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REPUBLIQUE DU BENIN

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MINISTERE DE L’ECONOMIE ET DES FINANCES
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CONTRÔLE FINANCIER
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MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES

Version finale 1.0, Décembre 2016

DAVES FINANCE PARTNERS

Tél/Fax : (+229) 21 38 02 76

Mail : swhannou@davespartners.com
AVANT PROPOS
Le manuel des procédures du Contrôle Financier est le fruit d’un travail d’équipe. Il se veut d’être un
outil adapté à l’organisation, véritablement opérationnel, exploitable par tous les agents concernés et
d’actualisation aisée. Il prend en compte les grandes orientations suivantes :

 gain d’efficacité dans l’exécution des tâches : dans les organisations modernes, la formalisation
des procédures s’avère être l’un des axes principaux de la démarche qualité. Il permet
l’utilisation d’un seul cadre de référence pour les relations avec toutes les parties intéressées,
permet la comparaison et l’affinement continu des actions du Contrôle Financier et des parties
intéressées. Ainsi, il permet l’élimination progressive des faiblesses récurrentes et constitue un
facteur de performance dans la régularité de traitement des opérations ;

 garantie de continuité dans la bonne marche du Contrôle Financier : le manuel des procédures
représente une capitalisation des savoir-faire techniques et des expériences, dans un but à la
fois organisationnel et didactique. Il s’impose comme le meilleur outil pour une formation rapide,
et, à ce titre, apporte une garantie de continuité lors des mutations du personnel ;

 outil de management : les procédures font partie du système d’information et de gestion d’une
organisation. A ce titre, elles permettent de communiquer, sous forme de documents
accessibles, les règles et méthodes applicables dans l’organisation. La répartition des rôles et
les relations entre services sont clarifiées. Les actions d’arbitrage attendues du management
sont de ce fait moins nombreuses ;

 instrument de contrôle essentiel : l’absence de procédures écrites rend le contrôle interne


difficile, non-transparent et aléatoire. Les procédures apparaissent donc comme un
engagement commun, et forment une base de contrôle acceptable pour tous ;
 formation des collaborateurs : les procédures servent de point de départ pour la formation du
personnel en phase d’intégration. Elles simplifient la tâche de l’encadrement en établissant une
aide au dialogue au sein de l’organisation.
Il est l’outil de référence de chaque agent du Contrôle Financier dans l’exercice de ses fonctions.

La mise en place des procédures formalisées répond aux objectifs ci-après :


 définir un cadre formel de management des programmes et de conduite des opérations
conformément à sa mission fondamentale ;
 responsabiliser davantage le personnel concerné dans l’accomplissement des tâches par une
définition précise des attributions et des résultats attendus ;
 rendre plus productif le personnel par une efficacité plus accrue à travers l’optimisation des
circuits d’information (circuits des documents) ;
 mettre en œuvre un contrôle interne efficace.

J’en souhaite un bon usage à toutes et à tous.


LISTE DES SIGLES

CF : Contrôleur Financier,
CFA : Contrôleur Financier Adjoint,
BAAM : Bureau des Affaires Administratives et du Matériel,
BER : Bureau des Etudes et de la Règlementation,
BMP : Bureau des Marchés Publics,
BCE : Bureau de la Comptabilité et des Engagements,
CVI : Cellule de Vérification Interne,
DCF : Délégations du Contrôleur Financier,
SARU : Service Administratif et des Relations avec les Usagers,
SRH : Service des Ressources Humaines,
SADI : Service des Archives, de la Documentation et de l’Informatique,
SRC : Service de la Règlementation et du Contentieux,
SOE : Service des Ordres d’Engagements,
SAR : Service des Autres Ministères,
SPRV : Service des Pensions et Rentes Viagères,
SMTPS : Service des Marchés des Travaux et des Prestations de Services,
SMFBA : Service des Marchés des Fournitures et des Baux Administratifs,
SE : Service des Etudes,
SAR : Service des Avances et des Règlementations,
SCA : Service de la Comptabilité Administrative,
DARU : Division Administrative et des Relations avec les Usagers,
DSC : Division du suivi de la Carrière,
DFDS : Division de la Formation et du Dialogue Social,
DMCM : Division du Matériel et de la Comptabilité des Matières,
DAD : Division des Archives et de la Documentation,
DI : Division de l’Informatique,
DR : Division de la Règlementation,
DC : Division du Contentieux,
DEMP : Division des Enseignements Maternels et Primaires,
DEGP : Division des Enseignements Généraux et Professionnels,
DES : Division de l’Enseignement Supérieur,
DPRVC : Division des Pension et Rentes Viagères Civiles,
DPRVA : Division des Pensions et Rentes Viagères Militaires,
DMT : Division des Marchés de Travaux,
DMPS : Division des Marchés de Prestations de Services.
DPATISTA : Division des Personnels de l’Agricultures, des Transports, de l’Industrie des
Sports du Tourisme et de l’Artisanat,
DPSEFDAEP : Division des Personnels de la Santé, de l’Energie, des Finances, de la
Décentralisation, des Affaires Etrangères et du Plan,
DPJIEFPASSDEC : Division des Personnels de la Justice, des Institutions de l’Etat, de la Fonction
Publique, des Affaires Sociales, de la Sécurité, de la Défense, de l’environnement et de la
Communication.
Sommaire
PARTIE 1 : Présentation du manuel de procédures et organisation institutionnelle du Contrôle Financier ................ 10
TITRE I : Présentation du manuel de procédures ................................................................................................................................ 11
Titre I- Module A : Définition, objectifs et contenu du manuel ........................................................................................ 12
Titre I- Module B : Conditions d’application du manuel .................................................................................................. 14

TITRE II : Présentation et organisation institutionnelle du Contrôle Financier ................................................................................ 16


Titre II – Module A : Missions du Contrôle Financier ..................................................................................................... 17
Titre II – Module B : Documents fondamentaux régissant le Contrôle Financier ........................................................... 20
Titre II – Module C : Principaux acteurs intervenant dans la Chaîne de dépenses publiques ....................................... 22
Titre II – Module D : Organigramme, attributions et fiches de postes du personnel du Contrôle Financier ................... 24

PARTIE 2 : Procédures au niveau central ............................................................................................................................ 77


TITRE I : Procédures administratives .................................................................................................................................................... 78
Titre I – Module A : Gestion des courriers et documents ............................................................................................... 79
Titre I – Module B : Gestion des relations avec les usagers .......................................................................................... 87
Titre I – Module C : Gestion des archives ...................................................................................................................... 94
Titre I – Module D : Gestion des Ressources Matérielles .............................................................................................. 98
Titre I – Module E : Gestion des Ressources humaines .............................................................................................. 105

TITRE II : PROCEDURES ETUDES ET DE LA REGLEMENTATION ................................................................................................... 112


Titre II – Module A : Procédures administratives ......................................................................................................... 113
Titre II – Module B : Procédures opérationnelles ......................................................................................................... 123

TITRE III : PROCEDURES DE CONTROLE DANS LE PROCESSUS D’APPROBATION DES MARCHES PUBLICS ...................... 170
Titre III – Module A : Gestion administrative des dossiers des Marchés Publics et étude des Baux Administratifs .... 171
Titre III – Module B : Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés, de délégation de Service public et
des Baux Administratifs ............................................................................................................................................... 193
Titre III – Module C : Représentation du Contrôle Financier aux séances dans le processus de passation des
Marchés Publics, de délégation de Service public et des Baux Administratifs ............................................................ 233
Titre III – Module D : Suivi de l’exécution sur le terrain des Marchés Publics et tenue des statistiques...................... 244

TITRE IV : Procédures financières et comptables ............................................................................................................................. 257


Titre IV – Module A : Gestion des titres d’engagement ............................................................................................... 258
Titre IV – Module B : Gestion des titres de paiement à procédure ordinaire ............................................................... 264
Titre IV – Module C : Gestion des projets de décision ................................................................................................. 277
Titre IV – Module D : Gestion des projets d'arrêté ....................................................................................................... 295
Titre IV – Module E : Gestion des Ordres de Paiement et des Régularisations .......................................................... 306
Titre IV – Module F : Gestion des Ordres de Mission et des Réquisitions ................................................................... 314
Titre IV – Module G : Rapportage Financier ................................................................................................................ 319
TITRE V : Procédures d’Audit et d’Elaboration du Répertoire des Prix de Référence ................................................................... 323
Titre V – Module A : Audit de conformité des bureaux et Délégation du Contrôle Financier ....................................... 324
Titre V – Module B : Elaboration du répertoire des prix de référence .......................................................................... 330
Titre V – Module C : Missions d’investigation .............................................................................................................. 336

PARTIE 3 : Procédures de gestion des délégations ......................................................................................................... 340


Délégations auprès des ministères et institutions, des collectivités locales, des établissements publics à caractère
administratif, des postes diplomatiques et consulaires et des départements ............................................................................... 341
PARTIE 1 : PRESENTATION ET ORGANISATION INSTITUTIONNELLE DU CONTROLE FINANCIER

Titre I : Présentation du manuel de procédures


Titre I-Module A : Définition, objectifs et contenu du manuel
Titre I-Module B : Conditions d’application du manuel
Titre II : Présentation et organisation institutionnelle du Contrôle Financier
Titre II-Module A : Missions du Contrôle Financier
Titre II-Module B : Documents fondamentaux régissant le Contrôle Financier
Titre II-Module C : Principaux acteurs intervenant dans la Chaîne des dépenses publiques
Titre II-Module D : Organigramme, attributions et fiches de postes du personnel du Contrôle
Financier
PARTE 2 : PROCEDURES AU NIVEAU CENTRAL

Titre I : Procédures administratives


Titre I-Module A : Gestion des courriers et documents

Titre I-Module B : Gestion des relations avec les usagers

Titre I-Module C : Gestion des archives

Titre I-Module D : Gestion des ressources matérielles

Titre I-Module E : Gestion des ressources humaines

Titre II : Procédures d’études et de la règlementation


Titre II-Module A : Procédures administratives
Titre II-Module B : Procédures opérationnelles
Titre III Procédures de contrôle de la passation des marchés
Titre III-Module A : Gestion administrative des dossiers de passation de marché

Titre III-Module B : Gestion du contrôle de conformité des contrats

Titre III-Module C : Représentation du Contrôle Financier dans le processus

Titre III-Module D : Suivi des marchés et statistiques

Titre IV: Procédures Financières et comptables

Titre IV-Module A : Gestion des titres d’engagements

Titre IV-Module B : Gestion des titres de paiement à procédure ordinaire


Titre IV-Module C : Gestion des titres de paiement à procédure exceptionnelle

Titre IV-Module D : Gestion des projets de décisions

Titre IV-Module E : Gestion des arrêtés

Titre IV-Module F : Rapportage financier

Titre V : Procédures d’audit

Titre V-Module A : Audit de conformité des bureaux et délégations

Titre V-Module B : Elaboration du répertoire des prix de référence

PARTE 3 : Procédures de gestion des délégations

Titre I-Module A : Délégations auprès des ministères et institutions, postes diplomatiques

Titre I-Module B : Délégations départementales


PARTIE 1 : Présentation du manuel de procédures
et organisation institutionnelle du Contrôle
Financier
TITRE I : Présentation du manuel de procédures
Titre I- Module A : Définition, objectifs et contenu du manuel
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

GENERALITES Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
Définition, objectifs et contenu du manuel Avril 2017

Définition et objectifs du manuel


Le présent manuel de procédures est un document qui récapitule et décrit les modes opératoires des
activités au sein du Contrôle Financier. Il sert de boussole à toute personne intervenant dans l’exécution
des différentes tâches. Ce manuel définit le mode d’organisation du Contrôle Financier, ses relations
avec les autres acteurs de la chaîne des dépenses publiques (le Ministre, DGB, DAF, le gestionnaire de
crédit, l’ordonnateur etc.…). Il expose en détail toutes les procédures de gestion administrative,
financière et comptable concernant le Contrôle Financier ; il représente le référentiel de contrôle interne
du Contrôle Financier.

La mise en place des procédures formalisées répond aux objectifs suivants :

 Préciser les rôles et responsabilités de chaque acteur intervenant dans le contrôle de la


régularité budgétaire, juridique et financière des opérations de dépenses du budget général de
l’Etat et des budgets annexes ;
 Décliner clairement l’enchaînement des tâches au niveau du Contrôle Financier pour une
efficacité accrue de la coordination ;
 Mettre en place un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif, comptable
et financier ; ce cadre doit être conforme aux dispositions règlementaires et législatives en
vigueur au Bénin, aux principes de gestion généralement admis et à la mise en œuvre d’un
contrôle interne efficace.
Ce manuel ne constitue pas un document exhaustif et figé ; il est au contraire appelé à être complété et
modifié en fonction de l’évolution des diverses contraintes et difficultés qui pourraient apparaître lors de
sa mise en œuvre.

Contenu du manuel
Le manuel des procédures du Contrôle Financier s’articule autour de trois (3) grandes parties qui sont
subdivisées en plusieurs points opératoires. Ainsi, le plan du présent manuel est décliné comme suit :

MEF/CF - Manuel de procédures administratives, financières et comptables - Page 13 sur 372


Titre I- Module B : Conditions d’application du manuel

MEF/CF - Manuel de procédures administratives, financières et comptables - Page 14 sur 372


MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

GENERALITES Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
Conditions d’application du manuel Avril 2017

A qui est destiné ce manuel ?


Ce manuel est destiné à tout le personnel du Contrôle Financier. Chaque agent du Contrôle Financier
dans l’accomplissement de ses tâches doit se référer au manuel.

Comment utiliser ce manuel ?


Etant un guide, ce manuel n’est pas destiné à être lu du début à la fin. Il sert de référence tout au long
de l’exécution des activités du Contrôle Financier.

C’est pourquoi il définit clairement les attributions de tous les acteurs ; il revient donc à chacun en ce qui
le concerne de s’approprier le contenu afin d’éviter les conflits d’attributions ou conflits d’intérêts dans la
mise en œuvre des missions et objectifs du Contrôle Financier.

Conditions de mise à jour du manuel


Le manuel de procédures est un document susceptible d’être modifié au fur et à mesure de l’évolution
de l’institution, de ses activités et des bonnes pratiques internationales.

En cas de révision, la nouvelle version du manuel doit faire foi par tous les utilisateurs.

La mise à jour du manuel peut être motivée par :

 des changements dans la structure ou les activités du Contrôle Financier ;


 les modifications des systèmes et procédures dans le but d'améliorer les procédures existantes
pour faire face à des situations nouvelles ;
 des changements rendus nécessaires suite à une modification du cadre institutionnel ou
organique du Contrôle Financier ;
 les bonnes pratiques internationales ;
 des modifications en ce qui concerne l'affectation du personnel ou des tâches lui incombant.

MEF/CF - Manuel de procédures administratives, financières et comptables - Page 15 sur 372


TITRE II : Présentation et organisation institutionnelle du
Contrôle Financier
Titre II – Module A : Missions du Contrôle Financier
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PRESENTATION ET ORGANISATION INSTITIONNELLE DU CF Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
Missions du Contrôle Financier Avril 2017

Missions du Contrôle Financier


Le Contrôle Financier est chargé :

 d’effectuer un contrôle a priori portant sur la régularité budgétaire, juridique et financière des
opérations de dépenses du budget de l’Etat, dont notamment celles des collectivités locales,
des établissements publics à caractère administratif, des postes diplomatiques et consulaires ;
 d’examiner les projets de contrat de marchés, de délégations de service public et de baux
administratifs initiés par les ministères, institutions de l’Etat, organismes publics et soumis à
l’approbation du Ministre chargé des Finances et des autres ordonnateurs au regard de
l’imputation de la dépense, de la disponibilité des crédits, de l’application des dispositions
d’ordre financier, des lois et règlements, de leur conformité avec les autorisations
parlementaires et des conséquences que les mesures proposées peuvent avoir sur les finances
publiques ;
 de donner son avis motivé sur les projets de lois, de décrets, d’arrêtés, de contrats et de tous
actes soumis au contreseing ou à l’approbation du Ministre chargé des Finances et des autres
ordonnateurs et ayant une incidence financière ;
 de participer à l’identification et à la prévention des risques financiers ainsi qu’à l’analyse des
facteurs explicatifs de la dépense et du coût des politiques publiques ;
 de vérifier le caractère sincère des prévisions de dépenses ;
 de contrôler le document annuel de programmation budgétaire initial, les documents
prévisionnels de gestion, leurs modifications en cours de gestion ainsi que les projets d’actes
d’affectation de crédits d’engagement de dépenses ;
 d’examiner les comptes rendus d’utilisation des crédits et des emplois ;
 d’examiner les projets de contrats de marchés, de délégations de service public et de baux
administratifs initiés par les ministères et institutions de l’Etat, et organismes publics et soumis
à l’approbation du ministre chargé des finances et des ordonnateurs au regard de l’imputation
de la dépense, de la disponibilité des crédits de l’application des dispositions d’ordre financier,
des lois et règlements de leur conformité avec les autorisations parlementaires et des
conséquences que les mesures proposées peuvent avoir sur les finances publiques ;
 d’étudier tous les projets d’actes administratifs relatifs à la carrière des agents de l’Etat ;

MEF/CF - Manuel de procédures administratives, financières et comptables - Page 18


MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PRESENTATION ET ORGANISATION INSTITIONNELLE DU CF Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
Missions du Contrôle Financier Avril 2017

 de coordonner les travaux d’élaboration du répertoire des prix de référence à l’usage de


l’administration publique et de veiller à son amélioration constante et à son actualisation
périodique ;
 de concevoir et de mettre en place un système de suivi de l’utilisation du répertoire des prix de
référence, notamment à travers des rapports mensuels spécifiques des Délégués du
Contrôleur Financier permettant d’apprécier la disparité des prix appliqués au sein de la même
administration, ou entre les diverses administrations, et de prendre des mesures appropriées.
Le Contrôle Financier est directement rattaché au Ministre de l’économie et des finances.

MEF/CF - Manuel de procédures administratives, financières et comptables - Page 19


Titre II – Module B : Documents fondamentaux régissant le Contrôle
Financier
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PRESENTATION ET ORGANISATION INSTITIONNELLE DU CF Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
Missions du Contrôle Financier Avril 2017

Documents fondamentaux régissant le Contrôle Financier


Les documents fondamentaux du Contrôle Financier sont :

 Le décret N°2016-421 du 20 juillet 2016 portant attributions, organisations et fonctionnement du


MEF ;
 Le décret N°2016-624 du 12 octobre 2016 portant attributions organisations et fonctionnement
du Contrôle Financier ;
 Le décret n° 2017-191 du 24 mars 2017 portant modification du décret N°2015-209 du 17 avril
2015 portant statut particulier du corps des Contrôleurs Budgétaires ;
 Le décret N°2014-546 du 12 Septembre 2014 portant délégation partielle du pouvoir
d’approbation des marchés publics aux ministres ;
 Le décret N°2011-479 du 08 juillet 2011 fixant les seuils de passation, de contrôle et
d’approbations des marchés publics ;
 La loi 2009-02 du 07 Août 2009 portant code des marchés publics et des délégations de
services public en République du Bénin ;
 Le décret N°2000-601 du 29 novembre 2000 portant réformes des procédures budgétaires ;
 Les arrêtés portant modalités d’applications des décrets ;
 Les décrets régissant la carrière des agents de l’Etat ;
 Le passeport du Contrôleur Financier version de Novembre 2014 ;
 Le guide d’exécution des dépenses publiques version de Novembre 2014 ;
 Le présent manuel de procédures administratives, financières et comptables.

MEF/CF - Manuel de procédures administratives, financières et comptables - Page 21


Titre II – Module C : Principaux acteurs intervenant dans la Chaîne de
dépenses publiques
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PRESENTATION ET ORGANISATION INSTITIONNELLE DU CF Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
Principaux acteurs intervenant dans la chaîne de dépenses publiques Avril 2017

Les principaux acteurs intervenants dans la chaîne de dépenses publiques


Dans le cadre de l’exécution de la dépense publique, les acteurs budgétaires disposent d’une
procédure : la procédure normale qui sera détaillée dans le présent manuel. Ces acteurs budgétaires
sont de façon générale :

 Les gestionnaires de crédits qui sont l’initiateur de la dépense de leurs unités administratives
respectives. C’est le cas des Directeurs ou Coordonnateurs de projets
 L’agent de l’ordonnateur délégué (agents de la Direction de l’Administration et des Finances)
qui vérifie les informations liées à l’engagement et à la liquidation de la dépense.
 Le DAF qui est l’ordonnateur délégué. Il engage, liquide et ordonnance les dépenses ;
 Le Contrôle Financier ou son délégué qui effectue un contrôle a priori portant sur la régularité
budgétaire, juridique et financière de la dépense.
 Le comptable public procède au paiement de la dépense.

MEF/CF - Manuel de procédures administratives, financières et comptables - Page 23


Titre II – Module D : Organigramme, attributions et fiches de postes du
personnel du Contrôle Financier

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Organigramme, attributions et fiches de postes du personnel
 Organigramme

Le Contrôle Financier est dirigé par un Contrôleur Financier dépendant directement du Ministre de
l’Economie et des Finances et qui a rang de Directeur Général. Il est nommé par décret pris en Conseil des
Ministres sur proposition du Ministre Chargé des Finances parmi les contrôleurs budgétaires ayant au
moins dix (10) ans d’ancienneté dans la Fonction Publique dont cinq (5) ans au moins au Contrôle
Financier. Il est suppléé d’un Contrôleur Financier adjoint nommé par arrêté du Ministre en Charge des
Finances, sur proposition du Contrôleur Financier, parmi les Contrôleurs Budgétaires ayant au moins dix
(10) ans d’ancienneté dans la Fonction Publique dont cinq (5) ans au moins au Contrôle Financier. Les
attributions dont la prise en charge permanente est assurée par le Contrôleur Financier Adjoint sont
précisées par une note du Contrôleur Financier. Le Contrôleur Financier Adjoint a rang de Directeur
Général Adjoint. A ce titre le Contrôleur Financier par arrêté 0039-c/MEFP/CF/SP du 26 janvier 2015 a
délégué son visa et paraphe au Contrôleur Financier Adjoint pour les projets d’actes ci-après :

- reclassement,
- détachement,
- disponibilité,
- contrat de travail,
- avancement,
- radiation,
- gens de maison (note de service),
- capital-décès,
- concession de pension,
- rejet satisfait (pour les rejets effectués par le Contrôleur Financier Adjoint)
- rectificatif de nom,
- évacuation sanitaire (le Contrôleur Financier ou son Adjoint),
- réquisition.

Par ailleurs, pour l’accomplissement de sa mission au niveau déconcentré, le Contrôleur Financier délègue
une partie de ses compétences à des collaborateurs appelés Délégués du Contrôleur Financier, placés
auprès des institutions de l’Etat, des ministères, des collectivités locales et de certains établissements dont
la liste est arrêtée par le Ministre de l’Economie et des Finances.

Les Délégués du Contrôleur Financier nommés parmi les CB doivent avoir au moins six (06) ans
d’ancienneté dans la Fonction Publique dont au moins deux (02) ans au Contrôle Financier à la date de
nomination. Ils ont rang de Directeurs Techniques.

25
Les modalités de sélection et d’affectation des Délégués du Contrôleur Financier sont celles fixées par le
décret portant création du Fichier national d’admission et de nomination des cadres aux emplois de la
chaîne de dépenses publiques.

Le Contrôle Financier est divisé en Bureaux ayant rang de Directions Techniques eux mêmes subdivisés
en services. Les services sont subdivisés en divisions.

Les Chefs de bureaux, les Délégués, le Contrôleur Financier Adjoint, le Contrôleur Financier et les
partenaires sociaux se réunissent au moins une fois par semaine au Comité de Direction.

A ce titre, le Contrôle Financier comprend :

 Au niveau central :
 le Bureau des Affaires Administratives et du Matériel (BAAM) ;
 le Bureau des Etudes et de la Réglementation (BER) ;
 le Bureau des Marchés Publics (BMP) ;
 le Bureau de la Comptabilité des Engagements (BCE) ;
 la Cellule de Vérification Interne (CVI) ;
 le Secrétariat du Contrôleur Financier ;

Au niveau déconcentré :

 les Délégations du Contrôle Financier auprès des ministères et institutions de l’Etat ;


 les Délégations du Contrôle Financier auprès des départements ;
 les Délégations du Contrôle Financier auprès des établissements publics à caractère administratif,
culturel, social et scientifique des postes diplomatiques et consulaires et de manière générale de
tous organismes publics dont la liste est arrêtée par le Ministre chargé des Finances.
L’organigramme simplifié se présente comme ci-après :

26
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 27 sur 372
Réf :

Contrôleur Financier (FC)

Cellule de Vérification Interne


(CVI)
Secrétariat du CF

Contrôleur Financier

Adjoint (CFA)

BAAM BER BMP BCE DCF

LEGENDE

 BAAM : Bureau des Affaires Administratives et du Matériel


 BER : Bureau des Etudes et de la Réglementation
 BMP : Bureau des Marchés Publics
 BCE : Bureau de la Comptabilité des Engagements
 CVI : Cellule de Vérification Interne
 DCF : Délégations du Contrôle Financier

27
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 28 sur 372
Réf :

 Attributions et fiches de postes

POSTE : Contrôleur Financier

Rattachement Le CF est directement rattaché au Ministre de l’Economie et des Finances


hiérarchique

Le Contrôleur Financier assure la coordination des activités de tous les


Relations
bureaux au niveau central et de toutes les Délégations du Contrôle
fonctionnelles
Financier au niveau déconcentré

 Garantir le bon fonctionnement du Contrôle Financier ;


Objectifs assignés au  Garantir la régularité des dépenses publiques ;
poste  Garantir la régularité des actes de marchés publics ;
 Etudier les projets d’actes à incidence financière.
 Assurer la gestion quotidienne du CF ;
 Coordonner l’ensemble des activités des bureaux ;
 Superviser le CODIR ;
 Soumettre au MEF les arrêtés d’applications des décrets impactant le
Contrôle Financier ;
 Prendre des lettres circulaires ou des notes de services ;
 Apprécier les projets d’actes soumis par le C/BER avant visa ;
 Apprécier les projets de contrat de marché soumis par le C/BMP
avant visa ;
 Apprécier les projets d’actes administratifs et d’acquisitions soumis
Tâches à accomplir
par le C/BAAM ;
 Apprécier les pièces sous tendant la chaîne de dépenses publiques
soumis par le C/BCE ;
 Apposer son visa sur les projets d’acte jugés réguliers au regard des
autorisations budgétaires, des lois et des règlements ;
 Différer son visa, si des informations complémentaires sont
nécessaires aux projets d’actes soumis ;
 Refuser d’apposer son visa, si le projet d’acte soumis est entaché
d’irrégularités ;
 Coordonner les travaux d’élaboration du répertoire des prix de

28
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 29 sur 372
Réf :

référence à l’usage de l’administration publique ;


 Elaborer le rapport d’ensemble annuel relatif à l’exécution du budget
de la gestion écoulée et à la situation financière générale de l’Etat.
Rapport d’ensemble trimestriel, mensuel et annuel.
Situations à établir
Projets d’arrêté

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Contrôleur Budgétaire ayant au moins dix (10) ans d’ancienneté dans
la fonction publique dont cinq (05) ans au moins au Contrôle Financier
 Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
Exigences du poste  Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Il est nommé par un décret pris en Conseil des ministres sur proposition du
Mode de nomination
Ministre de l’Economie et des Finances

POSTE : Secrétaire du CF

Rattachement Le SCF est directement rattaché au Contrôleur Financier


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres secrétariats


fonctionnelles

Objectifs assignés au  Assurer la gestion du secrétariat du CF


poste  Gérer l’agenda du CF
 Gérer tous les courriers confidentiels du CF
Tâches à accomplir  Gérer l’agenda du CF
 Exécuter toutes autres tâches à lui confier par le CF

29
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 30 sur 372
Réf :

Rapport courriers arrivée et courriers départ


Situations à établir
Carnet de rendez-vous

 Ordinateur Portatif

Outils de travail  Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet


 Documentation de travail,

 Cadre de la catégorie A, ayant au moins quatre (04) ans


d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
au Contrôle Financier.
Exigences du poste  Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par arrêté du Ministre.

POSTE : Chef Bureau des Affaires Administratives et du Matériel

Rattachement Le C/BAAM est directement rattaché au Contrôleur Financier


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux


fonctionnelles

 Assurer la gestion administrative du CF


Objectifs assignés au  Assurer la sécurité et la sauvegarde du patrimoine du CF
poste  Assurer la gestion des ressources humaines du CF
 Assurer la relation avec les usagers
 Coordonner la gestion des courriers entrant et sortant du CF,
 Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers du personnel du
CF,
Tâches à accomplir
 Coordonner le système de notation des agents ;
 Initier les achats de matériels sur la base des besoins exprimés par
les bureaux conformément à la procédure de passation des

30
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 31 sur 372
Réf :

marchés ;
 Assurer une bonne gestion du stock de fournitures ;
 Veiller à l’entretien et la réparation du matériel ;
 Superviser les travaux d’inventaires des biens et stocks ;
 Etablir les rapports d’activités du CF de concert avec les autres
bureaux.
Rapport d’activité trimestriel, mensuel et annuel.
Situations à établir
Rapport d’inventaire et du contrôle d’inventaire.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Cadre de la catégorie A, échelle 1 ayant au moins six (06) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
au Contrôle Financier.
 Esprit critique et de synthèse
Exigences du poste  Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier

31
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 32 sur 372
Réf :

POSTE : Chef Bureau des Etudes et de la Réglementation

Rattachement Le C/BER est directement rattaché au Contrôleur Financier


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux


fonctionnelles

Objectifs assignés au  Etudier la conformité et la régularité des projets d’actes


poste  Proposer les améliorations des textes
 Contrôler la validité des dossiers relatifs à l’évolution de carrière du
personnel de l’Etat à soumettre au visa du CF ou du CFA selon le
cas ;
 Contrôler la validité des dossiers de pensions, capital décès et
rentes viagères d’invalidité à soumettre au visa du CF ou du CFA
selon le cas,
Tâches à accomplir
 Proposer des avis motivés sur les projets de lois, de décrets,
d’arrêtés, de contrats de travail administratif et de tous actes à
incidence financière soumis au contreseing ou à l’approbation du
Ministre chargé des Finances ;
 Proposer conjointement avec d’autres structures, des amendements
aux textes régissant la gestion du personnel de l’Etat.
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Cadre de la catégorie A, échelle 1 ayant au moins six (06) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
au Contrôle Financier.
 Esprit inventif (créativité);
Exigences du poste
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;

32
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 33 sur 372
Réf :

 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;


 Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier

POSTE : Chef Bureau des Marchés Publics

Rattachement Le C/BMP est directement rattaché au Contrôleur Financier


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux


fonctionnelles

Examen des projets de contrat de marchés, des délégations de service


Objectifs assignés au public et de baux administratifs initiés par les ministères, institutions de
poste l’Etat, organismes publics et soumis à l’approbation du Ministre de
l’Economie et des Finances

 Contrôler la conformité et la validité du processus d’étude des offres


 Contrôler la conformité et la validité des projets de contrat de marché
par rapport aux pièces justificatives et aux dispositions des textes
régissant les marchés publics et les délégations de services publics
 Contrôler la conformité et la validité des baux administratifs
Tâches à accomplir
 Soumettre au visa du Contrôleur Financier les projets de contrats de
marché et baux réguliers sur financement du budget National
 Proposer conjointement avec d’autres structures, des amendements
aux textes régissant les marchés publics, les délégations de services
publics et des baux administratifs
Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.
Situations à établir
Compte rendu, indicateurs de résultats.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Cadre de la catégorie A, échelle 1 ayant au moins six (06) ans
Exigences du poste d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier.

33
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 34 sur 372
Réf :

 Esprit inventif (créativité);


 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier

POSTE : Chef Bureau de la Comptabilité des Engagements

Rattachement Le C/BCE est directement rattaché au Contrôleur Financier


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux


fonctionnelles

 Contrôler la régularité juridique, budgétaire et financière des


dépenses publiques
Objectifs assignés au
poste  Elaborer, chaque année, un rapport d’ensemble
 Centraliser la comptabilité des engagements et des paiements de
dépenses relatives à l’exécution des budgets de la gestion
 Contrôler la conformité des titres d’engagements avant visa du CF ou
CFA selon le cas et validation dans le SIGFIP
 Contrôler la conformité des titres de paiement avant visa du CF ou
CFA selon le cas
 Contrôler la conformité des ordres de paiement avant visa du CF ou
Tâches à accomplir CFA selon le cas
 Contrôler la conformité des ordres de missions avant visa du CF ou
CFA selon le cas
 Contrôler la conformité des projets de mandatement initiés par la
DGB avant visa du CF ou CFA selon le cas
 Contrôler la conformité des projets d’arrêtés initiés par la DGB avant

34
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 35 sur 372
Réf :

visa du CF ou CFA selon le cas


 Centraliser par secteur la situation des Engagements et des
paiements de dépenses
 Elaborer le rapport d’ensemble annuel relatif à l’exécution du budget
de la gestion écoulée et à la situation financière générale de l’Etat.
Rapport d’activité trimestriel, mensuel et annuel.

Situations à établir Statistique

Rapport annuel

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Cadre de la catégorie A, échelle 1 ayant au moins six (06) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier.
 Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
Exigences du poste
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier

POSTE : Chef Cellule de la Vérification Interne

Rattachement Le C/CVI est directement rattaché au Contrôleur Financier


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec le CF et le CFA


fonctionnelles

Objectifs assignés au  Conduire les travaux d’élaboration du répertoire des prix de

35
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 36 sur 372
Réf :

poste références
 Veiller au respect du code d’éthique et de déontologie du CF
 Contrôler le fonctionnement des DCF et des bureaux
 Collecter les données préalables nécessaires à l’élaboration du
répertoire des prix de références auprès des autres structures ;
 Analyser et dépouiller les données ;
 Coordonner les travaux techniques d’élaboration du répertoire ;
 Superviser l’équipe technique de travail au sein du CF
 Veiller à la mise à jour régulière du répertoire
 Veiller à sa mise en application
Tâches à accomplir  Veiller au respect du code d’éthique et de déontologie
 Etre l’interlocuteur des inspecteurs du ministère
 Elaborer la cartographie des risques du Contrôle Financier
 Planifier et conduire les missions de vérification de conformité des
bureaux et Délégation du Contrôleur Financier
 Etablir des rapports de missions
 Suivre les recommandations
 Rendre compte régulièrement au CF
Répertoire des prix de référence

Situations à établir Rapport de missions

Planning annuel de vérification

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Cadre de la catégorie A, échelle 1 du corps des Contrôle Budgétaire
ayant au moins six (06) ans d’ancienneté dans la fonction publique
dont au moins deux (02) ans de service au Contrôle Financier.
Exigences du poste
 Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;

36
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 37 sur 372
Réf :

 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier

POSTE : Chef Service Administratif et des Relations avec les Usagers

Rattachement Le C/SARU est directement rattaché au C/BAAM


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles

 Assurer la gestion administrative du Service Administratif et des


Objectifs assignés au
poste Relations avec les Usagers (SARU)
 Assurer la relation avec les usagers
 Affecter les courriers et suivre leur traitement ;
 Préparer les projets de réponses aux correspondances
administratives relevant de la compétence du BAAM ;
 Participer à l’élaboration du rapport d’activités du Contrôle Financier ;
 Participer à l’élaboration des documents du budget-programme du
Tâches à accomplir
Contrôle Financier ;
 Analyser et traiter les informations relatives aux usagers en vue de la
satisfaction de leurs requêtes ;
 Superviser et coordonner les activités des divisions dont il est en
charge.
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,

37
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 38 sur 372
Réf :

 Agent de la catégorie A, ayant au moins quatre (04) ans


d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier ou Agent de la catégorie B ayant au
moins huit (08) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont deux
(02) ans au moins au Contrôle Financier.
 Esprit inventif (créativité);
Exigences du poste
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier

POSTE : Chef Service des Ressources Humaines (C/SRH)

Rattachement Le C/SRH est directement rattaché au C/BAAM


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles

Objectifs assignés au  Assurer la gestion des ressources humaines du CF


poste

 Assurer le suivi de la carrière des agents ;


 Superviser le traitement des avantages financiers du personnel ;

Tâches à accomplir  Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des
agents ;
 Participer à l’élaboration des plans de formation, la mise en œuvre
des actions de formation et l’évaluation des résultats ;
 L’animation et la mobilisation du personnel (Motivation du personnel) ;

38
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 39 sur 372
Réf :

 Proposer des politiques d’amélioration des conditions de vie, de


travail et de sécurité ;
 Superviser la communication interne pour le personnel et la diffusion
de l’information;
 Superviser et coordonner les activités des divisions dont il est en
charge.
 Etat des départs et des recrutements
Situations à établir
 Etat mensuel des avantages financiers du personnel
 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A, ayant au moins quatre (04) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier ou Agent de la catégorie B ayant au
moins huit (08) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont deux
(02) ans au moins au Contrôle Financier.
 Esprit inventif (créativité);
Exigences du poste
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier

39
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 40 sur 372
Réf :

POSTE : Chef Service des Archives, de la Documentation et de l’Informatique

Rattachement Le C/SADI est directement rattaché au C/BAAM


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles

Objectifs assignés au  Assurer la sécurité et la sauvegarde du patrimoine du CF


poste

 Superviser la sauvegarde des documents administratifs et autres


productions intellectuelles du Contrôle Financier ;
 Proposer et mettre en œuvre en collaboration avec les services
techniques compétents du ministère des solutions informatiques pour
le Contrôle Financier ;
Tâches à accomplir
 Proposer et mettre en œuvre en collaboration avec les services
techniques compétents du ministère la maintenance du parc
informatique du Contrôle Financier ;
 Superviser et coordonner les activités des divisions dont il est en
charge.
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A, ayant au moins quatre (04) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier ou Agent de la catégorie B ayant au
moins huit (08) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont deux
(02) ans au moins au Contrôle Financier.
Exigences du poste
 Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;

40
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 41 sur 372
Réf :

 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;


 Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier

POSTE : Chef Service de la Réglementation et du Contentieux

Rattachement Le (C/SRC) est directement rattaché au C/BER


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles

Objectifs assignés au  Etudier la conformité et la régularité des projets d’actes


poste  Proposer les améliorations des textes
 Donner son avis motivé sur les projets de lois, de décrets, d’arrêtés,
de contrats de travail et de tous actes à incidence financière soumis
au contreseing ou à l’approbation du ministre chargé des finances ;
 Proposer, conjointement avec d’autres structures, des amendements
à apporter aux textes en vigueur et relatifs à la gestion du personnel
de l’Etat ;
Tâches à accomplir
 Etudier et donner son avis motivé sur les dossiers relatifs aux
sanctions disciplinaires soumis au visa du Contrôleur Financier ;
 Etudier et fournir des éléments de réponses aux plaintes et aux
contentieux nés de tous les dossiers des agents de l’Etat ;
 Superviser et coordonner les activités des divisions dont il est en
charge.
Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.
Situations à établir
Etat des plaintes et contentieux

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
Exigences du poste  Agent de la catégorie A, ayant au moins quatre (04) ans

41
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 42 sur 372
Réf :

d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans


de service au Contrôle Financier ou Agent de la catégorie B ayant au
moins huit (08) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont deux
(02) ans au moins au Contrôle Financier.
 Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier

POSTE : Chef Service des Ordres d’Enseignement

Rattachement Le (C/SOE) est directement rattaché au C/BER


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles

 Etudier la conformité et la régularité des projets d’actes


Objectifs assignés
 Proposer les améliorations des textes
 Etudier les projets d’actes administratifs relatifs à la carrière des
personnels des ministères en charge des ordres d’enseignement ;
 Traiter les projets d’actes administratifs relatifs à la carrière des
Tâches à accomplir
personnels des ministères en charge des ordres d’enseignement ;
 Superviser et coordonner les activités des divisions dont il est en
charge.
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif

42
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 43 sur 372
Réf :

Outils de travail  Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet


 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A, ayant au moins quatre (04) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier ou Agent de la catégorie B ayant au
moins huit (08) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont deux
(02) ans au moins au Contrôle Financier.
 Esprit inventif (créativité);
Exigences du poste
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier

POSTE : Chef Service des Autres Ministères

Rattachement Le (C/SAM) est directement rattaché au C/BER


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles

 Etudier la conformité et la régularité des projets d’actes


Objectifs assignés
 Proposer les améliorations des textes
 Etudier et traiter les projets d’actes administratifs relatifs à la carrière
des personnels des ministères autres que ceux des ordres
Tâches à accomplir d’enseignement.
 Superviser et coordonner les activités des divisions dont il est en
charge.

43
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 44 sur 372
Réf :

Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A, ayant au moins quatre (04) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier ou Agent de la catégorie B ayant au
moins huit (08) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont deux
(02) ans au moins au Contrôle Financier.
 Esprit inventif (créativité);
Exigences du poste
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier

POSTE : Chef Service des Pensions et Rentes Viagères

Rattachement Le (C/SPRV) est directement rattaché au C/BER


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles

Assurer la gestion des pensions et rentes viagères du Personnel en


Objectifs assignés
cessation d’activité

 Etudier des dossiers de pensions et rentes viagères des personnels


Tâches à accomplir civils et militaires en cessation définitive d’activité
 Superviser et coordonner les activités des divisions dont il est en

44
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 45 sur 372
Réf :

charge.
Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.
Situations à établir
Etat récapitulatif des pensions et rentes viagères

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A, ayant au moins quatre (04) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier ou Agent de la catégorie B ayant au
moins huit (08) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont deux
(02) ans au moins au Contrôle Financier.
 Esprit inventif (créativité);
Exigences du poste
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier

POSTE : Chef Service des Marchés des Travaux et des Prestations de Services

Rattachement Le (C/SMTPS) est directement rattaché au C/BMP


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles

Objectifs assignés Examen des projets de contrat de marchés

 Etudier et traiter les contrats de marchés des travaux et de


Tâches à accomplir prestations intellectuelles soumis au visa du Contrôleur Financier
conformément aux textes en vigueur en matière de marchés publics

45
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 46 sur 372
Réf :

 Superviser et coordonner les activités des divisions dont il est en


charge.
Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.
Situations à établir
Etat des différents marchés de travaux et prestations de service

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A, ayant au moins quatre (04) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier ou Agent de la catégorie B ayant au
moins huit (08) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont deux
(02) ans au moins au Contrôle Financier.
 Esprit inventif (créativité);
Exigences du poste
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier

POSTE : Chef Service des Marchés des Fournitures et des Baux Administratifs

Rattachement Le C/SMFBA est directement rattaché au C/BMP


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles

Objectifs assignés Examen des projets de contrat de marchés

 Etudier et traiter des contrats de marchés de fournitures et de baux


Tâches à accomplir
administratifs soumis au visa du Contrôleur Financier, conformément

46
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 47 sur 372
Réf :

aux des textes en vigueur en matière de marchés publics et de baux


administratifs ;
 Superviser et coordonner les activités des divisions dont il est en
charge ;
Rapport d’activités trimestriel ; mensuel et annuel.
Situations à établir
Etat des différents marchés et baux administratifs

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A, ayant au moins quatre (04) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier ou Agent de la catégorie B ayant au
moins huit (08) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont deux
(02) ans au moins au Contrôle Financier.
 Esprit inventif (créativité);
Exigences du poste
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier

POSTE : Chef Service des Etudes (C/SE)

Rattachement Le C/SE est directement rattaché au C/BCE


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles

Objectifs assignés  Etudier la conformité et la régularité des projets d’arrêtés et de

47
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 48 sur 372
Réf :

décisions
 Proposer les améliorations des textes
 Etudier les projets d’arrêtés et de décisions soumis au visa du
Contrôleur Financier ou de son Adjoint.
Tâches à accomplir  Proposer, conjointement, avec d’autres structures, des
amendements aux textes régissant l’exécution du budget de l’Etat.
 Superviser et coordonner les activités des divisions dont il est en
charge ;
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A, ayant au moins quatre (04) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier ou Agent de la catégorie B ayant au
moins huit (08) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont deux
(02) ans au moins au Contrôle Financier..
 Esprit inventif (créativité);
Exigences du poste
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier

48
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 49 sur 372
Réf :

POSTE : Chef Service des Avances et des Régularisations (C/SAR)

Rattachement Le C/SAR est directement rattaché au C/BCE


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles

 Etudier tous les engagements de dépenses et tous actes à


Objectifs assignés
caractère financier
Etudier les titres d’avances soumis au visa du Contrôleur Financier
ou de son Adjoint.
 Superviser le traitement des cas d’évacuations sanitaires, des
réquisitions et des ordres de mission des voyages à l’extérieur et
Tâches à accomplir de divers autres ordres de paiement.
 S’assurer de la régularisation des dépenses urgentes et des
avances aux régies.
 Superviser et coordonner les activités des divisions dont il est en
charge.
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A, ayant au moins quatre (04) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier ou Agent de la catégorie B ayant au
moins huit (08) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont deux
(02) ans au moins au Contrôle Financier.
 Esprit inventif (créativité);
Exigences du poste
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.

49
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 50 sur 372
Réf :

Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier

POSTE : Chef Service de la Comptabilité Administrative

Rattachement Le C/SCA est directement rattaché au C/BCE


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Chefs Bureaux et Services
fonctionnelles

Objectifs assignés Centraliser la comptabilité des engagements et des paiements de dépenses

S’assurer de la centralisation de la comptabilité des engagements


et des paiements de dépenses, et de la production du rapport
d’ensemble relatif à l’exécution des budgets de la gestion écoulée
et à la situation financière générale de l’Etat.
Tâches à accomplir  Etudier les titres d’engagement de dépenses et des mandats de
paiement soumis au visa du Contrôleur Financier ou de son
Adjoint ;
 Superviser et coordonner les activités des divisions dont il est en
charge.
Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.
Situations à établir
Rapport d’ensemble relatif au niveau d’exécution des budgets

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A, ayant au moins quatre (04) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont au moins deux (02) ans
de service au Contrôle Financier ou Agent de la catégorie B ayant au
Exigences du poste moins huit (08) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont deux
(02) ans au moins au Contrôle Financier.
 Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse

50
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 51 sur 372
Réf :

 Sens de l’organisation et de rigueur ;


 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Il est nommé par un arrêté pris par le MEF sur proposition du Contrôleur
Mode de nomination
Financier

POSTE : Chef Division Administrative et des Relations avec les Usagers

Rattachement Le C/DARU est rattaché directement au C/SARU


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

Objectifs assignés au  Assurer la gestion des courriers entrant et sortant du SBAAM


poste  Assurer la relation avec les usagers
 Participer à la préparation des projets de réponses aux
correspondances administratives relevant de la compétence du
BAAM et de l’élaboration des rapports d’activités du Contrôle
Tâches à accomplir
Financier.
 Veiller au bon accueil, au renseignement et à la bonne orientation des
usagers/clients du Contrôle Financier
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
Exigences du poste moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont

51
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 52 sur 372
Réf :

deux (02) au moins au Contrôle Financier


 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

POSTE : Chef Division du Suivi de la Carrière

Rattachement Le C/DSC est rattaché directement au C/SRH


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

 .Etablir des tableaux de bord pour le suivi de la carrière des agents,


pour la planification et du suivi des départs en congé du personnel,
Tâches à accomplir  Traiter et élaborer les états des avantages financiers du personnel,
 Tenir et mettre à jour de manière régulière des dossiers individuels
des agents.
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
Exigences du poste
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
 Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse

52
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 53 sur 372
Réf :

 Sens de l’organisation et de rigueur ;


 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

POSTE : Chef Division de la Formation et du Dialogue Social

Rattachement Le C/DFDS est rattaché directement au C/SRH


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

 Planifier et mettre en œuvre des actions de renforcement des


capacités du personnel (formation diplomante et qualifiante).
Tâches à accomplir
 Elaborer le plan de carrière et proposer des solutions aux questions
de relations professionnelles dans le cadre du dialogue social
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
Exigences du poste
deux (02) au moins au Contrôle Financier
 Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;

53
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 54 sur 372
Réf :

 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;


 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

POSTE : Chef Division du Matériel et de la Comptabilité des Matières

Rattachement Le C/DMCM est rattaché directement au C/SAFM


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

 S’assurer de la mise en œuvre des procédures d’acquisition de


matériel, de fournitures de bureau et du suivi des stocks au magasin
Tâches à accomplir et de la tenue des outils de comptabilité matières.
 S’assurer de la planification, du suivi et de la réalisation des contrôles
d’inventaires et de l’élaboration du rapport général y afférent.
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
Exigences du poste deux (02) au moins au Contrôle Financier
 Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;

54
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 55 sur 372
Réf :

 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;


 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

POSTE : Chef Division des Archives et de la Documentation

Rattachement Le C/DAD est rattaché directement au C/SADI


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

 Assurer la gestion des archives et de la documentation du Contrôle


Financier ;
 Pré-archiver les documents produits par les services du Contrôle
Financier et s’assurer de la sauvegarde des textes législatifs et
Tâches à accomplir
réglementaires.
 Assurer la recherche de la documentation utile au Contrôle Financier
et la liaison entre celui-ci et la Direction centrale chargée des archives
du ministère.
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
Exigences du poste ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
 Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;

55
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 56 sur 372
Réf :

 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

POSTE : Chef Division de l’Informatique (C/DI)

Rattachement Le C/DI est rattaché directement au C/SADI


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

 Proposer et mettre en œuvre des solutions informatiques ;


Tâches à accomplir
 Assurer la maintenance du parc informatique du Contrôle Financier.
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste  Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.

56
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 57 sur 372
Réf :

Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

POSTE : Chef Division de la Règlementation

Rattachement Le C/DR est rattaché directement au C/SRC


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

 Donner son avis motivé sur les projets de lois, de décrets, d’arrêtés,
de contrats de travail et de tous actes à incidence financière soumis
au contreseing ou à l’approbation du ministre chargé des finances.
Tâches à accomplir
 Proposer, conjointement avec d’autres structures, des amendements
à apporter aux textes en vigueur et relatifs à la gestion du personnel
de l’Etat.
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel ? mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste  Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse ;
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.

57
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 58 sur 372
Réf :

Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

POSTE : Chef Division du Contentieux

Rattachement Le C/DC est rattaché directement au C/SRC


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

 Etudier et donner son avis motivé sur les dossiers relatifs aux
sanctions disciplinaires soumis au visa du Contrôleur Financier.
Tâches à accomplir  Etudier et fournir des éléments de réponses aux plaintes et aux
contentieux nés de tous les dossiers des agents de l’Etat soumis à
l’avis ou à l’appréciation du Contrôleur Financier
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste  Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

58
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 59 sur 372
Réf :

POSTE : Chef Division des Enseignements Maternel et Primaire

Rattachement Le C/DEMP est rattaché directement au C/SOE


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

 Etudier les projets d’actes administratifs relatifs à la carrière des


Tâches à accomplir personnels relevant du Ministère en charge des enseignements
maternel et primaire.
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste  Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

59
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 60 sur 372
Réf :

POSTE : Chef Division des Enseignements Général et Professionnel

Rattachement Le C/DEGP est rattaché directement au C/SOE


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

 Etudier les projets d’actes administratifs relatifs à la carrière des


Tâches à accomplir personnels relevant du Ministère en charge des enseignements
général et professionnel.
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste  Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

60
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 61 sur 372
Réf :

POSTE : Chef Division de l’Enseignement Supérieur

Rattachement Le C/DES est rattaché directement au C/SOE


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

 Etudier les projets d’actes administratifs relatifs à la carrière des


Tâches à accomplir personnels relevant du Ministère en charge de l’Enseignement
Supérieur.
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste  Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

61
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 62 sur 372
Réf :

POSTE : Chef Division des Personnels de l’Agriculture, des Transports, de l’Industrie, des Sports
du Tourisme et de l’Artisanat

Rattachement Le C/DPATISTA est rattaché directement au C/SAM


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

 Etudier et traiter les projets d’actes administratifs relatifs à la carrière des


Tâches à accomplir personnels des ministères en charge de l’Agriculture, des Transports, de
l’Industrie, des Sports, du Tourisme et de l’Artisanat.
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au Contrôle
Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au moins trois ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au moins au Contrôle
Financier ou parmi les agents de la catégorie C ayant quatre (04) ans
d’ancienneté dans la fonction publique dont deux (02) au moins au
Contrôle Financier
Exigences du poste
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

62
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 63 sur 372
Réf :

POSTE : Chef Division des Personnels de la Santé, de l’Energie, des Finances, de la


Décentralisation, des Affaires Etrangères et du Plan

Rattachement Le C/DPSEFDAEP est rattaché directement au C/SAM


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

 Etudier et traiter les projets d’actes administratifs relatifs à la carrière


des personnels des ministères en charge de la Santé, de l’Energie,
Tâches à accomplir
des Finances, de la Décentralisation, des Affaires Etrangères et du
Plan.
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste
 Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

63
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 64 sur 372
Réf :

POSTE : Chef Division des Personnels de la Justice, des Institutions de l’Etat, de la Fonction
Publique, des Affaires Sociales, de la Sécurité, de la Défense, de l’Environnement et de la
Communication

Rattachement Le C/DPJIEFPASSDEC est rattaché directement au C/SAM


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

 Etudier et traiter les projets d’actes administratifs relatifs à la carrière


des personnels des ministères en charge de la Justice, des
Tâches à accomplir Institutions de l’Etat, de la Fonction Publique, des Affaires Sociales,
de la Sécurité, de la Défense, de l’Environnement et de la
Communication.
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste
 Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

64
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 65 sur 372
Réf :

POSTE : Chef Division des Pensions et Rentes Viagères Civiles

Rattachement Le C/DPRVC est rattaché directement au C/SPRV


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

 Etudier les dossiers du personnel civil en cessation définitive d’activité


Tâches à accomplir (concessions de pensions, révision des pensions, capital-décès et
rentes viagères).
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste
 Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

65
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 66 sur 372
Réf :

POSTE : Chef Division des Pensions et Rentes Viagères Militaires

Rattachement Le C/DPRVM est rattaché directement au C/SPRV


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

Etudier les dossiers du personnel militaire en cessation définitive


Tâches à accomplir d’activité (concessions de pensions, révision des pensions, capital-
décès et rentes viagères).
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste  Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

66
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 67 sur 372
Réf :

POSTE : Chef Division des Marchés de Travaux

Rattachement Le C/DMT rattaché directement au C/SMTPS


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

- Etudier, traiter et suivre les contrats de marchés de travaux soumis

au visa du Contrôleur Financier conformément aux textes en

vigueur en matière de marchés publics ;


Tâches à accomplir

- Superviser et coordonner les activités des sections dont il à la

charge.

Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste  Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

67
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 68 sur 372
Réf :

POSTE : Chef Division des Marchés de Prestations de Services

Rattachement Le C/DMPS rattaché directement au C/SMTPS


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

- Etudier, traiter et suivre les contrats de marchés de prestations de


services soumis au visa du Contrôleur Financier conformément aux

Tâches à accomplir textes en vigueur en matière de marchés publics ;


- Superviser et coordonner les activités des sections dont il à la

charge.

Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste
 Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

68
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 69 sur 372
Réf :

POSTE : Chef Division des Marchés de Fournitures

Rattachement Le C/DMF rattaché directement au C/SMFBA DMBA


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

- Etudier, traiter et suivre les contrats de marchés de fournitures


soumis au visa du Contrôleur Financier conformément aux textes

Tâches à accomplir en vigueur en matière de marchés publics ;

- Superviser et coordonner les activités des sections dont il à la


charge.

Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste  Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

69
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 70 sur 372
Réf :

POSTE : Chef Division des Marchés des Baux Administratifs

Rattachement Le C/DMBA rattaché directement au C/SMFBA


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

- Etudier, traiter et suivre l’exécution des contrats de baux


administratifs soumis au visa du Contrôleur Financier

Tâches à accomplir conformément aux textes régissant les Baux ;

- Superviser et coordonner les activités des sections dont il à la


charge.

Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste
 Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

70
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 71 sur 372
Réf :

POSTE : Chef Division des Projets d’Arrêtés

Rattachement Le C/DPA est rattaché directement au C/SE


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

Examiner les projets d’arrêtés soumis au visa du Contrôleur


Financier.
 Traiter les projets d’arrêtés de création de régie d’avance et de
nomination de régisseurs, de nomination d’agents comptables,
Tâches à accomplir portant Engagement en dépassement, de réallocation de crédit, de
virement de crédit etc...
 Suivre, conjointement avec d’autres services du Contrôle Financier,
les modalités d’exécution du budget de l’Etat ;
 Proposer des amendements aux textes régissant l’exécution des
dépenses publiques.
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste
 Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

71
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 72 sur 372
Réf :

POSTE : Chef Division des Projets de Décisions

Rattachement Le C/DPD est rattaché directement au C/SE


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

 Examiner des projets de décisions de mandatement, de


remboursement et de mise à disposition de fonds.
Tâches à accomplir  Suivre, conjointement avec d’autres services du Contrôle Financier,
les modalités d’exécution du budget de l’Etat et de proposer des
amendements aux textes régissant l’exécution des dépenses
publiques.
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste
 Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

72
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 73 sur 372
Réf :

POSTE : Chef Division des Evacuations Sanitaires et Autres Avances

Rattachement Le C/DESAV est rattaché directement au C/SAR


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

 Traiter les titres d’engagement de dépenses relatifs aux


évacuations sanitaires.
Tâches à accomplir  Examiner également les ordres de paiement et autres titres
d’avances soumis au visa du Contrôleur Financier ou de son
Adjoint.
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste  Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Capacité managériale ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

73
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 74 sur 372
Réf :

POSTE : Chef Division du Suivi de la Régularisation des Avances

Rattachement Le C/DSRA est rattaché directement au C/SAR


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

 Traiter les réquisitions et les ordres de mission des voyages à


Tâches à accomplir l’extérieur
 Suivre la régularisation des dépenses urgentes et des avances aux
régies
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel.

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste
 Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

74
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 75 sur 372
Réf :

POSTE : Chef Division du Compte Administratif

Rattachement Le C/DCA est rattaché directement au C/SAR


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

 Centraliser les données liées à l’exécution des dépenses et de la


Tâches à accomplir production du rapport d’ensemble relatif à l’exécution des budgets
de la gestion écoulée et à la situation financière générale de l’Etat ;
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste
 Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

POSTE : Chef Division des Titres d’Engagement et des Mandats de Paiement

Rattachement Le C/DTEMP est rattaché directement au C/SCA


hiérarchique

Relations Travail en bonne entente avec les autres Services et divisions


fonctionnelles

75
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 76 sur 372
Réf :

 Etudier des titres d’engagement de dépenses et des mandats de


Tâches à accomplir paiement soumis au visa du Contrôleur Financier ou de son
Adjoint.
Situations à établir Rapport d’activités trimestriel, mensuel et annuel

 Ordinateur portatif
 Logiciel, imprimante, fax, téléphone, internet
Outils de travail
 Documentation de travail,
 Agent de la catégorie A ayant au moins 02 ans d’ancienneté au
Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie B ayant au
moins trois ans d’ancienneté dans la fonction publique dont 2 ans au
moins au Contrôle Financier ou parmi les agents de la catégorie C
ayant quatre (04) ans d’ancienneté dans la fonction publique dont
deux (02) au moins au Contrôle Financier
Exigences du poste
 Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse
 Sens de l’organisation et de rigueur ;
 Dynamisme ; Concision et Perspicacité ;
 Discrétion ; Disponibilité ; Anticipation ;
 Bonne moralité.
Mode de nomination Il est nommé par note de service du Contrôleur Financier

76
PARTIE 2 : Procédures au niveau central
TITRE I : Procédures administratives
Titre I – Module A : Gestion des courriers et documents
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 78 sur 372
Section : Procédure de traitement du courrier arrivée non confidentiel Réf :

I.A.1 Procédure de traitement du courrier arrivée non confidentiel

Objet :
La présente procédure décrit le traitement du courrier "arrivée" au Contrôle Financier

Evénement déclenchant : Résultat attendu :


Réception du courrier arrivée Courrier affecté

Acteurs : Référence à d’autres procédures


- Chef Division Administratif(C/DA)
- Chef Service de l’Administration et des Relations avec les
Usagers (C /SARU)
- Chef Bureau des Affaires Administratives et du Matériel
(C/BAAM)
- Contrôleur Financier /Contrôleur Financier Adjoint (CF/CFA)
Sommaire :
1. Contexte et objectifs 80
2. Règles de gestion 80
3. Description des tâches 81

1- Contexte et objectifs
La présente procédure a pour but de s’assurer du bon traitement du courrier qui arrive au Contrôle
Financier.

2- Règles de gestion
 Tout courrier officiel non confidentiel reçu par le Contrôle Financier doit être enregistré par le
Secrétariat Administratif ;
 Tout courrier reçu doit être affecté par le Contrôleur Financier ou le Contrôleur Financier Adjoint
en cas d’absence ou d’empêchement du Contrôleur Financier ;
 Tout courrier affecté doit être transmis au destinataire avec un registre de transmission et
déchargé par le destinataire.

80
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 79 sur 372
Section : Procédure de traitement du courrier départ non confidentiel Réf :

3- Description des tâches

Etape Acteur Tâche Délai Support


01 Enregistrement du courrier
- C/SA - Réceptionner le courrier en s’assurant que le
Contrôle Financier est le destinataire ;
- Enregistrer le courrier dans la base
d’enregistrement du « Courrier arrivée » ;
- Transmettre les courriers au C/BAAM pour
proposition d’affectation ;
- Introduire les courriers au CF ou CFA pour
affectation définitive.

02 Affectation du courrier
 Proposer l’affectation du courrier ;
C/BAAM
 Transmettre le courrier au CSA pour
transmission au CF ou CFA (en cas
d’intérim) ;
 Transmettre le courrier au C/SCF ;
C/SA
 Réceptionner le courrier ;
C/SCF  Transmettre le courrier au CF ou CFA ;
 Faire l’affectation définitive du courrier ;
CF ou CFA  Transmettre le courrier au C/SCF ;
 Transmettre le courrier au C/SA
C/SCF

81
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 79 sur 372
Section : Procédure de traitement du courrier départ non confidentiel Réf :

03 C/DA Ventilation du courrier affecté


 Mettre à jour la base d’enregistrement du
« Courrier Arrivée » en précisant les
bureaux auxquels les courriers sont
affectés et la date d’affectation ;
 Faire les copies du courrier affecté en tenant
compte du nombre d’affectataires ;
 Faire une copie à classer dans la chemise
archives du mois concerné ;
CB concerné  Mettre à jour le registre de ventilation des
courriers ;
 Transmettre le courrier au Chef Bureau
concerné ;
 Décharger le registre de ventilation du
courrier affecté ;
 Affecter le courrier pour traitement.

82
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 8 sur 372
Section : Procédure de traitement du courrier départ non confidentiel Réf :

I.A.2 Procédure de traitement du courrier départ non confidentiel

Objet :
La présente procédure décrit le traitement du courrier "départ" au Contrôle Financier

Evénement déclenchant : Résultat attendu :


Rédaction du projet de courrier Courrier envoyé au destinataire et classé

Acteurs : Référence à d’autres procédures :


 Secrétariat Bureau concerné (SB) Procédure I.A.1
 Chef Section
 Chef Division
 Chef Service
 Chef de Bureau
 Contrôleur Financier/Contrôleur Financier Adjoint
Sommaire :
1. Contexte et objectifs 83
2. Règles de gestion 83
3. Description des tâches 84

1- Contexte et objectifs
La présente procédure a pour but de s’assurer du bon traitement du courrier départ avant sa
transmission au destinataire.

2- Règles de gestion

 Tout courrier officiel doit être signé par le Contrôleur Financier ou son adjoint en cas d’intérim
ou d’empêchement et porter le cachet du Contrôle Financier ;
 Tout courrier à transmettre doit être enregistré dans la base « Courrier Départ » et déchargé
par le destinataire dans un registre de transmission ;
 Une copie de chaque courrier transmis doit être conservée par le Secrétariat Administratif et la
Division des Archives et de la Documentation.

83
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 10 sur 372
Section : Procédure de traitement du courrier départ non confidentiel Réf :

I-A-2-3 Description des tâches

Etape Acteur Tâche Délai Support


01 Préparation du projet de courrier
 Rédiger le projet de courrier ;
Chef Section
(CS)  Transmettre au Chef Division (CD) pour
amendement ;
Chef Division  Lire et amender le projet de courrier ;
 Parafer le projet après prise en compte des
amendements par le CS concerné ;
 Transmettre au Chef Service concerné ;
 Relire le projet de courrier et le retourner au
Chef Service
Chef Division concerné en cas
d’amendement ;
 Parafer après prise en compte des
observations ;
 Transmettre le projet de courrier au Chef de
Chef Bureau Bureau pour parafe ;
 Relire et retourner au Chef Service concerné
pour prise en compte des amendements
éventuels ;
 Parafer le projet et transmettre au CF ou
CFA pour approbation
02 Approbation du projet de courrier
CF ou CFA  Lire le projet de courrier ;
 En cas d’approbation :
 porter au besoin les annotations pour
correction ;
 transmettre au Chef Bureau le projet
de courrier annoté pour finalisation.
 En cas de rejet :
 porter sur le projet de courrier, les

84
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 10 sur 372
Section : Procédure de traitement du courrier départ non confidentiel Réf :

commentaires de rejet ;
 faire copie du projet rejeté ;
 transmettre la copie du projet rejeté
au CS/CF pour classement ;
 transmettre au Chef Bureau
concerné le projet de courrier annoté
et rejeté.
03 Correction et impression du courrier
- CB concerné  Finaliser le projet en prenant en compte les
annotations du CF ou CFA ;
 Imprimer le courrier et transmettre à nouveau
au CF ou CFA pour signature
04 Signature du courrier
CF ou CFA  Vérifier la prise en compte des annotations ;
 Signer le projet ;
 Transmettre au CB concerné

85
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 10 sur 372
Section : Procédure de traitement du courrier départ non confidentiel Réf :

05 Enregistrement et transmission du courrier


CB Concerné  Transmettre le courrier signé au C/SA ou
C/SCF selon la nature confidentielle ou non
CSA ou CS/CF du courrier ;
 Enregistrer le courrier signé dans la base
« Courrier Départ » ;
 Reporter sur le courrier signé le numéro et la
date qui lui sont attribués dans la base
« Courrier Départ » ;
 Apposer à gauche de la signature le cachet
CF ou CFA en fonction du signataire ;
 Apposer les cachets des mentions
particulières « Urgence signalée » ou
« Remise Immédiate » en cas de besoin ;
 Faire 3 copies du courrier et des copies
complémentaires au cas où le courrier est
CB concerné destiné à plusieurs personnes ;
 Classer la 1ère copie dans le chrono ;
CSA ou C/SCF
 Transmettre la 2ème copie au C/DAD pour
classement dans la chemise archives ;
 Mettre à jour le registre de courrier départ ;
Destinataire(s)
 Transmettre, contre décharge dans le
registre interne de transmission, la 3ème copie
au CB concerné pour classement ;
 Décharger le registre interne de transmission
du CSA ou C/SCF
 Transmettre, contre décharge dans le
registre de courrier départ, l’original du
courrier au destinataire ou les copies aux
destinataires ;
 Décharger le registre de courrier départ du
CSA ou CS/CF.

86
Titre I – Module B : Gestion des relations avec les usagers
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 88 sur 372
Section : Procédure d’accueil des usagers/clients Réf :

I.B.1 Procédure d’accueil des usagers / clients

Objet :
La présente procédure décrit le mode opératoire de renseignement et d’orientation des usagers / clients du
Contrôle Financier

Evénement déclenchant : Résultat attendu :


Demande de l’usager L’usager a obtenu l’information demandée

Acteurs : Référence à d’autres procédures


- Chef Secrétariat Administratif En amont : Procédure de traitement du courrier
arrivée non confidentiel
- Chef Secrétariat du Contrôleur Financier
En aval :
- Chef Division des Relations avec les Usagers
- Chef Service de l’Administration et des Relations avec
les Usagers
- Chef Service Concerné
- Chef du Bureau des Affaires Administratives et du
Matériel (C /BAAM)
- Contrôleur Financier ou Contrôleur Financier Adjoint
Sommaire :
1. Contexte et objectifs 88
2. Règles de gestion 88
3. Description des tâches 89

1- Contexte et objectifs
La procédure a pour but de s’assurer du bon traitement du bon accueil et d’un renseignement adéquat des
usagers du Contrôle Financier.

2- Règles de gestion
 Tout usager/client du Contrôle Financier doit être accueilli avec courtoisie ;
 Tout usager/client du Contrôle Financier doit être renseigné sur la situation exacte de son dossier ;
 Les usagers/clients ont droit à une bonne orientation vers les bureaux et services appropriés. A cet effet,
des tableaux d’orientation doivent être affichés et visibles par les usagers.

88
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 29 sur 372
Section : Procédure d’accueil des usagers/clients Réf :

3- Description des tâches

Etape Acteur Tâche Délai Support


01 Réalisation des tableaux d’orientation
- Saluer l’usager en premier en utilisant l’expression
C/SA, CS/CF,
DRU appropriée (Bonjour Madame ! Bonjour Monsieur !)
- Mettre l’usager à l’aise en l’invitant à prendre siège

02 C/SA, DRU, et Orientation de l’usager


CS/CF - Demander la préoccupation de l’usager en utilisant Chaque Lundi Tableau
d’orientation
les termes appropriés (Que puis-je pour vous ? En
des usagers
quoi puis-je vous être utile ?) ;
- Laisser l’usager poser son problème ;
- Demander, en cas de besoin des précisions sur la
nature de son dossier (dossier de pension, de
carrière, commission, etc.) ;
- Demander les références de transmission du dossier
vers le Contrôle Financier s’il y en a ;
- Vérifier si les références sont bonnes ou non ;
- Au cas où les références sont bonnes, orienter
l’usager vers la personne compétente pour le
renseigner ;
- Au cas où les références ne sont pas bonnes,
orienter l’usager vers la structure compétente.

03 Renseignement de l’usager
 Si l’usager ne dispose pas des références
d’arrivée du dossier au Contrôle Financier :

CS Arrivée - Vérifier si le dossier est déjà reçu au Contrôle


Financier ;
- Communiquer à l’usager les références
d’arrivée du dossier au Contrôle Financier ;
- Orienter l’usager vers la Section Départ.
 Si l’usager dispose des références d’arrivée
du dossier au Contrôle Financier :

89
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 29 sur 372
Section : Procédure d’accueil des usagers/clients Réf :

CS Départ - Vérifier dans la base départ appropriée la


situation du dossier ;
- Communiquer les références de départ ou de
rejet du dossier à l’usager au cas où le dossier
est visé ou rejeté ;
- Indiquer à l’usager l’étape suivante pour le suivi
de son dossier ;
- Vérifier au niveau du Service compétent la
situation exacte du dossier et en informer
l’usager au cas où le dossier n’est ni visé ni
rejeté ;
- Communiquer à l’usager le délai de traitement
de son dossier et lui indiquer la date à laquelle il
peut revenir pour la suite au cas où le dossier
est reçu au Contrôle Financier.

90
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET
CF FINANCIERES
Procédures administratives Page 91 sur 372
Section : Procédure de réalisation des enquêtes de satisfaction Réf :

I.B.2 Procédure de réalisation des enquêtes de satisfaction

Objet :
La présente procédure décrit le mode opératoire de réalisation des enquêtes de satisfaction au Contrôle
Financier

Evénement déclenchant : Résultat attendu :


Suivant la période définie Enquête de satisfaction réalisée

Acteurs : Référence à d’autres procédures


- Chef Division Administrative et des Relations avec les En amont :
En aval :
Usagers (C/DARU)
- Chef du Bureau des Affaires Administratives et du Matériel
(C/BAAM)
- Contrôleur Financier ou Contrôleur Financier Adjoint (CF ;
CFA)
Sommaire :
1. Contexte et objectifs 91
2. Règles de gestion 91
3. Description des tâches 92

1- Contexte et objectifs
La procédure a pour but de s’assurer du niveau de satisfaction des usagers / clients de la Délégation du
Contrôle Financier.

Elle permet ainsi d’identifier les faiblesses de l’organisation et d’y apporter les solutions.

2- Règles de gestion
 Les enquêtes de satisfaction couvrent tous les services offerts par la DCF.
 Deux enquêtes de satisfactions sont organisées par an : Février et Août
 Hormis les enquêtes périodiques, aucune enquête de satisfaction ne peut être organisée sans
l’avis favorable du Contrôleur Financier

91
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 29 sur 372
Section : Procédure de réalisation des enquêtes de satisfaction Réf :

3- Description des tâches

Etape Acteur Tâche Délai Support


01 Traitement des boîtes à suggestions
- SA - Collecter les courriers des boîtes à suggestion Tous les Boîte à
lundis matin suggestion
- Enregistrer suivant la procédure des courriers
arrivés
- C/SARU
- Transmettre au C/SARU
- Lire les messages des usagers
- Faire le rapport des messages des boites à
suggestions
- Transmettre le rapport au CBAAM pour exploitation

02 Lancement des enquêtes de satisfaction


- C/SARU périodique 15 Février ou Tableau
- Prépare les fiches d’enquête de satisfaction et le 15 Juillet d’orientation
des usagers
listing des destinataires
- Soumettre la fiche et le listing en approbation au
- C/BAAM
CBAAM
- C/DRU
- Approuver la fiche et le listing
- Organiser la distribution des fiches d’enquête de
satisfaction

03 Dépouillement et analyse des enquêtes de


- C/SARU satisfaction 15 Mars ou Tableau
- Collecter les réponses aux enquêtes de 15 Août d’orientation
- C/DRU des usagers
satisfaction
- Dépouiller les réponses aux enquêtes de
satisfaction
- Analyser les réponses aux enquêtes de
satisfaction
- C/BAAM
- Rédiger le Procès-verbal de dépouillement des
enquêtes de satisfaction
- Transmettre le rapport au C/BAAM
- Approuver le rapport

92
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 29 sur 372
Section : Procédure de réalisation des enquêtes de satisfaction Réf :

- Transmettre le rapport au CF ou CFA pour


exploitation

93
Titre I – Module C : Gestion des archives
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 95 sur 372
Section : Archivage des documents Réf :

I.C.1 Procédure d’archivage des documents

Objet :
La présente procédure décrit le mode opératoire d’archivage des documents au Contrôle Financier

Evénement déclenchant : Résultat attendu :


Au fur et à mesure Document archivé et sauvegardé

Acteurs : Référence à d’autres procédures


- Secrétariat Bureau (SB) En amont :
En aval :
- Chef Division des Archives et de la Documentation (C/DAD)
- Chef Service des Archives, de la Documentation et de
l’Informatique (C/SADI)
- Chef du Bureau des Affaires Administratives et du Matériel
(C/BAAM)
- Chef Division Informatique

Sommaire :
1. Contexte et objectifs 95
2. Règles de gestion 95
3. Description des tâches 96

- Contexte et objectifs
La procédure a pour but d’organiser le pré-archivage des documents produits par les services du
Contrôle Financier et la sauvegarde des textes législatifs et réglementaires.

En outre, il s’agit également d’assurer la recherche de la documentation utile au Contrôle Financier et la


liaison entre celui-ci et la direction centrale chargée des archives du ministère.

- Règles de gestion
 Les copies des documents produits par les différents services du CF et les textes législatifs et
réglementaires relevant du domaine du Contrôle Financier sont conservées à la DAD.
 Les originaux des notes de services, notes d’information et circulaire sont conservés à la DAD.
 Les documents sont conservés en pré-archivage de façon chronologique dans les classeurs
chronos et chemises à sangle en début et cours d’année afin de faciliter les recherches de

95
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 29 sur 372
Section : Archivage des documents Réf :

documents avant leur conservation dans des boîtes d’archives en fin d’année et sont organisés
suivant quatre catégories distinctement identifiables dans la salle d’archives :
- Bordereau d’envoi, lettres, message, correspondance et divers ;
- Note de services, circulaires, attestations, ordre de mission, demande d’explication,
certificat, autorisation et divers au CF ;
- Les lettres de rejets des pensions civiles et militaires du BER, les actes de carrière ;
- Les textes législatifs et réglementaires.
 La clé des archives est tenue en trois (3) copies :
- Une copie auprès du C/DAD ;
- Une copie auprès du Chef Service (C/SADI) ;
- Une copie auprès du C/BAAM.
 Toute autre personne devant accéder aux archives doit requérir l’autorisation préalable du
C/BAAM qui est tenu d’informer le CF ou le CFA.
- Description des tâches

Etape Acteur Tâche Délai Support


01 Transmission des documents
- SB - Transmettre au C/DAD tous les originaux des Dès réception Courrier
des
documents traités.
documents
- C/DAD - Réceptionner et contrôler les documents

02 Archivage électronique des documents Dès réception


C/DAD sur la - Scanner tous les documents des Document
supervision documents Scanner
- Enregistrer les fichiers dans le logiciel d’archivage
du (C/SADI) Logiciel
de documents suivant les règles de traçabilité
applicables.

03 Archivage manuel des documents


- C/DAD sous - Numéroter chronologiquement, dater et classer les -Début et Documents
cours
la documents suivant chaque catégorie dans les
d’année,
supervision classeurs chronos et chemises à sangle
-Enfin
du (C/SADI) appropriés,
d’année
- Classer les documents suivant chaque catégorie

96
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 29 sur 372
Section : Archivage des documents Réf :

de boîtes d’archives.

04 Sauvegarde des bases de données des archives


- C/DI sur la - Réaliser la sauvegarde totale des bases de A la fin de Disque dur
chaque mois externe
supervision données
au plus tard
du (C/SADI) - Conserver le disque dur auprès du C/DAD,
- Dupliquer les copies de sauvegarde de chaque
année et conserver auprès du C/BAAM et CF

05 Vérification des archives et des sauvegardes des


- C/CVI sur la bases de données Suivant le Archives
- Contrôle inopiné des archives constituées et des plan d’audit
supervision interne
sauvegardes réalisées.
du (C/SADI)

97
Titre I – Module D : Gestion des Ressources Matérielles
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 99 sur 372
Section : Gestion des stocks Réf :

I.D.1 Procédure gestion des stocks

Objet :
La présente procédure décrit le processus de gestion des stocks au Contrôle Financier

Evénement déclenchant : Résultat attendu :


Réception de biens Biens stockés

Acteurs : Référence à d’autres procédures


- Chef Division du Matériel et de la Comptabilité des Matières En amont : Acquisition de biens
En aval :
(C/DMCM)
- Chef Service des Affaires Financières et du Matériel
(C/SAFM)
- Chef du Bureau des Affaires Administratives et du Matériel
(C/BAAM)
Sommaire :
1. Contexte et objectifs 99
2. Règles de gestion 99
3. Description des tâches 100

1- Contexte et objectifs
La procédure a pour but de définir les règles d’acquisition de matériel, de fournitures de bureau et du
suivi des stocks au magasin et de la tenue des outils de comptabilité matières. Elle concerne la
planification du suivi et de la réalisation des contrôles d’inventaires et de l’élaboration du rapport
général y afférent.

2- Règles de gestion
Chaque demande de fournitures de biens doit être approuvée par le Chef du bureau concerné.

99
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 29 sur 372
Section : Gestion des stocks Réf :

3- Description des tâches

Etape Acteur Tâche Délai Support


01 Réception : Entrée en stock
- C/DMCM - Réceptionner les biens Jour+
- S’assurer que les quantités réceptionnées
correspondent aux quantités à livrer sur le bon de
commande (BC) et la facture
- Signer le Bon de livraison (BL) du fournisseur
- Faire rentrer le bien en stock à l’aide d’un bon
d’entrée (BE) Jour +10
- C/SAFM - Mettre à jour la fiche de stock
- Transmettre le dossier de réception au C/SAFM
pour traitement comptable
- Enregistrer la réception

02 Traitement de la demande : sortie de stock


- C/DMCM - Réceptionner la demande de biens Dès que Fiche de
- Traiter la demande en tenant compte de la possible demande
disponibilité du bien, du niveau de consommation de
du service demandeur suivant le budget fourniture
- Si le bien est disponible :
o Viser la demande
- Si le bien n’est pas disponible :
o Procéder à la commande suivant la
procédure applicable

100
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET
CF FINANCIERES
Procédures administratives Page 101 sur 372
Section : Inventaire stock Réf :

I.D.2 Procédure d’inventaire de stock

Objet :

Evénement déclenchant : Résultat attendu :


Réception de biens Biens stockés

- Chef Division du Matériel et de la Comptabilité des Matières Référence à d’autres procédures


En amont : Acquisition de biens
(C/DMCM)
En aval :
- Chef Service des Affaires Financières et du Matériel
(C/SAFM)
- Chef du Bureau des Affaires Administratives et du Matériel
(C/BAAM)
- Superviseur
- Equipe de comptage
Sommaire :
1. Contexte et objectifs 101
2. Règles de gestion 102
3. Description des tâches 103

1- Contexte et objectifs
L’inventaire consiste à recenser les matériels, matières, fournitures et consommables non consommés
à la clôture d’un exercice budgétaire et les biens meubles et immeubles.

Cet inventaire est un travail d’équipe requérant une certaine connaissance des éléments à inventorier.

Il permet de mettre à jour le fichier des stocks et des immobilisations.

2- Règles de gestion
- Sont considérés comme des stocks, les fournitures de bureau ou informatiques dont le CF est
propriétaire quel que soit leur emplacement.
- Sont considérés comme immobilisations, les biens meubles et immeubles dont le CF est
propriétaire quel que soit leur emplacement.
- Il est réalisé au moins une fois l’an un inventaire des stocks et des immobilisations.

101
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 29 sur 372
Section : Inventaire des stocks Réf :

- L’inventaire doit être réalisé au moins une fois dans l’année aux dates les plus proches du 31
Décembre.
- La Cellule de Vérification Interne doit assister aux inventaires.
- Le Contrôleur Financier notifie au préalable les calendriers, les moyens logistiques, les
procédures et les équipes de comptage. Cette note doit clairement préciser les trois points
suivants :
- Un rapport d’inventaire détaillé et consolidé doit être établi et remis au C/BAAM deux
semaines après la réalisation de l’inventaire ;
- L’organisation des pré-inventaires et des inventaires relève du Service des Affaires
Financières et du Matériel (SAFM).
- Les superviseurs d’inventaire répondent de la préparation des éléments du rapport vis-
à-vis du C/BAAM.
- Les équipes de comptage sont constitués sur la base d’une note de service du CF
proposé par le C/BAAM en collaboration avec le C/SAFM
- Préalablement au démarrage de l’inventaire, des instructions d’inventaire écrites
initiées par le SAFM, visé par le C/BAAM et signé par le CF, doivent être diffusées à
tous les bureaux et délégations.
- Le calendrier des inventaires doit couvrir les structures centrales et délocalisées du Contrôle
Financier.
- Il est tenu une liste exhaustive de tous les lieux de stockage.
- Les fiches de stocks sont arrêtées :
- au niveau central par le Chef Division du Matériel et de la Comptabilité des Matières
(C/DMCM) ;
- au niveau délocalisé par les Chefs Divisions au niveau des Délégations.

102
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 29 sur 372
Section : Inventaire des stocks Réf :

3- Description des tâches

Etape Acteur Tâche Délai Support


01 Inspection des emplacements des articles
- C/DMCM - Localiser les différents emplacements des
matériels, objets du comptage
- A/DCF
- Porter un jugement sur la qualité du rangement Une semaine Fiche
afin de décider du démarrage des travaux de
comptage
- Vérifier la disponibilité des fiches des articles et de
la lisibilité des étiquettes

02 Comptage des articles


Equipe de - Réaliser les comptages simultanés des articles
comptage entreposés dans les locaux de stockage sur la
base des instructions d’inventaire Une semaine Liste
- Procéder au comptage physique des matériels en d’inventaire
présence du magasinier
- Utiliser la technique de comptage appropriée :
constitution de sous lots, comptage par pile ou
autres
- Utiliser les listes de matériels pour consigner les
résultats de comptage et noter les écarts
constatés par rapport aux quantités sur les fiches
o Utiliser les mêmes listes pour noter les
observations quant à l’état des matériels
et aux fréquences de rotation

03 Consignation des écarts


Superviseur - Comparer les quantités comptées physiquement
aux quantités figurant sur les fiches de stocks Procès
tenues par les magasiniers ou les gestionnaires de 2 Jours verbal
stocks Note
- Comparer les quantités comptées du fichier des explicative
immobilisations tenu dans la base comptable
- Dresser les procès verbaux des écarts constatés
après analyse
- Etablir des notes explicatives relatives aux écarts
- Dater et signer les procès verbaux et les notes
explicatives établies
04 Préparation du rapport d’inventaire
- C/DMCM - Centraliser les listes d’inventaire, les procès- Liste
verbaux et les notes explicatives auprès du SAFM d’inventaire
- A/DCF
- Dépouiller les dossiers d’inventaire 2 Jours
- C/SAFM - Soumettre le rapport au C/BAAM Rapport
- Viser le rapport d’inventaire d’inventaire
- C/BAAM
- Soumettre le rapport au CF

103
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 29 sur 372
Section : Inventaire des stocks Réf :

- CF - Signer le rapport et transmettre au C/BAAM


- Transmettre le rapport au C/DMCM pour
traitement comptable

104
Titre I – Module E : Gestion des Ressources humaines
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF Procédures administratives Page 106 sur 372
Section : Formation des agents Réf :

I.E.1 Procédure de formation des agents

Objet :

Evénement déclenchant : Résultat attendu :


Demande de formation Plan de formation validé

- Chef Division de la Formation et du Dialogue Social (DFDS) Référence à d’autres procédures


En amont : Affectation de personnel
- Chef Service Ressources Humaines
En aval :
- Personnel
- Assemblée Générale
- Contrôleur Financier
- Chef Bureau des Affaires Administratives et du Matériel
Sommaire :
1- Contexte et objectifs 106
2- Règles de gestion 106
3- Description des tâches 107

1- Contexte et objectifs
La présente procédure traite de la collecte et du traitement des besoins de formation, de l’élaboration,
de la validation du plan annuel de formation.

2- Règles de gestion
- Un plan de formation doit être dynamique et s’inscrire dans le cadre de la politique générale de
formation définie par le Contrôle Financier.
- Toutes les formations doivent être centralisées au SRH.

106
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET
CF FINANCIERES
Procédures administratives Page 107 sur 372
Section : Formation des agents Réf :

3- Description des tâches

I.E.1.3.1 Elaboration du plan de formation

Etape Acteur Tâche Délai Support


01 Définition des critères
- Assemblée - Définir les critères de formation
Générale - Soumettre les critères au cadre de concertation
- Cadre de - Définir les critères définitifs
concertation - Communiquer les critères définitifs au personnel

02 Centralisation et Analyse des besoins de Avant-projet


Cadre de formation du plan de
concertation - Analyser toutes les offres internes de formation formation
- Opérer des choix dans les offres externes en
provenance d’organismes extérieurs
o Sélectionner les offres prioritaires les
plus opportunes qui présentent des
intérêts par rapport aux besoins du CF

03 Elaboration d’un avant-projet du plan Avant-projet Avant le 30


Cadre de - Consolider les différentes demandes de de plan de sept n-1
concertation formation par thème et type (stages, cours, formation
séminaires) de formation
- Identifier les offres correspondant aux
demandes
- Elaborer un avant-projet de plan de formation
global incluant :
 Les modules de formation prévus
Assemblée  Leurs coûts
Générale (AG)  Leurs contenus
 Les animateurs
 Les calendriers
 Les agents concernés
- Soumettre l’avant-projet de plan à l’AG
- Valider l’avant projet de formation
04 Finalisation et validation du plan Avant le 30
- C /SRH - Prendre en compte les amendements du Plan de sept n-1
CODIR formation
- Formaliser le projet déjà approuvé
- Transmettre le projet au C/BAAM pour visa
- Soumettre à la signature du CF
- Signer le projet
- C/DFDS
- Diffuser le plan de formation au sein de

107
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET
CF FINANCIERES
Procédures administratives Page 108 sur 372
Section : Formation des agents Réf :

l’entreprise

I.E.1.3.2 Mise en œuvre du plan de formation

Etape Acteur Tâche Délai Support


01 Vulgarisation du plan de formation
- C/DFDS Après la validation du plan, le C/DFDS procède aux
actions suivantes : Plan de
- Faire une large diffusion du plan formation
- Mettre copie à disposition des agents
02 Suivi de la réalisation de formation déroulée au
sein du CF Fiche de
- Remplir la fiche de présence présence
- Veiller au bon déroulement pratique de la
- C/DFDS
session
- Distribuer les supports aux stagiaires à la fin Support de
de l’animation pour leur permettre de bien formation
suivre l’animation Fiche
- Faire évaluer la formation par les participants d’évaluation
- Faire un rapport d’évaluation
o Envoyer ce rapport au C/SRH
accompagné des fiches de présence et Rapport de
celles d’évaluation pour compte rendu formation

03 Suivi de la réalisation de formation déroulée


hors de la structure
- Transmettre au C/DFDS l’attestation de fin de Dès que Attestation
formation disponible de fin de
- Personnel
formation
- Faire approuver l’attestation par la structure de
- C/DFDS formation.

108
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET
CF FINANCIERES
Procédures administratives Page 109 sur 372
Section : Gestion des congés Réf :

I.E.2 Procédure de gestion des congés

Objet :

Evénement déclenchant : Résultat attendu :


Demande de congé Demande de congé approuvé
- Chef Division du Suivi de la Carrière (C/DSC) Référence à d’autres procédures
En amont : Affectation de personnel
- Chef Service Ressources Humaines
En aval :
- Personnel
- Chef Bureau des Affaires Administratives et du Matériel
Sommaire :
1- Contexte et objectifs 109
2- Règles de gestion 109
3- Description des tâches 110

1- Contexte et objectifs
La présente procédure traite de l’élaboration de planning annuel et de la programmation des congés.

2- Règles de gestion
- Les congés ne doivent pas avoir pour but de désorganiser le travail. Le SRH doit coordonner
les départs en congé sur la base du planning global.
- Une autorisation de congé visé par le C/BAAM doit être délivrée à tout employé avant son
départ en congé
- Tous les titres de congé doivent être signés par le CF.
- Celui du CF lui-même est signé par le SGM.

3- Description des tâches

Etape Acteur Tâche Délai Support


01 Programmation des départs en congés
- C/SRH - Demander à chaque Chef de Bureau (CB) par Planning
écrit les périodes souhaitées pour les congés général
annuels
- CB
- Répondre à la demande
- C/SRH - Elaborer le planning annuel des congés
- Soumettre ce planning à l’approbation du
- C/BAAM CBAAM
- Approuver le planning annuel

109
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
CF
Procédures administratives Page 110 sur 372
Section : Gestion des congés Réf :

02 Emission du titre de congé


- C/DSC - Préparer les titres de congés Titre de
- Soumettre au visa du CSRH congé
- Contrôler et viser les titres de congés
- C/SRH
- Soumettre au visa du CBAAM
- C/BAAM - Contrôler et viser les titres de congés
- CF - Soumettre à la signature du CF
- Contrôler et viser les titres de congés

110
PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET
CF FINANCIERES
Procédures administratives Page 111 sur 372
Section : Gestion des Primes Réf :

I.E.3 Procédure de traitement des primes

Objet :

Evénement déclenchant : Résultat attendu :


Demande de primes Demande de prime approuvée
- Chef Division du Suivi de la Carrière (C/DSC) Référence à d’autres procédures
En amont : Affectation de personnel
- Chef Service Ressources Humaines
En aval :
- Personnel
- Chef Bureau des Affaires Administratives et du Matériel
Sommaire :
1- Contexte et objectifs 111
2- Règles de gestion 111
3- Description des tâches 111

1- Contexte et objectifs
La présente procédure traite du mode opératoire d’octroi des primes aux agents du CF.

2- Règles de gestion
- L’autorisation d’octroi de primes est sous la responsabilité du CF.

3- Description des tâches

Etape Acteur Tâche Délai Support


01 Préparation de l’état des primes
- C/SRH - Préparer l’état des primes Suivant la Etat des
- Soumettre à l’approbation du C/BAAM période primes
- Approuver et viser l’état des primes
- C/BAAM

02 Validation de l’état des primes


- C/BAAM - Soumettre l’état des primes à signature du CF Suivant la Etat des
- CF - Signer l’état des primes période primes
- Transmettre au C/BCE pour paiement et
- C/BAAM
acheminer vers le trésor pour virement dans
les banques.

111
TITRE II : PROCEDURES ETUDES ET DE LA
REGLEMENTATION
Titre II – Module A : Procédures administratives
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES ETUDES ET DE LA REGLEMENTATION Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
Procédures Administratives Avril 2017

Résumé

Le Bureau des Etudes et de la Règlementation (BER) est dirigé par le Chef du Bureau.

Ses attributions se résument en trois principales catégories :

1. étudier tous les projets d’actes administratifs relatifs à la carrière des agents de l’Etat en activité ou
en cessation de travail ainsi que les dossiers relatifs aux sanctions disciplinaires et soumis au visa du
Contrôleur Financier ;

2. donner un avis motivé sur les projets de lois, de décrets, d’arrêtés, de contrats de travail et tous actes
à incidence financière soumis au contreseing ou à l’approbation du Ministre chargé des Finances;

3. proposer conjointement avec d’autres structures, des amendements à apporter aux textes en vigueur
et relatifs à la gestion du personnel de l’Etat.

Objet :

Etudier les procédures de gestion, de suivi des dossiers de carrière, d’attribution des pensions et du
fonctionnement du BER

Acteurs : Résultats attendus :

L’étude dans les délais, des dossiers de carrière,


Chef du Bureau des Etudes et de la Règlementation de pension, de communication et autres projets
de textes soumis au visa du Contrôleur Financier,
Chefs Services du BER au contreseing ou à l’approbation du Ministre
chargé est une réalité.
Chefs Divisions du BER
La participation effective et efficiente à tous les
Agents du BER travaux réalisés en commissions et aux diverses
réunions.

114
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES ETUDES ET DE LA REGLEMENTATION Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
Procédures Administratives Avril 2017

Sommaire :

TITRES Pages
1- Contexte et objectifs
2- Principes et règles de gestion
3- Organisation
4- Description des tâches
CHAPITRE 1 : LES DOSSIERS RELATIFS A LA CARRIERE DES AGENTS

I. L’engagement
II. La nomination
III. La titularisation
IV. L’avancement d’échelons
V. La promotion
VI. Le reclassement
VII. Le changement de corps
VIII. Le contrat de travail
IX. Les actes relatifs à la position des agents

CHAPITRE 2 : LES DOSSIERS RELATIFS A LA REGLEMENTATION ET AU


CONTENTIEUX
I. Les dossiers présentant des éléments de litige ;
II. Les dossiers nécessitant un avis technique

CHAPITRE 3 : LES ACTES D’EVACUATIONS SANITAIRE


I. L’Evacuation Sanitaire du personnel de l’Etat en activité
II. L’Evacuation Sanitaire du personnel de l’Etat en cessation d’activité

CHAPITRE 4 : LES ACTES DES PENSIONS ET RENTES VIAGERES

I. Arrêté d’admission à la retraite


II. Concession de pension
1. Pension titulaire
2. Pension des ayant-causes
III. Modification de pension
IV. Capital décès
V. Rente viagères d’invalidité
VI. Les implications de nouveaux cadres juridiques intervenues au cours de l’année
2015recentes

115
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES ETUDES ET DE LA REGLEMENTATION Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
Procédures Administratives Avril 2017

1- CONTEXTE ET OBJECTIFS
Le Bureau des Etudes et de la règlementation (BER) est une unité administrative centrale du Contrôle
Financier régi par le décret n°2016-624 du 12 octobre 2016 portant attribution, organisation et
fonctionnement du Contrôle Financier et l’arrêté n° 4096-c/MEF/DC/SGM/CFSP 12/SGG 16 du 12
décembre 2016 ayant défini les modalités d’application dudit décret.

Le Bureau des Etudes et de la Réglementation est chargé :

 d’étudier tous les projets d’actes administratifs relatifs à la carrière des agents de l’Etat en
activité ou en cessation de travail et les dossiers relatifs aux sanctions disciplinaires et soumis
au visa du Contrôleur Financier ;
 de proposer des avis motivés sur les projets de lois, de décrets, d’arrêtés, de contrats de travail
administratif et de tous actes soumis au contreseing ou à l’approbation du Ministre chargé des
Finances et ayant une incidence financière ;
 de proposer conjointement avec d’autres structures, des amendements aux textes régissant la
gestion du personnel de l’Etat.

2- PRINCIPES ET REGLES DE GESTION


Le BER étudie les procédures de gestion, de suivi des dossiers de carrière et d’attribution des
pensions.

Les principes, règles de gestion en vigueur et les procédures prescrites sont contenus dans :

- la loi portant Statut Général des Agents Permanent de l’Etat (APE) et celles qui les a modifié et
complété ;
- les lois portant code des pensions civils et militaires de retraite et celle qui l’a modifié ;
- la loi portant condition d’admission à la retraite des enseignants du supérieur ;
- les lois portant statut spécial des magistrats, des personnels des Forces Armées Béninoises,
des personnels de la Police Nationale, de la Douane et des Eaux et Forêts ;
- Décrets portant régime juridique d’emploi des Agents Contractuels de l’Etat (ACE) ;
- Tous les décrets portant statuts particuliers des différents corps de la Fonction Publique ;
- Tous les décrets d’application des lois portant conditions d’admission à la retraite et code des
pensions civiles et militaires ;
- Tous autres décrets régissant la carrière des agents de l’Etat ;
- Tous les arrêtés portant modalités d’application des différents décrets ;

116
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES ETUDES ET DE LA REGLEMENTATION Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
Procédures Administratives Avril 2017

- Tous les autres arrêtés

3- ORGANISATION

Pour accomplir sa mission, le Bureau des Etudes et de la Réglementation (BER) dispose d’un
secrétariat et de quatre (04) services qui s’occupent des dossiers de carrière du personnel de l’Etat en
activité et des dossiers de pensions des agents en cessation d’activité.

Le BER comprend :

- le Secrétariat ;
- le Service des Ordres d’Enseignement (SOE)
- le Service des Autres Ministères (SAM) ;
- le Service de la Réglementation et du Contentieux (SRC) ;
- le Service des Pensions et Rentes Viagères (SPRV) ;

4- DESCRIPTION DES TACHES


4.1. Le Secrétariat du BER
a. Attribution du Secrétariat du BER

Le Secrétariat du BER est un service de soutien des autres services du Bureau. Il est chargé de
l’enregistrement et de la répartition interne des dossiers relevant de la compétence du Bureau.

Il est également chargé de la saisie, de l’enregistrement et du classement des rejets et autres


correspondances initiées par le BER, de la production du rapport trimestriel d’activités du Bureau.

b. Procédures administratives

Etapes Intervenants Description des tâches Supports Délais

1 Secrétaire du BER Réception des dossiers en provenance Registre de Le même


du Secrétariat Central du Contrôle Transmission jour
Financier (CF) ;

2 Secrétaire du BER Répartition des dossiers reçus et Registre de Le même


Transcription de ces dossiers reçus répartition jour
dans le registre de répartition

117
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES ETUDES ET DE LA REGLEMENTATION Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
Procédures Administratives Avril 2017

3 Secrétaire du BER Affectation des dossiers repartis aux Registre de Le même


différents agents des divisions en répartition jour
fonction de leurs attributions contre une
décharge ;
Les agents traitent les dossiers et les
soumettent aux Chefs Divisions qui les
apprécient avant de les envoyer au
paraphe du C/BER

4 Secrétaire du BER Les dossiers après traitement, Dossiers Le même


appréciation et paraphe du C/BER sont paraphés jour
retournés au Secrétariat du BER pour
être soumis au visa du CF ou du CFA

5 Secrétariat du Les dossiers visés par le Contrôleur Base


Financier ou son adjoint sont retournés informatique
BER
au Secrétariat du BER pour la prise en ACCES
charge dans la base ACCES avec une
mention visée pour les dossiers jugés
recalés, puis retournés au Secrétariat
Central pour transmission au SGM.

Les dossiers ayant fait objet de VISA


RESERVE sont transmis au secrétariat
du BAAM pour être retournés aux
autorités les ayant présentés

NB : Chaque agent appartenant à la chaine de traitement des dossiers dispose d’un délai maximum de
cinq (5) jours pour l’étude des dossiers et est suivi par son supérieur hiérarchique.

4.2. Attributions et procédures des Services du Bureau des Etudes et de Règlementation


a. Attributions
 Le Service des Ordres d’Enseignement (SOE)

Il est chargé de l’étude et du traitement des projets d’actes administratifs relatifs à la carrière des
personnels des ministères en charge des ordres d’enseignements.

Il comprend :

- la Division des Enseignements Maternel et Primaire (DEMP),


118
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES ETUDES ET DE LA REGLEMENTATION Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
Procédures Administratives Avril 2017

- la Division des Enseignements Général et Professionnel (DEGP) et


- la Division de l’Enseignement Supérieur (DES).
Ainsi :
1. La Division des Enseignements Maternel et Primaire (DEMP) est chargée de l’étude des
projets d’actes administratifs relatifs à la carrière des personnels relevant du Ministère en
charge des enseignements maternel et primaire.
2. La Division des Enseignements Général et Professionnel (DEGP) est chargée de l’étude
des projets d’actes administratifs relatifs à la carrière des personnels relevant du Ministère en
charge des enseignements général et professionnel.
3. La Division de l’Enseignement Supérieur (DES) est chargée de l’étude des projets d’actes
administratifs relatifs à la carrière des personnels relevant du Ministère en charge de
l’Enseignement Supérieur.
 Le Service des Autres Ministères (SAM)
Il est chargé de l’étude et du traitement des projets d’actes administratifs relatifs à la carrière des
personnels des ministères autres que ceux des ordres d’enseignements.

Il comprend les divisions suivantes :

- La Division des Personnels de l’Agriculture, des Transports, de l’Industrie, des Sports,


du Tourisme et de l’Artisanat (DPATISTA);
- La Division des Personnels de la Santé, de l’Energie, des Finances, de la
Décentralisation, des Affaires Etrangères et du Plan (DPSEFDAEP);
La Division des Personnels de la Justice, des Institutions de l’Etat, de la Fonction
Publique, des Affaires Sociales, de la Sécurité, de la Défense, de l’Environnement et de la
Communication (DPJIEFPASSDEC).
Ainsi :

1. La Division des Personnels de l’Agriculture, des Transports, de l’Industrie, des Sports,


du Tourisme et de l’Artisanat (DPATISTA) est chargée de l’étude et du traitement des projets
d’actes administratifs relatifs à la carrière des personnels des ministères en charge de
l’Agriculture, des Transports, de l’Industrie, des Sports, du Tourisme et de l’Artisanat.

119
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PROCEDURES ETUDES ET DE LA REGLEMENTATION Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
Procédures Administratives Avril 2017

2. La Division des Personnels de la Santé, de l’Energie, des Finances, de la


Décentralisation, des Affaires Etrangères et du Plan (DPSEFDAEP) est chargée de l’étude
et du traitement des projets d’actes administratifs relatifs à la carrière des personnels des
ministères en charge de la Santé, de l’Energie, des Finances, de la Décentralisation, des
Affaires Etrangères et du Plan.

3. La Division des Personnels de la Justice, des Institutions de l’Etat, de la Fonction


Publique, des Affaires Sociales, de la Sécurité, de la Défense, de l’Environnement et de
la Communication (DPJIEFPASSDEC) est chargée de l’étude et du traitement des projets
d’actes administratifs relatifs à la carrière des personnels des ministères en charge de la
Justice, des Institutions de l’Etat, de la Fonction Publique, des Affaires Sociales, de la Sécurité,
de la Défense, de l’Environnement et de la Communication.

 Le Service de la Règlementation et du Contentieux (SRC)


Il est chargé :

- de donner, son avis motivé sur les projets de lois, de décrets, d’arrêtés, de contrats de travail et
de tous les actes à incidence financière soumis au contreseing ou à l’approbation du Ministre
chargé des Finances ;
- de proposer, conjointement avec d’autres structures, des amendements à apporter aux textes
en vigueur et relatifs à la gestion du personnel de l’Etat.
- d’étudier et de donner son avis motivé sur les dossiers relatifs aux sanctions disciplinaires
soumis au visa du Contrôleur Financier ;
- d’étudier et de fournir des éléments de réponses aux plaintes et aux contentieux nés du
traitement des dossiers des agents de l’Etat en activité ou en cessation d’activité..

Il comprend :
- la Division de la Règlementation (DR) et ;
- la Division du Contentieux (DC).

Ainsi :

120
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PROCEDURES ETUDES ET DE LA REGLEMENTATION Rédigé Folio


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Procédures Administratives Avril 2017

1. La Division de la Règlementation (DR) est chargée de donner son avis motivé sur les projets
de lois, de décrets, d’arrêtés, de contrats de travail et de tous actes à incidence financière
soumis au contreseing ou à l’approbation du ministre en charge des finances.

Elle est également compétente pour proposer, conjointement avec d’autres structures,
des amendements à apporter aux textes en vigueur et relatifs à la gestion du personnel de
l’Etat.
2. La Division du Contentieux (DC) est chargée d’étudier et de donner son avis motivé sur les
dossiers relatifs aux sanctions disciplinaires soumis au visa du Contrôleur Financier.

 Le Service des Pensions et Rentes Viagères (SPRV)


Le SPRV est chargé de l’étude des dossiers des personnels civil et militaire en cessation définitive
d’activité (concessions de pensions, révision des pensions, capital-décès et rentes viagères).

Les dossiers relatifs à ces pensions sont traités au niveau de la Division compétente ainsi que les
dossiers de capital-décès et de rentes viagères d’invalidité.

Il comprend

- la Division des Pensions et Rentes Viagères Civiles (DPRVC) et ;


- la Division des Pensions et Rentes Viagères Militaires (DPRM).
Ainsi :
1. La Division des Pensions et Rentes Viagères Civiles (DPRVC) est chargée de l’étude des
dossiers du personnel civil en cessation définitive d’activité (concessions de pensions, révision
des pensions, capital-décès et rentes viagères) ;
2. La Division des Pensions et Rentes Viagères Militaires (DPRVM) est chargée de l’étude
des dossiers du personnel militaire en cessation définitive d’activité (concessions de pensions,
révision des pensions, capital-décès et rentes viagères).

121
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PROCEDURES ETUDES ET DE LA REGLEMENTATION Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
Procédures Administratives Avril 2017

b. Procédures administratives

Les dossiers de pensions proviennent de la DRA et de la DPRV, ceux des carrières proviennent de la
DRSC et des DAF des ministères ayant bénéficié des transferts de compétences de gestion de la
carrière de leurs personnels. C’est le cas des ministères des ordres des enseignements, du Ministère
de la Santé et du Ministère de Développement Rural.

Il faut retenir que les dossiers sont réceptionnés au Secrétariat Central du Contrôle Financier.

Le SC enregistre les dossiers dans la base en attribuant à chaque dossier, un numéro et une date
d’arrivée. Le SC les transmet au Secrétariat du BER le même jour, celui-ci les enregistre dans le
registre de répartition puis affecte les dossiers en fonction de la note de service ayant défini les
attributions de chaque agent du BER contre une décharge.

122
Titre II – Module B : Procédures opérationnelles
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Procédures Opérationnelles Avril 2017

c. Procédures opérationnelles

Etapes Intervenants Description des tâches Supports Délais

1 Secrétariat du - Réceptionner les dossiers provenant du Registre de Le même


BER Secrétariat Central du Contrôle Financier ; répartition jour
- Enregistrer les dossiers dans le registre de
répartition ;
- Répartir les dossiers aux agents en fonction
de la note de service portant les attributions
de chaque agent du BER contre une
décharge

2 Agents des - Traiter les dossiers avec la mention « Vu Mention « Vu », 3 jours


Divisions BER sans observation » pour ceux réguliers, et puis le paraphe
une proposition de lettre de rejet pour ceux Proposition de
qui présentent des irrégularités. lettre de rejet
- Puis, transmettre les dossiers aux Chefs
Divisions

3 Chefs des - Le Chef entérine ou non la mention donnée Paraphe 1 jour


divisions au dossier.
- Puis remonte le dossier à son tour vers les
Chefs Services

4 Chefs Services - Vérifient la conformité du dossier au regard Paraphe 1 jour


de la mention donnée et appose son
paraphe, au cas contraire, fait des
observations et retourne le dossier vers les
collaborateurs,
- Lorsqu’il est conforme, le Chef Service
soumet le dossier au C/BER

5 Chef du Bureau - Appose son paraphe et le soumet au visa Paraphe (dossier) 1 jour
(C/BER) du Contrôleur Financier ou à son Adjoint.
- Vérifie aussi la lettre de rejet, si celle-ci est
Paraphe (Lettre de
jugée conforme à la situation de rejet et
rejet)
l’approuve.

124
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Procédures Opérationnelles Avril 2017

NB : Chaque agent appartenant à la chaine de traitement des dossiers dispose d’un délai maximum de
3 jours d’étude des dossiers suivi par son supérieur hiérarchique.

CHAPITRE 1 : LES DOSSIERS RELATIFS A LA CARRIERE DES AGENTS

Il s’agit des dossiers suivants :

I. d’engagement ;
II. de nomination ;
III. de titularisation ;
IV. d’avancement d’échelons ;
V. de promotion ;
VI. de reclassement ;
VII. de changement de corps ;
VIII. de contrat de travail ;
IX. des dossiers relatifs à la position des agents.

Les dossiers ci-dessus cités sont traités par le Service des Ordres d’Enseignement et le Service des
Autres Ministères. Ces dossiers doivent être pris, en tenant compte des dispositions régissant les
différents corps concernés.

I. L’ENGAGEMENT

L’engagement est l’acte par lequel l’Etat recrute les agents titulaires de diplômes académiques (CEP,
CEFEB, CAP, BEPC, BAC, Licence, Maitrise et autres diplômes jugés non professionnels) dans la
fonction publique. Ceux-ci sont recrutés en qualités d’élèves, puis sont nommés stagiaires après un (01)
an de formation qualifiante ou sur le tas selon le cas.

Un dossier d’engagement doit comporter les pièces suivantes :

 Une demande manuscrite ;


 Un extrait d’acte de naissance ;
 Un certificat de nationalité ;

125
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 La copie légalisée du diplôme ou l’attestation du diplôme accompagné éventuellement de


l’équivalence ou de l’authenticité ;
 Un certificat de prise de service ;
 Un certificat de visite et de contre visite médicale ;
 Un extrait de casier judiciaire ;
 Une décision d’admission au concours de recrutement ;
 Une correspondance de mise à disposition de l’agent par le Ministère de la Fonction Publique ;
 La décharge de la Commission Nationale de Vérification de l’Authenticité des Diplômes
(CNVAD) ;
 Un acte de mariage (pour les femmes mariées).
 Certificat de non surdité acuité visuel, non-bégaiement, non infirmité
 Un Certificat d’individualité en cas de nécessité.

En ce qui concerne les ordres des enseignements, en plus des pièces ci-dessus cités ils doivent
joindre :

 un certificat de non-bégaiement ;
 un certificat de non-surdité ;
 un certificat d’acuité visuelle.

Le contrôle porte essentiellement sur :

 le timbre du projet d’acte ;


 la dénomination du ministère initiateur ;
 les signatures des autorités compétentes ;
 le préambule du projet d’acte qui doit correspondre aux textes en vigueur (ces textes
doivent être cités par ordre de présence) ;
 la validité des pièces fournies ;
 la conformité des pièces avec le projet d’acte d’engagement ;
 la conformité des dispositions du projet d’acte avec les textes régissant le corps de l’agent ;
 l’imputation budgétaire ;
 l’indice de traitement par rapport au diplôme présenté dans le dossier ;
 la date d’effet qui est la date de prise de service.

126
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II. LA NOMINATION

La nomination c’est l’intégration d’un agent dans un corps du cadre régulier de la fonction publique sur
la base d’un diplôme technique, professionnel ou au terme d’une formation d’un an suivie sur le tas (par
la pratique). Cette nomination lui confère la qualité de stagiaire dans le corps.

Les pièces à fournir sont les même que celles fournies pour l’engagement. L’agent précédemment
engagé doit fournir les pièces ci-après :

 une demande manuscrite de nomination ;


 une copie légalisée du diplôme ou l’attestation de fin de formation professionnelle ;
 une copie de la décision portant fin de formation par la pratique ;
 l’acte d’engagement ;
 le bulletin individuel de note (la note ne doit pas etre inférieur à 13 et doit être inferieur 20
(13>N>20));
 la décision de fin de formation délivrée par le Ministre de la Fonction Publique ;
 le certificat de reprise de service éventuellement ;
 un engagement triennal, quinquennal ou décennal selon la catégorie ;
 le certificat d’individualité en cas de nécessité.

Personnel enseignant

En ce qui concerne les ordres des enseignements, en plus des pièces fournies ci-dessus, ils doivent
joindre :

 un certificat de non-bégaiement ;
 un certificat de non-surdité ;
 un certificat d’acuité visuelle.

Personnel militaire et de police


En ce qui concerne le personnel militaire et de la police, les pièces ci- après sont vérifiées:
- la décision d’admission au concours ;
- la copie légalisée du diplôme ou l’attestation du diplôme ayant servi au concours ;
- la copie légalisée de l’extrait d’acte de naissance de l’intéressé ;

127
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- le casier judiciaire.
Le projet d’arrêté de nomination est soumis à la signature conjointe du Ministre en charge de la défense
et de celui en charge des finances. Ledit projet est soumis au visa du Contrôleur Financier.
La date d’effet de la nomination est le lendemain de celle de délibération figurant sur la décision
d’admission ; ou d’obtention de diplôme professionnel.
Le contrôle s’effectue de la même manière que dans le cas de l’engagement.

III. LA TITULARISATION

La titularisation intervient un (01) an après la nomination. L’agent de l’Etat déjà nommé dans un corps
est titularisé dans le même corps.

La titularisation n’est pas automatique. Les dossiers y relatifs sont soumis à l’appréciation d’une
commission nationale créée par le Ministre chargé de la Fonction Publique.

Cette commission présidée par le Directeur chargé de la gestion des carrières des agents de l’Etat est
composée :

 du Directeur Administratif et Financier (DAF) de l’intéressé ou son représentant ;


 d’un représentant du corps de l’agent ;
 d’un représentant du Contrôleur Financier (CF) ;
 d’un représentant des syndicats ;

Le dossier de titularisation se compose des pièces ci-après :

 une demande manuscrite ;


 un bulletin d’expertise médicale ;
 une attestation de fin de service Civique Patriotique Idéologique et Militaire (SCPIM) ou de
Position Militaire délivrée par la DOPA / Ministère de la Défense Nationale;
 l’acte de nomination ;
 le rapport de fin de stage probatoire;
 un bulletin individuel de notes de l’année de stage probatoire (la liste doit être supérieure ou
égale à 12 sur 20);
 le certificat d’individualité en cas de nécessité.

128
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Personnel enseignant

En ce qui concerne les ordres des enseignements, en plus des pièces fournies ci-dessus, ils doivent
joindre :

 un certificat de non-bégaiement ;
 un certificat de non-surdité ;
 un certificat d’acuité visuelle.

Personnel militaire
Après admission, les élèves subissent une formation de dix-huit (18) mois à l’issue de laquelle ils sont
titularisés et acquièrent la qualité du corps. La date d’effet de titularisation est obtenue en ajoutant les
dix-huit (18) mois à celle de nomination.
Le contrôle se fait en deux étapes :

 Première étape :

A cette étape, il est procède :

 au contrôle de la validité des pièces versées au dossier ;


 à la consignation des informations issues de l’analyse des pièces, et des avis des membres de
la commission ;
 à la signature des états nominatifs par chacun des membres de la commission.

 Deuxième étape :

Après l’élaboration des projets d’arrêté de titularisation, le représentant Contrôleur Financier vérifie leur
conformité par rapport aux pièces en souche et y appose son paraphe.

La titularisation donne droit à la bonification de l’année de stage probatoire ainsi que de la durée du
service militaire ou SCPIM effectuée antérieurement à la prise de service. Ces bonifications sont prises
en compte, pour l’avancement de l’agent à l’échelon supérieur.

129
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IV. L’AVANCEMENT D’ECHELONS

L’avancement d’échelon est constaté au profit de l’Agent de l’Etat tous les deux ans sauf dispositions
contraires prévues dans certains statuts particuliers du corps auquel appartient l’agent. Exemple : cas
des magistrats.

Les pièces à fournir sont :

 une demande manuscrite ;


 une copie du dernier acte administratif ;
 une fiche de paie récente,

Notons que lorsqu’il s’agit des Agents Contractuels de l’Etat (ACE), il est produit en plus des pièces
précitées, la fiche d’évaluation des deux dernières années et une attestation de présence au poste
couvrant la période.

La note annuelle devra être supérieure à 13/20.

Le contrôle porte sur la validité des pièces en souche et leur conformité au projet d’acte.

V. LA PROMOTION

Elle correspond à un avancement de grade ; c’est le passage d’un grade inférieur de la hiérarchie à un
grade supérieur d’une échelle dans un même corps. Elle est prononcée par une commission nationale
dont la composition est analogue à celle de la titularisation. Elle est automatique chez les agents
contractuels de l’Etat.

Le dossier de promotion se compose des pièces ci-après :

 la copie du dernier acte administratif ;


 les bulletins de note des trois (03) dernières années ;
 une fiche de paie récente ;
 un Certificat d’individualité en cas de nécessité ;
 tous autres actes jugés nécessaires (mise en disponibilité, interruption de service).

130
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Au sein de la commission, le travail se fait en deux (02) étapes :

 Première étape :

A cette étape, on procède :

 au contrôle de la validité des pièces versées au dossier


 à la lecture des appréciations écrites et chiffrées portées sur chacun des bulletins de notes.

Après cette lecture une note est proposée par chacun des membres de la commission suivant des
critères définis par le Statut Général des Agents Permanents de l’Etat. La note globale qui varie entre 0
et 20 est égale à la moyenne des notes attribuées par chaque membre. Cette note permet de faire le
classement des agents par ordre de mérite.

 Deuxième étape :

Après l’élaboration des projets d’arrêté de promotion, le représentant du Contrôleur Financier vérifie leur
conformité par rapport aux pièces en souche et y appose son paraphe.

NB :

 Aussi bien pour les promotions que pour les avancements d’échelons, les périodes
d’interruption de services ne sont pas prises en compte, donc distraites des anciennetés
conservées.

VI. LE RECLASSEMENT

Le reclassement d’un Agent de l’Etat est une évolution de sa situation administrative du fait d’un
changement de son grade par le passage :

 d’un corps à un corps supérieur de la hiérarchie ;


 d’une catégorie donnée à une catégorie supérieure ;
 d’une échelle donnée à une échelle supérieure

Ce changement peut intervenir :

 à l’intérieur d’un même corps ou dans un autre ;


 dans une même administration ou dans une autre.

Il existe trois (03) cas de figures :

131
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Procédures Opérationnelles Avril 2017

 le reclassement basé sur les dispositions statutaires pour les agents ayant pris service
après le 17 octobre 1981 ;
 le reclassement basé sur les dispositions transitoires pour ceux en service, avant le 17
octobre 1981 ;
 le reclassement basé sur des dispositions spéciales prévues :
 Soit par le Statut Général des Agents Permanents de l’Etat ;
 Soit par certains statuts particuliers.

 Reclassement basé sur les dispositions statutaires

Il s’opère lorsqu’un Agent Permanent de l’Etat, nommé sur la base d’un diplôme donnée, obtient un
diplôme professionnel supérieur ou à la suite de son admission aux concours professionnels.

Le dossier de reclassement est composé des pièces ci-après :

 une demande manuscrite ;


 une copie de l’acte d’engagement, de nomination ou de titularisation;
 une copie de l’acte portant le dernier grade ;
 une fiche de paie ;
 une copie légalisée du nouveau diplôme, s’il y a lieu ;
 un certificat d’individualité en cas de nécessité.

D’autres pièces peuvent être jointes au dossier. Il s’agit entre autres :

 de l’autorisation du ministre en charge de la Fonction Publique ;


 des décisions de mise en stage et de retour de stage délivrées par le ministre en charge de la
Fonction Publique ;
 le certificat de reprise de service du retour des stages,
 le procès-verbal ou décision de délibération des résultats.

NB : Il arrive que certains agents bénéficient de bourse de stage et leurs salaires aux cours du stage
sont mandatés à 50%. Ainsi, lors du reclassement, l’intéressé doit apporter la preuve de paiement
desdits 50% de salaire.

Le contrôle porte sur la validité des pièces en souche et leur conformité au projet d’acte.
132
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Ce reclassement se fait à un indice égal ou immédiatement supérieur dans le corps correspondant à la


nouvelle qualification de l’agent.

La date d’effet de ce reclassement est soit, le lendemain de la date d’obtention du diplôme, soit la date
de reprise de service de l’agent au lendemain du déroulement des concours professionnels.

La date d’effet du reclassement est :


 La date de reprise de service lorsque l’agent a repris service après délibération des résultats de
la formations. Dans ces conditions, il devra justifier le retard de reprise ; au cas contraire, il est
constaté à ses dépens une période d’interruption volontaire de service qui s’étend du
lendemain de la date de délibération à la veille de la reprise de service ;
 La date d’obtention du diplôme au cas où l’agent a précédemment reprise ou est resté présent
à son poste durant la formation ;
 Le lendemain des concours professionnels lorsque c’est le cas

L’agent ainsi reclassé conserve dans son nouveau grade soit la totalité, soit la moitié de l’ancienneté
acquise dans l’ancien grade conformément à l’article 72 du statut Général des Agents Permanents de
l’Etat.

 Reclassement basé sur les dispositions transitoires

Trois (03) cas sont à distinguer :

 les agents appartenant à un corps régulier de la Fonction Publique ;


 les agents auxiliaires régis par le décret 110/PCM du 25 avril 1960 et ceux régis par les
conventions collectives ;
 les agents ayant obtenus, au cours de leur carrière, des diplômes académiques supérieurs.

Le dossier de reclassement est composé des pièces ci-après :

 une demande manuscrite ;


 une copie de l’acte d’engagement ou de nomination ;

133
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

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 une copie de l’acte portant le dernier grade ;


 une fiche de paie ;
 une copie du nouveau diplôme s’il y a lieu ;
 un certificat d’individualité en cas de nécessité.

Le contrôle porte sur la validité des pièces en souche et leur conformité au projet d’acte.

a) Pour les agents appartenant à un corps régulier de la Fonction Publique :

Ils sont classées grade par grade dans les nouveaux corps ; l’ancienneté conservée dans le nouveau
grade est égale à l’ancienneté acquise dans l’ancien grade.

b) Pour les autres :

Ils sont reclassés à l’échelon du début dans le corps d’accès. La date d’effet de ces reclassements est
soit le 01/10/1980, soit la date de prise de service comprise entre 01/01/1980 (date de signature des
nouveaux statuts particuliers).

Ils conservent 2/3 de l’ancienneté totale acquise dans l’administration et ce, dans la limite de six (06)
ans soit trois (03) échelons, conformément à l’article 171 du statut Général des Agents Permanents de
l’Etat.

 Le reclassement basé sur les dispositions spéciales

Il faut distinguer le reclassement basé sur les dispositions de l’article 17 du Statut Général des Agents
Permanents de l’Etat et le reclassement basé sur les dispositions spéciales prévues par certains statuts
particuliers.

a) Le reclassement basé sur les dispositions de l’article 17 du Statut Général des APE

Il est établi, pour chaque corps, une liste annuelle d’aptitude de la nomination dans le corps
hiérarchiquement supérieur, des agents particulièrement méritant et ayant accompli au moins 25 ans de
services effectifs dont 05 ans au moins dans le corps d’appartenance.

134
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Les intéressés doivent être à l’échelle supérieure de leur corps d’appartenance. Les bénéficiaires sont
reclassées à l’échelle supérieure du nouveau corps à concordance d’indice ou à indice immédiatement
supérieur dans le nouveau corps.

Ce reclassement est prononcé par une commission nationale présidée par le Ministre chargé de la
Fonction Publique et composée :

 du Directeur de l’Administration et des Finances de l’intéressé de son représentant ;


 d’un représentant du corps de l’agent ;
 d’un représentant du Ministre en charge des Finances ;
 d’un représentant du Syndicat.

Les pièces à fournir sont :

 l’acte de nomination ou d’engagement ;


 l’acte de reclassement (CRAPE 3)
 l’acte de reclassement dans le dernier corps éventuellement ;
 l’acte portant le dernier grade ;
 le procès-verbal (PV) du comité de direction ayant statué favorablement à cet effet ;
 un certificat d’individualité en cas de nécessité ;
 les bulletins de notes des cinq (5) dernières années qui doivent confirmer que l’agent est
particulièrement méritant.

Au sein de la commission, le travail se fait en deux étapes :

 Première étape :

A cette étape, il est procède :

 au contrôle de la validité des pièces versées au dossier ;


 à la consignation de l’avis des membres de la commission dans un Procès Verbal.

 Deuxième étape :

135
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Après l’élaboration des projets d’arrêté de reclassement, le représentant du Contrôleur Financier vérifie
leur conformité par rapport aux pièces en souche et y appose son paraphe.

b) Le reclassement ou le reversement basé sur les dispositions spéciales prévues par


certains statuts particuliers.

Certains statuts particuliers ont prévu dans leurs dispositions le mode de reclassement dans certains
corps de leur administration. En dehors des pièces communes au reclassement, certaines pièces
spécifiques aux corps concernés sont requises.

Notons que dans tous les cas, les décrets d’application de la loi n° 86-013 du 26 février 1986 portant
statut Général des APE, définissent pour chaque corps, les modalités de reclassement.

Les décrets d’applications de cette loi prévoient aussi les conditions de reversement – reclassement
dans des corps nouvellement crées.

Lorsqu’il s’agit de reversement suivant les dispositions transitoires des statuts particuliers, le
reversement s’effectue grade pour grade sans considération de jeu d’indices.

VII. LE CHANGEMENT DE CORPS


Le changement de corps est la nomination d’un APE dans un corps autre que celui dans lequel il a été
titularisé ou précédemment reclassé. Il peut avoir lieu dans les cas suivants :

 l’agent est reconnu inapte par le conseil de santé à exercer une fonction donnée ;
 l’agent a exécuté pendant trois (03) années consécutives les fonctions autres que celles
dévolues à son corps d’origine après sa titularisation ou son reversement dans le dit corps.

Le changement de corps est prononcé par le Ministre de la fonction publique sur demande de l’agent et
après avis motivé du Ministre de tutelle. L’agent qui bénéficie d’un changement de corps intègre le
nouveau corps dans le grade et l’échelon comportant un indice de traitement égal à celui affecté au
grade et échelon qu’il détenait dans son corps d’origine.

L’intéressé conserve dans ses grades et échelon, l’ancienneté qu’il réunissait dans son ancien grade et
échelon. Son ancienneté de services effectifs dans son corps d’origine est reportée dans son nouveau
corps.

Les pièces constitutives du dossier diffèrent selon les cas :

136
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a) cas d’inaptitude physique de l’agent

Les pièces à constituer sont :

 une demande écrite précisant le corps d’accès


 un rapport du conseil de santé ;
 un avis motivé du Ministère de tutelle ;
 une copie de l’acte portant le dernier grade de l’agent ;
 un Certificat d’individualité en cas de nécessité.

b) cas d’ancienneté de trois (03) années consécutives dans une fonction

Les pièces à constituer sont :

 Une demande écrite précisant le corps d’accès


 Un rapport d’appréciation du responsable de l’administration utilisatrice de l’agent ;
 Une autorisation du Ministre chargé de la Fonction Publique (copie originale);
 Une copie de l’acte portant le dernier grade.

Le contrôle porte sur :

 La validité des pièces versées au dossier et


 La conformité du projet d’acte par rapport aux pièces en souche.

 NB : le changement d’un ancien corps pour un nouveau corps ne peut se faire que
lorsqu’un agent reclassé dans ce précédent corps y a capitalisé trois (03) ans de services.

VIII. LE CONTRAT DE TRAVAIL

Le contrat de travail est un acte par lequel les personnes ne remplissant pas les conditions d’âge ou de
citoyenneté requise pour intégrer un corps régulier de la Fonction Publique, les agents retraités ou
autres personnes, louent leurs services à l’Etat.

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Procédures Opérationnelles Avril 2017

Cet acte peut être à durée déterminée ou indéterminée selon les cas, renouvelable ou non. Les clauses
du contrat en précisent les termes conformément au code du travail, au décret portant régime juridique
d’emploi des agents contractuels de l’Etat.

La rémunération de l’agent contractuel est basée :

 Soit sur son diplôme ou sa qualification professionnelle ;


 Soit sur les divers décrets portant rémunération des personnalités politico-administratives non
APE.

Les retraités sont rémunérés sur la base des 75% de leur dernier traitement salarial.

Les pièces à fournir par les agents recrutés contractuels de l’Etat sont les mêmes que celles d’un
dossier d’engagement d’un APE.

a) Cas des agents retraité maintenir en fonction par un arrêté ministériel

Il faut

 Un arrêté du ministre de tutelle justifiant le service de l’agent


 L’acte portant le dernier grade)
 La fiche de paie récente
 L’acte de mise à la retraite.

b) Cas des agents retraités nommés par décret

Il faut :

 Le décret portant nomination de l’intéressé ;


 la demande de l’intéressé ;
 l’acte portant son dernier grade ;
 le certificat de prise fonction ;
 la fiche de paie récente ou le certificat de cessation de paiement ;
 l’acte de mise à la retraite ;
 le certificat d’individualité en cas de nécessité ;
 le certificat de résidence.

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CONTRÔLE FINANCIER
Procédures Opérationnelles Avril 2017

c) Cas de nomination des personnalités politico-administratives non APE

Il faut :

 la demande écrite de l’intéressé ;


 le décret portant nomination;
 attestation de non attribution de véhicule administratif ;
 attestation de non hébergement ;
 les diplômes et titres ;
 l’acte de naissance ;
 la certification de prise de service ou de fonction ;
 le certificat d’individualité en cas de nécessité ;
 le certificat de résidence.

d) Cas des personnels non agents de l’Etat, nommé discrétionnaires par les membres du
gouvernement

Il faut :

 la demande écrite de l’intéressé ;


 le décret portant nomination;
 attestation de non attribution de véhicule administratif ;
 attestation de non hébergement ;
 les diplômes et titres ;
 l’acte de naissance ;
 la certification de prise de service ou de fonction ;
 le certificat d’individualité en cas de nécessité ;
 le décret ou l’arrêté de nomination ;
 le certificat de résidence.

Le contrôle porte entre autre sur :

 la validité des pièces versées au dossier ;


 la conformité du projet d’acte par rapport aux pièces en souche ;
 la signature des parties contractantes ;
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Procédures Opérationnelles Avril 2017

 le nombre d’exemplaires (2).

IX. LES DOSSIERS RELATIFS A LA POSITION DES AGENTS.

Il existe aussi les dossiers d’agents qui, pour une raison ou une autre, cessent provisoirement ou
définitivement d’exercer dans l’Administration Publique. Il s’agit des dossiers de :

1. détachement et fin de détachement ;


2. mise en disponibilité et fin de mise en disponibilité ;
3. affectation pour ordre ;
4. démission.

1. Le détachement et fin de détachement


1.1. Le détachement

Le détachement est la position d’un agent, qui affecté auprès d’une société d’Etat ou d’un organisme
continue de bénéficier des droits à l’avancement et à la retraite dans son corps d’origine.

Le détachement peut être prononcé dans les cas suivants :

 d’office par le gouvernement


 par arrêté conjoint du Ministre chargé de la Fonction Publique et du Ministre chargé de
l’Economie et des Finances après avis du Ministre de tutelle

a) D’office par le gouvernement

Les pièces constitutives sont les suivantes :

 une demande écrite de l’agent ;


 le relevé du Conseil des Ministres ayant prononcé le détachement ;
 l’acte portant le dernier grade de l’agent ;
 le certificat de cessation de paiement;
 le certificat de prise de service au nouveau poste
 un certificat d’individualité en cas de nécessité.

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Procédures Opérationnelles Avril 2017

b) Par arrêté conjoint du ministre chargé du travail et du ministre chargé des finances
après avis du ministre de tutelle

Les pièces constitutives sont les suivantes :

 une demande écrite de l’agent ;


 l’arrêté conjoint des ministres ayant prononcé le détachement ;
 l’acte portant le dernier grade de l’agent ;
 le certificat de cessation de paiement de salaire à l’intéressé par le budget national ;
 le certificat de prise de service au nouveau poste ;
 un certificat d’individualité en cas de nécessité.

Le contrôle porte sur :

 La validité des pièces versées au dossier ;


 La conformité du projet d’acte par rapport aux pièces en souche ;

 La date d’effet du détachement est celle de prise de service de l’agent à son nouveau poste.

Le détachement est tacitement renouvelé au profit de l’agent. Il doit produire à cet effet l’acte de
détachement initial et l’avis du Ministre chargé de la Fonction Publique.

1.2. La fin de détachement et la reprise de service

La fin de détachement d’un APE est l’expiration du délai de son séjour dans une société ou dans un
organisme. La fin du détachement d’un agent est généralement suivie de sa reprise de service dans
son administration d’origine au cas où il n’est pas à la veille de sa retraite.

A ce titre, le dossier comporte les pièces ci-après :

 une demande écrite ;


 une copie de l’acte administratif portant le dernier grade de l’agent ;
 une copie de l’acte de détachement ou de renouvellement de détachement ;
 un certificat de cessation de paiement délivré par l’organisme ;
 une autorisation de reprise de service du Ministre chargé de la Fonction Publique ;
 un certificat de reprise de service ;
 un certificat d’individualité en cas de nécessité.

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Le contrôle porte sur :

 La validité des pièces versées au dossier ;


 La conformité du projet d’acte par rapport aux pièces en souche.

L’agent de l’Etat en fin de séjour devra impérativement reprendre service dans sa structure d’origine. Au
cas contraire, il est constaté à ses dépens une interruption volontaire de service.

2. La mise en disponibilité et la fin de mise en disponibilité


2.1. La mise en disponibilité

La disponibilité est la position d’un APE qui, placé hors de son Administration ou service d’origine,
cesse de bénéficier des droits à l’avancement et à la retraite.

On distingue deux (02) cas de mise en disponibilité :

 La disponibilité prononcée à la demande de l’agent, et


 La disponibilité prononcée d’office à l’expiration d’un congé de maladie de longue durée ou de
convalescence.

a) La disponibilité prononcée à la demande de l’agent

Les pièces constitutives sont les suivantes :

 une demande écrite de l’agent ;


 l’avis favorable du ministre de tutelle ;
 Une lettre du Ministre chargé de la Fonction Publique autorisant la mise en disponibilité ;
 l’acte portant le dernier grade de l’agent ;
 certificat de cessation de paiement ;
 un certificat d’individualité en cas de nécessité.

NB : S’agissant d’un cas de rapprochement de conjoint, l’acte de mariage et le titre d’affectation du


conjoint sont exigés.

b) La disponibilité prononcée à l’expiration d’un congé de maladie de longue durée ou de


convalescence

Les pièces constitutives sont les suivantes :

 une demande écrite de l’agent ;


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 un certificat médical ;
 un rapport du Conseil de Santé ;
 un acte portant le dernier grade de l’agent ;
 un relevé de solde portant les derniers éléments de son salaire ;
 un certificat d’individualité en cas de nécessité.

NB : Un APE peut demander une mise en disponibilité pour élever un enfant de moins de 5 ans ou
malade. Dans ce cas, le dossier doit comporter un extrait d’acte de naissance de l’enfant.

2.2. La fin de mise en disponibilité et la reprise de service.

La fin de mise en disponibilité d’un agent est l’expiration de la période au cours de laquelle il a cessé
ses fonctions dans l’administration pour divers motifs.

Les pièces constitutives sont :

 une demande écrite ;


 une copie de l’acte administratif portant le dernier grade de l’agent ;
 une copie de l’arrêté de mise en disponibilité ou de son renouvellement ;
 une autorisation de reprise de service délivré par le Ministre chargé de la Fonction
Publique ;
 un certificat de reprise de service ;
 un certificat d’individualité en cas de nécessité.

Le contrôle porte sur :

 La validité des pièces versées au dossier ;


 La conformité du projet d’acte par rapport aux pièces en souche.
NB : la date d’effet de la reprise de service doit être le lendemain de la fin de la disponibilité ; au cas
contraire il sera constaté une interruption volontaire de service.

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3. L’affectation pour ordre


L’affectation pour ordre est faite par la décision conjointe de deux (02) ministères : le ministère du travail
et le ministère des finances. C’est une autorisation qui est donnée à un Agent Permanent de l’Etat, de
rejoindre son conjoint, un autre APE appelé a exercer des fonctions en dehors du territoire national.
L’affectation pour ordre court toute la période durant lequel le conjoint (l’agent nommé) est présent à
son poste de travail.
Les pièces en souche des dossiers sont :
- Le dernier acte du bénéficiaire de l’affectation pour ordre
- L’acte de nomination du conjoint
- Toute pièce certifiant sa prise de fonction

4. La démission

La démission résulte d’une demande écrite de l’agent de l’Etat marquant sa volonté non équivoque de
quitter son administration ou service. L’APE démissionnaire perd ses droits à pension, mais bénéficie
du remboursement des retenues opérées sur ses traitements.

Les pièces constitutives sont :

 une demande de démission écrite ;


 une lettre d’acceptation de l’autorité de tutelle ;
 un certificat de cessation de paiement ;
 un certificat d’individualité en cas de nécessité.

Les dossiers de ces dossiers ci-dessus cités doit être pris, en tenant compte des dispositions régissant
les différents corps concernés.

CHAPITRE 2 : LES DOSSIERS RELATIFS A LA REGLEMENTATION ET AU CONTENTIEUX


Il faut distinguer deux types de dossiers :

 Les dossiers présentant des éléments de litige ;


 Les dossiers nécessitant un avis technique à soumettre à la signature du Ministère de
l’Economie et des Finances (MEF) ou à l’adoption du Conseil des Ministres.
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I. Les dossiers présentant des éléments de litige


Il s’agit spécifiquement des dossiers :

1. de reconstitution de carrière ;
2. de sanctions disciplinaires prenant la forme d’interruption de service ;
3. d’abaissement d’échelon,
4. de rétrogradation et de radiation

1. Reconstitution de carrière
Elle intervient :

 soit pour corriger une erreur commise matériellement constatée dans la carrière d’un agent et
révélée par lui-même ;
 soit en exécution d’une décision de justice favorablement rendue au profit d’un agent ou d’un
collectif d’agent de l’Etat.

a. Reconstitution de carrière pour correction d’une erreur


La décision comporte généralement plusieurs projets d’arrêtés soumis au visa du Contrôleur Financier.

Les pièces en souche doit être constituées de tous les actes de carrière précédemment pris au profit de
l’intéressé.

L’étude est faite en tenant compte de tous les évènements intervenus dans la carrière de l’agent
notamment les abandons de poste, et la péréquation intervenue éventuellement à l’occasion de la
constatation d’un avancement de grade de l’intéressé.

b. Reconstitution de carrière en exécution d’une décision de justice au projet d’un agent


Elle est faite suivant la même procédure que la reconstitution précédemment évoquée à la différence
que la décision est visée au préambule du projet de l’acte pris en lieu et place de l’acte querellé et
traduit devant le juge administratif ou parfois le juge constitutionnel.

Lors de l’étude, une attention particulière est accordée à la carrière de l’agent notamment l’abandon de
poste et la péréquation intervenue éventuellement à l’occasion de la constatation d’un avancement de
l’intéressé.

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2. Interruption de service
L’interruption de service est une période au cours de laquelle l’agent de l’Etat n’est pas resté présent à
son poste de travail et qui a fait objet de sanction ou qui encourt sanction.

On distingue l’interruption volontaire de service de l’interruption involontaire de service lorsqu’elle n’est


pas du faite (faute) de l’agent.

Mais en application d’une sanction on parle d’interruption volontaire de service. Ainsi on apprécie la
situation administrative de l’agent en déterminant son grade au terme de la sanction.

Le grade avant la sanction de l’agent est le grade précédemment acquis plus l’ancienneté acquise à la
veille de la sanction.

Cette Ancienneté Conservé (AC) doit être inférieure à deux (2) ans.

Au cas contraire, il lui est accordé les avancements d’échelon ou de grade auquel il a droit avant la date
d’effet de la sanction.

Le grade de l’agent sanctionné au terme de ladite sanction est celui acquis avant la sanction avec pour
date d’effet, la date de reprise de service auquel est ajoutée l’ancienneté conservé mentionnée ci-
dessus.

Les pièces en souche d’un dossier d’interruption de service doit comporter :

- la décision de suspension de l’agent par l’autorité compétente ;


- la décision de réhabilitation de l’agent ;
- l’acte portant le dernier grade de l’intéressé.

3. Abaissement d’échelon et rétrogradation

- L’abaissement d’échelon est lorsqu’il est décidé une diminution d’un certain nombre d’échelons à
l’intérieur d’un grade.
- La rétrogradation, c’est la sanction qui consiste à baisser d’un grade un agent.

Les pièces en souche du dossier sont les mêmes que celle d’un dossier d’interruption :

- La décision de suspension de l’agent par l’autorité compétente ;


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- La décision de réhabilitation de l’agent ;


- L’acte portant le dernier grade de l’intéressé.
A la date d’effet de la sanction d’abaissement correspond une ancienneté qui est déterminée de
manière analogique à celle d’une interruption de service précédemment décrite.

4. La radiation
La radiation est diversement appréciée d’un personnel de l’Etat à un autre.

• Dans le cas où le personnel est un militaire ou para militaire, la radiation est prononcée pour les
causes suivantes :
- Décès en activité;
- Désertion (abandon) ;
- Radiation pour condamnation par voie judiciaire
- Radiation du tableau d’avancement.
L’étude d’un dossier de radiation requiert la production et le visa au préambule de l’acte de radiation,
des différents rapports, procès-verbal ou tout autre procès-verbal pouvant justifier la sanction.

S’agissant du personnel civil, la radiation est prononcée par le Conseil de Discipline ou par le Conseil
Supérieur de la Magistrature et soumise à l’approbation du Président de la République, lorsqu’il s’agit
d’un personnel de la magistrature.

II. Les dossiers nécessitant un avis technique à soumettre à la signature du Ministère


de l’Economie et des Finances (MEF) ou à l’adoption du Conseil des Ministres.
Ces dossiers résultent de la proposition conjointe du contrôle financier avec d’autres structures, des
amendements à apporter aux textes en vigueur et relatif à la gestion du personnel de l’Etat.

CHAPITRE 3 : LES ACTES D’EVACUATION SANITAIRE

Il est distingué deux (2) types d’Evacuation Sanitaire :


 L’’Evacuation Sanitaire du personnel de l’Etat en activité
 L’Evacuation Sanitaire du personnel de l’Etat en cessation d’activité

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L’’Evacuation Sanitaire du personnel de l’Etat en activité


Différentes décisions d’Evacuation Sanitaire sont soumises au visa du Contrôleur Financier après étude
au Bureau des Etudes et de la Règlementation (BER).

Les dossiers d’Evacuation Sanitaire peuvent concerner :


1. L’Evacuation Sanitaire elle-même
2. L’Evacuation Sanitaire pour un contrôle médical
3. Frais de séjour à titre externe
4. Les Rectificatifs (d’hôpital d’accueil…)

1. L’Evacuation Sanitaire elle-même


Il s’agit de dossiers qui concernent des agents qui connaissent une défaillance sanitaire. L’initiative
d’Evacuation Sanitaire est prise par le Conseil National de Santé qui saisit le Ministre en charge du
Travail pour décider de l’Evacuation Sanitaire d’un agent. Le Ministre du Travail initie à son tour un
projet de décision à soumettre au visa du Contrôleur Financier.

Le dossier d’Evacuation Sanitaire doit comporter :

- Les certificats de visite médicale produits en trois (3) exemplaires délivrés par le Conseil
National de Santé ;
- Le certificat indique la classe de voyage et mentionne au besoin l’accompagnant du malade ;
- L’attestation de travail mentionnant le Statut de l’intéressé, son grade et sa date de départ à la
retraite.
Lorsque l’intéressé doit voyager avec un membre, un accompagnant autre un médecin désigné par le
Conseil National de la Santé, ce dernier doit être un membre de sa famille.

Le contrôle du projet de décision porte sur le visa à son préambule :

- du certificat de visite médical,


- de l’attestation de travail,
- de la classe de voyage
- de l’accompagnant,
- de l’identité de l’évacué (APE ou ACE),
- de son grade, des conditions de voyage du malade,

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PPROCEDURES ETUDES ET DE LA REGLEMENTATION Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
Procédures Opérationnelles Avril 2017

- de l’hôpital d’accueil,
- les lignes budgétaires d’imputation des différents frais.
Les membres de la famille d’un agent de l’Etat (APE ou ACE) peuvent aussi bénéficier d’une
évacuation sanitaire :

 lorsqu’il s’agit du conjoint, il doit produit une copie légalisé de l’acte de mariage civil ;
 lorsqu’il s’agit du descendant de l’agent de l’Etat (enfant), il doit être produit l’acte de naissance
de ce dernier.

2. L’’Evacuation Sanitaire pour un contrôle médical

Le contrôle médical fait aussi l’objet d’une Evacuation Sanitaire. Ce contrôle médical requiert un dossier
composer de :
 Le contrôle médical prescrivant la lettre de rendez-vous avec l’hôpital adressé au malade
précédemment évacué sur le dit hôpital
 Le contrôle médical dans l’hôpital ayant accueilli et traité le malade lors de sa première
Evacuation Sanitaire

3. Frais de séjour à titre externe


Les frais de séjour à titre externe sont dus à des malades dont l’Evacuation Sanitaire nécessite une
prolongation de leur séjour dans l’hôpital d’accueil.
Le dossier doit comporter le certificat de l’hôpital prescrivant la prorogation du séjour.
Quant au certificat de visite médical, il doit mentionner la durée du séjour.
Le séjour à titre externe induit uniquement des frais d’hospitalisation. Ainsi, seul le chapitre d’imputation
des frais d’hospitalisation est mentionné dans le projet de décision.

4. Les Rectificatifs d’hôpital d’accueil


Les Rectificatifs d’hôpital d’accueil peuvent concerner l’hôpital d’accueil, la classe du voyage et
l’accompagnant soit le médecin ou le membre de la famille.
Les motifs justifiant le rectificatif sont produits en souche du projet de décision.

I. L’Evacuation Sanitaire du personnel de l’Etat en cessation d’activité

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La spécificité liée à la gestion de ces décisions réside dans le fait que ces agents déjà admis à faire
valoir leurs droits à la retraite, en lieu et place de l’attestation de travail, il est exigé de ces bénéficiaires,
une attestation délivrée par la Direction des Pensions et Rentes Viagères (DPRV) mentionnant qu’ils
sont inscrits au fichier national des retraites.

CHAPITRE 4 : ACTES DES PENSIONS ET RENTES VIAGERES

I. ARRETE D’ADMISSION A LA RETRAITE


Les procédures opérationnelles de gestion des pensions et rentes viagères décrites ci-dessous
découlent de l’application des dispositions de :
- La loi n°86-014 du 26 septembre 1968 portant code des pensions civiles et militaires de
retraite ;
- La loi n° 2005-24 du 08 septembre 2005 portant loi modificative et complétive de la loi 26-014
du 26 septembre 1986 ;
- La loi n°2002-014 du 27 août 2002 portant condition d’admission à la retraite des enseignants
permanents de l’enseignement supérieur ;
- La loi n° 2001-35 du 21 février 2001 portant statut de la magistrature en République du Bénin ;
- La loi n° 2005-43 du 26 juin 2005 portant statut général des personnels militaires des Forces
Armées Béninoises.
a. Personnel administratif
Le droit à pension pour les Agents Permanents de l’Etat autre que les enseignants permanents de
l’enseignement supérieur, les chercheurs, les magistrats, ainsi que les personnels militaires des Forces
Armées Béninoises, est acquis lorsque se trouve remplie, à la cessation de l’activité, la condition de
trente (30) ans de service ou :
- Pour la catégorie A : soixante (60) ans d’âge ;
- Pour la catégorie B : cinquante-huit (58) ans d’âge ;
- Pour la catégorie C, D et E : cinquante-cinq (55) ans d’âge.
Tout Agent permanent de l’Etat qui, avant l’âge requis, aura accompli trente (30) ans de service effectif,
sera d’office à la retraite.

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En outre, les Agents Permanents de l’Etat qui aura atteint les soixante (60), cinquante-huit (58) ou
cinquante-cinq (55) ans d’âge selon les catégorie spécifiées ci-dessus, sans avoir accompli les trente
(30) ans de service, est admis d’office à la retraite.
Toutefois, les Agents Permanents de l’Etat civils concernés peuvent sur leur demande et à partir de
cinquante-cinq (55) ans d’âge au moins, faire valoir leurs droits à une pension de retraite avec
jouissance immédiate.
La date d’admission à la retraite est le premier jour du trimestre auquel le personnel à remplir l’un ou
l’autre des critères d’ancienneté ou de service.

La date d’admission à la retraite suivant le critère d’ancienneté est déterminé à partir de la date à
laquelle l’intéressé a pris service dans la fonction publique.

NB : En ce qui concerne les agents de l’Etat dont il n’existe pas de précision relative au jour et mois de
naissance (né vers…), le 31 décembre de l’année est retenu.

Les dossiers en souche du projet d’admission à la retraite doit comporter les pièces ci-après :

- l’acte de naissance ou jugement supplétif ayant servi à la prise de service (dont la date de
déclaration est antérieure à la date de prise de service) ;
- le certificat authentique de prise de service ;
- tous les actes de carrière de l’agent ;
- toutes les pièces justifiant les différentes positions dans lesquelles l’agent a été placé durant sa
carrière (disponibilité, détachement, interruption de service et l’affectation pour ordre) ;
- la lettre portant notification à l’agent de sa date d’admission à la retraite par le Ministre de la
Fonction Publique.
b. Personnel Enseignant
L’admission à la retraite des personnels enseignants tient compte de la spécificité liée à la
profession.
Il est distingué deux (2) catégories de ce personnel :
 le personnel enseignant exerçant effectivement la profession d’enseignant (enseignant à la
craie) ;
 le personnel enseignant exerçant des fonctions administratives.
Pour cette deuxième catégorie, les conditions d’admission à la retraite sont celles retenues pour les
personnels administratifs.

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Par contre, les personnels enseignants exerçant effectivement la fonction (à la vraie) sont admis
à la retraite le 1er octobre suivant l’année au cours de laquelle, l’un ou l’autre des critères
d’admission à la retraite est accompli.

Les enseignants du supérieur sont admis à la retraite suivant la seule condition d’âge présentée
comme ci-dessous :
- Les professeurs d’université : professeurs titulaires et directeur de recherche ont un critère
d’admission fixé à 65 ans.
- Les maitres de conférences et maîtres de recherche, 65 ans
- Les maîtres assistants et chargés de recherche 63 ans
- Les assistants et assistants de recherche, 60 ans.

c. Personnel paramilitaire et militaire

 Personnel paramilitaire
Le personnel paramilitaire regroupe les personnels des policiers, les personnel des eaux et forêts, les
personnels de la douane et droits indirects.

Les conditions d’admission à la retraite sont identiques à celle des personnels administratifs

 Personnel militaire
L’admission à la retraite des agents militaires est régie par les différents textes et lois régissant leurs
corporations. Elle est constatée par un projet de décision dans le cas des personnels militaire
contrairement aux personnels civil. En effet, à chaque grade, correspond un âge d’année pour faire
valoir ses droits à la retraite. Elle est fonction des limites supérieures d’âges des sous-officiers des
Forces Armées Béninoises (confère art. 130 de la loi n° 2005-43 du 26 juin 2005, portant statut général
des personnels militaires des Forces Armées Béninoises).

L’âge d’admission à la retraite est fixé comme suit pour les différents grades :

 Les officiers :  Les sous-officiers :


- les Généraux : 60 ans ; - les Major : 54 ans ;
- Les Colonels ; 58 ans ; - les Adjudants-chefs : 52 ans ;
- Les lieutenants Colonels : 58 ans ; - les Adjudants : 50 ans ;
- Les Commandants : 54 ans ; - les Sergents chefs : 49 ans ;
- Les Capitaines : 54 ans ; - les Sergents : 48 ans

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- Les lieutenants : 50 ans ;


- Les sous-lieutenants : 50 ans
 Les Hommes de rang :
- Les Caporal-chef : 47 ans ;
- Le Caporal : 46 ans ;
- Soldat de 1ère Classe : 25 ans ;
- Soldat de 2ème Classe : 25 ans ;

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La date d’admission à la retraite est le premier jour du trimestre suivant celui auquel le
personnel militaire a atteint l’âge.

Les pièces à fournir sont :

- l’extrait d’acte de naissance ;


- le certificat d’individualité, en cas de nécessité ;
- le premier acte de mutation ;
- l’état signalétique des services;
- l’acte portant son dernier grade ;
- l’acte de radiation, en cas de nécessité ;
- l’arrêté d’admission à la retraite.

Le contrôle physique porte sur :

- la présentation
- le sommaire ;
- la signature et le nom du responsable qualifié du service initiateur ;
- les ampliations ;
- les encarts prévus pour les signatures compétents (DRSC, CF, MEF, MTFP…)

II. CONCESSION DES PENSIONS


A la retraite, l’Agent Permanent de l’Etat bénéficie d’une pension au Fonds National des Retraites du
Bénin (FNRB). Il y a deux sortes de pensions :

 la pension titulaire;
 la pension des ayants cause.
Les dossiers relatifs à ces pensions sont traités par les services compétents ainsi que les dossiers de
capital-décès et de rentes viagères d’invalidité.
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CONTRÔLE FINANCIER
Procédures Opérationnelles Avril 2017

1. Pension titulaire
a. Pension des agents civils
Cette pension concerne les APE qui ont régulièrement rempli soit la condition d’ancienneté de service
(30 ans) soit la condition d’âge limite de leur catégorie et/ou corps (55 ans, 58 ans, 60 ans)
conformément aux textes en vigueur.

L’admission à la retraite pour ancienneté de service entraine la pension d’ancienneté, par contre
l’admission à la retraite par limite d’âge entraine la pension proportionnelle.

Toutefois, tout Agent Permanent de l’Etat peut sur sa demande jouir d’une retraite proportionnelle après
un nombre d’années de service (15 ans au minimum).

Pour la liquidation de la pension, l’agent doit constituer un dossier composé des pièces suivantes :

- Acte de naissance ou jugement supplétif ;


- Acte de mariage pour la femme mariée ;
- Notice de renseignements « A » disponible à la Direction des Pensions et des Rentes Viagères
à Cotonou et dans les annexes de Parakou et Natitingou ;
- Actes de naissance des enfants âgés de 20 ans au plus ;
- Pour les femmes : actes de naissance de tous les enfants, mêmes ceux déjà décédés ;
- Certificat de scolarité pour tous enfants âgés de 7 ans révolus (2 copies) ;
- Certificat d’apprentissage légalisé, (2 copies) ;
- Certificat de vie et de charge des enfants (2 copies) ;
- Etat signalétique des services militaires ;
- Etat des services délivré par le Ministre de la Fonction Publique ;
- Arrêté d’admission à la retraite (2 copies) ;
- Décision d’engagement ou Arrêté de nomination ;
- Certificat de première prise de service ;
- Arrêté de titularisation pour les Agents qui ont été nommés dans un corps de la Réforme
Administrative ;
- Arrêté de reclassement CRAPE 3.
- Autres arrêtés de reclassement, s’il y a lieu ;
- Dernier acte d’avancement ;
- Dernière fiche de paie ;

155
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CONTRÔLE FINANCIER
Procédures Opérationnelles Avril 2017

- Certificat de cessation de paiement à retirer à la DEB (APE émargeant au Budget national) ou


au niveau de l’organisme payeur pour le personnel de l’OCBN, de l’OPT et les agents en
détachement (2 copies) ;
- Déclaration de recette du Trésor pour les services auxiliaires ou tout autre service effectué
avant la titularisation ou en cas de détachement, s’il y a lieu ;
- Actes de détachement, de renouvellement et de fin de détachement, s’il y a lieu ;
- Acte d’individualité, s’il y a lieu (2 copies) ;
- Trois (03) photos d’identité lors du retrait du livret ;

NB : Au moment du retrait, le nouveau pensionné doit se munir d’une Carte d’Identité ou d’un
passeport.

Le contrôle des dossiers porte sur :

• Contrôle de la régularité des pièces en souche


• Contrôle de la régularité de la liquidation de la pension conformément au code des pensions
Civiles
NB : Pour les agents ayant connu des interruptions de service ou des détachements, les actes relatifs à
ces positions doivent être joints au dossier.

b. Pension des agents militaires


La pension des agents militaires à la retraite est prévue par les différents textes et lois régissant leurs
corporations. En effet, à chaque grade, correspond un nombre d’année pour faire valoir ses droits à la
retraite.

La pension des agents militaires est fixée comme suit pour les grades sus mentionnés à l’admission à la
retraite.

Les pièces en souche du dossier à fournir sont :

 l’extrait d’acte de naissance ;


 le certificat d’individualité en cas de nécessité ;
 le premier acte de mutation ;
 l’état signalétique ;
 l’acte portant son dernier grade ;

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CONTRÔLE FINANCIER
Procédures Opérationnelles Avril 2017

 l’acte de radiation en cas de nécessité ;


 l’arrêté d’admission à la retraite

Le contrôle porte sur :

 la validité des pièces versées au dossier ;


 la conformité des pièces par rapport au projet d’arrêté de concession de pension ;
 le calcul de la pension.

Le calcul de la pension prend en compte la valeur indiciaire de l’agent à la date de son admission à la
retraite, son indice, le taux d’annuité.

Pension mensuelle = Indice X valeur indiciaire X Taux


12

L’indice est déterminé par rapport au grade du bénéficiaire. Le taux est égal à l’annuité X 2%.
(L’annuité = nombre d’années de service augmenté éventuellement des années de
bonifications).
NB : L’annuité des agents militaires = Nombre d’année de service augmenté du 1/5 ème. Exemple : 20
ans de service donne une annuité de 20 + 20/5= 24.

La date d’effet est la date d’admission à la retraite si le dossier est déposé dans le temps réglementaire.
Dans le cas contraire, il y a :

 Prescription annale si le dossier est déposé un an après la date d’admission à la retraite ;


c'est-à-dire que le titulaire ne bénéficie que d’un an d’arriérés de pension ;
 Déchéance quinquennale si le dossier est déposé après 5 ans, l’intéressé perd totalement la
pension à laquelle il a droit.
2. Pension des Ayant-causes
La pension des ayants cause concerne les époux et épouses régulièrement mariés et les enfants des
agents décédés en activité ou à la retraite.

157
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Procédures Opérationnelles Avril 2017

a. Cas de décès en activité

La pension de veuve ou de veuf est la pension accordée à l’épouse ou à l’époux de l’agent de l’Etat
décédé(e) qui remplit les conditions pour bénéficier d’une pension de retraite.

Liste des pièces à fournir pour la constitution du dossier de pension de veuf et de pension temporaire
d’orphelin :

Pour la défunte :

- Acte de décès légalisé (2 copies) ;


- Acte de naissance légalisé ;
- Tous les actes administratifs (de l’engagement ou de la nomination jusqu’au dernier acte
d’avancement) ;
- Fiche de paie récente (2 copies) ;
- Certificat de cessation de paiement à retirer à la DGB (APE émargeant au Budget National) ou
au niveau de l’organisme payeur pour le personnel de l’OCBN, de l’ORTB, et les Agents en
détachement ;
- Etat de service délivré par le Ministre de la Fonction Publique ;
- Acte d’individualité en cas de discordance de noms ;
- Dans le cas de détachement le bénéficiaire fournit :
 Arrêté de mise en détachement
 Arrêté de renouvellement de détachement (s’il y a lieu)
 Arrêté de fin de détachement
- Dans le cas de la mise en disponibilité, le bénéficiaire fournit :
 Arrêté de mise en disponibilité ;
 Arrêté de renouvellement de détachement (s’il y a lieu)
 Arrêté de fin de détachement
- Attestation délivrée par le trésor pour la validation des services auxiliaires, détachés, stagiaires
ou tout autres service effectué avant la titularisation au profit du FNRB (s’il y a lieu)

158
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 Pour le veuf
- Acte de mariage légalisé ;
- Acte de naissance légalisé ;
- Notice de renseignement « V2 » (disponible à la DPRV, à la DOPA et leur annexes)
- Certificat de non abandon de domicile conjugal délivré par les greffiers en chef des Tribunaux
de Première Instance sous le contrôle du Procureur de la république (original ou photocopie
légalisée par un Tribunal) ;
- Relevé d’identité bancaire pour les veufs qui désirent domicilier leur pension à la banque.

 Pour les orphelins mineurs


- Notice de renseignement « O » (Disponible à la DPRV, à la DOPA et leur annexes
- Procès-verbal de conseil de famille homologué par un tribunal ou ordonnance de tutelle et de
prise en charge délivrée par un tribunal ou photocopie légalisée au Tribunal) ;
- Acte de naissance des orphelins mineurs ainsi que tous les enfants de la défunte, même ceux
déjà décédés ;
- Certificat de vie et de charge des enfants délivré au tuteur ;
- Un certificat de non jouissance des allocutions familiales lorsque le veuf est un salarié ou un
affilié à une caisse de retraite (FNRB ou CNSS).

TRES IMPORTANT : Article 40 du code des pensions

Toute demande de pension ou de rente viagère d’invalidité doit, sous peine de déchéance, être
présentée dans un délai de cinq (5) ans, à partir, pour le titulaire, du jour où il a reçu notification de sa
mise à la retraite, et pour la veuve et les orphelins, du jour du décès de l’Agent Permanent de l’Etat Civil
et en cas de litige du jour où la décision de justice sera devenue définitive.

b. Cas de décès à la retraite


 La pension de veuf
Elle est la pension accordée à l’époux de l’agent de l’Etat décédé qui remplit les conditions pour
bénéficier d’une pension de retraite.
Liste des pièces à fournir pour la constitution du dossier de pension de veuf :

159
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Procédures Opérationnelles Avril 2017

 Pour la défunte
- Acte de décès
- Livret de pension
 Pour le veuf
- Acte de mariage ;
- Notice de renseignement V2 (disponible à la DPRV, à la DRPM et leurs annexes)
- Certificat de non-séparation de corps, de non divorce et non-remariage (2 copies)
- Acte d’individualité, s’il y a lieu ;
- Certificat de non abandon de domicile conjugal délivré par les Greffiers en chef des Tribunaux
de Première Instance sous le contrôle du Procureur de la République
- Trois (3) photos d’identité lors de la remise du Livret de pension
 Pour les orphelins mineurs
- Notice de renseignement « O » (disponible à la DPRV, à la DRPM et leurs annexes)
- Testament du de cujus ou Procès-verbal du Conseil de famille homologué par un Tribunal ou
Ordonnance de tutelle et de prise en charge délivrée par un Tribunal
- Acte de Naissance des Orphelins
- Certificat de Vie Collectif (2 copies)
- Un certificat de non jouissance des allocations familiales lorsque le veuf est un salarié ou un
affilié à une caisse de retraite (FNRB ou CNSS).

NB : Au moment du retrait du Livret, le nouveau pensionné doit se munir d’une Carte d’Identité ou d’un
Passeport.

TRES IMPORTANT : Article 40 du code des pensions

Toute demande de pension ou de rente viagère d’invalidité doit, sous peine de déchéance, être
présentée dans un délai de cinq (5) ans, à partir, pour le titulaire, du jour où il a reçu notification de sa
mise à la retraite, et pour la veuve et les orphelins, du jour du décès de l’Agent Permanent de l’Etat Civil
et en cas de litige du jour où la décision de justice sera devenu définitive.

 La pension de veuve
Elle est la pension accordée à l’épouse de l’agent de l’Etat décédé qui remplit les conditions pour
bénéficier d’une pension de retraite.

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Procédures Opérationnelles Avril 2017

Liste des pièces à fournir pour la constitution du dossier de pension de veuve et de pension temporaire
d’orphelins.

 Pour le défunt
- Acte de décès ;
- Livret de pension ;
- Acte d’individualité en cas de discordance de noms.
 Pour la veuve
- Notice de renseignement V2 (disponible à la DPRV, à la DRPM et leurs annexes)
- Acte de mariage légalisé
- Certificat de non-remariage, de non-séparation de corps et de non divorce (Mairie ou
arrondissement) ;
- Extrait d’acte de naissance ou de jugement supplétif ;
- Acte d’individualité, en cas de non-conformité des noms ou prénoms ;
- Testament du défunt ou une ordonnance de succession délivré par Tribunal indiquant le
nombre de veuves laissées par le défunt (original ou copie légalisée au tribunal)
- Relevé d’identité bancaire pour les veuves qui désirent domicilier leur pension dans une
banque.

Le contrôle porte sur :

 la validité des pièces versées au dossier ;


 la conformité des pièces par rapport au projet d’arrêt de concession de pension ;
 le calcul de la pension.

Pension veuve ou veuf = pension agent

 Pour les orphelins mineurs


- Notice de renseignement « O » (disponible à la DPRV, à la DRPM et leurs annexes)
- Une ordonnance de tutelle et de prise en charge délivrée par un Tribunal (original ou copie
légalisée au tribunal)
- Acte de Naissance légalisé des Orphelins
- Certificat de Vie et de charge des enfants délivré au tuteur.

161
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Procédures Opérationnelles Avril 2017

Le contrôle porte sur :

 la validité des pièces versées au dossier ;


 la conformité des pièces par rapport au projet d’arrêté de concession de pension et
 le calcul de la pension

PTO = Pension agent


2
Notons que les orphelins se partagent 50% de la pension agent dans la limite de 10% par enfant au cas
où ils sont moins de six (06). A partir de six (06), ils se partagent les 50 % de pension agent
proportionnellement.

NB : Au moment du retrait du Livret, le nouveau pensionné doit se munir d’une Carte d’Identité ou d’un
Passeport en cours de validité, deux (2) photos d’identité récentes, d’un acte de mariage, d’un certificat
de non remariage, de non séparation de corps et de non divorce, d’un procès-verbal homologué ou du
testament, d’un certificat de vie et de charge des enfants et d’un acte d’individualité (s’il y a lieu).

TRES IMPORTANT : Article 40 du code des pensions

Toute demande de pension ou de rente viagère d’invalidité doit, sous peine de déchéance, être
présentée dans un délai de cinq (5) ans, à partir, pour le titulaire, du jour où il a reçu notification de sa
mise à la retraite, et pour la veuve et les orphelins, du jour du décès de l’Agent Permanent de l’Etat Civil
et en cas de litige du jour où la décision de justice sera devenu définitive.

III. MODIFICATION DE PENSION


La modification de pension induit une reprise de liquidation ou une révision de la pension initiale.

Elle comprend :

- la reprise de liquidation de pensions


- la révision de pension

1. La reprise de liquidation de pension

Elle est constatée par arrêté portant modification de pension.

La reprise de liquidation de pension est acquise, pour le pensionné, dans l’un des cas suivants :

162
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 Obtention d’un acte administratif accordant une bonification lui donnant droit, s’il était en
activité, à un avancement d’échelon ou de grade (exemples : bonification pour service accordée
aux médecins, magistrats, chercheurs de grade doctoral ou Jeunes Instituteurs
Révolutionnaires) ;
 Prise en compte, pour les femmes retraitées, des extraits d’acte de naissance produits en vue
du bénéfice de la bonification pour enfants ;
 Nomination du pensionné dans l’un des grades de l’Ordre National du Bénin.

1.1. Composition d’un dossier de reprise

Le projet d’arrêté de concession de la nouvelle pension soumis au visa du Contrôleur Financier ou de


son Adjoint ;

 le livret de pension du pensionné ;


 l’acte administratif accordant la bonification ;
 les extraits d’acte de naissance en vue du bénéfice de la bonification pour enfants ;
 le décret de nomination dans l’Ordre National ;
 le procès verbal de réception dans l’Ordre National de mérite;
 les fiches de validation de la bonification accordée de mérite;
 la demande de reprise de pension.

1.2. Les tâches


 contrôle physique des pièces versées au dossier ;
 contrôle de régularité de l’acte administratif, du décret de nomination dans l’Ordre National ou
toutes les pièces accordant la bonification ;
 contrôle des fiches de validation de la bonification ;
 contrôle de l’application effective de la prescription annale sur les dossiers de reprise déclarés
au-delà prévu par les textes en vigueur en la matière.

163
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CONTRÔLE FINANCIER
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2. La révision de pension

Elle est constatée par une lettre portant révision de pension.

La révision de pension est acquise, pour le pensionné, dans le cas du bénéfice d’une nouvelle situation
administrative (reclassement, reconstitution de carrières, avancement d’échelon ou de grade) ayant pris
effet avant la date de fin effective de ses services titulaires.

2.1. Composition d’un dossier de révision de pension


 Le projet de lettre portant révision de pension soumis au visa du Contrôleur Financier ou de son
Adjoint ;
 Le livret de pension du pensionné ;
 L’acte administratif ayant constaté l’avancement d’échelon, de grade ou le reclassement.
2.2. Les tâches
 contrôle physique des pièces versées au dossier ;
 contrôle de régularité de l’acte administratif constatant le changement de situation et justifiant le
nouvel indice ;
 contrôle de l’application effective de la prescription annale sur les dossiers de reprise déclarés
au-delà du délai prévu par les textes en vigueur en la matière.

IV. CAPITAL DECES


Le capital -décès est une aide que l’Etat accorde aux ayants - cause de l’Agent Permanent de l’Etat civil
ou militaire décédé en activité.

Pour en bénéficier, il faut fournir les pièces ci-après pour la constitution du dossier :

 la demande manuscrite adressée au DEB;


 extrait d’acte de décès de l’agent;
 extrait d’acte de mariage de la veuve ou le veuf;
 certificat de non séparation de corps, de non divorce et de non remariage ;
 extrait d’acte de naissance des mineurs âgés de moins de 21 ans à la date de décès de
l’Agent décédé(e);
 le certificat de vie collectif ou certificat de vie et de charge ;
 le certificat de cessation de paiement (CCP) ;
 dernier acte d’avancement de l’Agent décédé ;

164
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 dernière fiche de paie de l’Agent décédé ;


 acte d’individualité, en cas de discordance de noms sur les pièces fournies ;

Le contrôle porte sur :

• la validité des pièces versées au dossier ;


• la régularité des pièces en souche et conformément aux textes en vigueur ;
• le calcul du capital décès

Capital – décès = Indice réel X Valeur indiciaire

L’indice réel étant l’indice correspondant au dernier grade du défunt. Le montant est répartie comme
suit :

 le tiers (1/3) au veuf ou à la veuve ou entre les veuves ;


 les deux tiers (2/3) entre les enfants mineurs à concurrence de six (06) enfants au maximum.
Le montant déterminé par enfant mineur est majoré de vingt mille (20.000) Francs CFA.
NB : le Capital décès est frappé de la forclusion si le dossier y relatif est introduit 04 ans après la
date du décès de l’agent.

Après la vérification de la présence et de la régularité des différentes pièces produites il est procédé au
contrôle du montant du capital-décès.

Le capital-décès est accordé aux ascendants directs si l’agent décédé n’a ni conjoint(e) ni descendant
(enfant).

 Il peut arriver que le CCP mentionne un trop perçu, objet d’un ordre de recette. Dans
ce cas, il est réparti le reliquat qui se détermine de la manière suivante :
Montant Capital décès - Montant Ordre de recettes.
 Lorsque le montant de l’ordre de recette est supérieur à celui du capital décès, il n’y a
plus de reliquat à répartir. Le solde est récupéré sur la pension du défunt jusqu’à
épuisement.

165
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V. RENTE VIAGERE D’INVALIDITE


L’agent Permanent de l’Etat qui a été mis dans l’impossibilité définitive et absolue de continuer ses
fonctions par suite d’infirmité résultant de blessures ou maladies contractées ou aggravées, soit au
service ou à l’occasion du service, soit en accomplissant un acte de dévouement dans un intérêt public
ou en exposant ses jours pour sauver la vie d’une ou plusieurs personnes, a droit à une rente viagère.

Le médecin traitant évalue le degré d’incapacité de l’agent. A ce degré, est affecté un taux déterminé
par la commission de réforme en fonction du barème indicatif en vigueur.

Les pièces à fournir sont les suivantes :

 l’acte de naissance de l’intéressé ;


 l’acte d’engagement ou de nomination ;
 l’acte portant son dernier grade ;
 le PV de la commission de réforme précisant le taux d’invalidité et la date d’effet.
 de réforme précisant le taux d’invalidité et la date d’effet.

Le contrôle porte sur :

 la validité des pièces versées au dossier ;


 la conformité des pièces par rapport au projet d’arrêté portant rente d’invalidité ;
Le calcul de la rente : La rente d’invalidité est déterminée à partir du taux d’invalidité et de l’indice de
traitement de l’agent suivant la formule ci-après :

Rente = Indice de l’agent X Valeur indiciaire X Taux de rente

12

NB :

 Le montant de la rente d’invalidité ne doit pas être inférieur au traitement afférent à l’indice
100 ;
 Le montant de (la pension + la rente) ne doit pas excéder 100% du traitement indiciaire de
l’agent lorsqu’il était en activité ;
 Le montant de la (pension + la rente) ne doit pas être inférieur à 50% du traitement indiciaire de
l’agent lorsqu’il était en activité ;

166
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 En cas d’attentat ou d’une lutte dans l’exercice normal de ses fonctions, ce moment est porté à
80% si le taux d’invalidité est inférieur ou égal à 60% ;
 A la retraite, la rente d’invalidité est concédée, liquidée et payée dans les mêmes conditions et
suivant les mêmes modalités que la pension.
Le contrôle du dossier de rente viagère revient à vérifier le projet d’arrêté portant rente d’invalidité et
à apprécier la validité de la pièce en souche.

En effet, le procès – verbal de la commission de réforme doit :

 prouver que la commission a siégé pour discuter du cas de l’agent devenu invalide ;
 fixer le taux d’invalidité de l’agent concerné ;
 indiquer la date d’effet du bénéfice de la rente ;
 être signé de tous les membres de la commission de réforme.
Le projet de décision doit être présenté par le Ministre en charge de la fonction publique en
l’occurrence le DRSC. Il doit comporter deux parties :

Au préambule, les textes fondamentaux devant régir la situation, sont visés notamment la loi 86-
014 du 26 septembre 1986 portant code des pensions civiles et militaires de retraite. Le PV de la
commission de réforme doit être également cité et visé.

Sur le projet de décision :

 L’article 1er dispose que le Ministre chargé de la Fonction Publique décide d’accorder la
rente viagère d’invalidité à l’agent concerné conformément aux dispositions de la loi n° 86-
014 du 26 septembre 1986 et aux conclusions de la commission de réforme ;
 L’article 2 précise l’imputation budgétaire ; et
 Le dernier article mentionne la publication de la décision au journal officiel.
Il faut signaler que la décision du Ministre en charge de la Fonction Publique ne peut être contraire
à celle de la commission de réforme.

Le projet de décision est ensuite visé par le Contrôleur Financier.

VI- Les implications des nouveaux cadres juridiques intervenus au cours de l’année 2015
récentes

D’importantes dispositions légales régissant la gestion des pensions et rentes viagères sont entrées
en vigueurs à partir de l’année 2015.

167
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CONTRÔLE FINANCIER
Procédures Opérationnelles Avril 2017

Il s’agit de :

- La loi n°2015-20 du 19 juin 2015 portant statut spécial des personnels des Forces de Sécurités
Publique et assimilé ; cette loi définit les nouvelles conditions d’admission à la retraite des
personnels concernés.
- La loi n°2015-19 modifiant et complétant la loi n°86-04 du 26 septembre 1986 rendu exécutoire
par la Cour Constitutionnelle à travers sa décision DCC 16-156 du 13 octobre 2016 et publiée
au Journal Officiel le 15 novembre 2015.
Avec l’avènement de la loi n°2015-19 sus indiquée les procédures opérationnelles décrites ci-dessus
ont connus de profondes modifications notamment en ce qui concernent l’acquisition du droit à pension,
suivant les points ci-après :

- Cas des personnels civils de l’Etat,


- Cas des personnels militaires et paramilitaires.

1- Cas des agents civils de l’Etat


A compter du 15 novembre 2015, le droit à pension pour les agents de l’Etat (Permanents et
Contractuels de l’Etat) est acquis lorsque a condition ci-dessous se trouve remplie à la cessation
d’activité :
- 60 ans d’âges tous les agents de l’Etat de la catégorie A,
- 58 ans d’âges tous les agents de l’Etat de la catégorie B,
- 55 ans d’âges tous les agents de l’Etat des catégories C et D,
- 65 ans d’âges pour les professeurs titulaires, les maitres de conférences, les directeurs de
recherches et les maitres de recherches de l’enseignement supérieur et de la recherche
scientifique,
- 63 ans d’âges pour les maitres assistants et les chargés de recherches de l’enseignement
supérieur et de la recherche scientifique,
- 62 ans d’âges pour les assistants, les professeurs et professeurs assistants des corps
autonomes de l’enseignement de l’enseignement supérieur et de la recherche scientifique,
- 60 ans d’âges pour les magistrats.
Toute fois les agents de l’Etat concernés peuvent, sur leur demande et à partir de 55 ans d’âges au
moins, faire valoir leurs droits à une pension de retraite proportionnelle à jouissance immédiate.

168
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Procédures Opérationnelles Avril 2017

Les personnels des corps de l’enseignement supérieurs et des personnels des corps de la recherche
scientifique, âgé de 60 ans au moins peuvent sur leur demande faire valoir leurs droits à une pension
de retraite à jouissance immédiate.
2- Cas des personnels paramilitaires
L’admission à la retraite des personnels militaires et paramilitaires est prévue par les différents textes et
lois régissant leurs corporations. En effet à chaque grade, correspond un nombre d’années pour faire
valoir ses droits à la retraite. Ainsi, l’âge d’admission à la retraite est fixé comme suit pour les grades
suivants :
 Personnel paramilitaire
La limite d’âge pour l’admission à la retraite du personnel paramilitaire, notamment les Forces de
Sécurité Publique et assimilées est fixée comme suit :
- Corps des Officiers : 60 ans,
- Corps des sous-officiers : 58 ans ;
- Corps des hommes du rang : 55 ans.
Toutefois, le fonctionnaire des Forces de Sécurité Publique et assimilées peut, sur la demande et après
trente (30) ans de service effectif, bénéficier d’une pension de retraite à jouissance immédiate.

169
TITRE III : PROCEDURES DE CONTROLE DANS LE
PROCESSUS D’APPROBATION DES MARCHES
PUBLICS
Titre III – Module A : Gestion administrative des dossiers des Marchés
Publics et étude des Baux Administratifs
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DE CONTRÔLE DANS LE PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 172/372

Résumé :

Le Bureau des Marchés Publics (BMP) assure au sein du Contrôle Financier, le contrôle à priori des
dépenses imputables au Budget National en matière de passation des Marchés Publics, de délégation
de Service public et d’étude des Baux Administratifs. A cet effet, le Bureau des Marchés Publics (BMP)
est chargé :

- d’examiner avec célérité les projets de contrat de Marchés, de délégation de Service public et
étude des Baux Administratifs initiés par les ministères, institutions de l’Etat, organismes
Publics et soumis à l’approbation du Ministre chargé de Finances et des ordonnateurs au
regard de l’imputation de la dépense, de la disponibilité des crédits, de l’application des
dispositions d’ordre financier, des lois et règlements, de leur conformité avec les autorisations
parlementaires des conséquences que les mesures proposées peuvent avoir sur les finances
publiques ;

- de proposer conjointement avec d’autres structures, des amendements aux textes régissant
l’exécution des Marchés Publics, des délégations de Service public et étude des Baux
Administratifs.

Dans cette rubrique, deux catégories de procédures sont mises en évidence:

1. La procédure de gestion administrative des dossiers dans le processus des Marchés Publics et
d’étude des Baux Administratifs ;

2. La procédure de contrôle dans le processus des Marchés Publics et étude des Baux Administratifs.

172
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DE CONTRÔLE DANS LE PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 173/372

Objet :

Assurer la protection du patrimoine de l’Etat, veiller avec célérité à la régularité et à la sincérité des
informations contenues dans les divers contrats de Marchés, de délégations de Service public,
des Baux Administratifs et documents annexés, la conduite ordonnée et efficace des choix opérés
dans le processus des Marchés Publics, de délégation de Service public et des Baux
Administratifs ainsi que la conformité des contrats de marché et des documents avec les textes et
réglementation en vigueur.

Acteurs : Résultats attendus :

- Contrôleur Financier (CF) - Le contrôle permanent et diligent des


- Chef Bureau des Marchés Publics dépenses imputables au Budget National en
(C/BMP) matière de passation des Marchés Publics
 Chef Secrétariat du Bureau des Marchés et des Baux Administratifs est assuré ;
Publics (C/SBMP) ; - La gestion administrative des « courriers
- Chef Service des Marchés des travaux et arrivées », « courriers départs » et la
des prestations de Services (C/SMTPS) ; gestion des documents sont assurées ;
 Chef Division des Marchés des Travaux - L’étude et la vérification de conformité des
(C/DMT), projets de contrats de Marchés Publics, de
 Chef Division des Marchés de délégation de Service public et des Baux
Prestations de Services (C/DMPS) ; Administratifs initiés par les ministères,
- Chef Service des Marchés de institutions de l’Etat, organismes Publics et
Fournitures et des Baux Administratifs soumis à l’approbation du Ministre chargé
(C/SMFBA), des finances sont assurées ;

 Chef Division des Marchés de - La tenue des informations et des

Fournitures (C/DMF), statistiques relatives aux dossiers des

 Chef Division des Baux Administratifs Marchés Publics et des Baux Administratifs

173
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DE CONTRÔLE DANS LE PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 174/372

(C/DBA) est assurée ;


- Le contrôle et le suivi de l’exécution sur le
terrain des Marchés Publics et des Baux
Administratifs sont assurés.

Sommaire :

TITRES Pages
1- Contexte et objectifs 174
2- Principes et règles générales de gestion des dossiers 174

3- Organisation du Bureau des Marchés Publics (BMP) 175


4- Description des tâches 177

1- CONTEXTE ET OBJECTIFS

Le Contrôle Financier dans son rôle de contrôle à priori des dépenses imputables au Budget National
intervient également dans le processus des Marchés Publics et des études des Baux Administratifs.
Dans ce cadre, il participe à l’ouverture, à l’analyse, à la sélection et au jugement des offres. Le
Contrôle Financier procède à l’étude des contrats de Marchés Publics et des Baux Administratifs. Il
effectue également le suivi physique sur le terrain de l’exécution des Marchés Publics.

De ce fait, tous les dossiers affectés au BMP doivent transiter par le Secrétariat (S/BMP) qui assure la
gestion administrative de tous les courriers « arrivées » et « départs » au niveau du BMP.

2- PRINCIPES ET REGLES DE GESTION


- Tous les courriers provenant de l’extérieur au BMP sont d’abord reçus au Secrétariat du BMP
(S/BMP) pour être trier ;
- Les courriers ordinaires sont numérotés et enregistrés dans la base électronique des
courriers« arrivées » ;
- Les courriers confidentiels et personnels sont portés sous plis fermés au C/BMP ou aux
destinataires désignés ;

174
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DE CONTRÔLE DANS LE PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 175/372

- Les courriers affectés aux Chefs Services doivent être transcrits dans le cahier de
transmission ;
- Le Secrétariat doit prendre des décharges pour tous les courriers transmis à un Chef Service
ou tous autres cadres du BMP ;
- Tout courrier départ hors du BMP et du CF doit avoir une référence portant le numéro et les
paraphes du Chef Service ou du Chef Division ayant initié le courrier et du C/BMP ;
- La transmission d’un dossier hors du BMP et du CF doit être effectué par bordereau d’envoie
ou tout autre document portant les références notamment le numéro et les paraphes du Chef
Service ou du Chef Division ayant initié le dossier et celui du C/BMP ;
- Le CS/BMP doit transmettre, les copies de tous dossiers ou courriers sortant du BMP au Chef
Service ayant traité ou initié ledit dossier ou courrier pour classement et suivi ;
- Le Secrétariat doit classer dans le chrono, les copies de tout courrier ou dossier sortant du
BMP.

3- Organisation du Bureau des Marchés Publics :

Le Bureau des Marchés Publics (BMP) est chargé de :


- examiner les projets de contrats de Marchés, de délégations de Service public et de Baux
Administratifs initiés par les ministères, institutions de l’Etat, organismes Publics et soumis à
l’approbation du Ministre chargé des Finances et des ordonnateurs au regard de l’imputation de
la dépense, de la disponibilité des crédits, de l’application des dispositions d’ordre financier, des
lois et règlements, de leur conformité avec les autorisations des parlementaires et des
conséquences que les mesures proposées peuvent avoir sur les finances publiques ;
- proposer conjointement avec d’autres structures, des amendements aux textes régissant
l’exécution des Marchés Publics, des délégations de Services Publics et des Baux
Administratifs.

175
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DE CONTRÔLE DANS LE PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 176/372

Le Bureau des Marchés Publics comprend :

3-1- le Secrétariat ;
Le Secrétariat du BMP (S/BMP) est chargé de :
- l'enregistrement et de la répartition interne des projets de contrats de marché et de Baux
Administratifs après leurs affectations par le Chef de Bureau,
- l'introduction desdits projets au paraphe du Contrôleur Financier et de leurs transmissions pour
approbation au Cabinet du Ministre.
Il est également chargé de la saisie, de l'enregistrement et du classement des rejets et autres
correspondances initiées ou reçues par le BMP et différents rapports du Bureau.

3-2- Le Service des Marchés des Travaux et des Prestations de Services (SMTPS) :

Le Service des Marchés des Travaux et des Prestations de Services (SMTPS) est chargé de l'étude et
du traitement des contrats de Marchés des travaux et de prestations intellectuelles soumis au paraphe
du Contrôleur Financier conformément aux textes en vigueur en matière des Marchés Publics en
République du Bénin. Il comprend :

- la Division des Marchés de Travaux (DMT) qui est chargée de l’étude, du traitement et du
suivi des contrats de Marchés de travaux soumis au paraphe du Contrôleur Financier.

- la Division des Marchés de Prestations de Services (DMPS) qui est chargée de l’étude, du
traitement et du suivi des contrats de Marchés de prestations de Services soumis au paraphe
du Contrôleur Financier.

3-3- Le Service des Marchés de Fournitures et des Baux Administratifs (SMFBA).

Le Service des Marchés de Fournitures et des Baux Administratifs est chargé de l'étude et du traitement
des contrats de Marchés de fournitures et des Baux Administratifs soumis au paraphe du Contrôleur
Financier, conformément aux textes en vigueur en matière des Marchés Publics et des Baux
Administratifs en République du Bénin. Il comprend :
- La Division des Marchés de Fournitures (DMF) qui est chargée de l’étude, du traitement et
du suivi des contrats de Marchés de fournitures soumis au paraphe du Contrôleur Financier.

176
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DE CONTRÔLE DANS LE PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 177/372

- La Division des Baux Administratifs (DBA) qui est chargée de l’étude, du traitement et du
suivi de l’exécution des contrats de Baux Administratifs soumis au paraphe du Contrôleur
Financier.
 Le traitement et les affectations des courriers par le C/BMP doit tenir compte des compétences
(attributions) de chaque Service en la matière même dans le cas des intérims pour le traitement
de chaque dossier ;
 Chaque Service doit organiser l’archivage des copies des dossiers affectés et traités ou initiés.

4- DESCRIPTION DES TACHES


Contrôle Financier/ Référence :
Bureau des Marchés
Publics Procédures de traitement des courriers Fiche :

Mise à jour :

Traitement du courrier arrivé

Intervenant /Acteurs Tâches à exécuter Support Délai

1- Identification du courrier
- Vérifier si le courrier est confidentiel,
1 heures
personnel, ordinaire ou message.
- Ouvrir et prendre connaissance du
contenu lorsqu’il s’agit d’un courrier
C/SBMP Correspondance ou
ordinaire.
message
- Décharger dans le registre ou sur la
copie du porteur.
- Faire signer au porteur le récépissé ;
- Décharger le message de participation
à une réunion
2- Enregistrement du courrier 1 heures
ordinaire
- Enregistrer le courrier dans le

177
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DE CONTRÔLE DANS LE PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 178/372

registre « courriers arrivées » ou


dans le micro-ordinateur et lui
C/SBMP Registre ou/et
attribuer un numéro ;
- Apposer le cachet courrier Fichier
« arrivée » sur le document et y électronique.
porter le numéro
Correspondance ou
chronologiquement suivant ainsi
message
que la date d’enregistrement.
- Introduire le courrier dans le
bureau du C/BMP.
3- Traitement du courrier 1 heures
- Prendre du courrier.
C/BMP Correspondance ou
- Annoter le courrier.
message
- Affecter le courrier en fonction des
compétences du Service concerné
en la matière pour la mise en
œuvre des instructions.
4- Exploitation des annotations 1 heures
portées sur les courriers
ordinaires
- Sortir le courrier du bureau du
C/BMP.
- Enregistrer les annotations portées
C/SBMP sur le courrier/message dans le Correspondance
registre ou dans le micro
Cahier de
ordinateur.
transmission
- Remplir le cahier de transmission.
- Transmettre les courriers aux Fichier électronique
Chefs Services concernés.
- Classer copie du courrier

178
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DE CONTRÔLE DANS LE PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 179/372

(bordereau, message ou de la
correspondance).
- Prendre au niveau du Service
concerné les décharges dans le
cahier de transmission.
Traitement des messages pour participation du CF aux réunions

5- Enregistrement des messages de 1 heures


participation
- Message pour la participation du CF
aux travaux des commissions des
Marchés Publics ou du suivi de
l’exécution des Marchés sur le
terrain.
- Message pour participation du CF
aux travaux de réception des
C/SBMP Marchés Publics.
- Message participation BMP à autres
Registre ou/et
réunions.
- Enregistrer le courrier dans le Fichier
registre « courriers arrivées » ou électronique.
dans le micro-ordinateur puis
Correspondance
attribuer un numéro.
- Apposer le cachet courrier arrivé sur
le message et donner le numéro qui
suit chronologiquement ainsi que la
date d’enregistrement.
- Introduire le courrier dans le bureau
du C/BMP.
6- Traitement du courrier 30 mns

179
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DE CONTRÔLE DANS LE PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 180/372

- Prendre connaissance du contenu


du message.
C/BMP Correspondance
- Annoter.
- Affecter le message au Chef Service
compétent en la matière pour mise
en œuvre des instructions
7- Exploitation des annotations
faites sur les messages 1 heures
- Sortir le courrier du bureau du
C/BMP. Correspondance
- Enregistrer les annotations portées
Cahier de
sur le message dans le registre
transmission
ou/et dans le micro-ordinateur.
- Remplir le cahier de transmission. chrono
- Transmettre le courrier au Chef
C/SBMP Service concerné.
- Classer copie message.
- Prendre au niveau du Service
destinataire les décharges dans le
cahier de transmission.
Traitement des messages pour participation du CF pour le suivi sur le terrain de l’exécution des
Marchés Publics et des Baux Administratifs

8- Traitement des messages de 30 mns


participation du CF
- Prendre connaissance du message.
C/BMP - Annoter. Message
- Affecter le message au Service
compétent en la matière pour
l’exécution des instructions

180
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DE CONTRÔLE DANS LE PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 181/372

dispositions à prendre
9- Exploitation des annotations 1 heure
faites sur les messages
- Sortir le courrier du bureau du
C/BMP.
- Enregistrer les annotations portées
sur le message dans le registre
ou/et dans le micro-ordinateur.
- Remplir le cahier de transmission.
- Transmettre le courrier au Chef
Service concerné.
- Classer copie message.
- Prendre au niveau du Service
destinataire les décharges dans le
cahier de transmission.
10- Courrier confidentiel ou personnel Correspondance
- Transmettre le courrier ou le pli sous
C/SBMP Pli fermé
enveloppe au C/BMP ou au
destinataire désigné
Traitement des dossiers : projets de contrats, délégations de Service public, Baux Administratifs

Intervenant /Acteurs Tâches à exécuter Support Délai

11- Enregistrement du dossier Registre ou/et 1 heure


- Enregistrer le bordereau d’envoie
Fichier électro-
(BE) dans le registre ou dans le
nique.
micro-ordinateur et lui attribuer un
numéro ; Dossier
- Apposer le cachet « courrier
C/SBMP arrivée » sur le BE et y porter le
numéro chronologiquement suivant

181
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DE CONTRÔLE DANS LE PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 182/372

ainsi que la date d’enregistrement.


- Introduire le dossier dans le bureau
du C/BMP.
12- Traitement du courrier 30 mns
- Prendre connaissance du dossier.
C/BMP Dossier
- Annoter.
- Affecter le dossier au Chef Service
compétent en la matière pour
étude.
C/SBMP 13- Exploitation des annotations 1 heure
faites sur le BE du dossier
Dossier
- Sortir le dossier du bureau du
C/BMP. Registre courrier
- Enregistrer les annotations portées arrivé ou/et
sur le BE dans le registre ou dans
Fichier électro-
le micro-ordinateur.
nique.
- Remplir le cahier de transmission.
- Transmettre le dossier au Chef Cahier de
Service concerné. transmission
- Prendre au niveau du Service
chrono
concerné les décharges dans le
cahier de transmission
- Classer copie du BE
Traitement courrier départ

Intervenant /Acteurs Tâches à exécuter Support Délai

14- Transmission du courrier ordinaire 2 heures


a) Cas d’un projet de lettre à soumettre à Courrier à
la signature du Contrôleur Financier : l’arrivée

- Décharger le courrier et l’introduire au

182
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DE CONTRÔLE DANS LE PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 183/372

bureau du C/BMP Projet de lettre


- Transmettre le courrier au Chef Registre ou
Service concerné par l’objet du chier de
transmission
courrier annoté par le C/BMP.
- Remplir le cahier de transmission.
- Transmettre le courrier au Chef
Service concerné.
- Sortir le projet du bureau du C/BMP et
le retourner au Chef Service concerné
pour finalisation.
- Vérifier que les différents paraphes du
C/BMP et du C/Service sont
référencés et apposés sur la lettre
finalisée.
C/SBMP
- Enregistrer la référence du projet de
lettre dans le registre ou cahier de
transmission.
- Transmettre la lettre à la SP du
Contrôleur Financier avec décharge
dans le cahier ou registre de
transmission.
b) Cas des dossiers (contrat de
Marchés Publics, délégation de
Service public, Baux Administratifs)
 Les projets de contrats sont étudiés
et bon à viser pour approbation du
Ministre en charge des finances.
- Etablir le bordereau d’envoie du
dossier devant accompagner la fiche
de validation (par le S/BMP) portant

183
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DE CONTRÔLE DANS LE PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 184/372

les références des cadres ayant traité


le dossier.
- Prendre les paraphes du Chef
Division, du Chef Service et du
C/BMP.
C/SBMP
- Remplir le cahier ou registre de
transmission.
- Transmettre le dossier au SP/CF pour
signature du bordereau.
 Les projets de contrats sont étudiés
mais rejetés
- Etablir le bordereau d’envoie du
dossier devant accompagner la fiche
de validation (par le S/BMP) portant
les références des cadres ayant traité
le dossier.
- Prendre les paraphes du Chef
Division, du Chef Service et du
C/BMP.
- Remplir le cahier ou registre de
transmission.
- Transmettre le dossier au SP/CF pour
signature du bordereau.
- Transmettre la fiche de rejet
accompagnée du dossier à la
structure qui a initié le dossier.
C/Service concerné 15- Traitement courrier au départ 1 heure
a) Cas d’un projet de lettre à
soumettre à la signature du
Contrôleur Financier

184
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DE CONTRÔLE DANS LE PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 185/372

- Décharger le courrier (par le Chef


Service concerné) dans le cahier de
transmission
- Prendre connaissance du contenu du
courrier.
- Rédiger le projet de lettre à soumettre
au C/BMP (par le Chef Service
concerné).
- Remplir le cahier de transmission.
C/Service concerné - Transmettre le projet au S/BMP pour
lecture du C/BMP.
- décharger le projet avec les
observations pour finalisation.
- Finaliser la lettre et y porter la
référence indiquant les initiateurs du
courrier.
- Porter son paraphe au niveau de la
référence
- Transmettre la lettre au S/BMP pour
prendre paraphe du C/BMP.
b) Cas des dossiers (contrat de
Marchés Publics, délégation de
Service public, Baux Administratifs)
- Enregistrer la fiche de validation
finalisée et visée dans le cahier de
transmission.
- Transmettre le dossier au CS/BMP
pour prendre paraphe du C/BMP.
- Enregistrer la fiche de rejet finalisée
et visée dans le cahier de

185
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DE CONTRÔLE DANS LE PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 186/372

transmission.
- Transmettre le dossier au CS/BMP
pour prendre paraphe du C/BMP.
C/Service concerné

16- Traitement du courrier départ du 30 mns


BMP
a) Cas d’un projet de lettre à
soumettre à la signature du
Contrôleur Financier
- Lire le projet de lettre pour observation
éventuelle.
- Porter le paraphe sur la référence de
C/BMP
la lettre finalisée après une dernière
lecture.
b) Cas des dossiers (contrat de
Marchés Publics, délégation de
Service public, Baux Administratifs)
- Lire la fiche de validation finalisée et
porter le paraphe sur la fiche après
une dernière lecture.
- Lire la fiche de rejet finalisée et porter
le paraphe sur la fiche après une
dernière lecture.

Contrôle Financier/ Référence :


Bureau des Marchés
Procédures de traitement des courriers Fiche :
Publics
Mise à jour :

186
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DE CONTRÔLE DANS LE PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 187/372

Traitement du courrier arrivé

Intervenant /Acteurs Tâches à exécuter Support Délai

17- Identification du courrier


- Vérifier si le courrier est confidentiel, 2 heures
personnel, ordinaire ou message.
- Ouvrir et prendre connaissance du
contenu lorsque c’est un courrier
ordinaire.
S/BMP - Décharger dans le registre ou sur la Correspondance
copie du porteur.
- Message de participation aux
différentes réunions
18- Enregistrement du courrier 2 heures
ordinaire
- Enregistrer le courrier dans le
registre ou dans le micro-
ordinateur et lui attribuer un
S/BMP Registre ou/et
numéro ;
- Apposer le cachet courrier arrivé Fichier
sur le document et y porter le électronique.
numéro chronologiquement suivant
Correspondance
ainsi que la date d’enregistrement.
- Introduire le courrier dans le
bureau du C/BMP.
19- Traitement du courrier 2 heures
- Lire.
C/BMP Correspondance
- Annoter.
- affecter

187
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DE CONTRÔLE DANS LE PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 188/372

S/BMP 20- Exploitation des annotations sur 2 heures


les courriers ordinaires
- Sortir le courrier du bureau du
C/BMP.
- Enregistrer les annotations portées
sur le message dans le registre ou
dans le micro-ordinateur. Correspondance
- Remplir le cahier de transmission.
Cahier de
- Transmettre les courriers aux
transmission
Chefs Divisions concernés.
- Classer copie bordereau ou de la Fichier électronique
correspondance.
- Prendre les décharges dans le
cahier de transmission.
Traitement des messages pour participation aux réunions

S/BMP 21- Enregistrement des messages 4 heures


de participation
- Message pour participation CF aux
travaux des commissions des Registre ou/et
Marchés Publics.
Fichier
- Message pour participation CF aux
électronique.
travaux de réception des Marchés
Publics. Correspondance
- Message participation BMP à
autres réunions.
- Enregistrer le courrier dans le
registre ou dans le micro-
ordinateur et lui attribuer un
numéro.

188
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DE CONTRÔLE DANS LE PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 189/372

- Apposer le cachet courrier arrivé


sur le message et donner le
numéro qui suit chronologiquement
ainsi que la date d’enregistrement.
- Introduire le courrier dans le
bureau du C/BMP.
22- Traitement du courrier
- Lire.
C/BMP
- Annoter.
- affecter Correspondance

23- Exploitation des annotations


faites sur les messages 2 heures
- Sortir le courrier du bureau du
C/BMP. Correspondance
- Enregistrer les annotations portées
Cahier de
sur le message dans le registre ou
transmission
dans le micro-ordinateur.
- Remplir le cahier de transmission. chrono
- Transmettre le courrier au Chef
S/BMP Division concerné.
- Classer copie message.
- Transmettre copie message au
C/Div SS pour suivi
- Prendre les décharges dans le
cahier de transmission.
24- Traitement des messages de
participation CF
- Lire le message.
C/BMP - Annoter. Message

189
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DE CONTRÔLE DANS LE PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 190/372

- Affecter

25- Courrier confidentiel ou


personnel
Correspondance
- Transmettre le courrier ou le pli
S/BMP sous enveloppe au C/BMP Pli fermé

Traitement des dossiers : projets de contrats, délégations de Service public, Baux Administratifs

Intervenant /Acteurs Tâches à exécuter Support Délai

26- Enregistrement du dossier Registre ou/et 2 heures


- Enregistrer le bordereau d’envoie
Fichier électro-
(BE) dans le registre ou dans le
nique.
micro-ordinateur et lui attribuer un
numéro ; Dossier
- Apposer le cachet courrier arrivé
S/BMP sur le BE et y porter le numéro
chronologiquement suivant ainsi
que la date d’enregistrement.
- Introduire le dossier dans le bureau
du C/BMP.
27- Traitement du courrier 2 heures
- Lire le dossier.
C/BMP Dossier
- Annoter.
- Affecter.
S/BMP 28- Exploitation des annotations 2 heures
faites sur le BE du dossier
- Sortir le dossier du bureau du
C/BMP. Dossier
- Enregistrer les annotations portées

190
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DE CONTRÔLE DANS LE PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 191/372

sur le BE dans le registre ou dans Registre courrier


le micro-ordinateur. arrivé ou/et
- Remplir le cahier de transmission.
Fichier électro-
- Transmettre le dossier au C/Div.
nique.
concerné.
- Transmettre copie BE au C/Div SS Cahier de
pour suivi transmission
- Prendre les décharges dans le
chrono
cahier de transmission
- Classer copie BE
Traitement courrier départ

Intervenant /Acteurs Tâches à exécuter Support Délai

29- Transmission du courrier ordinaire Projet de lettre 4 heures


c) Projet de lettre à la signature du Registre ou
S/BMP
Contrôleur Financier : chier de
transmission
- Paraphe du Chef Service ayant initié
le projet de lettre.
C/BMP
- Paraphe du C/BMP.
- Vérifier que les différents paraphes du
C/BMP et du C/Service. sont
S/BMP
référencés et apposés sur le projet.
- Enregistrer la référence du projet de
lettre dans le registre ou cahier de
transmission.
- Transmettre le projet de lettre à la SP
du Contrôleur Financier avec
décharge dans le cahier ou registre de
transmission.
d) Transmission contrat de Marchés

191
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DE PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DE CONTRÔLE DANS LE PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Module : A Gestion administratives des dossiers des Marchés Publics Page : 192/372

Publics, délégation de Service public,


Baux Administratifs au C/Service.
désigné :
- Les projets de contrats sont étudiés et
bon à viser

192
Titre III – Module B : Gestion du contrôle de conformité des contrats
de Marchés, de délégation de Service public et
des Baux Administratifs
DIRECTION DU MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CONTRÔLE FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Administratifs Page : 194/372

Résumé :

Le Bureau des Marchés Publics (BMP) assure au sein du Contrôle Financier, le contrôle à priori des
dépenses imputables au Budget National en matière de passation des Marchés Publics, de délégation
de Service public et d’étude des Baux Administratifs. A cet effet, le Bureau des Marchés Publics (BMP)
est chargé :

- d’examiner avec célérité les projets de contrat de Marchés, des délégations de Service public et
des Baux Administratifs initiés par les ministères, institutions de l’Etat, organismes Publics et
soumis à l’approbation du Ministre chargé de Finances et des ordonnateurs au regard de
l’imputation de la dépense, de la disponibilité des crédits, de l’application des dispositions
d’ordre financier, des lois et règlements, de leur conformité avec les autorisations
parlementaires des conséquences que les mesures proposées peuvent avoir sur les finances
publiques ;

- de proposer conjointement avec d’autres structures, des amendements aux textes régissant
l’exécution des Marchés Publics, des délégations de Service public et des Baux Administratifs.

Dans cette rubrique, deux catégories de procédures sont mises en évidence:

1. La procédure de gestion administrative des contrats de Marchés Publics, de délégation de Service


public et des Baux Administratifs ;

2. la procédure de contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics, de délégation de Service


public et des Baux Administratifs.

Objet :
Assurer la protection du patrimoine de l’Etat, veiller avec célérité à la régularité et à la sincérité des
informations contenues dans les divers contrats de Marchés, des délégations de Service public, des
Baux Administratifs et documents annexés qui sont soumis à l’approbation du Ministre en charge des
finances, la conduite ordonnée et efficace des choix opérés dans le processus des Marchés Publics,
de délégation de Service public et des Baux Administratifs ainsi que la conformité des contrats de
marché, des Baux Administratifs et des documents avec les textes et réglementation en vigueur.
Acteurs : Résultats attendus :
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS

Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 195/372
Administratifs

- Le contrôle permanent des dépenses


imputables au Budget National en matière

Le Contrôleur Financier (CF) de Marchés Publics, de délégation de


Service public et des Baux Administratifs est
Chef Bureau des Marchés Publics (C/BMP)
assuré ;
Chef Secrétariat du Bureau des Marchés Publics
- La gestion administrative des dossiers
(C/SBMP) ;
relatifs aux contrats de Marchés Publics, de
Chef Service des Marchés des travaux et des
délégation de Service public et des Baux
prestations de Services (C/SMTPS) ;
Administratifs, sont assurées avec toutes les
- Chef Division des Marchés des Travaux diligences ;
(C/DMT),
- L’étude et la vérification de conformité des
- Chef Division des Marchés de Prestations de projets de contrats de Marchés Publics, de
Services (C/DMPS) ;
délégation de Service public et de Baux
Chef Service des Marchés de fournitures et des Administratifs initiés par les ministères,
Baux Administratifs (C/SMFBA),
institutions de l’Etat, organismes Publics et
- Chef Division des Marchés de Fournitures soumis à l’approbation du Ministre chargé
(C/DMF),
des finances sont assurées avec célérité ;
- Chef Division des Baux Administratifs (C/DBA) - La tenue des informations et des
statistiques relatives aux dossiers des
Marchés ainsi que le suivi de l’exécution des
Marchés sur le terrain sont assurés.

Sommaire :

195
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS

Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 196/372
Administratifs

TITRES Pages
1- Contexte et objectifs 196
2- Principes et règles générales de gestion des dossiers 196

3- Organisation du Bureau des Marchés Publics (BMP) 197


4- Description des tâches 199

1- CONTEXTE ET OBJECTIFS

Le Contrôle Financier dans son rôle de contrôle à priori de dépenses imputables au Budget National
intervient dans le processus des Marchés Publics, de délégation de Service public et des Baux
Administratifs.

A cet effet, il procède avec célérité aux opérations ci-après :

- La vérification de la présence, de la conformité et de la validité des pièces justificatives jointes


au projet de contrat de marché ;
- La vérification de la disponibilité de la dotation budgétaire et l’imputation correspondante
conformément à la nomenclature budgétaire ou l’origine des fonds qui supportent la dépense et
à l’objet de la dépenses ;
- La vérification de l’exactitude des devis, factures pro forma ou notes d’honoraires avec les
montants figurant dans la lettre de contrat ;
- La vérification de l’engagement de la dépense par la SIGFIP ;
- La vérification du respect de la procédure de l’attribution en comparant le PV de la DNCMP au
PV d’ouverture, d’évaluation et de jugement des offres.

2- PRINCIPES ET REGLES DE GESTION


- Tous les courriers « arrivées » et « départs » doivent transiter par le secrétariat du Bureau des
Marchés Publics (SBMP) qui se charge de les trier ;

196
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS

Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 197/372
Administratifs

- Les dossiers qui sont soumis au paraphe du CF proviennent des Ministères sectoriels et de
leurs démembrements et sont de trois ordres à savoir :
a. Les projets de contrats des Marchés des travaux et des prestations de Services
b. Les projets de contrats des Marchés de fournitures et des Baux Administratifs ;
c. Les projets de contrats d’avenants.
- Les dossiers réceptionnés pour étude sont traités par le Service techniquement compétent en
conformité avec l’AOF du BMP comme décrit ci-dessous ;
- Le Chef Service concerné affectera à son tour au Chef Division compétent en la matière mais
en assure la coordination avec toutes les diligences pour un meilleur résultat ;
- Un cahier de transmission est tenu au niveau du secrétariat et de chaque Service à cet effet
pour la traçabilité d’exécutions des instructions données par la hiérarchie afin de garantir une
bonne circulation des informations ;
- Le Chef de Service doit donner suite à toutes les instructions annotées sur les dossiers reçus ;
- Tous les projets de lettres et tous autres documents initiés par le C/Service. sont déposés au
secrétariat pour transmission au C/BMP ;
- L’étude et le traitement des contrats des travaux et des prestations intellectuelles sont assurés
par le Service des Marchés des Travaux et des Prestations de Services (SMTPS) ;
- Le suivi sur le terrain de l’exécution des Marchés des travaux est assuré sous la supervision du
C/BMP prioritairement par le Service des Marchés des Travaux et des Prestations de Services
(SMTPS) ;
- L’étude et le traitement des contrats des Marchés de fournitures et des Baux Administratifs sont
assurés par le Service des Marchés de Fournitures et des Baux Administratifs (SMFBA) ;
- Le suivi sur le terrain de l’exécution des Marchés de fournitures et des Baux Administratifs est
assuré sous la supervision du C/BMP prioritairement par le Service des Marchés de
Fournitures et des Baux Administratifs (SMFBA).

Tous ces principes et règles de gestion pour toute la procédure repose sur l’AOF du BMP comme décrit
ci-après

3- Organisation du Bureau des Marchés Publics :

197
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS

Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 198/372
Administratifs

Le Bureau des Marchés Publics (BMP) est chargé de :

examiner les projets de contrats de Marchés, de délégations de Service public et de Baux Administratifs
initiés par les ministères, institutions de l’Etat, organismes Publics et soumis à l’approbation du Ministre
chargé des Finances et des ordonnateurs au regard de l’imputation de la dépense, de la disponibilité
des crédits, de l’application des dispositions d’ordre financier, des lois et règlements, de leur conformité
avec les autorisations des parlementaires et des conséquences que les mesures proposées peuvent
avoir sur les finances publiques ;

Proposer conjointement avec d’autres structures, des amendements aux textes régissant l’exécution
des Marchés Publics, des délégations de Services Publics et des Baux Administratifs.

Le Bureau des Marchés Publics comprend :

a. le Secrétariat ;

Le Secrétariat du BMP (S/BMP) est chargé de :


- l'enregistrement et de la répartition interne des projets de contrats de marché et de Baux
Administratifs après leurs affectations par le Chef de Bureau,
- l'introduction desdits projets au paraphe du Contrôleur Financier et de leurs transmissions pour
approbation au Cabinet du Ministre.
Il est également chargé de la saisie, de l'enregistrement et du classement des rejets et autres
correspondances initiées ou reçues par le BMP et différents rapports du Bureau.

b. Le Service des Marchés des Travaux et des Prestations de Services (SMTPS) :


Le Service des Marchés des Travaux et des Prestations de Services (SMTPS) est chargé de l'étude et
du traitement des contrats de Marchés des travaux et de prestations intellectuelles soumis au paraphe
du Contrôleur Financier conformément aux textes en vigueur en matière des Marchés Publics en
République du Bénin. Il comprend :

- la Division des Marchés de Travaux (DMT) qui est chargée de l’étude, du traitement et du
suivi des contrats de Marchés de travaux soumis au paraphe du Contrôleur Financier.

198
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

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Administratifs

- la Division des Marchés de Prestations de Services (DMPS) qui est chargée de l’étude, du
traitement et du suivi des contrats de Marchés de prestations de Services soumis au paraphe
du Contrôleur Financier.
c. Le Service des Marchés de Fournitures et des Baux Administratifs (SMFBA).
Le Service des Marchés de Fournitures et des Baux Administratifs est chargé de l'étude et du traitement
des contrats de Marchés de fournitures et des Baux Administratifs soumis au paraphe du Contrôleur
Financier, conformément aux textes en vigueur en matière des Marchés Publics et des Baux
Administratifs en République du Bénin. Il comprend :
- La Division des Marchés de Fournitures (DMF) qui est chargée de l’étude, du traitement et
du suivi des contrats de Marchés de fournitures soumis au paraphe du Contrôleur Financier.
- La Division des Baux Administratifs (DBA) qui est chargée de l’étude, du traitement et du
suivi de l’exécution des contrats de Baux Administratifs soumis au paraphe du Contrôleur
Financier.

4- DESCRIPTION DES TACHES

CONTRÔLE Procédures pour les Etudes et la mise en Référence :


FINANCIER conformité des contrats de Marchés Publics et
Fiche :
des Baux Administratifs
Mise à jour :

I- Traitement des courriers transmis

Intervenant/ Support Intervenant/


Acteur Acteur
Tâches à exécuter

1-Traitement courriers arrivés

- Vérifier le courrier transmis par le C/SBMP Cahier de


pour s’assurer qu’il s’agit bien du document transmission
enregistré avec le numéro correspondant.

199
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Administratifs

- Décharger le courrier en apposant sa


signature à la ligne indiquée dans le cahier
C/Service Dossier transmis C/Service
de transmission.
concerné concerné
- Prendre connaissance du document et des
instructions annotées sur le document par le
C/BMP ou/et autre hiérarchie.
- Affecter le courrier au Chef de Division
concerné par le dossier pour traitement

II- Traitement des dossiers : projet contrat de marché, délégation de Service public, Baux
Administratifs

Intervenant/ Tâches à exécuter Support Intervenant/


Acteur
Acteur

200
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS

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Administratifs

2- Traitement du projet de contrat de marché à


financement budget national

- Procéder à une première lecture du dossier.


C/Service C/Service
concerné - Vérifier la présence de toutes les pièces requises. concerné

- Vérifier s’il s’agit d’un marché sur appel à


concurrence ou d’un marché de gré à gré.

- Vérifier la conformité et la validité des 33 pièces


C/Division C/Division
demandées pour les dossiers de contrat de marché Contrat de
concerné concerné
à financement budget national (liste des pièces marché
requises en annexe et faisant partie intégrante des
Pièces requises
présentes procédures).
pour le dossier
- Vérifier la conformité et la validité des 30 pièces
demandées (ne tenant pas compte des pièces
listées aux points 4, 5 et 6 cités plus haut) lorsqu’il
s’agit des Marchés passés par la procédure de gré à
gré.

- Vérifier la conformité du dossier avec les textes


règlementaires définis dans la loi N° 2009-02 du 07
août 2009 portant Code des Marchés Publics et des
Délégations de Service Public en République du
Bénin.

C/Service - S’assurer que : C/Service


concerné concerné
 le contrat de marché figure dans le plan
annuel de passation des Marchés ;
 toutes les pièces justificatives d’un contrat

201
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

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Administratifs

de marché sont multipliées et reliées à


chaque exemplaire de contrat de marché
C/Div C/Div
pour la rendre autonome ;
concerné concerné
 l’autorité contractante a respecté la
présentation en évitant les pages vides
entre la fin de la lettre de marché et la page
des signatures ;
 l’objet de chaque marché figure en haut ou
en pied de page surtout à la page de
signature ;
 la signature n’est pas photocopiée ou
scannée.
Après étude du dossier deux cas peuvent se
présenter : soit le dossier est validé ou soit le
dossier est rejeté pour non-conformité par rapport
aux textes en vigueur.

202
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

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Administratifs

3- Premier cas : Après étude, le dossier est Contrat de


validé : marché

- Elaborer la fiche de validation à l’attention du Pièces requises


C/Service C/Service
C/Service pour appréciation et finalisation ; pour valider le
concerné concerné
dossier
- Enregistrer la fiche de validation accompagnée du
dossier dans le cahier de transmission. Fiche de
validation
-Transmettre le dossier au C/Service pour
C/Div désigné approbation et transmission au C/BMP via le Cahier de C/Div
C/SBMP transmission désigné

5- Traitement courrier et transmission


- Vérifier le courrier transmis par le Service
Contrat de
concerné et s’assurer qu’il s’agit bien du
marché
document enregistré avec le numéro
correspondant. Pièces requises
C/SBMP C/SBMP
- Décharger le courrier en apposant sa pour le dossier
signature à la ligne indiquée dans le cahier
Fiche de
de transmission.
validation
- Transmettre le dossier au C/BMP pour
étude et confirmation.

6- Traitement du dossier : Contrat de


- prendre connaissance du dossier. marché
- Inviter si nécessaire le C/Service concerné
Pièces requises
C/BMP pour échange avant finalisation. C/BMP
pour le dossier
- Annoter avec des observations éventuelles.
- Affecter au Chef Service ayant traité le Fiche de
dossier validation

203
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

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7- Traitement courrier et transmission Contrat de


- Sortir le dossier du bureau du C/BMP. marché
- Remplir le cahier de transmission.
Pièces requises
C/SBMP - Transmettre le dossier aux C/Service C/SBMP
pour le dossier
concerné pour finalisation.
- Prendre la décharge dans le cahier de Fiche de
transmission. validation avec
observations

8- Traitement du dossier pour finalisation Contrat de


par le Service concerné : marché
- Vérifier le courrier transmis par le C/SBMP
Pièces requises
C/Service et s’assurer qu’il s’agit bien du document C/Service
pour le dossier
concerné enregistré avec le numéro correspondant. concerné
- Décharger le courrier en apposant sa Fiche de
signature à la ligne indiquée dans le cahier validation
de transmission. finalisée
- Finaliser la fiche de validation en prenant en
C/Div désigné C/Div
compte les observations éventuelles du
désigné
C/BMP.
- Préparer le dossier pour paraphe du CF.
- Enregistrer le numéro du dossier
accompagné de la fiche de validation dans
le cahier de transmission au S/BMP.
- Transmettre le dossier au C/SBMP pour
transmission au C/BMP.

9- Traitement dossier pour transmission


- Décharger le dossier dans le cahier de
transmission.

204
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS

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Administratifs

C/SBMP - Préparer le bordereau d’envoie au Cabinet. C/SBMP


(à supprimer, la fiche convoie déjà le
dossier)
- Prendre le paraphe du C/Service concerné
ayant traité le dossier.
Contrat de
- Introduire le dossier dans le bureau du
marché
C/BMP pour paraphe du bordereau. ???
- Remplir la fiche de transmission pour Pièces requises
compte rendu au CF. pour le dossier
- Transmettre le dossier au SP du CF pour
Fiche de
prendre signature du bordereau d’envoie
validation
par le CF.
finalisée
- Transmettre le dossier au Cabinet du MEF
pour approbation. Chrono
- Transmettre copie du dossier au Service
concerné pour classement et suivi.
- Classer copie dossier.
9- Deuxième cas : Après étude le dossier est
rejeté :

- S’assurer que le dossier ne remplit les conditions


requises pour être validé.
C/Service C/Service
- Enumérer les motifs de rejet du dossier formulés
concerné concerné
comme suit :
C/Divi. C/Divi.
- Le défaut des pièces justificatives ou contractuelles
concerné concerné
de la dépense, la non-conformité ou la non-validité
des pièces jointes ;
Contrat de
- La non-conformité du délai d’exécution de la page

205
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

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de garde et dans la lettre de marché ; marché

- La non-conformité du montant du marché à la page Pièces requises


de garde et dans la lettre de marché ; accompagnant
le dossier
- La non-fourniture de la fiche SIGFIP de notification
de marché et d’engagement de crédit dont la page Projet fiche de
de garde devrait être reliée au dossier et sur laquelle rejet
la DNCMP appose le sceau d’authentification après
approbation du contrat de marché par le MEF ;

- La mauvaise imputation de la dépense ;

- La mauvaise répartition du financement en fonction


des conventions d’accord en cas de double ou du
triple financement ;

- La non-cohérence et la non-conformité du contenu


C/Service C/Service
des clauses du contrat avec les dispositions
concerné concerné
réglementaires. Cahier de
C/Divi. transmission C/Divi.
Au vue de ces motifs,
concerné concerné
- Elaborer le projet de la fiche de rejet à l’attention
du C/BMP ;

- Enregistrer le projet de la fiche de rejet


accompagnée du dossier dans le cahier de
transmission.

- Transmettre le dossier au S/BMP pour


transmission au C/BMP.

206
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS

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Administratifs

10- Traitement courrier et transmission


- Vérifier le courrier transmis par le Service
ayant traité le dossier.
- S’assurer qu’il s’agit bien du document Contrat de
enregistré avec le numéro correspondant. marché
C/SBMP C/SBMP
- Décharger le courrier en apposant sa
Pièces requises
signature à la ligne indiquée dans le cahier
pour le dossier
de transmission.
- Introduire la fiche de rejet et le dossier au Fiche de rejet
C/BMP pour étude et confirmation.

11- Traitement le dossier : Contrat de


marché
- Prendre connaissance du dossier.
- Inviter si nécessaire le C/Service concerné Pièces requises
C/BMP C/BMP
pour échange avant finalisation. pour le dossier
- Annoter avec des observations éventuelles.
Fiche de rejet
- Affecter au Chef Service compétent pour le
traitement du dossier
12- Traitement courrier et transmission

- Sortir le dossier du bureau du C/BMP. Contrat de


- Remplir le cahier de transmission. marché
C/SBMP C/SBMP
- Transmettre le dossier au C/Service
Pièces requises
concerné pour finalisation.
pour le dossier
- Prendre la décharge dans le cahier de
transmission. Fiche de rejet

13- Traitement du dossier pour finalisation par le


Service compétent :
Contrat de

207
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

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Administratifs

- Vérifier le courrier transmis par le S/BMP et marché


s’assurer qu’il s’agit bien du document
Pièces requises
enregistré avec le numéro correspondant.
pour le dossier
- Décharger le courrier en apposant sa
signature à la ligne indiquée dans le cahier Fiche de rejet
de transmission.
Cahier de
C/Service - Finaliser la lettre de rejet et préparer le C/Service
transmission
concerné dossier pour paraphe du C/BMP. concerné
- Enregistrer le numéro du dossier
C/Divi. C/Divi.
accompagné de la fiche de rejet dans le
concerné concerné
cahier de transmission.
- Transmettre le dossier au C/SBMP pour
transmission au C/BMP.

14- Traitement dossier pour transmission

- Décharger le dossier dans le cahier de


transmission.
- Préparer le bordereau d’envoie à la
structure ayant initié le dossier. Contrat de
- Prendre les paraphes du C/Service ayant marché
traité le dossier.
Pièces requises
- Introduire le dossier dans le bureau du
pour le dossier
C/BMP pour prendre paraphe sur le
bordereau. Fiche de rejet
C/SBMP - Remplir la fiche hebdomadaire pour compte C/SBMP
rendu au CF.
- Transmettre le dossier au SP du CF pour Cahier de
signature du bordereau d’envoie. transmission

208
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS

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- Transmettre après signature du CF le


dossier à la structure ayant initié le dossier
pour prise en compte des observations du
BMP/CF.
- Transmettre copie du dossier au C/Service
concerné pour classement et suivi.
- Classer copie dossier.

15- Traitement du projet de contrat de marché à


financement extérieur ou double financement

- Procéder à une première lecture du dossier.

- Vérifier la présence de toutes les pièces requises.

En dehors des pièces citées plus haut et celles


jointes en annexe, il faut :
Contrat de
- Vérifier la présence de la lettre d’accord de
marché
convention.
Pièces requises
- L’avis de non objection du bailleur ;
pour le dossier
- La fiche d’engagement et de notification de crédit
et la page de garde SIGFIP de la CAA et une page
de garde ordinaire pour les financements sur budget
autonome.

C/Service Après étude du dossier deux cas peuvent se C/Service


concerné présenter : soit le dossier est validé ou soit le concerné
dossier est rejeté pour non-conformité par rapport
C/Divi. C/Divi.
aux textes en vigueur.
concerné concerné

209
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Administratifs

16- Premier cas : Après étude le dossier est Contrat de


validé : marché

- Elaborer le projet de la fiche de validation à Pièces requises


l’attention du C/BMP ; pour le dossier
C/Service C/Service
- Enregistrer la fiche de validation accompagnée du Projet de fiche
concerné concerné
dossier dans le cahier de transmission. de validation
C/Divi. C/Divi.
- Transmettre le dossier au C/SBMP pour Cahier de
concerné concerné
transmission au C/BMP transmission

17- Traitement courrier et transmission


- Vérifier le courrier transmis par le C/Service
Contrat de
concerné et s’assurer qu’il s’agit bien du
marché
document enregistré avec le numéro
correspondant. Pièces requises
- Décharger le courrier en apposant sa pour le dossier
C/SBMP signature à la ligne indiquée dans le cahier C/SBMP
Projet de fiche
de transmission.
de validation
- Introduire le dossier au C/BMP pour étude
et confirmation.

18- Traitement du dossier par C/BMP : Contrat de


marché
- Prendre connaissance du dossier.
- Inviter si nécessaire le C/Service concerné Pièces requises
C/BMP C/BMP
pour échange avant finalisation.

210
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS

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Administratifs

C/Service - Annoter avec observations éventuelles. pour le dossier C/Service


concerné - Affecter au Chef Service ayant traité le concerné
Fiche de
dossier
validation

19- Traitement courrier et transmission par Contrat de


SBMP marché

- Sortir le dossier du bureau du C/BMP. Pièces requises


C/SBMP C/SBMP
- Remplir le cahier de transmission. pour le dossier
- Transmettre le dossier aux C/Service
Projet de fiche
concerné pour finalisation.
de validation
- Prendre la décharge dans le cahier de
transmission.
20- Traitement du dossier pour finalisation par le
Service compétent :

- Vérifier le courrier transmis par le C/SBMP


et s’assurer qu’il s’agit bien du document
enregistré avec le numéro correspondant. Contrat de
- Décharger le courrier en apposant sa marché
signature à la ligne indiquée dans le cahier
Pièces requises
de transmission.
pour le dossier
- Finaliser la fiche de validation en prenant en
compte les observations éventuelles du Fiche de
C/Service C/BMP. validation C/Service
concerné - Préparer le dossier pour transmission au finalisée concerné
CF.
C/Divi. Chrono C/Divi.
- Enregistrer la fiche de validation
concerné concerné
accompagnée du dossier dans le cahier de
transmission au C/SBMP.

211
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS

Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 212/372
Administratifs

- Transmettre le dossier au C/SBMP pour


transmission au C/BMP.

Intervenant/ Tâches à exécuter Support Intervenant/


Acteur Acteur

21- Traitement dossier pour transmission

- Décharger le dossier dans le cahier de


transmission.
- Préparer le bordereau d’envoie à la CAA.
- Prendre le paraphe du C/Service ayant
traité le dossier.
- Introduire le dossier dans le bureau du
C/BMP pour paraphe du bordereau.
- Remplir le cahier de transmission pour
compte rendu au CF.
- Transmettre le dossier au SP du CF pour Contrat de
soumettre le bordereau à la signature du marché
CF.
Pièces requises
C/SBMP - Transmettre le dossier à la CAA pour C/SBMP
pour le dossier
approbation.
- Transmettre copie du dossier au Cabinet à Fiche de
titre de compte rendu (ATCR). validation
- Transmettre copie dossier au C/Service finalisée
concerné pour classement et suivi.
Chrono
- Classer copie dossier.

22- Deuxième cas : Après étude le dossier est


rejeté :

212
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ADMINISTRATIFS

Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 213/372
Administratifs

- S’assurer que le dossier ne remplit les conditions


requises pour être validé.

- Enumérer les motifs de rejet du dossier formulés


comme suit :

- Le défaut des pièces justificatives ou contractuelles


de la dépense, la non-conformité ou la non-
conformité des pièces jointes ;

- La non-conformité du délai d’exécution de la page


de garde et dans la lettre de marché ;
Contrat de
- La non-conformité du montant du marché à la page
marché
C/Service de garde et dans la lettre de marché ; C/Service
concerné Pièces requises concerné
- La non-fourniture de la fiche SIGFIP de notification
pour le dossier
de marché et d’engagement de crédit dont la page
de garde devrait être reliée au dossier et sur laquelle Projet fiche de
C/Divi. C/Divi.
la DNCMP appose le sceau d’authentification après rejet
concerné concerné
approbation du contrat de marché par le MEF ;

- La mauvaise imputation de la dépense ;

- La mauvaise répartition du financement en fonction


des conventions d’accord en cas de double ou du
triple financement ;

- La non-cohérence et la non-conformité du contenu Cahier de


des clauses du contrat avec les dispositions transmission
réglementaires.

Après étude le dossier n’est pas validé :

213
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Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 214/372
Administratifs

- Elaborer le projet de la fiche de rejet à l’attention


du C/BMP ;

- Enregistrer le projet de la fiche de rejet


accompagnée du dossier dans le cahier de
transmission.

- Transmettre le dossier au S/BMP pour


transmission au C/BMP.

23- Traitement courrier et transmission


- Vérifier le courrier transmis par le C/SBMP.
Contrat de
et s’assurer qu’il s’agit bien du document
marché
enregistré avec le numéro correspondant.
- Décharger le courrier en apposant sa Pièces requises
C/SBMP C/SBMP
signature à la ligne indiquée dans le cahier pour le dossier
de transmission.
Projet fiche de
- Introduire le projet de la fiche de rejet et le
rejet
dossier au C/BMP pour étude et
confirmation.

24- Traitement du dossier : Contrat de


marché
- Lire le dossier.
- Inviter si nécessaire le C/Service concerné Pièces requises
pour échange avant finalisation. pour le dossier
C/BMP - Annoter avec les observations éventuelles. C/BMP
Projet fiche de
- Affecter au Chef Service ayant traité le
rejet
dossier.
25- Traitement courrier et transmission

- Sortir le dossier du bureau du C/BMP. Contrat de

214
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Administratifs

- Remplir le cahier de transmission. marché


- Transmettre le dossier aux C/Service.
Pièces requises
concerné pour finalisation.
pour le dossier
C/SBMP - Prendre la décharge dans le cahier de C/SBMP
transmission. Projet fiche de
rejet

26- Traitement du dossier pour finalisation par le


Service compétent :
Contrat de
- Vérifier le courrier transmis par le S/BMP et marché
s’assurer qu’il s’agit bien du document
Pièces requises
enregistré avec le numéro correspondant.
pour le dossier
- Décharger le courrier en apposant sa
C/Service C/Service
signature à la ligne indiquée dans le cahier Fiche de rejet
concerné concerné
de transmission. finalisé
C/Divi. - Finaliser la fiche de rejet et préparer le C/Divi.
concerné dossier pour paraphe du C/BMP. concerné
- Enregistrer la fiche de rejet finalisée
accompagnée du dossier dans le cahier de
transmission au S/BMP.

c) Transmettre le dossier au S/BMP pour


transmission au C/BMP.
27- Traitement dossier pour transmission

- Décharger le dossier dans le cahier de


transmission.
- Préparer le bordereau d’envoie à la
structure ayant initié le dossier.
- Prendre le paraphe du C/Service ayant

215
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traité le dossier.
- Introduire le dossier dans le bureau du
Contrat de
C/BMP pour prendre paraphe sur le
marché
bordereau.
- Remplir le cahier de transmission pour Pièces requises
compte rendu au CF. pour le dossier
- Transmettre le dossier au SP du CF pour
Fiche de rejet
signature du bordereau d’envoie.
finalisé
- Transmettre après signature du CF le
C/SBMP dossier à la structure ayant initié le dossier C/SBMP
pour prise en compte des observations du
BMP/CF.
- Transmettre copie dossier au C/Service
concerné pour classement et suivi.
- Classer copie dossier.

V- Traitement du projet d’Avenants

Intervenant/ Tâches à exécuter Support Intervenant


Acteur /Acteur

28- Traitement du projet d’Avenants

- Procéder à une première lecture du dossier.

- Vérifier la présence de toutes les pièces requises


notamment :
Avenant
- Le contrat de base contenant le Bordereau des
Pièces requises
Prix Unitaires (BPU) et le devis Quantitatif et
pour le dossier
Estimatif ou facture pro forma ou note d’honoraire.

216
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- Le projet d’avenant ;

C/Service - Le PV de la DNCMP autorisant la prise de C/Service


concerné l’avenant ; concerné

C/Divi. - Le Devis ou facture pro forma de l’avenant ; C/Divi.


concerné concerné
Les procès-verbaux de suivi de chantier ayant
relevé les travaux objet de l’avenant ;

Le nouveau bordereau des Prix Unitaires en cas de


travaux supplémentaires n’existant pas dans le BPU
du marché de base ;

Le Devis Quantitatif et Estimatif ou facture pro forma


ou note d’honoraires de l’avenant.

Après étude du dossier deux cas peuvent se


présenter : soit le dossier est validé ou soit le
dossier est rejeté pour non-conformité par rapport
aux textes en vigueur.

29- Premier cas : Après étude de l’Avenant, le Avenant


dossier est validé :
Pièces requises
- Elaborer le projet de la fiche de validation à pour le dossier
l’attention du C/BMP ;

- Enregistrer le projet de la fiche de validation


Projet fiche de

217
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Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 218/372
Administratifs

C/Service accompagnée du dossier dans le cahier de validation C/Service


concerné transmission. concerné

C/Divi. - Transmettre le dossier au C/SBMP pour C/Divi.


Cahier de
concerné transmission au C/BMP concerné
transmission

30- Traitement courrier et transmission Avenant


- Vérifier le courrier transmis par le C/Service
Pièces requises
et s’assurer qu’il s’agit bien du document
pour le dossier
enregistré avec le numéro correspondant.
- Décharger le courrier en apposant sa Projet fiche de
signature à la ligne indiquée dans le cahier validation
C/SBMP de transmission. C/SBMP
Cahier de
- Introduire le dossier au C/BMP pour étude
transmission
et confirmation.

31- Traitement du dossier : Avenant

- Lire le dossier. Pièces requises


- Inviter si nécessaire le C/Service concerné pour le dossier
C/BMP C/BMP
pour échange avant finalisation.
Projet fiche de
- Annoter avec les observations éventuelles.
validation
- Affecter le dossier au Chef Service ayant
traité le dossier

32- Traitement courrier et transmission Avenant

- Sortir le dossier du bureau du C/BMP. Pièces requises

218
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(Administratives et opérationnelles)

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Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 219/372
Administratifs

- Remplir le cahier de transmission. pour le dossier


- Transmettre le dossier aux C/Service
S/BMP Projet fiche de S/BMP
concerné pour finalisation.
validation
- Prendre la décharge dans le cahier de
transmission.

33- Traitement du dossier pour finalisation par le


Chef Service compétent :
Avenant
- Vérifier le courrier transmis par le S/BMP et
s’assurer qu’il s’agit bien du document
enregistré avec le numéro correspondant. Pièces requises
- Décharger le courrier en apposant sa pour le dossier
signature à la ligne indiquée dans le cahier
fiche de
C/Service de transmission. C/Service
validation
concerné - Finaliser la fiche de validation en prenant en concerné
finalisée
compte les observations éventuelles.
C/Divi. C/Divi.
- Préparer le dossier pour paraphe du CF.
concerné concerné
- Enregistrer la fiche de validation finalisée
Cahier de
accompagnée du dossier dans le cahier de
transmission
transmission.
- Transmettre le dossier au S/BMP pour
transmission au C/BMP.

34- Traitement dossier pour transmission Avenant

- Décharger le dossier dans le cahier de


transmission.
Pièces requises
- Préparer le bordereau d’envoie du dossier
pour le dossier
au cabinet.

219
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Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 220/372
Administratifs

- Prendre le paraphe du C/Service ayant Fiche de rejet


traité le dossier. finalisée
- Introduire le dossier dans le bureau du
C/BMP pour paraphe du bordereau.
- Remplir le cahier de transmission pour
compte rendu au CF.
Cahier de
- Transmettre le dossier au SP du CF pour
transmission
prendre la signature du bordereau d’envoie
par le CF.
C/SBMP - Transmettre le dossier au Cabinet/MEF C/SBMP
pour approbation.
- Transmettre copie du dossier à la CAA pour
approbation s’il s’agit de financement
extérieur ou double.
- Transmettre copie dossier au C/Service
concerné pour classement et suivi.
- Classer copie dossier.

35- Deuxième cas : Après étude le dossier est Avenant


rejeté :

- S’assurer que le dossier ne remplit les conditions


Pièces requises
requises pour être validé.
pour le dossier
- Enumérer les motifs de rejet du dossier formulés
Projet fiche de
comme suit :
rejet
- Le défaut des pièces justificatives ou contractuelles
de la dépense, la non-conformité ou la non-
conformité des pièces jointes ;

220
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Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 221/372
Administratifs

- La non-conformité du délai d’exécution de la page


de garde et dans la lettre de marché ;

- La non-conformité du montant du marché à la page


C/Service C/Service
de garde et dans la lettre de marché ;
concerné concerné
- La non-fourniture de la fiche SIGFIP de notification
C/Divi. C/Divi.
de marché et d’engagement de crédit dont la page
concerné concerné
de garde devrait être reliée au dossier et sur laquelle
la DNCMP appose le sceau d’authentification après
approbation du contrat de marché par le MEF ;

- La mauvaise imputation de la dépense ;

- La mauvaise répartition du financement en fonction


des conventions d’accord en cas de double ou du
triple financement ;

- La non-cohérence et la non-conformité du contenu


des clauses du contrat avec les dispositions
réglementaires.

Après étude le dossier n’est pas validé :

- Elaborer la fiche de rejet à l’attention du C/BMP ;

- Enregistrer la fiche de rejet accompagnée du


dossier dans le cahier de transmission.

- Transmettre le dossier au C/SBMP pour


transmission au C/BMP.

36- Traitement courrier et transmission Avenant


- Vérifier le courrier transmis par le C/Service

221
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Administratifs

concerné. Pièces requises


- S’assurer qu’il s’agit bien du document pour le dossier
C/SBMP C/SBMP
enregistré avec le numéro correspondant.
Projet fiche de
- Décharger le courrier en apposant sa
rejet
signature à la ligne indiquée dans le cahier
de transmission.
- Introduire la fiche de rejet et le dossier au
C/BMP pour étude et confirmation.

37- Traitement du dossier : Avenant

- Lire le dossier. Pièces requises


- Inviter si nécessaire le C/Service concerné pour le dossier
pour échange avant finalisation.
Projet fiche de
C/BMP - Annoter avec les observations éventuelles. C/BMP
rejet
- Affecter au Chef Service ayant traité le
dossier
38- Traitement courrier et transmission Avenant

- Sortir le dossier du bureau du C/BMP. Pièces requises


- Remplir le cahier de transmission. pour le dossier
- Transmettre le dossier aux C/Service
Projet fiche de
C/SBMP concerné pour finalisation. C/SBMP
rejet
- Prendre la décharge dans le cahier de
transmission.
39- Traitement du dossier pour finalisation par le
Chef Service compétent :

- Vérifier le courrier transmis par le S/BMP et


Avenant
s’assurer qu’il s’agit bien du document
C/Service enregistré avec le numéro correspondant. C/Service

222
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concerné - Décharger le courrier en apposant sa concerné


signature à la ligne indiquée dans le cahier
C/Divi. C/Divi.
de transmission.
concerné concerné
- Finaliser la fiche de rejet et préparer dossier
pour paraphe du C/BMP.
Pièces requises
- Enregistrer la fiche de rejet accompagnée
pour le dossier
du dossier dans le cahier de transmission.
- Transmettre le dossier au S/BMP pour Projet fiche de
transmission au C/BMP. rejet

40- Traitement dossier pour transmission

- Décharger le dossier dans le cahier de


transmission.
- Préparer le bordereau d’envoie à la
structure ayant initié le dossier.
- Prendre les paraphes du C/Service. ayant
traité le dossier et du C/BMP.
- Introduire le dossier dans le bureau du
C/BMP pour prendre paraphe sur le
bordereau.
- Remplir le cahier de transmission pour Avenant
compte rendu au CF.
Pièces requises
- Transmettre le dossier au SP du CF pour
pour le dossier
signature du bordereau d’envoie.
- Transmettre après signature du CF le Fiche de rejet
C/SBMP C/SBMP
dossier à la structure ayant initié le dossier finalisée
pour prise en compte des observations du
BMP/CF.
- Transmettre copie dossier au C/Service

223
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Administratifs

concerné pour classement et suivi.


- Classer copie dossier.

VI- Traitement du projet de contrat de Bail

Intervenant/A Tâches à exécuter Support Intervenant/


cteur Acteur

41- Traitement du projet de contrat de Bail

Procéder à une première lecture du dossier. Contrat de bail

C/SMFBA - Vérifier la présence de toutes les pièces requises Pièces requises C/SMFBA
notamment : pour le dossier

- La lettre de contrat de location ;

- La note de présentation ;

- Le Procès-verbal d’état des lieux, revêtu du


C/DBA C/DBA
paraphe du représentant du Contrôle Financier et
des représentants de la DGML ;

- L’attestation d’intégration du local par


l’administration ;

Toutes pièces justificatives en cas d’exonération ou


de dérogation à un texte de la loi en la matière ;

- L’autorisation d’engagement pour toutes dépenses


opérées irrégulièrement en cas de dépassement de

224
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Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 225/372
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crédits signée par le MEF ;

- La lettre signée par le DGB pour le cas de virement


ou de transfert de crédit.

Apprécier à la suite des vérifications des pièces


annexées au dossier, la forme du document en
s’assurant que :

- L’autorité contractante n’a pas laissé des pages


vides entre la fin de la lettre de contrat de bail et la
Contrat de bail
page des signatures ;
Pièces requises
- La clause relative à l’enregistrement chaque année
pour le dossier
du contrat de bail et qui est à la charge du bailleur,
est insérée. Fiche de
validation
Après étude du dossier deux cas peuvent se
présenter : soit le dossier est validé ou soit le Cahier de
dossier est rejeté pour non-conformité par rapport transmission
aux textes en vigueur.

42- Premier cas : Après étude du contrat de bail, Contrat de bail

225
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Administratifs

le dossier est validé : Pièces requises


pour le dossier
- Elaborer le projet de la fiche de validation à
l’attention du C/BMP ;

- Enregistrer le projet de la fiche de validation Projet fiche de


C/SMFBA C/SMFBA
accompagnée du dossier dans le cahier de validation
transmission.
Cahier de
- Transmettre le dossier au C/SBMP pour transmission
transmission au C/BMP
C/DBA C/DBA

C/SBMP 43- Traitement courrier et transmission Contrat de bail C/SBMP


- Vérifier le courrier transmis par le C/SMFBA.
Pièces requises
et s’assurer qu’il s’agit bien du document
pour le dossier
enregistré avec le numéro correspondant.
- Décharger le courrier en apposant sa Projet fiche de
signature à la ligne indiquée dans le cahier validation
C/SBMP de transmission. C/SBMP
Cahier de
- Introduire le dossier au C/BMP pour étude
transmission
et confirmation.

44- Traitement du dossier : Contrat de bail

C/BMP - Lire le dossier. Pièces requises C/BMP


- Inviter si nécessaire le C/SMFBA pour pour le dossier
échange avant finalisation.
Projet fiche de
- Annoter avec les observations éventuelles.
validation
- Affecter le dossier au C/SMFBA
C/SBMP 45- Traitement courrier et transmission Contrat de bail C/SBMP

- Sortir le dossier du bureau du C/BMP. Pièces requises

226
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- Remplir le cahier de transmission. pour le dossier


- Transmettre le dossier aux C/SMFBA
- pour finalisation.
- Prendre la décharge dans le cahier de Projet fiche de
transmission. validation

46- Traitement du dossier pour finalisation par le


C/SMFBA :
Contrat de bail
- Vérifier le courrier transmis par le S/BMP et
Pièces requises
s’assurer qu’il s’agit bien du document
pour le dossier
C/SMFBA enregistré avec le numéro correspondant. C/SMFBA
- Décharger le courrier en apposant sa fiche de
signature à la ligne indiquée dans le cahier validation
C/DBA de transmission. finalisée C/DBA
- Finaliser la fiche de validation en prenant en
compte les observations éventuelles.
- Préparer le dossier pour paraphe du CF. Cahier de
- Enregistrer la fiche de validation finalisée transmission
accompagnée du dossier dans le cahier de
transmission.
- Transmettre le dossier au C/SBMP pour
transmission au C/BMP.

47- Traitement dossier pour transmission Contrat de bail

C/SBMP - Décharger le dossier dans le cahier de C/SBMP


transmission.
Pièces requises
- Préparer le bordereau d’envoie du dossier
pour le dossier
au cabinet.
- Prendre le paraphe du C/SMFBA ayant Fiche de rejet

227
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Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 228/372
Administratifs

traité le dossier. finalisée


- Introduire le dossier dans le bureau du
C/BMP pour paraphe du bordereau.
- Remplir le cahier de transmission pour
compte rendu au CF.
Cahier de
- Transmettre le dossier au SP du CF pour
transmission
prendre signature du bordereau d’envoie
par le CF.
- Transmettre le dossier au Cabinet/MEF
C/SBMP pour approbation. C/SBMP
- Transmettre copie du dossier à la CAA pour
approbation s’il s’agit de financement
extérieur ou double.
- Transmettre copie du dossier au C/SMFBA
pour classement et suivi.
- Classer copie dossier.

48- Deuxième cas : Après étude le dossier est


rejeté :

- S’assurer que le dossier ne remplit pas les


conditions requises pour être validé.

- Enumérer les motifs de rejet du dossier formulés


comme suit :

- Le défaut des pièces justificatives ou contractuelles


de la dépense, la non-conformité ou la non-
conformité des pièces jointes ;
Contrat de bail
- La non-conformité du délai d’exécution de la page
Pièces requises

228
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de garde et dans la lettre de marché ; pour le dossier

C/SMFBA - La non-conformité du montant du marché à la page Projet fiche de C/SMFBA


de garde et dans la lettre de marché ; rejet

- La non-fourniture de la fiche SIGFIP de notification


C/DBA C/DBA
de marché et d’engagement de crédit dont la page
de garde devrait être reliée au dossier et sur laquelle
la DNCMP appose le sceau d’authentification après
approbation du contrat de marché par le MEF ;

- La mauvaise imputation de la dépense ;

- La mauvaise répartition du financement en fonction


des conventions d’accord en cas de double ou du
triple financement ;

- La non-cohérence et la non-conformité du contenu


des clauses du contrat avec les dispositions
réglementaires.

Après étude le dossier n’est pas validé :

- Elaborer la fiche de rejet à l’attention du C/BMP ;

- Enregistrer la fiche de rejet accompagnée du


dossier dans le cahier de transmission.

- Transmettre le dossier au C/SBMP pour


transmission au C/BMP.

49- Traitement courrier et transmission


- Vérifier le courrier transmis par le C/SMFBA.
- S’assurer qu’il s’agit bien du document

229
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Administratifs

enregistré avec le numéro correspondant.


- Décharger le courrier en apposant sa
Contrat de bail
signature à la ligne indiquée dans le cahier
de transmission. Pièces requises
- Introduire la fiche de rejet et le dossier au pour le dossier
C/SBMP C/SBMP
C/BMP pour étude et confirmation.
Projet fiche de
rejet

50- Traitement du dossier : Contrat de bail


Pièces requises
- Lire le dossier.
pour le dossier
- Inviter si nécessaire le C/SMFBA pour
C/BMP C/BMP
échange avant finalisation. Projet fiche de
- Annoter avec les observations éventuelles. rejet
- Affecter le dossier au C/SMFBA
51- Traitement courrier et transmission

- Sortir le dossier du bureau du C/BMP. Contrat de bail


- Remplir le cahier de transmission. Pièces requises
- Transmettre le dossier aux C/SMFBA pour pour le dossier
C/SBMP finalisation. C/SBMP
Projet fiche de
- Prendre la décharge dans le cahier de
rejet
transmission.
52- Traitement du dossier pour finalisation par le
C/SMFBA:

- Vérifier le courrier transmis par le S/BMP.


d. S’assurer qu’il s’agit bien du document
enregistré avec le numéro correspondant.
e. Décharger le courrier en apposant sa

230
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Administratifs

signature à la ligne indiquée dans le cahier Contrat de bail


de transmission.
C/SMFBA C/SMFBA
f. Finaliser la fiche de rejet et préparer dossier
C/DBA pour paraphe du C/BMP. Pièces requises C/DBA
g. Enregistrer la fiche de rejet accompagnée pour le dossier
du dossier dans le cahier de transmission.
Projet fiche de
C/SBMP pour transmission au C/BMP.
rejet

53- Traitement dossier pour transmission

h. Décharger le dossier dans le cahier de


transmission.
i. Préparer le bordereau d’envoie à la
structure ayant initié le dossier.
j. Prendre les paraphes du C/SMFBA ayant
traité le dossier.
k. Introduire le dossier dans le bureau du
C/BMP pour prendre paraphe sur le
bordereau.
- Remplir le cahier de transmission pour Contrat de bail
compte rendu au CF.
C/SBMP C/SBMP
- Transmettre le dossier au SP du CF pour
signature du bordereau d’envoie. Pièces requises
- Transmettre après signature du CF le pour le dossier
dossier à la structure ayant initié le dossier
Fiche de rejet
pour prise en compte des observations du
finalisée
BMP/CF.
- Transmettre copie dossier au C/SMFBA
Pour classement et suivi.

231
CONTRÔLE FINANCIER MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS

(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA GESTION DU CONTRÔLE DANS LE PROCESSU DES MARCHES PUBLICS ET DES BAUX
ADMINISTRATIFS

Module : B Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés Publics et des Baux Page : 232/372
Administratifs

- Classer copie dossier.

N.B. : La liste des pièces requises pour l’étude des dossiers, la synthèse des motifs de rejet des
contrats de marché et des Baux Administratifs non conformes ainsi que la lettre de marché qui sont
jointes en annexes font partie intégrante des présentes procédures.

232
Titre III – Module C : Représentation du Contrôle Financier aux
séances dans le processus de passation des
Marchés Publics, de délégation de Service
public et des Baux Administratifs
DIRECTION DU MANUEL DES PROCEDURES DE CONTRÔLE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CONTRÔLE FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA REPRESENTATION DU CONTRÔLE FINANCIER PAR LE BUREAU DES MARCHES PUBLICS

Module : C Représentation du contrôle Financier aux séances dans le dans le cadre des passations des Page : 234/372
Marchés Publics et Baux Administratifs

Résumé :

Le Bureau des Marchés Publics (BMP) assure au sein du Contrôle Financier, le contrôle à priori des
dépenses imputables au Budget National en matière de passation des Marchés Publics, de délégation
de Service public et d’étude des Baux Administratifs. A cet effet, le Bureau des Marchés Publics (BMP)
est chargé :

- d’examiner avec célérité les projets de contrat de Marchés, de délégation de Service public et
des Baux Administratifs initiés par les ministères, institutions de l’Etat, organismes Publics et
soumis à l’approbation du Ministre chargé de Finances et des ordonnateurs au regard de
l’imputation de la dépense, de la disponibilité des crédits, de l’application des dispositions
d’ordre financier, des lois et règlements, de leur conformité avec les autorisations
parlementaires des conséquences que les mesures proposées peuvent avoir sur les finances
publiques ;

- de proposer conjointement avec d’autres structures, des amendements aux textes régissant
l’exécution des Marchés Publics, des délégations de Service public et des Baux Administratifs.

Dans cette rubrique, deux catégories de procédures sont mises en évidence:

1. Les procédures concernant la participation du BMP représentant du Contrôle Financier aux


séances ;

2. La procédure de rapportage des séances (compte rendu) de participation aux réunions par le BMP.

Objet :

Assurer la participation du Contrôle Financier aux différentes séances relatives à l’exécution des
Marchés Publics et des Baux Administratifs par le BMP qui en assure le compte rendu.

Acteurs : Résultats attendus :

- Contrôleur Financier (CF) 1. Le Contrôle Financier est représenté aux


- Chef Bureau des Marchés Publics différentes séances dans le processus de
(C/BMP) passation des Marchés Publics.

234
DIRECTION DU MANUEL DES PROCEDURES DE CONTRÔLE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CONTRÔLE FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA REPRESENTATION DU CONTRÔLE FINANCIER PAR LE BUREAU DES MARCHES PUBLICS

Module : C Représentation du contrôle Financier aux séances dans le dans le cadre des passations des Page : 235/372
Marchés Publics et Baux Administratifs

- Chef Secrétariat du Bureau des Marchés


Publics (C/SBMP) ; 2. La participation du Bureau des Marchés Publics
- Chef Service des Marchés des travaux et est efficacement assurée.
des prestations de Services (C/SMTPS) ; 3. Les comptes rendus des séances sont
- Chef Division des Marchés des Travaux disponibles.
(CDMT) ;
- Chef Division des Marchés de
Prestations de Services (CMPS) ;
- Chef Service des Marchés de fournitures
et des Baux Administratifs (C/SMFBA) ;
- Chef Division des Marchés de
Fournitures (CDMF) ;
- Chef Division des Baux Administratifs
(CDBA)

Sommaire :

TITRES Pages
1- Contexte et objectifs 235
2- Principes et règles générales de gestion des dossiers 236

3- Organisation du Bureau des Marchés Publics (BMP) 236


4- Description des tâches 238

1- CONTEXTE ET OBJECTIFS

Le Contrôle Financier dans son rôle de contrôle à priori des dépenses imputables au Budget
National intervient également dans le processus des Marchés Publics et des études des Baux
Administratifs.

235
DIRECTION DU MANUEL DES PROCEDURES DE CONTRÔLE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CONTRÔLE FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA REPRESENTATION DU CONTRÔLE FINANCIER PAR LE BUREAU DES MARCHES PUBLICS

Module : C Représentation du contrôle Financier aux séances dans le dans le cadre des passations des Page : 236/372
Marchés Publics et Baux Administratifs

Dans ce cadre, le CF participe aux différentes séances ou réunion en se faisant représenter par le
BMP qui élabore les rapports de compte rendu.

. De ce fait, le BMP intervient aussi dans le processus de passation des Marchés Publics et à
l’étude des Baux Administratifs en participant aux séances :

- d’ouverture, de dépouillement, d’analyse et de jugement des offres ;


- de constatation de Services faits ;
- de prise d’attachement ;
- de validation de rapports relatifs aux Marchés de prestations intellectuelles ;
- autres séances relatives aux Marchés Publics.

2- PRINCIPES ET REGLES DE GESTION


- Tous les messages et correspondances invitant le Contrôle Financier à prendre part aux
séances entrant dans le processus de passation des Marchés Publics et des Baux
Administratifs sont déposés au Secrétariat du Directeur du Contrôle financier qui les affecte au
Bureau des Marchés Publics pour exécution ;
- Le message est transmis au BMP au niveau du C/SBMP qui traite le courrier ;
- Le C/BMP reçoit le message et procède à son affectation au Chef Service concerné en tenant
compte de l’AOF du BMP ;
- Les courriers affectés aux Chefs Services sont transcrits dans le cahier de transmission ;
- Le Secrétariat transmet le courrier et prend la décharge auprès du Chef Service à qui la
correspondance a été affectée.
- Les messages ou lettres d’invitation à des séances qui concernent les Marchés des travaux et
des prestations de Services sont affectés au Service des Marchés des Travaux et des
Prestations de Services (SMTPS) ;
- Les messages ou lettres d’invitation à des séances qui concernent les Marchés de fournitures
et des Baux Administratifs sont affectés au Service des Marchés de Fournitures et des Baux
Administratifs (SMFBA).

Tous ces principes et règles de gestion pour toute la procédure repose sur l’AOF du BMP comme décrit
ci-après

236
DIRECTION DU MANUEL DES PROCEDURES DE CONTRÔLE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CONTRÔLE FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA REPRESENTATION DU CONTRÔLE FINANCIER PAR LE BUREAU DES MARCHES PUBLICS

Module : C Représentation du contrôle Financier aux séances dans le dans le cadre des passations des Page : 237/372
Marchés Publics et Baux Administratifs

3- Organisation du Bureau des Marchés Publics :

Le Bureau des Marchés Publics (BMP) est chargé de :


- examiner les projets de contrats de Marchés, de délégations de Service public et de Baux
Administratifs initiés par les ministères, institutions de l’Etat, organismes Publics et soumis à
l’approbation du Ministre chargé des Finances et des ordonnateurs au regard de l’imputation de
la dépense, de la disponibilité des crédits, de l’application des dispositions d’ordre financier, des
lois et règlements, de leur conformité avec les autorisations des parlementaires et des
conséquences que les mesures proposées peuvent avoir sur les finances publiques ;
- proposer conjointement avec d’autres structures, des amendements aux textes régissant
l’exécution des Marchés Publics, des délégations de Services Publics et des Baux
Administratifs.
Le Bureau des Marchés Publics comprend :
o le Secrétariat ;

Le Secrétariat du BMP (S/BMP) est chargé de :


- l'enregistrement et de la répartition interne des projets de contrats de marché et de Baux
Administratifs après leurs affectations par le Chef de Bureau,
- l'introduction desdits projets au paraphe du Contrôleur Financier et de leurs transmissions pour
approbation au Cabinet du Ministre.
Il est également chargé de la saisie, de l'enregistrement et du classement des rejets et autres
correspondances initiées ou reçues par le BMP et différents rapports du Bureau.

o Le Service des Marchés des Travaux et des Prestations de Services (SMTPS) :


Le Service des Marchés des Travaux et des Prestations de Services (SMTPS) est chargé de l'étude et
du traitement des contrats de Marchés des travaux et de prestations intellectuelles soumis au paraphe
du Contrôleur Financier conformément aux textes en vigueur en matière des Marchés Publics en
République du Bénin. Il comprend :

- la Division des Marchés de Travaux (DMT) qui est chargée de l’étude, du traitement et du
suivi des contrats de Marchés de travaux soumis au paraphe du Contrôleur Financier.

237
DIRECTION DU MANUEL DES PROCEDURES DE CONTRÔLE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CONTRÔLE FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA REPRESENTATION DU CONTRÔLE FINANCIER PAR LE BUREAU DES MARCHES PUBLICS

Module : C Représentation du contrôle Financier aux séances dans le dans le cadre des passations des Page : 238/372
Marchés Publics et Baux Administratifs

- la Division des Marchés de Prestations de Services (DMPS) qui est chargée de l’étude, du
traitement et du suivi des contrats de Marchés de prestations de Services soumis au paraphe
du Contrôleur Financier.

o Le Service des Marchés de Fournitures et des Baux Administratifs (SMFBA).

Le Service des Marchés de Fournitures et des Baux Administratifs est chargé de l'étude et du traitement
des contrats de Marchés de fournitures et des Baux Administratifs soumis au paraphe du Contrôleur
Financier, conformément aux textes en vigueur en matière des Marchés Publics et des Baux
Administratifs en République du Bénin. Il comprend :
- La Division des Marchés de Fournitures (DMF) qui est chargée de l’étude, du traitement et
du suivi des contrats de Marchés de fournitures soumis au paraphe du Contrôleur Financier.
- La Division des Baux Administratifs (DBA) qui est chargée de l’étude, du traitement et du
suivi de l’exécution des contrats de Baux Administratifs soumis au paraphe du Contrôleur
Financier.
Le représentant du BMP ayant pris part à une réunion a l’obligation de rendre compte à la hiérarchie
après un compte rendu verbal au C/BMP du retour de la séance.

4. DESCRIPTION DES TACHES

Référence :

Contrôle Financier Procédures de traitement des courriers, Fiche :


de participation et de rapportage des
Mise à jour :
séances

Traitement des messages pour participation aux réunions

Intervenant /Acteurs Tâches à exécuter Support Délai

1- Enregistrement des messages 30


de participation

238
DIRECTION DU MANUEL DES PROCEDURES DE CONTRÔLE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CONTRÔLE FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA REPRESENTATION DU CONTRÔLE FINANCIER PAR LE BUREAU DES MARCHES PUBLICS

Module : C Représentation du contrôle Financier aux séances dans le dans le cadre des passations des Page : 239/372
Marchés Publics et Baux Administratifs

- Enregistrer le courrier dans le minutes


registre ou dans le micro-
Correspondance
ordinateur.
- Apposer le cachet sur le courrier Registre courrier
arrivé et donner le numéro qui suit arrivé
C/SBMP
chronologiquement ainsi que la
Fichier électro-
date d’enregistrement.
nique
- Introduire le courrier dans le
bureau du C/BMP.
2- Traitement du courrier 30
- Prendre connaissance du courrier. minutes
C/BMP Correspondance
- Annoter en tenant compte du
Service compétant en la matière.
- Affecter au Service approprié
3- Exploitation des annotations 1 heure
faites sur les messages
Correspondance
- Sortir le courrier du bureau du
C/BMP. Registre courrier
- Enregistrer les annotations arrivé
portées sur le message dans le
Fichier électro-
C/SBMP registre et dans le micro-
nique
ordinateur.
- Remplir le cahier de transmission. Cahier de
- Transmettre le courrier au Chef transmission
Service concerné pour prendre part
Chrono
à la séance.
- Classer copie message dans le
chrono.
- Prendre les décharges dans le

239
DIRECTION DU MANUEL DES PROCEDURES DE CONTRÔLE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CONTRÔLE FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA REPRESENTATION DU CONTRÔLE FINANCIER PAR LE BUREAU DES MARCHES PUBLICS

Module : C Représentation du contrôle Financier aux séances dans le dans le cadre des passations des Page : 240/372
Marchés Publics et Baux Administratifs

cahier de transmission.

Traitement des courriers transmis et préparation des séances

4- Traitement courriers arrivés 45


- Vérifier le courrier transmis par
minutes
cahier.
- S’assurer qu’il s’agit bien du Cahier de
document enregistré avec le transmission
numéro correspondant.
Correspondance
C/Service concerné - Décharger le courrier en apposant
sa signature à la ligne indiquée
dans le cahier de transmission.
C/Div. concerné - Prendre connaissance du contenu
du message ainsi que les
instructions annotées sur le
document par le C/BMP ou/et autre
hiérarchie.
- Préparer le dossier concernant la
séance.

Participations aux séances et rapportage par un représentant du BMP

5- Participation d’un représentant 2 heures


du BMP à une séance avec
compte rendu
C/Service concerné - Prendre part à la séance
conformément au contenu du
C/Division concerné Message
message.
- Prendre copies des différents Procès-verbal
documents sanctionnant la tenue
Rapport de la

240
DIRECTION DU MANUEL DES PROCEDURES DE CONTRÔLE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CONTRÔLE FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA REPRESENTATION DU CONTRÔLE FINANCIER PAR LE BUREAU DES MARCHES PUBLICS

Module : C Représentation du contrôle Financier aux séances dans le dans le cadre des passations des Page : 241/372
Marchés Publics et Baux Administratifs

de la séance. séance
- Faire au retour, un compte rendu
Projet de compte
verbal au C/BMP pour échange.
rendu rédigé
- Rédiger le rapport pour rendre
compte à la hiérarchie.
- Remplir le cahier de transmission.
- Transmettre le projet de compte
rendu au C/SBMP. avec les
supports de la séance.
- Prendre les décharges dans le
cahier de transmission.
6- Traitement du courrier au SBMP Message 30
- Décharger le dossier dans le cahier minutes
Procès-verbal
de transmission.
C/SBMP - Introduire le dossier dans le bureau Rapport de la
du C/BMP pour lecture et séance
traitement.
Projet de compte
rendu rédigé

7- Traitement du dossier Message 30


- Lire le dossier. minutes
C/BMP Procès-verbal
- Inviter si nécessaire le C/Div.
concerné pour échange sur le Rapport de la
dossier séance
C/Service concerné
- Annoter avec les observations
Projet de compte
éventuelles.
rendu rédigé
- Affecter au Chef Service ayant pris
part à la séance
8- Retour du dossier et traitement Message 30

241
DIRECTION DU MANUEL DES PROCEDURES DE CONTRÔLE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CONTRÔLE FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA REPRESENTATION DU CONTRÔLE FINANCIER PAR LE BUREAU DES MARCHES PUBLICS

Module : C Représentation du contrôle Financier aux séances dans le dans le cadre des passations des Page : 242/372
Marchés Publics et Baux Administratifs

par le C/SBMP Procès-verbal minutes


- Sortir le dossier du bureau du
Rapport de la
C/BMP.
séance
- Remplir le cahier de transmission
pour retour dossier. Projet de compte
C/SBMP
- Transmettre le courrier au Chef rendu rédigé
Service concerné.
- Prendre la décharge dans le cahier
de transmission
9- Exploitation des annotations 1 heure
faites sur le dossier par le
Message
Service concerné
- Décharger le courrier en apposant Procès-verbal
sa signature à la ligne indiquée
Rapport de la
dans le cahier de transmission.
séance
- Prendre connaissance des
annotations et observations faites Compte rendu
C/Service concerné
sur le compte rendu par le C/BMP finalisé
pour prise en compte.
Chrono
- Finaliser le compte rendu.
- Constituer le dossier complet.
- Transmettre le dossier au C/SBMP
pour recueillir les paraphes
nécessaires des intervenants dans
le dossier et transmission.
10- Traitement du dossier finalisé et 1 heure
transmis
- Décharger le dossier dans le cahier
de transmission. Message

242
DIRECTION DU MANUEL DES PROCEDURES DE CONTRÔLE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
CONTRÔLE FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE LA REPRESENTATION DU CONTRÔLE FINANCIER PAR LE BUREAU DES MARCHES PUBLICS

Module : C Représentation du contrôle Financier aux séances dans le dans le cadre des passations des Page : 243/372
Marchés Publics et Baux Administratifs

- Préparer le bordereau d’envoi du Procès-verbal


compte rendu au CF.
Rapport de la
- Prendre le paraphes du C/Service
séance
concerné et. ayant pris part à la
séance et du C/SBMP. Compte rendu
C/SBMP
- Introduire le dossier dans le bureau finalisé
du C/BMP pour signature du
Chrono
bordereau.
- Remplir le cahier de transmission
pour compte rendu au CF.
- Transmettre le dossier au SP du
CF pour compte rendu.
- Transmettre la copie du dossier au
Service concerné pour classement
dans chrono et suivi par le Chef
Division compétent en la matière.
- Classer copie dans chrono.

243
Titre III – Module D : Suivi de l’exécution sur le terrain des Marchés
Publics et tenue des statistiques
CONTRÔLE MANUEL DES PROCEDURES DE CONTRÔLE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS
FINANCIER
(Administratives et opérationnelles)

Titre : 3 PROCEDURES DE SUIVI DE L’EXECUTION DES MARCHES PUBLICS ET DE TENUE DES STATISTIQUES

Module : D Suivi de l’exécution des Marchés et tenue des statistiques Page : 245/65

Résumé :

Le Bureau des Marchés Publics (BMP) assure au sein du Contrôle Financier, le contrôle à priori des
dépenses imputables au Budget National en matière de passation des Marchés Publics, de délégation
de Service public et d’étude des Baux Administratifs. A cet effet, le Bureau des Marchés Publics (BMP)
est chargé :

- d’examiner avec célérité les projets de contrat de Marchés, de délégation de Service public et
des Baux Administratifs initiés par les ministères, institutions de l’Etat, organismes Publics et
soumis à l’approbation du Ministre chargé de Finances et des ordonnateurs au regard de
l’imputation de la dépense, de la disponibilité des crédits, de l’application des dispositions
d’ordre financier, des lois et règlements, de leur conformité avec les autorisations
parlementaires des conséquences que les mesures proposées peuvent avoir sur les finances
publiques ;

- de proposer conjointement avec d’autres structures, des amendements aux textes régissant
l’exécution des Marchés Publics, des délégations de Service public et des Baux Administratifs.

Dans cette rubrique, trois catégories de procédures sont mises en évidence:

1. La procédure de rapportage (compte rendu) des visites sur le terrain par le BMP.

2. La procédure de la tenue des statistiques de passation des Marchés Publics et des Baux
Administratifs.

Objet :
Assurer la participation du Contrôle Financier aux différentes missions de visites sur le terrain pour
l’appréciation de l’exécution des Marchés Publics et des Baux Administratifs par le BMP qui en assure
le compte rendu.
Acteurs : Résultats attendus :

- Contrôleur Financier (CF) ; 1. Le suivi de l’exécution des Marchés Publics et

245
- Chef Bureau des Marchés Publics des Baux Administratifs par le BMP au sein du
(C/BMP) ; Contrôle Financier est efficacement assuré ;
- Chef Secrétariat du Bureau des Marchés 2. Les rapports de visites sur le terrain sont
Publics (C/SBMP) ; disponibles ;
- Chef Service des Marchés des travaux et 3. Les statistiques et les informations sur les
des prestations de Services (C/SMTPS) ; passations des Marchés Publics sont tenues de
- Chef Division des Marchés des Travaux façon efficiente.
(C/DMT) ;
- Chef Division des Marchés de
Prestations de Services (C/DMPS) ;
- Chef Service des Marchés de fournitures
et des Baux Administratifs (C/SMFBA) ;
- Chef Division des Marchés de
Fournitures (C/DMF) ;
- Chef Division des Baux Administratifs
(C/DBA).

Sommaire :

TITRES Pages
1- Contexte et objectifs 247
2- Principes et règles générales de gestion des dossiers 247
3- Organisation du Bureau des Marchés Publics
248
4- Description des tâches
249

246
1- CONTEXTE ET OBJECTIFS

Le Contrôle Financier dans son rôle de contrôle à priori de dépenses imputables au Budget National
intervient aussi bien pour le contrôle et la mise en conformité des contrats des Marchés, de délégations
de Service public et des Baux Administratifs que dans le processus d’exécution de passation des
Marchés Publics notamment le suivi physique sur le terrain de l’exécution desdits Marchés en prenant
part aux missions de contrôle et de vérification.

2- PRINCIPES ET REGLES DE GESTION


La procédure de suivi de l’exécution des Marchés Publics, des Baux Administratifs et la tenue des
statistiques est guidée par les principes et règles suivants :

 Le Secrétariat qui reçoit tous les courriers, les transmet après annotation du C/BMP et prend la
décharge auprès du Chef Service à qui la correspondance a été affectée ;
 les messages et correspondances invitant le Contrôle Financier à prendre part aux missions de
suivi de l’exécution sur le terrain des Marchés Publics et des Baux Administratifs et transmis au
BMP sont affectés aux Services compétents en la matière pour mise en œuvre ;
 Les comptes rendus des visites accompagnés des procès-verbaux et des dossiers annexés
sont adressés au C/BMP qui transmet au CF ;
 La copie du dossier est classée au niveau du Service concerné et du SBMP ;
 Chaque Service du BMP à travers la Division compétente assure d’une part le suivi de
l’exécution des Marchés et d’autre part la tenue des statistiques des Marchés exécutés relevant
de son ressort notamment :
a) Au niveau du Service des Marchés des travaux et des prestations de Services :
- La Division des Marchés des travaux assure le suivi de l’exécution des Marchés des travaux,
centralisent les informations y relatives et tient les statistiques des Marchés exécutés ;
- La Division des Marchés des prestations de Services assure le suivi de l’exécution des
Marchés de prestations de Services, centralisent les informations y relatives et tient les
statistiques des Marchés exécutés ;
b) Au niveau du Service des Marchés de Fournitures et des Baux Administratifs :
- La Division des Marchés de fournitures assure le suivi de l’exécution des Marchés de
fournitures, centralisent les informations y relatives et tient les statistiques des Marchés
exécutés ;

247
- La Division des Baux Administratifs assure le suivi de l’exécution des Baux Administratifs,
centralisent les informations y relatives et tient les statistiques des Marchés des Baux
Administratifs exécutés ;
- Les Divisions compétentes de chaque Service enregistrent dans le fichier électronique créé à
cet effet, les dossiers traités avec les mentions correspondantes dans le cadre du suivi et la
tenue des statistiques ;
 Les courriers affectés aux Chefs Service sont transcrits dans le cahier de transmission.

Le représentant du BMP ayant pris part à une mission, a l’obligation de rendre compte à la hiérarchie
après un compte rendu verbal au C/BMP du retour de ladite mission.

Tous ces principes et règles de gestion pour toute la procédure repose sur l’AOF du CF comme décrit
ci-après

3- Organisation du Bureau des Marchés Publics :

Le Bureau des Marchés Publics (BMP) est chargé de :


- examiner les projets de contrats de Marchés, de délégations de Service public et de Baux
Administratifs initiés par les ministères, institutions de l’Etat, organismes Publics et soumis à
l’approbation du Ministre chargé des Finances et des ordonnateurs au regard de l’imputation de
la dépense, de la disponibilité des crédits, de l’application des dispositions d’ordre financier, des
lois et règlements, de leur conformité avec les autorisations des parlementaires et des
conséquences que les mesures proposées peuvent avoir sur les finances publiques ;
- proposer conjointement avec d’autres structures, des amendements aux textes régissant
l’exécution des Marchés Publics, des délégations de Services Publics et des Baux
Administratifs.
Le Bureau des Marchés Publics comprend :
3.1. le Secrétariat ;

Le Secrétariat du BMP (S/BMP) est chargé de :


- l'enregistrement et de la répartition interne des projets de contrats de marché et de Baux
Administratifs après leurs affectations par le Chef de Bureau,
- l'introduction desdits projets au paraphe du Contrôleur Financier et de leurs transmissions pour
approbation au Cabinet du Ministre.
Il est également chargé de la saisie, de l'enregistrement et du classement des rejets et autres
correspondances initiées ou reçues par le BMP et différents rapports du Bureau.

248
3.2. Le Service des Marchés des Travaux et des Prestations de Services (SMTPS) :
Le Service des Marchés des Travaux et des Prestations de Services (SMTPS) est chargé de l'étude et
du traitement des contrats de Marchés des travaux et de prestations intellectuelles soumis au paraphe
du Contrôleur Financier conformément aux textes en vigueur en matière des Marchés Publics en
République du Bénin. Il comprend :

- la Division des Marchés de Travaux (DMT) qui est chargée de l’étude, du traitement et du
suivi des contrats de Marchés de travaux soumis au paraphe du Contrôleur Financier.
- la Division des Marchés de Prestations de Services (DMPS) qui est chargée de l’étude, du
traitement et du suivi des contrats de Marchés de prestations de Services soumis au paraphe
du Contrôleur Financier.

3.3. Le Service des Marchés de Fournitures et des Baux Administratifs (SMFBA).


Le Service des Marchés de Fournitures et des Baux Administratifs est chargé de l'étude et du traitement
des contrats de Marchés de fournitures et des Baux Administratifs soumis au paraphe du Contrôleur
Financier, conformément aux textes en vigueur en matière des Marchés Publics et des Baux
Administratifs en République du Bénin. Il comprend :
- La Division des Marchés de Fournitures (DMF) qui est chargée de l’étude, du traitement et
du suivi des contrats de Marchés de fournitures soumis au paraphe du Contrôleur Financier.
- La Division des Baux Administratifs (DBA) qui est chargée de l’étude, du traitement et du
suivi de l’exécution des contrats de Baux Administratifs soumis au paraphe du Contrôleur
Financier.
4- DESCRIPTION DES TACHES
Contrôle Référence :
Financier /
Procédures de traitement pour le suivi de Fiche :
Bureau des
l’exécution des Marchés Publics et la tenue
Marchés Mise à jour :
des statistiques
Publics

I- Traitement des courriers transmis (message d’invitation pour le suivi sur le


terrain

249
Intervenant / Support Délai
Acteur
Tâches à exécuter

1. Traitement courriers arrivés au


niveau du SBMP
Registre ou /et
- Vérifier si le courrier arrivé concerne le
dossier de passations des Marchés ; Fichier
- Décharger dans le registre ou sur la
électronique. 30 minutes
copie du porteur ou dans le cahier de
transmission de la SP du CF
(messages de participation aux
Correspondance
différentes missions de suivi
C/SBMP concernant de Marchés).
- Enregistrer le courrier dans le registre
ou dans le micro-ordinateur et lui
attribuer un numéro ;
- Apposer le cachet courrier « arrivée»
sur le document et y porter le numéro
chronologiquement suivant ainsi que la
date d’enregistrement.
- Introduire le courrier dans le bureau du
C/BMP.
2- Traitement du courrier par C/BMP
- Prendre connaissance du courrier.
C/BMP Correspondance 30 minutes
- Annoter en orientant le courrier vers le
Service compétent en la matière.
- Affecter au Service compétent.
3- Exploitation des annotations sur les 1 heure
messages
- Sortir le courrier du bureau du C/BMP.
- Enregistrer les annotations portées sur Correspondance
le message dans le registre ou dans le
Cahier de
micro-ordinateur.

250
- Remplir le cahier de transmission. transmission
- Transmettre le message au Chef
C/SBMP Fichier
Service concerné.
électronique
- Classer copie du message.
- Prendre les décharges dans le cahier Chrono
de transmission.
4- Traitement du courrier arrivé et 2
rapportage par le Chef Service
heures
concerné
- Vérifier le courrier transmis par cahier Correspondance
- S’assurer qu’il s’agit bien du document
Copie dossier
enregistré avec le numéro
objet de suivi
C/Service correspondant notamment copie du
concerné message invitant le représentant du Cahier de
BMP à prendre part à la mission de transmission
C/Division
suivi.
concerné Fichier
- Décharger le courrier en apposant sa
électronique
signature à la ligne indiquée dans le
cahier de transmission. Chrono
- Prendre connaissance du dossier ainsi
que les instructions annotées sur le
message par le C/BMP ou/et autre
hiérarchie.
- Enregistrer le courrier dans le
répertoire créé à cet effet dans le cadre
suivi et de la tenue des statistiques des
dossiers traités.
- Prendre les dispositions pour la
préparation de la mission.
- Prendre contact avec le C/BMP pour
les dernières instructions.
- Rendre compte verbalement de la
mission au C/BMP pour un aperçu de

251
la situation.
- Rédiger le rapport pour rendre compte
à la hiérarchie.
- Remplir le cahier de transmission.
- Transmettre le projet de compte rendu
au C/SBMP. avec les supports
éventuels..
- Prendre les décharges dans le cahier
de transmission.

5- Traitement du dossier transmis au 30 minutes


niveau du SBMP
Projet rapport de
- Vérifier le courrier transmis par le
compte rendu de
Service ayant traité le dossier.
la mission
- S’assurer qu’il s’agit bien du document
enregistré. Support du
C/SBMP - Décharger le courrier en apposant sa dossier
signature à la ligne indiquée dans le
cahier de transmission.
- Introduire le dossier dans le bureau du
C/BMP.

6- Traitement du dossier par C/BMP Projet rapport de 1 heure


- Lire le projet de rapport. compte rendu de
C/BMP
- Inviter si nécessaire le C/Div. la mission
concerné pour échange sur le dossier
Support du
- Annoter avec les observations
dossier
éventuelles.
Affecter au Chef Service ayant pris part
à la séance

252
7- Traitement du dossier par C/SBMP Projet rapport de 30 Mi
- Sortir le dossier du bureau du C/BMP. compte rendu de nu
- Remplir le cahier de transmission. la mission te
- Transmettre le dossier au Chef Service s
Support du
concerné pour finalisation du rapport
C/SBMP dossier
par la prise en compte des
observations éventuelles.
- Prendre les décharges dans le cahier
de transmission.

C/Service 8- Exploitation des annotations faites 1 heure


concerné sur le projet de rapport par le
Service concerné
C/Division
- Décharger le courrier en apposant sa
concerné
signature à la ligne indiquée dans le
cahier de transmission.
- Prendre connaissance des annotations
et observations faites sur le compte
rendu par le C/BMP pour prise en
compte.
- Finaliser le compte rendu.
- Constituer le dossier complet.
Transmettre le dossier au C/SBMP
pour recueillir les paraphes
nécessaires des intervenants dans le
dossier et transmission.

9- Traitement du dossier finalisé et 1 heure


transmis
- Décharger le dossier dans le cahier de
transmission.
- Préparer le bordereau d’envoi du
C/SBMP
compte rendu au CF.
- Prendre le paraphes du C/Service

253
concerné et. ayant pris part à la séance
et du C/SBMP.
- Introduire le dossier dans le bureau du
C/BMP pour signature du bordereau.
- Remplir le cahier de transmission pour
compte rendu au CF.
- Transmettre le dossier au SP du CF
pour compte rendu.
- Transmettre la copie du dossier au
Service concerné pour classement
dans chrono et suivi par le Chef
Division compétent en la matière.
- Classer copie dans chrono

Traitement des statistiques des dossiers de passation des Marchés Publics, de délégation
de Service public et des Baux Administratifs

10- Cas des dossiers de passation des Copie 1 heure


Marchés Publics
bordereau de
- Réception copie du bordereau
transmission
transmettant le dossier au BMP.
- Réception copie fiche validation Copie dossier
accompagnée copie du dossier après
Répertoire en
étude et paraphe du CF.
fichier
- Enregistrement du dossier dans le
C/Service électronique
répertoire en fichier électronique créé
concerné
dans la partie dossier validé. Chrono
- Réception copie fiche de rejet
accompagnée copie du dossier après
étude et paraphe du C/BMP et
C/Division signature du CF.
concerné - Enregistrement du dossier dans le
répertoire en fichier électronique créé
dans la partie dossier rejeté.

254
- Faire un rapprochement hebdomadaire
et mensuel avec le S/BMP et la SP du
CF.
- Faire le point hebdomadaire et
mensuel pour compte rendu à la
hiérarchie.
- Enregistrement tous les dossiers traités
dans le répertoire en fichier
électronique créé à cet effet.
- Responsabiliser les Chefs Divisions de
chaque Service pour tenir les
statistiques des dossiers traités au
niveau dudit Service.
- Assurer la supervision et le suivi des
statistiques des dossiers traité par
chaque Chef Service.

11- Cas de message pour


représentation par le BMP
Copie message
- Réception copie du message
d’invitation à une séance. Copie compte
- Enregistrement du message dans le rendu ou rapport
C/Service
répertoire en fichier électronique créé. de séance
concerné
- Réception copie du compte rendu des
Répertoire en
travaux.
fichier
- Faire un rapprochement hebdomadaire
électronique
et mensuel avec le S/BMP et la SP du
C/Division CF. ? Chrono
1 heure
concerné - Faire le point hebdomadaire et
mensuel pour compte rendu à la
hiérarchie ou rapport mensuel.
- Enregistrement copie du compte rendu
dans le répertoire en fichier

255
électronique créé à cet effet.

256
TITRE IV : Procédures financières et comptables
Titre IV – Module A : Gestion des titres d’engagement
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES TITRES D’ENGAGEMENT Avril 2017

Résumé

Les titres d’engagement sont constitués des bons de commande. Ils sont soumis au visa du Contrôle
Financier par l’Ordonnateur Délégué (le Directeur Général du Budget ou le Directeur du Suivi de
l‘investissement et des Provisions). Il s’ensuit une série de contrôles effectués par le Service de la
Comptabilité Administrative du Bureau de la Comptabilité des Engagements.

Objet :

Assurer la régularité budgétaire et juridique des engagements

Acteurs : Résultats attendus :

1. L’Ordonnateur Délégué (OD). 1- Les dépenses engagées sont prévues au budget.


2. Le Contrôleur Financier (CF). 2- Les dépenses engagées sont bien imputées.
3. Le Contrôleur Financier Adjoint 3- Les pièces administratives sont présentes, valides et
(CFA). conformes.
4. Le Chef du Bureau de la 4- Conformité des prix proposés à ceux du Répertoire
Comptabilité des Engagements des Prix de Référence.
(C/BCE).
5. Le Chef Service Comptabilité
Administrative (C/SCA).
6. Le Chef division des titres
d’engagement et des mandats
de paiement (C/DEMP).
7. L'agent.
8. Le Secrétariat BCE (S/BCE).

Sommaire :

TITRES PAGES
1- Contexte et objectifs 261
2- Principes et règles de gestion 261

259
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES TITRES D’ENGAGEMENT Avril 2017

3- Description des tâches 262

1- CONTEXTE ET OBJECTIFS

Pour garantir la qualité et la régularité de la dépense, le Contrôle Financier doit apprécier la conformité
et la validité des pièces sous-tendant la dépense par rapport aux modalités d’exécution du Budget
Général de l’Etat.

2- PRINCIPES ET REGLES DE GESTION

 L’initiative du titre d’engagement provient de la DGB (le DGB ou le DSIP) ;


 Le bon de commande doit être accompagné de la demande d’engagement, la fiche
d’engagement et les pièces justificatives ;
 Le CF, le CFA ou le C/BCE peut valider par son visa, différer ou rejeter les titres ;

 Les contrôles de conformité sur les bons de commande concernent les points ci-après :
 la conformité du numéro de la demande d’engagement au numéro inscrit sur la fiche
d’engagement ;
 la conformité de la fiche d’engagement au numéro inscrit sur le bon de commande ;
 l’imputation budgétaire en rapport avec la nature de la dépense (équipement ou achat
de biens et services) ;
 l‘objet de la dépense qui doit refléter la nature de l’opération ;
 le montant en chiffres et en lettres sur les trois factures pro forma ou devis des
concurrents ;
 la qualité du fournisseur ou prestataire de service (n°IFU et registre de commerce) ;
 la validité des attestations fiscales des trois fournisseurs ou prestataires de services
mis en concurrence ;
 les références des pièces justificatives jointes et inscrites sur le bon de commande ;
 la signature, le cachet et le nom de l’Ordonnateur-Délégué concerné ;
 la présence des pièces justificatives liées à la nature de la dépense ;

260
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES TITRES D’ENGAGEMENT Avril 2017

 la conformité du montant inscrit sur le bon de commande au montant de la facture pro


forma ou du devis retenu ;
 la validité des attestations de CNSS et de non-faillite.
3- DESCRIPTION DES TACHES
INTERVE- TACHES SUPPORTS DELAIS
NANTS
1 L’ordonnateur Envoie le bon de commande + la demande liasse Suivant les
délégué d’engagement, la fiche d’engagement avec toute la d’engagement besoins
liasse de pièces justificatives (les factures proforma,
IFU, RCCM, attestations fiscales, sociales et de non
faillite..) au Secrétariat BCE

2 S/BCE - Enregistre le bon de commande dans le liasse ½ jour


registre « arrivée » et dans la base de d’engagement
données
- Transmet à l’Agent concerné
3 L’Agent - Effectue les contrôles de conformité, de liasse 1 jour
validité et de régularité d’engagement
- Transmet au C/DEMP
4 C/DEMP - Etudie le dossier liasse 1 jour ½
- Appose son paraphe après étude sur le bon d’engagement
de commande ou fait ses observations
- Transmet au C/SCA
5 C/SCA - Vérifie la pertinence des observations issues BC paraphé + 1 jour ½
de l’étude liasse

- Approuve par son paraphe sur le bon de


commande ou fait ses observations
- Transmet au C/BCE

261
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES TITRES D’ENGAGEMENT Avril 2017

6 C/BCE - Approuve le dossier et paraphe le bon de BC paraphé + 2 heures


commande liasse

- Vise, diffère ou rejette le bon de commande si


celui-ci relève de ses compétences
- Dans le cas contraire le transmet au CF ou au
CFA
7 CF ou CFA - Apprécie le dossier, Liasse 2 heures
- Signe l’original du bon de commande et de la d’engagement
et bordereau
fiche d’engagement si le dossier est validé
de
- Retourne le dossier au secrétariat BCE transmission
signé

8 S/BCE - Enregistre dans le registre courrier « départ » Liasse 1 jour


et dans la base de données d’engagement
et bordereau
- Procède au classement de la copie du
de
bordereau de transmission et de la fiche transmission
d’engagement signé

- Transmet l’ensemble du dossier à


l’Ordonnateur Délégué

NB :

En cas de visa différé du dossier par le CF, le CFA ou le C/BCE :

Les motifs du visa différé peuvent résulter du manque d’une pièce justificative, du défaut d’un visa ou
d’une signature en amont, ou de tout motif éventuel laissé à l’appréciation du Contrôleur Financier.

Dans ce cas, le contrôleur financier saisit les motifs du différé à l’écran, puis édite la fiche de notification
du différé.

La fiche de notification du différé est envoyée à l’Ordonnateur Délégué, appuyée du dossier concerné
pour satisfaction aux motifs du différé dans un délai maximum de quinze (15) jours. Passé ce délai le
rejet est opéré automatiquement par le système informatique.

262
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES TITRES D’ENGAGEMENT Avril 2017

En cas de rejet du dossier par le CF, le CFA ou le C/BCE :

Le rejet concerne les dossiers comportant des erreurs significatives ou des renseignements non -
conformes aux pièces justificatives, à la réglementation en vigueur.

Dans ce cas, le Contrôleur Financier saisit le motif du rejet et édite la fiche de notification de rejet à
adresser à l’Ordonnateur Délégué. Il est généré, par le système informatique, une fiche de dégagement
de crédit en deux exemplaires dont le montant est égal au montant de l’engagement initial objet du
rejet.

263
Titre IV – Module B : Gestion des titres de paiement à procédure
ordinaire
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE Avril
ORDINAIRE 2017

Résumé :

Les titres de paiement sont constitués des différents types de mandat de paiement. La constatation du
service fait déclenche, en général, le mandatement de la dépense. Les titres de paiement sont traités
soit en procédure Engagement-liquidation-ordonnancement-payement, soit en procédure engagement –
ordonnancement, tel que décrit dans le guide d’exécution des dépenses publiques.

Objet :

Assurer la conformité du mandatement à l’engagement

Acteurs : Résultats attendus :

1- L’Ordonnateur Délégué (OD). 1- Les dépenses mandatées ont été initialement


2- Le Contrôleur Financier (CF). engagées et liquidées ;
3- Le Contrôleur Financier Adjoint 2- Le service est fait ;
(CFA). 3- Mode de règlement conforme à celui indiqué à
4- Le Chef du Bureau de la l’engagement.
Comptabilité des Engagements
(C/BCE).
5- Le Chef Service Comptabilité
Administrative (C/SCA).
6- Le Chef division des titres
d’engagement et des mandats
de paiement (C/DEMP).
7- L'Agent.
8- Secrétariat BCE (S/BCE).

265
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE Avril
ORDINAIRE 2017

Sommaire

TITRES PAGES

1- Contexte et objectifs 268


2- Principes et règles de gestion
268
3- Description des tâches
269

266
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE Avril
ORDINAIRE 2017

1- CONTEXTE ET OBJECTIFS

Pour s’assurer de la réalité de la dépense, il est nécessaire que le Contrôle Financier vérifie la qualité
de l’Ordonnateur Délégué, la conformité du mandatement à l’engagement et la validité de la certification
du service fait.

2- PRINCIPES ET REGLES DE GESTION

On distingue les titres de paiement à procédure normale (Engagement-Liquidation-Ordonnancement-


Paiement) et les titres de paiement à procédure exceptionnelle (Engagement-Ordonnancement).

- les titres de paiement à procédure normale sont constitués :


 des mandats de paiement de bons de commande ;
 des mandats de paiement des contrats de marché.

- Les titres de paiement à procédure exceptionnelle sont constitués :


 des mandats de paiement des dépenses du personnel ;
 des mandats de paiement relatif aux décisions de mandatement ;
 des mandats de paiement des frais de transport ;
 des mandats de paiement de contributions aux organismes nationaux et internationaux.
En fonction de la nature du titre de paiement, les pièces à annexer par l’ordonnateur délégué
diffèrent, de même que les contrôles de conformité. Résumons les différents cas de figure dans le
tableau ci-après :

267
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE Avril
ORDINAIRE 2017

Nature du titre de Pièces à joindre Contrôles à effectuer


paiement

Mandat de paiement  Pièces justificatives ayant servi à  La concordance de l’imputation budgétaire par rapport à celle
relatif aux bons de engager la dépense (dossier mentionnée sur le BC ;
commande d’engagement)  La conformité de l’objet du mandat de paiement avec celle du BC ;
 Le Bon de Commande (BC) original,  La conformité du montant en chiffres et en lettres de la facture avec
portant l’étiquette blanche éditée et celui de la facture pro forma ou du devis. La facture doit être datée,
collée par l’Ordonnateur Délégué; signée, cachetée avec le nom du signataire ;
 Le Bordereau de Livraison (BL),  La transcription correcte de certaines références sur le MP à savoir :
l’attestation de service fait, le PV de  le numéro, la date du bordereau de livraison ou l’attestation de
réception, ou toute autre pièce service fait ou du procès-verbal de réception ;
justificative prouvant la réalité du  le numéro, la date et le montant de la facture ;
service fait ;  le numéro du relevé d’identité bancaire ou postale du
 L’original de la facture ; fournisseur transcrit sur le bordereau d’envoi en liaison avec le
 Le bordereau d’Envoi (BE) du mode de règlement ;
fournisseur ;  la concordance entre le numéro du compte porté sur le mandat
 Le relevé d’identité bancaire ou de paiement, le bordereau d’envoi et le relevé d’identité

268
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE Avril
ORDINAIRE 2017

postale de la société. bancaire ou postale ;


 la certification des factures par le gestionnaire de crédits ou
toute autre personne compétente. La mention de certification
prend en compte la nature des biens et services ;
 La liquidation des factures par l’Ordonnateur Délégué ;
 La signature et le cachet de l’Ordonnateur Délégué sur le
mandat de paiement.

Mandat de paiement  Pièces justificatives ayant servi à  La concordance de l’imputation budgétaire par rapport à celle
relatif aux décisions de prendre la décision de mandatement mentionnée sur la décision de mandatement et la fiche de réservation
mandatement  La décision de mandatement ; de crédit ;
 La fiche d’engagement ;  La conformité de l’objet du mandat de paiement avec celui de la
 Le projet de fiche d’engagement ; décision de mandatement ;
 La demande d’engagement ;  La conformité du nom de l’institution ou ministère bénéficiaire avec
 La fiche de réservation de crédit. celui mentionné sur la décision de mandatement ;
 La décision de mandatement dûment signée par le Contrôleur financier
et le Ministre de l’Economie et des Finances ;
 Les pièces justificatives de la décision de mandatement (elles sont

269
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE Avril
ORDINAIRE 2017

variables, mais doivent être authentiques) ;


 La demande d’engagement signée et cachetée du Gestionnaire de
crédits et de l’Ordonnateur Délégué ;
 Le mandat, sur lequel doit être vérifié le nom du bénéficiaire et sa
qualité, tel que mentionnés sur la décision de mandatement,
l’imputation budgétaire, l’objet de la dépense, le mode de règlement, le
numéro du compte bancaire ou postal, les références de la décision de
mandatement.
NB : Le mandat doit être signé et cacheté de l’Ordonnateur délégué.

Mandat de paiement  La demande d’engagement ;  La concordance de l’imputation budgétaire par rapport à celle
relatif aux contrats de  Le projet de fiche d’engagement ; mentionnée sur la réservation de crédit et le contrat de marché ;
marché  L’original de l’engagement juridique  Le contenu de l’engagement juridique (objet du marché, mode de
pour le premier paiement et la copie financement, modalités de règlement, enregistrement du marché, les
pour les autres ; signatures des personnes compétentes) ;
 La facture ;  Caution bancaire en cas de demande d’avance ;
 Le décompte ;  La transcription correcte des références des pièces justificatives sur le
 L’attachement ; mandat de paiement (le numéro et la date du contrat de marché, les

270
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE Avril
ORDINAIRE 2017

 Le procès-verbal de réception ; références de la facture ou du décompte, …), de même que le numéro


 L’original de la caution bancaire pour de la demande d’engagement ;
les avances de démarrage ;  La certification et la liquidation des factures par l’autorité compétente ;
 Toutes autres pièces justificatives en  L’objet du mandat de paiement qui doit être conforme à l’objet du
cas de nécessité règlement ;
 La signature, nom et prénoms et le cachet de l’Ordonnateur Délégué
sur la fiche d’engagement ;
 La procédure de l’engagement sur la demande d’engagement ou de
réservation ;
 La signature du Gestionnaire de crédit et de l’Ordonnateur Délégué
(DRF, DAF ou Chef de cabinet) sur la demande d’engagement ;
 Le numéro de compte bancaire ou postale contenu dans le Relevé
d’Identité Bancaire ou Postale (RIB ou RIP) et dans le contrat de
marché doit être celui inscrit sur le mandat.

NB1 : lorsqu’il s’agit de règlement d’une avance de démarrage, la demande du


fournisseur ou de l’entreprise doit être accompagnée d’une caution bancaire de
même montant et ce, conformément aux prescriptions du contrat de marché et

271
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE Avril
ORDINAIRE 2017

d’une facture liquidée.

NB2 : dans le cas du règlement des factures liées aux décomptes, il doit être
produit, en cas de nécessité, les preuves des décomptes précédemment payés.

Mandat de paiement  La fiche d’engagement  Les calculs des décomptes de jour, des salaires bruts, des indemnités
relatif aux dépenses du  Le projet de fiche d’engagement ; de logement, des IPTS, de la retenue pour pension des indemnités
personnel  La demande d’engagement ; imposables (indemnités de résidence, de logement, de subjection, d’eau
 Les extraits d’actes administratifs et d’électricité, de téléphone, ….) des indemnités non-imposables
(arrêtés, décisions, notes de service, (allocations familiales, amortissement du véhicule ou déplacement, les
signés par les autorités frais de représentation,..)du montant total arrêté en chiffres et en lettres
compétentes) ; sur le mandat de paiement et les états de paiement ;
 Les états de paiement ;  L’identité du bénéficiaire, l’indice et la période mandatée ;
 Toutes autres pièces justificatives de  Le projet de fiche d’engagement qui doit porter le nom de l’agent de
la dépense (attestation de présence saisie et sa signature, le code du gestionnaire de crédits, le nom de
au poste ; attestation d’omission, l’institution ou du ministère bénéficiaire, l’imputation budgétaire, le type
arrêtés de nomination, certificats de de procédure et l’objet de la dépense ;
prise de service,…)  La demande d’engagement signée et cachetée du gestionnaire de

272
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE Avril
ORDINAIRE 2017

crédits et de l’Ordonnateur-Délégué, le code du gestionnaire de crédits,


le nom de l’ordonnateur,
 Le mandat sur lequel doit être vérifié le nom du créancier, l’imputation
budgétaire le type de procédure, l’objet de la dépense, le mode de
règlement, le numéro du compte bancaire ou postal, les références des
pièces justificatives.

Les mandats de  La réquisition préalablement visée  La validité de la réquisition ;


paiement relatif aux titres par le Contrôleur Financier, ou son  Le grade et l’indice de paiement du bénéficiaire ;
de transport Délégué Départemental et l’autorité  Le nombre et l’identité de ses descendants à charge (âge inférieur ou
locale compétente à cet effet ; égal à 21 ans) ;
 Le certificat de prise de service ;  La détermination du montant qui est fonction de l’indice de l’agent et de
 L’arrêté portant admission à la la distance considérée.
retraite de l’intéressé ou le titre
d’affectation selon le cas ;
 Le certificat de vie et de charge des
enfants ;

273
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE Avril
ORDINAIRE 2017

 Le bulletin de paie de l’agent ;


 La feuille de déplacement ;
 Le reçu du transporteur (indique le
poids des bagages transportés) ;
 La fiche de décompte (présentant le
détail des montants à mandater).
Les mandats de  la décision de mandatement ;  la concordance du nom du créancier, qui est l’organisme ;
paiement relatif aux  la fiche d’engagement de dépense ;  la vérification de la conformité du numéro de compte bancaire, de
contributions des  le projet de fiche d’engagement ; l’imputation budgétaire, du montant de la dépense sur la décision et sur
organismes nationaux et  la demande d’engagement ; le mandat de paiement ;
internationaux  la fiche de réservation de crédit ;  la qualité du signataire de la demande d’engagement.
 toutes pièces justificatives ayant
servi à engager la dépense.

274
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE octobre
ORDINAIRE 2016

3- DESCRIPTION DES TACHES


INTERVE- TACHES SUPPORTS DELAIS
NANTS
1 L’ordonnateur Envoie le mandat accompagné des pièces justificatives Mandat + PJ Suivant les
délégué obligatoires listées dans le tableau ci-dessus selon le besoins
cas au Secrétariat BCE.

2 S/BCE - Enregistre le mandat dans le registre courrier Mandat + PJ ½ jour


« arrivée » et la base de données
- Transmet à l’agent concerné.
3 L’agent - Effectue les contrôles de conformité, de Mandat + PJ ½ jour
validité et de régularité,
- Transmet au C/DEMP.
4 C/DEMP - Etudie le dossier, Mandat + PJ 1 jours
- Appose son paraphe après étude sur le
mandat de paiement et fait ses observations,
- Transmet au C/SCA.
5 C/SCA - Vérifie la pertinence des observations issues Mandat + PJ 1 jour
de l’étude,
- Approuve par son paraphe sur le mandat ou
fait ses observations,
- Transmet au C/BCE.
6 C/BCE - Approuve le dossier et paraphe le mandat de Mandat + PJ 2 heures
paiement,
- Vise, diffère ou rejette le mandat de paiement
si celui-ci relève de ses compétences.
- Dans le cas contraire, le transmet au CF ou au
CFA
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Foli
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé
CONTRÔLE
o
FINANCIER
GESTION DES TITRES DE PAIEMENT A PROCÉDURE Avril
ORDINAIRE 2017

7 CF ou CFA - Apprécie le dossier, Mandat + PJ 2 heures


- Signe l’original du mandat de paiement si le
dossier est validé ;
- Retourne le dossier au secrétariat BCE
8 S/BCE - Enregistre dans le registre courrier « départ » Mandat + PJ ½ jour
et la base de données ;
- Procède au classement de la copie du
bordereau de transmission et de la fiche
d’engagement ;
- Transmet l’ensemble du dossier à
l’Ordonnateur Délégué

NB : le visa différé et le rejet sont traités de la même façon que dans la procédure de gestion des
engagements.

276
Titre IV – Module C : Gestion des projets de décision
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES PROJETS DE DECISIONS Avril 2017

Résumé :

Les projets de décision (actes d’engagement) sont des actes administratifs à incidence financière pris
par l’ordonnateur et qui sont relatifs aux dépenses courantes non-réparties du Budget de l’Etat. Leur
étude se fait sur la base des pièces qui justifient la créance d’une personne morale ou physique sur
l’Etat. On distingue deux (02) catégories de projet de décision :

- les projets de décision de mandatement de fonds,

- les projets de décision de mise à disposition de fonds (ordres de paiement).

Objet :

Assurer la conformité du mandatement à l’engagement

Acteurs : Résultats attendus :

1- L’Ordonnateur Délégué (OD). 1- Les dépenses engagées sont imputées sous une
2- Le Contrôleur Financier (CF). rubrique budgétaire bien définie,
3- Le Contrôleur Financier Adjoint 2- Le service est fait,
(CFA). 3- Le crédit est disponible.
4- Le Chef du Bureau de la
Comptabilité des Engagements
(C/BCE).
5- Le Chef Service Etude (C/SE).
6- Le Chef division Projets de
Décision (C/DPD).
7- L'Agent.
8- Le Secrétariat BCE (S/BCE).

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES PROJETS DE DECISIONS Avril 2017

Sommaire :

TITRES PAGES
1- Contexte et objectifs 281
2- Principes et règles de gestion 281
3- Description des tâches
293

279
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CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES PROJETS DE DECISIONS Avril 2017

1- CONTEXTE ET OBJECTIFS

Pour s’assurer de la réalité de la dépense, il est nécessaire que le Contrôle Financier vérifie la qualité
de l’ordonnateur délégué, la régularité de l’acte d’engagement et la validité de la certification du service
fait.

2- PRINCIPES ET REGLES DE GESTION

Les projets de décision sont généralement initiés par la Direction Générale du Budget et transmis au
Contrôleur Financier pour visa. Ils concernent les dépenses courantes non réparties. Leur étude se fait
sur la base des pièces qui justifient la créance d’une personne morale ou physique sur l’Etat.

Les pièces justificatives varient suivant la nature de la dépense à engager.

2-1 En ce qui concerne les projets de décision de mandatement de fonds, ils sont relatifs
aux :
- paiement de salaire;
- reversement des retenues sur salaires (IPTS et cotisation sociale) ;
- paiement de primes et indemnités non consacrée par un acte juridique (ordonnances, décrets,
arrêtés, décisions) ;
- remboursement des dépenses préfinancées ;
- règlement des dettes relatives au :
 paiement des frais de prise en charge sanitaire ;
 paiement des contributions aux organismes internationaux ;
 paiement des frais de contribution à l’organisation des manifestations nationales ;
 paiement des fonds relatifs aux prestations de services (billets d’avion, location de
véhicule, honoraires d’avocat, formations…).
2-2 En ce qui concerne les projets de décision de mise à disposition de fonds (ordre de
paiement), ils sont relatifs aux :
- avances en régie pour le paiement des frais de mission et l’achat de carburant et lubrifiant,
- dépenses urgentes constituées essentiellement des évacuations sanitaires des non-agents de
l’Etat et des activités spéciales (dépenses spéciales autorisées par le ministre en charge des
finances).

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GESTION DES PROJETS DE DECISIONS Avril 2017

Nature de l’acte d’engagement Pièces à joindre Contrôle à effectuer

Projets de décision de mandatement de fonds - le contrat de travail, - la vérification de la conformité des visas
- projet de décision de mandatement - l’attestation de présence au poste, portés au préambule du projet de
de fonds relatifs aux dépenses de - l’état de paiement de salaire et ou de décision de mandatement aux lois et
personnel, paiement de salaire, prime ou d’indemnité non-émargé, textes en vigueur ainsi qu’aux pièces
reversement des retenues sur - l’état des retenues sur salaire à reverser, justificatives en souche,
salaires (IPTS et cotisation sociale), - le relevé des états de paiement, - la qualité du bénéficiaire (DAF ou agent
paiement de primes et indemnités - le dernier acte d’avancement pour les comptable),
non consacrées par un acte juridique agents de l'Etat (pour connaitre le grade - le chapitre d’imputation budgétaire et la
(ordonnances, décrets, arrêtés, et l’indice), conformité avec la nature de la dépense,
décisions), - les actes administratifs, - montant à mandater en chiffres et en
- l'acte de nomination du DAF ou de lettres,
l’agent comptable, - le mode de règlement,
- la fiche de réservation de crédit, - le numéro de compte du DAF ou de
- la demande d’engagement, l’agent comptable,
- la fiche d’engagement, - la qualité des signataires de l’état de
- le projet de fiche d’engagement paiement (DAF ou agent comptable et le
281
Président de l’institution),
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GESTION DES PROJETS DE DECISIONS Avril 2017

- la concordance entre le nombre de


pièces justificatives inscrit sur le relevé
et celui joint au dossier,
- la validité des pièces justificatives,
- la validité des informations portées sur
les états,
- la conformité de l’objet du projet de
décision avec celui de la fiche de
réservation de crédit,
- la conformité de l’imputation budgétaire
du projet de décision avec celle de la
fiche de réservation de crédit,
- la vérification de la prescription : ‘’ les
pièces justificatives de la dépense
doivent être déposées au comptable
principal du trésor public au plus tard au
31/12 de l’année’’ dans l’un des articles
du projet de décision.
Projet de décision de mandatement de fonds - l'état de paiement émargé, - la vérification de la conformité des visas

282
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GESTION DES PROJETS DE DECISIONS Avril 2017

relatif aux remboursements des dépenses - l'attestation de service fait et/ou les portés au préambule du projet de
préfinancées bordereaux de livraison et /ou des PV décision de mandatement aux lois et
de réception, textes en vigueur ainsi qu’aux pièces
- le relevé des pièces justificatives, justificatives en souche,
- le relevé du conseil des ministres - la qualité du bénéficiaire (régisseur),
autorisant la dépense, - la qualité du bénéficiaire (DAF ou agent
- la lettre d’appel de fonds, comptable),
- la fiche explicative de la dépense - le chapitre d’imputation budgétaire et la
adressée au MEF et revêtue de son conformité avec la nature de la dépense,
accord, - montant à mandater en chiffres et en
- les factures acquittées, certifiées et lettres,
liquidées accompagnées des pièces - le mode de règlement,
administratives des prestataires de biens - le numéro de compte du DAF ou l’agent
et services, comptable,
- l’acte de nomination du régisseur, - la qualité des signataires des états de
- la fiche de réservation de crédits, la fiche paiement (DAF, agent comptable,
d’engagement et le projet de fiche régisseur, le Président de l’institution
d’engagement, la demande et/ou le Président du Comité
d'engagement ou de réservation de d'organisation),

283
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GESTION DES PROJETS DE DECISIONS Avril 2017

crédits - le numéro de compte du régisseur,


- la concordance entre le nombre de
pièces justificatives inscrit sur le relevé
et celui joint au dossier,
- la validité des pièces justificatives,
- la validité des informations portées sur
les états, (vérifier les calculs à
l'horizontal et à la verticale),
- la conformité de l’objet du projet de
décision avec celui de la fiche de
réservation de crédit,
- la conformité de l’imputation budgétaire
du projet de décision avec celle de la
fiche de réservation de crédit,
- la validité des pièces administratives
pendant la période de l’exécution de la
dépense,
- la conformité des dépenses exécutées
avec l’objet du projet de décision de

284
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GESTION DES PROJETS DE DECISIONS Avril 2017

mandatement de fonds.

Projet de décision de mandatement de fonds Paiement des frais des prises en charge - la vérification de la conformité des visas
relatif aux règlements des dettes sanitaire portés au préambule du projet de
- Les factures certifiées et liquidées décision de mandatement aux lois et
annexées de la prise en charge et la textes en vigueur ainsi qu’aux pièces
fiche de paie de l’agent de l’Etat, justificatives en souche,
- Relevé des factures - la qualité au bénéficiaire (le créancier),
Paiement des contributions aux organismes - le chapitre d’imputation budgétaire et la
internationaux conformité avec la nature de la dépense,
- La lettre d’appel de fonds des - le montant à mandater en chiffres et en
organismes internationaux aux ministres lettres,
concernés notifiant la redevance du - le mode de règlement,
gouvernement Béninois, - le numéro de compte du créancier
- La lettre d’appel de fonds des Ministres - la concordance entre le nombre de
concernés adressée au MEF notifiant la pièces justificatives inscrit sur le relevé
redevance du gouvernement Béninois. et celui joint au dossier,
- la validité des pièces justificatives,
- la vérification des informations portées

285
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Paiement des frais de contribution à sur la facture,


l’organisation des manifestations nationales - la conformité de l’objet du projet de
- Le Relevé du conseil des ministres décision avec celui de la fiche de
autorisant la prise en charge de la réservation de crédit,
dépense, - La conformité de l’imputation budgétaire
- La lettre d’appel de fonds du ministre ou du projet de décision avec celle de la
des ministres concernés par le relevé du fiche de réservation de crédit,
conseil des ministres.
Paiement des fonds relatifs aux prestations de
services (Billets d’avion, location de véhicule,
honoraire d’avocat, formation)
- Les factures liquidées et certifiées des
différents prestataires annexées aux
pièces administratives des prestataires
de biens et de services,
- Le Relevé des factures,
- La Convention signée entre l’Agence
Judiciaire du Trésor (AJT) et le cabinet
d’avocat,

286
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GESTION DES PROJETS DE DECISIONS Avril 2017

- La lettre d’appel de fonds de l’AJT,


- Le Bon de commande traditionnel visé
par le C/BCE (pour les billets d’avion),
- La Lettre d’autorisation de location de
véhicule signée par le MEF ou le
ministre concerné,
- La notification de location de véhicule
signée par la DGML,
- La lettre d’acceptation de l’inscription
des agents à la formation envoyée par le
centre de formation.
Pièces communes
- La Fiche explicative adressée au MEF et
revêtue de son accord,
- La Lettre d’appel de fonds signée du
MEF,
- Le RIB du créancier,
- La fiche de réservation de crédits,
- La demande et la fiche d’engagement,

287
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GESTION DES PROJETS DE DECISIONS Avril 2017

- Le projet de fiche d’engagement,


- Toutes autres pièces justificatives de la
dépense.

288
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GESTION DES PROJETS DE DECISIONS Avril 2017

Nature de l’acte d’engagement Pièces à joindre Contrôle à effectuer

Projet de décision de mise à disposition de - La fiche explicative adressée au MEF - la vérification de la conformité des visas
fonds (Ordre de Paiement) revêtue de son accord, portés au préambule du projet de
- Projet de décision de mise à - La lettre d’appel de fonds relative à la décision de mandatement aux lois et
disposition de fonds relatifs aux mise à disposition de fonds signée par textes en vigueur ainsi qu’aux pièces
avances en régie pour le paiement le MEF, justificatives en souche,
des frais de mission et achat de - La fiche de réservation de crédits (OP), - la qualité du bénéficiaire (régisseur),
carburant et lubrifiant - La demande d’engagement, - la vérification à l’article 1er de la mention
- l’arrêté de création de la régie, ‘’est autorisée la mise à disposition de
- l’arrêté de nomination du régisseur. ‘’,
- le chapitre d’imputation budgétaire et la
conformité avec la nature de la
dépense,
- le mode de règlement,
- le numéro de compte du régisseur,
- la vérification de la conformité du
montant en chiffres et en lettres

289
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CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES PROJETS DE DECISIONS Avril 2017

mentionné à l’article 1er du projet de


mise à disposition de fonds avec celui
inscrit dans la lettre d’appel de fonds,
- la conformité de l’objet du projet de
décision avec celui de la fiche de
réservation de crédit,
- la conformité de l’imputation budgétaire
du projet de décision avec celle de la
fiche de réservation de crédit,
- la vérification de la prescription : ‘’ les
pièces justificatives de la dépense
doivent être déposées à la DGB avant
le 31/12.
- Projet de décision de mise à Activités spéciales - la vérification de la conformité des visas
disposition de fonds relatifs aux - la fiche explicative adressée au MEF portés au préambule du projet de
dépenses urgentes : évacuation revêtue de son accord, décision de mandatement aux lois et
sanitaire non-agent de l’Etat et - le relevé du conseil des ministres textes en vigueur ainsi qu’aux pièces
activités spéciales. autorisant la dépense, justificatives en souche,
- la lettre d’appel de fonds signée du - la qualité du bénéficiaire (régisseur),

290
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CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES PROJETS DE DECISIONS Avril 2017

MEF - la vérification à l’article 1er de la mention


Evacuation sanitaire ‘’est autorisée la mise à disposition de
- la lettre du secrétaire général du …‘’,
gouvernement (SGG) adressée au - le chapitre d’imputation budgétaire et la
MEF, conformité avec la nature de la
- la lettre du ministère de la santé, dépense,
- le devis estimatif de l’hôpital selon le - le mode de règlement,
cas, - le numéro de compte du régisseur,
- le RIB de l’hôpital pour les frais - la vérification de la conformité du
d’hospitalisation, montant en chiffre et en lettre
- le RIB de l’Ambassade pour les frais de mentionné à l’article 1er du projet de
séjour, ( séjours hors-hôpital ) mise à disposition de fonds avec celui
- la fiche de réservation de crédit (OP), inscrit dans la lettre d’appel de fonds,
- la demande d’engagement, - la conformité de l’objet du projet de
décision avec celui de la fiche de la
réservation de crédit,
- la conformité de l’imputation budgétaire
du projet de décision avec celle de la
fiche de réservation de crédit,

291
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PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES PROJETS DE DECISIONS Avril 2017

- la vérification de la prescription: ‘’ les


pièces justificatives de la dépense
doivent être déposées à la DGB avant
le 31/12¨"

292
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CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES PROJETS DE DECISIONS Avril 2017

3- DESCRIPTION DES TACHES

INTERVE- TACHES SUPPORTS DELAIS


NANTS
1 L’Ordonnateur Envoie le projet de décision accompagné de la fiche Projet de Suivant les
Délégué d'engagement, de la fiche de réservation de crédits, de décision + PJ besoins
la note explicative au MEF, et des pièces justificatives
requises selon le cas au Secrétariat BCE.

2 S/BCE - Enregistre toute la liasse du projet de décision Projet de ½ jour


dans le registre courrier "arrivée" et la base de décision + PJ
données,
- Transmet à l’agent concerné.
3 L’agent - Effectue les contrôles de conformité, de Projet de 1 jour
validité et de régularité, décision + PJ
- Transmet au C/DPD
4 C/DPD - Etudie le dossier Projet de 1 jour 1/2
- Fait ses observations après étude décision + PJ
- Transmet au C/SE

5 C/SE - Vérifie la pertinence des observations issues Projet de 1 jour 1/2


de l’étude décision + PJ
- Approuve ou non les observations faites
- Transmet au C/BCE
6 C/BCE - Apprécie la pertinence des observations faites Projet de 2 heures
- Approuve par son paraphe le projet de décision + PJ
décision
- Transmet au CF ou au CFA.

7 CF ou CFA - Apprécie le dossier, Projet de 2 heures


- Signe le projet de décision si le dossier est décision + PJ

293
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES PROJETS DE DECISIONS Avril 2017

validé
- Retourne le dossier au secrétariat BCE

8 S/BCE - Enregistre dans le registre courrier « départ » Projet de 1 jour


et la base de données ; décision + PJ
- Procède au classement d’une copie du dossier
- Transmet l’ensemble du dossier à
l’Ordonnateur Délégué

NB : le visa différé et le rejet sont traités de la même façon que dans la procédure de gestion des
engagements.

294
Titre IV – Module D : Gestion des projets d'arrêté

295
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

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CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES PROJETS D’ARRETE Avril 2017

Résumé :

Les projets d’arrêté soumis au visa du Contrôleur Financier sont en général des projets d’arrêté de
création de régie, de nomination de régisseur, de nomination d’agent comptable, de réallocation de
crédits, de report de crédits, de fonds de concours et d’engagement en dépassement.

Objet :

Assurer la conformité aux lois et textes en vigueur

Acteurs : Résultats attendus :

1- L’Ordonnateur Délégué (OD). 1- Le respect des règles et textes en vigueur.


2- Le Contrôleur Financier (CF).
3- Le Contrôleur Financier Adjoint
(CFA).
4- Le Chef du Bureau de la
Comptabilité des Engagements
(C/BCE).
5- Le Chef Service Etude (C/SE).
6- Le Chef division Projets d’arrêté
(C/DPA).
7- L'agent concerné.
8- Le Secrétariat BCE (S/BCE).

296
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES PROJETS D’ARRETE Avril 2017

Sommaire :

TITRES PAGES
1- Contexte et objectifs 299
2- Principes et règles de gestion 299

3- Description des tâches 305

297
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES PROJETS D’ARRETE Avril 2017

1- CONTEXTE ET OBJECTIFS

Pour s’assurer de la conformité juridique des actes, il est nécessaire que le Contrôle financier vérifie les
projets d’arrêté.

2- PRINCIPES ET REGLES DE GESTION

Les pièces à annexer par l’ordonnateur délégué ainsi que les contrôles de conformité à effectuer sont
fonction de la nature du projet d’arrêté.

2-1 Les projets d’arrêtés portant création de régie


Nature du projet d’arrêté Pièces à joindre Contrôle à effectuer

Projet d’arrêté portant - La lettre du ministre sectoriel - la vérification de la conformité


création de régie adressée au MEF portant des visas portés au préambule
demande de création de du projet de décision de
régie, mandatement aux lois et textes
- La liste des rubriques en vigueur ainsi qu’aux pièces
budgétaires relatives à la justificatives en souche,
régie, - la vérification de la présence
- Le décret portant AOF du dans le dossier des pièces
ministère sectoriel, visées au préambule du projet
- Le dernier arrêté portant d’arrêté,
création de la régie. - La conformité entre les
rubriques budgétaires figurant
sur la liste et celles inscrites à
l’article 1er du projet d’arrêté,
- La conformité entre les
rubriques budgétaires figurant au
budget du ministère sectoriel et
celles inscrites à l’article 1er du
projet d’arrêté,
- La vérification au dernier article

298
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES PROJETS D’ARRETE Avril 2017

du projet d’arrêté de l’abrogation


du dernier arrêté portant création
de la régie.

2-2 Les projets d’arrêtés portant nomination de régisseur


Nature du projet d’arrêté Pièces à joindre Contrôle à effectuer

Projet d’arrêté portant - La lettre du ministre sectoriel - la vérification de la conformité


nomination de régisseur adressée au MEF portant des visas portés au préambule
demande de nomination de du projet de décision de
régisseur, mandatement aux lois et textes
- La liste des rubriques en vigueur ainsi qu’aux pièces
budgétaires relatives à la justificatives en souche,
régie, - la vérification de la présence
- Le décret portant AOF du dans le dossier des pièces
ministère sectoriel, visées au préambule du projet
- Le curriculum vitae de d’arrêté,
l’intéressé, - La vérification de la conformité
- La copie du dernier acte des rubriques budgétaires citées
d’avancement de l’intéressé, à l’article 1er du projet d’arrêté
- Le dernier arrêté portant avec celles énumérées sur le
nomination de régisseur. projet d’arrêté de création de la
régie,
- la vérification de la conformité,
à l’article 1er du projet d’arrêté,
du nom, des prénoms, du corps,
de la catégorie, de l’échelle et de
l’échelon de l’intéressé par
rapport à son dernier acte
d’avancement,

299
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES PROJETS D’ARRETE Avril 2017

- la vérification de la validité du
dernier acte d’avancement de
l’intéressé conformément à
l’arrêté du MEF portant critères
de nomination des régisseurs,
d’agent comptable, d’assistant
régisseur et de billetteur,
- La vérification sur le projet
d’arrêté de la présence des
articles portant abrogation des
dispositions antérieures
contraires et de prestation de la
serment.

2-3 Les projets d’arrêtés portant nomination d’agent comptable


Nature du projet d’arrêté Pièces à joindre Contrôle à effectuer

Projet d’arrêté portant - La lettre du ministre sectoriel - la vérification de la conformité


nomination d’agent adressée au MEF portant des visas portés au préambule
comptable demande de nomination du projet de décision de
d’agent comptable, mandatement aux lois et textes
- Le décret portant AOF du en vigueur ainsi qu’aux pièces
ministère sectoriel, justificatives en souche,
- Le décret portant AOF ou - la vérification de la présence
statut de la structure sous dans le dossier des pièces
tutelle du ministère sectoriel, visées au préambule du projet
- Le curriculum vitae de d’arrêté,
l’intéressé, - la vérification de la conformité,
- La copie du dernier acte à l’article 1er du projet d’arrêté,
d’avancement de l’intéressé, du nom, des prénoms, du corps,

300
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES PROJETS D’ARRETE Avril 2017

- Le dernier arrêté portant de la catégorie, de l’échelle et de


nomination d’agent l’échelon de l’intéressé par
comptable s’il en existait. rapport à son dernier acte
d’avancement,
- la vérification de la validité du
dernier acte d’avancement de
l’intéressé conformément à
l’arrêté du MEF portant critères
de nomination des régisseurs,
d’agent comptable, d’assistant
régisseur et de billetteur,
- la vérification de la personnalité
morale et de l’autonomie
financière de la structure sous
tutelle du ministère sectoriel,
- La vérification sur le projet
d’arrêté de la présence des
articles portant abrogation des
dispositions antérieures
contraires, de la prestation de
serment et de l’inscription au
Centre National de Formation
Comptable (CENAFOC).

301
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES PROJETS D’ARRÊTES Avril 2017

2-4 Les projets d’arrêtés portant réallocation de crédits (virement ou transfert de crédit)
Nature du projet d’arrêté Pièces à joindre Contrôle à effectuer

Projet d’arrêté portant - La lettre du ministre sectoriel - la vérification de la conformité


réallocation de crédits adressée au MEF relative à des visas portés au préambule
(virement ou transfert la demande de réallocation du projet de décision de
de crédit) de crédits, mandatement aux lois et textes
- La proposition de en vigueur ainsi qu’aux pièces
réallocation de crédits justificatives en souche,
sollicitée par le ministère - la vérification de la présence
sectoriel, dans le dossier des pièces
- L’extrait de l’état d’exécution visées au préambule du projet
des dépenses par nature d’arrêté,
économique globale tiré du - La vérification au niveau de
SIGFiP, l’article 1er de l’année de gestion,
de la nature de la réallocation de
crédit ; de l’intitulé de l’imputation
budgétaire et de la section du
ministère concernée,
- la vérification du respect du
principe du virement d'article à
article au sein des chapitres
budgétaires.

2-5 Les projets d’arrêtés portant report de crédits et ouverture de fonds de concours

Nature du projet d’arrêté Pièces à joindre Contrôle à effectuer

Projet d’arrêté portant - La lettre du ministre sectoriel - la vérification de la conformité


report de crédits et adressée au MEF relative au des visas portés au préambule
ouverture de fonds de report de crédits sollicitée ou du projet d'arrêté aux lois et

302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES PROJETS D’ARRETE Avril 2017

concours à la demande d’ouverture de textes en vigueur ainsi qu’aux


fonds de concours pièces justificatives en souche,
accompagnée de la - la vérification de la présence
proposition de réallocation dans le dossier des pièces
de crédits sollicitée, visées au préambule du projet
- L’accord portant don ou prêt d’arrêté,
relatif au fonds de concours, - La vérification au niveau de
- L’avis de non-objection des l’article 1er : de l’année de
Partenaires Techniques et gestion, du montant de la
Financiers (PTF), recette, de l’intitulé de
- L’extrait de l’état d’exécution l’imputation budgétaire pour les
des dépenses par nature fonds de concours,
économique globale tiré du - la vérification du respect du
SIGFiP. principe du virement d'article à
article au sein des chapitres
budgétaires.

2-6 Les projets d’arrêtés portant engagement en dépassement

Nature du projet d’arrêté Pièces à joindre Contrôle à effectuer

Projet d’arrêté portant - La lettre du ministre sectoriel - la vérification de la conformité


engagement en adressée au MEF relative à des visas portés au préambule
dépassement la demande d’engagement du projet d'arrêté aux lois et
en dépassement, textes en vigueur ainsi qu’aux
- La fiche explicative de la pièces justificatives en souche,
DGB au MEF notifiant - la vérification de la présence
l’engagement en dans le dossier des pièces
dépassement et revêtue de visées au préambule du projet
l’accord du MEF. d’arrêté,

303
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES PROJETS D’ARRETE Avril 2017

- La vérification au niveau de
l’article 1er : de l’année de
gestion, de l’intitulé de
l’imputation budgétaire et de la
section du ministère concernée,

3- DESCRIPTION DES TACHES


INTERVE- TACHES SUPPORTS DELAIS
NANTS
1 L’Ordonnateur Envoie le projet d'arrêté accompagné de la liasse des Projet d’arrêté Suivant les
Délégué pièces justificatives requises selon le cas au Secrétariat + PJ besoins
BCE.

2 S/BCE - Enregistre toute la liasse du projet d'arrêté Projet d’arrêté ½ jour


dans le registre courrier "arrivée" et la base + PJ
d'enregistrement
- Transmet à l’agent concerné
3 L’agent - Effectue les contrôles de conformité, de Projet d’arrêté 1 jour
validité et de régularité, + PJ
- Transmet au C/DPA
4 C/DPA - Etudie le dossier Projet d’arrêté 1 jour 1/2
- Fait ses observations + PJ
- Transmet au C/SE

5 C/SE - Vérifie la pertinence des observations issues Projet d’arrêté 1 jour 1/2
de l’étude + PJ
- Approuve ou non les observations faites
- Transmet au C/BCE

304
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES Rédigé Folio


CONTRÔLE FINANCIER
GESTION DES PROJETS D’ARRETE Avril 2017

6 C/BCE - Apprécie la pertinence des observations faites Projet d’arrêté 2 heures


- Approuve par son paraphe le projet d'arrêté + PJ
- Transmet au CF ou au CFA.

7 CF ou CFA - Apprécie le dossier, Projet d’arrêté 2 heures


- Signe le projet d'arrêté si le dossier est validé + PJ
- Retourne le dossier au secrétariat BCE
8 S/BCE - Enregistre dans le registre courrier « départ » Projet d’arrêté 1 jour
et la base de données ; + PJ
- Procède au classement d’une copie du dossier
- Transmet l’ensemble du dossier à
l’Ordonnateur Délégué

NB : le visa différé et le rejet sont traités de la même façon que dans la procédure de gestion des
engagements.

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Titre IV – Module E : Gestion des Ordres de Paiement et
des Régularisations

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CONTRÔLE FINANCIER
Gestion des Ordres de Paiement et des régularisations Avril 2017

Résumé

Les Ordres de Paiement (OP) soumis au visa du Contrôle Financier sont des titres de paiement édités
sans engagement préalable. Ils sont constitués des avances en régie et des dépenses urgentes. Il
s’ensuit une série de contrôles de conformité et de régularité effectués par le service des avances et
régularisations du Bureau de la Comptabilité des Engagements.

Objet :

Assurer la régularité budgétaire et juridique des ordres de paiement conformément à la nature de la


dépense.

Acteurs : Résultats attendus :

1- L’Ordonnateur Délégué (OD). 1- Les dépenses engagées sont bien imputées,


2- Le Contrôleur Financier (CF). 2- La dépense est éligible à la procédure des Ordres
3- Le Contrôleur Financier Adjoint de Paiement,
(CFA). 3- Les pièces administratives sont présentes, valides
4- Le Chef du Bureau de la et conformes.
Comptabilité des Engagements
(C/BCE).
5- Le Chef Service des Avances et
des Régularisations (C/SAR).
6- Le Chef Division des
évacuations sanitaires et autres
avances/Chef division du suivi
de la régulation des avances.
7- L'Agent.
8- Le Secrétariat BCE (S/BCE).

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CONTRÔLE FINANCIER
Gestion des Ordres de Paiement et des régularisations Avril 2017

Sommaire :

TITRES PAGES
1- Contexte et objectifs 309
2- Principes et règles de gestion
309
3- Description des tâches
314

1- CONTEXTE ET OBJECTIFS

Pour garantir l’exécution de certaines dépenses urgentes, le Contrôle Financier doit apprécier la
conformité et la validité des pièces qui sous-tendent la dépense par rapport aux modalités d’exécution
du Budget Général de l’Etat.

2- PRINCIPES ET REGLES DE GESTION

L’initiative de l’OP provient de la DGB. On distingue deux catégories d’OP:

 les OP relatifs aux dépenses urgentes constituées essentiellement des évacuations sanitaires
et de toutes autres dépenses que le Ministre en charge des Finances juge nécessaire
d’exécuter par cette procédure ;
 les OP relatifs aux avances qui sont constituées des avances accordées aux régisseurs.

En fonction de la nature de l’ordre de paiement, les pièces à annexer par l’Ordonnateur Délégué
diffèrent, de même que les contrôles de conformité. Nous résumons les différents cas de figure
dans le tableau ci-après :

Nature de l’ordre de Pièces à joindre Contrôle à effectuer


paiement
OP relatifs aux Pièces spécifiques - Le contenu de la décision
évacuations sanitaires - La décision portant
d’évacuation sanitaire qui doit
(frais de soins et
évacuation sanitaire ;
d’hospitalisation) être conforme à l’objet de l’OP ;
- Le devis estimatif de la
- L’étude du devis estimatif de
formation hospitalière ;
l'hôpital joint au dossier ;

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Gestion des Ordres de Paiement et des régularisations Avril 2017

- La lettre de la direction - Le montant en devise et sa


nationale de santé publique correspondance en FCFA.
(DNSP) ; - Le numéro de compte dudit
- La lettre du Ministre de la hôpital
défense (cas des militaires) ; - Le mode de règlement de la
- La lettre du Secrétaire dépense ;
Général du Gouvernement - La demande d’engagement
(le cas échéant) ; signée et cachetée de
- Le RIB de l’hôpital. l’ordonnateur délégué ;
- L’OP signé et cacheté de
l’Ordonnateur Délégué.
OP relatifs aux Pièces spécifiques - Le contenu de la décision
évacuations sanitaires - La décision d’évacuation
d’évacuation sanitaire qui doit
(frais de séjour à titre
sanitaire ;
externe) être conforme à l’objet de l’OP ;
- Copie de la fiche de paie ou
- Le calcul des frais de séjour à
de la fiche de pension de
titre externe conformément aux
l’intéressé ;
règles et textes en vigueur
- Le RIB de l'Ambassade
- Le montant en Francs CFA et sa
concernée ;
correspondance en devise ;
- La lettre d’invitation du
- L'Hôpital retenu ;
médecin ou de l’hôpital.
- Le numéro de compte de
l’Ambassade concernée ;
- Le mode de règlement de la
dépense ;
- La demande d’engagement
signée et cachetée de
l’Ordonnateur Délégué ;
- L'OP signé et cacheté de
l’Ordonnateur Délégué.
OP relatifs aux avances Pièces spécifiques - La transcription du numéro de la
(achat de carburant, - La lettre d’appel de fonds du
demande d’engagement sur
lubrifiants et frais de

309
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Gestion des Ordres de Paiement et des régularisations Avril 2017

missions) gestionnaire de crédit ; l’OP et la qualité des signataires


- La décision de mise à de cette demande (le gestionnaire
disposition de fonds ; de crédit et l’Ordonnateur
- L’acte de création de la Délégué) ;
régie ; - Le contenu de la lettre d’appel de
- L’acte de nomination du fonds adressée à l’Ordonnateur
régisseur ; Délégué (le nom du régisseur,
- Le numéro de compte du son numéro de compte Trésor, le
régisseur ; chapitre d’imputation, l’objet et le
- Toutes autres pièces montant de l’OP) ;
justificatives de la dépense. - Le montant en chiffres et en
lettres inscrit sur l’OP ;
Pièces communes
-