
L’intéressé conserve dans ses grades et échelon, l’ancienneté qu’il réunissait dans son ancien grade et
échelon. Son ancienneté de services effectifs dans son corps d’origine est reportée dans son nouveau
corps.
136
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
NB : le changement d’un ancien corps pour un nouveau corps ne peut se faire que
lorsqu’un agent reclassé dans ce précédent corps y a capitalisé trois (03) ans de services.
Le contrat de travail est un acte par lequel les personnes ne remplissant pas les conditions d’âge ou de
citoyenneté requise pour intégrer un corps régulier de la Fonction Publique, les agents retraités ou
autres personnes, louent leurs services à l’Etat.
137
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Cet acte peut être à durée déterminée ou indéterminée selon les cas, renouvelable ou non. Les clauses
du contrat en précisent les termes conformément au code du travail, au décret portant régime juridique
d’emploi des agents contractuels de l’Etat.
Les retraités sont rémunérés sur la base des 75% de leur dernier traitement salarial.
Les pièces à fournir par les agents recrutés contractuels de l’Etat sont les mêmes que celles d’un
dossier d’engagement d’un APE.
Il faut
Il faut :
138
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Il faut :
d) Cas des personnels non agents de l’Etat, nommé discrétionnaires par les membres du
gouvernement
Il faut :
Il existe aussi les dossiers d’agents qui, pour une raison ou une autre, cessent provisoirement ou
définitivement d’exercer dans l’Administration Publique. Il s’agit des dossiers de :
Le détachement est la position d’un agent, qui affecté auprès d’une société d’Etat ou d’un organisme
continue de bénéficier des droits à l’avancement et à la retraite dans son corps d’origine.
140
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
b) Par arrêté conjoint du ministre chargé du travail et du ministre chargé des finances
après avis du ministre de tutelle
La date d’effet du détachement est celle de prise de service de l’agent à son nouveau poste.
Le détachement est tacitement renouvelé au profit de l’agent. Il doit produire à cet effet l’acte de
détachement initial et l’avis du Ministre chargé de la Fonction Publique.
La fin de détachement d’un APE est l’expiration du délai de son séjour dans une société ou dans un
organisme. La fin du détachement d’un agent est généralement suivie de sa reprise de service dans
son administration d’origine au cas où il n’est pas à la veille de sa retraite.
141
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
L’agent de l’Etat en fin de séjour devra impérativement reprendre service dans sa structure d’origine. Au
cas contraire, il est constaté à ses dépens une interruption volontaire de service.
La disponibilité est la position d’un APE qui, placé hors de son Administration ou service d’origine,
cesse de bénéficier des droits à l’avancement et à la retraite.
un certificat médical ;
un rapport du Conseil de Santé ;
un acte portant le dernier grade de l’agent ;
un relevé de solde portant les derniers éléments de son salaire ;
un certificat d’individualité en cas de nécessité.
NB : Un APE peut demander une mise en disponibilité pour élever un enfant de moins de 5 ans ou
malade. Dans ce cas, le dossier doit comporter un extrait d’acte de naissance de l’enfant.
La fin de mise en disponibilité d’un agent est l’expiration de la période au cours de laquelle il a cessé
ses fonctions dans l’administration pour divers motifs.
143
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
4. La démission
La démission résulte d’une demande écrite de l’agent de l’Etat marquant sa volonté non équivoque de
quitter son administration ou service. L’APE démissionnaire perd ses droits à pension, mais bénéficie
du remboursement des retenues opérées sur ses traitements.
Les dossiers de ces dossiers ci-dessus cités doit être pris, en tenant compte des dispositions régissant
les différents corps concernés.
1. de reconstitution de carrière ;
2. de sanctions disciplinaires prenant la forme d’interruption de service ;
3. d’abaissement d’échelon,
4. de rétrogradation et de radiation
1. Reconstitution de carrière
Elle intervient :
soit pour corriger une erreur commise matériellement constatée dans la carrière d’un agent et
révélée par lui-même ;
soit en exécution d’une décision de justice favorablement rendue au profit d’un agent ou d’un
collectif d’agent de l’Etat.
Les pièces en souche doit être constituées de tous les actes de carrière précédemment pris au profit de
l’intéressé.
L’étude est faite en tenant compte de tous les évènements intervenus dans la carrière de l’agent
notamment les abandons de poste, et la péréquation intervenue éventuellement à l’occasion de la
constatation d’un avancement de grade de l’intéressé.
Lors de l’étude, une attention particulière est accordée à la carrière de l’agent notamment l’abandon de
poste et la péréquation intervenue éventuellement à l’occasion de la constatation d’un avancement de
l’intéressé.
145
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
2. Interruption de service
L’interruption de service est une période au cours de laquelle l’agent de l’Etat n’est pas resté présent à
son poste de travail et qui a fait objet de sanction ou qui encourt sanction.
Mais en application d’une sanction on parle d’interruption volontaire de service. Ainsi on apprécie la
situation administrative de l’agent en déterminant son grade au terme de la sanction.
Le grade avant la sanction de l’agent est le grade précédemment acquis plus l’ancienneté acquise à la
veille de la sanction.
Cette Ancienneté Conservé (AC) doit être inférieure à deux (2) ans.
Au cas contraire, il lui est accordé les avancements d’échelon ou de grade auquel il a droit avant la date
d’effet de la sanction.
Le grade de l’agent sanctionné au terme de ladite sanction est celui acquis avant la sanction avec pour
date d’effet, la date de reprise de service auquel est ajoutée l’ancienneté conservé mentionnée ci-
dessus.
- L’abaissement d’échelon est lorsqu’il est décidé une diminution d’un certain nombre d’échelons à
l’intérieur d’un grade.
- La rétrogradation, c’est la sanction qui consiste à baisser d’un grade un agent.
Les pièces en souche du dossier sont les mêmes que celle d’un dossier d’interruption :
4. La radiation
La radiation est diversement appréciée d’un personnel de l’Etat à un autre.
• Dans le cas où le personnel est un militaire ou para militaire, la radiation est prononcée pour les
causes suivantes :
- Décès en activité;
- Désertion (abandon) ;
- Radiation pour condamnation par voie judiciaire
- Radiation du tableau d’avancement.
L’étude d’un dossier de radiation requiert la production et le visa au préambule de l’acte de radiation,
des différents rapports, procès-verbal ou tout autre procès-verbal pouvant justifier la sanction.
S’agissant du personnel civil, la radiation est prononcée par le Conseil de Discipline ou par le Conseil
Supérieur de la Magistrature et soumise à l’approbation du Président de la République, lorsqu’il s’agit
d’un personnel de la magistrature.
147
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
- Les certificats de visite médicale produits en trois (3) exemplaires délivrés par le Conseil
National de Santé ;
- Le certificat indique la classe de voyage et mentionne au besoin l’accompagnant du malade ;
- L’attestation de travail mentionnant le Statut de l’intéressé, son grade et sa date de départ à la
retraite.
Lorsque l’intéressé doit voyager avec un membre, un accompagnant autre un médecin désigné par le
Conseil National de la Santé, ce dernier doit être un membre de sa famille.
148
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
- de l’hôpital d’accueil,
- les lignes budgétaires d’imputation des différents frais.
Les membres de la famille d’un agent de l’Etat (APE ou ACE) peuvent aussi bénéficier d’une
évacuation sanitaire :
lorsqu’il s’agit du conjoint, il doit produit une copie légalisé de l’acte de mariage civil ;
lorsqu’il s’agit du descendant de l’agent de l’Etat (enfant), il doit être produit l’acte de naissance
de ce dernier.
Le contrôle médical fait aussi l’objet d’une Evacuation Sanitaire. Ce contrôle médical requiert un dossier
composer de :
Le contrôle médical prescrivant la lettre de rendez-vous avec l’hôpital adressé au malade
précédemment évacué sur le dit hôpital
Le contrôle médical dans l’hôpital ayant accueilli et traité le malade lors de sa première
Evacuation Sanitaire
149
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
La spécificité liée à la gestion de ces décisions réside dans le fait que ces agents déjà admis à faire
valoir leurs droits à la retraite, en lieu et place de l’attestation de travail, il est exigé de ces bénéficiaires,
une attestation délivrée par la Direction des Pensions et Rentes Viagères (DPRV) mentionnant qu’ils
sont inscrits au fichier national des retraites.
150
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
En outre, les Agents Permanents de l’Etat qui aura atteint les soixante (60), cinquante-huit (58) ou
cinquante-cinq (55) ans d’âge selon les catégorie spécifiées ci-dessus, sans avoir accompli les trente
(30) ans de service, est admis d’office à la retraite.
Toutefois, les Agents Permanents de l’Etat civils concernés peuvent sur leur demande et à partir de
cinquante-cinq (55) ans d’âge au moins, faire valoir leurs droits à une pension de retraite avec
jouissance immédiate.
La date d’admission à la retraite est le premier jour du trimestre auquel le personnel à remplir l’un ou
l’autre des critères d’ancienneté ou de service.
La date d’admission à la retraite suivant le critère d’ancienneté est déterminé à partir de la date à
laquelle l’intéressé a pris service dans la fonction publique.
NB : En ce qui concerne les agents de l’Etat dont il n’existe pas de précision relative au jour et mois de
naissance (né vers…), le 31 décembre de l’année est retenu.
Les dossiers en souche du projet d’admission à la retraite doit comporter les pièces ci-après :
- l’acte de naissance ou jugement supplétif ayant servi à la prise de service (dont la date de
déclaration est antérieure à la date de prise de service) ;
- le certificat authentique de prise de service ;
- tous les actes de carrière de l’agent ;
- toutes les pièces justifiant les différentes positions dans lesquelles l’agent a été placé durant sa
carrière (disponibilité, détachement, interruption de service et l’affectation pour ordre) ;
- la lettre portant notification à l’agent de sa date d’admission à la retraite par le Ministre de la
Fonction Publique.
b. Personnel Enseignant
L’admission à la retraite des personnels enseignants tient compte de la spécificité liée à la
profession.
Il est distingué deux (2) catégories de ce personnel :
le personnel enseignant exerçant effectivement la profession d’enseignant (enseignant à la
craie) ;
le personnel enseignant exerçant des fonctions administratives.
Pour cette deuxième catégorie, les conditions d’admission à la retraite sont celles retenues pour les
personnels administratifs.
151
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Par contre, les personnels enseignants exerçant effectivement la fonction (à la vraie) sont admis
à la retraite le 1er octobre suivant l’année au cours de laquelle, l’un ou l’autre des critères
d’admission à la retraite est accompli.
Les enseignants du supérieur sont admis à la retraite suivant la seule condition d’âge présentée
comme ci-dessous :
- Les professeurs d’université : professeurs titulaires et directeur de recherche ont un critère
d’admission fixé à 65 ans.
- Les maitres de conférences et maîtres de recherche, 65 ans
- Les maîtres assistants et chargés de recherche 63 ans
- Les assistants et assistants de recherche, 60 ans.
Personnel paramilitaire
Le personnel paramilitaire regroupe les personnels des policiers, les personnel des eaux et forêts, les
personnels de la douane et droits indirects.
Les conditions d’admission à la retraite sont identiques à celle des personnels administratifs
Personnel militaire
L’admission à la retraite des agents militaires est régie par les différents textes et lois régissant leurs
corporations. Elle est constatée par un projet de décision dans le cas des personnels militaire
contrairement aux personnels civil. En effet, à chaque grade, correspond un âge d’année pour faire
valoir ses droits à la retraite. Elle est fonction des limites supérieures d’âges des sous-officiers des
Forces Armées Béninoises (confère art. 130 de la loi n° 2005-43 du 26 juin 2005, portant statut général
des personnels militaires des Forces Armées Béninoises).
L’âge d’admission à la retraite est fixé comme suit pour les différents grades :
152
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
153
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
La date d’admission à la retraite est le premier jour du trimestre suivant celui auquel le
personnel militaire a atteint l’âge.
- la présentation
- le sommaire ;
- la signature et le nom du responsable qualifié du service initiateur ;
- les ampliations ;
- les encarts prévus pour les signatures compétents (DRSC, CF, MEF, MTFP…)
la pension titulaire;
la pension des ayants cause.
Les dossiers relatifs à ces pensions sont traités par les services compétents ainsi que les dossiers de
capital-décès et de rentes viagères d’invalidité.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
1. Pension titulaire
a. Pension des agents civils
Cette pension concerne les APE qui ont régulièrement rempli soit la condition d’ancienneté de service
(30 ans) soit la condition d’âge limite de leur catégorie et/ou corps (55 ans, 58 ans, 60 ans)
conformément aux textes en vigueur.
L’admission à la retraite pour ancienneté de service entraine la pension d’ancienneté, par contre
l’admission à la retraite par limite d’âge entraine la pension proportionnelle.
Toutefois, tout Agent Permanent de l’Etat peut sur sa demande jouir d’une retraite proportionnelle après
un nombre d’années de service (15 ans au minimum).
Pour la liquidation de la pension, l’agent doit constituer un dossier composé des pièces suivantes :
155
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
NB : Au moment du retrait, le nouveau pensionné doit se munir d’une Carte d’Identité ou d’un
passeport.
La pension des agents militaires est fixée comme suit pour les grades sus mentionnés à l’admission à la
retraite.
156
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Le calcul de la pension prend en compte la valeur indiciaire de l’agent à la date de son admission à la
retraite, son indice, le taux d’annuité.
L’indice est déterminé par rapport au grade du bénéficiaire. Le taux est égal à l’annuité X 2%.
(L’annuité = nombre d’années de service augmenté éventuellement des années de
bonifications).
NB : L’annuité des agents militaires = Nombre d’année de service augmenté du 1/5 ème. Exemple : 20
ans de service donne une annuité de 20 + 20/5= 24.
La date d’effet est la date d’admission à la retraite si le dossier est déposé dans le temps réglementaire.
Dans le cas contraire, il y a :
157
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
La pension de veuve ou de veuf est la pension accordée à l’épouse ou à l’époux de l’agent de l’Etat
décédé(e) qui remplit les conditions pour bénéficier d’une pension de retraite.
Liste des pièces à fournir pour la constitution du dossier de pension de veuf et de pension temporaire
d’orphelin :
Pour la défunte :
158
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Pour le veuf
- Acte de mariage légalisé ;
- Acte de naissance légalisé ;
- Notice de renseignement « V2 » (disponible à la DPRV, à la DOPA et leur annexes)
- Certificat de non abandon de domicile conjugal délivré par les greffiers en chef des Tribunaux
de Première Instance sous le contrôle du Procureur de la république (original ou photocopie
légalisée par un Tribunal) ;
- Relevé d’identité bancaire pour les veufs qui désirent domicilier leur pension à la banque.
Toute demande de pension ou de rente viagère d’invalidité doit, sous peine de déchéance, être
présentée dans un délai de cinq (5) ans, à partir, pour le titulaire, du jour où il a reçu notification de sa
mise à la retraite, et pour la veuve et les orphelins, du jour du décès de l’Agent Permanent de l’Etat Civil
et en cas de litige du jour où la décision de justice sera devenue définitive.
159
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Pour la défunte
- Acte de décès
- Livret de pension
Pour le veuf
- Acte de mariage ;
- Notice de renseignement V2 (disponible à la DPRV, à la DRPM et leurs annexes)
- Certificat de non-séparation de corps, de non divorce et non-remariage (2 copies)
- Acte d’individualité, s’il y a lieu ;
- Certificat de non abandon de domicile conjugal délivré par les Greffiers en chef des Tribunaux
de Première Instance sous le contrôle du Procureur de la République
- Trois (3) photos d’identité lors de la remise du Livret de pension
Pour les orphelins mineurs
- Notice de renseignement « O » (disponible à la DPRV, à la DRPM et leurs annexes)
- Testament du de cujus ou Procès-verbal du Conseil de famille homologué par un Tribunal ou
Ordonnance de tutelle et de prise en charge délivrée par un Tribunal
- Acte de Naissance des Orphelins
- Certificat de Vie Collectif (2 copies)
- Un certificat de non jouissance des allocations familiales lorsque le veuf est un salarié ou un
affilié à une caisse de retraite (FNRB ou CNSS).
NB : Au moment du retrait du Livret, le nouveau pensionné doit se munir d’une Carte d’Identité ou d’un
Passeport.
Toute demande de pension ou de rente viagère d’invalidité doit, sous peine de déchéance, être
présentée dans un délai de cinq (5) ans, à partir, pour le titulaire, du jour où il a reçu notification de sa
mise à la retraite, et pour la veuve et les orphelins, du jour du décès de l’Agent Permanent de l’Etat Civil
et en cas de litige du jour où la décision de justice sera devenu définitive.
La pension de veuve
Elle est la pension accordée à l’épouse de l’agent de l’Etat décédé qui remplit les conditions pour
bénéficier d’une pension de retraite.
160
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Liste des pièces à fournir pour la constitution du dossier de pension de veuve et de pension temporaire
d’orphelins.
Pour le défunt
- Acte de décès ;
- Livret de pension ;
- Acte d’individualité en cas de discordance de noms.
Pour la veuve
- Notice de renseignement V2 (disponible à la DPRV, à la DRPM et leurs annexes)
- Acte de mariage légalisé
- Certificat de non-remariage, de non-séparation de corps et de non divorce (Mairie ou
arrondissement) ;
- Extrait d’acte de naissance ou de jugement supplétif ;
- Acte d’individualité, en cas de non-conformité des noms ou prénoms ;
- Testament du défunt ou une ordonnance de succession délivré par Tribunal indiquant le
nombre de veuves laissées par le défunt (original ou copie légalisée au tribunal)
- Relevé d’identité bancaire pour les veuves qui désirent domicilier leur pension dans une
banque.
161
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
NB : Au moment du retrait du Livret, le nouveau pensionné doit se munir d’une Carte d’Identité ou d’un
Passeport en cours de validité, deux (2) photos d’identité récentes, d’un acte de mariage, d’un certificat
de non remariage, de non séparation de corps et de non divorce, d’un procès-verbal homologué ou du
testament, d’un certificat de vie et de charge des enfants et d’un acte d’individualité (s’il y a lieu).
Toute demande de pension ou de rente viagère d’invalidité doit, sous peine de déchéance, être
présentée dans un délai de cinq (5) ans, à partir, pour le titulaire, du jour où il a reçu notification de sa
mise à la retraite, et pour la veuve et les orphelins, du jour du décès de l’Agent Permanent de l’Etat Civil
et en cas de litige du jour où la décision de justice sera devenu définitive.
Elle comprend :
La reprise de liquidation de pension est acquise, pour le pensionné, dans l’un des cas suivants :
162
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Obtention d’un acte administratif accordant une bonification lui donnant droit, s’il était en
activité, à un avancement d’échelon ou de grade (exemples : bonification pour service accordée
aux médecins, magistrats, chercheurs de grade doctoral ou Jeunes Instituteurs
Révolutionnaires) ;
Prise en compte, pour les femmes retraitées, des extraits d’acte de naissance produits en vue
du bénéfice de la bonification pour enfants ;
Nomination du pensionné dans l’un des grades de l’Ordre National du Bénin.
163
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
2. La révision de pension
La révision de pension est acquise, pour le pensionné, dans le cas du bénéfice d’une nouvelle situation
administrative (reclassement, reconstitution de carrières, avancement d’échelon ou de grade) ayant pris
effet avant la date de fin effective de ses services titulaires.
Pour en bénéficier, il faut fournir les pièces ci-après pour la constitution du dossier :
164
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
L’indice réel étant l’indice correspondant au dernier grade du défunt. Le montant est répartie comme
suit :
Après la vérification de la présence et de la régularité des différentes pièces produites il est procédé au
contrôle du montant du capital-décès.
Le capital-décès est accordé aux ascendants directs si l’agent décédé n’a ni conjoint(e) ni descendant
(enfant).
Il peut arriver que le CCP mentionne un trop perçu, objet d’un ordre de recette. Dans
ce cas, il est réparti le reliquat qui se détermine de la manière suivante :
Montant Capital décès - Montant Ordre de recettes.
Lorsque le montant de l’ordre de recette est supérieur à celui du capital décès, il n’y a
plus de reliquat à répartir. Le solde est récupéré sur la pension du défunt jusqu’à
épuisement.
165
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Le médecin traitant évalue le degré d’incapacité de l’agent. A ce degré, est affecté un taux déterminé
par la commission de réforme en fonction du barème indicatif en vigueur.
12
NB :
Le montant de la rente d’invalidité ne doit pas être inférieur au traitement afférent à l’indice
100 ;
Le montant de (la pension + la rente) ne doit pas excéder 100% du traitement indiciaire de
l’agent lorsqu’il était en activité ;
Le montant de la (pension + la rente) ne doit pas être inférieur à 50% du traitement indiciaire de
l’agent lorsqu’il était en activité ;
166
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
En cas d’attentat ou d’une lutte dans l’exercice normal de ses fonctions, ce moment est porté à
80% si le taux d’invalidité est inférieur ou égal à 60% ;
A la retraite, la rente d’invalidité est concédée, liquidée et payée dans les mêmes conditions et
suivant les mêmes modalités que la pension.
Le contrôle du dossier de rente viagère revient à vérifier le projet d’arrêté portant rente d’invalidité et
à apprécier la validité de la pièce en souche.
prouver que la commission a siégé pour discuter du cas de l’agent devenu invalide ;
fixer le taux d’invalidité de l’agent concerné ;
indiquer la date d’effet du bénéfice de la rente ;
être signé de tous les membres de la commission de réforme.
Le projet de décision doit être présenté par le Ministre en charge de la fonction publique en
l’occurrence le DRSC. Il doit comporter deux parties :
Au préambule, les textes fondamentaux devant régir la situation, sont visés notamment la loi 86-
014 du 26 septembre 1986 portant code des pensions civiles et militaires de retraite. Le PV de la
commission de réforme doit être également cité et visé.
L’article 1er dispose que le Ministre chargé de la Fonction Publique décide d’accorder la
rente viagère d’invalidité à l’agent concerné conformément aux dispositions de la loi n° 86-
014 du 26 septembre 1986 et aux conclusions de la commission de réforme ;
L’article 2 précise l’imputation budgétaire ; et
Le dernier article mentionne la publication de la décision au journal officiel.
Il faut signaler que la décision du Ministre en charge de la Fonction Publique ne peut être contraire
à celle de la commission de réforme.
VI- Les implications des nouveaux cadres juridiques intervenus au cours de l’année 2015
récentes
D’importantes dispositions légales régissant la gestion des pensions et rentes viagères sont entrées
en vigueurs à partir de l’année 2015.
167
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Il s’agit de :
- La loi n°2015-20 du 19 juin 2015 portant statut spécial des personnels des Forces de Sécurités
Publique et assimilé ; cette loi définit les nouvelles conditions d’admission à la retraite des
personnels concernés.
- La loi n°2015-19 modifiant et complétant la loi n°86-04 du 26 septembre 1986 rendu exécutoire
par la Cour Constitutionnelle à travers sa décision DCC 16-156 du 13 octobre 2016 et publiée
au Journal Officiel le 15 novembre 2015.
Avec l’avènement de la loi n°2015-19 sus indiquée les procédures opérationnelles décrites ci-dessus
ont connus de profondes modifications notamment en ce qui concernent l’acquisition du droit à pension,
suivant les points ci-après :
168
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Les personnels des corps de l’enseignement supérieurs et des personnels des corps de la recherche
scientifique, âgé de 60 ans au moins peuvent sur leur demande faire valoir leurs droits à une pension
de retraite à jouissance immédiate.
2- Cas des personnels paramilitaires
L’admission à la retraite des personnels militaires et paramilitaires est prévue par les différents textes et
lois régissant leurs corporations. En effet à chaque grade, correspond un nombre d’années pour faire
valoir ses droits à la retraite. Ainsi, l’âge d’admission à la retraite est fixé comme suit pour les grades
suivants :
Personnel paramilitaire
La limite d’âge pour l’admission à la retraite du personnel paramilitaire, notamment les Forces de
Sécurité Publique et assimilées est fixée comme suit :
- Corps des Officiers : 60 ans,
- Corps des sous-officiers : 58 ans ;
- Corps des hommes du rang : 55 ans.
Toutefois, le fonctionnaire des Forces de Sécurité Publique et assimilées peut, sur la demande et après
trente (30) ans de service effectif, bénéficier d’une pension de retraite à jouissance immédiate.
169
TITRE III : PROCEDURES DE CONTROLE DANS LE
PROCESSUS D’APPROBATION DES MARCHES
PUBLICS
Titre III – Module A : Gestion administrative des dossiers des Marchés
Publics et étude des Baux Administratifs
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 172/372
Résumé :
Le Bureau des Marchés Publics (BMP) assure au sein du Contrôle Financier, le contrôle à priori des
dépenses imputables au Budget National en matière de passation des Marchés Publics, de délégation
de Service public et d’étude des Baux Administratifs. A cet effet, le Bureau des Marchés Publics (BMP)
est chargé :
- d’examiner avec célérité les projets de contrat de Marchés, de délégation de Service public et
étude des Baux Administratifs initiés par les ministères, institutions de l’Etat, organismes
Publics et soumis à l’approbation du Ministre chargé de Finances et des ordonnateurs au
regard de l’imputation de la dépense, de la disponibilité des crédits, de l’application des
dispositions d’ordre financier, des lois et règlements, de leur conformité avec les autorisations
parlementaires des conséquences que les mesures proposées peuvent avoir sur les finances
publiques ;
- de proposer conjointement avec d’autres structures, des amendements aux textes régissant
l’exécution des Marchés Publics, des délégations de Service public et étude des Baux
Administratifs.
1. La procédure de gestion administrative des dossiers dans le processus des Marchés Publics et
d’étude des Baux Administratifs ;
2. La procédure de contrôle dans le processus des Marchés Publics et étude des Baux Administratifs.
172
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 173/372
Objet :
Assurer la protection du patrimoine de l’Etat, veiller avec célérité à la régularité et à la sincérité des
informations contenues dans les divers contrats de Marchés, de délégations de Service public,
des Baux Administratifs et documents annexés, la conduite ordonnée et efficace des choix opérés
dans le processus des Marchés Publics, de délégation de Service public et des Baux
Administratifs ainsi que la conformité des contrats de marché et des documents avec les textes et
réglementation en vigueur.
Chef Division des Baux Administratifs Marchés Publics et des Baux Administratifs
173
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 174/372
Sommaire :
TITRES Pages
1- Contexte et objectifs 174
2- Principes et règles générales de gestion des dossiers 174
1- CONTEXTE ET OBJECTIFS
Le Contrôle Financier dans son rôle de contrôle à priori des dépenses imputables au Budget National
intervient également dans le processus des Marchés Publics et des études des Baux Administratifs.
Dans ce cadre, il participe à l’ouverture, à l’analyse, à la sélection et au jugement des offres. Le
Contrôle Financier procède à l’étude des contrats de Marchés Publics et des Baux Administratifs. Il
effectue également le suivi physique sur le terrain de l’exécution des Marchés Publics.
De ce fait, tous les dossiers affectés au BMP doivent transiter par le Secrétariat (S/BMP) qui assure la
gestion administrative de tous les courriers « arrivées » et « départs » au niveau du BMP.
174
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 175/372
- Les courriers affectés aux Chefs Services doivent être transcrits dans le cahier de
transmission ;
- Le Secrétariat doit prendre des décharges pour tous les courriers transmis à un Chef Service
ou tous autres cadres du BMP ;
- Tout courrier départ hors du BMP et du CF doit avoir une référence portant le numéro et les
paraphes du Chef Service ou du Chef Division ayant initié le courrier et du C/BMP ;
- La transmission d’un dossier hors du BMP et du CF doit être effectué par bordereau d’envoie
ou tout autre document portant les références notamment le numéro et les paraphes du Chef
Service ou du Chef Division ayant initié le dossier et celui du C/BMP ;
- Le CS/BMP doit transmettre, les copies de tous dossiers ou courriers sortant du BMP au Chef
Service ayant traité ou initié ledit dossier ou courrier pour classement et suivi ;
- Le Secrétariat doit classer dans le chrono, les copies de tout courrier ou dossier sortant du
BMP.
175
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 176/372
3-1- le Secrétariat ;
Le Secrétariat du BMP (S/BMP) est chargé de :
- l'enregistrement et de la répartition interne des projets de contrats de marché et de Baux
Administratifs après leurs affectations par le Chef de Bureau,
- l'introduction desdits projets au paraphe du Contrôleur Financier et de leurs transmissions pour
approbation au Cabinet du Ministre.
Il est également chargé de la saisie, de l'enregistrement et du classement des rejets et autres
correspondances initiées ou reçues par le BMP et différents rapports du Bureau.
3-2- Le Service des Marchés des Travaux et des Prestations de Services (SMTPS) :
Le Service des Marchés des Travaux et des Prestations de Services (SMTPS) est chargé de l'étude et
du traitement des contrats de Marchés des travaux et de prestations intellectuelles soumis au paraphe
du Contrôleur Financier conformément aux textes en vigueur en matière des Marchés Publics en
République du Bénin. Il comprend :
- la Division des Marchés de Travaux (DMT) qui est chargée de l’étude, du traitement et du
suivi des contrats de Marchés de travaux soumis au paraphe du Contrôleur Financier.
- la Division des Marchés de Prestations de Services (DMPS) qui est chargée de l’étude, du
traitement et du suivi des contrats de Marchés de prestations de Services soumis au paraphe
du Contrôleur Financier.
Le Service des Marchés de Fournitures et des Baux Administratifs est chargé de l'étude et du traitement
des contrats de Marchés de fournitures et des Baux Administratifs soumis au paraphe du Contrôleur
Financier, conformément aux textes en vigueur en matière des Marchés Publics et des Baux
Administratifs en République du Bénin. Il comprend :
- La Division des Marchés de Fournitures (DMF) qui est chargée de l’étude, du traitement et
du suivi des contrats de Marchés de fournitures soumis au paraphe du Contrôleur Financier.
176
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 177/372
- La Division des Baux Administratifs (DBA) qui est chargée de l’étude, du traitement et du
suivi de l’exécution des contrats de Baux Administratifs soumis au paraphe du Contrôleur
Financier.
Le traitement et les affectations des courriers par le C/BMP doit tenir compte des compétences
(attributions) de chaque Service en la matière même dans le cas des intérims pour le traitement
de chaque dossier ;
Chaque Service doit organiser l’archivage des copies des dossiers affectés et traités ou initiés.
Mise à jour :
1- Identification du courrier
- Vérifier si le courrier est confidentiel,
1 heures
personnel, ordinaire ou message.
- Ouvrir et prendre connaissance du
contenu lorsqu’il s’agit d’un courrier
C/SBMP Correspondance ou
ordinaire.
message
- Décharger dans le registre ou sur la
copie du porteur.
- Faire signer au porteur le récépissé ;
- Décharger le message de participation
à une réunion
2- Enregistrement du courrier 1 heures
ordinaire
- Enregistrer le courrier dans le
177
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 178/372
178
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 179/372
(bordereau, message ou de la
correspondance).
- Prendre au niveau du Service
concerné les décharges dans le
cahier de transmission.
Traitement des messages pour participation du CF aux réunions
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 180/372
180
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 181/372
dispositions à prendre
9- Exploitation des annotations 1 heure
faites sur les messages
- Sortir le courrier du bureau du
C/BMP.
- Enregistrer les annotations portées
sur le message dans le registre
ou/et dans le micro-ordinateur.
- Remplir le cahier de transmission.
- Transmettre le courrier au Chef
Service concerné.
- Classer copie message.
- Prendre au niveau du Service
destinataire les décharges dans le
cahier de transmission.
10- Courrier confidentiel ou personnel Correspondance
- Transmettre le courrier ou le pli sous
C/SBMP Pli fermé
enveloppe au C/BMP ou au
destinataire désigné
Traitement des dossiers : projets de contrats, délégations de Service public, Baux Administratifs
181
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 182/372
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 183/372
183
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 184/372
184
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 185/372
185
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 186/372
transmission.
- Transmettre le dossier au CS/BMP
pour prendre paraphe du C/BMP.
C/Service concerné
186
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 187/372
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 188/372
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 189/372
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 190/372
- Affecter
Traitement des dossiers : projets de contrats, délégations de Service public, Baux Administratifs
190
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 191/372
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 192/372
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Titre III – Module B : Gestion du contrôle de conformité des contrats
de Marchés, de délégation de Service public et
des Baux Administratifs
DIRECTION DU MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CONTRÔLE FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Administratifs Page : 194/372
Résumé :
Le Bureau des Marchés Publics (BMP) assure au sein du Contrôle Financier, le contrôle à priori des
dépenses imputables au Budget National en matière de passation des Marchés Publics, de délégation
de Service public et d’étude des Baux Administratifs. A cet effet, le Bureau des Marchés Publics (BMP)
est chargé :
- d’examiner avec célérité les projets de contrat de Marchés, des délégations de Service public et
des Baux Administratifs initiés par les ministères, institutions de l’Etat, organismes Publics et
soumis à l’approbation du Ministre chargé de Finances et des ordonnateurs au regard de
l’imputation de la dépense, de la disponibilité des crédits, de l’application des dispositions
d’ordre financier, des lois et règlements, de leur conformité avec les autorisations
parlementaires des conséquences que les mesures proposées peuvent avoir sur les finances
publiques ;
- de proposer conjointement avec d’autres structures, des amendements aux textes régissant
l’exécution des Marchés Publics, des délégations de Service public et des Baux Administratifs.
Objet :
Assurer la protection du patrimoine de l’Etat, veiller avec célérité à la régularité et à la sincérité des
informations contenues dans les divers contrats de Marchés, des délégations de Service public, des
Baux Administratifs et documents annexés qui sont soumis à l’approbation du Ministre en charge des
finances, la conduite ordonnée et efficace des choix opérés dans le processus des Marchés Publics,
de délégation de Service public et des Baux Administratifs ainsi que la conformité des contrats de
marché, des Baux Administratifs et des documents avec les textes et réglementation en vigueur.
Acteurs : Résultats attendus :
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 195/372
Administratifs
Sommaire :
195
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 196/372
Administratifs
TITRES Pages
1- Contexte et objectifs 196
2- Principes et règles générales de gestion des dossiers 196
1- CONTEXTE ET OBJECTIFS
Le Contrôle Financier dans son rôle de contrôle à priori de dépenses imputables au Budget National
intervient dans le processus des Marchés Publics, de délégation de Service public et des Baux
Administratifs.
196
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 197/372
Administratifs
- Les dossiers qui sont soumis au paraphe du CF proviennent des Ministères sectoriels et de
leurs démembrements et sont de trois ordres à savoir :
a. Les projets de contrats des Marchés des travaux et des prestations de Services
b. Les projets de contrats des Marchés de fournitures et des Baux Administratifs ;
c. Les projets de contrats d’avenants.
- Les dossiers réceptionnés pour étude sont traités par le Service techniquement compétent en
conformité avec l’AOF du BMP comme décrit ci-dessous ;
- Le Chef Service concerné affectera à son tour au Chef Division compétent en la matière mais
en assure la coordination avec toutes les diligences pour un meilleur résultat ;
- Un cahier de transmission est tenu au niveau du secrétariat et de chaque Service à cet effet
pour la traçabilité d’exécutions des instructions données par la hiérarchie afin de garantir une
bonne circulation des informations ;
- Le Chef de Service doit donner suite à toutes les instructions annotées sur les dossiers reçus ;
- Tous les projets de lettres et tous autres documents initiés par le C/Service. sont déposés au
secrétariat pour transmission au C/BMP ;
- L’étude et le traitement des contrats des travaux et des prestations intellectuelles sont assurés
par le Service des Marchés des Travaux et des Prestations de Services (SMTPS) ;
- Le suivi sur le terrain de l’exécution des Marchés des travaux est assuré sous la supervision du
C/BMP prioritairement par le Service des Marchés des Travaux et des Prestations de Services
(SMTPS) ;
- L’étude et le traitement des contrats des Marchés de fournitures et des Baux Administratifs sont
assurés par le Service des Marchés de Fournitures et des Baux Administratifs (SMFBA) ;
- Le suivi sur le terrain de l’exécution des Marchés de fournitures et des Baux Administratifs est
assuré sous la supervision du C/BMP prioritairement par le Service des Marchés de
Fournitures et des Baux Administratifs (SMFBA).
Tous ces principes et règles de gestion pour toute la procédure repose sur l’AOF du BMP comme décrit
ci-après
197
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 198/372
Administratifs
examiner les projets de contrats de Marchés, de délégations de Service public et de Baux Administratifs
initiés par les ministères, institutions de l’Etat, organismes Publics et soumis à l’approbation du Ministre
chargé des Finances et des ordonnateurs au regard de l’imputation de la dépense, de la disponibilité
des crédits, de l’application des dispositions d’ordre financier, des lois et règlements, de leur conformité
avec les autorisations des parlementaires et des conséquences que les mesures proposées peuvent
avoir sur les finances publiques ;
Proposer conjointement avec d’autres structures, des amendements aux textes régissant l’exécution
des Marchés Publics, des délégations de Services Publics et des Baux Administratifs.
a. le Secrétariat ;
- la Division des Marchés de Travaux (DMT) qui est chargée de l’étude, du traitement et du
suivi des contrats de Marchés de travaux soumis au paraphe du Contrôleur Financier.
198
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 199/372
Administratifs
- la Division des Marchés de Prestations de Services (DMPS) qui est chargée de l’étude, du
traitement et du suivi des contrats de Marchés de prestations de Services soumis au paraphe
du Contrôleur Financier.
c. Le Service des Marchés de Fournitures et des Baux Administratifs (SMFBA).
Le Service des Marchés de Fournitures et des Baux Administratifs est chargé de l'étude et du traitement
des contrats de Marchés de fournitures et des Baux Administratifs soumis au paraphe du Contrôleur
Financier, conformément aux textes en vigueur en matière des Marchés Publics et des Baux
Administratifs en République du Bénin. Il comprend :
- La Division des Marchés de Fournitures (DMF) qui est chargée de l’étude, du traitement et
du suivi des contrats de Marchés de fournitures soumis au paraphe du Contrôleur Financier.
- La Division des Baux Administratifs (DBA) qui est chargée de l’étude, du traitement et du
suivi de l’exécution des contrats de Baux Administratifs soumis au paraphe du Contrôleur
Financier.
199
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 200/372
Administratifs
II- Traitement des dossiers : projet contrat de marché, délégation de Service public, Baux
Administratifs
200
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 201/372
Administratifs
201
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
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Administratifs
202
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
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Administratifs
203
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
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Administratifs
204
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 205/372
Administratifs
205
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 206/372
Administratifs
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
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Administratifs
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
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Administratifs
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
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Administratifs
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
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Administratifs
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 211/372
Administratifs
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 212/372
Administratifs
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 213/372
Administratifs
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 214/372
Administratifs
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 215/372
Administratifs
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 216/372
Administratifs
traité le dossier.
- Introduire le dossier dans le bureau du
Contrat de
C/BMP pour prendre paraphe sur le
marché
bordereau.
- Remplir le cahier de transmission pour Pièces requises
compte rendu au CF. pour le dossier
- Transmettre le dossier au SP du CF pour
Fiche de rejet
signature du bordereau d’envoie.
finalisé
- Transmettre après signature du CF le
C/SBMP dossier à la structure ayant initié le dossier C/SBMP
pour prise en compte des observations du
BMP/CF.
- Transmettre copie dossier au C/Service
concerné pour classement et suivi.
- Classer copie dossier.
216
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 217/372
Administratifs
- Le projet d’avenant ;
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 218/372
Administratifs
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 219/372
Administratifs
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 220/372
Administratifs
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 221/372
Administratifs
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 222/372
Administratifs
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 223/372
Administratifs
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 224/372
Administratifs
C/SMFBA - Vérifier la présence de toutes les pièces requises Pièces requises C/SMFBA
notamment : pour le dossier
- La note de présentation ;
224
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 225/372
Administratifs
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 226/372
Administratifs
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 227/372
Administratifs
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 228/372
Administratifs
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CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 229/372
Administratifs
229
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 230/372
Administratifs
230
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 231/372
Administratifs
231
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS
Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 232/372
Administratifs
N.B. : La liste des pièces requises pour l’étude des dossiers, la synthèse des motifs de rejet des
contrats de marché et des Baux Administratifs non conformes ainsi que la lettre de marché qui sont
jointes en annexes font partie intégrante des présentes procédures.
232
Titre III – Module C : Représentation du Contrôle Financier aux
séances dans le processus de passation des
Marchés Publics, de délégation de Service
public et des Baux Administratifs
DIRECTION DU MANUEL DES PROCEDURES DE CONTRÔLE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CONTRÔLE FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA REPRESENTATION DU CONTRÔLE FINANCIER PAR LE BUREAU DES MARCHES PUBLICS
Module : C Représentation du contrôle Financier aux séances dans le dans le cadre des passations des Page : 234/372
Marchés Publics et Baux Administratifs
Résumé :
Le Bureau des Marchés Publics (BMP) assure au sein du Contrôle Financier, le contrôle à priori des
dépenses imputables au Budget National en matière de passation des Marchés Publics, de délégation
de Service public et d’étude des Baux Administratifs. A cet effet, le Bureau des Marchés Publics (BMP)
est chargé :
- d’examiner avec célérité les projets de contrat de Marchés, de délégation de Service public et
des Baux Administratifs initiés par les ministères, institutions de l’Etat, organismes Publics et
soumis à l’approbation du Ministre chargé de Finances et des ordonnateurs au regard de
l’imputation de la dépense, de la disponibilité des crédits, de l’application des dispositions
d’ordre financier, des lois et règlements, de leur conformité avec les autorisations
parlementaires des conséquences que les mesures proposées peuvent avoir sur les finances
publiques ;
- de proposer conjointement avec d’autres structures, des amendements aux textes régissant
l’exécution des Marchés Publics, des délégations de Service public et des Baux Administratifs.
2. La procédure de rapportage des séances (compte rendu) de participation aux réunions par le BMP.
Objet :
Assurer la participation du Contrôle Financier aux différentes séances relatives à l’exécution des
Marchés Publics et des Baux Administratifs par le BMP qui en assure le compte rendu.
234
DIRECTION DU MANUEL DES PROCEDURES DE CONTRÔLE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CONTRÔLE FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA REPRESENTATION DU CONTRÔLE FINANCIER PAR LE BUREAU DES MARCHES PUBLICS
Module : C Représentation du contrôle Financier aux séances dans le dans le cadre des passations des Page : 235/372
Marchés Publics et Baux Administratifs
Sommaire :
TITRES Pages
1- Contexte et objectifs 235
2- Principes et règles générales de gestion des dossiers 236
1- CONTEXTE ET OBJECTIFS
Le Contrôle Financier dans son rôle de contrôle à priori des dépenses imputables au Budget
National intervient également dans le processus des Marchés Publics et des études des Baux
Administratifs.
235
DIRECTION DU MANUEL DES PROCEDURES DE CONTRÔLE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CONTRÔLE FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA REPRESENTATION DU CONTRÔLE FINANCIER PAR LE BUREAU DES MARCHES PUBLICS
Module : C Représentation du contrôle Financier aux séances dans le dans le cadre des passations des Page : 236/372
Marchés Publics et Baux Administratifs
Dans ce cadre, le CF participe aux différentes séances ou réunion en se faisant représenter par le
BMP qui élabore les rapports de compte rendu.
. De ce fait, le BMP intervient aussi dans le processus de passation des Marchés Publics et à
l’étude des Baux Administratifs en participant aux séances :
Tous ces principes et règles de gestion pour toute la procédure repose sur l’AOF du BMP comme décrit
ci-après
236
DIRECTION DU MANUEL DES PROCEDURES DE CONTRÔLE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CONTRÔLE FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA REPRESENTATION DU CONTRÔLE FINANCIER PAR LE BUREAU DES MARCHES PUBLICS
Module : C Représentation du contrôle Financier aux séances dans le dans le cadre des passations des Page : 237/372
Marchés Publics et Baux Administratifs
- la Division des Marchés de Travaux (DMT) qui est chargée de l’étude, du traitement et du
suivi des contrats de Marchés de travaux soumis au paraphe du Contrôleur Financier.
237
DIRECTION DU MANUEL DES PROCEDURES DE CONTRÔLE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CONTRÔLE FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA REPRESENTATION DU CONTRÔLE FINANCIER PAR LE BUREAU DES MARCHES PUBLICS
Module : C Représentation du contrôle Financier aux séances dans le dans le cadre des passations des Page : 238/372
Marchés Publics et Baux Administratifs
- la Division des Marchés de Prestations de Services (DMPS) qui est chargée de l’étude, du
traitement et du suivi des contrats de Marchés de prestations de Services soumis au paraphe
du Contrôleur Financier.
Le Service des Marchés de Fournitures et des Baux Administratifs est chargé de l'étude et du traitement
des contrats de Marchés de fournitures et des Baux Administratifs soumis au paraphe du Contrôleur
Financier, conformément aux textes en vigueur en matière des Marchés Publics et des Baux
Administratifs en République du Bénin. Il comprend :
- La Division des Marchés de Fournitures (DMF) qui est chargée de l’étude, du traitement et
du suivi des contrats de Marchés de fournitures soumis au paraphe du Contrôleur Financier.
- La Division des Baux Administratifs (DBA) qui est chargée de l’étude, du traitement et du
suivi de l’exécution des contrats de Baux Administratifs soumis au paraphe du Contrôleur
Financier.
Le représentant du BMP ayant pris part à une réunion a l’obligation de rendre compte à la hiérarchie
après un compte rendu verbal au C/BMP du retour de la séance.
Référence :
238
DIRECTION DU MANUEL DES PROCEDURES DE CONTRÔLE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CONTRÔLE FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA REPRESENTATION DU CONTRÔLE FINANCIER PAR LE BUREAU DES MARCHES PUBLICS
Module : C Représentation du contrôle Financier aux séances dans le dans le cadre des passations des Page : 239/372
Marchés Publics et Baux Administratifs
239
DIRECTION DU MANUEL DES PROCEDURES DE CONTRÔLE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CONTRÔLE FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA REPRESENTATION DU CONTRÔLE FINANCIER PAR LE BUREAU DES MARCHES PUBLICS
Module : C Représentation du contrôle Financier aux séances dans le dans le cadre des passations des Page : 240/372
Marchés Publics et Baux Administratifs
cahier de transmission.
240
DIRECTION DU MANUEL DES PROCEDURES DE CONTRÔLE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CONTRÔLE FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA REPRESENTATION DU CONTRÔLE FINANCIER PAR LE BUREAU DES MARCHES PUBLICS
Module : C Représentation du contrôle Financier aux séances dans le dans le cadre des passations des Page : 241/372
Marchés Publics et Baux Administratifs
de la séance. séance
- Faire au retour, un compte rendu
Projet de compte
verbal au C/BMP pour échange.
rendu rédigé
- Rédiger le rapport pour rendre
compte à la hiérarchie.
- Remplir le cahier de transmission.
- Transmettre le projet de compte
rendu au C/SBMP. avec les
supports de la séance.
- Prendre les décharges dans le
cahier de transmission.
6- Traitement du courrier au SBMP Message 30
- Décharger le dossier dans le cahier minutes
Procès-verbal
de transmission.
C/SBMP - Introduire le dossier dans le bureau Rapport de la
du C/BMP pour lecture et séance
traitement.
Projet de compte
rendu rédigé
241
DIRECTION DU MANUEL DES PROCEDURES DE CONTRÔLE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CONTRÔLE FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA REPRESENTATION DU CONTRÔLE FINANCIER PAR LE BUREAU DES MARCHES PUBLICS
Module : C Représentation du contrôle Financier aux séances dans le dans le cadre des passations des Page : 242/372
Marchés Publics et Baux Administratifs
242
DIRECTION DU MANUEL DES PROCEDURES DE CONTRÔLE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CONTRÔLE FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE LA REPRESENTATION DU CONTRÔLE FINANCIER PAR LE BUREAU DES MARCHES PUBLICS
Module : C Représentation du contrôle Financier aux séances dans le dans le cadre des passations des Page : 243/372
Marchés Publics et Baux Administratifs
243
Titre III – Module D : Suivi de l’exécution sur le terrain des Marchés
Publics et tenue des statistiques
CONTRÔLE MANUEL DES PROCEDURES DE CONTRÔLE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)
Titre : 3 PROCEDURES DE SUIVI DE L’EXECUTION DES MARCHES PUBLICS ET DE TENUE DES STATISTIQUES
Module : D Suivi de l’exécution des Marchés et tenue des statistiques Page : 245/65
Résumé :
Le Bureau des Marchés Publics (BMP) assure au sein du Contrôle Financier, le contrôle à priori des
dépenses imputables au Budget National en matière de passation des Marchés Publics, de délégation
de Service public et d’étude des Baux Administratifs. A cet effet, le Bureau des Marchés Publics (BMP)
est chargé :
- d’examiner avec célérité les projets de contrat de Marchés, de délégation de Service public et
des Baux Administratifs initiés par les ministères, institutions de l’Etat, organismes Publics et
soumis à l’approbation du Ministre chargé de Finances et des ordonnateurs au regard de
l’imputation de la dépense, de la disponibilité des crédits, de l’application des dispositions
d’ordre financier, des lois et règlements, de leur conformité avec les autorisations
parlementaires des conséquences que les mesures proposées peuvent avoir sur les finances
publiques ;
- de proposer conjointement avec d’autres structures, des amendements aux textes régissant
l’exécution des Marchés Publics, des délégations de Service public et des Baux Administratifs.
1. La procédure de rapportage (compte rendu) des visites sur le terrain par le BMP.
2. La procédure de la tenue des statistiques de passation des Marchés Publics et des Baux
Administratifs.
Objet :
Assurer la participation du Contrôle Financier aux différentes missions de visites sur le terrain pour
l’appréciation de l’exécution des Marchés Publics et des Baux Administratifs par le BMP qui en assure
le compte rendu.
Acteurs : Résultats attendus :
245
- Chef Bureau des Marchés Publics des Baux Administratifs par le BMP au sein du
(C/BMP) ; Contrôle Financier est efficacement assuré ;
- Chef Secrétariat du Bureau des Marchés 2. Les rapports de visites sur le terrain sont
Publics (C/SBMP) ; disponibles ;
- Chef Service des Marchés des travaux et 3. Les statistiques et les informations sur les
des prestations de Services (C/SMTPS) ; passations des Marchés Publics sont tenues de
- Chef Division des Marchés des Travaux façon efficiente.
(C/DMT) ;
- Chef Division des Marchés de
Prestations de Services (C/DMPS) ;
- Chef Service des Marchés de fournitures
et des Baux Administratifs (C/SMFBA) ;
- Chef Division des Marchés de
Fournitures (C/DMF) ;
- Chef Division des Baux Administratifs
(C/DBA).
Sommaire :
TITRES Pages
1- Contexte et objectifs 247
2- Principes et règles générales de gestion des dossiers 247
3- Organisation du Bureau des Marchés Publics
248
4- Description des tâches
249
246
1- CONTEXTE ET OBJECTIFS
Le Contrôle Financier dans son rôle de contrôle à priori de dépenses imputables au Budget National
intervient aussi bien pour le contrôle et la mise en conformité des contrats des Marchés, de délégations
de Service public et des Baux Administratifs que dans le processus d’exécution de passation des
Marchés Publics notamment le suivi physique sur le terrain de l’exécution desdits Marchés en prenant
part aux missions de contrôle et de vérification.
Le Secrétariat qui reçoit tous les courriers, les transmet après annotation du C/BMP et prend la
décharge auprès du Chef Service à qui la correspondance a été affectée ;
les messages et correspondances invitant le Contrôle Financier à prendre part aux missions de
suivi de l’exécution sur le terrain des Marchés Publics et des Baux Administratifs et transmis au
BMP sont affectés aux Services compétents en la matière pour mise en œuvre ;
Les comptes rendus des visites accompagnés des procès-verbaux et des dossiers annexés
sont adressés au C/BMP qui transmet au CF ;
La copie du dossier est classée au niveau du Service concerné et du SBMP ;
Chaque Service du BMP à travers la Division compétente assure d’une part le suivi de
l’exécution des Marchés et d’autre part la tenue des statistiques des Marchés exécutés relevant
de son ressort notamment :
a) Au niveau du Service des Marchés des travaux et des prestations de Services :
- La Division des Marchés des travaux assure le suivi de l’exécution des Marchés des travaux,
centralisent les informations y relatives et tient les statistiques des Marchés exécutés ;
- La Division des Marchés des prestations de Services assure le suivi de l’exécution des
Marchés de prestations de Services, centralisent les informations y relatives et tient les
statistiques des Marchés exécutés ;
b) Au niveau du Service des Marchés de Fournitures et des Baux Administratifs :
- La Division des Marchés de fournitures assure le suivi de l’exécution des Marchés de
fournitures, centralisent les informations y relatives et tient les statistiques des Marchés
exécutés ;
247
- La Division des Baux Administratifs assure le suivi de l’exécution des Baux Administratifs,
centralisent les informations y relatives et tient les statistiques des Marchés des Baux
Administratifs exécutés ;
- Les Divisions compétentes de chaque Service enregistrent dans le fichier électronique créé à
cet effet, les dossiers traités avec les mentions correspondantes dans le cadre du suivi et la
tenue des statistiques ;
Les courriers affectés aux Chefs Service sont transcrits dans le cahier de transmission.
Le représentant du BMP ayant pris part à une mission, a l’obligation de rendre compte à la hiérarchie
après un compte rendu verbal au C/BMP du retour de ladite mission.
Tous ces principes et règles de gestion pour toute la procédure repose sur l’AOF du CF comme décrit
ci-après
248
3.2. Le Service des Marchés des Travaux et des Prestations de Services (SMTPS) :
Le Service des Marchés des Travaux et des Prestations de Services (SMTPS) est chargé de l'étude et
du traitement des contrats de Marchés des travaux et de prestations intellectuelles soumis au paraphe
du Contrôleur Financier conformément aux textes en vigueur en matière des Marchés Publics en
République du Bénin. Il comprend :
- la Division des Marchés de Travaux (DMT) qui est chargée de l’étude, du traitement et du
suivi des contrats de Marchés de travaux soumis au paraphe du Contrôleur Financier.
- la Division des Marchés de Prestations de Services (DMPS) qui est chargée de l’étude, du
traitement et du suivi des contrats de Marchés de prestations de Services soumis au paraphe
du Contrôleur Financier.
249
Intervenant / Support Délai
Acteur
Tâches à exécuter
250
- Remplir le cahier de transmission. transmission
- Transmettre le message au Chef
C/SBMP Fichier
Service concerné.
électronique
- Classer copie du message.
- Prendre les décharges dans le cahier Chrono
de transmission.
4- Traitement du courrier arrivé et 2
rapportage par le Chef Service
heures
concerné
- Vérifier le courrier transmis par cahier Correspondance
- S’assurer qu’il s’agit bien du document
Copie dossier
enregistré avec le numéro
objet de suivi
C/Service correspondant notamment copie du
concerné message invitant le représentant du Cahier de
BMP à prendre part à la mission de transmission
C/Division
suivi.
concerné Fichier
- Décharger le courrier en apposant sa
électronique
signature à la ligne indiquée dans le
cahier de transmission. Chrono
- Prendre connaissance du dossier ainsi
que les instructions annotées sur le
message par le C/BMP ou/et autre
hiérarchie.
- Enregistrer le courrier dans le
répertoire créé à cet effet dans le cadre
suivi et de la tenue des statistiques des
dossiers traités.
- Prendre les dispositions pour la
préparation de la mission.
- Prendre contact avec le C/BMP pour
les dernières instructions.
- Rendre compte verbalement de la
mission au C/BMP pour un aperçu de
251
la situation.
- Rédiger le rapport pour rendre compte
à la hiérarchie.
- Remplir le cahier de transmission.
- Transmettre le projet de compte rendu
au C/SBMP. avec les supports
éventuels..
- Prendre les décharges dans le cahier
de transmission.
252
7- Traitement du dossier par C/SBMP Projet rapport de 30 Mi
- Sortir le dossier du bureau du C/BMP. compte rendu de nu
- Remplir le cahier de transmission. la mission te
- Transmettre le dossier au Chef Service s
Support du
concerné pour finalisation du rapport
C/SBMP dossier
par la prise en compte des
observations éventuelles.
- Prendre les décharges dans le cahier
de transmission.
253
concerné et. ayant pris part à la séance
et du C/SBMP.
- Introduire le dossier dans le bureau du
C/BMP pour signature du bordereau.
- Remplir le cahier de transmission pour
compte rendu au CF.
- Transmettre le dossier au SP du CF
pour compte rendu.
- Transmettre la copie du dossier au
Service concerné pour classement
dans chrono et suivi par le Chef
Division compétent en la matière.
- Classer copie dans chrono
Traitement des statistiques des dossiers de passation des Marchés Publics, de délégation
de Service public et des Baux Administratifs
254
- Faire un rapprochement hebdomadaire
et mensuel avec le S/BMP et la SP du
CF.
- Faire le point hebdomadaire et
mensuel pour compte rendu à la
hiérarchie.
- Enregistrement tous les dossiers traités
dans le répertoire en fichier
électronique créé à cet effet.
- Responsabiliser les Chefs Divisions de
chaque Service pour tenir les
statistiques des dossiers traités au
niveau dudit Service.
- Assurer la supervision et le suivi des
statistiques des dossiers traité par
chaque Chef Service.
255
électronique créé à cet effet.
256
TITRE IV : Procédures financières et comptables
Titre IV – Module A : Gestion des titres d’engagement
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Résumé
Les titres d’engagement sont constitués des bons de commande. Ils sont soumis au visa du Contrôle
Financier par l’Ordonnateur Délégué (le Directeur Général du Budget ou le Directeur du Suivi de
l‘investissement et des Provisions). Il s’ensuit une série de contrôles effectués par le Service de la
Comptabilité Administrative du Bureau de la Comptabilité des Engagements.
Objet :
Sommaire :
TITRES PAGES
1- Contexte et objectifs 261
2- Principes et règles de gestion 261
259
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
1- CONTEXTE ET OBJECTIFS
Pour garantir la qualité et la régularité de la dépense, le Contrôle Financier doit apprécier la conformité
et la validité des pièces sous-tendant la dépense par rapport aux modalités d’exécution du Budget
Général de l’Etat.
Les contrôles de conformité sur les bons de commande concernent les points ci-après :
la conformité du numéro de la demande d’engagement au numéro inscrit sur la fiche
d’engagement ;
la conformité de la fiche d’engagement au numéro inscrit sur le bon de commande ;
l’imputation budgétaire en rapport avec la nature de la dépense (équipement ou achat
de biens et services) ;
l‘objet de la dépense qui doit refléter la nature de l’opération ;
le montant en chiffres et en lettres sur les trois factures pro forma ou devis des
concurrents ;
la qualité du fournisseur ou prestataire de service (n°IFU et registre de commerce) ;
la validité des attestations fiscales des trois fournisseurs ou prestataires de services
mis en concurrence ;
les références des pièces justificatives jointes et inscrites sur le bon de commande ;
la signature, le cachet et le nom de l’Ordonnateur-Délégué concerné ;
la présence des pièces justificatives liées à la nature de la dépense ;
260
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
261
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
NB :
Les motifs du visa différé peuvent résulter du manque d’une pièce justificative, du défaut d’un visa ou
d’une signature en amont, ou de tout motif éventuel laissé à l’appréciation du Contrôleur Financier.
Dans ce cas, le contrôleur financier saisit les motifs du différé à l’écran, puis édite la fiche de notification
du différé.
La fiche de notification du différé est envoyée à l’Ordonnateur Délégué, appuyée du dossier concerné
pour satisfaction aux motifs du différé dans un délai maximum de quinze (15) jours. Passé ce délai le
rejet est opéré automatiquement par le système informatique.
262
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Le rejet concerne les dossiers comportant des erreurs significatives ou des renseignements non -
conformes aux pièces justificatives, à la réglementation en vigueur.
Dans ce cas, le Contrôleur Financier saisit le motif du rejet et édite la fiche de notification de rejet à
adresser à l’Ordonnateur Délégué. Il est généré, par le système informatique, une fiche de dégagement
de crédit en deux exemplaires dont le montant est égal au montant de l’engagement initial objet du
rejet.
263
Titre IV – Module B : Gestion des titres de paiement à procédure
ordinaire
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE Avril
ORDINAIRE 2017
Résumé :
Les titres de paiement sont constitués des différents types de mandat de paiement. La constatation du
service fait déclenche, en général, le mandatement de la dépense. Les titres de paiement sont traités
soit en procédure Engagement-liquidation-ordonnancement-payement, soit en procédure engagement –
ordonnancement, tel que décrit dans le guide d’exécution des dépenses publiques.
Objet :
265
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE Avril
ORDINAIRE 2017
Sommaire
TITRES PAGES
266
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE Avril
ORDINAIRE 2017
1- CONTEXTE ET OBJECTIFS
Pour s’assurer de la réalité de la dépense, il est nécessaire que le Contrôle Financier vérifie la qualité
de l’Ordonnateur Délégué, la conformité du mandatement à l’engagement et la validité de la certification
du service fait.
267
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE Avril
ORDINAIRE 2017
Mandat de paiement Pièces justificatives ayant servi à La concordance de l’imputation budgétaire par rapport à celle
relatif aux bons de engager la dépense (dossier mentionnée sur le BC ;
commande d’engagement) La conformité de l’objet du mandat de paiement avec celle du BC ;
Le Bon de Commande (BC) original, La conformité du montant en chiffres et en lettres de la facture avec
portant l’étiquette blanche éditée et celui de la facture pro forma ou du devis. La facture doit être datée,
collée par l’Ordonnateur Délégué; signée, cachetée avec le nom du signataire ;
Le Bordereau de Livraison (BL), La transcription correcte de certaines références sur le MP à savoir :
l’attestation de service fait, le PV de le numéro, la date du bordereau de livraison ou l’attestation de
réception, ou toute autre pièce service fait ou du procès-verbal de réception ;
justificative prouvant la réalité du le numéro, la date et le montant de la facture ;
service fait ; le numéro du relevé d’identité bancaire ou postale du
L’original de la facture ; fournisseur transcrit sur le bordereau d’envoi en liaison avec le
Le bordereau d’Envoi (BE) du mode de règlement ;
fournisseur ; la concordance entre le numéro du compte porté sur le mandat
Le relevé d’identité bancaire ou de paiement, le bordereau d’envoi et le relevé d’identité
268
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE Avril
ORDINAIRE 2017
Mandat de paiement Pièces justificatives ayant servi à La concordance de l’imputation budgétaire par rapport à celle
relatif aux décisions de prendre la décision de mandatement mentionnée sur la décision de mandatement et la fiche de réservation
mandatement La décision de mandatement ; de crédit ;
La fiche d’engagement ; La conformité de l’objet du mandat de paiement avec celui de la
Le projet de fiche d’engagement ; décision de mandatement ;
La demande d’engagement ; La conformité du nom de l’institution ou ministère bénéficiaire avec
La fiche de réservation de crédit. celui mentionné sur la décision de mandatement ;
La décision de mandatement dûment signée par le Contrôleur financier
et le Ministre de l’Economie et des Finances ;
Les pièces justificatives de la décision de mandatement (elles sont
269
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE Avril
ORDINAIRE 2017
Mandat de paiement La demande d’engagement ; La concordance de l’imputation budgétaire par rapport à celle
relatif aux contrats de Le projet de fiche d’engagement ; mentionnée sur la réservation de crédit et le contrat de marché ;
marché L’original de l’engagement juridique Le contenu de l’engagement juridique (objet du marché, mode de
pour le premier paiement et la copie financement, modalités de règlement, enregistrement du marché, les
pour les autres ; signatures des personnes compétentes) ;
La facture ; Caution bancaire en cas de demande d’avance ;
Le décompte ; La transcription correcte des références des pièces justificatives sur le
L’attachement ; mandat de paiement (le numéro et la date du contrat de marché, les
270
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE Avril
ORDINAIRE 2017
271
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE Avril
ORDINAIRE 2017
NB2 : dans le cas du règlement des factures liées aux décomptes, il doit être
produit, en cas de nécessité, les preuves des décomptes précédemment payés.
Mandat de paiement La fiche d’engagement Les calculs des décomptes de jour, des salaires bruts, des indemnités
relatif aux dépenses du Le projet de fiche d’engagement ; de logement, des IPTS, de la retenue pour pension des indemnités
personnel La demande d’engagement ; imposables (indemnités de résidence, de logement, de subjection, d’eau
Les extraits d’actes administratifs et d’électricité, de téléphone, ….) des indemnités non-imposables
(arrêtés, décisions, notes de service, (allocations familiales, amortissement du véhicule ou déplacement, les
signés par les autorités frais de représentation,..)du montant total arrêté en chiffres et en lettres
compétentes) ; sur le mandat de paiement et les états de paiement ;
Les états de paiement ; L’identité du bénéficiaire, l’indice et la période mandatée ;
Toutes autres pièces justificatives de Le projet de fiche d’engagement qui doit porter le nom de l’agent de
la dépense (attestation de présence saisie et sa signature, le code du gestionnaire de crédits, le nom de
au poste ; attestation d’omission, l’institution ou du ministère bénéficiaire, l’imputation budgétaire, le type
arrêtés de nomination, certificats de de procédure et l’objet de la dépense ;
prise de service,…) La demande d’engagement signée et cachetée du gestionnaire de
272
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE Avril
ORDINAIRE 2017
273
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE Avril
ORDINAIRE 2017
274
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE octobre
ORDINAIRE 2016
Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE Avril
ORDINAIRE 2017
NB : le visa différé et le rejet sont traités de la même façon que dans la procédure de gestion des
engagements.
276
Titre IV – Module C : Gestion des projets de décision
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Résumé :
Les projets de décision (actes d’engagement) sont des actes administratifs à incidence financière pris
par l’ordonnateur et qui sont relatifs aux dépenses courantes non-réparties du Budget de l’Etat. Leur
étude se fait sur la base des pièces qui justifient la créance d’une personne morale ou physique sur
l’Etat. On distingue deux (02) catégories de projet de décision :
Objet :
1- L’Ordonnateur Délégué (OD). 1- Les dépenses engagées sont imputées sous une
2- Le Contrôleur Financier (CF). rubrique budgétaire bien définie,
3- Le Contrôleur Financier Adjoint 2- Le service est fait,
(CFA). 3- Le crédit est disponible.
4- Le Chef du Bureau de la
Comptabilité des Engagements
(C/BCE).
5- Le Chef Service Etude (C/SE).
6- Le Chef division Projets de
Décision (C/DPD).
7- L'Agent.
8- Le Secrétariat BCE (S/BCE).
278
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Sommaire :
TITRES PAGES
1- Contexte et objectifs 281
2- Principes et règles de gestion 281
3- Description des tâches
293
279
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
1- CONTEXTE ET OBJECTIFS
Pour s’assurer de la réalité de la dépense, il est nécessaire que le Contrôle Financier vérifie la qualité
de l’ordonnateur délégué, la régularité de l’acte d’engagement et la validité de la certification du service
fait.
Les projets de décision sont généralement initiés par la Direction Générale du Budget et transmis au
Contrôleur Financier pour visa. Ils concernent les dépenses courantes non réparties. Leur étude se fait
sur la base des pièces qui justifient la créance d’une personne morale ou physique sur l’Etat.
2-1 En ce qui concerne les projets de décision de mandatement de fonds, ils sont relatifs
aux :
- paiement de salaire;
- reversement des retenues sur salaires (IPTS et cotisation sociale) ;
- paiement de primes et indemnités non consacrée par un acte juridique (ordonnances, décrets,
arrêtés, décisions) ;
- remboursement des dépenses préfinancées ;
- règlement des dettes relatives au :
paiement des frais de prise en charge sanitaire ;
paiement des contributions aux organismes internationaux ;
paiement des frais de contribution à l’organisation des manifestations nationales ;
paiement des fonds relatifs aux prestations de services (billets d’avion, location de
véhicule, honoraires d’avocat, formations…).
2-2 En ce qui concerne les projets de décision de mise à disposition de fonds (ordre de
paiement), ils sont relatifs aux :
- avances en régie pour le paiement des frais de mission et l’achat de carburant et lubrifiant,
- dépenses urgentes constituées essentiellement des évacuations sanitaires des non-agents de
l’Etat et des activités spéciales (dépenses spéciales autorisées par le ministre en charge des
finances).
280
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Projets de décision de mandatement de fonds - le contrat de travail, - la vérification de la conformité des visas
- projet de décision de mandatement - l’attestation de présence au poste, portés au préambule du projet de
de fonds relatifs aux dépenses de - l’état de paiement de salaire et ou de décision de mandatement aux lois et
personnel, paiement de salaire, prime ou d’indemnité non-émargé, textes en vigueur ainsi qu’aux pièces
reversement des retenues sur - l’état des retenues sur salaire à reverser, justificatives en souche,
salaires (IPTS et cotisation sociale), - le relevé des états de paiement, - la qualité du bénéficiaire (DAF ou agent
paiement de primes et indemnités - le dernier acte d’avancement pour les comptable),
non consacrées par un acte juridique agents de l'Etat (pour connaitre le grade - le chapitre d’imputation budgétaire et la
(ordonnances, décrets, arrêtés, et l’indice), conformité avec la nature de la dépense,
décisions), - les actes administratifs, - montant à mandater en chiffres et en
- l'acte de nomination du DAF ou de lettres,
l’agent comptable, - le mode de règlement,
- la fiche de réservation de crédit, - le numéro de compte du DAF ou de
- la demande d’engagement, l’agent comptable,
- la fiche d’engagement, - la qualité des signataires de l’état de
- le projet de fiche d’engagement paiement (DAF ou agent comptable et le
281
Président de l’institution),
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
282
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
relatif aux remboursements des dépenses - l'attestation de service fait et/ou les portés au préambule du projet de
préfinancées bordereaux de livraison et /ou des PV décision de mandatement aux lois et
de réception, textes en vigueur ainsi qu’aux pièces
- le relevé des pièces justificatives, justificatives en souche,
- le relevé du conseil des ministres - la qualité du bénéficiaire (régisseur),
autorisant la dépense, - la qualité du bénéficiaire (DAF ou agent
- la lettre d’appel de fonds, comptable),
- la fiche explicative de la dépense - le chapitre d’imputation budgétaire et la
adressée au MEF et revêtue de son conformité avec la nature de la dépense,
accord, - montant à mandater en chiffres et en
- les factures acquittées, certifiées et lettres,
liquidées accompagnées des pièces - le mode de règlement,
administratives des prestataires de biens - le numéro de compte du DAF ou l’agent
et services, comptable,
- l’acte de nomination du régisseur, - la qualité des signataires des états de
- la fiche de réservation de crédits, la fiche paiement (DAF, agent comptable,
d’engagement et le projet de fiche régisseur, le Président de l’institution
d’engagement, la demande et/ou le Président du Comité
d'engagement ou de réservation de d'organisation),
283
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
284
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
mandatement de fonds.
Projet de décision de mandatement de fonds Paiement des frais des prises en charge - la vérification de la conformité des visas
relatif aux règlements des dettes sanitaire portés au préambule du projet de
- Les factures certifiées et liquidées décision de mandatement aux lois et
annexées de la prise en charge et la textes en vigueur ainsi qu’aux pièces
fiche de paie de l’agent de l’Etat, justificatives en souche,
- Relevé des factures - la qualité au bénéficiaire (le créancier),
Paiement des contributions aux organismes - le chapitre d’imputation budgétaire et la
internationaux conformité avec la nature de la dépense,
- La lettre d’appel de fonds des - le montant à mandater en chiffres et en
organismes internationaux aux ministres lettres,
concernés notifiant la redevance du - le mode de règlement,
gouvernement Béninois, - le numéro de compte du créancier
- La lettre d’appel de fonds des Ministres - la concordance entre le nombre de
concernés adressée au MEF notifiant la pièces justificatives inscrit sur le relevé
redevance du gouvernement Béninois. et celui joint au dossier,
- la validité des pièces justificatives,
- la vérification des informations portées
285
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
286
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
287
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
288
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Projet de décision de mise à disposition de - La fiche explicative adressée au MEF - la vérification de la conformité des visas
fonds (Ordre de Paiement) revêtue de son accord, portés au préambule du projet de
- Projet de décision de mise à - La lettre d’appel de fonds relative à la décision de mandatement aux lois et
disposition de fonds relatifs aux mise à disposition de fonds signée par textes en vigueur ainsi qu’aux pièces
avances en régie pour le paiement le MEF, justificatives en souche,
des frais de mission et achat de - La fiche de réservation de crédits (OP), - la qualité du bénéficiaire (régisseur),
carburant et lubrifiant - La demande d’engagement, - la vérification à l’article 1er de la mention
- l’arrêté de création de la régie, ‘’est autorisée la mise à disposition de
- l’arrêté de nomination du régisseur. ‘’,
- le chapitre d’imputation budgétaire et la
conformité avec la nature de la
dépense,
- le mode de règlement,
- le numéro de compte du régisseur,
- la vérification de la conformité du
montant en chiffres et en lettres
289
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
290
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
291
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
292
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
293
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
validé
- Retourne le dossier au secrétariat BCE
NB : le visa différé et le rejet sont traités de la même façon que dans la procédure de gestion des
engagements.
294
Titre IV – Module D : Gestion des projets d'arrêté
295
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Résumé :
Les projets d’arrêté soumis au visa du Contrôleur Financier sont en général des projets d’arrêté de
création de régie, de nomination de régisseur, de nomination d’agent comptable, de réallocation de
crédits, de report de crédits, de fonds de concours et d’engagement en dépassement.
Objet :
296
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Sommaire :
TITRES PAGES
1- Contexte et objectifs 299
2- Principes et règles de gestion 299
297
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
1- CONTEXTE ET OBJECTIFS
Pour s’assurer de la conformité juridique des actes, il est nécessaire que le Contrôle financier vérifie les
projets d’arrêté.
Les pièces à annexer par l’ordonnateur délégué ainsi que les contrôles de conformité à effectuer sont
fonction de la nature du projet d’arrêté.
298
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
299
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
- la vérification de la validité du
dernier acte d’avancement de
l’intéressé conformément à
l’arrêté du MEF portant critères
de nomination des régisseurs,
d’agent comptable, d’assistant
régisseur et de billetteur,
- La vérification sur le projet
d’arrêté de la présence des
articles portant abrogation des
dispositions antérieures
contraires et de prestation de la
serment.
300
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
301
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
2-4 Les projets d’arrêtés portant réallocation de crédits (virement ou transfert de crédit)
Nature du projet d’arrêté Pièces à joindre Contrôle à effectuer
2-5 Les projets d’arrêtés portant report de crédits et ouverture de fonds de concours
302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
303
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
- La vérification au niveau de
l’article 1er : de l’année de
gestion, de l’intitulé de
l’imputation budgétaire et de la
section du ministère concernée,
5 C/SE - Vérifie la pertinence des observations issues Projet d’arrêté 1 jour 1/2
de l’étude + PJ
- Approuve ou non les observations faites
- Transmet au C/BCE
304
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
NB : le visa différé et le rejet sont traités de la même façon que dans la procédure de gestion des
engagements.
305
Titre IV – Module E : Gestion des Ordres de Paiement et
des Régularisations
306
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Résumé
Les Ordres de Paiement (OP) soumis au visa du Contrôle Financier sont des titres de paiement édités
sans engagement préalable. Ils sont constitués des avances en régie et des dépenses urgentes. Il
s’ensuit une série de contrôles de conformité et de régularité effectués par le service des avances et
régularisations du Bureau de la Comptabilité des Engagements.
Objet :
307
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Sommaire :
TITRES PAGES
1- Contexte et objectifs 309
2- Principes et règles de gestion
309
3- Description des tâches
314
1- CONTEXTE ET OBJECTIFS
Pour garantir l’exécution de certaines dépenses urgentes, le Contrôle Financier doit apprécier la
conformité et la validité des pièces qui sous-tendent la dépense par rapport aux modalités d’exécution
du Budget Général de l’Etat.
les OP relatifs aux dépenses urgentes constituées essentiellement des évacuations sanitaires
et de toutes autres dépenses que le Ministre en charge des Finances juge nécessaire
d’exécuter par cette procédure ;
les OP relatifs aux avances qui sont constituées des avances accordées aux régisseurs.
En fonction de la nature de l’ordre de paiement, les pièces à annexer par l’Ordonnateur Délégué
diffèrent, de même que les contrôles de conformité. Nous résumons les différents cas de figure
dans le tableau ci-après :
308
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
309
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
La régularisation de ces différents OP doit se faire au plus tard le 31/12 de l’année d’édition par un
mandat de paiement à titre de régularisation. Les pièces à annexer et le contrôle à effectuer se
présentent comme suit :
310
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
311
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
312
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
NB :
Le visa différé et le rejet sont traités de la même manière que dans la procédure de
gestion des engagements.
La description des tâches en ce qui concerne les mandats de régularisation des
dépenses exécutées par OP est identique à celle des titres de paiement.
313
Titre IV – Module F : Gestion des Ordres de Mission et
des Réquisitions
314
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Résumé
Les Ordres de Mission et les réquisitions sont soumis au visa du Contrôleur Financier ou de son Adjoint
dans le cadre des missions à l’extérieur et des transports lors des affectations. Il s’ensuit une série de
contrôles de conformité et de régularité effectués par le Service des Avances et Régularisations du
Bureau de la Comptabilité des Engagements.
Objet :
Assurer la régularité et la validité des ordres de mission et des réquisitions conformément aux textes
en vigueur
Sommaire :
TITRES PAGES
1- Contexte et objectifs 317
2- Principes et règles de gestion 317
3- Description des tâches
319
315
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
1- CONTEXTE ET OBJECTIFS
Pour garantir l’exécution des dépenses publiques, le Contrôleur Financier ou son adjoint doit apprécier
la conformité et la validité des pièces qui sous tendent la dépense par rapport aux modalités
d’exécution du Budget Général de l’Etat.
L’initiative des OM et des réquisitions proviennent de tous les ministères, Institutions et départements.
316
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
317
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
318
Titre IV – Module G : Rapportage Financier
319
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Résumé :
La centralisation de la situation des engagements du Budget Général de l’Etat ainsi que le rapport
d’ensemble relatif à l’exécution budgétaire de la gestion écoulée incombent au Contrôle Financier. La
plupart des données sont extraites du Système Intégré de Gestion de Finances Publiques (SIGFiP).
Objet :
- Le Contrôleur Financier (CF). - Produire les statistiques sur les taux de consommation
- Le Contrôleur Financier Adjoint des crédits inscrits au Budget Général de l’Etat.
(CFA). - Elaborer les rapports hebdomadaires, mensuels et
- Le Chef du Bureau de la trimestriels.
Comptabilité des Engagements - Elaborer le rapport d’ensemble de suivi budgétaire.
(C/BCE).
- Le Chef Service Comptabilité
Administrative (C/SCA).
- Le Chef division du Compte
Administratif (C/DCA).
- Le Secrétariat BCE (S/BCE).
Sommaire :
TITRES PAGES
1- Contexte et objectifs 322
2- Principes et règles de gestion 322
3- Description des tâches
322
320
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
1- CONTEXTE ET OBJECTIFS
Indépendamment du contrôle à priori des dépenses, le Contrôle Financier assure également dans une
certaine mesure le contrôle à postériori des dépenses publiques. Ce contrôle est matérialisé par le suivi
de l’exécution budgétaire. Ce faisant, il émet des avis sur la qualité de la gestion des ordonnateurs, la
conduite des projets et programmes publics et leur performance.
Le suivi de l’exécution budgétaire se fait trimestriellement du fait que les lignes des crédits
alloués au Budget Général de l’Etat sont chargées au quart.
La situation trimestrielle des engagements du Budget Général de l’Etat est éditée du SIGFiP
Cette situation est centralisée par secteur ;
L’analyse des engagements se fait sous un tableur approprié ;
Ces analyses font partie intégrante du rapport financier trimestriel à adresser au Ministre de
l’Economie et des Finances ;
Le suivi des activités au sein du BCE à la fin de chaque semaine, de chaque mois, de chaque
trimestre et de l’année.
321
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
322
TITRE V : Procédures d’Audit et d’Elaboration du
Répertoire des Prix de Référence
Titre V – Module A : Audit de conformité des bureaux et
Délégation du Contrôle Financier
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Résumé :
La Cellule de Vérification Interne est chargée entre autre mission, de veiller aux respects des
procédures internes du Contrôle Financier mais aussi au respect du code d’éthique et de déontologie. A
ce titre elle organise des missions de contrôles des Bureaux et des Délégations du Contrôle Financier
pour vérifier la bonne application des procédures sur la base d’un planning annuel de contrôle validé
par le Contrôleur Financier.
Objet :
Veiller aux respects des procédures
TITRES PAGES
1- Contexte et objectifs 327
2- Principes et règles de gestion
327
325
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
1- CONTEXTE ET OBJECTIFS
La cellule de vérification définit en début d’année le planning annuel de contrôle des Bureaux et
des DCF à contrôler sur la base de sa connaissance des risques potentiels
Ce planning de contrôle est soumis à la validation du contrôleur financier accompagné d’une
note explicative justifiant des choix opérés
Avant le démarrage de chaque mission de contrôle, un programme de travail doit être définit
par le C/CVI et un budget détaillé doit être soumis au CF si la mission est hors de Cotonou
La mission est sanctionnée par un rapport de mission signé du C/CVI et soumis au contrôleur
financier
Un suivi des recommandations est fait au CF de façon périodique par le C/CVI et des
propositions d’améliorations des procédures sont faites.
326
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
CF
Equipe de - Tenir une réunion de clôture avec le chef Bureau/DCF contrôlé Note de
Mission - Exposé les points d’améliorations synthèse
2
- Recueillir les commentaires du bureau/DCF
Et plan jours
- Arrêter avec le service un plan d’actions de mise en œuvre des
d’action
recommandations
Rédaction du rapport d'audit
- Finaliser le rapport
C/CVI - Valide et signe le rapport 2
- Elaborer les projets de notes d’instructions du CF au jours
Rapport
responsable du bureau/DCF contrôlé
- Viser le rapport et les notes subséquentes Notes
- Signe les notes d’instructions d’instructions
CF
- Demande à l’envoi des bureaux/DCF contrôlé
- Assure le suivi des recommandations
327
C/CVI
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Travaux préparatoire
d’élaboration
328
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
329
Titre V – Module B : Elaboration du répertoire des prix de référence
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Résumé :
La Cellule de Vérification Interne coordonne les activités liées à l’élaboration du répertoire des prix de
référence en liaison avec les autres structures ayant compétence à cet effet. Le Contrôle Financier et
l’INSAE constitue les bras technique dans le cadre des travaux d’élaboration et sont coiffés par une
Commission interministérielle chargée de valider le répertoire.
Objet :
Disposer d’un répertoire des prix de référence fiables et le plus exhaustif possible
Sommaire :
TITRES PAGES
1- Contexte et objectifs 333
2- Principes et règles de gestion 333
3- Description des tâches
334
331
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
1- CONTEXTE ET OBJECTIFS
Les titres d’engagement à bon de commande sont en général basés sur des factures proforma, devis,
note d’honoraire dont les prix ont besoin d’être vérifié par rapport au marché. Le répertoire des prix de
référence vient combler ce vide en servant d’outils de base de contrôle pour les ordonnateurs, les
gestionnaires de crédits et les contrôleurs financiers.
332
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
CF Instruit les DCF pour remonter à la CVI les difficultés de mise en Instruction Début juin
Reçoit
œuvre des DCF la synthèse
du répertoire des prix des difficultés en
de référence de cours
mise en œuvre
d’utilisation
Equipe Identifie sur cette base les incohérences du répertoire en cours 5 jours
technique
Apure le répertoire Rapport
Valide le rapport ou fait ses observations pour prise en compte d’apurement
Elabore le rapport
par l’équipe d’apurement
technique
C/CVI Rapport
CODIR Soumet
Soumetleau
Valide C/CVI au CODIR
lerapport
rapport Rapport
d’apurement A la
1 jour
d’apurement séance
333
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
334
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
335
Titre V – Module C : Missions d’investigation
336
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
Résumé :
A la suite d’une dénonciation (usager, agent etc..) ou à la demande du CF ou sur l’initiative du C/CVI,
des missions d’investigations peuvent être diligentée par la Cellule de Vérification Interne dans le but de
prévenir ou de détecter des malversations ou fraudes.
Objet :
TITRES PAGES
1- Contexte et objectifs 339
2- Principes et règles de gestion
339
337
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
1- CONTEXTE ET OBJECTIFS
Les usagers du Contrôle Financier ont besoin que leurs dossiers soient traités avec célérité dans le
respect des délais de traitement connus en toute transparence. Par ailleurs, la fonction de contrôleurs
exige un comportement et un jugement professionnel et indépendant. C’est pourquoi toute plainte des
usagers ou des contrôleurs eux-mêmes peut affecter l’image du contrôle financier et porter un coup à la
qualité de la dépense publique.
338
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
CF Déroulement
- Valide lesde
TDRla mission
CVI/Equipe - Recenser les documents probants sous tendant la mission 3 jours
- Faire les interviews
- Analyser et croiser les données en déduire toutes incohérences Fiche
- Conclure d’analyse
Clôture et Rapport d’investigation
339
PARTIE 3 : Procédures de gestion des délégations
Délégations auprès des ministères et institutions, des
collectivités locales, des établissements publics à
caractère administratif, des postes diplomatiques et
consulaires et des départements
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
CONTRÔLE FINANCIER Délégations auprès des ministères et institutions, des collectivités locales, des
établissements publics à caractère administratif, des postes diplomatiques et consulaires et avril 2017
des Départements
Résumé :
Les Délégués du Contrôleur Financier contrôlent la gestion des crédits des Ministères et Institutions
et des départements. Leurs attributions consistent en :
Objet :
Assurer le contrôle des opérations de dépenses du Budget Général de l’Etat et des budgets
annexes.
Acteurs : Résultats attendus :
342
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
CONTRÔLE FINANCIER Délégations auprès des ministères et institutions, des collectivités locales, des
établissements publics à caractère administratif, des postes diplomatiques et consulaires et avril 2017
des Départements
Sommaire :
TITRES Pages
1- Contexte et objectifs 345
343
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CONTRÔLE FINANCIER Délégations auprès des ministères et institutions, des collectivités locales, des
établissements publics à caractère administratif, des postes diplomatiques et consulaires et avril 2017
des Départements
1- CONTEXTE ET OBJECTIFS
Les délégations du Contrôle Financier sont instituées par le décret n°2016-624 du 12 octobre 2016
portant attributions, organisation et fonctionnement du Contrôle Financier en son article 5.
Les principes budgétaires et comptables en vigueur et les procédures prescrites sont contenus dans :
344
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
CONTRÔLE FINANCIER Délégations auprès des ministères et institutions, des collectivités locales, des
établissements publics à caractère administratif, des postes diplomatiques et consulaires et avril 2017
des Départements
Le contrôle porte sur les projets de titres d’engagement, de paiement et sur tous actes à incidence
financière.
C’est un acte administratif à incidence financière pris par l’Ordonnateur ou son Délégué pour autoriser
le règlement de certaines dépenses dans les cas ci-après :
345
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
CONTRÔLE FINANCIER Délégations auprès des ministères et institutions, des collectivités locales, des
établissements publics à caractère administratif, des postes diplomatiques et consulaires et avril 2017
des Départements
Un projet de décision de mandatement doit être accompagné de pièces justificatives tenant compte de
la nature de la dépense.
346
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
CONTRÔLE FINANCIER Délégations auprès des ministères et institutions, des collectivités locales, des
établissements publics à caractère administratif, des postes diplomatiques et consulaires et avril 2017
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347
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348
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établissements publics à caractère administratif, des postes diplomatiques et consulaires et avril 2017
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349
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établissements publics à caractère administratif, des postes diplomatiques et consulaires et avril 2017
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350
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des Départements
réception,
bordereau de
livraison) ;
le relevé des
pièces
justificatives.
NB : Il peut arriver aussi des cas où des décisions de mandatement peuvent être élaborées dans le
cadre de remboursement de certaines dettes de l’Etat.
Il s’agit d’un acte administratif à incidence financière pris par l’ordonnateur ou son délégué pour
autoriser le règlement des dépenses de frais de mission et de carburant.
351
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
CONTRÔLE FINANCIER Délégations auprès des ministères et institutions, des collectivités locales, des
établissements publics à caractère administratif, des postes diplomatiques et consulaires et avril 2017
des Départements
les ampliations.
Il existe plusieurs types de contrats soumis au visa du Délégué du Contrôleur Financier. On peut citer :
- le contrat de travail des agents non APE payé sur les crédits des Programmes d’Investissement
Public (PIP) et autres crédits de transfert ;
- le contrat de prestation de services (étude, gardiennage, entretien de locaux administratifs,
entretien de matériels…) ;
- le contrat de bail administratif ;
- le contrat.
Les contrats de services et bons de commandes concernés sont ceux dont les montants sont dans la
limite de compétence des délégués.
352
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
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établissements publics à caractère administratif, des postes diplomatiques et consulaires et avril 2017
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353
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établissements publics à caractère administratif, des postes diplomatiques et consulaires et avril 2017
des Départements
Ils sont accompagnés des pièces administratives et comptables obligatoires de chacun des trois (03)
prestataires consultés.
Lorsque le contrôle est concluant, le Délégué du Contrôleur Financier identifie la facture- pro forma ou
le devis par sa signature ou tout autre signe particulier, valide le bon de commande en y apposant son
visa. Dans le cas contraire, le visa du Délégué du Contrôleur Financier est réservé (différé ou rejeté).
354
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
CONTRÔLE FINANCIER Délégations auprès des ministères et institutions, des collectivités locales, des
établissements publics à caractère administratif, des postes diplomatiques et consulaires et avril 2017
des Départements
la raison sociale du
fournisseur et son numéro
d’immatriculation à l’IFU ;
le numéro de la demande
d’engagement transcrit sur le
bon de commande ;
l’imputation budgétaire en
rapport avec la nature de la
355
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
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356
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357
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établissements publics à caractère administratif, des postes diplomatiques et consulaires et avril 2017
des Départements
la nature du budget
(National ou autre) ;
l’exercice budgétaire ;
l’imputation budgétaire ;
le bénéficiaire ;
le destinataire ;
l’objet ;
le fournisseur de la
commande ;
la signature, le cachet, les
nom et prénoms du
régisseur et du
Gestionnaire de crédits ;
les montants inscrits au
niveau de l’encart
« VISA » comptabilité des
engagements ;
la concordance entre le
montant de la facture pro
forma ou devis et celui
inscrit sur le bon de
commande traditionnel
original.
le montant de la TVA, s’il y
a lieu.
358
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
CONTRÔLE FINANCIER Délégations auprès des ministères et institutions, des collectivités locales, des
établissements publics à caractère administratif, des postes diplomatiques et consulaires et avril 2017
des Départements
A.1.3 Réservations de crédit pour les marchés, pour les décisions de mandatement ou
de mise à disposition de fonds
Il s’agit des projets de marché dont le montant a déjà fait l’objet d’une réservation de crédit sous forme
d’un engagement comptable d’une part dans le système informatique et des réservations de crédit liée
aux décisions de mandatement ou de mise à disposition de fonds d’autres d’autre part.
Procédure de contrôle
359
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
CONTRÔLE FINANCIER Délégations auprès des ministères et institutions, des collectivités locales, des
établissements publics à caractère administratif, des postes diplomatiques et consulaires et avril 2017
des Départements
la fiche de réservation de
crédit ;
l’imputation budgétaire en
rapport avec la nature de
la dépense (équipement,
biens et services, …) ;
l’objet de la dépense qui
doit refléter la nature de
l’opération (achat de
fournitures de bureau ou
réparation de véhicule,
acquisition de matériel
informatique, …) ;
le montant en chiffres et
en lettres de la facture pro
forma ou du devis transcrit
sur la fiche de réservation
de crédit;
les références des pièces
justificatives jointes et
transcrites sur la fiche de
réservation de crédit ;
la signature, le cachet et le
nom de l’Ordonnateur
Délégué (DAF, Président
d’Institution) sur la fiche de
réservation de crédit
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Il est à signaler que la signature de la lettre d’appel de fonds est de la compétence exclusive du
gestionnaire de crédits.
Lorsque le contrôle ne révèle aucune irrégularité, le Délégué valide l’OP et y appose son visa. Dans le
cas contraire, le visa est réservé (différé ou rejeté).
- bon de commande ;
- marché, contrat ou convention de maîtrise d’ouvrage ;
- renouvellement d’avance aux régisseurs ;
- régularisation d’OP ;
- paiement de certaines dépenses ayant fait l’objet de procédure engagement-ordonnancement.
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Lorsque le contrôle ne révèle aucune irrégularité, le Délégué du Contrôleur Financier valide le mandat
de paiement et y appose son visa. Dans le cas contraire, le visa est réservé (différé ou rejeté).
1Dans le cadre de l’allègement à priori sur les titres d’engagements les montants de paiement
relatifs aux bons de commandes, au contrat de marché, au décision de mandatement, au titre
de transport, préalablement visé ne sont pas traités par le DCF.
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Sont payées par ce type de mandat, les dépenses exécutées par contrat de service, convention de
maîtrise d’ouvrage déléguée.
d’engagement ; de démarrage ;
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Dans le cas du règlement des factures liées aux décomptes, il doit être produit, en cas de nécessité, les
preuves des décomptes précédemment payés.
Après la consommation des fonds, le régisseur introduit un dossier de renouvellement d’avances aux
régies dont le montant est inférieur ou égal à la première avance.
Lorsque le contrôle ne révèle aucune irrégularité, le Délégué du Contrôleur Financier valide le mandat
de paiement et y appose son visa. Il signe également le livre journal du régisseur. Dans le cas contraire,
le visa est réservé (différé ou rejeté).
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Outre les pièces sus-citées pour les mandats de paiement de renouvellement, il faut les pièces
complémentaires ci-après :
Le contrôle du dossier se fait de la même manière que celui des mandats de renouvellement développé
ci-dessus. Le livre journal est signé par le vérificateur des caisses d’avances aux régies en fin d’année.
Le contrôle de ces types de mandats porte sur les mêmes éléments au regard de la nature des pièces
justificatives au dossier. Il faut préciser que la procédure utilisée est la procédure d’engagement-
ordonnancement.
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Après le visa du Contrôleur Financier, le mandat validé transmis à la Direction Générale du Budget est
ordonnancé et envoyé à la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique.
Le Délégué du Contrôleur Financier est compétent pour viser les ordres de mission à l’intérieur du pays.
Ces ordres de mission sont individuels et nommément établis. Ils sont soumis au contrôle du Délégué
avant le démarrage de la mission.
Contrôleur mission ;
la qualité de l’ordonnateur de la
Financier - Lettre
mission et celle du signataire.
d’invitation ;
Le signataire doit être le
- Note de
Directeur de Cabinet ou son
service ;
adjoint, le Secrétaire Général
- Fiche de
ou son adjoint et le Secrétaire
financement.
Général du Gouvernement ou
son adjoint quand il s’agit des
Ministres ;
la cohérence entre la date de
départ et de retour ;
la marque et le numéro
d’immatriculation du véhicule
qui doit figurer sur la liste du
parc automobile de la
structure. Dans le cas
contraire, la provenance dudit
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NB :
- Pour les missions à l’intérieur non prévues dans le PTA, on doit exiger la lettre d’invitation et
respecter le contenu de la lettre d’invitation pour la signature des OM
- De façon générale, pour toutes les missions, il faut éviter d’augmenter l’effectif prévu par la
lettre d’invitation. De même, les conditions d’hébergement et de restauration prévues par la
lettre doivent être respectées afin d’éviter les pléthores d’effectifs dans les missions.
Les procédures de contrôle des différents actes indiqués ci-dessus sont également valables pour les
délégations au niveau des départements en dehors de quelques spécificités notamment :
- La mobilisation des ressources pour les achats de carburant et le paiement des frais de mission
par décision de mandatement en lieu et place de l’OP ;
- La commande des articles sur les crédits délégués par bon de commande traditionnel en lieu et
place de bon de commande SIGFIP ;
- Les Bons de Réparation (BR).
Le bon de réparation est présenté par le Chef parc. Il reprend les pannes diagnostiquées par le
garagiste à partir du devis présenté par ce dernier.
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du véhicule ;
l’existence du véhicule dans le
parc automobile ;
les signatures des personnes
compétentes ;
la concordance entre les
pannes annoncées et celles
inscrites sur le devis.
Le primata est joint au dossier du bon de commande, le duplicata est remis au garagiste et la souche
est gardée dans le carnet.
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